Příloha č. 4 k č. j. MV-92565-1/AS-2010
DŮVODOVÁ ZPRÁVA Obecná část I.
ZHODNOCENÍ PLATNÉHO PRÁVNÍHO STAVU, VČETNĚ ZHODNOCENÍ SOUČASNÉHO STAVU VE VZTAHU K ROVNOSTI MŮŽŮ A ŽEN. VYSVĚTLENÍ NEZBYTNOSTI NAVRHOVANÉ PRÁVNÍ ÚPRAVY
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, nabyl účinnosti dne 1. ledna 2005 a kompletně nahrazoval do té doby platnou, ale pro potřeby praxe již významně překonanou právní úpravu v oblasti archivnictví, provedenou zejména zákonem č. 97/1974 Sb., o archivnictví, ve znění pozdějších předpisů, vyhláškou č. 101/1974 Sb., o uznávání archiválií za kulturní památky a o zvýšené ochraně archiválií jako kulturních a národních kulturních památek, vyhláškou č. 102/1974 Sb., kterou se stanoví podrobnosti převodu vlastnictví k archiváliím, vyhláškou č. 117/1974 Sb., kterou se stanoví kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení, vyhláškou č. 118/1974 Sb., o podnikových archivech, a vyhláškou č. 225/1988 Sb., o státních archivech a archivech národních výborů. Zákon č. 499/2004 Sb. především reagoval na nové potřeby praxe v oboru archivnictví a spisové služby, aplikaci moderních technologií v těchto oblastech o potřebu zákonného zakotvení řady užívaných postupů tak, aby byl zajištěn jednotný výkon odborných činností na úseku archivnictví a spisové služby. V období let 2005 až 2009 byl zákon č. 499/2004 Sb. několikrát novelizován, a to zejména s přihlédnutím k pronikavým změnám v prostředí, ve kterém působila zejména úprava týkající se oblasti výkonu spisové služby; rozhodné období lze všeobecně označit za dobu elektronizace, maximálního využívání informačních systémů, resp. prostředků elektronické komunikace a zpracovávání údajů informačními technologiemi. V současné době poslední novelizace zákona č. 499/2004 Sb., provedená zákonem č. 190/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony, byla nezbytnou reakcí především na proces elektronizace justice a veřejné správy vyžadující podrobnější úpravu institutu spisové služby vykonávané v elektronické podobě, než jak tomu bylo do doby jejího přijetí, současně však odrážela také požadavky aplikační praxe, která shledávala některá ustanovení zákona č. 499/2004 Sb. vzájemně protikladná, nejednoznačná, v praxi obtížně realizovatelná, neúplná nebo v rozporu s jinými právními předpisy. Zákon č. 190/2009 Sb. nabyl účinnosti dnem 1. července 2009, tedy shodně se zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, jímž byl vytvořen právní rámec pro doručování (dodávání) dokumentů v digitální podobě držitelům zpřístupněných datových schránek jejich prostřednictvím. Tento ojedinělý elektronický komunikační systém kromě jiného pro oblast výkonu spisové služby přinesl celou řadu novinek, týkající se jak uživatelského vztahu datové schránky a elektronické podatelny, tak potřeby provádět převod dokumentů mezi jejich digitální a analogovou podobou (včetně využití metody autorizované konverze dokumentů), nezbytnosti řešit dlouhodobě zajištění autenticity a integrity dokumentů v digitální podobě a současně také věcnou a právní stránku archivace těchto dokumentů. Více než roční praktické zkušenosti
s využíváním datových schránek prokázaly, že právní úprava provedená v této oblasti ne vždy zcela optimálně předvídala objektivní možnosti praxe v dané oblasti, popřípadě ne plně postihla vazby ke všem institutům sloužícím k zajišťování integrity a autentičnosti dokumentů v digitální podobě. Rovněž terminologicky současný stav určitých úkonů výkonu spisové služby ne zcela odpovídá praxi, a proto je pro výklad konkrétních ustanovení buď zavádějící, nebo natolik nejednoznačný, že je nutné pro jednotný výkon spisové služby tento nedostatek překlenovat výkladem (např. pojem „uložení dokumentů“, „péče o archiválie“, „archivní fond“ nebo „archivní sbírka“). V současné právní úpravě rovněž chybí systematické řešení archivace dokumentů v digitální podobě, přestože o vytvoření Národního digitálního archivu rozhodla vláda České republiky již v roce 2006 (usnesení vlády České republiky ze dne 10. května 2006 č. 500), a to na základě svého předcházejícího usnesení ze dne 7. ledna 2004 č. 11 k dlouhodobému uchovávání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě. Na jejich základě těchto usnesení byl v roce 2007 vypracován technologický projekt pracoviště pro dlouhodobé uchovávání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě, označený jako strategický a průřezový, jehož hlavním cílem bylo zajištění trvale udržitelného a bezpečného uchování dokumentů v digitální podobě trvalé hodnoty a jejich zpřístupnění veřejnosti (resp. příprava pro vypracování právní úpravy v této oblasti právních vztahů). Projekt byl následně realizačně zahrnutý do usnesení vlády České republiky za dne 21. dubna 2008 č. 447 k zabezpečení plnění úkolů ve věci vybudování Národního digitálního archivu a do usnesení vlády České republiky za dne 14. května 2008 č. 536 o strategických projektových záměrech pro čerpání finančních prostředků ze Strukturálních fondů Evropské unie v rámci Smart Administration. Ministerstvo vnitra ve spolupráci s Národním archivem v Praze v souvislosti s citovanými usneseními vlády České republiky zpracovalo návrh věcného záměru zákona o Národním digitálním archivu a digitálních archiváliích, který byl k projednání předložen vládě České republiky. Vláda České republiky tento věcný záměr schválila a usnesením ze dne 1. března 2010 č. 197 k návrhu věcného záměru zákona o Národním digitálním archivu a digitálních archiváliích uložila ministru vnitra další legislativní práce nerealizovat formou samostatného zákona, ale zpracovat a vládě do 28. února 2011 předložit návrh zákona, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, tak, aby do něho byly vtěleny navrhované principy péče o archiválie v digitální podobě podle schváleného věcného záměru. Předkládaný návrh zákona, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, (dále jen „návrh zákona“) je tedy jednak reakcí na provedenou analýzu současné právní úpravy ve vztahu k potřebám jejího efektivního působení v praxi na úseku archivnictví a spisové služby, jednak reakcí na citované usnesení vlády České republiky ze dne 1. března 2010. Do návrhu zákona je současně organicky zahrnuto koncepčně jednotné a systematické řešení právní úpravy elektronických podatelen, která je v současné době ne zcela účelně zahrnuta do zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů, nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů, a vyhlášky č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách. Stávající právní úprava elektronických podatelen je navíc významně překonána potřebami a reálným stavem praxe, námitky lze uplatnit i co do vlastního provedení této úpravy, které má namnoze spíše proklamativní charakter. V souvislosti s navrhovanou úpravou této oblasti je současně navrhována změna 2
dalších právních předpisů tak, aby byla zajištěna provázanost příslušných zákonů a jednotné podmínky jejich aplikovatelnosti. II.
ODŮVODNĚNÍ HLAVNÍCH PRINCIPŮ NAVRHOVANÉ PRÁVNÍ ÚPRAVY, VČETNĚ DOPADŮ NAVRHOVANÉHO ŘEŠENÍ VE VZTAHU K ROVNOSTI MUŽŮ A ŽEN
V rámci podrobné analýzy právního a skutkového stavu, která předcházela přípravě návrhu zákona, byly pro jeho zpracování vyhodnoceny jako klíčové tyto principy: • stanovení podmínek nakládání s archiváliemi v digitální podobě, zejména jejich výběr a ukládání, • vymezení jednotného právního rámce pro provozování systémů spisové služby u původců dokumentů a nakládání s dokumenty v digitální podobě a odstranění výkladových a aplikačních nedostatků (tedy důsledné právní zakotvení komplexní péče o digitální archiválie), • jednotná úprava specifických podmínek výkonu spisové služby ve veřejné správě, a to s ohledem na stávající praxi (stanovení dalších podrobností věcných, technických a organizačních podmínek pro výkon spisové služby v elektronické podobě tak, jak nezbytnost jejich řešení prokázaly požadavky praxe a vyhodnocení zkušeností z aplikace příslušných ustanovení zákona č. 499/2004 Sb. a vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, vzhledem k vývoji elektronických systémů pro vedení spisové služby v elektronické podobě), • podrobnější úprava nakládání s dokumenty v digitální podobě s přihlédnutím k potřebám jejich ukládání a archivace, • stanovení podmínek archivace dokumentů v digitální podobě, • vytvoření věcné a odborně způsobilé struktury subjektů oprávněných k ukládání dokumentů v digitální podobě, • stanovení podmínek zpřístupňování a poskytování archiválií v digitální podobě, • stanovení přestupků a správních deliktů na úseku péče o archiválie v digitální podobě a jejich užívání, • provedení jednotné úpravy přijímání a odesílání dokumentů v digitální podobě (elektronické podatelny). Ustanovení některých právních předpisů, zejména ustanovení vyhlášky č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách, nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, jsou pro zajištění výkonu spisové služby a archivnictví formulována příliš obecně, bez zajištění potřebných vazeb na požadavky reálného provozu původců dokumentů, a to především na doručování dokumentů v digitální podobě, ať již formou datové zprávy odesílané prostřednictvím veřejné sítě Internet, prostřednictvím informačního systému datových schránek, anebo doručované na médiu určených k přenosu dokumentů v digitální podobě. Uvedené právní předpisy dosud postrádají řešení zásadní problematiky podoby datových zpráv, resp. dokumentů v digitální podobě po stránce technické. Vyhláškou č. 191/2009 Sb. byly sice zveřejněny některé zásady pro manipulaci s nimi včetně povinných formátů pro ukládání, leč jednotlivá ustanovení nemohou nahradit právní předpis vymezující
3
přesně a podrobně všechny technické náležitosti dokumentů v digitální podobě, s nimiž spisová služba nakládá. Zásadní částí předmětu úpravy, provedenou návrhem zákona, je začlenění principů, navrhovaných pro právní úpravy v oblasti péče o archiválie v digitální podobě návrhem věcného záměru zákona o Národním digitálním archivu a digitálních archiváliích. Úprava se proto věnuje stanovení systému subjektů oprávněných k ukládání archiválií v digitální podobě (digitálních archivů) jako závěrečná instance v životním cyklu dokumentu v digitální podobě vybraného za archiválii, navrhuje podmínky dlouhodobého, bezpečného a důvěryhodného uchování archiválií v digitální podobě, zásadním způsobem omezuje nezbytnost převodu dokumentů v digitální podobě do podoby analogové a řeší zpřístupnění uložených archiválií v digitální podobě. V návrhu zákona je rovněž navrhováno řešení archivního portálu, jehož účelem je zajistit uživatelsky komfortní přístup k digitálnímu archivu. Portál je koncipován tak, aby nabídl funkce pro přístup, výběr a zpracování a zajistil vazby na další informační zdroje. Principy zpřístupnění archiválie v digitální podobě vychází z koncepce, že každý dokument má definována přístupová práva; žadateli je umožněno prostřednictvím portálu zadat požadavek, přičemž primární odpovědí je základní charakteristika požadované archiválie reprezentovaná jejími metadaty. Pro účely výpůjček (tedy zpřístupnění archiválie v digitální podobě nerealizované způsobem umožňujícím dálkový přístup) je navrhována v zájmu ochrany archiválií v digitální podobě metoda zapůjčování jejich replik. Podmínky péče o archiválie v digitální podobě kontinuálně navazují na obdobné úkony tradiční archivace dokumentů v analogové podobě s přihlédnutím ke specifikům zajištění ochrany a další péče o tyto archiválie. Vzhledem k předmětu navrhované právní úpravy je zřejmé, že její principy nemají aplikační dopady na zajištění rovnosti mužů a žen. III.
HODNOCENÍ SOULADU NAVRHOVANÉ PRÁVNÍ ÚPRAVY S ÚSTAVNÍM POŘÁDKEM ČESKÉ REPUBLIKY
Z právních předpisů tvořících ústavní pořádek České republiky se na oblast, která má být upravena navrhovanou právní úpravou, vztahuje ústavní zákon č. 1/1993 Sb., Ústava České republiky, čl. 2 odst. 3 a čl. 79 odst. 1 a 3 a Listina základních práv a svobod čl. 2 odst. 2, čl. 7 odst. 1, čl. 11 odst. 4, čl. 15 odst. 2 a čl. 34 odst. 2. Požadavky čl. 2 odst. 3 a čl. 79 odst. 1 a 3 ústavního zákona č. 1/1993 Sb. a čl. 2 odst. 2 Listiny základních práv a svobod naplňuje navrhovaná právní úprava založením kompetence příslušných správních úřadů. Čl. 7 odst. 1 Listiny základních práv a svobod je zohledněn ustanovením vázajícím přístup k archiváliím obsahujícím osobní údaje žijící osoby nevznesením námitky ze strany této osoby; současně lze čl. 7 odst. 1 Listiny základních práv a svobod považovat za ústavní základ pro proporcionální omezení svobody vědeckého bádání konstituované ustanovením čl. 15 odst. 2 Listiny základních práv a svobod a práva na přístup ke kulturnímu bohatství konstituovaného čl. 34 odst. 2 Listiny základních práv a svobod, které je realizováno týmž ustanovením navrhované právní úpravy.
4
Navrhovaná právní úprava je slučitelná s ústavním pořádkem České republiky. IV.
ZHODNOCENÍ SOULADU NAVRHOVANÉ PRÁVNÍ ÚPRAVY S PŘEDPISY EVROPSKÉ UNIE, JUDIKATUROU SOUDNÍCH ORGÁNŮ EVROPSKÉ UNIE A OBECNÝMI PRÁVNÍMI ZÁSADAMI PRÁVA EVROPSKÉ UNIE
Zhodnocení souladu navrhované právní úpravy s mezinárodními smlouvami, jimiž je Česká republika vázána, a slučitelnosti s předpisy Evropské unie, judikaturou soudních orgánů Evropské unie nebo obecnými právními zásadami práva Evropské unie Z mezinárodních smluv, jimiž je Česká republika vázána, se na danou oblast vztahuje čl. 2 odst. 2, čl. 6 a čl. 13 Úmluvy o opatřeních k zákazu a zamezení nedovoleného dovozu, vývozu a převodu vlastnictví kulturních statků. Navrhovaná právní úprava je se zmíněnou úmluvou slučitelná. Z hlediska práva Evropských společenství se oblasti upravované navrhovanou právní úpravou se týká čl. 6 odst. 1 směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně jednotlivců v souvislosti se zpracováváním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů. Navrhovanou právní úprava je s touto směrnicí v souladu. V.
ZHODNOCENÍ SOULADU NAVRHOVANÉ PRÁVNÍ ÚPRAVY S MEZINÁRODNÍMI SMLOUVAMI, JIMIŽ JE ČESKÁ REPUBLIKA VÁZÁNA
Z mezinárodních smluv, jimiž je Česká republika vázána, se na danou oblast vztahuje čl. 2 odst. 2, čl. 6 a čl. 13 Úmluvy o opatřeních k zákazu a zamezení nedovoleného dovozu, vývozu a převodu vlastnictví kulturních statků. Navrhovaná právní úprava je se zmíněnou úmluvou slučitelná. VI.
PŘEDPOKLÁDANÝ HOSPODÁŘSKÝ A FINANČNÍ DOSAH NAVRHOVANÉ PRÁVNÍ ÚPRAVY NA STÁTNÍ ROZPOČET, OSTANÍ VEŘEJNÉ ROZPOČTY, NA PODNIKATELSKÉ PROSTŘEDÍ ČESKÉ REPUBLIKY
Cena projektu pro ukládání archiválií v digitální podobě v Národním archivu (466 433 100,Kč) vychází z technologického projektu a jeho oponentur. Stavební náklady byly upraveny dle aktuálního znění tabulek UNIKA a do projektu byly doplněny náklady vyplývající ze spolufinancování projektu SF EU (publicita, management PMO MV). Větší část nákladů (85 %) je pokryta ze strukturálních fondů EU. Novela zákona umožňuje vznik dalších digitálních archivů. Reaguje tím na deklarovaný zájem ze strany některých územně samosprávných celků, specializovaných a bezpečnostních archivů, které mají zájem na zřízení digitálního archivu. V několika případech jsou projekty již ve stádiu realizace (Archiv Českého rozhlasu). Finanční náklady na jeho zřízení vyplývají z konkrétních podmínek a projektů. Z téhož důvodu není v současné době reálné specifikovat nároky na věcné a personální požadavky zřizovatele digitálního archivu.
5
Navrhovaná právní úprava nemá na původce archiválií finanční dopad, pokud nepožádají o zřízení digitálního archivu. Zřízení digitálního archivu umožňuje změnit přístup k práci s archiváliemi v digitální podobě, a to zejména ve snaze o její zefektivnění při zpřístupňování archiválií v digitální podobě a jejich předkládání občanům. VII.
SOCIÁLNÍ DOPADY NAVRHOVANÉ PRÁVNÍ ÚPRAVY, VČETNĚ DOPADŮ NA SPECIFICKÉ SKUPINY OBYVATEL, ZEJMÉNA OSOBY SOCIÁLNĚ SLABÉ, OSOBY SE ZDRAVOTNÍM POSTIŽENÍM A NÁRODNOSTNÍ MENŠINY
Vzhledem k předmětu navrhované právní úpravy je zřejmé, že její principy nemají aplikační dopady na specifické skupiny obyvatel, zejména osoby sociálně slabé, osoby se zdravotním postižením a národnostní menšiny. VIII. DOPADY NAVRHOVANÉ PRÁVNÍ ÚPRAVYNA ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ Navrhovaná právní úprava nemá dopady na životní prostředí.
Zvláštní část Část první Čl. I K čl. I bodu 1: Do definice pojmu archivnictví se doplňuje pojem “péče o archiválie”, neboť dosud není vymezen. Definice pojmu označuje soubor činností vykonávaných archivy vůči archiváliím bez ohledu na to, zda mají analogovou nebo digitální podobu. K čl. I bodu 2: Archivní fond je v § 2 písm. g) definován příliš zužujícím způsobem; definice neobsahuje základní princip jeho tvorby, což vyvolává problémy v archivní praxi. Ustanovení se proto doplňuje o charakteristiku provenienčního principu. K čl. I bodu 3: Archivní sbírka je v § 2 písm. h) definována nedostatečným způsobem; definice neobsahuje základní princip jeho tvorby, což vyvolává problémy v archivní praxi. Ustanovení se proto doplňuje o charakteristiku pertinenčního principu. K čl. I bodu 4:
6
Nahrazení slova „inventarizace“ sleduje zpřesnění vymezení činnosti; spojení „popis archiválií“ je nadto mezinárodně uznávaný termín. K čl. I bodu 5: Doplnění ustanovení o činnosti související s vytvářením replik dokumentů v digitální podobě souvisí se zavedením digitálního prostředí pro oblast spisové služby a archivnictví. K čl. I bodu 6: Doplnění definice skartační lhůty souvisí s nutností zavedení pojmu „spouštěcí událost“, která je rozhodující pro stanovení počátku plynutí skartačních lhůt. Stávající právní úprava tuto oblast ošetřovala jen nedostatečně, neboť skartační lhůta dokumentu nezačíná plynout vždy dnem 1. ledna kalendářního roku po vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu, ale i v jiném časovém období (např. po pozbytí jeho platnosti, po vyřazení objektu z užívání; viz např. problematika personálního nebo stavebního spisu, smluv apod.). K čl. I bodu 7: Zrušením písmene n) v § 3 odst. 1 se sleduje snížení administrativní zátěže pro notáře. K čl. I bodu 8: Změnou ustanovení § 2 odst. 2 písm. a) se sleduje výrazné snížení okruhu tzv. soukromoprávních původců, jimž se stanovuje povinnost. Dosavadní znění bylo příliš široké a obecné, takže jeho interpretace činila obtíže. Současně navrhovanou úpravou dojde ke snížení administrativní zátěže malých a středních podnikatelů aj. právnických osob zapsaných v obchodním rejstříku. K čl. I bodu 9: Původní text ustanovení se mění s ohledem na podobu dokumentů zařazovaných do skartačního řízení. U dokumentů v analogové podobě se nově stanoví povinnost zařadit je do skartačního řízení nejpozději v kalendářním roce po uplynutí 100 let od jejich vzniku, neboť takové dokumenty již neslouží k úřední potřebě a zejména veřejnoprávní původci je mají zařadit do skartačního řízení. Tato povinnost se zavádí proto, že někteří veřejnoprávní původci ukládají mnohdy dokumenty i více než 100 let staré a do skartačního řízení je dosud nezařadili, ačkoliv tak mají učinit. K čl. I bodu 10: Z technologických důvodů je nutné provádět výběr archiválií z dokumentů v digitální podobě nejpozději 10 let po jejich vyřízení bez ohledu na délku jejich skartační lhůty; tím není dotčena povinnost původců dokumentů ukládat je a pečovat o ně po celou dobu skartační lhůty. K čl. I bodu 11:
7
Zrušením věty třetí v § 8 odst. 3 se sleduje opomenutí jejího zrušení již v předchozí novele zákona a jeho uvedení do souladu s vyhláškou č. 191/2009 Sb., v níž skartační komise již uvedena není. K čl. I bodu 12: K doplnění ustanovení se přistupuje proto, aby ze skartačního návrhu bylo patrné, kdo je původcem dokumentů zařazovaných do skartačního řízení, neboť do něho mohou být zařazovány i dokumenty vzniklé z činnosti jiného původce, než je původce, který skartační návrh podává (např. dokumenty vzniklé z činnosti jeho předchůdce apod.). K čl. I bodu 13: Zrušení § 10 odst. 2 písm. b) souvisí s novelizačním bodem č. 35 (zrušení § 20 Kategorizace archiválií). Dosavadní písmena c) a d) se proto označují nově jako písmena b) a c). K čl. I bodu 14: Nové ustanovení zjednodušuje činnost archivu při zpracovávání protokolu o provedeném skartačním řízení, neboť pokud je v souvislosti se stanovením dokumentů, které je možné po provedeném skartačním řízení zničit, možné odkázat na přílohu skartačního návrhu původce, není nutné přepisovat jejich seznam ještě jednou do protokolu. K čl. I bodu 15: V § 10 odst. 4 se odkaz na písmeno d) mění v souvislosti se změnou ustanovení na písmeno c). Vložení spojení „po uplynutí skartační lhůty“ souvisí s ustanovením nově vloženého odst. 2 do § 8 (srovnej novelizační bod č. 10); dokumenty v digitální podobě musí původce zařadit do skartačního návrhu nejpozději 10 let po jejich vyřízení. Mají- li skartační lhůtu delší než 10 let, musí o ně dále pečovat i po jejich zařazení do skartačního řízení a vyřadit je může teprve po uplynutí skartačních lhůt. Doplněním spojení „podle odst. 3“ se zpřesňuje odkaz na ustanovení zákona obsahující podrobnosti k podání námitky proti protokolu o provedeném skartačním řízení. K čl. I bodu 16: Doplněním termínu „divadla“ se sleduje zpřesnění vymezení okruhu původců dokumentů, u nichž je výběr archiválií prováděn mimo skartační řízení se souhlasem příslušného archivu. Doplnění spojení „jejichž původci jsou subjekty uvedené v § 3“ vymezuje původce dokumentů, jichž se ustanovení týká. K čl. I bodu 17: Jedná se o technickou změnu související s úpravou § 10 odst. 2. K čl. I bodu 18: Navrhovaná změna sleduje změnu stávajícího postupu při provádění výběru archiválií z dokumentů obsahujících obchodní, bankovní nebo obdobné tajemství. Takové dokumenty
8
se budou zařazovat do skartačního řízení pouze tehdy, budou-li navrhovány ke zničení; ostatní dokumenty mohou být zařazeny do skartačního řízení jen tehdy, bude- li s tím souhlasit osoba, jíž ochrana tajemství svědčí. Nové ustanovení současně stanoví, že získání souhlasu pro zařazení dokumentů do skartačního řízení od příslušných osob je povinností navrhovatele skartačního řízení, nikoliv příslušného archivu, neboť ten nemá prostředky a možnosti, jak příslušný souhlas získat. K čl. I bodu 19: Doplnění ustanovení reaguje na nutnou úpravu zpřístupňování dokumentů obsahujících obchodní, bankovní nebo obdobné tajemství vybraných jako archiválie a uložených v archivu. Povinnost označovat navrhovaným způsobem takové dokumenty zařazené do skartačního řízení je nutné přenést na původce, nikoliv na archivy, v nichž jsou následně případně uloženy, neboť právě jen původci jsou schopni takové dokumenty navrhovaným způsobem označit. K čl. I bodu 20: Jedná se o technickou úpravu, mající za cíl uvést do souladu první a druhou větu § 13 odst. 5 (dokument x spis). K čl. I bodu 21: Protože výběr archiválií z dokumentů v digitální podobě mimo skartační řízení se bude provádět většinou u původců, kteří nemají povinnost vést spisovou službu, lze předpokládat, že dokumenty v digitální podobě navrhované k výběru nebudou opatřeny metadaty podle národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. Takový dokument proto musí být převeden do analogové podobny, neboť bez potřebných metadat není možné zabezpečit jeho náležité dlouhodobé uložení. Pokud povaha dokumentu jeho převod neumožňuje, je nutné doplnit metadata nebo alespoň jejich část, a to ve spolupráci původce a příslušného archivu. Nové označení odstavce 6 jako odstavec 7 je technická změna způsobená doplněním nového odstavce 6. K čl. I bodu 22: Doplnění ustanovení § 15 odst. 1 vyplývá z nutnosti připojit k úřednímu záznamu o předání archiválií příslušnému archivu seznam předávaných archiválií, aby bylo zřejmé, jaké archiválie a v jakém množství jsou předávány. Podrobnosti tohoto seznamu stanoví prováděcí právní předpis. K čl. I bodu 23: Jedná se o technickou úpravu související se zavedením termínu „péče“ [srovnej doplnění ustanovení § 2 písm. a)]. K čl. I bodu 24: Doplněním ustanovení se sjednocuje rozpor v textu zákona, vzniklý prodlevou mezi výběrem dokumentů za archiválie a jejich vzetím do evidence (Protože archiválie je definována okamžikem jejího výběru a vzetím do evidence) a zkracuje interval mezi výběrem
9
archiválie a jejím vzetím do evidence. Spojením „Po provedeném výběru archiválií“ se rozumí i vypořádání případných námitek k protokolu o výběru archiválií. K čl. I bodu 25: Jedná se o technickou úpravu související se zavedením termínu „péče“ [srovnej doplnění ustanovení § 2 písm. a)]. K čl. I bodu 26: Jedná se o technickou úpravu související se zavedením termínu „péče“ [srovnej doplnění ustanovení § 2 písm. a)]. K čl. I bodu 27: Doplnění ustanovení vyplývá z nutnosti zohlednit specifické vlastnosti archivního fondu, archivní sbírky nebo archiválie v digitální podobě při jejich vyřazování z důvodu jejich zničení, za které se považuje kromě fyzického zničení nosiče atp. také narušení čitelnosti, narušení integrity nebo absence metadat. K čl. I bodu 28: Doplnění ustanovení sleduje nutné rozšíření položek popisu archiválií v digitální podobě o údaje nutné pro přijetí rozhodnutí o vyřazení z evidence NAD. K čl. I bodu 29: Jedná se o technickou úpravu související se zavedením termínu „péče“ [srovnej doplnění ustanovení § 2 písm. a)]. K čl. I bodu 30: Doplnění ustanovení zpřesňuje postup v situaci, kdy ministerstvo rozhoduje o uložení archiválií ve veřejném archivu; stávající právní úprava přiznávala ministerstvu toto právo jen v případě zániku zřizovatele archivu, ovšem nebrala v potaz možnou situaci, kdy zanikne archiv a jeho zřizovatel vykonává nadále činnost. K čl. I bodu 31: Úprava stávajícího ustanovení se zobecňuje, aby toto právo bylo použitelné ve více situacích, které není nutné podrobně vyjmenovávat v zákoně. K čl. I bodu 32: Doplnění § 18b definuje základní skupiny metadat potřebných pro práci s archiváliemi v digitální podobě. Ustanovení souvisí s § 46 odst. 3 písm. d) zákona, definující národní portál pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě, který je technickým prostředkem ke správě metadat. Dále vymezuje povinnosti archivů a digitálních archivů na úseku péče o archiválie v digitální podobě a zavádí povinnost digitálních archivů informovat o plnění povinností týkajících se zajišťování integrity a čitelnosti archiválií v digitální podobě.
10
K čl. I bodu 33: Rozšiřuje se zmocnění pro vydání prováděcího předpisu souvisejícího s péčí o archiválie v digitální podobě a jejich metadata. K čl. I bodu 34: Skupinový název se mění v souvislosti s vyřazením celého § 20 stávající právní úpravy (Kategorizace archiválií). K čl. I bodu 35: Ustanovení § 20 se zrušuje, neboť kategorizace archiválií již neodpovídá podmínkám současného archivnictví a u archiválií v digitální podobě nemůže plnit úkoly, kvůli kterým byla zavedena. Kategorizace se neuvádí u digitálních archiválií, kategorie nevyznačují archivy, které mají jen jednu kategorii archiválií (viz ustanovení § 13 odst. 1 a 5 vyhlášky č. 645/2004 Sb.) Funkce kategorie v rámci požárních opatření je všeobecně považována za nereálnou. Zbývá tedy jen přednost při mikrofilmování a digitalizaci. Mikrofilmování postupně vytlačuje digitalizace, která postupuje plošně ve větších celcích, přednostně se digitalizují archiválie nejvíce ohrožené nebo nejvíce využívané. Kategorizace vycházející z jiných principů tento proces znemožňuje nebo komplikuje. Provádění kategorizace archiválií je v současné situaci nepotřebné. Povinnost pořizování bezpečnostních reprodukcí archiválií I. kategorie nadto váže velké prostředky archivů, které by mohly být vloženy do pořizování reprodukcí skutečně využívaných archiválií (u některých archivních fondů např. z období privatizace je finančně velmi náročná, neboť se jedná řádově o kilometry archiválií). Digitalizace archiválií v analogové podobě probíhá podle jiných principů. K čl. I bodu 36: Jedná se o technickou úpravu související se zavedením termínu „péče“ [srovnej doplnění ustanovení § 2 písm. a)]. K čl. I bodu 37: Ustanovení se doplňuje o slova „kulturně vědecká instituce“, neboť žádost o prohlášení archiválie za archivní kulturní památku může podat také kulturně vědecká instituce, která o předmětnou archiválii pečuje. K čl. I bodu 38: Ustanovení § 25 odst. 1 písm. a) se zpřesňuje, neboť stávající právní úprava ukládá podmínky péče o archiválie, které jsou realizovatelné výhradně vůči archiváliím v analogové podobě. K čl. I bodu 39: Vzhledem k omezení ustanovení § 25 odst. 1 písm. a) je nutné doplnit obdobné ustanovení s vymezením povinností vůči archiváliím v digitální podobě. Uvedené požadavky jsou postačující, neboť v případě jakéhokoliv poškození (zničení) archiválie v digitální
11
podobě jejím vlastníkem nebo držitelem je možné využít jako náhradu repliku odevzdávanou povinně do Národního archivu nebo jiného digitálního archivu. K čl. I bodu 40: Ustanovení § 25 odst. 2 se zpřesňuje, neboť stávající právní úprava ukládá podmínky péče o archiválie, které jsou opět realizovatelné výhradně vůči archiváliím v analogové podobě. K čl. I bodu 41: Ustanovení § 26 odst. 1 se zpřesňuje, neboť se týká výhradně archiválií v analogové podobě. Úprava odkazu na příslušné části zákona je úpravou technickou. K čl. I bodu 42: Ustanovení § 27 odst. 1 se zpřesňuje, neboť se týká výhradně archiválií v analogové podobě. K čl. I bodu 43: Ustanovení § 27 odst. 2 se zpřesňuje, neboť se týká výhradně archiválií v analogové podobě. K čl. I bodu 44: Ustanovení § 27 odst. 3 se zpřesňuje, neboť se týká výhradně archiválií v analogové podobě. K čl. I bodu 45: Stávající lhůta 90 dnů pro uplatnění práva k přednostní koupi archiválie se prodlužuje na 180 dnů vzhledem k nutnosti delšího termínu pro zajištění případných finančních prostředků ke koupi archiválie. K čl. I bodu 46: Problematika vývozu archiválií do ciziny za účelem vystavování, výzkumu, konzervace či restaurování se mění s ohledem na skutečnost, že v případě archiválií v digitální podobě není předmětem ochrany jejich fyzická podstata, která byla významná u archiválií v analogové podobě. Vývoz archiválií v analogové podobě pro výstavní účely, výzkum nebo pro jejich konzervaci a restaurování byl povolován či nepovolován vždy s ohledem na jejich fyzický stav, nikoliv s ohledem na jejich obsah. V případě archiválií v digitální podobě tento problém odpadá a speciální ustanovení o vývozu archiválií v digitální podobě nemá smysl. Vzhledem k možnostem dálkového přístupu je pro vystavovatele možné stažení archiválie v digitální podobě a převedení pro konkrétní výstavní potřebu ad hoc do fyzické podoby kopie. Otázka vývozu archiválií v digitální podobě se tak redukuje na obecnou otázku zpřístupnění či nezpřístupnění archiválií. K čl. I bodu 47:
12
Ustanovení § 32 odst. 3 se zpřesňuje proto, že případné uložení archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky v jiném archivu se týká výhradně archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky v analogové podobě. K čl. I bodu 48: Ustanovení § 32 odst. 4 se zpřesňuje proto, že případné uložení archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky v jiném archivu se týká výhradně archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky v analogové podobě. Úprava věty poslední souvisí se zavedením termínu „péče“ a se zpřesněním typu archivu, v němž může být archivní kulturní památka nebo národní kulturní památka uložena. K čl. I bodu 49: Ustanovení § 32 odst. 5 se zpřesňuje, neboť se týká jen archiválií v analogové podobě. K čl. I bodu 50: Jelikož podmínky pro uložení archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky v jiném archivu v případě, kdy její vlastník nebo držitel není schopen zajistit řádnou péči, se týká výhradně národní archivní památky nebo národní kulturní památky v analogové podobě jsou realizovatelné výhradně v případu archiválií v analogové podobě, nový odstavec 6 tuto skutečnost kodifikuje. K čl. I bodu 51: Úprava obecného ustanovení o podmínkách nahlížené do archiválií se zpřesňuje; současně se stanoví, že nahlížení do archiválií ve veřejných archivech a přístup do prostor určených k nahlížení do archiválií ve veřejných archivech je bezplatné (kromě jiného je reakcí na opatření některých specializovaných archivů, v nichž se v posledním období zavádělo zpoplatnění přístupu do badatelen, tedy de facto se zpoplatňovalo nahlížení do archiválií). K čl. I bodu 52: Nové ustanovení zpřesňuje některé podmínky nahlížení do archiválií v digitální podobě, neboť jsou odlišné od podmínek pro nahlížení do archiválií v analogové podobě. K čl. I bodu 53: Úprava ustanovení § 35 sleduje konkrétnější stanovení rozsahu a přesnější vymezení obsahu zpracovávaných osobních údaje žadatelů o nahlížení do archiválií ze strany archivů. K čl. I bodu 54: Jedná se o technickou úpravu, zpřesňující stávající ustanovení zákona, aby bylo zřejmé, že žádost o nahlížení do archiválií je součástí badatelského listu). K čl. I bodu 55:
13
Pro účely nahlížení do archiválií mladších 30 let se doplňují podrobnosti týkající se zveřejněných archiválií s jejich charakteristikou. K čl. I bodu 56: Termín „osobní“ se v obou případech zrušuje, neboť je z hlediska formálního nadbytečný a z hlediska obsahového nesprávný. K čl. I bodu 57: Rozšířením ustanovení § 37 odst. 4 se konkretizuje rozsah žádosti archivu příslušnému správnímu úřadu na úseku archivnictví a výkonu spisové služby o poskytnutí údajů z agendového informačního systému evidence obyvatel za účelem vyrozumění osoby, jejíž citlivé údaje obsahují archiválie, které mají být zpřístupněny. K čl. I bodu 58: Ustanovení § 37 odst. 11 ohledně předkládání archiválií žadatelům bez omezení se rozšiřuje o předkládání archiválií vzniklých z činnosti mimořádných lidových soudů a Národního soudu Praha, neboť umožnit do nich přístup bez omezení je v zájmu vědeckého poznání a badatelské veřejnosti. K čl. I bodu 59: Úprava ustanovení § 37 odst. 13 sleduje zpřesnění podmínek pro nahlížení původců archiválií, jejich právních nástupců či osob jimi pověřených do archiválií vzniklých z jejich činnosti. Zpřesnění úpravy vyžaduje praxe archivů, neboť tyto žádosti jsou poměrně časté a podle stávající příliš obecné úpravy je není možné bez problémů vyřizovat. K čl. I bodu 60: Do § 38 odst. 1 písm. b) se do spojení „stav zpracování“ doplňuje přívlastek „archivního“ pro zpřesnění důvodu, kdy se odepře nahlížení do archiválie (spojení je nutné zpřesnit, aby bylo zřejmé, že se myslí archivní zpracování archiválií, nikoliv zpracování v obecném smyslu slova). K čl. I bodu 61: Termín „osobní“ se zrušuje, neboť je z hlediska formálního nadbytečný a z hlediska obsahového nesprávný. K čl. I bodu 62: Úprava sleduje minimalizování možnosti, že originály archiválií zapůjčené mimo archiv budou poškozeny nebo zničeny; za tím účelem se stanoví podmínky pro zapůjčování kopií archiválií. Současně se stanovují podmínky, za nichž může být zapůjčen originál archiválie mimo archiv, v němž je uložena; je to zejména tehdy, nemůže-li kopie nebo replika nahradit originál (např. pro čely vědeckého či jiného odborného výzkumu), originál archiválie
14
je nutné zapůjčit z důvodů trestně právních nebo z důvodů veřejného zájmu (např. vývoz archiválií do zahraničí za účelem jeho vystavení atp.). K čl. I bodu 63: Úprava stanoví podmínky pro pořizování kopií archiválií zapůjčovaných mimo archiv, v němž jsou uloženy nebo který o ně pečuje. K čl. I bodu 64: Jedná se o technickou úpravu související se zavedením termínu „péče“ [srovnej doplnění ustanovení § 2 písm. a)]. K čl. I bodu 65: První část úpravy souvisí se zavedením termínu „péče“. Druhá část úpravy souvisí se skutečností, že výpis, opis nebo kopii archiválie lze pořídit jez z archiválie v analogové podobě, neboť z archiválie v digitální podobě lze zhotovit pouze repliku. K čl. I bodu 66: Jedná se o technickou úpravu navazující na novelizační bod 65. K čl. I bodu 67: Jedná se o technickou úpravu navazující na novelizační bod 65. K čl. I bodu 68: Úprava ustanovení zpřesňuje druhy nákladů souvisejících se žádostí o pořízení výpisu, opisu nebo kopie archiválie a s odlišným způsobem jejich pořizování v souvislosti s jejich podobou v analogové nebo digitální podobě. K čl. I bodu 69: Technická úprava § 44 - zrušení písm. r) je důsledkem novelizačního bodu 31. K čl. I bodu 70: Zrušení písm. r) a nová formulace písm. s) je technickou úpravou související se zavedením termínu „péče“ [srovnej doplnění ustanovení § 2 písm. a)]. K čl. I bodu 71: Ustanovení se uvádí doplněním do souladu s ustanovením § 49 odst. 1 písm. a). K čl. I bodu 72: Jedná se o technickou úpravu související se zavedením termínu „péče“ [srovnej doplnění ustanovení § 2 písm. a)].
15
K čl. I bodu 73: Úprava § 46 odst. 1 písm. i) souvisí se zavedením termínů archivní fond a archivní sbírka a s nutností rozlišit činnosti vykonávané vůči archiváliím v analogové podobě a archiválií v digitální podobě. K čl. I bodu 74: Jedná se o technickou úpravu související se zavedením termínu „péče“ [srovnej doplnění ustanovení § 2 písm. a)]. K čl. I bodu 75: Doplnění ustanovení § 46 odst. 2 o nové písm. b) souvisí se zavedením termínu „archivní zpracování“, který dosud nebyl do zákona zařazen, což bylo citelně postrádáno. Jedná se o nápravu dřívějšího opomenutí. Stávající písmena b) až l) jsou nově označena jako c) až m); jedná se o technickou úpravu vyvolanou výše uvedeným doplněním. K čl. I bodu 76: Nový § 46 odst. 3 stanoví povinnosti Národního archivu na úseku péče o digitální archiválie, a to nejen o archiválie v digitální podobě v jeho vlastní péči, ale rovněž vůči archiváliím v digitální podobě náležejících do péče jiných archivů. Dále definuje národní portál pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě a povinnosti Národního archivu na úseku metodické, poradenské, vědecké a výzkumné činnosti (Národní archiv se chápe jako metodické centrum s celostátní působností vytvářející standardy a metodiky pro nakládání s dokumenty v digitální podobě). Ustanovení má oporu ve studii proveditelnosti. K čl. I bodu 77: Nové ustanovení § 46 odst. 4 obsahuje povinnosti Národního archivu na úseku péče o archiválie v digitální podobě, které převzal do péče, a právo archivů, do jejichž péče takové archiválie náležejí. K čl. I bodu 78: Doplnění § 49 odst. 1 písm. a) konkretizuje rozsah působnosti státního oblastního archivu v oblasti kontroly výkonu spisové služby, do něhož nespadají rovněž původci, kteří si zřídili bezpečnostní archiv nebo kteří náleží do působnosti národního archivu. K čl. I bod 79: Náhrada termínu „podnikatelé“ termínem „obchodní společnosti“ souvisí s úpravou § 3 odst. 2 písm. a) – srovnej novelizační bod č. 8. K čl. I bodu 80: Jedná se o technickou úpravu související se zavedením termínu „péče“ [srovnej doplnění ustanovení § 2 písm. a)].
16
K čl. I bodu 81: Jedná se o technickou úpravu související se zavedením termínu „péče“ [srovnej doplnění ustanovení § 2 písm. a)]. K čl. I bodu 82: Jedná se o technickou úpravu související se zavedením termínu „péče“ [srovnej doplnění ustanovení § 2 písm. a)]. K čl. I bodu 83: Jedná se o technickou úpravu související se zavedením termínu „péče“ [srovnej doplnění ustanovení § 2 písm. a)]. K čl. I bodu 84: Úprava § 49 odst. 2 písm. a) souvisí s úkoly digitálního archivu zřízeného Národním archivem, který péči o zachování integrity a čitelnosti archiválií v digitální podobě a vytváření a správu metadat zajišťuje i u archiválií v digitální podobě přebíraných k uložení od státních oblastních archivů. K čl. I bodu 85: Doplnění ustanovení § 49 odst. 2 o nové písm. b) souvisí se zavedením termínu „archivní zpracování“, který dosud nebyl do zákona zařazen. Jedná se o nápravu dřívějšího opomenutí. Stávající písmena b) až k) jsou nově označena jako c) až l); jedná se o technickou úpravu vyvolanou výše uvedeným doplněním. K čl. I bodu 86: Úprava ustanovení vychází z nutnosti rozlišit činnosti státního oblastního archivu vzhledem k archiváliím v analogové podobě a k archiváliím digitální podobě. K čl. I bodu 87: Jedná se o technickou úpravu související se zavedením termínu „péče“ [srovnej doplnění ustanovení § 2 písm. a)]. K čl. I bodu 88: Doplnění ustanovení § 52 o nové písm. e) souvisí se zavedením termínu „archivní zpracování“, který dosud nebyl do zákona zařazen. Jedná se o nápravu dřívějšího opomenutí. Stávající písmena e) až p) jsou nově označena jako f) až r); jedná se o technickou úpravu vyvolanou výše uvedeným doplněním. K čl. I bodu 89:
17
Úprava ustanovení § 52 písm. f) vychází z nutnosti rozlišit činnosti specializovaného archivu vzhledem k archiváliím v analogové podobě a k archiváliím digitální podobě. K čl. I bodu 90: Úprava návětí § 52 písm. g) souvisí se zavedením termínu péče [srovnej doplnění ustanovení § 2 písm. a)]. K čl. I bodu 91: Úprava závěru věty § 52 písm. g) za středníkem souvisí s úkoly digitálního archivu zřízeného Národním archivem, který péči o zachování integrity a čitelnosti archiválií v digitální podobě a vytváření a správu metadat zajišťuje i u archiválií v digitální podobě přebíraných k uložení od specializovaných archivů; tuto péči zajišťuje specializovaný archiv pouze v případě, že archiválie v digitální podobě sám ukládá. K čl. I bodu 92: Jedná se o technickou úpravu související se zavedením termínu „péče“ [srovnej doplnění ustanovení § 2 písm. a)]. K čl. I bodu 93: Jedná se o technickou úpravu související se zavedením termínu „péče“ [srovnej doplnění ustanovení § 2 písm. a)]. K čl. I bodu 94: Doplnění ustanovení § 53 odst. 2 o nové písm. c) souvisí se zavedením termínu „archivní zpracování“, který dosud nebyl do zákona zařazen. Jedná se o nápravu dřívějšího opomenutí. Stávající písmena c) až e) jsou nově označena jako d) až f); jedná se o technickou úpravu vyvolanou výše uvedeným doplněním. K čl. I bodu 95: Úprava ustanovení § 53 odst. 2 písm. d) za středníkem souvisí s úkoly digitálního archivu zřízeného Národním archivem, který péči o zachování integrity a čitelnosti archiválií v digitální podobě a vytváření a správu metadat zajišťuje i u archiválií v digitální podobě přebíraných k uložení od bezpečnostních archivů; tuto péči zajišťuje bezpečnostní archiv pouze v případě, že archiválie v digitální podobě sám ukládá. K čl. I bodu 96: Úprava ustanovení § 53 odst. 5 vyplývá z potřeby zpřesnit, že bezpečnostní archiv vyhledává pro potřeby oprávněných žadatelů výhradně v archiváliích, které převzal do péče. K čl. I bodu 97: Jedná se o technickou úpravu související se zavedením termínu „péče“ [srovnej doplnění ustanovení § 2 písm. a)].
18
K čl. I bodu 98: Doplnění ustanovení § 55 odst. 1 o nové písm. d) souvisí se zavedením termínu „archivní zpracování“, který dosud nebyl do zákona zařazen. Jedná se o nápravu dřívějšího opomenutí. Stávající písmena d) až m) jsou nově označena jako e) až n); jedná se o technickou úpravu vyvolanou výše uvedeným doplněním. K čl. I bodu 99: Úprava ustanovení § 55 odst. 1 písm. d) vyplývá z potřeby zpřesnit, že archiv územního samosprávného celku vyhledává pro potřeby oprávněných žadatelů výhradně v archiváliích, které převzal do péče. K čl. I bodu 100: Úprava ustanovení § 55 odst. 1 písm. g) za středníkem souvisí s úkoly digitálního archivu zřízeného Národním archivem, který péči o zachování integrity a čitelnosti archiválií v digitální podobě a vytváření a správu metadat zajišťuje i u archiválií v digitální podobě přebíraných k uložení od archivů územních samosprávných celků; tuto péči zajišťuje archiv územního samosprávného celku pouze v případě, že archiválie v digitální podobě sám ukládá. K čl. I bodu 101: Jedná se o technickou úpravu související se zavedením termínu „péče“ [srovnej doplnění ustanovení § 2 písm. a)]. K čl. I bodu 102: Úprava ustanovení § 57 písm. d) za středníkem souvisí s úkoly digitálního archivu zřízeného Národním archivem, který péči o zachování integrity a čitelnosti archiválií v digitální podobě a vytváření a správu metadat zajišťuje i u archiválií v digitální podobě přebíraných k uložení od soukromých archivů; tuto péči zajišťuje soukromý archiv pouze v případě, že archiválie v digitální podobě sám ukládá. K čl. I bodu 103: Doplnění ustanovení § 57 o nové písm. e) souvisí se zavedením termínu „archivní zpracování“, který dosud nebyl do zákona zařazen. Jedná se o nápravu dřívějšího opomenutí. Stávající písmena e) až h) jsou nově označena jako f) až i); jedná se o technickou úpravu vyvolanou výše uvedeným doplněním. K čl. I bodu 104: V ustanovení § 57 písm. f) se slova „a o archiválie osob, které je prodaly nebo darovaly jeho zřizovateli“ zrušují pro jejich nadbytečnost. Z podstaty věci plyne, že soukromý archiv pečuje o všechny archiválie svého zřizovatele, tedy také o archiválie získané koupí nebo darem. K čl. I bodu 105:
19
Doplnění § 58 odst. 1 o nové písmeno h) vychází z potřeby seznámit se podrobně se systémem spisové služby žadatele o akreditaci archivu, je- li veřejnoprávním původcem podle § 63 odst. 1, neboť systém spisové služby souvisí bezprostředně s úkoly akreditovaného archivu, zejména co se týká dohledu nad ním a výběrem archiválií. K čl. I bodu 106: Doplněním ustanovení § 58 odst. 2 písm. c) se jeho užití zužuje výhradně na případ žádosti o zřízení nového specializovaného archivu. K čl. I bodu 107: Ustanovení § 59 odst. 5 se doplňuje o stanovení lhůty, do níž ministerstvo odejme akreditaci na žádost zřizovatele akreditovaného archivu. Lhůtu je potřebné stanovit proto, aby nedošlo k časové tísni při rozhodování o uložení archiválií. K čl. I bodu 108: Úprava § 59 odst. 6 souvisí se zavedením termínu „péče“ [srovnej doplnění ustanovení § 2 písm. a)]. K čl. I bodu 109: Novými ustanoveními § 60a až § 60c, obsahujícími podrobnosti související s oprávněním k ukládání archiválií v digitální podobě, jeho odnětím a zánikem, se zavádí režim upravující udělování oprávnění k ukládání archiválií v digitální podobě, jeho odnětí a zánik. Dosavadní legislativa předpokládala, že archiválie v digitální podobě budou ukládány výhradně v Národním archivu. Novela reflektuje zájem o ukládání archiválií v digitální podobě i ze strany jiných archivů. K čl. I bodu 110: Nová formulace ustanovení § 61 odst. 2 písm. c) je obecnější, reflektuje dosažené poznání o prostorách, v nichž jsou většinou umístěny spisovny, a změkčuje požadavky na jejich umístění a vlastnosti. K čl. I bodu 111: Doplnění termínu „zpracování“ v § 61 odst. 3 písm. b) na „archivní zpracování“ souvisí s novým termínem zavedeným v § 2 písm. a). K čl. I bodu 112: Úprava § 62 odst. 1 souvisí se snahou zjednodušit předávání a zveřejňování výročních zpráv také specializovaným archivům státních příspěvkových organizací, státních podniků, vysokých škol, škol a veřejných výzkumných institucí, archivům územních samosprávných celků a soukromým archivům, aby nebyly povinny předávat je Národnímu archivu, ale mohly je přímo zveřejňovat způsobem umožňujícím dálkový přístup.
20
K čl. I bodu 113: Doplnění termínu „zpracování“ v § 62 odst. 2 písm. c) na „archivní zpracování“ souvisí s novým termínem zavedeným v § 2 písm. a). K čl. I bodu 114: Ustanovení § 63 odst. 2 je nově doplněno o povinnost dotčených veřejnoprávních původců vydat spisový řád. Tato povinnost vyplývá z nutnosti upravit zejména způsob ukládání dokumentů, které podléhá specifickým podmínkám, jejichž dodržování není možné zabezpečit jiným způsobem než centrálně vydaným předpisem veřejnoprávního původce. Ve spojení „§ 64 odst. 1 až 4“ se slova „odst. 1 až 4“ vypouštějí, neboť § 64 obsahuje pouze čtyři odstavce, takže jejich uvádění je zbytečné. K čl. I bodu 115: Ustanovení § 63 odst. 3 věta druhá se rozšiřuje množství veřejnoprávních původců o ty, které mají právo zvolit způsob vykonávání spisové služby buďto v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě. Jedná se o nápravu postavení některých veřejnoprávních původců, zejména škol a školských zařízení, které je ve stávajícím zákoně vzhledem k dalším veřejnoprávním původcům, zejména obcím, neodůvodněně nerovné. K čl. I bodu 116: Doplnění § 66 odst. 2 o spojení „spouštěcí událost“ je vynuceno skutečností, že stávající právní úprava nerozlišuje počátek plynutí skartační lhůty po vyřízení dokumentu, nebo v jiný časový okamžik (např. po pozbytí platnosti dokumentu, po uzavření evidence atp.). Souvisí s doplněním termínu do § 2 písm. r) zákona a jeho provázáním s Národním standardem. K čl. I bodu 117: Změna skartační lhůty dokumentu je ve výhradní kompetenci původce (srovnej jednoznačné ustanovení § 8 odst. 1 věta druhá). Povinnost oznamování změn spisového a skartačního plánu je však povinností určeného původce, neboť bez znalosti aktuálního stavu spisového a skartačního plánu není možné odpovědně provést výběr archiválií. K čl. I bodu 118: Úprava ustanovení § 67 sleduje zpřesnění postupu odesílání a příjmu dokumentů a jeho shodu s příslušnými právními předpisy (zavádí se termín „časový údaj“, který je obecnější a současně výstižnější, než stávající termín „den“). Místo spojení „připojí k příslušnému spisu“ se navrhuje přesnější spojení „vloží do příslušného spisu.“ K čl. I bodu 119: Doplnění § 68 odst. 3 o povinnost vyrozumět o uskutečněných opatřeních vždy příslušný archiv a zasílat mu všechny informace, které mají podstatný vliv na spisovou službu
21
(zřízení, zrušení, zásadní reorganizace původce), je nutné s ohledem na ustanovení § 68 odst. 1 (ukládání dokumentů). K čl. I bodu 120: Jelikož stávající právní úprava v § 68 odst. 4 písm. c) je problematická (např. prostorem určeným pro uložení dokumentů sice nemusí vést vodovodní vedení, to ale může být umístěno o patro výše a v případě poruchy následuje zatopení), nahrazuje se obecněji vymezenou povinností zabezpečit prostor před průnikem vody, případně prostřednictvím elektronické signalizace na průnik vody upozornit. K čl. I bodu 121: Návrh řeší alespoň částečně situaci, kdy by mohlo dojít ke zničení dokumentů vzniklých z činnosti veřejnoprávních původců i při jiných změnách, než jsou dosud v zákonu uvedeny. K čl. I bodu 122: Z ustanovení § 69 odst. 3 písm. e) se vypouští druhá část věty s ustanovením týkajícím se prozatímního inventárního seznamu (správní archiv sestavuje pouze seznam dokumentů, které budou navrženy k výběru za archiválie, nikoliv prozatímní inventární seznam) a nahrazuje se požadavkem na zpracovávání předávacího soupisu. K čl. I bodu 123: Doplnění § 69a odst. 3 sleduje snahu o zpřesnění činností původce při uchovávání dokumentu v digitální podobě. K čl. I bodu 124: Doplněním ustanovení § 69a odst. 4 se zpřesňuje vyjádření činnosti původce při převodu dokumentů a změně jejich formátu. K čl. I bodu 125: Nahrazení termínu „obsah“ termínem „integrita“ v § 69a odst. 5 sleduje zpřesnění technického vyjádření činnosti s dokumentem. K čl. I bodu 126: Doplnění § 69a odst. 8 o spojení „byl- li“ sleduje lepší srozumitelnost ustanovení. K čl. I bodu 127: Zmocnění v § 70 se doplňuje o nové písmeno m), neboť praxe si vynucuje vydat podmínky provozování elektronické podatelny. Tato činnost se sice bezprostředně netýká systému spisové služby, ovšem jelikož dosavadní právní předpisy, které vznik elektronické podatelny požadují (zejména zákon o elektronickém podpisu a vyhláška č. 495/2004 Sb., o
22
elektronických podatelnách), tyto podmínky neobsahují, je nutné zmocnit k jejich vydání v tomto zákoně. K čl. I bodu 128: Doplnění § 70 o nový odst. 3 obsahuje zmocnění k vydání vzorového provozního řádu digitálního archivu, který bude obsahovat zásady jeho činnosti. K čl. I bodu 129: Doplnění § 71 odst. 1 písm. b) bod 3 souvisí se změnou § 46 odst. 1 písm. a). K čl. I bodu 130: Úprava ustanovení § 71 odst. 1 písm. c) bod 7 souvisí s úpravami § 46 odst. 1 písm. a a § 71 odst. 1 písm. b) bod 3. K čl. I bodu 131: Ruší se ustanovení § 71 odst. 2, které neodůvodněně zužuje prostor pro výkon kontroly spisové služby správními úřady na úseku archivnictví a spisové služby. Bez speciálních prostředků sice nelze účinně kontrolovat systémy spisové služby pro vedení spisové služby v elektronické podobě, nicméně vzhledem ke smíšenému charakteru stávající spisové služby u veřejnoprávních původců je nutné kontrolovat rovněž další součásti spisové služby, nejen metadata a výstupní datové formáty dokumentů v digitální podobě (příjem dokumentů, postup při jejich označování a evidenci, vyřizování, tvorba spisu, ukládání a vyřazování). K čl. I bodu 132: Změna § 73 odst. 1 sleduje přesnější specifikaci nakládání s archiváliemi fyzickými osobami, které je možné posuzovat jako přestupek. Stávající vymezení je příliš úzké a některé činnosti v něm nejsou uvedeny. K čl. I bodu 133: Doplnění § 73 odst. 7 písm. a) o přestupky fyzických osob podle § 73 odst. 1 písm. a) až d) umožňuje uložit pokutu za přestupky rovněž fyzickým osobám, což stávající znění zákona neumožňuje. K čl. I bodu 134: Doplnění § 73 odst. 7 písm. b) o přestupky fyzických osob podle § 73 odst. 1 písm. e) má shodné zdůvodnění jako novelizační bod 132. K čl. I bodu 135: Ustanovení § 74 odst. 1 se upravuje obdobně jako ustanovení § 73 odst. 1; viz novelizační bod 132:
23
K čl. I bodu 136: Ustanovení § 74 odst. 6 se doplňuje o výčet případů, které se považují za neuchování dokumentu v digitální podobě právnickou nebo podnikající fyzickou osobou. Doplnění vychází z potřeby kodifikovat podrobnosti vyjadřující porušení zásad nutných pro uchování dokumentu v digitální podobě podle tohoto zákona. K čl. I bodu 137: Za § 74 odst. 7 písm. c) se připojuje nové písmeno d). Přestupky určeného původce v oblasti spisové služby se doplňuje o neukládání dokumentů podle spisového a skartačního plánu. Neplnění této povinnosti může mít škodlivé následky především pro vyhledávání dokumentů a přípravu skartačního řízení a může být jednou z příčin jejich ztráty. K čl. I bodu 138: Doplnění § 74 odst. 9 písm. a) o přestupky právnických a podnikajících fyzických osob podle § 74 odst. 1 písm. a) až c) umožňuje uložit pokutu za tyto přestupky, což stávající znění zákona neumožňuje. K čl. I bodu 139: Doplnění § 74 odst. 9 písm. c) o přestupky právnických a podnikajících fyzických osob podle § 74 odst. 1 písm. d) a e) souvisí se změnou ustanovení § 74 odst. 1. Jedná se o legislativně technickou úpravu. K čl. I bodu 140: Úprava ustanovení § 86 je legislativně technickou změnou. K čl. I bodu 141: Příloha č. 1 se upravuje v souvislosti se změnou ustanovení § 3 odst. 2 písm. a) (srovnej novelizační bod č. 8). Redukcí jednotlivých ustanovení se snižuje rozsah povinnosti soukromoprávních původců překládat k výběru archiválií výrazně menší rozsah typů dokumentů, než tomu bylo dosud, což se projeví příznivě rovněž ve snížení jejich administrativní zátěže. K čl. I bodu 142: Příloha č. 3 se zrušuje v souvislosti s vypuštěním § 20 zákona. Čl. II K čl. II: Ustanovení § 46 odst. 3 písm. d) a g) mohou nabýt účinnosti teprve poté, kdy bude v provozu digitální archiv Národního archivu, neboť do té doby není možné je naplnit. Datum účinnosti ustanovení se stanoví s ohledem na datum předpokládaného zprovoznění digitálního archivu při Národním archivu.
24
Čl. III K čl. III: Vzhledem k rozsahu navrhovaných novelizačních bodů je nutné doplnit zmocnění k vydání úplného znění zákona. Část druhá Čl. IV K čl. IV: Novelizace zákona vyžaduje úpravu některých dalších předpisů ve vztahu k obecným změnám v systému spisové služby a péče o archiválie a ve vztahu ke změně uvádění nikoliv „elektronické podatelny“, ale „adresy elektronické podatelny“, stejně jako sjednocení podmínek provozování elektronické podatelny v jednom právním předpise, který současně nahradí nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů, a vyhlášku č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách.
25
