PROPOSAL PENAWARAN
SIMANYS Sistem Manajemen Administrasi Yayasan dan Sekolah
CV Sophia Akadia Jalan Terusan Kopo KM 13.15, No. 196, Katapang, Bandung www.simanys.com Phone: +62-22- 8777-6262 dan WA: +62-813-2223-2014
DAFTAR ISI 1. Pendahuluan 2. Sekilas SIMANYS 3. Fitur Unggulan SIMANYS 4. Level Akses bagi Pengguna SIMANYS 5. Instalasi Aplikasi SIMANYS 6. Tahap Penerapan SIMANYS 7. Harga 8. Penutup
PENDAHULUAN Latar Belakang
Sekolah, madrasah dan yayasan merupakan jantung transmisi nilai-nilai keungulan, kepedulian, dan kepemimpinan yang sangat dibutuhkan dalam menciptakan masyarakat makmur, adil, dan sejahtera. Dalam mencapai visi pendidikan yang unggul, sekolah, madrasah, dan yayasan memerlukan efisiensi baik dalam manajemen data guru, murid, orang tua maupun dalam tata administrasi pembelajaran, kesekretariatan, dan keuangan. Manajemen sekolah, madrasah dan yayasan yang efisien dapat memberikan pelayanan terbaik kepada siswa dan orang tua siswa dan pelaporan kepada pihak-pihak yang terkait. Untuk dapat memberikan informasi secara tepat, cepat, dan akurat, lembaga pendidikan memerlukan sebuah sistem digitalisasi informasi terpadu dalam pengelolaan sekolah. Sebagai upaya untuk meningkatkan efesiensi digitalisasi sistem administrasi, kami menawarkan solusi terbaik dan terdepan. Kami menawarkan sistem pelayanan terpadu, bernama Sistem Informasi Manajemen Yayasan dan Sekolah (SIMANYS). Sistem manajemen berbasis komputer ini merupakan solusi untuk keperluan digitalisasi sistem pendidikan terpadu dan bermutu. SIMANYS berfungsi untuk mempermudah tata kelola lembaga pendidikan, seperti SMP, SMA, SMK, MTs dan MA. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Yayasan dan Sekolah (SIMANYS) yang berbasis web ini berguna untuk efisiensi pengelolaan database yang berhubungan dengan pendidikan baik untuk sekolah dan madrasah, maupun administrasi yayasan. Deskripsi berikut memuat apa yang dapat dilakukan aplikasi ini: 1. SIMANYS menawarkan pengelolaan data terintegrasi yang bisa diakses pihak sekolah, orang tua, siswa, dan yayasan. 2. SIMANYS berfungsi untuk mengelola dan mengakses informasi manajemen pendidikan yang mudah, teratur, dan cepat dari database data peserta didik, pendidik, tenaga kependidikan, kesekretariatan, dan keuangan. 3. SIMANYS memudahkan penyiapan pelaporan untuk pihak terkait. Page 1 of 16
SEKILAS SIMANYS Spesifikasi Teknis
Sistem Informasi Manajemen Yayasan dan Sekolah (SIMANYS) adalah perangkat lunak dalam pengelolaan administrasi madrasah dan sekolah. Program ini dibuat untuk memudahkan pengurus yayasan dan pimpinan sekolah dalam mengelola dan mendokumentasikan administrasi penyelenggaraan yayasan dan lembaga pendidikan formal (sekolah). SIMANYS berguna untuk mengelola data yayasan dan sekolah seperti biodata, kehadiran, penggajian, kesekretariatan, keuangan, dan proses kependidikan. SIMANYS bekerja secara terintegrasi dengan fingerprint kehadiran dan SMS gateway. Selain itu, SIMANYS juga berfungsi untuk memonitor aktivitas kerja tenaga kependidikan dan aktivitas belajar peserta didik yang dapat diakses secara online.
Page 2 of 16
Keunggulan SIMANYS Keunggulan yang ditawarkan Sistem Informasi Manajemen Yayasan dan Sekolah (SIMANYS): 1. User Friendly Desain tampilan dan menu-menu SIMANYS yang mudah dioperasikan dengan tidak menghilangkan informasi penting yang ingin disampaikan. 2. Menekan Biaya Operasional SIMANYS efektif dalam memangkas biaya operasional pengelolaan data akademik dan biaya pembelian alat tulis kantor. 3. Berbasis Web/Jaringan SIMANYS dapat digunakan melalui jaringan lokal (LAN) atau internet sehingga memudahkan koordinasi dan meningkatkan efektivitas kerja. 4. Berkelanjutan dan Konsisten SIMANYS dikembangkan secara berkesinambungan dan konsisten sesuai dengan kebutuhan administrasi sekolah dan yayasan. 5. Efesien Aplikasi SIMANYS efisien dalam proses pengelolaan data pendidikan lebih cepat, tepat, mudah, mutakhir, dan akurat. Tujuan Penggunaan Sistem Informasi Sekolah dan Yayasan bertujuan untuk memberikan solusi digitalisasi pendidikan bermutu dan meningkatkan efektivitas pengelolaan data dan efisiensi penggunaan biaya, tenaga, dan waktu.
Manfaat Di antara manfaat praktis penggunaan Sistem Informasi Manajemen Yayasan dan Sekolah (SIMANYS) meliputi: 1. Memudahkan pengelolaan data pendidik, peserta didik, tenaga kependidikan, kesekretariatan, mata pelajaran, nilai, dan kegiatan akademik sekolah. 2. Mempercepat proses pencarian informasi akademik sekolah. 3. Melaporkan data akademik sekolah dalam format yang standar. 4. Meningkatkan efisiensi manajemen sekolah yang ramah lingkungan terutama dengan berkurangnya dokumen yang harus dicetak secara fisik. 5. Meningkatkan transparansi informasi akademik sekolah.
Page 3 of 16
FITUR UNGGULAN A. Data Diri Modul Biodata merupakan formulir data diri yang diakses secara online, berisi informasi singkat perorangan baik peserta didik, pendidik, dan tenaga pendidik yang berada dalam satu ruang lingkup lembaga yang bersangkutan.
1. MANAJEMEN USER Pada menu User, admin dapat melihat seluruh anggota yang terdaftar. Menu ini mempermudah sekolah/yayasan mengakses data peserta didik, pendidik, dan tenaga kependidikan dan memberikan akses tertentu sesuai dengan status/peran mereka.
2. PENDIDIK Data pendidik berguna untuk mengelola informasi pengajar pada sekolah atau yayasan tersebut. Informasi data pendidik terdiri dari: a. Data Pribadi b. Kontak Informasi c. Rekening Bank d. Alamat e. Kontak Darurat f. Keluarga g. Data Orangtua h. Data Saudara i. Riwayat Pendidikan Formal j. Pelatihan/Seminar k. Kemampuan Berbahasa Asing l. Pengalaman Berorganisasi m. Kemampuan Teknologi n. Pengalaman Kerja o. Pengalaman Menggunakan Kecakapan Hidup
Page 4 of 16
3. TENAGA KEPENDIDIKAN Data tenaga kependidikan berguna untuk mengelola informasi karyawan atau tenaga kependidikan pada sekolah atau yayasan tersebut. Informasi Data Pendidik terdiri dari: a. Data Pribadi b. Kontak informasi c. Rekening Bank d. Alamat e. Kontak Darurat f. Data Keluarga g. Data Orangtua h. Data Saudara i. Riwayat Pendidikan Formal j. Pelatihan/Seminar k. Kemampuan Berbahasa Asing l. Pengalam Berorganisasi
4. PESERTA DIDIK Menu peserta didik ditujukan untuk mengarsipkan informasi secara lengkap dan digital mengenai informasi data diri peserta didik. Informasi Data Peserta Didik terdiri dari: a. Data Pribadi b. Kontak Informasi c. Kontak Darurat d. Data Orangtua e. Data Wali f. Data Saudara g. Asal sekolah
Bagan Data Diri
DATA DIRI User Tenaga Kependidikan
Pendidik
Peserta Didik Page 5 of 16
B. Kehadiran Modul kehadiran terintegrasi dengan mesin fingerprint untuk mempermudah input data kehadiran pendidik, peserta didik, dan tenaga kependidikan secara cepat dan akurat. Di antara manfaat dan keuntungan fitur ini: 1. Sistem kehadiran pendidik, peserta didik, dan tenaga kependidikan terintegrasi dengan mesin fingerprint dan SMS gateway. 2. Pencatatan kehadiran dapat diatur sesuai dengan batas toleransi keterlambatan masuk sekolah yang dapat diatur secara mudah dan konsisten. 3. Hasil rekapitulasi absensi dapat dilihat secara cepat, tepat, dan akurat. 4. Data absensi dapat dilaporkan secara otomatis melalui SMS atau e-mail. 5. Sistem kehadiran ini dapat menghemat waktu guru dan tenaga kependidikan dalam memasukkan, mengolah, dan melaporkan data kehadiran siswa, guru, dan karyawan. 6. Sistem ini secara otomatis dapat mengetahui siswa, guru, dan karyawan yang tidak masuk kelas atau datang terlambat, sehingga akan mempermudah pengawasan. 7. Hasil rekapitulasi absensi dapat dikelompokkan berdasarkan waktu (hari, minggu, bulan, semester dan tahun) dan kelompok siswa (kelas dan tahun akademik).
a. Kehadiran Tenaga Kependidikan Menu kehadiran tenaga kependidikan terintegrasi dengan mesin fingerprint, sehingga rekapitulasi kehadiran dapat dilihat secara tepat, cepat, dan akurat. Data kehadiran ini menjadi dasar penggajian tenaga kependidikan.
b. Kehadiran Pendidik Menu kehadiran tenaga pendidik terintegrasi dengan mesin fingerprint sesuai dengan pengaturan jam masuk mengajar yang bersangkutan. Rekapitulasi dapat dilihat secara tepat, cepat, dan akurat. Data kehadiran ini menjadi dasar perhitungan honorarium para pendidik.
Page 6 of 16
c. Kehadiran Peserta Didik Menu kehadiran peserta didik terintegrasi dengan mesin fingerprint. Kehadiran peserta didik dapat langsung diberitahukan kepada orangtua/wali siswa, baik melalui SMS atau e-mail sesuai dengan pengaturan yang dibuat.
Bagan Kehadiran Kehadiran
Tenaga Kependidikan
Pendidik
Peserta Didik
C. Kesekretariatan Modul Kesekretariatan menyediakan beberapa fasilitas berikut: 1. pembuatan surat dengan template khusus. 2. penomoran surat keluar secara otomatis sesuai dengan format yang dapat diatur dengan mudah. 3. pembuatan tanda terima ekspedisi secara otomatis. 4. pengarsipan surat masuk secara digital. 5. pembuatan dan pelacakan pesan disposisi untuk surat masuk. Surat Masuk Menu Surat Masuk berfungsi untuk mengarsipkan surat masuk sehingga mempermudah pelacakan surat. Dalam Menu Surat Masuk dapat dibuat entri surat masuk dengan data: 1. Nomor surat masuk 2. Perihal 3. Jumlah halaman 4. Isi ringkasan 5. Pengirim 6. Ditunjukan 7. Tanggal Surat 8. Tanggal Diterima 9. Disposisi 10. Lampiran file (scan)
Surat Keluar Menu Surat Keluar berfungsi untuk mempermudah pembuatan surat, dan penomoran secara otomatis dan lansung dalam format pdf. Dalam Menu Surat Masuk dapat dibuat entri surat masuk dengan data: 1. Nomor Surat 2. Perihal 3. Jumlah Lampiran 4. Tanggal Surat 5. Tanda tangan orang pertama dan kedua yang dapat dibuat pada template yang sudah ada ataupun bisa ditambah sesuai dengan kebutuhan. Page 7 of 16
Bagan Kesekretariatan
Kesekretariatan Surat Masuk
Surat Keluar
D. Keuangan Modul Keuangan SIMANYS adalah sistem administrasi data keuangan secara digital yang merupakan wujud baru dari pencatatan dan pelaporang yang terkomputerisasi. Modul Keuangan Umum Menu ini terdiri dari menu input data pemasukan dan pengeluaran sekolah/yayasan. Selain itu, laporan keuangan setiap bulan dapat diproses secara langsung. Penetapan jenis-jenis jurnal harian yang digunakan berdasarkan jenis transaksi keuangan, penyajian laporan keuangan (laporan Laba/Rugi, Neraca) yang terbentuk secara otomatis hasil integrasi data dengan keuangan. Menu ini terdiri dari beberapa sub-menu: Jenis Akun, Nomor Akun, Transaksi, Jurnal, dan Laporan.
Modul Penggajian Menu ini diintegrasikan dengan modul kehadiran. Besaran gaji yang diperoleh tenaga kependidikan bergantung pada jumlah kehadiran pegawai yang bersangkutan. Jenis berbagai tunjangan dapat diinput secara fleksibel untuk masing-masing pegawai atau berdasarkan template umum. Menu penggajian juga dilengkapi dengan pencetakan slip tanda terima gaji. Slip gaji yang ditandatangani pegawai menjadi bukti bahwa gaji tenaga kependidikan telah diterima. Bukti pembayaran gaji ini dapat discan dan disimpan secara digital untuk kemudahan pengarsipan. Menu Penggajian terdiri dari dua sub-menu: 1. Pembuatan Gaji Tenaga Kependidikan 2. Riwayat Pembayaran
Modul Honorarium Menu ini diintegrasikan dengan modul kehadiran. Jumlah honorarium yang diperoleh pengajar tergantung pada jumlah kehadiran pengajar yang bersangkutan. Jenis berbagai tunjangan dapat diinput secara fleksibel untuk masing-masing pengajar atau berdasarkan template umum. Menu Honorarium juga dilengkapi dengan pencetakan slip tanda terima honorarium. Slip Honorarium yang ditandatangani pendidik menjadi bukti bahwa honorarium telah diterima. Bukti pembayaran honorarium ini dapat discan dan disimpan secara digital untuk kemudahan pengarsipan. Menu Penggajian terdiri dari dua sub-menu: Page 8 of 16 1. Pembuatan Honorarium Pendidik 2. Riwayat Pembayaran
Bagan keuangan
Keuangan
Keuangan Umum
Keuangan Peserta Didik
Penggajian
Honorarium
E. Akademik Modul Akademik bertujuan untuk mengelola kegiatan akademik sekolah. Di antaranya: 1. Kalender Akademik Kalender akademik merupakan rancangan awal dari proses kegiatan belajar mengajar yang meliputi: 1. Tahun akademik mulai (Gasal/Genap). 2. Program yang dijalankan. 3. Tanggal program dimulai dan tanggal program berakhir 4. Data Agenda 5. Data Libur
2. Menu Mata Pelajaran Menu mata pelajaran memuat mata pelajaran yang diajarkan di sekolah/yayasan tersebut yang akan disesuaikan dengan jadwal pelajaran di setiap kelas.
3. Menu Kelas Menu ini bertujuan untuk mengkalsifikasikan kelas beserta peserta didik di setiap kelas. Menu ini sudah terintegrasi dengan kegiatan belajar mengajar dan jadwal kelas. Page 9 of 16
4. Jadwal Pelajaran Menu Jadwal Pelajaran berfungsi memudahkan pendidik dan peserta didik untuk melihat jadwal masuk dan keluar ataupun pergantian jam dengan mata pelajaran yang lain sesuai dengan jadwal setiap kelas.
5. Kegiatan Belajar Mengajar Pada menu ini pendidik dapat menginput kegiatan belajar mengajar sesuai dengan mata pelajaran di setiap kelas. Selain itu, pendidik juga dapat mengecek data kehadiran setiap siswa secara manual.
6. Penilaian Dalam Menu Penilaian Siswa, masing-masing pendidik dapat menginput data nilai peserta didik. Berdasarkan data tersebut, setiap peserta didik dapat melihat nilai mereka secara online. Menu Penilaian terdiri dari: a. Data Penilaian yang diinput oleh pengajar sesuai dengan mata pelajaran dan tugas yang diberikan (UTS, Quis, ataupun UAS). b. Penilaian kelas yang dapat diinput oleh setiap pengajar berdasarkan kelas yang dapat membandingkan nilainya dengan nilai rata-rata kelas. c. Jenis nilai sesuai dengan klasifikasi nilai (UAS, UTS, Quis, Tugas), yang dapat memudahkan pendidik dan peserta didik melihat terpenuhi atau tidaknya bobot nilai.
Page 10 of 16
AKSES BAGI PENGGUNA A. Level Akses Bagi Admin
B. Level Akses Bagi Pengguna
Page 11 of 16
INSTALASI APLIKASI SIMANYS
Aplikasi SIMANYS dapat diterapkan dalam server lokal (LAN) atau secara online. Untuk dapat menggunakan aplikasi SIMANYS, dibutuhkan beberapa hardware*) berikut: 1. 2. 3. 4. 5.
Komputer yang berfungsi sebagai server Modem SMS gateway Mesin Fingerprint Jaringan komputer, jika ingin diakses melalui lebih dari satu komputer. Koneksi internet, jika ingin diakses secara online.
Data yang telah terkumpul dalam Aplikasi SIMANYS dapat diakses melalui server lokal (LAN). Bila diperlukan, data-data tertentu dapat ditampilkan secara online. 1. Semua menu SIMANYS dan data yang telah diinput dapat diakses melalui jaringan lokal. 2. Orangtua/wali dan siswa dapat mengakses data akademik mereka secara online, sesuai dengan setup sekolah dan akses yang diberikan kepada mereka. 3. Bila data SIMANYS ingin ditampilkan dan diakses secara online, sekolah harus memiliki domain dan hosting atas nama sekolah tersebut. Semua hardware, domain, dan hosting tidak termasuk dalam harga aplikasi SIMANYS.
Page 12 of 16
TAHAPAN PENERAPAN APLIKASI SIMANYS Dalam rangka sosialisasi dan penerapan aplikasi SIMANYS di berbagai sekolah, lembaga pendidikan, atau yayasan, Tim SIMANYS akan melakukan tahapan-tahapan kerja sebagai berikut: 1. Presentasi Presentasi merupakan tahapan awal dan menjadi ajang perkenalan antara pihak sekolah dengan Tim SIMANYS. Pihak sekolah akan menerima penjelasan secara terinci tentang modul-modul program dalam SIMANYS. Pada tahapan ini dibahas juga harga, garansi Program, keamanan, akses, dan kerahasiaan data. 2. Penandatanganan Nota Kesepahaman Pihak sekolah atau yayasan yang berminat untuk menerapkan aplikasi SIMANYS akan melakukan penandatanganan Nota Kesepahaman atau Memorandum of Understanding (MoU). Pada saat penandatanganan, sekolah/yayasan menunjuk dan mendelegasikan operator untuk menerapkan aplikasi SIMANYS dalam sekolah tersebut. Uang muka untuk pembelian SIMANYS dibayarkan saat penandatanganan dilakukan. Bila perangkat keras (hardware) dibelikan oleh manajemen SIMANYS, maka dana yang diperlukan dibayarkan saat itu juga. 3. Pengumpulan Data & Setting Program Pada tahap ini, operator sekolah menyiapkan data-data elektronik untuk disetting ke dalam aplikasi sesuai dengan fitur/deskripsi yang dipesan sekolah/yayasan. 4. Maintanance Setelah operator yang ditunjuk memahami cara kerja aplikasi SIMANYS, sistem ini sudah mulai diterapkan di lingkungan sekolah/yayasan tersebut. Bila terdapat masalah pemrograman, manajemen SIMANYS dan operator sekolah/yayasan akan berkoordinasi untuk memecahkan persoalan tersebut. 5. Training dan Pelatihan User Operator sekolah bertanggung jawab untuk melakukan sosialisasi aplikasi SIMANYS kepada para civitas sekolah/ yayasan sebagai pengguna program. Bila dibutuhkan, Tim SIMANYS dapat melakukan pelatihan bagi para pengguna program secara sistematis dan terkoordinsi untuk masing-masing bagian dalam sistem manajemen lembaga sekolah di luar biaya pembelian SIMANYS. Page 13 of 16
PEMBIAYAAN
Untuk pembiayaan pembelian Sistem Informasi Manajemen Yayasan dan Sekolah (SIMANYS) kami menawarkan harga seperti di bawah ini: A. Berikut adalah harga Permodul: No. 1. 2. 3. 4. 5.
Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi Aplikasi
Kehadiran Kesekretariatan Keuangan Umum Honorarium & Penggajian Akademik
Harga Rp. 5.000.000 Rp. 3.000.000 Rp. 4.000.000 Rp. 8.000.000 Rp. 5.000.000
B. Harga Paket Hemat SIMANYS: No. Item 1. Paket Hemat BASIC. Harga ini meliputi: a. Pembelian Aplikasi Kehadiran, Aplikasi Keuangan Umum, dan Aplikasi Honorarium dan Penggajian b. Penginstalan SIMANYS dalam server c. Maintenance sistem selama enam bulan untuk perbaikan bug atau kesalahan sistem d. Buku panduan sebanyak satu buah (dapat diperbanyak sendiri). e. Biaya pembelian hardware terpisah (opsional) 2. Paket Hemat Pro (Lengkap). Harga ini meliputi: a. Pembelian semua aplikasi (Aplikasi Kehadiran, Aplikasi Kesekretariatan, Aplikasi
Harga Rp. 13.600.000
Rp. 20.000.000
Page 14 of 16
Keuangan Umum, Aplikasi Honorarium dan Penggajian, dan Aplikasi Akademik). b. Penginstalan SIMANYS dalam server. c. Maintenance sistem selama satu tahun untuk perbaikan bug atau kesalahan sistem. d. Buku panduan sebanyak 1 buah (dapat diperbanyak sendiri). e. Biaya pembelian hardware terpisah (opsional) 3. Customized Sistem Informasi Data Sekolah meliputi : a. Fitur sesuai kebutuhan b. Training disesuaikan c. Dukungan disesuaikan
Dinegosiasikan
Kami juga menawarkan jasa pembelian hardware, web domain, dan hosting di luar modul SIMANYS, yang akan menunjang mekanisme instalasi dan jalannya aplikasi SIMANYS. Kami tidak menawarkan garansi tambahan selain garansi yang diberikan oleh vendor. Jenis Hardware Komputer server Fingerprint Modem Webhosting
Perkiraan Harga *) Rp. 5.000.000 Rp. 2.000.000 Rp. 750.000 Rp. 500.000 Per tahun (per 500 mb diskspace) *) Harga sesungguhnya disesuaikan dengan harga pasar.
C. Biaya Pelatihan untuk Admin dan Users Pembelian Aplikasi SIMANYS telah mencakup biaya pelatihan untuk 5-10 orang Tim Operator, Admin, Karyawan, dan/atau Guru yang ditunjuk oleh Sekolah/Yayasan. Di luar tim ini, manajemen SIMANYS dapat memberikan pelatihan dengan biaya tambahan yang terdiri dari: Jenis Pelatihan Biaya*) Peserta/Waktu **) Guru/Karyawan Rp. 25.000/orang Minimal 30 orang/jam Orang Tua Rp. 20.000/orang Minimal 50 orang/jam Siswa-siswi Rp. 15.000/orang Minimal 70 orang/jam *) Selain biaya ini, pihak sekolah/yayasan bertanggung jawab untuk menanggung biaya transportasi dan akomodasi pelatih. **) Lamanya waktu pelatihan bergantung pada materi pelatihan sesuai dengan jenis aplikasi yang diterapkan sekolah/yayasan.
Page 15 of 16
PENUTUP
SIMANYS Sistem Manajemen Administrasi Yayasan dan Sekolah
Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Yayasan dan Sekolah (SIMANYS) pada sekolah dan lembaga pendidikan secara umum akan menunjang akselerasi keunggulan dalam manajemen data pendidikan dan proses akademik yang transparan. Semua pihak yang berkaitan dengan kegiatan pendidikan mulai dari guru, siswa, orang tua, akan diuntungkan dengan adanya aplikasi SIMANYS) karena mereka senantiasa mengetahui informasi terbaru mengenai progress pendidikan yang sedang berjalan. Dengan aplikasi SIMANYS, mutu dan efisiensi sekolah akan meretas dengan cepat.
Hormat Kami, CV. Sophia Akadia
Page 16 of 16
