Elektronická fakturace - chytře a ekonomicky na faktury Pohled ze strany společnosti Synthesia

…smooth business flow

Elektronická fakturace - chytře a ekonomicky na faktury Pohled ze strany společnosti Synthesia

con4PAS, s.r.o. Novodvorská 1010/14A, 140 00 Praha 4 tel.: +420 261 393 211, fax: +420 261 393 212 www.con4pas.cz

Obsah Ing. Libor Podmelle Představení společnosti Synthesia a.s. O projektu Elektronická fakturace z pohledu uživatele Jan Kašpar Technologie (a licence), nastavení a vývoj Další obdobná reference pro con4PAS a.s. con4PAS Nákupní den - Vzhůru do oblak? © 2015 con4PAS

24.9.2015

2

Představení společnosti Synthesia a.s.

con4PAS Nákupní den - Vzhůru do oblak? © 2015 con4PAS

24.9.2015

3

Představení společnosti Synthesia a.s. Synthesia, a.s. Významný evropský výrobce kvalifikované chemie Založena v roce 1920 v Pardubicích Od roku 2009 člen koncernu AGROFERT

Zaměstnává více než 1 600 zaměstnanců Obrat v roce 2014 přesáhl 3,7 mld. Kč Stovky produktů pro zákazníky do více než 60 zemí světa con4PAS Nákupní den - Vzhůru do oblak? © 2015 con4PAS

24.9.2015

4

Představení společnosti Synthesia a.s. Jednotlivá SBU společnosti Synthesia a.s.: Pigmenty a barviva

Nitrocelulóza

Organická chemie

Energetika

● Pigmenty

● Vojenská nitrocelulóza

● Zákaznické syntézy

● Energie pro všechna SBU

● Barviva

● Průmyslová nitrocelulóza

● Polotovary

● Pára a elektřina

● Opticky zjasňující

● Oxycelulóza

● Pesticidy

● Energetická soběstačnost

● Anorg. soli a kyseliny

● Farmaceutické látky

prostředky (OZP)


24.9.2015

5

O projektu


24.9.2015

6

O projektu Předpoklady projektu: Ročně vystaveno přibližně 15 000 faktur Zvýšení poptávky partnerů po elektronickém doručování daňových dokladů Cíle projektu: Úspora nákladů na vystavení daňového dokladu Rychlost doručení dokladu k partnerovi Zvýšení efektivity práce využitím nových technologií

Příprava projektu: Hledání tech. možností implementace – vypsání VŘ Oslovení společnosti con4PAS, a.s. – zpracování návrhu Vyžádání praktických ukázek a referenční návštěvy con4PAS Nákupní den - Vzhůru do oblak? © 2015 con4PAS

24.9.2015

7

O projektu Detailní design – upřesněné požadavky: E-mailové adresy pro zasílání udržovat v kmen. datech odběratele Odesílání faktur ve formátu PDF e-mailem přímo ze SAP Zachovat možnost vystavení daňových dokladů v papírové podobě Nutnost vložení různých příloh (TXT, TIF, PDF, DOC, XLS apod.) do jednoho PDF souboru k faktuře (daňovému dokladu) E-mail s přílohou ve formátu PDF (tj. faktura včetně případných příloh) odesílat do e-mailové schránky zákazníka Kopie odesílaných e-mailů ukládat do technické schránky odesilatele, včetně systémových informací o odeslání a doručení e-mailu, či o chybě nebo nedoručení Zákaznický report, který umožní sledovat formu komunikace se zákazníky, datum a čas vystavení a odeslání daňových dokladů


24.9.2015

8

O projektu

Harmonogram realizace


24.9.2015

9

O projektu Předpoklad spuštění: Daňové doklady splňují požadavky zákona č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty na vystavování daňových dokladů v elektronické podobě (§ 26, odst. 4) a jejich archivaci v elektronické podobě (§ 27, odst. 2) Průběh spuštění: Nutný souhlas odběratelů s fakturací v elektronické podobě Oslovení odběratelů ve třech vlnách: Tuzemští obchodní partneři s nejvyšším počtem faktur Ostatní tuzemští odběratelé Zahraniční partneři


24.9.2015

10

Elektronická fakturace (z pohledu uživatele) con4PAS Nákupní den - Vzhůru do oblak? © 2015 con4PAS

24.9.2015

11

Elektronická fakturace (z pohledu uživatele) Postup – aktivace elektronické faktury Kmenová data partnera Nutno vložit e-mailovou adresu zákazníka

Založeny nové druhy zpráv pro elektronickou komunikaci Například druh zprávy pro běžnou fakturu RD00 založen ekvivalent ZE00

Údržba podmínek zpráv: Pro prodejní organizaci Pro jednotlivé odběratele


24.9.2015

12

Elektronická fakturace (z pohledu uživatele) Postup – vkládání příloh Probíhá v zakázce (po jejím pořízení) Zakázka založena standardním způsobem


24.9.2015

13

Elektronická fakturace (z pohledu uživatele) Postup – odeslání faktury Faktura je pořízena standardním způsobem Odeslání faktury – dle nastavení standardních podmínek zpráv: Automaticky – ihned při zaúčtování faktury Manuálně přes transakci VF31 (standardní postup v Synthesii) Automaticky – se zpožděním (např. večerní job po kontrole faktur)


24.9.2015

14

Elektronická fakturace (z pohledu uživatele) Postup – dohledání informací Odeslaná faktura je zároveň doručena do speciálně zřízené schránky odesilatele, kde se také archivuje V této schránce je možné také zjistit informace o případném nedoručení Dále je možné vyhledávání, např. pomocí čísla faktury


24.9.2015

15

Elektronická fakturace (z pohledu uživatele) Možný vzhled hlavičky PDF faktury a zobrazení přílohy


24.9.2015

16

Elektronická fakturace (z pohledu uživatele) Zkušenosti Úprava externích systémů pro generování příloh v e-podobě, centrální úložiště příloh Prvotní nedůvěřivost, nejistota a spíše odmítavý přístup uživatelů Postupně první kladné zkušenosti a rostoucí ochota nový způsob fakturace využívat Nyní převažující spokojenost a snaha zapojit i další partnery Hlavní přínosy jednodušší postup rychlejší doručení rychlá identifikace problému úspora nákladů con4PAS Nákupní den - Vzhůru do oblak? © 2015 con4PAS

24.9.2015

17

Elektronická fakturace (z pohledu uživatele) Rekapitulace aktuálně vystavujeme a zasíláme faktury v elektronické podobě na více než 600 partnerů (tedy cca 50 % všech našich aktivních odběratelů) nutno respektovat specifika u obchodních případů (např. dokumentární platby, kde stále musí odcházet faktura spolu se zbožím) Počet faktur za rok: 7 000 Cena faktury zaslaná elektronicky: 0 Kč Cena faktury zaslaná poštou vč. tisku: 30 Kč Návratnost investice: NEZVEŘEJNĚNO


24.9.2015

18

Technologie (a licence), nastavení a vývoj


24.9.2015

19

Technologie (a licence), nastavení a vývoj Technická infrastruktura: SAP J2EE (SAP Solman)

SAP ADS

SAP ERP modul SD

Java iText Elektronický podpis

RFC / WS

Licence: SAP ADS (pro Adobe Reader ve verzi 10 nebo nižší) 1x SAP Interactive Forms by Adobe, individual user (7010531)

iText Licence AGPL umožňuje komerční použití při splnění podmínek, které jsou pro potřeby projektu většinou splněny con4PAS Nákupní den - Vzhůru do oblak? © 2015 con4PAS

24.9.2015

20

Technologie (a licence), nastavení a vývoj Varianta – Podpis celého e-mailu: E-mail obsahuje jako přílohu PDF fakturu a případně další přílohy faktury (daňového dokladu) E-mail ze SAP ERP je podepsán prostřednictvím služby v SAP PI a odeslán k příjemci Varianta – Podpis PDF faktury s přílohami: V SAP ERP je za pomoci standardních funkcí vytvořen PDF dokument faktury (daňového dokladu) a příloh Do PDF je prostřednictvím knihovny iText vložen elektronický podpis (za podpory SAP PI nebo SAP ADS) Výsledný podepsaný PDF dokument je odeslán ze SAP ERP jako příloha e-mailu příjemci faktury con4PAS Nákupní den - Vzhůru do oblak? © 2015 con4PAS

24.9.2015

21

Technologie (a licence), nastavení a vývoj Nastavení a vývoj v SAP ERP: Standardní customizing odběratelů Standardní customizing zpráv Zákaznický „tiskový program“, který obsahuje funkce k vytvoření, podepsání a odeslání e-mailu.


24.9.2015

22

Další obdobná reference pro con4PAS a.s.


24.9.2015

23

Další obdobná reference pro con4PAS a.s. Česká pošta, s.p. Implementována varianta s podpisem celého e-mailu s přílohami Odesílání nočním „jobem“ po provedené kontrole faktur (daňových dokladů) Procento zákazníků požadujících elektronickou fakturu:

Cena papírové faktury: Cena elektronické faktury:

80%

57,- (bez poštovného) 5,-

Průměrný počet faktur z08/2015 (každý měsíc roste): a měsíc (za 1-8/2015): 47.579 Počet el.faktur za

1.853


24.9.2015

24

Prostor pro dotazy


24.9.2015

25

Děkujeme

Ing. Libor Podmelle Jméno Příjmení Vedoucí odboru Finance Role [email protected] [email protected] Jméno Příjmení Jan Kašpar Role Konzultant [email protected] [email protected]


24.9.2015

26

Další program: Odpolední přestávka [ 30 min. ]

Vytěžování papírových dokumentů - zrychlení práce s papírovými dokumenty [30 min.]

con4PAS Nákupní den - Vzhůru do oblak? Zámek Štiřín, 24. září 2015

Elektronická fakturace - chytře a ekonomicky na faktury © 2015 con4PAS

24.9.2015

27

Elektronická fakturace - chytře a ekonomicky na faktury Pohled ze strany společnosti Synthesia

Recommend Documents