PETUNJUK IMPORT TRANSAKSI DARI DMSONE (NESTLE) Sehubungan dengan diimplementasikannya DMSOne di sejumlah distributor Nestle yang sebelumnya menggunakan program ND95, dan mempertimbangkan bahwa sejumlah distributor tetap akan menggunakan ND95 sebagai backup system intern dan perpajakan, maka kami telah menambahkan fungsi Import dari DMSOne (Nestle) sejak rel 4.53 Juni2011 dan terus disempurnakan sampai saat ini. Fungsi ini terdapat di modul “Vendor Interface”, groupmenu “ Import”
Sebenarnya fungsi Import dari DMS itu ada untuk 2 principal: Nestle dan GSK (GlaxoSmithKline), tetapi untuk distributor Nestle, menu Import DMS GSK akan tersembunyi supaya tidak salah menjalankan.
SETUP PARAMETER SISTEM ND95 Ada tiga parameter yang mempengaruhi cara kerja fitur Import DSMOne Nestle ini.
1. Directory Import DMSOne Parameter ini secara default terisi “EXTRACT\DMSONE” yang artinya semua file yang mau di-import harus diletakkan di subfolder EXTRACT\DMSONE dari Home Directory ND95. Jika anda ingin menggunakan folder lain silahkan diisi dengan tepat. 2. DMS1: Cust Perlu Mapping? Jika kode customer di DMSOne sama dengan kode customer di ND95, maka parameter ini diisi TIDAK. Atau bila kode customer ND95 menggunakan 6 karakter terakhir dari kode customer DMSOne maka parameter ini juga diisi TIDAK.
Jika parameter diisi TIDAK, maka pada saat import, bila diketemukan kode customer baru, maka ND95 akan otomatis menambahkannya ke master customer Nd95. Bila kode customer ND95 berbeda dengan kode customer DMSOne, maka parameter ini harus diisi YES, dan anda harus melakukan proses mapping customer. 3. Import Inv DMS1 lgsung jd faktur? Anda dapat memilih apakah hasil import Sales Invoices dari DMSOne akan langsung terproses sebagai faktur penjualan di ND95 ( sudah menjadi Piutang dan memotong stock ) atau hanya sebagai Sales Order, shg anda harus melakukan penerbitan faktur lagi ( bisa tanpa pencetakan, hanya penerbitan ) Bila langsung sebagai faktur, maka nomor faktur mengikuti nomor faktur DMSOne. Bila sebagai sales order, maka faktur yang diterbitkan akan mengikuti parameter nomor urut faktur komersiel ND95.
MAPPING Sebelum proses Import dapat dilakukan, anda perlu melakukan proses mapping yang bertujuan memetakan kode-kode yang berbeda antara ND95 dan DMSOne, yaitu kode salesman, kode produk dan kode customer. UOM (unit of measurement) terkecil dari produk diasumsikan ( dan harus ) sama antara ND95 dan DMSOne. Jadi jangan sampai ada produk yang satuan terkecil di ND95 adalah sachet (pcs) tetapi di DMSOne satuan terkecilnya hanger (renceng). 1. Mapping Kode Salesman Semua salesman yang masih aktif harus dimapping ke “Sales# DMSOne”
2. Mapping Kode Produk Mapping kode produk ini sama dengan proses mapping yang biasa dilakukan di modul Webhost Interface.
3. Mapping Kode Customer Sebagaimana telah dijelaskan di bagian atas tentang parameter sistem, maka bila parameter “DMS1: Cust perlu mapping?” diisi YES, maka anda harus memetakan setiap kode customer Nd95 ke kode customer yang bersesuaian di DMSOne. Bila kode customer di DMSOne lebih dari 6 karakter, maka dipergunakan 6 karakter terakhir saja.
Ketika anda memilih menu mapping customer, ND95 akan menanyakan Area dan Jenis Customer. Anda disarankan untuk melakukan mapping sebagian2 berdasarkan area atau jenis customer, supaya data customer yang diproses ke array tidak terlalu besar. Bila terlalu besar akan muncul “bound error array dimension”
PROSES EXPORT DARI DMSOne Transaksi DMSOne yang dapat di-import ke ND95 sampai saat ini adalah: 1. Sales Invoices 2. Sales Return 3. Collection 4. Pembelian (Purchasing)
Dengan demikian yang perlu anda export dari DMSOne juga hanya meliputi ke-4 jenis transaksi tersebut, tetapi untuk setiap jenis transaksi bisa terdiri dari 2 atau 3 file yang perlu di-export. Contohnya untuk transaksi Sales Invoices maka yang harus diexport adalah Invoice Header dan Invoice Detail. Di DMSOne silahkan ke menu “Report” lalu submenu “Export” Pilih dari dropdown “Document Type” yang akan diexport, pilih periode tanggal dengan mengisi “Date From” dan “Date To” Field Separator sebaiknya pergunakan “TAB”, jika menggunakan Comma akan terjadi kesalahan bila di dalam nama customer ada tanda koma. File Extension pergunakan “CSV” Include column name as first row selalu dicontreng. Column yang diexport selalu diambil semua saja. Lalu klik Generate. Pemberian nama file CSV hasil generate adalah sbb: 1. Sales Invoices Invoice Header diberi nama “INVHDR.CSV” Invoice Detail diberi nama “INVDTL.CSV” 2. Sales Return Return Header diberi nama “CNHDR.CSV” Return Detail diberi nama “CNDTL.CSV” 3. Collections Payment Header tidak diperlukan Payment Detail diberi nama “COLDTL.CSV” Invoice Nomination diberi nama “COLINV.CSV” 4. Pembelian Purchasing Invoice Header diberi nama “PINVHDR.CSV” Purchasing Invoice Detail diberi nama “PINVDTL.CSV”
PROSES IMPORT DI ND95 Pilih menu “Buka Folder Import” dan semua file CSV hasil export diletakkan di folder tsb.
Import Sales Invoices Pilih menu Import Sales Invoices, masukkan periode tanggal yang akan di-import ( sesuaikan dengan periode tanggal export yang anda lakukan di DMSOne)
Bila ada kesalahan, anda dapat melihat kesalahan di menu “View Error Log”
Lakukan hal yang sama dengan Import Sales Return, Import Collection dan Import Pembelian (bila ada). Setelah semua transaksi di-import maka proses kerja selanjutnya di ND95 adalah seperti biasa. Import ini hanya meniadakan pekerjaan manual untuk entry ulang ke-4 jenis transaksi DMSOne di Nd95, sedangkan transaksi lainnya yang tidak dapat di-import tetap di-entry manual di ND95. Tangerang, 15-April-2012 (Albert)
