EVALUASI ATAS AUDIT OPERASIONAL ATM CASH REPLENISHMENT DENGAN KINERJA DIVISI CASH CENTRE P.T TUNAS ARTHA GARDATAMA
SKRIPSI Program Studi Akuntansi
Nama
:
WIDATI ASTUTI
NIM
:
0320311-125
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2008
EVALUASI ATAS AUDIT OPERASIONAL ATM CASH REPLENISHMENT DENGAN KINERJA DIVISI CASH CENTRE P.T TUNAS ARTHA GARDATAMA
SKRIPSI Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar SARJANA EKONOMI Program Studi Akuntansi
Nama
:
WIDATI ASTUTI
NIM
:
0320311-125
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2008
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
Nama
:
WIDATI ASTUTI
NIM
:
0320311-125
Program Studi
:
Akuntasi
Judul Skripsi
:
Evaluasi Atas Audit Operasional ATM Cash Replenishment Dengan Kinerja Divisi Cash Centre PT Tunas Artha Gardatama
Tanggal Ujian Skripsi
:
Disahkan Oleh :
Pembimbing
Syahril Djaddang,SE,M.Si Tanggal :
Dekan Fakultas Ekonomi
Ketua Jurusan Akuntasi
Drs. Hadri Mulya, M.Si
H. Sabarudin Muslim, SE, M.Si
Tanggal :
Tanggal :
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan Allhamdulillahirobillalamin, penuh rasa syukur kehadirat Allah SWT atas izin-Nya. Maka skripsi ini dapat terwujud yang merupakan salah satu syarat memperoleh gelar sarjana pada Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi Universitas Mercubuana Jakarta. Semakin berkembangnya dunia usaha terutama pada perusahaanperusahaan jasa (terutama pihak ketiga / outsourching) yang merupakan elemen pendukung dari operasional perusahaan-perusahaan besar, dan semakin tingginya frekuensi peredaran uang dalam kegiatan ATM Replenishment sehingga masalah dan resiko semakin kompleks yang berdampak pada kinerja sebuah perusahaan outsourching. Berangkat dari pemikiran tersebut,skripsi ini penulis diberi judul “Evaluasi Audit Operasional ATM Cash Replenishment Dengan Kinerja Divisi Cash Centre PT Tunas Artha Gardatama “. Selesainya skripsi ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak, dengan itu disampaikan ucapan terima kasih kepada yang terhormat : 1. Bapak Dr Ir Suharyadi, M,S, selaku Rektor Universitas Mercubuana. 2. Bapak Drs Hadri Mulya,M.Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Mercubuana. 3. Bapak Sabarudin, Muslim,SE ,M.Si selaku Ketua Jurusan Akuntansi S1 Fakultas Ekonomi Universitas Mercubuana. 4. Bpk Syahril Djaddang,SE,M.Si Pembimbing skripsi terimakasih atas bimbingannya dalam menyelesaikan skripsi ini.
5. Bapak/Ibu Dosen di Fakultas Ekonomi Universitas Mercubuana Jakarta. Atas segala kebijakan yang telah diterapkan, khususnya kebijakan akademik
yang
sangat
menujang
keberhasilan
penulis
dalam
menyelesaikan studi di Fakultas Ekonomi Universitas Mercubuana Jakarta. 6. Kedua Orang tuaku yang tiada henti-hentinya mendoakan yang selalu memberikan dukungan penuh baik waktu maupun materi untuk keberhasilanku. 7. Bapak Henky Johansyah, Ibu Nirmala Sari, Bapak Adi Pribadi selaku kepala Divisi Operational dan SDM PT. Tunas Artha Gardatama (TAG). 8. Teman dekatku (Adreas Kurniawan) dan sahabat-sahabatku (Evi N,Adi Darmawan,Yunita Rahmawati) yang bersedia selalu menjadi teman terbaikku. 9. Sahabat kampusku (Veri, Yuli,Maylani,Vera) Serta teman kelas S1 lanjutan dan teman-teman TAG yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah mendengar keluh kesah penulis, semoga persahabatan kita selalu berada dibawah ridho-Nya. Semoga segala budi baik dari semua pihak tersebut diterima oleh Allah SWT dan mendapat pahala yang berlipat ganda dari-Nya, Amien. Akhirnya penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan pihak yang memerlukannya, penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna sehubungan dengan terbatasnya kemampuan penulis, dengan
itu penulis mengharapkan kritik dan saran serta masukan dari pembaca demi terbaiknya skripsi ini. Terima Kasih. Jakarta , Penulis
2008
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
i
DAFTAR ISI
ii
DAFTAR LAMPIRAN BAB I
BAB II
PENDAHULUAN A. Latar Belakang
1
B. Perumusan Masalah
3
C. Tujuan dan Manfaat Penulisan
4
LANDASAN TEORITIS A. Tinjauan Umum
5
1. Pengertian Audit
5
2. Jenis-jenis Audit
6
3. Tujuan Audit
7
4. Jenis-jenis Auditor
7
B. Audit Operasional
9
1.Pengertian Audit Operasional
9
2. Tujuan Audit Operasional
10
3. Ruang Lingkup Audit Operasional
11
4. Kualifikasi Auditor Operasional
12
5. Tahapan Audit Operasional
14
a. Pengendalian Internal kuisoner
14
b. Pengujian Substantif
18
c. Pengujian Kepatuhan (Compliance Test)
18
d. Pengujian Detail (Detailed Examination)
19
e. Report Development
19
6. Pengertian Outsourching
20
7. Pengertian Pengisian ulang & Sisa Uang Lokasi
21
8. Tujuan Pemeriksaan ATM Cash Replenishment
21
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Lokasi Perusahaan
23
2. Ruang Lingkup Jasa yang Diberikan
25
3. Objek Penelitian
26
4. Security Internal Unit (SIU)
27
B. Metode Penelitian
29
C. Metode Pengumpulan
29
D. Definisi Operasional Variable
30
1. Audit Operasional
30
2. Kinerja Divisi Cash Centre
31
E. Metode Analisa Data
BAB IV
23
32
ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN A. Analisis Penerapan Audit Operasional dengan Kinerja Divisi Cash Centre PT Tunas Artha Gardatama
33
1. Pemeriksaan Pendahuluan
33
2. Pemeriksaan Mendalam dan Terinci
34
3. Pelaksanaan Pemeriksaan
35
4. Temuan Pemeriksaan
35
5. Pelaporan Hasil Pemeriksaan
35
B. Prosedur Audit Security Internal Unit PT TAG
36
1. Prosedur Kerja Preaudit
36
2. Prosedur Umum Audit Lapangan
37
3. Audit Program Security Internal PT TAG
38
4. Prosedur Pelaporan Hasil Audit
39
C. Pelaksanaan Audit Operasional Pada PT TAG
40
1. Prosedur Prepare Uang Ke Dalam Catridge
44
2. Prosedur Reconsiliasi
44
3. Prosedure Hand Over/Take Over
45
D. Audit Operasional ATM Replenishment Dapat Meningkatkan
Kinerja Divisi Cash Centre E. Kendala Pelaksanaan Operasional Audit Pada PT TAG
46 47
F. Evaluasi Permasalahan Pada Kegiatan ATM Cash Replenishment Divisi Cash Centre G. Rangkuman Temuan Penelitian
BAB V
49 53
KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan
62
B. Saran-Saran
63
DAFTAR PUSTAKA BAGAN LAMPIRAN DAFTAR RIWAYAT HIDUP
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Bisnis jasa layanan publik ( Pelaku Outsourching ) sudah sangat berkembang pada dunia usaha dewasa ini, terlebih bagi kegiatan usaha yang berkecimpung dengan uang fisik secara langsung, bisnis jasa kawal angkut uang ini merupakan jawaban atas kebutuhan bagi pelaku bisnis akan jasa keamanan khususnya dunia perbankan, seiring dengan pertumbuhan dunia usaha yang semakin kompleks. ATM Cash Replenishment adalah salah satu bidang yang ditawarkan oleh pihak perbankan kepada pihak luar yang menjadi peluang usaha bagi para pebisnis jasa layanan publik. Walaupun merupakan salah satu sumber pendapatan, bukan berarti kegiatan ATM Cash Replenishment tidak mempunyai resiko. Kegiatan ATM Cash Replenishment ini pada Divisi Cash Centre mempuyai beberapa resiko, antara lain resiko keamanan ( Security Risk ), resiko operasional ( Operasional Risk ), resiko penyelewengan ( Fraud Risk ) dan resiko - resiko lainnya. Dalam rangka mengoptimalkan dan meminimalisasi resiko pada kegiatan ATM Cash Replenishment, maka diperlukan upaya pengawasan dan pengendalian yaitu dengan cara melakukan audit opersional.
Audit dalam suatu badan usaha merupakan tuntutan atau kebutuhan guna melahirkan efektifitas usaha, sehingga usaha beroperasi secara sehat dengan resiko yang minimal. Penulis merasa tertarik untuk meneliti dalam kegiatan nyata dunia outsourching perbankan terhadap peranan yang diberikan oleh Security Internal Unit ( SIU ) sebagai internal auditor perusahaan dalam kegiatan ATM Cash Replenishment dan mencoba untuk menganalisa efektivitas kegiatan audit operasional sebagai alat pengendalian manajemen yang berfungsi perusaahan dari kerugian ketidakefisienan, kecurangan yang disengaja, ketidakakuratan data yang disediakan, dan irregularities yang terspesifikasi di dalam kegiatan ATM Cash Replenishment pada Divisi Cash Centre. Hasil penelitian tersebut penulis tuangkan ke dalam skripsi ini dengan judul “ Evaluasi Atas
Audit Operasional ATM Cash Replenishment
Dengan Kinerja Divisi Cash Centre P.T. Tunas Artha Gardatama “
B.
Perumusan Masalah Berdasarkan uraian diatas maka penulis akan membahas masalah
yang didefinisikan sebagai berikut : a. Bagaimanakah pelaksanaan Audit Operasional ATM Replenishment ( Pengisian ulang uang dan sisa uang dilokasi ) pada Divisi Cash Centre PT. TAG ?
b. Apakah pelaksanaan Audit Operasional ATM Replenishment dapat meningkatkan kinerja Divisi Cash Centre ? c. Apakah ada kendala yang dihadapi dalam melaksanakan Audit Operasional Divisi Cash Centre PT. TAG ?
C.
Tujuan dan Manfaat Penulisan
1.
Tujuan Penulisan a.
Untuk mengetahui pelaksanaan Audit Operasional ATM Replenishment.
b.
Untuk mengevaluasi sistem pelaksanaan Audit Operasional ATM Replenisment pada Divisi Cash Centre PT.TAG .
c.
Untuk mengidentifikasi kendala-kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pemeriksaan agar kendala-kendala yang ada dapat diselesaikan secara tepat,cermat dan akurat.
2.
Manfaat Penulisan Pelaksanaan penelitian ini sangat berguna untuk: a.
Penulis Menambah
pengetahuan
dan
pengalaman
bagi
penulis
mengenai kegiatan audit operasional dalam prakteknya dan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi Akuntansi di Universitas Mercu Buana.
b.
Perusahaan Dapat digunakan sebagai bahan masukan tentang audit operasional terhadap pelaksanaan kegiatan Divisi Cash Centre, disertai
dengan
saran-saran
yang
diperlukan
untuk
perkembangan praktek audit operasional dalam perusahaan. c.
Pembaca Diharapkan dapat menambah pengetahuan dan wawasan pembaca tentang pelaksanaan audit operasional terhadap pelaksanaan kegiatan Divisi Cash Centre pada perusahaan dan memberikan refleksi bagi peneliti lain yang ingin meneliti lebih dalam tentang audit operasional.
BAB II LANDASAN TEORI
A. Tinjauan Umum Mengenai Audit 1. Pengertian Audit Menurut Alvin A. Arens dan james Loebbecke (2000:9) definisi Auditing Adalah sebagai berikut: “ Auditing is the accumulation and evaluation of evidence abaut information to determine and report on the degree of correspondence the between information and established criteria Auditing should be done by competent,independent person” Dari pengertian diatas dapat diterjemahkan bahwa Auditing adalah suatu
proses
pengumpulan
dan
pengevaluasian
informasi
untuk
menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi yang dimaksud dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Auditing dilakukan oleh seorang yang kompenten dan independen. 2. Jenis-jenis Audit Alvin A. Arens dan James Loebbecke (2000:11) menyebutkan bahwa terdapat tiga jenis audit yaitu audit operasional,audit ketaatan dan audit laporan keuangan. a.
Audit atas Laporan Keuangan (financial statements audit) “An audit financial statements is conducted to determine wheter the overall financial statements (the quantiable information
being verified) are stated in accordance with specifield criteria” Laporan audit dilakukan untuk menemukan apakah laporan keuangan telah disajikan sesuai dengan criteria yang ditetapkan, yakni prinsip akuntansi yang diterima umum. b.
Audit Operasional “ An operational audit is a review of any part of an organizations procedures and methods for the purpose of evaluating efficiency and affectiveness.” Audit operasional adalah suatu review terhadap setiap bagian dari prosedur dan metode operasi atau organisasi untuk menilai keefisienan dan keefektifannya. Pada saat selesainya audit operasional,
auditor
akan
memberikan
saran-saran
kepada
manajemen untuk memperbaiki kelemaham-kelemahan pada system dan prosedur yang bersangkutan. c.
Audit ketaatan Audit ketaatan adalah audit untuk menetukan apakah pihak yang diaudit (auditee) telah mengikuti prosedur atau peraturan tertentu yang telah ditetapkan oleh yang berwenang.
3. Tujuan Audit Tujuan audit menurut Arens Loebbecke (2000:129) adalah sebagai berikut:
a) Kelayakan secara keseluruhan. b) Keabsahan. c) Kepemilikan. d) Kelengkapan e) Penilaian f) Klasifikasi g) Cut off h) Ketepatan i) Pengungkapan 4. Jenis-jenis Auditor Alvin
A
.Arens
dan
James
Leobbecke
(2000:13)
menyebutkan ada empat jenis auditor yang paling umum dikenal adalah: a.
Akuntan Publik Akuntan public adalah professional yang menyediakan jasa bagi perusahaan public yaitu dengan melakukan pemeriksaan atas laporan keuangan yang telah dibuat manajemen perusahaan. Disamping itu juga menyediakan jasa lain seperti konsultan pajak,konsultasi bidang manajemen, penyusunan sistem akuntansi dan penyusunan laporan keuangan.
b.
Auditor Pemerintah Auditor pemerintah adalah suatu lembaga yang bertugas mengaudit laporan keuangan yang disajikan oleh berbagai
organisasi pemerintah. di Indonesia yang berperan sebagai auditor pemerintah adalah Badan Pemeriksa Keuangan (BPK). c.
Auditor Pajak Direktorat Jenderal Pajak (DJP) yang berada dibawah Departemen
Keuangan
RI
bertanggung
jawab
atas
penerimaan Negara dari sector perpajakan dan penegak hukum dalam pelaksanaan ketentuan perpajakan. d.
Auditor Internal Auditor Internal adalah yang bekerja pada suatu perusahaan baik perusahaan negara maupun perusahaan swasta yang bertugas menilai kecukupan pengendalian manajemen, mengevaluasi
apakah
kegiatan
sesuai
dengan
kebijakan,rencana dan prosedur yang telah ditetapkan, menilai
apakah
kekayaan
perusahaan
dipertanggung
jawabkan dan dioperasikan secara optimal.
B. Audit Operasional 1. Pengertian Audit Operasional Beberapa istilah yang digunakan menyebut audit operasional audit manajemen antara lain adalah : Audit secara umum Yusuf ( 2001) mendefinisikan “ Auditing “sebagai berikut : pengauditan adalah suatu proses sistematis untuk
mendapatkan dan mengevaluasi bukti yang berhubungan dengan arsersi tentang tindakan-tindakan dan kejadian-kejadian ekonomi secara objektif untuk menentukan tingkat kesesuaian antara asersi tersebut dengan criteria yang telah ditetapkan dan mengkomunikasikan hasilnya kepada pihakpihak yang berkepentingan (h.11) Definisi Audit Operasional Arent,Elder dan Beasley (2001) “ Audit operasional” adalah tinjauan atas bagian tertentu dari prosedur serta metode operasional organisasi tertentu yang bertujuan untuk mengevaluasi efisiensi serta efektivitas prosedur serta metode tersebut. (h.77) Sedangkan menurut Agoes (2004) “Manajemen Audit disebut juga operasional audit, fungsional audit,sistem audit” adalah suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh Manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan tersebut sudah dilakukan secara efektif,efisien dan ekonomis .(h.173)
Kesimpulan
dari
definisi
diatas
adalah
audit
manajemen
merupakan suatu proses yang sistematis yang menggambarkan pengkajian ulang perusahaan untuk efisiensi dan efektivitas yang mencakup perencanaan yamg tepat serta menilai secara objektif bukti yang berkaitan dengan aktivitas yang diaudit. Definisi mengenai audit operasional diatas sama-sama memberikan rekomendasi kepada mnajemen untuk memperbaiki kelemahan dalam
penerapan system pengendalian intern,sistem pengendalian efektivitas operasi perusahaan.
2. Tujuan Audit Operasional Agoes (2000: 175) menjabarkan beberapa tujuan umum dari audit manajemen yaitu: a) Untuk menilai kinerja (performance) dari manajemen dan berbagai fungsi dalam perusahaan. b) Untuk
menilai
apakah
(manusia,mesin,dana
dan
berbagai harta
lainnya)
sumber yang
daya dimiliki
perusahaan telah digunakan secara ekonomis fungsi dalam perusahaan. c) Untuk menilai efektifitas perusahaan dalam mencapai tujuan & objective yang telah ditetapkan top management. d) Untuk dapat memberikan rekomendasi kepada top management untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penerapan pengendalian intern sistem pengendalian manajemen dan
prosedur
operasional
perusahaan
dalam
rangka
meningkatkan ekonomisan,efisiensi, efektivitas dari kegiatan operasi perusahaan. Berdasarkan definisi diatas maka tujuan dari audit operasional itu sendiri adalah untuk membantu memecahkan berbagai masalah dengan merekomendasikan berbagai tindakan yang diperlukan, serta menyakinkan
manajemen bahwa apa yang ingin dicapai oleh manajemen benar-benar telah dilaksanakan dan mengidentifikasikan kondisi-kondisi yang perlu disempurnakan dari permasalahan-permasalahan yang ada diperusahaan tersebut dengan menggunakan prosedur dan tata cara penyelesaian yang ditetapkan.
3. Ruang Lingkup Suatu Audit Operasional Ruang lingkup audit manajemen sangat berbeda dengan ruang lingkup audit keuangan, perbedaan ini terletak pada lebih luasnya ruang lingkup audit manajemen yang mencakup pada aspek kegiatan keuangan,personalia dan aspek-aspek lain dari kegiatan operasi atau fungsi yang diperiksa. Tunggal (2001:72) Ruang Lingkup suatu audit operasional biasa ditentukan dengan menggunakan pedoman sebagai berikut: a) Luas Lingkup suatu audit operasional harus sesuai dengan objektif yang ingin dicapai. b) Tujuan audit operasional harus jelas untuk memungkinkan dibuatkan rencana audit yang memadahi. c) Audit harus dibatasi pada bidang-bidang dimana hasil-hasil spesifikasi yang spesifik akan disusun dan dilaporkan. d) Audit harus dibatasi pada usaha penilaian prestasi daripada penilaian kapasitas individual karena hanya hal-hal karena
hanya hal-hal yang dimiliki arti ekonomis saja yang akan diaudit.
4. Kualifikasi Auditor Operasional Karena audit operasional menyangkut analisis dan penilaian bisnis, keberhasilan audit dalam membantu perusahaan memperbaiki operasi sebagian besar tergantung pada sikap dan bakat auditor. Tunggal (2001;19) berpendapat bahwa ciri khas seorang auditor operasional yang baik adalah: a) Sifat ingin tahu, tertarik pada dan ingin tahu mengenai segala sesuatu tentang operasi. b) Gigih, menyelidiki sampai mendapat kepuasan bahwa situasi dimengerti sepenuhnya. c) Pendekatan
konstruktif
(constructive
approach),
pandanglah hal-hal yang nampaknya salah sebagai petunjuk ,bukan sebagai kejahatan ,suatu kesalahan dianggap sebagai suatu petunjuk yang dapat membawa kebidang-bidang perbaikan dimasa datang. d) Rasa bisnis, periksalah segala sesuatu dari susut pandangan yang luas mengenai efek terhadap operasi perusahaan yang menguntungkan dan efisien.
e) Kerjasama, anggaplah diri anda sebagai seorang mitra, bukan sebagai saingan manager dari perusahaan atau pekejaan yang diperiksa. Seorang internal auditor harus mempunyai kecakapan professional sebagai berikut: a) Mematuhi standar-standar kelakuan professional. b) Memiliki pengetahuan,ketrampilan dan disiplin yang diperlukan untuk pelaksanaan audit intern. c) Memelihara kemampuan teknis mereka melalui pendidikan yang
berkesinambungan
(continuing
profesional
education). d) Memberikan perhatian profesional yang memadahi dalam melaksanakan audit intern.
5.
Tahapan Audit Operasional Tunggal (2007), menetapkan beberapa tahapan dalam pelaksanaan audit operasional/management audit terdiri dari: a.
Usulan dan pengenalan
b.
Survei pendahuluan
c.
Penelaahan yang lebih rinci
d.
Pengujian detail
e.
Mengembangkan dan menelaah temuan audit
f.
Pelaporan
g.
Tindaklanjut setelah audit
Setiap tahapan diatas sebaiknya dilaksanakan dalam melaksanakan kegiatan audit manajemen sebab banyaknya area dalam audit manajemen maka diperlukan tindakan yang dapat berjalan secara sistematis. a. Pengendalian Intern Kuisoner (Internal Control Quisioner) Setiap
perusahaan
yang
berjalan
harus
dapat
memonitor
kegiatannya dan hasil yang diperoleh. Pemimpin harus mempunyai pandangan dan sikap yang professional untuk memajukan atau meningkatkan hasil-hasil yang telah dicapai. Pengendalian Intern dapat dibagi menjadi dua yaitu: a) Pengendalian Administrasi Meliputi struktur organisasi serangkaian prosedur-prosedur dan catatan-catatan yang berhubungan dengan proses pembuatan keputusan yang mengarah kepada tindakan manajemen untuk menyetujui atau memberi wewenang. b) Pengendalian Akuntansi Meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang berhubungan dengan pengamanan harta/aktiva dan dapat dipercayai catatan keuangan. Sedangkan menurut Ikatan Akuntansi Indonesia (2001;319.3) menyatakan :
“ Pengendalian Intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris,manajemen,dan personal lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadahi tentang pencapaian tiga golongan berikut: (a) Keandalan pelaporan keuangan, (b) Efektifitas dan efisiensi operasi, (c)Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. “ Ada lima sifat sistem pengendalian yang dapat dipercaya agar perusahaan dapat berjalan dengan baik: a. Kualitas pegawai sesuai dengan tanggung jawabnya. b. Rencana organisasi yang memberikan pemisahan tanggung jawab fungsi secara layak. c. Sistem pemberian wewenang,tujuan,teknik, dan pengawasan yang wajar untuk mengadakan pengendalian atas aktiva,utang,penghasilan dan biaya yang terdiri dari: 1. Sistem
pemberian
wewenang
sesuai
dengan
ukuran
manajemen. 2. Tujuan dan tehnik 3. Pengawasan. d. Pengendalian terhadap penggunaan aktiva dan dokumen serta formulir yang penting, penanganan harus ditangani oleh pihak yang berwenang untuk melaksanakan tanggung jawab tersebut dan disimpan dengan baik dan aman.
e. Perbandingan secara periodik Manajemen harus mengadakan perbandingan secara periodik dengan bukti tentang adanya penilaian bahwa transaksi telah dilakukan pencatatan. Cara pengendalian sistem ATM Cash Replenishment yang harus dihindarkan dari pencurian dan penyelewengan (fraud), biasanya perusahaan mempunyai prosedur otorisasi dan persetujuan ATM Cash Replenishment yang tepat. Tujuan pengendalian intern atas ATM Cash Replenishment adalah: a) Untuk menjamin ketelitian dan dapat dipercayainya catatan transaksi tentang ATM Cash Replenishment. b) Untuk mengamankan uang/kas yang dititipkan klien untuk keperluan
ATM
Cash
pencurian,penyelewengan
Replenishment (fraud),
dari
kesalahan
tindak prosedur
pengisian ulang.
Penggunaan Kuisoner Auditor
biasanya
melakukan
pengujian
dengan
mengajukan
pertanyaan/kuisoner kepada sejumlah orang/karyawan yang terlibat didalam system,menginspeksi
dokumen
dan
laporan,
serta
melakukan
ulang
pengendalian atas sejumlah kegiatan untuk memastikan bahwa pengendalian telah berjalan secara efektif,efisien dalam operasinya.
Kebaikan dalam penggunaan kuisoner adalah membantu auditor dalam menentukan pertanyaan mengenai informasi yang ada dalam perusahaan, sentra pertanyaan akan dijawab langsung oleh karyawan sehingga menentukan tingkat keakuratan permasalahan yang dialami karyawan lebih jelas terlihat. Kelemahan dalam menggunakan kuisoner adalah adanya kemungkinan bagi penanya menyalin data pada tahun sebelumnya tanpa mengoreksi pertanyaan apakah masih valid untuk tahun sekarang, kuisoner tidak dapat diberikan kepada seluruh karyawan sehingga dilakukan secara random yang menghasilkan hasil akhir yang kurang akurat. b. Pengujian Substantif Pengujian ini merupakan salah satu prosedur audit yang digunakan untuk menentukan kesalahan moneter yang secara langsung mempengaruhi kewajaran penyajian laporan saldo kas ATM. Dalam melakukan substantive tes, auditor perlu membuat kertas kerja dalam membuat working balance sheet, main schedule of location.
Dalam
pengujian
ini
auditor
harus
melakukan
pemeriksaan fisik terhadap kas/uang ATM. c. Pengujian Kepatuhan (Compliance Test) Pengujian ketaatan (compliance test) adalah dilakukan terhadap bukti- bukti yang dicatat oleh perusahaan atas setiap kejadian yang terjadi yang telah diproses dan dicatat sesuai dengan system dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen.
Prosedur ketaatan merupakan tindakan yang dapat digambarkan menjadi dua bagian laporan : a) Pengidentifikasian data dari semua item sample akan dipilih untuk diperiksa. b) Penjelasan
pekerjaan
yang
akan
dilaksanakan
untuk
menghimpun semua bukti mengenai item-item yang telah ada. Tujuan pengujian ketaatan untuk memperoleh keyakinan yang
memadai
bahwa
prosedur
control
akuntansi
yang
bersangkutan telah ditetapkan sebagaimana mestinya, pengujian ini akan menjadi dasar dalam menentukan sifat,waktu,luas pengujian ini mengambil sample dilakukan dengan penghitungan secara random untuk uang fisik dan untuk catridge. d. Detailed Examination Dalam tahapan ini auditor harus mengumpulkan bukti-bukti yang cukup,kompeten,material dan relevan untuk dapat menentukan tindakan apa saja yang dilakukan manajemen dan pegawai perusahaan
yang
merupakan
penyimpangan-penyimpangan
terhadap criteria dalam firm audit objective dan bagaimana effek dari penyimpangan tersebut dan besar kecilnya yang menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Bukti yang dikumpulkan harus diikhtisarkan, masingmasing yang berkaitan dengan criteria,causes, dan effect dalam firm audit objective, dari ikstisar tersebut harus bisa ditentukan
audit findings yang diperlukan untuk menyusun laporan audit operasional (Management audit report). e. Report Development Temuan audit harus dilengkapi dengan kesimpulan dan saran harus direview oleh kepala security internal unit selaku audit manager sebelum didiskusikan dengan auditee (Divisi Cash Centre). Tanggapan auditee bisa saja berbeda pendapat terhadap dan perbedaan pendapat tersebut harus dicantumkan dalam laporan audit.
6.
Pengertian Outsourching Outsourching
adalah
penyewaan
pihak
luar
untuk
melakukan suatu fungsi yang akan diselenggarakan secara internal. Di Indonesia bisnis ini baru beberapa tahun terakhir ini dikenal dan berkembang cukup pesat walau secara tidak langsung tren ini muncul dari akibat permintaan Dana Moneter Internasional (IMF) agar pemerintah Indonesia melakukan privatisasi dan reformasi dunia usaha khususnya BUMN, dengan tren usaha semacam ini maka mulai bermunculan perusahaan-perusahaan yang berbasis jasa layanan public dan sekaligus ikut menciptakan lapangan kerja baru.
Dari segi sudut pandang teoritis, Pengajar Kebijakan Bisnis Unika
Atma
Jaya,
Praseyantoko
(kompas.com:
2003)
berpendapat bahwa : “ Keputusan untuk memprivatisasi biasa didasarkan
perhitungan
biaya
transaksi
yang
diakibatkannya,pertama-tama teori ini menyakini, organisasi ada karena memiliki biaya transaksi yang lebih rendah ketimbang dibiarkan mengikuti mekanisme pasar. Jadi pada satu titik,birokrasi dalam organisasi dianggap lebih efisien. Tetapi jika organisasi sudah terlalu besar dan biaya transaksi yang ditimbulkan sudah terlalu besar, sebaiknya diserahkan kembali kepada mekanisme pasar. Dalam organisasi korporasi,mekanisme ini dikenal dengan sebutan Outsourching (menyerahkan divisi pekerjaan kepada pihak lain) “
7.
Pengertian Pengisian ulang uang dan uang sisa lokasi ATM Cash Replenishment Atm Cash Replenishment adalah suatu aktivitas yang meliputi
proses
sejak
dilakukan
monitor
saldo,
penghitungan/pemrosesan uang ,penyortiran uang serta pemasukan uang kedalam wadah/catridge ATM dan penghitungan uang sisa lokasi/rekonsiliasi. (agreement letter,2001:1) Masalah pengisian uang ATM tidak hanya semata-mata tentang pendistribusian uang, dalam sistem pencatatan perusahaan juga
mempunyai kewajiban untuk menyelenggarakan administrasi ATM Cash Replenishment untuk setiap klien dan sebagai arsip perusahaan. Penyelenggaraan administrasi untuk klien ini dilakukan setiap hari berupa
laporan
“Saldo
harian,daily
replenishment
Schedule,Actuating Cash Counted, Daily reconsiliation report, CIT (Cash In Transit) Order.
8. Tujuan dari pemeriksaan atas ATM Cash Replenishment Pengauditan berfokus pada pencarian data dan informasi dengan tujuan agar
dapat mengendalikan kegiatan organisasi
melalui fungsi pemeriksaan dan penilaian terhadap permasalahan yang terjadi pada perusahaan ketaatan,efektifitas dan efisiensi) yang disoroti dari kegiatan ATM Replenishment. Inti
dari
pemeriksaan
terhadap
operasional
ATM
Cash
Replenishment sendiri adalah untuk memberikan keyakinan pada manajemen bahwa operasional telah berjalan dengan baik, sekaligus menjaga asset perusahaan berupa kepercayaan klien (Johansja: Journal perusahaan). Maka dapat dikatakan bahwa digunakan suatu instrument yang untuk membantu para pimpinan perusahaan merealisasi tugas dan tanggung jawab secara lebih baik melalui peran auditor sebagai mitra kerja dengan memberikan penilaian dan rekomendasi atau analisis perbaikan dalam perspektif ATM Cash Replenishment yang merupakan pendapatan bagi perusahaan.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
A.
Gambaran Umum Perusahaan PT. Tunas Artha Gardhatama (TAG) merupakan suatu perusahaan
jasa swasta nasional yang bergerak bidang jasa kawal angkut uang, didirikan berdasarkan Akte perusahaan No 3 tanggal 2 September 1999, disahkan dengan Keputusan Menteri Hukum dan Perundang-undangan No. C-7211HT.0101 TH 2000 pada tanggal 24 Maret 2000. Mempertimbangkan kegiatan usaha perbankan yang berkembang saat ini, dimana layanan bank harus semakin dekat kepada nasabah dengan tingkat layanan semakin cepat,efisien dan aman sehingga dapat terpenuhinya kepuasan nasabah baik secara kualitas maupun keamanan, maka TAG mempunyai komitmen untuk memberikan solusi tepat tersebut. Hal ini tercermin dengan logo kuda perak dan perisai, melambangkan kecepatan,ketangguhan dan keamanan. Dimana strategi layanan kami memberikan pemecahan masalah secara menyeluruh untuk memenuhi standar keamanan yang dibutuhkan pelanggan dengan harga yang kompetitif. Adapun beberapa perusahaan sejenis yang sudah berjalan antara lain: 1. Securicor, yang beroperasi akhir tahun 80an berafiliasi dengan Securicor Hongkong
2. Ciscomas Securititama, beroperasi akhir tahun 97an, joint venture Singapura & PT Sinar Mas. 3. PT Transnasional Indosin (TNI) beroperasi akhir tahun 97an dikelola antara perusahaan local dengan perusahaan Singapura 4. PT Tunas Artha Gardatama(TAG) beroperasi September 2000 dimiliki oleh Roesman Hadi & Hindarto. 5. PT Kelola Jasa Arhta (Kejar) beroperasi pertengahan tahun 2001 yang dikelola oleh pensiunan pegawai bank Indonesia. 6. PT Armorindo beroperasi akhir tahun 2001 yang dikelola oleh mantan Karyawan BCA. 7. PT Kesatria Mitrasastatama (KMS) beroperasi pertengahan tahun 2005 yang dikelola oleh Hengky J. 8. PT Advantage yang beroperasi pertenggahan tahun 2005 dikelola oleh bekas karyawan Securicor. 1.
Lokasi Perusahaan Kantor Pusat : PT. Tunas Artha Gardatama (TAG) berlokasi di Gedung Putra Kalimantan Jl. Jendral Gatot subroto Kav 12-13 Jakarta Selatan 12930. Kantor Cabang
:
PT Tunas Artha Gardatama (TAG) berlokasi di Jl Pelajar Pejuang 45 No 17 Bandung.
2.
Ruang Lingkup Jasa yang diberikan Jasa layanan yang ditawarkan ialah: a) Cash In transit/CIT Layanan pengantaran uang/barang berharga dari bank ke lokasi tujuan yang ditunjuk oleh bank/nasabah ke Bank Indonesia. b) ATM Cash Replenisment. Layanan pengisian uang mesin-mesin ATM (untuk saat ini mengelola Koorwil Jakarta,Depok,Bandung) c) Cash Management Layanan
untuk
melakukan
penghitungan
uang
dan
memprosesnya sesuai dengan Standart Bank Indonesia dengan menggunakan mesin sortir uang yang telah direkomendasikan oleh Bank Indonesia. d) Paypacking system Jasa layanan pembayaran Gaji karyawan perusahaan/ pabrikasi. e) Security Courier Service Jasa pengambilan dan pengiriman Bank Notes dari luar kota dengan menggunakan pesawat udara secara hand Carry. f) Guarding Jasa layanan pengamanan selkaligus mengatur,mengawasi dan mengendalikan pengamanan lingkungan kerja bank.
3.
Objek Penelitian Seperti yang telah penulis kemukakan diawal penulisan bahwa
penulis hanya akan membahas kegiatan ATM Cash Replenishment pada ruang lingkup Divisi Cash Centre, Divisi Cash Centre PT TAG merupakan divisi yang terpenting dari operasional ATM Cash Replenishment karena di divisi inilah seluruh peredaraan uang (masuk keluar) yang nilainya puluhan milyar untuk keperluan ATM Cash Replenishment diatur yang pada akhirnya uang tersebut dapat diambil oleh nasabah bank yang menjadi klien PT TAG. Berangkat dari pemahaman tersebut maka penulis tertarik untuk meneliti kegiatan operasional terutama kegiatan ATM Replenishment pada Divisi Cash Centre PT.TAG. Divisi Cash Centre PT TAG mempunyai struktur organisasi yang cukup sederhana, hal ini bertujuan untuk mempercepat birokrasi tetapi tanpa mengurangi dari ketelitian dari pengawasan jalur distribusi uang. Kegiatan Divisi Cash Centre dalam kegiatan ATM Cash replenishment meliputi: 1. Pemrosesan/Penyortiran Uang. 2. Pengepakan uang kedalam wadah ATM berdasarkan jumlah lembar tertentu. 3. Penyiapan wadah ATM yang telah diisi uang hasil penyortiran dan perhitungan untuk dibawa kelokasi ATM yang akan direplenish berdasarkan permintaan pihak monitoring ATM.
4. Proses batch/balancing pada akhir hari terhadap uang sisa lokasi ATM yang telah direplenish dengan membandingkan dengan data EJ (Elektronic Journal). 5. Membuat laporan saldo harian akhir dihari sebagai proses akhir balancing perhari dan perlokasi ATM. 6. Membuat berita acara pengambilan dan penyetoran uang untuk keperluan ATM Cash Replenishment, komplain nasabah,peristiwa yang menghambat pemrosesan/penyortiran uang.
4.
Security Internal Unit (SIU) Security Internal Unit (SIU) dipimpin oleh Pemimpin Security Internal Unit yang bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama,pemimpin SIU membawahi 2(dua) kelompok : Kelompok audit komputer,kelompok audit Operasioanal. Berdasarkan Security Internal Unit Charter yang dibuat oleh Security Internal Unit (SIU) dengan persetujuan pihak manajemen, security Internal unit (SIU) memeliki: a. Misi SIU, memastikan terwujudnya perusahaan yang sehat dan berkembang secara sehat. b. Sasaran Kerja SIU adalah diterapkannya pengawasan yang efektif untuk pengamanan asset perusahaan, meminimumkan fraud risk dan memantau efektifitas/system resiko operasional.
c. Kedudukan SIU adalah satuan kerja yang bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama. d. Ruang lingkup SIU adalah mencakup pemeriksaan dan penilaian atas kecukupan dan keefesinan sistem operasioanal dan kualitas kinerja perusahaan. e. Kewenangan SIU : 1. Melakukan akses penuh,bebas,dan tidak terbatas terhadap catatan,karyawan,sumber
daya,serta
asset
lainnya
yang
berkaitan dengan pelaksanaan audit. 2. Melakukan akses secara bebas dan tidak terbatas kepada direksi dan dewan komisaris. 3. Menentukan
jadwal,personil,ruang
lingkup,tehnik
dan
pendekatan audit dalam rangka mencapai mutu dan tujuan audit. 4. Meminta bantuan personil dari unit kerja lain dalam pelaksanaan audit termasuk jasa pihak ketiga. B.
Metode Penelitian Dalam melakukan penelitian ini penulis menggunakan metode
deskriptif yaitu metode yang digunakan dalam meneliti sekelompok manusia,suatu objek atau kondisi suatu system pemilikan suatu peristiwa pada saat sekarang.
Metode penelitian secara deskriptif mempunyai tujuan memberikan gambaran secara mendetail tentang latar belakang dan karakter yang khas dari objek penelitian.
C.
Metode pengumpulan Data Dalam mencari dan mengumpulkan bahan yang diperlukan untuk
menyelesaikan skripsi ini, maka diperlukan data-data yang relevan dengan permasalahan, adapun metode pengumpulan data tersebut adalah: 1.
Pengumpulan data Lapangan (field research) Pada metode ini penelitian dilakukan dengan mengumpulkan data langsung dari perusahaan yang bersangkutan agar memperoleh gambaran yang objektif, kegiatan yang dilakukan antara lain: a) Pengamatan (Observation) Dilakukan dengan mengadakan penelitian secara langsung atas aktivitas yang dijalankan oleh pihak perusahaan. b) Wawancara (Interview) Dilakukan dengan mengajukan pertanyaan kepada pimpinan dan karyawan untuk dijawab dan memperoleh data dan informasi yang diperlukan dalam penulisan. c) Quesioner Memberikan lembar daftar pertanyaan agar diisi oleh karyawan yang bersangkutan agar penelitian dapat memperolah informasi yang lebih akurat.
2.
Pengumpulan Data Kepustakaan (Library research) Metode pengumpulan data dengan cara membaca dan mempelajari buku,referensi majalah,catatan kuliah dan sumber tertulis lainnya yang berhubungan dengan topik pembahasan masalah ini.
D. 1.
Definisi Operasional Variabel Audit Operasional Audit operasional merupakan suatu proses merupakan suatu proses yang sistematis seperti dalam audit laporan keuangan, audit operasional mencakup serangkaian langkah atau prosedur yang terstruktur dan terorganisasi. Aspek ini mencakup perencanaan yang tepat dan juga mendapatkan nilai bukti yang berkaitan.
2.
Kinerja Divisi Cash Centre Kinerja adalah aktivitas dalam suatu departemen, bagian atau wilayah tertentu dalam melaksanakan kebijakan dan prosedur perusahaan . Kinerja/performance bagi perusahaan outsourching sangatlah penting dan bisa menjadi ukuran bagi langgengnya operasional perusahaan dikarenakan apabila kinerja perusahaan baik klien akan semakin betah dan bukan tidak mungkin akan lebih mempercayakan sebagian besar order pekerjaan untuk diserahkan ke perusahaan outsourcing tersebut dan hal ini ditunjukan dengan diberikannya report nilai (
down time) dari pada klien atas kegiatan operasionalnya kepada perusahan outsourching, laporan Down Time yang diberikan atau yang dapat ditolerir adalah < 2.50 (terlampir) data tersebut bisa menjadi salah satu ukuran baik buruk performance perusahaan. (agreement letter, 2001:8) Dalam jasa ATM Cash Replenishment ini , khususnya Divisi Cash Centre, kinerja sangatlah penting karena objek yang diolah divisi ini adalah uang secara fisik dalam bentuk rupiah ( deniminasi 100.000,-,50.000,-20.000,-) jadi ketaatan akan kebijakan dan prosedur (SOP) perusahaan sangatlah diutamakan.
E.
Metode Analisa Data Metode
yang
digunakan
oleh
penulis
untuk
menganalisa
permasalahan yang ada Deskriptif Kualitatif yaitu proses pengumpulan data,kategori data dan pengembangan pola atau susunan (atterns) teori atau penelitian. Analisis yang berdasarkan pada opini suatu manajemen perusahaan dalam memberikan pernyataan terhadap masalah yang sedang diteliti. Selain itu penulis juga mengamati kejadian dan prosedur yang ada dalam perusahaan dengan cara melalui pendekatan sistematis dan pendekatan interprektif. Pendekatan sistematis yaitu pendekatan terhadap prosedur cash centre yang merupakan gambaran dari pelaksanaan pengisian ATM.
BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Analisis
Penerapan
atas
Audit
Operasional
ATM
Cash
Replenishment dengan kinerja Divisi Cash Centre PT. Tunas Artha Gardatama 1.
Pemeriksaan Pendahuluan Berdasarkan hasil penelitian , maka dapat disimpulkan bahwa
Security melaksanakan audit operasional pada tahap pemeriksaan pendahuluan yang diterapkan selama ini sudah baik, karena dalam pemeriksaan pendahuluan ini telah melakukan pengumpulan data dan informasi serta mempelajari objek pemeriksaan yang berkaitan dengan pelaksanaan ATM Cash Replenishment. Sedangkan kekurangan pihak Security Internal Auditor (SIU) dalam melaksanakan tahap pemeriksaan pendahuluan ini adalah tidak melakukan penijauan langsung kelapangan (lokasi ATM) sebagai bahan Cross check sehingga data dan informasi yang diperlukan belum lengkap diperoleh pada tahap awal pengujian terinci dilapangan. Keadaan tersebut terjadi, karena anggaran dan waktu yang disediakan untuk melakukan pemeriksaan relative bebas. Oleh karena itu penggunaan anggaran harus sangat diperhitungkan untuk mendapatkan hasil yang maksimal dan keamanan asset perusahaan.
2.
Pemeriksaan Mendalam dan Terinci Berdasarkan hasil penelitian, maka dapat disimpulkan bahwa SIU
PT. Tunas Artha Gardatama dalam penyusunan rencana pelaksanaan pemeriksaan telah berpedoman pada program pemeriksaan yang telah ditetapkan yang digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pengujian terinci ditempat objek yang diperiksa. Agar dalam pelaksanaan pengujian terinci tim pemeriksaan telah mengetahui hal-hal apa saja yang harus dilakukan pada saat melakukan pemeriksaan dan pada saat pelaksanaan program pemeriksaan tersebut masih harus dikembangkan sesuai dengan kondisi di lapangan. Tetapi program pemeriksaan tidak selalu disusun secara terinci karena sepanjang manual pemeriksaan terincinya telah tersedia. Maka dalam program cukup ditunjuk Judul dan Nomor seri manual pemeriksaan yang bersangkutan.
3.
Pelaksanaan Pemeriksaan Analisis pelaksanaan pemeriksaan berdasarkan hasil penelitian,
dapat disimpulkan bahwa audit operasional yang dilakukan oleh Security Internal PT. TAG yang dalam hal ini adalah pelaksanaan pengujian terici pada Divisi Cash Centre yang diperiksa telah berjalan dengan baik karena sebelumnya telah dilakukan pemeriksaan pendahuluan dan penyusunan rencana pemeriksaan agar tim pemeriksa memiliki arah dan tujuan yang jelas. Walaupun dalam pelaksanaan audit operasional terutama dalam pembagian tugas masih kurang sesuai dengan kemampuan auditor dalam
tim pemeriksa yang bersangkutan dan keahlian profesi yang dibutuhkan dalam pelaksanaan pengujian terincinya. Namun jika dilihat dari temuantemuan yang ada dari hasil pemeriksaan telah mampu melaksanakan audit operasional atas ATM Cash Replenishment Divisi Cash Centre PT TAG.
4.
Temuan Pemeriksaan Berdasarkan hasil penelitian, maka dapat disimpulkan suatu
analisis bahwa pelaporan hasil temuan audit operasional yang diperoleh sebagian besar dapat diterima oleh auditee dan atas permasalahan tersebut telah ditindak lanjuti oleh pihak auditee sesuai saran-saran yang telah diberikan pihak Security Internal Unit (SIU). Temuan pemeriksaan yang diperoleh Auditor merupakan penyimpangan dari ketidakhematan dan penyimpangan terhadap ketertiban dan ketaatan pada ketentuan yang telah ditetapkan.
5.
Pelaporan Hasil Pemeriksaan Berdasarkan hasil penelitian, maka dapat disimpulkan suatu
analisis bahwa pelaporan hasil pemeriksaan Security Internal unit (SIU) PT. TAG atas ATM Cash replenishment sudah baik dimana pelaporan hasil pemeriksaan internal auditor dari tahap pembuatan lembaran hasil pemeriksaan sampai hasil pemeriksaan. Prosedur pembahasan dan penyusunan lembaran hasil pemeriksaan dan hasil pemeriksaan telah diselenggarakan dengan cermat dan objektif, yang
memuat informasi, saran dan penilaian independent bagi pengambil keputusan (entitas yang diperiksa,manajemen dan klien) yang berisi temuan-temuan yang penting untuk diketahui, dipahami dan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Dengan demikian , temuan pemeriksaan yang diperoleh tim pemeriksa atas 5 (lima) temuan yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya dapat disimpulkan bahwa hasil temuan pemeriksaan tersebut telah ditindak lanjuti Auditee (pihak yang diperiksa) berdasarkan saran-saran yang telah diberikan.
B. Prosedur Audit oleh Security Internal Unit PT.Tunas Artha Gardatama 1.
Prosedur Kerja Preaudit Prosedur preaudit merupakan langkah-langkah yang dilaksanakan
sebelum dilakukannya audit lapangan (audit field) untuk melihat dan mendapatkan
gambaran
singkat
mengenai
kondisi
auditee
serta
menentukan langkah-langkah strategis untuk menentukan kecukupan sampling dan prosedur audit yang dilaksanakan tujuan pelaksanaan preaudit adalah : a.
Untuk menentukan tingkat resiko dari kegiatan operasional auditee.
b.
Untuk menentukan kecukupan prosedur audit yang akan digunakan dalam pelaksanaan audit.
Prosedur audit yang dilaksanakan oleh Tim audit adalah sebagai berikut : a.
Melakukan pengumpulan data baik berupa data keuangan maupun data non keuangan.
b.
Melakukan pengkajian terhadap resiko yang berkaitan dengan ruang lingkup audit.
c
Menyusun laporan persiapan audit berikut penerapan rencana waktu.
d
Memenuhi kelengkapan administrasi seperti surat tugas dan surat keterangan jalan.
2.
Prosedur Umum Audit Lapangan Laporan persiapan audit yang telah dibuat oleh Tim audit
dimintakan
persetujuan
kepada
atasan
untuk
mendapatkan
disposisi/petunjuk. Maka tim akan mempersiapkan kertas kerja Audit dan saran-saran pendukung untuk pelaksanaan audit : Prosedur umum pelaksanaan audit lapangan : a.
Masing-masing anggota tim diberikan tugas untuk memeriksa transaksi
operasional
divisi
Cash
Centre
sesuai
dengan
kompetensinya. b.
Anggota tim menyiapkan kertas kerja audit meliputi : kertas kerja prosedur,pengujian substantive,kesimpulan dan lembar pengujian.
c.
Atas dasar penilaian resiko yang telah ditetapkan pada laporan preaudit,
masing-masing
pemeriksa
menentukan
sampling yang akan dilakukan uji periksa.
kecukupan
d.
Setiap anggota tim mengikuti prosedur audit yang telah ditetapkan terhadap masing-masing transaksi sesuai dengan bagian yang menjadi tugasnya.
e.
Dari pemeriksaan lapangan, temuan-temuan yang tidak sesuai dengan program audit akan
direkapitulasi kedalam lembar
kesimpulan dan dibuatkan kriteria temuan yang material dan tidak material. Temuan yang material akan diresume untuk menyamakan persepsi dan mengambil langkah perbaikan yang harus dilakukan oleh auditee dengan jangka waktu tertentu yang telah disepakati oleh auditor (SIU) dan auditee.
3.
Audit Program Security Internal Unit PT Tunas Artha Gardatama Program audit yang terencana bisa berfungsi sebagai pedoman penetapan
prosedur selama pelaksanaan audit, atau sebagai daftar
untuk mengecek apabila tahapan-tahapan audit tertentu sudah selesai dilaksanakan.Program audit yang direcanakan untuk setiap tahunnya selalu diperbaharui sesuai dengan perkembangan kondisi operasional. Program audit SIU PT Tunas Artha Gardatama: •
Kebenaran Rinci
:
minta
daftar
saldo
penutupan kas harian, lakukan footing & cross footing. •
Existensi/Kebenaran
:
Lakukan Cash Count
dan bandingkan dengan pencatatan kas/buku khasanah.
•
Recording/kelengkapan
:
konfirmasi ke klien
mengenai uang CIT harian dan periksa segel/Security stikernya form serah terima. •
Akurasi
:
terdapat
transaksi
masuk (CIT) dan keluar kas (Replenish) •
Cutt off
:
test transaksi sebelum
dan sesudah tanggal penutupan kas harian. •
Hak/kepemilikan
:
telusuri keasal muasal
kas, memilah kepemilikan uang atas klien yang mana. •
Disclosure/pengungkapan
:
metode yang dipakai
ialah sampling untuk penghitungan dalam catridge dan keseluruhan untuk uang dalam sec.bag.
4.
Prosedur Pelaporan Hasil Audit Setelah melaksanakan audit lapangan tim audit menyiapkan laporan hasil
audit (LHA) yang telah ditandatangani oleh ketua
tim dan Pimpinan Security Internal Unit (SIU) dan disampaikan kepada Direktur Utama. Pelaporan hasil audit juga memperhatikan rekomendasi yang harus dilakukan auditee untuk segera memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ditemukan Tim Audit.
Sistematika Laporan Hasil Audit (LHA): 1)
Pendahuluan/pengantar Menjelaskan waktu pelaksanaan audit dan jangka waktu atau periode audit.
2)
Hasil Pemeriksaan Menjelaskan rating audit yang diperoleh dari auditee yaitu Peformance auditee secara keseluruhan meliputi bidang PROCAM
(profitability,Risk
management,Operational
Control,Compliance,Asset Quality, dan Management). 3)
Simpulan dan Rekomendasi Menjelaskan hasil pengamatan kinerja auditee (summary performance) dan temuan yang berasal dari kinerja auditee beserta
rekomendasi
untuk
memperbaiki
kinerja
(performance) auditee secara lebih baik.
C. Pelaksanaan Audit Operasional pada PT Tunas Artha Gardatama Pendekatan Operasional audit PT. Tunas Artha Gardatama adalah menilai keekonomisan,efisiensi dan efektifitas dari masing-masing fungsi yang terdapat dalam perusahaan. Audit prosedur yang dilakukan pada operasional audit ditekankan pada evaluasi kegiatan perusahaan, salah satunya prosedur pemeriksaan khusus,
prosedur mutu internal, prosedur pemeriksaan rutin, prosedur legal audit, sampai dengan prosedur kepegawaian. Tim pemeriksa yang terdiri dari pengawas pemeriksaan, ketua tim, anggota pemeriksa. Untuk pemeriksaan kantor pusat atau pemeriksaan tertentu Surat Perintah Tugas harus ditandatangani Dirut dan Ka. SIU sebagai ketua Tim Pemeriksaan. Untuk tim audit PT TAG mempunyai tim tersendiri dari tim yang beranggotakan petugas-petugas audit yang sudah terlatih dan ditunjuk oleh Dirut atas usulan MR (Management Representatif) sedangkan auditee dijelaskan perusahaan sebagai pejabat/karyawan yang bertanggung jawab atas area/unit kerja yang diaudit. Pelaksanaan audit operasional dilakukan setiap 3 bulan sekali untuk mengetahui akurasi dan efektifitas jalannya perusahaan (Divisi Cash Centre). Dalam pelaksanaan operasional audit khususnya terhadap kegiatan ATM Cash Replenishment pada divisi Cash Centre perusahaan telah menetapkan kebijakan dan prosedur pengertian kegiatan ATM Cash Replenishment Divisi Cash Centre dapat didefinisikan sebagai: a.
Pemrosesan/Penyortiran Uang
b. Pengepakan uang kewadah ATM berdasarkan jumlah lembar tertentu. c. Penyiapan wadah ATM yang telah diisi uang
hasil penyortiran dan
penghitungan untuk dibawa kelokasi ATM yang akan direplenish berdasarkan permintaan pihak monitoring ATM.
d. Proses batch/balancing pada akhir hari terhadap uang sisa lokasi ATM yang telah direplenish dengan membandingkan dengan data EJ (Elektronik journal). e. Membuat laporan saldo harian diakhir hari sebagai proses akhir balancing perhari dan perlokasi. Penetapan
penghitungan
pada
transaksi
ATM
Cash
Replenishment
menggunakan Metode Cash Basis menggunakan Data EJ (Elektronik Journal) sebagai berikut: Menurut Admin card:
200.000.000,-
Dispence :
175.000.000,-
Remain
25.000.000,-
:
Menurut Bill Count: Cassette 1: Reject
:
0005
Dispence :
1800
Remaining :
0200
Total
:
2000
:
0005
Dispence :
1700
Remaining :
0300
Total
2000
Cassette 2: Reject
Cassette 3:
:
Reject
:
0000
Dispence :
0000
Remaining :
0000
Total
:
0000
:
0000
Dispence :
0000
Remaining :
0000
Total
0000
Cassette 4: Reject
:
Untuk penghitungan pada data Bill Count, dasarnya ada pada jumlah lembar yang ada pada catridge ATM : pada cassette1 dan 2 total menunjukkan 2.000 lb*denominasi
(100.000,-50.000,-20.000,-)
pada
contoh
diatas
kita
menggunakan asumsi denominasi 50.00,- jadi per catridge dihitung perlembar, untuk cassette 1 sebanyak 1800lb*50.000,-=90.000.000,- dan cassette 2 sebanyak 1700lb*50.000_= 85.000.000,- (90.000.000,-+85.000.000,- = Rp 175.000.000,-). Untuk remaining/uang sisa dalam catrigde yang tersisa dihitung per lembar, untuk cassette 1 sebanyak 200lb * 50.000,- = 10.000.000,- dan untuk cassette 2 sebanyak 300lb * 50.000 = 15.000.000,- (10.000.000,-+ 15.000.000,- ). Reject berisi uang percobaan mesin/test dispence uang rusak (jumlah termasuk dalam remaining).
Adapun prosedur /rincian instruksi kerja untuk kegiatan ATM Cash Replenishment Cebtre pada Divisi Cash Centre adalah sebagai berikut: 1. Prosedur prepare uang ke dalam Catridge a.
Siapkan form hitung CIT dan form cadangan untuk kotak uang
b.
Siapkan sec. seal dan stiker yang telah ditanda tangani oleh coordinator masing-masing lalu nomor diisi pada form cadangan.
c.
Siapkan catrigde/kotak uang yang akan diprepare serta tulis nomor catridge pada form cadangan.
d.
Lapor kepada coordinator untuk menyalakan VCR dan untuk meja yang menggunakan DVR tanpa harus lapor petugas cashier pun bisa langsung melakukan aktivitasnya.
e.
Tunjukkan sec seal bag CIT focus kekamera, keluarkan uang dari bag uang, hitung secara global per bundle (10 stek)
f.
Lalu penghitungan uang bisa dimulai dan kotak uang bisa diisi sejumlah lembar tertentu, lalu tunjukkan nomor sec seal catridge dan stiker focus pada kamera, pasang pada pengunci kotak uang lalu tunjukan sekali lagi nomor kotak uang, sec seal catrigde dan sec stiker focus pada kamera.
2. Prosedur Rekonsiliasi a.
Siapkan form rekonsiliasi, hitung data EJ (admind&billcount) isi dalam form rekonsiliasi per lokasi ATM.
b.
Siapkan catrigde dan reject yang akan direkon lalu VCR dinyalakan.
c.
Tunjukkan nomor seal bag lalu keluarkan kotak tersebut, ambil kotak reject dan kotak uang lalu tunjukkan nomor reject, catrigde,seal kotak, striker focus pada kamera lalu hitung uangnya dan catat dalam form rekonsiliasi.
d.
Bila terjadi selisih kurang/lebih dari data admind remain/bill count remain, maka uang fisik untuk lokasi tersebut harus dihitung lagi sebanyak 3 kali dan bila perlu hitung manual lalu lapor kepada coordinator dan pengawas yang bertugas setelah semua lokasi telah direkon, uang fisik total yang ada pada print out hasil rekon.
3.
Prosedure Hand Over/take Over a.
Cek barang /bag isi catridge uang yang kita terima atau kita serahkan harus sesuai dengan apa yang tertulis diform serah terima ( No.sec Bag, No. sec seal, No sec stiker).
b.
Setiap hand over dan take over harus selalu menggunakan bukti serah terima dan harus tandatangan yang menyerahkan dan yang menerima. Replenishment pada Divisi Cash Centre, agar memberikan petunjuk dan penjelasan mengenai cara yang harus dilakukan, dikelola dan untuk mengendalikan pengeluaran kas/uang yang berkaitan dengan kegiatan operasional sehingga terjamin bahwa keluar masuknya kas/uang sudah sesuai dengan ketentuan yang berlaku sudah sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada perusahaan.
Lokasi
ATM
yang
akan
diisi/direplenishment
dilakukan
berdasarkan permintaan dari pihak Monitoring selaku pembuat schedule pengisian.
D.
Audit Operasional ATM Replenishment dapat meningkatkan kinerja Divisi Cash Centre ? Pelaksanaan audit operasional PT TAG pada divisi cash centre
dilakukan agar dapat diukur seberapa besar kinerja divisi tersebut dalam melakukan pekerjaannya untuk mencapai tujuan perusahaan. Kinerja merupakan hasil kerja seseorang yang pada gilirannya akan menentukan apakah divisi cash centre akan bekerja dengan sebaik-baiknya atau tidak, oleh karena itu perlu diupayakan meningkatkan kinerja para karyawan divisi tersebut. Namun hal tersebut tidaklah mudah karena faktor yang mempengaruhi naik turunnya kinerja sangat tergantung dari perusahaan dan karyawan itu sendiri. Kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seseorang pegawai dalam melaksanankan tugas sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. (Anwar,2000). Indikator kinerja Divisi Cash centre ini dapat diukur dari: 1. Kemampuan atau kecakapan kerja Merupakan kemampuan menguasai seluk beluk pekerjaan serta mampu menyelesaikan permasalahan pekerjaan dengan baik.
2. Kualitas pekerjaan Merupakan kesempurnaan hasil pekerjaan,kerapian,kebenaran kerja dan kecepatan kerja divisi tersebut. Dengan ini divisi cash centre bertanggung jawab bahwa setiap audit yang dilaksanakan oleh staf yang secara kolektif memiliki pengetahuan dan
ketrampilan
yang
memadahi
sehingga
dapat
meningkatkan
pengetahuan yang mendalam tentang pekerjaan guna mencapai target. Masing-masing profesional,cermat
divisi dan
dapat seksama
menggunakan dalam
kemahiran
bekerja,
auditor
secara harus
menyampaikan rekomendasi untuk melakukan tindakan atas divisi yang bermasalah dan untuk meningkatkan kinerja divisi cash centre.
E.
Kendala pelaksanaan Operasional Audit pada PT. Tunas Artha Gardatama Setiap perusahaan tidak mungkin sempurna tidak memiliki kesalahan, tetapi dalam kegiatan ATM Cash Replenisment Divisi Cash Centre PT .TAG apabila dilihat dari prosedur dan pelaksanaan terlihat sempurna. Adapun kendala-kendala yang dihadapi saat diadakan audit operasional adalah: 1. Waktu Pemeriksaan Intern tidak dilakukan tiap hari (hanya pejabat berwenang saja). 2. Kurangnya keahlian yang dimiliki anggota internal Audit.
3. Masalah
jalur
distribusi
kas/uang
rentan
berpotensi
terjadi
penyimpangan khususnya apabila terjadi kesalahan pengisian pada lokasi, kesalahan denominasi, kesalahan pencatatan atau tindakan lain yang merugikan perusahaan. 4. Data base kurang uptudate dengan bagian monitoring ATM sehingga terjadi kesalahan pengisian ATM. Tapi hal tersebut telah dapat ditangani dengan baik oleh PT TAG Divisi Cash Centre karena sistem balancing yang tercermin dalam instruksi kerja serta tidak adanya kesalahan pengisian maupun keluhan-keluhan dari klien PT. TAG. Salah satu kebijakan dari divisi Cash Centre dalam kegiatan ATM Cash Replenishment dilakukan dengan membuat data base yang up-date dengan monitoring dimana data-base ini disusun per ID lokasi,nama lokasi,denominasi,jumlah catridge,jumlah lembar dan type mesin. Adanya survei dan peninjauan terhadap frekuensi pengisian lokasi ATM secara berkala dapat melihat adanya kekeliruan apabila terjadi kesalahan dalam kegiatan ATM Cash Replenishment pada Divisi Cash Centre.
F.
Evaluasi Permasalahan Pada Kegiatan ATM Cash Replenishment Divisi Cash Centre. Operasional
audit
ditekankan
pada
evaluasi
kegiatan
perusahaan,maka pada point ini ditekankan pada evaluasi kegiatan pada masalah distribusi uang masuk keluar ATM Cash Replenishment yang
diterapkan Divisi Cash Centre PT .TAG dalam mengevaluasi data dilakukan beberapa metode yaitu: 1.
Internal Control Quistioner Dengan adanya dokumen serta catatan penting dalam pelaksanaan dan pencatatan transaksi-transaksi ATM Cash Replenisment yang harus ada yaitu: a.
Otorisasi personil Formulir yang digunakan dalam proses kegiatan ATM Cash Replenishment harus sudah diotorisasi oleh petugas cashier, pengawas dan diperiksa oleh coordinator yang bertugas.
b.
Form CIT,Cadangan,Rekonsiliasi,Trip Sheet Setiap petugas harus menggunakan form tersebut sebagai file dokumen kegiatan.
c.
Disket data EJ (Elektronic Journal& Print Counter) Data yang digunakan sebagai patokan dalam menentukan status ATM, penghitungan sisa uang lokasi, bukti transaksi pengisian telah berjalan dengan baik.
d.
Daftar permintaan pengisian Daftar ini merupakan dasar untuk melakukan kegiatan ATM cash Replenishment yang berisi lokasi uyang akan diisi.
e.
File data base dan laporan saldo harian File computer yang berisi data terbaru semua lokasi ATM yang dikelola, ID lokasi,nama lokasi,jumlah lembar pada
ATM tersebut, denominasi dan Type mesin ATM. f.
Buku khasanah dan kunci Buku yang ditulis secara manual mengenai posisi saldo harian , distribusi uang seluruh denominasi kegiatan ATM Cash Replenishment. Buku kunci adalah buku serah terima antar shift yang berisi Kunci Khasanah/Brankas.
Semua data yang ada diatas diambil dari kesimpulan daftar pertanyaan yang dibuat oleh penulis serta wawancara yang telah dilakukan. Kegiatan ATM Cash Replenishment dapat dikendalikan dengan baik pada bagian Divisi Cash Centre, pemisahan tugas yang jelas memungkinkan pengecekan silang otomatis, proses rekonsiliasi yang tepat dan akurat dan verifikasi intern atas seluruh data penting yang ada pada preusan.
2.
Pengujian Substantif Pengujian substantive atas saldo harian ATM Cash replenishment schedule pengisian,penghitungan uang dalam catridge, sec bag terdapat uang sisa, yang dibatasi pada prosedur-prosedur sebagai berikut: a.
Meng cut-off kegiatan diruang penghitungan atau proses. Mengkarantina uang dalam khasanah dan uang yang sedang diatas meja proses yang sedang diproses oleh petugas kasir,
ditujukan agar tidak ada kerancuan dalam penghitungan seperti tercampurnya uang klien A dengan Klien B. b.
Menghitung atau membuktikan posisi saldo berdasar pada laporan saldo harian. Menghitung posisi saldo penutupan terakhir dengan dikurangi jumlah uang yang tengah diedarkan atau akan direplenishment
oleh
petugas
lapangan
(Custody)
berdasarkan trip sheet yang telah divalidasi oleh petugas Custody dengan kasir pada saat Hand Over sama dengan posisi saldo seharusnya. c.
Stock opname Menghitung ulang secara sampling uang yang ada dicatridge uang per denominasi, per jenis type catridge dan menghitung ulang secara keseluruhan uang sisa yang terdapat dalam sec Bag.
3.
Pengujian Ketaatan (Compliance Test) Arti penting dari pengujian ketaatan yaitu menentukan tekhnik pengendalian untuk pemeriksaan prosedur ketaatan, pelaksanaan prosedur ketaatan, menilai bukti yang ada pada perusahaan. Penelaahan terhadap pengawasan atas proses ATM Cash Replenishment di Divisi Cash Centre dan pengawasan pelaksanaan kegiatan dilakukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Karena setiap pemeriksaan tersebut dilakukan oleh SIU sehingga pada kegiatan
dapat berjalan sesuai dengan prosedur, maka dapat
dipastikan bahwa
peran SIU pada operasional perusahaan khususnya pada divisi cash centre sangatlah penting dengan melakukan tindakan pengarahan manajemen khususnya fungsi-fungsi yang ada pada PT.TAG didasarkan pada budget yang ditimbulkan dari penilaian data dikumpulkan dan dibandingkan dengan perencanaan yang telah ditetapkan oleh PT.TAG. Salah satu ketaatan yang dilakukan oleh Divisi Cash Centre yaitu telah: a.
Menjalankan kewajiban melapor dan mengirimkan Laporan saldo harian kepada Ka.Div. Operasional dan klien max (H+1) jam 10.00 wib baik dalam bentuk soft copy via email,fax maupun hard copy yang dikirim secara mingguan.
b.
Merekam dan menyimpan dengan baik setiap kegiatan yang berlangsung dalam ruang proses.
c.
Setiap orang yang masuk kedalam ruang processing Divisi Cash Centre memakai baju khusus dan telah disteril oleh petugas searching.
d.
Menyimpan berkas dan buku pencatatan saldo kas harian telah dilakukan dengan baik dan semestinya.
e.
Ada lembar khusus serah terima antar shift mengenai posisi saldo, kunci khasanah,dan validasi oleh coordinator/shift leader masingmasing.
f.
Daftar absensi petugas cash centre pershift setiap harinya
G.
Rangkuman Temuan Penelitian. Laporan Audit Operasional Divisi Cash Centre Dari
: Ka. Security Internal Unit
Kepada
: Direksi PT. Tunas Artha Gardatama
Perihal
: Temuan Pemeriksaan mengenai Operasional Div. Cash Centre
Periode
: bulan Januari s/d Maret 2006
1.
:
Kondisi Pada tanggal
jam
wib saat Cash Count terhadap fisik uang di
Div. Cash Centre untuk Sec. Bag no. uang selisih lokasi setelah dilakukan penghitungan didapati kelebihan fisik uang sebanyak 2 lb deno 100.000,dimana pada lokasi tersebut terdapat selisih 2 lembar. Kriteria
:
Sesuai SOP penghitungan rekonsiliasi lokasi untuk lokasi selisih dilakukan penghitungan 3 kali dan selanjutnya fisik uang dikarantina untuk ditindak lanjuti penyelesainnya. Penyebab
:
Kondisi mesin hitung yang dipakai telah berumur +/- 3 tahun dengan jam operasional mesin 24 jam dan perawatan yang kurang memadahi dan continue. Akibat
: Penghitungan uang jadi kurang presisi/tepat sehingga petugas
cashier menghitung secara berulang-ulang.
Ketidak efisian kerja karena frekuensi pekerjaan yang tinggi tanpa didukung sarana dan prasarana yang memadahi sehingga sangat menyulitkan petugas untuk mengerjakan secara cepat dan tepat. Hal diatas biasa menggangu performance kerja Div. Cash Centre dan perusahaan. Rekomendasi
:
Agar segera disediakan atau disiapkan mesin hitung baru dengan melakukan permohonan pengadaan barang dan dilakukan perawatan rutin secara berkala.
Tanggapan dari Div Cash Centre : Permohonan pengadaan barang telah lama dilakukan dan sampai saat ini belum terealisasi dan mengenai perawatan berkala sulit dilakukan dikarenakan skill dan jumlah SDM yang dimiliki Div. Cash Centre, serta mengusulkan agar dilakukan training mengenai maintance mesin hitung atau memakai pihak ketiga untuk perawatan.
2.
Kondisi
:
Pada tgl
jam
wib saat pemeriksaan terhadap pencatatan
atau dokumen Divisi Cash Centre ada berkas/trip sheet yang terbawa oleh pihak lapangan (petugas custody) dan berkas trip sheet yang tidak ditandatangani oleh Koordinator/Ass. Supervisor/Supervisor. Kriteria
:
Sesuai SOP Divisi Cash Centre bahwa proses hand over/serah terima harus disaksikan oleh coordinator Custody dan Koordinator Cashier, lembar trip sheet kuning dipegang oleh pihak Cash Centre dan lembar putih,biru dipegang oleh petugas Custody. Penyebab
:
Kurang telitinya petugas cashier dalam hand over, sempitnya ruang loading bay untuk proses serah terima, tidak tertibnya/tidak mau antri pada proses pengambilan oleh petugas Custody (2 atau 3 team lapangan) sehingga terjadi penumpukan dalam ruang loading bay. Akibat
: Berkas terbawa oleh petugas Custody dan tidak divalidasi karena
proses Hand over yang terburu-buru. Pertanggung jawaban terhadap uang yang jalan atau akan di Replenish tidak bisa dipertanggung jawabkan dan bisa menimbulkan fraud. Rekomendasi : Pada saat Hand over harus disaksikan oleh coordinator/Ass Supervisor/Supervisor dari masing-masing Divisi (Cash Centre dab ATM) dan dikenakan sanksi keras apabila melanggar ataupun lalai. serta menggunakan system jam maupun nomor antrian dalam Hand over di loading Bay. Tanggapan dari Divisi Cash Centre Divisi
Cash
Centre
menerima
melaksanakan dengan sepenuh hati.
: usulan
tersebut
dan
siap
3.
Kondisi
:
Pada tanggal jam
wib saat pemeriksaan terhadap tata tertib
keluar ruang cash centre ada petugas cashier yang keluar masuk ruangan brankas tidak memakai baju khusus. Setelah ditanyakan kepada petugas kasir didapat informasi bahwa hal ini telah lama terjadi dan tanpa adanya buku register keluar masuk ruang khasanah.
Kriteria
:
Sesuai SOP Divisi Cash Centre bahwa setiap orang yang ingin keluar masuk ruangan cash centre harus memakai baju khusus yang telah disediakan (wearpack). Penyebab
:
Kurang ketatnya pengawasan dari petugas searching, kurangnya kesadaran petugas kasir dalam mentaati peraturan dan lemahnya pengawasan dari pihak Koordinator yang bertugas/Ass. Supervisor/Supervisor Cash Centre. Akibat
:
Tidak patuh pada SOP kerja yang ditetapkan dan bisa menimbulkan fraud dan bisa menimbulkan performance yang kurang baik dimata klien apabila terlalu dibiarkan. Rekomendasi : Agar segera berkoordinasi dengan bagian pengadaan barang memperketat pengawasan dann sanksi tegas bagi pelanggar.
Tanggapan dari Div Cash Centre : Permohonan pengadaan barang telah lama dilakukan dan baru terealisasi sebagian mengenai pengawasan, kami Div Cash Centre telah melaksanakannya dan akan lebih ditekankan kembali.
4. Kondisi
:
Pada tanggal jam
wib saat pemeriksaan Laporan Saldo Kas
Harian ada ketidak sesuaian data laporan mengenai uang layak edar dengan uang rusak cukup besar seharusnya cepat dilaporkan kepada pihak klien agar bisa segera ditukarkan. Kriteria
:
Sesuai kesepakatan dengan klien dan kebijakan perusahaan KA Div. Operasional bahwa jumlah fisik uang rusak yang ada tidak boleh melebihi 200 lb untuk masing-masing denominasi. Penyebab Kurang
:
koordinasi
pihak
Cash
Centre
dengan
klien
mengenai
penangganan uang rusak. Prediksi jumlah uang rusak yang datang tidak bisa diprediksi dan sebagian besar uang rusak yang ada berasal dari vendor lain (penyedia jasa lainnya). Akibatnya
:
Operasional pengisian /replenishment bisa terganggu karena untuk klien tertentu ada yang menggunakan system dropping sehingga uangnya
pas dan tidak bisa melakukan replenishment jika uangnya sebagian besar rusak. Hal ini bisa menyebabkan Down Time kita tinggi karena lokasi ATM tidak dapat direplenish dan menimbulkan performance kurang baik bagi perusahaan. Rekomendasi : Divisi Cash Centre harus lebih proaktif dan teliti akan hal tersebut dikarenakan keterlambatan melaporkan posisi kas baik status maupun jumlah dikenakan pinalty kepada perusahaan oleh klien sehingga menyebabkan kerugian. Tanggapan dari Divisi cash Centre : Divisi Cash Centre mengalami kesulitan dalam menentukan posisi total uang rusak dikarenakan banyaknya uang rusak yang datang (Cash in Transit/CIT) yang didapat dari pihak outsouching lainnya, uang rusak dari mesin ATM dan mesin hitung dan tak pasti jumlahnya.
5. Kondisi
:
Pada tanggal jam
wib saat pemeriksaan terhadap pemegang
dan penyimpan kunci dan kombinasi khasanah dipegang oleh satu orang (Supervisor Cash Centre), backup kunci dan manual dipegang oleh Manager Cash Centre. Kriteria
:
Sesuai kesepakatan dengan klien dan kebijakan perusahaan /Kepala Divisi Operasional bahwa pemegang kunci dan kombinasi khasanah harus dipegang oleh dua orang yang berbeda dan pintu manual khasanah harus dikunci, kombinasi harus diacak secara berkala dan rahasia. (tidak ada dual control). Penyebab
:
Tidak jelasnya aturan yang mengatur mengenai wewenang pemegang kunci dan jam operasional yang +/- 24 jam sehingga hanya pintu manual jeruji khasanah saja yang sering dikunci. Akibatnya Uang
: dalam
khasanah
tidak
scure/tidak
aman
dan
bisa
menyebabkan high fraud risk/konspirasi sehingga bisa langsung menyebabkan kerugian pada perusahaan. Rekomendasi : Divisi Cash Centre harus membuat aturan jelas mengenai wewenang dan tanggung jawab pemegang kunci manual, kombinasi pintu khasanah dan sebaiknya kunci manual dan kombinasi dipegang oleh orang yang berbeda. Tanggapan dari Divisi Cash Centre
:
Bahwa aturan memang belum dibuat secara jelas tetapi bahwa untuk dual control atau pemegang kunci manual dan kombinasi pintu khasanah dipegang oleh dua orang yang berbeda sesungguhnya telah dilakukan sejak dulu tetapi untuk waktu yang bersangkutan, hal itu tidak bisa dilakukan
karena Assistant Supervisor sebagai pemegang nomor kombinasi menggundurkan diri (resign) dan untuk sementara waktu kunci dan kombinasi masih dipegang oleh orang yang sama.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A.
Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian mengenai audit operasional ATM Cash Replenishment dalam kaitannya dengan kinerja Div. Cash Centre PT. Tunas Artha Gardatama dapat diketahui dalam kesimpulan berikut: 1. Dengan dilaksanakannya audit operasional pada Divisi Cash Centre TAG, maka perusahaan dapat menjadikan audit operasional tersebut sebagai alat pengendalian intern dalam bidang operasional (ATM Cash Replenishment Divisi Cash Centre). 2. Untuk hasil kinerja Divisi Cash Centre dengan adanya hasil audit operasional
kinerja yang ada sudah baik hal ini dibuktikan dengan
adanya tanggapan positif pihak Manajemen dan Auditor sehingga karyawan lebih tekun,rajin,patuh terhadap peraturan , dimana kualitas pekerjaan meningkat dan tanggung jawab dalam pekerjaan . 3. Waktu pemeriksaan yang dilakukan pihak SIU yaitu 2 hari, sangat singkat,sehingga bisa mengindikasikan pelaksanaan Audit operasional kurang bisa memonitor secara menyeluruh terhadap objek pemeriksaan dan masih kurangnya keahlian yang dimiliki oleh para anggota Security Intenal Unit PT. Tunas Artha Gardatama, karena anggota tim yang bersangkutan tidak memiliki latar pendidikan yang sesuai.
B.
Saran-saran Dari hasil penelitian dan pembahasan terdapat pembahasan terdapat beberapa permasalahan yang kiranya dirasakan kurang memadahi. Untuk itu penulis bermaksud memberikan saran yang semoga dapat bermanfaat sebagai masukan positif oleh PT Tunas Artha Gardatama khususnya Security Internal Unit (SIU): 1. Perlu terus diadakannya Continuing Profesionalisme Education bagi personil Security Intarnal Unit (SIU) secara berkala agar wawasan tentang audit semakin berkembang dan dinamis. 2. Dalam pemeriksaan pendahuluan sebaiknya segera diperbaiki dengan cara melakukan pemeriksaan langsung ke lokasi ATM sebagai bahan cross check sehingga bisnis process ATM Cash Replenishment secara keseluruhan terlihat. 3. Agar pada temuan pemeriksaan diberikan judul pemeriksaan per item temuan pembaca bisa memilih dan langsung memahami alur temuannya serta waktu yang lebih fleksibel dalam pemeriksaan. 4. Manajemen harus lebih cermat dan tanggap dalam menindaklanjuti masalah-masalah yang ditemukan dalam audit operasional, sehingga temuan tim audit operasional, sehingga temuan tim audit didalam pemeriksaan dapat segera diatasi. Dengan demikian keberadaan Security Internal Unit (SIU) selaku Internal Auditor PT Tunas Artha Gardatama dapat dirasakan manfaatnya oleh perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Agoes, Soekrisno,2004, Auditing Pemeriksaan Akuntansi oleh Kantor Akuntan Publik, Jilid I dan II, edisi ketiga, FE UI, Jakarta. Arens,A.A,Elder RJ & Beasley M S (2001) Auditing & Pelayanan verifikasi : Pendekatan Terpadu Jilid I (terjemahan tim Deja Karta) Arens,Alvin and lobbecke,James,1999, Auditing : Suatu Pendekatan Terpadu Buku I, Amir Abadi Yusuf, edisi Indonesia Salemba Empat, Jakarta. Sawyer, Mortimer, Scheiner, 2005, Sawyer”s Internal Auditing,Desi Adhariani, edisi Indonesia Jakarta. Tugiman,Hiro,2005, Standar Profesional Audit Internal,Penerbit Kalinius Yogyakarta. Widjaya Tunggal, Amin , 2000 , Management Audit Suatu Pengantar, cetakan ke Dua PT. Rineke Cipta, Jakarta. Widjaya Tunggal, Amin , 2000, Dasar-Dasar Pemeriksaan Operasional, Penerbit PT. Rineke Cipta, Jakarta. Widjaya Tunggal, Amin , 2000, Internal Audit, Penerbit Harvindo Jakarta. Widjaya Tunggal, Amin , 2007, Dasar-dasar Manajemen Audit Harvarindo Jakarta.
Penerbit
Yusuf, A.H (2001) auditing (Pengauditan). Yogyakarta : STIE YKPN Hasil Pemeriksaan Tahun Anggaran 2005, Div. Cash Centre PT. Tunas Arth Gardatama.
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama
: Widati Astuti
Jenis Kelamin
: Perempuan
Tempat tgl lahir
: Sleman, 16 Januari 1978
Status
: Single
Alamat
: Jl Cideng Barat 93 No 01 Rt003/Rw09 Jakarta Pusat 10150
Telepone
: (021) 3503785
HP
: 08129990421,93337916
Kewarganegaraan
: Indonesia
Agama
: Islam
Pendidikan
: SDN Percobaan 3 Pakem Yogyakarta SMP Taman Siswa Yogyakarta SMEAN I Klaten Jawa Tengah Univ Mercubuana Jakarta Barat
Pengalaman Kerja
: Oktober 1998 PT Boga Satwa Staff Administrasi Januari 1999 PT Siscomas Securititama Superviso Oktober 2001 PT Tunas Artha Gardatama Supervisor Agustus 2005 PT Kesatria Mitraswastatama Ass Manager
Oktober
2005
Pengelola
Apartemen Edelweiss Finance.
Gedung
