ELŐTERJESZTÉS. Zirc Városi Önkormányzat Képviselő-testületének február 22-i ülésére

ELŐTERJESZTÉS Zirc Városi Önkormányzat Képviselő-testületének 2017. február 22-i ülésére

Tárgy: MikroVoks jegyzőkönyv, szavazatszámláló és konferencia rendszer beszerzése

Előadó: Ottó Péter polgármester, Horváth László gazdasági tanácsnok Előterjesztés tartalma: határozati javaslat Szavazás módja: egyszerű többség Előterjesztés előkészítésben részt vett: Városüzemeltetési Osztály Előterjesztés előkészítésében közreműködtek: Ügyrendi és Érdekképviseleti Bizottság, Gazdasági, Turisztikai és Környezetvédelmi Bizottság Pénzügyi Ellenőrző Bizottság

Láttam:

Sümegi Attila jegyző

Tisztelt Képviselő-testület! A Képviselő-testületi ülések hangosításával, televíziós közvetítésével kapcsolatban sokan panaszkodnak, hogy nem lehet érteni az ülésen elhangzottakat. A hangosítás hiányossága miatt gyenge, zajos minőségben kerül rögzítésre az ülések hanganyaga, melyből nehéz a jegyzőkönyvek elkészítése. Megoldást jelentene a Globomax Zrt. által forgalmazott MikroVoks Jegyzőkönyv, Szavazatszámláló és Konferencia Rendszere, kiegészítve az EDtR-2 Elektronikus Döntéstámogató Rendszerrel. A MikroVoks rendszer Szavazatszámlálás: Nyílt, titkos és névszerinti szavazások lebonyolítását végzi a rendszer, az SZ.M.SZ. általános előírásai szerint. A szavazatok összeszámlálása, kiértékelése és jegyzőkönyvezése néhány tizedmásodperc alatt készül el. Az eredmény azonnal a teremben elhelyezett kijelzőkön látható, a Határozatok, rendeletek tárában rögzíthető. Hangosítás: A résztvevők önálló, névre szóló mobil szavazó és mikrofonos egységgel rendelkeznek: – asztali kivitel, gégecsöves mikrofonnal (45-60 cm) – beépített mikrofonnal – felhajtható állványos mikrofonnal, vagy – gallérra tűzhető, elegáns “klipszmikrofonnal” egyaránt rendelhető. Hozzászólások ideje alatt a számítógép bekapcsolja az adott személy mikrofonját, ez a hang a teremhangosító rendszerre, a hangosjegyzőkönyv magnetofonjára, digitális hangrögzítés esetén a hangkártyára, valamint a élő internetes közvetítésre kerül az Önkormányzati.TV médiaszerver oldalon keresztül. Jegyzőkönyvvezetés: A rendszer kezelése és a jegyzőkönyvezés könnyen elsajátítható minden olyan személy számára, aki a Windows bármely verziójának kezelését korábban már megtanulta és rendelkezik szövegszerkesztői ismeretekkel. A munka megkönnyítése érdekében a kezelőszoftver tartalmaz egy súgórendszert, valamint a rendszernek tartozéka egy kezelési kézikönyv is, melyekben minden információ megtalálható. Digitális hangrögzítés: A kódolt digitális hangfelvételt is közvetlenül a számítógép végzi. A felvétel minősége a mintavételi frekvencia változtatásával beállítható. A felvétel szintje automatikus, vagy az ülés közben manuálisan is állítható. A hangfelvétel munkakönyvtára tetszőlegesen kiválasztható. A felvétel közben biztonsági mentések történnek a hangos-jegyzőkönyv védelme érdekében. Tehát áramkimaradás, vagy az operációs rendszer esetleges hibája miatt nem veszhet el adat vagy információ. A rögzítés közben a fontos események alkalmával (pl: szavazások, napirendi pontok beszúrása, pultok ki-, bekapcsolása, mikrofonok ki-, bekapcsolása, hangrögzítés ki-, bekapcsolása) az időpontok rögzítésével együtt indexelés történik, ami tovább könnyíti a későbbi feldolgozási munkát. Diktafon üzemmód: Az ülés befejezése után az összefűzött hanganyag visszahallgatható. Ez többféle módon történhet: – teljes hanganyag, hozzászólásonként – teljes hanganyag folyamatosan minden hozzászóló meghallgatásával, – napirendi pontonként – név szerint Bekerülési költsége bruttó 3.482.862,- Ft

EDtR-2 Elektronikus Döntéstámogató Rendszer MikroVoks kapcsolat: Az előkészített ülés anyag átadható szavazásra a MikroVoks rendszerbe. Rugalmas jogosultsági rendszer: Szerepkör alapú, többszintű, részletes jogosultsági rendszer Előterjesztések, ülések: Beterjesztések (előterjesztések), ülések rögzítése, azokról PDF formátumú kivonat készítési lehetőség. Döntések nyilvántartása, publikálása: Döntések rögzítési lehetősége. Tárolható adatok az alap adatok mellett: határidők és felelősök, kapcsolódó ülés és napirendi pont, a döntés meghozatalának körülményei (ülés dátuma, formája, szavazatok száma, névszerinti szavazási eredmények), kapcsolódó döntések, csatolt dokumentumok, felülvizsgálatok és jogorvoslatok, kulcsszavak (a későbbi hatékony visszakereséshez). A döntésekről kivonat készíthető PDF formátumban. Döntések gyors visszakeresési lehetősége tetszőleges szempontok szerint. A gyakran használt keresések rögzíthetők úgynevezett gyorskeresésként, amelyek egy kattintásra lefutnak és az eredmény azonnal megjelenik. Ellenőrzési lehetőség a döntések sorszámainak szakadását illetően (azaz, megszakadt-e valahol a döntések sorszámozása, van-e hiányzó döntés). A döntések publikálásának lehetősége a www.hatarozatok.hu weboldalra, valamint a város saját honlapjára (ez utóbbi egy egyszeri, minimális programozói munkát jelent a weboldalon). Egyszerre akár egy egész év döntései is publikálhatók néhány kattintással, időt spórolva ezzel. Jelentés és beszámoló készítés: Felelősök, hivatali felelősök jelentéseinek elkészítési lehetősége, igény szerint akár kétlépcsős rendszerben (jelentés megírása + jóváhagyás). Webes felület: Böngészőn keresztül akár távolról is elérhető nincs szükség egyéb telepítendő programra. Bekerülési költsége: - EDtR-2 szolgáltatás esetén Bruttó 31.750,- Ft/hó Minden új fejlesztés az előfizető rendelkezésére áll. - EDtR-2 szoftver megvásárlása esetén A havi supportdíj: Bruttó 7.620,- Ft/hó

Bruttó 1.905.000,- Ft

Az EDtR-2 rendszer telepítési költsége Bruttó 920.330,- Ft, mely összeg tartalmazza: - EdtR szerver számítógép költségét - 3 db sablon (meghívó, előterjesztés, döntés) - telepítés, konfigurálás sz önkormányzat vezetőségének elvárásai és az SzMSz előírás alapján) - oktatás 4 alkalommal hivatalunk helyiségében Kérjük Tisztelt Képviselő-testületet az előterjesztés megtárgyalására.

Zirc, 2017. február 10.

Horváth László gazdasági tanácsnok

Ottó Péter polgármester

Határozati javaslat: "A" Zirc Városi Önkormányzat Képviselő-testületének …../2017.(II.22.) határozata 1. Zirc Városi Önkormányzat képviselő-testülete a MikroVoks jegyzőkönyv, szavazatszámláló és konferencia rendszer beszerzésre elfogadja a GLOBOMAX Zrt. ajánlatát, Bruttó 3.482.862,- Ft bekerülési összeggel. 2. Zirc Városi Önkormányzat Képviselő-testülete az 1.) pontban nevesített beszerzés pénzügyi fedezetét az önkormányzat 2017. évi költségvetésében biztosítja. 3. Zirc Városi Önkormányzat képviselő-testülete felhatalmazza a polgármestert, hogy a MikroVoks rendszert megrendelje. Felelős: Ottó Péter polgármester Határidő: 1./ és 2./ pontok esetén: azonnal 3./ pont esetében: 2017. március 10.

"B" Zirc Városi Önkormányzat Képviselő-testületének …../2017.(II.22.) határozata 1. Zirc Városi Önkormányzat képviselő-testülete a MikroVoks jegyzőkönyv, szavazatszámláló és konferencia rendszer EDtR-2 Elektronikus Döntéstámogató Rendszerrel történő kiegészítésére elfogadja a GLOBOMAX Zrt. ajánlatát, Bruttó 31.750,- Ft/hó szolgáltatási összeggel, valamint a Bruttó 920.330,- Ft telepítési költséggel. 2. Zirc Városi Önkormányzat Képviselő-testülete az 1.) pontban nevesített beszerzés pénzügyi fedezetét az önkormányzat 2017. évi költségvetésében biztosítja. 3. Zirc Városi Önkormányzat képviselő-testülete felhatalmazza a polgármestert az 1.) pont szerinti beszerzés megrendelésére. Felelős: Ottó Péter polgármester Határidő: 1./ és 2./ pontok esetén: azonnal 3./ pont esetében: 2017. március 10.

GLOBA/17/02/0002

Ajánlat Ajánlattevő: Globomax Zrt. Ajánlat tárgya: MikroVoks Ajánlat sorszáma: GLOBA/17/02/0002

Németh István [email protected] +36-30-998-3699 2017.02.01

GLOBA/17/02/0002

Tisztelt Polgármester Úr!

Köszönjük, hogy ajánlatkérésével megtisztelte Cégünket! Kaszás Béla osztályvezető úr kérésének megfelelően elküldöm ajánlatunkat a MikroVoks Jegyzőkönyvező, Szavazatszámláló és Konferencia Rendszerre. Az ajánlat tájékoztató jellegű, pontos összeget megfelelő előkészítés, esetleg helyszíni felmérés után tudunk adni, de ez szinte biztos, hogy 5%-os határon belül lesz. Ajánlatunk tehát a következő: MikroVoks Közgyűlési Rendszer

3 482 862 Ft

(2 742 411 Ft + ÁFA)

Az ajánlott rendszer műszaki tartalma a következő: MikroVoks 7 szoftver MvTable megjelenítő szoftver 1 db elnöki szavazópult 10 db képviselői szavazópult Vezérlő egység Vezérlő számítógép 18-19” LCD elnöki monitor 50"-os LCD televízió + fali konzol Fém tároló- és hordozó táska a szavazópultoknak Lábpedál és fejhallgató a jegyzőkönyv leírásához Az összes szükséges szerelési anyag Munkadíj és útiköltség Oktatás és műszaki felügyelet az első ülésen 12 hónap teljes körű garancia Egyéb információk: A MikroVoks szállítható hordozható, vagy fixen telepített formában. Utóbbi esetben megfelelő előkészítés esetén- a vezetékek eltüntethetők A vezérlő számítógép lehet asztali, vagy laptop kivitelű, minimális konfigurációja a következő: Core i3 CPU 4Gb RAM 500 Gb HDD DVD RW 3 videó kimenet Windows 8.1 Amennyiben a vezérlő számítógépet az Önkormányzat biztosítja, az ajánlat végösszege 213 360 Ft összeggel csökken (168 000 Ft+ÁFA). Ebben az esetben a számítógépet a telepítés előtt 2 héttel bekérjük tesztelésre. A szoftver részletes leírása a csatolt mellékletben olvasható

GLOBA/17/02/0002

MikroVoks ülésinformációk megjelenítése A Képviselő Testület tagjai, a meghívottak és a vendégek az ülés állapotát és a szavazás eredményét egy nagyméretű LCD televízión láthatják. A televízió elhelyezésre kerülhet fixen szerelve a falon, vagy mobil változatban egy kerekes állványon. A televízió természetesen egyéb célokra is felhasználható az ülés alatt, megjeleníthatő rajta beszámoló, prezentáció, videó felvétel, vagy akár az élő televíziós adás is. A televízión az alábbi ülésinformációk jeleníthetők meg:

- Összes képviselők száma - Jelenlévő képviselők száma - Összes képviselő neve - Jelenlévő képviselők neve - Szavazás jellege - Szavazás eredménye - Szavazás időtartama - Napirendi pont száma - Hozzászólások sorrendje - Hozzászólások időtartama - Pontos idő

Garancia: Az átadott új eszközökre 12 hónap Az ajánlat érvényessége: 2017. március 31. Teljesítés: A megrendeléstől számított 4 hét, előteljesítés lehetséges Fizetés: Átutalás 15 napos határidővel Amennyiben az ajánlattal kapcsolatban bármilyen észrevétele, kérdése, vagy kérése merülne fel, kérem forduljon hozzám bizalommal! A Globomax Zrt. kizárólag minőségi alkatrészekből összeállított, minőségi munkával kivitelezett terméket ad át Ügyfeleinek. Ennek a hitvallásnak az érdekében a Globomax Zrt. fenntartja magának a jogot, hogy amennyiben egy előre nem látható körülmény miatt az ajánlatban szereplő eszközök típusán változtatni kell, annak többletköltségét az ajánlat végösszegében érvényesítse. A típus változtatás ténye kizárólag szakmailag alátámasztva, Megbízó döntéshozó munkatársának jóváhagyásával történhet. Budapest, 2017.02.01 Tisztelettel:

Németh István

Területi értékesítési vezető +36-30-998-3699

MikroVoks 7 ELEKTRONIKUS KÖZGYŰLÉSI RENDSZER DIGITÁLIS JEGYZŐKÖNYVEZÉS, ARCHIVÁLÁS KONFERENCIA RENDSZER, SZAVAZATSZÁMLÁLÁS, VITAVEZETÉS KÖZÉRDEKŰ ADATOK SZOLGÁLTATÁSA Főbb szolgáltatások:  Digitális jegyzőkönyvezés, szavazatszámlálás, vitavezetés  Konferencia rendszer, teremhangosítás  Digitális hangrögzítés és archiválás védett formátumban  Teljes körű diktafon-szolgáltatás számítógépen  Hálózatos visszahallgatás  Határozat és rendelet nyilvántartó modul  Belső és külső elektronikus adatszolgáltatások támogatása  Internetes publikálási lehetőség (ÖTV, EDtR) A MikroVoks termékcsalád blokkvázlata:

A MikroVoks termékcsalád elemei: MikroVoks Jegyzőkönyvező-, Szavazatszámláló- és Konferencia Rendszer MikroKam Robotkamerás Közvetítő Rendszer Önkormányzati TV médiaszolgáltatás – www.onkormanyzati.tv EDtR-2 – Elektronikus Döntéstámogató Rendszer

MikroVoks 7 közgyűlési szoftver Klasszikus vitavezetés  A szoftverrel az Önkormányzati Törvény előírásai és a Szervezeti és Működési Szabályzatban rögzített szabályok szerint lehet bonyolítani a különböző testületek üléseit. (Képviselő Testület, Bizottságok, Kistérségi társulás, Fővárosi kerület stb.)  Több szintű, személyre szabható jogosultság kezelés alapján beállítható, hogy a felhasználók milyen jogosultságokkal bírnak a rendszerben. (kezelés, visszahallgatás, zárt ülés hanganyagának megnyitása stb.)  Egy kattintással választható a nyílt vagy zárt ülés. Mindkét ülés valamennyi jellemzője egymástól függetlenül beállítható, a zárt ülés külön jelszóval védhető.  Az ülésen résztvevő képviselők nevéhez bélyegkép rendelhető, amely mindenhol megjelenhet, ahol az illető neve felmerül.  Ülés napirendjének előkészítése EDtR kapcsolattal automatikusan, napirendi lista létrehozása manuálisan, vagy importálás .txt állományból.  A szoftver 10 előre beállított, 10 szabadon definiált és egy összetett, egyedi ülésszakaszt képes kezelni, az SzMSz-ben hozzájuk rendelt hozzászólási idők figyelésével.  A hozzászólásra jelentkezőket a gép sorba rendezi és megjeleníti a levezető elnök előtti monitoron. Lehetőség van különböző fontosságú jelentkezések külön sorrendi nyilvántartására (normál, ügyrendi, vagy bizottsági elnök).  A rendszer napirendi pontonként rögzíti a kérdések és hozzászólások számát. Az SzMSz meghatározott hozzászólási idők túllépése esetén figyelmeztető hangjelzést adhat, vagy akár a szót is megvonhatja.  Az elnök a képviselőkkel párbeszédet folytathat, vagy bármikor megvonhatja a szót. Konferencia Üzemmód Az SzMSz-ben nem szabályozott jegyzőkönyvezett ülés, értekezlet estén mód van arra is, hogy a résztvevők egymástól átvegyék a szót, ebben az esetben a szoftver kezelőt nem igényel. Ülés információk megjelenítése Az ülés legfontosabb információit a képviselők, a meghívottak és az érdeklődök a teremben elhelyezett LCD televízión vagy kivetítőn folyamatosan követhetik. A megjelenített információk a következők:  Jelenléti információk  Napirendi pont száma  Hozzászólások sorrendje  Hozzászólások időtartama  Szavazás jellege  Szavazás eredménye  Pontos idő

Szavazatszámlálás Nyílt, titkos és név szerinti szavazások, lebonyolítását végzi a rendszer az ÖTV ide vonatkozó szakasza és az SzMSz előírásai szerint 5 beállítható kiértékelési metódus alapján (egyszerű, minősített és 3 egyedi). A leadott szavazatok összeszámolása, kiértékelése és a jegyzőkönyvben történő rögzítése néhány tizedmásodperc alatt elkészül, így az eredmény azonnal látható a teremben elhelyezett kijelző táblákon. Név szerinti szavazás Amennyiben sok név szerinti szavazás van, a szoftver lehetőséget biztosít automatikus hangbemondásra és a megszólított képviselő mikrofonjának bekapcsolására a polgármester, majd névsor szerinti sorrendben. Súlyozott szavazás Fővárosi kerületek, Többcélú Kistérségi Társulások, valamint gazdálkodó szervezetek szavazásának lebonyolítása érdekében a szavazásban résztvevőkre külön-külön beállíthatók a szavazati súlyok. Digitális hangfelvétel Ez a szolgáltatás a MikroVoks rendszerben egyedülálló. Intelligens automatikus hangerő szabályozás (AVC) gondoskodik arról, hogy a felvétel mindig érthető legyen. A jó minőségben, 16 bites egyedi fejlesztésű, védett formátumban rögzített hanganyag mindössze 30 MB lemezterületet foglal el óránként. A MikroVoks rendszer a hanganyagot az ülés jegyzőkönyvének és naplójával együtt szerves egységként kezelni. Ezután egyetlen CD-ROM-on, vagy flash drive-on a testületi ülések minden dokumentuma archiválható. A MikroVoks rendszer bevezetése után bármely testületi ülésen elhangzott képviselői hozzászólás –akár az írott, hiteles jegyzőkönyv olvasása közben is– azonnal visszahallgatható. Visszahallgatás, jegyzőkönyv leírás Az ülésteremben lévő számítógépet hálózatba kötve, más irodai gépeken egy perces lemaradással az üléstermi jegyzőkönyv teljes írott és hanganyaga rendelkezésre áll, és továbbszerkeszthető. Ezzel megoldható, hogy röviddel az ülés befejezése után a végleges anyag elkészüljön. Az ülést követő leírás esetén, az összes diktafon-funkció lábpedállal vezérelhető, ami rendkívüli segítséget nyújt a jegyzőkönyv készítőjének, mivel a megszokott szövegszerkesztő használata közben, ugyanazon a számítógépen hallgathatja az ülés hozzászólásait és írhatja a jegyzőkönyvet. Az éppen hallható képviselő fényképe egy bélyegképen itt is megjeleníthető.

Hangosítás A résztvevők önálló, névre szóló, mobil szavazó és mikrofonos egységgel rendelkeznek. Hozzászólások idejére a számítógép bekapcsolja az adott személy mikrofonját, akinek a hangja így a teremhangosító rendszerre, a számítógép digitális hangrögzítésére, vagy akár a TV-közvetítés hangcsatornájára is kerülhet. Határozat és rendelet tár A MikroVoks rendszer együttműködik az Elektronikus Döntéstámogató Rendszerrel -EDtR-2-, amely önállóan is működő képes. Az EDtR-ben előkészített üléseket -egy workflow keretében- a MikroVoks képes átemelni, majd a szavazási eredményeket az EDtR-nek visszaadni további ügyintézésre. (publikáció, végrehajtás, beszámoló stb) Gyors keresési lehetőségek: Képviselők neve, napirendi pontok, hozzászólások vagy kronológia alapján. Felhasználóink tapasztalatai szerint felére csökken a végleges jegyzőkönyv elkészítésének ideje. Bővítési lehetőségek A MikroVoks 7 rendelkezik egy interfésszel, amivel képes kommunikálni a MikroVoks termékcsalád további szoftvereivel, amik az üléssel kapcsolatosak. Ezek jelenleg az EDtR-2 Elektronikus Döntéstámogató Rendszer, illetve a MikroKam Robotkamerás Közvetítő Rendszer – Önkormányzati TV médiaszolgáltatás.

A MikroVoks Jegyzőkönyvező-, Szavazatszámláló és Közgyűlési Rendszer 2008-ban Magyar termék Nagydíj kitüntetést kapott!

GLOBA/17/02/0016

Ajánlat Ajánlattevő: Globomax Zrt. Ajánlat tárgya: EDtR szolgáltatás Ajánlat sorszáma: GLOBA/17/02/0016


GLOBA/17/02/0016

Tisztelt Polgármester Úr! Köszönjük, hogy ajánlatkérésével megtisztelte Cégünket! Kaszás Béla osztályvezető úr kérésére korábbi ajánlatunkhoz kapcsolódóan elküldöm ajánlatunkat az EDtR-2- Elektronikus Döntéstámogató Rendszerre. Az EDtR-2 szoftvert kétféle konstrukcióban értékesítjük, havidíjas szolgáltatásként vagy szoftverként, egyösszegű vásárlással. Jelen ajánlatunkban a két konstrukcióra teszek ajánlatot, a kapcsolódó GLOBA/17/02/0016 számú ajánlatban részletezem a telepítési és oktatási költségeket. EDtR-2 szolgáltatás

31 750 Ft/hó (25 000 Ft + ÁFA/hó)

EDtR-2 szoftver

1 905 000 Ft (1 500 000 Ft + ÁFA)

Egyéb információk: Szolgáltatás konstrukcióban minden új fejlesztés az előfizető rendelkezésére áll. Szoftvervásárlás esetén a havi supportdíj: 7 620 Ft/hó (6 000 Ft + ÁFA/hó) Átadáskor 3 db alapsablon elkészítését vállaljuk (meghívó, előterjesztés, döntés) Minden további sablon ára 11 430 Ft (9 000 Ft + ÁFA) Adatmigrálását meglévő rendszerből előzetes egyeztetés alapján vállalunk. Az EDtR-2 leírása a mellékelt ismertetőben olvasható.


Németh István


GLOBA/17/02/0017

Ajánlat Ajánlattevő: Globomax Zrt. Ajánlat tárgya: EDtR telepítés Ajánlat sorszáma: GLOBA/17/02/0017


GLOBA/17/02/0017

Tisztelt Polgármester Úr! Köszönjük, hogy ajánlatkérésével megtisztelte Cégünket! A GLOBA/17/02/0016 számú ajánlathoz kapcsolódan az alábbi ajánlatot adom az EDtR-2 Elektronikus Döntéstámogató Rendszer telepítési és oktatási költségeire: EDtR2 telepítés

920 330 Ft

(724 670 Ft + ÁFA)

Az ajánlat műszaki tartalma a következő: EDtR szerver számítógép 3 db sablon (meghívó, előterjesztés, döntés) Telepítés, konfigurálás az Önkormányzat vezetőségének elvárásai és az SzMSz előírásai alapján Oktatás 4 alkalommal a Hivatal helyiségében


Németh István


bp. &oldal, összesen: 1

Kaszás Béla Feladó: Dátum: Címzett: Tárgy:

"Németh István" 2017. február 10. 11:11 "Kaszás Béla" EDtR szerver

Tisztelt Osztályvezető Úr! Kiegészítés a GLOBA/17/02/0017 számú ajánlatunkhoz: Amennyiben a szerver számítógépet Zirc Város Önkormányzata biztosítja, az ajánlat végösszege 431 800 Ft (340 000 Ft+Áfa) összeggel csökken. A szerver paraméterei a következők: z z z z z

Xeon E3-1225v3 3,2 GHz 2 X 4 Gb RAM 2 db 256 Gb szerver SSD (operációs rendszer és EDtR) 2 db 2 Tb HDD (mentés) Windows 7 Professional

A szerver kiváltható a megfelelő paraméterekkel rendelkező virtuális szerverrel is! További szép napot kívánva, Üdvözlettel:-Németh István Területi értékesítési vezető

Globomax Zrt.

Tel.: +36-30-998-3699 www.globomax.hu www.onkormanyzati.tv [email protected]

2017.02.10.

EDtR-2 Elektronikus Döntéstámogató Rendszer

A feladat. Mi szükséges ahhoz, hogy egy határozat vagy rendelet megszülessen, ki legyen publikálva az internetre, és a végrehajtása is nyomon követhető legyen? Ha mindezt hagyományos papír alapon szeretnénk adminisztrálni, az évek múlásával egyre nagyobb problémát fog okozni a "papírrengeteg". Nehézkes lesz előkeresni egy korábbi döntést, ami egy ügy előkészítéséhez kell, nem lehet egy helyen átlátni a határidők és felelősök jelentési és végrehajtási helyzetét, nem lehet könnyen kideríteni, hogy egy adott szó (egy név, egy kifejezés, egy utalás) melyik döntésben szerepelt - egyszóval, nem lehet keresni a döntések tartalmában. Milyen megoldás lehetséges? Ismerje meg a Globomax Zrt. legteljesebb önkormányzati megoldását! A MikroVoks-EDtR egy egyszerűen telepíthető és könnyen kezelhető szoftver, kifejezetten önkormányzatok és hivatalok részére. Miért szerepel a nevében a MikroVoks? Sokéves fejlesztés eredményeképpen, a korábban EDtR néven ismert szoftverünk, valamint a 2008-ban „Magyar Termék Nagydíjat” elnyert MikroVoks Jegyzőkönyvező- Szavazatszámláló- és Konferencia Rendszerünk egyre közelebb került egymáshoz, és ma már a két rendszer képes egymással együttműködni. Mivel az EDtR az ülések előkészítésében, valamint a meghozott döntések nyilvántartásában és a végrehajtási folyamatok követésében nyújt segítséget, a MikroVoks pedig e két szakasz között, vagyis a döntések meghozatalában, ezért alkalmassá tettük a két rendszert arra, hogy egyben tudja kezelni a teljes folyamatot. Ebből ered az, hogy az EDtR legújabb változata MikroVoks-EDtR nevet kapta, mely egy önmagában is teljes értékű és működőképes szoftver, de szorosan együtt tud működni a MikroVoks rendszerrel. Telepítés, elérhetőség, kezelőfelület A rendszer konfigurálásához szükséges az ISO szabályzat, az iratkezelési szabályzat, Szervezeti és működési szabályzat aktuális kiadása. Ezen dokumentumok ismeretében a rendszerkonfiguráció elvégezhető

Főbb jellemzők  Egyszerű szoftvertelepítés, amelyet csak egyetlen számítógépen (egy szerveren) kell elvégezni, egy kattintással történő frissítési lehetőség az interneten keresztül, átlátható, egységes kezelőfelülettel.  Böngészőből használható szoftver, a munkaállomásokon nincs szükség külön szoftver telepítésére, mindössze egy internetes böngésző programra van szükség. Ajánlott böngésző: Mozilla Firefox.  Lehetőség van a képviselők, felhasználók számára a szoftver távoli eléréséhez is. Hardverelemek, futtatási környezet, adatbázis A rendszer működéséhez szükséges hardver eszközök, szerver alkalmazások és adatbázis kezelő biztosítása, a Megrendelő feladata. A rendszer működéséhez folyamatos internetkapcsolatra van szükség! A rendszer az alábbi követelményeknek megfelelő környezetben üzemeltethető:  Windows 2003 szerver (telepítőkészlettel)  Debian Linux (jelenleg kézi, parancssoros telepítés)  2GB memória  két magos, 2-3 GHz processzor A szoftver adattárolás szempontjából a következő adatbázis kezelő rendszerekkel működik együtt:  Oracle  Postgres SQL  MySQL  Esetleg saját beépített adatbázis kezelő A MikroVoks-EDtR blokkvázlata

MikroVoks-EDtR funkciólista Adminisztráció, jogosultságok  Külön adminisztrációs felület rendszer szinten (legfelsőbb jog), illetve szervezeti (pl. önkormányzati) szinten.  Döntéshozók (testületek, bizottságok, stb.) és azok taglistájának rögzítése.  Szerepkör alapú, többszintű, részletes jogosultsági rendszer. A jogosultságok kiosztása döntéshozónként is lehetséges, így korlátozni lehet, hogy ki milyen döntéshozó adataihoz férhet hozzá, milyen módon.  Törzsadattárak, amelyek a szoftver telepítésekor már fel vannak töltve alap adatokkal, de ezek szabadon módosíthatók, törölhetők, illetve a törzsadattárak bővíthetők. Ilyen törzsadattár például a döntés típusok (határozat, rendelet, javaslat, stb.), szöveges határidők (folyamatos, értelem szerint, stb.), döntés kategóriák (adóügyek, városfejlesztési ügyek, stb.)  A törzsadattárak (jogosultságtól függően) menet közben is bővíthetőek. Ha valaki éppen egy új döntést rögzít a rendszerben, és olyan kategóriába szeretné sorolni, ami eddig még nem létezett, akkor helyben bővíteni tudja a törzsadattárat anélkül, hogy meg kellene szakítania a döntés rögzítését.  A programba való sikeres bejelentkezések és sikertelen bejelentkezési kísérletek naplójának megtekintési lehetősége.  Rendszergazdai üzenetküldési lehetőség minden bejelentkezett felhasználó részére (hasznos például karbantartás előtt kérni a felhasználókat, hogy függesszék fel a munkát). Beterjesztések, ülések  Beterjesztések (előterjesztések) rögzítése, azokról PDF formátumú kivonat készítési lehetőség. A rögzítési folyamat kétlépcsős: egy felhasználó rögzíti, egy másik felhasználó jóváhagyja (megfelelő jogosultság kell hozzá).  A rendszerben rögzített beterjesztések szűrési lehetőségekkel listázhatók ki.  Ülések (testületi vagy bizottsági) előkészítésének, a napirendi pontok megtervezésének lehetősége.  A napirendek lehetnek nyíltak vagy zártak, hozzárendelhető a kapcsolódó beterjesztés, kapcsolódó dokumentumok csatolási lehetősége, a napirendi pontok sorrendje módosítható.  A napirendi pontokhoz javaslatok rögzíthetők, esetlegesen alternatívák kezelésének lehetőségével, illetve határidők és felelősök megadásával. A javaslatok, alternatívák és felelősök sorrendje is bármikor módosítható.  Párhuzamos munka: egy adott ülés napirendi pontjait egyszerre akár több felhasználó is rögzítheti párhuzamosan, meggyorsítva ez által az előkészítési folyamatot.  Az ülés előkészítése után meghívó készítési lehetőség PDF formátumban, amely email-ben vagy kinyomtatva postai úton is kiküldhető az érintetteknek.  Az előkészített ülés teljes anyagának átadási lehetősége a MikroVoks Szavazatszámláló és Konferencia Rendszerbe. A MikroVoks-sal lehetőség van az ülés teljes menetét jegyzőkönyvezni (beleértve a hangfelvételeket is). Az ülés után a meghozott döntések átvihetők a MikroVoks-EDtR rendszerbe.

Beterjesztések kezelése:

Döntések nyilvántartása, publikálása Az EDtR alkalmazásával a beterjesztéstől a végrehajtott döntések összefűzéséig valamennyi fázis kezelhető, kontrollálható.  Döntések rögzítési lehetősége. Tárolható adatok az alap adatok mellett: határidők és felelősök, kapcsolódó ülés és napirendi pont, a döntés meghozatalának körülményei (ülés dátuma, formája, szavazatok száma, névszerinti szavazási eredmények), kapcsolódó döntések, csatolt dokumentumok, felülvizsgálatok és jogorvoslatok, kulcsszavak (a későbbi hatékony visszakereséshez).  A döntésekről kivonat készíthető PDF formátumban.  Döntések gyors visszakeresési lehetősége tetszőleges szempontok szerint.  A gyakran használt keresések rögzíthetők úgynevezett gyorskeresésként, amelyek egy kattintásra lefutnak és az eredmény azonnal megjelenik.  Ellenőrzési lehetőség a döntések sorszámainak szakadását illetően (azaz, megszakadt-e valahol a döntések sorszámozása, van-e hiányzó döntés).  A döntések publikálásának lehetősége a www.hatarozatok.hu weboldalra, valamint a város saját honlapjára (ez utóbbi egy egyszeri, minimális programozói munkát jelent a weboldalon).  Egyszerre akár egy egész év döntései is publikálhatók néhány kattintással, időt spórolva ezzel.  Megfelelő jogosultságot biztosítva az EDtR funkciói megnyithatók a település lakói számára is. http://www.kiskunfelegyhaza.hu/ és http://szigetszentmiklos.hu/

A döntések folyamata:

Jelentés és beszámoló készítés  Felelősök, hivatali felelősök jelentéseinek elkészítési lehetősége, igény szerint akár kétlépcsős rendszerben (jelentés megírása + jóváhagyás).  A döntések végrehajtásainak és a felelősök jelentéseinek gyors áttekinthetősége.  Beszámoló készítési lehetőség a döntéshozó számára a végrehajtott döntésekről. Kiválasztható, hogy mely döntések kerüljenek bele a mostani beszámolóba, és melyek fognak belekerülni egy későbbibe. A beszámoló készítése igény szerint kétlépcsős is lehet (beszámoló elkészítése + jóváhagyás).  A rendszerben rögzített beszámolók szűrési lehetőségekkel listázhatók ki. Telepítés, elérhetőség, kezelőfelület  Egyszerű szoftvertelepítés, amelyet csak egyetlen számítógépen (egy szerveren) kell elvégezni. Egyszerű, egy kattintásos frissítési lehetőség az interneten keresztül.  Böngészőből használható szoftver, így a munkaállomásokon nincs szükség külön szoftver telepítésére. Adott esetben lehetőség van arra is, hogy a képviselők, felhasználók akár otthonról is hozzáférjenek a szoftverhez és használhassák azt.  Több szervezet (pl. önkormányzat, hivatal, intézmény) kezelésének lehetősége, amelyek 100%-osan el vannak szeparálva egymástól. Ideális megoldás kistérségek, körjegyzőségek számára, mivel csak egy szerver üzemeltetésére van szükség, amire a MikroVoks-EDtR fel van telepítve, és az egyes önkormányzatok interneten keresztül férhetnek hozzá a szoftverhez (internetes böngészővel).  Átlátható, egységes kezelőfelület.  Beépített villámtanfolyamok, amelyek interaktív módon vezetik végig az új felhasználókat a szoftver egyes funkcióin.

ELŐTERJESZTÉS. Zirc Városi Önkormányzat Képviselő-testületének február 22-i ülésére

Recommend Documents