Stručný návod používání základních funkcí OBD Systém OBD slouží k evidenci a vykazování publikací NUDZ. Je jednotný pro řadu výzkumných pracovišť ČR, včetně celé Univerzity Karlovy, proto je poměrně podrobný a uzpůsobený pro pracoviště s členitou organizační strukturou (fakulty, katedry, oddělení, pracoviště). Vzhledem k jednodušší organizační struktuře NUDZ nevyužíváme všechny funkce. V tomto návodu popisujeme jen ty nejzákladnější, potřebné pro fungování v NUDZ. Zájemce o detailní popis všech funkcí odkazujeme na podrobnou nápovědu, kterou najdou po přihlášení do systému v pravém horním rohu pod ikonou . Jakékoli informace, rady a případnou instruktáž ke vkládání, filtrování, exportu a dalším funkcím vám poskytne správce systému Martin Bidman z Informačního střediska, linka 308,
[email protected].
Obsah Přístup do OBD >>
2
Vstupní obrazovka, tzv. nástěnka >>
3
Položky menu horní lišty (záložky) >>
5
Vkládání nového záznamu >>
7
Vyplnění formuláře >>
7
Základní informace >>
9
Autoři >>
9
Tituly >>
11
Způsob financování >>
11
Specifické informace >>
12
Soubory připojené k publikaci >>
12
Odkazy >>
13
Kontrola stavu vyplnění >> Uložení záznamu >> Editace záznamu >>
13 14 15
Odstranění záznamu >>
15
Stavy záznamů >>
16
Nejdůležitější pojmy >>
17
1
Přístup do OBD Přístup do OBD pro pracovníky NUDZ, kteří vkládají záznamy o svých publikacích a využívají podrobnější vyhledávání a speciální export záznamů je z odkazu na stránkách informačního střediska na intranetu v kapitole Publikace > OBD http://in.nudz.cz/is/, případně na adrese http://obd.nudz.cz/.
2
Vstupní obrazovka, tzv. nástěnka Po přihlášení jsou na ploše vstupní obrazovky (nástěnky) základní informace o Vašich dosud uložených záznamech v databázi, rychlé volby a zobrazují se zde i informace od správce databáze (důležité termíny apod.).
3
Okno OBD: Rychlé hledání publikací slouží pro fulltextové vyhledávání podle zadaného kritéria ve všech polích záznamu.
V okně OBD: Moje složky naleznete svůj seznam dříve vytvořených složek. V tomto okně nelze složky spravovat, pouze zobrazovat jejich obsah. Kliknutím na název složky se zobrazí seznam obsažených záznamů. Složky slouží pro třídění záznamů do logických celků podle potřeby každého uživatele (např. tematické skupiny). Zároveň se dají použít jako jeden z filtrů, kam si uživatel buď jednorázově, nebo postupně ukládá záznamy, které potřebuje zobrazit v jednom přehledu nebo s nimiž bude častěji pracovat. Přiřazování záznamů do složek je pouze logická operace, nejedná se o skutečný přesun záznamů jako takových. Každý záznam proto může být v několika složkách. Složky jsou vázané na jednotlivé uživatele, takže každý vidí pouze své vlastní nebo ty, které si založili jiní uživatelé a nastavili jim sdílení. Vytvoření a správa složek je popsána v samostatné kapitole v podrobné nápovědě dostupné po přihlášení do systému v pravém horním rohu pod ikonou .
Okno OBD: Moje záznamy obsahuje přehled počtu záznamů přihlášeného uživatele. Zobrazované počty záznamů jsou rozděleny do dvou sloupců (záznamy, kde je uživatel vlastníkem, tj. vkladatelem = tvůrcem, a záznamy, kde je uveden jako autor, ale záznam sám nevytvořil a nevložil). Kliknutím na vybrané číslo se zobrazí seznam odpovídajících záznamů.
Okno OBD: Přehled dle fakult obsahuje počty záznamů podle jednotlivých VP/oddělení NUDZ. Zobrazované počty záznamů lze omezit na vybraný stav zadaný do filtru v horní části okna. Výběr stavu je třeba potvrdit tlačítkem . Kliknutím na vybrané číslo se zobrazí seznam odpovídajících záznamů.
Okno Přehled změn zobrazuje, kolik bylo přidáno/změněno publikací, kde je daný uživatel veden jako autor. Kliknutím na vybrané číslo se zobrazí seznam odpovídajících záznamů. Po rozkliknutí (otevření náhledu) jakéhokoliv záznamu se počet změn aktualizuje (sníží se o počet zobrazených záznamů).
4
Položky menu horní lišty (záložky) Zde popisujeme pouze nejdůležitější záložky. Ostatní jsou podrobně popsány v nápovědě v pravém horním rohu pod ikonou .
Pod záložkou Granty a projekty je seznam všech grantů a projektů řešených v PCP/NUDZ od roku 1991. Granty vkládá správce systému, uživatel může pouze prohlížet informace o grantu a navázané publikace, případně použít odkaz na databázi CEP a CEZ (Centrální rejstřík projektů a Centrální rejstřík záměrů Informačního systému výzkumu, experimentálního vývoje a inovací). V NUDZ tato část zatím funguje pouze jako číselník, nikoli jako plnohodnotný modul, proto je využití některých funkcí omezené.
Pod záložkou OBD je možné vkládat nové záznamy, vyhledávat v databázi vložených záznamů, spravovat své složky, exportovat záznamy podle vybraného citačního stylu (např. ISO) či přednastaveného formátu a prohlížet detaily záznamů.
5
V okně Filtry lze do jednotlivých polí zadávat kritéria pro vyhledávání záznamů. Podrobnější informace naleznete při rozkliknutí … více
Složky slouží pro třídění záznamů podle potřeby každého uživatele a jako nutný mezikrok pro export detailně vyfiltrovaných záznamů.
Exporty jsou možné pouze z vyfiltrovaných záznamů. Pokud neomezíte výběr záznamů na jednotlivě označené, můžete exportovat přímo kliknutím na ikonu Exporty. Pokud z vybraných záznamů chcete exportovat pouze některé označené, je třeba je nejdříve uložit do složky a až poté je možné je exportovat.
Náhled záznamu slouží pro rychlé zobrazení detailních informací ze záznamu označeného na seznamu publikací v pravém okně. Přejížděním po seznamu publikací a klikáním na vybrané záznamy se zobrazují jejich náhledy.
Ze záložky OBD je zároveň vstup do formuláře Nový záznam.
6
Vkládání nového záznamu
Vyplnění formuláře
Titul/název v původním jazyce: Úplný název výsledku (publikace, patentu apod.) v jazyce, ve kterém byl publikován. Po vyplnění položky zkontrolujte v dolní části obrazovky, zda záznam se stejnými údaji již v databázi neexistuje.
Původní jazyk: Jazyk, ve kterém byl výsledek publikován. Hodnotu vyberte z číselníku pomocí šipky na konci pole .
Rok vydání (uplatnění): Rok, ve kterém byl výsledek vydán (patent přijat), vyplní se ve tvaru RRRR.
Druh výsledku (literární forma): Stisknutím tlačítka se otevře číselník pro výběr požadované hodnoty. Zeleně odlišené názvy literárních forem mají návaznost na export do RIV. Stejným způsobem vyberte poddruh výsledku. Obsah těchto položek je upraven stejně jako v OBD 3. LF UK pro usnadnění práce při vkládání za obě pracoviště. 7
Sekce pro již existující záznamy s podobným titulem Po vyplnění nebo editaci hodnoty v poli Titul/název v původním jazyce se v této sekci zobrazí záznamy, jejichž název se alespoň v 80 % shoduje s aktuálně zadanou hodnotou. V tabulce jsou uvedeny základní údaje o shodném záznamu, kompletní informace lze zobrazit tlačítkem , které otevře v novém okně či panelu (podle nastavení prohlížeče) detail vybraného již existujícího záznamu.
Tlačítka V závislosti na zobrazených duplicitních záznamech se pokračuje v práci jedním z následujících způsobů: • Pokud jeden ze zobrazených duplicitních záznamů odpovídá tomu, který měl být zadán, je možné stránku opustit stisknutím tlačítka (přejde na seznam publikací) nebo zadávat jiný záznam. • Pozor na nejčastější chybu: nerozlišení abstraktu a posteru, jejichž záznamy mohou být podobné. • Pokud je potřeba s duplicitními záznamy pracovat, stisknutím tlačítka se přejde na seznam publikací, kde jsou zobrazeny všechny záznamy s nalezenými duplicitami. • Pokud žádný záznam neodpovídá zadávanému, lze pokračovat stisknutím tlačítka . Toto tlačítko je aktivní pouze v případě, že jsou vyplněna všechna pole formuláře. Stisknutím tlačítka v předchozím kroku se zobrazí kompletní formulář pro zadání záznamu rozdělený do sekcí podle typu zobrazovaných informací nebo polí:
Obsah záznamu Tato sekce obsahuje odkazy na všechny další sekce záznamu pro rychlý pohyb po formuláři. Kliknutím na vybranou hodnotu se formulář přesune na začátek dané sekce. Pro návrat na začátek formuláře slouží tlačítko v pravé části záhlaví jednotlivých sekcí. Položky Report a Metadata jsou pouze informativní. Podrobný popis je uveden v manuálu, který je ke stažení v horní liště pod ikonou .
8
Základní informace
Pracoviště pro schválení: Vyplnění této položky není v NUDZ povinné.
Druh výsledku (literární forma): Je určen již z minulého kroku, na tomto místě se již zobrazuje pouze jako needitovatelná položka. Pokud potřebujete zařazení změnit, musíte vytvořit nový záznam nebo stávající záznam po vyplnění všech povinných položek uložit a následně druh výsledku změnit stisknutím tlačítka na detailu publikace.
Poddruh výsledku: Je určen již z minulého kroku. Pokud potřebujete zařazení změnit, můžete tak učinit i na tomto místě pomocí tlačítka .
Výsledek jde do RIV: Vyplnění této položky není povinné. Evidenci v RIV vždy finálně určuje a kontroluje správce systému.
Rok: Rok vydání publikace je vyplněn již z minulého kroku.
Autoři Základní pravidla pro zadávání autorů • Interního autora vždy vyberte z číselníku. • U externího autora vyplňte pouze pole Příjmení a Jméno. • Pracoviště, které se nevztahuje ke vzniku práce označte křížkem za názvem pracoviště – nebude pak figurovat při filtrování a ve statistikách. • V poli Počet tvůrců uveďte celkový počet autorů (typ autor). Zadání interního autora Interního autora (autora z NUDZ) vyberte z číselníku pomocí ikony za polem Příjmení. Pro usnadnění vyhledávání v číselníku je vhodné předem vyplnit položku Autor (příjmení).
9
Přidání dalšího autora Pokud má publikace více autorů, než kolik je polí na formuláři, pomocí polí v řádku Přidat autora přidejte další pole.
Pozice: Označuje pořadí přidávaného autora. Nabízí se hodnoty podle počtu již zadaných autorů, pokud má být nový autor přidán na konec, ponechá se výchozí hodnota --na konec--.
Počet: Počet řádků, které se mají přidat, pro zadání autorů.
Typ: Po kliknutí na se rozbalí seznam autorských rolí, výběrem jedné z nich se přidá další řádek ve formuláři k doplnění jména autora.
Odebrání autora Autor se odebere pomocí tlačítka na konci řádku. Každý záznam musí mít povinně vyplněného alespoň jednoho autora, proto v řádku prvního autora toto tlačítko není. Změna pořadí autora Pro posun autora v pořadí slouží tlačítka se šipkami na začátku řádku každého autora. Nahradit, změnit autora Pro změnu autora vybraného z číselníku použijte tlačítko za polem Příjmení. Tím se zruší vazba autora na číselník a dále můžete postupovat jako při zadávání nového autora.
10
Tituly Pole Název (Titul), Abstrakt (Anotace, Popis) a Klíčová slova (dále souhrnně uváděno jako hlavička) se zadávají vždy v jednom bloku pro určitý jazyk. Původní jazyk (Originál): Jedna z hlaviček musí být vyplněna v jazyce originálu, tj. v jazyce, ve kterém byl výsledek publikován. Hlavička v jazyce originálu je vždy uvedena jako první a s modrým podtiskem. Pro změnu jiné hlavičky na originální zaškrtne čtvercové pole ve sloupečku Orig.
Přidání hlavičky v jiném jazyce: Pokud potřebujete přidat hlavičku v jiném jazyce, než který je na formuláři, použijte tlačítko , vyberte jazyk z číselníku, vyplňte jednotlivá pole a v případě potřeby hlavičku nastavte jako originál.
Odstranění hlavičky: Pro odstranění hlavičky slouží tlačítko na konci řádku. Toto tlačítko se zobrazí pouze u hlaviček, které byly do formuláře přidány dodatečně, pevně nastavené hlavičky odstranit nelze.
Způsob financování Pozor: Aby mohl být záznam exportován do RIV, musí mít vyplněn alespoň jeden způsob financování.
Vložit grant z číselníku: Stisknutím tlačítka a následně tlačítka otevřete číselník. S pomocí filtrů v horní části vyhledejte příslušný grant a kliknutím na vybraný řádek vložte do záznamu. Registrační čísla grantů zde musí uváděna přesně podle Centrální evidence projektů (CEP). Pokud v číselníku požadovaný grant nenajdete, kontaktujte správce systému.
Přidání jiného financování: Pokud výsledek nebyl financován z grantu, vyberte jiný způsob financování (Veřejné zdroje, Neveřejné zdroje, Institucionální podpora, Specifický výzkum, Operační program, Rámcový program).
11
Specifické informace Tato sekce obsahuje pole specifická pro jednotlivé druhy výsledků. Jedná se zpravidla o údaje popisující zdrojový dokument (časopis, knihu, sborník), údaje o akci, položky vyžadované pro RIV apod. Název časopisu: Položku zásadně vybírejte z číselníku. Některá pole jsou vzájemně provázaná, takže se automaticky doplní i další pole, která se zdrojem souvisí, např. vydavatel, místo vydání, ISSN apod. Pokud časopis není v číselníku, údaje vypište, nebo kontaktujte správce, aby číselník o daný titul časopisu doplnil.
Obor podle RIV: Této položce věnujte zvýšenou pozornost a pečlivost, velmi úzce souvisí s hodnocením publikace v RIV.
Soubory připojené k publikaci K jednotlivým záznamům je možné přikládat soubory s plnými texty ve formátu pdf. Pro rozbalení pole použijte tlačítko před názvem sekce.
Přidat soubor: Pole pro přidání souboru otevřete stisknutím tlačítka . Po stisknutí tlačítka vyberte příslušný soubor. Pozor: U každého souboru musí být definováno právo, na základě kterého se bude vyhodnocovat přístup dalších uživatelů k tomuto souboru. S ohledem na respektování autorského zákona, používejte zásadně právo „po přihlášení“ (přednastaveno). Vkládaný soubor (v pdf) pojmenujte „začátek názvu v originále_první autor“. Doporučujeme omezit délku názvu souboru na 80 znaků včetně přípony. Soubor nesmí být zamknutý.
Odstranit soubor: Vložený soubor můžete odstranit tlačítkem na konci řádku. I když pole nevyplníte (soubor nevložíte), musíte prázdné pole odstranit tlačítkem , abyste záznam mohli uložit. 12
Odkazy Sekce je určena k vložení odkazů na publikaci na internetu, např. v archivu časopisu. Přidat odkaz: Nový řádek pro vložení odkazu přidáte stisknutím tlačítka Přidat odkaz. Do sloupce Odkaz vložte URL adresu publikace a do sloupce Popis můžete zadat libovolný popisný text. Pozor: Položka je povinná pro zařazení záznamu do RIV.
Odstranit odkaz: Odkaz odstraníte vymazáním celého řádku formuláře pomocí tlačítka
na konci řádku.
Kontrola stavu vyplnění Pro kontrolu, zda jsou správně vyplněna všechna pole záznamu, existuje funkce, která zobrazuje seznam všech nevyplněných nebo špatně vyplněných polí. Kontrolu spustíte kliknutím na tlačítko v horním pravém rohu záznamu. Barevné označení vás upozorní na chyby: červené pole = musí být vyplněno, jinak záznam nebude uložen, modré pole = musí být vyplněno, jinak záznam bude uložen pouze jako rozpracovaný, žluté pole = mělo by být vyplněno, pokud hodnota existuje.
Je-li okno prázdné, jsou splněny všechny podmínky a záznam je možné standardně uložit.
13
Uložení záznamu Tlačítka pro uložení záznamu jsou k dispozici v horní i spodní liště formuláře pro editaci záznamu. Uložit jako rozpracovaný: Záznam se uloží, ale formulář zůstane otevřený pro editaci záznamu (slouží např. k meziuložení při delší práci na záznamu nebo při odchodu od rozpracovaného záznamu).
Uložit záznam: Při ukládání probíhá kontrola stavu vyplnění povinných polí. Pokud nejsou všechna povinná pole vyplněna, zobrazí se upozornění a po jeho odsouhlasení se záznam uloží jako rozpracovaný. Pokud jsou všechna povinná pole vyplněna, záznam se uloží do stavu „uložený“.
Uložený záznam je třeba odeslat ke kontrole správci systému: V horní liště formuláře pro editaci záznamu stiskněte tlačítko a následně tlačítko . Graf zobrazí seznam všech dostupných možností změny stavů: • barevné ikony – označují stavy, do nichž uživatel může záznam uložit, • černobílé ikony – označují stavy, do nichž uživatel záznam uložit nemůže.
Pozor: Zároveň s odesláním záznamu ke kontrole odešlete kopii vydané publikace (tištěnou nebo elektronickou) správci systému (pokud jste nepřiložili řádné pdf). Bez tohoto podkladu není možné záznam zkontrolovat, přijmout a publikovat ani odeslat do RIV.
Stisknutím tlačítka Ke kontrole odešlete kompletní záznam ke kontrole správci systému.
14
Editace záznamu Na editační formulář již uloženého záznamu jsou dva přístupy:
1) ze Seznamu vyhledaných publikací >> tlačítko 2) ze Seznamu vyhledaných publikací >> tlačítko na editaci daného záznamu právo).
u záznamu >> tlačítko Upravit záznam, (toto tlačítko se zobrazí pouze v případě, že má uživatel
Po úpravě záznamu se ukládá stejným způsobem jako nový záznam.
Odstranění záznamu Odstranit záznam je možné buď z detailního náhledu záznamu, nebo z editačního formuláře. Po stisknutí tlačítka stiskněte tlačítko . Pokud použijete tlačítko , na následném grafu stiskněte tlačítko Vymazaný. Vymazání znamená, že se záznam se převede do stavu, kdy se standardně nezobrazuje, ale ještě zůstává v databázi pro případ obnovení. Úplně vymazat záznam může pouze správce systému. Po úplném vymazání není možné záznam později obnovit, pouze celý znovu vložit.
15
Stavy záznamů Rozpracovaný
Stav pro záznamy, které nemají vyplněna všechna povinná pole. Pro možnost uložení a následné kontroly správcem před publikováním je potřeba záznam dopracovat.
Uložený
Do tohoto stavu se standardně ukládají záznamy při stisknutí tlačítka Uložit záznam. Tyto záznamy mají vyplněna všechna povinná pole.
Ke kontrole
Ke kontrole předává záznam vkladatel správci, který jej dále kontroluje a publikuje.
Vrácený
Pokud správce zkontroluje záznam, a ten je potřeba dopracovat, změní stav na Vrácený.
Publikovaný
Finální stav záznamu, na který je zpravidla vázáno zobrazení v modulu OBD Public.
Vymazaný
Stisknutím tlačítka Vymazat záznam se záznam fyzicky neodstraní, jen se změní na Vymazaný. Tento stav není viditelný pro běžné uživatele.
Importovaný
Výchozí stav pro záznamy, které byly do OBD naimportovány z jiných systémů.
Přijatý
Stav pro schválení záznamu správcem. Zpravidla se používá tam, kde je jen jedna úroveň schvalování.
16
Nejdůležitější pojmy Zde uvádíme pouze nejdůležitější pojmy používané v tomto návodu. Podrobná nápověda je dostupná po přihlášení do systému v pravém horním rohu pod ikonou a obsahuje vysvětlení všech používaných pojmů.
Běžný uživatel (vkladatel): Uživatel se základními právy, který pouze vkládá vlastní záznamy a předává je ke kontrole. Může založit nový záznam a editovat záznam, jehož je vlastníkem, pokud je ve stavu rozpracovaný, uložený nebo vrácený. Ostatní záznamy se zobrazují pouze pro čtení.
Správce systému: Má práva na všechny funkce a přístup na editaci všech záznamů.
ID: Identifikační číslo daného záznamu, složené pouze s číslic (např. 43859627). ID přiřazuje systém záznamům automaticky.
Ukazatel času: Grafické znázornění času zbývajícího do automatického odhlášení systému pro aktuální přihlášení uživatele. Při najetí kurzorem na ukazatel se zobrazí přesná hodnota intervalu. Interval je nastaven na 3 hodiny. Upozorňuje, že nejsou splněny všechny kontroly na toto pole, při najetí kurzorem na pole se zobrazí podrobnosti k nesplněné kontrole. Otevře číselník se seznamem hodnot, které je možné vybrat do příslušného pole. Otevře kalendář pro zadání data ve správném formátu.
Přesune formulář na začátek. Otevře rozbalovací seznam hodnot, z nichž je možné vybírat. Pro urychlení práce je možné do pole začít psát požadovaný text a hodnoty se budou předfiltrovávat podle zadaných parametrů. Odstraní příslušné pole z formuláře.
Sbalí, nebo rozbalí obsah sekce.
17
