ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 5. ea.: Projekttervezés II. • É Érintettek i t tt k elemzése l é • Kockázatelemzés: – Kockázati tényezők – Számszerűsítés • Erőforrások tervezése: – EE szakmai leltár mátrix – Feladat / Felelősség mátrix • Munkaterv
STRATÉGIAALKOTÁS
Improved coordination & efficiency of distribution of welfare assistance to vulnerable groups, especially in the earthquake region
Legislation for social security & social justice rationalised & improved
Improved coordination of policy formulation
Social law given higher priority by government & populace
To contribute to the reform of the higher education system in the Partner States To create a system for training in social work at higher education level
BA and MA courses in social work at university X recognised by the Ministry of Education
Distance learning centre of further education for current social workers
• Határozzuk meg, g mi kerüljön j ap projektbe j (célkitűzéscsoport) • Stratégia: szorosan összefüggő célkitűzések csoportja – Gondoljuk át, hogy megvalósíthatók-e! • Véglegesítsük a konkrét és az általános célkitűzést, valamint az eredményeket
STAKEHOLDER ELEMZÉS RÉSZTVEVŐK ÉS ÉRINTETTEK Személyek S él k é és személyek él k csoportjai tj i amelyeket ÉRINT akiknek kik k ÉRDEKEIT SZOLGÁLJA a megvalósuló projekt Kulcstényező a kommunikáció!
A VENN DIAGRAM Nem N érintett célcsoport
Közömbös Kö ö bö érdekcsoport Fejlesztési elképzelés
1
2
4 3 Erőteljesen érintett célcsoport
Kis mértékben érintett/nem közömbös/ érdekcsoport
STAKEHOLDER ANALÍZIS Érdekelt aki Érdekelt, részt vesz a projektben z hatással van a projektre z érdekelt az eredményben z
Az elemzés lépései p Az érdekeltek felsorolása, csoportosítása (külső, belső) z Rangsorolás z Sikerkritériumaik meghatározása z
A PROJEKTBEN ÉRINTETT ÉRDEKCSOPORTOK
• projekttulajdonosi szervezeten belüli (belső) érdekcsoportok • projekttulajdonosi szervezeten kívüli (kül ő) é (külső) érdekcsoportok d k t k
BELSŐ ÉRDEKCSOPORTOK • a projekttulajdonosi j ktt l jd i szervezett tulajdonosai t l jd i • a projekt teljesítésében, illetve vezetésében részt vevők • ap projekttulajdonosi j j szervezet munkavállalói (szakmai hovatartozás) • a projekttulajdonosi szervezet vezetői (hierarchia) • a létrejövő projekteredmény használói • szakszervezet(ek)
KÜLSŐ ÉRDEKCSOPORTOK • • • • • • • • •
hatósági jellegű érdekcsoportok üzleti alapon működő szervezetek szakszervezeti központok szakmai és érdekvédelmi szervezetek a projekteredmény külső használói a köznyilvánosság helyi közösségek különféle mozgalmak és egyesületek (politikai pártok, média)
AZ ÉRINTETT ÉRDEKCSOPORTOK LEHETSÉGES ÉRDEKEI • gazdasági érdek • törvényben y szabályozott y jjogokhoz g fűződő érdek • küldetést érintő érdek • biztonsághoz fűződő érdek • életminőséghez fűződő érdek • előnyszerzés lehetősének az érdeke • fennmaradás vagy politikai támogatás biztosításának érdeke
STAKEHOLDER ANALÍZIS
Érdekeltek
Jellemzők
Közvetlen hatás
Közvetett hatás
Fontosság
Kü ülső érdek keltek Belső éérdekeltek
KÖZVETLEN ÉS KÖZVETETT CÉLCSOPORT
Motiváció / sikerkritérium ik k i é i
STAKEHOLDER ANALÍZIS Érdekeltek
Fontosság F á (alacsony – közepes magas)
Szaktudás, befolyás, hatalom
Érdekek és elvárások
Akadályozó tényezők, problémák
A projektben betöltött szerep
Elsődleges érdekelltek M Másodlagos éérdekeltek
KÖZVETLEN ÉS KÖZVETETT CÉLCSOPORT
Akcióterv
Nyomonkövetés
Kockázatelemzés (kockázat) Olyan bizonytalan esemény vagy körülmény, amely ha bekövetkezik, negatív hatás gyakorol a projekt céljaira. z z z z z
Helyzeti (függ, hogy milyen projektről van szó) Kölcsönösen egymástól függő Méret függő (pl. hatása, mérete az árbevételre) Érték alapú (kerüli / keresi – cég, cég személy stb.) stb ) Idő alapú
Kockázat menedzsment: folyamat, folyamat amely során azonosítjuk elemezzük a projekt kockázatok hatásait, valamint tervezzük a bizonytalanságra adandó válaszainkat. ál i k t A kockázat az információ szükségképpen hiányos jellegéből következik, következik ami megerősíti az előzetes információgyűjtés és elemzés jelentőségét.
Kockázatelemzés ((kockázati tényezők) y ) z
z
z
z
z
z
Etikai kockázat (törvényesség, (törvényesség elfogadás elfogadás, humán szempontok) Műszaki kockázat ((műszaki feladatok tervezési,, kivitelezési hibáinak kiküszöbölése) Üzemgazdaságossági kockázat (gazdaságosság, jövedelmezőség) Szociális és kulturális kockázat (ártalommentesség, személyiség tiszteletben tartása) Ökológia kockázat (környezetkímélés, erőforrástakarékos felhasználás)) Politikai kockázat (a műszaki, gazdasági, ökológiai, és szociális környezet változásainak konfliktusmentes k kezelés) lé )
Kockázatelemzés ((számszerűsítés)) A konkrét k k ét kockázati k ká ti eseményekhez é kh érték é ték rendelhető: d lh tő z z
Valószínűség % (szubjektív) A hatás pénzben kifejezhető (kockázat költség)
Kockázatkezelési módok pl.: z z z z z
Tartalékképzés (idő, pénz, egyéb erőforrások) Alternatív megoldások Kötbér Garancia Bi t ítá Biztosítás
Kockázatelemzés (számszerűsítés) A konkrét kockázati eseményekhez érték rendelhető: Valószínűség % A hatás HUF / EURO-ban kifejezhető (kockázat költség) Osztályozási rendszer (pl.) Alacsony 1-3% (of delivery) Közepes 3 8% 3-8% Magas 8-15% Nagyon gy magas g 15-25% Az árhoz adandó (delivery cost, contingency %)
Kockázatok (belső/külső) • Projekt kockázatai származhatnak: – A projektből (döntések a módszerről módszerről, technológiáról technológiáról, finanszírozásról stb.) – Tervezetlen eseményekből y - ezek egy gy része biztosítható (baleset, tűz) – Külső okokból (p (politikai, környezeti, y g gazdasági) g) • Fokozatai: – Kritikus - elfogadhatatlan, g , katasztrofális következmény y – Potenciálisan kritikus - önmagában elfogadható, másokkal együtt nem – Valószínűleg nem kritikus - önmagában elfogadható, másokkal kombináltan elfogadhatatlan lehet – Következmények nélküli
Kockázatok Az elemzés A l é módszerei: ód i • Hálótervezés – pl. kritikus tevékenységek rövidítésének és költségeinek számítása – ‘crashing’ • Döntési fák • Érzékenységi analízis – a vizsgálatba bevont kockázati tényezők egyenkénti értékváltozásai milyen mértékben befolyásolják az elemzés tárgyát jelentő függő változót (pl. megvalósítási idő költség) A módszer hátránya idő, hátránya, hogy az egyes kockázati tényezők hatását külön (függetlenül) kezeli .
ERŐFORRÁSTERVEZÉS z
Szoros összefüggés az időterv és a tervezéshez felhasznált erőforrások között
z
z
Pl. A részhatáridők érzékenyek a tevékenységekhez rendelt erőforrások mennyiségeire y g
A projektek első számú erőforrása a szervezet illetve a humán erőforrás A tervezéshez használt megoldások:
Emberi Erőforrás (EE) szakmai leltár mátrix Feladat/Felelősség mátrix
ERŐFORRÁS TERVEZÉS ERŐFORRÁS-TERVEZÉS • z
z z
z
Szaktudás és eszközök meghatározása Az egyes erőforrások felhasználási idejének meghatározása ← tevékenységütemezés A meglévő lé ő erőforrások őf á k bi biztosítása t ítá A szükséges pótlólagos és tartalék erőforrások biztosítása A terv szükség szerinti korrekciója az egyenletes kihasználás érdekében
EMBERI ERŐFORRÁS TERVEZÉSE • Váratlan események y tervezése • Átlagos terhelések »Projektvezető 5 5-10% 10% »Projekt/szakaszirányító: 30-50% »Projektbiztosítók: 30-50% 30 50% »Felhasználói koordinátor: 10-20% »„Dolgozó” D l ó” projekttag: j ktt 100% • Terhelés: »max. 150 %-ig lehet terhelni »110-120% tervezés elfogadott
EMBERI ERŐFORRÁS SZAKMAI LELTÁR MÁTRIX Kompetencia Személy
Pénzügy gy
Levelezés Oktatás Marketing g angol szervezés é nyelven
Kiss G.
1
3
2
-
Szabó G.
3
-
-
-
Nagy B.
-
-
1
3
1 alapszinten 2 középszinten 3 kiválóan
FELADAT/FELELŐSSÉG MÁTRIX
FELADAT
FELELŐSÖK Kiss G.
Nagy B.
2007. szept 10 szept. 10. 2008. nov. 30.
Részjelentés magyarul Részjelentés angolul
Joó Z.
2007. máj. j 15.
Eszközbeszerzés, installáció Hallgató toborzás, nyílvántartás
Szabó G.
2008. dec. 15.
A MUNKATERV ELEMEI • Munkacsomagok: – Részcélok, indikátorok, várható eredmények – Tevékenységek y g ((fő- és alfeladatok)) – Időbeliség – Felelősök, Felelősök résztvevők – Költségek, anyagi/technikai feltételek • Mérföldkövek: – Értékelés/visszajelzés – Módosítás Mód ítá • A projekt belső feladatai • Disszemináció
LÉPÉSRŐL LÉPÉSRE • • • • • • •
Célok Főbb tevékenységek Résztevékenységek Sorrendiség, kapcsolódások Időtartam, szakaszok Mérföldkövek Szükséges szakértelem Felelősök
ELŐADÁS ÖSSZEFOGLALÁSA •
•
•
A stratégia megalapozására ún. stakeholder elemzést is kell készíteni, ahol számba vesszük azokat a személyeket, valamint szervezeten belüli és azon kívüli csoportokat, amelyeket érint, akik hatással lehetnek, és akiknek az érdekeit szolgálja a célok megvalósulása. megvalósulása Első lépésben fel kell sorolni és csoportosítani az érdekelteket, majd meg kell határozni a potenciális közvetlen és közvetett hatásukat a tervezett projektre, ezután rangsorolni kell őket és meg kell fogalmazni a sikerkritériumaikat, illetve motivációs lehetőségeiket Ennek megfelelően a stakeholder analízis három fő lépése: lehetőségeiket. – Az érdekeltek azonosítása; – Csoportosítás és rangsorolás; – Elemzés, Elemzés a teendők meghatározása meghatározása. Az emberi erőforrások szakmai leltára mátrixának baloldalán, oszlopszerűen, egymás alatti felsorolásban helyezkednek el a rendelkezésre álló erőforrások, a felső vízszintes sorban, pedig a projekt teljesítéséhez szükséges szakmai kompetenciák találhatók. Az így kialakuló mátrix négyzeteiben jelölhető az, hogy kik milyen (szükséges) szakmai kvalitással rendelkeznek. A feladat/felelősség mátrix a baloldalon egymás alatti felsorolásban t t l tartalmazza a teljesítendő t lj ít dő tevékenységeket, t ék é k t a felső f l ő vízszintes í i t sor, pedig di a választott emberi erőforrásokat. Az így létrejövő mátrix négyzeteiben ugyancsak jelölhető az, hogy az egyes feladatok teljesítéséért ki (esetleg y vonatkozásban)) tartozik felelősséggel gg és közreműködéssel milyen (végrehajtás, döntés stb.). Ugyancsak itt jelölhető az időtartam is, szükség esetén akár dátumszerűen.
ELŐADÁS ELLENÖRZŐ KÉRDÉSEI • • • • • •
Jellemezze a stakeholder analízis módszerét! Értelmezze a kockázat fogalmát! Mondjon példákat projekt kockázati elemekre és kezelés módjukra! Mutassa be az EE szakmai leltár mátrix-ot! Mutassa be a Feladat / Felelősség g mátrix-ot. Ismertesse a munkaterv elemeit!
KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! KÖVETKEZŐ ELŐADÁS CÍME: CÍME 6. ea.: Projekttervezés III. • •
Több előadást átfogó oktatási téma előadássorozatának címei: Projekttervezés Következő előadás megértéséhez ajánlott ismeretek kulcsszavai: stakeholder-analízis, kockázatelemzés, EE szakmai leltár mátrix mátrix, FF mátrix
