PROGRAM MOBILITI PELAJAR PEJABAT HAL EHWAL ANTARABANGSA PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA)
KLASIFIKASI PROGRAM MOLIBITI PELAJAR
Internship / Nongraduatin g Student (NGS)
Global Outreach program
Summer School
Lawatan Akademik
Summer School Program
UTM
MalaysiaIndonesia -Thailand (M-I-T) Program Lain-lain
MalaysiaIndonesia -Thailand (M-I-T) Program Internship / Nongraduatin g Student (NGS)
DEFINASI PROGRAM MOBILITI PELAJAR No.
Jenis Mobiliti
1.
UTM Global Outreach Program
2.
Lawatan Akademik
Mobiliti Terlibat
Justifikasi Program
Peruntukan
Yuran
Tempoh
Kredit
Outbound
Satu program pengantarabangsaan yang menggalakkan pelajar UTM untuk melawat universiti di luar negara dan melakukan aktiviti akademik seperti pembentangan kajian, menyertai seminar, program pertukaran budaya, khidmat masyarakat
Disediakan maksimum RM1000
Tiada
7 – 14 hari
Tiada
Inbound
Pelajar dari universiti luar negara datang ke mana-mana fakulti di UTM dan menjalani program akademik seperti pembentangan kajian, menyertai seminar, program pertukaran budaya
Tidak disediakan, Dibiayai oleh pelawat
Hostel
Maksima 7 hari
Tiada
Samb…
No.
Jenis Mobiliti
Mobiliti Terlibat
Justifikasi Program
Peruntukan
Yuran
Tempoh
Kredit
Jika Berkaitan
3.
Non-Graduating Student (NGS)
Outbound
Pelajar UTM pergi ke universiti luar negara untuk menjalani latihan ilmiah/ latihan industri/ research collaboration
Disediakan
Tiada
Lebih daripada 2 minggu dan kurang dari 1 semester
4.
Non-Graduating Student (NGS)
Inbound
Pelajar universiti luar negara datang ke UTM untuk menjalani latihan ilmiah/ latihan industri/ research collaboration/ lab attachment
Tidak Disediakan. Dibiayai oleh pelajar
Ada
2 minggu hingga 1 tahun kalendar akademik
Ada
Pelajar UTM menjalani program akademik seperti pengajian satu semester atau pengajian pada musim pana (summer school program) di universiti luar negara
Disediakan
Bergantung kepada universiti yang disertai
1 bulan hingga 1 tahun kalendar akademik
Ada
5.
Study Abroad (Termasuk Program Summer School contoh : M-I-T Program, Harvard Summer School, Hanyang International Summer School)
Outbound
Hanya pelajar dari Indian Institute of Technology (IIT), India sahaja yang dibiayai RM 4000
1.0 PROSIDUR PERMOHONAN PROGRAM MOBILITI MAHASISWA (OUTBOUND) - UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad CARTA ALIR
PROSIDUR
TANGGUNG JAWAB
DOKUMEN
MULA Rujuk 1.1
Rujuk 1.2
Rujuk 1.3
PERMOHONAN KELULUSAN PROGRAM
PERMOHONAN KELULUSAN KELUAR NEGARA.PENAJAAN PIHAK LUAR
PERMOHONAN PENDAHULUAN DAN
PEMANTAUAN PROGRAM
TAMAT
PERMOHONAN KELULUSAN PROGRAM Permohonan untuk menjalankan program perlu dikemukakan sekurang-kurangnya 90 hari dari tarikh program
PERMOHONAN KELULUSAN KELUAR NEGARA/PENAJAAN PIHAK LUAR Semua lawatan/program mahasiswa ke luar negara (termasuk negara-negara ASEAN) hendaklah mendapat kelulusan Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni). PERMOHONAN WANG PENDAHULUAN Pelajar/fakulti yang memohon wang pendahuluan program hendaklah mengemukakan permohonan ke Pejabat Timb. Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) PEMANTAUAN PROGRAM Setiap program yang berjalan akan dipantau melalui penghantaran Laporan Program ke Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa dan Laporan Kewangan ke Pejabat Bendahari
Permohonan keluar negara : Jadual KN HEMA E-form Tuntutan Permohonan Pendahuluan Pelbagai / E-form tuntutan lain-lain perbelanjaan (Bayaran Balik Wang) - Sistem UTMFin Laporan Program
HEA 1.1 PROSIDUR PERMOHONAN KELULUSAN PROGRAM MOBILITI MAHASISWA - UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad CARTA ALIR
PROSIDUR Permohonan untuk menjalankan program perlu dikemukakan sekurang-kurangnya 90 hari (3 bulan) sebelum program dijalankan bagi membolehkan penganjur mengambil tindakan yang selanjutnya dalam masa yang ditetapkan.
MULA
Permohonan kelulusan program serta peruntukan ke Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) melalui Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa
Semak nama pelajar. Lengkap?
TIDAK
YA
Pengrekodan permohonan yang diterima dalam iprogram Semakan dan sokongan Pengurus Mobiliti dan Pengarah HEA TIDAK
YA
1.1.1 Dekan fakulti menghantar surat permohonan dan kertas kerja program ke Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa untuk semakan dan sokongan.
Kelulusan Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)
2) Kertas Kerja Proram
Fakulti
HEA
1.1.3 Permohonan yang tidak lengkap dipulangkan ke fakulti untuk penambah baikan
HEA
1.1.4 Butiran program bagi permohonan yang lengkap akan direkodkan ke dalam sistem international program (iProgram) dan diproses.
HEA
1.1.5 Permohonan dimajukan ke Pengurus Mobiliti Pelajar dan Pengarah HEA untuk semakan aktiviti program dan sokongan
HEA
1.1.6 Permohonan dimajukan ke Pejabat TNC (Akademik & Antarabangsa) untuk kelulusan program serta peruntukan
DOKUMEN 1) Surat permohonan fakulti
1.1.2 Semakan isi kandungan kertas kerja (senarai nama peserta, butiran program)
Semak aktiviti program. Lengkap?
TAMAT
TANGGUNGJAWAB
Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)
*Untuk UTM Global Outreach Program, template kertas kerja permohonan. Templete Kertas Kerja
*Untuk program lain keluar negara,sila gunakan borang (UTM)OIA-OB1
Letter 1 – Borang permohonan GOP (Sistem iProgram) 1) Contoh 1 – memenuhi syarat 2) Contoh 2 – Tidak memenuhi syarat Surat kelulusan program Contoh Surat kelulusan
HEMA 1.2 PROSIDUR PERMOHONAN KELULUSAN KELUAR NEGARA BAGI PROGRAM MOBILITI PELAJAR - UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad CARTA ALIR
PROSIDUR
TANGGUNGJAWAB
DOKUMEN
Semua lawatan/program mahasiswa ke luar negara (termasuk negara-negara ASEAN) hendaklah mendapat kelulusan Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni). MULA
Semua permohonan perlu dikemukakan melalui Pejabat Timbalan Naib Canselor (HEM & A) sekurang-kurangnya 2 bulan sebelum tarikh bermula program;
Permohonan kelulusan keluar negara mahasiwa kepada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni) TIDAK
Semakan. Lengkap? YA
Kelulusan oleh Y. Bhg. Timbalan Naib Canselor (HEM&A)
TAMAT
1.2.1 Sediakan surat kepada Naib Canselor melalui TNC (HEM &A) dengan menyatakan perkara: a) Kebenaran lawatan ke luar negara b) Kebenaran menjalankan latihan praktikal c) Kebenaran menghadiri kuliah di universiti luar negara (Study Abroad) 1.2.2 Surat permohonan disertakan dengan salinan kertas kerja dan Jadual KN(HEMA) yang telah lengkap diisi oleh mahasiswa serta surat kelulusan program
Fakulti / Penganjur
Pejabat TNC (HEM & A)
1) Surat permohonan 2) Salinan Kertas Kerja 3) Jadual KN (HEMA) Lampiran B 4) Senarai peserta lawatan/ program 5) Surat Kelulusan Program dari Pej.TNC AA
1.2.3 Permohonan yang tidak lengkap akan dikembalikan semula ke fakulti/ penganjur untuk penambah baikan
1.2.4 Permohonan yang lengkap akan diproses oleh Pejabat TNC (HEM &A) untuk kelulusan.
Pejabat TNC (HEM & A)
Surat kelulusan program ke luar negara
1.3 PROSIDUR PERMOHONAN PENDAHULUAN PROGRAM - UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad CARTA ALIR
MULA
Permohonan wang pendahuluan ke Pej. TNCAA melalui e-from tuntutan kewangan UTMFin
Permohonan diproses ke Pej. Bendahari Urusan mentunaikan cek, pembelian tiket dan lain-lain TAMAT
PROSIDUR
TANGGUNGJAWAB
DOKUMEN
Penganjur perlu membuat permohonan wang pendahuluan program ke Pejabat TNCAA selepas mendapatkan surat kelulusan program. Permohonan boleh dikemukakan sekurang
1.3.1 Pegawai Pengiring perlu membuat tuntutan wang pendahuluan melalui portal UTMFin UTM dengan memasukkan butiran program pada borang
1.3.2 Borang permohonan yang lengkap diisi dikemukakan ke Pejabat TNCAA untuk pendaftaran dan kelulusan Pegawai 1.3.3 Pejabat TNCAA akan mengemukakan permohonan ke Pejabat Bendahari untuk diproses 1.3.4 Cek akan dikeluarkan atas nama Pegawai pengiring (pemohon) dan cek akan di tunaikan
Pegawai Pengiring
Pejabat TNCAA
Pejabat TNCAA Pejabat Bendahari/ Pegawai Pengiring
Dokumen –dokumen bagi permohonan wang pendahuluan 1) E-form tuntutan pendahuluan pelbagai dalam portal UTMFin 2) Surat kelulusan program
1.4 PEMANTAUAN SELEPAS PROGRAM TAMAT - UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad CARTA ALIR
1.4 PEMANTAUAN PROGRAM Perlaksanaan Program GOP oleh pelajar dan pengiring MULA
Pelaporan program
Laporan kewangan kepada Pej. Bendahari untuk penyelarasan kewangan dan tutup akaun
Pelaporan program/ aktiviti sebenar dijalankan
Sijil Pelajar
PROSIDUR
TANGGUNGJAWAB
DOKUMEN
***Selepas tamat program Penganjur perlu menghantar Laporan Program dan laporan Kewangan selepas 14 hari dari tarikh program berjalan
Pegawai Pengiring
1.4.1 Selepas tamat program dan kembali ke UTM, penganjur diwajibkan untuk menyediakan laporan
Fakulti
1.4.2 Laporan kewangan dikemukakan ke Pej. Bendahari untuk penyelarasan dan tutup akaun
Fakulti/ Pej. Bendahari
1.4.3 Laporan program perlu dikemukakan ke Pejabat HEA untuk pengrekodan dan dinaik turun ke dalam laman web
Fakulti/ Pejabat HEA
1.4.4 Sijil penyertaan akan diberikan kepada penganjur yang menghantar laporan program ke Pejabat HEA
Pejabat HEA
1.4.2 : 1) Laporan kewangan 2) Resit dan bukti pembelian yang telah disahkan 1.4.3 : 1) Laporan program (hardcopy dan softcopy di dalam CD) Format laporan Lampiran C1 & C2 1.4.4 Contoh Sijil GOP
TAMAT
2.0 PROSIDUR PERMOHONAN MENERIMA PELAJAR TANPA IJAZAH/ NON-GRADUATING STUDENT (NGS) - INBOUND CARTA ALIR
PROSIDUR
MULA
Program Pelajar Tanpa Ijazah (NGS) termasuklah program-program seperti internship,lab-attachment,one-two semester abroad dan student exchange Semua permohonan pelajar dari universiti luar negara yang ingin belajar di UTM perlu melalui pejabat Hal Ehwal Antarabangsa (HEA)
Rujuk 2.1
•Permohonan dari fakulti •Permohonan dari universiti luar negara/ pelajar
PERMOHONAN Permohonan hendaklah dibuat selewat-lewatnya 2 bulan sebelum ketibaan pelajar. Surat tawaran akan dikeluarkan kepada pemohon setelah proses permohonan tamat
Rujuk 2.2
Prosidur selepas ketibaan pelajar
MULA
SELEPAS KETIBAAN PELAJAR Pelajar NGS yang tiba di UTM perlu melalui proses pendaftaran yang telah ditetapkan termasuklah perlu membuat pembayaran yuran dan perlu menyediakan laporan untuk dihantar ke Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa (HEA)
TANGGUNGJAWAB
DOKUMEN
2.1 PROSIDUR MENERIMA PERMOHONAN DARI FAKULTI BAGI PELAJAR TANPA IJAZAH/ NON-GRADUATING STUDENT (NGS) - INBOUND CARTA ALIR
PROSIDUR
PERMOHONAN DARI FAKULTI
Prosedur 2.1 terpakai bagi permohonan yang dikemukakan oleh pihak fakulti apabila pihak fakulti menerima permohonan terus daripada universiti luar negara/ pelajar
MULA Permohonan PG Status Pelajar?
SPS
UG Mohon data dari fakulti
TIDAK
Terima Data
TANGGUNGJAWAB
Lengkap ?
2.1.1 Pihak fakulti yang telah menerima permohonan terus daripada pelajar, perlu mengemukakan permohonan ke Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa (HEA) selewat-lewatnya dua bulan sebelum kedatangan pelajar 2.1.2 Pejabat HEA akan menyemak status pelajar. Permohonan bagi pelajar pasca-ijazah (PG) akan dimajukan ke Sekolah Pengajian Siswazah (SPS) untuk pemprosesan
Fakulti
HEA
2.1.3 Permohonan pelajar pra-ijazah (UG) akan disemak dan diproses oleh HEA. Maklumat yang tidak lengkap dimohon dari fakulti
HEA
2.1.4 Permohonan yang lengkap akan melalui proses permohonan no. matrik dari Bahagian pengurusan Akademik (BPA) dan permohonan kolej kediaman di Pejabat Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni (HEM&A) 2.1.5 Nombor matrik yang diterima digunakan untuk penyediaan surat tawaran dan maklum balas permohonan kolej kediaman dari Pejabat HEM&A dimaklumkan ke fakulti. 2.1.6 Surat tawaran disediakan dan diedarkan kepada pelajar dan fakulti
HEA
TIDAK
Lengkap ?
Permohonan No. Matrik Terima No. Matrik dari BPA
Permohonan Kolej Kediaman
Surat Tawaran
Kelulusan Pej. HEMA Tamat proses permohonan
Edar Surat Tawaran
Maklum pada fakulti
TAMAT
HEA HEA
DOKUMEN
1) Surat permohonan 2) Borang permohonan UTM (OIA)1B1
2.2 PROSIDUR PERMOHONAN DARI UNIVERSITI LUAR NEGARA/ INSTITUSI BAGI PELAJAR NGS - INBOUND CARTA ALIR
PROSIDUR
PERMOHONAN DARI UNIVERSITI/ INTITUSI LUAR MULA Terima Permohonan
Prosedur ini terpakai bagi permohonan yang dikemukakan oleh universiti luar negara/ pelajar kepada Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa (HEA)
2.2.1 Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa (HEA) Menerima permohonan dari universitI luar
PG Status Pelajar?
SPS
UG Mohon data dari fakulti
TIDAK
Lengkap ?
2.2.2 Menyemak status pelajar samada Pra-Ijazah (UG) atau Pasca-Ijazah (PG). Permohonan bagi pelajar PG akan dimajukan ke Sekolah Pengajian Siswazah (SPS) untuk diproses.
2.2.3 Menyemak permohonan samada lengkap atau tidak 2.2.4 Mohon maklumat tambahan bagi permohonan yang tidak lengkap dari pemohon
Terima Data
TIDAK
Lengkap ?
Hantar Permohonan ke fakulti
2.2.5 Permohonan yang lengkap akan dimajukan ke fakulti yang bersesuaian dengan pemohon untuk semakan & persetujuan
Maklumbalas fakulti
2.2.6 Menerima maklumbalas fakulti samada menerima atau menolak permohonan
A
TANGGUNGJAWAB HEA
DOKUMEN 1) Surat permohonan 2) Borang permohonan UTM (OIA)IB1
Samb… CARTA ALIR
PROSIDUR
TANGGUNGJAWAB
DOKUMEN
A 2.2.7 Tamat proses permohonan bagi pemohon yang tidak diterima fakulti.
TIDAK
TAMAT
Terima? YA
Maklum pemohon TIDAK
Tawaran Subjek
2.2.8 Permohonan yang diterima akan melalui proses persetujuan tawaran subjek. Fakulti mencadangkan subjek untuk diambil pemohon. HEA menjadi perantara antara pemohon dan fakulti dalam penawaran subjek
HEA/FAKULTI
2.2.9 Pemohon yang tidak bersetuju dengan subjek yang ditawarkan akan membatalkan permohonan.
YA Setuju? YA
Permohonan No. Matrik Terima No. Matrik dari BPA
Permohonan Kolej Kediaman
Surat Tawaran
Kelulusan Pej. HEMA
Edar Surat Tawaran
Maklum pada fakulti
2.2.10 Permohonan yang lengkap akan melalui proses permohonan no. matrik dari Bahagian pengurusan Akademik (BPA) dan permohonan kolej kediaman di Pejabat Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni (HEM&A) 2.2.11 Nombor matrik yang diterima digunakan untuk penyediaan surat tawaran dan maklum balas permohonan kolej kediaman dari Pejabat HEM&A dimaklumkan ke fakulti. 2.2.12 Surat tawaran disediakan dan diedarkan kepada pelajar dan fakulti
Tamat proses permohonan TAMAT
BPA/ HEMA
HEA
Surat Tawaran - Contoh Surat Tawaran
2.3 PROSIDUR SELEPAS KETIBAAN PELAJAR NGS CARTA ALIR
PROSIDUR
TANGGUNGJAWAB
DOKUMEN
PROSIDUR SELEPAS KETIBAAN PELAJAR MULA 2.3.1 Pelajar daftar masuk ke kolej kediaman. Fakulti membantu urusan menyambut ketibaan pelajar
Daftar Masuk Kolej Kediaman UNDEGRADUATE POSTGRADUATE Pengaktifan No. ISID di Pej. BPA Permohonan Kad Matrik di SPS
Permohonan kad Matrik dari BPPO
Pembayaran Yuran di Pej. Bendahari
Pelajar/BPA
2.3.2.2 Bagi pelajar PG, permohonan kad matrik dibuat di SPS dan pelajar PG di Bah. Pengurusan & Pentadbiran Organisasi (BPPO)
Pelajar/Pej. Bendahari
2.3.3 Pembayaran yuran di Pej. Bendahari
Pelajar/SPS/ BPPO
2.3.5 Pendaftaran pelajar di fakulti
YA
2.3.6 Medical Check-up di Pusat Kesihatan Universiti (jika perlu visa pelajar)
Medical Check up
TIDAK Program Berjalan
Permohonan Visa di ISC
Program Tamat
2.3.7 Permohonan visa di Pusat Pelajar Antarabangsa (ISC) jika perlu
TAMAT
Pelajar/Fakulti Pelajar/ PKU Pelajar/ISC
2.3.8 Penghantaran laporan program oleh fakulti setelah program tamat 2.3.9 Pengeluaran sijil oleh Pejabat HEA selepas menerima laporan program
Laporan dari Fakulti
Perlajar/SPS
2.3.2.1 Bagi pelajar UG, pengaktifan No. ISID di Bahagian Pengurusan AKademik (BPA), dan
Pendaftran di fakulti
Visa?
Sijil Pelajar
2.3.2 Bagi pelajar PG, pendaftaran perlu dilakukan di Sekolah Pengajian Siswazah (SPS),
Fakulti/ Pelajar
Fakulti HEA
Visa 1)Gambar 4 keping (latarbelak ang biru) 2)Salinan Paspot (Entrance Sta,p & Muka hadapan) 3)Salinan surat tawaran Laporan Pogram 1) Sijil
