t
Drechtsteden Reglement ongewenste omgangsvormen c.q. ongewenst Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden (GRD) Het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke
gedrag
regeling Drechtsteden
overwegende dat het gewenst is regels vast te stellen omtrent ongewenste omgangsvormen c.q ongewenst gedrag - in naleving van de Arbeidsomstandighedenwet, artikel 3, lid 2: de werkgever voert beleid ter voorkoming/beperking psychosociale arbeidsbelasting - in navolging van de Algemene wet bestuursrecht, artikel 9:1, lid 2: het bestuursorgaan draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten over zijn gedragingen en over gedragingen van bestuursorganen die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn. Besluit: Vast te stellen REGLEMENTONGEWENSTE OMGANGSVORMEN c.q. ONGEWENST GEDRAG HOOFDSTUK
Artikel 1
I
BEGRIPSBEPALINGEN
Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder: 1. ongewenste omgangsvormen c.q. ongewenst gedrag: a) seksuele intimidatie: enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele connotatie' dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast; b) agressie en geweld: voorvallen waarbij een werknemer psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van arbeid; c) pesten: alle vormen van intimiderend gedrag met een structureel karakter, van een of meerdere werknemers (collega's, leidinggevenden) gericht tegen een werknemer of groep van werknemers die zich niet kan of kunnen verdedigen tegen dit gedrag; d) intimidatie: gedrag dat met de hoedanigheden of gedragingen, betrekking hebbend op het maken van onderscheid tussen personen op grond van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, hetero- of homoseksuele gerichtheid, burgerlijke staat, leeftijd of handicap, verband houdt en dat tot doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast.
I Een zelfde uiting van gedrag kan in verschillende situaties op een andere manier beleefd worden; met de term "connatie" wordt "gevoelswaarde" bedoeld; bepaald gedrag kan door een bepaalde persoon of in een bepaalde situatie soms wel of soms niet worden ervaren als seksuele intimidatie.
1
~
2.
werknemer: degene die bij de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden, onder welke titel en hoedanigheid ook, werkzaam is (geweest) of werkzaamheden (heeft) verricht (zie ook artikel 7, lid 6 termijn indienen klacht door medewerker uit dienst) 3. melding: het zich wenden tot de vertrouwenspersoon in verband met een confrontatie inzake ongewenste omgangsvormen c.q. ongewenst gedrag; 4. klacht: het indienen van een schriftelijke klacht inzake ongewenste omgangsv<)rmen c.q. ongewenst gedrag bij de klachtencommissie; 5. melder: de werknemer die zich in verband met een confrontatie inzake ongewenste omgangsvormen c.q. ongewenst gedrag tot de vertrouwenspersoon heeft gewend; 6. klager: de werknemer die een klacht inzake ongewenste omgangsvormen c.q. ongewenst gedrag heeft ingediend bij de klachtencommissie; 7. aangeklaagde: de werknemer tegen wie een klacht inzake ongewenste omgangsvormen c.q. ongewenst gedrag is ingediend bij de klachtencommissie; 8. klachtencommissie: de door het bestuur ingestelde commissie ter behandeling van klachten inzake ongewenste omgangsvormen c.q. ongewenst gedrag; 9. vertrouwenspersoon: de door het bestuur aangewezen persoon, die als (eerste) aanspreekpunt fungeert voor medewerkers die geconfronteerd zijn met ongewenste omgangsvormen c.q. ongewenst gedrag, hen begeleidt en adviseert; 10. gehoorde: medewerker of derde opgeroepen door de klachtencommissie met als doel
nadere informatie te verstrekken omtrent een ingediende klacht; 11. het bestuur: het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke HOOFDSTUK
11
Artikel 2
Vertrouwenspersoon
,
regeling Drechtsteden.
INFORMELE FASE (MELDING)
(algemeen)
1. Het bestuur wijst ten minste twee interne vertrouwenspersonen
2. 3. 4. 5.
aan, zowel een man als vrouw. Het bestuur stelt de COR van de aanstelling op de hoogte. Daarnaast wijst het bestuur twee externe vertrouwenspersonen aan; dit kunnen bedrijfsmaatschappelijk werkers zijn. De benoeming geschiedt voor een periode van vier jaar, daarna bestaat (steeds) de mogelijkheid tot verlenging voor een periode van vier jaar. De vertrouwenspersoon is voor de uitvoering van zijn taken uitsluitend verantwoording verschuldigd aan het bestuur. Het bestuur stelt een budget vast om de vertrouwenspersonen te faciliteren.De budgetverantwoordelijkheid berust bij het Bureau Drechtsteden. De vertrouwenspersoon verricht geen handelingen ten behoeve van de melder of de klager dan met instemming van de betrokkene(n).
Artikel 3
Taken en bevoegdheden
vertrouwenspersoon
1. Tot de taken van de vertrouwenspersoon
worden gerekend: a. het fungeren als aanspreekpunt voor de werknemer die is geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen c.q. ongewenst gedrag; b. het opvangen, begeleiden en van advies dienen van de melder, alsmede het zonodig doorverwijzen naar een professionele hulpverlenende instantie of professionele hulpverlener; c. het inwinnen van inlichtingen die noodzakelijk zijn om tot een goed inzicht te komen omtrent de melding en de mogelijkheden om te komen tot een oplossing;
2
d. het adviseren c.q. behulpzaam zijn van de melder over eventueel verder te nemen stappen; e. het ondersteunen en begeleiden van de werknemer, die is geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen c.q. ongewenst gedrag, bij het indienen van een klacht ter zake bij de klachtencommissie alsmede bij het horen door de klachtencommissie; f. het geven van gevraagd of ongevraagd advies aan het bestuur op het gebied van de preventie van ongewenste omgangsvormen c.q. ongewenst gedrag van de GRDrechtsteden; g. het geven van voorlichting op het gebied van ongewenste omgangsvormen c.q. ongewenst gedrag; h. het opstellen van een jaarverslag; i. het verlenen van nazorg aan de werknemer die is geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen c.q. ongewenst gedrag; j.het deelnemen aan gezamenlijk overleg, onder verantwoordelijkheid van de manager service eenheid P-Seleid van het SCD t.b.v. afstemming en informatieuitwisseling (dus niet inzake de inhoudelijke casuïstiek). De manager service eenheid P-Seleid van het SCD zorgt zonodig voor ondersteunende faciliteiten. 2. De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van de hem ter kennis gekomen feiten die de privacy van de melder, klager, aangeklaagqe of gehoorde kunnen schaden. Slechts met uitdrukkelijke toestemming van de betrokken medewerkers kan hiervan worden afgeweken. Deze plicht tot geheimhouding vervalt niet nadat de vertrouwenspersoon niet meer als zodanig werkzaam is. 3. Aan de vertrouwenspersoon komt het recht van verschoning toe. 4. Het bepaalde in lid 2 en lid 3 is van toepassing, tenzij wettelijke bepalingen anders bepalen. Artikel 4 1.
Faciliteiten vertrouwenspersoon
Aan de vertrouwenspersoon worden de nodige faciliteiten verstrekt, in die zin dat: a. het optreden van de vertrouwenspersoon als zodanig wordt aangemerkt als diensttijd; b. de vertrouwenspersoon zoveel mogelijk in de gelegenheid wordt gesteld zijn taak naar behoren te vervullen, waarbij tevens afspraken worden gemaakt over de bereikbaarheid (o.a. telefoon/antwoordapparaat); c. de vertrouwenspersoon bevoegd is uit te wijken naar andere locaties, waarbij de noodzakelijk gemaakte kosten voor vergoeding in aanmerking komen; de vertrouwenspersoon voor het zo goed mogelijk vervullen van zijn taak in de gelegenheid wordt gesteld de noodzakelijke scholing en training te volgen, waarvoor door het bestuur de nodige financiële middelen ter beschikking worden gesteld; d. de vertrouwenspersoon, na goedkeuring door de budgethouder, bevoegd is externe deskundigen te raadplegen.
3
,
HOOFDSTUK
Artikel 5 1.
2.
3. 4. 5.
FORMELE
FASE (KLACHT)
Samenstelling klachtencommissie
Het bestuur benoemt op voordracht van het Bureau Drechtsteden een externe. klachtencommissie. De COR adviseert met betrekking tot de samenstelling van de commissie en draagt één van de leden van de commissie voor. De klachtencommissie bestaat uit ten minste 3 externe leden, waarbij zowel mannen als vrouwen vertegenwoordigd zijn. De voorzitter is bij voorkeur een jurist of een gedragsdeskundige. Afhankelijk van de aard van de klacht kan de commissie besluiten de klacht door slechts twee leden te laten onderzoeken of de commissie uit te breiden met een andere extern deskundige c.q. met specifieke expertise. Eén van de leden van de klachtencommissie is plaatsvervangend voorzitter; daarnaast wordt één plaatsvervangend lid benoemd. De leden en het plaatsvervangende lid van de klachtencommissie worden benoemd voor een termijn van vier jaar. Na afloop van deze termijn zijn zij (steeds) herbenoembaar voor een periode van vier jaar. De klachtencommissie wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris, aangewezen door het Bureau Drechtsteden. Deze ambtelijk secretaris is geen lid van de klachtencommissie, heeft derhalve geen stemrecht en is verplicht tot geheimhouding.
Artikel 6 1.
111
De klachtencommissie (algemeen)
De klachtencommissie beschikt over juridische kennis en over specifieke deskundigheid op het gebied van ongewenste omgangsvormen c.q. ongewenst gedrag.
2. De klachtencommissie is bevoegd andere externe deskundigen te raadplegen. 3. Klager en aangeklaagde kunnen een verzoek indienen tot wraking ten aanzien van elk der leden van de klachtencommissie, mits dit verzoek gebaseerd is op feiten en omstandigheden die het vormen van een onpartijdig oordeel door het desbetreffende lid zouden kunnen bemoeilijken. De leden van de klachtencommissie kunnen zich verschonen. Bij een verzoek tot wraking of beroep op verschoning beslissen de leden van de klachtencommissie, die dit verzoek of beroep niet betreft. Bij staking der stemmen wordt het verzoek of béroep toegewezen.
Artikel 7 1.
2.
Indienen klacht
De werknemer die geconfronteerd is met ongewenste omgangsvormen kan een hierover een klacht indienen bij de klachtencommissie. Alvorens een klacht in te dienen kan de klager zich wenden tot de vertrouwenspersoon (maar hoeft dit niet te doen). Een klacht dient schriftelijk te worden ingediend bij de ambtelijk secretaris van de klachtencommissie, onder vermelding van: * een summiere en zakelijke omschrijving van het ervaren ongewenste gedrag; * de naam van de klager en aangeklaagde; * dagtekening, alsmede ondertekening van de klacht door klager;
4
3.
4. 5.
6.
* de ter zake door de klager ondernomen stappen en de eventuele daarop betrekking hebbende schriftelijke stukken. Deze stukken worden alsdan aan de klachtencommissie overgelegd. Indien niet is voldaan aan één (of meer) van de in het tweede lid genoemde eisen, wordt de klager gedurende twee weken na binnenkomst van de klacht in de gelegenheid gesteld dit alsnog te doen. De klager wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld. De behandeltermijn als genoemd in artikel 11, lid 2 wordt dan -met twee weken verlengd. Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen. Een klacht wordt in ieder geval geacht tijdig te zijn ingediend indien de klager binnen drie jaar nadat het laatste voorval betreffende het ongewenste gedrag c.q. de ongewenste omgangsvormen heeft plaatsgehad, de klacht schriftelijk heeft ingediend bij de klachtencommissie. Deze termijn geldt niet, indien het een voorval betreft dat mogelijk tevens een strafbaar feit inhoudt. De klachtencommissie beslist over de ontvankelijkheid van de klacht. Indien de klager uit dienst is, kan een klacht binnen een jaar na datum uitdiensttreding nog worden ingediend, met inachtneming van de termijn die in lid 5 wordt genoemd.
Artikel 8 1.
2.
3. 4.
De klachtencommissie
2.
3.
heeft tot taak:
a. de klacht in behandeling te nemen, b. het bestuur te informeren dat er een klacht is ingediend, c. de klacht te onderzoeken, d. het bestuur omtrent de afdoening te adviseren. Als bij het onderzoek naar de klacht blijkt dat zowel klager als aangeklaagde bereid zijn tot bemiddeling, wordt het onderzoek naar de klacht gedurende de bemiddeling opgeschort. Bemiddeling kan plaatsvinden door interne of externe personen. Als de bemiddeling slaagt wordt het onderzoek naar de klacht gesloten. Het bestuur wordt daarvan in kennis gesteld.
Artikel 9
1.
Taken klachtencommissie
Klachtenprocedure
(ontvankelijkheid klacht)
Na ontvangst van de klacht ontvar)gt de klager terstond een schriftelijke ontvangstbevestiging. Uiterlijk binnen een week na ontvangst beslist de klachtencommissie of de klacht ontvankelijk is. Dit wordt terstond via de ambtelijk secretaris van de klachtencommissie aan klager schriftelijk medegedeeld. Klager ontvangt dan tevens een uitnodiging voor een hoorgesprek. Een klacht is niet ontvankelijk, indien: a. de klacht niet voldoet aan hetgeen in artikel 1 onder ongewenste omgangsvormen c.q. ongewenst gedrag wordt verstaan, of b. de klager of aangeklaagde niet valt onder de definitiebepaling van werknemer, als genoemd in artikel 1, of c. de klacht niet voldoet aan de vereisten zoals genoemd in artikel 7.
.
5
,
4. 5.
6.
Indien de klachtencommissie voornemens is het bestuur te adviseren de klacht nietontvankelijk te verklaren, wordt dit terstond aan klager schriftelijk en voorzien van motivering medegedeeld. Na ontvankelijk verklaring van de klacht wordt de aangeklaagde hiervan terstond mondeling door de ambtelijk secretaris van de klachtencommissie op de hoogte gesteld, onder overhandiging van de klacht. Vervolgens wordt aangeklaagde. schriftelijk uitgenodigd voor een hoorzitting. De drechtstedensecretaris wordt, na ontvankelijk verklaring van de klacht, door de klachtencommissie mondeling op de hoogte gesteld van het feit dat er een klacht is ingediend. De inhoud van de klacht wordt hem echter niet bekend gemaakt, wel de namen van de klager en van de aangeklaagde. Dit geschiedt onder strikte geheimhouding. De drechtstedensecretaris brengt ook de directeur(en) van klager en aanklaagde op de hoogte, tenzij het onderzoek hierdoor wordt belemmerd of beïnvloed kan worden.
Artikel 10
Klachtenprocedure
(het horen)
1. De klachtencommissie
2. 3. 4.
5.
6.
onderzoekt de klacht door klager en aangeklaagde, afzonderlijk van elkaar, te horen. Voorts is de klachtencommissie bevoegd anderen (derden/getuigen) te horen, al dan niet op verzoek van klager en aangeklaagde; Medewerkers in dienst van de GRO zijn verplicht aan het onderzo,ek mee te werken. De hoorzittingen, zowel ten tijde van het onderzoek als bij de behandeling van de klacht, zijn besloten. In principe wordt maar één persoon tegelijk gehoord, tenzij de commissie, in het belang van het onderzoek, in meerderheid anders beslist. Een ieder die bij een onderzoek naar ongewenste omgangsvormen c.q. ongewenst gedrag betrokken is/wordt, is verplicht volstrekte geheimhouding te betrachten omtrent hetgeen met hem/haar is besproken c.q. aan de orde is gesteld. Klager en aangeklaagde kunnen zich bij het onderzoek door de klachtencommissie desgewenst laten bijstaan door respectievelijk een vertrouwenspersoon en/of een raadsman/raadsvrouw. Zij worden op dit recht gewezen in de schriftelijke uitnodiging voor de hoorzitting. Klager, aangeklaagde en getuig(en)/derd(en) die in dienst zijn van de GRO, die door de klachtencommissie zijn opgeroepen om te worden gehoord, zijn verplicht te verschijnen. De tijd die hiervoor benodigd is wordt beschouwd als diensttijd. Indien zij verhinderd zijn te verschijnen maken zij dit zo spoedig mogelijk en voorzien van, motivering kenbaar aan de voorzitter van de klachtencommissie, die vervolgens beslist of de verhindering wordt geaccepteerd. Getuigen/derden zijn verplicht te verklaren hetgeen zij uit eigen waarneming weten over de klacht. Ter ondersteuning van een in behandeling genomen klacht kan een verklaring anoniem worden afgelegd, indien daar zwaarwegende redenen voor bestaan. De klachtencommissie beslist of de verklaring anoniem mag worden afgelegd.
Artikel 11
Klachtenprocedure
(verslaglegging)
1 . Van iedere hoorzitting door de klachtencommissie wordt een verslag gemaakt dat door de gehoorde voor akkoord dient te worden ondertekend., Klager heeft de mogelijkheid correcties in het verslag aan te brengen. Dit geldt niet voor de andere gehoorde personen.
6
2.
3.
4.
5. 6. 7. 8.
Zij krijgen wel de mogelijkheid om kanttekeningen te maken op het verslag. Indien betrokkene ondertekening weigert, wordt dit en de eventuele reden hiervan in het verslag vermeld. Dit geldt evenzeer voor degene die een anonieme getuigenis aflegt. Klager, aangeklaagde en getuigen/derden zenden het aan hen toegekomen verslag van het horen uiterlijk binnen een week na ontvangst van het verslag aan de klachtencommissie ondertekend terug. Indien hieraan niet wordt voldaan wordt het verslag geacht te zijn vastgesteld voor akkoord zonder kanttekeningen, tenzij' betrokkene zich kan beroepen op overmacht. De reden van verhindering wordt voorzien van motivering aan de voorzitter van de klachtencommissie kenbaar gemaakt, die vervolgens beslist of het niet kunnen voldoen aan deze verplichting wordt geaccepteerd. In het laatste geval wordt een nieuwe termijn vastgesteld waarbinnen het verslag moet worden teruggestuurd. Gedurende het onderzoek kunnen klager, aangeklaagde alsmede degene die hen ondersteunt (vertrouwenspersoon en/of raadsman/raadsvrouw), kennis nemen van alle ondertekende verslagen van de door de klachtencommissie gevoerde gesprekken. Indien sprake is van een anonieme getuige, kan slechts kennis worden genomen van de inhoud van de getuigenis, zonder dat de identiteit van de getuige kenbaar wordt gemaakt. Klager en aangeklaagde worden in de gelegenheid gesteld mondeling of schriftelijk te reageren op de verklaringen. De klachtencommissie zendt binnen 8 weken na ontvangst van de klacht het rapport van bevindingen, vergezeld van een advies aan het bestuur. Deze, termijn kan met maximaal vier weken worden verlengd, indien de klachtencommissie daartoe gronden aanwezig acht. Een besluit hiertoe wordt gemotiveerd en onverwijld schriftelijk ter kennis gebracht van klager, aangeklaagde en het bestuur. De klachtencommissie zendt een kopie van het in het tweede lid bedoelde rapport aan klager en aangeklaagde. Een klacht is gegrond, indien vaststaat dat de ongewenste omgangsvormen c.q. het ongewenste gedrag heeft plaatsgevonden. Het rapport van bevindingen en het eventuele advies zijn deugdelijk gemotiveerd en bevat de verslagen van de gevoerde hoorgesprekken. Het rapport van bevindingen en het advies van de klachtencommissie aan het bestuur zijn niet openbaar.
Artikel 12 1. 2.
3.
Overige bevoegdheden
klachtencommissie
De klachtencommissie kan het bes~uur tussentijds adviseren tot het treffen van een tijdelijke ordemaatregel. Indien de klacht gegrond wordt bevonden, kan de klachten commissie tevens een advies uitbrengen over de door het bestuur te nemen disciplinaire of andere maatregelen jegens aangeklaagde. De klachtencommissie is tevens bevoegd om het bestuur aanbevelingen te doen, die in verband staan met de klacht of de gevolgen van de klacht.
.
7
,
Artikel 13
Beslissing Bestuur
1. Het bestuur neemt binnen uiterlijk twee weken na ontvangst van het rapport van bevindingen en het eventuele advies van de klachtencommissie een beslissing. Alvorens definitief te beslissen worden klager en aangeklaagde separaat in de gelegenheid gesteld schriftelijk hun zienswijze kenbaar te maken op het . voorgenomen besluit, conform het gestelde in de Algemene Wet Bestuursrecht, hoofdstuk 4. 2. Het bestuur kan voorzien van motivering afwijken van het advies van de klachtencommissie. 3. Het bestuur brengt zijn definitieve beslissing binnen één week na de in het eerste lid genoemde termijn ter kennis van de klager, de aangeklaagde en de voorzitter van de klachtencommissie. HOOFDSTUK IV
Artikel 14
OVERIGE BEPALINGEN/SLOTBEPALINGEN
Overige bepalingen
1. De dossiers van de klachtencommissie
2.
3. 4.
5. 6.
worden bewaard in het vertrouwelijke archief van Drechtsteden. Zij zijn alleen toegankelijk voor het bestuur en de voorzitter~ en de ambtelijk secretaris van de klachtencommissie. De dossiers worden zeven jaar na de datum van de in artikel 12, laatste lid bedoelde beslissing uit het archief verwijderd en vervolgens vernietigd, tenzij het gaat om klachten die tevens een strafbaar feit bevatten of waaromtrent nog een juridische procedure loopt. In het personeelsdossier van de aangeklaagde wordt alleen de eventuele sanctie die het bestuur heeft genomen/opgelegd, opgeslagen. De klagers, vertrouwenspersonen, de (interne) leden van de klachtencommissie en de ambtelijk secretaris mogen niet wegens het indienen van een klacht of in verband met hun functie als vertrouwenspersoon, als lid van de klachtencommissie of als ambtelijk secretaris worden benadeeld in hun rechtspositie, tenzij ten aanzien van de klager komt vast te staan dat sprake is van evident misbruik van het klachtrecht. Als de aangeklaagde ten onrechte is aangeklaagd ziet het bestuur erop toe dat hij geen nadelige gevolgen ondervindt en dat desgewenst ondersteuning/begeleiding wordt geboden. De klachtencommissie brengt jaarlijks aan het bestuur een geanonimiseerd overzicht uit van het aantal en de aard van. de klachten en de uitspraken die daarover zijn gedaan. Dit verslag wordt ter kennis gebracht van de eOR en aan de vertrouwenspersonen.
Artikel 14 Hardheidsclausule 1. In gevallen waarin deze regeling niet naar redelijkheid voorziet, beslist het bestuur.
8
Artikel 15
1. 2.
Slotbepalingen
Deze regeling wordt aangehaald als "Reglement ongewenste omgangsvormen ongewenst gedrag". Deze regeling treedt in werking op de dag na de bekendmaking.
Aldus vastgesteld
in de vergadering
van het Drechtstedenbestuur
c.q.
van 12 februari 2009.
v
.J:G. BandelI voorzitter
9
,
Toelichting op Reglement ongewenste
omgangsvormen
c.q. ongewenst
gedrag
Inleiding . Bestuur en directie van de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden hechten grote waarde aan een prettige en veilige werkomgeving. Bestuur en directie willen ongewenst gedrag voorkomen en willen dat medewerkers respect tonen voor elkaar en rekening houden met elkaars gevoelens. Helaas kan het ook bij ons toch gebeuren dat er sprake is van seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten of intimidatie in het algemeen. Het reglement geeft handvatten voor het bespreekbaar maken van deze ongewenste omgangsvormen. Een vertrouwenspersoon kan helpen om het bespreekbaar te maken, het uit te praten of op een andere manier helpen een oplossing te vinden voor de ongewenste situatie. Het inschakelen van een vertrouwenspersoon wordt in dit reglement gezien als "de informele fase". Als het ongewenste gedrag niet stopt; niet wordt erkend of niet opgelost kan worden, is er de mogelijkheid om een formele klacht in te dienen. Hieronder volgt een toelichting op het reglement ongewenste omgangsvorming c.q. ongewenst gedrag. Informele fase In principe is de leidinggevende de verantwoordelijke voor veiligheid en welbevinden van zijn medewerkers. Ongewenst gedrag is echter lang niet altijd makkelijk bespreekbaar. Daarom kan bij ongewenst gedrag rechtstreeks contact worden gezocht met een vertrouwenspersoon. De namen en telefoonnummers van de vertrouwenspersonen zijn te vinden op intranet. De vertrouwenspersoon kan aanhoren, ondersteunen en suggesties doen. Soms vindt dan een gesprek plaats met betrokken collega, soms wordt de leidinggevende ingeschakeld. Soms echter is het de leidinggevende zelf die zich schuldig maakt aan ongewenst gedrag. In zo'n geval is het zeker prettig te rade te kunnen gaan bij een vertrouwenspersoon. Het inschakelen van de vertrouwenspersoon wordt gezien als een informele fase, er is nog geen sprake van een klacht (en dus ook niet van een klager of aangeklaagde). Het' informele traject richt zich er in eerste instantie op om te bezien of er een oplossing tussen partijen mogelijk is. . Als er geen oplossing mogelijk is of als de klacht te ernstig is, kan een klacht worden ingediend bij de klachtencommissie en is de formele fase gestart. Formele fase Het indienen van een klacht is vrij ingrijpend. Op basis van de klacht wordt door de klachtencommissie uitvoerig onderzoek gedaan naar hetgeen wel/niet heeft plaatsgevonden. Zij vormen zich een beeld over de ernst van de klacht en adviseren het bestuur over eventueel te nemen maatregelen. Als het ongewenste gedrag als klacht wordt ingediend zijn de werkverhoudingen vaak al behoorlijk verstoord. In de praktijk is gebleken dat na een klachtonderzoek een terugkeer van klager én aangeklaagde op het werk ofwel een herstel van werkverhoudingen veelal nagenoeg onmogelijk is geworden.
10
Artikelsgewijze toelichting Ad artikel 1 Begripsbepalingen zijn van belang om te kunnen bepalen welk gedrag valt onder de term "ongewenste omgangsvormen c.q. ongewenst gedrag" en om te bepalen welke' medewerkers onder de regeling vallen. De definities van de gebruikte termen zijn bepaald door de Arbowet. Onder medewerkers vallen dus ook stagiair(e)s, ingeleende krachten en vrijwilligers. Ook bij de begripsverklaring wordt duidelijk onderscheid gemaakt tussen een melding en een klacht en tussen een melder en een klager. Dit is bedoeld om duidelijk aan te geven dat er twee verschillende stappen genomen kunnen worden, als er sprake is van ongewenste omgangsvormen c.q. ongewenst gedrag. De eerste stap is dat de medewerker zich tot de vertrouwenspersoon wendt. Het betreft hier een informele stap, waarbij nog geen sprake is van een formele klacht. Het laatste is eerst het geval als besloten wordt tot het indienen van een klacht bij de klachtencommissie. Ad artikel 2 Ad 1 Soms is het wenselijk dat een ervaren externe deskundige de vertrouwenspersonen ondersteunen.
kan
Ad 5 Voor de betrokken medewerker (melder) is het belangrijk te weten dat een vertrouwenspersoon nooit zonder toestemming van betrokkenen met wie dan ook contact opneemt. Ad artikel 3 Ad 1 d: De vertrouwenspersoon zal altijd proberen een oplossing te bewerkstelligen, in die zin dat het ongewenste gedrag stopt. Daa(bij kan gebruik gemaakt worden van bemiddeling of mediation. Soms is het gewenst dát er afspraken schriftelijk vast worden gelegd tussen betrokkenen en hoe ze weer met elkaar kunnen samenwerken. Dan is het goed dat ook na een bepaalde periode evaluatie van de afspraken plaatsvindt. Voor het bereiken van een oplossing is in ieder geval nodig dat degene tegen wie de melding zich richt, openstaat voor een gesprek. Ad 1e: Als betrokkene besluit een klacht in te dienen kan de vertrouwenspersoon ondersteunen en begeleiden, maar niet namens de betrokkenen optreden. De klager hoeft de vertrouwenspersoon niet te betrekken; dat is de persoonlijke keus van de klager.
11
,
Ad 1 h: Het jaarverslag geeft aan welke werkzaamheden er door de vertrouwenspersonen zijn verricht, namelijk het aantal contacten en aard van de meldingen, zonder vermelding van de namen van de betrokkenen en van de werklocaties. Het verslag wordt uitgebracht aan het Bestuur, Bureau Drechtsteden en de Ondernemingsraad. De klachtencommissie ontvangt een afschrift van het jaarverslag. Ad 2: Om goed te kunnen functioneren als vertrouwenspersoon is het noodzakelijk dat deze geen informatie verschaft over het geen hem/haar ter kennis is gekomen. Slechts met nadrukkelijke toestemming van betrokkenen kan de vertrouwenspersoon informatie verschaffen of iemand benaderen. Dit is anders als de wet de vertrouwenspersoon daartoe wel verplicht. Te denken valt hier aan artikel 160 van het Wetboek van Strafvordering, waarin wordt bepaald dat een ieder die kennis draagt van o.m. verkrachting, verplicht is hiervan onmiddellijk aangifte te doen bij de politie. Ad artikel 4 Het Bureau Drechtsteden beschikt over een bepaald budget om de vertrouwenspe~soon te faciliteren. Zo zal de vertrouwenspersoon in voorkomende gevallen, een externe deskundige moeten kunnen raadplegen. Hoe groot dit budget zal moeten zijn, zal door het bestuur nader worden vastgesteld. Ad artikel 5 Ad 2 en 3 Er wordt vanwege onafhankelijkheid en objectiviteit bewust gekozen voor externe leden. Een klacht heeft zowel juridische als inhoudelijk aspecten; vandaar de voorkeur voor een jurist en een gedragskundige in de commissie. De voorzitter wordt bij afwezigheid vervangen door een van de andere leden. Om zoveel mogelijk met een vaste kern te werken is er maar een plaatsvervangend lid. Indien de commissie behoefte heeft aan extra (specifieke) kennis, kunnen zij zich laten adviseren door een andere deskundige. Deze is adviseur en maakt geen deel uit van de commissie. Ad artikel 6 Ad 1: Het is noodzakelijk dat de klachtencommissie een klacht met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandelt. Dit vereist de nodige deskundigheid. Het is mogelijk dat de klachtencommissie behoefte heeft aan extra deskundigheid of specialisme. Ad 3: Een lid van de klachtencommissie mag niet betrokken zijn geweest bij de desbetreffende klacht, in welke hoedanigheid ook. Voorts kan ook een (te) nauwe band of (te) nauw contact met de klager of aangeklaagde in de weg staan om op te treden als lid van de klachtencommissie.
12
Ad artikel 7 Ad 1: Nogmaals wordt hier het onderscheid aangegeven tussen een melding (inschakelen vertrouwenspersoon) en het indienen van een (formele) klacht bij de klachtencommissie.
Ad 2: In verband met de privacy van de klager (en soms ook van de aangeklaagde zelf) is het soms verstandig dat de klager zich beperkt tot een korte en zakelijke omschrijving van de klacht. Bij de behandeling door de klachtencommissie (buiten aanwezigheid van de aangeklaagde) kan een nadere mondelinge toelichting worden gegeven. Het is niet onverstandig dat klager voor zich zelf wel een uitgebreid verslag maakt van het gebeurde en eventueel andere gebeurtenissen die daardoor worden opgeroepen. Dit verslag houdt klager voor zichzelf (als persoonlijk document), waaruit hij/zij kan voorlezen in het gesprek met de klachtencommissie ter nadere toelichting van de klacht. Ad 5: Indien sprake is van een ernstige klacht op het gebied van seksuele intimidatie (b.v. aanranding of verkrachting) komt het in de praktijk voor dat pas na lange tijd een klacht wordt ingediend. Het is dan niet rechtvaardig om deze klacht niet in I;>ehandeling te nemen, al zal het moeilijker zijn in zo'n geval (na het verstrijken van een lange tijd) tot een gegrondverklaring van de klacht te komen. Ad 6: hierbij wordt aangesloten bij AWB art. 9:8 sub 1b. Ad artikel 9 Ad 6: De klachtencommissie moet het bestuur op de hoogte stellen van het feit dat er een klacht is en wie de klager en aangeklaagde is. Het bevoegd gezag weet zodoende dat de klachtencommissie een onderzoek gaat instellen. Bij eventuele onrust op de werkvloer, kan het bestuur daarop adequaat inspelen. De drechtstedensecretaris kan de leidinggevenden van de betrokkenen op de hoogte stellen. De aangeklaagde weet van de ambtelijk secretaris van de klachtencommissie dat er een klacht is ingediend. Het is een. bescherming van zowel klager als aangeklaagde dat bij de hoger leidinggevende bekend is dat er een klacht is ingediend. Het mag echter niet zo zijn dat de leidinggevende op voorhand al maatregelen gaat nemen, voordat objectief onderzoek door de klachtencommissie heeft plaatsgevonden. Er is namelijk nog niet vastgesteld dat de klacht gegrond is en op waarheid berust. De inhoud van de klacht wordt niet bekend gemaakt aan het bestuur c.q. aan de leidinggevende. Dit heeft te maken met de privacy van betrokkenen. Pas aan het einde van het klachtonderzoek, wordt het bestuur via het rapport van bevindingen en het eventuele advies van de klachtencommissie volledig op de hoogte gesteld van de inhoud van de klacht.
13
,
Ad artikel 10 Ad 1: Hoewel in zijn algemeenheid klager en aangeklaagde in elkaars aanwezigheid dienen te worden gehoord, is een klacht inzake ongewenste omgangsvormen c.q. ongewenst gedrag, waarbij veelal ook sprake is van ongelijkheid in macht en positie, bij uitste~ een klacht waarbij klager en aangeklaagde juist buiten elkaars aanwezigheid gehoord dienen te worden om een zo goed mogelijk zicht te krijgen op de klacht. Ad 3: Geheimhouding is belangrijk; indien betrokkenen zich daaraan niet houden, kunnen disciplinaire straffen of andere maatregelen worden genomen. Ad 5: Getuigen zijn verplicht bij de klachtencommissie melden.
de eigen waarneming
van de feiten te
Ad 6: Van een anonieme getuigenis kan alleen sprake zijn, zo blijkt uit de jurisprudentie, als daarvoor zwaarwegende redenen bestaan. Zwaarwegende reden kan zijn bedreigin,g met geweld. Dit moet wel aantoonbaar kunnen worden gemaakt en uitdrukkelijk aan de klachtencommissie worden aangegeven. Deze anonimiteit geldt uitsluitend ten opzichte van de aangeklaagde. De klachtencommissie zal de anonieme getuige wel moeten horen om te kunnen vaststellen wie de anonieme getuige is. Ook zal er een verslag van het hoorgesprek worden gemaakt, dat vervolgens ondertekend moet worden door de anonieme getuige. De aangeklaagde krijgt uitsluitend de inhoud van de verklaring onder ogen. Ad artikel 11 Ad 1: Klager heeft de mogelijkheid correcties in het verslag aan te brengen. Dit geldt niet voor de andere gehoorde personen. Zij krijgen wel de mogelijkheid om kanttekeningen te maken op het verslag. De reden waarom klager wel correcties mag aanbrengen in het verslag heeft te maken, met het feit dat klager degene is die !TI°et aangeven wat de exacte inhoud van de klacht IS. Ad 9: Van het verslag van een hoorgesprek met een anonieme getuige, wordt alleen de getuigenis als zodanig ter kennis gebracht van de klager en aangeklaagde, zonder het noemen van de naam/functie. De klachtencommissie heeft wel een volledig verslag (met naam en andere relevante persoonsgegevens).. Ad artikel 12 en 13 Ad 11 lid 2, Ad 12 lid 1: deze termijnen samen (14 weken) sluiten aan bij de termijn van de AWB hoofdstuk 9, art. 9:11 :1, art 9:11 :2, art. 9:1:3
14
t
Ad artikel 13: Ad 1: Voordat het bestuur een definitief besluit neemt, krijgen klager en aangeklaagde de gelegenheid om hun zienswijze kenbaar te maken. Oit in verband met een zorgvuldige belangenafweging.
Het is niet de bedoeling dat het gehele klachtonderzoek onder de loep wordt genomen, maar wel dat klager en aangeklaagde nog de gelegenheid krijgen het een en ander voor zich zelf te bepleiten. Bij de uiteindelijke beslissing zal het bestuur tot een algehele belangenafweging moeten komen. Ad artikel 14: Ad 3: Indien de aangeklaagde een ingeleende kracht, stagiair of vrijwilliger betreft, is er geen persoonsdossier aanwezig. Afhankelijk van de ernst van de klacht wordt het contract beëindigd en/of wordt melding gedaan bij de verantwoordelijke werkgever/school/instelling. Ad 6: Oe vertrouwenspersonen krijgen het jaarverslag van de klachtencommissie. Klachten kunnen buiten en zonder medeweten van een vertrouwenspersoon worden ingediend
Functieprofiel Vertrouwenspersoon Dit profiel moet vooral worden gezien als richtlijn en de functie-eisen moeten worden gezien in onderling verband; de intentie van het profiel is om een integer en deskundig vertrouwenspersoon te selecteren Competenties: . Specifiek voor de vertrouwenspersoon: integriteit, adviesvaardigheden, inlevingsvermogen, conceptueel vermogen en organisatiebewustzijn. Vaardigheden: . Oe vertrouwenspersoon heeft .inzicht in de aard en omvang van de problematiek ongewenste omgangsvormen en in de mogelijke reacties en emotionele gevolgen van slachtoffers van ongewenste omgangsvormen . Oe vertrouwenspersoon is zowel mondeling als schriftelijk zeer communicatief vaardig . Oe vertrouwenspersoon heeft inzicht in eigen handelen . Oe vertrouwenspersoon is advies- en gespreksvaardig en heeft kennis en vaardigheden om zichzelf en het onderwerp ongewenste omgangsvormen aan de doelgroepen te kunnen presenteren Kwaliteiten:
. .
Heeft levenservaring, is integer en heeft een evenwichtige persoonlijkheid Kan reflecteren
op het eigen gedrag en dat van de ander
15
,
.. . . .. .
Kan omgaan met vertrouwelijke informatie en met weerstanden Is in staat om zich onafhankelijk op te stellen
Kennis: De vertrouwenspersoon heeft voldoende kennis van mogelijke rechtspositionele en justitiële gevolgen van het indienen van een klacht De vertrouwenspersoon heeft kennis van de individuele en groepsprocessen die spelen bij grensoverschrijdend gedrag De vertrouwenspersoon weet wanneer doorverwijzing nodig is en waarheen De vertrouwenspersoon heeft kennis van de interne organisatiestructuur en cultuur Gewenst opleidingsniveau is minimaal MBO
Training en assessment: . De vertrouwenspersoon is verplicht een training te volgen op het thema ongewenste omgangsvorming en daarin de rol van vertrouwenspersoon . De beoogde vertrouwenspersoon is bereid mee te doen aan assessmentonderzoek Aanvullende opmerkingen inzake benoeming en kwaliteitsbewaking 0 Benoeming/voordracht: gesprek met selectiecommissie bestaande beleidsadviseur P-beleid, een reeds werkzame vertrouwenspersoon andere organisatie), een directeur 0 Assessment?
uit (eventueel uit
0 0
Cursus/training, Jaarverslag
intervisie
0
Jaarlijkse evaluatie onder verantwoording van manager service eenheid P-Beleid, met rapportage aan het management GR-Drechtsteden
16
