BAB II URAIAN TEORITIS
2.1 Pengertian Store/Gudang Gudang atau ruangan gudang/store room adalah sebagai tempat menyimpan barang-barang persediaan keperluan operasional perusahaan atau hotel. Barang persediaan ini disimpan dan dirawat sedemikian rupa sehingga dapat dipertanggung jawabkan keutuhannya oleh staf bagian gudang/store yang menjaganya. Gudang/store sangat diperlukan keberadaannya pada sebuah hotel karena dengan adanya gudang tempat penyimpanan barang persediaan, oleh perusahaan akan akan dirasakan lebih mudah dalam melakukan proses kerja atau dalam kegiatan operasionalnya. Bagi sebuah perusahaan atau hotel yang besar, dengan adanya barang persediaan makanan, minuman, dan material lainnya digudang, maka pihak perusahaan atau hotel yang bersangkutan akan merasa lebih percaya diri dalam menawarkan pelayanan, baik berupa jasa akomodasi dan jasa boga bagi pelanggan dan tamu yang dan datang dan menginap dihotel. Gudang umum (general store) pada hotel berbintang dikenal sebagai tempat penyimpanan berbagai jenis barang selain makanan dan minuman, yang pemakain atau transaksi pengeluarannya tidak dilakukan setiap hari. Pemakain atau pengeluaran barang pada gudang ini bisa sekali dalam seminggu, bisa juga dua kali dalam seminggu atau bahkan bisa juga hanya dua kali dalam sebulan jadwal mengeluarkan
6
7
barang, oleh bagian gudang disosialisasikan pada keseluruh departemen yang ada pada hotel agar pada saat mereka membuat “requisition” barang ke general store, mereka menyusuaikan dengan jadwal yang ada. Jadwal pengeluaran barang seperti ini disebut dengan istilah “storeroom issuing schedule”.
Daily store merupakan gudang tempat menyimpan barang persediaan berupa makanan dan minuman, dimana tingkat kegiatan atau sktifitasnya setiap hari sangat sibuk, jauh lebih sibuk dibandingkan gudang lainnya seperti gudang material (general store). Di gudang ini, transaksi keluar masuk barang (turn over-nya) sangat tinggi dan terjadi setiap hari, oleh karena itu disebut dengan daily store. Di gudang ini, disimpan bahan-bahan makanan dan minuman seperti di bawah ini; 1. Makanan yang cepat rusak (perishable). 2. Makanan yang terbuat dari susu dan sejenisnya (dairy product). 3. Makanan jenis daging , ungas dan ikan laut (meat, poultry, fish, sea food). 4. Makanan jenis sembako (groceries). 5. Jenis minuman (beverages).
Makanan Cepat Rusak/Layu (Perishable) Bahan makanan yang termasuk perishable adalah: sayur-sayuran, buahbuahan, bumbu-bumbu segar (fresh herb) seperti: bawang merah, bawang putih, cabai, green pepper, red pepper, onion, white cabbage, leeks, lettuce, tomato, bayam, sayuran hijau, dan jenis sayuran lainnya yang mudah rusak.
8
Jenis bahan makanan perishable hanya bisa bertahan paling lama tiga hari, sehingga dalam proses penyimpanannya memerlukan ruangan khusus yang bersuhu antara 13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius. Ruangan gudang untuk menyimpan jenis makanan perishable ini disebut dengan chilled room. Oleh karena itu, pembelian makanan jenis ini dilakukan setiap hari. Kendati pun fasilitas kamar pendingin telah tersedia, namun penyimpanan seyuran dan buah perlu penanganan yang benar, berikut ini adalah penanganan sayuran dan buahbuahan yang benar :
1. Sebelum disimpan sayuran dan buah yang perlu pencucian harus dicuci terlebih dahulu kemudian disimpan menggunakan tempat isian yang mempunyai lubang-lubang agar udara bebas masuk. 2. Jangan menyimpan sayuran dan buah-buahan dalam jumlah yang terlalu banyak secara berhimpitan hingga udara tidak dapat bebas masuk. 3. Kecuali pisang dan bahan-bahan yang masih memerlukan proses kematangan lebih lanjut dan harus disimpan dalam teperatur kamar, maka semua bahan harus disimpan di ruangan pendingin. 4. Untuk sayuran seperti selada, seledry dan sebagainya perlu dibasahi terlebih dahulu sebelum dimasukkan ke dalam ruangan pendingin. Karena dapat memperpanjang daya tahan sayuran tersebut. 5. Sayuran tidak boleh terlalu lama direndam di dalam air karena dapat menghilangkan tekstur, flavour serta menurunkan mutu.
9
Makanan Jenis Dairy Product Yang termasuk bahan makanan jenis dairy product adalah: telur, susu dan atau yang dibuat dari bahan susu misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh cream dan lain sebagainya. Untuk bahan makanan jenis dairy product, umurnya juga relatif pendek yaitu berkisar 1 sampai 2 minggu (sesuai dengan informasi yang dicantumkan pada kemasan) sehingga dalam proses pembelian bahan makanan ini,diperlukan ketelitian khusus dengan melihat tanggal kadalursa (expired date) dari jenis makanan yang dibeli, pada bungkus atau kemasannya. Bahan-bahan makanan jenis ini disimpan pada suhu/temperatur khusus, sama seperti bahan makanan jenis perishable yaitu pada suhu 13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius (chilled room).
2.1.1 Bahan Makanan Jenis Daging,Unggas, Ikan Laut (Meat, Poultry, Fish and Seafood)
1. Penyimpanan Daging ataupun Unggas •
Daging yang dibeli harus dalam keadaan segar dan disimpan menggunakan peralatan yang bersih.
•
Lama penyimpanannya berbeda-beda, tergantung dari temperatur kamar pendingin. Makin rendah temperatur makin lama daging dapat disimpan.
•
Daging yang akan dibekukan disimpan dalam freezer, kecuali jika harus hendak dimasak. Untuk mencairkan es pada daging yang beku harus dimasukkan pada tempat dengan suhu ruangan sehingga es dapat mencair
10
secara perlahan-lahan. Mencairkan daging beku tidak boleh dengan merendam atau merebus atau menyiramnya dengan air panas.
2. Penyimpanan Ikan •
Ikan yang disimpan harus masih dalam keadaan segar.
•
Ikan harus dibersihkan terlebih dahulu sebelum dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan.
•
Ikan ditempatkan di dalam box yang berisi es batu (es kristal) dan ditempatkan pada refrigerator yang terpisah dari bahan-bahan lainnya.
•
Ikan yang akan dibekukan harus dimasukkan ke dalam freezer.
•
Ikan asap seperti salem, trout dan sebagainya harus disimpan ke dalam refrigerator.
Makanan Jenis Sembako (Groceries) Groceries adalah sebutan untuk kelompok bahan makanan grosir/sembako seperti: tepung terigu, beras, kacang-kacangan,kecap, saos, bahan-bahan kue, jenisjenis mie, minyak goreng, bumbu dalam botol atau kaleng, dan lain sebagainya. Penyimpanan bahan makanan jenis groceries tidak diperlukan suhu atau temperatur udara yang khusus, artinya jenis barang ini bisa disimpan pada temperatur yang normal atau sejuk antara 25 derajat selsius sampai dengan 35 derajat selsius. Barang-barang jenis ini ditempatkan pada rak-rak seperti layaknya di mall atau supermarket dengan pengelompokan sesuai dengan jenis dan ukuran barangnya
11
masing-masing. Dengan pengaturan yang sedemikian rupa, petugas gudang setiap saat dapat menjaga kebersihan dan kerapian barang-barang ini. Bahan makanan jenis groceries sangat memerlukan perhatian khusus dari petugas penerima barang (receiving) dan petugas gudang dalam hal pengecekan umur pakai (expired date) dari masing-masing barang itu. Selain itu selalu diperhatikan, apabila bahan makanan jenis groceries/dry goods yang disimpan dalam gudang sudah lebih dari tiga atau enam bulan dan sangat jarang dipergunakan (slow moving item) atau jika ada bahan makanan yang sudah mendekati tanggal kadaluarsa, maka untuk menghindari kerugian atau terjadinya kerusakan, petugas gudang segera membuat laporan atau pemberitahuan kepada atasannya tentang keberadaan barang tersebut agar segera bisa dipakai atau dimanfaatkan oleh bagian dapur, mungkin untuk dijual kepada tamu di restoran dengan membuat menu special today atau untuk menu di banquet. Sama halnya dengan bahan makanan yang disimpan di dalam freezer, dalam mengeluarkan barang dari ruangan ini dipakai juga metode FIFO (first in first out).
Jenis Minuman (Beverage) Jenis-jenis minuman yang disimpan dalam gudang daily store adalah: 1. Soft Drink Soft drink seperti Coca Cola(botol dan kalengan), Sprite, Fanta, Seven Up, Beers, dan lain sebagainya disimpan pada ruangan normal dengan suhu udara antara 25 derajat selsius sampai dengan 35 derajat selsius.
12
2. Hard Liqour
Merupakan jenis minuman keras seperti: Johny Walker, Grand Marnier, Bwenedectine, Civas Regal, dan lain sebagainya. Untuk penyimpanan minuman jenis ini diperlukan ruangan atau gudang dengan temperatur khusus antara 13 derajat selsius sampai dengan 25 derajat selsius. Ruangan dengan temperatur seperti ini diperlukan untuk menjaga agar minuman tetap dalam
keadaan fresh dan tidak cepat rusak.
3. Wine/Champagne
Merupakan jenis minuman yang bahan bakunya dari buah anggur, contohnya: Red Burgundy, White Burgundy, Rose Wine, White Wine, dan lain sebagainya. Cara menyimpannya memerlukan temperatur yang sangat khusus bersama-sama dengan dengan minuman yang termasuk sparkling wine, dan keg beers atau draught beers, dan lain sebagainya. Untuk penyimpanan minuman jenis wine/champagne diperlukan ruangan/gudang dengan temperatur yang sejuk, antara 10 sampai dengan 16 derajat selsius, untuk menjaga agar minuman ini tidak cepat rusak, karena minuman jenis wine/champagne selalu dalam keadaan bereaksi atau masih dalam keadaan proses fermentasi. Untuk minuman wine/champagne yang tutup botolnya terbuat dari bahan gabus maka cara menyimpannya berbeda dengan minuman yang tutup botolnya
13
dibuat dari bahan metal atau logam (tutup model ulir). Minuman yang tutup botolnya terbuat dari gabus akan disimpan dengan posisi tidur, dengan tujuan agar tutup botol selalu dalam keadaan basah sehingga minuman itu tidak meledak (blow up). Sedangkan minuman yang tutup botolnya terbuat dari metal maka cara penyimpanan bisa diletakkan dengan posisi berdiri karena tutup model ini lebih kuat menahan tekanan dari dalam botol.
2.2 Kerja Sama Dengan Bagian Lain (Close Cooperation) Dalam melakukan tugas sehari-hari,bagian gudang/store bekerja sama dengan 3 bagian paling dekat yaitu: 1) Bagian purchasing adalah satu depertment dalam lingkungan hotel yang tugas pokoknya melaksanakan pengelolaan pembelanjaan keperluan hotel baik melalui rekanan/leveransir maupun langsung kepasar/toko dengan mengambil perbandingan harga yang terendah. Mengadakan /menjalin hubungan baik dengan leveransir, toko-toko, distributor swasta dan pemerintah, dan menjalin kerja sama dengan seluruh department lain, menjalin hubungan baik dengan instansi swasta dan pemerintah untuk urusan-urusan perusahaan (Management) dan koordinasi kerja dengan department dilingkungan sendiri. Purchasing department dipimpin oleh seorang pejabat yang disebut sebagai purchasing manager.
14
2) Receiving merupakan salah satu bagian dari Accounting Department yang bertanggungjawab terhadap penerimaan barang di hotel. Staff Receiving berkewajiban untuk menerima, memeriksa barang, atau bahan olahan yang datang dan diserahkan oleh pemasok atas pesanan dari bagian pembelian. Pada prinsipnya semua barang-barang yang masuk ke hotel untuk keperluan operation harus melalui bagian receiving, guna pendataan dan kontrol yang diperlukan. Adapun tujuan utama dari menerima barang-barang adalah mendapatkan barangbarang yang berkualitas dan jumlah yang sesuai dengan pesanan dan sesuai dengan harga yang dicatat. Untuk menunjang kelancaran operasional barang di hotel, semua barang-barang yang masuk ke hotel untuk keperluan operation hams melalui bagian Receiving guna pendataan dan pengawasan. Barang-barang yang diterima oleh bagian Receiving merupakan barang-barang permintaan dari masing-masing departemen yang ada di hotel yang sebelumnya telah ada pembelian oleh bagian pengadaan barang atau bagian Purchasing. 3) Cost control merupakan pengendalian biaya, bagian pengendalian biaya berperan aktif dalam proses pengecekan harga barang, sebagai bahan dasar. Cost control juga mengawasi dan memastikan barang yang keluar dari store harus disertai dengan document store requestion yang lengkap ( quqntity, requestion, item, stock onhand, tanggal, nama, tanda tangan).
15
2.3 Sistem Pengorderan Barang Sistem pengorderan barang/ pemesanan barang, kegiatan pengorderan barang ini dilakukan bukan hanya pada bagian store saja, memang store lah yang lebih sering dalam proses pemesanan barang, namun dalam sistem pengorderan barang ini setiap departemen juga dapat melakukannya, dalam upaya untuk memenuhi kegiatan operasional hotel. Asal mula kegiatan bagian pembelian adalah karena adanya permintaan pembelian barang (Purchase Requisition) dari gudang maupun dari bagian-bagian lain yang memerlukan barang. Formulir permintaan pembelian barang yang dibuat oleh bagian gudang asal mulanya dari saat dibuatnya Store Room Requisition oleh semua departemen yang berkepentingan untuk meminta barangbarang keperluan operasional ke bagian gudang. Oleh karena barang yang diminta seperti yang terdapat pada formulir Store Requisition tersebut tidak ada digudang ( tidak ada stock mungkin sebagian atau semuanya ), maka oleh bagian gudang, barang yang tidak ada tersedia/ kosong itu dibuatkan atau disalin kedalam formulir Purchase Requisition. Dengan demikian, jenis barang yang tercantum pada formulir Purchase Requisition ini adalah disamping barang-barang untuk menambah persediaan digudang store karena barangnya sudah habis atau karena jumlah persediaannya sudah mendekati angka minimum (Minimum Stock),
dan
juga
untuk
memenuhi
permintaan
dari
bagian-bagian
yang
memerlukannya. Selain itu dibuatnya purchase requisition bias jua sebagai barang untuk dijadikan “persediaan baru”
16
Bagian/departemen yang sering membuat pemesanan pengorderan barang Purchase Requisition, selain oleh bagian gudang sendiri adalah. Bagian kantor depan (Front Office), bagian tata graha (hosekeeping), bagian pemeliharaan (Engineering), bagian personalia (Human Resources), bagian binatu (Laundry), bagian pemasaran (Salaes & Marketing), bagian keuangan (Accounting), bagian keamanan (Security), bagian administrasi umum (Administrasi & General) dan lain-lainnya. Barang-barang yang diminta (di-request) langsung oleh bagian-bagian diatas (selain oleh bagian gudang), kebanyaka bukan barang persediaan (Non Stock Items), tetapi merupakan barang-barang yang mempunyai spesifikasi khusus atau hanya untuk keperluan operasional mereka sendiri, dan biasanya jarang dibeli. Barangbarang yang diminta dan dipakai langsung inilah yang kemudian disebut dengan istilah “ Direct Used Purchased”.
2.3.1 Standarad Pengorderan Pembelian Stock Di Store Room Dalam usaha untuk mencapai target dan tujuan dari bagian pembelian, ada beberapa sistem atau cara pembelian barang/bahan yang diperguanakan. Sistem atau cara pembelian tersebut disesuaikan dengan jenis barangbahan yang akan dibeli. Apakah barang/bahan makanan jenis perishable, bahan makanan jenis groceries atau barang/bahan material dan bahan lainnya. Sistem atau cara pembelian barang oleh perusahaan disesuaikan pula dengan kemampuan finansial perusahaan itu sendiri, khususnya pada bagian pembelian
17
(purchasing) adalah predaran dokumen-dokumen yang dipergunakan dalam proses pengadaan barang seperti: formulir purchase requisition yang dibuat oleh semua bagian atau departemen yang meminta barang, dan juga store keeper yang membuat pengorderan, kepada purchasing untuk memenuhi stock barang-barang keperluan operasional hotel. Dan selanjutnya diproses untuk mendapatkan otoritasi/persetujuan atasan yang berwenang, sehingga menjadi purchase order. A. Siklus dokumen Siklus atau peredaran dokumen pada bagian pembelian (document flow chart) adalah sebagai: 1. Purchase requisition dibuat oleh staf bagian gudang dan berdasarkan pada minimum stock, lalu dikirim kepada bagian pembelian purchasing, setelah ditandatangani oleh bagian Store Manager 2. Oleh bagian pembelian purchasing, purchase requisition ini, diisi dengan harga barang yang akan dibeli, yang akan diambil dari tiga minimal daftar harga (price list) rekanan yang sudah menjadi langganan hotel,contohnya supplier UD Cahaya dan Supplier Jala Sejahtera dan kemudian formulir yang dicantumkan harga tersebut dibeikan tanda/kode, mana harga yang termurah dari hasil rekananan tadi. 3. Setelah formulir Purchase Requisition lengkap dengan harga-harga dari price list tadi, kemudian purchase requisition tersebut dikirim kebagian devisi pengendalian biaya atau Cost Control, untuk
18
mendapatkan pengecekan kembali mengenai harga-harga yang sudah dicantumkan oleh bagian pembelian. 4. Setelah ditanda-tangani oleh bagian Cost Control dan Accounting Manager, kemudian Purchase Requisition ini dikirim ke gudang lagi atau ke departemen yang akan mempergunakam barang tersebut untuk dapat persetujuan dan tanda tangan mengenai kebenaran dan kualitas dan spesifikasinya. 5. Setelah mendapatkan tanda-tangan yang lengkap dari bagian-bagian yang berwenang, maka oleh bagian pembelian (Purchasing) barulah kemudian purchase requisition tersebut diproses menjadi purchase order.
19
Siklus Purchase Requisition Proses pengadaan
Cost Control Bag, pembelian : - proses membuat PR/ Cross check harga
- proses membuat PO
Supplier
kordinasi
Dapur :
- proses mengolah bahan
Gudang :
Receiving:
-menyimpan - memelihara -mengeluarkan
-seleksi barang –penerimaan barang.
Proses meminta barang
Proses seleksi barangGambar 2.1 Siklus Purchase Requisition
20
2.4 Bagian Yang Terlibat Dalam Proses Pengadaan Bahan
1. Departemen yang memerlukan barang 2. Gudang (general store/storeroom) 3. Pembelian (purchasing) 4. Penerimaan (receiving) 5.
Pembiayaan (Cost control)
6. Account payable (hutang usaha)
Dokumen yang digunakan : 1. Purchase requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan minimum. 2. Purchase order (PO), formulir yang mencatat pemesanan pemesanan barang untuk kebutuhan operasional hotel. 3. Memorandum invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier sebagai tanda bukti barang tersebut sudah diterima dengan baik. 4. Daily receiving report (DDR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk kebutuhan operasional hotel. 5. Quotation analysis price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan dibeli yang digunakan sebagai pembanding.
21
6. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang., barang masuk, barang keluar, serta sisa barang. 7. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh cost control.
