PROPOSAL PENAWARAN
SIMANYS Sistem Manajemen Administrasi Yayasan dan Sekolah
CV Sophia Akadia Jalan Terusan Kopo KM 13.15, No. 196, Katapang, Bandung www.simanys.com Phone: +62-22- 8777-6262 dan WA: +62-813-2223-2014
DAFTAR ISI 1. Pendahuluan 2. Sekilas SIMANYS 3. Fitur Unggulan SIMANYS 4. Level Akses bagi Pengguna SIMANYS 5. Instalasi Aplikasi SIMANYS 6. Tahap Penerapan SIMANYS 7. Penutup
PENDAHULUAN Latar Belakang
Sekolah, madrasah dan yayasan merupakan jantung transmisi nilai-nilai keungulan, kepedulian, dan kepemimpinan yang sangat dibutuhkan dalam menciptakan masyarakat makmur, adil, dan sejahtera. Dalam mencapai visi pendidikan yang unggul, sekolah, madrasah, dan yayasan memerlukan efisiensi baik dalam manajemen data guru, murid, orang tua maupun dalam tata administrasi pembelajaran, kesekretariatan, dan keuangan. Manajemen sekolah, madrasah dan yayasan yang efisien dapat memberikan pelayanan terbaik kepada siswa dan orang tua siswa dan pelaporan kepada pihak-pihak yang terkait. Untuk dapat memberikan informasi secara tepat, cepat, dan akurat, lembaga pendidikan memerlukan sebuah sistem digitalisasi informasi terpadu dalam pengelolaan sekolah. Sebagai upaya untuk meningkatkan efesiensi digitalisasi sistem administrasi, kami menawarkan solusi terbaik dan terdepan. Kami menawarkan sistem pelayanan terpadu, bernama Sistem Informasi Manajemen Yayasan dan Sekolah (SIMANYS). Sistem manajemen berbasis komputer ini merupakan solusi untuk keperluan digitalisasi sistem pendidikan terpadu dan bermutu. SIMANYS berfungsi untuk mempermudah tata kelola lembaga pendidikan, seperti SMP, SMA, SMK, MTs dan MA. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Yayasan dan Sekolah (SIMANYS) yang berbasis web ini berguna untuk efisiensi pengelolaan database yang berhubungan dengan pendidikan baik untuk sekolah dan madrasah, maupun administrasi yayasan. Deskripsi berikut memuat apa yang dapat dilakukan aplikasi ini: 1. INTEGRASI kebutuhan digitalisasi data pendidikan; 2. EFISIENSI pengelolaan, pelaporan, dan dokumentasi data pendidikan; 3. TRANSPARANSI komunikasi antara pengelola, pendidik, peserta didik dan orang tua.
Page 1 of 11
SEKILAS SIMANYS Spesifikasi Teknis
Sistem Informasi Manajemen Yayasan dan Sekolah (SIMANYS) adalah perangkat lunak dalam pengelolaan administrasi madrasah dan sekolah. Program ini dibuat untuk memudahkan pengurus yayasan dan pimpinan sekolah dalam mengelola dan mendokumentasikan administrasi penyelenggaraan yayasan dan lembaga pendidikan formal (sekolah). SIMANYS berguna untuk mengelola data yayasan dan sekolah seperti biodata, kehadiran, penggajian, kesekretariatan, keuangan, dan proses kependidikan. SIMANYS bekerja secara terintegrasi dengan fingerprint kehadiran dan SMS gateway. Selain itu, SIMANYS juga berfungsi untuk memonitor aktivitas kerja tenaga kependidikan dan aktivitas belajar peserta didik yang dapat diakses secara online.
Page 2 of 11
Keunggulan SIMANYS Keunggulan yang ditawarkan Sistem Informasi Manajemen Yayasan dan Sekolah (SIMANYS): 1. User Friendly Desain tampilan dan menu-menu SIMANYS yang mudah dioperasikan dengan tidak menghilangkan informasi penting yang ingin disampaikan. 2. Menekan Biaya Operasional SIMANYS efektif dalam memangkas biaya operasional pengelolaan data akademik dan biaya pembelian alat tulis kantor. 3. Berbasis Web/Jaringan SIMANYS dapat digunakan melalui jaringan lokal (LAN) atau internet sehingga memudahkan koordinasi dan meningkatkan efektivitas kerja. 4. Berkelanjutan dan Konsisten SIMANYS dikembangkan secara berkesinambungan dan konsisten sesuai dengan kebutuhan administrasi sekolah dan yayasan. 5. Efesien Aplikasi SIMANYS efisien dalam proses pengelolaan data pendidikan lebih cepat, tepat, mudah, mutakhir, dan akurat. Tujuan Penggunaan Sistem Informasi Sekolah dan Yayasan bertujuan untuk memberikan solusi digitalisasi pendidikan bermutu dan meningkatkan efektivitas pengelolaan data dan efisiensi penggunaan biaya, tenaga, dan waktu.
Manfaat Di antara manfaat praktis penggunaan Sistem Informasi Manajemen Yayasan dan Sekolah (SIMANYS) meliputi: 1. Memudahkan pengelolaan data pendidik, peserta didik, tenaga kependidikan, kesekretariatan, mata pelajaran, nilai, dan kegiatan akademik sekolah. 2. Mempercepat proses pencarian informasi akademik sekolah. 3. Melaporkan data akademik sekolah dalam format yang standar. 4. Meningkatkan efisiensi manajemen sekolah yang ramah lingkungan terutama dengan berkurangnya dokumen yang harus dicetak secara fisik. 5. Meningkatkan transparansi informasi akademik sekolah.
Page 3 of 11
FITUR UNGGULAN A. Data Diri Modul Biodata merupakan formulir data diri yang diakses secara online, berisi informasi singkat perorangan baik peserta didik, pendidik, dan tenaga pendidik yang berada dalam satu ruang lingkup lembaga yang bersangkutan. Bagan Data Diri
DATA DIRI User
Tenaga Kependidikan
Pendidik
Peserta Didik
1. MANAJEMEN USER Pada menu User, admin dapat melihat seluruh anggota yang terdaftar. Menu ini mempermudah sekolah/yayasan mengakses data peserta didik, pendidik, dan tenaga kependidikan dan memberikan akses tertentu sesuai dengan status/peran mereka. 2. PENDIDIK Data pendidik berguna untuk mengelola informasi pengajar pada sekolah atau yayasan tersebut. Informasi data pendidik terdiri dari: 3. TENAGA KEPENDIDIKAN Data tenaga kependidikan berguna untuk mengelola informasi karyawan atau tenaga kependidikan pada sekolah atau yayasan tersebut. 4. PESERTA DIDIK Menu peserta didik ditujukan untuk mengarsipkan informasi secara lengkap dan digital mengenai informasi data diri peserta didik. Page 4 of 11
B. Kehadiran Modul kehadiran terintegrasi dengan mesin fingerprint untuk mempermudah input data kehadiran pendidik, peserta didik, dan tenaga kependidikan secara cepat dan akurat. Di antara manfaat dan keuntungan fitur ini: 1. Sistem kehadiran pendidik, peserta didik, dan tenaga kependidikan terintegrasi dengan mesin fingerprint dan SMS gateway. 2. Pencatatan kehadiran dapat diatur sesuai dengan batas toleransi keterlambatan masuk sekolah yang dapat diatur secara mudah dan konsisten. 3. Hasil rekapitulasi absensi dapat dilihat secara cepat, tepat, dan akurat. 4. Data absensi dapat dilaporkan secara otomatis melalui SMS atau e-mail. 5. Sistem kehadiran ini dapat menghemat waktu guru dan tenaga kependidikan dalam memasukkan, mengolah, dan melaporkan data kehadiran siswa, guru, dan karyawan. 6. Sistem ini secara otomatis dapat mengetahui siswa, guru, dan karyawan yang tidak masuk kelas atau datang terlambat, sehingga akan mempermudah pengawasan. 7. Hasil rekapitulasi absensi dapat dikelompokkan berdasarkan waktu (hari, minggu, bulan, semester dan tahun) dan kelompok siswa (kelas dan tahun akademik). Bagan Kehadiran Kehadiran
Tenaga Kependidikan
Pendidik
Peserta Didik
Page 5 of 11
C. Kesekretariatan Modul Kesekretariatan menyediakan beberapa fasilitas berikut: 1. pembuatan surat dengan template khusus. 2. penomoran surat keluar secara otomatis sesuai dengan format yang dapat diatur dengan mudah. 3. pembuatan tanda terima ekspedisi secara otomatis. 4. pengarsipan surat masuk secara digital. 5. pembuatan dan pelacakan pesan disposisi untuk surat masuk Bagan Kesekretariatan
Kesekretariatan Surat Masuk Surat Masuk Menu Surat Masuk berfungsi untuk mengarsipkan surat masuk sehingga mempermudah pelacakan surat.
Surat Keluar
Surat Keluar Menu Surat Keluar berfungsi untuk mempermudah pembuatan surat, dan penomoran secara otomatis dan lansung dalam format pdf.
D. Keuangan Modul Keuangan SIMANYS adalah sistem administrasi data keuangan secara digital yang merupakan wujud baru dari pencatatan dan pelaporang yang terkomputerisasi. Bagan keuangan
Keuangan Keuangan Umum Penggajian
Honorarium
Modul Keuangan Umum Menu ini terdiri dari menu input data pemasukan dan pengeluaran sekolah/yayasan.
Page 6 of 11
Modul Penggajian Menu ini diintegrasikan dengan modul kehadiran. Besaran gaji yang diperoleh tenaga kependidikan bergantung pada jumlah kehadiran pegawai yang bersangkutan.
Modul Honorarium Menu ini diintegrasikan dengan modul kehadiran. Jumlah honorarium yang diperoleh pengajar tergantung pada jumlah kehadiran pengajar yang bersangkutan.
E. Akademik Modul Akademik bertujuan untuk mengelola kegiatan akademik sekolah. Di antaranya: 1. Kalender Akademik Kalender akademik merupakan rancangan awal dari proses kegiatan belajar mengajar
2. Menu Mata Pelajaran Menu mata pelajaran memuat mata pelajaran yang diajarkan di sekolah/yayasan tersebut yang akan disesuaikan dengan jadwal pelajaran di setiap kelas.
3. Menu Kelas Menu ini bertujuan untuk mengkalsifikasikan kelas beserta peserta didik di setiap kelas.
4. Jadwal Pelajaran Menu Jadwal Pelajaran berfungsi memudahkan pendidik dan peserta didik untuk melihat jadwal masuk dan keluar.
Page 7 of 11
5. Kegiatan Belajar Mengajar Pada menu ini pendidik dapat menginput kegiatan belajar mengajar sesuai dengan mata pelajaran di setiap kelas. Selain itu, pendidik juga dapat mengecek data kehadiran setiap siswa secara manual.
6. Penilaian Dalam Menu Penilaian Siswa, masing-masing pendidik dapat menginput data nilai peserta didik. Berdasarkan data tersebut, setiap peserta didik dapat melihat nilai mereka secara online.
Page 8 of 11
INSTALASI APLIKASI SIMANYS
Aplikasi SIMANYS dapat diterapkan dalam server lokal (LAN) atau secara online. Untuk dapat menggunakan aplikasi SIMANYS, dibutuhkan beberapa hardware*) berikut: 1. 2. 3. 4. 5.
Komputer yang berfungsi sebagai server Modem SMS gateway Mesin Fingerprint Jaringan komputer, jika ingin diakses melalui lebih dari satu komputer. Koneksi internet, jika ingin diakses secara online.
Data yang telah terkumpul dalam Aplikasi SIMANYS dapat diakses melalui server lokal (LAN). Bila diperlukan, data-data tertentu dapat ditampilkan secara online. 1. Semua menu SIMANYS dan data yang telah diinput dapat diakses melalui jaringan lokal. 2. Orangtua/wali dan siswa dapat mengakses data akademik mereka secara online, sesuai dengan setup sekolah dan akses yang diberikan kepada mereka. 3. Bila data SIMANYS ingin ditampilkan dan diakses secara online, sekolah harus memiliki domain dan hosting atas nama sekolah tersebut. Semua hardware, domain, dan hosting tidak termasuk dalam harga aplikasi SIMANYS.
Page 9 of 11
TAHAPAN PENERAPAN APLIKASI SIMANYS Dalam rangka sosialisasi dan penerapan aplikasi SIMANYS di berbagai sekolah, lembaga pendidikan, atau yayasan, Tim SIMANYS akan melakukan tahapan-tahapan kerja sebagai berikut: 1. Presentasi Presentasi merupakan tahapan awal dan menjadi ajang perkenalan antara pihak sekolah dengan Tim SIMANYS. Pihak sekolah akan menerima penjelasan secara terinci tentang modul-modul program dalam SIMANYS. Pada tahapan ini dibahas juga harga, garansi Program, keamanan, akses, dan kerahasiaan data. 2. Penandatanganan Nota Kesepahaman Pihak sekolah atau yayasan yang berminat untuk menerapkan aplikasi SIMANYS akan melakukan penandatanganan Nota Kesepahaman atau Memorandum of Understanding (MoU). Pada saat penandatanganan, sekolah/yayasan menunjuk dan mendelegasikan operator untuk menerapkan aplikasi SIMANYS dalam sekolah tersebut. Uang muka untuk pembelian SIMANYS dibayarkan saat penandatanganan dilakukan. Bila perangkat keras (hardware) dibelikan oleh manajemen SIMANYS, maka dana yang diperlukan dibayarkan saat itu juga. 3. Pengumpulan Data & Setting Program Pada tahap ini, operator sekolah menyiapkan data-data elektronik untuk disetting ke dalam aplikasi sesuai dengan fitur/deskripsi yang dipesan sekolah/yayasan. 4. Training dan Pelatihan User Operator sekolah bertanggung jawab untuk melakukan sosialisasi aplikasi SIMANYS kepada para civitas sekolah/ yayasan sebagai pengguna program. Bila dibutuhkan, Tim SIMANYS dapat melakukan pelatihan bagi para pengguna program secara sistematis dan terkoordinsi untuk masing-masing bagian dalam sistem manajemen lembaga sekolah di luar biaya pembelian SIMANYS. 5. Maintanance Setelah operator yang ditunjuk memahami cara kerja aplikasi SIMANYS, sistem ini sudah mulai diterapkan di lingkungan sekolah/yayasan tersebut. Bila terdapat masalah pemrograman, manajemen SIMANYS dan operator sekolah/yayasan akan berkoordinasi untuk memecahkan persoalan tersebut. Page 10 of 11
PENUTUP
SIMANYS Sistem Manajemen Administrasi Yayasan dan Sekolah
Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Yayasan dan Sekolah (SIMANYS) pada sekolah dan lembaga pendidikan secara umum akan menunjang akselerasi keunggulan dalam manajemen data pendidikan dan proses akademik yang transparan. Semua pihak yang berkaitan dengan kegiatan pendidikan mulai dari guru, siswa, orang tua, akan diuntungkan dengan adanya aplikasi SIMANYS) karena mereka senantiasa mengetahui informasi terbaru mengenai progress pendidikan yang sedang berjalan. Dengan aplikasi SIMANYS, mutu dan efisiensi sekolah akan meretas dengan cepat.
Hormat Kami, Putri Nurpadlilah Salma, S.Psi Manager SIMANYS CV. Sophia Akadia Telepon- 022 8777 6262 WA SIMANYS-081 321 4451 66
Page 11 of 11
