Actuele fEiten en achtergronden over Europese aanbestedingen
M aa r t 2 0 1 4 / NR . 2
N TENDER
I
E
THERMOMETER
In Nederland gepubliceerde Europese aanbestedingen
U
W
S
B
R
I
E
F
2
THEMANU MMER : E MVI
1 EMVI loont 3 Keuze gunningscriterium: afstemmen op de opdracht 4 EMVIcriteriabibliotheek biedt ondersteuning en inspiratie 5 Strategisch en manipulatief inschrijven bij EMVI 6 De Zaak: Gemiddelde van de aangeboden prijzen niet geschikt als gunningscriterium 8 Tips voor het toepassen van EMVI
957
925
382
388
EMVI loont 575
537
2013
2014
januari-15 FEBRUARI opdrachten gunningen Bron: TenderPlus Aanbestedingsinformatie, www.tenderplus.nl
Gunningscriteria Met ingang van 1 april 2013 moet EMVI in principe het gunningscriterium zijn bij aanbestedingen, tenzij de opdrachtgever kan motiveren waarom de laagste prijs in het specifieke geval een beter gunningscriterium zou zijn. De meeste opdrachtgevers passen inmiddels EMVI toe, al verschilt de manier waarop dat gebeurt. Iedere opdrachtgever hanteert eigen criteria en weegmethodieken. Het meest gebruikte kwaliteitscriterium is de uitvoeringsduur. De gebruikelijke manier om dit te waarderen is door als opdrachtgever een uiterste opleverdatum te kiezen en een fictieve korting toe te kennen per dag dat de opdrachtnemer eerder klaar zal zijn. Dit criterium wordt vaak gebruikt bij wegonderhoud en -reconstructies waarbij omwonenden en/of doorgaand verkeer met een groot aantal voertuigverliesuren te maken krijgen. Een aannemer die het werk in 20 dagen kan opleveren maakt op die manier – bij een kortingsTEN DER NIEUWSBRIEF – Ma a rt 2014
Tender_14_02.indd 1
Het gebruik van EMVI-criteria bij de openbare aanbesteding van werken is sinds de inwerkingtreding van de nieuwe aanbestedingswet fors toegenomen.1 Dat is een goede ontwikkeling. De aanbiedingen vanuit de markt sluiten hierdoor beter aan bij de wensen van de opdrachtgever. Het gebruik van EMVI blijkt een zeer effectief middel om de beste aannemers te selecteren terwijl dit nauwelijks tot hogere kosten leidt, zoals we in dit artikel laten zien.
bedrag van € 10.000 per dag – evenveel kans als een aannemer die € 50.000 goedkoper inschrijft maar daarvoor 25 dagen nodig heeft. Het begrip kwaliteit heeft hier dus geen betrekking op de kwaliteit van het asfalt, maar op de kwaliteit van ‘het proces’, in dit geval aan de hand van een objectieve en transparante maatstaf. Een veel gebruikt, meer subjectief criterium, valt onder de noemer ‘planning’. De opdrachtgever vraagt om een beschrijving van de planning, volgorde en/of fasering van de werkzaamheden. Dit resulteert (meestal aan de hand van een beoordeling door een aantal experts) in een rapportcijfer dat volgens een van tevoren vastgestelde wijze wordt verrekend met het inschrijfbedrag. Dit is een meer subjectieve maatstaf. De punten waarop de experts het plan zullen beoordelen en de bijbehorende gewichten worden (als het goed is!) van tevoren bekendgemaakt en vaak vindt deze beoordeling plaats voordat de enveloppen met de prijzen zijn
opengemaakt, maar het is voor deelnemers niet altijd transparant waarom de opdrachtgever tot een bepaald cijfer komt. Gemiddeld wordt het oordeel gebaseerd op 2,5 kwaliteitscriteria. Er zijn ongeveer evenveel aanbestedingen waarbij één of twee objectieve criteria gelden, als aanbestedingen waarbij een jury inschrijvingen beoordeelt op één of meer subjectieve criteria (of combinaties van objectieve en subjectieve criteria). De manier waarop deze criteria worden verrekend om tot een eindscore te komen, verschilt per opdrachtgever en per aanbesteding. Ook de gevraagde wijze van presentatie verschilt van het indienen van een plan van aanpak op geanonimiseerd briefpapier tot het presenteren van de plannen voor een interviewer. Het ligt voor de hand dat de benodigde inspanningen van alle betrokkenen en dus de transactiekosten bij EMVI-aanbestedingen hoger zijn dan bij een aanbesteding op laagste prijs, vooral wanneer het aantal gunningscriteria toeneemt, 1
27/02/14 7:01 PM
de criteria meer onderbouwing behoeven (subjectief versus objectief), en de wijze van presenteren meer tijd kost.
Kosten/baten Dat EMVI nu vaker wordt toegepast heeft dan ook een lange aanloop gehad. EMVI-aanbestedingen kosten meer tijd en geld, zowel voor opdrachtgever als (potentiële) opdrachtnemer.2 De concurrentie wordt er enigszins door verminderd, en de risico’s op een onvoorspelbare uitkomst zijn groter. Daar tegenover staat dat – mits de criteria goed gekozen zijn – de kwaliteit van de beste aanbiedingen beter aansluit op de behoeften van de opdrachtgever. Om deze kosten en baten beter in beeld te brengen, onderzochten we 66 EMVI-aanbestedingen uit de periode 2009-2012.3 Het betreft voor het overgrote deel werk in de sector grond-, water- en wegenbouw, met gemeenten en provincies als belangrijkste opdrachtgevers. De projecten varieerden in aanneemsom tussen 20.000 en 9 miljoen euro. Bij deze aanbestedingen deden 256 verschillende inschrijvers in totaal 452 inschrijvingen. De uitkomsten van deze studie zijn eenvoudiger te begrijpen aan de hand van een concreet, realistisch voorbeeld. Laten we daarom eens kijken naar het reeds genoemde voorbeeld van een wegreconstructie waarbij de snelheid van uitvoering het enige kwaliteitscriterium is. Voor de weggebruikers en omwonenden is het van belang dat ze zo kort mogelijk hinder ondervinden van de werkzaamheden, en de opdrachtgever brengt dit in het gunningscriterium tot uiting door op de inschrijfprijs een fictieve korting toe te kennen voor elke dag dat de aannemer eerder klaar is. Hoe sneller de aannemer de weg gebruiksklaar oplevert, hoe groter zijn kans de aanbesteding te winnen. Dit gaat echter gepaard met hogere kosten voor de aannemer, kosten die steeds sneller toenemen naarmate de kwaliteit beter wordt (lees: de oplevertijd korter wordt). Iedere aannemer kan nu zelf de afweging maken tussen de prijs waarmee hij zal inschrijven en dit kwaliteitsaspect, en zal in theorie besluiten om in te schrijven met een aanbieding met een zodanige kwaliteit dat zijn fictieve prijs (dus inschrijving min tijdbonus) het laagst is. Dit is de prijs waarbij de meerkosten van ‘een dag sneller klaar zijn’ (en dus het inzetten van extra materieel en personeel) precies gelijk is aan de extra (fictieve) bonus die de opdrachtgever daar tegenover zet. 2
Tender_14_02.indd 2
Bij een aanbesteding op laagste prijs bepaalt de opdrachtgever van tevoren wat de gewenste kwaliteit (uitvoeringstijd) is en legt dit vast in een planning. De aannemers die hierop inschrijven kunnen alleen nog hun prijs vaststellen. Zou de opdrachtgever bijvoorbeeld eisen dat het werk in twee weken moet worden uitgevoerd, dan zullen de inschrijfprijzen lager liggen dan wanneer de opdrachtgever eist dat de overlast voor omwonenden tot één week moet worden beperkt. De keuze voor een van beide kwaliteiten kan consequenties hebben voor de winnende aannemer. Bij een EMVIaanbesteding gaan nu echter alle inschrijvers meedenken over een optimale planning. Zo wordt de waardering van de opdrachtgever, die de weggebruiker vertegenwoordigt, expliciet gekoppeld aan de bedrijfskosten van de aannemers, wat resulteert in een optimale planning voor beiden, mits de kortingsbedragen juist zijn gekozen.
Praktijk Tot zover de theorie. In de praktijk blijken de inschrijvers inderdaad aanbiedingen te doen die verschillen in prijs en kwaliteit. Minder voor de hand liggend is dat de winnende aanbieding (de economisch meest voordelige inschrijving dus) in drie van de vier aanbestedingen óók de aanbieding met de laagste prijs is. Gemiddeld over de 66 aanbestedingen liggen de aanneemsommen slechts 3% hoger dan de laagste prijs. Eén reden daarvoor zou kunnen zijn dat kwaliteit maar een beperkte rol speelt in de afweging om tot een eindoordeel te komen. Maar dat blijkt niet het geval te zijn. Kwaliteitsverschillen wogen ten tijde van het onderzoek gemiddeld voor 39% mee in het gunningsoordeel. Hoewel de prijs dus relatief wat zwaarder weegt, is die verre van allesbepalend. Bovendien wordt de kwaliteit van de winnende aanbieding gemiddeld 7% hoger gewaardeerd door de opdrachtgever dan de kwaliteit van de aanbieding met de laagste prijs. Hieruit blijkt niet alleen dat kwaliteit een rol van betekenis speelt in de gunning, maar ook dat de ‘meerprijs’ (van gemiddeld 3%) die wordt betaald zich ruimschoots terugbetaalt in de vorm van een betere kwaliteit. Het gebruik van EMVI is dus rendabel. Intuïtief zou men kunnen verwachten dat aanbiedingen die van betere kwaliteit zijn, gemiddeld duurder zijn, en dat er zodoende altijd een uitruil bestaat tussen kosten en kwaliteit van de inschrijvingen bij een aanbesteding. Nadere bestudering van de gegevens laat echter zien
dat er geen statistisch verband blijkt te zijn tussen de prijzen en de bijbehorende kwaliteiten die bij een gemiddelde aanbesteding worden ingediend. Dit betekent dat er niet alleen aannemers zijn die een hoge prijs plus hoge kwaliteit aanbieden en aannemers die een lage prijs plus lage kwaliteit aanbieden, maar dat er ook aannemers zijn die een lage kwaliteit aanbieden bij een hoge prijs en – nu wordt het interessant – aanbieders die hoge kwaliteit aanbieden bij een lage prijs. Dit is belangrijk, omdat hier een verschil optreedt met aanbesteden op prijs alleen: door kwaliteit mee te wegen in de gunning worden de efficiëntere bedrijven geselecteerd, terwijl de prijs nauwelijks hoger wordt. In plaats van het selecteren van de goedkoopste aannemer met een willekeurige kwaliteit, wordt er nu een van de goedkopere aannemers met een hogere kwaliteit gekozen. Deze manier van aanbesteden kent dan ook twee winnaars: de opdrachtgever die meer waar voor zijn geld krijgt, en de vakkundige ondernemer, die zijn inspanningen vaker beloond ziet. Inmiddels is duidelijk geworden dat het gebruik van EMVI met de inwerkingtreding van de nieuwe wet een hoge vlucht heeft genomen. Het aandeel openbare aanbestedingen van werken waarbij EMVI het gunningscriterium was, steeg van 22% in het tweede kwartaal van 2012 naar 68% in het tweede kwartaal van 2013. Tegelijk is echter het gewicht van kwaliteit in het eindoordeel afgenomen van 42% naar 27%. Wat dit precies betekent voor de hier genoemde analyse is nog niet helemaal duidelijk. Om de voordelen van EMVI te genieten is het belangrijk dat de kwaliteitscriteria een zeker gewicht in de schaal leggen. Daarbij moet gewicht geen doel op zich zijn, maar een middel om de uitkomst van het project zo veel mogelijk te optimaliseren. drs. S. Hardeman Economisch Instituut voor de Bouw (EIB)
Noten 1. EMVI, tenzij… (Economisch Instituut voor de Bouw, 2013). 2. Public procurement in Europe, cost and effectiveness (European Commission, 2011), Aanbestedingsgedrag opdrachtgevers (Economisch Instituut voor de Bouw, 2012). 3. De feiten rond aanbesteden (Economisch Instituut voor de Bouw, 2013). T E ND E R N I E U WS B R I E F – M a a rt 2 0 1 4
27/02/14 7:01 PM
Gunningscriterium: afstemmen op de opdracht Met de komst van de Aanbestedingswet dient een aanbestedende dienst een opdracht op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) te gunnen en mag er alleen worden gegund op grond van de laagste prijs indien hij dit motiveert. Bij het criterium EMVI wordt niet alleen aandacht besteed aan prijs, maar kunnen kwaliteitsaspecten als de technische waarde, de milieukenmerken, rentabiliteit en uitvoering eveneens een rol spelen.1 Beoogd wordt om de beste prijs-kwaliteitsverhouding te verkrijgen. Vaak wordt er nog te weinig gebruik gemaakt van het innovatief vermogen van de markt en krijgen kleinere (innovatieve) bedrijven weinig kans om hun toegevoegde waarde te laten zien en mee te dingen naar een opdracht.2 EMVI of laagste prijs De Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit laten het aan de aanbestedende dienst over om een keuze te maken tussen laagste prijs of EMVI. Hoewel in de Gids expliciete voorschriften staan vermeld omtrent bijvoorbeeld het gebruik van referenties en het deel uitmaken van een samenwerkingsverband, stelt de Gids geen inhoudelijke eisen aan het voldoende motiveren van het gunningscriterium laagste prijs.3 Dit resulteert er mogelijk in dat aanbestedende diensten terughoudend zijn met het gebruik van het gunningscriterium laagste prijs en ‘op safe’ willen spelen. In toenemende mate wordt dan ook EMVI gehanteerd. Desondanks valt op dat prijsaspecten vaak nog een grote rol blijven spelen en/of verkapte prijsaspecten worden beoordeeld als kwaliteitsaspect. In sommige gevallen kan er beter een duidelijke keuze worden gemaakt tussen laagste prijs en EMVI.4
Standaard versus complex Het hanteren van het EMVI-criterium lijkt vaak gunstig voor het MKB. Dit is niet altijd het geval. Het brengt ook meer werk met zich. De Gids Proportionaliteit geeft terecht aan dat bij een complex of zeer gevoelig liggend product of dienst, wellicht andere aspecten dan de prijs kunnen worden gehanteerd. Bij een eenvoudig te definiëren product kan het daarentegen verstandig zijn om te gunnen op alleen prijs.5 Zo kunnen bijvoorbeeld brandstoffen relatief eenvoudig worden uitgevraagd. Het product kan exact worden gespecificeerd en de hoeveelheid kan nauwkeurig worden vastgesteld. Voor de komst van de Aanbestedingswet werden deze opdrachten dan ook vaak gegund op laagste prijs, daarna wordt vaak voor de zekerheid EMVI gehanteerd. Dit betekent voor inschrijvers een aanzienlijke lastenverzwaring bij de inschrijving, die door de toch al kleine marges in de markt nauwelijks kan worden gecompenseerd tijdens de uitvoering.6
Onderscheidend vermogen Het EMVI-criterium biedt de mogelijkheid om onderscheidende aanbiedingen te verTEN DER NIEUWSBRIEF – Ma a rt 2014
Tender_14_02.indd 3
krijgen. Desondanks blijft het vaak lastig om de juiste criteria vast te stellen, die dienen te worden afgestemd op de opdracht en objectief en eenduidig moeten zijn.7 Commentaar van inschrijvers is vaak dat de gunningscriteria niet of onvoldoende onderscheidend zijn en niet leiden tot de beste inschrijving. Zo werd onlangs in een aanbesteding van verhuisdiensten gevraagd in de gunningscriteria of de inschrijvers bereid waren om gastcolleges te geven en stageplekken aan te bieden, waarbij kon worden geantwoord met ja en nee. Op deze wijze hadden de criteria onvoldoende onderscheidende werking.8 Doelstelling bij EMVI is om op objectieve wijze gunningscriteria op te stellen die zijn afgestemd op de opdracht en leiden tot de beste inschrijving. Het gebruik van gunningscriteria met een (verkapt) discriminerende werking moet daarbij worden voorkomen. De transportafstand als maatstaf nemen om inschrijvingen te beoordelen op het effect van milieu vormt een voorbeeld van een gunningscriterium met discriminerende werking. Bij deze aanbesteding van afvaltransport gaf de aanbestedende dienst aan dat het gunningscriterium duurzaamheid zou worden beoordeeld middels de transportafstand. Resultaat: het bedrijf dat het meest gunstig gelegen was (nabij de aanbestedende dienst) zou het meeste kans maken op de opdracht. Het is dan nog maar de vraag of dit ook daadwerkelijk de inschrijver is met de beste prijs- en kwaliteitsverhouding.
deze manier de toegevoegde waarde en daarmee ook de kwaliteit van de vertaalbureaus.
Conclusie Bij het opstellen van de gunningscriteria moet zeer nauw worden gekeken naar de doelstellingen en de aard van de opdracht. Staat de minimumkwaliteit al vast en zijn de kwaliteitseisen voldoende vastgelegd in de aanbestedingsdocumenten, gaat het om een eenvoudig te definiëren product en bestaan er geen risico’s ten aanzien van grote kwaliteitsverschillen, dan is het wellicht aan te bevelen om te kiezen voor de laagste prijs als gunningscriterium. Ook met het oog op het beperken van de lasten voor inschrijvers. In een dergelijk geval zou een aanbestedende dienst niet terughoudend moeten zijn met het hanteren van het gunningscriterium laagste prijs. Daarentegen, wanneer het gaat om een meer complex product en innovatie van de markt gewenst is, vormen gunningscriteria anders dan de prijs een belangrijke rol. Het gunnen op basis van alleen de prijs brengt in dat geval wellicht grote kwaliteitsrisico’s met zich. drs. K. de Vries en drs. G. Hoof-Sattler TenderCoach
Noten 1. Aanbestedingswet, art. 2.114 (lid 1 en 2) en art. 2.115 (lid 2). Deze regel geldt alleen ten aanzien van opdrachten boven de Europese drempelwaarde en
Prijsaspecten als kwaliteitscriteria De Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit stellen geen inhoudelijke eisen aan de weging tussen de prijs- en de kwaliteitsaspecten. Wel valt op dat prijsaspecten vaak nog een grote rol blijven spelen en/of verkapte prijsaspecten worden beoordeeld als kwaliteitsaspect. In de vertalersbranche zien wij dat tarieven op verschillende wijze terugkomen als kwaliteitscriteria, naast prijs. De verplichting voor vertaalbureaus om bijvoorbeeld minimaal 75% van het tarief per taal aan vertalers aan te bieden, marginaliseert op
voor onderhandse opdrachten waar het ARW2012 van toepassing is. 2. Memorie van Toelichting nr. 3, kamerstuk 32.440. 3. Gids Proportionaliteit, Voorschriften 3-5 F & G (referenties) en voorschrift 3-5H (samenwerkingsverbanden), par. 3.5.2, 3.5.4. 4. Zie ook: Rb Gelderland ECLI:NL:RBGEL:2014:454. 5. Gids Proportionaliteit, par. 3.4.2. 6. Hoof-Sattler, G., Effecten van de Aw 2012 op de toegang voor het MKB. 7. Gids Proportionaliteit, par. 3.5.5. 8. Hoof-Sattler, G., Effecten van de Aw 2012 op de toegang voor het MKB. 3
27/02/14 7:01 PM
EMVI-criteriabibliotheek biedt ondersteuning en inspiratie Sinds de Aanbestedingswet 2012 op 1 april 2013 volledig in werking is getreden, zijn opdrachtgevers verplicht aan te besteden volgens de economisch meest voordelige inschrijving, EMVI, tenzij er goede argumenten zijn om hiervan af te wijken. Maar hoe pak je dit aan? De EMVI-criteriabibliotheek van CROW biedt ondersteuning en inspiratie. ‘Nu EMVI sinds de inwerkingtreding van de nieuwe Aanbestedingswet verplicht is gesteld, is iedereen aan de slag gegaan met aanbesteden volgens de economisch meest voordelige inschrijving.’ Aan het woord is Roy Voorend, projectmanager Aanbesteden & Contracteren bij CROW. ‘In de praktijk blijken mensen vrij snel te struikelen als ze met EMVI gaan werken. Allereerst komt de vraag op wat EMVI eigenlijk is. Inmiddels is het antwoord hierop wel duidelijk en is men er voldoende van doorgedrongen dat het er niet zozeer om gaat iets voor de laagste prijs gedaan te krijgen, maar dat je moet kijken naar de meeste waarde voor je geld. Ofwel: je moet kijken naar maatschappelijke meerwaarde.’
Eerste hobbel Als dat besef is doorgedrongen is de eerste hobbel genomen, maar zijn we er nog niet. ‘Nee, was het maar waar. Je bent je bewust van de verplichting EMVI toe te passen. En je zit met een project. Hoe nu verder. Om mensen op weg te helpen, hebben we bij CROW op de website de EMVI-criteriabibliotheek opgezet. Deze bevat voorbeelden van projecten waarin EMVI succesvol is toegepast. Het is, het woord zegt het al, een bibliotheek. Je kunt er dus in grasduinen en kijken of er wat van je gading tussen zit. De bibliotheek geeft inspiratie, maakt duidelijk wat je zou kunnen doen.’
Knippen en plakken? Het komt dus neer op knippen en plakken? ‘Nee, dat is nadrukkelijk niet het geval. Elk project is uniek en nergens is sprake van getallen die je elders een-op-een kunt toepassen. Ook criteria zijn telkens opnieuw uniek. Natuurlijk zitten er vaste criteria tussen die jij ook kunt toepassen, maar je kunt nooit alles overnemen. En zoals gezegd kun je zeker geen getallen kopiëren. Om te voorkomen dat mensen gaan knippen en plakken, zijn de opgenomen voorbeelden niet volledig uitgeschreven. Gebruikers van de EMVI-criteriabibliotheek moeten nadenken over de vraag hoe zij criteria in hun project gaan toepassen.’ 4
Tender_14_02.indd 4
Zoekfunctie De bibliotheek is een database met een ruwe indeling, maar met een zoekfunctie om gemakkelijk relevante voorbeelden te vinden. ‘Zoeken is mogelijk op proces- of op productcriteria. Hier steekt overigens een vrij hardnekkig misverstand de kop op: het idee dat RAW en EMVI niet samen zouden gaan. Procesvoorbeelden maken duidelijk dat allerlei EMVI-criteria mooie verrijkingen zijn voor RAW-bestekken.’1
het voor elkaar. Ik zou graag iets meer zien van een community-gedachte. Ik doe dan ook een oproep aan de markt om elkaar te helpen en voorbeelden aan te dragen. Dat kan anoniem en hoeft niet veel tijd te kosten. Wij helpen hier graag bij.’ Kijk voor meer informatie op http://emvi.crow.nl/ emvi-criteriabibliotheek. drs. T.J. Oosten CROW
Bezoekers
Noot
Wie inlogt op emvi.nl kan via het tabblad Publicaties doorklikken naar de EMVI-criteriabibliotheek. ‘Veel mensen weten de bibliotheek te vinden, gemiddeld hebben we een kleine driehonderd unieke bezoekers per maand. Zo’n 40% van de mensen die de bibliotheek bezoekt, gebruikt deze ook daadwerkelijk en een derde van hen komt terug. We mogen dus wel stellen dat de EMVI-criteriabibliotheek beantwoordt aan een behoefte vanuit de markt.’ De EMVI-criteriabibliotheek is sinds april 2012 actief. Weliswaar was toen nog geen sprake van de verplichting om met EMVI aan te besteden, maar het was wel duidelijk dat dit eraan zat te komen. ‘Het aanvankelijke aantal van vijftig voorbeelden in de bibliotheek hebben we de laatste tijd uitgebreid tot zo’n tachtig à negentig. In de bibliotheek wordt vooral gezocht naar herinrichtingsprojecten, beheer & onderhoud en kwaliteitsborging. Ook opvallend is dat er veel zoekopdrachten zijn voor de CO2-Prestatieladder en voor social return.’
1. In een RAW-bestek zijn juridische, administratieve
Brengen en halen De hoeveelheid bezoek voldoet aan de verwachtingen en stemt dan ook tot tevredenheid. Toch wil Roy Voorend hier wel een kanttekening bij plaatsen. ‘Het principe van de bibliotheek zou moeten zijn ‘brengen en halen’. Zover zijn we nog niet. Bezoekers weten ons te vinden en halen de informatie die ze zoeken. Het brengen gebeurt echter nog te weinig. Dat is jammer. Want ervaring delen met anderen komt de hele sector ten goede. Wanneer wij nieuwe voorbeelden kunnen toevoegen, wordt de bibliotheek breder en algemener en daarmee waardevoller. We doen
en technische voorwaarden vastgelegd voor een GWW-werk. Het stelsel als geheel, de RAW-systematiek, vormt de basis voor het maken van bestekken volgens een gestandaardiseerde, uniforme methode. De RAW geldt als het belangrijkste standaardbestek in de GWW en wordt al ruim dertig jaar toegepast in bouwprojecten in Nederland. De afkorting RAW komt van Rationalisatie en Automatisering Grond-, Water- en Wegenbouw, een stichting die in 1987 in een fusie is opgegaan in de stichting CROW.
RAW en EMVI Hoewel nog wel eens anders wordt gedacht, kan EMVI prima worden toegepast in combinatie met RAW. 1. In een RAW-bestek kunnen EMVI-aspecten worden opgenomen die verband houden met het proces en de uitvoering van het werk (zoals planning, communicatie, duurzaamheid en risicomanagement). 2. De aanbesteder kan varianten toestaan van inschrijvers op een gedeelte van het RAWbestek. De aanbesteder moet vermelden of hij varianten toestaat, waaraan deze moeten voldoen en hoe ze moeten worden ingediend. Zijn varianten toegestaan, dan is altijd sprake van een aanbesteding met EMVI. Aanbesteders kunnen de gehanteerde EMVIcriteria vermelden in (1) de aankondiging/ uitnodigingsbrief of (2) de inschrijvingsleidraad of (3) deel 0 ‘Totstandkoming van de overeenkomst’ van het RAW-bestek.
T E ND E R N I E U WS B R I E F – M a a rt 2 0 1 4
27/02/14 7:01 PM
Strategisch en manipulatief inschrijven bij EMVI In 2010 werden bij een aanbesteding van een aantal gemeenten voor Wmo-hulpmiddelen (scootmobiel en rolstoel) prijzen van € 0,01 voor levering en herverstrekking geboden door een inschrijver.1 Dat was geen liefdadigheid, maar pure berekening van die leverancier. Deze prijsstrategie is namelijk bijzonder effectief bij aanbestedingen waar voor elke prijs een afzonderlijke puntenscore wordt gegeven waarna die scores worden opgeteld. De rechter oordeelde echter dat er sprake was van manipulatief biedgedrag. Bij het prijscriterium ging het bij deze aanbesteding om drie prijzen voor levering, herverstrekking respectievelijk onderhoud met gewichten van 60%, 25% en 15%. Tegenover de gratis levering en herverstrekking stond een hoge prijs voor het onderhoud die per saldo voor de leverancier een winstgevend contract zou hebben opgeleverd. Dit is een prijsstrategie die wordt toegepast door telecombedrijven: een gratis mobieltje bij het afsluiten van een abonnement met een hoog vast maandbedrag. Deze strategie is bijzonder effectief bij aanbestedingen waar – zoals in dit voorbeeld – voor elke prijs een afzonderlijke puntenscore wordt gegeven en die scores worden opgeteld. In dit voorbeeld wordt bij de twee prijzen van € 0,01 maximaal gescoord, terwijl alle andere inschrijvers voor die twee prijzen 0 punten scoren. De score voor de onderhoudsprijs is uiteraard wel laag, maar die telt slechts voor 15% mee, zodat de strategische bieder meer dan 85% van de punten voor prijs binnenhaalt en alle anderen niet meer dan 15%.
Manipulatief biedgedrag Een aantal gemeenten die deelnamen aan de aanbesteding verklaarden de strategische inschrijving ongeldig en de rechter gaf hen daarin gelijk: hij oordeelde dat er sprake was van manipulatief biedgedrag. Die manipulatie bestaat eruit dat door het bieden van een prijs van € 0,01 alle inschrijvers die een ‘normale’ prijs bieden 0 punten scoren. De strategische bieder manipuleert als het ware de scores van de anderen. Er zijn vele tientallen vergelijkbare voorbeelden te vinden in de jurisprudentie, maar lang niet altijd oordeelt de rechter dat een dergelijke strategie manipulatief is, met als gevolg dat aanbestedende diensten soms onnodig hoge prijzen betalen bij de uitvoering van de overeenkomst. Uiteraard zijn prijzen van € 0,01 of € 0,00 niet hoog, maar het venijn zit in de staart: de prijscomponent(en) waarmee die lage prijzen worden gecompenseerd, kunnen onredelijk hoog zijn. In het voorbeeld van de Wmo-hulpmiddelen zal de strategische bieder met elke onderhoudsprijs minimaal 85% scoren voor het prijscriterium. Hij TEN DER NIEUWSBRIEF – Ma a rt 2014
Tender_14_02.indd 5
kan dus € 50 per hulpmiddel per maand vragen, maar ook € 100 of € 1000. Het is duidelijk dat het gekozen beoordelingsmodel voor Prijs ondeugdelijk is. Men kan wiskundig bewijzen dat dat model altijd ondeugdelijk is, ook als de inschrijvers niet of in beperkte mate strategisch bieden. Er zijn drie manieren om het probleem van manipulatieve inschrijvingen op te lossen: (1) niet werken met een afzonderlijke score voor elke prijscomponent, maar met een formule die een fictieve prijs oplevert die zo goed mogelijk de werkelijke prijs benadert, (2) het verband tussen de aparte onderdelen van de opdracht verbreken door te splitsen in percelen die afzonderlijk worden gegund, en (3) meerdere raamovereenkomsten gunnen.
Fictieve prijsformule Gaat het om een vierjarig contract, dan kan een prijsformule er als volgt uitzien: P = 300S + 500R + 100S’ + 200R’ + 48M waarin S en S’ de prijzen voor levering respectievelijk herverstrekking van een scootmobiel zijn, R en R’ de prijzen voor levering respectievelijk herverstrekking van een rollator en M het maandbedrag voor onderhoud. De aantallen 300, 500, enzovoort, zijn dan de verwachte aantallen die geleverd zullen worden. Wanneer alle inschrijvers in onzekerheid verkeren omtrent de verwachte omzet gedurende de looptijd van de overeenkomst, kan niemand strategisch inschrijven. Manipulatief inschrijven bij deze fictieve prijsformule is sowieso onmogelijk, omdat de prijzen die een inschrijver biedt geen invloed hebben op de scores van andere inschrijvers. Wel kan de zittende leverancier soms in het voordeel zijn wanneer hij beter dan de anderen weet wat de verwachte omzet per hulpmiddel is. In een artikel uit 2009, waarin als voorbeeld levering van scootmobielen en rollators wordt genoemd, wordt uiteengezet hoe inschrijvers handig gebruik kunnen maken van een beoordelingsmodel zoals dat gebruikt werd bij de hier besproken aanbesteding en wordt betoogd dat
de zittende leverancier hierbij in het voordeel kan zijn.2
Splitsen in percelen Een leverancier zal alleen € 0,01 voor een hulpmiddel bieden, wanneer hij de zekerheid heeft van een onderhoudscontract met een vaste prijs en een gegarandeerde looptijd. Wanneer de opdracht wordt gesplitst in drie percelen, levering, herverstrekking en onderhoud, weet de strategische bieder dat hij vrijwel zeker het onderhoudscontract niet gegund krijgt wanneer hij de kosten van levering en herverstrekking in de onderhoudsprijs verdisconteert. Het betekent dat een strategische inschrijving onmogelijk is, omdat voor elk perceel een kostendekkende prijs zal worden geboden.
Meerdere raamovereenkomsten De derde mogelijkheid om prijsstrategieën onmogelijk te maken, is het gunnen van meerdere raamovereenkomsten. Bij de aanbesteding kan worden gevraagd om de hulpmiddelen te beprijzen en kunnen drie raamovereenkomsten worden gegund op basis van fictieve totaalprijzen. Daarmee is de concurrentie nog niet geëindigd, want op het moment dat bijvoorbeeld een nieuwe scootmobiel geleverd moet worden, worden drie offertes gevraagd waarin prijzen voor levering en onderhoud geboden moeten worden, welke niet hoger mogen zijn dan de bij de aanbesteding geboden prijzen. Door de prijs van het onderhoud gedurende vier jaar op te tellen bij de prijs van de levering wordt het mogelijk om een eerlijke vergelijking tussen de drie offertes te maken. De uitvoering van de raamovereenkomsten vergt de nodige inspanning van de opdrachtgever, maar deze methode kan wel een flinke besparing opleveren. mr. drs. T.H. Chen CHEN Aanbestedingsadvies
Noten 1. Vzr. Rb. Arnhem 11 juni 2010, ECLI:NL:RBARN: 2010:BN0353. 2. T.H. Chen, Relatieve scores bevoordelen de zittende leverancier, Tender Nieuwsbrief 2009, nr. 3. 5
27/02/14 7:01 PM
COLOFON Redactie: mr. I.A.H. Dolmans-Budé Dolmans-Budé Legal B.V. M.J.F. van der Keur TenderCoach, Den Haag prof. mr. G.W.A. van de Meent Loyens & Loeff advocaten, Amsterdam mr. L.J.W. Sueters Bartels Sueters Aanbestedingsadvocaten, ’s-Hertogenbosch ir. H.L.J.M. Wijnen PIANOo, Den Haag mr. A.W. van Wijngaarden International Tender Services BV, Raalte Eindredactie: Marit Hazeleger E-mail:
[email protected] Uitgever: Frank Bakker Tel.: (020) 515 93 98 E-mail:
[email protected] Abonnementen: Abonnementen: € 204,00 p.j. (incl. BTW) Losse nummers: € 27,50 (incl. BTW) Bij betaling via acceptgiro zullen wij een bedrag van € 2,50 (incl. BTW) aan kosten in rekening brengen. Abonnementen lopen automatisch door, tenzij uiterlijk 30 dagen voor de vervaldatum bij onze klantenservice wordt opgezegd via telefoonnummer (0314) 35 83 58.
D E Z AA K
Gemiddelde van de aangeboden prijzen niet geschikt als gunningscriterium Het gemiddelde van de aangeboden prijzen speelt niet zelden een rol in (Europese) aanbestedingsprocedures. Aanbestedende diensten hanteren bijvoorbeeld wel eens een bandbreedte die wordt berekend ten opzichte van het gemiddelde van de aangeboden prijzen. Inschrijvingen met prijzen die buiten deze bandbreedte vallen zijn dan ongeldig of ontvangen geen punten.1 Op 16 september 2013 heeft het Gerecht bepaald dat het gemiddelde van de aangeboden prijzen geen rol mag spelen in het kader van de gunningsbeslissing.2 Wat was er in dit arrest aan de hand?
Aanvraag abonnementen/wijzigingen: Klantenservice: (0314) 35 83 58 E-mail:
[email protected] www.kennisbankinkoopenaanbesteden.nl De artikelen in de Tender Nieuwsbrief worden gearchiveerd in de kennisbank Inkoop en Aanbesteden van Reed Business bv. De Nederlandse Vereniging voor Aanbestedingsrecht fungeert als forum voor vraagstukken op het gebied van het nationale, Europese en internationale aanbestedingsrecht. International Tender Services BV adviseert, begeleidt en traint overheden en nutsbedrijven ter optimalisering van hun inkoopprocessen en aanschaffingen in het kader van de implementatie van wettelijke EG-aanbestedingsvoorschriften. Aan de totstandkoming van deze uitgave is de uiterste zorg besteed. Voor informatie die nochtans onvolledig of onjuist is opgenomen, aanvaarden redactie en uitgever geen aansprakelijkheid. Voor eventuele verbeteringen van de opgenomen gegevens houden zij zich gaarne aanbevolen. Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen of vermenigvuldigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Uw opgegeven gegevens kunnen worden gebruikt voor het toezenden van informatie en/of speciale aanbiedingen door Reed Business bv en speciaal geselecteerde bedrijven. Indien u hiertegen bezwaar heeft, stuurt u een briefje naar Reed Business bv, t.a.v. Adresregistratie, Postbus 808 7000 AV Doetinchem.
Tender Nieuwsbrief is een uitgave van Reed Business bv, Amsterdam © 2014 ISSN: 1384-2838 6
Tender_14_02.indd 6
Achtergrond In het arrest gaat het om een financiële bijdrage van de Europese Commissie uit het Cohesiefonds voor acht projecten op het grondgebied van de Autonome Regio Catalonië (Spanje). Zeven van deze projecten werden beheerd door het Agencia Catalana del Agua (ACA) en door het Agencia de Residuos de Cataluña (ARC). Deze twee instanties hadden de financiële bijdrage uit het Cohesiefonds aangewend in het kader van verschillende overheidsopdrachten voor werken en diensten, zoals bedoeld in de (oude) Richtlijnen voor Werken en Diensten.3 In de aanbestedingsprocedures hanteerden ACA en ARC het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving. De score op het subgunningscriterium prijs werd daarbij bepaald door middel van twee ingewikkelde rekenmethodieken,4 waarin de afwijking van de aangeboden prijs ten opzichte van het gemiddelde van de aangeboden prijzen de doorslag gaf. Deze methodieken op het gebied van prijs hadden tot gevolg dat de inschrijvingen die goedkoper waren dan inschrijvingen die het berekende gemiddelde van de aangeboden prijzen benaderden, werden afgestraft. De methodieken maakten het derhalve mogelijk dat van twee kwalitatief identieke inschrijvingen,
de duurdere inschrijving meer punten zou scoren, omdat de duurdere inschrijving het gemiddelde van de aangeboden prijzen beter zou benaderen. Naar aanleiding van de toegekende steun uit het Cohesiefonds heeft de Europese Commissie een audit uitgevoerd met betrekking tot de door ACA en ARC uitgevoerde aanbestedingsprocedures. In het kader van die audit heeft de Commissie vastgesteld dat ACA en ARC de aanbestedingsregels hadden geschonden. Een van de verwijten van de Europese Commissie was dat de door ACA en ARC gehanteerde beoordelingsmethodieken op het gebied van prijs niet in overeenstemming waren met de (destijds) geldende Richtlijnen. In beroep wordt dit oordeel van de Europese Commissie door het Gerecht bekrachtigd.
Beoordeling Gerecht Het Gerecht stelt vast dat de rechtspraak geen totaal en absoluut verbod erkent voor aanbestedende diensten om na het verstrijken van de termijn voor het indienen van de inschrijvingen een gunningscriterium, dat van tevoren aan inschrijvers is bekendgemaakt, meer gedetailleerd te specificeren. Een dergelijke specificering is volgens het Gerecht echter alleen toegestaan
T E ND E R N I E U WS B R I E F – M a a rt 2 0 1 4
27/02/14 7:01 PM
indien drie cumulatieve criteria strikt worden nageleefd: • ten eerste mag een specificering achteraf geen wijziging brengen in de in het bestek of in de aankondiging van de aanbesteding vastgelegde criteria voor de gunning van de opdracht; • ten tweede mag zij geen elementen bevatten die, indien zij bij de voorbereiding van de aanbiedingen bekend waren geweest, deze voorbereiding hadden kunnen beïnvloeden; • ten derde mag zij niet worden aangebracht met inaanmerkingneming van elementen die discriminerend kunnen werken jegens een van de inschrijvers.5 Vervolgens stelt het Gerecht vast dat de specificering die ACA en ARC hebben toegepast, door het (voor inschrijvers onbekende) gemiddelde van de aangeboden prijzen in acht te nemen bij het beoordelen van de inschrijvingen, niet aan deze cumulatieve criteria voldoet. De toepassing van de methode van de gemiddelde prijzen vereist namelijk dat achteraf, dat wil zeggen ná het indienen van de inschrijvingen, wordt vastgesteld welk element essentieel en beslissend is voor de gunningsbeslissing. Inschrijvers zijn immers voorafgaand aan het doen van hun inschrijvingen niet op de hoogte van het gemiddelde van de aangeboden prijzen. Hierdoor is volgens het Gerecht een situatie van ‘irrationele’ mededinging ontstaan voor de meest competitieve inschrijvers, die zich volgens het Gerecht gedwongen zagen om een inschrijving in te dienen tegen een hogere prijs dan die welke zij hadden kunnen aanbieden, te weten een aanbieding waarvan de prijs overeenstemde met het voorzienbare gemiddelde van de prijs van alle aanbiedingen en niet de aanbieding die het goedkoopste was. Het tweede cumulatieve criterium wordt in dat geval dus niet vervuld. Onder deze omstandigheden heeft de Europese Commissie volgens het Gerecht terecht vastgesteld dat de toepassing van de methode van de gemiddelde prijzen, zoals toegepast door ACA en ARC, in strijd is met de toepasselijke Richtlijnen.
Commentaar Het Hof van Justitie heeft reeds in 1985 een arrest gewezen waarin werd geoordeeld dat de economisch meest voordelige inschrijving
TEN DER NIEUWSBRIEF – Ma a rt 2014
Tender_14_02.indd 7
niet kan worden vastgesteld met behulp van het gunningscriterium ‘aanbieding die met het gemiddelde overeenkomt of dit het dichtst benadert’.6 Ook in de nationale jurisprudentie is bevestigd dat niet bekend gemaakte criteria, zoals een ‘optimale (gemiddelde) waarde’, geen rol mogen spelen in het kader van de gunning.7 Het recente arrest van het Gerecht onderschrijft deze jurisprudentie en is, ondanks het feit dat de aanbestedingsprocedures van ACA en ARC onder de oude Richtlijnen Werken en Diensten werden uitgevoerd, evenzeer relevant voor aanbestedingsprocedures die vallen onder de huidige richtlijnen. Ook onder de huidige richtlijnen geldt immers dat de gunningscriteria voldoende transparant dienen te zijn, zodat inschrijvers bij het opstellen van hun inschrijvingen weten waarop de inschrijving zal worden afgerekend. De in het arrest vervatte rechtsregel dat vooraf niet kenbaar gemaakte criteria in beginsel niet als (gunnings)criterium kunnen fungeren, zal menig aanbestedingsjurist niet verbazen. Vooraf niet kenbaar gemaakte criteria zijn per definitie niet transparant, waardoor het risico op een irrationele mededinging en een willekeurige beoordeling door de aanbestedende dienst op de loer ligt. Desondanks moet men vaststellen dat aanbestedende diensten vandaag de dag nog steeds gretig gebruik maken van ‘de X-factor’ in hun aanbestedingsdocumentatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het beoordelen van antwoorden op open vragen, zonder vooraf te specificeren aan de hand van welke criteria de antwoorden zullen worden beoordeeld.8 Voor zover aanbestedende diensten dergelijke X-factoren hanteren om zich een grotere bewegings- en/ of beoordelingsvrijheid te permitteren, is dat (hoewel aanbestedingsrechtelijk vaak niet toelaatbaar) nog begrijpelijk. Indien aanbestedende diensten echter geen enkele invloed op deze X-factor hebben, zoals het geval is bij het gemiddelde van de aangeboden prijzen, dan wekt dat toch enige verbazing. Aanbestedende diensten leveren in dat geval namelijk niet alleen de inschrijvers, maar ook zichzelf over aan een niet te beïnvloeden onbekend criterium. Een dergelijk niet-transparant criterium zouden de aanbestedende diensten inschrijvers, maar ook zichzelf niet aan moeten willen doen.
Tot slot kan men zich afvragen welk nut de methode van gemiddelde prijzen heeft. In het algemeen zal het zo zijn dat aanbestedende diensten gebaat zijn bij een zo laag mogelijke prijs. Het belonen van duurdere inschrijvingen, die dichter bij het gemiddelde van de aangeboden prijzen liggen, is gelet op dit uitgangspunt niet logisch. Voor zover aanbestedende diensten met een dergelijke methodiek marktconforme inschrijvingen willen belonen of ‘uitschieters’ (naar boven en beneden) willen afstraffen, moet worden opgemerkt dat de methode van gemiddelde prijzen daarvoor niet geschikt is. Zo kan bijvoorbeeld één uitschieter de gemiddeld aangeboden prijs dusdanig beïnvloeden, dat inschrijvers met normale prijzen onevenredig worden benadeeld of zelfs worden uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. Als het aanbestedende diensten om de marktconformiteit is te doen, staan hen bovendien voldoende juridische mogelijkheden ter beschikking om abnormaal lage en hoge inschrijvingen te bestrijden. Daarvoor is het niet nodig om het gemiddelde van de aangeboden prijzen te hanteren als (gunnings) criterium. mr. A.B.B. Gelderman Nysingh advocaten-notarissen NV
Noten 1. Voor een recent voorbeeld zie Vzr. Rb. Den Haag 29 oktober 2013, ECLI:NL:RBDHA:2013:16423. 2. Gerecht 16 september 2013, zaak T-402/06. 3. Richtlijn 93/37/EEG en Richtlijn 92/50/EEG. 4. Voor een uitgebreide omschrijving van de methodieken zij verwezen naar randnummers 57-59 van het arrest. 5. Deze criteria zijn eerder genoemd in HvJEU 24 januari 2008, zaak C-532/06 (Lianakis) en HvJEU 21 juli 2011, zaak C-252/10 P (EvropaÏki Dynamiki/ EMSA, n.n.g. in de jurisprudentie). 6. HvJEU 28 maart 1985, zaak 274/83 (Commissie/ Italië). 7. Gerechtshof Den Bosch 1 april 2008, ECLI:NL:GHSHE:BC9432. 8. Zie voor een recent voorbeeld Vzr. Rb. Limburg 22 augustus 2013, ECLI:NL:RBLIM:2013:4922. Zie ook Vzr. Rb. Zeeland West-Brabant 9 oktober 2013, ECLI:NL:RBZWB:2013:7760.
7
27/02/14 7:01 PM
Tips voor het toepassen van EMVI Nu in de Aanbestedingswet 2012, het ARW 2012, de Gids Proportionaliteit, de richtsnoeren leveringen en diensten en de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen EMVI als standaard gunningscriterium wordt gezien, lopen veel aanbestedende diensten tegen praktische problemen aan wanneer zij EMVI toepassen. Om hen op weg te helpen heeft PIANOo een veertigtal tips verzameld. Welke tips moet men zeker ter harte nemen als het gaat om het toepassen van EMVI? Een excerpt van de belangrijkste tips. Algemeen Een aanbestedende dienst start bij een EMVIaanbesteding met het definiëren en het prioriteren van de doelen van de aanbesteding. Daarbij worden de doelen van de aanbesteding en van het beleid gekoppeld aan eisen en wensen. De belangrijkste doelen moeten uiteraard tot uiting komen in eisen of het meeste gewicht krijgen in EMVI-criteria. Belangrijk is de strikte scheiding tussen eisen en wensen gedurende de gehele aanbesteding vast te houden. Wensen worden vertaald in EMVI-criteria. Wel kan een laag niveau van een wens als een eis gesteld worden, een minimumeis. Een EMVI-aanbesteding heeft als doel meerwaarde te bereiken. Maar vaak weet de aanbesteder niet op welke aspecten de markt zich kan onderscheiden, terwijl dit een zeer belangrijke randvoorwaarde voor een zinnige EMVIaanbesteding is. Aangeraden wordt om in een marktverkenning of bij een marktconsultatie aandacht aan EMVI-aspecten te geven. Vooral in een marktconsultatie is het mogelijk de markt mee te laten denken over relevante aspecten; soms zelfs over het gewicht van de aspecten. Vooraf een beoordelingsprotocol opstellen stimuleert transparantie, maar ook het besef hoe met lastige beslissingen om te gaan. In zo´n protocol staan eisen ten aanzien van het beoordelingsteam, de procedure, de transparantie, de betrokkenheid van burgers en politiek en de omgang met motiveringen.
Criteria en gewichten Goede EMVI-aspecten of criteria vaststellen en vervolgens ook zo formuleren dat controle mogelijk en nuttig is, is vrij lastig. Het is beter om één controleerbaar aspect te gebruiken dan veel criteria die niet nader ingekaderd zijn. Het bekende ‘plan van aanpak’-probleem, een prachtige tekst met weinig of geen inhoud, ontstaat als niet is aangegeven op welke aspecten wordt beoordeeld. Als vuistregel geldt: maximaal drie kwaliteitscriteria. Criteria zijn in categorieën in te delen: kwaliteits-, prestatie- en prijscriteria. Met een prestatiecri8
Tender_14_02.indd 8
terium kan de aangeboden kwaliteit direct langs een meetlat worden gelegd. Er hoeft dan geen beoordeling plaats te vinden. Voorbeelden zijn levensduur, oplevertijd en meer functionaliteiten. Wanneer meer dan één prijscriterium gevraagd wordt, moet speciale aandacht worden besteed aan de onderlinge afhankelijkheid om strategische inschrijvingen te beperken.1 Bij het zoeken van geschikte criteria kan een aanbestedende dienst gebruik maken van een reeks vragen uit de PIANOo-handreiking2 die zo veel mogelijk met ja beantwoord zouden moeten worden. Veel aanbestedende diensten hebben baat bij de AHP-beslissingsmethodiek3 om gewichten van de EMVI-criteria te bepalen. Het is een methodiek waarbij onderling aspecten worden afgewogen. Alvorens de criteria en de weging vast te leggen is een gevoeligheidsanalyse een essentiële stap. Vooral de (verwachte) spreiding van de scores is daarbij cruciaal, veel belangrijker nog dan alleen de gewichtspercentages. Een logische aanbeveling is dan ook dat bij voorkeur geen criteria met een verwachte kleine spreiding gebruikt moeten worden. Als een aanbestedende dienst echt een kwaliteit of prestatie wil, dan moet niet te zuinig worden omgegaan met het toekennen van gewichten (waarde of punten).
Beoordeling Vooraf moet een aanbestedende dienst bewust een beoordelingssysteem kiezen, bij voorkeur het puntensysteem met absolute scores of gunnen op waarde. Beiden zijn beschreven in de handreiking ‘Hoe pas je EMVI toe?’ Gunnen op waarde geeft meer gevoel voor de bedragen die een aanbestedende dienst overheeft of reserveert voor kwaliteit. Over de (subjectieve) beoordeling ontstaat het meeste rumoer in en met de markt. In het beoordelingsprotocol moet staan hoe dit zo objectief mogelijk plaatsvindt. Niet alles is tot in detail te regelen. Overleg binnen een breed samengesteld beoordelingsteam moet voorkomen
dat individuele scores niet te veel verschillen. Afronding op een half of heel punt voorkomt ook gezeur over tienden. Een inschrijving terzijde leggen bij een (te) lage EMVI-score kan alleen als die lage score als (minimum)eis is gesteld. Veel opdrachtnemers, vooral bij werken, pleiten voor het openbaar maken van alle scores. Dit is niet verplicht. Soms maken aanbestedende diensten alle scores bekend en openen daarna pas de enveloppen met de prijzen. Een goed voorbeeld van maximale transparantie.
Uitvoering Opvallend is dat de controle op EMVI-aspecten tijdens de uitvoering nog onder de maat is. Het Hof van Justitie stelt dat de controle zelfs verplicht is. Ook de geloofwaardigheid van een aanbestedende dienst is in geding. EMVI-aspecten in een contract vastleggen en contractuele afspraken (boetes) maken bij niet-nakoming zijn twee mogelijke oplossingen voor een betere controle op de uitvoering.
Conclusie EMVI is een prachtig instrument om meer kwaliteit uit de markt te halen, maar alleen als dit bewust wordt gedaan en met kennis van zaken. EMVI alleen vanwege de Aanbestedingswet gebruiken is geen goed argument. Het moet de inspanning van de aanbestedende dienst en de inschrijvers waard zijn, anders voldoet het niet aan twee belangrijke uitgangspunten van de wet: het verminderen van administratieve lasten en het leveren van zo veel mogelijk maatschappelijke waarde. ir. H.L.J.M. Wijnen PIANOo Expertisecentrum aanbesteden
Noten 1. Zie het artikel van mr. T. H. Chen elders in deze uitgave van de Tender Nieuwsbrief. 2. ‘Hoe pas je EMVI toe? Handreiking voor inkopers’, PIANOo. 3. http://www.pianoo.nl/document/7098/welk-emvicriterium-is-belangrijk. T E ND E R N I E U WS B R I E F – M a a rt 2 0 1 4
27/02/14 7:01 PM
