UPAYA PENERAPAN SISTEM LAYANAN TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

UPAYA PENERAPAN SISTEM LAYANAN TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Guna Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan

Oleh: FERRY ARIANTO D1809023

PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2012 commit to user


digilib.uns.ac.id

PERSETUJUAN Tugas Akhir berjudul: UPAYA

PENERAPAN

SISTEM

LAYANAN

TERBUKA

DI

UPT

PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA Karya: Nama

: Ferry Arianto

NIM

: D1809023

Konsentrasi

: Perpustakaan

Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan di hadapan Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Hari

: Jumat

Tanggal

: 01 Juni 2012

commit to user

ii


digilib.uns.ac.id

SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH

Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang bertanda tangan dibawah ini, NAMA

: Ferry Arianto

NIM

: D1809023

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir JUDUL

:

UPAYA

PENERAPAN

SISTEM

LAYANAN

TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA PEMBIMBING

: Riah Wiratningsih, S.S, M.Si

TANGGAL DIUJI : Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar vokasi yang telah saya peroleh. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya.

Surakarta, Mei 2012

Ferry Arianto NIM. D1809023 commit to user

iii


digilib.uns.ac.id

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang bertanda tangan dibawah ini : NAMA

: Ferry Arianto

NIM

: D1809023

Program Studi

: Perpustakaan

Fakultas

: Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Jenis Karya

: Tugas Akhir

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Nonekslusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul: UPAYA PENERAPAN SISTEM LAYANAN TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA beserta instrument / desain / perangkat ( jika ada ). Berhak menyimpan, mengalih bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat serta mempublikasikan Tugas Akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing sebagai co Author atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaan dari pihak manapun.

Dibuat di

: Surakarta

Pada Tanggal :

Mei 2012

Yang membuat pernyataan

Ferry Arianto NIM. D1809023 commit to user

iv


digilib.uns.ac.id

commit to user

v


digilib.uns.ac.id

MOTTO

Tidak ada kata tidak bisa selama kita belum berusaha ( Penulis) Jadikan setiap pengalamanmu sebagai dasar pijakan untuk melangkah menuju masa depan (Penulis) Jangan pernah memandang masalah sebagai suatu beban namun pandanglah masalah sebagai sarana menuju kedewasaan (Penulis) Jangan merasa menjadi sahabat sejati jika engkau tak pernah ada di saat sahabatmu sedang terluka (Penulis) Saat Anda berhenti belajar, berhenti mendengarkan, berhenti mencari dan bertanya, berhenti menanyakan hal-hal yang baru, maka ini adalah saat untuk mati (Lilian Smith) Barang siapa menempuh jalan untuk mencari ilmu, maka Allah akan mudahkan baginya jalan ke surga (HR. Muslim)

commit to user

vi


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

Kupersembahkan Tugas Akhir ini untuk : 1.

Kedua orang tua yaitu Ayah dan Ibu saya , yang telah memberi support serta senantiasa mendoakan saya setiap waktu.

2.

Adik – adikku yang kusayang.

3.

Bapak dan Ibu dosen D3 Perpustakaan Fakultas Universitas Sebelas Maret Surakarta

4.

Temen-temen seperjuangan di jogja (andrek, anitol, arum, atin, firman, kempleng, mey, retno, singgeh, uuk, uzie) dan temen-temen malang yang selalu siap membagi cerita di waktu senja tiba (budi, intan, wikan)

5.

Teman-teman D3 Perpustakaan angkatan 2009

6.

Sahabat – sahabatku di Universitas Sebelas Maret Surakarta.

7.

Almamaterku

8.

Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu

commit to user

vii


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK Ferry Arianto, D1809023, 2012. UPAYA PENERAPAN SISTEM LAYANAN TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA. Tugas Akhir. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.. Agar perpustakaan dapat dimanfaatkan secara optimal oleh pemustaka, maka sangat penting dalam penentuan sistem layanan perpustakaan. UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta yang saat ini menerapkan sistem layanan tertutup dirasa kurang efektif. Untuk itu dirasa perlu adanya perubahan sistem layanan di perpustakaan tersebut. Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah; 1) Untuk memberikan masukan tentang upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka kepada UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta. 2) Mengetahui hambatan yang mungkin dijumpai dalam upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka. 3) Memberikan solusi atau cara mengatasinya hambatan tersebut. Dalam penulisan Tugas Akhir ini untuk memperoleh data dan informasi, penulis menggunakan beberapa metode diantaranya; metode observasi, wawancara, dokumentasi, dan studi pustaka. Dalam Tugas Akhir ini dapat disimpulkan bahwa: 1) Upaya-upaya yang dapat dilakukan dalam rangka penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta adalah penataan ruang, menambah jumlah koleksi, meyediakan OPAC, menyediakan loker, meningkatkan keamanan, membuat peraturan baru, mengadakan kegiatan user education. 2) Hambatan yang mungkin dijumpai dalam upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka adalah penataan ruang dan user education. 3) Solusi atau cara mengatasi hambatan dari segi penataan ruang adalah dengan cara melaksanakan proses penataan pada saat perpustakaan sedang tidak ramai pengunjung, seperti pada saat libur semester. Sedangkan untuk mengatasi hambatan dari segi user education yaitu dengan cara mengajukan permohonan kepada Pembantu Direktur I untuk menerbitkan kebijakan yang mengharuskan bagi mahasiswa untuk mengikuti kegiatan user education. Adapun saran yang dapat penulis sampaikan agar dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi kemajuan UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, diantaranya adalah: 1) Bahwa untuk mengetahui keinginan pemustaka terkait dengan upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka, perpustakaan hendaknya memberikan kuisioner kepada mahasiswa. 2) Perlu adanya penambahan unit komputer khusus untuk pengolahan dengan tujuan untuk mempermudah pekerjaan pengolahan. 3) Untuk buku pinjaman 1 (satu) semester sebaiknya peminjamannya dimasukkan ke dalam sistem dengan tujuan untuk mempercepat dan mempermudah proses peminjaman. 4) Menyediakan generator cadangan (genset) guna mengantisipasi jika terjadi pemadaman listrik, agar tidak mengganggu proses pelayanan di perpustakaan. Kata kunci : Perpustakaan, sistem layanan terbuka, user education. commit to user

viii


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR Assalamu’alaikum Wr. Wb. Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan segenap kemampuan yang penulis miliki, sehingga dapat selesai sampai batas waktu yang telah ditentukan. Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan. Penulis menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas Akhir ini tidak dapat terselesaikan. Atas tersusunnya Tugas Akhir ini tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1.

Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayah selama penulis mengerjakan Tugas Akhir.

2.

Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3.

Bapak Drs. Haryanto, M. Lib., selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4.

Ibu Riah Wiratningsih, S.S, M.Si., selaku pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir

5.

Ibu Dra. Tri Hardiningtyas, M.Si, selaku penguji Tugas Akhir.

6.

Bapak Daryono, S.Sos selaku pembimbing akademik.

commit to user

ix


7.

digilib.uns.ac.id

Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Ilmu Perpustakaan FISIP Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan banyak ilmu dan pengetahuan kepada penulis.

8.

Ibu Umiarsi selaku Kepala Bagian UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta yang telah memberikan ijin serta memberikan banyak kemudahan kepada penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Pusdokinfo di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta.

9.

Seluruh staff UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta.

10.

Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu, baik secara langsung

maupun

tidak

langsung

yang

telah

membantu

penulis

menyelesaikan tugas akhir ini. Selain itu segala kritik dan saran yang sifatnya positif terhadap Tugas Akhir ini akan saya terima dengan senang hati. Akhir kata, Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaaat bagi semua pihak khususnya untuk perkembangan Ilmu Pengetahuan di dunia Perpustakaan

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Surakarta,

commit to user

x

Penulis

Mei 2012


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ....................................................................................

i

HALAMAN PERSETUJUAN ......................................................................

ii

HALAMAN PERNYATAAN.......................................................................

iii

HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI .................................................

iv

HALAMAN PENGESAHAN ..................... ....................................................

v

MOTTO........................................................................................................

vi

PERSEMBAHAN .........................................................................................

vii

ABSTRAK ...................................................................................................

viii

KATA PENGANTAR ..................................................................................

ix

DAFTAR ISI ...............................................................................................

xi

DAFTAR BAGAN..........................................................................................

xiv

DAFTAR TABEL ........................................................................................

xv

DAFTAR LAMPIRAN ........................................................... .......................

xvi

BAB I

PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Masalah .................................................................

1

1.2

Rumusan Masalah ..........................................................................

5

1.3

Tujuan Penulisan ...........................................................................

5

1.4

Metode Pengumpulan Data ............................................................

6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Perpustakaan .................................................................................

9

2.1.1. Pengertian Perpustakaan....................................................... commit to user

9

xi


digilib.uns.ac.id

2.1.2. Macam-macam Perpustakaan...............................................

11

2.2. Perpustakaan Perguruan Tinggi .....................................................

16

2.2.1. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi..........................

16

2.2.2. Peraturan Pendirian Perpustakaan Perguruan Tinggi...........

17

2.2.3. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi................................

17

2.2.4. Tujuan dan Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi..............

20

2.3. Sistem Layanan Perpustakaan .......................................................

21

2.3.1. Sistem Layanan Tertutup......................................................

21

2.3.2. Sistem Layanan Terbuka......................................................

26

2.4. Layanan Sirkulasi .........................................................................

31

2.4.1. Pengertian Layanan Sirkulasi................................................

31

2.4.2. Tujuan layanan sirkulasi........................................................

32

2.4.3. Jenis tugas layanan sirkulasi..................................................

33

BAB III GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA 3.1

Sejarah Singkat .............................................................................

35

3.2

Visi, Misi dan Tujuan....................................................................

38

3.2.1 Visi....................................................................................

38

3.2.2 Misi ...................................................................................

38

3.2.3 Tujuan ...............................................................................

38

Struktur Organisasi .......................................................................

39

3.3.1. Struktur Organisasi Makro...................................................

39

3.3.2. Struktur Organisasi Mikro.................................................... commit to user

41

3.3

xii


digilib.uns.ac.id

3.4

Gedung dan Ruang ........................................................................

42

3.5

Sumber Daya Manusia ..................................................................

44

3.6

Sumber Dana ................................................................................

45

3.7

Koleksi .........................................................................................

46

3.8

Sarana dan Prasarana ....................................................................

48

3.9

Layanan ........................................................................................

50

3.10 Keanggotaan .................................................................................

55

3.11 Denda dan Sanksi..........................................................................

56

3.12 Tata Tertib ....................................................................................

56

BAB IV PEMBAHASAN MASALAH 4.1

Upaya-upaya untuk penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta ..........

4.2

Hambatan dalam upaya penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta...................

4.3

59

68

Solusi atau cara mengatasi hambatan- hambatan dalam upaya penerapan sistem layanan terbuka .................................................

69

BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan....................................................................................

71

5.2 Saran .............................................................................................

75

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN commit to user

xiii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR BAGAN

Halaman Bagan 1 Struktur Organisasi Makro……………………………...................

40

Bagan 2 Struktur Organisasi Mikro……………………………....................

41

commit to user

xiv


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1 Tenaga UPT Perpustakaan……………………………......................

45

Tabel 2 Koleksi Karya Cetak........................................................................

47

Tabel 3 Sarana dan Prasarana........................................................................

49

Tabel 4 Statistik Penambahan Koleksi........................................................

64

commit to user

xv


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1

Surat Permohonan KKP

Lampiran 2

Surat Keterangan KKP

Lampiran 3

Surat Tugas KKP

Lampiran 4

Jawaban Ijin KKP

Lampiran 5

Jadwal KKP

Lampiran 6

Catatan Kerja Harian

Lampiran 7

Laporan Periodik

Lampiran 8

Form Penilaian

Lampiran 9

Sertifikat

Lampiran 10

Data Mahasiswa AA YKPN Yogyakarta Tahun 1970-2012

Lampiran 11

Gambar Gedung UPT Perpustakaan

Lampiran 12

Gambar Ruang Sirkulasi dan Pengolahan

Lampiran 13

Gambar Rak Buku

Lampiran 14

Gambar Ruang Baca dan Internet

Lampiran 15

Gambar Peminjaman dan Pengembalian

commit to user

xvi


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Pesatnya perkembangan dunia saat ini berdampak pula pada bidang pendidikan. Pendidikan sudah menjadi kebutuhan pokok bagi setiap warga negara. Sebagian kalangan bahkan menyebutkan bahwa pendidikan merupakan aset besar bagi masa depan suatu bangsa. Maka tidaklah mengherankan jika pemerintah selalu menekankan akan pentingnya kualitas pendidikan. Menurut Departemen Pendidikan Nasional (2003:12) yang dikutip oleh Irkhamiyati (2007:52) dalam artikelnya yang berjudul Persepsi Mahasiswa terhadap Kualitas Pelayanan Sirkulasi di Pepustakaan STIKES Aisyiyah Yogyakarta, menyatakan bahwa: “Tujuan pendidikan nasional adalah untuk mengembangkan kemampuan, membentuk watak serta peradapan bangsa yang bermartabat dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa, yang bertujuan untuk mengembangkan potensi peserta didik agar menjadi manusia yang beriman, bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, beraklak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri, dan menjadi warga negara yang demokratis serta bertanggung jawab.” Keberhasilan tujuan itu harus ditunjang dengan sarana dan prasarana yang memadai termasuk sarana perpustakaan. Peraturan Pemerintah No.19 tahun 2005 Bab VII pasal 42 juga menyebutkan bahwa setiap satuan pendidikan wajib memiliki sarana penunjang, seperti buku dan sumber commit to user

1

2 digilib.uns.ac.id


belajar lain, serta ruang perpustakaan untuk menunjang proses pembelajaran yang berkelanjutan. Menurut Soeatminah (1992:40) yang dikutip oleh Irkhamiyati (2007:52) dalam artikelnya yang berjudul Persepsi Mahasiswa terhadap Kualitas Pelayanan Sirkulasi di Pepustakaan STIKES Aisyiyah Yogyakarta, menyatakan bahwa: “Perguruan Tinggi termasuk satuan pendidikan yang harus dilengkapi sarana perpustakaan. Fungsi perpustakaan di perguruan tinggi sebagai unsur penunjang terlaksananya tri dharma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitan, dan pengabdian pada masyarakat.” Perpustakaan hendaknya dikelola secara optimal agar fungsi perpustakaan

di

perguruan

tinggi

dapat

terwujud

dengan

bukti

dimanfaatkannya perpustakaan semaksimal mungkin oleh pemustakanya. Perpustakaan dikatakan berhasil jika perpustakaan itu dimanfaatkan secara optimal oleh pemustakanya. Agar perpustakaan dapat dimanfaatkan secara optimal oleh pemustaka, maka

sangat penting dalam penentuan sistem layanan

perpustakaan. Sistem layanan perpustakaan yang baik adalah layanan perpustakaan yang mudah, cepat, efisien serta dapat memuaskan pemustakanya. Sistem layanan yang jelas dapat meningkatkan mutu layanan suatu perpustakaan. Pemustaka biasanya mengharapkan kebebasan dalam mencari dan memilih bahan pustaka yang mereka butuhkan. Dalam dunia perpustakaan dikenal 2 sistem layanan yaitu sistem layanan tertutup (close acces) dan sistem layanan terbuka (open access). commit to user

3 digilib.uns.ac.id


Dimana kedua sistem ini mempunyai keunggulan dan kelemahan masingmasing, baik untuk perpustakaan itu sendiri atau pemustakanya. Suatu perpustakaan dapat memilih untuk menerapkan salah satu sistem tersebut baik untuk menerapkan sistem layanan tertutup (close access) atau sistem layanan terbuka (open access) tergantung dari kebijakan ataupun tujuan dari perpustakaan tersebut, namun alangkah baiknya dalam pemilihan sistem layanan ini memperhatikan aspek pemustaka yang merupakan target dari layanan. Dalam sistem terbuka dapat merangsang pemustaka datang ke perpustakaan untuk mencari dan memilih bahan pustaka yang mereka perlukan sehingga dapat meningkatkan rasa kepuasan pemustakanya terhadap perpustakaan, terlebih lagi dapat meningkatkan minat baca pemustakanya. UPT

Perpustakaan

Akademi

Akuntansi

YKPN

Yogyakarta

merupakan unit kerja yang mendukung proses kegiatan belajar-mengajar, yang bertugas menyediakan berbagai macam buku, majalah dan bahan bacaan lainnya untuk menunjang proses perkuliahan dan praktikum. Tentunya UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta berharap pemustakanya dapat memanfaatkan berbagai macam bahan pustaka yang ada di perpustakaan secara maksimal. Karena tidak ada gunanya jika bahan pustaka yang telah disediakan di perpustakaan tidak dimanfaatkan secara maksimal oleh mahasiswa. UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta yang saat ini menerapkan sistem layanan tertutup dirasa kurang efektif. commit to user

4 digilib.uns.ac.id


Berdasarkan

pengamatan

dan

wawancara

dengan

beberapa

mahasiswa, diketahui bahwa pemustaka merasa tidak puas dalam mendapatkan bahan pustaka yang akan digunakan/dipinjamnya, karena terkadang petugas mengambilkan bahan pustaka yang tidak sesuai dengan bahan pustaka yang ingin mereka pinjam (wawancara tanggal 29 februari 2012). Dalam sistem layanan tertutup ada keterbatasan dalam mengakses bahan pustaka, pemustaka tidak dapat melakukan browsing atau pencarian sendiri koleksi yang dibutuhkannya di rak. Pemustaka yang mengakses informasi melalui OPAC hanya sebatas mengetahui bahan pustaka tersebut tanpa mengetahui keadaannya di rak buku. Hal tersebut tentunya membuat pemustaka merasa kurang puas. Untuk itu dirasa perlu adanya perubahan sistem layanan di perpustakaan tersebut, dengan tujuan agar pemustakanya dapat mengetahui koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan secara keseluruhan

dan

dapat

memanfaatkannya

secara

maksimal

serta

memberikan rasa puas kepada pemustaka. Berdasarkan pengamatan dan pernyataan di atas, maka penulis mengambil

judul tugas akhir

“UPAYA

PENERAPAN

SISTEM

LAYANAN TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA”. Dengan harapan bahwa untuk ke depannya upaya-upaya yang dilaksanakan dalam penerapan sistem layanan terbuka dapat terlaksana.

commit to user

5 digilib.uns.ac.id


1.2. Rumusan Masalah Dari uraian latar belakang di atas, dapat dihasilkan rumusan masalah sebagai berikut: 1.2.1.

Bagaimana upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta?

1.2.2.

Hambatan

apa

saja

yang

dijumpai dalam upaya-upaya

penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta? 1.2.3.

Bagaimana solusi atau cara mengatasi hambatan dalam upayaupaya penerapan sistem layanan terbuka tersebut?

1.3. Tujuan Penulisan Adapun tujuan penulis mengapa membahas Upaya Penerapan Sistem Layanan Terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta, adalah sebagai berikut: 1.3.1.

Mengetahui upaya-upaya penerapan sistem layanan

terbuka di

UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. 1.3.2.

Mengetahui hambatan apa saja yang

dijumpai dalam upaya-

upaya penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. 1.3.3.

Mengetahui solusi atau cara mengatasi hambatan dalam upayaupaya penerapan sistem layanan terbuka. commit to user

6 digilib.uns.ac.id


1.4. Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan bersamaan dengan Kuliah Kerja PUSDOKINFO yang dilaksanakan pada tanggal 13 Februari – 30 Maret 2012 dari hari senin-jumat, jam 07.30-15.30 WIB. Kuliah Kerja PUSDOKINFO bertempat di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta yang beralamat di Jalan Gagak Rimang 2-3-4 (Balapan) Yogyakarta 55222. Dalam melakukan kegiatan pengumpulan data untuk penulisan Tugas Akhir ini, penulis menggunakan beberapa metode, yaitu sebagai berikut : 1.4.1. Observasi Observasi adalah kegiatan yang dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap obyek yang diteliti. Usman dan Akbar (2000:54) menyatakan, ”Observasi adalah pengamatan dan pencatatan yang sistematis terhadap gejala-gejala yang diteliti.” Dalam metode ini penulis melakukan pengamatan secara langsung mengenai pengolahan bahan pustaka buku, layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta serta melakukan pencatatan hal-hal yang diperlukan. 1.4.2. Wawancara Wawancara

adalah

kegiatan

yang

dilakukan

untuk

mendapatkan informasi yang diperlukan melalui tanya jawab dengan commit to user

7 digilib.uns.ac.id


pihak yang berwenang dalam suatu masalah. Menurut Slamet ”Wawancara

(2006:101)

adalah

cara

yang

dipakai

untuk

memperoleh informasi melalui kegiatan interaksi sosial antara peneliti dengan yang diteliti.” Dalam metode pengumpulan data ini penulis mengajukan pertanyaan secara langsung dengan kepala bagian, petugas serta mahasiswa di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. 1.4.3. Dokumentasi Dokumentasi adalah kegiatan pengumpulan data dengan menggunakan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan objek penelitian.

Menurut

Nawawi

(1995:133)

mengenai

teknik

dokumentasi, yaitu : “Teknik ini adalah cara mengumpulkan data melalui peninggalan tertulis, terutama berupa arsip-arsip dan termasuk juga buku-buku tentang pendapat, teori, dalil/hukum-hukum dan lain-lain yang berhubungan dengan masalah penyelidikan.” Dalam metode ini penulis memanfaatkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan topik penelitian. 1.4.4. Studi Pustaka Studi pustaka adalah pengumpulan data dengan membaca bahan pustaka. Zed (2004:3) menyatakan, ”Studi pustaka adalah to user dengan metode pengumpulan serangkaian kegiatancommit yang berkenaan

8 digilib.uns.ac.id


data pustaka, membaca dan mencatat kepustakaan serta mengolah bahan penelitian.” Penulis memanfaatkan bahan pustaka dengan cara membaca bahan pustaka tersebut untuk mendapatkan data-data/informasi yang dibutuhkan.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Perpustakaan 2.1.1. Pengertian Perpustakaan Seiring dengan dengan perkembangan ilmu pengetahuan, pengertian perpustakaan mengalami perkembangan. Sebagian besar penulis bidang perpustakaan di Indonesia mengacu tulisan SulistiyoBasuki (1991:3) yang menyatakan bahwa: “Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, atau pun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual.” Dalam pengertian ini, perpustakaan diidentikan dengan ruangan, koleksi, penyimpanan, dan pemanfaatan. Sebagai lembaga keilmuan, perpustakaan tidak disyaratkan tenaga pengelolanya yang semestinya

dikelola

oleh

tenaga

terdidik.

Sesuai

dengan

perkembangan akhir-akhir ini, perpustakaan perlu dipahami bukan sekedar sebagai lembaga yang mengelola buku dan terbitan lainnya, tetapi juga mengelola sumber informasi. Oleh karena itu, diperlukan tenaga yang menguasai keahlian (skill) dan keterampilan dalam bidang tersebut. Lasa

Hs

(1998)

menyatakan

bahwa,

“Perpustakaan

merupakan sistem informasi yang di dalamnya terdapat aktifitas commit to user pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian dan penyajian

9

10 digilib.uns.ac.id


serta

penyebarluasan

informasi.”

Informasi

meliputi produk

intelektual dan artistik manusia. Dalam melaksanakan aktifitas tersebut diperlukan ilmu pengetahuan yang diperoleh melalui pendidikan

formal

atau

nonformal

dibidang

perpustakaan,

dokumentasi dan informasi. Dalam pengertian ini, perpustakaan dititikberatkan pada sistem, sumber daya manusia, koleksi, tempat, dan seperangkat sistem yang mengaturnya. Pengertian ini didasarkan pada pemikiran bahwa perpustakaan sebagai lembaga yang bergerak dalam bidang ilmu pengetahuan dan informasi yang selalu berkembang seirama dengan perkembangan pemikiran dan kultur masyarakatnya. Menurut Prytherch (2005:416) dikutip oleh Fiqru Mafar (2010:20) dalam artikelnya yang berjudul Konsep Perpustakaan, Sikap Pustakawan, dan Book Vandalism dalam film „Mr. Bean‟ episode „The Library‟ menyatakan bahwa, “Perpustakaan merupakan suatu tempat, bangunan, ruang atau beberapa ruangan yang khusus digunakan untuk memanfaatkan dan memelihara koleksi buku dan lain-lain.” Muljani Nurhadi A dkk. (1983:3-4) menyatakan bahwa: “Perpustakaan adalah suatu unit kerja yang berupa tempat mengumpulkan, menyimpan dan memelihara koleksi bahan pustaka yang dikelola dan diatur secara sistematis dengan cara tertentu, untuk digunakan secara kontinu oleh pemakainya sebagai sumber informasi dan dibentuk dengan keputusan pejabat yang berwenang.” commit to user



Dari beberapa pengertian tersebut, dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa perpustakaan adalah suatu tempat, bangunan atau gedung yang di dalamnya terdapat aktifitas mengumpulkan, menyimpan, memelihara, pengawetan, pelestarian dan penyajian koleksi bahan pustaka, yang dikelola dan diatur secara sistematis dengan cara tertentu, agar dapat digunakan oleh pemakainya secara kontinu.

2.1.1. Macam-macam Perpustakaan Banyak

penulis

telah

mencoba

membuat

cara

pengelompokan sendiri, tetap ternyata kurang sesuai karena pengelompokannya terpisah. Secara Internasional telah dirumuskan oleh IFLA (Internasional Federation Library Association). Menurut IFLA yang dikutip oleh Muljani Nurhadi A dkk (1983:8-11), ada lima kelompok besar dari seluruh macam perpustakaan yang ada, yaitu: 1.

Perpustakaan Umum Perpustakaan

Umum

adalah

perpustakaan

yang

diselenggarakan untuk masyarakat umum yang meliputi seluruh lapisan masyarakat dalam radius wilayah tertentu. Istilah perpustakaan umum ini sebenarnya kurang tepat karena terjemahan dari “public library” yang terjemahannya secara apa adanya menjadi perpustakaan masyarakat umum. Karena istilah commit to user



ini populer, maka yang biasa dipergunakan adalah istilah perpustakaan umum. Tujuannya

lebih

diarahkan

untuk

meningkatkan

pengetahuan, kecerdasan dan kemampuan masyarakat umum setempat dalam rangka mempertinggi tingkat hidup mereka. Oleh karenanya koleksinya yang baik adalah yang sesuai dengan interes dan mata pencaharian utama dari masyarakat itu. Misalnya untuk masyarakat nelayan akan lebih tepat sasaran apabila disediakan koleksi tentang perikanan, cara menangkap ikan, cara mengawetkan ikan dan sebagainya daripada kalau disediakan koleksi tentang pertanian. Begitu pula sebaliknya. Sedangkan radius wilayahnya bermacam-macam sesuai dengan penyelenggaraannya. Misalnya untuk Perpustakaan Umum tingkat kabupaten, mestinya pemakai yang barhak menggunakannya adalah seluruh masyarakat yang bertempat tinggal di kabupaten yang bersangkutan. Termasuk kelompok Perpustakaan Umum ini

juga

perpustakaan pendidikan masyarakat, perpustakaan umum tingkat

desa,

perpustakaan

umum

tingkat

kecamatan,

perpustakaan umum tingkat propinsi dan sebagainya. 2.

Perpustakaan Sekolah Yang dimaksud dengan Perpustakaan Sekolah adalah semua perpustakaan yang diselenggarakan di sekolah baik commit to user



tingkat Sekolah Dasar maupun tingkat Sekolah Lanjutan guna menunjang proses belajar mengajar di sekolah. Berbeda dengan Perpustakaan Umum, pemakai perpustakaan ini ditekankan hanya

terbatas

untuk

murid

dan

guru

sekolah

yang

bersangkutan. Perpustakaan sekolah merupakan salah satu sarana edukatif di sekolah yang langsung dibutuhkan untuk mempertinggi daya serap dan kemampuan penalaran murid dalam

proses

pendidikan

serta

membantu

memperluas

cakrawala pengetahuan guru dalam kegiatan mengajar. Sesuai dengan fungsinya, maka koleksi Perpustakaan Sekolah yang baik adalah sesuai dengan kebutuhan belajar dan mengajar di sekolah yang bersangkutan. Ini berarti bahwa koleksi itu harus mendukung kurikulum sekolah. Baik tidaknya koleksi dapat dilihat dari segi relevan tidaknya koleksi itu dengan daftar satuan pelajaran yang termuat dalam kurikulum. 3.

Perpustakaan Perguruan Tinggi Lebih luas dengan Perpustakaan Sekolah, Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga Perguruan Tinggi untuk menunjang pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Ini berarti bahwa bahwa Perpustakaan Perguruan Tinggi tidak hanya diarahkan untuk membantu kegiatan pendidikan saja, tetapi juga untuk penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat. commit to user

Dengan

demikian



koleksinya akan disesuaikan dengan kurikulum, program penelitian yang dicanangkan dan bentuk pengabdian kepada masyarakat yang digariskan oleh Perguruan Tinggi yang bersangkutan.

Pemakainya

tidak

hanya

terbatas

untuk

mahasiswa dan dosen, tetapi juga termasuk karyawan dan para peneliti;

yang

semuanya

biasa

disebut

dengan

civitas

academica. Seperti Perpustakaan Sekolah, secara makro Perpustakaan Perguruan Tinggi ini berfungsi sebagai unit kelengkapan pendidikan yang bersifat edukatif yang secara langsung

menunjang

pelaksanaan

program

Tri

Dharma

Perguruan Tinggi yang bersangkutan. Bentuk dari Perpustakaan Perguruan Tinggi dapat bermacam-macam seperti perpustakaan pusat,

perpustakaan

fakultas,

perpustakaan

lembaga,

perpustakaan akademi, perpustakaan institut dan sebagainya yang semuanya masih bernaung di bawah lembaga Perguruan Tinggi. 4.

Perpustakaan Khusus Perpustakaan

Khusus

adalah

perpustakaan

yang

diselenggarakan oleh suatu lembaga khusus di luar lembaga yang telah termuat pada butir 1,2,3. Lembaga yang dimaksud dapat berupa lembaga-lembaga industri, lembaga perkantoran (departemen),

lembaga

penelitian,

dan

lembaga-lembaga

pemerintahan lainnya. Tujuan penyelengaraannya bukanlah commit to user



diarahkan untuk konsumsi umum, tetapi hanya diperuntukkan bagi para karyawan lembaga yang bersangkutan dalam rangka menunjang penyelesaian program lembaga yang bersangkutan. Misalnya pemerintah Kabupaten dapat mempunyai perpustakaan ini yang hanya disediakan untuk para pegawai pemerintah daerah tersebut, para anggota DPR dan sebagainya untuk membantu mereka dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari. Itulah sebabnya Perpustakaan Khusus ini sering disebut dengan Perpustakaan Kedinasan. Fungsinya lebih diarahkan sebagai sarana literatur yang menunjang program kedinasan. Koleksinya sangat khusus sesuai dengan kebutuhan lembaga kedinasan yang bersangkutan. 5.

Perpustakaan Nasional Yang dimaksud dengan Perpustakaan Nasional adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh negara pada tingkat nasional sebagai tempat untuk mendokumentasikan seluruh penerbitan yang dilakukan di negara yang bersangkutan. Fungsinya diarahkan untuk melestarikan semua informasi yang pernah diterbitkan dan disebarluaskan oleh negara yang bersangkutan. Fungsi semacam ini juga disebut dengan fungsi deposit. Kelengkapan koleksi merupakan tugas utama, dan ini dijadikan tumpuan harapan bagi perpustakaan-perpustakaan kecil yang tersebar ke seluruh penjuru negara dalam hal sumber commit to user



informasi. Perpustakaan Nasional ini biasanya juga bertugas untuk

mengkoordinasikan

penerbitan,

pelayanan

dan

pengelolaan perpustakaan-perpustakaan kecil yang lain. Oleh sebab itu fungsi utamanya lebih kepada fungsi dokumentatif.

2.2. Perpustakaan Perguruan Tinggi 2.2.1. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi Menurut Sulistiyo-Basuki dikutip oleh Wiyarsih (2009:2), dalam artikelnya yang berjudul Motivasi Mahasiswa Memanfaatkan Fasilitas Perpustakaan Fakultas, menyatakan bahwa: “Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya.” Menurut Noerhayati Soedibyo (1987:1) menyatakan bahwa: “Perpustakaan perguruan tinggi suatu unit kerja yang merupakan bagian integral dari suatu lembaga induknya, yang bersama-sama dengan unit lainnya tetapi dalam peranan yang berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanakan tri dharmanya.” Menurut Muljani Nurhadi A dkk, (1983:9), menyatakan bahwa, “Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga Perguruan Tinggi untuk menunjang pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.” Dari beberapa pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat commit to user



pada perguruan tinggi yang merupakan suatu unit kerja bagian integral dari suatu lembaga induknya yang diselenggarakan untuk menunjang pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

2.2.2. Peraturan Pendirian Perguruan Tinggi Menurut Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000 tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi Pasal 12 ayat 2, point d menyatakan bahwa ruang perpustakaan dengan buku pustaka adalah untuk Program Diploma dan Program S1 jumlah buku sekurang-kurangnya 10% dari jumlah mahasiswa dengan memperhatikan komposisi jenis judul.

2.2.3. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi Menurut Soejono Trimo (1992:2) menyatakan bahwa berbicara soal fungsi perpustakaan perguruan tinggi, dalam versinya yang baru maka perpustakaan perguruan tinggi harus berfungsi sebagai: 1.

Jantung dari semua program pendidikan universitas atau institut yang bersangkutan, yaitu ia harus mampu membantu dan menjadi

pusat

kegiatan-kegiatan

akademis

lembaga

pendidikannya. Metode belajar dan mengajar modern yang lebih menekankan kepada individualized instruction hanya mungkin commit to user



dapat dilaksanakan bila perpustakaannya memang fungsional untuk maksud itu. 2.

Pusat alat-alat bahan peraga pengajaran atau instructional materials center. Dalam membantu memperlancar jalannya perkuliahan serta praktikum-praktikum, perpustakaan dapat menyediakan

bahan-bahan

dan

fasilitas-fasilitas

yang

dibutuhkan oleh dosen dalam perkuliahan di dalam kelas, perpustakaan,

labolatorium-labolatorium,

dan

seterusnya.

Demikian juga dalam pelaksanaan extension services dari universitas atau institut yang bersangkutan kepada masyarakat di luar lingkungan lembaga tadi, perpustakaan dapat meyediakan jasa-jasanya, bahan-bahannya, serta fasilitas-fasilitas yang diperlukan oleh mission itu (misalnya: film, filmstrip, slide, bahan-bahan lainnya, ruang konferensi/diskusi, dan bantuanbantuan tenaga ahli perpustakaan). 3.

Clearing house (pusat pengumpulan/penyimpanan) bagi semua penerbitan dari dan tentang daerahnya ataupun dalam bidang ilmu pengetahuan tertentu. Ini sesuai dengan salah satu tugas pokok perpustakaan, yakni: the preservation of knowledge. Fungsi yang ketiga ini sangat penting bagi setiap lembaga pendidikan ataupun ilmiah, karena dengan adanya clearing house ini, setiap orang akan mudah mencari keterangan, data, bahan komparatif, bahan mentah, ataupun aanleading materiaal commit to user



tentang daerahnya atau suatu bidang pengetahuan tertentu dalam usaha-usahnya dalam melakukan riset atau lain-lainnya. 4.

Social center dan pusat kegiatan kultural masyarakat setempat. Haruslah diingat bahwa pengunjung perpustakaan perguruan tinggi tidak hanya terdiri atas mahasiswa, pengajar, dan para pegawai lembaga itu saja (ingat pula pada butir ketiga dari fungsi Tri Dharma Perguruan Tinggi), melainkan termasuk pula orang-orang di luar

lingkungan perguruan tinggi

yang

bersangkutan. Mereka pun datang untuk mempergunakan fasilitas, jasa-jasa, dan bahan-bahann yang disediakan oleh perpustakaan itu. Dengan sendirinya mereka itu mempunyai tingkat pendidikan yang berbeda-beda, memiliki perbedaan latar belakang serta kelainan-kelainan dalam kebutuhan, minat, selera dan umur. Memang harus diingat bahwa perpustakaan perguruan tinggi tentunya lebih menitikberatkan jasanya kepada masyarakat

dalam

tubuh

lembaga

penaungnya.

Adanya

pertemuan orang-orang inilah serta adanya fasilitas-fasilitas dan jasa-jasa yang disediakan oleh perpustakaan memungkinkan terjadinya kegiatan-kegiatan sosial dan kultural yang sangat menguntungkan, baik bagi perguruan tinggi yang bersangkutan maupun masyarakat pada umumnya.

commit to user



2.2.4. Tujuan dan Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi Menurut Noerhayati Soedibyo (1987:2) menyatakan bahwa tujuan diselenggarakannya perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung, memperlancar serta mempertinggi kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi melalui pelayanan informasi yang meliputi aspek-aspek: 1. Pengumpulan Informasi 2. Pengolahan Informasi 3. Pemanfaatan Informasi 4. Penyebarluasan Informasi Menurut Sulistiyo-Basuki (1994:67) menyatakan bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah: 1. Melaksanakan pemilihan bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan para pemakai perpustakaan yaitu mahasiswa atau pengajar serta pihak lain yang membutuhkan informasi. 2. Mengolah bahan pustaka yang tersedia sehingga dengan mudah dapat dipergunakan oleh pemakai. 3. Menyelenggarakan peminjaman bahan pustaka dengan cara yang efisien. 4. Membantu para pemakai perpustakaan untuk mendapatkan dan memakai bahan pustaka yang diperlukannya dalam bentuk program bimbingan penggunaan perpustakaan yang bersifat resmi/ kurikuler maupun secara perseorangan. commit to user



5. Menyelenggarakaan

kerja

sama

antarperpustakaan

dengan

memanfaatkan sistem jaringan informasi yang ada dalam rangka meluaskan cakupan koleksi dan pelayanan informasi masingmasing perpustakaan. 2.3. Sistem Layanan Perpustakaan 2.3.1. Sistem layanan tertutup (Close Access) 2.3.1.1. Pengertian sistem layanan tertutup Menurut Stevenson dan Collin (2006:36) dikutip oleh Fiqru Mafar (2010:20), dalam artikelnya yang berjudul Konsep Perpustakaan, Sikap Pustakawan, dan Book Vandalism dalam film „Mr. Bean‟ episode „The Library‟, menyatakan bahwa, “Sistem layanan tertutup adalah suatu sistem layanan dimana staff mengambilkan item untuk pengguna.” Dalam sistem ini, pustakawan harus aktif dalam proses pelayanan. Pemustaka tidak diperkenankan menuju ke rak koleksi untuk memilih sendiri koleksi yang diinginkan. Pemustaka harus terlebih dahulu memesan koleksi kepada pustakawan dan pustakawanlah yang mengambilkan koleksi di rak untuk diberikan kepada pemustaka. Menurut Lasa Hs (1995:4) menyatakan bahwa, “Sistem layanan tertutup adalah suatu sistem peminjaman yang tidak memungkinkan pemustaka untuk memilih dan commit to user



mengambil sendiri akan koleksi perpustakaan.” Koleksi yang ingin dipinjam dapat dipilih melalui daftar/katalog yang tersedia. Koleksinya akan diambilkan oleh petugas. Dalam sistem ini peran katalog sangat penting. Di samping itu petugas harus tanggap atas koleksi yang diinginkan pengguna. Mereka sering hanya menyebutkan subyek atau pengarangnya saja. Bahkan tidak jarang mereka hanya meyebutkan warna dan ukuran buku tanpa mengetahui judul maupun pengarangnya. Menurut

Buku

Pedoman

Perpustakaan Dinas

Departemen Agama RI (2006:123-124) menyatakan bahwa, “Sistem layanan tertutup adalah suatu sistem layanan yang tidak memperbolehkan para pemakai jasa perpustakaan untuk mengambil sendiri bahan pustaka yang dibutuhkan.” Dari

beberapa

pengertian

tersebut,

dapat

disimpulkan bahwa sistem layanan tertutup adalah suatu sistem layanan yang tidak memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi perpustakaan, dimana staff/petugas yang mengambilkan item untuk pengguna.

commit to user



2.3.1.2. Keunggulan sistem layanan tertutup Menurut Lasa Hs (1995:4-5) menyatakan bahwa sistem layanan tertutup mempunyai beberapa keunggulan, antara lain sebagai berikut: 1.

Daya tampung koleksi lebih banyak, karena jajaran rak satu dengan yang lain lebih dekat.

2.

Susunan buku akan lebih teratur dan tidak mudah rusak.

3.

Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit bila dibanding dengan sistem terbuka.

4.

Tidak memerlukan meja baca di ruang koleksi. Menurut

Buku

Pedoman

Perpustakaan Dinas

Departemen Agama RI (2006:123-124) menyatakan bahwa sistem layanan tertutup mempunyai beberapa keunggulan, antara lain sebagai berikut ini: 1.

Koleksi pustaka akan tetap terjaga susunannya.

2.

Kemungkinan bahan pustaka hilang relatif kecil. Dari uraian tersebut dapat diketahui bahwa sistem

layanan

tertutup

mempunyai

beberapa

keunggulan.

Diantaranya yaitu kerusakan/kehilangan koleksi lebih sedikit bila dibanding dengan sistem layanan terbuka karena pemustakanya tidak diperkenankan masuk ke ruang koleksi, jika pemustakanya ingin meminjam maka yang commit to user



mengambilkan adalah petugas, sehingga keluar-masuknya koleksi dapat terawasi dengan baik. Pemustaka dalam sitem layanan tertutup juga tidak perlu bersusah payah mencari koleksi yang ingin dipinjamnya, mereka tinggal menuliskan judul buku yang ingin dipinjam kemudian menunggu petugas

mencari

dan

mengambilkan

buku

tersebut

(menghemat tenaga dari segi pemustaka).

2.3.1.3. Kelemahan sistem layanan tertutup Menurut Lasa Hs (1995:5) menyatakan bahwa sistem layanan tertutup mempunyai beberapa kelemahan, antara lain sebagai berikut: 1. Banyak energi yang terserap di bagian sirkulasi. 2. Terdapat

sejumlah

koleksi

yang

tidak

pernah

keluar/dipinjam. 3. Sering menimbulkan koleksi yang tidak diinginkan misalnya

salah

pengertian

antara

petugas

dan

peminjam. 4. Antrian meminjam maupun mengembalikan buku dibagian ini sering berjubel. Keadaan ini berarti membuang waktu. Menurut

Buku

Pedoman

Perpustakaan Dinas

Departemen Agama RI (2006:123-124) menyatakan bahwa commit to user



sistem layanan tertutup mempunyai beberapa kelemahan, antara lain sebagai berikut ini: 1.

Untuk memilih buku lain tidak bebas.

2.

Membutuhkan banyak petugas pelayanan.

3.

Memerlukan

banyak

waktu

untuk

melayani

peminjaman. 4.

Mempersulit pemakai perpustakaan yang kurang mengetahui cara menggunakan katalog.

5.

Dibutuhkan banyak waktu bagi peminjam untuk mencari

informasi

pada

katalog,

sampai

didapatkannya buku oleh petugas perpustakaan. Dari uraian tersebut dapat diketahui beberapa kelemahan sistem layanan tertutup. Diantaranya yaitu banyak membutuhkan energi di bagian sirkulasi karena petugas harus bolak-balik ke ruang koleksi untuk mengambilkan koleksi yang ingin dipinjam pemustaka (dari segi petugas). Pemustaka biasanya merasa kurang puas karena tidak dapat mencari sendiri koleksi yang ingin dipinjamnya, terkadang koleksi yang diambilkan petugas berbeda

dengan

yang

pemustaka).

commit to user

mereka

maksud

(dari

segi



2.3.2. Sistem layanan terbuka (Open Access) 2.3.2.1. Pengertian sistem layanan terbuka Menurut Stevenson dan Collin (2006:36) dikutip oleh Fiqru Mafar (2010:20-21) dalam artikelnya yang berjudul Konsep Perpustakaan, Sikap Pustakawan, dan Book Vandalism dalam film „Mr. Bean‟ episode „The Library‟ menyatakan bahwa, “Sistem layanan terbuka yaitu suatu sistem layanan dimana pemustaka dapat mencari dan menemukan sendiri apa yang mereka inginkan.” Dalam sistem ini, pemustaka diberi kebebasan untuk menuju dan memilih buku diantara jajaran rak di perpustakaan. Dengan demikian, sistem ini memungkinkan pemustaka untuk menemukan koleksi lain yang berhubungan dengan informasi yang mereka cari. Menurut Lasa Hs (1995:5) menyatakan bahwa, “Sistem layanan terbuka adalah suatu sistem layanan yang memungkinkan pengguna untuk masuk ke ruang koleksi untuk memilih, mengambil sendiri koleksi yang sesuai.” Untuk itu mereka harus mengenal sistem pengelompokkan buku yang dianut oleh perpustakaan itu. Tanpa mengerti sistem ini mereka akan berputar-putar mengelilingi rak-rak buku hanya untuk menemukan satu atau dua judul misalnya.

commit to user



Menurut

Buku

Pedoman

Perpustakaan Dinas

Departemen Agama RI (2006:124) menyatakan bahwa, “Sistem layanan terbuka adalah sistem layanan yang memperbolehkan

para

pemakai

jasa

perpustakaan

mengambil sendiri bahan pustaka yang dibutuhkannya di tempat penyimpanan koleksi pustaka (rak buku)”. Dari

beberapa

pengertian

tersebut,

dapat

disimpulkan bahwa sistem layanan terbuka adalah suatu sistem layanan yang memungkinkan pemustaka masuk ke ruang koleksi untuk mencari, menemukan dan mengambil sendiri bahan pustaka sendiri apa yang mereka inginkan.

2.3.2.2. Keunggulan sistem layanan terbuka Menurut Lasa Hs (1995:5) menyatakan bahwa sistem layanan terbuka mempunyai beberapa keunggulan, antara lain sebagai berikut: 1.

Kartu-kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju ke rak untuk memilih sendiri.

2.

Menghemat tenaga, sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu mengambilkan. Pustakawan hanya mencatat dan kemudian mengembalikan buku yang telah dibaca di tempat maupun yang dikembalikan hari itu. commit to user



3.

Judul-judul yang diketahui dan dibaca lebih banyak.

4.

Akan segera diketahui judul buku yang dipinjam, nama dan alamat peminjam.

5.

Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari, maka saat itu pula dia dapat memilih judul lain yang relavan.

6.

Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham antara petugas dan peminjam. Menurut

Buku

Pedoman

Perpustakaan Dinas

Departemen Agama RI (2006:124) menyatakan bahwa sistem layanan terbuka mempunyai beberapa keunggulan, antara lain sebagai berikut: 1. Pemakai

bebas

memilih

koleksi

pustaka

yang

diinginkannya. 2. Jika koleksi yang dicari tidak ada pada rak, mereka dapat memilih alternatif koleksi lain yang sejenis atau hampir bersamaan. 3. Pelayanan tidak membutuhkan banyak tenaga. Dari uraian tersebut dapat diketahui beberapa keunggulan sistem layanan terbuka. Diantaranya yaitu menghemat

tenaga

karena

petugas

tidak

perlu

mengambilkan koleksi yang ingin dipinjam oleh pemustaka (dari segi petugas). Pemustaka dapat bebas mencari dan commit to user



memilih koleksi yang ingin mereka pinjam sehingga menimbulkan rasa puas pada pemustaka. Saat pemustaka tidak menemukan koleksi yang mereka cari, pemustaka tersebut dapat memilih alternatif koleksi lain yang relevan dengan koleksi yang mereka maksud sehingga mereka tidak perlu merasa kecewa karena koleksi yang mereka maksud tidak ada (dari segi pemustaka).

2.3.2.3. Kelemahan sistem layanan terbuka Menurut Lasa Hs (1995:5-6) menyatakan bahwa sistem layanan terbuka mempunyai beberapa kelemahan, antara lain sebagai berikut: 1.

Frekuensi kerusakan lebih besar.

2.

Memerlukan ruangan yang lebih luas, sebab letak rak satu dengan rak yang lain memerlukan jarak yang longgar.

3.

Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering mengadakan reshelving.

4.

Pemula yang datang ke perpustakaan itu untuk mencari buku sering bingung. Menurut

Buku

Pedoman

Perpustakaan Dinas

Departemen Agama RI (2006:124) menyatakan bahwa commit to user



sistem layanan terbuka mempunyai beberapa kelemahan, antara lain sebagai berikut: 1.

Koleksi mungkin akan bercampur aduk oleh para yang kurang tahu tata cara pengaturan di rak.

2.

Koleksi pustaka kemungkinan hilang cukup besar. Dari uraian tersebut dapat diketahui beberapa

kelemahan sistem layanan terbuka. Diantaranya yaitu susunan koleksi menjadi tidak teratur dan berantakan karena biasanya pemustaka mengembalikan koleksi yang tidak jadi mereka pinjam ke rak yang bukan tempatnya. Hal ini membuat susunan koleksi yang sudah ditata dan diurutkan sedemikian rupa

menjadi

bercampur

dan

berantakan. Tidak jarang pula pemustaka menyembunyikan koleksi dengan cara menyelipkan koleksi tersebut di rak yang bukan tempatnya agar tidak bisa ditemukan oleh pemustaka.

Tujuannya

adalah

bila

sewaktu-waktu

dibutuhkan dapat langsung dipinjam tanpa perlu khawatir akan dipinjam oleh pemustaka lain.

commit to user



2.4.

Layanan Sirkulasi 2.4.1. Pengertian layanan sirkulasi Kata sirkulasi berasal dari bahasa Inggris “circulation” yang berarti perpustaran, peredaran, seperti pada “sirkulasi udara, sirkulasi uang dan lain sebagainya.” Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman. Namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang

berkaitan

dengan

pemanfaatan,

penggunaan

koleksi

perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan. Menurut Lasa Hs (1995:1) menyatakan bahwa “Layanan sirkulasi adalah suatu kegiatan, pekerjaan perpustakaan yang berkaitan dengan peminjaman maupun pengembalian.” Kegiatan ini meliputi; syarat keanggotaan, peraturan, prosedur peminjaman dan pengembalian,

jam buka, sistem peminjaman, sistem

pencatatan maupun statistik pengunjung. Menurut

Suharyanti

(2010:112)

menyatakan

bahwa

“Pelayanan sirkulasi merupakan suatu pekerjaan yang tampak dari luar dan langsung berhubungan dengan pemakai perpustakaan.” Dari beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa layanan sirkulasi adalah suatu kegiatan, pekerjaan yang tampak dari

luar

yang

berkaitan dengan commit to user

peminjaman

maupun



pengembalian

langsung

berhubungan

dengan

pemakai

perpustakaan.

2.4.2.

Tujuan layanan sirkulasi Menurut Lasa Hs (1995:1-2) tujuan dari layanan sirkulasi adalah sebagai berikut: 1.

Supaya pengguna mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin.

2.

Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, di mana alamatnya serta kapan koleksi itu harus kembali. Dengan demikian apabila koleksi tersebut diperlukan peminat lain, akan segera dapat diketahui alamat peminjam atau dinantikan pada waktu pengembalian.

3.

Terjaminnya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas. Dengan demikian keamanan bahan pustaka akan terjaga.

4.

Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.

5.

Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui.

commit to user

yang



2.4.3. Jenis tugas layanan sirkulasi Menurut Lasa Hs (1995:2-4) menyatakan bahwa dalam layanan sirkulasi terdapat sejumlah tugas yang saling terkait antara satu dengan yang lain. Tugas-tugas itu antara lain: 1.

Peminjaman Peminjaman koleksi ada yang boleh dibawa pulang dan ada sejumlah koleksi yang hanya boleh dibaca di tempat. Sedangkan jangka waktu pinjam juga sangat bervariasi, misalnya : i. Jangka lama : setahun, semester, sekuartal, sebulan. ii. Jangka menengah : setengah bulan, sepuluh hari, seminggu iii. Jangka waktu pendek : tiga hari, dua hari, sehari. iv. Jangka waktu singkat : semalam, sesiang, sejam.

2.

Pengembalian Pada perpustakaan kecil, bagian pengembalian sering dijadikan satu dengan peminjaman. Akan tetapi bagi perpustakaan yang besar bagian ini dapat berdiri sendiri. Petugas di bagian ini harus tegas dan teliti. Sebab sering terjadi pelanggaran misalnya : keterlambatan dalam pengembalian,

penyobekan

halaman,

pemalsuan pada tanggal kembali. commit to user

terdapat

coretan,



3.

Penagihan Jika melebihi

terjadi

batas

keterlambatan

kewajaran perlu

pengembalian diadakan

yang

penagihan.

Penagihan dapat dilakukan dengan surat maupun lisan. 4.

Sanksi Sanksi yang dikenakan kepada pelanggar hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka itu juga diperlukan oleh orang lain. Berat ringannya sanksi tergantung pada jenis pelanggarannya. Oleh karena itu sanksi dapat berupa denda, peringatan penggantian maupun administrasi.

5.

Bebas pinjam Untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka tiap anggota yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk keperluan lain, diperlukan keterangan bebas pinjam. Kegunaan bebas pinjam ini untuk mengecek apakah pinjaman telah kembali semua atau belum.

6.

Statistik Dengan adanya statistik yang baik dapat diketahui perkembangan perpustakaan. Statistik ini dapat dibuat untuk mengetahui jumlah pengunjung, peminjam, pengembalian, buku yang dibaca ditempat pada waktu tertentu (hari, bulan, tahun).

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB III GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN AA YKPN YOGYAKARTA

3.1. Sejarah Singkat Sejarah berdirinya UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta tidak terlepas dari sejarah berdirinya Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta didirikan bersamaan dengan didirikannya Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta didirikan pada tanggal 22 Maret 1970, dibawah naungan Yayasan Keluarga Pahlawan Negara (YKPN). Pada tahun pertama berdiri, jumlah mahasiswa yang terdaftar di Akademi Akuntansi YKPN sebanyak 81 orang. Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta telah memperoleh status terdaftar dari Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Direktur Pendidikan Tinggi No. 217/DPT/B/1970 pada tanggal 30 Oktober 1970. Pada tahun 1970 pula Akademi Akuntansi YKPN menerima kesediaan Sri Sultan Hamengku Buwono IX (saat itu menjabat sebagai Wakil Presiden RI ) untuk duduk sebagai Ketua Dewan Penyantun. Sampai dengan tahun 1973 Akademi Akuntansi YKPN menggunakan Balai RK Surokarsan sebagai tempat untuk kegiatan belajar mengajar. Atas ijin Sri Sultan Hamengku Buwono IX, sejak tahun 1974 hingga sekarang Kampus Balapan di Jl. Gagak Rimang dipergunakan sebagai tempat kuliah. Dalam kurun waktu 5 commit to user

35



(lima) tahun, Akademi Akuntansi YKPN telah mampu menempatkan dirinya dalam jajaran terdepan lembaga pendidikan tinggi swasta penghasil tenaga sarjana muda akuntansi. Salah satu langkah monumental yang terpenting adalah mempelopori diakhirinya dualisme dalam pendidikan akuntansi dengan menghilangkan mata kuliah Tata Buku dan Hitung Dagang peninggalan Belanda dan menggantinya dengan matakuliah Akuntansi yang berorientasi ke Amerika. Langkah ini ditempuh dengan menjadi pemrakarsa Musyawarah Antar Perguruan Tinggi Akuntansi Swasta se-Indonesia yang pertama pada tahun 1978, bertempat di Kampus Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. Pada tahun 1981 Akademi Akuntansi YKPN memperoleh status Diakui berdasarkan SK No. 028/O/1981. Periode ini ditandai dengan perangkat lunak yang tidak kalah pentingnya, seperti penambahan jumlah dosen dan penyediaan bahan-bahan praktikum akuntansi, yang pada waktu itu sangat langka di pasar. Upaya ini membuahkan hasil yang sangat positif, sehingga Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta tercatat sebagai Akademi Akuntansi yang paling produktif dalam menghasilkan bahan-bahan praktikum akuntansi. Akademi

Akuntansi

YKPN

Yogyakarta

memperoleh

status

Disamakan berdasarkan SK No. 0191/O/1991 tanggal 11 April 1991. Dekade itu dicanangkan sebagai dekade peningkatkan mutu. Para dosen tetap secara bergilir menempuh studi lanjut pada Program S2, baik di dalam negeri maupun luar negeri. Hingga tahun 1996 ini hampir 80% dari dosen commit to user



tetap telah berhasil menempuh studi lanjut. Pada saat yang bersamaan, perubahan dan penyempurnaan kurikulum telah dilaksanakan secara bertahap. Disisi lain, kewajiban mahasiswa menggunakan buku acuan berbahasa

inggris

telah

dilaksanakan

pula,

disamping

kewajiban

mengerjakan tugas-tugas secara terencana. Perjalanan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta di masa akan datang tetap diwarnai oleh upaya untuk terus menerus menyempurnakan dirinya. Upaya ini masih terus berlanjut, karena tuntutan kualifikasi lulusan yang terus meningkat. Dalam perjalanannya,

Akademi

Akuntansi

YKPN

Yogyakarta

mampu

menempatkan dirinya di jajaran terdepan lembaga pendidikan tinggi swasta di bidang akuntansi Seiring dengan perjalanan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta dari masa ke masa juga membawa pengaruh terhadap perpustakaan. Perpustakaan yang awalnya berada di Balai RK Surokarsan dengan menggunakan ruang seadanya, juga berpindah tempat ke Kampus Balapan di Jl. Gagak Rimang. Di kampus Balapan di Jl. Gagak Rimang, perpustakaan menggunakan gedung depan satu tempat dengan bagian umum. Kemudian pada tahun 1990 perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta dipindahkan di ruang 101. Selanjutnya beberapa bulan berselang, perpustakaan mendapatkan gedung sendiri dan bertahan sampai sekarang. Di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN tidak memiliki kepala perpustakaan namun disana terdapat kepala bagian. Dari tahun 1977 commit to user



sampai sekarang kepala bagian perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN telah mengalami pergantian sebanyak 3 (tiga) kali yaitu sebagai berikut : 1. Ibu Suwarni

(1977-2009)

2. Bapak Subardjo (2009-2011) 3. Ibu Umiarsi

3.2.

(2011-sekarang)

Visi, Misi dan Tujuan AA YKPN 3.2.1. Visi Menjadi suatu lembaga pendidikan terkemuka di Indonesia termashur karena lulusannya bermutu tinggi, terkenal karena memiliki komitmen yang tinggi terhadap integritas lembaga pendidikan sebagai wahana pencerdasan bangsa, khususnya di bidang akuntansi. 3.2.2. Misi Menyelenggarakan

pendidikan

profesional

di

bidang

akuntansi yang mampu memberi bekal pengetahuan teori dan praktik kepada

para

lulusannya,

mampu

beradaptasi

terhadap

perubahan/perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. 3.2.3. Tujuan Pendidikan 1. Mendidik calon-calon profesional di bidang akuntansi agar memiliki kompentensi tinggi sebagai tenaga ahli madya akuntansi. commit to user



2. Menciptakan suasana yang kondusif bagi terselenggaranya proses belajar mengajar untuk menghasilkan lulusan yang terampil beradaptasi dengan tuntutan profsi serta terampil dalam mengembangkan potensi diri.

3.3. Struktur Organisasi 3.3.1. Struktur Organisasi Makro Yang dimaksud dengan struktur organisasi makro adalah penggambaran kedudukan UPT Perpustakaan sebagai unit kerja di dalam struktur organisasi Akademi Akuntansi YKPN. Organisasi makro ini menggambarkan secara formal yang berhubungan dengan lembaga induknya. Perpustakan sebagai unit pelaksana teknis yang secara bersama-sama mempunyai kedudukan yang sama dengan unit yang lain dalam mencapai tujuan lembaga induknya. UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Pembantu Direktur I.

commit to user



Bagan 1 Struktur Organisasi Makro UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta Yayasan Keluarga Pahlawan Negara (YKPN)

Badan Pelaksana Harian Ketua : Sekertaris : Bendahara : Anggota :

Dewan Penyantun

Pembantu Direktur I

Direktur

Pembantu Direktur II

Bagian Administrasi Perkuliahan & Praktikum

Bagian Umum dan Rumah Tangga

Bagian Administrasi Ujian dan Nilai

Bagian Keuangan

Senat Akademi

Pembantu Direktur III

Bagian Kemahasiswaan

Bagian Akuntansi Bagian Perpustakaan Bagian Pengadaan

Bagian Penerbitan

Pusat Komputer Bagian Personalia Bagian Logistik

Lembaga Pengembangan Manajemen dan Akuntansi

Lembaga Penelitian dan Pengembangan

Sumber : UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta 2012

commit to user



3.3.2. Struktur Organisasi Mikro Yang dimaksud dengan struktur organisasi mikro adalah penegasan dan penggambaran tentang macam, kedudukan, sistem dan kewenangannya secara hirarkis dari sub-unit kerja yang ada di dalam lingkungan unit kerja perpustakaan. Dalam struktur organisasi mikro Kabag membawahi

semua staff di UPT Perpustakaan

Akademi Akuntansi YKPN. Bagan 2 Struktur Organisasi Mikro UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta Kepala Bagian Perpustakaan

Staff

Ibu Indayani Staff

Staff Ibu

Ardian Kusuma

Sumardjilah

Staff

Staff

Bp. Maryadi

Bp. Purwanto


commit to user



3.4. Gedung dan Ruang UPT

Perpustakaan

Akademi

Akuntansi

YKPN

Yogyakarta

menempati bangunan berlantai 2 (dua) untuk menjalankan berbagai macam kegiatannya, dengan perinciannya sebagai berikut ini: 3.4.1.

Lantai 1 Lantai satu ini merupakan tempat berpusatnya kegiatan perpustakaan. Lantai satu ini terdiri dari beberapa ruang yaitu sebagai berikut : 1. Ruang koleksi Ruang koleksi merupakan ruangan yang digunakan untuk

menyimpan

koleksi-koleksi

yang

dimiliki

oleh

perpustakaan. Koleksi-koleksi tersebut ditempatkan pada rakrak buku yang ditata sedemikian rupa oleh petugas dengan tujuan agar mudah dalam penyimpanan dan pencarian kembali sewaktu dibutuhkan atau dipinjam. 2. Gudang Gudang merupakan tempat untuk menyimpan koleksi bahan pustaka yang sudah rusak parah atau koleksi yang sudah tidak digunakan lagi. Gudang yang ada di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta tidak terlalu luas, namun masih cukup untuk menyimpan koleksi bahan pustaka yang sudah rusak parah atau koleksi yang sudah tidak digunakan.

commit to user



3. Ruang Kabag Perpustakaan Ruang Kabag Perpustakaan merupakan ruang khusus yang disediakan untuk Kabag perpustakaan. Di ruangan ini Kabag perpustakaan melakukan segala aktifitas pekerjaannya. 4. Ruang Pengolahan dan Sirkulasi Karena UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta tidak terlalu besar maka ruang pengolahan dan sirkulasi menjadi satu. Di ruangan ini bahan pustaka diolah sehingga

dapat

dipinjamkan

kepada

pengguna

serta

berpusatnya kegiatan peminjaman, pengembalian ataupun perpanjangan. 3.4.2.

Lantai 2 Meskipun

lantai

dua

UPT

Perpustakaan

Akademi

Akuntansi YKPN Yogyakarta cukup luas namun hanya dibuat satu ruangan saja yaitu: 1. Ruang Baca Bagi

mahasiswa

yang

ingin

membaca

dapat

memanfaatkan ruangan di lantai dua. Di lantai dua ini ini karena disediakan beberapa koleksi majalah, jurnal, koleksi umum yang hanya dapat dibaca ditempat dan tidak boleh dipinjam. Ruang baca perpustaakan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta ini cukup luas sehingga dapat menampung commit to user cukup banyak penggunanya. Fasilitas meja yang disediakan



diruang baca merupakan meja khusus, dimana setiap kiri dan kanan meja terdapat sekatnya yang dimaksudkan agar lebih bersifat nyaman saat membaca. 2. Ruang Internet Bagi

mahasiswa

yang

ingin

internet

dapat

memanfaatkan ruangan di lantai dua ini dengan menggunakan komputer yang tersedia disana. Meskipun ruang internet ini menjadi satu dengan ruang baca namun tempatnya masih cukup luas. Penggunaannya tidak perlu memakai password ataupun dibatasi waktu dalam memanfaatkan komputer, sepanjang masih dalam waktu pelayanan.

3.5. Sumber Daya Manusia Sumber Daya Manusia merupakan salah satu unsur penting di perpustakaan karena sumber daya manusia adalah modal dasar dalam penyelenggaraan operasional perpustakaan. Sumber daya manusia berkaitan langsung dengan kegiatan seperti pengadaan, pengolahan dan pengolahan bahan pustaka, serta kegiatan pengkajian atau kegiatan lain untuk perkembangan perpustakaan, dan dokumentasi informasi. Terlebih lagi sebuah lembaga perpustakaan dapat menjalankan fungsi pelayanan kepada pengguna

secara

maksimal apabila

didukung oleh para pengelola

perpustakaan yang handal dan berkualitas. commit to user



Berikut merupakan daftar tenaga pengelola di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta yang berjumlah 6 (enam) orang dengan rincian sebagai berikut: Tabel 1 Tenaga UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta Berdasarkan Pendidikan No Nama Pendidikan Jabatan 1

Umiarsi

SMA

Kepala Bagian

2

Sumarjilah

SMA

Staff

3

Indayani

SMA

Staff

4

Purwanto

SMA

Staff

5

Maryadi, A. Md

D3 Managemen

Staff

6

Ardian Kusuma, Sip

S1 Perpustakaan

Staff


3.6. Sumber Dana Dana merupakan salah satu unsur penting dalam perkembangan suatu pepustakaan. Karena dengan adanya dana, koleksi yang dibutuhkan akan terpenuhi. Sehingga koleksi perpustakaan akan semakin komplit dan tentunya akan tercapai tujuan yang diinginkan. Sumber dana di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN berasal dari alokasi anggaran Akademi Akuntansi YKPN. Tetapi karena anggaran ini bersifat rahasia, maka sumber dana dan besarnya dana anggaran tidak bisa dicantumkan dalam laporan ini.

commit to user



3.7. Koleksi Koleksi yang dimiliki UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta adalah jenis koleksi cetak. Dari tahun ke tahun koleksi UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta terus mengalami peningkatan demi untuk memenuhi kebutuhan mahasiswanya serta mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan khususnya dalam bidang Akuntansi. Koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta meliputi: 3.7.1. Buku Koleksi-koleksi buku yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta adalah beberapa buku umum dan buku-buku tentang ilmu Akuntansi. UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta merupakan perpustakaan khusus yang melayani peminjaman buku-buku tentang Akuntansi dan buku-buku tentang materi penunjang kuliah karena UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta didirikan dengan tujuan untuk menunjang proses perkuliahan dan praktikum/laboratorium maka koleksinya lebih spesifik pada buku-buku tentang Akuntansi yang biasa digunakan dalam kegiatan perkuliahan sehingga hanya memiliki beberapa buku-buku umum saja. Koleksi buku tersebut berasal dari pembelian ataupun buku yang khusus disusun oleh staff pengajar di Akademi Akuntansi YKPN serta diterbitkan oleh YKPN. Buku yang terdapat di perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN commit to user



sampai tahun 2012 berjumlah 23.025 eksemplar yang terdiri dari 1.325 judul, yaitu sebagai berikut:

No.

Tabel 2 Koleksi Karya Cetak Jenis Bahan Pustaka Jumlah Judul

Eksemplar

1.

000 Karya Umum

47

246

2.

100 Filsafat

13

825

3.

200 Agama

47

464

4.

300 Ilmu Sosial

215

6702

5.

400 Bahasa

6

377

6.

500 Ilmu-ilmu Murni

7

100

7.

600 Ilmu-ilmu Terapan

989

14310

8.

700 Kesenian

-

-

9.

800 Sastra

-

-

10

900 Geografi dan Sejarah

1

1

1.325

23.025

Jumlah


3.7.2. Majalah, jurnal dan surat kabar Majalah sering disebut terbitan berkala karena terbit secara berkala ( periodik ), misalnya terbit mingguan, bulanan, triwulan, dan biasanya memiliki nomor urut, tahun terbit, dewan redaksi serta diterbitkan terus sampai waktu yang tidak terbatas serta berisi artikel-artikel. Majalah-majalah koleksi UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta merupakan majalah tentang akuntansi ataupun bisnis. Sedangkan surat kabar juga disebut terbitan berkala yaitu terbit harian, surat kabar memuat berita-berita hangat yang merupakan informasi mutakhir. Untuk majalah mingguan yang biasa commit to user



dilanggan oleh UPT Perpustakaan AA YKPN hanya digunakan selama 1 (satu) bulan setelah itu akan digudangkan. Sedangkan majalah bulanan yang biasa dilanggan hanya digunakan selama 3 (tiga) bulan setelah itu akan digudangkan. Majalah yang biasa dilanggan oleh UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta adalah Majalah Tempo, Info Bank, Kontan, BI Weekend, Swasembada. Sedangkan surat kabar yang biasa dilanggan adalah Kompas dan Bisnis Indonesia. 3.7.3. Koleksi khusus Koleksi khusus merupakan koleksi yang hanya dimiliki oleh UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. Koleksi khusus ini berupa Laporan Kuliah Kerja Lapangan dari mahasiswa Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta.

3.8. Sarana dan Prasarana Sarana dan prasarana perpustakaan adalah semua benda dan barang fasilitas yang ada di perpustakaan dan digunakan untuk mendukung terselenggaranya kegiatan perpustakaan. Demi memperlancar kegiatan, setiap perpustakaan pastinya berupaya untuk menyediakan sarana dan prasarana yang lengkap. Demikian juga UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta menyediakan berbagai macam sarana dan prasarana. Berikut sarana dan prasana yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta: commit to user



Tabel 3 Sarana dan Prasarana UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta No.

Nama Barang

Jumlah

Kondisi

1.

Komputer Opac

1 Unit

Rusak

2.

Komputer Sirkulasi

3 Unit

Baik

3.

Komputer Internet

25 Unit

Baik

4.

Printer

1 Unit

Baik

5.

AC (Air Conditioner) (Ruang Sirkulasi)

1 Unit

Baik

6.

AC (Air Conditioner) (Ruang Baca)

6 Unit

Baik

7.

Kipas Angin

5 Unit

Baik

8.

Loker (Staff)

2 Buah

Baik

9.

Loker (Pengunjung)

1 Buah

Baik

10.

Rak Buku (Ruang Koleksi)

41 Buah

Baik

11.

Rak Buku (Ruang Baca)

4 Buah

Baik

12.

Meja Sirkulasi

6 Buah

Baik

13.

Meja Ruang baca

72 Buah

Baik

14.

Kursi Sirkulasi

6 Buah

Baik

15.

Kursi Ruang baca

72 Buah

Baik

16.

Almari Katalog

1 Buah

Baik

17.

Telepon

1 Buah

Baik

18.

Dispenser

1 Buah

Baik

19.

Jam Dinding

2 Buah

Baik

20.

Mesin ketik

1 Buah

Baik

21

Pemotong kertas

1 Buah

Baik


commit to user



3.9.

Layanan Sistem pelayanan yang diterapkan di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta adalah sistem pelayanan tertutup, pengunjung tidak diperkenankan masuk ke rak-rak buku untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Pengunjung hanya dapat membaca atau meminjam melalui petugas yang akan mengambilkan bahan pustaka untuk para pengunjung. Sehingga pengunjung tidak memiliki kebebasan dalam memilih pustaka yang mereka kehendaki. Macam-macam layanan yang diberikan di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta: 3.9.1. Layanan sirkulasi Layanan sirkulasi adalah layanan yang diberikan kepada pengunjung untuk dapat meminjam dan mengembalikan buku koleksi perpustakaan. Pengertian layanan sirkulasi : mencakup semua

bentuk

kegiatan

pencatatan

yang

berkaitan

dengan

pemanfaatan, pengunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan. Macam layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta meliputi : 1.

Layanan Peminjaman Layanan peminjaman bertugas mencatat semua hal yang

terkait

dengan

peminjaman,

mencangkup

data

peminjaman, koleksi yang di pinjam, dan waktu peminjaman. commit to user



Lamanya peminjaman dan jumlah koleksi yang dapat dipinjam dapat dilihat pada peraturan peminjaman bahan pustaka. Koleksi yang dipinjamkan ini ada 2 jenis yaitu: a. Buku wajib Buku wajib merupakan bahan pustaka yang wajib dipinjam oleh mahasiswa karena buku ini merupakan buku yang selalu digunakan dalam perkuliahan. Tetapi tidak semua mata kuliah menggunakan buku wajib ini karena hanya mata kuliah tertentu saja yang diharuskan untuk membawa buku wajib ini. Prosedur peminjaman buku wajib:  Mahasiswa baru : 1) Menunjukkan Kuitansi SPP angsuran ke 1 2) Buku yang dipinjam: - Accounting - Computer and Information System  Mahasiswa lama : 1) Menunjukkan KRS dan Kuitansi SPP baru 2) Buku yang diambil sesuai dengan mata kuliah yang diambil

commit to user



b.

Buku anjuran Buku anjuran merupakan buku koleksi yang digunakan mahasiswa sewaktu kuliah dalam waktu tertentu. Buku anjuran ini juga sering digunakan mahasiswa untuk mengerjakan tugas-tugas kuliah. Mahasiswa meminjam buku-buku anjuran hanya jika mendapat anjuran dari dosen pengajar mereka. Prosedur peminjaman buku anjuran: 1) Peminjam

harus

memiliki

Kartu

Mahasiswa

Akademi Akuntansi YKPN yang berlaku pada semester yang bersangkutan. 2) Peminjam

harus

datang

sendiri

(tidak

boleh

diwakilkan). 3) Petugas melakukan scan pada kartu mahasiswa, scan pada

barcode

mahasiswa

koleksi

serta

lalu

tanggal

mencatat

kembali

nomor

pada

slip

pengembalian. 4) Jumlah buku yang dapat dipinjam maksimum 2 (dua) eksemplar, dengan judul yang berbeda. 5) Jangka waktu peminjaman paling lama 1 (satu) minggu.

commit to user



2.

Layanan Pengembalian Layanan

pengembalian

meliputi

kegiatan

yang

mencatat semua hal yang terkait dengan pengembalian, koleksi yang dikembalikan waktu pengembalian termasuk memberikan sanksi denda apabila ada keterlambatan. Prosedur pengembalian: 1) Mahasiswa yang bersangkutan datang sendiri ke bagian sirkulasi. 2) Untuk buku wajib mahasiswa hanya perlu mebawa koleksi

tersebut

ke

bagian

sirkulasi

untuk

dikembaliakan. Sedangkan untuk buku pendamping mahasiswa tersebut membawa koleksi yang dipinjam serta membawa Kartu Mahasiswa Akademi Akuntansi YKPN. 3) Petugas memproses buku tersebut dan melihat data, jika tidak terlambat maka selesai sedangkan jika terlambat petugas memberikan kartu denda dan menahan Kartu Mahasiswa tersebut. 3.

Layanan perpanjangan Layanan perpanjangan meliputi kegiatan yang mencatat kembali koleksi yang dipinjam oleh pengguna, dengan tujuan memperpanjang

jangka

commit to user

waktu

pinjaman.

Layanan



perpanjangan ini hanya untuk buku pendamping saja sedangkan untuk buku wajib tidak dapat diperpanjang. Prosedur perpanjangan: 1) Mahasiswa tersebut datang sendiri ke bagian sirkulasi. 2) Membawa bahan pustaka yang ingin diperpanjang serta membawa Kartu Mahasiswa Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. 3) Perpanjangan hanya dapat dilakukan satu kali. 4) Perpanjangan waktu peminjaman hanya diijinkan apabila buku yang sama masih terdapat dalam persediaan. 4.

Layanan bebas pinjaman/bebas perpustakaan Layanan

bebas

pinjaman/bebas

perpustakaan

merupakan suatu layanan yang diberikan kepada anggota Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta dengan tujuan agar mahasiswa dapat registrasi tiap semester. Layanan bebas pinjaman ini memberikan keterangan bahwa mahasiswa bersangkutan sudah tidak memiliki tangguhan koleksi yang belum dikembalikan pada perpustakaan. Karena jika tidak mendapat surat keterangan bebas pinjaman dari perpustakaan mahasiswa

yang

bersangkutan

tidak

dapat

melakukan

registrasi. Bebas pinjaman dilaksanakan sehari setelah ujian akhir selesai.

commit to user



3.9.2. Layanan Koleksi Baca Layanan koleksi baca adalah suatu bentuk layanan kepada pengguna perpustakaan dimana koleksi tersebut hanya dapat dibaca ditempat, tidak diperbolehkan untuk dipinjam ataupun dibawa pulang. Layanan baca tersebut terdapat di lantai 2. Koleksi baca ini meliputi buku umum, majalah, jurnal, surat kabar dan laporan KKL Mahasiswa Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. 3.9.3. Layanan Internet Layanan internet di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta terdapat dilantai 2. Layanan ini disediakan bagi mahasiswa Akademi Akuntansi YKPN secara cuma-cuma. Dimana penggunaan komputernya tanpa perlu menggunakan pasword.

3.10. Keanggotaan Mereka yang kuliah di Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta secara otomatis akan menjadi anggota di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta tanpa harus mendaftar terlebih dahulu. Karena perpustakaan memang diperuntukkan bagi mahasiswa Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta dan seluruh civitas akademi guna menunjung dalam proses kegiatan belajar mengajar.

commit to user



3.11. Denda dan Sanksi Pelanggaran batas waktu pengembalian, menghilangkan, atau merusakkan buku/majalah dikenakan sanksi sebagai berikut: 1) Pengembalian buku yang terlambat akan dikenakan denda sesuai dengan peraturan. 2) Menghilangkan/merusakkan buku Perpustakaan diwajibkan mengganti buku yang sama dalam kondisi yang masih baru.

3.12. Tata Tertib Jam buka pelayanan di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta, adalah sebagai berikut: Senin - Jumat

: Pukul 07.30 - 15.30 WIB

3.12.1. Tata Tertib Penggunaan Ruang Baca Dalam menggunakan ruang baca pemustaka harus mematuhi peraturan yang telah ditetapakan yaitu sebagai berikut: 1. Setiap mahasiswa yang berada di ruang baca wajib menjaga kebersihan dan menciptakan suasana tenang, tertib dan teratur, sehingga para mahasiswa dapat belajar dengan baik. 2. Di ruang baca mahasiswa dilarang: a) Merokok. b) Makan dan Minum. c) Mengubah letak meja dan kursi. commit to user



d) Bercakap-cakpa sedemikian rupa sehingga mengganggu ketenangan belajar. e) Membuang sampah disembarang tempat. f) Membuat kotor meja kursi, lebih-lebih melakukan coratcoret.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB IV PEMBAHASAN

UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta merupakan unit kerja yang mendukung proses kegiatan belajar-mengajar, yang bertugas menyediakan berbagai macam buku, majalah dan bahan bacaan lainnya untuk menunjang

proses

proses

perkuliahan

dan

praktikum.

Tentunya

UPT

Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta berharap pemustakanya dapat memanfaatkan berbagai macam koleksi yang ada di perpustakaan secara maksimal. Karena tidak ada gunanya jika koleksi yang telah disediakan di perpustakaan tidak dimanfaatkan secara maksimal oleh mahasiswa. UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta yang saat ini menerapkan sistem layanan tertutup dirasa kurang efektif. Sistem layanan tertutup yang tidak memperkenankan pemustakanya masuk dan mengambil sendiri koleksi yang mereka cari membuat pemustaka merasa kurang puas. Terlebih lagi banyak koleksi perpustakaan yang tidak diketahui pemustaka secara menyeluruh sehingga pemustaka tidak dapat memanfaatkan koleksi perpustakaan secara maksimal. Karena itu sudah saatnya UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta untuk menerapkan sistem layanan terbuka.

commit to user

58



4.1. Upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta 4.1.1. Penataan ruang Menurut Lasa Hs (2005:157) menyatakan bahwa, “Tata ruang adalah perencanaan ruangan yang mempertimbangkan keserasian dalam penataan ruang yang dapat mempengaruhi produktivitas, efisiensi, efektifitas dan kenyamanan pemakai.” Penataan ruang merupakan hal utama yang harus dilakukan yaitu mulai dari ruang sirkulasi, ruang baca, ruang koleksi harus ditata sedemikian rupa dengan mempertimbangkan luas gedung perpustakaan. Penataan ruang harus dilakukan secara efisien dan efektif. Gedung di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta terdiri dari 2 (dua) lantai. Lantai 1 (satu) untuk ruang sirkulasi, ruang kabag, ruang koleksi dan gudang. Sedangkan lantai 2 (dua) digunakan untuk ruang internet dan ruang baca. Ruang sirkulasi di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta dipisahkan oleh sekat kaca dari ruang koleksi. Ruang layanan peminjaman dan pengembalian dibuat menjadi satu sehingga cukup luas. Untuk ruang petugas, UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta hanya memiliki satu ruangan yaitu ruang khusus kabag perpustakaan. Ruang gudang perpustakaan yang digunakan untuk menyimpan bahan pustaka yang rusak atau tidak dipakai terdapat disamping ruang kabag perpustakaan. Dalam ruang koleksi commit to user



UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta terdapat disamping ruang peminjaman dan pengembalian. Rak buku di ruang koleksi ditata berdekatan. Jarak antara rak satu dengan rak lainnya hanya cukup dilewati untuk satu orang. Lantai 2 ( dua) hanya terdapat satu ruangan yang cukup luas yang digunakan untuk ruang internet dan ruang baca. Dimana di lantai 2 ini disediakan 72 buah meja baca. Pintu masuk dan pintu keluar perpustakaan tidak dipisahkan yang mana terdiri dari dua pintu yaitu pintu utama dan pintu samping. Dalam upaya penerapan sistem layanan terbuka penataan ruang harus benar-benar diperhatikan. Tata ruang sirkulasi sebaiknya menggunakan sistem tata baur yaitu suatu cara penempatan koleksi dimana antara ruang/meja baca dan koleksi dicampur. Dengan demikian pembaca akan lebih mudah mengambil koleksi sendiri dan yang berkeinginan membaca di tempat dapat segera membawa koleksi tersebut ke meja baca yang disediakan di dekat rak buku. Untuk ruang sirkulasi UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta dirasa terlalu luas yaitu pada ruang peminjaman dan pengembalian. Dalam upaya penerapan layanan terbuka ruang peminjaman dan pengembalian tidak memerlukan space yang luas. Namun ruang peminjaman dan pengembalian harus dibuat secara terpisah. Ruang peminjaman ditempatkan di dekat pintu keluar dengan tujaun untuk memudahkan pengawasan kepada pemustaka demi keamanan bahan commit to user



pustaka. Sedangkan ruang pengembalian ditempatkan di dekat pintu masuk. Menurut Lasa Hs (1995:5) menyatakan bahwa, “Sistem layanan terbuka adalah suatu sistem layanan yang memungkinkan pengguna untuk masuk ke ruang koleksi untuk memilih, mengambil sendiri koleksi yang sesuai.” Sesuai dengan pengertian sistem layanan terbuka tersebut maka untuk ruang koleksi penataan rak buku harus disesuaikan dengan ruang, jarak antara rak yang satu dengan rak yang lain tidak boleh terlalu dekat. Jarak antara rak satu dengan rak yang lain harus agak lebar agar apabila ada pemakai yang mencari koleksi diantara rak tersebut tidak terganggu walaupun ada petugas perpustakaan yang lewat dengan membawa trolley buku (rak dorong buku). Menurut Lasa Hs (1995:5-6) menyatakan bahwa, “Sistem layanan terbuka mempunyai beberapa kelemahan diantaranya adalah pemula yang datang ke perpustakaan untuk mencari buku sering merasa bingung”. Karena itu rak koleksi diberi keterangan no. kelas bahan pustaka yang terdapat pada rak tersebut dengan tujuan untuk memudahkan pembaca menemukan bahan pustaka yang dicarinya. Pemberian rambu-rambu yang menunjukkan lokasi bahan pustaka harus lengkap dan jelas. Hal ini untuk mengurangi banyaknya pertanyaan mengenai lokasi koleksi kepada petugas. Ruang koleksi commit to user



dapat ditempatkan di dua tempat yaitu sebagian di lantai 1 (satu) dan sebagian lagi ditempatkan di lantai 2 (dua). Pintu masuk dan pintu keluar perpustakaan hendaknya dibuat terpisah dengan tujuan untuk menghindari antrian pemustaka sehingga tidak membuat pemustaka berjubel. Karena biasanya sering terjadi antrian pemustaka yaitu antara pemustaka yang ingin meminjam bahan pustaka dan pemustaka yang ingin keluar perpustakaan. Dimana pemustaka yang ingin keluar harus menunggu pemustaka yang ingin meminjam bahan pustaka selesai dilayani, baru mereka bisa masuk ke perpustakaan karena jika tidak akan membuat pemustaka harus saling

berdesakan. Ini sering terjadi pada

perpustakaan yang membuat pintu masuk dan pintu keluar menjadi satu, untuk itu pemisahan antara pintu masuk dan pintu keluar sangat penting. Terlebih pemisahan antara pintu masuk dan pintu keluar akan memudahkan pemustaka.

petugas Pemustaka

dalam

melakukan

pengawasan

yang

membawa

barang-barang

kepada yang

seharusnya tidak boleh dibawa masuk dapat dengan mudah diketahui dan segera ditegur, juga petugas sirkulasi dapat dengan leluasa mengawasi pemustaka yang ingin keluar perpustakaan tidak membawa bahan pustaka yang belum dipinjam. 4.1.2. Koleksi Dalam upaya penerapan sistem layanan terbuka, koleksi merupakan salah satu unsur yang harus diperhatikan. Dimana dalam commit to user



sistem layanan terbuka pemustaka diberi kebebasan dalam memilih dan mengambil sendiri bahan pustaka yang mereka butuhkan. Menurut Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000 tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi Pasal 12 ayat 2, point d menyatakan bahwa ruang perpustakaan dengan buku pustaka adalah untuk Program Diploma dan Program S1 jumlah buku sekurang-kurangnya 10% dari jumlah mahasiswa dengan memperhatikan komposisi jenis judul. Jumlah

total

mahasiswa

Akademi

Akuntansi

YKPN

Yogyakarta saat ini adalah 1.476 mahasiswa. Koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta sampai tahun 2012 berjumlah 23.025 eksemplar yang terdiri dari 1.325 judul buku, kebanyakan koleksinya adalah tentang akuntansi dan semua koleksinya merupakan karya cetak. Sedangkan jumlah minimal yang harus dimiliki oleh UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta yang hanya membuka jalur Pendidikan Program Diploma jurusan Akuntansi adalah 10% x 1.476 = 147 judul. Sehingga koleksi yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta sudah memenuhi syarat. Namun mengingat koleksi bahan pustaka merupakan salah satu unsur utama yang dapat menarik pemustaka, hendaknya koleksi bahan pustaka perpustakaan perlu ditingkatkan lagi dan dibuat bervariasi agar pemustaka lebih banyak commit to user



mempunyai pilihan. Berikut ini adalah data penambahan koleksi perpustakaan: Tabel 4 Statistik Penambahan Koleksi UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta Tahun 2012 No Judul No. Klas Jumlah . Eksemplar 1.

Advanced Accounting. 11Ed

657.4

1

2.

Akuntansi Transaksi Syariah

557.9

5

3.

Auditing edisi 8

657.45

10

4.

Dasar-dasar Akuntansi II

657

100

5.

Financial Statement Analysis edisi 12

657.3

10

6.

Introduction to Accounting Information Systems. 7th ed

657.27

10

7.

Principles of Accounting Information Systems

657.27

10

Jumlah Judul : 7

Jumlah Eksemplar : 146


4.1.3. OPAC (Online Public Acces Catalogue) Menurut

Sutarno (2008) yang dikutip oleh E. Yeni

Sulistiyowati dalam artikelnya yang berjudul Sistem Temu Kembali Informasi pada OPAC (Online Public Acces Catalogue) menyatakan bahwa “OPAC merupakan katalog elektronik yang berarti sistem katalog

perpustakaan

yang

menggunakan

komputer.”

OPAC

digunakan untuk mengakses secara online ke koleksi perpustakaan melalui

terminal

komputer.

Dengan

adanya

OPAC

akan

mempermudah pemustaka dalam melakukan penelusuran informasi commit to user sehingga akan menghemat tenaga dan waktu. Pemustaka dapat



melakukan penelusuran melalui pengarang, judul, subyek kata kunci dan sebagainya. Selain sebagai sarana penelusuran, OPAC berguna untuk menunjukkan keberadaan suatu koleksi perpustakaan. Saat ini UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta hanya menyediakan satu unit komputer OPAC. Dalam upaya penerapan sistem layanan terbuka maka diperlukan tambahan unit komputer OPAC. Komputer OPAC ini nantinya akan ditempatkan di dekat ruang koleksi atau sekitar koleksi. 4.1.4. Menyediakan Loker Dalam upaya penerapan sistem layanan terbuka, loker sangat dibutuhkan sebagai tempat penyimpanan barang-barang pemustaka seperti tas, jaket dan barang lainnya dengan tujuan untuk menjamin keamanan barang-barang pemustaka. Karena pada perpustakaan yang menerapkan sistem layanan terbuka, biasanya pemustaka dilarang membawa masuk barang-barang bawaannya seperti tas, jaket dan barang sejenisnya demi menjaga keamanan bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. Jumlah loker yang disediakan sebaiknya disesuaikan dengan jumlah rata-rata pengunjung perpustakaan setiap harinya. Loker ditempatkan didekat pintu masuk perpustakaan dan untuk menjaga keamanan barang-barang yang disimpan di loker diperlukan

seorang

petugas.

Petugas

ini

bertugas

melayani

peminjaman kunci loker, menjaga dan mengawasi barang-barang pemustaka yang dititipkan di loker. commit to user



4.1.5. Meningkatkan keamanan Untuk meningkatkan keamanan perpustakaan maka dapat dilakukan dengan membentuk petugas keamanan yang bertugas untuk menjamin keamanan bahan pustaka dan memastikan pemustaka tidak akan berani mencuri bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Dinas Departemen Agama RI (2006:124) menyatakan bahwa “Dalam sistem layanan terbuka mempunyai beberapa kelemahan diantaranya adalah kemungkinan koleksi pustaka hilang cukup besar.” Karena itu untuk meningkatkan keamanan diperlukan petugas keamanan. Selain pembentukan petugas keamanan dapat pula melakukan pemasangan sistem keamanan elektronik, seperti penggunaan kamera pengintai (CCTV) untuk memantau kegiatan pemustaka di dalam perpustakaan, mencegah pencurian, dan menjamin keamanan fasilitas lainnya. 4.1.6. Peraturan baru Dalam upaya penerapan layanan terbuka tentunya juga harus mempersiapkan kebijakan baru yang memuat tentang berbagai hal seperti peraturan tentang penggunaan fasilitas perpustakaan, prosedur peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, tata tertib di perpustakaan. Dimana peraturan ini sangat penting bagi perpustakaan karena berhubungan dengan keamanan bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. Dalam penentuan peraturan baru perpustakaan, haruslah diperhatikan berbagai segi aspek mulai dari aspek petugas, commit to user



keamanan bahan pustaka dan aspek pemustaka serta tujuan perpustakaan. 4.1.7. Pendidikan pengguna (user education) Menurut F. Rahayuningsih (2005:3) dalam artikelnya yang berjudul Mengkaji Pentingnya Pendidikan Pengguna menyatakan bahwa: Pendidikan pengguna adalah sumber aktifitas yang dirancang untuk mendidik pengguna agar sadar akan sumber-sumber informasi, fasilitas-fasilitas yang tersedia di perpustakaan dan melatih pengguna dalam memanfaatkan sumber-sumber tersebut secara tepat.” Pendidikan pemakai diberikan kepada pemustaka dengan tujuan untuk mengenalkan kepada pemustaka bahwa perpustakaan sebagai

pusat

sumber

informasi,

fasilitas-fasilitas

belajar

di

perpustakaan, macam-macam layanan di perpustakaan, sekaligus sosialisasi tentang prosedur pelayanan perpustakaan yang menerapkan sistem layanan terbuka agar pemustaka dapat menggunakan koleksi, dapat

memanfaatkan

fasilitas-fasilitas

yang

disediakan

di

perpustakaan dengan baik dan benar, mengetahui prosedur dan macam-macam layanan yang disediakan di perpustakaan. Kegiatan semacam ini memiliki manfaat timbal balik bagi pemustaka maupun bagi perpustakaan sendiri. Pemustaka menjadi terampil mencari informasi. Tugas-tugas dapat mereka selesaikan dengan lebih lancar karena didukung oleh perpustakaan. Pemustaka menjadi pengguna yang baik bukan hanya dalam hal memanfaatkan commit to user



perpustakaan saja tetapi juga sebagai “informan” yang memberi masukan untuk informasi bahan pustaka yang disediakan di perpustakaan. Pemustaka akan menjadi pengguna perpustakaan yang mampu mengeksplorasi bahan pustaka dan memanfaatkan fasilitas yang telah disediakan secara optimal sekaligus yang mau memahami keterbatasan

perpustakaan.

Manfaat

lainnya

adalah

dapat

memperlancar dan memudahkan kegiatan pelayanan di perpustakaan.

4.2. Hambatan dalam upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. Berdasarkan pengamatan dan wawancara penulis serta kondisi perpustakaan saat ini, hambatan yang diperkirakan muncul dalam upaya penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta adalah penataan ruang dan pendidikan pengguna (user education). Karena dalam penataan ruang biasanya dibutuhkan planning seperti desain ruangan, terlebih pada proses pelaksanaan penataan ruangan biasanya memakan waktu sehingga dapat mengganggu aktifitas pelayanan di perpustakaan. Sedangkan dari segi user education, biasanya mahasiswa malas untuk mengikuti kegiatan seperti ini. Mahasiswa sering beranggapan bahwa kegiatan seperti ini tidak penting sehingga merasa tidak perlu menghadirinya. Padahal kegiatan user education ini sangat penting dan bermanfaat sekali bagi mereka dalam pemanfaatan perpustakaan. Dari segi materi terkadang mahasiswa tidak begitu mengetahui materi yang disampaikan dalam kegiatan commit to user



user education yang terkadang banyak memakai istilah yang terkadang hanya dimengerti oleh ahli ilmu perpustakaan.

4.3. Solusi atau cara mengatasi hambatan dalam upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka Untuk mengatasi hambatan dari penataan ruang adalah dengan cara melaksanakan proses penataan pada saat perpustakaan sedang tidak ramai pengunjung. Seperti pada saat libur semester, karena pada saat libur semester pastinya perpustakaan tidak ramai karena pemustaka aktif biasanya datang pada saat mengikuti kegiatan perkuliahan di kampus. Waktu libur semester ini dapat dimanfaatkan perpustakaan untuk melaksanakan penataan ruang sehingga tidak mengganggu aktifitas pelayanan di perpustakaan. Sedangkan untuk mengatasi hambatan dari segi user education, maka hal yang dapat dilakukan adalah dengan mewajibkan mahasiswa untuk mengikuti kegiatan tersebut. Dalam hal ini, pihak Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta sebaiknya menginstruksikan mahasiswa untuk mengikuti kegiatan user education. Pihak UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi Yogyakarta sebaiknya mengajukan permohonan kepada Pembantu Direktur I untuk menerbitkan kebijakan yang mengharuskan bagi mahasiswa baru untuk mengikuti kegiatan user education. Karena jika sudah menjadi kebijakan yang mengharuskan mahasiswa untuk mengikuti kegiatan user education tentunya mahasiswa akan mengikuti kegiatan commit to user

user education. Untuk ke



depannya kegiatan user education ini dapat dilakukan setiap tahun, diberikan kepada para mahasiswa baru Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. Dari segi materi, hendaknya materi yang diberikan kepada pemustaka harus bersifat praktis dan mudah dimengerti. Materi tersebut meliputi pengetahuan tentang arti perpustakaan, tujuan penyelenggaraan perpustakaan, jenis koleksi yang disajikan, fasilitas yang boleh digunakan, macam-macam layanan yang diberikan perpustakaan, cara memanfaatkan bahan pustaka, cara penelusuran informasi, peraturan perpustakaan, prosedur layanan pada sistem layanan terbuka dan sejenisnya.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB V PENUTUP

5.1. Kesimpulan Berdasarkan hasil pengamatan dan pembahasan masalah yang telah diuraikan pada bab IV, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: 5.1.1. Upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta 1. Penataan ruang Dalam upaya penerapan sistem layanan terbuka, penataan ruang merupakan hal utama yang harus dilakukan yaitu mulai dari ruang sirkulasi, ruang baca, ruang koleksi harus ditata sedemikian rupa dengan mempertimbangkan luas gedung perpustakaan. Penataan ruang harus dilakukan secara efisien dan efektif. Tata ruang sirkulasi sebaiknya menggunakan sistem tata baur, ruang peminjaman dan pengembalian sebaiknya dibuat secara terpisah, jarak antara rak satu dengan rak yang lain harus agak lebar, Pintu masuk dan pintu keluar perpustakaan hendaknya dibuat terpisah. 2. Koleksi Koleksi

merupakan

salah

satu

unsur

yang

harus

diperhatikan. Dimana dalam sistem layanan terbuka pemustaka diberi kebebasan dalam memilih dan mengambil sendiri bahan commit to user

71



pustaka yang mereka butuhkan. Mengingat koleksi bahan pustaka merupakan salah satu unsur utama yang dapat menarik pemustaka, hendaknya koleksi bahan pustaka perpustakaan perlu ditingkatkan lagi dan dibuat bervariasi agar pemustaka lebih banyak mempunyai pilihan. 3. OPAC (Online Public Acces Catalogue) Dalam sistem layanan terbuka OPAC sangat diperlukan karena dengan adanya OPAC akan mempermudah pemustaka dalam melakukan penelusuran informasi sehingga akan menghemat tenaga dan waktu. Pemustaka dapat melakukan penelusuran melalui pengarang, judul, subyek kata kunci dan sebagainya. Selain sebagai sarana penelusuran, OPAC berguna untuk menunjukkan keberadaan suatu koleksi perpustakaan. 4. Menyediakan Loker Dalam upaya penerapan sistem layanan terbuka, loker sangat dibutuhkan sebagai tempat penyimpanan barang-barang pemustaka seperti tas, jaket dan barang lainnya dengan tujuan untuk menjamin keamanan barang-barang pemustaka. Karena pada perpustakaan yang menerapkan sistem layanan terbuka, biasanya pemustaka dilarang membawa masuk barang-barang bawaannya seperti tas, jaket dan barang sejenisnya demi menjaga keamanan bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. commit to user



5. Meningkatkan keamanan Dalam upaya penerapan sistem layanan terbuka, keamanan perpustakaan harus ditingkatkan. Untuk meningkatkan keamanan perpustakaan maka dapat dilakukan dengan membentuk staff keamanan ataupun melakukan pemasangan sistem keamanan elektronik, seperti penggunaan kamera pengintai (CCTV) untuk memantau kegiatan pemustaka di dalam perpustakaan, mencegah pencurian, dan menjamin keamanan fasilitas. 6. Peraturan baru Dalam upaya penerapan layanan terbuka tentunya juga harus mempersiapkan kebijakan baru yang memuat tentang berbagai hal seperti peraturan tentang penggunaan fasilitas perpustakaan, prosedur peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, tata tertib di perpustakaan. 7. Pendidikan pengguna (user education) Pendidikan pemakai diberikan kepada pemustaka dengan tujuan untuk mengenalkan kepada pemustaka bahwa perpustakaan sebagai pusat sumber informasi, fasilitas-fasilitas belajar di perpustakaan, macam-macam layanan di perpustakaan, sekaligus sosialisasi

tentang

prosedur

pelayanan

perpustakaan

yang

menerapkan sistem layanan terbuka agar pemustaka dapat menggunakan koleksi, dapat memanfaatkan fasilitas-fasilitas yang disediakan diperpustakaan dengan baik dan benar, mengetahui commit to user



prosedur

dan macam-macam

layanan yang

disediakan di

perpustakaan.

5.1.2. Hambatan dalam upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. Berdasarkan pengamatan dan wawancara penulis serta kondisi perpustakaan saat ini, hambatan yang diperkirakan muncul dalam upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta adalah penataan ruang dan pendidikan pengguna (user education).

5.1.3. Solusi atau cara mengatasi hambatan dalam upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka Berdasarkan hambatan yang diperkirakan muncul, penulis berusaha mencari solusi untuk mengatasi hambatan tersebut di atas. Cara mengatasi hambatan yang diperkirakan muncul, yang dapat penulis sampaikan untuk mengatasi hambatan dari segi penataan ruang adalah dengan cara melaksanakan proses penataan pada saat perpustakaan sedang tidak ramai pengunjung, seperti pada saat libur semester. Sedangkan untuk mengatasi hambatan dari segi user education, maka hal yang dapat dilakukan adalah dengan mewajibkan mahasiswa untuk mengikuti kegiatan user education. Dari segi materi, commit to user



hendaknya materi yang diberikan kepada pemustaka harus bersifat praktis dan mudah dimengerti.

5.2. Saran Setelah mengamati kondisi di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta, penulis mengemukakan saran yang mungkin dapat bermanfaat bagi kelancaran kegiatan di Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta sebagai berikut: Saran khusus Untuk mengetahui keinginan pemustaka terkait dengan upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka, perpustakaan hendaknya memberikan kuisioner kepada mahasiswa. Pemberian kuisioner dapat dilakukan saat mahasiswa berkunjung ke perpustakaan ataupun bekerja sama dengan dosen pengajar. Saran umum 1. Perlu adanya penambahan unit komputer khusus untuk pengolahan dengan tujuan untuk mempermudah pekerjaan pengolahan karena saat ini unit komputer untuk pengolahan masih menggunakan komputer untuk sirkulasi. 2. Untuk buku pinjaman 1 (satu) semester sebaiknya peminjamannya dimasukkan ke dalam sistem dengan tujuan untuk mempercepat dan mempermudah proses peminjaman. commit to user



3. Menyediakan generator cadangan (genset) guna mengantisipasi jika terjadi pemadaman listrik, agar tidak mengganggu proses pelayanan di perpustakaan.

commit to user


digilib.uns.ac.id

DAFTAR PUSTAKA

Departemen Agama RI. 2006. Buku Pedoman Perpustakaan. Jakarta: Departemen Agama RI. http://kepeg.auk.uns.ac.id/wp-content/uploads/2009/12/kepmen-234-2000.pdf Diakses pada tanggal 19 April 2012. Irkhamiyati. 2007. ”Persepsi Mahasiswa terhadap Kualitas Pelayanan Sirkulasi di Pepustakaan STIKES Aisyiyah Yogyakarta”. Berkala Ilmu Perpustakaan dan informasi, 3:7 Lasa, Hs. 1995. Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. Lasa, Hs. 2005. Manajemen Pepustakaan. Yogyakarta: Gama Media Mafar, Fiqru. 2010. ”Konsep Perpustakaan, Sikap Pustakawan, dan Book Vandalism dalam film Mr. Bean episode The Library“. Berkala Ilmu Perpustakaan dan Informasi, 6:2 Nawawi, Hadari. 1995. Metode Penelitian Bidang Sosial. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. Nurhadi, Muljani A. 1983. Sejarah Perpustakaan dan Perkembangannya di Indonesia. Yogyakarta: Andi Offset. Purwono dan Sri Suharmini. 2009. Perpustakaan dan Kepustakawan Indonesia. Jakarta: Universitas Terbuka. Rahayuningsih, F. 2005. ”Mengkaji Pentingnya Pendidikan Pengguna”. Media Informasi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma, 3:2 Slamet, Y. 2006. Metode Penelitian Sosial. Surakarta: Sebelas Maret University Press. Soeatminah. 1991. Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan. Yogyakarta: Kanisius. Soedibyo, Noerhayati. 1988. Pengelolaan Perpustakaan. Bandung: Alumni. Suharyanti. 2010. Pengantar Dasar Ilmu Perpustakaan. Surakarta: UNS Press dan LPP UNS. Sulistiyowati, E. Yeni. 2011. ”Sistem Temu kembali Informasi pada OPAC (Online Public Acces Catalogue) Sparta”. Media Informasi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma, 9:1 commit to user

77



Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Sulistiyo-Basuki. 1994. Periodisasi Perpustakaan Indonesia. Bandung: Remaja Rosdakarya. Sutarno NS. 2003. Perpustakaan dan Masyarakat.Jakarta: Yayasan Obor Indonesia. Trimo, Soejono. 1992. Pedoman Pelaksanaan Perpustakaan. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Usman, Husaini dan Purnomo Setiady Akbar. 2000. Metodologi Penelitian Sosial. Jakarta: Bumi Aksara. Wiyarsih. 2009. ”Motivasi Mahasiswa Memanfaatkan Fasilitas Perpustakaan Fakultas”. Berkala Ilmu Perpustakaan dan informasi, 5:1 Zed, Mestika. 2004. Metode Penelitian. Jakarta: Yayasan Obor Indonesia.

commit to user

UPAYA PENERAPAN SISTEM LAYANAN TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA

Recommend Documents