EndNote X7 Quick Start guide Medische Bibliotheek september 2015

Een up-to-date versie is beschikbaar via www.ru.nl/ubn/endnoteumc

EndNote X7 Quick Start guide Medische Bibliotheek september 2015 1 2 3

4 5 6

7 8

9

EndNote installeren ......................................................................................................................... 1 EndNote Library............................................................................................................................... 1 Library vullen ................................................................................................................................... 2 3.1 Direct Export............................................................................................................................ 2 3.2 Online Search .......................................................................................................................... 2 3.3 Importeren via een text file..................................................................................................... 3 3.4 Pdf’s met DOI........................................................................................................................... 3 3.5 Handmatig invoeren ................................................................................................................ 4 Preferences...................................................................................................................................... 4 Ontdubbelen van referenties .......................................................................................................... 4 Groups en Smart Groups ................................................................................................................. 4 6.1 Group....................................................................................................................................... 5 6.2 Smart Group ............................................................................................................................ 5 Find Fulltext ..................................................................................................................................... 5 Referentielijst vanuit EndNote maken ............................................................................................ 6 8.1 Direct printen .......................................................................................................................... 6 8.2 Word document maken .......................................................................................................... 6 EndNote gebruiken in Word ............................................................................................................ 6 9.1 Citeren ..................................................................................................................................... 6 9.1.1 EndNote code verwijderen uit document ....................................................................... 6

10 11 12

1

Term List ...................................................................................................................................... 7 Output Style aanpassen .............................................................................................................. 8 Libraries delen ............................................................................................................................. 8

EndNote installeren

Installatie van EndNote kan worden aangevraagd bij [email protected] of tel: 15071. Na installatie vindt u EndNote onder de programma’s in het startmenu. In Word verschijnt een EndNote-tab.

Met een z-nummer kunt u vanaf W:\Servicedesk\Software een EndNote-map downloaden, waarin u het programma en de UMC-licentie vindt. Of u gaat het programma ophalen bij de servicebalie ICT dit is een onderdeel van het Medewerkersplein, route 528.

2

EndNote Library

Referenties worden verzameld in een library. Maak eerst een lege library: - File > New - Geef de library een naam en sla deze op een voor u terugvindbare locatie op Naast een .enl bestand wordt er een .Data map gemaakt. Samen vormen ze de library. Via File> Compressed Library kunt u ze tot één bestand samenvoegen om bijvoorbeeld via e-mail te versturen. 1


3

Library vullen

Voordat u een Library gaat vullen, controleer bij Edit > Preferences > Find Full Text (linkerkolom) of de optie ‘Automatically invoke Find Full Text on newly-imported references’ uitgevinkt staat. Als deze aangevinkt staat, gaat EndNote automatisch op zoek naar beschikbare pdf’s. Dit kan wat tijd in beslag nemen, en wellicht is het handiger om dit op een zelf gekozen moment uit te voeren (Zie punt 7 Find Fulltext). Er zijn verschillende manieren om de library te vullen:

3.1 Direct Export Bij direct export worden de referenties vanuit een zoeksysteem rechtstreeks doorgestuurd naar een openstaande library. Controleer daarom eerst of de juiste library open staat. PubMed: -

Selecteer de gewenste referenties. Als u niets selecteert worden er maximaal 200 referenties geëxporteerd. Kies voor Send to (schuin rechts onder de zoekbalk) Bij de optie Citation manager kunt u aangeven of u 20 referenties of meer wilt exporteren. Met een klik op Create File worden de referenties verstuurd naar de openstaande library. Als er nog geen library geopend is, kies dan in Endnote voor gewenste library.

Zie punt 3.3 Importeren via een text file wanneer direct export via Citation manager niet werkt of wanneer u meer dan 200 referenties in de library wilt importeren. Web of Science: -

Kies boven of onderaan de pagina (direct boven of onder de referenties) ‘save to EndNote desktop’. U krijgt dan de vraag welke referenties u wilt opslaan en in welk format. Na uw keuze klikt u op ‘send’. Exporteer het bestand naar EndNote. Open het .ciw bestand (.cgi of .ris voor andere databanken), wanneer het bestand niet uit zichzelf opent. Als u een EndNote library open heeft staan, worden de referenties daar aan toegevoegd. Anders wordt er gevraagd een library te selecteren.

3.2 Online Search Met de Online search kunt u zoeksystemen doorzoeken zonder EndNote te verlaten. U kunt dan geen gebruik maken van de specifieke zoekfuncties van het zoeksysteem. -

Kies voor de icoon “Online Search Mode” als u de gevonden referenties niet allemaal direct in de library wilt importeren. Als u dat wel wilt, laat dan staan op “Integrated Library & Online Search Mode”. 2


-

-

Kies het gewenste zoeksysteem in het menu of via ‘more’. Voer in het zoekscherm bovenaan de pagina een zoekactie uit en geef aan hoeveel referenties u wilt binnenhalen. Als u voor de “Online Search Mode” had gekozen, kunt u nu de referenties selecteren en deze met de rechtermuisknop naar de library kopiëren. Keer daarna terug naar de library door op het “Integrated Library & Online Search Mode” te klikken. Overige binnengehaalde referenties worden dan verwijderd.

3.3 Importeren via een text file Deze methode wordt bijvoorbeeld gebruikt voor referenties uit PubMed. In PubMed: -

Selecteer de gewenste referenties. Als u niets selecteert worden álle referenties meegenomen. Kies voor Send to (schuin rechts onder de zoekbalk) Selecteer File én bij Format MEDLINE . Klik op Create File en sla het pubmed_results.txt bestand op een terugvindbare locatie op.

In EndNote: -

File > Import Importeer met de getoonde instellingen. Bij de import option moet u mogelijk eerst ‘Other Filters’ selecteren om het PubMed filter te vinden.

3.4 Pdf’s met DOI Pdf’s met een DOI (digital object identifier) kunnen ook direct in EndNote geïmporteerd worden met de correct weergegeven referentie en de gekoppelde pdf. Dit is handig, wanneer u al een aantal pdf’s verzameld heeft. -

File > Import > Folder Selecteer PDF onder import option Wanneer u een enkele pdf file wilt importeren, kiest u voor File > Import > File

3


3.5 Handmatig invoeren Dit is bijvoorbeeld nodig bij een boekhoofdstuk dat u wilt citeren en dat niet uit een zoeksysteem gehaald kan worden. -

References > New Reference Selecteer het juiste Reference Type. Niet alle velden hoeven te worden ingevuld. Begin elke Auteur op een nieuwe regel (achternaam, komma, voorletter, punt) Instanties als auteur worden afgesloten met een “,” bijvoorbeeld “World Health Organization,”.

Na het importeren worden automatisch Term Lists aangemaakt voor auteursnamen, keywords en tijdschriftnamen. Het is belangrijk om na importeren van referenties te controleren of m.n. de Journals term list goed is aangemaakt. Zie punt 10 Term Lists.

4

Preferences

Onder Edit > Preferences kunnen allerlei instellingen worden aangepast. Bijvoorbeeld welke velden van de referenties standaard op het scherm worden getoond (Display Fields) of op welke criteria dubbele referenties worden herkend (Duplicates).

5

Ontdubbelen van referenties

Na het importeren van referenties (uit verschillende databanken) zijn er soms referenties dubbel aanwezig in de library. -

6

References > Find Duplicates Kies per dubbele welke u wilt behouden óf klik op cancel om alle dubbelen bij elkaar te zien. U kunt dan in één keer een selectie verwijderen met de Delete-toets.

Groups en Smart Groups

Een library kan worden ingedeeld in groups. Zo kunt u bijvoorbeeld binnen één library referenties bij elkaar zetten waar u het volledige artikel van wilt lezen of van een bepaalde auteur, jaar van publicatie enz. 4


6.1 Group -

Groups > Create Group In het linker menu verschijnt een nieuwe group, geef deze een naam. Selecteer in de library referenties die in de group moeten komen en sleep deze of kies met rechter muisknop voor “Add References to”.

6.2 Smart Group -

Groups > Create Smart Group Geef de smart group een naam en geef aan aan welke criteria een referentie moet voldoen om in de smart group te komen. Referenties worden vanzelf in de smart group geplaatst, je kunt hier niet handmatig referenties aan toevoegen. Als aan de library nieuwe referenties worden toegevoegd die aan de criteria voldoen, wordt de smart group vanzelf bijgewerkt.

7

Find Fulltext

Het is mogelijk om EndNote te laten zoeken naar pdf’s van fulltext artikelen en deze aan de referentie te laten koppelen. Dit werkt niet perfect, dus het is vaak de moeite waard om niet gevonden pdf’s zelf nog na te zoeken. Controleer eerst vi a Edit > Preferences > Find Full Text of de Open Path url goed is ingevuld. Dit is de url voor OpenURL Path: http://ru.on.worldcat.org/atoztitles/link En deze voor de authenticatie: https://ru.idm.oclc.org/login?url=

-

Selecteer de referenties waarvan u de fulltext wilt bemachtigen, dit kan ook een hele group zijn bijvoorbeeld. Klik op het Find Fulltext icoontje bovenin. In het linkermenu wordt zichtbaar hoeveel pdf’s er zijn gevonden. Soms wordt er alleen een URL gevonden. In de detail weergave van een referentie (dubbelkikken) staat de pdf onder ‘File Attachements’. Handmatig pdf’s toevoegen kan via References > File Attachments > Attach File.

Alle pdf’s die bij een library horen, worden verzameld in het .Data mapje, dat samen met de library is aangemaakt. 5


8

Referentielijst vanuit EndNote maken

8.1 Direct printen -

Selecteer de te printen referenties. Zorg dat de gewenste Output Style is geselecteerd in het pull-down menu linksboven (zie afbeelding). Ga naar File > Print (eventueel eerst print preview)

8.2 Word document maken -

9

Selecteer de te printen referenties. Zorg dat de gewenste Output Style is geselecteerd in het pull-down menu linksboven Ga naar Edit > Copy Formatted Open een Word document en plak de lijst hierin (Ctrl+V).

EndNote gebruiken in Word

9.1 Citeren

-

Selecteer de EndNote X7 tab in Word. Plaats de cursor op de plek waar een citatie moet komen. Zoek de juiste citatie uit EndNote op via Insert Citation. Selecteer de gewenste Style en klik zonodig op Update Citations and Bibliography.

De style kan op elk gewenst moment worden veranderd. Staat de juiste style er niet bij? Ga naar Edit > Output Styles > Open Style Manager en kies voor ‘Get more on the web’ of pas zelf een style uit de lijst aan met ‘Edit’.

9.1.1 EndNote code verwijderen uit document

6

Een up-to-date versie is beschikbaar via www.ru.nl/ubn/endnoteumc Bij het citeren in Word, wordt er een koppeling gelegd met de EndNote library. Op het eerste gezicht zien citaties er uit als gewone tekst, maar onderwater zijn dit codes. Als het document met citaties af is en bijvoorbeeld het artikel ingediend wordt bij de uitgever is het nodig om deze codes te verwijderen. Dit gaat als volgt: -

Kies in het EndNote menu in Word voor ‘Convert Citations and Bibliography’ en vervolgens ‘Convert to Plain Text’

-

Er verschijnt een dialoogvenster om aan te geven dat er een nieuw document wordt gemaakt waarin de codes zijn verwijderd.

-

Het nieuwe document slaat u op onder een andere naam en kunt u opsturen. Bewaar het originele document met codes goed. Als er ooit wat gewijzigd moet worden in de citaties of bibliografie, doet u dat daarin.

10 Term List Een term list is een index, die aan de hand van referenties in een library vanzelf wordt aangevuld, maar er kunnen ook externe lijsten worden geïmporteerd. Er zijn drie Term Lists in EndNote: Authors, Journals en Keywords. (Tools > Open Term Lists) In de Journals term list heeft elke tijdschrifttitel een volledige naam (Full Journal) en een afkorting (Abbreviation 1). De Output Style bepaalt welke variant in de referentielijst wordt gebruikt.

Als de lijst niet correct is, b.v. volledige naam en afkorting zijn omgewisseld, maak dan zelf een term list aan: -

Kies Tools > Open Term Lists Selecteer Journals Term List Klik op een term in de lijst > selecteer alle termen met Ctrl-A Delete Term

Importeer daarna de lijst met > 19000 medische tijdschrifttitels en variaties van afkortingen: 7

Een up-to-date versie is beschikbaar via www.ru.nl/ubn/endnoteumc - Kies het tabblad Lists - Selecteer ‘Journals’. - Kies Import List voor een overzicht van beschikbare lijsten (C:Program Files > EndNote X7 > Terms Lists). NB U vindt de tekstbestanden ook op de W-schijf: W:\Servicedesk\Software\Endnote\Term Lists. - Kies voor pubmed_journals-beta.txt en open deze. U kunt ook in een lege library deze lijst meteen importeren: Tools > Open Term Lists > Journals Term List > tabblad Lists > Journals > Import List.

11 Output Style aanpassen U kunt een hele nieuwe Output Style maken, maar meestal is het handiger om een bestaande Style aan te passen. Dit kan via de Style Manager: - Ga naar Edit > Output Styles > Open Style Manager - Selecteer een Style die voor de opmaak in de buurt komt van het gewenste en kies ‘Edit’. - In Citations/Templates geeft u aan hoe citaties in uw tekst worden weergegeven. U kunt hier tekst en velden invoeren. - In Bibliography/Templates geeft u aan hoe de bibliografie wordt weergegeven per Reference Type. Ook hier kunt u tekst en velden invoeren. Als er geen apart template is gedefinieerd voor het Reference Type, wordt het ‘Generic’ template gebruikt. - Sections: Geef hier aan als u per sectie (bijvoorbeeld per hoofdstuk) in uw Word document een aparte bibliografie wilt maken. - Sla de aangepaste Style op met File > Save As. De Style wordt vanzelf opgeslagen in G:\EndNote\Styles.

12 Libraries delen Het is mogelijk om één desktop library te delen met maximaal 14 personen. Als eigenaar van een library kunt u met de optie Sync Library zo nodig eerst een account aanmaken en vervolgens de library synchroniseren met een online library op myendnoteweb.com. Via Share Library verstuurt u uitnodigingen naar de personen met wie u wilt samenwerken in de library. Samenwerken kan als de andere gebruikers ook beschikken over Endnote X7. Zij kunnen in de library zowel referenties toevoegen als bewerken inclusief toegvoegde annotaties en pdf’s.

8

EndNote X7 Quick Start guide Medische Bibliotheek september 2015

Recommend Documents