Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid Afdeling « Sociale Zekerheid »
SCSZ/09/009
BERAADSLAGING NR. 09/007 VAN 13 JANUARI 2009 MET BETREKKING TOT DE TOEGANG VAN DE NOTARISSEN, HUN MEDEWERKERS EN DE KONINKLIJKE FEDERATIE VAN HET BELGISCH NOTARIAAT TOT DE KRUISPUNTBANKREGISTERS VOOR DE OPZOEKING VAN GEGEVENS OVER NATUURLIJKE PERSONEN Gelet op de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, inzonderheid op artikel 15, § 1; Gelet op de aanvraag van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat van 24 november 2008; Gelet op het auditoraatsrapport van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid van 5 januari 2009; Gelet op het verslag van de heer Yves Roger.
1.
SITUERING EN ONDERWERP VAN DE AANVRAAG
1.1. De notarissen zijn openbare en ministeriële ambtenaren krachtens verschillende wettelijke en reglementaire bepalingen, zoals de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt, de wet van 16 december 1851 tot herziening van het hypothecair stelsel, de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, … Krachtens deze bepalingen hebben zij de wettelijke plicht om de partijen bij de akte te identificeren. Bij het opmaken van een authentieke akte dient de notaris een aantal opzoekingen te verrichten over de natuurlijke personen die als partij betrokken zijn bij de akte. De vzw
Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (KFBN) wenst daartoe een doeltreffende opzoekingsmodule ter beschikking te stellen van de notarissen, waarmee zij informatie kunnen verkrijgen over de identiteit en de onbekwaamheid van natuurlijke personen (faillissement, concordaat, onbekwaamverklaring, enz.). Het project kreeg de naam « RIC » (Recherche – Identité – Capacité). 1.2. Het RIC-project heeft tot doel een informaticatoepassing ter beschikking te stellen van de notarissen en hun medewerkers, waarmee zij op basis van zoekcriteria (hetzij het identificatienummer, hetzij de naam, voornaam en geboortedatum, hetzij de verblijfplaats) opzoekingen kunnen doen over natuurlijke personen in het Rijksregister en de Kruispuntbankregisters. De KFBN heeft voorts als opdracht het beheer van het “Centraal register betreffende de aanwijzing van een voorlopige bewindvoerder”. Daartoe dient ze de verklaringen betreffende de aanwijzing van voorlopige bewindvoerders te registreren in het voormelde centrale register (project “RAP”). Om de eventuele fouten in de verklaringen te verbeteren, zullen de gemachtigde medewerkers van de KFBN de informatie in deze verklaringen controleren door ze te vergelijken met de gegevens in het Rijksregister en de Kruispuntbankregisters, alvorens de verklaringen op te nemen in het centrale register. De medewerkers van de KFBN zullen daartoe de opzoekingsmodule “RIC” gebruiken om toegang te krijgen tot de informatie in het Rijksregister en de Kruispuntbankregisters. De KFBN is ook verantwoordelijk voor het beheer van het “Centrale register van uiterste wilsbeschikkingen” (project “CRT”). In het kader hiervan zullen de bevoegde medewerkers van de KFBN aan de hand van de module “RIC” opzoekingen verrichten over natuurlijke personen in het Rijksregister en de Kruispuntbankregisters, alvorens een testament te registreren. Op die manier zullen zij kunnen nagaan of de informatie die door de bewaarder van de akte werd meegedeeld met betrekking tot de erflater of de beschikker overeenstemt met de officiële gegevens van het Rijksregister en de Kruispuntbankregisters. Deze aanvraag heeft tot doel de nodige machtigingen van het sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid te verkrijgen voor de notarissen, hun medewerkers en de medewerkers van de KFBN met het oog op de implementatie van het project “RIC”. De toepassing “RIC” zal niet alleen worden gebruikt door de notarissen en hun medewerkers, maar ook door de medewerkers van de KFBN in het kader van de projecten “RAP” en “CRT” zodat zij opzoekingen kunnen verrichten in het Rijksregister en in de Kruispuntbankregisters. 1.3. De notarissen en hun medewerkers: Artikel 5, 1ste lid, 4°, van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen bepaalt dat de notarissen een machtiging kunnen vragen om toegang te krijgen tot de informatie uit het Rijksregister voor wat de informatie betreft die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie. Het koninklijk besluit van 11 september 1986 waarbij aan notarissen toegang wordt verleend tot het Rijksregister van de natuurlijke personen verleent hen deze machtiging
voor het vervullen van de taken die tot hun bevoegdheid behoren. De beraadslaging van de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer nr. 26/2007 van 12 september 2007 breidt het toepassingsgebied van het koninklijk besluit uit tot de wettelijke samenwoning. Het Sectoraal Comité van het Rijksregister heeft de notarissen gemachtigd om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken als zoekcriterium in het kader van het project “RIC”. De notarissen zijn aldus gemachtigd om het identificatienummer van het Rijksregister van hun cliënt te gebruiken om de nodige opzoekingen over deze laatste te doen in het kader van het opmaken van een authentieke akte (beraadslaging nr. 58/2008 van 10 december 2008). Het identificatienummer van het Rijksregister zal rechtstreeks aan de notaris worden meegedeeld door diens cliënt. Voor wat de Kruispuntbankregisters betreft, hebben de notarissen reeds machtigingen verkregen van het sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid om toegang te krijgen tot de identificatiegegevens van de Kruispuntbankregisters in het kader van de projecten “e-depot” en “vierde weg” (cf. beraadslagingen nr. 05/49 van 22 november 2005 en nr. 06/061 van 18 juli 2006). In de notariskantoren worden de dossiers behandeld door de notarissen in samenwerking met hun medewerkers. De Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer loco het Sectoraal Comité van het Rijksregister heeft in haar beraadslaging nr. 44/2005 van 9 november 2005 het volgende besloten: “In het licht van artikel 12, § 2, van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen moeten de medewerkers van een notaris niet over een specifieke machtiging beschikken om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken wanneer zij in opdracht, onder het gezag en de verantwoordelijkheid van een gemachtigd notaris, werkzaamheden verrichten die kaderen binnen de opdrachten waarvoor de notaris gemachtigd werd”. De medewerkers die door de notaris zijn aangewezen beschikken aldus over dezelfde machtigingen - inzake toegang tot de informatie van het Rijksregister en mededeling ervan en inzake gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister - als de notaris, en dit onder diens verantwoordelijkheid. Concreet zullen de notarissen en hun medewerkers één of meerdere zoekcriteria invullen in de opzoekingsmodule “RIC”, hetzij het INSZ, hetzij de geboortedatum en de naam van de betrokken persoon, hetzij de verblijfplaats. Deze zoekcriteria zullen ofwel door de cliënt aan de notaris worden meegedeeld, ofwel door de notaris aan zijn medewerkers. Als het eerste opzoekingsresultaat niet doorslaggevend was omdat het gebruikte zoekcriterium niet toeliet om één enkele persoon te identificeren (bv. indien meerdere personen op hetzelfde adres wonen of dezelfde naam en geboortedatum hebben), dan zal de gemachtigde persoon toegang krijgen tot beperkte informatie met betrekking tot de gevonden personen, met name: de naam en voornamen, de geboortedatum en het adres van de betrokken personen.
Deze gegevens zullen de gemachtigde persoon toelaten om de geselecteerde persoon over wie informatie nodig is met zekerheid te identificeren. Hij verkrijgt dan de volgende gegevens over de betrokken persoon: het rijksregisternummer, de naam en voornamen, de hoofdverblijfplaats, de geboorteplaats en -datum, de burgerlijke staat, de datum van overlijden, de nationaliteit en het geslacht. 1.4. De KFBN: De KFBN is een instelling van Belgisch recht die opdrachten van algemeen belang vervult. Het is de representatieve instelling van het notariaat. De KFBN vervult onder meer de volgende opdrachten van algemeen belang: het onderzoek van alle zaken die kunnen bijdragen tot de verbetering van het functioneren van het notariaat en de organisatie van alle diensten die in rechtstreeks of onrechtstreeks verband staan met de notariële activiteit (artikel 4, 3de lid, van haar statuten), het beheer van het centraal register van uiterste wilsbeschikkingen (koninklijk besluit van 28 oktober 1977 tot vaststelling van de regels voor de registratie van de uiterste wilsbeschikkingen en voor de raadpleging van het centraal register van uiterste wilsbeschikkingen) en het beheer van het Centraal register betreffende de aanwijzing van een voorlopige bewindvoerder (artikel 488 bis, b), § 2, 2de lid, van het Burgerlijk Wetboek belast de KFBN met het beheer van het Centraal register betreffende de aanwijzing van een voorlopige bewindvoerder). Het koninklijk besluit van 14 juli 2002 waarbij de vzw Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat gemachtigd wordt om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen en het identificatienummer ervan te gebruiken beoogt onder meer de mededeling aan de notarissen, door de bemiddeling van de diensten van de KFBN, van de informatie die zij nodig hebben in het kader van de taken die tot hun bevoegdheid behoren. Het voormelde koninklijk besluit van 14 april 2002 machtigt de KFBN ook om toegang te hebben tot de informatie uit het Rijksregister van de natuurlijke personen en om het identificatienummer ervan te gebruiken voor het centrale beheer van de testamenten. De machtiging om toegang te hebben tot het Rijksregister en het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken werd aan de KFBN verleend voor het beheer van het Centraal register betreffende de aanwijzing van een voorlopige bewindvoerder (cf. beraadslaging van de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer loco het Sectoraal Comité voor het Rijksregister nr. 30/2004 van 4 oktober 2004). De KFBN is ook gemachtigd om toegang te hebben tot de informatie uit het Rijksregister en het identificatienummer van dit register te gebruiken in het kader van het beheer van de gebruikers (cf. beraadslaging van het Sectoraal Comité voor het Rijksregister nr. 24/2006 van 6 september 2006). Het sectoraal comité van de sociale zekerheid heeft een gelijkaardige machtiging verleend aan de KFBN in het kader van de projecten "vierde weg" en "e-depot" (cf. beraadslagingen nr. 06/061 van 18 juli 2006 en nr. 05/049 van 22 november 2005). Om de eventuele fouten in de verklaringen te verbeteren zullen de gemachtigde medewerkers van de KFBN via de toepassing “RIC” gebruik maken van de gegevens uit de Kruispuntbankregisters, teneinde:
-
na te gaan of de informatie in een testament correct is alvorens dit testament te registreren in het betrokken centraal register (project CRT); na te gaan of de informatie in de documenten betreffende de aanwijzing van voorlopige bewindvoerders, opgesteld door de notarissen en deurwaarders, correct is, alvorens ze te registreren in het betrokken centraal register (project RAP).
De informatie vermeld in de testamenten en in de documenten tot aanwijzing van voorlopige bewindvoerders zal aldus worden vergeleken met de informatie uit het Rijksregister en de Kruispuntbankregisters. Ten slotte wenst de KFBN ook de naam en voornamen te bewaren van de persoon over wie opzoekingen werden verricht in de Kruispuntbankregisters met het oog op het beheer van de RIC-gebruikers. 1.5. De notarissen, hun medewerkers en de KFBN wensen bij de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid de volgende persoonsgegevens uit de Kruispuntbankregisters te mogen raadplegen met betrekking tot de cliënten voor wie zij via de RIC-toepassing een dossier beheren: -
Het INSZ: Dankzij dit nummer kunnen de notarissen (en hun medewerkers) hun verplichting inzake identificatie van de partijen bij de akte nakomen. Artikel 11 van de Ventosewet gaat immers uit van het principe van de verplichte identificatie van de partijen bij de akte door de notarissen. Voor wat het CRT- project betreft, kan de KFBN dankzij dit nummer de beschikker of de erflater identificeren door na te gaan of de gegevens met betrekking tot de beschikker of de erflater juist zijn, overeenkomstig voormeld koninklijk besluit van 28 oktober 1977. In het kader van het RAP-project gaat de KFBN dankzij dit nummer na of de gegevens met betrekking tot de declarant (een notaris of een griffier die de registratie van een verklaring met betrekking tot de aanstelling van een voorlopige bewindvoerder vraagt) juist zijn, teneinde zich van diens identiteit te kunnen vergewissen. De KFBN, de notarissen en hun medewerkers zullen het INSZ eveneens als zoekcriteria gebruiken voor het verkrijgen van informatie met betrekking tot de in de Kruispuntbankregisters opgezochte persoon.
-
De naam en voornamen: Dankzij deze gegevens kunnen de notarissen (en hun medewerkers) hun verplichting inzake identificatie van de partijen bij de akte nakomen. Artikel 11 van de Ventosewet gaat immers uit van het principe van de verplichte identificatie van de partijen bij de akte door de notarissen. Wat het CRT-project betreft, moet de KFBN de beschikker of de erflater identificeren en hierbij nagaan of de gegevens met betrekking tot de beschikker of de erflater juist zijn. Volgens de overeenkomst van 16 mei 1972 inzake de vaststelling van een stelsel
van registratie van testamenten is het noodzakelijk dat de aanvraag de naam en voornamen bevat opdat een registratieaanvraag in het Register van uiterste wilsbeschikkingen zou kunnen worden opgemaakt. In het kader van het RAP-project heeft de KFBN deze gegevens nodig om te kunnen nagaan of de gegevens met betrekking tot de declarant correct en juist zijn, teneinde zich van diens identiteit te kunnen vergewissen. In artikel 3, 3°, van het koninklijk besluit van 21 september 2004 wordt bepaald dat de aanvraag tot opname de naam en de voornamen van de notaris en van de declarant moet bevatten. De KFBN is wettelijk verplicht om de juistheid van de gegevens te controleren die in de aanvraag tot opname worden vermeld. Ingeval van onvolledige aanvraag of onvolledige gegevens wordt aan de persoon die de verklaring heeft verstuurd, gevraagd om de aanvraag te verbeteren of aan te vullen (art. 2, § 2, 2°, van het koninklijk besluit van 21 september 2004). Met het oog op het beheer van de gebruikers wenst de KFBN eveneens de naam en voornamen van de persoon bij te houden over wie de opzoekingen worden verricht. Deze gegevens zullen worden gebruikt in geval van klacht of vaststelling van anomalieën. Ze zullen eveneens worden gebruikt voor het opmaken van de factuur ten behoeve van de notarissen (opdat ze weten waarvoor ze betalen: een opzoeking verricht met betrekking tot mevrouw Y). De KFBN, de notarissen en hun medewerkers zullen de naam en de voornaam eveneens gebruiken als zoekcriteria voor het verkrijgen van informatie met betrekking tot de in de Kruispuntbankregisters opgezochte persoon. -
De hoofdverblijfplaats: Dankzij dit gegeven kunnen de notarissen (en hun medewerkers) hun verplichting inzake identificatie van de partijen bij de akte nakomen. Artikel 11 van de Ventosewet gaat immers uit van het principe van de verplichte identificatie van de partijen bij de akte door de notarissen. Dit gegeven stelt de notaris eveneens in staat om zijn verplichting na te komen inzake controle van de bekwaamheid van de partijen om de akte te ondertekenen. De verblijfplaats kan bijvoorbeeld aanleiding geven tot een juridische onbekwaamheid in hoofde van de cliënt van de notaris wegens redenen van internationaal privaatrecht. Het Wetboek van Internationaal Privaatrecht gebruikt doorgaans als referentiecriterium het criterium van de gewoonlijke verblijfplaats. Deze verplichting vloeit voort uit de adviserende plicht van de notaris (artikel 9 van de Ventosewet). Wat het CRT-project betreft, is het volgens de overeenkomst van 16 mei 1972 inzake de vaststelling van een stelsel van registratie van testamenten noodzakelijk dat de aanvraag de hoofdverblijfplaats bevat opdat een registratieaanvraag in het Register van uiterste wilsbeschikkingen zou kunnen worden opgemaakt. In het kader van het RAP-project wordt in het koninklijk besluit van 21 september 2004 bepaald dat de verblijfplaats van de persoon die zijn voorkeur heeft bekendgemaakt met betrekking tot de aan te stellen voorlopige bewindvoerder door de griffier of de notaris aan de KFBN moet worden overgemaakt. De KFBN is eveneens wettelijk verplicht om de juistheid van de gegevens te controleren die in de aanvraag tot opname worden
vermeld. Ingeval van onvolledige aanvraag of onvolledige gegevens wordt aan de persoon die de verklaring heeft verstuurd, gevraagd om de aanvraag te verbeteren of aan te vullen (art. 2, § 2, 2°, van het koninklijk besluit van 21 september 2004). De KFBN, de notarissen en hun medewerkers zullen het verblijfsadres eveneens als zoekcriterium gebruiken voor het verkrijgen van informatie met betrekking tot de in de Kruispuntbankregisters opgezochte persoon. -
De geboortedatum en -plaats: Dankzij deze gegevens kunnen de notarissen (en hun medewerkers) hun verplichting inzake identificatie van de partijen bij de akte nakomen. Artikel 11 van de Ventosewet gaat immers uit van het principe van de verplichte identificatie van de partijen bij de akte door de notarissen. Wat het CRT-project betreft, is het volgens de overeenkomst van 16 mei 1972 inzake de vaststelling van een stelsel van registratie van testamenten noodzakelijk dat de aanvraag de geboortedatum en -plaats bevat opdat een registratieaanvraag in het Register van uiterste wilsbeschikkingen zou kunnen worden opgemaakt. Bovendien wordt in voormeld koninklijk besluit van 28 oktober 1977 bepaald dat de registratie van de akten zal behouden blijven gedurende vijf jaar na het overlijden van de erflater of van de beschikker, of, indien de datum van overlijden niet gekend is, tot op het ogenblik dat hij de leeftijd van 110 jaren zou hebben bereikt. De geboortedatum is bijgevolg onontbeerlijk. Met betrekking tot het RAP-project wordt in artikel 3, 3°, c, van voormeld koninklijk besluit van 21 september 2004 bepaald dat de geboortedatum en –plaats van de persoon die zijn voorkeur heeft bekendgemaakt omtrent de aan te wijzen voorlopige bewindvoerder door de griffier of de notaris aan de KFBN moeten worden overgemaakt. Bovendien wordt in artikel 7 van hetzelfde besluit bepaald dat de opname in het Centraal register van verklaringen moet worden behouden tot op de dag dat de declarant de leeftijd van 120 jaar zou bereikt hebben, tenzij deze zijn verklaring voor die vervaldag zou hebben herroepen. De geboortedatum is bijgevolg onontbeerlijk. De KFBN, de notarissen en hun medewerkers zullen de geboortedatum eveneens gebruiken als zoekcriterium voor het verkrijgen van informatie met betrekking tot de in de Kruispuntbankregisters opgezochte persoon.
-
De burgerlijke staat: Dankzij dit gegeven kunnen de notarissen (en hun medewerkers) hun verplichting nakomen inzake controle van de bekwaamheid van de partijen om de akte te ondertekenen. Deze verplichting vloeit voort uit de adviserende plicht van de notaris (artikel 9 van de Ventosewet). De burgerlijke staat kan immers aanleiding geven tot enige beperking inzake rechtsbekwaamheid (bijvoorbeeld: ongeacht het huwelijksstelsel kan een echtgenoot zonder de instemming van de andere niet beschikken over zijn rechten in de voornaamste woning van het gezin of in het huisraad dat aanwezig is in de woning (art. 215 Burgerlijke Wetboek)). Voor wat het CRT-project betreft, vormt de burgerlijke staat één van de gegevens aan de hand waarvan de overeenstemming kan worden nagegaan tussen de erflater of de
beschikker en de persoon gekenmerkt door voormelde gegevens (naam, voornaam, geboortedatum en -plaats, hoofdverblijfplaats). Dit gegeven wordt niet gevraagd voor het RAP-project. -
De datum van overlijden: Dankzij dit gegeven kunnen de notarissen (en hun medewerkers) hun verplichting inzake identificatie van de partijen bij de akte nakomen. Artikel 11 van de Ventosewet gaat immers uit van het principe van de verplichte identificatie van de partijen bij de akte door de notarissen. Dit gegeven stelt de notaris eveneens in staat om zijn verplichting na te komen inzake controle van de bevoegdheid van de partijen om de akte te ondertekenen. Deze verplichting vloeit voort uit de adviserende plicht van de notaris (artikel 9 van de Ventosewet). In de hypothese dat de akte bij volmacht wordt ondertekend (wettelijke of aangewezen vertegenwoordiger) moet de notaris nagaan of de persoon nog steeds in leven is, teneinde zich te vergewissen van diens identiteit en juridische bekwaamheid. Wat de CRT betreft, is de datum van overlijden noodzakelijk in die mate dat de KFBN verantwoordelijk is voor de bewaring en de geheimhouding van de inlichtingen die in het Centraal register van uiterste wilsbeschikkingen zijn opgenomen. Voormeld koninklijk besluit van 28 september 1977 verbiedt de mededeling van deze inlichtingen aan personen ander dan de bewaarnemer van de geregistreerde akte zolang de erflater of de beschikker in leven is. De KFBN moet zich bijgevolg kunnen vergewissen van het overlijden van de betrokken persoon. Dit gegeven wordt niet gevraagd voor het RAP-project.
-
De nationaliteit: Dit gegeven stelt de notarissen (en hun medewerkers) in staat om hun verplichting inzake controle van de nationaliteit van de partijen na te komen, hoofdzakelijk wegens redenen van internationaal privaatrecht. Het is immers mogelijk dat de nationaliteit een belemmerende factor is voor een persoon om partij te zijn bij een akte. Voor wat het CRT-project betreft, vormt de nationaliteit één van de gegevens aan de hand waarvan de overeenstemming kan worden nagegaan tussen de erflater of de beschikker en de persoon gekenmerkt door voormelde gegevens (naam, voornaam, geboortedatum en -plaats, hoofdverblijfplaats). Dit gegeven wordt niet gevraagd voor het RAP-project.
-
Het geslacht: Dankzij dit gegeven kunnen de notarissen (en hun medewerkers) hun verplichting inzake identificatie van de partijen bij de akte nakomen. Artikel 11 van de Ventosewet gaat immers uit van het principe van de verplichte identificatie van de partijen bij de akte door de notarissen. Dit gegeven stelt de notaris eveneens in staat om zijn verplichting na te komen inzake controle van de bevoegdheid van de partijen om de akte te ondertekenen. Deze verplichting vloeit voort uit de adviserende plicht van de notaris (artikel 9 van de Ventosewet). Wegens redenen van internationaal privaatrecht
kan het geslacht van groot belang zijn. Zo zouden in functie van de nationaliteit twee personen van hetzelfde geslacht geen toelating kunnen krijgen om te huwen. In het kader van het CRT-project gaat de KFBN dankzij het geslacht na of de gegevens met betrekking tot de declarant (een notaris of een griffier die de registratie van een verklaring met betrekking tot de aanstelling van een voorlopige bewindvoerder vraagt) juist zijn, teneinde zich van diens identiteit te kunnen vergewissen. In het kader van het RAP-project wordt in het koninklijk besluit van 21 september 2004 bepaald dat het geslacht van de persoon die zijn voorkeur heeft bekendgemaakt met betrekking tot de aan te stellen voorlopige bewindvoerder door de griffier of de notaris aan de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat moet worden overgemaakt. Het is dus noodzakelijk dat de KFBN dit gegeven zou kunnen controleren.
2.
BEHANDELING VAN DE AANVRAAG
2.1.
Het betreft een mededeling van persoonsgegevens buiten het netwerk van de sociale zekerheid waarvoor krachtens artikel 15, § 1, 2, van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid een principiële machtiging van het sectoraal comité van de sociale zekerheid en de gezondheid is vereist.
2.2. De aanvraag heeft als doel : -
-
-
om de machtiging te verkrijgen in hoofde van de notarissen om toegang te krijgen tot de Kruispuntbankregisters met het oog op het verrichten van opzoekingen op natuurlijke personen in het kader van het « RIC »-project; om de machtiging te verkrijgen in hoofde van de KFBN om toegang te krijgen tot de Kruispuntbankregisters, teneinde de inlichtingen die in het Centraal register van uiterste wilsbeschikkingen en in het Centraal register van verklaringen betreffende de aanwijzing van een voorlopige bewindvoerder (RAP-CRT) zijn opgenomen, te controleren; om de machtiging te verkrijgen in hoofde van de KFBN voor de toegang tot de gegevens van de Kruispuntbankregisters (naam en voornaam) teneinde de gebruikers van het RIC-project te kunnen beheren.
De notarissen, hun medewerkers en de KFBN werden reeds gemachtigd om over dezelfde gegevens van het Rijksregister te beschikken (Voor de notarissen en hun medewerkers : koninklijk besluit van 11 september 1986 waarbij aan notarissen toegang wordt verleend tot het Rijksregister van de natuurlijke personen en beraadslaging nr. 44/2005 van 9 november 2005 van de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer waarbij de medewerkers worden gemachtigd om de gegevens van het Rijksregister te gebruiken; voor het CRT-project en het beheer van de gebruikers : het koninklijk besluit van 14 april 2002 waarbij de KFBN gemachtigd wordt om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen en beraadslaging nr. 24/2006 van 6 september 2006 waarbij de KFBN gemachtigd wordt om de gegevens van het Rijksregister te gebruiken voor het beheer van de gebruikers; wat het RAP-project betreft: beraadslaging
nr. 30/2004 van 4 octobre 2004 van de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer). 2.3. Het sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid is de mening toegedaan dat de gevraagde toegang tot de Kruispuntbankregisters voldoet aan de welbepaalde, uitdrukkelijke en rechtmatige principes inzake finaliteit omdat : -
-
-
notarissen openbare ambtenaren zijn die werden aangesteld om alle akten en contracten op te stellen waaraan partijen (krachtens de wet) de authenticiteit van overheidsakten moeten of willen verlenen. Als gevolg hiervan is de notaris verplicht om de partijen bij de akte die hij opmaakt te identificeren. Aldus kan aan de hand van het KSZ-nummer, de naam en voornamen, de geboortedatum en -plaats, de hoofdverblijfplaats, de datum van overlijden en de burgerlijke staat worden nagegaan of het inderdaad om de persoon gaat die met het KSZ-nummer overeenstemt; de KFBN moet met het oog op het beheer van het Centraal register van uiterste wilsbeschikkingen over voormelde gegevens kunnen beschikken (het KSZ-nummer, de naam en voornaam, de geboortedatum en –plaats, het geslacht, de nationaliteit, de hoofdverblijfplaats, de datum van overlijden en de burgerlijke staat); de KFBN moet met het oog op het beheer van het Centraal register van verklaringen betreffende de aanwijzing van een voorlopige bewindvoerder over de naam, de voornamen, de geboorteplaats en -datum, de verblijfplaats en het identificatienummer kunnen beschikken. Het gaat om de gegevens die minimaal in het Centraal register van verklaringen betreffende de aanwijzing van een voorlopige bewindvoerder moeten worden opgenomen krachtens het koninklijk besluit van 21 september 2004.
2.4. De bewaarduur van de gegevens die door de notarissen en hun medewerkers worden geraadpleegd, bedraagt 30 jaar. Het criterium dat wordt weerhouden is het criterium van de gemeenrechtelijke verjaring van de zakelijke rechtsvorderingen (cf. art. 2262 en 2262bis van het Burgerlijk Wetboek). Voor de partij bij een akte is het noodzakelijk dat de notaris gedurende de hele duur van de verjaringstermijn de gegevens bijhoudt die hem betreffen en die betrekking hebben op een akte (bv. verkoopsakte). Dankzij deze bewaring kan de notaris de nodige inlichtingen meedelen in geval van geschil. Wat het CRT-project betreft, bedraagt de bewaarduur 5 of 110 jaar aangezien in voormeld koninklijk besluit van 28 oktober 1977 wordt bepaald dat de registratie van de akten zal behouden blijven gedurende vijf jaar na het overlijden van de erflater of van de beschikker, of, indien de datum van overlijden niet gekend is, tot op het ogenblik dat hij de leeftijd van 110 jaren zou hebben bereikt. Wat het RAP-project betreft, wordt in het koninklijk besluit van 21 september 2004 voorzien dat de opname in het Centraal register van verklaringen moet worden behouden tot op de dag dat de declarant de leeftijd van 120 jaar zou bereikt hebben, tenzij deze zijn verklaring voor die vervaldag zou hebben herroepen. Wanneer de verklaring wordt herroepen, worden de gegevens na deze herroeping vernietigd. In de andere hypotheses zouden de gegevens worden vernietigd wanneer de declarant de leeftijd van 120 jaar zou hebben bereikt.
Wat het beheer van de gebruikers betreft, bedraagt de bewaarduur 20 jaar. De burgerlijke rechtsvordering verjaart door verloop van 5 jaar indien deze vordering gerechtvaardigd wordt aan de hand van een extracontractuele fout vanaf het ogenblik dat de benadeelde persoon kennis heeft gekregen van de schade en in elk geval maximaal 20 jaar (cf. art. 2262 van het Burgerlijk Wetboek). 2.5. Elke gebruiker (notaris, medewerker en personeelslid van de KFBN) zal toegang krijgen tot de gegevens via zijn persoonlijke identificatiekaart REAL op basis waarvan hij toegang krijgt tot de beveiligde portaalsite van het e-notariaat. De REAL-kaart maakt het mogelijk om de persoon met zekerheid te identificeren en authentiseren. Er wordt een zeer strikte procedure gevolgd voor de uitreiking van de kaarten (audit). Het sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid dringt erop aan dat de KFBN voor elke mededeling minstens het INSZ van de persoon die de RIC-toepassing gebruikt (notaris, medewerker van de notaris en medewerker van de KFBN) en het INSZ van de persoon van wie de gegevens werden meegedeeld alsook het doeleinde van deze mededeling zou loggen, teneinde enerzijds elke klacht bij de facturatie aan de notaris te vermijden (aan de notaris kan opnieuw worden meegedeeld welk onderzoek hij heeft verricht) en anderzijds de gemachtigde instanties of de betrokken persoon te informeren over de onderzoeken die over hem werden verricht, ingeval van klacht of voor de vaststelling van eventuele anomalieën. De KFBN zal zich op voorhand en schriftelijk bij de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid ertoe verbinden om dit punt na te leven. De toegang tot de gegevens van het Rijksregister en/of van de Kruispuntbankregisters zal geschieden via tussenkomst van de federale overheden. De « RIC »-toepassing zal zich op voormelde registers aansluiten via de technische infrastructuur van de FSB (Federal Service Bus) waardoor een ondervraging van deze authentieke bronnen via de technologie van de webservices mogelijk wordt. Concreet zullen de notarissen, hun medewerkers en de personeelsleden van de KFBN, zodra ze geïdentificeerd en geauthentiseerd zijn, één of meerdere zoekcriteria invullen in de opzoekingsmodule “RIC”, hetzij het INSZ, hetzij de geboortedatum en de naam, hetzij de verblijfplaats van de betrokken persoon. Deze zoekcriteria werden bezorgd ofwel door de clïent aan zijn notaris, ofwel door de notaris aan zijn medewerkers, ofwel door de declarant in de verklaring van voorlopige bewindvoering of in de wilsbeschikking. Als het eerste opzoekingsresultaat niet doorslaggevend was omdat het gebruikte zoekcriterium niet toeliet om één enkele persoon te identificeren (bv. indien meerdere personen op hetzelfde adres wonen of dezelfde naam en geboortedatum hebben), dan zal de gemachtigde persoon toegang krijgen tot beperkte informatie met betrekking tot de gevonden personen, met name: de naam en voornamen, de geboortedatum en het adres van de betrokken personen. Deze gegevens zullen de gemachtigde persoon toelaten om de geselecteerde persoon over wie informatie nodig is met zekerheid te identificeren. Zij verkrijgt dan de gegevens over de bij deze aanvraag betrokken persoon volgens het soort onderzoek.
Om deze redenen, verleent het sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid de machtiging aan de notarissen, hun medewerkers en de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat voor de raadpleging van de Kruispuntbankregisters, voor voormelde doeleinden en onder de uitdrukkelijke voorwaarde van naleving van de hierboven vastgelegde voorwaarden, in het bijzonder in punt 2.5.
Yves ROGER Voorzitter
De zetel van het Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid is gevestigd in de kantoren van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, op volgend adres : Sint-Pieterssteenweg 375 – 1040 Brussel (tel. 32-2741 83 11)
