RSZK INKOOP
September 2014, Bas De Kinder
INHOUD Deze presentatie bevat de volgende onderwerpen: INKOOPBELEID • PIJLERS • UITGANGSPUNTEN • VERANTWOORDELIJKHEDEN INKOOPPROCES • STRATEGISCH • TACTISCH • OPERATIONEEL METHODEN & PROCEDURES ORGANISATIE & PERSONEEL
INKOOPBELEID Het inkoopbeleid van de RSZK is gebaseerd op 4 pijlers: DEFINITIE Inkoop is een ondersteunend bedrijfsproces wat zich richt op het professioneel inkopen van goederen en diensten voor de invulling van de organisatiebehoefte tegen laagst mogelijke integrale kosten, juiste kwaliteit, juiste tijd en optimale condities en voorwaarden. BEREIK Het bereik van Inkoop loopt van alle activiteiten en handelingen, waarvoor een factuur wordt gegenereerd, die betaald moet worden door RSZK of WDK. De ondersteuning van de goederenstroom loopt tot ontvangst op een magazijn of zorglocatie. EXTERNE SAMENWERKING Het bepalen van de organisatiebehoefte (“de klant”) gebeurt in nauwe wisselwerking met leveranciers. Het is de rol van Inkoop om dit effectief en proactief te organiseren en vervolgens ook de implementatiefase te ondersteunen. DOELSTELLINGEN Inkoop dient via de leveranciers bij te dragen aan het realiseren van organisatiedoelstellingen.
UITGANGSPUNTEN De uitgangspunten van het inkoopbeleid zijn: • Doelmatig en efficiënt; • Balans decentraal en centraal; • Afgestemd op ondernemingsbeleid; • Afgestemd op cliënten en Kraljic; • Integriteit en transparantie; • Milieuaspecten; • Arbeidsomstandigheden; • Non-discriminatie; • Beperkte afhankelijkheid toeleveranciers; • Medewerker centraal; • Kostenbeheersing en kostenreductie.
VERANTWOORDELIJKHEDEN De verantwoordelijkheden van de inkoopafdeling zijn: Generiek • Verbeteren van organisatie, proces, procedures, instrumenten en templates; • Verzamelen en rapporteren van zowel product- als marktinformatie; • Onderhouden van zakelijke relaties en projectbeheer. Strategisch • Plannen, budgetteren, implementeren en monitoren van afdelingsbeleid; • Uitvoeren van inkoopanalyses en categoriemanagement; • Ontwikkelen, managen en afstoten van leveranciers. Tactisch • Opstellen en beheren van specificaties, contracten en offertes; • Kiezen en kwalificeren van toeleveranciers. Operationeel • Verwerken, bewaken, rapporteren, archiveren van inkooporders; • Meten en bijsturen van leveranciersprestaties; • Afhandelen van factuurverschillen, klachten en retourzendingen; • Definiëren en beheren van standaardartikelen; • Afhandelen van vragen en het ondersteunen van decentrale bestellers.
STRATEGISCH Wat is een strategisch inkoopproces? • Opstellen, bewaken en bijsturen van afdelingsplannen en inkoopbeleid; • Optimaal inrichten van een professionele inkooporganisatie; • Beheren van strategische leveranciersrelaties; • Meten en bewaken van de inkoopkwaliteit; • Continue afstemming tussen behoefte van interne klanten, organisatiebeleid en leveranciersmarkten.
TACTISCH & OPERATIONEEL
Wat is een tactisch inkoopproces? Tactische inkoop betreft het specificeren van behoeften, het selecteren van leveranciers en het contracteren van deze leveranciers. Onderhandeling over de condities is onderdeel van contracteren. Tactische inkoopactiviteiten omvatten het actief zijn op de leveranciersmarkt, het onderhouden van contacten met klanten en het communiceren van leveranciersafspraken aan het operationele inkoopniveau. Wat is een operationeel inkoopproces? Operationele inkoop betreft bestellen, bewaken van bestellingen en contracten en nazorg en evaluatie. Operationele inkooptaken bestaan uit het aanmaken van inkoopopdrachten en het structureel evalueren van leveranciers.
METHODEN & PROCEDURES Meest belangrijke methoden: Strategisch • MSU Monzcka-model: 8 strategische processen / 6 ondersteunend; • Portfoliomanagement (“Kraljic”) en spend analyses; • Artikelgroepbeleid (“commodity plannen”). Tactisch • Plan van eisen; • Standaard offerteaanvragen / Standaard overeenkomsten; • Integrale kostenmodellen (“TCO”); • Aging-modellen voor beheer van leveranciers en producten; • Algemene voorwaarden Gezondheidszorg. Operationeel • Geconsolideerde magazijnbestellingen op verbruik. Incidentele bestelling op aanvraag door budgethouder; • Vaste bestelsloten voor specifieke artikelgroepen; • Exceptiesignalering (niet geconfirmeerd, te laat geleverd, prijsverschillen).
ORGANISATIE & PERSONEEL Het organigram van de inkoopafdeling: Lid Raad van Bestuur Concerndiensten Wilbert de Haan
Strategisch inkoper Bas De Kinder
Tactisch inkoper Peter van Willigen
Operationeel inkoper Mieke Gevers Ilse van Bree
