No title

Dia 1

Begroten & Offertes Van Vraag naar Opdracht Toekomst voorspellen van Sigarendoos naar Offerte

Begroten & Offertes

1

Een offerte is een schriftelijke aanbieding van te verrichten diensten zoals het ontwerpen, aanleggen of onderhouden van een tuin. Een inhoudelijke specificatie van leveranties en werkzaamheden voorzien van zakelijke voorwaarden en prijzen. In de meeste situaties hoopt de aanbieder met diens offerte een betaalde opdracht te verkrijgen. Veel hoveniers ontwikkelen een bedrijfs‐eigen stijl van offreren. Variërend van een summiere tot heel uitgebreide aanbieding. De beste offerte is die waartegen een opdrachtgever ja zegt en je een opdracht gunt, waarmee je als hovenier ook nog voldoende winst kunt behalen. Hoeveel winst er behaald kan worden dat bereken je op basis van een gedegen begroting. Een begroting waarin alle benodigde werkzaamheden en leveranties beschreven én berekend worden. Het inschatten en berekenen van de benodigde arbeid en materialen is een praktische toepassing van toekomst voorspellen. Waarbij het beeldscherm van een computer dienst doet als een moderne glazen bol. In de praktijk zien we dat veel hoveniers de offerte gebruiken als achterkant van een sigarendoos. Uit praktische overweging (lees tijdwinst) ‘begroten’ ze met hun verkoopprijzen in de offerte. Gemakshalve vergeten ze dat aldus ‘haastig’ binnen geharkte Euro’s in de uitvoeringsfase snel vervliegen.

www.hoveniersacademie.nl Postbus 680, 8440 AR Heerenveen T 0513 - 631010 E [email protected]

www.hoveniersacademie.nl

Dia 2

Winnen! Als beste uit de bus Vertrouwen klant winnen Wat zou u zelf wensen? Verwachtingen Deskundigheid, Kwaliteit, Zekerheid (Vertrouwen) • Tijd, Aandacht, Open, Helder, Verzorgd • • • • •

Begroten & Offertes

2

Iedere klant gedraagt zich als koning en organiseert voor het uitbesteden van het werk een competitie. Waarbij meerdere hoveniers een uitnodiging ontvangen om offerte uit te brengen. De tuin als strijdperk. Als aanbieder heeft u een keus; maakt u er een prijzenfestijn van of kiest u voor een kwaliteitsofferte? De markt voor tuinaanleg en onderhoud is van oudsher competitief met veel verschillende aanbieders. Door uitgenodigd te worden heeft u op voorhand de eerste selectie overleefd. Uw persoonlijke presentatie bevestigt het vertrouwen van de eerdere indruk. Lukt het om werkelijk contact te maken, verbinding te leggen met de potentiële opdrachtgever en het onderlinge vertrouwen te versterken? De gun‐factor speelt een belangrijke rol bij de uiteindelijke selectie. Voldoet u aan de verwachtingen? Etaleert u op passende wijze uw deskundigheid, kwaliteit en zekerheid? Om uw hoveniersbedrijf als beste te onderscheiden besteedt u ruim tijd en aandacht aan de begroting en offerte. Afhankelijk van de aard en omvang van het project (en de eisen/ verwachtingen van de klant) 4 – 24 uur om een gedegen begroting te maken en een offerte op te stellen.

Workshop Begroten & Offertes© www.HoveniersAcademie.nl


Dia 3

Begroten • • • • • •

Vertaling van vraag naar uitvoering Waarde berekenen Inzicht & overzicht van het project Wat zijn de kosten voor uw bedrijf? Wat is uw vraagprijs? De marge

Begroten & Offertes

3

De begroting vervult een wezenlijke functie in het proces van uw dienstverlening. Als praktische vertaling van de tuinwensen richting uitvoering vormt het begroten de ultieme voorbereiding op het werk buiten. Feitelijk is de calculator‐werkvoorbereider de eerste persoon die het werk (in gedachten) uitvoert. Hij/zij bedenkt hoe de klus te organiseren. Beschrijft regel voor regel, in chronologische volgorde van uitvoering, iedere werkzaamheid. Schat in hoeveel tijd (uren) nodig zijn. Kiest de benodigde machines. Berekent de materialen en verbindt overal eenheidsprijzen aan. Als antwoord op de vraag “wat is er nodig om dit werk te maken?” biedt de begroting inzicht én overzicht. Daarom berekent u de kostprijs van elk project in arbeidsuren én euro’s. In de aanleg en bij het onderhoud van particuliere en klein‐zakelijke tuinen is arbeid de belangrijkste kostenpost. Bij aanleg vormt arbeid 60 ‐ 70% van de totale uitvoeringskosten. Bij onderhoud loopt dit op tot 90% van de uitvoeringskosten. Is de kostprijs bekend, dan is de volgende vraag: ‘Wat is het maximale bedrag waarvoor ik dit werk aan deze opdrachtgever kan verkopen?” Ofwel: “Welke marge wilt/ moet ik realiseren, om voldoende winstgevend te zijn?” Afhankelijk van de situatie, het verdienmodel en de rechtsvorm hanteert u voor een bedrijfseconomisch gezonde bedrijfsvoering voor een BV 17 ‐ 23% marge en voor een VOF of eenmanszaak 30 ‐ 40% marge. Deze marges zijn inclusief winst en risico. Workshop Begroten & Offertes© www.HoveniersAcademie.nl


Dia 4

Uw kostprijs • Unieke waarden toekennen! • Professionele dienstverlening: klantvaardig & verwachtingen waarmaken • Vakmanschap: kennis, ervaring, vaardigheid • Arbeid: projectmanagement en uitvoering • Materieel: transport en machines • Leveranties: planten en overig materiaal • Zekerheid: garantie Begroten & Offertes

4

Hoewel veel bedrijven hun offerte vooral baseren op de vraagprijs voor het werk buiten in de tuin is het slim om de kostenstructuur en hiermee samenhangende verdienmodel van uw bedrijf te verdelen over meerdere diensten (activiteiten). Een bekende mogelijkheid om extra opbrengsten te realiseren bestaat uit het betaald ontwerpen. Naast creativiteit zijn andere persoonsgebonden waarden onderscheidend en bieden mogelijkheden om extra omzet te genereren. Uw klantvaardigheden en vakmanschap zijn beslist niet dezelfde als die van uw naaste collega/concurrent. Ieder bedrijf ‘krijgt’ de klanten die het ‘verdient.’ Een hovenier die heel precies is en nauwgezet te werk gaat trekt klanten aan die deze precisie herkennen en (extra) waarderen. Dit biedt mogelijkheden voor een persoonlijk uurtarief, hoger dan het calculatietarief waarvoor de medewerkers in de begroting staan. Ook bedrijfsmiddelen als het materieel en (plant‐)materiaal voegen hun specifieke waarde toe aan de dienstverlening en de projecten! Als je doorredeneert op deze gedachtenlijn dan kom je uit bij twee verwante stellingen: Stelling 1: Je kunt nooit voor andermans prijzen werken. Stelling 2: Een klant die de opdracht aan een ander gunt, loopt jouw kwaliteiten mis.



Dia 5

Kostprijs van arbeid Projectmanagement: • • • • • • • •

Werkplan opstellen (werk omschrijven) Overleg met klant, vooraf en tijdens uitvoering Werkvoorbereiding en planning Bestellen, afroepen en keuren materiaal Projectoverleg met uitvoerenden Begeleiding & Organisatie Administratie, uren, bonnen, facturatie Oplevering en nazorg Begroten & Offertes

5

Hoeveel uur arbeid investeert u in het werken voor een (potentiële) klant? Met andere woorden: vanaf welk moment gaat een opdrachtgever voor uw inspanningen betalen? Hoe eerder en directer u uw eigen inzet rechtstreeks beloond weet, hoe meer plezier u van uw werk heeft. Geld is weliswaar niet alles zaligmakend, maar het werkt wel heel fijn als de eigen arbeidsinzet persoonlijke omzet oplevert. De eigen uren van een hovenier‐ondernemer zijn immers ook betaald productief te maken. Denk maar aan het rechtstreeks in de begroting opnemen van de uren die de ondernemer aan de voorbereiding en organisatie van een project besteedt. Ieder uur dat een ondernemer of een stafmedewerker (zoals een calculator‐werkvoorbereider) rechtstreeks bij een klant in rekening brengt draagt direct bij aan omzet én winst. Verbind er een persoonlijke taakstelling aan en je hebt een onderneming met een zakelijke urenfabriek als verdienmodel. Het loont zeker de moeite om van ieder project het aantal uren projectmanagement vooraf in te schatten (calculeren) en nadrukkelijk ook te registreren. Zeker weten dat dit verrassende informatie oplevert! Of en zo ja hoeveel van deze uren u rechtstreeks doorberekent is de volgende spannende vraag. Bedenk dat ieder doorberekend uur telt.



Dia 6

Kostprijs van arbeid Uitvoering: • Inlezen en project eigen maken (inzicht) • Verzamelen, laden, reistijd, lossen en in het werk brengen • Kennis- & werkafspraken maken met klant • Organisatie op de werkplek • Uit en in het werk stappen • Bellen met de baas / kantoor • Schrijven en O ja: dagelijks netjes achterlaten! Begroten & Offertes

6

In de workshop Begroten & Offertes 1, Aanleg, oefenen deelnemers in het zoeken naar verborgen werkzaamheden. Met elkaar onderzoeken ze meegebrachte begrotingen en offertes op werkzaamheden die wel gebeuren, maar niet begroot zijn. De uitkomst is steeds hetzelfde : het blijken meestal veel meer uren dan verwacht… Deze en ook de andere oefeningen maken de deelnemers bewust van hoe en waar er geld blijft liggen. Een ondernemer rekende in de laatste workshop even voor zichzelf uit dat hij voor € 50.000,‐ per jaar aan omzet extra kon genereren. Dat maakt dat de deelnamekosten van de workshop zich direct vanaf de eerste dag terug verdienen.



Dia 7

Met resultaat • Benodigd urenbudget • Uitvoeringsduur, aantal werkdagen • Kosten – Arbeid – Materieel – Planten en overig materiaal

• Marges (verschil kostprijs en verkoopprijs) • Kenmerken project Begroten & Offertes

7

Uiteindelijk levert de inspanning van het ‘noeste’ begrotingswerk de broodnodige resultaten. In de eerste plaats zijn dat onder andere de (bedachte) volgorde waarin het werk uitgevoerd wordt, de logistiek; aan‐ en afvoer van mens, materieel en materiaal, de toepasbare werkmethodes, eventuele inzet van machines, onderaannemers en andere leveranciers enzovoorts. Een ander resultaat van het voorbedachte werk vormt het aantal benodigde uren waarbinnen het werk uitvoerbaar geacht wordt. Bedenk bij het inschatten van de uren dat u als calculator de uitvoerders ruim de tijd geeft om het werk te maken. Met andere woorden onderschat de zwaarte van het buitenwerk niet. Voel bij het calculeren van fysiek zwaar werk af en toe ook even uw eigen rug onder deze belasting. Hou ook rekening met eventuele verschillen in ervaring en kundigheid. Gun ieder de denktijd die nodig is om een klus te klaren. Het bepalen van de marges is misschien wel het spannendste onderdeel van de begroting. “Mag het een Euro’tje of wat meer zijn mevrouw?” Wie de berekende marge kent, weet in het verkoopgesprek precies wat ie eventueel aan korting weg kan of mag geven. Geen natte vingerwerk, gewoon redelijk exact weten hoeveel marge er in euro’s overblijft. Met het vaststellen van de verkoopprijs belanden we ook bij de offerte. Dat zijn de documenten waarmee u het werk aan de opdrachtgever presenteert.



Dia 8

Offerte Meest voorkomend: • • • • •

Briefvorm: begroting opgenomen in brief Kassabon: opsomming, overal bedrag achter Zonder aantallen, maten en eenheden Ik doe het, geef mij uw geld Variaties op bovenstaand, die ook allemaal werken!

Begroten & Offertes

8

Ieder ontwikkelt naar eigen inzicht een stijl van offreren die hem of haar past. Een ‘huisstijl’ waarin ook het unieke karakter van het bedrijf naar voren komt. Die verscheidenheid in bedrijven en offertes is de hoveniersbranche eigen. Ook dat maakt het vak boeiend. Er zijn ook overeenkomsten. Doorgaans zijn hoveniers doeners en daardoor schrijvers met een natuurlijke voorkeur voor een kort‐en‐bondige stijl. • In hun offertes wordt het werk van een hele week in één enkele regel vakjargon verwoord. • Twee á drie dagen denkwerk wordt op een enkel A4‐tje samengevat. • Alle kanten tot aan de randen van het papier zijn gevuld met vaktechnische termen, maten, eenheden en bedragen. • De mededeling “Alstublieft, dit is uw nieuwe tuin”, voorzien van een totaalbedrag in Euro’s waarvan je prima op vakantie naar de Bahama’s kunt. En het werkt allemaal, want er worden tuinen mee aan de M/V gebracht. Ondernemers die bovenstaande stijlen hanteren, leggen overigens wel sterk de nadruk op de Euro’s. Daarmee min of meer klantreacties uitlokkend als: “Dat is (te) duur of wel heel veel geld voor een tuin” (oorzaak & gevolg).



Dia 9

Offerte • • • • • •

Wat heeft deze klant nodig om ja te zeggen? Aandacht , (h)erkenning, Zekerheid, vertrouwen, Zorgvuldigheid, Vakman mede-regisseur gesprek. Professioneel vakmanschap verpakt in zakelijke aanbieding. Begroten & Offertes

9

Welke veranderingen u ook doorvoert, de leidende vraag blijft: “Wat heeft deze klant nodig om ja te zeggen tegen de opdracht, zoals u die aanbiedt?” Zodra een mogelijke opdrachtgever u benadert begint u met het opbouwen van een (zakelijke) relatie. Een aanpak die u per klant aanpast op de persoon, de tuin‐vraag en de omstandigheden. Ongeacht tuin en omstandigheden, iedere klant verdient vanaf de eerste indruk uw volledige aandacht. Maak oogcontact, kies een open lichaamshouding, schakel over op luisteren, laat blijken dat u het leuk vindt om uitgenodigd te zijn, (h)erken het probleem, adviseer een of meerdere oplossingen, etaleer uw kennis, zorg dat de klant gedurende het gesprek wijzer wordt, vermijdt een overdaad aan vakjargon, gebruik heldere argumenten, stel uzelf voor en vertel iets over de werkwijze, schakel mogelijke concurrenten uit, vraag de klant te kiezen voor uw oplossing, aanpak en bedrijf. Doe een concreet voorstel en maak dit SMART. Specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Benoem het proces, vanaf de inventarisatie van de wensen en (on)‐mogelijkheden, het inmeten tuin, ontwerp, eerste presentatie en bespreking, gevolgd door het opstellen van werkplan en offerte. Dit alles vergt een investering van circa … uur. Kost € … en dan heeft u op vrijdag 18 januari het definitieve voorstel voor uw tuin, bestaand uit ontwerp, beplantingsplan en werkplan met offerte in huis. Indien de klant voor eind januari de vervolgopdracht verstrekt, begint u half februari en wordt de nieuwe tuin op vrijdag 1 maart opgeleverd.



Dia 10

Offerte Aanbiedingsbrief met bijlagen • • • • • •

Werkplan Plantenlijst Materialenlijst Offerte Leveringsvoorwaarden Garantie

• Opdrachtbevestiging met envelop Begroten & Offertes

10

Met de offerte presenteert u in een zakelijk voorstel de professionele aanpak voor een nieuwe tuin. Dat mag best uit een paar A4‐tjes meer bestaan. De offerte opent met een aanbiedingsbrief, waarin u kort de onderdelen van de offerte toelicht. Bij voorkeur met de aanhef en ondertekening op dezelfde of direct volgende pagina. Het werkplan vormt het bestek van de tuin. Alle werkzaamheden en leveranties staan hierin beschreven in voor de klant begrijpelijke bewoording. Een gedegen werkplan is vergelijkbaar met een gebruiksaanwijzing. Wettelijk bent u verplicht alle leveranties in aantallen en of eenheden te voorzien van een kwaliteitsaanduiding te specificeren. De offerte zelf bestaat uit een samenvatting van de werkzaamheden op hoofdgroepen. Al of niet per hoofdgroep voorzien van prijzen. Met onderaan een totaalbedrag inclusief BTW. Gevolgd door een actuele versie van leveringsvoorwaarden zoals die van toepassing zijn. Uiteraard verleent u (onbeperkt) garantie op uw vakwerk! Ben daarin niet kinderachtig. Per saldo verwacht een klant dat u vertrouwen heeft in uw eigen werk. Beide workshops Begroten & Offertes 1 & 2 bevatten een compleet uitgewerkt praktijkvoorbeeld. In B&O 1 Aanleg is dit de complete aanleg van een achtertuin. Met foto’s van de beginsituatie, een compleet uitgewerkte begroting, werkplan, de offerte, opdrachtbevestiging, deelfacturen en een opleveringsdocument. In B&O 2 Tuinonderhoud treft u vergelijkbare documenten van het tuinonderhoud bij een appartementencomplex.


Dia 11

Wat wilt u…? • • • • •

Als bedrijf onderscheidend zijn? Erkenning van uw kwaliteiten? Leuk werk maken? Genoeg geld verdienen, liefst meer dan nu…? Begroten & Offertes 1 Aanleg, 22 januari en 5 februari in De Bilt.

Begroten & Offertes

11

Wellicht zet deze lezing u (opnieuw) aan het denken en/of besluit u om een aantal zaken op te frissen, anders aan te pakken of wilt u wel eens zien hoe anderen het doen. De HoveniersAcademie helpt u graag om met uw begroting en offerte de beste te zijn. U bent van harte welkom bij de eerstvolgende 2‐daagse workshop Begroten & Offertes. Die start dinsdag 22 januari aanstaande in de Bilt. Kijk op http://www.hoveniersacademie.nl/begroten‐offertes‐1‐aanleg Vanuit deze nieuwjaarsbijeenkomst wens ik iedereen een gezond en plezierrijk 2013 waarin u samen met leuke klanten en collega’s voor de fraaiste tuinen zorgt. Dank u wel en graag tot ziens. Joost van Dijk

www.hoveniersacademie.nl Postbus 680, 8440 AR Heerenveen T 0513 - 631010 E [email protected]

No title

Recommend Documents