UNIT REKOD HARTA & PELUPUSAN, PEJABAT BENDAHARI, UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA,

UNIT REKOD HARTA & PELUPUSAN, PEJABAT BENDAHARI, UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA,

KITARAN PENGURUSAN ASET • Kenalpasti Keperluan • Sedia Pelan Perolehan/ Pengurusan • Peruntukan

• Kelulusan Pelupusan/ Hapuskira • Laksana Pelupusan/ Hapus Kira

PERANCANGAN ASET

PEROLEHAN ASET

PELUPUSAN/ HAPUSKIRA ASET

PENGGUNAAN ASET

• Penentuan Spesifikasi/ Dokumen Perolehan • Laksana Perolehan • Penilaian • Penawaran • Pembekalan

•Penerimaan •Pendaftaran •Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan •Penyelenggaraan

A. Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset PTJ.

Aset Alih diurus mengikut Ketetapan Teratur

Cekap

B. Melantik: i. Pegawai Aset Fakulti/PTJ ii. Pegawai Penerima Aset Fakulti/PTJ iii. Pegawai untuk memeriksa aset Fakulti/PTJ C. Memastikan Laporan Pemeriksaan Harta Tetap dan Inventori dikemukakan.

Berkesan DIBANTU OLEH - TIMBALAN DEKAN PEMBANGUNAN - TIMBALAN/PENOLONG PENDAFTAR

JK Pengurusan Aset PTJ membincangkan - Kedudukan Semasa Aset Alih Fakulti/PTJ - Hasil Pemeriksaan Aset Alih Fakulti/PTJ - Tindakan Pelupusan Fakulti/PTJ - Kehilangan Aset Fakulti/PTJ - Masalah berkaitan pengurusan aset alih di Fakulti/PTJ

1. 2. 3. 4. 5. UNIT REKOD HARTA & PELUPUSAN, PEJABAT BENDAHARI, UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

KLASIFIKASI ASET RUJUKAN PEKELILING STRUKTUR ASET UNIVERSITI & PTJ DEFINISI2 TATACARA PENGURUSAN ASET UNIVERSITI   

  

PENERIMAAN PENDAFTARAN (TERMASUK PEMBAYARAN) PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN PENYELENGGARAAN PELUPUSAN KEHILANGAN

6. KELEMAHAN PENGURUSAN ASET 7. PENEMUAN AUDIT

DEFINISI2 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI A S E T

Aset ialah harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Universiti yang dibeli, disewa atau disewa beli dengan wang Universiti, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.

A S E A T L I H

Aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan. Aset Alih terdiri daripada 3 komponen:1. Harta Tetap 2. Inventori 3. Stok/Bekalan

DEFINISI2 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI samb… HARTA TETAP

3 KOMPONEN ASET:

1. HARTA TETAP 2. 3.

INVENTORI STOK/BEKALAN

Kos untuk 1 unit ialah RM 3,000.00 dan ke atas. Peralatan tak luak dengan jangka hayat lebih 4 tahun. Perbelanjaan ke atas bangunan tanpa mengira kos bagi kerja ubahsuai dan pembaikan adalah dianggap belanja ubahsuai dan bukan merupakan Harta Tetap.

Pembelian perisian (software) secara pakej dengan komputer adalah dianggap kos komputer. Kos kenderaan meliputi aksesori, cukai jalan bagi tahun pertama dianggap kos kenderaan.

DEFINISI2 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI samb… INVENTORI

3 KOMPONEN ASET: 1. HARTA TETAP

2. INVENTORI 3.

STOK/BEKALAN

Perabot dan pingggan mangkuk adalah inventori tanpa mengira kos pembelian.

Peralatan tak luak dengan tempoh jangka hayat lebih dari 1 tahun. Kos untuk satu unit ialah kurang daripada RM 3,000.00.

PERBEZAAN HARTA TETAP & INVENTORI Kos Pembelian

HARTA TETAP (B35000)

INVENTORI (B36000)

RM 3,000.00 dan ke atas

Kurang dari RM 3,000.00 (kecuali Perabot & Pinggan Mangkuk tidak mengira nilai perolehan asal)

Tempoh Jangka Hayat Penggunaan

Peralatan tak luak yang Peralatan tak luak yang mempunyai jangka hayat melebihi mempunyai jangka hayat melebihi 1 4 tahun tahun

Vot/ Peruntukan

Mengurus (U), Pembangunan (D), Tabung & Pelbagai Amanah (A) dan Penyelidikan (R)

Mengurus (U), Pembangunan (D), Tabung & Pelbagai Amanah (A) dan Penyelidikan (R)

Jentera Berat, Kenderaan, Peralatan/ Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Alat Penyiaran/ Perubatan/ Alatan Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Alatan Sukan

PERABOT, Pinggan Mangkuk dan Peralatan/ Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Alat Penyiaran/ Perubatan/ Alatan Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Alatan Sukan (> RM 3,000.00)

Kategori

DEFINISI2 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI samb… BUKAN HARTA TETAP/BUKAN INVENTORI Bahan guna habis (cth: alatulis/komponen ganti elektronik). 3 KOMPONEN ASET: 1. HARTA TETAP Buku/majalah. 2. INVENTORI 3. STOK/BEKALAN Permaidani & tirai. Belanja latihan tambahan yang dibeli bersama harta tetap. Barangan gunahabis yang dibeli bersama harta tetap. Pemasangan kabel untuk perhubungan. Kos insuran bagi pembelian peralatan jika dibayar berasingan. Kos ubahsuai dan penambahbaikan bangunan. Pembelian software secara berasingan. Upgrade peralatan yang dibuat secara berasingan.

PENERIMAAN

PEKELILING BENDAHARI BIL. 2/2012 Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPA) ini adalah tatacara bagi menguruskan Harta Tetap dan Inventori meliputi :-

KEHILANGAN

PENDAFTARAN

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN

PELUPUSAN

PENYELENGGARAAN

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI –

PENERIMAAN –

OBJEKTIF PENERIMAAN a) Memastikan aset yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan. b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan. c) Memastikan aset yang diterima dalam keadaan baik, sempurna dan selamat untuk digunakan. ALIRAN TATACARA PENERIMAAN

APA YANG PERLU DILAKUKAN

FAKULTI / PTJ

SEMAK HARTA TETAP/ INVENTORI, NOTA SERAHAN (DELIVERY ORDER) DAN INBOIS. 2. PERIKSA SPESIFIKASI, KUALITI DAN PASTIKAN KUANTITI SAMA SEPERTI DI PESANAN TEMPATAN (PT@LO). 3. COP PENGESAHAN DAN TARIKH PENERIMAAN DISAHKAN. 4. SEKIRANYA TERDAPAT PERSELISIHAN, ISI BORANG KEW.PA-1.

PEGAWAI PENERIMA FAKULTI / PTJ

1.

PEJABAT BENDAHARI

BORANG TPA 1.

KEW.PA-1 (Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Universiti).

* Diisi sekiranya terdapat kerosakan @ perselisihan kuantiti semasa penerimaan.

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

– PENDAFTARAN –

OBJEKTIF PENDAFTARAN a) b) c) d)

Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini. Memudahkan pengesanan dan pemantauan. Membolehkan keadaan aset diketahui. Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset.

ALIRAN TATACARA PENDAFTARAN

APA YANG PERLU DILAKUKAN 1.

2. 3. 4. 5.

DAFTARKAN HARTA TETAP/ INVENTORI. (sedia 3 salinan, 1 – pentadbiran / 1 - lokasi & 1 – PB untuk pembayaran). KEMASKINI SENARAI DAFTAR INDUK HARTA TETAP/ INVENTORI. LABEL/ TAMPAL PELEKAT HAK MILIK UTM. KEMASKINI SENARAI HARTA TETAP DAN INVENTORI DI LOKASI. SEDIAKAN LAPORAN TAHUNAN HARTA TETAP & INVENTORI FAKULTI/PTJ.

FAKULTI / PTJ PEGAWAI ASET FAKULTI/PTJ

PEJABAT BENDAHARI

BORANG TPA 1.

KEW.PA-2 (Daftar Harta Tetap). 2. KEW.PA-3 (Daftar Inventori). 3. KEW.PA-4 (Senarai 4. 5. 6.

Daftar Induk Harta Tetap). KEW.PA-5 (Senarai Daftar Induk Inventori). KEW.PA-7 (Senarai Harta Tetap & Inventori di Lokasi). KEW.PA-8 (Laporan Tahunan Harta Tetap & Inventori).

CONTOH PELEKAT HAK MILIK UTM

Pelekat yang digunakan Pasukan Pemeriksa semasa Verifikasi Harta (Pemeriksaan Fizikal Harta Tetap bagi Tujuan Pembayaran)

Pelekat tanda pengenalan ‘HAK MILIK UTM’ yang perlu dilekatkan selepas pemeriksaan Verifikasi Harta

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI – ALIRAN TATACARA PEMBAYARAN

APA YANG PERLU DILAKUKAN 1.

PASTIKAN PT DITANDATANGANI DIRUANG PERAKUAN. 2. PASTIKAN INBOIS & NOTA SERAHAN (DELIVERY ORDER) TELAH DIPERAKU UNTUK PEMBAYARAN DAN DISAHKAN OLEH PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB (TELAH DICOP DAN LENGKAP DITANDATANGANI). 3. 1 SALINAN KEW.PA-2 (DAFTAR HARTA TETAP) @ 1 SALINAN KEW.PA-3) YANG LENGKAP DILAMPIRKAN BERSAMA PERMOHONAN BAYARAN. 4. PASTIKAN SODO (SAGA) YANG DIGUNAKAN ADALAH BETUL.

PENDAFTARAN (PEMBAYARAN) –

FAKULTI / PTJ

PEJABAT BENDAHARI

PEGAWAI ASET FAKULTI/PTJ.

UNIT REKOD HARTA & PELUPUSAN / UNIT BAYARAN & AMANAH / PB ZON / PB UTM ICKL.

BORANG TPA 1.

KEW.PA-1 (Daftar Harta Tetap) 2. KEW.PA-3 (Daftar Inventori)

PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI ISU BERBANGKIT Permohonan pembayaran di Fakulti/PTJ dan proses bayaran Pejabat Bendahari. Antaranya; 1.

Masalah penggunaan SODO (SAGA) : - salah SODO (SAGA); dan - tidak pecahkan SODO (SAGA) - (contoh :B35000)

PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI ISU BERBANGKIT samb…. 2.

Masalah penggunaan borang harta (keliru samada harta atau tidak).

3.

Nama syarikat berbeza dalam invois dengan cop syarikat dan di dalam UTMFin.

4.

Tiada salinan surat bank atau syarikat kewangan di dalam permohonan bayaran melalui factoring.

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

PENGGUNAAN & PENYIMPANAN OBJEKTIF PENGGUNAAN & PENYIMPANAN Diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan:a) b) c) d) e)

Mengurangkan pembaziran; Menjimatkan kos; Mencapai jangka hayat; Mencegah penyalahgunaan; dan Mengelakkan kehilangan.

ALIRAN TATACARA PENGGUNAAN & PENYIMPANAN

APA YANG PERLU DILAKUKAN 1.

PASTIKAN KEGUNAAN UNTUK TUJUAN RASMI SAHAJA. 2. DIKENDALIKAN OLEH PEGAWAI YANG BERKEMAHIRAN. 3. PEGAWAI YANG MENJAGA ASET ADALAH BERTANGGUNGJAWAB TERHADAP KEKURANGAN, KEROSAKAN & KEHILANGAN ASET. 4. MENGAWAL ASET YANG BERISIKO TINGGI PADA KAWALAN TAHAP MAKSIMA.

FAKULTI / PTJ

PEJABAT BENDAHARI

BORANG TPA 1. 2. 3.

KEW-PA-6 (Daftar Pergerakan Harta Tetap & Inventori). KEW.PA-9A (Borang Penyerahan/Pinjaman Peralatan Milik UTM) KEW.PA-9 (Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Universiti)

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

PEMERIKSAAN – OBJEKTIF PEMERIKSAAN a) b) c) d)

Mengetahui keadaan dan prestasinya; Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini. Memastikan setiap aset berada di lokasi yang sama seperti yang tercatat dalam daftar. Pemeriksaan aset dilakukan ke atas fizikal, rekod dan penempatan. ALIRAN TATACARA

PEMERIKSAAN

APA YANG PERLU DILAKUKAN

FAKULTI / PTJ

PEJABAT BENDAHARI

DEKAN/ KETUA PTJ PERLU MELANTIK SEKURANG KURANGNYA 2 ORANG PEGAWAI PEMERIKSA YANG TIDAK TERLIBAT DENGAN PENGURUSAN ASET. 2. KEMUKAKAN LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA TETAP/ INVENTORI BERSAMA-SAMA SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA TETAP & INVENTORI KEPADA PEJABAT BENDAHARI.

DEKAN/ KETUA PTJ

UNIT REKOD HARTA & PELUPUSAN/ PB ZON/ PB UTM ICKL.

1.

PEGAWAI PEMERIKSA YANG DILANTIK

BORANG 1. 2. 3.

KEW.PA-10 (Laporan Pemeriksaan Harta Tetap). KEW.PA-11 (Laporan Pemeriksaan Inventori). KEW.PA-12 (Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal & Inventori).

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

PENYELENGGARAAN OBJEKTIF PENYELENGGARAAN a) b) c) d) e) f) g) h)

Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan; Memelihara dan memanjangkan jangka hayat; Meningkatkan keupayaan; Mengurangkan kerosakan; 2 Jenis Penyelenggaran: Menjimatkan perbelanjaan Universiti; 1. Penyelenggaraan Pencegahan Menjamin keselamatan pengguna; (Preventive) 2. Penyelenggaraan Pemulihan Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; (Corrective) Memelihara imej Universiti ALIRAN TATACARA

PENYELENGGARAAN

APA YANG PERLU DILAKUKAN

FAKULTI / PTJ

SETIAP MANUAL/ BUKU PANDUAN BERKAITAN ASET PERLU DISIMPAN UNTUK TUJUAN PENYELENGGARAAN. 2. MENYEDIA, MERANCANG, MELAKSANA DAN MEREKOD PENYELENGGARAN.

ALATAN MAKMAL – PASUKAN PENYELENGGA RAN MAKMAL

1.

PEJABAT BENDAHARI

BORANG 1.

2.

KEW.PA-13 (Senarai Aset Alih Universiti yang memerlukan Penyelenggaraan). KEW.PA-14 (Daftar Penyelenggaraan Harta Tetap).

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

PELUPUSAN – OBJEKTIF PELUPUSAN a) b) c) d)

Memastikan Fakulti/PTJ tidak menyimpan aset yang tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan; Menjimatkan ruang simpanan/pejabat; Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan Membolehkan aset milik Fakulti/PTJ dipindahkan ke Fakulti/PTJ yang lain atas sebab-sebab tertentu.

JUSTIFIKASI PELUPUSAN a) b) c) d) e) f) g) h) i)

Tidak ekonomik diperbaiki; Usang/ obselete; Rosak dan tidak boleh digunakan lagi; Luput tempoh penggunaan; Keupayaan aset tidak lagi diperingkat optimum; Tiada alat ganti; Pembekal tidak lagi memberikan khidmat sokongan; Disyor lupus selepas pemeriksaan aset; atau Perubahan teknologi.

KAEDAH PELUPUSAN a) b) c) d) e) f) g) h) i)

Jualan secara tender, sebutharga atau lelong; Jualan sisa; Jualan barangan terpakai; Tukar barang (barter trade); Tukar ganti (trade-in); Pindahan; Hadiah; Musnah secara ditanam, dibakar, dibuang atau ditenggelamkan; Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai.

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

PELUPUSAN – ALIRAN TATACARA PELUPUSAN

APA YANG PERLU DILAKUKAN

FAKULTI / PTJ

KEMUKAKAN SENARAI ASET YANG HENDAK DILUPUSKAN KEPADA URUSETIA PELUPUSAN DENGAN MENGISI BORANG PERMOHONAN/ PERAKUAN PELUPUSAN (KEW.PA17). 2. PASTIKAN BORANG KEW.PA-17 LENGKAP DAN DITANDATANGANI OLEH DEKAN/ KETUA JABATAN/ PEGAWAI YANG MENJAGA ASET. 3. SEDIAKAN PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) BAGI PELUPUSAN KENDERAAN. 4. MENGEMASKINI DAFTAR HARTA TETAP/ INVENTORI SELEPAS PELUPUSAN DILAKSANAKAN PBUTM / PHB UTM ICKL.

DEKAN/ KETUA JABATAN/ PEGAWAI YANG MENJAGA ASET.

1.

PEJABAT BENDAHARI UNIT REKOD HARTA & PELUPUSAN, PBUTM / PHB UTM ICKL.

BORANG 1.

KEW.PA -16 (Perakuan Pelupusan (PEP)) 2. KEW.PA-17 (Permohonan/ Perakuan Pelupusan Aset Alih Universiti)

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

KEHILANGAN – OBJEKTIF KEHILANGAN a) b) c) d)

Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Universiti akibat kehilangan aset; Menyelaras rekod aset; Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan keselamtan aset Universiti; Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib dikenakan ke atas kecuaian pegawai/pelajar Universiti. ALIRAN TATACARA

KEHILANGAN

APA YANG PERLU DILAKUKAN

FAKULTI / PTJ

LAPORKAN KEHILANGAN KEPADA POLIS DAN BALAI KESELAMATAN & PEJABAT PENDAFTAR UTM DALAM TEMPOH 24 JAM DARI WAKTU KEHILANGAN DIKETAHUI. 2. SEDIAKAN LAPORAN AWAL & SALINAN LAPORAN POLIS KEPADA TNC, PENDAFTAR, BENDAHARI, KETUA JURUAUDIT DALAM DAN BAHAGIAN KESELAMATAN. 3. MEMBERI PENJELASAN TERPERINCI DAN KRONOLOGI KES APABILA DIMINTA OLEH URUSETIA.

DEKAN/ KETUA PTJ / PEGAWAI YANG MENJAGA ASET.

1.

PEJABAT BENDAHARI UNIT REKOD HARTA & PELUPUSAN, PBUTM.

BORANG 1.

KEW.PA-28 (Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Universiti).

ALIRAN REKOD ASET UNIVERSITI FAKULTI/PTJ

PEROLEHAN PENERIMAAN

KEW.PA-1 (Borang Laporan Penerimaan Harta Tetap/ Inventori)

Sekiranya terdapat perselisihan

PENDAFTARAN (Untuk Pembayaran & Pengemaskinian rekod)

sambung A

KEW.PA-2

KEW.PA-4

(Daftar Harta Tetap)

(Senarai Daftar Harta Tetap)

KEW.PA-8 (Laporan Tahunan Harta Tetap dan Inventori)

KEW.PA-7 (Senarai Harta Tetap dan Inventori - Dilokasi)

KEW.PA-3

KEW.PA-5

(Daftar Inventori)

(Senarai Daftar Inventori)

samb...ALIRAN

REKOD ASET UNIVERSITI FAKULTI/PTJ

sambung A KEW.PA-6

PENGGUNAAN & PENYIMPANAN

(Daftar Pergerakan Harta Tetap & Inventori)

KEW.PA-9A

KEW.PA-9 (Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Universiti)

(Borang Penyerahan/ Pinjaman Peralatan Milik UTM)

PEMERIKSAAN (Pemeriksaan rekod, fizikal dan penempatan) sambung B

KEW.PA-10 (Laporan Pemeriksaan Harta Tetap – diisi oleh Pegawai Pemeriksa)

KEW.PA-11 (Laporan Pemeriksaan Inventori – diisi oleh Pegawai Pemeriksa)

KEW.PA-12 (Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Tetap dan Inventori)

samb...

ALIRAN REKOD ASET UNIVERSITI FAKULTI/PTJ

sambung B

PENYELENGGARAAN

KEW.PA-13 (Senarai Aset Alih Universiti yang memerlukan Penyelenggaraan)

KEW.PA-16 (Perakuan Pelupusan (PEP))

PELUPUSAN KEW.PA-17 (Permohonan/ Perakuan Pelupusan Harta UTM)

KEHILANGAN

KEW.PA-28 Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Universiti)

KEW.PA-14 (Daftar Penyelenggaraan Harta Tetap)

KELEMAHAN PENGURUSAN ASET UNIVERSITI PENEMUAN OLEH JABATAN AUDIT NEGARA (2015)

TEGURAN JABATAN AUDIT NEGARA 2015 1. Aset dibeli tidak digunakan •

Perolehan Perabot.

•

Peralatan Research.

2. Kaedah Penyimpanan Aset Kurang Selamat. -

Disimpan di tempat terbuka dan kurang selamat

-

Peralatan kecil diletakkan atas meja tanpa pengawasan

-

Peralatan diletakkan dalam almari tidak berkunci di makmal yang digunakan oleh pelajar untuk tujuan kuliah

TEGURAN JABATAN AUDIT NEGARA 2015 (samb.) 3. Aset tidak dilabelkan - Label tertanggal

- Tulisan samar 4. Aset tidak dilupuskan - Aset diletakkan bawah tangga 5. Pelajar Berurusan Dengan Pembekal - Pelajar menandatangani borang pembaikan dan penerimaan alat pengganti

TEGURAN JABATAN AUDIT NEGARA 2015 (samb.)

6. Daftar Pergerakkan Harta Tidak Disediakan

- Pinjaman peralatan Direkodkan dalam Kertas A4

Perlaksanaan Sistem Pengurusan Aset Universiti

1

• Penyediaan Data Lokasi di UTMFin melalui IFFAMS

2

• Penggunaan Sistem bagi tujuan perekodan dan pembayaran Aset Baru

3

• Kemasukan Data Aset Sedia Ada ke dalam Sistem UTMFin

Akhir 2013 ke Awal 2014

Mei 2014

Pemeriksaan Fizikal Mei 2015

Kemasukan Data Aset Sedia Ada ke dalam Sistem UTMFIN 1.

Semakan ke atas Borang Pendaftaran KEW.PA-2 serta aset secara fizikal. (Rujuk Carta Alir untuk perincian kerja) PENGEMASKINIAN KEW.PA-2 SUPAYA MAKLUMAT YANG DIMASUKKAN DALAM SISTEM UTMFIN (MODUL HARTA) NANTI ADALAH TEPAT

2.

Kemasukan data aset ke dalam sistem UTMFIN

1. SEMAKAN FIZIKAL ASET SEDIA ADA 3 KATEGORI ASET SEDIA ADA ADA BORANG

TIADA BORANG

ADA ASET

TIADA ASET

ADA ASET

1

3

2

SEMAKAN BORANG PENDAFTARAN DAN FIZIKAL ASET 1. ADA BORANG ADA ASET Dapatkan Borang Pendaftaran Harta Tetap (KEW.PA2)

1

Tiada fizikal

2

Semak KEW PA dengan Fizikal Aset Ada fizikal

A Rujuk Fasa 2

A.

Dapatkan Borang KEW.PA 2 daripada fail (buat salinan jika dikhuatiri hilang).

B

Kemaskini dalam KEW.PA: - Penempatan (dengan merujuk diberikan)

3

senarai lokasi yang

- Barcode - Maklumat lain jika telah berubah spt nama pegawai bertanggungjawab/ pemegang).

C.

Tandakan aset yang telah diperiksa dengan sticker oren.

D. Asingkan KEW.PA bagi asset yang telah diperiksa.

Ke Proses Key In dalam Sistem

NO SIRI PENDAFTARAN

JENIS: KOMPUTER ATAU ALATAN

NO BARKOD

KETERANGAN NOTEBOOK

CHARGELINE

JENAMA NO SIRI PEMBUAT

KOMPONEN SEKIRANYA PERALATAN DALAM SET

LOKASI PENEMPATAN (BERPANDUKAN SENARAI)

NAMA STAFF

JUMLAH

NAMA PEMBEKAL

SEMAKAN BORANG PENDAFTARAN DAN FIZIKAL ASET 2. TIADA BORANG ADA ASET

KEW.PA dapat dijumpai

1

Buat pemeriksaan fizikal aset dan senaraikan aset yang belum bertanda (dari fasa 1)

2

Semak dengan KEW.PA yang tinggal dari A di Fasa 1

Tiada KEW.PA

Kemaskini borang KEW.PA yang dijumpai

3 4

Dapatkan maklumat dan isi Borang KEW.PA baru

5

Tandakan aset yang telah diperiksa dan kemaskini barkod dalam KEW.PA

6

Asingkan KEW.PA bagi asset yang telah diperiksa.

Ke Proses Key In dalam Sistem

SEMAKAN BORANG PENDAFTARAN DAN FIZIKAL ASET OLEH FAKULTI/PTJ FASA 3 (JULAI – SEPTEMBER 2014) 3. ADA BORANG TIADA ASET KEW.PA yang disahkan tiada aset fizikal (hasil fasa 1 dan fasa 2) Cadangan penyelesaian

Lupus?

Permohonan Pelupusan dari Fakulti

One Off Exercise to Clean Our Records ???

NASIMIN BIN NGADI Timbalan Bendahari Tel Pejabat : 07-5530118 Tel Singkat : 6045 e- mail : [email protected]