ELSZÁMOLÓH
Z
Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet
Pénzkezelési szabályzat
Hatályos: 2014. április 1.
1
I. ÁLTALÁNOS RÉSZ ........................................................................................................................... 4 1. A PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT ELKÉSZÍTÉSÉNEK CÉLJA ....................................................................... 4 2. A PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT ELKÉSZÍTÉSÉÉRT, TARTALMÁÉRT, MÓDOSÍTÁSÁÉRT FELELŐS SZEMÉLYEK ........................................................................................................................................................... 4 3. A PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT HATÁLYA ............................................................................................. 5 II. BANKSZÁMLA KEZELÉS RÉSZLETES SZABÁLYAI...................................................................... 6 1. A PÉNZFORGALOM LEBONYOLÍTÁSI RENDJE ........................................................................................ 6 2. ELEKTRONIKUS PÉNZFORGALOM ....................................................................................................... 6 1. Fizetési számla nyitása, vezetése és a kapcsolódó alszámlák .................................................... 6 2. Fizetési számla, alszámlák feletti rendelkezési jogosultság ........................................................ 7 3. Fizetési számlához kapcsolódó elkülönített számlák szükségessége, pénzforgalmára vonatkozó előírások ......................................................................................................................................... 7 4. Finanszírozás ............................................................................................................................. 8 AZ UTALÁSOKHOZ SZÜKSÉGES FINANSZÍROZÁS AZ UTALÁSOK NAPJÁN KERÜL FOLYÓSÍTÁSRA, A TÉNYLEGES FIZETÉSI IGÉNY ÉS AZ INTÉZMÉNYEK FIZETÉSI SZÁMLÁIN RENDELKEZÉSRE ÁLLÓ ÖSSZEG KÜLÖNBÖZETEKÉNT, KISKINCSTÁRI RENDSZER KERETÉBEN. .................................................................... 8
5. Átutalások rendje ........................................................................................................................ 8 1. Átutalások teljesítésének további előírásai .............................................................................. 8 2. Az átutalások lebonyolításának operatív folyamata ................................................................. 9 6. Bevételek fizetési számlán történő bonyolításának rendje ........................................................ 10 1. Az Elszámolóház nevében szedett térítési díjak (étkeztetés, intézményi ellátási díj bevételek) számlázásának, elszámolásának eljárás rendje ........................................................................ 10 2. Az intézmények által intézményi költségvetés javára beszedett térítési díjak (saját konyhás élelmezés esetén) és egyéb bevételek számlázásának, elszámolásának eljárás rendje ........... 11 7. Bankszámlakivonat, napi egyeztetés ........................................................................................ 11 3. KIFIZETÉSEK TELJESÍTÉSE ÜZLETI KÁRTYÁVAL, DEVIZAKÁRTYÁVAL ... HIBA! A KÖNYVJELZŐ NEM LÉTEZIK. 1. Üzleti kártya ............................................................................. Hiba! A könyvjelző nem létezik. 2. Devizakártya ............................................................................ Hiba! A könyvjelző nem létezik. 3. Kártya letiltások, pótkártya igénylések ..................................... Hiba! A könyvjelző nem létezik. III. KÉSZPÉNZFORGALOM, HÁZIPÉNZTÁR ÉS ELLÁTMÁNY KEZELÉSI SZABÁLYOK ................ 11 1. KÉSZPÉNZÁLLOMÁNYT ÉRINTŐ PÉNZMOZGÁSOK JOGCÍMEI ................................................................ 12 2. KÉSZPÉNZBEN TELJESÍTHETŐ KIFIZETÉSEK, BEVÉTELEK BESZEDÉSÉNEK ELŐÍRÁSAI............................ 13 3. PÉNZTÁRAK TÁRGYI ÉS BIZTONSÁGI FELTÉTELEI ............................................................................... 13 1. A Pénztárhelyiség kulcsai ......................................................................................................... 14 2. Páncélszekrény, lemezszekrény kulcsai ................................................................................... 14 A pénztárhelyiségben egy lemezszekrény található, mely a szigorú számadású bizonylatok őrzését szolgálja. A lemezszekrény kulcsának első példányát a pénztáros, másodpéldányát az első példányt kezelő által a ragasztón átírt, lezárt borítékban, biztonsági zárral felszerelt íróasztalban, szekrényben a gazdasági vezető őrzi. ..................................................................... 14 3. Pénztárátadás ........................................................................................................................... 14 4. KÉSZPÉNZKEZELÉS SZEMÉLYI FELTÉTELEI, FELADATKÖREI ÉS ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI SZABÁLYAI .... 15 1. Pénztáros feladatai ................................................................................................................... 15 2. Pénztáros helyettes feladatai .................................................................................................... 16 3. Pénztárellenőr feladatai ............................................................................................................ 16 4. A munkakörök kialakításánál figyelembe vett összeférhetetlenségi szabályok .......................... 17 5. INTÉZMÉNYI HÁZIPÉNZTÁRAK ELLENŐRZÉSE ..................................................................................... 18 6. A PÉNZTÁRI KÉSZPÉNZKEZELÉS ELJÁRÁSI RENDJE, NAPI ZÁRÓ PÉNZKÉSZLETÁLLOMÁNY NAGYSÁGA, KÉSZPÉNZ SZÁLLÍTÁS MÓDJA............................................................................................................... 18 1. Szükséges pénzkészlet biztosítása ........................................................................................... 18 2
2. A pénzszállítás alapvető biztonsági feltételeinek követelményei ............................................... 18 3. Pénzszállítás szerződés alapján ............................................................................................... 19 4. Napi készpénz záró állomány mértékének meghatározása ....................................................... 19 7. KÉSZPÉNZKEZELÉS A HÁZIPÉNZTÁRBAN ........................................................................................... 19 8. KEREKÍTÉSI SZABÁLYOK .................................................................................................................. 19 9. A HÁZIPÉNZTÁR NYILVÁNTARTÁSI RENDJE, BIZONYLATOLÁSA ............................................................. 20 1. A házipénztári befizetések bizonylatolása ................................................................................. 20 2. A házipénztári kifizetések bizonylatolása .................................................................................. 21 3. Pénztárjelentés ......................................................................................................................... 22 10. PÉNZTÁRZÁRLAT .......................................................................................................................... 22 11. PÉNZTÁRROVANCS ....................................................................................................................... 22 12. RONTOTT BIZONYLATOK JAVÍTÁSÁNAK ELJÁRÁS RENDJE ................................................................. 23 13. KÉSZPÉNZFELVÉTELI UTALVÁNY KEZELÉSE ÉS NYILVÁNTARTÁSA ..................................................... 23 14. SZEMÉLYI JUTTATÁSOK ÉS EGYÉB BÉRJELLEGŰ KIFIZETÉSEK SZABÁLYAI .......................................... 24 1. A munkabér kifizetésére vonatkozó szabályok .......................................................................... 24 2. Munkabér előleg folyósításának és analitikus nyilvántartásának szabályai ............................... 24 3. A közlekedési költségtérítés (munkába járás) elszámolási rendje ............................................. 25 15. ELSZÁMOLÁSRA KIADOTT ELŐLEGEK NYILVÁNTARTÁSA ÉS ELJÁRÁSI SZABÁLYAI ................................ 25 1. Elszámolásra kiadott összegek jogcímei ................................................................................... 25 2. Készpénz elszámolásra történő felvételének, előleg kifizetésének engedélyezése és elszámolása .................................................................................................................................. 25 3. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása .......................................................................... 26 4. Üzemanyag előleg analitikus nyilvántartása .............................................................................. 27 5. Ellátmányra vonatkozó speciális szabályok............................................................................... 27 16. SZIGORÚ SZÁMADÁSÚ NYOMTATVÁNYOK ÉS NYILVÁNTARTÁSUK ....................................................... 27 SZIGORÚ SZÁMADÁSÚ NYOMTATVÁNYOK FELHASZNÁLÁS ELŐTTI ÉS UTÁNI NYILVÁNTARTÁSA, KEZELÉSE .. 27 17. PÉNZTÁRGÉP HASZNÁLATÁRA VONATKOZÓ ELJÁRÁSI REND ............................................................. 29 18. VALUTAPÉNZTÁR .......................................................................................................................... 30 1. Valutapénztár kezelése ............................................................................................................. 30 2. Külföldi kiküldetési előleg (valutapénztárból) elszámolása ....... Hiba! A könyvjelző nem létezik. IV. EGYÉB PÉNZGAZDÁLKODÁSHOZ KAPCSOLÓDÓ RENDELKEZÉSEK ................................... 30 1. ELSZÁMOLÓHÁZHOZ RENDELT INTÉZMÉNYEK PÉNZGAZDÁLKODÁSI FOLYAMATAINAK OPERATÍV MEGVALÓSÍTÁSÁNAK FŐ SZABÁLYAI ..................................................................................................... 30 1. Írásbeli kötelezettségvállalás és ellenjegyzés fő folyamatai ...................................................... 31 2. Érvényesítés - Teljesítés igazolás - Utalványozás - Utalványozás ellenjegyzése, illetve az előzetes írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő kifizetések eljárás rendje .............................. 32 3. Az intézmények által kiállított utalványrendelet kitöltésére vonatkozó szabályok (megnézni, hogy a forrás utalványrendelete mit tartalmaz, beállítattuk az elszámolási egységet is, hogy könnyebb legyen a működtetett intézmények könyvelése, és azt megkövetelni az intézményektől) Az szerepeljen mellékletként. ....................................................... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 4. Bevételek utalványozásának szabályai ..................................................................................... 34 2. SZÁMLABEFOGADÁSI IDŐ ................................................................................................................ 34 V. ZÁRÓ RENDELKEZÉS ................................................................................................................... 34
3
I. Általános rész 1. A pénzkezelési szabályzat elkészítésének célja A szabályzat a Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet (továbbiakban: Elszámolóház), és az általa működtetett, valamint a hozzárendelt önállóan működő költségvetési szervek (továbbiakban: intézmények) pénzeszközeinek (számlapénz, készpénz, elektronikus pénzeszközök) kezelésére vonatkozó szabályokat, előírásokat és módszereket foglalja magában. A szabályzat elkészítésének célja, hogy a jogszabályi előírásoknak eleget téve, az Elszámolóház, és az általa működtetett, valamint a hozzárendelt intézmények sajátosságaihoz, adottságaihoz, körülményeihez igazodva meghatározza azokat a szabályokat, módszereket, előírásokat, amelyekkel a pénzkezelés szabályos, megfelelően szervezett és ellenőrizhető, egyúttal a tulajdon védelme is biztosított. A Pénzkezelési Szabályzat kialakításánál figyelembe vett jogszabályok
2000. évi C. törvény a számvitelről (a továbbiakban: Számv. tv.) 2003. évi XCII. törvény az adózás rendjéről (a továbbiakban: Art.) 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról (a továbbiakban: Áfa tv.) 1995. évi CXVII. törvény a személyi jövedelemadóról (a továbbiakban: Szja tv.) 1992. évi XXXIII. törvény a közalkalmazottak jogállásáról (a továbbiakban: Kjt.) 2011. évi CXCV. törvény az államháztartásról (a továbbiakban: Áht.) 2009. évi LXXXV. törvény a pénzforgalmi szolgáltatás nyújtásáról (a továbbiakban: Pénzf. tv.) 4/2013. (I.11.) Korm. rendelet az államháztartás számviteléről (a továbbiakban Áhsz.) 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról (a továbbiakban: Ávr.) 18/2009. (VIII. 6.) MNB rendelet a pénzforgalom lebonyolításáról (a továbbiakban: MNB rendelet) 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról (a továbbiakban: PM rendelet) 2008. évi III. törvény az 1 és 2 forintos címletű érmék bevonása következtében szükséges kerekítés szabályairól 39/2010. (II.26.) Korm. rendelet a munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítésről PMJV Önkormányzata Közgyűlésének 5/2014. (III. 3.) önkormányzati rendelete a kiadások készpénzben történő teljesítésének eseteiről
2. A Pénzkezelési Szabályzat elkészítéséért, tartalmáért, módosításáért felelős személyek A számviteli politika főbb irányainak meghatározásáért, az elkészítésért és az elkészült számviteli politika jóváhagyásáért, annak végrehajtásáért az Elszámolóház igazgatója felelős. A számviteli politika keretében elkészítendő Pénzkezelési Szabályzat tervezetének elkészítéséért, tartalmáért, a változtatásra vonatkozó javaslattételért, aktualizálásáért az Elszámolóház gazdasági vezetője a felelős. 4
A Pénzkezelési Szabályzat módosítására akkor van szükség, ha azt a Számv. tv. és az Áhsz. előírásai indokolják, vagy ha a szabályzat elfogadásakor fennálló körülményekben változás következik be, amely a változtatást szükségessé teszi. A módosítást a módosítási igény felmerülésekor azonnali hatállyal, de legalább a jogszabályban előírt határidőben kell végrehajtani. 3. A pénzkezelési szabályzat hatálya A gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv számviteli politikájában, úgy rendelkezett, hogy,- annak rendelkezéseit és a kapcsolódó szabályzatok hatályát kiterjeszti és kötelező érvényűvé teszi a hozzárendelt költségvetési szervek részére. Az Elszámolóház pénzkezelési szabályzatának hatálya kiterjed és kötelező az általa működtetett és a hozzárendelt gazdasági szervezettel nem rendelkező intézményekre, Társulásokra, illetve intézményeire (továbbiakban Intézmények) is. Jelen pénzkezelési szabályzatot az Intézmények keretszabályzatként kell, hogy alkalmazzák, a keretszabályok előírásain belül, azzal összhangban az intézményi sajátosságoknak megfelelően külön – a szabályzat kézhezvételét követő 30 napon belül kialakítják az adott Intézmény házipénztárára vonatkozó részletesebb előírásokat, úgy, hogy az Elszámolóház szabályzataiban foglalt előírásoktól eltérő, ellentétes rendelkezést az intézményre vonatkozóan nem tartalmazhat. Az intézmények pénzkezelési szabályzatának elkészítéséért, jóváhagyásáért az intézményvezetője a felelős, azzal, hogy az intézmény saját szabályzata elválaszthatatlan részét képezi az Elszámolóház szabályzatának. Fentiek betartását az Elszámolóház ellenőrzi. A pénztárost, a pénzkezelőt, az értékkezelőt minden esetben a jogszabályok szerinti felelősség terheli az általa kezelt készpénz, értékpapír és egyéb értéktárgy tekintetében. A felelősségvállalásról a 1. számú melléklet szerinti nyilatkozatot szükséges tenni. A pénztár/ellátmány kezelésével kapcsolatos feladatokat az arra kötelezett személyek munkaköri leírásában részletesen rögzíteni kell.
5
II. Bankszámla kezelés részletes szabályai 1. A pénzforgalom lebonyolítási rendje Az Elszámolóház az Alapító Okiratában, illetve a Szervezeti Működési Szabályzatában részletezett feladatai ellátásához szükséges pénzforgalmat – ide értve a hozzárendelt intézmények pénzforgalmának bonyolítását is - a következő pénzügyi eszközökkel bonyolítja le: Fizetési számlák közötti fizetések (átutalás): a fizetési számlák közötti számlapénzforgalom esetében a számla, a szolgáltatás ellenértékének kiegyenlítése mindkét fél esetében fizetési számláról történik, készpénz igénybevétele nélkül. Készpénz – helyettesítő fizetési eszköz: készpénz helyettesítő fizetésnél csak az egyik oldalon jelenik meg készpénz, a másik oldalon a fizetési számla (pl. postautalványon történő pénzkiutalás). Készpénzfizetés: készpénzfizetés esetén a számla, a szolgáltatás ellenértékének kiegyenlítése, illetve a bevétel beszedése esetén mindkét oldalon - a kifizetőnél és a kedvezményezettnél egyaránt - a készpénz jelenik meg. Bankkártyás fizetés: az a távolról hozzáférést biztosító elektronikus fizetés, amellyel az ügyfél - rendszerint személyazonosító kód, illetőleg más azonosító használata révén rendelkezhet a fennálló számla-követeléséről távközlési eszközzel, vagy számítógép útján biztosító egyéb eszközzel. A bankkártyás fizetés az étkezési térítési díjak beszedésekor alkalmazható, a készpénzfizetéssel egyenértékűnek minősül, viszont az 1 és 2 forintos címletű érmék bevonása következtében szükséges, kerekítés szabályairól szóló 2008. évi III. törvény 3. §-a alapján nem vonatkozik rá a kerekítési szabály. 2. Elektronikus pénzforgalom 1. Fizetési számla nyitása, vezetése és a kapcsolódó alszámlák Az Elszámolóház és az intézmények az operatív gazdálkodási célú pénzeszközeiket a Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlésének döntése alapján az OTP Bank Nyrt.-nél nyitott fizetési számlákon kezeli. A fizetési számlák számát és elnevezését a 2. számú melléklet tartalmazza. Az OTP Bank Nyrt-n (továbbiakban: Bank) kívül más pénzintézetnél fizetési számla nem nyitható. Valamennyi intézmény önálló fizetési számlával és ahhoz kapcsolódóan – szükség esetén – alszámlákkal rendelkezik. Az önálló fizetési számláikhoz kapcsolódóan az alábbi célból elkülönített alszámlák nyitását kezdeményezhetik az intézmények: o o o o
pályázati célra, fedezetbiztosításra, letéti pénzeszközök kezelésére, devizaforgalom lebonyolítására.
Az Elszámolóháznál a 11731001-15479226 számú fizetési számlához kapcsolódóan különösen a térítési és gondozási díjak elkülönítésére szintén alszámla rendszer került kialakításra. Az intézmények a Pécsi Közterület-felügyelet kivételével – legalább egy nem meghatározott célra kapott pénzeszközök kezelésére szolgáló elkülönített számlával rendelkeznek. Az intézmények részére devizaszámla, illetve alszámla nyitás az intézmények Elszámolóházhoz érkezett írásbeli kérelme alapján történhet. A számlanyitással és fenntartással kapcsolatos költségek 6
az intézményeket terhelik. A kérelemben fel kell tüntetni, hogy mely devizanemben történjen a számla megnyitása. A Bank felé a számlanyitást az Elszámolóház kezdeményezi. Devizaszámláról csak a számla devizanemében teljesíthető utalás, a számlaegyenleg év végi átértékelésének részletes szabályait az Elszámolóház számviteli politikája tartalmazza. Az intézmények, valamint fizetési számláik adataiban történő változások átvezetését az intézmények írásban kezdeményezik az Elszámolóház Pénzügyi Osztályvezetőjénél. Az Elszámolóház Pénzügyi Osztályának vezetője gondoskodik arról, hogy a Bank felé a változások jelzése a megfelelő időben és a megfelelő nyomtatványon megtörténjen. 2. Fizetési számla, alszámlák feletti rendelkezési jogosultság Az Elszámolóház fizetési számlái feletti rendelkezési joggal felruházott személyeket, azok aláírásait (3. számú melléklet), valamint a használandó bélyegzőlenyomatot a Pénzügyi osztály vezetője - az Elszámolóház Igazgatójának jóváhagyásával - aláírás-bejelentő nyomtatványon köteles bejelenteni. A számlák feletti rendelkezési jogot mindig 2 jogosult együttesen gyakorolja a megbízások aláírásával, illetve a bejelentett bélyegző lenyomatának használatával. Az Elszámolóház Igazgatója jelöli ki az aláírók személyét, az új aláírások nyilvántartása és az aláíró címpéldány eljuttatása a Bankhoz a Pénzügyi Osztály vezetőfeladatát képezi. Az intézmények fizetési számlái feletti rendelkezésre jogosultakat, valamint a használandó bélyegzőlenyomatot – mely minden esetben az intézmény bélyegzője – a Pénzügyi Osztály vezetője jelenti be a Bankba az aláírás-bejelentő nyomtatvány használatával. Az intézmények fizetési számlái feletti rendelkezési jogosultságot az intézmény és az Elszámolóház által kijelölt személyek közösen gyakorolják oly módon, hogy az egyik aláíró minden esetben az intézmény vezetője vagy az általa meghatározott személy, a másik aláíró pedig az Elszámolóház kijelölt munkatársa. A bejelentett aláírások a számla megszűnéséig vagy az aláírás bejelentés visszavonásáig érvényesek. Amennyiben a rendelkezésre jogosultak személyében változás következik be, az új aláírásbejelentésre az intézkedést haladéktalanul meg kell tenni. 3. Fizetési számlához kapcsolódó elkülönített számlák szükségessége, pénzforgalmára vonatkozó előírások Az elkülönített számlán az elkülönítést igénylő pénzeszközök kezelése bonyolódik. A pályázati források elkülönítésének abban az esetben kell külön elkülönített számlát nyitni, ha ezt a pályáztató a pályázat, támogatás nyújtásához előírja. Egyéb esetben egy elkülönített fizetési számlán több pályázati támogatás is nyilvántartható. Az elkülönített pénzek felhasználása (szállítói számlák utalása, személyi juttatások és egyéb bérjellegű kifizetések utalása) kizárólag arról a számláról történhet, amelyre a pályázati, és egyéb támogatói összeg megérkezett. Az elkülönített számlákat érintő - bérutalások az Intézmények saját - számú fizetési számlájáról kerülnek utalásra Elkülönített számlákat érintő pénztári kifizetéskor – az intézmények által készített, kontrolling munkatárs által egyeztetett - feljegyzés alapján havonta összesíteni kell az elkülönített pénzeszközök terhére felhasznált összeget és tárgyhót követő hó 5. napjáig meg kell, hogy történjen az átvezetés a megfelelő fizetési számlára. A kimutatott összegről az intézmények utalványrendelet kötelesek kiállítani. Abban az esetben, ha a támogatás odaítélésének nem feltétele az elkülönített fizetési számla megnyitása, akkor az intézmény elkülönített számláján kell kezelni a befolyó támogatást. A pályázati, vagy egyéb okból elkülönítendő pénzeszközök könyvelését minden esetben ügyletkódhoz kell kötni, 7
azt az utalványrendeleten fel kell tüntetni. Amennyiben az ügyletkód nem vagy nem megfelelően szerepel a bizonylaton, a FORRÁS SQL rendszerben szükséges módosítást kizárólag az intézmény vezetőjének írásbeli kérelme alapján lehet elvégezni. Továbbá, amennyiben az ügyletkód hiánya miatt téves fizetési számláról került átutalásra a pályázati kifizetés, az Intézmény Vezetőjének kérelméhez a fizetési számlák közötti átvezetésről szóló utalványrendelet is csatolandó. 4. Finanszírozás Az utalásokhoz szükséges finanszírozás az utalások napján kerül folyósításra, a tényleges fizetési igény és az intézmények fizetési számláin rendelkezésre álló összeg különbözeteként, kiskincstári rendszer keretében. Az Elszámolóház és az intézmények finanszírozása kiskincstári finanszírozási rendben működik, melynek célja a valós finanszírozási igény kimutatása. Irányító szervtől kapott támogatást (intézményfinanszírozást) csak olyan mértékben lehet igénybe venni, amilyen mértékben azt a tényleges szükségletek indokolják. A valós finanszírozási igény kimutatásához az intézmények havonta finanszírozási tervet készítenek heti bontásban, melyben intézményenként kerül meghatározásra a tényleges finanszírozási igény. A finanszírozási terveket az Elszámolóház Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztálya összesíti és felülvizsgálja, az Elzámolóházát jóváhagyatja a Klebelsberg Intézményfenntató Központ Pécsi Tankerületével. Az általa elfogadott finanszírozási igényt az Elszámolóház jelzi Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Pénzügyi Főosztályának (továbbiakban: Pénzügyi Főosztály) a meghatározott időpontig. Pénzügyi Főosztály a jóváhagyott finanszírozás összegét jelzi az OTP Bank Nyrt felé, mely alapján történik az Önkormányzati támogatás intézményi számlákra történő hitelkeret beállítása. Kifizetés kizárólag a jóváhagyott finanszírozási engedélyek alapján történhet. A fenntartó külön utasításban szabályozhatja az intézményfinanszírozás módját, ez esetben az utasításban foglaltak szerint kell eljárni, melynek részletes eljárásrendje külön kerül meghatározásra. 5. Átutalások rendje A beszerzések, megrendelések kifizetése során az átutalásos fizetési módot kell előnyben részesíteni. A kifizetések elrendelését az intézmények kezdeményezik utalványrendelet (4. számú melléklet) kitöltésével, a szükséges mellékletek csatolásával. Pénzügyi teljesítésre csak szabályosan kiállított, eredeti bizonylatok és teljesítésigazolt, érvényesített, utalványozott és kontrolling által ellenőrzött dokumentumok alapján kerül sor. Szabályosan, hiánytalanul kiállított utalványrendelet nélkül átutalás nem kezdeményezhető. Az utalványrendelet kitöltése során, amennyiben a kedvezményezett az OTP Bank Nyrt-nél vezet bankszámlát, akkor az elsődleges, jóváírandó bankszámlának ezt kell tekinteni. Az alapbizonylatnak (szállítói számla, könyvelési bizonylat, megbízási szerződés stb.) minden esetben eredetinek kell lennie. Amennyiben az eredeti számla valamilyen okból nem áll rendelkezésre, hiteles másolatot kell beküldeni, melyhez jegyzőkönyvet kell csatolni az eredeti számla hiányának okáról. Az egy hónapnál régebben kiállított számla kizárólag rendkívül indokolt esetben számolható el, melyet az intézmény köteles írásban indokolni. 1. Átutalások teljesítésének további előírásai Az Elszámolóház és az intézmények kötelezettségvállalói a megrendelések és szerződések megkötésének esetében a likviditási lehetőségektől függően minimum 15, maximum 60 napos fizetési határidő kikötésére kell, hogy törekedjenek. A Közbeszerzési értékhatár alatti beszerzésekről szóló belső szabályzat szerint, ha a beszerzésért fizetendő ellenszolgáltatás összege a nettó 400 ezer forintot meghaladja, de nem éri el a közbeszerzési eljárásokra irányadó aktuális nemzeti értékhatárokat, abban az esetben a beszerzésre legalább három árajánlat bekérését követően kerülhet csak sor. Kivételt képeznek a tevékenység 8
speciális jellegére tekintettel kizárólag adott szolgáltatótól igénybe vehető megrendelések és beszerzések. A három árajánlatot (vagy hitelesített másolatát), valamint a beszerzési eljárás eredményét tükröző jegyzőkönyvet (5. számú melléklet) a kötelezettségvállalás dokumentumához csatolni szükséges. Kivételt képező esetben egy rövid feljegyzést szükséges csatolni (ha rendszeresen előforduló kifizetésre vonatkozik, elég egy esetben), mely tartalmazza az eljárás mellőzésének indokát. Amennyiben a szerződésben foglalt ellenszolgáltatás összege az egymillió forintot meghaladja, de nem éri el a nemzeti értékhatárok alatti értékű közbeszerzésekre vonatkozó aktuális értékhatárt, a kifizetést kezdeményező intézménynek a kötelezettségvállalás dokumentumához csatolnia kell Pécs Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala Pénzügyi Főosztály Adóügyi Osztálya által, a szerződés aláírását megelőző 15 napon belül kiállított igazolást, vagy a köztartozásmentes adatbázisból nyomtatott igazolást, melyben a szerződő fél igazolja, hogy nincs helyi adó tartozása. Csak az említett igazolás birtokában teljesíthető kifizetés a szerződő fél részére. Amennyiben a szerződő fél nem rendelkezik pécsi székhellyel, telephellyel, akkor erre a tényre utaló nyilatkozatot a kötelezettségvállalás mellékleteként csatolni kell. 2. Az átutalások lebonyolításának operatív folyamata A fizetési számláról történő átutalásokat az OTP Bank Nyrt által rendelkezésre bocsátott Elektra rendszerében, hetente két alkalommal, kedden és csütörtökön az Elszámolóház végzi, az intézményekben átutalás nem történik. A fenti időpontoktól eltérően csak kivételesen indokolt esetben teljesíthető átutalás, az intézmények írásbeli kérelmei és indoklásai alapján. Az átutalások időpontja a Pénzügyi Főosztály utasítása alapján változhat, melyről az Elszámolóház értesítést küld az intézmények részére. A szállítói számlák kiegyenlítése a fizetési határidők szerint, a fent említett utalási napokon történik. A fizetési határidőnél korábban történő utalás csak indokolt esetben történhet, az intézmény ezen igényét és indokát a számla átadásakor, az erre szolgáló nyomtatványon (6. számú melléklet) kell, hogy jelezze. A fizetési határidőt közvetlen megelőzően, illetőleg a fizetési határidő lejáratát követően az Elszámolóházhoz került szállítói számlák pénzügyi teljesítésére legkorábban a beérkezést követő utalási napon kerül sor. A személyi juttatások és a nem szállítói számla alapján történő kifizetések teljesítése a hétfő 1100 óráig beérkezett bizonylatok esetében a következő munkanapon, kedden, a szerda 11 00 óráig beérkezettek esetében a következő munkanapon, csütörtökön történik. (Amennyiben a kedd vagy/és a csütörtök munkaszüneti napra esik, az átutalások rendje előzetes értesítés alapján történik.) Személyi juttatások utalása esetén a számfejtési adatokhoz a KIR rendszerből nyomtatott OTP kísérő listát kötelező csatolni.*1 Az átutalásra kerülő szállítói számlák fizetési határidő szerinti leválogatása és gépi rögzítése a FORRÁS SQL rendszerből történik, fizetési határidő szerint. Az intézményi hóközi személyi juttatások és bér jellegű kifizetések, valamint az egyéb utalások rögzítése egyedileg történik. Az átutalások teljesítéséhez az OTP Elektra rendszerében rögzített tételekről lista készül, amely a tételeket összeg és tételszám szerint fizetési számlánként és intézményenként összesíti. A listát a rögzítő személy a bizonylatokkal történő összehasonlítást követően aláírja. Az utalás megkezdése előtt elektronikus kettős aláírást kell végrehajtani a 3. számú melléklet szerint. Az elektronikus aláírást megelőzően szükséges az ellenőrzéseket az alábbi módon elvégezni. A Pénzügyi Osztály kijelölt pénzügyi (fő)előadója minden egyes utalási napon az utalást megelőzően tételesen ellenőrzi az átutalások és az alapbizonylatok valamennyi adatát összeghatártól és fizetési jogcímtől függetlenül. Az ellenőrzés tényét a listán aláírásával igazolja. A Pénzügyi Osztály vezetője, mint elektronikus aláírásra jogosult, ellenőrizni köteles az 500 eFt feletti tételek 50%-át, melyet aláírásával igazol az átutalási listán. A másik aláírónak – az elektronikus aláírást megelőzően – pedig ellenőriznie kell, hogy az átutalások és az alapbizonylatok előzetes dokumentált ellenőrzése megtörtént-e. Az ellenőrzés tényét a listán aláírásával igazolja. 1
9
2014.05.05-től hatályos
A lehetséges aláírók körét a Gazdasági vezető jelöli ki, az adott napon aláírást és ellenőrzést végzőket a Pénzügyi Osztályvezető nevezi meg. Az ellenőrzést követően kezdhető meg a tényleges utalás két lépésben, a következők szerint:
első lépés: az Elszámolóház fizetési számláján rendelkezésre álló számla egyenlegből a tényleges terhelésnek megfelelő összegek átvezetése az intézményi fizetési számlákra vagy az intézményi elkülönített, illetve devizaszámlákra, második lépés: az átvezetett finanszírozásból a személyi juttatások és egyéb bérjellegű és számlás kifizetések átutalása.
Az átutalást követően a gépi listát, az utalványrendeletet, valamint a számlát „ÁTUTALVA” felirattal és aktuális dátumbélyegzővel kell ellátni. Az Elszámolóház számlabefogadó munkatársai az intézményektől csak a 9. sz. melléklet, az osztályonkénti összesítő alapján beküldött iratanyag átvételére kötelesek, amelyen tételesen kell felsorolni a beküldött iratanyag tartalmát. Az összesítőt 2 példányban kell készíteni., melyből 1 pld az intézményé és 1 pld az Elszámolóházé, melyeken az átadás-átvétel igazolásra kerül. 6. Bevételek fizetési számlán történő bonyolításának rendje Az Elszámolóház és az intézmények fizetési számlájára és a kapcsolódó alszámlákra érkező befizetések jóváírása Átutalási megbízás: intézményfinanszírozás, támogatások, átvett pénzeszközök, kiszámlázott termékek és szolgáltatások ellenértéke, egyéb befizetések Készpénz átutalási megbízás: beszedett térítési díjak, készpénzes átutalási megbízások, egyéb befizetések alapján történik. 1. Az Elszámolóház nevében szedett térítési díjak (étkeztetés, intézményi ellátási díj bevételek) számlázásának, elszámolásának eljárás rendje Az Elszámolóház nevében szedett térítési díjak (étkezési díj, intézményi ellátási díj) beszedése az intézmények gazdasági ügyintézői által kiállított számlák ellenében történik. Az étkezési térítési díjak számlázása a köznevelési intézményekben PZS-Soft programmal, a szociális intézményeknél (Integrált Szociális Intézmény) az étkezési térítési díjak és az intézményi ellátási díjak számlázása a CARE programmal történik. A naponta készpénzben, bankkártyás (POS terminálon történő) befizetéssel (esetleg átutalással) beszedett térítési díjak összesítésre kerülnek a programok segítségével, melyről egy számlaösszesítő készül. A készpénzben teljesített végösszeget az intézmények adott napon, indokolt esetben másnap kötelesek befizetni az Elszámolóház megfelelő bevételi bankszámlájára, vagy kötelesek elszállíttatni a szerződéses pénzszállító céggel. Azoknál az intézményeknél, ahol működik a bankkártyával történő térítési díjfizetés, ott a számlázó programból előállított bizonylat ellenében bankkártya számlára közvetlenül történik a befizetés. Az intézményeknél bevételeket beszedő gazdasági ügyintéző az Elszámolóház Gazdasági Vezetőjétől kapott megbízás alapján jogosult az Elszámolóház nevében térítési díjat számlázni és beszedni. (29. sz. melléklet szerint) A mindenkori Vásárolt közétkeztetés megrendelésének és teljesítés igazolásának szabályzata alapján a PZS-Soft programmal kiállított számlákhoz az intézményeknek- ki kell nyomtatni és be kell küldeni az Elszámolóház számlabefogadására a havi szintű feladatok elvégzéséhez szükséges dokumentációt.: 10
Az étkezési térítési díj beszedési napokon zárás után - ki kell nyomtatni az ÁFA összesítőt- tételesen, külön-külön fizetési módonként, időszaka kizárólag az a nap, amelyen a beszedés megtörtént, és másnap beküldeni az Elszámolóház könyvelőjének. Az ügyintéző és az intézmény vezetőjének felelőssége a programmal kiállított számlák és számlaösszesítések ellenőrzése, egyeztetése és eljuttatása az Elszámolóházhoz. Az Elszámolóház köteles folyamatba épített ellenőrzés vagy jogosult a belső ellenőrzés révén szúrópróbaszerűen ellenőrizni a részére beszedett térítési díjak beszedésének szabályszerűségét, teljes körűségét. 2. Az intézmények által intézményi költségvetés javára beszedett térítési díjak (saját konyhás élelmezés, Társulás intézményei esetén) és egyéb bevételek számlázásának, elszámolásának eljárás rendje A gazdasági ügyintéző a MenzaSzoft III. program, ill. a CARE program segítségével a beszedett térítési díjakról számlát köteles kiállítani. A számlák összesítése alapján a bevételeket saját fizetési számlájára köteles befizetni, vagy pénzszállító cég közreműködésével a bankba eljuttatni. Egyéb, nem térítési díj bevételek beszedéséről köteles minden esetben számlát a FORRÁS SQL program segítségével kiállítani és a bevételeket saját fizetési számlájára befizetni, vagy pénzszállító cég közreműködésével saját szerződése alapján a bankba eljuttatni. 7. Bankszámlakivonat, napi egyeztetés A fizetési számlákon történt terheléseket és jóváírásokat a bankszámlakivonatok tartalmazzák. A bankszámla kivonatok forgalmának könyvelését követően a könyvelőnek, minden esetben egyeztetni kell a FORRÁS SQL rendszerben rögzített egyenleget a bankszámla kivonat záró egyenlegével, az egyezőséget minden esetben biztosítani kell. Az intézmények kötelesek a székhelyükre érkező bankszámlakivonatokat legkésőbb a kézhezvételt követő munkanapon az Elszámolóháznak megküldeni.
III. Készpénzforgalom, házipénztár és ellátmány kezelési szabályok Házipénztár fogalma: az Elszámolóház, valamint az intézmények feladatainak ellátásához, valamint a működtetéséhez szükséges készpénz (forint és valuta) megőrzésére, forgalmának lebonyolítására kijelölt helyiség, vagy helyiségrész, amelyben a készpénz és az egyéb értékek elhelyezéséhez és őrzéséhez kellő biztonságot nyújtó berendezések vannak. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatok kiállítása, a házipénztár kezelése a Forrás SQL program megfelelő moduljában történik. A házipénztárban kell kezelni
a fizetési számláról felvett készpénzt, a készpénzben teljesített befizetéseket, az értékpapírokat, az egyéb értékeket.
Házipénztárak működése Formai előírások a pénztárhelyiségekre vonatkozóan: a „Pénztár” felirat kifüggesztése a helyiségen kívül, a pénztár nyitvatartási idejének kifüggesztése, 11
a pénztárhelyiségen belül jól látható helyen ki kell függeszteni a pénztáros, illetve a pénztáros helyettes arcképével, nyomtatott és írott aláírásával készülő táblát, mely elsősorban a befizető személy számára biztosítja a beazonosításhoz szükséges információkat. Az Elszámolóház központi házipénztára - Pécs, 7621, Bercsényi u. 3. Pénztári órák az Elszámolóház házipénztárában, Hétfő: Kedd: Szerda: Csütörtök: Péntek:
8 - 12-ig 8 - 12-ig 8 - 12-ig 8 - 12-ig 8 - 10-ig
Az intézmények házipénztárainak címét a 8. számú melléklet tartalmazza. Indokolt esetben a fenti időpontoktól esetenként el lehet térni, rendkívüli nyitva tartást kizárólag az Elszámolóház igazgatója rendelhet el. Az intézményekben működő pénztárak nyitva tartási idejét az intézmény vezetője köteles meghatározni és az Elszámolóház részére írásban bejelenteni. Az intézmények házipénztára esetében az intézményvezető rendelhet el rendkívüli nyitva tartást, melyről az Elszámolóházat az elrendeléssel egyidejűleg tájékoztatni köteles. A pénztárosnak gondoskodni kell az utalványozásra jogosult személyek, illetve készpénzfelvételi bizonylat aláírására jogosult személlyel névsorának, aláírásának jól látható helyre történő kifüggesztéséről., ill. szükség esetén annak aktualizálásáról.
1. Készpénzállományt érintő pénzmozgások jogcímei A házipénztár az intézmények forintban felmerülő készpénzfizetéseinek teljesítésére, forintbevételeinek beszedésére létesült. Az Elszámolóház forintban vezet házipénztárt. A készpénzállományt növelő bevételként kell elszámolni: a fizetési számláról felvett készpénzt, a készpénzben teljesített szolgáltatások ellenértékét, a készpénzigénylés elszámolásra összegének, előlegek visszafizetését, egyéb bevételt. A készpénzállományt érintő kifizetésként kell elszámolni: a pénztárból fizetési számlára befizetett készpénzt, a tevékenységet szolgáló eszközök beszerzése, szolgáltatás igénybevétele érdekében felmerült készpénz kifizetéseket, egyéb kifizetéseket (pld. segélyek, támogatások), készpénzigénylést elszámolásra, ellátmány a működtetett intézményegységek részére.
12
2. Készpénzben teljesíthető kifizetések, bevételek beszedésének előírásai Pénzügyi teljesítésre csak szabályosan kiállított, eredeti bizonylatok, teljesítés igazolt, érvényesített, utalványozott dokumentumok alapján kerül sor. Szabályosan, hiánytalanul kiállított utalványrendelet nélkül kifizetés nem teljesíthető. A költségvetési szerv a következő kifizetések teljesítésére vehet fel készpénzt házipénztárába költségvetési számlájáról az 5/2014. (III. 3.) önkormányzati rendelet alapján: jogszabályban meghatározott szociális vagy gyerekvédelmi pénzbeli juttatás személyi juttatás körében: o közfoglalkoztatottak személyi juttatása o fizetési előleg o alkalmazottak munkába járási költségtérítése készpénzelőleg természetes személy részére pénzbeli kártalanítás vagy kártérítés természetes személy részére ingatlan vételárának kifizetése 100.000 Ft bruttó összegig egyéb jogcímen történő kifizetés ellátottak részére személyi térítési díj visszafizetése ellátottak pénzbeli juttatása alkalmazottak belföldi kiküldetése üzemanyag elszámolás esetén. A házipénztárban beszedett bevételeket az intézményi kiadások teljesítésére nem használhatja fel az intézmény, köteles a bevételeket haladéktalanul, legkésőbb a beszedést követő munkanapon az intézmény fizetési számlájára befizetni. A bevételek befizetése nem szükséges, amennyiben a napi pénztári jóváírás, befizetés összege nem éri el az 50 000 Ft-ot. A kulturális feladatokat ellátó intézményekre a bevételek fizetési számlára történő haladéktalan befizetése nem vonatkozik, tekintettel tevékenységük speciális jellegére. A fizetési számlára történő befizetés kötelező, amennyiben a házipénztár záró egyenlege meghaladja a jogszabály által előírt, az intézményi pénzkezelési szabályzatban meghatározott maximális záró készlet értékét. 3. Pénztárak tárgyi és biztonsági feltételei Az intézménynek a rendelkezésére álló helyiségei közül a vagyonvédelmi szempontok figyelembevételével kell kijelölnie házipénztárának helyiségét, amely biztosítja a pénztárban lévő készpénz, nyomtatvány, és egyéb értékek tűz és betörés elleni védelmét. Ennek teljes körű, és az Elszámolóház Pénzkezelési Szabályzatában foglaltak tekintetében részletesebb kialakításáról saját Pénzkezelési Szabályzatában rendelkeznie kell, kiemelve az ellenőrizhetőség, a felelősség, és a pénzkezelés biztonságának kérdését. A vagyonvédelmi rendszer a házipénztár esetében a következőkre terjed ki: a fizikai védelemre, az adatok védelmére, a pénztáros személyének védelmére, a pénzforgalom szabályosságára. A pénztár a biztosító társaságoknál a vagyonbiztosítási szerződésekben előírt védelmi előírások fokozott figyelembevételével kerülhet kialakításra, a feltételeket folyamatosan biztosítani kell. Az Elszámolóház pénztárhelyiségét vasráccsal és riasztórendszerrel látta el. Vasrács védi az udvari ablakot és az ügyféltérbe nyíló ajtót. A pénztárablak védelme belülről zárható, elhúzható ajtóval történik. A készpénz és a pénztárban őrzött egyéb értékek védelmét a kétzáras, tűz és betörésbiztos páncélszekrény biztosítja.
13
Az elkülönített pénztárhelyiségben a pénztáros, pénztár helyettes és az pénztárellenőr (pénztárellenőrzés időszakára), illetőleg a készpénz felvételt és a készpénzbefizetést, elszámolást végrehajtó személy(ek) kivételével másoknak benn tartózkodni tilos. 1. A Pénztárhelyiség kulcsai A pénz tárolására szolgáló helyiség kulcsának első példányát a pénztáros kezeli. A pénztárhelyiség kulcsainak másodpéldányát az első példányt kezelő által a ragasztón átírt, lezárt borítékban, biztonsági zárral felszerelt íróasztalban, szekrényben a gazdasági vezető őrzi. A kulcsok bármely példányának elvesztését követően - a kulcsok kezeléséért felelős személy jelzése alapján - azonnal ki kell cserélni a zárat. 2. Páncélszekrény, lemezszekrény kulcsai A kétzáras páncélszekrény egyik kulcsát a pénztáros, a másik kulcsot a gazdasági vezető kezeli. A pénztári kulcsokról köteles a pénztáros olyan nyilvántartást (7. számú melléklet) vezetni, melyből megállapítható, hogy a kulcsok mikor, milyen okból, meddig és kinél voltak. A kulcs átadását - átvételét annak kezelője a nyilvántartásban aláírásával igazolja. Ha a kulcsok bármely példánya elveszett, eltört, vagy a zár elromlott, azt azonnal jelenteni kell az Elszámolóház igazgatójának, aki a szükséges intézkedéseket haladéktalanul megteszi. Ha a pénztáros munkahelyét - akár csak rövid időre is - elhagyja, köteles a pénzt a páncélszekrényben elhelyezni, és a pénztárhelyiség ajtaját lezárni. A pénztárhelyiségben egy lemezszekrény található, mely a szigorú számadású bizonylatok őrzését szolgálja. A lemezszekrény kulcsának első példányát a pénztáros, másodpéldányát az első példányt kezelő által a ragasztón átírt, lezárt borítékban, biztonsági zárral felszerelt íróasztalban, szekrényben a gazdasági vezető őrzi. 3. Pénztárátadás Pénzt átadni, illetve átvenni kizárólag a pénztárhelyiségben lehet, onnan értékcikket, pénzt elvinni más helyiségbe az arról készült bevételi, illetve kiadási pénztárbizonylat, illetve egyéb nyilvántartási jegyzék hiányában tilos. A Pénztár átadás-átvételi jegyzőkönyvet a 13. sz. melléklet tartalmazza, melyet kizárólag akkor lehet alkalmazni, ha a FORRÁS SQL program nem működik. Egyebekben a Pénztár átadás-átvételi jegyzőkönyvet a FORRÁS SQL programban kell elkészíteni. A pénztáros akadályoztatása esetén történő pénztár felnyitásra az Elszámolóház Gazdasági Vezetője, vagy az általa megbízott személy jogosult. A pénztár felnyitásnál
a gazdasági vezetőnek a pénztárellenőrnek és a pénztárat átvevő személynek jelen kell lennie.
A pénztár - bármilyen ok miatti - felnyitásáról, az ott talált készpénz, értékek átadásáról jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: 14
a jelenlevők nevét, a pénztár felnyitásának időpontját, okát, a pénztárban talált készpénz összegét címletenként, egyéb értékeket, szigorú számadású nyomtatványok sorszámát, darabszámát, pénztárnapló utolsó bejegyzési tételszámát, az utolsóként felhasznált kiadási- és bevételi pénztárbizonylat sorszámát, a rontott bizonylatok darabszámát, sorszámát, a pénztárat átvevő személy átvételre vonatkozó nyilatkozatát,
a jelenlevők aláírását. 4. Készpénzkezelés személyi feltételei, feladatkörei és összeférhetetlenségi szabályai Az intézmények saját Pénzkezelési Szabályzatukban határozzák meg a készpénzkezelésük személyi feltételeit, munkaköreit, különös tekintettel a pénztárosok, pénzkezelők, gazdasági ügyintézők feladat és felelősségi körére. A pénztárost, pénztár helyettest, pénztárellenőrt az intézmény vezetője köteles a feladattal megbízni. A megbízások a Szabályzat 10. számú, 11. számú és 12. sz. mellékleteit képezik. Az Elszámolóház Gazdasági vezetője írásbeli megbízást ad házipénztári kifizetések esetében az Intézmények által foglalkoztatott „Kincstárnoknak” az érvényesítési feladatok ellátására, ezért az Intézményeknek az összeférhetetlenségi szabályok figyelembe vételével kell kialakítani a Kincstárnokok munkaköreit. E feladatok tekintetében is gondoskodni kell a megfelelő helyettesítésről, akadályoztatás és összeférhetetlenség esetére is. Az intézmények kötelesek igazolni az említett személyek jogszabályi rendelkezésben előírt végzettségét, valamint személyi változás esetén kötelesek haladéktalanul értesíteni az Elszámolóházat a bekövetkezett változásról, illetve az aláírási jogosultságok megváltozása esetén az új aláírási címpéldányról. Az összeférhetetlenségi szabályok, pénztáros feladatai, pénztáros helyettes feladatai, valamint a pénztárellenőr feladatai tekintetében az Elszámolóháznál ismertetett szabályok az irányadók, attól eltérni kizárólag részletezettebb módon lehet. Az Elszámolóház készpénzkezelését, a házipénztár zavartalan és biztonságos működését az alábbi feladatkörök ellátásával megbízott személyek útján a Gazdasági vezető köteles biztosítani: pénztáros, pénztáros helyettes, pénztárellenőr. A házipénztárt a pénztáros (helyettesítése esetén pénztáros helyettes) önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. A pénztáros munkakörének elfoglalásakor ezt a tényt írásbeli nyilatkozatban kell rögzíteni. A nyilatkozat megőrzéséért a személyi anyagokat kezelő dolgozó a felelős. 1. Pénztáros feladatai A pénztáros a rábízott készpénzt és értékeket (szigorú számadású nyomtatványokat) fajtánként elkülönítve – kizárólag erre a célra használt – nappal is zárva tartott, biztonsági zárral ellátott páncélszekrényben köteles tartani. A pénztáros feladata a pénztárban tartott készpénz, értékpapír kezelése és megőrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése, az alábbiak szerint: 15
a készpénz szükséglet felmérése, a készpénz igénylése, a befizetett készpénz átvétele, az utalványozott teljesítések kifizetése, részvétel a készpénz pénzintézetben történő felvételében, a fizetési számláról felvett pénz haladéktalan bevételezése, a pénztárban tartott készpénz és értékek, szigorú számadású nyomtatványok szabályszerű nyilvántartása, kezelése, megőrzése, az alapbizonylatok elfogadás előtti alaki és tartalmi felülvizsgálata (lásd részletesen a Bizonylatkezelési Szabályzatban), a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok kiállítása, aláírása, rontott, javított bizonylatokkal történő elszámolása, a hiba okának megnevezése és erről feljegyzés készítése, valamint a helyesbített pénztárbizonylat kiállítása, kiadási pénztárbizonylat alapbizonylatának érvénytelenítése az „Elszámolva” bélyegzővel, kiadási pénztárbizonylaton a pénz átvevőjének személyi igazolványszámának feltüntetése, a pénztárzárlatra vonatkozó előírások betartása, a heti pénztárjelentés elkészítése, és eljuttatása az Elszámolóház részére a tárgyhetet követő hét keddig, a nyilvántartások, elszámolások vezetése,
a pénztárjelentés folyamatos vezetése, a bizonylati fegyelem, a vagyonvédelmi- és az adatvédelmi előírások betartása, pénztári adatszolgáltatások elkészítése, pénzforgalomhoz kapcsolódó szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása.
A pénztáros jogállását, teendőit, felelősségét a munkaköri leírása részletezi, egyéb feladatot a Gazdasági vezető (ill. az intézménynél az intézményvezető) előzetes írásbeli megbízása alapján végezhet, abban az esetben, ha az nem összeférhetetlen a pénztárosi munkakörrel. 2. Pénztáros helyettes feladatai A pénztáros helyettese a házipénztár kezelését akkor veszi át, amikor a pénztáros valamely oknál fogva munkakörét nem tudja ellátni. Helyettesítéskor feladatai, felelőssége azonosak a pénztároséval. Amennyiben a pénztárost helyettesíteni kell, vagy végleg távozik, pénztárzárlatot kell tartani, a pénztári nyilvántartásokat szabályszerűen le kell zárni. A pénztárzárlatnál, valamint az átadásnál jelen kell lennie: az átadónak, (pénztárosnak, vagy akadályoztatása esetén a közvetlen vezetőjének), az átvevőnek, (pénztáros helyettes), a pénztárellenőrnek. A pénzen kívül a kulcsokat, bizonylatokat, nyilvántartásokat át kell adni a helyettesnek, aki köteles meggyőződni az elszámolások helyességéről, az átvett értékek meglétéről. A pénztár átadásáról-átvételéről jegyzőkönyvet kell felvenni 13. számú melléklet szerint, amit a jelenlévőkkel alá kell íratni, és a pénztárjelentés mellékleteként meg kell őrizni. A jegyzőkönyvek év elejétől folyamatosan számozottak, szigorú számadás alá vonandó dokumentumok. 3. Pénztárellenőr feladatai A pénztárellenőri feladatokat Gazdasági vezető (ill. az intézménynél az intézményvezető) által megbízott büntetlen előéletű személy láthat el megbízás alapján. A pénztárellenőrt távolléte esetén a Gazdasági vezető (ill. az intézménynél az intézményvezető) megbízásából olyan munkatárs helyettesítheti, akinek munkaköri leírásában szerepel ez a feladatkör. Az alaki és tartalmi ellenőrzés során az ellenőrnek meg kell vizsgálni az alapbizonylatokat és a pénztári bizonylatokat az alábbiak szerint. Alapbizonylatok tekintetében ellenőrzési szempontok: az alapbizonylatokat az arra jogosult személyek utalványozták-e, érvényesítették, és a szükséges ellenőrzések megtörténtek-e, az alapbizonylatokon történtek-e szabálytalan javítások dátumban és/vagy értékben, az alapbizonylaton végzett számítások helyesek-e, hiánytalan-e az adattartalom, a pénztári bizonylat adatai az alapbizonylat adataival megegyeznek-e. Pénztári bizonylatok tekintetében ellenőrzési szempontok: a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokhoz csatolták-e a szükséges mellékleteket, megfelelő számban és eredetben, a pénztári be- és kifizetések bizonylatolására a megfelelő nyomtatványt használták-e, a pénztárbizonylatokon lévő számítások helyesek-e, nincs-e javítás dátumban és/vagy értékben, a pénztárbizonylatokon szerepelnek-e a megfelelő aláírások, a pénzkifizetéseknél a megfelelő aláírások szerepelnek (érvényesítő, utalványozó, szakmai teljesítést igazoló), az aláírások egyeznek-e a nyilvántartott aláírásokkal, a pénzkifizetéseknél csatolták-e a meghatalmazást abban az esetben, ha a készpénzt nem a jogosult vette fel személyesen, és a meghatalmazás szabályos-e, a kiadási pénztárbizonylaton szerepel-e a pénzfelvevő személyi igazolvány száma, a rontott bizonylatok és azok javítása fellelhető-e megfelelő darabszámban, a helyesbített bizonylat kiállításra került-e, megfelelő feljegyzés készült-e a hiba okáról, és azt a pénztáros aláírta-e. 16
A pénztárjelentés, valamint a kimutatott pénzkészlet, értékek meglétének ellenőrzése során a pénztárellenőrnek ellenőriznie kell, hogy a pénztárjelentésbe bevezetett tételekkel kapcsolatban megvannak-e az alapbizonylatok és a pénztári bizonylatok, mind a bevételi, mind a kiadási, mind a rontott tételek megfelelő számban és értékben szerepelnek-e, a tényleges pénzkészlet összege megegyezik-e a pénztárjelentés adatával, a házipénztár zárókészlete alatta van-e a megengedett mértéknek, pénztárban lévő egyéb értékek, szigorú számadású nyomtatványok fellelhetőek-e, azokról vezetett nyilvántartás folyamatos-e, azok sorszámozása hézagmentes-e, azokon szerepelneke az átadás-átvételi aláírások, dátumok, sorszámok. A kézzel kiállított pénztári alapbizonylatok használatakor különösen ellenőrizni köteles: a jegyzőkönyvet vagy feljegyzést, ami a kézi pénztári bizonylat kiállítását lehetővé teszi, valamint az ezt engedélyező vezető aláírását, a bizonylattömb sorozatszámát, amely a központosított beszerzés miatt nyilvántartásba került, és amelynek átvételét aláírás igazolja, a kiállított bizonylatok sorszámát, azok folyamatosságát, a kézi bizonylattömbben lévő rontott bizonylatszámokat, a hiba okát és annak feljegyzését a pénztáros aláírásával együtt, valamint a kiállított helyesbített bizonylat meglétét, ennek hiányában az indoklást, a kézzel kiállított pénztárbizonylatok a FORRÁS SQL rendszerbe ismételten kiállításra kerültek-e, a kézi pénztárbizonylat sorszámára hivatkozva. A pénztárellenőr köteles az ellenőrzött okmányokat, pénztárjelentést, értékek nyilvántartását aláírásával ellátni. A pénztárellenőri feladatokat naponta kell elvégezni. Amennyiben a pénztárellenőr a házipénztár kezelésénél mulasztást, szabálytalanságot, vagy a pénzkezelésre vonatkozó rendelkezésekkel ellentétes eljárást tapasztal, erről jegyzőkönyvet kell felvennie, és azt a pénztárossal, illetve a szabálytalanságot előidéző dolgozóval alá kell íratnia. A jegyzőkönyvet az intézkedésre jogosultnak, a gazdasági vezetőnek haladéktalanul át kell adnia. A pénztárellenőrt nem lehet megbízni - még ideiglenesen sem - a pénztárosi feladatok ellátásával. 4. A munkakörök kialakításánál figyelembe vett összeférhetetlenségi szabályok A pénztárosi feladatok ellátására arra szakmailag alkalmas, büntetlen előéletű személyek - pénztáros, továbbá pénztáros-helyettes - kerülhet kinevezésre, ill. megbízásra. A pénztárost nem lehet megbízni: a bankszámla feletti rendelkezési jogosultsággal, a pénztári ellenőri feladatokkal, utalványozási, érvényesítési és ellenjegyzési joggal, a pénztár- és fizetési számlaforgalom rögzítésével, bérelszámolási feladatokkal, a házipénztárban tárolt idegen pénzek és értékek feletti rendelkezési jogosultsággal. Nem lehet pénztáros és helyettese olyan dolgozó, akinek munkaköre a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen. Összeférhetetlen munkakörben dolgozónak kell tekinteni: a pénzügyi, könyvelési, a munkaügyi részlegek azon dolgozóit, akik utalványozási vagy pénztárra vonatkozó ellenőrzési joggal vannak megbízva, a házipénztárral kapcsolatosan közvetlen ügyintézői tevékenységet látnak el, továbbá a pénztárosnak és helyettesének a Ptk. szerinti közeli hozzátartozói. A Közeli hozzátartozót a Ptk. 8:1. §-ban meghatározottak szerint kell figyelembe venni: E törvény alkalmazásában 17
1. Közeli hozzátartozó: a házastárs, az egyeneságbeli rokon, az örökbefogadott, a mostoha- és a nevelt gyermek, az örökbefogadó-, a mostoha- és a nevelőszülő és a testvér; 2. Hozzátartozó: a közeli hozzátartozó, az élettárs, az egyeneságbeli rokon házastársa, a házastárs egyeneságbeli rokona és testvére, és a testvér házastársa;
5. Intézményi házipénztárak ellenőrzése Az Elszámolóház igazgatója negyedéves rendszerességgel pénztárellenőrzésére vonatkozó dokumentumait.
megkérheti
az
intézmények
6. A pénztári készpénzkezelés eljárási rendje, napi záró pénzkészletállomány nagysága, készpénz szállítás módja 1. Szükséges pénzkészlet biztosítása A házipénztár pénzszükséglete kizárólag a fizetési számláról felvett készpénz útján biztosítható, figyelembe véve a jelen Szabályzat III/2. pontjában rögzített előírásokat. A házipénztár pénzszükségletének meghatározása és biztosítása a pénztáros feladata, aki a pénzszükséglet kalkulálásakor kizárólag a várható kiadásokat veszi figyelembe a pénzkészlet biztosításakor, és figyelmen kívül hagyja a várható bevételeket. Az intézmények esetén a felvehető készpénz maximum a finanszírozási tervben megjelölt összeg. A készpénzkeret felhasználása a havi finanszírozási tervben kötelezően megtervezésre kell, hogy kerüljön, a finanszírozási tervben meghatározott készpénzben teljesítendő kifizetések mértékével egyező összegű készpénzkeret nyújtható az intézmények részére. A készpénzigény többlet a Pénzügyi Osztályvezetőnél írásban kérelmezhető. Kizárólag a finanszírozási tervben megtervezett kifizetések teljesíthetőek készpénzben. Az Elszámolóház az intézmények által működtetett házipénztárak pénzellátását az adott intézmény fizetési számlájához kapcsolódó készpénzfelvételi utalvány segítségével biztosítja,. A pénzellátás módjáról az intézmények vezetői rendelkezhetnek. A pénztáros a felvételt megelőző napi záró pénztáregyenleg és a tárgynapi kifizetések várható összegének figyelembevételével köteles gondoskodni a házipénztár zavartalan működését biztosító készpénz mennyiségéről, a megfelelő címletek rendelkezésre állásáról. Ennek keretében a pénztáros: felméri a pénztár pénzszükségletét – különös tekintettel az ellátmányok mértékére, összeállítja a címletjegyzéket, az előírásoknak megfelelően kiállítja a készpénz felvételéhez szükséges készpénzfelvételi utalványt, készpénzfelvétel esetén gondoskodik a nyilvántartásba vett készpénzfelvételi utalvány arra jogosultak által történő aláíratásáról, gondoskodik a készpénzfelvételi utalvány nyilvántartási analitikájának vezetéséről a 17.. számú melléklet szerint. 2. A pénzszállítás alapvető biztonsági feltételeinek követelményei I. 300.000 Ft-ig II. 300.000-2.000.000 Ft közötti összegnél III. 2.000.000 Ft felett
1 fő 2 fő – személygépkocsival Pénzszállító igénybevétele
Az intézmények saját Pénzkezelési Szabályzatukban kötelesek kialakítani a pénzszállítás biztonsági feltételeit, mely tekintetében az Elszámolóháznál rögzített mértékek az irányadók, szigorúbb szabályok alkalmazhatók. A készpénz szállításával megbízott személy(ek)nek a készpénz felvételét követően a készpénzt a legrövidebb időn belül a pénztárba kell szállítani. A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelősek az általuk átvett készpénzért. 18
A felelősség addig tart, amíg a pénzt a pénztárban el nem helyezték, és a pénztáros az összeg bevételezésére vonatkozó bevételi pénztárbizonylatot el nem készítette, amíg a pénzt a Banknál vezetett fizetési számlára be nem fizették, arról a banki befizetési igazolást meg nem kapták. A 2.000.000 Ft-on felüli összegnek a pénztárban történő elhelyezésénél a pénztári ellenőrnek is jelen kell lennie. 3. Pénzszállítás szerződés alapján Az intézményeknek lehetőségük van pénz- és értékszállítás céljára az Elszámolóházzal szerződéses jogviszonyban álló Pénzszállító cég (jelenleg Trezex Kft. szolgáltatásainak igénybevételére. A Trezex Kft-vel kötött Szerződés a 24. számú mellékletben található. Az intézmények kötelesek igénybe venni a Pénzszállítót, abban az esetben, ha a pénzszállítás fent meghatározott alapvető feltételeit nem tudják teljesíteni, illetve ha a szállítandó pénzkészlet a 2.000.000 Ft-ot meghaladja. 4. Napi készpénz záró állomány mértékének meghatározása Az Elszámolóház pénztárában pénztárzárlat után legfeljebb 300.000 Ft összeg tartható. Az intézmények – a fentiek betartásával – Pénzkezelési Szabályzatukban határozzák meg a maximális napi készpénz záró állományt. A pénztárkeretet meghaladó összeget még a pénztárzárlat előtt naponta be kell fizetni a fizetési számlára, amelynek tényét a pénztárellenőr ellenőrzi. A maximális napi készpénz záró állomány meghatározásakor figyelembe kell venni jelen Szabályzat III/2. pontja alatt a bevételek fizetési számlára vonatkozó befizetési kötelezettséget. Az Áhsz szerint, a Szt. 14. § (8) bekezdése szerinti napi készpénz záró állomány maximális mértékét úgy kell meghatározni, hogy a készpénz napi záró állományának naptári hónaponként számított napi átlaga ne haladja meg a módosított kiadási előirányzatok főösszegének 1,2%-át. Ha a módosított kiadási előirányzatok főösszegének 1,2%-a nem éri el az ötszázezer forintot, a napi készpénz záró állomány maximális mértéke ötszázezer forint. A napi készpénz záró állomány maximális mértékének meghatározása során figyelmen kívül kell hagyni a készpénz letétek összegét.
7. Készpénzkezelés a házipénztárban A pénztáros csak valódi és forgalomban lévő pénzeket (bankjegyeket és érméket) fogadhat el a befizetőtől, és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet. Nem fogadható el olyan érme, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy nem a forgalomban természetes kopás következtében, hanem más ok miatt (pl. szándékos rongálás miatt) vesztett súlyából vagy sérült meg. Hamis vagy hamisnak látszó bankjegyet, illetve érmét a pénztáros köteles visszatartani, és a befizetőt jegyzőkönyvben meghallgatni, a személyi adatokon túl arra vonatkozóan, hogy hol, kitől és mikor kapta a hamisítványt vagy hamisnak látszó bankjegyet, illetve érmét. Ilyen esetekben a pénztárosnak értesítenie kell a pénztári ellenőrt, és az esetről jegyzőkönyvet kell felvenni. Ha a jegyzőkönyvet a befizető nem írja alá, azt is jelezni kell a jegyzőkönyvben. A hamis pénz vagy hamisnak látszó pénz átvételéről készült jegyzőkönyvet a hamis vagy hamisnak látszó pénzzel együtt át kell adni a Magyar Államkincstárnak. A pénztáros a pénztárban levő pénzt címletenként elkülönítve köteles kezelni. 8. Kerekítési szabályok Az Elszámolóháznál és az intézményeknél a kerekítés szabályai az alábbiak szerint alakulnak: 0,01 forinttól 2,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 0; a 2,50 forinttól 4,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 5; az 5,01 forinttól 7,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 5; 19
a 7,50 forinttól 9,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 0 forintra végződő összegre kell kerekíteni. A fenti szabályok szerint kell eljárni a pénztári ki-, és befizetéseknél, ezért a pénztári ki-, és befizetések kizárólag 0-ra és 5-re végződhetnek. A pénzkezelés során alkalmazott legkisebb címlet az 5 Ft-os. 9. A házipénztár nyilvántartási rendje, bizonylatolása A házipénztári pénzforgalom nyilvántartása (bevételi és kiadási pénztárbizonylatok, pénztárjelentés kiállítása) a FORRÁS SQL rendszerben történik az Elszámolóház és az intézmények esetében is. Azonban abban a rendkívüli esetben, ha a program áramkimaradás vagy egyéb ok miatt nem üzemel, kézzel kiállított pénztári bizonylatok készítésére van lehetőség. Feltétele, hogy az Elszámolóház Gazdasági vezetője, vagy az általa megbízott személy, illetve az intézmény vezetője jegyzőkönyv kiállításának keretében ezt külön engedélyezi, illetve felügyeli. Ezt a jegyzőkönyvet a heti pénztárjelentéshez csatolni kell. A pénztárjelentés, kiadási és bevételi pénztárbizonylat nyomtatványok beszerzése kizárólag az Elszámolóház jogkörébe tartoznak, szigorú számadás alá vont bizonylatok, melyek átvételéről és azzal való elszámolásáról az Elszámolóház nyilvántartást vezet. Az intézmények kizárólag ezeket a bizonylati tömböket használva rögzíthetik a pénztári forgalmat, a felmerült rendkívüli helyzetben. A kézzel kiállított pénztárbizonylatokat a FORRÁS SQL rendszerben ismételten ki kell állítani, hivatkozva a kézzel kiállított pénztárbizonylat sorszámára. A nyugta-, számla-, készpénzfizetési számlatömb beszerzése az intézmény feladata (kivéve azoknál az intézményeknél, amelyek az Elszámolóház nevében szednek be térítési díjakat) azzal, hogy információt biztosít az Elszámolóház pénztárosa részére a beszerzett nyomtatványokról. A tájékoztatásnak tartalmaznia kell a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartására vonatkozó nyilvántartási kötelezettségnek megfelelő adattartalmat. A számlák kiállítása szintén a FORRÁS SQL rendszerben történik. Kizárólag rendkívüli esetben (pl áramkimaradás, egyéb üzemszünet) esetén van lehetőség kézzel kiállított számla készítésére. Ez alól kivételt képez a Hajnóczy József Kollégium, ahol délutánonként, 16.00 órát követően is lehetséges a számla kézzel történő kiállítása a szálláshely szolgáltatás speciális jellegére tekintettel. 1. A házipénztári befizetések bizonylatolása Minden házipénztári befizetésről a FORRÁS SQL rendszerben bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani, amelyek automatikusan, folyamatosan és kihagyás nélküli sorszámot kapnak. A bizonylatot a bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából – a befizetővel alá kell íratni, személyi igazolvány számát fel kell tüntetni. Nem személyes befizetés esetén - a befizető aláírása helyett hivatkozni kell a befizetés alapját képező okiratra (pl. postautalvány). Ez esetben a pénz átvételét a bizonylaton a pénztárosnak kell aláírásával igazolnia. Ha a befizető személye és a fizetésre kötelezett szervezet vagy személy nem azonos, akkor a szövegrészben fel kell tüntetni mind a befizető, mind a fizetésre kötelezett - megbízó - nevét. A pénz átvételét a bizonylaton a pénztárosnak aláírásával igazolnia kell. Az ellenőrzést végző pénztárellenőr és könyvelő szintén köteles feladata végrehajtásának igazolásául a bevételi pénztárbizonylatot aláírni. A bevételi pénztárbizonylatot nyomtatással három példányban kell kiállítani, melyből az első példány a könyvelés bizonylata, ezt a példányt a pénztári alapokmányokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni, a második (nyugta) példányt a pénztáros őrzi meg. a harmadik példányt a befizető részére kell átadni a befizetés teljesítését igazoló elismervényként (minden olyan esetben, amikor a befizető részére átvételi elismervény valamilyen okból nem kerül átadásra, a nyugta példányt a bizonylattömbben meg kell őrizni), A postai kézbesítés útján érkezett készpénz összegek bevételi pénztárbizonylatához a pénztárosnak minden esetben csatolnia kell a postai értesítő szelvényt. Ilyen esetben a bevételi pénztárbizonylat második példánya is a pénztárban marad.
20
A bevételi pénztárbizonylathoz minden esetben csatolni kell az eredeti alapokmányokat, amelyek együttes összegének egyeznie kell a pénztárbizonylat összesen rovatában feltüntetett összeggel, illetőleg a pénztárjelentésen feltüntetett adattal. A bevételi pénztárbizonylaton fel kell tüntetni az alapbizonylat azonosító adatait, és a mellékletek számát. A pénzintézettől a pénztáros megfelelően kitöltött készpénzfelvételi utalványon veszi fel a kifizetések teljesítéséhez szükséges készpénzt, melyet bevételi pénztárbizonylattal haladéktalanul bevételez a pénztárban. A felvett és bevételezett összegeket a pénztárellenőr havonta ellenőrzi, melyről feljegyzést készít. 2. A házipénztári kifizetések bizonylatolása Minden házipénztári kifizetésről a FORRÁS SQL rendszerben kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani, amelyek automatikusan, folyamatosan és kihagyás nélküli sorszámot kapnak. A kiadási pénztárbizonylathoz minden esetben csatolni kell az eredeti alapbizonylatot (számla, menetlevél, kiküldetési rendelvény stb.), amelyek együttes összegének egyeznie kell a pénztárbizonylat összesen rovatában feltüntetett összeggel. A pénztáros csak szabályszerűen kiállított, utalványrendelettel ellátott, teljesítés igazolással ellátott, érvényesített, utalványozott, alapbizonylat alapján fizethet ki a pénztárból pénzt. Kifizetés csak az adott havi finanszírozási tervben szereplő tétel esetén teljesíthető, függetlenül attól, hogy a forrása intézményi saját bevétel vagy intézményfinanszírozás. Nem a jóváhagyott finanszírozási terv szerinti kifizetés esetében az anyagi felelősség megállapításra és a nem jóváhagyott kifizetés visszafizettetésre kerül. A pénztárosnak a kifizetéskor meg kell győződnie arról, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Rendszeres kifizetéseknél esetenkénti meghatalmazás helyett visszavonásig érvényes meghatalmazás is elfogadható. Ezekről a meghatalmazásokról (14. számú melléklet), a pénztáros külön nyilvántartást köteles vezeti és a kiadási pénztárbizonylaton hivatkozni kell a meghatalmazás nyilvántartási számára. A meghatalmazás tartalmi elemei: a meghatalmazás és kifizetés jogcíme, a kiállítás kelte és érvényességi ideje, a meghatalmazóra vonatkozó személyi azonosító adatok és az aláírása, a meghatalmazottra vonatkozó személyi azonosító adatok és az aláírása, a tanúk személyi azonosító adatai, lakcíme és az aláírás, a meghatalmazás nyilvántartási száma. Egy kiadási pénztárbizonylaton csak egy személy vehet át pénzt, személyi igazolvány számának feltüntetésével. A belföldi postautalványon történő kifizetés esetén a postai feladóvevényt a pénztárbizonylathoz csatolni kell. A kiadási pénztárbizonylatot három példányban kell kiállítani, melyből az első példány a könyvelés bizonylata, ezt a példányt a pénztári alapokmányokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni, a második példányt a pénztáros őrzi meg, a harmadik az ügyfél példánya. A pénz átvételét az átvevőnek a kiadási pénztárbizonylaton aláírásával el kell ismernie. A kifizetés megtörténtekor a kiadási pénztárbizonylatot a pénztárosnak (kifizetőnek) alá kell írnia. A kifizetés tényének igazolásaképpen a pénztáros az alapbizonylatra az „ELSZÁMOLVA” megjelölést tünteti fel. A pénztárellenőr az ellenőrzést követően köteles aláírni a pénztárbizonylatot. 21
3. Pénztárjelentés A pénztárjelentés a házipénztár készpénzállományának, valamint az abban bekövetkezett változásoknak (bevételek, kiadások) idősoros feljegyzésére, valamint a pénztárzárlat bizonylati alátámasztására szolgál. A pénztárjelentésbe az adatokat a pénzmozgás (befizetés, kifizetés) sorrendjében, azzal egyidejűleg kell bevezetni. A pénztárjelentés három példányban készül, melyből az első példányt - a mellékletekkel együtt – az Elszámolóház számlabefogadására részére kell átadni legalább hetente két alkalommal, legkésőbb a tárgyhetet követő hét hétfőig, illetve tárgyhét péntekig, valamint a tárgyhónap utolsó napját követő két munkanapon belül. a második és harmadik példány lefűzésre kerül, és a pénztáros őrzi meg. Az Intézmények a pénztárjelentést - hetente egyszer, hétfői napon, eljuttatják az Elszámolóház Pénzügyi Osztály számlabefogadás részére. 10. Pénztárzárlat A pénztárosnak naponta szükséges pénztárzárlatot tartani. Pénztárzárlatot kell készíteni a szabályozott gyakoriságú pénztárzárlaton kívül akkor, ha a pénztáros helyettesítésére kerül sor, vagy ha beosztásából végleg távozik, illetőleg ha szúrópróbaszerű pénztárellenőrzés ezt szükségessé teszi. A pénztáros a pénztárzárlat alkalmával megállapítja: címletenkénti részletezettségben a pénztári készpénzállományt, összegezi a pénztárjelentés alapján a bevételek és kiadások végösszegét, az előző készpénzegyenleg figyelembevételével a pénztárjelentés szerinti egyenleget, a tényleges készpénz és a kimutatott egyenleg alapján megállapítja az esetleges hiányt vagy többletet. Az eltérést még a megállapítás napján fel kell deríteni, és arról jegyzőkönyvet kell felvenni. A többletet a pénztárba be kell vételezni, a hiányt a pénztáros befizetési kötelezettségeként elő kell írni. A jegyzőkönyvet az Elszámolóház tekintetében a gazdasági vezető, valamint a pénztárellenőr köteles aláírni, míg az intézmények tekintetében az intézmény vezetője és a pénztárellenőr. Az Elszámolóház pénztárában a készpénzen kívül egyéb érték nem tartható. 11. Pénztárrovancs A rovancsolást előzetes bejelentés nélkül kell végrehajtani, az ellenőrzésnek váratlannak kell lennie. Rovancsolás esetén ideiglenesen, a rovancsolás idejére fel kell függeszteni a pénztár munkáját. Először meg kell kérni a pénztárost, hogy készítsen pénztárzárást. A zárást követően el kell végezni a rovancsolást. A pénztárosnak összesítenie kell címletenként megszámolva és összegezve az ellenőr ellenőrzése mellett a pénztárban található készpénzt. Az összeget egyeztetni kell a pénztárzárás során kimutatott összeggel. Összegezni kell a pénztárban talált értékpapírokat, étkezési utalványokat, bélyegeket és egyéb értéket képviselő tárgyakat, okmányokat. A rovancsról jegyzőkönyvet kell felvenni. (25. sz. melléklet) Fel kell tüntetni a pénztárzárás eredményét és az esetleges hiányt vagy többletet. Eltérés esetén a pénztárosnak nyilatkoznia kell, hogy véleménye szerint miből származik az eltérés. A pénztárhiányt a pénztárosnak meg kell térítenie, kivéve, ha bizonyítható, hogy más személy szándékos károkozása, rablás, lopás történt, vagy elemi kár a hiány oka. A pénztárban havonta szükséges pénztárrovancsolást végezni. A jegyzőkönyvet az Elszámolóház tekintetében a Gazdasági vezető, vagy a Pénzügyi Osztályvezető, valamint a pénztárellenőr köteles aláírni, míg az intézmények tekintetében az intézményvezető és a pénztárellenőr köteles aláírni. A pénztárrovancsot a Gazdasági vezető, vagy a Pénzügyi Osztályvezető köteles kezdeményezni. 22
12. Rontott bizonylatok javításának eljárás rendje A rontott pénztári bizonylatok javítására kizárólag a Számviteli politikában meghatározott módon van lehetőség. A FORRÁS SQL program segítségével előállított pénztárbizonylatok kizárólag stornózással javíthatók. A stornó bizonylat mögé minden esetben feljegyzést kell készíteni (15. számú melléklet), mely tartalmazza: a hiba okát, formáját, nagyságát röviden, a hiba észrevételének dátumát, a helyesen kiállított bizonylat számát, amennyiben nem állít ki új bizonylatot, akkor annak az indoklását, a pénztárbizonylatot kiállító személy és az intézmény vezetőjének aláírását, A feljegyzést a pénztárellenőr köteles ellenőrizni. A kézi pénztárbizonylatok kiállítás után kizárólag úgy javíthatók, ha a hibásan kiállított pénztárbizonylat eredeti, első példánya a rendelkezésre áll. Ekkor az eredeti bizonylatot össze kell tűzni a tőpéldányokkal, és az eredeti példányt áthúzással és „Rontott” felirattal kell ellátni, mely az átírás miatt a másik 2 példányra is átvezetésre kerül. Mellékletként csatolandó a fent említett feljegyzés. Ezt követően kell a megfelelő bizonylatot kiállítani. 13. Készpénzfelvételi utalvány kezelése és nyilvántartása A készpénzfelvételi utalvány a Banktól történő készpénz felvételére szolgál. A nyomtatványfüzetet a számlavezető hitelintézet bocsátja a pénztár rendelkezésére. A készpénzfelvételi utalvánnyal a Banktól felvett készpénzt bevételi pénztárbizonylattal kell bevételezni a pénztárba. A pénztárbizonylat második példányát ebben az esetben a készpénzfelvételről szóló terhelési értesítéséhez kell csatolni. Készpénz felvétele a szabályosan kiállított készpénzfelvételi utalvánnyal történik. A készpénzfelvételi utalvány szigorú számadású nyomtatványnak minősül, melyet az Elszámolóház pénztárosa kezel, és amelynek beszerzéséről az Elszámolóház gondoskodik. A készpénzfelvételi utalványfüzetet - és ezen belül az egyes lapokat - a sorszámok emelkedő sorrendjében kell használatba venni. A készpénzfelvételi utalványt egy példányban kell kiállítani és a pénzintézetnél bejelentett módon kell aláírni (3. számú melléklet). A kiállítás közben vagy más módon elrontott, bepiszkolódott, illetve elszakadt csekkűrlapot nem szabad forgalomba hozni. Az ilyen űrlapot két vastag vonással keresztben át kell húzni és "Rontott" szóval át kell írni. A rontott utalványt a tömbben a tőszelvényekkel együtt meg kell őrizni. Az intézményi működéshez szükséges készpénzfelvétel folyamatát az intézmények kezdeményezik a Készpénzigénylés bejelentésével, melyet a 16. számú melléklet kitöltésével kötelesek megtenni. A készpénz igény felhasználását az aktuális hónapra vonatkozó finanszírozási tervben kell rögzíteni. Nem várt kiadások esetében kérelemmel fordulhat a Pénzügyi Osztályvezetőhöz. A Pénzügyi Osztályvezető köteles ellenőrizni a készpénzfelvétel engedélyezése előtt, hogy a felvenni kívánt készpénz összeg összhangban van-e a finanszírozási terv adott időszakára tervezett készpénzes kifizetés igényével. Az Elszámolóház Pénzügyi osztályának munkatársa - az Osztályvezető által engedélyezett - az intézményi készpénzigény összegének megfelelő összegű átutalást teljesít az intézmények főszámlájára, biztosítva a készpénzfelvételi igény fedezetét a készpénz igénylés benyújtását követő utalási napon belül. Az Elszámolóház pénztárosa köteles leellenőrizni, hogy a készpénzfelvételi utalványt megfelelően töltötték-e ki, elhelyezték-e rajta a bejelentett bélyegzőt, illetőleg, hogy első helyen az arra jogosult személy írta-e alá. Ezt követően átadja azt a második aláírónak (aki kizárólag az Elszámolóház arra kijelölt, a Banknál bejelentett munkatársa lehet). A megfelelően kitöltött és aláírt készpénzfelvételi utalványt átadja az intézmények munkatársai részére, azon megjelölve a készpénzfelvételére jogosult személyt. 23
Amennyiben a felvenni kívánt összeg az intézmény fizetési számláján rendelkezésre áll (Elektra rendszerből lekérhető az intézmény által is), abban az esetben a pénztáros számára egyértelműen jelezni szükséges, hiszen ilyen esetben nem kell a következő utalási napot megvárni és a készpénz felvétel hamarabb is lebonyolítható. A készpénzfelvételi utalvánnyal a pénzintézettől felvett készpénzt bevételi pénztárbizonylattal kell bevételezni az intézményi pénztárba. A pénztárbizonylat második példányát ebben az esetben a készpénzfelvételről szóló banki terhelési értesítéshez kell csatolni. A pénztáros a készpénzfelvételi utalványról intézményenként és fizetési számlánként elkülönítetten, utalványlaponként köteles nyilvántartást vezetni a 17. számú melléklet szerint. Az Elszámolóház pénztárosa a felhasznált pénzkészlet alapján heti pénztárjelentést nyomtat a Forrás programból, amit a kontrolling munkatárs felé továbbít az Elszámolóház költésének felügyelete céljából. Az Elszámolóház pénztárellenőre havonta legalább egy alkalommal szúrópróba szerűen köteles ellenőrizni a készpénzfelvételi utalványok felhasználásának, nyilvántartásának szabályszerűségét. A pénztárellenőr köteles aláírásával igazolni az ellenőrzés tényét az analitikus nyilvántartáson az ellenőrzés dátumának megjelölésével, amennyiben eltérést tár fel, arról köteles jegyzőkönyvet készíteni és értesíteni a Gazdasági vezetőt. 14. Személyi juttatások és egyéb bérjellegű kifizetések szabályai 1. A munkabér kifizetésére vonatkozó szabályok Az Elszámolóháznál és az intézményeknél munkabér átutalása – a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. tv. 79/A. §.-a és a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény 143. § (1) bekezdése alapján – az alábbiak szerint történik: havi rendszeres bérkifizetések: Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzatának Pénzügyi Főosztálya általi kezdeményezéssel: a közalkalmazott/köztisztviselő által meghatározott bankszámlára történő csoportos átutalással, hóközi, egyéni személyi juttatások és egyéb bérjellegű kifizetések: intézmények általi kezdeményezéssel: bankszámlára, vagy bankszámla hiányában OTP terminálon keresztül lakcímre utalással történik az intézményi bankszámlák terhére. Az intézményi személyi juttatások és egyéb bérjellegű – megbízási díj, bérlettérítés, kereset kiegészítés, stb. - kifizetések esetében az átutalások teljesítése a korábban – az Átutalások rendje fejezet alatt - leírtak alapján történik. 2. Munkabér előleg folyósításának és analitikus nyilvántartásának szabályai Az Elszámolóház és az intézmények közalkalmazottai/köztisztviselői az Szja tv. 72. §-a szerint, a folyósítás napján érvényes minimálbér ötszörösének mértékéig személyi jövedelemadó mentes munkabér előleget igényelhetnek, maximum 6 havi visszafizetési kötelezettség mellett. Munkabér előleg csak a visszafizetést követően igényelhető újra, évente maximum kettő alkalommal. A munkabér előleg folyósításának mértéke intézményi szinten maximum az egy hónapra jutó személyi juttatás eredeti előirányzatának 2%-a. Az Elszámolóház közalkalmazottai esetében, amennyiben a kért munkabér előleg nem került jóváhagyásra, írásban értesíteni kell a dolgozót, mely értesítést kézbesítés útján – a munkaügyi iratokhoz csatolva – el kell juttatni arra a telephelyre, ahol a közalkalmazott a munkáját végzi. A munkabér előleg utalására az engedélyezett és utalványozott, Elszámolóház ellenjegyzésével ellátott munkabér előleg kérelemmel (18. számú melléklet), valamint ezen bizonylathoz csatolt utalványrendelet alapján kerül sor. Az Elszámolóház által működtetett intézmények esetében az utalványrendeletet az Elszámolóház kincstárnoka készíti el oly módon, hogy az összeget nem tünteti fel rajta. Az Elszámolóház igazgatója, vagy helyettese által jóváhagyott munkabér előleg kérelem összegét az Elszámolóház pénztárosa írja be az utalványrendelet megfelelő rovataiba.
24
Az Elszámolóház pénztárosa – az Elszámolóháznál és az intézményenként munkabérelőlegekről 19. számú melléklet szerinti analitikus nyilvántartást vezet.
- folyósított
A munkabér előleg visszafizetése a Magyar Államkincstár elszámolása alapján kerül kimutatásra havi rendszerességgel. Az analitikus nyilvántartás és a főkönyvi könyvelés adatai közötti egyezőséget biztosítani kell. A pénztáros a tárgyhót követően a Magyar Államkincstár elszámolása alapján egyezteti a nyilvántartott előlegeket az intézmények könyvelésével. A pénztáros a Magyar Államkincstár elszámolása alapján rögzíti a levont fizetési előlegeket az analitikus nyilvántartásban, majd az analitikus nyilvántartást egyezteti a főkönyvvel. Amennyiben a munkabér előleg felvételét követően a közalkalmazott munkaviszonya megszűnne, egy összegben köteles visszafizetni a munkabér előleg címén fennálló tartozását. Ez a tartozás külön engedély nélkül a munkavállaló utolsó havi munkabéréből levonható. A munkabér előlegek folyósításának és annak analitikus nyilvántartásának szabályszerűségéről a pénztárellenőr köteles havonta legalább egy alkalommal meggyőződni. A pénztárellenőr köteles aláírásával igazolni az ellenőrzés tényét az analitikus nyilvántartáson az ellenőrzés dátumának megjelölésével, amennyiben eltérést tár fel, arról köteles jegyzőkönyvet készíteni és írásban értesíteni a Gazdasági vezetőt. 3. A közlekedési költségtérítés (munkába járás) elszámolási rendje Az Elszámolóház a munkába járás elszámolására vonatkozó eljárási rendjét a munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítésről szóló 39/2010. (II. 26.) Korm. rendelet alapján alakította ki munkaügyi szabályzatában. Az intézmények eljuttatják az Elszámolóház részére az erre vonatkozó belső szabályzatukat. Kifizetés az Elszámolóház esetében a jogszabályi előírások és a Munkaügyi szabályzat alapján történhet. 15. Elszámolásra kiadott előlegek nyilvántartása és eljárási szabályai Az elszámolásra kiadott előlegek nyilvántartása és eljárási rendje tekintetében az Elszámolóház szabályzata az irányadó, az intézmények saját Pénzkezelési Szabályzatukat kizárólag részletezettebb módon készíthetik el. Az Elszámolóház által megjelölt nyomtatványtömbök alkalmazása kötelező. 1. Elszámolásra kiadott összegek jogcímei Készpénzt elszámolásra az alábbi célokra adhat ki a pénztáros:
kiküldetési előleg, üzemanyag-előleg, beszerzési előleg, egyéb célú előleg, ellátmány.
Kivételesen indokolt esetben az Elszámolóház gazdasági vezetője adhat írásban engedélyt a fenti jogcímeken kívül, készpénz elszámolásra történő kiadásra, előleg kifizetésére. Az elszámolásra kiadott összeg nem haladhatja meg a cél eléréséhez indokoltan szükséges mértéket. 2. Készpénz elszámolásra történő felvételének, előleg kifizetésének engedélyezése és elszámolása Készpénzt elszámolásra csak névre szólóan, az arra jogosultak utalványozása és csak olyan bizonylat alapján lehet kifizetni, melyen az összeg rendeltetése és az elszámolás határideje is fel van tüntetve. Ha nyilvánvalóvá válik, hogy az elszámolásra kiadott összeg a célnak megfelelően nem használható fel, a felvett összeget haladéktalanul vissza kell fizetni. Ha ugyanaz a személy, ill. szervezet elszámolásra újabb összeget vesz fel, a korábban felvett összeggel akkor is el kell számolnia, ha az annak elszámolására megjelölt határidő még nem telt el. 25
Egy adott jogcímen újabb előleg nem adható ki addig, amíg az előző elszámolása nem történik meg. Az elszámolásra kiadott előlegek elszámolási határideje: beszerzési célú előleg esetén 8 nap, egyéb esetekben 30 nap (a felvételtől számítva). Kiküldetés esetén a kiküldetés befejezését követő 3 munkanap. Ha az elszámolásra kötelezett a kitűzött határidőig nem számol el, a pénztárosnak haladéktalanul fel kell szólítania az elszámolásra, illetőleg a tényt írásban jeleznie kell a Gazdasági vezető felé. A pénztáros az előleget a munkatárs – intézményvezető által jóváhagyott - igénylése alapján folyósítja. A pénztári bizonylathoz alapokmányként a B.Sz.ny. 13-134./ V. r. sz.„készpénzigénylés elszámolásra” szigorú számadású bizonylat csatolandó. Amennyiben az elszámolásra kiadott összeggel (előleggel) az azt felvevő 30 napon belül nem számol el, úgy a készpénzt felvevőt anyagi felelősség terheli az az Szja tv. 72. §-a szerinti kamatkedvezményből származó jövedelem kifizetőt terhelő adó tekintetében. 3. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása A készpénzigénylés elszámolásra elnevezésű nyomtatvány (B.Sz.ny. 13-134./ V. r. sz.) alapján az elszámolási kötelezettséggel kiadott összegről a pénztáros az intézményvezető által hitelesített analitikus nyilvántartást köteles vezetni a B.Sz.ny. 13-135.a.r.sz. jelű szabványosított, szigorú számadású nyomtatványon. A nyilvántartás adatai a következők: a pénzt felvevő dolgozó neve, a pénz felvételének időpontja, a kiadási tételszám, kiadási pénztárbizonylat száma, a felvétel jogcíme, az elszámolásra felvett összeg, az elszámolás határideje, az elszámolás időpontja, a ténylegesen felhasznált összeg, a felhasználás jogcíme, a visszafizetett összeg, a bevételezési tételszám. Az analitikus nyilvántartásnak alkalmasnak kell lenni annak megállapítására, hogy: az adott időpontban személyenként, milyen összegű az elszámolásra kiadott előleg, mellyel még az elszámolás nem történt meg, megállapítható kell, hogy legyen az elszámolási határidő és annak betartása, a kiadásba helyezett összeg a főkönyvi nyilvántartással egyeztethető legyen. Az elszámolási kötelezettség mellett felvett előlegek elszámolása a házipénztárban bruttó módon történik az alábbiak szerint: 1. A pénztáros – előzetes ellenőrzések és engedélyezés után - az elszámolási előleget kiadásba helyezi, kiadási pénztárbizonylaton. 2. Az előlegek elszámolásakor, a (kiadási pénztárbizonylaton szereplő) felvett összeggel megegyező bevételi pénztárbizonylatot állít ki. 3. Az elszámolt összegről kiállított kiadási pénztárbizonylathoz minden esetben csatolni kell a kiadások alapbizonylatait. Az analitikus nyilvántartásnak a főkönyvi könyvelés vonatkozó számlája egyenlegével (tehát a még el nem számolt előlegek összegével) meg kell egyeznie. Az egyezőséget havonta a főkönyvi könyvelés zárásakor ellenőrizni szükséges. Az ellenőrzés tényét az analitikára fel kell vezetni, aláírással és dátummal igazolni az ellenőrzés megtörténtét. Az ellenőrzés elvégzéséért az Elszámolóház pénztárosa és az Elszámolóház könyvelője felel.
26
4. Üzemanyag előleg analitikus nyilvántartása Az Elszámolóház által foglalkoztatott gépjárművezetők részére kiadott üzemanyag-előleg elszámoltatására szolgál a Készpénzigénylés üzemanyag-előlegre szabványosított (D.12-50/ V. r. sz.) szigorú számadású nyomtatvány. A gépkocsivezetőket 30 naponta kell elszámoltatni és a nyomtatványt kiállítani a menetlevelek elszámolásával együtt. Az elszámoltatás 30 napi gyakoriságával ellentétben haladéktalanul el kell számoltatni a gépkocsivezetőket, ha betegség, szabadság vagy egyéb ok miatt a gépkocsit üzemeltetésre más személynek adják át. Az üzemanyag előleg elszámolása a D12-53/ V.r.sz. nyomtatványon történik. 5. Ellátmányra vonatkozó speciális szabályok Az Elszámolóház által működtetett intézmények készpénzes kifizetéseik teljesítéséhez ellátmányban részesülnek. Az ellátmánykezelő helyek felsorolását a 27. sz. melléklet tartalmazza. Ellátmány kezelésének személyi és tárgyi feltételei a következők: Az ellátmány kezelése a kincstárnok felelőssége, figyelemmel a helyettesítés biztosítottságára. A megbízásokat a szabályzat 30. és 31. sz. mellékletei tartalmazzák. Ezekben a teljes anyagi felelősség tényét az ellátmánykezeléssel megbízott személy és helyettese nyilatkozattal köteles tudomásul venni. Az ellátmány kezelési teendők ellátására szakmailag alkalmas és büntetlen előéletű személyt kell megbízni, aki önállóan, teljes anyagi felelősséggel végzi feladatát. Helyettesítés esetén a helyettes azonos feltételekkel és kötelezettségekkel rendelkezik, mint az ellátmány kezelője. Az ellátmánykezeléssel megbízott személy és helyettesének jogállását, feladatait, felelősségét a közalkalmazott munkaköri leírásába kell foglalni A felvehető ellátmány maximum a finanszírozási tervben készpénzes fizetési móddal megjelölt összegek mértékéig terjedhet. Az ellátmánnyal a felvételének hónapjában el kell számolni. Elszámolás legfeljebb havi két alkalommal történhet, ettől kizárólag rendkívüli esetben, a Pénzügyi Osztály vezetője engedélye alapján lehet eltérni. Az ellátmányból történő kifizetéseket az elszámolást megelőzően be kell küldeni e-mailen vagy papír alapon az Intézményműködtetési Osztály koordinátora részére. A koordinátor visszajelzését követően lehet időpontot egyeztetni az Elszámolóház pénztárosával az ellátmány elszámolások zökkenőmentes lebonyolítása érdekében. Legkésőbb az ellátmánnyal való tényleges elszámolás reggelén a FORRÁS SQL programban rögzíteni szükséges a készpénzes szállítói számlákat. A finanszírozási tervben nem jóváhagyott tételek kifizetése esetén a Kincstárnokot anyagi felelősség terheli, a jogtalan kifizetés Elszámolóház pénztárában történő megtérítésre vonatkozóan.
16. Szigorú számadású nyomtatványok és nyilvántartásuk Szigorú számadású nyomtatványok felhasználás előtti és utáni nyilvántartása, kezelése A készpénz kezeléséhez más jogszabály előírásai alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat, továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre ad alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. A szigorú számadási kötelezettség a bizonylat, illetve a nyomtatvány kibocsátóját terheli. A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását. 27
A szigorú számadású bizonylatok kezelésére az alábbi előírások vonatkoznak: A Számv. tv. 168. § (1) bekezdésének előírása szerint szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni: a készpénz kezeléséhez kapcsolódó bizonylatokat, más jogszabály előírásai alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített adattartalmú számlát és nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat. A házipénztár kezelésével kapcsolatos szigorú számadású nyomtatványokat, nyomtatvány tömböket (bevételi és kiadási pénztárbizonylat, időszaki pénztárjelentés), illetőleg az Elszámolóház nevében számlázandó térítési, bérleti és egyéb díjak beszedéséhez nyugtatömböt, számla tömböt, készpénzfizetéses számla tömböt kizárólag az Elszámolóház szerzi be és biztosítja az intézmények részére. (Csak kivételes – e szabályzat III./9. pontjában meghatározott esetekben – , amennyiben a FORRÁS SQL programmal a számlázás nem megoldható) Az Elszámolóház a nyomtatványokat folyamatos sorszámozással látja el és a sorszámozott nyomtatványtömböket biztosítja az intézmények részére. Az intézmények kötelesek az átvett nyomtatványokkal az Elszámolóház pénztárosa felé elszámolni, a felhasznált tömböket leadni. Nem az Elszámolóház nevében beszedett bevételek bizonylatolására a nyugtatömböt, számla tömböt, készpénzfizetéses számla tömböt az intézmények kötelesek beszerezni, arról az Elszámolóház pénztárosát tájékoztatni. E nyomtatványok esetében az intézmények kötelesek a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásáról gondoskodni. A pénztárból bizonylatot kiadni csak a pénztárellenőr engedélyével és átvételi elismervény (vagy aláírás) ellenében szabad. A házipénztári pénzforgalom bizonylatait használatbavételkor a borítólap belső oldalán hitelesíteni kell. A hitelesítésre az intézményvezető jogosult. A szigorú számadású nyomtatványokat az Elszámolóház pénztárosa - felhasználásra történő kiadás előtt és felhasználást követően - őrzi és tartja nyilván. A szigorú számadású nyomtatványokról a pénztáros a Szigorú számadású nyomtatványok raktári nyilvántartó lapján (D.13-76.r.sz.) folyamatos nyilvántartást vezet. A szigorú számadású nyomtatványok (raktári) tételes nyilvántartásának a következő adatokat kell tartalmaznia: a nyomtatvány neve és számjele, a beszerzés kelte, a tömb(ök) sorszáma (tól-ig), a használatbavétel, igénylés kelte, a felhasználás kelte, a bizonylati tömb visszavételének kelte, a kiselejtezés kelte, a bizonylatot felhasználás céljából átvevő neve és aláírása, a bizonylattal történő elszámolás dokumentálására, a bizonylattal elszámoló és a bizonylatot őrzés céljából átvevő aláírása. A szabvány bizonylat száma: D13.-77/98 r.sz. Szigorú számadású nyomtatványként kezelendő: a fizetési számlához kapcsolódó készpénzfelvételi utalvány, A házipénztári pénzkezeléssel kapcsolatos (Elszámolóház szerzi be) bevételi és kiadási pénztárbizonylatok (valuta is) (kizárólag, abban az esetben alkalmazható, ha a FORRÁS SQL rendszer nem működik) kizárólag az Elszámolóház részére, 28
pénztárjelentés (valuta is) (kizárólag, abban az esetben alkalmazható, ha a FORRÁS SQL rendszer nem működik), számlatömb (kizárólag, abban az esetben alkalmazható, ha a FORRÁS SQL rendszer nem működik) (Elszámolóház költségvetésében kimutatott bevételek beszedésére), Pénztári nyilvántartások készpénzigénylés elszámolásra, készpénzigénylés üzemanyag-előlegre, üzemanyag-előleg elszámolás, elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása, belföldi és külföldi kiküldetési rendelvények, menetlevéltömb. A szigorú számadású nyomtatványok átadás-átvétele csak aláírás ellenében történhet. A használatból kivont (betelt, év végével lezárt) nyomtatványokat a pénztárosnak kell megőriznie. A pénztárjelentést, mint analitikus nyilvántartást, a kiadási- és bevételi pénztárbizonylatot - mint számviteli bizonylatokat - 8 évig kell olvasható, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni a Számv. tv. 169. § alapján. A bizonylatok őrzésére vonatkozó követelmény kiterjed a szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is. Szigorú számadású nyomtatványok leltározása: A szigorú számadású nyomtatványokat mennyiségi felvétellel, az év utolsó munkanapján az Elszámolóház tekintetében a pénztáros, a működtetett intézmények esetében a kincstárnok és az intézmény esetében a kincstárnoknak kell leltározni. 17. Pénztárgép használatára vonatkozó eljárási rend Az Elszámolóház intézményi körében a pénztárgépek alkalmazásának eljárás rendjére a PM rendelet az irányadó. A készpénzben, készpénz helyettesítő eszközzel történő bevételeket a pénztárgépben teljes körűen rögzíteni kell. A pénztárgépben a napi zárás végrehajtása kötelező. Ennek bizonylata a napi fizetési jelentés, amely ÁFA csoportonként összesítve tartalmazza az adott napon kiállított pénztárgépi bizonylatok értékét. Amelyik pénztárgép nem képes külön, típusonként elkülönítve kezelni a készpénz helyettesítő eszközöket, annak a napi bevételét a 20. sz. melléklet szerint részletezni, megbontani szükséges. Össze kell vetni a pénztárgépben lévő készpénz, bankkártyás fizetési bizonylat, utalvány összértékét a pénzforgalmi jelentés záró értékével. Amennyiben bármiféle különbözet mutatkozik a pénztárgépi elszámolás esetén, jegyzőkönyvet kell készíteni a feltárt különbözetről és annak okáról, amelyet a pénztárgép ellenőr készít el, és amelyet a jelenlevők a tartalom megismerése után (pénztáros, pénztárellenőr, vezető) írnak alá. A pénztárgépben tárolt készpénzre is vonatkozik a jelen Szabályzat III/6. pontja alatt rögzített előírások a napi készpénz záró állományra vonatkozóan, illetőleg a bevételek fizetési számlára történő befizetési kötelezettsége. A kinyomtatott napi pénzforgalmi jelentés másolatát kell hozzátűzni a banki befizetések igazolására szolgáló kivonathoz, mely az Elszámolóház banki könyvelésének alapbizonylataként szolgál. A pénztárgép ellenőrző szalagjait időrendi sorrendben az elévülési időn belül úgy kell megőrizni, hogy az ellenőrzéskor áttekinthető és azonosítható módon rendelkezésre álljon. Ez a napi forgalmi jelentésre is vonatkozik. A napi és havi bevételek egyeztetése érdekében a pénztárgépek memóriájának leolvasásáról havonta gondoskodni szükséges. A forgalmi adatok gyűjtését bizonylat szinten (nyugta, egyszerűsített számla) és napi szinten is biztosítani kell. 29
A pénztárgéppel negatív végösszegű, vagy forgalmi gyűjtőjű nyugta, egyszerűsített számla nem bocsátható ki. A nyugta, vagy egyszerűsített számla kinyomtatását követő engedményt, sztornót, vagy visszárut a vevő eredeti bizonylatának - egyszerűsített számla esetén a bizonylat fénymásolatának csatolásával, az e Szabályzatban meghatározott tartalmú sztornó, vagy visszáru bizonylaton, vagy egyéb, erre a célra rendszeresített kézi kitöltésű szigorú számadású bizonylatként kezelt nyomtatványon kell elszámolni. A pénztárgép, taxaméter beszerelését, programozását, javítását, szervizelését, plombálását csak a forgalmazó által megbízott, az állami adóhatóság által erre feljogosított és plombanyomóval ellátott szerviz végezheti. Az analitikus, főkönyvi nyilvántartásokba a pénztárgép napi záró szalag szerinti bevétel egyösszegű (áfánkénti) rögzítésére kerül sor, nincs szükség a tételenkénti (beütésenkénti) bevételrögzítésre. Amennyiben a pénztárgép napi bevételeinek módosítása szükséges, azt a B 22-31/VK szigorú számadású nyomtatványon kell megtenni.
Online pénztárgép A 2013. február 15-én kihirdetett, a pénztárgépek és taxaméterek műszaki követelményeiről, a nyugtakibocsátásra szolgáló pénztárgépek és taxaméterek forgalmazásáról, használatáról és szervizeléséről, valamint a pénztárgéppel rögzített adatok adóhatóság felé történő szolgáltatásáról szóló 3/2013. (II. 15.) NGM rendelet alapján: Pénztárgéphasználatra nem kötelezett adóalany részére (illetve az adóalany azon tevékenysége tekintetében, amely vonatkozásában nem kötelezett pénztárgép használatra) minden megkötés nélkül üzembe helyezhető 2013. augusztus 31-ét követően is hagyományos (2013. március 20-át megelőzően engedélyezett), elektronikus naplóval nem rendelkező pénztárgép. A pénztárgép használatra nem kötelezett adóalany (illetve az adóalany azon tevékenysége tekintetében, amely vonatkozásában nem kötelezett pénztárgép használatra) hagyományos, 2013. március 20-át megelőzően engedélyezett pénztárgépet (ideértve az elektronikus naplóval nem rendelkező, valamint az elektronikus naplóval rendelkező hagyományos pénztárgépet) 2015. január 1ig üzemeltethet.
18. Valutapénztár 1. Valutapénztár kezelése Az Elszámolóház saját és intézményei részére 2014. évtől valutapénztárt nem működtet. IV. Egyéb pénzgazdálkodáshoz kapcsolódó rendelkezések 1. Elszámolóházhoz rendelt megvalósításának fő szabályai
intézmények
pénzgazdálkodási
folyamatainak
operatív
Az intézményeknél kötelezettségvállalásra az intézmények vezetője vagy az általa, írásban megbízott személyek jogosultak. Az intézményeknél kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére az Elszámolóház gazdasági vezetője, illetve az általa írásban kijelölt - az Elszámolóház alkalmazásában álló - személyek jogosultak.
30
Az intézményeknél érvényesítésre az Elszámolóház gazdasági vezetője által írásban kijelölt – az intézmények alkalmazásában álló - személyek jogosultak. Az intézményeknél utalványozásra az intézmények vezetője vagy az általa írásban megbízott – az intézmények alkalmazásában álló - személyek jogosultak.
Az intézményeknél az érvényesítésre) kijelölt, jogosult személyeknek az Ávr. 55. § (3) bekezdés előírásainak megfelelő iskolai végzettséggel kell rendelkezniük. Az akadályoztatás, helyettesítés fennállásának lehetőségét figyelembe véve, a kijelölés legfeljebb kettő fő részére történik, a két feladatkörre vonatkozóan. Az intézmények kötelesek igazolni az említett személyek jogszabályi rendelkezésben előírt végzettségét, valamint személyi változás esetén kötelesek haladéktalanul értesíteni az Elszámolóházat a bekövetkezett változásról, illetve az aláírási jogosultságok megváltozása esetén az új aláírási címpéldányról. 1. Írásbeli kötelezettségvállalás és ellenjegyzés fő folyamatai Kötelezettségvállalások az elfogadott költségvetés terhére, - a rendelkezésre álló szabad előirányzat erejéig kerülnek lekötésre, figyelembe véve a már befolyt, illetve a megtervezett, és várhatóan befolyó bevételeket.
Minden bérjellegű kiadást, és 100 e Ft feletti dologi, felhalmozási, kiadást meg kell előznie az írásbeli kötelezettségvállalásnak, mely mellé a kötelezettségvállaló lapot kötelező kitölteni 2 példányban. (21. sz. melléklet). Az Intézmény két példányban a kötelezettségvállalás alapdokumentumait beküldi. Melléklet lehet: szerződés, megrendelő, megbízás, határozat, feljegyzés, kollektív szerződés, szabályzat A közbeszerzési értékhatár alatti beszerzéseinek szabályzata alapján a nettó 400.000.- Ft-ot meghaladó, de a nemzeti értékhatárokat el nem érő értékű: -
építési beruházás beszerzés esetén árubeszerzés, valamint szolgáltatás megrendelés esetén az intézmény legalább 3 árajánlatot beszerez, melyet mellékelni szükséges a döntést tartalmazó bírálati jegyzőkönyvvel (5. sz. melléklet) együtt a kötelezettség vállaló laphoz.
Hivatkozva a költségvetési rendeletre, amennyiben a szerződésben foglalt ellenszolgáltatás összege az 1 millió forintot meghaladja, de nem éri el a nemzeti értékhatárok alatti értékű közbeszerzésekre vonatkozó aktuális értékhatárt, a szerződő félnek – a PMJV Polgármesteri Hivatala Pénzügyi Főosztály Adóügyi Osztálya által, a szerződés aláírását megelőző 15 napon belül kiállított igazolással, vagy a köztartozásmentes adatbázisból előállított dokumentummal – igazolnia kell, hogy nincs helyi adótartozása. A megbízási-, az üzemeltetési-, a szállítási szerződéseket, valamint megrendeléseket, megállapodásokat az intézmények a kötelezettségvállalást megelőzően beküldik az Elszámolóház részére pénzügyi ellenjegyzésre. Szerződést legkorábban a pénzügyi ellenjegyzés dátumával lehet megkötni. A kontrollingos munkatárs a dokumentum mellé csatolja a rendelkezésre álló szabad előirányzat összegét, mely dokumentumot dátummal, illetve aláírásával ellátnia köteles (28. sz. melléklet), melyet továbbít a pénzügyi ellenjegyző részére, mely alapján igazolásra kerül a fedezet vizsgálata.*2
2
31
2014.06.05-től lép hatályba.
Beérkező kötelezettségvállalások a kontrolling munkatársak részéről ellenőrzésre kerülnek egyrészt tartalmi szempontból (megfelelő mellékletek csatolva vannak-e), másrészt, hogy rendelkezésre áll-e elegendő szabad előirányzat. Ha elfogadható a kötelezettségvállalás, továbbításra kerül a Pénzügyi Osztály vezetőjének, illetve távolléte esetén a kijelölt helyettesének jóváhagyásra. A jóváhagyó megvizsgálja, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzata rendelkezésre áll, illetve a befolyt vagy a megtervezett és várhatóan befolyó bevétel biztosítja-e a fedezetet, a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll-e, a kötelezettségvállalás nem sérti-e a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. Ezután kerül sor a nyilvántartásba vételre a FORRÁS SQL programban. Az eredeti példány a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztályon lefűzésre kerül, a másik példányt vissza kell küldeni az Intézmény részére. Nem kell írásbeli kötelezettségvállalás: -
100 e Ft alatti dologi, felhalmozási, ellátottak pénzbeli juttatásai kiadások pénzeszköz átadás banki- és pénztári közvetlen kifizetések.
Kötelezettségvállalás módosítást kell végrehajtani abban az esetben, ha az ellenjegyzett, és már lekötött kötelezettségvállalások havi keretein megtakarítás, illetve többletköltség adódott. A többletköltség okát minden esetben indokolni szükséges. (22. sz. melléklet) A meghatározott célra felhasználható pénzeszközök nyilvántartására pályázati adatlapot (23. sz. melléklet) kell beküldeni az intézménynek 2 példányban a mellékletekkel együtt. A pályázati adatlap mellékleteként Támogatási szerződést, vagy egyéb aláírt megállapodást szükséges csatolni. PMJV Önkormányzata Közgyűlésének költségvetési rendelete értelmében több év kiadási előirányzatait terhelő kötelezettséget vállalni csak a Közgyűlés előzetes engedélyével lehet, továbbá az utófinanszírozással megvalósuló pályázatok kizárólag a Polgármester előzetes hozzájárulásával nyújthatók be. 2. Érvényesítés - Teljesítés igazolás - Utalványozás -, illetve az előzetes írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő kifizetések eljárás rendje Az érvényesítési és teljesítési igazolásnak és az utalványozásnak a megtörténtét az intézmények az utalványrendeleten az aláírási címpéldány szerint arra jogosult személyek aláírásával igazolják. A teljesítés igazolása a kiadás utalványozása előtt történik. Az igazolást annak a személynek kell elvégezni, aki a teljesítés tényéről információval rendelkezik. Az igazolás az érvényesítés alapja. A teljesítés igazolásának módjáról és az azt végző személyek kijelöléséről minden intézményeknek külön-külön írásban kell rendelkeznie. A teljesítésigazolás történhet az erre a célra rendszeresített bélyegzővel a számlán vagy az utalványrendelet „teljesítés igazolása” rovatának kitöltésével és aláírásával. Az egyes kifizetések esetében a teljesítés igazolásához az eredeti számla mellett az alábbi mellékletek szükségesek: Számla/bizonylat típusa Bérjellegű kifizetések általánosságban Megbízási díj Munkaviszonnyal összefüggésben fizetett költségtérítések
32
Mellékletek Összesítő lap, könyvelési bizonylatok Nyilatkozat, számfejtés, teljesítés igazolás Kollektív szerződés kivonata, Bizonylatok (számlák, bérletek stb.) Megkülönböztető jelzéssel ellátva feljegyzés
(munkaruhánál), Számfejtés Átvétel (bevételezés) igazolása Számlás kifizetések Felújítás, karbantartás Immateriális javak, tárgyi eszközök beszerzése Kis értékű tárgyi eszközök, immateriális javak beszerzése Szakmai anyagok Készletre vásárolt anyagok, eszközök, élelmiszer, szerszámok stb. Reprezentáció
Személyszállítás Áruszállítás Azonnali felhasználásra vásárolt anyagok, készletek (irodaszer, nyomtatvány, kellékanyag stb.)
Állományba vételi bizonylat (építmény), Átadás-átvételi jegyzőkönyv, Építési napló, Javítási munkalap Nyilvántartásba vétel igazolása, Állományba vételi bizonylat, Üzembe helyezési dokumentum Állományba vételi bizonylat (kis értékű tárgyi eszköz), Nyilvántartásba vétel igazolása Átvétel (bevételezés) igazolása Anyag-eszköz bevételezési bizonylat A reprezentációra indokot adó alkalom leírása, Lista a résztvevőkről, Reprezentáció nyilvántartásba vételéről igazolás, Számfejtés Menetlevél, Utas lista, Kiküldetési rendelvény a kísérők részére Fuvarlevél, Szállítólevél Átvétel (bevételezés) igazolása, illetve a felhasználás helye és módja
Az utalványrendeletet kötelező teljes adattartalommal kitölteni. Az utalványrendelethez minden esetben mellékelni kell a kifizetés alátámasztásának bizonylatát eredeti példányban: szállítói számla, számlamellékletek, személyi juttatás és egyéb bérjellegű kifizetések, fizetési előleg alapbizonylatai (számfejtési bizonylat, fizetési előleg-kérő lap, mellékletek, bérletek, kiküldetési rendelvények… stb.), valamint a személyi juttatásokhoz kapcsolódó listák. A bizonylatok leadásának az Elszámolóház munkatársai részére számlabefogadási időben kell, hogy megtörténjen. A beküldött utalványrendeletek összesítésére utalványrendeleti összesítőt szükséges készíteni, melyen a bizonylatok átvétele történik. Külön utalványrendeleti összesítőt szükséges készíteni a számlás kifizetésekhez és a bérjellegű kifizetésekhez, valamint egyéb beküldött dokumentumokhoz osztályonként.*3 Az intézmények kötelesek táblázatban összefoglalni a bérjellegű kifizetéseket kötelezettségvállalás számonként elkülönítve (kötelezettségvállalás száma, jogcíme, kifizetés összege) és azt az utalványrendelethez csatolni, amennyiben egy utalványrendelethez több kötelezettségvállalás tartozik a kifizetések egyértelmű beazonosíthatósága érdekében. Amennyiben a számlabefogadás ellenőrzése során a számlák visszaküldésére kerül sor, szintén az összesítőn kerül feltüntetésre a visszaküldés indoka. Az utalványrendeleten fel kell tüntetni: az „utalvány” szót a költségvetési évet, a befizető, kedvezményezett megnevezését, címét, adószámát, a fizetés időpontját, módját, összegét, devizanemét,
3
33
2014.06.05-től lép hatályba.
a bevétel, kiadás egységes rovatrend és kormányzati funkció szerinti számát és megnevezését, a terheléssel, jóváírással (kifizetéssel, bevételezéssel) érintett pénzeszköz államháztartási számviteli kormányrendelet szerinti könyvviteli számlájának számát és megnevezését, a kötelezettségvállalás nyilvántartási számát, az utalványozó keltezéssel ellátott aláírását, és a teljesítés igazolást, az érvényesítést.
4. Bevételek utalványozásának szabályai A bevételek utalványozásához is szükséges az utalványrendelet kiállítása. Az Ávr. előírásaival összhangban, nem kell külön utalványozni a közigazgatási hatósági határozaton alapuló, a egységes rovatrend B3. Közhatalmi bevételek rovatain elszámolandó bevételek beszedését, s az egységes rovatrend B401 Készletértékesítés ellenértéke, B402 Szolgáltatások ellenértéke és B403. Közvetített szolgáltatások ellenértéke rovatain elszámolandó tételeket a fizetési számla vezetésével és az azon végzett műveletekkel kapcsolatban a számlavezető által felszámított díjakkal, költségekkel kapcsolatos kiadásokat, az egységes rovatrend B813. Maradvány igénybevétele rovatain elszámolandó bevételek teljesítését, a fedezetkezelői számláról, valamint - a fedezetkezelői számlára történő átutalás esetén - az építtetői fedezetbiztosítási számláról történő kifizetéseket. a külföldi devizanemben utalványozott összeg forintértékét a terhelési értesítő alapján kell figyelembe venni, amellyel az utalványt a terhelési értesítő beérkezését követően haladéktalanul ki kell egészíteni. A fenti tételek kivételével az utalványozáshoz kötelező az utalványrendelet kiállítása (pl: kapott támogatások, szállítói visszafizetések, téves utalás miatt visszaérkezett összegek) és alkalmazni kell az utalványozás szabályait. Intézményfinanszírozás utalványozása is szükséges, az utalványrendelet kiállításáért, ellenőrzéséért a Pénzügyi Osztály utalást végző munkatársa felel. Az intézmény köteles a bevétel jóváírását követő 3 munkanap belül beküldeni a jogszabályi előírásoknak megfelelően elkészített bevételi utalványrendeletet 2. Számlabefogadási idő Az Elszámolóház az alábbi időpontban határozza meg a számlabefogadás időpontját. A számlabefogadási időn belül beérkező bizonylatok esetében biztosított a jelen Szabályzatban meghatározott átutalási rend. A számlabefogadási időn kívül érkező bizonylatok, a tárgynapot követő napon beérkezett bizonylatoknak minősülnek. Hétfő - Csütörtök: 800 - 1100ig Pénteken: 800 -1000ig V. Záró rendelkezés Ezen pénzkezelési szabályzat 2014. április 1. napján lép hatályba, és a hatályba lépéssel egyidejűleg a korábban (2013. október 1-től) érvényben volt pénzkezelési szabályzat hatályát veszti. Pécs, 2014. április 1.
………………………………… Borbás Károly Igazgató 34
