Zpracoval: Ing.Milan Novotný Datum: Podpis: Schválil: Bc. Karel Tichý, DiS. Datum: Podpis:

Zpracoval: Ing.Milan Novotný Datum: 17. 4. 2011 Podpis:

Schválil: Bc. Karel Tichý, DiS. Datum: 25. 4. 2011 Podpis:

Datum platnosti: 1. 5. 2011

Doporučení pro řízení dokumentace a tvorbu vnitřních směrnic škol a školských zařízení s ohledem na systémy řízení kvality ISO

Přehled změn a doplnění dokumentu Číslo změny

Číslo strany vyjmuté

Číslo strany vložené

Předmět změny

Datum

Osoba zodpovědná za změnu

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Strana 2 z 27


Obsah 1.

ÚVODNÍ SLOVO ......................................................................................................................................... 4

2.

ÚČEL SMĚRNIC .......................................................................................................................................... 4

3.

OBLAST PLATNOSTI SMĚRNIC ............................................................................................................. 5

4.

TERMÍNY, DEFINICE A ZKRATKY ....................................................................................................... 5

5.

ODPOVĚDNOSTI V SYSTÉMU ŘÍZENÍ KVALITY .............................................................................. 6 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11

6.

ŘEDITEL VZDĚLÁVACÍ ORGANIZACE ........................................................................................................ 6 SEKRETARIÁT ŘEDITELE .......................................................................................................................... 9 REFERÁT PERSONÁLNÍ ........................................................................................................................... 10 STATUTÁRNÍ ZÁSTUPCE ŘEDITELE (NAPŘ. PRO I. A II. STUPEŇ) .............................................................. 11 TECHNIK BEZPEČNOSTI PRÁCE A POŽÁRNÍ OCHRANY ............................................................................. 13 ÚSEK HOSPODÁŘSKÝ ............................................................................................................................. 14 ÚSEK MZDOVÝ ....................................................................................................................................... 16 ODDĚLENÍ ÚDRŽBY (ŠKOLNÍK) ............................................................................................................... 17 KOORDINÁTOR VÝPOČETNÍ A KOMUNIKAČNÍ TECHNIKY (ICT) .............................................................. 18 VÝCHOVNÝ PORADCE ............................................................................................................................ 19 KUCHYNĚ, JÍDELNA A DALŠÍ DOPLŇKOVÉ PROVOZY NA ÚROVNI STRAVOVÁNÍ ...................................... 19

POPIS STRUKTURY DOKUMENTACE VNITŘNÍCH SMĚRNIC ŠKOLY ..................................... 20 6.1 STANOVENÍ ROZSAHU DOKUMENTACE SYSTÉMU MANAGEMENTU KVALITY A JEJÍCH NÁLEŽITOSTÍ ....... 21 6.1.1 Rozsah dokumentace ..................................................................................................................... 21 6.1.2 Náležitosti strategických dokumentů ............................................................................................. 22 6.2 IDENTIFIKACE DOKUMENTŮ V SYSTÉMU MANAGEMENTU KVALITY ....................................................... 24 6.2.1 Příručka kvality ............................................................................................................................. 24 6.2.2 Příklad konstrukce identifikačních znaků směrnice ...................................................................... 25 6.2.3 Externí dokumenty ......................................................................................................................... 25 6.3 NAVRHOVÁNÍ, VYPRACOVÁNÍ, PŘEZKOUMÁNÍ A SCHVÁLENÍ NOVÝCH DOKUMENTŮ ............................. 25 6.4 ZMĚNOVÉ ŘÍZENÍ A IDENTIFIKACE ZMĚN................................................................................................ 26 6.5 DISTRIBUCE DOKUMENTŮ ...................................................................................................................... 26 6.6 ZAJIŠTĚNÍ DOSTUPNOSTI PŘÍSLUŠNÝCH VERZÍ APLIKOVANÝCH DOKUMENTŮ V MÍSTECH POUŽÍVÁNÍ .... 27 6.7 ZAJIŠTĚNÍ TRVALÉ ČITELNOSTI A SNADNÉ IDENTIFIKOVATELNOSTI ....................................................... 27 6.8 ZABRÁNĚNÍ POUŽÍVÁNÍ ZASTARALÝCH DOKUMENTŮ ............................................................................ 27 6.9 ŘÍZENÍ DOKUMENTACE V ELEKTRONICKÉ PODOBĚ................................................................................. 27

7.

SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE ............................................................................................................ 27

Strana 3 z 27


1. Úvodní slovo Zavedení systému managementu kvality je strategickým rozhodnutím vzdělávací organizace. Uplatnění systému managementu kvality je ovlivňován měnícími se potřebami a konkrétními cíli. Záměrem tohoto manuálu je pomoci školám při certifikaci systému dle norem ISO tak, že doporučí postupy pro tvorbu účelně nastavených vnitřních směrnic školy. Zároveň mohou školy tohoto dokumentu využít při revizi svých stávajících směrnic tak, že si díky němu budou moci uvědomit chyby či nedostatky, které jsou v jejich stávajících dokumentech obsaženy a potenciálně je tak připraví na možnost budoucího zavedení ISO certifikace.

2. Účel směrnic Jednotlivé směrnice, které budou moci vznikat, resp. být revidovány na základě tohoto doporučený specifikovaných tímto dokumentem, se musí řídit pokyny managementu kvality a ctít jeho zásady. Tyto zásady managementu kvality jsou obecně definovány jako: a) zaměření na zákazníka (tj. žák / student / rodiče), b) vedení a řízení zaměstnanců, c) zapojení zaměstnanců, d) procesní přístup, e) systémový přístup k managementu, f) neustálé zlepšování, g) přístup k rozhodování zakládající se na faktech, h) vzájemně prospěšné dodavatelské vztahy. Směrnice jako takové lze přitom chápat jako dokumenty konkretizující výše definované zásady managementu kvality stanovující postupy pro: - stanovení rozsahu dokumentace systému managementu kvality a jejích náležitostí, - navrhování a zpracování dokumentů, - schvalování dokumentů z hlediska jejich přiměřenosti před jejich vydáním, - přezkoumávání dokumentů, popřípadě jejich aktualizaci a pro opakované schvalování, - zajištění identifikace změn dokumentů a aktuálního stavu revize dokumentů, - zajištění dostupnosti příslušných verzí aplikovatelných dokumentů v místech používání,

Strana 4 z 27


- zajištění trvalé čitelnosti a snadné identifikovatelnosti dokumentů, - zajištění identifikace dokumentů externího původu a řízení jejich distribuce, - zabránění neúmyslnému používání zastaralých dokumentů a aplikaci vhodné identifikace těchto dokumentů, jsou – li z jakéhokoli důvodu uchovávány. Výše uvedený výčet směrnic představuje základní spektrum dokumentace, která by měla upravovat vnitřní chod školy a měla by být pro vedení školy, resp. všechny její zaměstnance závazná.

3. Oblast platnosti směrnic Následující body těchto doporučení pro tvorbu směrnic jsou modelovým příkladem, kde je proces tvorby a implementace směrnic přiblížen na příkladu modelové, imaginární školské organizace.

4. Termíny, definice a zkratky Na následujících řádcích jsou uvedeny zkratky základních pojmů, se kterými se lze na úrovni managementu kvality, resp. norem ISO ve vztahu ke vzdělávacím organizacím, setkat. Jasná definice těchto zkratek je vyžadována certifikačními orgány a jejich využívání je standardem na úrovni všech dokumentů návazných na problematiku řízení školy: Pojem a jeho zkratka

Definice pojmu

VO – Vzdělávací organizace

Organizace vykonávající výchovně – vzdělávací činnost.

ŘO - Ředitel organizace

Pracovník pověřený zřizovatelem školy (má-li škola zřizovatele a není samostatným subjektem) k řízení školy s delegovanými právy a odpovědnostmi.

SZŘ

-

Statutární

zástupce Osoba zastávající funkce a pravomoci ředitele v době

ředitele

jeho nepřítomnosti či v jiných odůvodněných případech.

PM - Představitel managementu Pracovník jmenovaný ředitelem a podléhající pouze (pro řízení managementu kvality)

jemu. Ostatní pracovníci jsou podřízení v oblasti kvality PM.

PP - Pedagogický pracovník Pracovník, který zabezpečuje přímou vyučovací, přímou (učitel)

výchovnou,

přímou

speciálně

pedagogickou

nebo

přímou pedagogicko-psychologickou

činnost přímým

působením na vzdělávaného - tím

zajišťuje aktivity

výchovy a vzdělávání na základě ustanovení zákona č.

Strana 5 z 27


563/2004 Sb., o pedagogických pracovnících škol

a

školských zařízení. Přímou pedagogickou činnost přitom vykonává:

a) učitel, b) vychovatel, c) speciální pedagog, d) psycholog, e) pedagog volného času, f) asistent pedagoga, g) trenér,

PR - Pracovník

h) vedoucí pedagogický pracovník. Technicko hospodářský pracovník (dále jen THP), dělník (dále jen D), ostatní provozní personál (dále jen OPP) a obchodně provozní pracovník (dále jen OBP).

Ve vzdělávacích organizacích není povolena činnost politických stran a politických hnutí ani jejich propagace. Ve vzdělávací organizaci není povolena reklama, která je v rozporu s cíli a obsahem vzdělávání, a reklama a prodej výrobků ohrožujících zdraví, psychický nebo morální vývoj studentů, nebo přímo ohrožuje, či poškozuje životní prostředí.

5. Odpovědnosti v systému řízení kvality Definice odpovědností v systému managementu kvality je primárním krokem k zabezpečení efektivního zavedení systému řízení kvality, resp. efektivity řízení organizace jako takové. V následujících kapitolách jsou uvedeny příklady zodpovědností, na které by školy v případě tvorby vnitřních směrnic školy měly brát zřetel.

5.1 Ředitel vzdělávací organizace Ředitel je statutárním orgánem vzdělávací organizace. Rozhoduje ve všech věcech této organizace. Řídí její činnost a zabezpečuje plnění úkolů stanovených zejména v souladu s právními předpisy a opatřeními nadřízených orgánů. Management se skládá z vedoucí úseků (např. zástupci ředitele pro I. a II. stupeň, hospodář školy a administrativní pracovník).

Strana 6 z 27


Ředitel zejména: -

odpovídá za to, že vzdělávací organizace poskytuje vzdělávání a vzdělávací programy pro oblast vzdělávání, které se má ze svého titulu věnovat,

-

vydává školní vzdělávací program,

-

stanovuje organizaci a podmínky provozu vzdělávací organizace,

-

odpovídá za použití finančních prostředků státního rozpočtu, na které byly přiděleny,

-

odpovídá za odbornou a pedagogickou úroveň vzdělávání a školských služeb,

-

je povinen umožnit školské radě přístup k informacím o vzdělávací organizaci, mimo informace chráněné podle zvláštních předpisů,

-

rozhoduje o stanovení platů pedagogů a pracovníků v souladu s právními předpisy a vnitřním platovým předpisem,

- schvaluje platové výměry pedagogů a

pracovníků, -

schvaluje finanční odměny pedagogům, pracovníkům (a případně žákům),

-

jmenuje a odvolává z funkce své zástupce a vybrané pracovníky,

-

ustavuje komise jako své poradní orgány a jmenuje jejich členy a odvolává je,

-

schvaluje služební cesty do zahraničí,

-

stanoví týdenní rozsah hodin přímé pedagogické a výchovné činnosti, který musí být v souladu s ustanoveními prováděcího právního předpisu (vydává řídícím aktem),

-

odpovídá za zpracování vlastního hodnocení vzdělávací organizace, které je východiskem pro zpracování výroční zprávy o činnosti vzdělávací organizace,

-

odpovídá za zpracování a vydání kariérního systému pro pedagogické pracovníky,

-

odpovídá za zpracování roční výroční zprávy o činnosti vzdělávací organizace za školní rok, zasílá ji zřizovateli a zveřejňuje ji vždy na přístupném místě ve vzdělávací organizaci (správu schvaluje ji školská rada),

-

rozhoduje ve všech záležitostech týkajících se poskytování vzdělávání a školských služeb pokud zřizovatel a školský úřad nestanoví jinak,

-

odpovídá za odbornou a pedagogickou úroveň vzdělávání a školských služeb,

-

organizuje další vzdělávání pedagogických pracovníků podle plánu dalšího vzdělávání, který stanoví po předchozím projednání s příslušným odborovým orgánem, při stanovení plánu dalšího vzdělávání přihlíží ke studijním zájmům pedagogického pracovníka, potřebám a rozpočtu vzdělávací organizace,

Strana 7 z 27


-

vytváří podmínky pro další vzdělávání pedagogických pracovníků a pracovníků,

-

vytváří podmínky pro výkon inspekční činnosti České školní inspekce a přijímá následná opatření,

-

zajišťuje, aby byla prováděna včasná informovanost o průběhu a výsledcích vzdělávání žáků tak, jak stanoví školský zákon,

-

odpovídá za zajištění dohledu nad nezletilými žáky ve vzdělávací organizaci,

-

předkládá rozbor hospodaření podle závazné osnovy a postupu,

-

rozhoduje o přestupu, změně oboru vzdělání a přerušení vzdělání,

-

rozhoduje o snížení nebo prominutí úplaty za poskytování školských služeb,

-

rozhoduje o podmíněném vyloučení a vyloučení žáka ze vzdělávací organizace,

-

rozhoduje o uznání dosaženého vzdělání podle školského zákona,

-

odpovídá za zpracování a vydání kariérního systému pro pedagogické pracovníky,

-

vykonává působnost (činnost), která je daná právními předpisy výslovně statutárnímu orgánu, pokud v souladu s nimi tuto působnost (činnost) organizačním řádem nebo jinou normou nebo směrnicí nepřevedl na jiného vedoucího pracovníka,

-

rozhoduje o zaměření rozvoje vzdělávací organizace, předkládá koncepci rozvoje vzdělávací organizace poradě vedení a školské radě, zajišťuje její realizaci,

-

uděluje plnou moc k zastupování vzdělávací organizace v právních věcech,

-

zaujímá, popřípadě schvaluje stanovisko vzdělávací organizace k

závěrům

kontrolních akcí prováděných příslušnými kontrolními orgány a vydává nebo schvaluje návrh opatření k realizaci nápravy, -

vydává směrnice,

-

schvaluje návrh organizačního uspořádání vzdělávací organizace a vydává jej spolu s organizačním a funkčním schématem,

-

schvaluje skartaci písemností,

-

schvaluje činnosti a opatření na úseku obrany a ochrany vzdělávací organizace,

-

zodpovídá za bezpečnost práce a požární ochranu,

-

pracuje v oblasti utajovaných skutečností,

-

spolupracuje s policií,

-

spolupracuje s úřady v oblasti integrované ochrany,

-

schvaluje a rozhoduje o investiční výstavbě a nákupu investic, zodpovídá za vyhlašování veřejných zakázek v souladu s příslušnými normami zřizovatele

Strana 8 z 27


-

schvaluje smlouvy, uzavřené s cizími právnickými nebo fyzickými osobami, pokud touto činností v souladu s tímto organizačním řádem nebo jinou procesní směrnicí nepověřil jiného pedagoga, pracovníka a není to v rozporu s ustanoveními zřizovací listiny a opatřeními zřizovatele

-

povoluje a schvaluje zhotovení a používání razítek vzdělávací organizace,

-

podává žádost na zřizovatele na dovoz a nákup strojů a zařízení,

-

schvaluje návrh na vyřazení a likvidaci majetku,

-

schvaluje přijímání, rozmisťování a uvolňování pedagogů, pracovníků a provádí organizační změny,

-

uděluje pochvaly a odměny vzorným žákům,

-

rozhoduje o sporných věcech mezi jednotlivými úseky vzdělávací organizace,

-

zavádí a udržuje účinný systém finanční a vnitřní kontroly,

-

zodpovídá za audit v rámci ISO,

-

uzavírá kolektivní smlouvu s odborovými organizacemi,

-

podává informace o vzdělávací organizaci veřejnosti,

-

vykonává a odpovídá za činnosti spojené s výkonem funkce ředitele, které vyplývají z obecně platných norem a norem nadřízeného orgánu.

5.2 Sekretariát ředitele Činnost sekretariátu ředitele často řídí administrativní pracovník, který je přímo podřízen řediteli. Zabezpečuje správní agendu ředitele. Náplní činností sekretariátu ředitele je především: -

zprostředkovávat služební styk ředitele s ostatními pracovníky a jinými právnickými a fyzickými osobami,

-

sestavovat řediteli návrh pracovního programu a pomoci mu při jeho uspořádání, vede evidenci dohodnutých jednání a předkládá řediteli k jednání příslušné podklady,

-

sledovat a kontrolovat plnění úkolů uložených ředitelem,

-

zajišťuje příjem a výdej poštovních zásilek,

-

vyhotovovat záznamy z důležitých jednání ředitele a tyto záznamy ukládá,

-

vést evidenci písemností sekretariátu ředitele,

-

předkládat řediteli došlou korespondenci a prověřovat korespondenci předávanou k podpisu z hlediska úplnosti,

Strana 9 z 27


-

svolávat poradu vedení a další porady u ředitele, zajišťovat rozeslání zápisů (záznamů) z porad vedení i z dalších porad,

-

připravovat pro ředitele podklady pro řešení mzdových otázek pedagogů, pracovníků řízených ředitelem a sledovat jejich denní přítomnost v práci včetně vedení evidence docházky,

-

zpracovávat souhrn plánu oprav a investic,

-

provádět kopírovací práce pro sekretariát ředitele,

-

předávat vedoucím útvarů přímo podřízených řediteli informace ředitele,

-

vést evidenci repre fondu, provádět jeho vyúčtování,

-

zajišťovat místnosti k jednání ředitele, která se uskutečňují mimo prostory vzdělávací organizace.

-

zpracovávat a vést personální agendu.

5.3 Referát personální Tento referát podléhá přímo řediteli. Činnost referátu provádí referent personalista, který zabezpečuje především následující druhy činností: -

zodpovídat za provádění změn v personální agendě u pedagogických pracovníků a pracovníků,

-

zajišťovat agendu spojenou s organizačními změnami,

-

dohlížet na dodržování ustanovení zákoníku práce v oblasti pracovněprávních vztahů,

-

vystavovat objednávky na školení, odborné semináře a kurzy pro pedagogické pracovníky a pracovníky,

-

zpracovávat na základě požadavku dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr a vést jejich evidenci,

-

vypracovávat pracovní řád vzdělávací organizace,

-

zpracovávat roční plán práce (vyžadovat podklady do plánu práce),

-

zpracovávat písemný přehled o stavech pedagogických pracovníků a pracovníků,

-

chránit osobní údaje pedagogických pracovníků a pracovníků před zneužitím,

-

zajišťovat zvyšování kvalifikace pedagogů, pracovníků v kurzech, školeních a na různých typech škol,

-

vést agendu o učitelích, kteří si zvyšují kvalifikaci v kurzech nebo různých typech škol

-

spolupracovat s odborovými orgány,

Strana 10 z 27


-

spolupracovat s úřady státní správy,

-

zpracovávat návrhy kolektivní smlouvy a provádět vyhodnocení plnění kolektivní smlouvy,

-

vést evidenci jubilejních výročí pedagogů, pracovníků a zpracovávat návrhy na poskytnutí specifických odměn vyplývajících z těchto návrhů,

-

připravovat podklady pro důchodové řízení,

-

vést přehled o čerpání dovolené a provádět vyhodnocení čerpané dovolené,

-

zodpovídat za sociální politiku vzdělávací organizace,

-

vést evidenci požadavků na silniční motorová vozidla pro pracovní cesty,

-

předávat dokumenty do spisovny,

-

spolupracovat s ostatními útvary vzdělávací organizace,

-

zpracovávat návrhy procesních směrnic, být jejich garantem,

-

rozpracovávat a zapracovávat obecně platné normy do podoby procesních směrnic.

5.4 Statutární zástupce ředitele (např. pro I. a II. stupeň) Statutární zástupce ředitele často mimo zajišťování pedagogické činnosti zajišťuje též řadu administrativních a koordinačních činností, je přímo podřízen řediteli. V případě nepřítomnosti ředitele je statutární zástupce pověřen činností ředitele. Náplně činnosti statutárních zástupců ředitele se dají rozvrhnout do třech bloků a jsou tvořeny např.: 

Technicko – administrativními činnosti:

-

zpracovávat různé varianty organizačního uspořádání vzdělávací organizace,

-

zpracovávat organizační a funkční schéma,

-

vytvářet ve spolupráci s vedoucími útvarů vnitřní kontrolní systém,

-

vést evidenci stížností, popřípadě je šetřit a vyřizovat,

-

zpracovávat plán kontrolních akcí na základě požadavku ředitele,

-

provádět kontrolní činnost a vést evidenci výsledných materiálů z provedených kontrol,

-

projednávat výsledky provedených kontrol,

-

schvalovat (podepisovat) žádosti o pracovní volno (k návštěvě doktora, lékařských zařízení) pracovníkům úseku ředitele,

-

dohlížet na unifikaci tiskopisů a jejich využívání,

-

chránit osobní údaje pracovníků a žáků před zneužitím, Strana 11 z 27




-

vypracovat zprávu o podaných žádostech na informaci o vzdělávací organizaci,

-


-

spolupracovat s ostatními útvary vzdělávací organizace.

Na úrovni teoretického vyučování zajišťuje statutární zástupce ředitele např. tyto činnosti:

-

organizuje, provádí a zajišťuje teoretické vyučování,

-

aplikuje vědecko-technické poznatky do výuky v teoretickém vyučování,

-

zpracovává koncepci, programy teoretického vyučování,

-

vychovává žáky v duchu zásad slušného chování a provádí preventivní výchovu žáků v boji proti požívání alkoholu a braní návykových látek,

-

navrhuje řediteli ocenění nejlepších žáků formou odměny, pochvaly a postihy žáků za nevhodné chování a další přestupky,

-

vede pedagogickou evidenci a jinou evidenci teoretického vyučování a provádí její archivaci,



-

spolupracuje při náboru žáků ke studiu v dané vzdělávací organizaci,

-

chrání osobní údaje žáků před zneužitím,

-

odpovídá za provoz specializovaných učeben výpočetní techniky, laboratoří apod.

-

zodpovídá za učebny a kabinety,

-

zajišťuje nákup a skladování učebních pomůcek.

-

spolupracuje s ostatními úseky (útvary) vzdělávací organizace,

-

zpracovává návrhy směrnic a je jejich garantem,

-

předává dokumenty do spisovny.

-

spoluvytváří vnitřní kontrolní systém a provádí hospitační činnost.

Na úrovni praktického vyučování zajišťuje statutární zástupce ředitele např. tyto činnosti:

-

organizuje praktické vyučování, provádí praktickou přípravu mládeže na střední školy (v případě ZŠ),

-

spolupracuje s ostatními školami a vzdělávacími organizacemi,

-

zúčastňuje se soutěží zručnosti žáků,

-

zpracovává koncepci praktické výuky a rozvíjí péči o žáky,

-

zpracovává osnovy, programy a metody odborného výcviku,

-

vede pedagogickou dokumentaci,

-

prostřednictvím osob s náležitou kvalifikací provádí a zajišťuje elektro-revize elektrických spotřebičů a elektrického nářadí,

-

zpracovává návrhy procesních směrnic a je jejich garantem. Strana 12 z 27


5.5 Technik bezpečnosti práce a požární ochrany Činnosti na úrovni bezpečnosti práce a požární ochrany v organizaci nejčastěji zajišťuje externí referent bezpečnosti práce a požární technik. Tito externí pracovníci jsou z titulu smluvních vztahů zodpovědní řediteli vzdělávací organizace. Přehled odpovědností a činností zabezpečovaných úsekem bezpečnosti práce a požární ochrany: -

zpracovávat metodiku a metodicky řídí činnost bezpečnosti práce a požární ochrany,

-

provádět kontroly v oblasti dodržování bezpečnosti a hygieny práce a požární ochrany,

-

možnost zastavit provoz či omezit provoz vzdělávací organizace v případě porušení předpisů bezpečnosti a hygieny práce a požární ochrany,

-

provádět následné kontroly na schválených pracovištích žáků,

-

spolupracovat s Orgánem ochrany veřejného zdraví, spolupracovat se Státním úřadem bezpečnosti práce a Oblastním inspektorátem bezpečnosti práce, spolupracovat s hasičským záchranným sborem,

-

zajišťovat z hlediska bezpečnosti a hygieny práce (dále jen BOZP) speciální analýzy a měření,

-

zajišťovat odborné posouzení nebezpečí z hlediska BOZP v objektech vzdělávací organizace a v technologických postupech,

-

provádět nebo zajišťovat odborná školení v oblasti BOZP,

-

1x ročně provádět ve spolupráci s odborovými organizacemi prověrku stavu BOZP,

-

vypracování stanoviska k objevům, vynálezům a zlepšovacím návrhům z hlediska BOZP,

-

schvalovat používání strojů a zařízení z hlediska bezpečnosti práce a požární ochrany,

-

vypracovávat zprávy, rozbory a informace o stavu BOZP

včetně evidence

vzniklých požárů, úrazů apod., -

1x ročně projednat zprávu z oblasti BOZP s vedením vzdělávací organizace,

-

zpracovávat návrh řídícího aktu o poskytování ochranných osobních pracovních prostředků a provádět kontrolu jejich používání,

-

vést dokumentaci a písemnosti z oblasti BOZP,

-

zajišťovat kontroly hasicích přístrojů,

Strana 13 z 27


-

spolupracovat s úřady v oblasti civilní ochrany, v oblasti krytů a skladu civilní ochrany,

-

zpracovávat metodiku krizové připravenosti k poskytování nepřetržité péče o žáky v případě vyhlášení krizového stavu, nebo vzniku mimořádných událostí - plán krizové připravenosti vzdělávacího zařízení,

-

zajišťovat ostrahu objektů vzdělávací organizace,

-

vést písemnosti ostrahy,

-

zajišťovat a vydávat pečetidla, vést jejich evidenci, zajišťovat a vydávat schránky na klíče, které se zapečeťují,

-

provádět kontroly na alkohol a návykové látky,

-

provádět dohled nad dodržováním klíčového režimu,

-

spoluvytvářet vnitřní kontrolní systém,

-

chránit osobní údaje pracovníků a žáků před zneužitím,

-


-

spolupracovat s ostatními útvary vzdělávací organizace,

-

zpracovávat návrhy směrnic, je jejich garantem.

5.6 Úsek hospodářský Provádí, resp. zodpovídá za doplňkovou činnost vzdělávací organizace. Činnost úseku řídí nejčastěji hospodářský pracovník školy - ekonom. Podléhá organizačně řediteli vzdělávací organizace, zároveň často přímo řídí činnost školníka a vedoucího školní jídelny. Provádí, resp. zajišťuje údržbu majetku a provozně technicky zajišťuje chod organizace, zajišťuje opravy majetku, zajišťuje výstavbu a další činnosti spojené s provozem. Zajišťuje a provádí zásobovací a skladovací činnost (skladové hospodářství). Spoluvytváří vnitřní kontrolní systém. Přehled některých činností hospodářského úseku: -

vede evidenci a sleduje hospodaření s majetkem,

-

zajišťuje prodej nepotřebného majetku a zajišťuje prodej a převody nemovitostí,

-

zajišťuje a objednává opravy dodavatelským způsobem,

-

zajišťuje likvidaci ekologicky závadných odpadů,

-

provádí správcovství budov, periodické prohlídky budov,

-

zajišťuje investiční výstavbu a s ní spojené práce,

-

provádí pronájem majetku,

Strana 14 z 27


-

vede pasportizaci budov vzdělávací organizace - vede dokumenty stavební, zdravotechniky, základního topení, energetické projektové dokumentace,

-

vede evidenci výchozích revizí, a to elektro, tlakových nádob, hromosvodů, EPS, telefonní sítě, nouzového osvětlení a kopie následných revizí,

-

zajišťuje značení komunikací a budov,

-

vede evidenci hospodaření s pozemky,

-

provádí aktivaci a likvidaci majetku,

-

obhospodařuje odpadové hospodářství,

-

provádí

posouzení

úprav

(strojního

zařízení,

elektrozařízení

včetně

elektroinstalace a stavební úpravy včetně rozvodů tepla a vody) a projednává prováděné úpravy s příslušnými úřady (orgány), -

zajišťuje provádění kontrol zařízení pro zásobování vodou, tj. hydranty,

-

podle požadavku odsouhlaseného v poradě vedení zpracovává agendu veřejných zakázek na základě předložené žádosti na zadání veřejné zakázky, vede agendu veřejných zakázek,

-

provádí zásobovací činnost (vystavuje objednávky na materiál vybavení a investice),

-

sleduje a provádí rozbory nákladů středisek všech úseků vzdělávací organizace,

-

zpracovává návrhy organizačních norem a řídících aktů,

-

zpracovává podklady pro fakturaci zjištěných škod jejich viníkům,

-

vede agendu skladů a konsignačních skladů,

-

zajišťuje opravy v rámci vzdělávací organizace,

-

provádí skartaci dokumentů,

-

zprostředkovává komunikaci mezi útvary vzdělávací organizace a nájemci při projednávání provozních záležitostí,

-

zajišťuje revize tělovýchovných zařízení,

-

zajišťuje likvidaci komunálního odpadu,

-

zajišťuje údržbu ploch vzdělávací organizace (zeleně, zimní úklid, posyp),

-

zajišťuje nákup a evidenci norem (platných v ČR),

-

spolupracuje s ostatními útvary MZS.

Strana 15 z 27


5.7 Úsek mzdový Mzdový

úsek

bývá

v některých

vzdělávacích

organizacích

součástí

úseku

hospodářského, v jiných organizacích zase stojí samostatně. Pracovník zaměstnaný na tomto úseku a zodpovědný za jeho provoz bývá nejčastěji označován jako „personalista“. Zabezpečuje např. tyto činnosti: -

koordinuje a metodicky usměrňuje výpočty výplat a zúčtování platu a další plnění poskytovaných pracovníkům vzdělávací organizace, srážky z platu, agendu daní ze závislé činnosti a pojistné na sociální a zdravotní pojištění,

-

provádí práce spojené s výpočtem výše platu, zajišťováním výplaty, zúčtováním platu, jeho případných náhrad, nemocenské a dalších plnění poskytovaných pracovníkům,

-

provádí roční vyúčtování daně z příjmů,

-

podle náplně popisu pracovního místa zařazuje příslušné pracovní místo do adekvátní platové třídy, zodpovídá za správné zařazení jednotlivých pracovníků do platové třídy,

-

podle délky a druhu praxe zařazuje pracovníka do příslušného platového stupně,

-

zpracovává návrh na výjimky (dočasné, trvalé) ze vzdělání u pracovníků, kteří nesplňují vzdělání pro zastávanou funkci, profesi,

-

zpracovává návrhy platových dekretů pracovníků,

-

sleduje tvorbu finančních prostředků na platy, vyplacené platy a navrhuje příslušná opatření,

-

vede platovou agendu pracovníků,

-

uplatňuje platovou politiku v individuálních podmínkách vzdělávací organizace,

-

vede evidenci platů, popisů pracovních funkcí,

-

zpracovává statistické přehledy o platech pracovníků,

-

předává dokumenty do spisovny,

-

chrání osobní údaje pedagogických pracovníků a pracovníků před zneužitím,

-


-

spolupracuje s ostatními útvary MZS.

Strana 16 z 27


5.8 Oddělení údržby (školník) Toto oddělení zajišťuje nejčastěji především tyto činnosti: -

provoz výměníkových stanic - řízení,

-

dodávky energií,

-

provoz vyhrazených technických zařízení (mimo tlakových nádob, rozvodů stlačeného vzduchu a ostatních plynů),

-

ve spolupráci s revizními techniky provádí revize vyhrazených technických zařízení,

-

provádí a zajišťuje elektro revize trafo stanic,

-

zpracovává rozbory, studie, koncepce a prognózy rozvoje technických a technologických zařízení,

-

zajišťuje a koordinuje rozvoj systému technických a technologických zařízení včetně zařízení řídících,

-

provádí posouzení elektro zařízení včetně elektroinstalace, s příslušnými úřady (orgány) projednává záležitosti spojené s dodávkami energií a telefonizace,

-

zajišťuje provoz a provádí opravy telefonní ústředny a telefonní sítě,

-

provádí

a

zajišťuje

elektroúdržbu,

provádí

a

zajišťuje

elektrorevize

elektrospotřebičů a elektrického nářadí ve spolupráci s praktickým vyučováním, -

vede evidenci provedených revizí elektro, vyhrazených zdvihacích zařízení, tlakových nádob, hromosvodů, telefonní sítě, nouzového osvětlení a běžných písemností,

-

zodpovídá za nepotřebné zásoby, provádí jejich nabídku a odprodej,

-

zajišťuje řízení s celními orgány při dovozu a vývozu,

-

zajišťuje provoz výdejny nářadí a výdej osobních ochranných prostředků,

-

zajišťuje pohotovostní službu el. údržby v mimopracovní době,

-

obhospodařuje sklad ekologicky závadných odpadů vzniklých při el. údržbě (zářivkové trubice, obrazovky),

-

zajišťuje a provádí přezkoušení pracovníků z vyhlášky č. 50/1978 Sb.,

-

zajišťuje podklady při pronájmech,

-

připravuje podklady pro fakturaci služeb z hlediska energií a telefonů, včetně požadavků na doplnění,

-

zajišťuje provoz brusírny nástrojů a nářadí,

-


Strana 17 z 27


-

řídí činnost uklízeček

-


-

spolupracuje s ostatními útvary vzdělávací organizace.

5.9 Koordinátor výpočetní a komunikační techniky (ICT) S ohledem na integraci výpočetní a komunikační techniky do velké části činností zabezpečovaných v dnešní době vzdělávacími organizacemi je potřeba oblast využívání této techniky věnovat náležitou pozornost a s ohledem na efektivitu a optimalizaci její funkčnosti vyčlenit pro tento účel v rámci organizace pracovní pozici Koordinátora ICT. Jeho pozice v systému managementu kvality je v podstatě nezastupitelná a zabezpečuje: -

zpracovává koncepci a využívání výpočetní techniky,

-

provádí a zajišťuje opravy výpočetní techniky,

-

po schválení zajišťuje a provádí nákup výpočetní techniky,

-

zabezpečuje provoz výpočetní techniky,

-

zodpovídá za provoz sítě výpočetní techniky,

-

přiděluje vstupní právo do počítačové sítě,

-

ukládá do počítačové sítě (podle předaných vzorů) tiskopisy používané ve vzdělávací organizaci,

-

zabezpečuje modernizaci a nové prvky výpočetní techniky včetně programového vybavení,

-

zajišťuje a kontroluje správný chod používaných programů a provádí úvodní zaškolení k používání výpočetní techniky,

-

zodpovídá za oprávněnost používání programů výpočetní techniky,

-

vede evidenci písemností výpočetní techniky,

-


-

zpracovává metodiku k výpočetní technice,

-

zpracovává návrhy procesních směrnic a je jejich garantem,

-

spolupracuje a jedná s cizími organizacemi (právnickými a fyzickými osobami) v oblasti výpočetní techniky,

-

zveřejňuje na internetu zprávy o vzdělávací organizaci,

-

spolupracuje s ostatními útvary vzdělávací organizace,

-

chrání osobní údaje pracovníků a žáků před zneužitím,

-

v případě zřízení elektronické podatelny provádí a odpovídá za činnost této elektronické podatelny.

Strana 18 z 27


5.10

Výchovný poradce Výchovný poradce coby významná složka výchovně-vzdělávacího procesu v současné

době zabezpečuje širokou škálu poradensko-podpůrných činností. Patří mezi ně např.: -

zpracování a vedení personální agendy žáků,

-

zajišťování náboru žáků ke studiu v dané vzdělávací organizaci,

-

zpracování agendy týkající se přijímacího řízení žáků ke studiu, evidenci žáků a vyřazování žáků,

-

zajišťování a vystavování průkazek či jiných identifikačních dokladů žákům vzdělávací organizace,

-

spolupracuje se školskými orgány,

-

zpracovává žádosti o nové učební obory nebo změny učebních oborů,

-

zpracovává výkazy, hlášení a přehledy pro nadřízené orgány z oblasti výchovně vzdělávacího procesu,

-

vyřizuje agendu při podmínečném vyloučení nebo vyloučení žáků ze studia,

-

spolupracuje s orgány činnými ve správním a trestním řízení ve výchovně vzdělávacím procesu,

5.11

-

spolupracuje s orgány státní správy,

-

provádí informační a poradenskou činnost při náboru žáků,

-

zpracovává a vede agendu odměn žáků,

-

vydává potvrzení žákům o studiu,

-

chrání osobní údaje žáků před zneužitím,

-

spolupracuje s odborovými orgány,

-


-

spolupracuje s ostatními úseky vzdělávací organizace.

Kuchyně, jídelna a další doplňkové provozy na úrovni stravování Provozy zajišťují stravování žáků, resp. pedagogických pracovníků a dalších

pracovníků vzdělávací organizace jsou i v dnešní době v podstatě samozřejmou součástí všech kapacitně větších subjektů. Z podstaty své činnosti provádí doplňkovou činnost. Činnost těchto provozů často není v případě zavádění systémů řízení kvality předmětem certifikace, jelikož svou povahou v podstatě neovlivňuje samotnou kvalitu výchovněvzdělávacího procesu ve vzdělávacích organizacích. Přesto je vymezení zodpovědností na jejich úrovni velmi významné.

Strana 19 z 27


Činnosti zahrnují: -

zpracování návrhu finančního rozpočtu na provoz kuchyně, jídelny, nákup surovin na vyvařovaná jídla a údržbu,

-

zajištění surovin pro vyvařovaná jídla,

-

obhospodařování skladu surovin pro výrobu jídel,

-

stanovení a provádění technologických postupů a kalkulací při výrobě širokého sortimentu jídel,

-

stanovení a zajištění správnosti gastronomické skladby jídel a racionální výživy,

-

výrobu jídla pro žáky, pedagogické pracovníky a pracovníky školy,

-

výdej jídel,

-

zajištění a stanovení způsobu, jakým se objednává jídlo a jakým způsobem proběhne úhrada jídla,

-

zpracování veškeré agendy spojené s provozem kuchyně, jídelny,

-

dodržování příslušných norem platných pro chod kuchyně, jídelny (hygienické předpisy, požární předpisy, zdravotnické předpisy, program odpadového hospodářství aj.),

-

objednávky potřebného vybavení pro chod kuchyně a jídelny způsobem, který je ve vzdělávací organizaci stanoven pro nákup materiálu (majetku),

-

spolupracuje s ostatními útvary vzdělávací organizace,

-

předává dokumenty do spisovny.

6. Popis struktury dokumentace vnitřních směrnic školy Pracovníci odpovídají za konkrétní využívání platných dokumentů v rámci vzdělávací organizace vytvořených jednotlivých směrnic formou vlastního prokazatelného (evidovaného) postupu. Je-li kterýmkoliv zaměstnancem zjištěna chyba v organizačním či technickém typu dokumentu, je povinen ji ohlásit zpracovateli.

Strana 20 z 27


6.1 Stanovení rozsahu dokumentace systému managementu kvality a jejích náležitostí Rozsah dokumentace nezbytné pro případné úspěšné zavádění certifikovaných systémů řízení kvality je v podstatě závazný a předem daný. Vzdělávací organizace by měla proto požadovanou strukturu přijmout za vlastní a tuto ve svých podmínkách efektivně implementovat. Schéma dokumentace systému kvality Úroveň dokumentu

Pokrývá

interně: podle rozdělovníku

celou organizaci Příručka kvality Politika a Cíle kvality

celou organizaci

Směrnice kvality Programy kvalitativních cílů

věcné oblasti, jednotlivé činnosti organizace

Technologické postupy, Příkazy ředitele organizace, Plány, Seznamy

6.1.1

Distribuce

externě: na vyžádání jen interně: podle rozdělovníku

jen interně: pracovní místa rozdělovníku

podle

Rozsah dokumentace Dokumentace systému managementu kvality organizace má následující strukturu: 

Interní dokumenty  První úroveň - Politika kvality - Cíle kvality - Příručka kvality  Druhá úroveň - Směrnice systému managementu kvality - Organizační řád - Řízení dokumentace - Interní audit - Lidské zdroje - Analýza neshod, nápravné a preventivní opatření - Nakupování - Řízení monitorovacích a měřících zařízení

Strana 21 z 27


 Třetí úroveň - Řídící akty - Záznamy 

Externí dokumenty  Normy  Obecně závazné právní předpisy  Ostatní

6.1.2

Náležitosti strategických dokumentů Politika kvality je vrcholový dokument, který musí být projednán ve vedení organizace,

umístěn na viditelném místě (např. ředitelna, vstupní hala, zasedací místnost, sborovna) a musí s ním být seznámeni prokazatelně (tzn. dokladovatelně – zápisem či podobně) všichni pracovníci organizace. Politika kvality dále poskytuje rámec pro stanovení cílů kvality (a návazných dokumentů): 

Politika kvality - Odpovídá záměrům organizace, musí zahrnovat osobní angažovanost a aktivitu při plnění požadavků a musí vybízet k neustálému zlepšování efektivnosti systému managementu kvality. - Je vrcholový dokument, který musí být projednán ve vedení organizace, umístěn na viditelném místě a musí s ním být seznámeni prokazatelně všichni pracovníci. - Poskytuje rámec stanovení a přezkoumání Cílů kvality (viz další odstavec). Musí být v organizaci sdělována a pochopena a přezkoumávána z hlediska kontinuity vhodnosti. Politika kvality je přezkoumávána jednou ročně. Uvedené náležitosti musí zajistit ředitel organizace. - Je prokazatelně projednána s žáky školy. - Musí obsahovat zlepšování systému managementu a dodržování právních a jiných požadavků.



Cíle kvality - Ředitel organizace zabezpečuje, aby byly pro příslušné úrovně v organizace stanoveny Cíle kvality, včetně cílů potřebných pro splnění požadavků na produkt. Cíle kvality musí být měřitelné a konzistentní s Politikou kvality. Cíle kvality jsou schvalovány ředitelem jednou ročně na období jednoho roku. - Cíle kvality je dobré doplnit tzv. programem, kde je stanoveno, kdo je odpovědný za cíl, jaké jsou termíny pro jeho dosažení a finanční zdroje pro jeho zajištění.

Strana 22 z 27


- Politika kvality a Cíle kvality musí obsahovat datum vyhlášení, resp. schválení a podpis ředitele vzdělávací organizace. - Záhlaví Politiky kvality a Cílů kvality obsahuje logo a adresu organizace. 

Příručka kvality obsahuje: - Organizace musí vytvořit a udržovat Příručku kvality, která zahrnuje dokumentované postupy a popis vzájemného působení mezi procesy systému managementu kvality: - oblast použití systému managementu kvality, včetně podrobností o jakýchkoli vyloučeních a jejich zdůvodnění (možnosti vyloučení – návrh a vývoj, nákup, validace procesů). - dokumentované postupy vytvořené pro systém managementu kvality nebo odkazy na tyto postupy. - popis vzájemného působení mezi procesy systému managementu kvality. Pro každý proces musí být uvedeny vstupy, výstupy a navazující proces(y). - Formální stránka Příručky kvality je následující: - první strana obsahuje datum zpracování, přezkoumání a schválení a jména a podpisy zpracovatelů, přezkoumatelů a schvalovatelů Příručky kvality, datum účinnosti a přehled změn, který musí obsahovat číslo změny, číslo strany vyjmuté a vložené, předmět změny, datum a podpis představitele managementu, - obsah, - úvod, - termíny, definice a zkratky, - jednotlivé kapitoly dle normy ČSN EN ISO 9001:2009 (předmět normy, normativní odkazy, termíny a definice, systém managementu kvality, odpovědnost managementu, management zdrojů, realizace produktů, měření, analýzy a zlepšování). - přílohy. - záhlaví Příručky kvality obsahuje logo organizace, adresu, číslo vydání dokumentu, pořadové číslo změny (prvotní vydání má označení 00, první změna má označení 01, atd.), číslo strany z celkového počtu stran, včetně příloh, název dokumentu.

Strana 23 z 27




Směrnice - Formální stránka směrnic je následující: - první strana obsahuje datum zpracování, přezkoumání a schválení směrnic a jména a podpisy zpracovatelů, přezkoumatelů a schvalovatelů směrnic, datum účinnosti a přehled změn, který musí obsahovat číslo změny, číslo strany vyjmuté a vložené, předmět změny, datum a podpis představitele managementu, - obsah, - účel, - oblast platnosti, - termíny, definice a zkratky, - odpovědnosti, - popis, - související dokumentace, - přílohy. - záhlaví směrnic obsahuje logo organizace, adresu organizace, číslo vydání dokumentu, pořadové číslo změny (prvotní vydání má označení 00, první změna má označení 01, 02, atd.), číslo strany z celkového počtu stran, včetně příloh, název dokumentu.



Záznamy - Záznamy obsahují současné a historické údaje o prováděných činnostech v dané organizaci. Jsou to zprávy o dosažených výsledcích nebo doklady o činnostech provedených v určitou dobu. Příkladem mohou být záznamy z interních auditů, záznamy potvrzující sledovatelnost (např. parametrů hospodaření), záznamy o uložených a provedených nápravných opatření apod. - Formální stránka záznamů je následující: - věcný obsah záznamu, - datum a podpis příslušného zaměstnance. - záhlaví záznamů obsahuje logo organizace, název dokumentu.

6.2 Identifikace dokumentů v systému managementu kvality 6.2.1

Příručka kvality Příručka kvality je identifikována souslovím „Příručka kvality“. Změny a vydání jsou

zřejmé ze záhlaví dokumentu.

Strana 24 z 27


6.2.2

Příklad konstrukce identifikačních znaků směrnice Směrnice vychází z procesní činnosti společnosti a dělí se na: -

strategické,

-

hlavní,

-

podpůrné,

-

směrnice vyplývající z konkrétní povahy činnosti školy.

Příklad konstrukce směrnice: Zkratka organizace…………...…..ideálně všeobecně užívaná zkratka vzdělávací organizace Kód……………např. zkratka názvu procesu, který směrnice upravuje Pořadové číslo směrnice

..........jedinečné číslo v rámci číselné řady Název směrnice ….……….…název směrnice

6.2.3

Externí dokumenty Aktuálnost obecně závazných předpisů je zajištěna registrací. Referát organizační

kontroly zajišťuje rozdělení příchozí externí dokumentace příslušným pracovníkům.

6.3 Navrhování, vypracování, přezkoumání a schválení nových dokumentů Postup pro navrhování, vypracování, přezkoumání a schválení Politiky kvality a Cílů kvality je tento: -

vrcholové vedení společnosti musí zajistit, aby politika kvality odpovídala záměrům organizace, aby zahrnovala odpovědnosti, poskytovala osnovu pro stanovení a přezkoumání cílů kvality, byla sdělována a pochopena v organizaci a byla přezkoumávána.

-

cíle kvality musí být konzistentní s politikou a musí zajistit aby ícle byly měřitelné a musí být vyhodnocovány.

-

výše nastíněný postup je shrnut do tzv. Příručky kvality.

Příručku kvality vypracovává představitel managementu. Následně ji přezkoumává z hlediska přiměřenosti a bezchybnosti. Příručka kvality je schvalována na poradě vedení a je o tom proveden záznam do Zápisu z porady vedení. Nové dokumenty druhé úrovně navrhuje a zpracovává zaměstnanec odpovědný za příslušnou oblast. Následně jsou na poradě vedení přezkoumány z hlediska přiměřenosti a bezchybnosti a schváleny a je o tom proveden záznam do Zápisu z porady vedení. Jako důkaz Strana 25 z 27


o provedeném zpracování, přezkoumání a schválení jsou na první straně dokumentů uvedeny datumy, jména odpovědných zaměstnanců a jejich podpisy. V případě záznamů je zpracovatelem představitel managementu, přezkoumatelem a schvalovatelem ředitel organizace. Pro přípravu dokumentace lze využít externí poradenské společnosti – pro vzdělávací organizace se toto jeví – s ohledem na relativně vysokou odbornou náročnost – jako vhodná varianta řešení.

6.4 Změnové řízení a identifikace změn Příručka kvality Při zjištění potřeby změny v Příručce kvality navrhne představitel managementu změnu. Tento návrh je projednán na poradě vedení. Projednání změny je zaznamenáno do Zápisu z porady vedení. Před projednáním v poradě vedení přezkoumá představitel managementu navrhovanou změnu z hlediska přiměřenosti a bezchybnosti. V případě, že je změna schválena na poradě vedení, představitel managementu provede distribuci změněných stran Příručky kvality a změnu zapíše do Přehledu změn na první straně Příručky kvality a do Změnového listu. Zde také stvrdí svým podpisem provedení výměny opravených stran. V záhlaví se změní číslo změny a to zvýšením o jednotku. Směrnice Při zjištění potřeby změny v směrnici navrhne odpovědný pracovník změnu. Tento návrh je projednán v poradě vedení. Projednání změny je zaznamenáno do Zápisu z porady vedení. Před projednáním v poradě vedení přezkoumá navrhovatel navrhovanou změnu z hlediska přiměřenosti a bezchybnosti. V případě, že je změna schválena na poradě vedení, představitel managementu provede distribuci změněných stran směrnice a změnu zapíše do Přehledu změn na první straně směrnice a do Změnového listu. Zde také stvrdí svým podpisem provedení výměny opravených stran. V záhlaví se změní číslo změny a to zvýšením o jednotku.

6.5 Distribuce dokumentů Oprávnění držitelé dokumentů jsou uvedeni v rozdělovníku jednotlivých dokumentů. Podle tohoto rozdělovníku se provádí distribuce dokumentů. Distribuce jiným pracovníkům než v rozdělovníku uvedeným je zakázána. Převzetí dokumentu je zaznamenáno do rozdělovníku, tzv. Distribučního listu, jenž má k dispozici představitel managementu.

Strana 26 z 27


6.6 Zajištění dostupnosti příslušných verzí aplikovaných dokumentů v místech používání Dokumenty závazné pro odpovědné zaměstnance jsou uloženy u příslušných vedoucích pracovníků. Současně musí představitel managementu zajistit, aby dokumenty byly aktuální a dostupné všem odpovědným pracovníkům. V případě potřeby mohou držitelé dokumentů požádat představitele managementu o zajištění nové verze nebo výtisku.

6.7 Zajištění trvalé čitelnosti a snadné identifikovatelnosti Každý držitel dokumentu je povinen udržovat dokument v trvalé čitelnosti a snadné identifikovatelnosti. V případě nečitelnosti nebo nesnadné identifikovatelnosti požádá držitel o náhradu představitele managementu. Ten zajistí náhradu a likvidaci a provede zápis do záznamu o distribuci dokumentů.

6.8 Zabránění používání zastaralých dokumentů Veškeré zastaralé nebo neplatné dokumenty jsou předávány na výměnu proti podpisu představiteli managementu a následně archivovány nebo skartovány pověřeným pracovníkem a tím je zabráněno možnému neúmyslnému použití dokumentů.

6.9 Řízení dokumentace v elektronické podobě Pracovníci organizace jsou povinni zacházet s veškerými dokumenty a formuláři v elektronické podobě tak, aby nedošlo ke ztrátě dat. Jednotliví uživatelé mají svá přístupová hesla a jsou povinni za zálohování. Pracovníci, kteří pracují s ekonomickým systémem, zálohují dle programu, ve kterém pracují. Data uživatelů jsou ukládána na server organizace. Vedoucí hospodářského úseku (hospodář / ekonom apod.) ekonomiky práce má povinnost za zálohování ekonomických a účetních dat. Zálohování probíhá denně. Jedenkrát za měsíc dní zajistí vedoucí referátu výpočetní techniky vypálení dat ze serveru organizace na vypalovací medium. Zálohy jsou ukládány do trezoru pokladny.

7. Související dokumentace Politika kvality Cíle kvality Příručka kvality ČSN EN ISO 9001:2009 (EN ISO 9001:2008) Distribuční list Zápis z porady vedení Změnový list Řídící akty

Strana 27 z 27

Zpracoval: Ing.Milan Novotný Datum: Podpis: Schválil: Bc. Karel Tichý, DiS. Datum: Podpis:

Recommend Documents