NYÍREGYHÁZA MEGYEI JOGÚ VÁROS
POLGÁRMESTERI HIVATALA
ELLENÓRZÉSIOSZTÁLY
4401 Nyíregyháza, Kossuth tér 1. Pf.: 83.
Telefon: (42) 524-529; (42) 524-554, Fax: (42) 524-584
E-mai!:
[email protected] Ügyiratszám: 46.826-9/2011.XI. Ügyintéző: Auxi Csabáné
JELENTÉS a Váci Mihály Kulturális, Művészeti és Gyermekcentrum soron kívüli ellenőrzéséről
NYÍREGYHÁZA
NYÍREGYHÁZA MEGYEI JOGÚ vÁRos
POLGÁRMESTERI HIVATALA
ELLENŐRZÉSI
OSZTÁLY
4401 Nyíregyháza, Kossuth tér 1. Pf.: 83.
Telefon: (42) 524-529; (42) 524-554, Fax: (42) 524-584
E-mail:
[email protected] Ügyiratszám: 46.826-8/2011.XI. Ügyintéző: Auxi Csabáné
Váci Mihály Kulturális, Művészeti és Gyermekcentrum Bohács József Igazgató Úr részére
NYíREGYHAZA MEOYEI JOGÚ VÁROS
POLGARMESTERI HIVATAL
XI. Ellenörzésl Osztály
, ÉrKe,ett.Z.o.l1..AU.6.,..1...L...~ ...........
Iklat6szám: .... 4..;;:... f....t.~eltme~ .........................
Előiralszáma: ............... ,... ,.... ,.,Év
L
Nyíregyháza Szabadság tér 9.
. · · · ·. . . ·..................
Előadó neve: .. /JLI.XIA/.. o~szárna:.".~.1t: ~ "".
Tisztelt Igazgató Ú r! A Polgármesteri Hivatal Ellenőrzési Osztálya által végzett soron kívüli vizsgálat során készült
Jelentéstervezetet eljuttattuk Igazgató Úr részére.
2011. július 28. napján kelt, 564/2011.1-2. szám alatt iktatott levelében élt észrevételezési
jogával, amelyre a jelentéstervezet részét képező záradékban hívtuk fel a figyeImét.
Észrevétele a Polgármesteri Hivatalban 46.826-7/2011.XI. szám alatt iktatásra került, amelyre
a következőkben válaszolok:
A pénztári kifizetések csökkentése az intézményi átszervezés során megoldódik, ezért ez a javaslat a jelentésben már nem szerepel. Az észrevételét az alábbiak tekintetében elfogadni nem tudom:
A projektben
résztvevő
közalkalmazottak foglalkoztatása nem felel meg a jogszabályi
előírásoknak, nincs szinkronban a T ÁMOP által elfogadott költségvetéssel, a pályázati
útmutatóval. A helyszíni vizsgálat során a büfé szolgáltatás igénybevétele nem tartalmazott több árajánlatot, ezért nem tartotta be Nyíregyháza Megyei Jogú Város Közgyűlésének Beszerzési Szabályzatáról szóló 336/2004.(XIl,15.) számú határozatát. A további pontok tekintetében, azok változatlan hagyása mellett, mellékelten megkilldöm Igazgató Úr részére a Váci Mihály Kulturális, Művészeti és Gyermekcentrum soron kívüli ellenőrzéséről készült Jelentést. Kérem, hogy a Jelentés záradékában foglaltaknak megfelelően, észrevételében jelzettekkel összhangban, az intézkedési tervet elkészíteni szíveskedjen. Nyíregyháza, 2011. augusztus 08.
lJ ke' fR ~,l L = é Petris Erika osztályvezető
2011 AUG. O~
Ikt.sz.: 564/2011.1·2
Nyíregyháza Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal
.... J
Dr. Kovács Ferenc pot&ármester Úr
részére NYíReGYHÁZA MEGYEI JOGU VÁROS
POLGÁRMESTERI HIVATAt...
Xl. EIIGl'lőrd~1 Os;e,tAly
Nyíregyháza Szabadság tér 9.
Erkeutt?~J1"AVG.', . Q,,8...............,...,.
tktston;?r!':., d.,fi" .f.R!...tj.:l, 'refé,:-;t..............".::-:-;-:::::db
Tisztelt Polgármester Ú rt
EIÖi ratsz 911' 3: ..... , .. ,................. ~ Je:... ,... ............. ,.... """ ... " ...
ElŐadó n,"J:: ...ll" X/.lVI':;rf:.!i.:5~'L ....~.Ii.It.. .....
A Polgármesteri Hivatal Ellenőrzési Osztálya rendkívüli vizsgálatot tartott intézményünknél a TÁMOP 3.2.3-08/1-2009-0003 pályázati azonosító szárnú projekt megvalósításával kapcso latban. Tudomásom szerint a fentiekre vonatkozóan feljelentés érkezett a Polgármesteri Hivatalhoz. Azzal a kéréssel fordulok Önhöz, hogy a feljelentés másolatát részemre betekintés céljára szíveskedjék megküldeni. Nyíregyháza, 2011. július 21.
Tisztelettel:
iS
r
", ács1ftr igazgató
Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal Ellenőrzési
Osztály
Nyíregyháza
NYíREGYHÁZA MEGYEI JOGÚ VÁROS
POLGÁRMESTERI HIVATAL
XI. Ellenőrzési Osztaly
Kossuth tér 1.
.
4400
.21111 JOL. Z8
Erkezett ...............................···:;······· .... ••
1.. fi. f...l5..€r.lEJlté~...........................db
Iktalószám: ...
'21 .. , Előadó neve:" ..A..(LXI'Yl!t.)dS7.a:na:, .... ,.~:1..f:'J, ....
Elóiratszáma:........................... Év,....: ................... .......
Lengyelné Petris Erika Osztályvezető részére!
Tisztelt Osztályvezető Asszony!
Intézményünk ezúton észrevételezi a 2011. július 20-án kelt jelentéstervezetet a Váci Mihály Kulturális, Művészeti és Gyermekcentrum soron kívüli ellenőrzését. A vizsgálat a TÁMOP 3.2.3-0811-2009.-0003 pályázat lebonyolítására irányult. A programot az intézmény egyedül bonyolította le, a megnyert 22.310.575 Ft-ból. A projekt szükséges volt az intézmény Agóra pályázatának végrehajtásához, hozzájárult az intézmény presztizsének növekedéséhez és szakmai munkájának szélesítéséhez a fe1nőttképzés akkreditációjának elnyerésével. A program forrásaiból 3 képzést, eszközbeszerzést, tantermek kialakítását, dolgozóink szakmai képzését hajtottuk végre. 2005-től
az intézmény gazdaság vezetői feladatait 5
fő
látta el, hosszabb rövidebb ideig,
megbízással vagy kinevezéssel. 2009. január elsejétől egy új intézmény alakult, új vezetéssel. Az új menedzsment már 2009. februárjában neki látott a külső források bevonására. Ennek egyik forrása a TÁMOP program. 2009. novemberében, a TÁMOP program folyamatában áthelyezéssel új gazdasági vezető került az intézménybe, aki a projektben pénzügyi munkatársként vett részt. A gazdasági vezető
.~
"
,
• 'i
•
'.' '(
feladata volt a több éves gazdasági vezető váltásnak köszönhetően elmaradó
• \
Ny>regyhaza, Szabodsog tér. 9 ,PHONE.+36(42)411822 FAX +36(42)411821 E·MAIL vacimuvachello hu, infodyocímuv,hu www vaClmuy hu
•
""
.
szabályzatok készítése, az átláthatóság kialakítása, a rendezvényekhez kapcsolódó kiadások lefedezése, kifizetésük biztosítása. A feladatellátása alatt volt egy utóellenőrzés, egy irányítóhatóság általlefolytatott ellenőrzés is. Az irányítóhatóság 2011. március 18-án helyszíni ellenőrzést tartott, amiben mind az iskolai
végzettségeket, mind a kifizetések jogosságát megfelelőnek találták. A hiányosságot a Felnőttképzési
Információs Központ működését igazoló dokumentumokban találtak
Hercegfalvi Marianna foglalkoztatásának
időszaka alatt.
Ezen munkavállaló megbízási
jogviszonyban volt foglalkoztatva a TÁMOP 3.2.3-08/1-2009-0003 projektben. Észrevételezzük, hogy • a gazdasági vezető kötelezettség vállalására vonatkozó sor csak a szövegszerkesztés hibájaként került a munkaköri leírásába. A jogszabályokat betartva, soha nem vállalt kötelezettséget. Természetesen a munkaköri leírásából a kifogásolt sor javításra kerül, az új munkakörének módosításával 2011. augusztus l-jével. • A projektben résztvevő közalkalmazottak: munkaköri leírását a pályázati útmutatónak megfelelően
módosítottuk, egyeztetve az irányító hatóság szakembereivel. Ennek egy
példányát csatoljuk,
amiből
kiderül, hogy csak pályázati feltételeket betartva
alakítottuk ki ezen munkaköröket. Az ellátandó tevékenységek plusz munkát jelentettek a munkaköri feladatokon túl, aminek kifizetését a pályázat tervezésekor és befogadásakor és elszámolásak:or az irányító hatóság is elfogadott. • A jelentésben szereplő kifogásolt szabadságengedélyezés, fokozott feladat ellátásnak köszönhetően
a dolgozó engedélyezett szabadságáról visszahívtuk, jegyzőkönyv
készítésére nem került sor. A jövőben fokozottan ellenőrizni fogjuk a szabadság felhasználást. • A Kötelezettségvállalási Szabályzat kialakításakor nem kellő körültekintéssel készítettük eL A hiányolt aláírási minták elkészítése folyamatban van. A szakmai igazgatóhelyettes hiányát több ízben egyeztette az intézményvezető a kulturális területért felelős Alpolgármesterrel, mely időpont fokozatosan tolódott a későbbi átszervezésnek köszönhetően. ~
, , ," " , .;. '; ,.
~~:~-.;:
!
~
Nyíregyhozo, Szobadsag lé, 9 PH o N E + 3 6 (4 2) 4 1 1 8 2 2 FAX . + 3 6 (42 l 4 1 1 8 2 1 E·MAIL vocimuvcchello hu lnlo"'vacimuv.hu www.vacimuv hu
"
~
n
~
"
~
-
"'
~
::.
• Az intézmény a személyi jellegű kifizetések tervezésekor nem szerepeltethet túlmunkát. A költségvetés erre nem biztosít keretet. Az intézmény gazdasági helyzete nem teszi
lehetővé,
hogy a bevétele terhére túlórát fizessen dolgozóinak, akik
folyamatosan, esti órákban, hétvégenként, munka-és ünnepnapokon látják el a kulturális feladatokat. A dolgoz6kkalleegyeztetve a csúsztatás maradt a megoldás, a kifizetetlen túlórákra. Eddig az intézmény dolgozói ennek megfelelően vállalták kötelezettségeiket, probléma ebből sosem adódott. A Szervezeti és Müködési Szabályzatunkat javasIatuknak megfelelően ügyvéd segítségével a törvények betartása mellett módosítani fogjul{. • A pénztári kifizetések további csökkentése ennyi telephely és folyamatos szakmai munka biztosítása mellett nem lehetséges. Az önkormányzat súlyos anyagi helyzete miatt a bevételeink terhére vállaljuk: a kötelezettségeinket, azok kifizetését átutalással biztositani nem tudnánk. A pénztárból történő befizetés a bankszámiára és onnan történő
utalása további könyvelési tételeket tenne a gazdasági ügyintéző feladataihoz.
Az intézmény sajátosságának köszönhetően a rendezvények előtt, illetve után készpénzben kell kifizetni a fellépőket, a megkötött szerződéseknek és a szokásjognak megfelelően.
A
művészek nem
vállalnak fellépést 30 napos fizetési határidővel.
• A beszerzésekhez és a szolgáltatások megrendeléséhez az egyszerűsített közbeszerzést alkalmaztuk: így 3 árajánlatot kértünk. A TÁMOP tervezésekor benyújtott árajánlatot a fenntartó elfogadta, a szöveges költségvetésben összegre és főre lebontva kaptuk: a kiadás megbontását. Mivel ez egy elnyert pályázat, nem kellett gazdasági szempontokat figyelembe venni, csak oly mértékben, hogy a tervezet összeg keretein belül maradjunk, ami a megvalósítás során betartásra kerult. Az összes támogatott összeget igénybe se vettük az elnyert pályázatból. Az intézmény költségvetéséből történő
beszerzésekkor, mindig a legkedvezőbb árajánlatot vesszük figyelembe.
• Az intézményünk 13 telephellyel rendelkezik, melynek leltározása hosszas és időigényes
munka. A december havi ünnepek miatt, rengeteg elfoglaltsággal jár a
művelődési házakban működő csoportok télapó és karácsonyi ünnepségei miatt. Így a
"~
~,-
~;'
Nyíregyhaza, Szabadsag ter 9 PHONE + 36 (42) 411822 FAX. + 36 (42) 411821 E-MAil: vacímuv,i'j'chello hu, ;nfocr'vaclmuv hu www vacimuv.hu
~
h,\,~. 'I ~
J"
' j !
~
'
, , '". '.
leltározást minden év novemberében megkezdjük. Az új beszerzések természetesen a leltárban folyamatosan rögzítésre kerülnek. Üzembe helyezésük csak a pénzügyi teljesítés után történik, de az eszközök már az átutalásos számla beérkeztekor az intézmény használatába kerülnek. A leltározási ütemtervben rosszul lett megjelölve a leltárkiértékelés időpontja, a gazdasági ügyintéző ennek megfelelően készítette, de természetesen a december 31-ei fordulónapnak megfelelően tartalmazza a tételeket és a
főkönyvi egyezőség
biztosított. A mérleg alátámasztása ennek megfelelően történik.
A mozgatási tilalom elrendelése elmaradt, de a mostani gazdasági átszervezés miatti leltárnál már elrendeltük. • A követelések minősítésére fokozott figyelmet biztosítunk az érvényben lévő jogszabályoknak megfelelően.
• A pályázattal kapcsolatos gazdasági események könyvelése, külön részben önállóként történik. A pályázat szöveges indoklásában szereplő költséghelyekre könyveltük. Mivel a pályázat lezárult a jövőben fokozott figyelmet fogunk fordítani az új pályázatok könyvelésére.
Az ellenőrzés során jogosan megfogalmazott észrevételeket módosítjuk az intézményi szabályrendszerében. Az intézményünk továbbiakban is maradéktalanul törekszik arra, hogy az érvényben lévő jogszabályi kereteknek megfelelően működjön.
Nyíregyháza, 2011. július 28.
RoMos József Jgazg~tó
C"',"
,<>' ~'4"
:
:~~~h ~
w<,'
/
"
:. ,
~';,:CE
"
, , • •
(' -: _:~,~"
~
> ' r'
Nyiregyhaza, Szabadság tér 9 FHONE.+36(42)411822 fAX.+36(42)411821 E-MAIL V a c i m u v c' c h e II o h u, i n f o 9' v a c i m u If . h u
:
' ,li
~
\
'I
WW W .
va c i m u v h u
'"
.
.
;
' ,
'
)
~ ~
