ELSZÁMOLÁSI ÚTMUTATÓ

ELSZÁMOLÁSI ÚTMUTATÓ a Csoportos tehetségsegítő tevékenységek megvalósítására II. a „Tehetségek Magyarországa” című EFOP-3.2.1-15-2016-00001 azonosítószámú kiemelt projekt keretében megvalósuló pályázati felhíváshoz

1

Magyar Tehetségsegítő Szervezetek Szövetsége Tehetséghidak Program Cím: 1518 Budapest, 112 Pf. 146 Székhely: 1119 Budapest, Mérnök. u 39. Telefon: +36 (1) 799 7970 Fax: +36 (1) 688 4880 [email protected] / www.tehetseg.hu

Tartalom 1.

TÁMOGATÁS CÉLJA.................................................................................................................................... 3

2.

PÁLYÁZÓK KÖRE ........................................................................................................................................ 3

3.

A PÁLYÁZAT TARTALMA ............................................................................................................................ 3

4.

A PÁLYÁZAT IDŐTARTAMA ........................................................................................................................ 3

5.

PÉNZÜGYI INFORMÁCIÓK .......................................................................................................................... 4

6.

ELSZÁMOLÁSI INFORMÁCIÓK .................................................................................................................... 4 6.1 Általános tájékoztató ............................................................................................................................... 4 6.2 Bérjellegű költségek................................................................................................................................. 4 6.3 Megpályázott kis értékű kézműves anyagokhoz való hozzájutás ........................................................... 5

7.

ADATSZOLGÁLTATÁS A PROGRAMBA BEVONT TANULÓKRÓL .................................................................. 6 7.1 Európai Uniós előírás ............................................................................................................................... 6 7.2 A Matehetsz által bevonható tanulók ..................................................................................................... 6 7.3 A bevont tanulók adatainak összegyűjtése ............................................................................................. 7

8.

ELSZÁMOLÁSI DOKUMENTUMOK ............................................................................................................. 9 8.1 Szakmai beszámoló.................................................................................................................................. 9 8.2 Fotódokumentáció ................................................................................................................................ 10 8.3 Névsorok – szakkör, további, diákoknak szóló programok esetén........................................................ 10 8.4 Jelenléti ív – műhelymunka esetén ....................................................................................................... 10

9. 10.

ELSZÁMOLÁSOK RENDJE.......................................................................................................................... 11 MELLÉKLETEK ....................................................................................................................................... 11


2

1. TÁMOGATÁS CÉLJA A Magyar Tehetségsegítő Szervezetek Szövetsége a „Tehetségek Magyarországa” című EFOP-3.2.1-15-201600001 azonosítószámú kiemelt projekt (a továbbiakban: Projekt, Program) keretében – intézményeken és szervezeteken keresztül – felhívást tesz közzé gyerekeket és/vagy tanulókat bevonó csoportos tehetségsegítő tevékenységek megvalósításának támogatására. 2. PÁLYÁZÓK KÖRE A Pályázati Felhívásban megadottaknak megfelelően. 3. A PÁLYÁZAT TARTALMA 3.1 Támogatható tevékenységek köre A Pályázati Felhívásban megadottaknak megfelelően. 3.2 Elszámolható költségek köre o megbízási díjak a vezető és a segítő programfelelősök részére (bérjellegű költségek) 3.3 Nem elszámolható költségek köre o előadói, szakértői megbízási díjak o anyagköltség o szolgáltatások: terembérlet, szállás, étkeztetés, sokszorosítás, fénymásolás o belépőjegyek o egyéni és csoportos utazási költségek 4. A PÁLYÁZAT IDŐTARTAMA A pályázat megvalósítása, az együttműködési megállapodásban megjelölt naptól, azaz 2018. január 2-án kezdhető meg, és a szakmai megvalósításának záró dátuma: 2018. április 30. A pályázat megvalósítása akkor tekinthető – szakmai és pénzügyi szempontból is - befejezettnek, ha a szakmai megvalósítást követően a vezető és segítő programfelelős(ök) szakmai beszámolóit a Projektiroda elfogadta, a kifizetést jóváhagyta, és a megbízási díjat átutalta.


3

5. PÉNZÜGYI INFORMÁCIÓK

A támogatás formája utófinanszírozás, vissza nem térítendő támogatás. A támogatás mértéke a pályázatban elszámolható összes költség 100%-a. 6. ELSZÁMOLÁSI INFORMÁCIÓK

6.1 Általános tájékoztató 

Jelen pályázatban számlák befogadására és elszámolására nincs lehetőség.



Sablonok: Kérjük, az ügyintézéshez és az elszámoláshoz szükséges dokumentumok esetében a mellékletben található sablonokat használják. Ha a sablonban dátum szerepel, kérjük, azon ne változtassanak. 4



Kérjük, hogy az egyes tevékenységek népszerűsítéséhez, a gyerekek/tanulók programba történő meghívásához használják az EFOP arculattal ellátott, 3-as számú mellékletben található Meghívó sablont!

6.2 Bérjellegű költségek Bérjellegű költségek magánszeméllyel kötött megbízási szerződések esetén számolhatók el. A megbízási szerződés tervezeteket a Projektiroda küldi meg. Kérjük, hogy a szerződéshez szükséges adatokat a projektiroda által küldött adatbekérő felületre töltsék fel. A „Csoportos tehetségsegítő tevékenységek megvalósítása II.” című pályázatban a vezető programfelelőssel és segítő programfelelős(ökk)sel tudunk megbízási szerződést kötni.


A megbízási díj kifizetése két részletben történik: - az első részlet kifizetése 2018. február 28-át követően az értékelt, támogatott pályázat alapján történik. A februári kifizetéshez a vezető és segítő programfelelősöktől az aláírt megbízási szerződésre és az adóelőlegnyilatkozatra van szükség. - a második részlet a megbízási szerződés 3.1-es pontja alapján, szerződésben szereplő minden feladat teljesítését követően a benyújtott és Matehetsz által elfogadott szakmai beszámoló elfogadását követően legkésőbb 30 nappal. A program lezárását követően az elvégzett tevékenységeiről a vezető és a segítő programfelelősnek, személyenként szakmai beszámolót kell beküldenie (minta a 4. számú mellékletben). A szakmai beszámoló kitöltése a projektiroda által küldött adatbekérő felületen történik, melyet jóváhagyást követően 3 példányban kinyomtatva és kék tollal aláírva, postai úton kérünk beküldeni. A megbízási díj kifizetése a szakmai és az adminisztrációs feladatok Projektiroda általi elfogadását követően történik.

6.3 Megpályázott kis értékű kézműves anyagokhoz való hozzájutás A Matehetsz igyekszik a 2017. november folyamán meghirdetett anyagigénylési pályázatban megigényelt kézműves anyagokat hiánytalanul kiszállítani a pályázók részére 2018. február 28-ig. A kiszállítás előtt egy e-mailben kérünk megerősítést Önöktől, hogy az anyagokat a megfelelő címre, a vezető programfelelős részére szállítsuk ki. Kérjük figyeljék a Matehetsz-től, a pályázati kapcsolattartójuktól érkező e-maileket! Amennyiben a név és a cím rendben vannak, úgy szolgáltatónk kiszállítja Önöknek a megigényelt kézműves anyagokat. Az anyagok átvételekor kérjük, hogy a vezető programfelelős írja alá kék tollal 2 példányban a szállító által átadott, az anyagok átadás-átvételéről illetve felhasználásáról szóló nyilatkozatokat, továbbá kérjük, hogy a nyilatkozatokat a pályázó intézmény pecsétjével lepecsételni szíveskedjenek.

Kis mennyiségű anyagigénylés esetén, postai úton fogjuk küldeni a kézműves anyagokat. A szállítás módjáról a pályázati kapcsolattartó értesíti a vezető programfelelőst. Ez esetben az anyagok átadás-átvételéről illetve felhasználásáról szóló nyilatkozatokat, melyet az anyagokkal együtt küldünk meg, a program végeztével


5

kérjük, hogy a vezető programfelelős aláírva, a saját szakmai beszámolójával együtt küldje meg a Projektirodának. 7.

ADATSZOLGÁLTATÁS A PROGRAMBA BEVONT TANULÓKRÓL

7.1 Európai Uniós előírás A Matehetsz által megvalósítás alatt álló Tehetségek Magyarországa Kiemelt Projekt (Projekt) forrását az Európai Unió és Magyarország Kormánya biztosítja. Annak érdekében, hogy az EU-jogszabályoknak megfelelően követhessük a támogatások felhasználását és későbbi eredményeit, kérjük, hogy a vezető programfelelős kérje meg a programokba bevont tanulókat (szüleiket) az adataik megadására.1

7.2 A Matehetsz által bevonható tanulók A vezető programfelelős feladata, hogy mind a tömbösített foglalkozás-sorozatokban (mindkét szakkörben), mind a pályázatban vállalt további programban részt vevő fiatalokról adatokat szolgáltasson a Matehetsz számára. Az adatszolgáltatás célja a 7.1-es pontban leírtakon túl, hogy a Matehetsz a Tehetségek Magyarországa Projekt felhívásának 3.5.3 pontja alapján egyértelműen azonosítani tudja a Projektbe bevont fiatalok, diákok, gyerekek körét. Az azonosításra a projektben elérendő indikátorok igazolása érdekében van szükség.

A fentiek érdekében kérjük szíves együttműködésüket a bevont fiatalok adatainak összegyűjtése és annak a Tehetségek Magyarországa Projektiroda részére történő továbbítása terén!

1

Az adatok összegyűjtése, tárolása, feldolgozása és kezelése az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezéseinek betartásával történik.


6

7.3 A bevont tanulók adatainak összegyűjtése Az adatok összegyűjtését a következőképpen kérjük:

1. Az Önök pályázati kapcsolattartója a vezető programfelelősnek kétféle biankó nyilatkozatot küld postán, papír alapon 2018 január folyamán, 50 példányban. A két szakkörre és a kötelezően választandó, további programra vonatkozóan kérjük ezt a jellegű adatszolgáltatást. A kétféle nyilatkozat a következő: a)

„Nyilatkozat személyes adatok felvételéhez projektbe való belépéskor” - 1304/2013/EU Rendelet 1. számú melléklete

b) Hozzájáruló nyilatkozat személyes adatok kezeléséhez

2. A dokumentumok kitöltése, aláírása a) A vezető programfelelős a dokumentumokat szétosztja az adott programokba bevont fiatalok között, majd megkéri őket, hogy kitöltés után életkoruktól függően írják alá, illetve írassák alá szüleikkel. Nagyon fontos, hogy a kérdőíveket – akárhány éves is a bevont fiatal – csak és kizárólag a gyerekekre vonatkozóan kell kitölteni! b) A vezető programfelelős összegyűjti a gyerekek és/vagy szülők által aláírt dokumentumokat. 3. A nyilatkozatok összegyűjtése után a vezető programfelelős a fiatalok – a nyilatkozatokon szereplő, bizonyos - adatait rögzíti az online adatbekérő felületen 2018. április 30-ig. A linket 2018. február 28ig a projektirodai kapcsolattartó előzetesen e-mailben küldi a vezető programfelelősnek.



Az adatbekérő felületen a vezető programfelelős rögzíti a két szakkörben és a kötelezően választott, további programban részt vett gyerekek/tanulók következő adatait: a) a résztvevő fiatal neve, b) TAJ száma, születési dátuma, c) lakóhelye,


7

d) a köznevelési intézmény neve, ahová a fiatal jár, és e) egy e-mail cím, ahol a fiatalt közvetlenül elérhetjük. 

Az adatbekérő felületen továbbá szerepelni fog, hogy mi a program megnevezése, amit a fiatal látogat, valamint a program időpontja.



A pályázatban vállalt programot követően, a Matehetsz 2020 év végéig e-mailben jelentkezik a vezető programfelelősnél. A vezető programfelelőshöz a fenti pontokhoz hasonlóan juttatjuk el a tanulók névre szóló, a program zárásakor aktuális dokumentumot2, melyet majd kérjük kitöltetni a tanulókkal, és visszaküldeni a Matehetsz-hez. A részletekkel kapcsolatban a jövőben jelentkezünk e-mailen.

Abban az esetben, ha az adatszolgáltatás nem valósul meg, a Matehetsz nem tudja bevont fiatalként elszámolni az illető fiatalt a Tehetségek Magyarországa Projektben, mely a Matehetsz-nek nem előnyös. Ezért kérjük, hogy a vezető programfelelős minden tőle telhetőt tegyen meg az adatok összegyűjtéséért, kiemelt figyelmet fordítva a „Hozzájáruló nyilatkozat személyes adatok kezeléséhez” elnevezésű nyilatkozatra. A Nyilatkozat személyes adatok felvételéhez projektbe való belépéskor című dokumentum kitöltésére vonatkozóan kérjük, hogy hívják fel a bevont tanulók, valamint hozzátartozójuk figyelmét a nyilatkozathoz kapcsolódó kitöltési útmutatóra, és itt is törekedjenek a bevont résztvevőktől a nyilatkozatok begyűjtésére és a Matehetsz részére történő visszaküldésre. Amennyiben a bevont tanuló vagy hozzátartozója a nyilatkozat kitöltésében nem kíván közreműködni, kérjük, hogy ezt a nyilatkozaton „A nyilatkozat kitöltését elutasította” szöveggel megjelölve és ennek tényét a tanuló és/vagy a szülő aláírásával igazolva küldje vissza a vezető programfelelősnek!

A vezető programfelelős az összegyűjtött dokumentumokat postai úton továbbítja kapcsolattartójának az 1119 Budapest, Mérnök u. 39. szám alá 2018. május 31-ig.

2

„Nyilatkozat személyes adatok felvételéhez projektbe való kilépéskor”


8

Kérjük, hogy a „Hozzájáruló nyilatkozat személyes adatok kezeléséhez” elnevezésű dokumentum kitöltésére nagyobb gondot fordítsanak, mert a tanulók/gyerekek projektben való elszámolhatósága szempontjából lényegesebb annak kitöltése! A mindkét dokumentumot hiánytalanul, érvényesen kitöltők (nem a vezető vagy segítő programfelelős, hanem az adatokat szolgáltató fiatalok) között 2018. júliusában 20 darab tabletet sorsolunk ki! 8. ELSZÁMOLÁSI DOKUMENTUMOK

8.1 Szakmai beszámoló Szakmai beszámolót a vezető és (ha van) a segítő programfelelős(ök)nek egy alkalommal, a program befejezését követően 2018. május 31-ig kell beküldeni, akikkel a Tehetségek Magyarországa Projektiroda megbízási szerződést köt. A megbízási díjak második részletének kifizetésére a szakmai beszámoló jóváhagyását követően kerül sor. A februári kifizetéshez a vezető és segítő programfelelősöktől csak az adóelőleg-nyilatkozatra van szükség. 9 A szakmai beszámolóhoz kapcsolódó, a két szakkör és a további választott programok alkalmával használatos dokumentumok: 

tervezett programok meghívósablonja (3. számú melléklet, papír alapon)



szakmai beszámoló

(4. számú melléklet, adatbekérő felületen és papír alapon)



névsor

(5. számú melléklet, papír alapon)



fotódokumentáció

(adatbekérő felületen feltölteni)



adatszolgáltatási nyilatkozat

(adatbekérő felületen feltölteni és papír alapon)



2018. évre vonatkozó adóelőleg nyilatkozat

(6. számú melléklet és papír alapon)

A szakmai beszámolóhoz kapcsolódó, a műhelybeszélgetés alkalmával használatos dokumentumok: 

jelenléti ív




műhelynapló sablon




fotódokumentáció

(adatbekérő felületen feltölteni)


8.2 Fotódokumentáció A szakmai beszámolónak tartalmaznia kell egy fotókból álló mellékletet, ami dokumentálja a pályázat legfontosabb eseményeit, történéseit. Fontos, hogy programelemenként (két tömbösített foglalkozás-sorozat (két szakkör), további választott program (filmklub vagy kirándulás, vagy kézműves foglalkozás szervezése) és műhelymunka) 5 db fotó készüljön.! A fotókon a bevont személyek is szerepeljenek. A képeket JPG formátumban kérjük elmenteni és a projektiroda által a későbbiekben megadott felületre feltölteni. Kérjük, hogy a képek elnevezésében szerepeltessék az OPER azonosítót. Kiskorú résztvevők esetén a vezető programfelelős feladata, hogy beszerezze a kiskorú fotókon, videókon való részvételéhez szükséges szülői hozzájárulást. 8.3 Névsorok – szakkör, további, diákoknak szóló programok esetén A vezető programfelelős aláírásával igazolja a szakkörök és a további program esetében a programokon a résztvevők jelenlétét. A résztvevők aláírása nem szükséges. Minden programelemhez készüljön névsor a résztvevőkről, felsorolva a foglalkozások időpontját (5. számú melléklet). A vezető programfelelős felelőssége, hogy ahol az életkor miatt szükséges, beszerezze a szülők előzetes hozzájárulását a gyerekek programokba történő bevonásához. Kérjük, ügyeljenek a dátumok, helyszínek, programok helyes kitöltésére.

8.4 Jelenléti ív – műhelymunka esetén

A műhelymunka esetén kérjük, hogy a vezető programfelelős a 7. számú mellékletben található jelenléti ívet használja, ahol a jelenlevők aláírásukkal igazolják a műhelymunkán való részvételüket.


10

9. ELSZÁMOLÁSOK RENDJE

A „Csoportos tehetségsegítő tevékenységek megvalósítása II.”pályázat szakmai befejezését követően a szakmai beszámolók, névsorok, adatkezelési nyilatkozatok, a műhelymunkákhoz kapcsolódó jelenléti ívek és műhelymunka naplók és a kapcsolódó egyéb dokumentumok beadási határideje: 2018. május 31. FONTOS! A borítékon kérjük, tüntessék fel az adott pályázat OPER számát és Matehetsz-es kapcsolattartó kollégájuk nevét! Az elszámolási dokumentációkat a következő címre várjuk: MATEHETSZ, 1119 Budapest, Mérnök utca 39. 10. MELLÉKLETEK

1. számú melléklet: Elszámolási útmutató 2. számú melléklet: Megbízási szerződés vezető és segítő programfelelősnek (minta) 3. számú melléklet: Arculatos meghívó sablon 4. számú melléklet: Szakmai beszámoló (minta) 5. számú melléklet: Névsor (diákoknak szóló program esetén használatos) 6. számú melléket: Adóelőleg nyilatkozat 2018. évre 7. számú melléklet: Jelenléti ív (műhelymunka alkalmával használatos sablon) 8. számú melléklet: Műhelymunka napló (műhelymunka alkalmával használatos sablon)

FIGYELEM! A Csoportos tehetségsegítő tevékenységek megvalósítására II. pályázati felhíváshoz kapcsolódó felhívás, elszámolási útmutató, mellékletek, sablonok, minták és a pályázók részére elküldésre kerülő információs levelek 2018. május 31-ig megtalálhatók itt: http://tehetseg.hu/csoportos-tehetsegsegito-tevekenysegekhezkapcsolodo-tartalmak weboldalon!


11

ELSZÁMOLÁSI ÚTMUTATÓ

Recommend Documents