Elektronikus adatlap szakdolgozat és diplomaterv készítéshez

Elektronikus adatlap szakdolgozat és diplomaterv készítéshez

2010. szeptember 10.

Elektronikus adatlap szakdolgozat és diplomaterv készítéshez Útmutató Kalmusné Mihók Zsuzsa / Tevesz Gábor 2010. szeptember 10. A 2010/11 tanév ıszi félévétıl hallgatóink a Szakdolgozat készítés és a Diplomatervezés tantárgyak adatlapjait elektronikus formában készítik el és nyújtják be a Neptun Egységes Tanulmányi Rendszer elektronikus kérvénykezelı szolgáltatása segítségével. A korábbi papíralapú adatlap kezelés megváltoztatását a Kari Tanács 2010. június 23-i határozata írta elı karunkon (https://www.vik.bme.hu/files/00005359.pdf). A határozat több fontos változást is bevezetett a korábban követett gyakorlathoz képest: 1. Az adatlapok elektronikus úton történı elıállítását, benyújtását és kezelését 2. A Diplomatervezés adatlapnak már a Diplomatervezés 1 tantárgy felvételekor kötelezı kiállítását (mesterképzés és az ahhoz kapcsolódó 5 éves képzés esetén is) 3. A szakdolgozatok és diplomatervek elektronikus archiválási és nyilvántartási rendszerét Az új rendszerben a hallgatók a szakdolgozat, ill. diplomaterv téma kiválasztását és a tanszéki konzulensükkel történt egyeztetést követıen a 2.-4. oktatási héten a Neptun rendszeren keresztül töltik ki és nyújtják be a szakdolgozat készítés, ill. a diplomatervezés megkezdéséhez szükséges adatokat. A szakdolgozat készítésre és a diplomatervezésre vonatkozó tantárgyi adatlapok és a vonatkozó szabályzatok karunk honlapján találhatók meg (https://www.vik.bme.hu/kepzes/targyak/, https://www.vik.bme.hu/szabalyzatok/). Az adatlapok elektronikus kitöltése (amely a webes hallgatói felületen keresztül a nap bármely szakában, akár otthonról is elvégezhetı) feleslegessé teszi azok személyes átvételének hosszadalmas folyamatát, egyszerősíti az azon megadott adatok ellenırzését és feldolgozását, továbbá lehetıséget teremt a tanszékek számára a Neptun rendszerben beadott adatlapok számának és adatainak a félév során bármikor egyszerő szőréssel történı lekérdezésére. Az új eljárás révén a tanszéki adminisztrátorok, a tantárgyak felelısei, vagy a tanszékvezetık is egyszerően ellenırizhetik a jelentkezık adatait, a választott záróvizsga tantárgyakat, stb. Az elektronikus adatlapok bevezetése a Neptun rendszer bizonyos bıvítéseit, valamint több elektronikus folyamat összehangolását követelte meg. A szükséges őrlapok kialakítása, a kiválasztásokhoz szükséges tantárgy- és oktatólisták elkészültek, tesztelésük megtörtént. Ennek ellenére azonban számítunk arra, hogy a bevezetés során olyan elıre nehezen tervezhetı nehézségek léphetnek fel, melyek kezelése idınként egyedi megoldásokat és kompromisszumokat fog igényelni. A szakdolgozat készítés és a diplomatervezés folyamatát sokféle, sok esetben teljesen egyedi kezeléstechnikával bonyolítják tanszékeink. Az új rendszer részleteinek kialakításához, a rendszer beüzemeléséhez valamennyi résztvevı segítségét, türelmét és kompromisszumkészségét kérjük, a Dékáni Hivatal és a KTH Informatikai Csoportja mindent el fog követni a rendszer lehetı legkisebb zökkenıvel történı átállítása érdekében.

-1-



A folyamat lépései a következık: A hallgatók a Neptun rendszerbe belépve az /Információ /fül alatt találják a /Záróvizsgák menüpontot. Minden hallgató ezen belül csak arra a záróvizsga idıszakra adhat le jelentkezést (tölthet ki adatlapot), amelyik a saját képzésének/felvett tantárgyának megfelel. A hallgatóknak a záróvizsga idıszakokhoz való hozzárendelését a Dékáni Hivatal végzi, a záróvizsga idıszak alatt megjelenı lehetıségek közül a hallgatónak már magának kell választania. Ily módon pl. a BSc képzésen tanuló hallgató számára csak a „Szakdolgozat készítés” idıszak jelenik meg, az MSc képzés hallgatóinak már a „Diplomatervezés 1” és a Diplomatervezés 2”, míg az 5 éves képzés hallgatói már – szakirányra kerülésük idıpontjától függıen – a „Diplomatervezés (30 kredit)”, a „Diplomatervezés 1” és a Diplomatervezés 2” lehetıségei közül kell válasszanak.

1. ábra - A hallgatói Neptun felület Záróvizsgák menüpontja

A megfelelı záróvizsga idıszak kiválasztása után a hallgató számára megnyílik a megfelelı Diplomaterv adatlap.

2. ábra - A hallgatói Neptun felületen megjelenı záróvizsga adatlap (egy lehetséges példa)

-2-



Az adatlapon a hallgató azonosító adatai (név, Neptun kód, szak) automatikusan kitöltésre kerülnek, a többi mezı lehetıség szerint vagy adott választék listából történı kiválasztást követel meg, vagy szabad szövegként kitölthetı mezı. Minden egyes képzés, ill. tantárgy (Szakdolgozat készítés, Diplomatervezés, Diplomatervezés 1, Diplomatervezés 2) saját adatlappal rendelkezik a képzésre jellemzı elıírásoknak megfelelıen – pl. záróvizsga tantárgyak száma, lehetséges záróvizsga tantárgyak listája, stb.

3. ábra – Adott tantárgy listából történı választás az adatlapon

Az adott listából történı választás nagy elınye, hogy nem lehetséges a kiválasztandó objektum adatainak (pl. tantárgy nevének, Neptun kódjának) elírása, viszont sajnos azt igényeli, hogy az elektronikus rendszer számára rendelkezésre álljon valamennyi választható objektum. Rendkívül szerteágazó tanterv- és szakirány struktúránk miatt a választható tantárgyak esetében az adott képzésre és szakra szőkítve jelennek meg a hallgató által választható tantárgyak, a lista azonban további szőkítést (pl. a hallgató szakirányát) már nem vesz figyelembe. Az egyes tantárgyaknál megjelenı listák választékát a Dékáni Hivatal állította össze érvényes szabályzati elıírásaink szerint, az Excel táblázatokra épülı listakezelés a (lehetıség szerint nem túl gyakori) frissítés lehetıségét tartalmazza. A tantárgyak elıadói már szabadon kitölthetı mezıben kerülnek megadásra a hallgató által. Egyes tantárgyak elıadói évrıl évre változnak, a hallgatók pontosan azt az elıadót (elıadókat) adhatják meg, akik számukra az elıadásokat tartották. Ez a mezı segítség a tanszék számára az egyes évfolyamok közötti tantárgyeltérések beazonosítására (ld. szemeszterenként rögzített tantárgytematikák), az adott évfolyamot oktató elıadó(k) meghatározásához. Az adatlap alján figyelemfelhívó szövegek jelenhetnek meg a hallgató által elvégzendı további feladatokra (pl. adott esetben az adatlaphoz mellékletek leadása is szükséges lehet - ld. késıbb). A lap alján szereplı aláírás természetesen formális (s.k.), az adatlapot a hallgató a Kérvény leadása gomb megnyomásával aktiválja a rendszerben.

-3-



4. ábra – Az adatlap aláírása és elküldése a rendszerben

Az adatlapok mellé a hallgatók mellékleteket csatolhatnak – ezek mintáit a kari honlapról tölthetik le (ld. https://www.vik.bme.hu/kepzes/ Mindenkinek). Ilyen mellékletek tipikusan a következık lehetnek: • Tanszéki elbocsátó/befogadó nyilatkozat (amennyiben a hallgató a szakdolgozat készítést, ill. diplomatervezést nem az anyatanszékén végzi) • Titkos diplomaterv iránti kérelem • Az osztatlan 5 éves képzésen résztvevı hallgatók esetében a fı- és mellék szakirányok tantárgyainak megfelelı helyettesítését tanúsító tanszékvezetıi igazolások A Lehetıségek/Kérvénymelléklet menüpontban tetszıleges számú elektronikus melléklet tölthetı fel a kérvényt leadó hallgató által.

5. ábra – Mellékletek feltöltésének lehetısége az adatlaphoz

-4-



Az elektronikus kérvénymelléklet a hallgató által a megszokott módon tölthetı fel a rendszerbe, a melléklethez a hallgató rövid leírást is megfogalmazhat annak egyértelmősítése céljából.

6. ábra – A melléklet feltöltésének és magyarázatának lehetısége a hallgató számára

Leadott kérvényeiket a hallgatók a Neptun rendszerben folyamatosan figyelemmel kísérik. Az „Ügyintézés alatt” státusz a kérvény még le nem zárt feldolgozására utal. Az adatlapok kérvényként érkeznek be a Dékáni Hivatal illetékes munkatársához (jelenleg Törökné Keszthelyi Violához). Az alapadatok durva ellenırzését követıen ı továbbítja a kérvényeket a hallgató által megadott konzulensnek, tanszéki adminisztrátornak vagy tantárgyfelelısnek (ez a feltétel akár tanszékenként is megadható, az adatlap továbbítása nem automatikusan történik a rendszerben).

7. ábra – A hallgató kérvényének állapota a Neptun rendszerben

(Természetesen egy idıben egy hallgató számára csak egy folyamat lehet aktív, azaz „Ügyintézés alatt”. A kérvénnyel kapcsolatban a feldolgozás során észrevételek merülhetnek fel, emiatt megtörténhet azok visszaküldése a hallgató számára, újraindítása a hallgató által, stb. Emiatt a hallgató – más leadott kérvényeihez hasonlóan – folyamatosan figyelemmel kíséri annak állapotát a Tanulmányi Rendszerben.) -5-



A hallgatók által leadható adatlapok sablonjai a következık: a) BSc képzés: Szakdolgozat készítés adatlapja

8. ábra – A BSc képzés Szakdolgozat készítés c. tantárgyának adatlapja

(Az adatlapok legfontosabb közös tulajdonságait a Szakdolgozat készítés tantárgy adatlapja alapján tekintjük át – az itt elmondott általános tulajdonságok természetesen valamennyi adatlap esetében érvényesek.) •

• •

A tanszéki konzulens neve az egyértelmő (hibátlan) megadás érdekében legördülı listából kerül kiválasztásra. Ennek nagy elınye, hogy a listában csak azok a kollégáink szerepelnek (hibátlan azonosítókkal), akik aktív oktatóként a Neptunban is jogosultsággal rendelkeznek adatok bevitelére, kérvények kezelésére. Azon tanszéki kollégák esetében, akik ilyen jogosultsággal valamilyen okból nem rendelkeznek (megbízásos munkaviszony, PhD hallgató, stb.), mégis tanszéki konzulens szerepét töltik be a tanszékvezetı engedélyével, a tanszéknek kérnie kell a Dékáni Hivatal kari Neptun adminisztrátorától az illetı felvételét az oktatói listára. Ezt a listát a jelenlegi jelentkezési idıszakban hetente frissítjük az elektronikus adatlapok kezelésére szolgáló adatbázisban. A hivatkozott oktatói listában a fenti személyek évrıl-évre történı változása folyamatos fluktuációt vált ki, ami érthetı módon - elsısorban a Neptun jogosultságok biztonságának garantálása érdekében – nem kívánatos jelenség. Célszerőnek látjuk ezért az elektronikus adatlap-kezelés próbaüzemét követıen egy olyan megoldás megkeresését, amely inkább egy központi tanszéki személy (tanszéki adminisztrátor, tantárgyfelelıs, szakirány felelıs, stb.) irányába terelné a közvetlen Neptun-kezelési jogosultsággal nem rendelkezı személyek esetében az adatlapok véleményezését/visszaigazolását. Az anyatanszék és a szakdolgozat védését szervezı tanszék eltérése esetén a hallgatónak elbocsátó/befogadó nyilatkozatot kell mellékelnie A BSc képzés estében az elkülönített záróvizsga tantárgy kötelezı jelleggel a közös BSc záróvizsga – MSc felvételi vizsgadolgozat.

-6-



b) MSc képzés: Diplomatervezés 1 és 2 adatlapok

9. ábra – Az MSc képzés Diplomatervezés 1 c. tantárgyának adatlapja

10. ábra – Az MSc képzés Diplomatervezés 2 c. tantárgyának adatlapja

-7-



Az MSc képzés Diplomatervezés 1 és Diplomatervezés 2 adatlapjai kezelésének speciális elıírásai – a képzés jellegébıl adódóan – a következık: Diplomatervezés 1 •

• •

•

A hallgatók elıször (mintatantervük szerint képzésük 3. félévében) a Diplomatervezés 1 tantárgyat veszik fel. Érvényes kari elıírásaink szerint a Diplomaterv adatlap ekkor kiállításra kerül, beadott adatlap hiányában a hallgató által felvett tantárgyat kari Neptun adminisztrátorunk érvénytelen tantárgyfelvételnek minısíti, és törli (elızetes értesítést követıen). Az adatlapon megadásra kerül a diplomaterv pontos címe, konzulense, az anyatanszék és a diplomatervezést szervezı tanszék (amennyiben az eltér az anyatanszéktıl). Eltérı anyatanszék – diplomatervezést szervezı tanszék esetében a hallgatónak ehhez az adatlaphoz kell mellékelnie a befogadó/elbocsátó nyilatkozatot Titkos diplomaterv esetében a hallgatónak mellékelnie kell (tanszékvezetıi támogatással) a Villamosmérnöki és Informatikai Kar dékánjához címzett, erre vonatkozó kérelmét (https://www.vik.bme.hu/files/00004025.pdf). A hallgatóknak ebben a félévben még nem kell megadniuk a választott záróvizsga tantárgyakra vonatkozó információkat.

Kiegészítı rendelkezés: A Diplomatervezés 1 tantárgyukat már a 2009/10 tanév tavaszi félévében felvett hallgatók visszamenılegesen ki kell töltsék és be kell adják a Diplomatervezés 1 adatlapot is (a Diplomatervezés 2 adatlap kitöltése és beadása mellett). A beadási határidı megegyezik a Diplomatervezés 2 adatlap beadási határidejével. Diplomatervezés 2 Felhívjuk valamennyi hallgató és oktató kolléga figyelmét, hogy érvényes kari elıírásaink szerint: Diplomaterv 2 adatlap (kivonat): „A diplomaterv témája a kar valamely (lehetıleg a hallgató által felvett szakiránynak megfelelı) tanszékén a tanszékvezetı jóváhagyásával meghirdetett témák közül választható. A diplomatervezés második félévében az elsı félévben megkezdett munkát kell folytatni.” MSc Diplomaterv, záróvizsga és oklevél szabályzat (kivonat): „A diplomaterv témája a kar valamely (lehetıleg a hallgató által felvett szakiránynak megfelelı) tanszékén a tanszékvezetı jóváhagyásával meghirdetett témák közül választható. A diplomatervezés második félévében az elsı félévben megkezdett munkát kell folytatni.” Fenti elıírásoktól eltérni kizárólag a Kari Tanulmányi Bizottsághoz benyújtott egyéni kérvény engedélyezését követıen lehet. •

•

A hallgatók az elızı félév folytatásaként (mintatantervük szerint képzésük 4. félévében) a Diplomatervezés 2 tantárgyat veszik fel. Érvényes kari elıírásaink szerint a már létezı Diplomaterv adatlap ekkor „csak folytatásra” kerül, az adtalap már nem tartalmazza a Diplomatervezés 1 tantárgy felvételekor beadott adatokat (cím, konzulens, anya- és diplomatervezést szervezı tanszék, stb.), mivel ezek az adatok a két félév között nem változhatnak. Ekkor kerülnek megadásra a konzulens által kijelölt záróvizsga tantárgyak (cím, elıadó, tanszék).

Az 5 éves képzésben 2009. január után szakirányra került hallgatók – az MSc képzéssel összekapcsolt mintatantervük miatt – az ebben a pontban ismertetet osztott Diplomatervezés 1, 2 adatlapokat töltik ki, esetükben azonban a záróvizsga tantárgyakra speciális kiegészítı szabályok érvényesek (https://www.vik.bme.hu/files/00004023.pdf), ennek megfelelıen a Diplomatervezés 2 adatlap formátuma is eltér az MSc képzésétıl. -8-



c) Osztatlan 5 éves képzés: Diplomatervezés adatlap

11. ábra – Az osztatlan 5 éves képzés Diplomatervezés c. tantárgyának adatlapja

Az 5 éves képzésben 2009. január után szakirányra került hallgatók – az MSc képzéssel összekapcsolt mintatantervük miatt – a b) pontban szereplı osztott Diplomatervezés 1, 2 adatlapokat töltik ki. Az adatlap mellé a hallgatóknak mellékletként be kell adniuk a fı- és mellék szakirányok tantárgyainak megfelelı helyettesítését tanúsító tanszékvezetıi igazolásokat. Ezek mintái a kari honlapról tölthetık le (https://www.vik.bme.hu/kepzes/alapkepzes/altalanos/499.html).

-9-



A kari Neptun adminisztrátor – és ugyanígy a tanszéki Neptun adminisztrátorok – számára a beérkezett adatlapok a Kérvények menüpont alatt jelennek meg. Az adott hallgatói kérvény kiválasztását követıen annak mellékletei az ablak alján ellenırizhetık/letölthetık.

12. ábra – Beküldött adatlapok a kari/tanszéki Neptun adminisztrátori felületen

A beérkezett hallgatói kérvényeket (adatlapokat és mellékleteiket) a Dékáni Hivatal munkatársa továbbküldi a kérvényben megadott illetékes tanszék felé. Amint már korábban említettük, az adatlap továbbítása nem automatikusan történik a rendszerben, így a tanszékek a továbbítás tekintetében tanszékenként eltérı technikát is megadhatnak. A kérvények továbbítása • •

•

alapértelmezésben a hallgató által megadott konzulens felé történik meg. amennyiben a konzulens nem szerepel a Neptun kezelési jogosultsággal szereplı kari oktatók listájában, a továbbítás az adott tanszék hivatalos Neptun adminisztrátora felé történik meg (ez tanszékenként kizárólag egy adott személy lehet). amennyiben egy tanszék vezetıje az igényét a félév elején írásban jelzi a Dékáni Hivatal vezetıje felé, úgy valamennyi beérkezett kérvény a tanszékvezetı által kijelölt tanszéki adminisztrátornak/tantárgyfelelısnek kerül továbbításra (ez tanszékenként kizárólag egy adott személy lehet).

- 10 -



Mint már említettük, az elektronikus szakdolgozat/diplomaterv adatlapok elektronikus kérvények formájában továbbítódnak a Neptun Egységes Tanulmányi Rendszerben. Az elektronikus kérvények már több szemeszterrel ezelıtt bevezetésre kerültek, hallgatóink már „gyakorlott felhasználóként” alkalmazzák azokat ügyes-bajos dolgaik intézésére (ld. http://www.kth.bme.hu/ Őrlapok ügyintézéshez menüpont a bal oldalon). Az elektronikus kérvények kezelését a KTH, a Dékáni Hivatal, idınként a tanszékek Neptun adminisztrátorai végzik – számukra már nem újdonság egy-egy beérkezı kérvény fogadása, véleményezése, elektronikus továbbküldése. A folyamat azonban itt nem áll meg – ugyanezek a lehetıségek oktatóink számára is rendelkezésre állnak az oktatói Neptun felületen keresztül. Segítségével pl. egy tantárgy felelıse, elıadója, akár otthonról is véleményezheti egy hallgató kérelmét, reklamációját (hiányzó kurzus, vizsgaalkalom, be nem jegyzett vagy hibás érdemjegy, egyéni tanulmányi rend iránti kérelem, stb.) A szakdolgozat/diplomaterv adatlapoknak a Dékáni Hivatalból a tanszékek felé történt (folyamatos) továbbítása után azokat az oktatói Neptun felületen az Ügyintézés/Kérvény véleményezés menüpont alatt a Véleményezendı kérvények fülön láthatják a konzulensek. (Lévén ilyen kérvény még nincs forgalomban a hallgatók számára, ezért az alábbi ábrákon egy minden tekintetben hasonló módon megjelenı méltányossági kérvénytípust mutatunk be példaként.)

13. ábra – Hallgatói kérvény megjelenése a konzulens oktatói Neptun felületén (méltányossági kérvény oktatói véleményezésre)

A kérvénynek a kari Neptun adminisztrátor által történı elküldésekor a címzett (a továbbiakban: a konzulens – emlékeztetünk arra, hogy ez tanszékenként adott esetben más kijelölt személy is lehet) E-mailt, a Neptunba történı következı belépéskor pedig egy figyelmeztetı ablakban üzenetet kap („Önnek feldolgozatlan kérvényei vannak”). Fontos megjegyzés: a kérvény feldolgozásának folyamata „elakad”, ameddig a véleményezésre kiküldött adatlapra nem érkezik válasz a konzulenstıl !

14. ábra – Hallgatói kérvény megnyitása a konzulens oktatói Neptun felületén

- 11 -



A hallgatói adatlap megtekintésének módja annak PDF formátumban való letöltése a Tanulmányi Rendszerbıl. Ennek elınye, hogy az adatlapot (és annak mellékleteit) archiválási célból el is menthetjük (elektronikus vagy nyomtatott formában).

15. ábra – Hallgatói kérvény megnyitása/mentése a konzulens oktatói Neptun felületén

A hallgatói adatlap (kérvény) jóváhagyását, rövid vélemény adását szintén a Lehetıségek menüpont alatt található Véleményezés menüpontra kattintva lehet megtenni:

16. ábra – Hallgatói kérvény véleményezése a konzulens oktatói Neptun felületén

Az oktató véleménye arra kell vonatkozzon, hogy a téma címével, konzulensként történt megjelölésével, valamint a megjelölt záróvizsga tantárgyakkal (szakmailag) egyetért. Annak ellenırzése, hogy a tantárgyat a hallgató hallgatta-e, továbbá hogy az teljesíti-e a záróvizsga tantárgyakra vonatkozó kari elıírásokat („választható-e ?”), a Dékáni Hivatal feladata. A vélemény elmentése után a kérvény sor eltőnik és a továbbiakban a Véleményezett kérvények fülön tekinthetı meg. Itt már csak az egyes sorok láthatóak, és nincs Lehetıségek menüpont – ennek megfelelıen a PDF formában történı megtekintés sem mőködik. Amennyiben a konzulens a véleményen módosítani szeretne, kérésre a Dékáni Hivatal munkatársa (jelenleg Törökné Keszthelyi Viola) tudja újra átküldeni az őrlapot, amihez további kiegészítı vélemény főzhetı. - 12 -

Elektronikus adatlap szakdolgozat és diplomaterv készítéshez

Recommend Documents