Departement Bestuurszaken
Aan het College van Burgemeester en Schepenen van de Vlaamse gemeenten
vragen naar / e-mail Christophe Ramont
[email protected]
Afdeling HR- en Organisatiebeleid Boudewijnlaan 30 bus 37, 1000 Brussel Tel. 02 553 02 38 - Fax 02 553 72 05
[email protected]
telefoonnummer
datum
0490/587023
Betreft: Implementatie planlasten
De introductie van de beleids- en beheerscyclus (BBC) houdt een belangrijke wijziging in van de manier waarop het lokale bestuur zijn beleid plant, uitvoert en erover rapporteert. Voortaan wordt de financiële informatie (de inkomsten en uitgaven) gekoppeld aan niet-financiële beleidsinformatie (beleidsdoelstellingen, actieplannen, acties). Dit gebeurt overigens niet enkel in de planningsfase (meerjarenplan, budget) maar tevens in de rapporteringsfase (jaarrekening). De BBC is bovendien opgezet vanuit de ambitie te voorzien in de informatiebehoefte van zeer diverse belanghebbenden zonder dat dezelfde informatie eindeloos moet worden herwerkt en opnieuw doorgegeven. Dit is niet enkel in het belang van de politieke organen en de burger. Ook de rapportering naar diverse nationale en Europese instanties wordt zo drastisch vereenvoudigd. U vindt alle informatie hierover op http://binnenland.vlaanderen.be/bbc. Daarbovenop zorgt het ‘decreet houdende vaststelling van de algemene regels waaronder in de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest periodieke planen rapporteringsverplichtingen aan lokale besturen kunnen worden opgelegd’, kortweg het planlastendecreet, ervoor dat diverse periodiek terugkerende sectorale plannen, met telkens aparte procedureregels en vormvereisten, verdwijnen. Voortaan moet een lokaal bestuur slechts één geïntegreerde meerjarenplanning opstellen, die jaarlijks aanpasbaar is. De Vlaamse overheid zal zich op deze meerjarenplanning baseren om voor een tiental financiële stromen de subsidieaanvragen verder af te handelen. Vanaf 2014 zal zowat 287 miljoen euro op deze wijze worden verdeeld. Een bestuur moet daartoe enkel via de formulering van doelstellingen, actieplannen en acties aantonen dat het inspeelt op de Vlaamse beleidsprioriteiten zoals die zijn goedgekeurd door de Vlaamse Regering. Deze beleidsprioriteiten werden in oktober 2012 via omzendbrief bekend gemaakt en zijn raadpleegbaar op www.bestuurszaken.be/planlasten.
Het is belangrijk te benadrukken hoe groot de verandering is die de gezamenlijke implementatie van de BBC en het planlastendecreet inhoudt. Zelfs voor de BBCpioniers zal 2014 het eerste jaar zijn dat zij moeten rekening houden met de planlastprincipes. Dit vraagt een belangrijke aanpassing van de manier waarop we de zaken aanpakken, niet alleen voor de lokale besturen maar ook voor de Vlaamse sectorale administraties. Dergelijke aanpassingen veronderstellen altijd een zoektocht naar een nieuw evenwicht. Het planlastendecreet wil meer beleidsvrijheid en minder administratieve lasten voor de lokale besturen. De lokale besturen moeten met deze extra beleidsruimte ook leren omgaan en aanvaarden dat Vlaanderen wil weten en controleren of de uitgekeerde subsidies worden gebruikt voor het doel waarvoor ze werden toegekend. De eerste stappen in dit leerproces zijn nog maar net gezet en in deze fase is een zekere frustratie mogelijk onderdeel van het proces. Toch is het van het grootste belang dat alle bestuurslagen, vanuit een constructieve dialoog, komen tot een nieuwe en meer volwassen samenwerking. 1. Hoe moeten de Vlaamse subsidies planlastendecreet worden aangevraagd?
in
het
kader
van
het
Een lokaal bestuur maakt aan de Vlaamse overheid kenbaar een subsidie aan te vragen door in de meerjarenplanning Vlaamse beleidsprioriteiten te koppelen aan acties. Dit gebeurt concreet door de toepasselijke deelrapportagecode(s) te linken aan de in de meerjarenplanning opgenomen acties. Een lijst van subsidieregelingen, bijhorende beleidsprioriteiten en deelrapportagecodes is beschikbaar op: www.bestuurszaken.be/planlasten. Op basis van de deelrapportagecodes kunnen de verschillende sectorale administraties de relevante delen uit het digitale rapporteringssysteem halen. Deze vormen de subsidieaanvraag van de gemeente. Voor de aanvragen flankerend onderwijsbeleid (met de deelrapportagecodes FOBVBP01 en FOBVBP02) en ontwikkelingssamenwerking (GOSVBP01) wordt aangegeven wat het totaal aangevraagde bedrag van de subsidie is. Voor meer informatie kunnen de omzendbrief flankerend onderwijsbeleid (www.bestuurszaken.be/sectorale-regelgeving) en de toelichting van het impulsbeleid gemeentelijke ontwikkelingssamenwerking (www.vais.be/nl/impulsbeleid) geraadpleegd worden. 2. Hoe concreet moeten acties in de meerjarenplanning omschreven worden? Bij de opmaak van het meerjarenplan 2014-2019 worden de doelstellingen, actieplannen en acties ingevuld door het lokale bestuur, waarbij het vertrekt vanuit de eigen lokale noden en opportuniteiten die onder meer terug te vinden zijn in de omgevingsanalyse. Het is voor de Vlaamse overheid noodzakelijk om over duidelijke informatie op actieniveau te beschikken om te kunnen inschatten of het lokaal bestuur met de acties aansluit bij de Vlaamse beleidsprioriteiten of niet. De lokale beleidsvrijheid in het uitstippelen van het meerjarenplan moet dus
voldoende rekening houden met de duidelijkheid die gevraagd wordt om die beoordeling mogelijk te maken, uiteraard steeds voor zover het bestuur in ruil voor subsidies wil intekenen op die Vlaamse beleidsprioriteiten. Een goede formulering van de acties is daarbij van essentieel belang. Het is mogelijk dat het bestuur acties vrij algemeen omschrijft in het meerjarenplan, maar de acties die (ook) inspelen op een of meer Vlaamse beleidsprioriteiten zullen voldoende concreet en duidelijk moeten zijn. 3. Moeten acties voor 6 jaar uitgeschreven worden? De Vlaamse administraties doen, onder voorbehoud van beschikbare kredieten op de Vlaamse begroting, in principe een subsidiebelofte van zes jaar, op basis van de informatie die zij halen uit de lokale meerjarenplanning, die ook een termijn van zes jaar bestrijkt. Omdat de koppeling met de deelrapportagecodes op actieniveau gebeurt, moeten voor de volledige periode acties worden uitgewerkt. Dat acties minder concreet uitgewerkt zijn naarmate zij zich verder in de tijd situeren hoeft op zich geen probleem te zijn: het meerjarenplan is steeds actualiseerbaar en de verfijningen van acties in latere jaren van het meerjarenplan kunnen probleemloos opgevolgd worden aan de hand van de opeenvolgende budgetten en jaarrekeningen gedurende de legislatuur. Artikel 4 van het planlastendecreet geeft aan dat de Vlaamse Regering na drie jaar een evaluatie kan maken, zowel van het voortbestaan van de Vlaamse beleidsprioriteiten, van de inhoud van de Vlaamse beleidsprioriteiten als van de subsidieregeling, de hoogte van het totale subsidiebedrag en de verdelingscriteria. Dit kan voor het lokale bestuur ook tot nieuwe beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties in de meerjarenplanning leiden. 4. Mogen nog bijkomende gegevens en documenten opgevraagd worden door de Vlaamse administraties of meegegeven worden door de lokale besturen? Het meerjarenplan 2014-2019 dat uiterlijk op 15 januari 2014 aan het Agentschap voor Binnenlands Bestuur digitaal bezorgd moet worden, kan na die datum niet meer aangevuld worden. Het opvragen van extra informatie door de Vlaamse administraties of het aanleveren van extra gegevens door de lokale besturen is na de indiening van het meerjarenplan niet meer mogelijk; de formulering en omschrijving van beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties moeten dus voldoende duidelijk zijn. De mogelijkheid bestaat om nadere duiding te geven bij acties in het commentaarveld van de actie. In dit commentaarveld kan u ook de hyperlink naar een pagina van de gemeentelijke website waar relevante informatie verzameld staat, vermelden. Zo vermijdt het bestuur dat informatie die reeds elders beschikbaar is, nog moet worden gekopieerd.
5. Waarom worden de deelrapportagecodes gekoppeld? Deelrapportagecodes worden op het niveau van de actie gekoppeld. Ook acties waaraan geen budget gekoppeld is kunnen via een deelrapportagecode gelinkt worden aan een Vlaamse beleidsprioriteit. Deelrapportagecodes kunnen niet gekoppeld worden aan een actieplan of aan een deelactie (die in sommige softwareprogramma’s nog onder de acties terug te vinden zijn). Een koppeling op het niveau van het actieplan zou onvoldoende concrete informatie bevatten voor de Vlaamse administraties, een koppeling op het niveau van een deelactie is niet mogelijk omdat deelacties niet opgenomen zijn in het datamodel van de Beleids- en Beheerscyclus. Dit datamodel is beschikbaar op: http://binnenland.vlaanderen.be/beleids-enbeheerscyclus/documentatie . Dat geen deelacties mogelijk zijn volgens het datamodel heeft als gevolg dat informatie die in deelacties gegoten wordt, niet beschikbaar zal zijn voor de Vlaamse administraties. 6. Kan een actie meerdere deelrapportagecodes bevatten? Door de deelrapportagecode op het niveau van de actie te koppelen bestaat de mogelijkheid om integrale acties – die aansluiten bij meer dan 1 Vlaamse beleidsprioriteit – van meer dan 1 deelrapportagecode te voorzien. Onder integrale acties, die in aanmerking komen voor meerdere deelrapportagecodes, verstaan we acties die ten volle kunnen aansluiten bij de betreffende beleidsprioriteiten, geen acties die vrij generiek zijn zonder concreet aansluiting te vinden bij de Vlaamse beleidsprioriteiten. Voorbeelden van integrale acties zijn beschikbaar in de brochure “Vlaamse beleidsprioriteiten 2014-2019” op: http://bestuurszaken.be/planlasten/vlaamse-beleidsprioriteiten . 7. Kunnen loonkosten onderdeel vormen van de subsidieaanvraag? Artikel 6 van het planlastendecreet bepaalt dat subsidieregelingen geen voorwaarden kunnen bevatten met betrekking tot de aard van de in te zetten middelen of de organisatorische structuur van het lokale bestuur. Dit betekent dat Vlaamse administraties o.a. geen personeelsverplichtingen kunnen opleggen in het kader van subsidies. Planlasten focust met andere woorden op output en outcome, niet op de input die daarvoor vereist is. Dat betekent echter niet dat loonkosten niet subsidiabel zouden zijn als zij bijdragen tot een output in het kader van de Vlaamse beleidsprioriteiten. In dat geval kunnen de loonkosten ook gekoppeld worden aan de subsidieaanvraag, bij voorkeur door de loonkosten onder te brengen in een actie met de desbetreffende deelrapportagecode.
8. Zijn de bedragen van de Vlaamse beleidsprioriteiten bekend? Via omzendbrief BZ/2012/3 van 26 oktober 2012 werd de sectorale regelgeving bekend gemaakt. In de brochure “Vlaamse beleidsprioriteiten 2014-2019” werd een raming van de budgetten meegegeven. Beide documenten kan u op deze pagina vinden: http://bestuurszaken.be/planlasten/vlaamse-beleidsprioriteiten . Budgettair dient men rekening te houden met eventuele aanpassingen op basis van de beschikbare kredieten op de Vlaamse begroting. De gegevens worden actueel gehouden op de website http://bestuurszaken.be/planlasten . 9. Kunnen AGB’s, OCMW’s, vzw’s en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden een subsidieaanvraag indienen via een meerjarenplan? De aanvraag gebeurt via de gemeente, na de goedkeuring door de gemeenteraad van het meerjarenplan 2014-2019 en de digitale verzending ervan. Het is voor AGB’s, OCMW’s, vzw’s en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden niet mogelijk om een subsidieaanvraag in te dienen. Een deel van het lokaal beleid dat onder de Vlaamse beleidsprioriteiten valt, kan echter wel uitgevoerd worden door een AGB, OCMW, vzw of intergemeentelijk samenwerkingsverband. Aangezien ook OCMW’s en AGB’s de BBC toepassen, is het bijgevolg voor Vlaamse administraties mogelijk om de nodige informatie uit de BBC-database te halen ter beoordeling van de subsidieaanvraag. Daarbij is het wel belangrijk om in het meerjarenplan van de gemeente via een actie (mét deelrapportagecode) aan te geven dat het OCMW (of het AGB) voor de verdere uitvoering van het beleid verantwoordelijk is. In het commentaarveld kan hier dan indien nodig meer informatie over gegeven worden. Op die manier weet de Vlaamse administratie dat ze ook in het meerjarenplan van OCMW en/of AGB nuttige informatie zal vinden voor de subsidieaanvraag. In het meerjarenplan van het OCMW of het AGB, dat ook digitaal moet ingediend worden, moeten dan ook de deelrapportagecodes aan de relevante acties gekoppeld worden om het mogelijk te maken deze informatie terug te vinden. Vzw’s vallen niet onder het BBC-besluit. Daardoor beschikken de bevoegde administraties niet over voldoende informatie om de aanvraag af te handelen. In dat geval biedt het planlastendecreet de mogelijkheid aan de Vlaamse overheid toch bijkomende documenten op te vragen. Daarbij kunnen Vlaamse administraties maximaal vragen om de volgende informatie te bezorgen: Inhoudelijk Inhoudelijk beleidsplan met beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Koppeling van de acties met de Vlaamse beleidsprioriteiten. De officiële codes van de Vlaamse beleidsprioriteiten worden gebruikt.
Financieel Per actie een financiële raming van uitgaven en ontvangsten, voor 6 jaar en met raming per jaar Per actie, en zo dus ook synthese per Vlaamse beleidsprioriteit, de effectieve uitgaven en ontvangsten per jaar Eventueel per actie het totaal van de uitgaven per algemene rekening Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden kunnen volgens het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking vier vormen aannemen. De interlokale vereniging is het samenwerkingsverband zonder rechtspersoonlijkheid. In deze vorm bestaat de mogelijkheid om een ‘beherende gemeente’ de aanvraag voor het intergemeentelijk samenwerkingsverband te laten indienen via deelrapportagecodes in het eigen meerjarenplan. De drie andere vormen van intergemeentelijke samenwerking hebben wel rechtspersoonlijkheid en vallen niet onder het BBC-besluit. Naar analogie met vzw’s zullen zij gevraagd worden om bijkomende informatie te verlenen. Voor meer informatie kunnen de Vlaamse administraties van cultuur, sociale economie, cultureel erfgoed en ontwikkelingssamenwerking gecontacteerd worden (contactgegevens terug te vinden in de brochure ‘Vlaamse beleidsprioriteiten 2014-2019’: www.bestuurszaken.be/planlasten/vlaamse-beleidsprioriteiten) Voor de door een vzw en intergemeentelijk samenwerkingsverband te verschaffen informatie gelden dezelfde deadlines als voor lokale besturen (de aanvraag moet op uiterlijk 15 januari 2014 zijn ingediend). Verdere praktische informatie De lokale besturen moeten ten laatste op 15 januari 2014 hun meerjarenplanning digitaal bezorgen aan het Agentschap voor Binnenlands Bestuur. De wijze waarop ze dat kunnen doen is bepaald in het ministerieel besluit van 9 juli 2013. We verwijzen daarvoor ook naar de omzendbrief BB 2013/7 van 6 september 2013 betreffende de digitale rapportering over de beleids- en beheerscyclus (http://binnenland.vlaanderen.be/omzendbrief/omzendbrief-digitale-rapporteringbbc). Om hun bestanden op rechtsgeldige wijze te bezorgen aan het Agentschap voor Binnenlands Bestuur kunnen de besturen gebruik maken van het digitaal loket mijn-binnenland.vlaanderen.be. Momenteel is dat loket echter nog niet beschikbaar voor de OCMW’s en de verzelfstandigde entiteiten, zodat zij hun digitale rapportering kunnen bezorgen via mail aan
[email protected]. Binnenkort zal het daarnaast ook mogelijk zijn om die informatie rechtstreeks aan te leveren vanuit de eigen software van het bestuur, als die aan bepaalde voorwaarden voldoet. Die voorwaarden zullen te vinden zijn op http://binnenland.vlaanderen.be/beleids-en-beheerscyclus/rechtstreekseaanlevering. Dit zijn de enige manieren waarop op een rechtsgeldige wijze aan de rapporteringsverplichting kan worden voldaan.
Indien u nog bijkomende vragen heeft, kan u steeds contact opnemen op het generieke mailadres:
[email protected] Voor meer informatie over de sectorale regelgeving kan u terecht bij de respectievelijke administraties: Ontwikkelingssamenwerking: Vlaams Agentschap voor Internationale Samenwerking, Boudewijnlaan30, bus 82, 1000 Brussel, www.vais.be Flankerend onderwijsbeleid: Afdeling Basisonderwijs en deeltijds Kunstonderwijs, Departement Onderwijs en Vorming, Hendrik Consciencegebouw, Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel, www.ond.vlaanderen.be/lokaalbeleid Cultureel erfgoed: Team cultureel-erfgoedorganisaties, Kunsten en Erfgoed, Arenbergstraat 9, 1000 Brussel, www.kunstenenerfgoed.be Sociale economie: Vlaams Subsidieagentschap voor Werk en Sociale economie, Koning Albert II-laan 35, bus 21, 1030 Brussel, www.werk.be/online-diensten/tewerkstelling-en-sociale-economie Jeugd: Afdeling Jeugd, Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen, Arenbergstraat 9, 1000 Brussel, www.sociaalcultureel.be Sport: Afdeling subsidiëring, Bloso, Arenbergstraat 5, 1000 Brussel, www.bloso.be/Subsidiering/LokProvBesturenVGC/Pages/default.aspx Stedenfonds: Team Stedenbeleid, Agentschap voor Binnenlands Bestuur, Boudewijnlaan 30, bus 70, 1000 Brussel, www.thuisindestad.be Cultuur: Team Lokaal cultuurbeleid, Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen, Afdeling Volksontwikkeling en Lokaal Cultuurbeleid, Arenbergstraat 9, 1000 Brussel, www.sociaalcultureel.be Integratie: Team Integratie, Boudewijnlaan 30, bus 70, Boudewijngebouw, 1000 Brussel, www.integratiebeleid.be/integratiebeleid
Dit is een gemeenschappelijk initiatief van de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten vzw (VVSG), het Departement Bestuurszaken (DBZ) en het Agentschap voor Binnenlands Bestuur (ABB).
