Projekt: „Tvorba sady aplikací pro zvýšení kvality a efektivity řízení organizací poskytujících služby včetně související metodiky“ byl realizován za finanční spoluúčasti EU (resp. ERDF – Evropský fond pro regionální rozvoj).
EFESSO Uživatelský manuál
Dagmar Senftová Tomáš Pechmann
Datum vydání:
31. 10. 2011
Historie dokumentu Označení verze
Datum vydání
Autor
Rozsah změn
0.10
10. 8. 2010
Dagmar Senftová
první verze – pracovní verze
0.20
19. 11. 2010
Dagmar Senftová
Rozšíření dokumentu
0.21
29. 11. 2010
Dagmar Senftová
Doplnění dokumentu
0.22
5. 5. 2011
Dagmar Senftová
Aktualizace dokumentu
0.23
30. 6. 2011
Dagmar Senftová
Aktualizace dokumentu
0.24
30. 6. 2011
Dagmar Senftová
Aktualizace dokumentu
0.25
31. 10. 2011
Dagmar Senftová
Aktualizace dokumentu na v. 1.14.
0.26
22. 11. 2011
Matěj Havel
Aktualizace dokumentu – redesign
Obsah 1
Úvod ....................................................................................................................................................... 3 1.1
2
Struktura dokumentu ...................................................................................................................... 3
Základní charakteristika aplikace Efesso .................................................................................................... 4 2.1
3
Obecná charakteristika aplikace....................................................................................................... 5
Popis současného stavu – uživatelský manuál ........................................................................................... 6 3.1
Přihlášení do aplikace ...................................................................................................................... 6
3.2
Základní obrazovka ......................................................................................................................... 7
3.3
Detail typu stromu .......................................................................................................................... 9
3.3.1
Stromová struktura ..................................................................................................................................9
3.3.2
Vyhledávání položky stromu ..................................................................................................................11
3.3.3
Řazení položek stromové struktury .......................................................................................................13
3.3.4
Ovládací prvky stromu ...........................................................................................................................14
3.3.4.1
Ikona Nová kořenová ....................................................................................................................14
3.3.4.2
Ikona založit ze šablony.................................................................................................................15
3.3.4.3
Ikona Obnovit strom .....................................................................................................................16
3.3.4.4
Ikona přesun položek ....................................................................................................................16
3.3.4.5
Zobrazení položek stromové struktury .........................................................................................19
3.3.4.6
Sloučení položek ...........................................................................................................................19
3.3.4.7
Hromadná změna hodnoty atributů .............................................................................................20
3.4
Detail položky ............................................................................................................................... 23
3.4.1
Identifikační údaje položky ....................................................................................................................23
3.4.2
Funkce pro práci s položkou ..................................................................................................................24
3.4.2.1
Funkce Nová položka ....................................................................................................................24
3.4.2.2
Funkce Nová podřazená položka ..................................................................................................25
3.4.2.3
Funkce Přesunout .........................................................................................................................26
3.4.2.4
Funkce Kopírovat ..........................................................................................................................29
3.4.2.5
Funkce Editovat.............................................................................................................................31
3.4.2.6
Funkce Zneplatnit / Aktivovat .......................................................................................................32 1
3.4.3
Historie údajů položky ...........................................................................................................................34
3.4.4
Reporty ..................................................................................................................................................35
3.4.5
Atributy, přílohy a vazby položky ...........................................................................................................36
3.4.5.1
Atributy položky ............................................................................................................................36
3.4.5.2
Přílohy ...........................................................................................................................................39
3.4.5.3
Vazby položek ...............................................................................................................................41
3.4.5.4
Vazba na vazbu .............................................................................................................................48
3.5
Historizace údajů aplikace EFESSO ................................................................................................. 54
3.5.1
Zobrazení historie ..................................................................................................................................54
3.5.2
Auditační údaje ......................................................................................................................................56
2
1 Úvod Účelem tohoto dokumentu je popsat aplikaci Efesso – především část aplikace určenou pro uživatele aplikace Efesso. Uživatelský manuál je určen pro uživatele aplikace, kteří:
spravují data aplikace – tvorba stromové struktury, vkládání a editace hodnot atributů, vyhledávají požadované údaje, tvoří reporty
Jde o uživatele aplikace, kteří mají uživatelská oprávnění pro vstup do aplikace (přístupové právo) do uživatelské části aplikace Efesso.
1.1 Struktura dokumentu Dokument je členěn do následujících kapitol: •
Základní charakteristika aplikace Efesso popisující základní princip řešení, stručný popis funkční specifikace uživatelského rozhraní, využití aplikace.
•
Popis současného stavu řešení zachycující možnost vytváření stromové struktury, editace a vkládání hodnot atributů a vazeb položek stromové struktury do aplikace.
Tento dokument je tvořen pro nejvyšší uživatelské oprávnění. Pokud se stane, že obrazovky uživatele aplikace neodpovídají obrázkům v příručce, může to být způsobené uživatelskými právy do aplikace uživatele. Uživatel může mít omezená práva, čili nemá práva na všechny funkce aplikace Efesso.
3
2 Základní charakteristika aplikace Efesso EFESSO je univerzální aplikací, umožňující vytvářet a udržovat různé evidence. Jednotlivé evidence je možno hierarchicky členit, detailněji popisovat za pomocí popisného pole a sadou nadefinovaných atributů. Aplikace eviduje a vzájemně provazuje tyto jednotlivé evidence, jako například katalog služeb, katalog procesů a činností. Hlavním přínosem aplikace Efesso je vytvoření katalogu služeb, činností, procesů a životních situací, které umožní: • • • •
pružněji reagovat na změny legislativy a vnitřních předpisů, snadněji řídit chod organizace a kompetence jednotlivých pracovníků, lépe řídit kvalitu poskytovaných služeb směrem k zákazníkům (občanům), efektivněji spolupracovat s okolními podniky a organizacemi.
Cílové řešení aplikace Efesso lze rozdělit do následujících funkčních celků neboli oblastí: •
• •
Katalog procesů, činností a služeb – je jádrem aplikace EFESSO. Hierarchicky rozpadá procesní oblasti, procesy, činnosti a služby a vzájemně je provazuje. Popisuje, co organizace zajišťuje jak směrem dovnitř (zajištění vnitřního chodu organizace / úřadu), tak navenek (ve formě poskytování služeb). Katalog subjektů – katalog subjektů zajišťující, poskytující a garantující procesy, služby, činnosti. Evidence organizační struktury – hierarchické členění jednotlivých oddělení organizace až na jednotlivá pracovní místa s vazbou na pracovní náplně (realizující činnosti).
Hlavní přínosy řešení lze rozdělit do následujících oblastí: Pro management • • • •
Vytvoření struktury katalogů procesů, služeb a činností. Vytvoření struktury pro evidenci předpisů organizace. Provázání jednotlivých katalogů vzájemně mezi sebou. Evidence čerpání služeb (controling služeb).
Pro pracovníky • • • •
Zdroj informací o poskytování služeb, včetně lokalizace služby a kontaktů na jejich provozovatele. Zdroj informací o své pracovní náplni (činnostech). Odkaz na předpisy vyplývající z náplně práce. Přehled svých činností (úkonů) realizovaných v rámci poskytování služby.
Pro IT management • • •
Zvýšení bezpečnosti dat v informačním systému. Zkvalitnění a zpřesnění interní kontrolní činnost v oblasti informační bezpečnosti. Monitoring využití informačního systému organizace. 4
2.1 Obecná charakteristika aplikace Při potřebě vytvoření, vedení a zpravování evidence je možné využít aplikaci Efesso. Evidencí je myšleno např, katalog služeb, katalog typových procesů, apod., ale je možno v aplikaci Efesso evidovat i jednotlivá školení s přiřazením účastníků nebo evidenci používaného software s přehledem jednotlivých uživatelů, atd. Každá jednotlivá evidence je v aplikaci řazena ve stromové struktuře, tvoří tzv. typ stromu. Tyto typy stromů obsahují libovolný počet kořenových položek, které se dále hierarchicky rozpadají na libovolný počet nadřízených a podřízených položek. Je patrné, že každý typ stromu může obsahovat libovolný počet položek a může být libovolné šíře stromové struktury. Typy stromů se definují v aplikaci v části Administrace, oproti tomu jednotlivé položky (kořenové, nadřízené, podřízené) se definují uživatelem v aplikaci. Předpokladem pro vedení evidence je, aby vyhovovala stromové struktuře, základnímu prvku aplikace Efesso, což nesplňuje vždy každá evidence. Vzniká-li potřeba vytvořit novou evidenci, z pohledu aplikace Efesso, jde o založení nového typu stromu, tzn. definovat nový typ stromu v aplikaci části Administrace. Jednotlivé položky typu stromu (kořenové, nadřízené, podřízené) a jejich hierarchii již vytváří uživatel v aplikaci. Každá položka evidence (typu stromu) je popsána atributy, jde o popis a vlastnosti evidence. Atributy je možné logicky seskupit do skupin atributů. Atributy a skupiny atributů jsou definovány na úrovni typu stromu, tzn. pro celou evidenci společně definované atributy. Atributy se definují v aplikaci Efesso v části Administrace pro daný typ stromu. Je vhodné již mít dohodnutou terminologii názvu skupin atributů i jednotlivých atributů. Ale také je vhodné mít dohodnuto pro jednotlivé atributy jejich datové typy, jaké hodnoty bude atribut obsahovat – např. číselné, výčtové, datum, text. V uživatelské části aplikace, v detailu položek jsou zobrazeny takto nadefinované atributy. Uživatel vkládá potřebné hodnoty jednotlivých atributů, které vyhovují nadefinovaným datovým typům. Vyjádření souvislostí, vzájemností nebo provázaností typů stromů je prostřednictvím vazby. Např. pokud je požadavek na přiřazení jednotlivých zaměstnanců v organizační struktuře vyjádří se pomocí vazby mezi typy stromů – zaměstnanci a organizační struktura – předejde se také tvoření duplicitních dat. Ke konkrétnímu pracovnímu místu se vytvoří vazba na konkrétního zaměstnance (jednoho či více). Je patrné, že vazba se tvoří mezi položkami dvou typů stromů v uživatelské části aplikace Efesso, s tím, že k jedné položce je možno přiřadit různý počet položek z jiného typu stromu. Jak bylo zmíněno, vazba se definuje nad danými typy stromů v uživatelské části aplikace Efesso. Jedná se o provázanost souvisejících typů stromů, které na sebe nějak odkazují. A to „nějak“ představuje název typu vazby – význam propojení typů stromů. Např. zaměstnanec danou pracovní pozici zastupuje nebo vykonává. Tato specifikace se vyjadřuje typem vazby, která se definuje v administrátorské části aplikace Efesso.
5
3 Popis současného stavu – uživatelský manuál 3.1 Přihlášení do aplikace Ve webovém prohlížeči (Internet Explorer, FireFox, Google Chrom, Opera) po zadání příslušné webové adresy se zobrazí přihlašovací okno do aplikace Efesso.
Obrázek 1: Přihlašovací profil do aplikace Efesso
Po zadání uživatelského jména (přihlašovací jméno), hesla a kliknutím na tlačítko Přihlásit se uživatel přihlásí do aplikace Efesso. Proběhne spuštění aplikace Efesso a zobrazení dat dle oprávnění uživatele.
6
3.2 Základní obrazovka Úvodní obrazovka je členěna do částí, které jsou na následujícím obrázku označeny rámečkem s číslem. 1. V levé části okna je zobrazen název daného (zvoleného) typu stromu a jeho stromová struktura – jednotlivé položky stromové struktury daného typu stromu. V horní části je možno vyhledávat položku v daném typu stromu nebo definovat třídění položek. V dolní části jsou ovládací prvky pro daný typ stromu. 2. Pravá horní část okna (číslo 2) je využita pro zobrazení detailu dané položky typu stromu (barevně označená položka ve stromu). Základní identifikační údaje položky – kód položky, název položky, kategorie položky a popis položky. Dále následuje řádek ovládacích prvků pro danou položku a řádek záložek pro zobrazení atributů, externích Informací a vazeb. Detailní popis viz následující kapitoly tohoto manuálu. 3. V části označené na obrázku číslem 3 se nachází záložky typů stromů jednotlivých katalogů. Kde kliknutím na danou záložku typu stromu se zobrazí stromová struktura stromu. 4. V části označené na obrázku číslem 4 je hlavní menu aplikace Efesso (ovládací prvky aplikace): Odkaz Uživatelský profil – tato volba umožňuje uživateli přizpůsobit si prostředí aplikace, pro snazší orientaci v ní. Je zde možné změnit heslo uživatele, nastavit barvu jednotlivých záložek typů stromů a jejich základní řazení. Odkaz šablony – část aplikace Efesso pro vytvoření a editaci šablon stromové struktury. Odkaz integrace – část aplikace Efesso pro integraci dat – definice podmínek integrace. Odkaz administrace – část aplikace Efesso pro administraci aplikace – definice typů stromu, atributů a vazeb položek – této části se věnuje Administrátorská dokumentace. Odkaz odhlásit – volba pro odhlášení uživatele. 5. Navigační thread bar (číslo 5) – zobrazení historie procházení položek.
7
4
3 5 2 1
Obrázek 2: Základní obrazovka aplikace Efesso
Obrázek 3: Možnosti uživatelského profilu
8
3.3 Detail typu stromu 3.3.1 Stromová struktura Kliknutím na záložku zvoleného typu stromu, v záložce typů stromů (viz předešlý obrázek, bod 3), dojde k zobrazení stromové struktury v levé části okna aplikace Efesso (viz předešlý obrázek). Stromová struktura představuje hierarchický způsob řazení, kdy každá položka může obsahovat libovolné množství položek. Od první (kořenové) položky se celková struktura stromovitě rozrůstá (je stále širší), větví se na položky a jejich další položky, a ty mohou obsahovat další položky. Je zřejmá hloubka a zanoření každé položky stromu. Řazení položek ve stromu je pro přehlednost zajištěno tlačítkem a , kdy dojde k rozbalení / sbalení části stromové struktury (viz následující obrázek).
Obrázek 4: Příklad stromové struktury
9
Ve stromové struktuře jsou uvedeny kódy (prefixy), názvy jednotlivých nadřazených i podřízených položek doplněny ikonami kategorií položek (viz následující obrázek). Pro práci se stromovou strukturou jsou využity ikony umístěné v pásu nad zobrazením stromové struktury.
Obrázek 5: Ikony pro práci se stromovou strukturou
Základní popis funkcionality jednotlivých ikon je uveden níže v seznamu, detailní popis všech funkcí je uveden v následujících kapitolách: - tato ikona zakládá novou kořenovou položku stromu, tedy položku nejvyšší úrovně.
- tato ikona zakládá položku z předem nadefinované šablony.
- tato ikona obnovuje strom (tlačítko „refresh“).
- tato ikona povoluje přesun jednotlivých položek v rámci daného stromu.
- tato ikona zobrazuje / skrývá zneplatněné položky stromu.
- tato ikona povoluje sloučení dvou položek daného stromu.
- tato ikona umožňuje hromadnou změnu atributů v daném stromě.
- tato ikona umožňuje rozbalení všech položek stromu.
- tato ikona umožňuje sbalení všech položek stromu a zobrazí jen kořenové položky.
- ikona pro vyhledávání položek v daném stromu (viz následující kapitola).
10
3.3.2 Vyhledávání položky stromu V případě složitosti stromové struktury, kdy není daná položka viděna „na první pohled“, nebo není znám přesný název položky, nebo je potřeba najít položku dle dané hodnoty atributu, dle rozsahu hodnot atributů, apod. – použije se k tomuto klepnutí na ikonu lupy zobrazenou nad stromovou strukturou. Jde o filtr kde, dle zadaných vyhledávacích kritérií, dojde k zafiltrování položek stromové struktury odpovídající kritériím.
Obrázek 6: Vyhledávání položky typu stromu
Po kliknutí na ikonu Hledat, umístěné v horní levé části obrazovky aplikace, dojde k zobrazení dialogového okna (viz následující obrázek). Hledání – filtrování – se provádí pouze v aktuálním typu stromu.
Obrázek 7: Dialogové okno Hledání
Políčko „atribut“ slouží pro výběr atributu, dle kterého provádíme hledání / filtrování stromové struktury. Jsou zde umístěny všechny atributy aktuálního typu stromu, které jsou nadefinované v administraci. Název položky je umístěn jako první atribut a je přednastaven v dialogovém okně Hledání. Zobrazení seznamu atributů se provede kliknutím do políčka nebo nástrojem šipka . Kliknutím na požadovaný atribut v seznamu dojde k potvrzení a je možno zadat hledanou hodnotu atributu. K zadání hledané hodnoty atributu je určené další (druhé) políčko.
11
Filtrování se spustí klikem na tlačítko Vyhledat (viz předchozí obrázek). Nastane: Zůstane zobrazeno dialogové okno Hledání, uživatel případně okno uzavře „křížkem“ (horní pravý roh dialogového okna). Pro kontrolu uživatele dojde k zobrazení hledaného řetězce se zadanou hodnotou atributu filtru pod pásem ikon v horní levé části obrazovky (viz následující obrázek). Dále se změní stromová struktura daného typu stromu dle zadaného filtru, zobrazí se jen položky odpovídající filtru (viz následující obrázek). Pozn.: pokud filtru odpovídá podřazená položka, je ve stromové struktuře zobrazena i její nadřazená položka. Ale pokud filtru odpovídá pouze nadřízená položka je zobrazena jen ta bez podřazených položek. Na následujícím obrázku je představen příklad filtrování – hledání položky ve stromové struktuře, jejíž název obsahuje slovo „regulace“.
Přehled o zadaném filtrovacím kritériu
Výsledky filtrování
Obrázek 8: Příklad provedení vyhledání / filtrování
Filtr zůstává zapnut, dokud uživatel neprovede jeho vypnutí. Toto se provede kliknutím na odkaz zrušit vedle zobrazeného hledaného řetězce. Dojde k vypnutí filtru a ke znovu načtení celé stromové struktury daného typu stromu. Vyhledání názvu a prefixu položky v typu stromu je řešeno jedním atributem - „název položky v typu stromu“. Zadaná hodnota se vyhledává nejprve v názvu a poté v prefixu. Např. pokud se nechá políčko pro hodnotu prázdné, dojde k vyhledání položek, které nemají zadaný prefix nebo název. Při zadání hodnot je možno použít zástupné znaky: „*“ „?“. 12
Pro zadávání hodnoty atributů datových typů text, víceřádkový text a vícepoložkový text je také možno využít zástupných znaků „*“ „?“. Při zadávání hodnot v číselném rozmezí do atributů datového typu číslo, desetinné číslo nebo datum je potřeba používat nástroje „rozmezí“ , kdy dojde k zobrazení dalšího políčka pro zadání intervalu čísel (viz následující obrázek). Toto je nástroj za zástupné znaky, které u číselných datových typů nefungují.
Obrázek 9: Zobrazení dvou polí pro zadání rozmezí číselných hodnot atributu
3.3.3 Řazení položek stromové struktury Pro lepší orientaci v položkách stromové struktury je možno provést řazení položek. Volba řazení je umístěna v horní levé části okna obrazovky aplikace Efesso, mezi pásem ikon a zobrazením stromové struktury – viz následující obrázek.
Obrázek 10: Řazení položek typu stromu
Řazení je platné pouze pro aktuální typ stromu, takže jednotlivé typy stromu je možno nezávisle řadit dle různých požadavků (možností) uživatele. Položky stromové struktury je možno řadit vzestupně nebo sestupně dle zvolených kritérií/možností. Možnosti řazení se zobrazí kliknutím do políčka nebo pomocí nástroje s jednotlivými možnostmi řazení (viz následující obrázek).
. Zobrazí se rozbalovací okno
Seřazení položek se promítne okamžitě po zvolení (kliknutí) vybrané možnosti. 13
Obrázek 11: Rozbalovací okno s možnostmi řazení položek typu stromu
Význam jednotlivých možností řazení: -
Dle pořadí – možnost seřazení položek podle provedeného přesunu položek, pokud se učinil přesun položek v rámci typu stromu funkcí Přesun (volba pod stromovou strukturou). Dle založení – znamená seřazení položek, tak jak byly postupně vytvářeny (zakládány) ve stromové struktuře, jak byly uživatelem postupně zakládány (tato možnost je přednastavena). Dle prefixu – představuje seřazení položek dle zadaného prefixu (kódu) položek ve stromové struktuře. Dle názvu – provede seřazení položek dle zadaného názvu položek ve stromové struktuře.
3.3.4 Ovládací prvky stromu V horní levé části okna aplikace Efesso (nad stromovou strukturou) jsou umístěny ovládací prvky pro práci ve stromové struktuře typu stromu.
Obrázek 12: Ovládací prvky stromové struktury
V následujících kapitolách je uveden popis funkcí jednotlivých ikon ovládacích prvků stromové struktury.
3.3.4.1 Ikona Nová kořenová Tato volba slouží k vytvoření nové položky stromu, tzv. strom reprezentující kořenovou položku stromové struktury. Kořenová položka může obsahovat pouze podřízené položky a vytváří tak větev stromové struktury. Kliknutím na ikonu Nová kořenová dojde k zobrazení editačního okna položky „Editace údajů listu“ (viz následující obrázek). Okno je určeno pro vložení požadovaných údajů o nové kořenové položce stromu.
14
Obrázek 13: Editační okno pro založení nové kořenové položky typu stromu
Popis polí okna Editace údajů položky: Název pole
Popis pole
Kód/Prefix
Název Stav
Kód položky – prefix – katalogizační kód položky, jednoznačný identifikátor položky v rámci typu stromu. Kód položky je zde možno vyplnit nebo ponechat prázdné. Pokud u typu stromu je v administraci nadefinovaný formát prefixu, dojde v tomto políčku k zobrazení sestaveného formátu prefixu, který je možno přepsat na požadovaný údaj. Název kořenové položky typu stromu. Stav položky – jsou dva stavy položek – založená a aktivní.
Kategorie
Přednastavená možnost je Založená. Pomocí tlačítka je možno stav položky změnit, kliknutím na požadovaný stav dojde k potvrzení výběru. Kategorie položky – položky stromu je možno přiřazovat do logických
Popis položky
skupin-kategorií. Kliknutí do políčka nebo Pomocí tlačítka se zobrazí nadefinované kategorie položek typu stromu (definice se provádí v administraci aplikace), kliknutím na požadovanou kategorii dojde k potvrzení výběru. Pokud kategorie u typu stromu nejsou definované, pak toto políčko není přístupné. Doplňující informace k položce typu stromu.
Po vložení požadovaných dat je potřeba data uložit kliknutím na tlačítko Uložit. Tímto se editační okno uzavře a v daném typu stromu (stromové struktuře) dojde k zobrazení nově vytvořené kořenové položky.
3.3.4.2 Ikona založit ze šablony Přes tuto ikonu vytvoříme stromovou strukturu v daném typu stromu za pomoci nadefinované šablony. Více o tomto a postup je uveden v samostatném dokumentu Tvorba šablon. 15
3.3.4.3 Ikona Obnovit strom Kliknutím na tuto ikonu dojde k znovu načtení a zobrazení aktuální stromové struktury typu stromu. Funkci je vhodné použít především po přesunu, kopírování položek nebo vyhledávání položek stromové struktury. Pokud je zapnut filtr, zobrazuje se pouze odpovídající stromová struktura dle vyhledávacích kritérií.
3.3.4.4 Ikona přesun položek Zapnutím příznaku Přesun je možno přesouvat položky typu stromu, jde o přesun položek pouze v rámci aktuálního typu stromu. Je možno měnit stromovou strukturu typu stromu, měnit pořadí položek nebo měnit hierarchii položek. Přesouvat je možné položky nadřízené, podřízené. Při přesunu nadřízené položky (položka se dále větví na další položky) se přesouvá celá tato větev stromové struktury. Po provedení požadovaných úprav pozic položek typu stromu je vhodné příznak Přesun vypnout. Postup provedení přesunu položky stromu: 1. Provést výběr typu stromu – kliknutí na záložku stromu. 2. Kliknutím na ikonu Povolit přesun – ikona se barevně odliší změnou barvy zámku na ikoně na červenou. 3. Ve stromové struktuře typu stromu provést výběr položky určené pro přesun – kliknutí na název položky (položka barevně odlišena). 4. Využitím principu Drag and Drop (chyť a táhni) přemístit položku na požadované místo ve stromové struktuře. Společně s kurzorem se pohybuje i název přemisťované položky. Pohybem po stromové struktuře dochází k různým vizuálním změnám v okolí kurzoru: a. Jednak se kurzor změní v ukazovátko a v těsné blízkosti se zobrazuje název přesunované položky. b. u názvu přesouvané položky se zobrazuje „zelená hůlka“ (vhodné místo pro umístění položky, přesun se provede) nebo „červený křížek“ (nevhodné místo, přesun se neprovede). c. před názvem cílové položky se zobrazí černá šipka, pak bude přesunovaná položka tvořit podřazenou položku cílové. d. pokud kurzor nastavíme mezi dvě položky, zobrazí se černá šipka s linkou, přesunovaná položka bude umístěna mezi těmito dvěma položkami na stejné stromové úrovni. 5. Tlačítko myši uvolnit na požadovaném (novém) místě položky. 6. Položka je přesunuta na požadované místo ve stromové struktuře. Stromová struktura je zobrazena v novém pořadí položek typu stromu. 7. Po provedených změnách je potřeba klepnout znovu na ikonu Povolit přesun – kliknutím na ikonu (dojde ke zrušení barevného odlišení). 8. Doporučení – provést editaci přesunuté položky pro kontrolu (případnou úpravu) kódu/prefixu, názvu a kategorie položky Editace položky (viz kapitola Funkce Editovat). 16
Poznámka: Pro zobrazení položek ve stromové struktuře dle přesunutého pořadí položek je potřeba provést řazení položek dle pořadí.
Zapnutý příznak
Vybraná (určená) položka pro přesun
Název přesouvané položky s příznakem správného umístění položky (zelená hůlka)
Výsledek přesunu položky:
Pozice nového umístění položky na stejné stromové úrovni
Obrázek 14: Příklad přesunu položky v rámci typu stromu – přesouvaná položka na stejnou úroveň hierarchie
17
Zapnutý příznak
Pozice nového umístění položky (vytvoří podřazenou položku)
Název přesouvané položky s příznakem správného umístění položky (zelená hůlka)
Vybraná (určená) položka pro přesun
Obrázek 15: Příklad přesunu položky v rámci typu stromu – přesouvaná položka vytvoří další úroveň hierarchie
Výsledek přesunu položky:
18
3.3.4.5 Zobrazení položek stromové struktury Po spuštění aplikace jsou standardně zobrazeny platné položky dané stromové struktury, toto je zajištěno přednastaveným příznakem Zobrazit platné. Tím, že je možno v aplikaci Efesso zneplatnit položky stromové struktury, které po zneplatnění „zmizí“ ze stromové struktury (v databázi aplikace zůstávají s příznakem), je možno tyto zneplatněné položky opětovně zobrazit a případně vybrané zaktivnit. Zobrazení všech položek stromové struktury zajistí klepnutí na ikonu Zobrazit vše – dojde k zobrazení položek platných i neplatných (zneplatněných) dané stromové struktury. Zobrazení neplatných položek je podmínka pro jejich opětovnou aktivaci – zneplatnění a aktivace položek viz kapitola Funkce Zneplatnit. Neplatné položky – zneplatněné – jsou odlišeny přeškrtnutým názvem položky. Opětovné „zneviditelnění“ zneplatněných položek se provede dalším stiskem stejné ikony.
3.3.4.6 Sloučení položek Tato funkce umožňuje sloučení dvou položek do jedné položky. Sloučení položek je možné pouze v rámci jednoho typu stromu. Užití této funkce je např. při aktualizaci naimportovaných dat v daném typu stromu nebo aktualizace položek v rámci návrhu – tvorby stromové struktury při zjištění duplicity v založených položkách. Principem sloučení položek je výběr dvou položek, z nichž jedna je zdrojová položka (ta zanikne) a druhá je cílová položka (zůstává a přebírá data po zdrojové). Sloučení dat se týká externích informací a založených vazeb, případně popisu vazby, atributů vazeb a vazeb ve vazbě. Hodnoty atributů položek nejsou v rámci této funkce nijak aktualizovány ani přesouvány. Připojené externí informace zdrojové položky jsou přidány cílové položce, pokud ji tato cílová položka dosud nemá v seznamu (připojenou) externích informací. Existující (založené) vazby zdrojové položky jsou založeny v cílové položce. Aplikace kontroluje, zda se jedná o „duplicitní“ vazby (vazby, které již cílová položka má založeny), pokud ano, systém vyzve uživatele k rozhodnutí, zda založit tyto duplicitní vazby. Při dokončení slučování položek je zdrojová položka zneplatněna včetně všech jejích vazeb. Na následujícím obrázku je popsáno dialogové okno Sloučení položek, které je vyvoláno kliknutím na tlačítko Sloučit položky:
19
Typ stromu pro určení zdrojové položky
Typ stromu pro určení cílové položky
Tlačítko pro spuštění procesu Slučování položek stromu
Obrázek 16: Dialogové okno Sloučení položek
V dialogovém okně Sloučení položek jsou dva identické typy stromů. Levý typ stromu je určen pro výběr zdrojové položky a v pravém typu stromu se provádí výběr cílové položky. Až po výběru obou položek dojde k odemknutí tlačítka Sloučit položky. Proces slučování pokračuje v zobrazení údajů zdrojové položky, které budou přeneseny (založeny) v cílové položce. Pokud by aplikace našla „duplicitní“ vazby, zobrazí se kontrolní dotaz na založení těchto duplicitních vazeb. Rozhodnutím uživatele je proces slučování dokončen a zdrojová položka je zneplatněna. V dialogovém okně Sloučení položek je možno využít funkce pro práci s položkami samostatně pro oba zobrazené typy stromu:
Hledat – vyhledání požadované položky – více kapitola Vyhledání položky stromu. Řadit položky – řazení položek dle zadaných kritérií – více kapitola Řazení položky stromové struktury.
Zobrazení stromové struktury - možnosti rozbalit vše/sbalit vše
.
3.3.4.7 Hromadná změna hodnoty atributů Jedná se o možnost hromadné změny hodnot vybraných atributů u více (vybraných) položek jednoho typu stromu. 20
Po kliknutí na ikonu Hromadná změna hodnot atributů dojde k zobrazení dialogového okna, viz následující obrázek:
Typ stromu pro výběr položek, u kterých se změní hodnoty atributů
Výpis založených atributů a definice změny hodnot atributů. Tlačítko pro spuštění procesu Hromadná změna hodnot
Obrázek 17: Dialogové okno Hromadná změna hodnot atributů
V levé části jsou vypsány všechny založené atributy daného typu stromu, obdobně jako v detailu položky. U každého názvu atributu je navíc políčko pro příznak (zaškrtávací políčko). Tímto příznakem se určí, zda daný atributu bude zařazena do hromadných změn. Pokud je atribut označen – příznak je vyplněn „hůlkou“ – bude se jeho hodnota aktualizovat. Do políčka v řádku atributu se zadá nová hodnota, která se promítne u všech vybraných položek. Pokud se hodnota nevyplní a je označen příznak u atributu, dojde k „výmazu“ hodnoty atributu u vybraných položek (viz obrázek). V pravé části dialogového okna je zobrazen daný typ stromu pro výběr položek, u kterých se bude měnit hodnota atributu/ů. Stromová struktura je identická jako v uživatelském prostředí, jen u ikonek jednotlivých položek jsou umístěny políčka pro příznak (zaškrtávací políčko). Tímto příznakem se určí, u kterých položek dojde ke změně hodnot atributu/ů. Pokud je položka označena – příznak je vyplněn „zelenou hůlkou“
– dojde u ní ke změně hodnoty atributu/ů (viz obrázek).
Po označení požadovaných atributů a výběru položek typu stromu proces hromadné změny se spustí kliknutím na tlačítko Provést hromadnou změnu. Aplikace zobrazí seznam položek, u kterých dojde ke změně hodnota atributu/ů a uživatel kliknutím na tlačítko OK dokončí proces hromadných změn.
21
V dialogovém okně Hromadná změna hodnot atributů je možno využít funkce pro práci s položkami v zobrazené typy stromu:
Hledat – vyhledání požadované položky – více kapitola Vyhledání položky stromu. Řadit položky – řazení položek dle zadaných kritérií – více kapitola Řazení položky stromové struktury.
Zobrazení stromové struktury – možnosti rozbalit vše/sbalit vše . Tlačítka Vybrat vše / Odebrat vše – hromadné označování položek, použitelné především při zapnutém filtru.
22
3.4 Detail položky Aplikace Efesso umožňuje u každé položky stromové struktury definovat řadu atributů, přiřazovat externí soubory a vzájemně provazbovat konkrétní položky stromů. Tyto informace o konkrétní položce jsou obsahem detailu položky. Detail každé položky je možno zobrazit v pravé části okna aplikace a to po kliknutí na název dané položky ve stromové struktuře. Okno pro detail položky je koncipováno do tří bloků. První blok soustřeďuje základní identifikační údaje položky. Další blok obsahuje funkce pro práci s danou položkou a poslední blok je vyhrazen pro zobrazení atributů položky, externích informací položky a vazeb položky na jinou položku. Detail položky stromu se zobrazí kliknutím na název dané položky ve stromové struktuře (doje k barevnému odlišení položky ve stromové struktuře), detail položky se zobrazuje v pravé části okna aplikace Efesso – viz následující obrázek. Základní identifikační údaje
Funkce pro práci s položkou
Atributy, externí informace a přehled vytvořených vazeb Obrázek 18: Detail dané položky stromu
3.4.1 Identifikační údaje položky Identifikační údaje položky stromu zahrnují základní jednoznačné identifikační údaje položky. Tyto údaje se uvádějí při zakládání položky a je možno je editovat v rámci funkce Editovat.
Obrázek 19: Ukázka identifikačních (základních) údajů položky
23
Jde o tyto základní údaje:
Kód/Prefix položky – katalogizační kód – prefix – položky, jednoznačný identifikátor položky v rámci typu stromu. Název položky. Kategorie položky – přiřazení kategorie. Popis položky – detailnější (doplňující, vysvětlující) popis položky.
3.4.2 Funkce pro práci s položkou S položkou stromu je možno provádět některé operace v rámci typu stromu i mimo daný typ stromu. Jedná se o funkce pro danou (zvolenou) položku ve stromové struktuře. Např. položce vytvořit podřízenou položku, položku editovat nebo vytvořit kopii položky. V následujících kapitolách jsou rozepsány jednotlivé funkce pro práci s položkou.
Obrázek 20: Lišta funkcí pro práci s položkou stromu
3.4.2.1 Funkce Nová položka Tato funkce aplikace vytvoří novou položku na stejné stromové úrovni dané (vybrané) položky. Po výběru položky (barevné odlišení položky ve stromové struktuře) a použití ikony Nová položka, dojde k otevření editačního okna „Editace údajů listu“ (viz následující obrázek):
Obrázek 21: Editační okno pro založení nové položky typu stromu
24
Popis polí okna Editace údajů listu: Název pole
Popis pole
Kód
Název Kategorie
Kód položky – prefix – katalogizační kód položky, jednoznačný identifikátor položky v rámci typu stromu. Kód položky je zde možno vyplnit nebo ponechat prázdné. Pokud u typu stromu je v administraci nadefinovaný formát prefixu, dojde v tomto políčku k zobrazení sestaveného formátu prefixu, který je možno přepsat na požadovaný údaj. Název položky typu stromu. Kategorie položky – položky je možno přiřazovat do logických skupin-
Popis položky
se zobrazí kategorií. Kliknutím do políčka nebo pomocí tlačítka nadefinované kategorie položek typu stromu (definice se provádí v administraci aplikace), kliknutím na požadovanou kategorii dojde k potvrzení výběru. Pokud kategorie u typu stromu nejsou definované, pak toto políčko není přístupné. Doplňující a popisné informace k položce.
Po vložení požadovaných dat je potřeba data uložit kliknutím na tlačítko Uložit. Tímto se editační okno uzavře a v daném typu stromu na daném místě dojde k zobrazení nově vytvořené položky.
3.4.2.2 Funkce Nová podřazená položka Tato funkce aplikace vytvoří novou podřazenou položku dané (vybrané) položce, která je barevně odlišena ve stromové struktuře. Vytvoří se další úroveň stromové struktury (zanoření) položek, a pokud již daná položka obsahuje podřízené položky, založí se nová položka na stejné úrovni zanoření existujících položek (jako poslední pod existujícími položkami). Po výběru položky (barevné odlišení položky ve stromové struktuře), která bude obsahovat novou podřazenou položku, se provede klik na ikonu Nová podřazená, tím dojde k otevření editačního okna „Editace údajů listu“ (viz následující obrázek):
25
Obrázek 22: Editační okno pro založení nové podřazené položky typu stromu
Popis polí okna Editace údajů listu: Název pole
Popis pole
Kód
Název Kategorie
Kód položky – prefix – katalogizační kód položky, jednoznačný identifikátor položky v rámci typu stromu. Kód položky je zde možno vyplnit nebo ponechat prázdné. Pokud u typu stromu je v administraci nadefinovaný formát prefixu, dojde v tomto políčku k zobrazení sestaveného formátu prefixu, který je možno přepsat na požadovaný údaj. Název položky typu stromu. Kategorie položky – položky je možno přiřazovat do logických skupin-
Popis položky
kategorií. Kliknutím do políčka nebo pomocí tlačítka se zobrazí nadefinované kategorie položek typu stromu (definice se provádí v administraci aplikace), kliknutím na požadovanou kategorii dojde k potvrzení výběru. Pokud kategorie u typu stromu nejsou definované, pak toto políčko není přístupné. Doplňující a popisné informace k položce.
Po vložení požadovaných dat je potřeba data uložit kliknutím na tlačítko Uložit. Tímto se editační okno uzavře a v daném typu stromu pod danou položkou dojde k zobrazení nově vytvořené podřazené položky.
3.4.2.3 Funkce Přesunout Jde o přesun dané položky do jiného typu stromu. Funkce Přesunout zajišťuje přesunutí dané položky ze zdrojového typu stromu do cílového typu stromu. Ve zdrojovém typu stromu se přesouvaná položka „zruší“ a vznikne v cílovém typu stromu. Přesouvaná položka může být na libovolné úrovni stromové 26
struktury zdrojového typu stromu a stejně tak může být přesouvána na libovolnou úroveň stromové struktury cílového typu stromu. Pokud přesouvaná položka obsahuje další podřízené položky (tvoří větev stromu), přesouvají se tyto podřízené položky společně do cílového typu stromu. Atributy a hodnoty atributů přesouvané položky, případně podřízených položek, nebudou do nového (cílového) typu stromu přesunuty, dojde ke „ztrátě“ hodnot atributů. Vytvořené vazby přesouvané položky, případně podřízených položek, je možno přesunout, toto je na volbě uživatele. Více postup přesunu položky. Postup přesunu dané položky:
V daném typu stromu označit požadovanou položku (kliknutím na položku) – položka je barevně odlišená. Označená položka může obsahovat další podřízené položky nebo tvoří poslední list stromové struktury. Použití ikony funkce Přesunout (tlačítko v detailu položky). Zobrazí se editační okno okna Přesun uzlu pro výběr nového typu stromu (cílového) a místa nové pozice v tomto novém (cílovém) typu stromu – viz následující obrázek. V rámci tohoto editačního okna se provede následující: o Výběr cílového typu stromu v liště typů stromů. o Určení umístění přesouvané položky: označení budoucí nadřízené položky přesouvané položky, nebo položku přesunout jako kořenovou položku – použití tlačítka Přesunout jako kořen. o Zobrazení potvrzovacích dotazů – viz následující dotazy První dotaz je kontrolní, přenos atributů a jejich hodnot nelze provést, každý typ stromu může obsahovat jiné atributy. Pokud uživatel zvolí volbu „Storno“, přesun položky dále nepokračuje.
Zachování vazeb na druhém dotazu je na volbě uživatele, zde je třeba zvážit potřebnost a význam vazeb přesunované položky. Odpověď „OK“ zachová vazby, odpověď „Storno“ nezachová žádnou vazbu.
27
Po potvrzení dotazů dojde automaticky k uzavření editačního okna Přesun uzlu. Aplikace Efesso zobrazí cílový typ stromu přesunu a barevně vyznačí přesunutou položku zařazenou ve stromové struktuře. Následující obrázek popisuje editační okno Přesun uzlu: Tlačítko pro přesun položky jako kořenové položky Název přesouvané
Vybraný cílový typ stromu
Nástroje pro práci ve stromové
Zvolená budoucí nadřízená položka přesouvané položky
Obrázek 23: Editační okno Přesun uzlu
28
V editačním okně Přesun uzlu je možno využít funkce pro operaci s položkami:
Hledat – vyhledání požadované položky – více kapitola Vyhledání položky stromu. Řadit položky – řazení položek dle zadaných kritérií – více kapitola Řazení položky stromové struktury. Zobrazení stromové struktury - možnosti rozbalit vše/sbalit vše.
3.4.2.4 Funkce Kopírovat Funkce Kopie položky vytvoří kopii položky v rámci daného typu stromu na stejné úrovni stromové struktury. Vytvořená kopie položky obsahuje v názvu dovětek „kopie“. S takto vytvořenou kopií položky lze dále pracovat (plnit atributy, vytvářet vazby,…), ale nejprve je vhodné provést editaci této položky, upravit název případně kód položky. Hodnoty atributů je možné zkopírovat do nově vytvořené položky, toto je na uvážení uživatele (kontrolní dotaz). Vytvořené vazby kopírované položky se do nově vytvořené položky nezkopírují. Pokud se kopíruje nadřazená položka, položka, která obsahuje další položky (větev stromu), zkopírují se i podřazené položky, vytvoří se kopie větve stromu. Postup vytvoření kopie dané položky:
V daném typu stromu označit požadovanou položku (kliknutím na položku) určenou ke kopírování – položka je barevně odlišená. Použití ikony funkce Kopírovat. Následuje kontrolní dotaz na kopírování:
o po potvrzení (tlačítko OK) proces kopírování pokračuje k dalšímu kroku, o po kliknutí na tlačítko Storno dojde k přerušení procesu kopírování. Zobrazí se kontrolní dotaz, zda kopírovat položku i s vloženými hodnotami atributů – volba je na uživateli:
29
po potvrzení (tlačítko OK) proces kopírování pokračuje a dojde ke zkopírování hodnot atributů do nové položky, o po kliknutí na tlačítko Storno neproběhne zkopírování hodnot atributů, nová položka bude mít prázdné hodnoty atributů. Dokončení kopírování – kopie položky je zobrazena ve stromové struktuře typu stromu. Zkopírovaná položka obsahuje v názvu položky v závorce dovětek „kopie“. o
Doporučení: provést editaci zkopírované položky (položek), upravit název položky, případně prefix – viz kapitola Funkce Editovat. Následující obrázek graficky znázorňuje kopii položky stromu:
Původní zdrojová položka
Vytvořená kopie položky
Obrázek 24: Příklad zkopírované položky stromové struktury s hodnotami atributů
30
3.4.2.5 Funkce Editovat Tato funkce zajišťuje editaci základních identifikačních údajů existující dané (zvolené) položky. Například vzniká potřeba opravit název položky, položce přiřadit popis nebo položce přiřadit kategorii. Editace nijak neovlivňuje hodnoty atributů a přiřazené vazby dané položky. Po výběru položky ve stromové struktuře typu stromu (barevné odlišení položky ve stromové struktuře), u které je potřeba editovat identifikační údaje, se klikne na ikonu Editovat. Tím dojde k otevření editačního okna „Editace údajů listu“ (viz následující obrázek). V jednotlivých polích editačního okna jsou přednastavena již existující data o dané položce, které se zde upraví dle potřeb uživatele.
Obrázek 25: Editace položky stromu
Význam jednotlivých polí editačního okna viz kapitola Funkce Nová položka. Po úpravě požadovaných dat je potřeba data uložit kliknutím na tlačítko Uložit v editačním okně. Tímto se editační okno uzavře a dojde k zobrazení nových identifikačních údajů dané položky stromu. Nové údaje jsou ihned zapsány do databáze aplikace Efesso.
31
3.4.2.6 Funkce Zneplatnit / Aktivovat Pokud je položka typu stromu nevyužívaná nebo neodpovídá stromové struktuře typu stromu, je možno takovou položku zneplatnit. Zneplatněná položka není zobrazena ve stromové struktuře při standardním zobrazení, dojde k jejímu „zmizení“ ze stromové struktury. Nadále zůstává v databázi aplikace Efesso, ale nelze ji používat a provádět s ní operace aplikace Efesso. Aplikace umožňuje zneplatnění koncové položky, tzn. položka, která neobsahuje podřazené položky. Pokud je požadavek na zneplatnění nadřazené položky, je potřeba postupně zneplatnit podřazené položky a pak následně nadřazenou položku. Postup zneplatnění dané položky (viz následující obrázek):
V daném typu stromu označit požadovanou položku (kliknutím na položku) určenou k zneplatnění – položka je barevně odlišena. Použití ikony funkce Zneplatnit. Zobrazí se kontrolní dotaz, zda opravdu odstranit položku – volba je na uživateli – viz následující obrázek. Pokud uživatel zvolí volbu „Storno“, zneplatnění položky neproběhne.
Dokončení zneplatnění – zneplatněná (deaktivovaná) položka není viditelná ve stromové struktuře typu stromu.
Následující obrázek graficky znázorňuje postup zneplatnění položky stromu:
32
Položka určená uživatelem k zneplatnění Obrázek 26: Postup zneplatnění položky stromové struktury
Zneplatněné položky zůstávají „schované“ ve stromové struktuře a je možno, je zobrazit v typu stromu při zapnutí zobrazení Zobrazit vše (viz kapitola Zobrazení položek). Tímto dojde k zobrazení všech položek stromové struktury – platných i zneplatněných položek typu stromu. Zneplatněné položky jsou odlišeny světlým písmem a přeškrtnutým názvem položky. Toto zobrazení je vhodné použít při aktivaci zneplatněné položky. Následující obrázek vysvětluje způsob zobrazení zneplatněných položek a možnost opětovné aktivace: Změna viditelnosti položek stromové
V detailu zneplatněné položky tlačítko
Zobrazená zneplatněná položka Obrázek 27: Zobrazení zneplatněné položky stromové struktury
33
Při tomto zobrazení – Zobrazit vše – položek typu stromu lze zneplatněné položky opětovně aktivovat a tím i opět používat a provádět s nimi operace aplikace Efesso. Pokud zvolíme detail zneplatněné položky, znění se tlačítko funkce Zneplatnit na tlačítko Aktivovat (viz předchozí obrázek). Pomocí tohoto tlačítka je možné, zneplatněnou položku aktivovat zpět mezi platné položky stromové struktury. Postup aktivace položky (viz předchozí obrázek):
Zapnuto zobrazení položek stromové struktury Zobrazit vše V daném typu stromu označit požadovanou zneplatněnou položku (kliknutím na položku) – položka je barevně odlišena. Použití ikony funkce Aktivovat. Dokončení aktivace – aktivovaná položka je zobrazena ve stromové struktuře jako aktivní platná položka.
3.4.3 Historie údajů položky Historie položky obnáší výpis všech změn, které se provedly na konkrétní položce. Jde o logování veškerých změn, včetně údajů o založení konkrétní položky. Takto zapisované změny se uživateli zobrazují ve formě výpisu, který je určen výhradně ke čtení dat s možností dotazů na vybrané atributy historie. Historii položky je možno zobrazit v detailu konkrétní položky, kliknutím na ikonu Historie – viz následující obrázek. Po kliknutí na tlačítko Historie dojde k zobrazení dialogového okna Auditační údaje. Výpis obsahuje jméno uživatele, který změnu provedl, datum a čas provedení změny. Dále jaké entity se změna týká, zda jde o založení nebo změnu údajů, případně výpis původní a nové hodnoty entity. Další podrobnosti viz kapitola Historizace údajů aplikace EFESSO. Více následující obrázek, který je příkladem zobrazení historie konkrétní položky:
34
Obrázek 28: Ukázka historie položky stromové struktury
3.4.4 Reporty Aplikace Efesso umožňuje evidovaná data a informace v aplikaci vracet do reportu, do sestav. Definice reportu se provádí v administraci aplikace, na základě požadavku zákazníka dodavatel vytvoří a nadefinuje report. Tento report je přístupný uživateli v detailu každé položky pod příslušným označením. Reporty jsou přístupné v detailu položky, kliknutím na políčko Report – viz následující obrázek – dojde k rozbalení nabídky s nadefinovanými reporty.
Obrázek 29: Tlačítko pro vyvolání funkce report k dané položce
35
Uživatel si vybere v nabídce reportů. Po potvrzení požadovaného reportu je možno:
Report otevřít a zobrazit v internetovém prohlížeči ve formátu HTML, případně vytisknout na přednastavenou tiskárnu. Report uložit v požadovaném formátu (např. doc), kdy je možno report dále upravit a doplnit a až poté provést tisk na přednastavenou tiskárnu.
3.4.5 Atributy, přílohy a vazby položky Další část obrazovky detailu položky obsahuje definované atributy, připojené externí dokumenty a odkazy, a seznamy vazeb mezi položkami. Definice atributů se provádí v administrátorské části aplikace – viz administrátorský manuál. V uživatelské části jde o plnění hodnot atributů položek dle nadefinovaných datových typů. Více kapitola Atributy položky. K jednotlivým položkám lze na jakékoliv úrovni hierarchie připojovat externí dokumenty, popř. odkazy na externí zdroje informací v podobě URL odkazu. K dané položce lze připojit více jak jeden dokument a odkazovat se na více jak jeden URL odkaz. Více kapitola Přílohy. Položky je možno na sebe navzájem odkazovat prostřednictvím parametrizované oboustranné vazby mezi konkrétními položkami stromů – vytvářet vazby mezi položkami – více kapitola Vazby položek.
3.4.5.1 Atributy položky První ze záložek detailu položky je záložka Detail, která obsahuje nadefinované atributy dané položky. V této záložce uživatel vkládá hodnoty jednotlivých atributů, které musí odpovídat nadefinovaným datovým typům. Atributy mohou být členěny do skupin dle významu atributů – viz následující obrázek. Příklad obrazovky záložky Atributy na následujícím obrázku s popisy entit okna:
36
Pole pro vkládání hodnot atributů
Definované atributy dané skupiny
Nástroje pro práci s atributy Definované skupiny atributů
Obrázek 30: Popis záložky Atributy položky stromu
Po vložení hodnot atributů je potřeba vložené hodnoty atributů uložit pomocí tlačítka Uložit. Pokud tak uživatel neučiní, při dalším jeho pohybu v aplikaci dojde k zobrazení potvrzovacího dotazu: „Některé hodnoty atributů nebyly zatím uloženy. Přejete si nyní uložit?“ a po kladné odpovědi jsou vložené hodnoty uloženy. Tlačítko Obnovit na záložce Atributy provede znovu načtení aktuálních hodnot jednotlivých atributů. Poznámka 1: Pro číselné datové typy atributů je doplněna kontrola na správné vložení hodnoty atributu. Např. pokud se do atributu datového typu číslo vloží text, zobrazí se kontrolní hlášení „Prosím, zadejte číslo“. Poznámka 2: datový typ datum – datum je možno vypsat „ručně“ nebo za pomoci nástroje Kalendář, který umožňuje snazší výběr data. Poznámka 3: datový typ vícepoložkový text – atribut lze využít pro zadání více různých hodnot. Přes nástroj se postupně nastaví požadovaný počet políček pro vložení jednotlivých hodnot atributu. Poznámka 4: datový typ víceřádkový text – atribut je vhodné použít pro vložení velkého množství textu.
3.4.5.1.1
Atribut typu tabulka
Jedním ze speciálních typů atributů položky je typ atributu „Tabulka“. Tento typ atributu umožňuje tabulkovou evidenci k dané položce. Položka může obsahovat více takovýchto tabulek (viz následující obrázek).
37
Vlevo od tabulky je název atributu. Tabulka je složena z jednoho, nebo více sloupců, které se definují v administraci aplikace. Uživatel může provádět následující akce:
Třídění záznamů v tabulce, kliknutím na ikonku se šipkami vedle názvu sloupce. Horní ikonka znamená vzestupné řazení, dolní ikonka sestupné řazení dle hodnoty sloupce. Filtrování záznamů (řádků) v tabulce, vepsáním hledaného výrazu do první řádky, hned pod daný název sloupce. Vkládání nové řádky kliknutím na ikonku s plusem. Změna vybrané řádky, kliknutím na ikonku pera. V tomto případě musí být záznam podbarven, což označuje jeho vybrání. Smazání vybrané řádky, kliknutím na ikonku popelnice. Pozor! V tomto případě dojde k fyzickému odstranění záznamu z tabulky, nikoliv pouze k zneplatnění. Obnova (refresh) tabulky kliknutím na ikonku uzavřeného kruhu. Po jejím nakliknutí dojde k znovunačtení hodnot tabulky. Navigace po jednotlivých záznamech tabulky, kliknutím na ikonku přechodu na další, nebo předcházející stránku. Kliknutím na rozbalovací seznam s počtem zobrazených záznamů (řádků) na stránku si může uživatel zvolit počet zobrazovaných záznamů tabulky.
Výše popsané akce jsou závislé na aplikačním oprávnění, které má uživatel přidělen. Pokud bude mít uživatel oprávnění pouze na čtení dané položky, nebude moci provádět vložení nové řádky, změnu, ani smazání stávající řádky, jak ilustruje následující obrázek.
38
3.4.5.2 Přílohy Další záložka detailu položky je Přílohy, která obsahuje seznam připojených externích dokumentů a odkazů na externí zdroje v podobě URL odkazu, jde o další doplňující informace k dané položce. Přílohy typu soubor obnáší připojení dokumentu libovolného formátu, který s danou položkou souvisí nebo se odkazuje, například směrnice, legislativa, řídící dokumenty, dle významu dané položky. Přílohy typu odkaz představuje připojení URL odkazu související s danou položkou. Počet přidaných dokumentů a URL odkazů k jedné položce není omezen. K dané položce lze připojit více jak jeden dokument a odkazovat se na více jak jeden URL odkaz. Tyto připojené soubory nebo odkazy lze měnit nebo přidávat dle aktuálních změn. Na následujícím obrázku je uveden příklad připojení externího dokumentu a URL odkazu k položce. Po kliknutí na název dokumentu dojde k zobrazení jeho obsahu v příslušné aplikaci. To samé platí i pro URL odkaz, po kliknutí na adresu odkazu dojde k zobrazení odkazu ve výchozím webovém prohlížeči. Link pro odstranění dokumentu/odkazu
Název dokumentu/ adresa odkazu
Přidání nového dokumentu/odkazu
Obrázek 31: Popis záložky Přílohy položky stromu
39
Přidání nového dokumentu nebo odkazu se provádí pomocí tlačítka Nový dokument – postup viz dále. Zobrazí se editační okno Přidání odkazu/souboru, které obsahuje dvě záložky – jedna pro přidání souboru a druhá pro přidání odkazu. V případě, že soubor nebo odkaz u dané položky je již nevyhovující, je možno ho odstranit pomocí linku smazat v příslušném řádku dokumentu nebo odkazu.
Přidání nového souboru Prostřednictvím tlačítka Nový dokument se vyvolá editační okno Přidání odkazu / souboru. Na záložce soubor za pomocí nástroje Procházet je potřeba vybrat požadovaný dokument z disku počítače. Soubor může být jakéhokoliv formátu – např. dokument typu doc, pdf, tabulka formátu xls, či obrázek jpg. Dále je potřeba doplnit políčko Popis o komentář k přikládanému souboru (jde o povinný údaj) a tlačítkem Přidat se potvrdí vložení dokumentu k dané položce.
Obrázek 32: Editační okno pro přidání souboru k položce typu stromu
Přidání nového odkazu Prostřednictvím tlačítka Nový dokument se vyvolá editační okno Přidání odkazu / souboru. Na záložce odkaz se do řádku URL doplní příslušný internetový odkaz. Dále je potřeba doplnit políčko Popis o komentář k přikládanému URL odkazu a tlačítkem Přidat se potvrdí vložení URL odkazu k dané položce.
40
Obrázek 33: Editační okno pro přidání odkazu k položce typu stromu
3.4.5.3 Vazby položek Vazba se vytváří mezi dvěma položkami stejného nebo jiného typu stromu prostřednictvím parametrizované oboustranné vazby. Podmínkou je existence obou položek požadované vazby. K jedné položce stromové struktury je možno vytvořit vazbu na různý počet položek z různých typů stromů. V detailu dané položky, pod záložkou Vazby, jsou přehledně zobrazeny věechny vazby, které položka má na další stromy. Jednotlivé stromy jsou zobrazeny jako jednotlivé logické celky v této záložce (viz. následující obrázek). Kliknutím na záhlaví s názvy jednotlivých stromů, se zobrazí tabulka vazeb mezi tímto stromem a aktuální položkou. Jednotlivé řádky tabulky nesou především informaci o přivazbené položce spolu s její stromovou strukturou (cestou ke kořenové položce). Dále je zde informace o typu vazby (sloupec Typ), kterým se vyjadřuje význam vazby, význam propojení položek typů stromů (např. účastní se, odpovědný, zastupuje, vykonává, vyřizuje, apod.). Typy vazeb se definují v části Administrace aplikace Efesso a je možno jich nadefinovat neomezený počet. Následuje sloupec označen vazba, na který jsou vytvořeny vazby. Tento sloupec obsahu jednotlivé přivazbené položky s jejich hierarchickou strukturou. Názvy položek jsou typu odkaz, tzn., pokud se klikne na příslušný název položky, aplikace přejde do typu stromu a na detail této položky. Další sloupec seznamu vazeb – Akce – obsahuje nástroje pro práci s danou vazbou. Odkaz editovat zobrazí detail dané vazby s možností editace vazby – více kapitola Detail vytvořené vazby. Odkaz historie zobrazí dialog s přehledem historie dané vazby – více kapitola Historie vazby. Odkaz deaktivace je určen pro výmaz vazby – více kapitola Smazání existující vazby. Nástroj pro vytvoření nových vazeb k této
41
Sbalený seznam vazeb na strom Služby / Procesy (celkem 50 vazeb)
Ikony pro funkce editace, historie a deaktivace vazby
Obrázek 34: Detail seznamu vazeb položky stromu
Přidání další nové vazby se provádí rozbalením menu vytvořit vazbu a vybráním ze seznamu stromů strom, na který bude vytvořena vazba (viz následující kapitola Vytvoření vazby).
Vytvoření vazby na položku typ stromu V detailu dané položky je nutné provést výběr typu stromu, ve kterém se vyskytuje cílová položka pro vazbu. Výběr cílového typu stromu se provádí v liště typů stromů v detailu dané položky (viz předchozí obrázek). Nová vazba se vytváří přes menu Vytvořit vazbu na typ stromu. Dojde k zobrazení editačního okna Vytvořit vazbu na: název typu stromu – viz následující obrázek.
42
Výběr typu vazby
Nástroje pro práci se stromovou strukturou cílového stromu Vybraná cílová položka typu stromu
Nástroje pro práci s vazbou a položkou cílového typu
Obrázek 35: Editační okno Vytvořit vazbu na cílový typ stromu
V editačním okně je zobrazena stromová struktura cílového typu stromu. V této struktuře se vyhledá požadovaná položka pro vazbu, položka se označí kliknutím na její název (dojde k barevnému odlišení položky) – viz předchozí obrázek. Po výběru cílové položky je možno zvolit Typ vazby, který udává význam vytvoření vazby mezi položkami. Typ vazby se určuje v rozbalovacím okně (horní levá část editačního okna) kliknutím do políčka nebo pomocí nástroje . Předpokladem je nadefinování typů vazeb v administraci aplikace Efesso. Tento krok je možno provést později v detailu vazby. Po označení cílové položky, případně výběru typu vazby, se potvrdí vytvoření vazby pomocí tlačítka Přidat vazbu v dolní části editačního okna. Editační okno zůstává zobrazeno – je možno provádět další přiřazování vazeb na jiné položky stromové struktury. 43
Pro vyhledání položky ve okna: -
stromové struktuře je možno použít nástroje v pravém horním rohu editačního nástroj rozbalit vše/sbalit vše nástroj Hledat nástroj řadit
Tyto zmíněné nástroje jsou popsány v tomto manuálu v kapitole Detail typu stromu. Pro ukončení vytváření vazeb mezi položkami je potřeba editační okno Vytvořit vazbu uzavřít tlačítkem Konec editace, dojde k uzavření editačního okna a seznam vytvořených vazeb obsahuje další záznam. Poznámka: editační okno Vytvořit vazbu obsahuje tlačítka Nová podřazená a Nová položka. Tyto funkce umožňují do stromové struktury cílového typu stromu založit nové položky nebo část stromové struktury. Pokud se zjistí při vytváření vazby neexistence položky, je možno je v tomto kroku založit bez přecházení do cílového typu stromu. Popis funkcí je uveden v tomto dokumentu v kapitole Funkce Nová podřazená a kapitola Funkce Nová položka.
Detail a editace vytvořené vazby Detail vazby je možno zobrazit pouze ze seznamu vazeb, kliknutím na odkaz editovat příslušné vazby – viz následující obrázek. Řádek zobrazované vazby se barevně odliší a pod seznamem vazeb dojde k zobrazení detailu vazby. Detail vazby je členěn do třech záložek – popisy, atributy a vazby. Více následující obrázek, který je příkladem detailu vazby:
Obrázek 36: Příklad detailu vybrané vazby
Následující kapitola obsahuje popis jednotlivých záložek detailu vazby s obrazovým doplněním.
Záložky detailu vazby Záložka popisy – tato záložka nese doplňující popisy dané vazby. Je zde evidován typ vazby, případně je možno na této záložce typ vazby doplnit nebo změnit. A to kliknutím do políčka nebo pomocí nástroje kdy se zobrazí rozbalovací okno s jednotlivými nadefinovanými hodnotami typů vazeb. 44
Po vložení dat nebo změně údajů je vhodné vložené hodnoty dat uložit tlačítkem Uložit v dolní části záložky – viz následující obrázek. Typ vazby, možnost změny a doplnění typu vazby
Pole pro doplňující popis vazby
Pole pro doplňující popis vazby
Obrázek 37: Detail vazby – záložka Popisy
Záložka atributy – obsahuje atributy vazby nadefinované v části Administrace aplikace Efesso. Pak je možno zde plnit hodnoty atributů vazby položek, které je potřeba následně uložit tlačítkem Uložit. Tlačítko Obnovit na záložce Atributy provede znovu načtení aktuálních hodnot jednotlivých atributů.
Obrázek 38: Detail vazby – záložka Atributy
Záložka vazby – záložka pro vytvoření a evidenci vazby na vazbu. Záložka obsahuje seznamem vazeb na vazbu – což je vazba na třetí položku, na vazbu dvou položek je možno připojit další položku v rámci této záložky. Více kapitola Vazba na vazbu.
45
Nástroj pro vytvoření nové vazby na
Seznamy založených vazeb na vazbu
Obrázek 39: Detail vazby – záložka Vazby
Historie vazby Historie vazby obnáší výpis všech změn, které se provedly na konkrétní vazbě. Jde o logování veškerých změn, včetně údajů o založení konkrétní vazby. Takto zapisované změny se uživateli zobrazují ve formě výpisu, který je určen výhradně ke čtení dat s možností dotazů na vybrané atributy historie. Historii vazby je možno zobrazit pouze ze seznamu vazeb, kliknutím na odkaz historie příslušné vazby – viz následující obrázek. Po kliknutí na odkaz historie dojde k zobrazení dialogového okna Auditační údaje. Výpis obsahuje jméno uživatele, který změnu provedl, datum a čas provedení změny. Dále jaké entity se změna týká, zda jde o založení nebo změnu údajů, případně výpis původní a nové hodnoty entity. Další podrobnosti viz kapitola Historizace údajů aplikace EFESSO. Více následující obrázek, který je příkladem zobrazení historie vazby:
46
Obrázek 40: Ukázka Historie vazby
Smazání existující vazby Pokud je vazba nevyhovující, vzniká potřeba odstranění vytvořené vazby, je možno tuto vazbu odstranit neboli smazat. Výmaz vazby se provádí v seznamu vytvořených vazeb klepnutím na ikonu deaktivovat v řádku příslušné vazby – viz následující obrázek.
Obrázek 41: Popis smazání vazby
47
Po kliknutí na ikonu deaktivace u požadované vazby se zobrazí kontrolní dotaz „Opravdu si přejete smazat vazbu na ….?“. Po kladné odpovědi (OK) dojde k výmazu vazby u obou položek, které byly vazbou spojeny a záznam vazby „zmizí“ ze seznamu vazeb.
3.4.5.4 Vazba na vazbu Seznam vazeb na vazbu obsahuje další vazby na „třetí stromy“ – název cílového typu stromu, dále název vazební položky, případně definice typu vazby. Následuje sloupec akcí – zobrazení detailu vazby nebo výmaz dané vazby. Na následujícím obrázku je ukázka vytvořené vazby na vazbu:
Nástroj pro vytvoření nové vazby na
Seznam založených vazeb na vazbu
Obrázek 42- zobrazení vazby na vazbu
48
Detail vazby na vazbu Jedna z akcí, kterou lze provádět s vytvořenou vazbou je zobrazení jejího detailu. Detail vazby na vazbu je možno zobrazit ze seznamu vazeb, kliknutím na link detail příslušné vazby. Řádek zobrazované vazby je barevně odlišen a v dolní části obrazovky dojde k zobrazení třech záložek – popisy, atributy a vazby – představující detail dané vazby položek – viz následující obrázek.
Zobrazený detail vazby na vazbu
Obrázek 43 - Detail vazby na vazbu
Činnost v těchto záložkách je obdobná s detailem vazby – viz kapitola Popis záložek detailu vazby.
49
Smazání vazby na vazbu Někdy vzniká potřeba odstranění vytvořené vazby na vazbu, toto se provádí v seznamu definovaných vazeb dané položky kliknutím na link smazání u příslušné vazby. Vazba je odstraněna na obou stranách, tedy u obou týkajících se položek. Po kliknutí na odkaz smazání u požadované vazby na vazbu se zobrazí kontrolní dotaz „Opravdu si přejete smazat vazbu na ….?“. Po kladné odpovědi (OK) dojde k výmazu vazby na vazbu – viz následující obrázek.
Obrázek 44 - Smazání vazby na vazbu
50
Vytvoření vazby na vazbu Tvorba vazby na vazbu se provádí tlačítkem Vytvořit vazbu (v detailu vazby), zobrazí se editační okno Vytvoření vazby na vazbu. Zde se určí cílový typ stromu v záložce typů stromů (modrý pruh) a v rámci jeho stromové struktury cílová položka. Po výběru cílové položky je možno zvolit Typ vazby, který udává význam vytvoření vazby mezi položkami. Typ vazby se určuje v rozbalovacím okně (horní levá část editačního okna) kliknutím do políčka nebo pomocí nástroje . Předpokladem je nadefinování typů vazeb v administraci aplikace Efesso. Tento krok je možno provést později v detailu vazby. Po označení cílové položky, případně výběru typu vazby, se potvrdí vytvoření vazby pomocí tlačítka Přidat vazbu v dolní části editačního okna. Více vysvětlí následující obrázek:
Výběr typu vazby
51
Nástroje pro práci se stromovou strukturou cílového stromu Vybraná cílová položka typu stromu
Nástroje pro práci s vazbou
Obrázek 45 - Popis vytvoření vazby na vazbu
Pro vyhledání položky ve stromové struktuře je možno použít nástroje v pravém horním rohu editačního okna: -
nástroj rozbalit vše/sbalit vše nástroj Hledat nástroj řadit
Tyto zmíněné nástroje jsou popsány v tomto manuálu v kapitole Detail typu stromu. Editační okno zůstává zobrazeno – je možno provádět další přiřazování vazeb na jiné položky stromové struktury. Pro ukončení vytváření vazeb mezi položkami je potřeba editační okno Vytvořit vazbu uzavřít tlačítkem Konec editace, dojde k uzavření editačního okna a seznam vytvořených vazeb obsahuje další záznam. 52
Poznámka: editační okno Vytvořit vazbu obsahuje tlačítka Nová podřazená a Nová položka. Tyto funkce umožňují do stromové struktury cílového typu stromu založit nové položky nebo část stromové struktury. Pokud se zjistí při vytváření vazby neexistence položky, je možno je v tomto kroku založit bez přecházení do cílového typu stromu. Popis funkcí je uveden v tomto dokumentu v kapitole Funkce Nová podřazená a kapitola Funkce Nová položka.
53
3.5 Historizace údajů aplikace EFESSO Historizace dat v aplikaci Efesso vychází z potřeby uživatele dohledat historické údaje konkrétní položky nebo konkrétní vazby, včetně souvisejících údajů – hodnot atributů a externí informace k položce. Historie dat odpoví uživateli na otázky typu: „Kdo a kdy založil položku?“, „Kdo a kdy daný atribut položky změnil?“, „Kdo založil danou vazbu?“, apod. Součástí historizace údajů jsou i výpisy změn položky nebo vazby – výpis všech změn k položce, výpis změn konkrétního atributu položky, výpis změn konkrétní vazby dané položky, apod. Aby bylo možné realizované změny dat v aplikaci Efesso zobrazit, systém umožňuje automatické logování veškerých změn, včetně zakládání nových údajů. Takto zapisované změny se uživateli zobrazují ve formě výpisu, který je určen výhradně ke čtení dat s možností dotazů na vybrané atributy historie. Klíčové případy užití:
Výpis auditačních záznamů položky – systém automaticky loguje kdo a kdy založil a změnil záznam položky typu stromu. Výpis historie změn položky – systém automaticky loguje založení a změnu údajů položky, atributů položky a externí informace položky. Výpis auditačních záznamů vazby – systém automaticky loguje kdo a kdy založil a změnil záznam konkrétní vazby. Výpis historie změn vazby – systém automaticky loguje založení a změnu údajů vazby a atributů vazby.
3.5.1 Zobrazení historie Historii položky je možno zobrazit v detailu konkrétní položky, kliknutím na ikonu Historie – viz následující obrázek. Po kliknutí na ikonu Historie dojde k zobrazení dialogového okna Auditační údaje. Výpis obsahuje jméno uživatele, který změnu provedl, datum a čas provedení změny. Dále jaké entity se změna týká, zda jde o založení nebo změnu údajů, případně výpis původní a nové hodnoty entity.
54
Obrázek 46: Ikona pro zobrazení historie položky
Historii vazby je možno zobrazit pouze ze seznamu vazeb, kliknutím na odkaz historie příslušné vazby – viz následující obrázek. Po kliknutí na odkaz historie dojde k zobrazení dialogového okna Auditační údaje. Výpis obsahuje jméno uživatele, který změnu provedl, datum a čas provedení změny. Dále jaké entity se změna týká, zda jde o založení nebo změnu údajů, případně výpis původní a nové hodnoty entity.
55
Obrázek 47: Odkaz pro zobrazení historie dané vazby
3.5.2 Auditační údaje Po použití tlačítka Historie v detailu položky případně v seznamu vazeb dojde k zobrazení dialogového okna Auditační údaje. Tento dialog obsahuje seznam změn provedených na položce případně na vazbě, který se zobrazuje ve formě výpisu určený výhradně ke čtení dat s možností dotazů na vybrané atributy historie. Změny se do výpisu zapisují postupně, jsou řazeny dle data a času, poslední provedená změna je uvedena v první řádce výpisu. Mezi prvními údaji jsou informace o založení položky případně vazby, dále následují záznamy o změnách entit položky případně vazby. Údaje ve výpisu je možno řadit dle požadavku uživatele. Řazení údajů se provádí kliknutím na záhlaví vybraného sloupce (sestupné řazení). Opakovaným kliknutím na záhlaví sloupce dojde k opačnému seřazení údajů (vzestupné řazení). Následující obrázek je příkladem výpisu změn dané položky:
56
Obrázek 48: Ukázka výpisu změn položky
Popis jednotlivých údajů výpisu: Název sloupce
Popis údajů
Uživatel
Jméno uživatele, který dané založení/změnu provedl. Jde o jméno uživatele, pod kterým je evidován v aplikaci (typu stromu Uživatelé) Datum a čas provedení založení/změny údaje. Stav entity – zda jde o založení nebo změnu entity. Specifikace entity, zda se záznam týká základních údajů, odkazu nebo atributu. Bližší specifikace entity – název údaje, název atributu. Původní hodnota entity. Nová hodnota entity.
Datum Stav Skupina Parametr Původní hodnota Nová hodnota
57
