MANAJEMEN PERSEDIAAN Manajemen persediaan yang baik merupakan hal yang sangat penting bagi suatu perusahaan. Pada satu sisi, pengurangan biaya persediaan dengan cara menurunkan tingkat persediaan dapat dilakukan perusahaan, tetapi pada sisi lainnya, konsumen akan tidak puas apabila suatu produk stocknya habis. Oleh karena itu keseimbangan antara investasi persediaan dan tingkat pelayanan kepada konsumen harus dapat dicapai. JENIS-JENIS PERSEDIAAN FISIK
Persediaan bahan mentah Persediaan komponen-komponen rakitan, bahan pembantu atau penolong Persediaan barang setengah jadi Persediaan barang jadi
Persediaan yang ada di perusahaan biasanya terdiri dari empat tipe yaitu : a. b.
c.
d.
Persediaan Bahan Mentah yang telah dibeli, tetapi belum diproses. Pendekatan yang lebih banyak diterapkan adalah dengan menghapus variabilitas pemasok dalam mutu, jumlah atau waktu pengiriman sehingga tidak perlu pemisahan. Persediaan Barang Dalam Proses yang telah mengalami beberapa perubahan tetapi belum selesai. Persediaan ini ada karena untuk membuat produk diperlukan waktu yang disebut waktu siklus. Pengurangan waktu siklus menyebabkan persediaan ini berkurang. Persediaan MRO merupakan persediaan yang dikhususkan untuk perlengkapan pemeliharaan, perbaikan, operasi. Persediaan ini ada karena kebutuhan akan adanya pemeliharaan dan perbaikan dari beberapa peralatan yang tidak diketahui. Sehingga persediaan ini merupakan fungsi jadwal pemeliharaan dan perbaikan. Persediaan Barang Jadi, termasuk dalam persediaan karena permintaan konsumen untuk jangka waktu tertentu mungkin tidak diketahui.
Istilah persediaan adalah suatu istilah umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. Sistem persediaan adalah serangkaian kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus diisi, dan berapa besar pesanan yang harus dilakukan. Sistem ini bertujuan menetapkan dan menjamin tersedianya sumber daya yang tepat dan pada waktu yang tepat. FUNGSI-FUNGSI PERSEDIAAN Persediaan mempunyai beberapa fungsi penting yang menambah fleksibilitas dari operasi suatu perusahaan, antara lain : a. b. c.
Untuk memberikan stock agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan terjadi. Untuk menyeimbangkan produksi dengan distribusi. Untuk memperoleh keuntungan dari potongan kuantitas, karena membeli dalam
Strategi Persediaan – Manajemen Operasional
1
d. e. f.
jumlah banyak biasanya ada diskon. Untuk hedging terhadap inflasi dan perubahan harga. Untuk menghindari kekurangan stok yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasokan, mutu, ketidaktepatan pengiriman. Untuk menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan dalam proses.
Pertama yang harus diingat adalah, bahwa persediaan adalah sekumpulan produk fisik pada berbagai proses transformasi dari bahan mentah menjadi barang dalam proses, dan kemudian barang jadi. Fungsi “Decoupling” Fungsi penting Persediaan adalah memungkinkan operasi-operasi perusahaan internal dan eksternal mempunyai "kebebasan" (independence). Persediaan "decouples" ini memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan langganan tanpa tergantung pada supplier. Persediaan bahan mentah diadakan agar perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung pada pengadaannya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman. Persediaan barang dalam proses diadakan agar departemen-departemen dan proses-proses individual perusahaan terjaga "kebebasan"-nya. Persediaan barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan produk yang tidak pasti dari para langganan. Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diperkirakan atau diramalkan disebut fluctuation stock. Fungsi "Economic Lot Sizing" Melalui penyimpanan persediaan, perusahaan dapat memproduksi dan membeli sumber daya-sumber daya dalam kuantitas yang dapat mengurangi biaya-biaya per unit. Persediaan "lot-size" ini perlu mempertimbangkan "penghematanpenghematan" (potongan pembelian, biaya pengangkutan per unit lebih murah dan sebagainya) karena perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar, dibandingkan dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi, risiko, dan sebagainya). Fungsi “Antisipasi” Sering perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasar pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu permintaan musiman. Dalam hal ini perusahaan dapat mengadakan persediaan musiman (seasonal inventories) . Di samping itu, perusahaan juga sering menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan akan barang-barang selama periode pemesanan kembali, sehingga memerlukan kuantitas persediaan ekstra yang sering disebut persediaan pengaman (safety inventories). Pada kenyataannya, persediaan pengaman merupakan pelengkap fungsi "decoupling" yang telah diuraikan di atas. Persediaan antisipasi ini penting agar kelancaran proses produksi tidak terganggu.
Strategi Persediaan – Manajemen Operasional
2
BIAYA-BIAYA PERSEDIAAN Dalam pembuatan setiap keputusan yang akan mempengaruhi besarnya (jumlah) persediaan, biaya-biaya variabel berikut ini harus dipertimbangkan. Biaya penyimpanan. Biaya penyimpanan (holding costs atau carrying costs) terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang dipesan semakin banyak, atau rata-rata persediaan semakin tinggi. Biayabiaya yang termasuk sebagai biaya penyimpanan adalah : 1. Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan (termasuk, penerangan, pemanas atau pendingin). 2. Biaya modal (opportunity cost of capital, yaitu alternatif pendapatan atas dana yang diinvestasikan dalam persediaan). 3. Biaya keusangan. 4. Biaya penghitungan phisik dan konsiliasi laporan. 5. Biaya asuransi persediaan. 6. Biaya pajak persediaan. 7. Biaya pencurian, pengrusakan, atau perampokan. 8. Biaya penanganan persediaan; dan sebagainya. Biaya-biaya ini adalah variabel bila bervariasi dengan tingkat persediaan. Bila biaya fasilitas penyimpanan (gudang) tidak variabel, tetapi tetap; maka tidak dimasukkan dalam biaya penyimpanan per unit. Biaya penyimpanan persediaan biasanya berkisar antara 12 sampai 40 persen dari biaya atau harga barang. Untuk perusahaanperusahaan manufacturing. biasanya biaya penyimpanan rata-rata secara konsisten sekitar 25 persen. Biaya pemesanan (pembelian). Setiap kali suatu bahan dipesan, perusahaan menanggung biaya pemesanan (order costs atau procurement costs). Biaya-biaya pemesanan secara terperinci meliputi. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Pemrosesan pesanan dan biaya ekspedisi. Upah. Biaya telephone. Pengeluaran surat menyurat . Biaya pengepakan dan penimbangan. Biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan. Biaya pengiriman ke gudang. Biaya hutang lancar; dan sebagainya.
Secara normal, biaya per pesanan ( di luar biaya bahan dan potongan kuantitas ) tidak naik bila, kuantitas pesanan bertambah besar. Tetapi, bila semakin banyak komponen yang di pesan setiap kali pesan, jumlah pesanan per periode turun, maka biaya pemesanan total akan turun. Ini berarti, biaya pemesanan total per periode (tahunan) adalah sama dengan jumlah pesanan yang dilakukan setiap periode dikalikan biaya yang harus dikeluarkan setiap kali pesan. Biaya penyiapan (manufacturing). Bila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri "dalam pabrik", perusahaan menghadapi biaya penyiapan (setup costs) untuk memproduksi komponen tertentu. Biaya-biaya ini terdiri dari :
Strategi Persediaan – Manajemen Operasional
3
1. 2. 3. 4.
Biaya Biaya Biaya Biaya
mesin-mesin menganggur persiapan tenaga kerja langsung scheduling ekspedisi, dan sebagainya.
Seperti biaya pemesanan, biaya penyiapan total per periode adalah sama dengan biaya penyiapan dikalikan jumlah penyiapan per periode. Karena konsep biaya ini analog dengan biaya pemesanan, maka untuk selanjutnya akan digunakan istilah "biaya pemesanan" yang dapat berarti keduanya. Biaya kehabisan atau kekurangan bahan. Dari semua biaya-biaya yang berhubungan dengan tingkat persediaan, biaya kekurangan bahan (shortage costs) adalah yang paling sulit diperkirakan. Biaya ini timbul bilamana persediaan tidak mencukupi adanya permintaan bahan. Biaya-biaya yang termasuk biaya kekurangan bahan adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Kehilangan penjualan Kehilangan pelanggan Biaya pemesanan khusus Biaya ekspedisi Selisih harga Terganggunya operasi Tambahan pengeluaran kegiatan menajerial, dan sebagainya
Biaya kekurangan bahan sulit diukur dalam praktek, terutama karena kenyataan bahwa biaya ini sering merupakan opportunity costs, yang sulit diperkirakan secara obyektif.
MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ) Metoda manajemen persediaan yang paling terkenal adalah model-model economic order quantity (EOQ) atau economic lot size (ELS). Metoda-metoda ini dapat digunakan baik untuk barang-barang yang dibeli maupun yang diproduksi sendiri. Model EOQ adalah nama yang biasa digunakan uniuk barang-barang yang dibeli, sedangkan ELS digunakan untuk barang-barang yang diproduksi secara internal. Perbedaan pokoknya adalah bahwa, untuk ELS, biaya pemesanan (ordering cost) meliputi biaya penyiapan pesanan untuk dikirimkan ke pabrik dan biaya penyiapan mesin-mesin (setup costs) yang diperlukan untuk mengerjakan pesanan. Dalam hal ini akan digunakan istilah EOQ yang mencakup pengertian keduanya EOQ dan ELS. Dalam teori, konsep EOQ (kadang-kadang disebut model fixed-order-quantity) adalah sederhana. Model EOQ digunakan untuk menentukan kuantitas pesanan persediaan yang meminimumkan biaya langsung penyimpanan persediaan dan kebalikannya biaya pemesanan persediaan.
Strategi Persediaan – Manajemen Operasional
4
Economic Order Quantity (EOQ) Rumusan EOQ yang biasa digunakan adalah :
EOQ
2SD H
Dimana : D = penggunaan atau permintaan yang diperkirakan per periode S = biaya pemesanan (persiapan pesanan dan setup mesin) per pesanan H = biaya penyimpanan per unit per tahun Model EOQ diatas dapat diterapkan bila anggapan-anggapan berikut ini dipenuhi : 1. Permintaan akan produk adalah konstan, seragam (deterministik) 2. Harga per unit produk adalah konstan 3. Biaya penyimpanan per unit per tahun adalah konstan 4. Biaya pemesanan per pesanan adalah konstan 5. Waktu tunggu barang diterima (lead time) adalah konstan 6. Tidak terjadi kekurangan barang atau “back order”
dan
diketahui
CONTOH (1) : Sebuah perusahaan mempunyai permintaan akan komponen yang akan dirakit sebanyak 250.000 unit per 250 hari kerja per tahun. Permintaan adalah konstan dan seragam. Biaya penyimpanan sebesar Rp 50,- per komponen per tahun. Biaya pemesanan Rp 35.000 per order, dan penyedia (supplier) memerlukan 2 minggu (10 hari kerja) untuk pengiriman. Tentukan : a) titik pemesanan kembali (kuantitas dimana pesanan harus dilakukan) b) economic order quantity (EOQ) c) biaya persediaan tahunan total pada EOQ Pemecahan masalah : a) permintaan per hari (d) =
D Jumlah hari kerja
=
250.000 250
= 1.000 unit lead time (L)
= 10 hari kerja
R = d.L = 1.000 (10) = 10.000 unit
Strategi Persediaan – Manajemen Operasional
5
Jadi, kapan saja persediaan mencapai 10.000 unit, pesanan akan dilakukan sebesar EOQ yang ditentukan :
2 SD = H
b) EOQ =
= H S
c) TC
2(35.000)(250.000) = 18.708 unit 50
Q D 18.708 250.000 = 50 + 35.000 2 Q 2 18.708
= 467.700 + 467.700 = Rp 935.400,-
EOQ dengan “back-order” Anggapan-anggapan dan istilah-istilah model “backorder” identik dengan model EOQ dasar tetapi ada beberapa pengecualian seperti berikut : 1. 2. 3. 4. 5.
Ada waktu (t1) dimana ada surplus persediaan (I) Waktu (t2) dimana ada kekurangan persediaan (Q-1) Setiap siklus memerlukan waktu sama (tc) Biaya “backordering” per unit per tahun adalah konstan (B, Rp/unit/thn) Backorder dan persediaan dipenuhi secara bersamaan
Rumus EOQ untuk model “backorder” adalah :
2 SD H
EOQ =
H B B
Rumusan untuk surplus persediaan :
I =
2 SD H
B H B
Rumusan biaya persediaan tahunan total : TC = H
I2 D (Q I ) 2 S B 2Q Q 2Q
Strategi Persediaan – Manajemen Operasional
6
CONTOH (2) : Seorang tenaga penjualan menginformasikan kepada departemen pengawasan persediaan bahwa pelanggan bersedia menunggu pengiriman barang bila diberikan potongan harga. Tenaga penjualan memperkirakan biaya backorder Rp 150,- per unit per tahun. Parameter model lainnya adalah : D H S
= 250.000 unit / tahun = Rp 50,- / unit / tahun = Rp 35.000,- / order
Dari data-data ini : (a) (b) (c) (d) (e)
tentukan EOQ (Q) tentukan jumlah order (siklus) per tahun tentukan jumlah yang dipesan kembali (Q – I) tentukan biaya tahunan total bandingkan dengan contoh (1) sebelumnya
Pemecahan masalah : (a) EOQ =
=
2 SD H
H B B
2(35.000)(250.000) 50
50 150 150
= 18.708 (1,1547) = 21.602 unit (b)
Jumlah order (siklus) per tahun :
250.000 D = = 11,57 21.602 Q (c)
Jumlah yang dipesan kembali : Q – I = I =
=
2 SD H
B H B
2(35.000(250.000) 50
150 50 150
= 18.708 (0,866) = 16.202 unit Backorder = 21.602 – 16.202 = 5.400 unit
Strategi Persediaan – Manajemen Operasional
7
(d) TC = H
I2 D (Q I ) 2 S B 2Q Q 2Q (16.202) 2 (5.400) 2 35.000(11,57) 150 2(21.602) 2(21.602)
= 50
= 303.796 + 404.950 + 101.241 = Rp 809.987,(e)
Kuantitas pesanan dengan kekurangan persediaan (21.602) adalah lebih besar daripada tanpa kekurangan (18.708) lihat contoh (1) bagian (a), konsekuensinya siklus per tahun lebih kecil (11,57 dibanding 13,36). Biaya total dengan backorder lebih kecil secara berarti (809.987 dibanding dengan 935.400). Jadi, akan cukup ekonomis bagi perusahaan untuk menawarkan potongan kepada para langganan bila mereka bersedia menunggu pengiriman yang lebih lambat.
EOQ dengan Tingkat Produksi Terbatas Anggapan-anggapan dan istilah yang membedakan dengan model dasar diantaranya adalah : 1. Kuantitas pesanan tidak dipenuhi semuanya pada saat yang sama tetapi tersedia dalam kuatitas-kuantitas lebih kecil pada tingkat produksi atau pemenuhan konstan (p). 2. Tingkat permintaan (d) besarnya relatif terhadap tingkat produksi 3. Selama produksi dilakukan (tp), tingkat pemenuhan persediaan adalah sama dengan tingkat produksi dikurangi tingkat permintaan (p – d) 4. Selama Q unit diproduksi, besarnya tingkat persediaan maksimum kurang dari Q karena penggunaan selama pemenuhan. Rumusan EOQ, atau sering disebut dengan economic production quantity (EPQ) adalah : Q =
2 SD H
p pd
Sementara rumusan untuk biaya persediaan total adalah : TC =
H
Q pd D S 2 p Q
Strategi Persediaan – Manajemen Operasional
8
CONTOH (3) : Perusahaan pembuat kalkulator akan memperbaiki pengawasan terhadap persediaan plastik yang digunakan semua model kalkulator. Perusahaan memproduksi 500 kalkulator setiap hari selama 250 hari kerja setahun. Departemen pencetak plastik mempunya tingkat produksi sebanyak 1000 unit per hari. Biaya penyimpanan per unit Rp 500,- per tahun, sedangkan biaya penyiapan mesin Rp 80.000,-. Tentukan : (a) (b) (c) (d) (e)
EOQ Biaya persediaan total pertahun Lamanya produksi berjalan (tp) Tingkat persediaan maksimum Bandingkan hasil-hasil bagian (a) dan (b) dengan hasil-hasil yang menggunakan model EOQ dasar.
Penyelesaian masalah : (a) D = d (jumlah hari kerja) = 500 (250) = 125.000 unit
Q
2 SD H
=
p pd
2(80.000)(125.000) 500
1000 1000 500
= 6.324,56 (1,414) = 8.944,28 unit.
(b)
TC
= H
Q pd D S 2 p Q
= 500
8.944,28 1000 500 125.000 80.0009 2 1000 8.944,28
= 1.118.035 + 1.118.033 = Rp 2.236.069,-. (c)
Q
= p tp
tp
=
Q 8.944,28 = 8,944 hari p 1.000
Strategi Persediaan – Manajemen Operasional
9
(d)
I
= Q – d tp = p tp – d tp
= (p – d) tp
= (1.000 – 500) 8,944 = 4.472 unit.
(e)
EOQ dasar =
2(80.000)(125.000) = 6.324,56 unit. 500
Potongan Kuantiatas dengan biaya penyimpanan merupakan prosentase dari harga 1. Hitung EOQ pada harga terendah. Bila EOQ feasibel (yaitu, mungkin pada harga itu), ini berarti merupakan kuantitas pesanan yang optimal. Perhitungan lebih lanjut tidak diperlukan. 2. Bila EOQ tidak feasibel (yaitu, tidak mungkin pada harga itu) hitung biaya total pada kuantitas terendah yang feasibel pada harga itu. 3. Kemudian hitung EOQ untuk harga terendah berikutnya (kedua). Bila EOQ feasibel hitung biaya totalnya. Kuantitas optimal adalah salah satu dari kuantitas yang telah dihitung yang mempunyai biaya total terendah. Bila langkah kedua dan EOQ kedua ini tidak feasibel, ulangi langkah 2 dan 3 sampai EOQ yang feasibel diketemukan atau perhitungan selanjutnya tidak dimungkinkan.
CONTOH (4) : Perusahaan membeli Komponen “X” untuk produk A dari supplier yang memberikan potongan kuantitas. Permintaan produk A setiap tahun sebesar 100.000 unit. Setiap produk A memerlukan satu komponen “X”. Biaya penyimpanan per unit 20%/rupiah/tahun dari harga per unit dan biaya pemesanan sebesar Rp 35,- per order. Kuatitas pesanan, harga dan biaya penyimpanan per unit ditunjukkan pada tabel berikut :
Kuatitas (unit)
Harga C (Rp/unit)
> 2.000 2.000 – 3.999 4.000 – 7.999 < 7.999
2,20 2,00 1,80 1,70
Biaya penyimpanan H = hC = 0,20 C (Rp/unit/tahun) 0,44 0,40 0,36 0,34
Dari informasi diatas tentukan kuantitas pesanan yang optimal dan biaya total minimal.
Strategi Persediaan – Manajemen Operasional
10
Penyelesaian masalah : Langkah 1 : Hitung EOQ pada harga terendah.
EOQ
=
2(100.000)(35) = 4.472,13 unit 0,34
EOQ ini tidak feasibel karena harga Rp 1,70 hanya berlaku untuk kuantitas lebih dari 7.999 unit. Langkah 2 : Hitung biaya total pada kuantitas terendah feasibel TC
= DC H
Q D S 2 Q 8.000 100.000 35 2 8.000
= 100.000(1,70) 0,34
= 170.000 + 1.360 + 437,50 = Rp 171.797,50. Langkah 3 : Hitung EOQ pada harga terendah berikutnya.
EOQ
=
2(100.000)(35) = 4.409,59 unit 0,36
EOQ ini feasibel dengan total biaya :
TC
100.000 4.409,59 35 2 4.409,59
= 100.000(1,80) 0,36
= 180.000 + 793,72 + 793,72 = Rp 181.587,44. Karena telah diketemukan EOQ yang feasebel pada harga Rp 1,80,- maka tidak diperlukan perhitungan EOQ lebih lanjut.
Strategi Persediaan – Manajemen Operasional
11
Potongan kuatitas dengan biaya penyimpanan tertentu. Prosedur yang digunakan adalah : 1. Hitung biaya total untuk setiap harga dan biaya penyimpanan pada EOQ yang feasibel. 2. Bila EOQ tidak feasibel hitung biaya total pada kuantitas terendah yang feasibel. 3. Kuatitas pesanan yang optimal adalah EOQ yang menghasilkan total biaya minimum. CONTOH (5) : Perusahaan karpet PMH memesan karet nylon untuk produksinya. Permintaan tahunan untuk karet tersebut sebesar 500.000 lembar (lbr). Biaya pemesanan Rp 35,per pesanan. Biaya penyimpanan bervariasi tergantung pada harga dan volume fisik yang ditunjukkan pada tabel berikut : Kuantitas (lbr)
Harga, C (Rp/lbr)
Biaya penyimpanan (Rp/lbr/tahun)
0,60 0,50 0,48 0,46
0,16 0,15 0,14 0,14
> 40.000 40.000 – 79.999 80.000 – 119.999 < 119.999
Dari data diatas tentukan kuantitas pesanan yang optimal.
EOQ
=
2(500.000)(35) 0,14
Kuantitas (lbr) 14.790 40.000 80.000 120.000
= 15.811 unit, pada harga terendah
Harga, C (Rp/lbr) 0,60 0,50 0,48 0,46
EOQ pada C (lbr) 14.790 (feasibel) 15.275 (tdk feasibel) 15.811 (tdk feasibel) 15.811 (tdk feasibel)
Strategi Persediaan – Manajemen Operasional
Biaya Total Rp 302.366,43 Rp 253.437,50 Rp 245.818,75 Rp 238.545,83
12