No title

www.easyFairs.com/PROJECTBUILD-BE

Brussels Expo, paleis 4 22 & 23/09/2011

22/09/2011 : 13u - 22u 23/09/2011: 13u - 20u

Wij helpen u graag om uw deelname zo succesvol en aangenaam mogelijk te maken, daarom hebben wij dit document voor u opgesteld, dit bevat het Marketing & Technisch handboek. U vindt hier praktische informatie over de verschillende promotietools en praktische informatie i.v.m. uw stand, de op– en afbouw,...

INHOUDSOPGAVE

MARKETING HANDBOEK

CONTACTPERSONEN Sales Joke Sebrechts +32 (0)3 280 53 17 Techniek Britt Bruynseels +32 (0)3 280 53 51 Marketing Marianne Lenaerts +32 (0)3 280 53 41 Steven Meeremans +32 (0)3 280 53 64

SPREAD THE WORD

4

PROMOTIETOOLS

5

MY EASYFAIRS - Online catalogus

7

EXPOSANTENBADGES

8

SALESTIPS

9

CHECKLIST MARKETING

10

BIJLAGE CATALOGUS

11

TECHNISCH HANDBOEK NUTTIGE INFO & ADRESSEN

14

OP– EN AFBOUW

15

STANDINFORMATIE & TECHNISCH REGLEMENT

16

PLATTEGROND

18

2 www.easyFairs.com/PROJECTBUILD-BE

ING T E K R MA BOEK D N A H


Wij bieden u een aantal GRATIS marketing tools aan. Het Marketing Handboek bevat een samenvatting van de mogelijkheden. Vragen? Neem gerust contact op met onze Helpdesk: [email protected] of +32 (0)3 280 53 63

INHOUDSOPGAVE


SPREAD THE WORD

4

PROMOTIETOOLS

5

MY EASYFAIRS - Online catalogus

7

EXPOSANTENBADGES

8

SALESTIPS

9

CHECKLIST MARKETING

10

BIJLAGE CATALOGUS

11

HELPDESK Karen Rammeloo [email protected] +32 (0)3 280 53 63


SPREAD THE WORD!

Verstuur zoveel mogelijk uitnodigingen

Gemiddeld 60% van de bezoekers komt op basis van een persoonlijke uitnodiging van een exposant! Trek uw conclusie en promoot uw deelname actief naar uw klanten en prospects. Wij voorzien de nodige tools.

ACTIES:

Gedrukte uitnodigingen versturen

Gedrukte kaarten

Database aanleveren (uitnodigingen door ons laten versturen in uw naam) Uw bezoekerslink uitsturen

• easyFairs voorziet een standaardpakket van 250 gratis kaarten voor iedere exposant. Meer nodig? U kunt kosteloos bijbestellen! • NB: Grote aantallen (>1000) graag doorgeven vóór 20/06/2011! Database aanleveren • Stuur ons een Excel bestand met max. 500 Benelux contacten • Wij zullen de kaarten dan in uw naam versturen (de naam van uw bedrijf wordt op de achterzijde van de kaart gedrukt) We gebruiken deze gegevens enkel voor het versturen van uw uitnodigingen. Indien echter één van uw contacten de beurs bezoekt, komen zij automatisch terecht in onze bezoekerdatabase.

DEADLINES: KAARTEN BIJBESTELLEN (>1000): E-mail: [email protected] Deadline: 20/06/2011

VERPLICHTE KOLOMMEN IN UW EXCEL BESTAND:

• Firmanaam

• Postcode

• Dhr / Mevr

• Plaats

• Voornaam

• Land (BE—NL—LUX)

• Naam

• Taal

• Straat + huisnummer AANLEVEREN DATABASE: E-mail: [email protected] Deadline: 01/08/2011

KAARTEN BIJBESTELLEN (<1000): E-mail: [email protected] Deadline: 13/09/2011

Uw bezoekerslink & uw exposantenlink U zal een ‘Infokit voor exposanten’ ontvangen per e-mail met daarin een bezoekerslink, een exposantenlink en uw logingegevens. Deze linken zijn uniek aan u verbonden. Via uw bezoekerslink kunt u bezoekers uitnodigen om zich te registreren voor de beurs. Via de exposantenlink kunt u bekijken wie zich al registreerde voor de beurs via uw bezoekerslink. Alle gegevens van de (potentiële) klanten die via uw link registreren, komen in een Excel-bestand terecht dat u kan raadplegen m.b.v. uw logingegevens. Via de exposantenlink dient u tevens uw standpersoneel te registreren. Wat kunt u doen met uw bezoekerslink:

•

Aparte e-mailing (Uitnodiging) opstellen met daarin de bezoekerslink (“registreer hier”)

•

Verwerken in uw e-mail signature

•

Op uw website plaatsen

•

Banners & buttons hyperlinken


PROMOTIETOOLS

Promoot uw deelname aan de beurs uitvoerig

ACTIES: Briefstickers kleven Signature aanpassen Banners plaatsen

Ruim 83% van de bezoekers informeert zich vóór de beurs inhoudelijk over exposerende bedrijven. De belangrijkste bronnen: advertenties en/ of advertorials in vakbladen, artikels in vakbladen, internetsites en (beurs)catalogi. Maak hier gebruik van! 1. Briefstickers: u ontvangt van ons een pakket met stickers die u bv. op uw uitgaande post kunt kleven. Het staat u vrij er gratis en onbeperkt bij te bestellen. 2. E-mail signature: ook een geschikte plek om uw deelname te promoten is in uw handtekening onderaan in uw e-mail. U kunt het beurslogo samen met nog ander materiaal terugvinden op de beurswebsite: www.easyFairs.com/PROJECTBUILD-BE, onder “Downloads”. Bijvoorbeeld: Vriendelijke groeten,

DEADLINES: STICKERS BIJBESTELLEN E-mail: [email protected] Deadline: 13/09/2011

Marianne Lenaerts Marketing Project Coördinator Tel +32 (0)3 280 53 41 Fax +32 (0)3 280 53 53

Bezoek ons tijdens PROJECT BUILD 2011, stand 1234. Registreer hier voor uw gratis badge

3. Banners: wij voorzien u kosteloos van een aantal banners. Deze kunt u downloaden via de beurswebsite: www.easyFairs.com/PROJECTBUILD-BE onder “Downloads”. Plaats deze op uw website of in uw signature. TIP: Hyperlink deze met uw bezoekerslink en plaats deze op uw website! (Deze link ontvangt u per e-mail)

LET OP VOOR ONAFHANKELIJKE AANBIEDERS VAN BEURSKALENDERS! Regelmatig horen wij berichten van exposanten die benaderd worden door bedrijven die zich voorstellen als ontwerpers van een catalogus van de beurs of een algemene beurzenkalender. Via brief, fax of e-mail geven zij u te kennen dat zij een aanpassing bieden van uw adresgegevens voor opname in hun beurskalender. In de kleine lettertjes merkt u echter dat zij aanzienlijke bedragen aanrekenen voor deze gegevens als u het document ondertekend terugstuurt. easyFairs distantieert zich volledig van deze praktijken.


PROMOTIETOOLS


4. Persbericht & Persmap: Via My easyFairs kunt u zelf uw persberichten en productnieuws

ACTIES: Persbericht naar easyFairs sturen Persmap samenstellen

opladen op uw pagina op de beurswebsite. U kunt ook een persmap samenstellen en afgeven op de beurs zelf. Deze wordt op het easyFairs® BUSINESS POINT geplaatst, waar bezoekers en journalisten deze kunnen inkijken.

5. Advertenties: Noem de beurs en uw standnummer ook in eventuele advertenties in de (vak) media.

Advertenties aanpassen Informatie voor beurscatalogus aanleveren easyFairs® BOOSTER PACK

6. Beurscatalogus: van elk deelnemend bedrijf worden standaard volgende elementen gratis opgenomen: naam bedrijf, standnummer, adres, telefoon, fax, algemeen e-mailadres, rubrieken. Voor extra opties (extra vermelding, advertentie, etc), neemt u contact op met onze cataloguspartner Bouwkroniek Meer informatie over de catalogus kan u vinden in de bijlage achteraan dit marketingdossier.

Sponsoringpakketten

Contact: Tamara Chalmers E: [email protected] T: +32 (0)2 513 82 95

DEADLINES:

7. easyFairs® BOOSTER PACK (standaard) – visibiliteit vóór, tijdens en na de beurs

ADVERTENTIE CATALOGUS E-mail: [email protected] Deadline: 12/08/2011 easyFairs® BOOSTER PACK E-mail: [email protected] Deadline: 30/08/2011 Prijs standaard pakket: 495 € Meer info: www.easyFairs.com/ PROJECTBUILD-BE

easyFairs neemt uw logo op in haar bezoekerscampagne: - in een newsletter voor de beurs - in de online catalogus - in de logoscroller op de website - op de beursplattegrond tijdens de beurs - in de nabeschouwingemail na de beurs Voor meer informatie over het boosterpack, kan u terecht op onze website: www.easyFairs.com/PROJECTBUILD-BE, onder “BOOSTER PACK”. 8. Sponsoringpakketten Als exposant kunt u uw beursdeelname nog eens extra in de verf zetten door gebruik te maken van één of meerdere van onze sponsorpakketten. - Lanyard sponsoring - Audiovisuele sponsoring - Inkom sponsoring - Flyer sponsoring Voor meer informatie contacteert u onze sales verantwoordelijke of neemt u een kijkje op onze website www.easyFairs.com/PROJECTBUILD-BE, en klikt u op “Sponsoring: mogelijkheden”.


PROMOTIETOOLS


My easyFairs ACTIES: Informatie opladen in Mijn easyFairs, de online beurscatalogus

Via My easyFairs kunt u de visibiliteit van uw bedrijf en haar producten optimaliseren in de online catalogus. Hoe vaak u ook aan een easyFairs beurs deelneemt, u hoeft deze gegevens maar 1 keer in te geven om in de online catalogus te verschijnen.

Via Mijn easyFairs, kunt u

Voor meer informatie over het optimale gebruik van Mijn easyFairs en om een handleiding te downloaden, surf naar www.easyFairs.com/myeFhandleiding

• • •

uw bedrijf duidelijk promoten via bv. uw bedrijfsnaam, en bedrijfsprofiel uw bedrijfslogo publiceren in de catalogus promotioneel materiaal over uw producten of diensten publiceren

Uw invoerscherm

Het resultaat


STANDBEMANNING & OPBOUWPERSONEEL

ACTIES:

easyFairs bezorgt u uw exposantenlink per e-mail, hiermee kunt u uw exposantenbadges aanvragen.

Registratie exposantenbadges

Het is essentieel dat u voor de beurs uw standbemanning registreert. Gebruik de exposantenlink en logingegevens uit uw “Infokit voor exposanten” die u toegestuurd krijgt per e-mail. Kies een taal, log in en klik op het icoon “standpersoneel registratie”. Op het volgende scherm klikt u op “nieuwe registratie toevoegen”. Voer de namen in van de mensen die aanwezig zullen zijn tijdens de beursdagen. Als u alle personen hebt ingevoerd, klikt u op “barcodes afdrukken”. Print dit formulier uit en bezorg iedereen een kopie. Hiermee kunt u de badges bij de registratiebalie aan de ingang van de beurs afhalen. OPGELET: het opbouwpersoneel hoeft niet geregistreerd te worden; u krijgt opbouwbandjes aan de ingang van de parking.


SALES TIPS TIJDENS EN NA DE BEURS

Trek de aandacht tijdens de beurs

ACTIES: TIJDENS DE BEURS Sales lead systeem opzetten Persmap afgeven op het BUSINESS POINT

Leg van tevoren goed vast hoe u zich wilt presenteren tijdens de beurs. Hoofddoel is uiteraard om u binnen het easyFairs concept te onderscheiden van de rest! Plan nog vóór de beurs de opvolging van uw beursdeelname. Zorg ervoor dat er tijd wordt vrijgemaakt om mensen op te bellen na de beurs. Behandel eerst de belangrijkste contacten. TIJDENS DE BEURS

• Blijf niet op uw “eiland” zitten, spreek mensen actief aan • Houd elke sales lead systematisch bij • Trek de aandacht met wat actie op uw stand

NA DE BEURS Follow up

NA DE BEURS

Breng resultaten in kaart

Doorzetten wordt beloond! Neem opnieuw contact op na intervals van 3 en 6 maanden. Uit ervaring blijkt dat aankoopbeslissingen soms tijd nodig hebben.

Evalueer & motiveer!

Meet uw resultaten op een efficiënte manier Zo kan u uw ROI meten en kan u zich hier in de toekomst op baseren bij het nemen van beslissingen. Vandaar : “Houd uw sales leads systematisch bij!” Let hierbij op de volgende elementen: • Waarde van de verkoop • Uw investering in deelname • Aantal sales leads • Kosten per lead = totale kost deelname gedeeld door aantal leads • Aantal nieuwe contacten • Gegenereerde media-aandacht • Andere meetbare elementen (bv. aanwerving) • Niet-meetbare voordelen (goodwill, team spirit) Evalueer daarna uw resultaten Probeer te achterhalen waarom u beter of minder goed presteerde dan u had verwacht. Breng uw medewerkers op de hoogte en geef hen de nodige motivatie om het volgende keer (nog) beter te doen.


MARKETING CHECKLIST

Houd uw “to do’s” goed bij. Duid aan wat al gedaan is.

ACTIES:

Overloop de checklist Vink af wat al gedaan is

Omdat we u graag een handje helpen bij de voorbereiding, vindt u hier een kant-en-klare checklist met alle marketingacties en deadlines.

LET OP! De deadline voor technische bijbestellingen kan u terugvinden in het Technisch handboek hier achteraan.

√ Deadline Actie

Contact

20/06/2011

Bijbestellen kaarten > 1000

Marianne Lenaerts

01/08/2011

Aanleveren database 500 contacten

Karen Rammeloo

12/08/2011

Advertentie in de geprinte beurscatalogus

Bouwkroniek

30/08/2011

Bestellen van het easyFairs® BOOSTER PACK

Joke Sebrechts

13/09/2011

Bijbestellen stickers

Karen Rammeloo

13/09/2011

Bijbestellen kaarten <1000

Karen Rammeloo

We wensen u veel succes met de voorbereiding en natuurlijk een schitterende beurs! Voor vragen kan u altijd terecht bij onze Helpdesk: [email protected] of +32 (0)3 280 53 63


ADVERTENTIETARIEF

2011

REDACTIE EN BEHEER KERKSTRAAT 55, 1701 ITTERBEEK TEL. 02 513 82 95 FAX 02 511 70 15 [email protected] www.bouwkroniek.be

Ter gelegenheid van deze beurs, brengt Bouwkroniek op 9 september 2011 dit speciaal nummer uit. Deze “special” is tegelijkertijd de Nederlandstalige officiële beursgids en zal niet enkel worden verzonden aan alle abonnees van Bouwkroniek (betalende abonnementen), maar wordt eveneens gratis aan alle bezoekers van de beurs uitgedeeld.

Met een handig beursplan, exposantenlijst, programma van de learnShops wordt de professional geïnformeerd over wat er reilt en zeilt in de bouw. Van deze beursgids worden 15.000 exemplaren gedrukt. Publiciteit kan geplaatst worden tegen volgende voorwaarden : formaat

breedte x hoogte

prijs (exclusief 21% btw)

1/4

185 x 64 mm

1/2

185 x 128 mm

1/1

185 x 260 mm

1/1 + steunkleur

185 x 260 mm

1/2 vierkleurendruk

185 x 128 mm

1/1 vierkleurendruk

185 x 260 mm

2/1 vierkleurendruk

400 x 260 mm

€ 365 € 710 € 1.225 € 1.530 € 1.890 € 2.670 € 3.860

– Steunkleur : supplement van € 305 op de prijzen van zwart/wit advertenties. – Materiaal : ZWART/WIT EN VIERKLEUREN ADVERTENTIES: Graag ontvingen we het advertentiemateriaal op magnetische drager voor Macintosh (CD-R ) vergezeld van een controle-print, of via mail: [email protected] Eventueel zorgen wij voor zetwerk en layout (voorwaarden overeen te komen). Gelieve ons het materiaal uiterlijk 12 augustus 2011 te laten toekomen. Algemene voorwaarden zie www.bouwkroniek.be.

INLASSINGSORDER terug te zenden of te faxen aan Bouwkroniek, Kerkstraat 55, 1701 Itterbeek - Fax 02 511 70 15

Ik ondergetekende ............................................................................................................................................................................................................................................................ Naam van de firma ........................................................................................................................................................... BTW nr.............................................................................. Volledig adres

........ ................................................................................................................................................................................................................................................................

verklaar mij hierbij akkoord een advertentie te plaatsen in het speciaal nummer: PROJECT BUILD 2011 Formaat van de advertentie .................................................................................................................................... Prijs...................................................................................... Het nodige advertentiemateriaal

❑ is bijgevoegd ❑ zal u toekomen via .................................................................................................................................................................................................................................................... ❑ in bezit Bouwkroniek, zie kopie hierna..................................................................................................................................................................................................... Opgemaakt te goeder trouw te Stempel van de firma

..........................................................................................................................................................................................................................

Datum en handtekening

CH S I N H TEC BOEK D N A H


INHOUDSOPGAVE

NUTTIGE INFO & ADRESSEN

13

OP– EN AFBOUW

14

STANDINFORMATIE & TECHNISCH REGLEMENT

15

PLATTEGROND

17



NUTTIGE INFO Contactpersonen:

OPERATIONS : Britt Bruynseels Operations Coordinator [email protected] Tel: +32 (0)3 280 53 51 Fax: +32 (0)3 280 53 54

Dirk Van Bouchout Purchasing-Operations Manager [email protected] Tel: +32 (0)3 280 53 50

SALES : Joke Sebrechts Sales Executive [email protected] Tel: +32 (0)3 280 53 17 Fax: +32 (0)3 280 53 53 MARKETING : Marianne Lenaerts Marketing Project Coordinator [email protected] Tel: +32 (0)3 280 53 41 Fax: +32 (0)3 280 53 53

Steven Meeremans Marketing Project Manager [email protected] Tel: +32 (0)3 280 53 64 Tel: +32 (0)3 280 53 53

Beurshal:

Brussels Expo Belgiëplein 1 1020 Brussel Tel: +32 (0)2 474 82 63 www.brusselsexpo.be

Handling:

Valverde Evert van de Beekstraat 46 1118 CL Schiphol Tel: +31 (0)20 6538555 Fax: +31 (0)20 6537658 www.valverde.nl ! Alleen heftrucks van Valverde hebben toegang tot het beurscomplex

Catering:

Horeto Expo Brussels Expo Belgiëplein 1020 Brussel Tel: +32 (0)2 474 88 50 Fax: +32 (0)2 474 83 95


NIE U

W

Opbouw & afbouw: Uw opbouwpersoneel zal tijdens de opbouw een gekleurd armbandje krijgen. De bandjes kan u afhalen na aanmelding bij onze bewaking aan de inkom van de hallen. Waarborgsysteem In samenspraak met Brussels Expo introduceren we een waarborgsysteem met als doel een snellere circulatie te kunnen realiseren op het beursterrein. personenwagens en vrachtwagens tot 6m: 50 € voor 1 uur Vrachtwagens groter dan 6m : 100 € voor 2 uur Bij het oprijden van de parking, overhandigt u het bedrag en krijgt u een ontvangstbewijs met tijdstip. U krijgt dit bedrag uiteraard terug als u binnen de vooropgestelde tijdslimiet uw wagen gelost hebt. Opmerkingen over de waarborg worden enkel aanvaard tijdens de opbouw en de beursdagen op het beurssecretariaat en niet op een latere datum. Opbouw ALL IN

ALL IN PLUS

SPACE PLUS EASYFAIRS

Dinsdag 20/09

/

/

10u00-22u00

Woensdag 21/09

10u00-22u00

10u00-22u00

10u00-22u00

! De hoofdingang van de hal wordt op donderdag en vrijdag 1 uur voor aanvang van de beurs geopend, zodat exposanten nog de laatste voorbereidingen kunnen treffen. Er kan alleen geparkeerd worden op de parking rondom het complex, niet naast de hallen. Afbouw

ALL IN

ALL IN PLUS SPACE PLUS EASYFAIRS

Vrijdag 23/09

20u00-24u00

20u00-24u00

20u00-24u00

Personenwagens + lichte vrachtwagens

Vrijdag 23/09

21u30-24u00

21u30-24u00

21u30-24u00

Vrachtwagens > 6m

Zaterdag 24/09

00u00-11u00

00u00-11u00

00u00-11u00


IE U

Standinformatie All– in Module: Wat is inbegrepen?

• • • • • • • • •

witte modulaire MDF wanden (2.5m hoog) donkerblauwe tapijttegels 2 spots 1 stopcontact (1000 W) 1 parkeerkaart 1 naambordje met vermelding firmanaam + standnummer ! max bouwhoogte : 3.5m verplichte friesconstructie 1 meubelpakket: 2x stoel JEROOM / 1 x tafel AXEL / 1x folderrek TESS

All-in plus Module: vanaf 40m² Wat inbegrepen?

•

1 wateraansluiting met gootsteen

•

banner met uw logo ( aan te leveren in PDF, 150dpi, 100%)

•

1 electrische aansluiting met schakelbord twv 6000w

•

3 spots

•

1 berging met deur

•

3 parkeerkaarten

•

1 meubelpakket :

•

Max bouwhoogte 4.5m

2x Jeroom

1x Axel

1x Tess

1x Jornt

2x Sesam

Space plus easyFairs Module: vanaf 40m² Wat inbegrepen?

•

donkerblauwe tapijttegels

•

1 electrische aansluiting met schakelbord twv 6000w

•

3 parkeerkaarten

•

Max bouwhoogte 4.5m (standontwerp verplicht in te dienen - voor goedkeuring organisatie)


1x Intra

NIE U NIEUWE WERKWIJZE : Plaats uw bestellingen online Na het boeken van uw stand, krijgt u van ons een link toegezonden voor My easyFairs.

W

NIE U

W

U kunt met deze link inloggen op onze website. De eerste maal krijgt u de kans uw paswoord aan te passen. Hier kunt u uw informatie voor de online catalogus opladen en bijbestellingen plaatsen. Extra items zoals meubels, elektriciteit , parkeerkaarten, audiovisueel materiaal, … dienen dus langs deze weg bijbesteld te worden.

Deadline: bijbestellingen kunnen geplaatst worden tot 08/09/2011 Bestellingen, die geplaatst worden na de deadline, zijn onderhevig aan een prijstoeslag van 30%. In geval van vragen: [email protected]

Technisch reglement •

Alle zichtbare zijden moeten worden afgewerkt.

•

Beamers en lichtinstallaties mogen enkel in de stand en mogen niet storend zijn voor de andere exposanten.

•

Er mogen geen commerciële acties gevoerd worden buiten de stand, zonder toelating van de beursorganisator.

•

Gasflessen: enkel toegelaten na schriftelijke aanvraag en goedkeuring organisatie.

•

Geluidsinstallaties mogen enkel als deze niet storend zijn voor andere exposanten.

•

Auto’s parkeren wordt niet toegestaan in de hal.

•

Elke vorm van dakconstructie is niet toegestaan.

•

Schroeven, boren of spijkeren in easyFairs materiaal is niet toegestaan. Beschadigde materialen zullen gefactureerd worden aan de klant.

•

Demomateriaal moet in de stand staan, niet in de gangpaden.

•

Omruilen of terugbetalen van standaard of gehuurd materiaal is niet mogelijk.

•

De organisatie behoudt zich het recht voort om artikels van alle aard, die storend zijn voor de organisatie of andere exposanten te verdwijderen op elk ogenblik van de beurs.

•

Bij annulering van gehuurd materiaal zijn wij genoodzaakt annulatiekosten aan te rekenen. —> tot 2 weken voor de beurs: 50% annulatiekosten —> 1 week voor de beurs: 100% annulatiekosten


NIE U Bedrijfsnaam:

Standnummer:

Contactpersoon:

Indien u elektriciteit, perslucht, een wateraansluiting of een berging wenst, vragen wij u om de locatie van deze voorzieningen op uw stand aan te duiden door middel van een schets.

! OPGELET: Dit is geen bestelbon!

Terugfaxen naar: +32 (0)3 280 53 54

LEGENDE E: Elektriciteit P: Perslucht

Handtekening;

B: Berging

Datum: / /

W: Extra wand Water: Wateraansluiting


No title

Recommend Documents