79 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1
Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan Perusahaan ini pertama kali didirikan
pada tahun 2005,
dengan nama UD. Berkat Diesel Mandiri oleh Bapak Remon. Namun sejalan dengan perkembangan usaha, UD. Berkat Disel Mandiri berubah menjadi PT. Berkat Diesel Mandiri. PT. Berkat Diesel Mandiri didirikan di Jakarta, Indonesia pada tanggal 25 Mei 2010 oleh Bapak Remon, dengan Nomor SIUP : 0862/1.824.221/0610 yang disahkan oleh Dinas Koperasi, Usaha Mikro, Kecil dan Menengah, dan Perdagangan Provinsi DKI Jakarta. Kantor sekaligus gudang PT. Berkat Diesel Mandiri berlokasi di Jl. Taman Sari Raya No. 1C (Taman Sari XI), Jakarta Barat. Dalam hal untuk memenuhi kewajibannya membayar pajak kepada negara, PT. Berkat Diesel Mandiri dikukuhkan sebagai pengusaha kena pajak dengan Surat Pengukuhan
Pengusaha
00772/WJP.05/KP.0303/2010
Kena
Pajak
nomor
PEM-
dan
NPWP
dengan
nomor
02.861.082.2-032.000. PT. Berkat Diesel Mandiri adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan general spare parts dan technical supplier . Produk-produk yang dijual oleh PT. Berkat Diesel Mandiri adalah marine engine, generating set, water pump, diesel engine, gasoline engine, gear box, dan lain-lainnya. PT. Berkat Diesel Mandiri menjual
80 produk-produknya kepada customer dengan sifat penjualan tunai dan kredit. Hingga tahun 2012, PT. Berkat Diesel Mandiri masih terus bersaing dengan perusahaan lain dan sudah memiliki banyak pelanggan. Pelanggan PT. Berkat Diesel Mandiri tersebar mulai dari beberapa daerah Jabodetabek hingga luar pulau Jawa. 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Adapun Visi dan Misi yang ingin dicapai oleh PT. Berkat Diesel Mandiri adalah sebagai berikut : 3.1.2.1 Visi
: Menjadi market leader dibidang pengadaan general sparepart dan
technical Supply yang menawarkan
beragam pilihan produk dan layanan yang dapat memenuhi kebutuhan masyarakat 3.1.2.2 Misi
: Mengembangkan kemampuan sumber daya manusia PT. Berkat Diesel Mandiri secara berkesinambungan
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi perusahaan merupakan hal yang sangat penting dimana struktur organisasi yang baik akan membuat pembagian tugas yang jelas dan aktivitas kerja yang baik. Struktur organisasi merupakan kerangka yang menunjukkan hubungan antara satu bagian dengan bagian yang lainnya, tugas, wewenang, tanggung jawab, dan jabatan masing-masing bagian.
81 PT. Berkat Diesel Mandiri terbagi ke dalam beberapa bagian berdasarkan tugas dan tanggungjawab yang dimiliki oleh tiap-tiap bagian. Berikut gambar mengenai struktur organisasi PT. Berkat Diesel Mandiri yang ditampilkan dalam gambar 3.1
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Sumber PT.Berkat Diesel Mandiri
82 3.1.4 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian di dalam PT. Berkat Diesel Mandiri : 1. Direktur Tugas dan tanggung jawab dari Direktur, antara lain : a. Menentukan strategi perusahaan untuk mencapai visi dan misi serta tujuan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. b. Mengawasi dan mengontrol seluruh kegiatan operasional perusahaan. c. Memeriksa laporan keuangan pada perusahaan setiap bulan. d. Membuat dan mengambil keputusan bagi perusahaan. 2. General Manger Tugas dan tanggung jawab dari General Manager, antara lain : a. Bertanggung jawab kepada Direktur. b. Membantu Direktur dalam menjalankan perusahaan. c. Mengkoordinir dan mengawasi aktivitas seluruh karyawan dibawahnya. d. Membantu Direktur dalam pembagian tugas setiap divisi. 3. Bagian Gudang Tugas dan tanggung jawab dari Bagian Gudang, antara lain : a. Bertanggung jawab atas keamanan seluruh persediaan barang, maupun aktiva-aktiva lainnya milik perusahaan yang berada di gudang penyimpanan.
83 b. Menerima, menyimpan, dan mengeluarkan persediaan barang. c. Menyimpan dengan baik dan mengeluarkan persediaan barang untuk dikirimkan ke konsumen. d. Melakukan perhitungan atas persediaan barang yang ada digudang. 4. Bagian Akuntansi Tugas dan tanggung jawab dari Bagian Akuntansi, antara lain : a. Bertanggung jawab menyusun laporan keuangan perusahaan. b. Merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan atas semua aktifitas akuntansi. c. Mengkoordinasi pencatatan dan otorisasi transaksi perusahaan d. Mengawasi
pelaksanaan
pencatatan
transaksi-transaksi
keuangan agar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku. 5. Bagian Keuangan Tugas dan tanggung jawab dari Bagian Keuangan, antara lain : a. Bertanggung jawab atas pembelanjaan perusahaan. b. Merencanakan dan melaksanakan pembelanjaan perusahaan. c. Membuat faktur pajak, invoice dan kuitansi d. Mengatur posisi keuangan perusahaan. e. Melaporkan keadaan keuangan kepada General Manager 6. Seksi Piutang dan Penagihan Tugas dan tanggung jawab dari Seksi Piutang dan Penagihan, antara lain :
84 a. Mengecek piutang pelanggan yang akan jatuh tempo. b. Menghubungi pelanggan untuk konfirmasi piutang yang akan jatuh tempo. c. Melakukan penagihan kepada pelanggan dan menerima pembayaran dari pelanggan. d. Mengambil uang tunai atau cek /giro dari pelanggan sebagai pelunasan piutang untuk seterusnya diserahkan kepada Bagian Keuangan. 7. Bagian Penjualan Tugas dan tanggung jawab dari Bagian Penjualan, antara lain : a. Mengawasi pelaksanaan penjualan. b. Menerima pesanan penjualan dari pelanggan. c. Membuat Surat Penawaran Harga. d. Mengkoordinasikan kegiatan para salesman. e. Mengusahakan terselenggaranya hubungan baik dengan para pelanggan. 8. Bagian Administrasi Penjualan Tugas dan tanggung jawab dari Bagian Administrasi Penjualan, antara lain : a. Melaksanakan
kegiatan
administrasi
penjualan
seperti
menyiapkan dokumen-dokumen untuk memperlancar transaksi penjualan seperti Surat Pengiriman barang. b. Menerima informasi retur pelanggan dan membuat tindak lanjut dari masing-masing retur.
85 9. Bagian Pengiriman Tugas dan tanggung jawab dari Bagian Pengiriman antara lain : a. Bertanggung jawab kepada Bagian Penjualan. b. Bertanggung jawab atas keamanan barang jadi yang dikirim. c. Mengirim barang sesuai pesanan pelanggan. d. Menerima barang dari Bagian Gudang. 3.2
Tata Laksana atau Prosedur yang sedang berjalan 3.2.1 Prosedur sistem yang sedang berjalan Pada PT. Berkat Diesel Mandiri, terdapat lima prosedur yang berkaitan dengan penjualan kredit dan penerimaan kas , prosedur-prosedur tersebut antara lain : 1. Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan Prosedur penerimaan pesanan dimulai ketika pelanggan menghubungi PT. Berkat Diesel Mandiri melalui telepon maupun bertatap muka langsung. Pada saat itu, pelanggan akan dilayani Bagian Penjualan. Bagian Penjualan akan mengecek status pelanggan. Apabila pelanggan merupakan pelanggan baru, maka Bagian Penjualan akan mencatat data pelanggan tersebut ke dalam buku pelanggan, dengan catatan pembeliaan harus dilakukan secara tunai. Bagian Penjualan juga akan meminta Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) sehingga perhitungan Pajak Pertambahan Nilai (PPn) dalam barang yang dibeli pelanggan dapat dilakukan. Untuk pelanggan baru, tiga transaksi pertamanya tidak dapat diberikan kredit dan akan disurvey terlebih dahulu oleh Salesman untuk
86 menentukan apakah pelanggan tersebut layak untuk diberikan kredit atau tidak . Sedangkan jika pelanggan merupakan pelanggan lama yang telah diberikan hak pembelian secara kredit dan tidak memiliki piutang transaksi sebelumnya, maka pelanggan tersebut dapat langsung melakukan pemesanan. Kemudian, Bagian Penjualan akan membuat Surat Penawaran Harga (SPH) sebanyak 2 rangkap : a. Rangkap ke-1 akan dikirimkan kepada pelanggan melalui fax atau email. b. Rangkap ke-2 akan diarsip. Jika pelanggan setuju atas penawaran harga yang diberikan, maka pelanggan akan membuat Purchase Order (PO) dan mengirimkannya pada PT. Berkat Diesel Mandiri melalui fax. Bagian Penjualan PT. Berkat Diesel Mandiri akan mem-fax balik Purchase Order tersebut yang dilengkapi tanda tangan dan stempel perusahaan ke pelanggan sebagai bukti PT. Berkat Diesel Mandiri sudah menerima Purchase Order tersebut. Bagian Penjualan akan melakukan penjualan pesanan barang dengan stok yang tersedia. Namun jika barang yang dipesan tersedia, maka Bagian Penjualan memfotokopi Purchase Order tersebut sebanyak 1 lembar untuk diberikan kepada Bagian Administrasi Penjualan. Bagian Administrasi Penjualan akan membuat Surat Pengiriman Barang (SPB) sebanyak 4 rangkap berdasarkan fotokopi Purchase Order yang diberikan oleh Bagian Penjualan.
87 2. Prosedur Pengiriman Barang kepada Pelanggan Bagian Administrasi Penjualan akan menginformasikan pesanan dari pelanggan dengan memberikan Surat Pengiriman Barang sebanyak 4 rangkap ke Bagian Gudang. Kemudian Bagian Gudang akan menyiapkan barang sesuai dengan Surat Pengiriman Barang yang ada dan mengelompokkan pengiriman barang tersebut sesuai dengan daerah pengirimannya. Untuk pelanggan yang berada didalam kota (Jakarta), maka Bagian gudang akan memberikan langsung barang beserta Surat Pengiriman Barang sebanyak 4 rangkap kepada Bagian Pengiriman. Setelah pelanggan menerima barang, maka pelanggan akan menandatangani Surat Pengiriman Barang sebanyak 4 rangkap tersebut, untuk kemudian diserahkan kembali kepada Bagian Pengiriman yang mengirimkan barang.
Sedangkan jika pelanggan berada diluar kota Jakarta, maka PT. Berkat Diesel Mandiri akan menggunakan jasa ekspedisi. Biaya ekspedisi akan ditanggung oleh pelanggan. Staf ekspedisi akan menjemput barang yang dikirimkan ke gudang PT. Berkat Diesel Mandiri, dan Bagian Gudang akan memberikan barang beserta Surat Pengiriman Barang sebanyak 4 rangkap. Surat Pengiriman Barang sebanyak 4 rangkap tersebut akan ditandatangani oleh staf ekspedisi dan dikembalikan kepada Bagian Gudang. Staf ekspedisi akan memberikan slip pengiriman sebagai bukti penerimaan dan pengiriman barang.
88 Surat Pengiriman Barang rangkap ke-1 yang telah ditandatangani akan diserahkan langsung oleh Bagian Pengiriman ataupun staf ekspedisi kepada pelanggan. Kemudian Surat Pengiriman Barang rangkap ke-2, rangkap ke-3, rangkap ke-4 akan diberikan kepada Bagian Gudang untuk didistribusikan kepada bagian yang terkait. Surat Pengiriman Barang sebanyak 4 rangkap yang telah ditandatangani tersebut akan didistribusikan kepada : a. Rangkap ke-1 akan diberikan kepada pelanggan secara langsung oleh Bagian Pengiriman ataupun staf ekspedisi. b. Rangkap ke-2 akan diberikan kepada Bagian Administrasi Penjualan. c. Rangkap ke-3 akan diberikan kepada Bagian Keuangan. d. Rangkap ke-4 akan diarsipkan oleh Bagian Gudang. Kemudian berdasarkan Surat Pengiriman Barang rangkap ke-3 Bagian Keuangan akan membuat Invoice sebanyak 5 rangkap, Faktur Pajak sebanyak 5 rangkap, Kuitansi sebanyak 2 rangkap. Invoice sebanyak 5 rangkap akan didistribusikan kepada : a. Rangkap ke-1 akan diberikan kepada pelanggan. b. Rangkap ke-2 akan diberikan kepada Seksi Piutang dan Penagihan. c. Rangkap ke-3 akan diberikan kepada Bagian Akuntansi. d. Rangkap ke-4 akan diberikan kepada Bagian Penjualan e. Rangkap ke-5 akan diarsip.
89 Faktur Pajak sebanyak 5 rangkap akan didistribusikan kepada : a. Rangkap ke-1 diberikan kepada pelanggan. b. Rangkap ke-2 diberikan kepada Seksi Piutang dan Penagihan. c. Rangkap ke-3 diberikan kepada Bagian Akuntansi. d. Rangkap ke-4 dberikan kepada Bagian Penjualan e. Rangkap ke-5 akan diarsip. Kuintansi sebanyak 2 rangkap akan didistribusikan kepada : a. Rangkap ke-1 diberikan kepada pelanggan. b. Rangkap ke-2 akan diarsip. Setelah itu, Bagian Keuangan akan mengirimkan secara bersamaan Invoice, Faktur Pajak, Kuitansi kepada pelanggan melalui fax (khusus pelanggan luar kota jakarta) ataupun mengantarkan langsung kepada pelanggan (khusus pelanggan Jakarta). Bagi pelanggan yang ingin melunasi piutangnya dengan cek ataupun giro, setelah Invoice, Faktur Pajak, dan Kuitansi diterima oleh pelanggan, maka pelanggan akan membuat Tanda Terima dan diberikan kepada Bagian Keuangan PT. Berkat Diesel Mandiri. Tanda terima tersebut sebagai bukti untuk pengambilan giro ataupun cek dari pelanggan pada saat jatuh tempo. 3. Prosedur Penerimaan Retur Penjualan dari pelanggan Retur penjualan pada PT. Berkat Diesel Mandiri hanya dapat dilakukan selama kerusakan yang terjadi disebabkan bukan karena kelalaian pelanggan dan retur dapat dilakukan paling lama sepuluh hari setelah barang diterima oleh pelanggan. Retur penjualan sendiri sangat jarang
90 terjadi pada perusahaan ini, dikarenakan sebelum barang dikeluarkan dari gudang, selalu dicek terlebih dahulu kondisi barang yang dipesan. Untuk pelanggan dari dalam kota Jakarta maupun luar kota Jakarta yang akan melakukan retur penjualan akan menginformasikan barang yang akan diretur kepada Bagian Administrasi Penjualan. Pelanggan akan mengirimkan Claim Report yang berisi nomor Purchase Order, nama barang dan
jumlah barang yang akan diretur serta keterangan yang
menjelaskan apakah barang diretur karena rusak atau barang diretur untuk melakukan pemotongan piutang. Claim Report beserta barang yang akan diretur akan dikirimkan kepada Bagian Administrasi Penjualan PT. Berkat Diesel Mandiri. Bagian Administrasi Penjualan akan membawa Claim Report yang telah diinformasikan beserta barang yang akan diretur kepada Bagian Gudang. Untuk pelanggan yang ingin melakukan retur barang rusak, Bagian Gudang akan mengganti barang yang diretur dengan barang yang baru. Bagian Pengiriman Barang akan mengirimkan barang ke pelanggan beserta Claim Report dari pelanggan. Bagi pelanggan diluar kota Jakarta yang melakukan retur, biaya ekspedisinya akan ditanggung oleh PT. Berkat Diesel Mandiri. Setelah barang sudah diterima oleh pelanggan, maka pelanggan harus menandatangani Claim Report tersebut dan mengembalikan Claim Report tersebut melalui via fax ataupun secara langsung kepada bagian Administrasi Penjualan PT. Berkat Diesel Mandiri. Claim Report tersebut akan diarsipkan oleh Bagian Administrasi Penjualan.
91 Sedangkan bagi pelanggan yang melakukan retur untuk pemotongan piutang, apabila barang sudah diterima oleh bagian Gudang maka Claim Report tersebut akan ditanda tangani oleh Bagian Gudang dan difotokopi sebanyak 3 lembar untuk diberikan kepada Bagian Administrasi Penjualan untuk diarsip, kepada Bagian Keuangan untuk melakukan pemotongan piutang bagi pelanggan yang melakukan retur serta kepada Bagian Akuntansi untuk melakukan pencatatan retur penjualan. 4. Prosedur Penerimaan Pembayaran Pelanggan akan melunasi piutangnya setelah Invoice pelanggan tersebut jatuh tempo. Kebijakan dalam menetapkan seluruh piutang akan jatuh tempo dalam waktu satu bulan. Bagian Keuangan akan menginformasikan kepada Seksi Piutang dan Penagihan pelanggan untuk melakukan penagihan kepada pelanggan berdasarkan Invoice rangkap ke-2. Seksi Piutang dan Penagihan akan menghubungi pelanggan untuk konfirmasi piutang yang akan jatuh tempo. Penagihan akan dilakukan oleh Seksi Piutang dan Penagihan melalui telefon ataupun secara langsung bertemu dengan pelanggan (khusus pelanggan Jakarta). Pembayaran dapat dilakukan dengan via transfer, cek atau melalui giro maupun dengan uang tunai. Untuk wilayah Jakarta, biasanya melakukan pembayaran dengan via transfer , cek, giro ataupun dengan uang tunai. Sedangkan untuk wilayah diluar Jakarta, biasanya pelanggan melakukan pembayaran dengan via transfer. Untuk pelanggan yang melakukan pembayaran dengan via transfer, pelanggan harus mem-fax bukti transfernya ke Seksi Piutang dan
92 Penagihan. Bagian Seksi Piutang dan Penagihan akan mencocokan nominal uang dalam bukti transfer dengan Invoice dan Faktur Pajak yang ada. Apabila telah sesuai, maka Seksi Piutang dan Penagihan akan memberikan bukti transfer tersebut kepada Bagian Keuangan. Bagian Keuangan akan mengecek mutasi rekening perusahaan dan mencocokan nominal uang dalam bukti transfer dengan Invoice dan Faktur Pajak yang ada. Untuk pelanggan yang melakukan pembayaran melalui cek atau giro, Bagian Keuangan akan menyuruh Seksi Piutang dan Penagihan untuk mengambil giro ataupun cek pada pelanggan dengan membawa tanda terima dari pelanggan (tanpa tanda terima seksi piutang tidak dapat mengambil giro atau cek dari pelanggan). Pelanggan akan mengambil kembali tanda terima tersebut untuk ditukar dengan giro ataupun cek. Pelanggan akan memberikan giro ataupun cek kepada Seksi Piutang dan Penagihan PT. Berkat Diesel Mandiri. Cek ataupun giro tersebut akan diserahkan kepada Bagian Keuangan untuk dicek kesesuaiannya dengan Invoice dan Faktur Pajak yang ada. Untuk pelanggan yang melakukan pembayaran menggunakan uang tunai, pelanggan harus membawa Invoice rangkap ke-1 dan Faktur Pajak rangkap ke-1. Apabila uang tunai sudah diterima dan dicek jumlah uangnya oleh Seksi Piutang dan Penagihan maka Invoice rangkap ke-1 dan Faktur Pajak rangkap ke-1 yang dibawa oleh pelanggan akan langsung distempel lunas. Apabila terdapat perbedaan dalam jumlah uang tunai atau jumlah nominal uang yang tertera pada bukti transfer/giro/cek dengan Invoice dan Faktur
93 Pajak
yang
ada,
maka
Bagian
Keuangan
akan
meminta
pertanggungjawaban dari Seksi Piutang dan Penagihan yang melakukan penagihan piutang tersebut. Setelah terdapat kesesuaian antara jumlah uang tunai atau jumlah nominal uang yang tertera pada bukti transfer/giro/cek dengan Invoice dan Faktur Pajak yang ada, maka Invoice dan Faktur Pajak yang ada pada Bagian Keuangan dan Seksi Piutang & Penagihan akan distampel lunas. Kemudian, Bagian Keuangan akan menginformasikan pelunasan yang terjadi kepada Bagian Akuntansi. Bagian Akuntansi akan mencatat penerimaan kas dalam jurnal dan Invoice rangkap ke-3 dan Faktur Pajak rangkap ke-3 yang diarsipkan oleh Bagian Akuntansi akan distampel lunas. 5. Prosedur Menyiapkan Laporan yang dibutuhkan Manajemen Setiap akhir periode, Bagian Akuntansi akan membuat Laporan Penjualan selama satu bulan terakhir untuk diserahkan pada General Manager.
94 1.2.2 Rich Picture Sistem yang Berjalan
25.Claim Report yg sdh Dittd
22. 21.
Claim Report
+
Barang yg diretur
Claim Report
+
Barang yg diretur
27. Claim Report yg sdh Dittd < fotocopy lembar ke-2>
(A4)PO 1. Menghubungi PT.BDM Untuk meminta SPH
14.SPB rgkp 2 Yg sdh ditdd
2a. Jika pelanggan baru, Mencatat data pelanggan
2b. Jika pelanggan baru ,meminta No.NPWP
+
12.SPB rgkp 2,3,4 Slip Pengiriman Yg dittd Bagian Gudang
3. SPH rgkp 1
23.
Bagian Penjualan
Pelanggan
Buku pelanggan
8.
(A5)PO yg Sudah dittd & distempel 6.PO
30.Menginformasikan piutang yang akan jatuh tempo
Claim Report
SPB 4 rgkp
+ 7.SPB 4 rgkp
31.Bukti Transfer
Barang
+ 26. Claim Report yg sdh Dittd < fotocopy lembar ke-1>
Barang
MICROSOFT COR PORATION
32.Tanda terima MICROSOFT COR PORATION
Bagian Administrasi Penjualan
33. Cek , Giro
34.
+
Invoice rgkp 1
Faktur pajak + Rgkp 1
9.
+ SPB 4 rgkp
M ICR OSOFT CORPORATION
Uang
Bagian Pengiriman Barang (Staff Ekspedisi)
35.
Invoice rgkp + Faktur pajak Rgkp 1 yg sdh 1 yg sdh Distempel lunas Distempel lunas
Seksi Piutang & Penagihan
10.SPB 4 Rgkp yg sdh dittd 11.SPB rgkp 1 Yg sdh ditdd
29.Menginformasikan untuk melakukan penagihan
36.
+
Bukti Transfer
$
13.SPB rgkp 1+ Yg sdh ditdd Barang
24. MICROSOFT COR PORATION
Cek , Giro
+
Claim + Report Barang
MICROSOFT CORPORATION
Uang
$
Pelanggan
16.
15.SPB rgkp 3 Yg sdh ditdd
+ Faktur pajak +
Kuitansi rgkp 1
Invoice rgkp 1 Rgkp 1 MICROSOFT C ORPORATION
18.
Bagian keuangan
+
Invoice rgkp 2
Faktur pajak Rgkp 2 19.
17.Tanda Terima
+
Invoice rgkp 3
Faktur pajak Rgkp 3
37..Laporan Penjualan
+
Invoice rgkp 4
Bagian Penjualan General Manager
$ 20.
Bagian Akuntansi
Faktur pajak Rgkp 4
28. Claim Report yg sdh Dittd < fotocopy lembar ke-2>
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem yang berjalan
$
Bagian keuangan
95 Keterangan Gambar : 1. Pelanggan akan menghubungi PT.BDM untuk meminta SPH ke bagian penjualan (pelanggan dalam & luar koa) 2a. Jika pelanggan baru, maka Bagian Penjualan akan mengecek status pelanggan dan mencatat data pelanggan ke dalam buku pelanggan 2b. Bagian penjualan juga akan meminta No.NPWP agar perhitungan Pajak Pertambahan Nilai (PPn) dalam barang yang dibeli pelanggan dapat dilakukan. 3. Bagian Penjualan akan membuat SPH sebanyak 2 rangkap. SPH rangkap ke-1 akan dikirimkan kepada pelanggan (melalui fax).sedangkan SPH rangkap ke-2 akan diarsip. 4. Jika
pelanggan
setuju
dengan
harga
yang
ditawarkan
dalam
SPH,pelanggan akan mengiirmkan PO (melalui fax) kepada bagian penjualan. 5.
Jika PO tersebut diterima maka bagian penjualan akan menandatangani dan membubuhi stempel PO tersebut dan dikirimkan kembali ke pelanggan.
6. Setelah itu Bagian Penjualan akan memfotocopy PO tersebut dan Menyerahkan copy PO ke Bagian Administrasi penjualan sebagai dasar untuk membuat SPB. 7. Bagian Administrasi Penjualan akan membuat SPB sebanyak 4 rangkap,yang akan diserahkan ke Bagian Gudang. 8.
Untuk pengiriman didalam kota Bagian Gudang akan menyerahkan SPB 4 rangkap tersebut dan barang ke bagian pengiriman untuk diserahkan ke pelanggan.
96 9.
Setelah sampai ditujuan bagian pengiriman akan menyerahkan barang dan SPB 4 rangkap ke pelanggan,kemudian pelanggan akan menandatangani nya.
10. Setelah menandatangani SPB 4 rangkap tersebut pelanggan akan menyerahkannya ke bagian pengiriman. 11. Setelah menerima kembali SPB 4 rangkap yang telah ditandatangani maka Bagian
pengiriman
akan
menyerahkan
SPB
rangkap
1
ke
pelanggan.Sedangkan untuk SPB rangkap 2,3,4 akan diserahkan ke Bagian Gudang untuk didistribusikan ke Bagian yang terkait. 12. Untuk pengiriman ke luar kota hampir sama dengan pengiriman di dalam kota, pertama kali Bagian Gudang akan menyerahkan SPB 4 rangkap dan barang
kepada
Staff
Ekspedisi,setelah
itu
Staff
Ekspedisi
akan
menandatangani SPB 4 rangkap tersebut dan menyerahkan kembali ke bagian gudang SPB rangkap 2,3,4 dan kemudian Staff Ekspedisi akan memberikan slip pengiriman sebagai bukti bahwa barang telah diterima. 13. Setelah itu Staff Ekspedisi akan menyerahkan barang dan SPB rangkap 1 kepada pelanggan. 14. SPB rangkap ke-2 yang telah ditandatangani akan diserahkan oleh bagian gudang ke bagian administrasi penjualan. 15. SPB rangkap ke-3 yang telah ditandatangani akan diserahkan oleh Bagian Gudang ke Bagian Keuangan.sedangkan untuk SPB rangkap 4 akan diarsip. 16. Berdasarkan SPB rangkap ke-3 Bagian Keuangan akan membuat Invoice sebanyak 5 rangkap, faktur pajak sebanyak 5 rangkap dan kuitansi sebanyak 2 rangkap. Invoice, Faktur pajak dan Kuitansi rangkap 1 akan diserahkan ke pelanggan. Untuk pelanggan didalam kota akan diantar
97 langsung sedangkan untuk pelanggan luar kota akan dikirimkan melalui fax. 17. Pelanggan akan menyerahkan Tanda Terima sebagai bukti pengambilan Giro atau Cek pada saat piutang jatuh tempo. 18. Invoice dan Faktur Pajak
rangkap ke-2 akan diserahkan oleh Bagian
Keuangan ke Seksi Piutang dan Penagihan. 19. Invoice dan Faktur Pajak
rangkap ke-3 akan diserahkan oleh Bagian
Keuangan ke Bagian Akuntansi. 20. Invoice dan Faktur Pajak rangkap ke-4 akan diserahkan oleh Bagian Keuangan ke Bagian Penjualan. Sedangkan untuk Invoice dan Faktur Pajak rangkap ke-5 serta kuitansi rangkap ke-2 akan diarsip. 21. Untuk prosedur retur barang sesuai pesanan pelanggan dalam / luar kota akan mengantarkan barang dengan membawa claim report ke bagian administrasi penjualan. 22. Kemudian claim report dan barang yang diretur tersebut akan diserahkan ke Bagian Gudang . 23. Untuk pengiriman kembali barang yang telah diganti ke pelanggan dalam & luar kota sama, Bagian Gudang akan menyerahkan barang yang telah diganti dan claim report ke Bagian Pengiriman / Staff Ekspedisi. 24. Setelah itu bagian Pengiriman / Staff Ekspedisi akan menyerahkan barang yang telah diganti dan claim report ke pelanggan. 25. Pelanggan akan menandatangani claim report tersebut dan kemudian menyerahkan claim report tersebut (melalui fax) ke bagian administrasi penjualan sebagai bukti bahwa barang telah diterima.
98 26. Untuk pelanggan dalam & luar kota yang akan melakukan retur untuk pemotongan
piutang
ditandatangani dan
maka claim
report dari
pelanggan
akan
difotokopi sebanyak 3 lembar oleh bagian
gudang,dimana copy claim report ke-1 akan diserahkan ke Bagian Administrasi Penjualan untuk diarsip. 27. Copy claim report lembar ke-2 akan diserahkan ke bagian keuangan untuk pemotongan piutang pelanggan. 28. Copy claim report lembar ke-3 akan diserahkan ke bagian akuntansi untuk melakukan pencatatan retur penjualan. 29. Bagian Keuangan akan menginformasikan untuk melakukan penagihan ke Seksi Piutang dan Penagihan. 30. Setelah itu Seksi Piutang dan Penagihan akan menginformasikan ke pelanggan bahwa piutangnya telah jatuh tempo. 31. Untuk pelanggan yang membayar via transfer, maka pelanggan harus mengirim bukti transfer (melalui fax) kepada seksi piutang dan penagihan. 32. Seksi piutang dan penagihan akan menyerahkan tanda terima ke pelanggan sebagai bukti pengambilan giro atau cek. 33. Setelah itu pelanggan akan menyerahkan cek/giro ke Seksi piutang dan penagihan. 34. Untuk
pelanggan
yang
melakukan
pembayaran
dengan
uang
tunai,pelanggan akan menyerahkan Invoice dan Faktur Pajak rangkap ke-1 dan uang ke Seksi Piutang dan Penagihan. 35. Seksi Piutang dan Penagihan akan menyerahkan kembali Invoice dan Faktur Pajak rangkap ke-1 yang telah distempel lunas ke pelanggan.
99 36. Seksi Piutang dan Penagihan akan menyerahkan Bukti Transfer , Cek atau Giro dan Uang Tunai yang diterima ke pelanggan ke Bagian Keuangan 37. Bagian Akuntansi akan membuat Laporan Penjualan dan kemudian akan diserahkan ke General Manager.
100 3.2.2.1
Rich Picture Prosedur Penerimaan Pesanan
Gambar 3.3 Rich Picture Prosedur Penerimaan Pesanan
101 3.2.2.2
Rich Picture Prosedur Pengiriman Barang
6. SPB rgkp 2,3,4 yg sdh dittd 2.
+
SPB 4 rgkp
Barang
7.Slip Pengiriman
Bagian Gudang
Bagian Pengiriman (Staff Ekspedisi)
$
$
1.SPB 4 rgkp
$
8.
+SPB rgkp1 Barang Yg sdh dittd
9.SPB rgkp 2 yg Sdh dittd 3. Seksi Piutang Dan Penagihan Barang
+
Bagian Administrasi Penjualan 5.SPB rgkp1 Yg sdh dittd
+
13. 10.SPB rgkp 3 yg Sdh dittd
Invoice Rgkp 2
Faktur Pajak Rgkp 2 Pelanggan
15. 11.
Bagian Penjualan
Invoice Rgkp 1
Invoice Rgkp 4
+ Faktur Pajak Rgkp 4
+
+
Faktur Pajak Kwitansi Rgkp 1 Rgkp 1 M ICROS OFT CORP ORA TIO N
$
$
Bagian Keuangan
12. Tanda Terima 14. Invoice Rgkp 3
+ Faktur Pajak Rgkp 3
Bagian Akuntansi
Gambar 3.4 Rich Picture Prosedur Pengiriman Barang
SPB 4 rgkp
4.SPB 4 rgkp yg sdh dittd
102 3.2.2.3
Rich Picture Prosedur Penerimaan Retur
Gambar 3.5 Rich Picture Prosedur Penerimaan Retur
103 3.2.2.4
Rich Picture Prosedur Penerimaan Pembayaran
Gambar 3.6 Rich Picture Prosedur Penerimaan Pembayaran 3.2.2.5
Rich Picture Prosedur Pembuatan Laporan
Gambar 3.7 Rich Picture Prosedur Pembuatan Laporan
104 3.2.3 Event Table Tabel 3.1 Event Table Prosedur Penjualan Kredit dan Penerimaan Kas Event
Internal Agent
Start When
Activities in the Event
Memberikan
Bagian
Pelanggan
Mengecek status pelanggan
penawaran
Penjualan
menghubungi
harga
Berkat Mandiri
PT. (bila pelanggan baru akan Diesel dicatat
dalam
buku
pelanggan), Membuat Surat Penawaran Harga, Mengirim SPH via fax atau email.
Melakukan
Bagian
Purchase Order (PO) Menerima PO, Mengirimkan
Penjualan
Penjualan
telah diterima dari PO yang dilengkapi tanda
Kredit
pelanggan
tangan dan stempel perusahaan kepada pelanggan, Mengecek ketersediaan
barang,
Memfotokopi PO sebanyak 1 lembar Membuat
Bagian
Fotokopi
Surat
Administrasi
Order (PO) sudah Membuat Surat Pengiriman
Pengiriman
Penjualan
diterima dari Bagian Barang (SPB) sebanyak 4
Barang (SPB)
Penjualan
Purchase Menerima
rangkap.
fotokopi
PO,
105 Event
Internal Agent
Menyiapkan
Bagian Gudang Surat
barang
Start When
Activities in the event
Pengiriman Menerima Surat Pengiriman
Barang sebanyak 4 sebanyak
4
telah diterima dari Menyiapkan
barang
Bagian Administrasi SPB Penjualan
rangkap, sesuai
yang
ada,
Mengelompokkan pengiriman barang sesuai dengan daerah pengirimannya, Menyerahkan barang beserta SPB sebanyak 4 rangkap kepada pihak yang mengirim barang.
Mengirimkan Bagian
Surat
barang
(SPB)
Pengiriman
rangkap
Pengiriman Menerima barang dan SPB sebanyak
4 sebanyak 4 rangkap,
telah Mengirimkan barang,
diterima dari Bagian Meminta pelanggan Gudang
menandatangani SPB sebanyak 4 rangkap, Menyerahkan Surat Pengiriman Barang rangkap ke-1 yang telah ditandatangani kepada pelanggan, Memnyerahkan kembali SPB yang telah ditandatangani pelanggan kepada Bagian Gudang sebanyak 3 rangkap.
106 Event
Internal Agent
Start When
Activities in event
Membuat
Bagian
Surat
Invoice,
Keuangan
rangkap ke-3 yang yang
Pengiriman Menerima SPB rangkap ke-3 telah
ditandatangani
Faktur Pajak,
telah ditandatangani pelanggan, Membuat Invoice
dan kwitansi
pelanggan
kepada
diterima dari Bagian Faktur
pelanggan
Gudang
sudah sebanyak 5 rangkap, Membuat Pajak
sebanyak
5
rangkap, Membuat Kuitansi sebanyak 2 rangkap.
Melayani
Bagian
Claim Report beserta Menerima
retur
Administrasi
barang
penjualan
Penjualan
diretur
yang
Claim
Report
ingin beserta barang yang ingin sudah diretur pelanggan, Mengecek
diterima
dari batas waktu retur, Membawa
pelanggan
Claim Report beserta barang yang akan diretur pelanggan ke Bagian Gudang.
Melakukan
Seksi
Piutang Mendapat informasi Menghubungi
penagihan
dan Penagihan
dari
Bagian untuk konfirmasi piutang yang
Keuangan
untuk akan jatuh tempo, Menagih
melakukan penagihan pelanggan kepada
pelanggan
pelanggan
berdasarkan rangkap ke-2
Invoice
107 Event
Internal Agent
Start When
Activities in Event
Menerima
Bagian
Giro, cek, uang tunai Menerima
pembayaran
Keuangan
ataupun
uang
tunai/bukti
bukti transfer/cek ataupun giro dari
transfer diterima dari Seksi Piutang dan Penagihan, Seksi
Piutang
dan Mengecek kesesuaian jumlah
Penagihan
uang
tunai
atau
jumlah
nominal uang yang tertera pada bukti transfer/giro/cek dengan Invoice dan Faktur Pajak
yang
ada,
Menginformasikan pelunasan piutang
kepada
Bagian
Akuntansi. Membuat
Bagian
Laporan
Akuntansi
Setiap akhir periode
Membuat Laporan Penjualan.
108 3.2.4 Overview Activity Diagram
Gambar 3.8 Overview Activity Diagram
109 3.2.5 Workflow Table Tabel 3.2 Workflow Table Prosedur Penjualan Kredit dan Penerimaan Kas Actor
Activity Memberikan Penawaran Harga
Pelanggan
1. Konfirmasi Pesanan
Bagian Penjualan
2. Mengecek status pelanggan. 3. Jika
Pelanggan
baru, mencatat
data
pelanggan kedalam buku pelanggan. 4. Membuat SPH 2 rangkap. 5. Menyerahkan
SPH
rangkap
1
ke
pelanggan (melaui fax). 6. Mengarsip SPH rangkap 2. Melakukan Penjualan Kredit Pelanggan
7. Jika setuju dengan SPH, Membuat PO. 8. Mengirim PO (melalui fax).
Bagian Penjualan
9. Menerima PO. 10. Mengefax balik PO yang dilengkapi tandatangan dan stempel perusahaan ke pelanggan. 11. Mengecek ketersediaan barang 12. Memfotocopy PO sebanyak 1 lembar.
110 Actor
Activity 13. Menyerahkan
copy
PO
ke
bagian
administrasi penjualan. Membuat SPB
Bagian
Administrasi
14. Menerima copy PO.
Penjualan 15. Membuat SPB 4 rangkap. 16. Menginformasikan
pesanan
pelanggan
dan menyerahkan SPB 4 rangkap ke bagian gudang. Menyiapkan Barang Bagian Gudang
17. Menerima SPB 4 rangkap 18. Menyiapkan barang sesuai dengan SPB. 19. Mengelompokkan barang sesuai dengan daerah pengiriman. 20. Menyerahkan barang dan SPB 4 rangkap kepada bagian pengiriman atau staff ekspedisi. Mengirimkan Barang
Bagian Pengiriman
21. Menerima barang dan SPB 4 rangkap. 22. Menyerahkan barang dan SPB 4 rangkap ke pelanggan. 23. Meminta
pelanggan
menandatangani SPB 4 rangkap.
untuk
111 Actor Pelanggan
Activity 24. Menandatangani SPB 4 rangkap. 25. Menyerahkan SPB 4 rangkap yang sudah ditandatangani.
Bagian Pengiriman
26. Menyerahkan
SPB
rangkap
1
ke
pelanggan 27. Menyerahkan SPB rangkap 2, 3, dan 4 ke bagian gudang untuk didistribusikan ke bagian terkait. Bagian Gudang
28. Menyerahkan SPB rangkap 2 ke bagian Administrasi Penjualan. 29. Menyerahkan SPB rangkap 3 ke Bagian Keuangan. 30. Mengarsip SPB rangkap 4. Membuat Invoice,Faktur Pajak dan Kuitansi kepada pelanggan
Bagian Keuangan
31. Menerima SPB rangkap 3 yang sudah ditandatangani. 32. Membuat Invoice sebanyak 5 rangkap. 33. Membuat FP sebanyak 5 rangkap. 34. Membuat Kuitansi sebanyak 2 rangkap. 35. Menyerahkan
Invoice,
FP,
Kuitansi
rangkap 1 ke pelanggan Pelanggan
36. Menerima Invoice, FP, dan Kuitansi rangkap 1.
112 Actor
Activity 37. Menyerahkan tanda terima sebagai bukti pengambilan giro
Bagian Keuangan
38. Menyerahkan Invoice dan FP rangkap 2 ke Bagian Seksi Piutang dan Penagihan. 39. Menyerahkan Invoice dan FP rangkap 3 ke Bagian Akuntansi. 40. Menyerahkan Invoice dan FP rangkap 4 ke Bagian Penjualan 41. Mengarsip Invoice dan FP rangkap 5 serta Kuitansi rangkap 2. Melayani Retur Penjualan
Pelanggan
42. Menginformasikan retur penjualan ke bagian administrasi penjualan. 43. Mengirimkan Claim Report dan barang.
Bagian
Administrasi
44. Menerima Claim Report dan Barang.
Penjualan 45. Menginformasikan kepada bagian gudang untuk menukar barang sesuai pesanan. 46. Menyerahkan Claim Report dan Barang ke Bagian Gudang. Bagian Pengiriman
47. Mengirimkan Claim Report dan Barang ke pelanggan.
113 Actor
Activity
Pelanggan
48. Menerima Claim Report dan barang 49. Menyerahkan Claim Report yang sudah ditandatangani ke Bagian Administrasi Penjualan (melalui fax).
Bagian
Administrasi
Penjualan
50. Menginformasikan ke bagian gudang retur dilakukan untuk pemotongan piutang dan menyerahkan Claim Report.
Bagian Gudang
51. Mengcopy Claim Report 3 lembar 52. Menandatangani Claim Report 3 lembar. 53. Menyerahkan copy Claim Report lembar ke-1 ke Bagian Administrasi Penjualan untuk diarsip. 54. Menyerahkan copy Claim Report lembar ke-2
ke
Bagian
Keuangan
untuk
melakukan pemotongan piutang.
55. Menyerahkan copy Claim Report lembar ke-3
ke
Bagian
Akuntansi
untuk
melakukan pencatatan retur penjualan. Melakukan Penagihan Bagian Keuangan
56. Menginformasikan ke seksi piutang dan penagihan untuk melakukan penagihan.
Bagian Seksi Piutang dan Penagihan
57. Menghubungi pelanggan untuk konfirmasi piutang.
114 Actor Pelanggan
Activity 58. Melakukan
pembayaran
via
transfer
(memfax bukti transfer). Bagian Seksi Piutang dan Penagihan
59. Mencocokan nominal uang dalam bukti transfer dengan invoice rangkap 4.
60. Menyerahkan
Tanda
Terima
ke
pelanggan. Pelanggan
61. Menyerahkan Cek/Giro. 62. Menyerahkan uang tunai, Invoice dan Faktur Pajak rangkap 1.
Bagian Seksi Piutang dan Penagihan Bagian Keuangan Bagian Seksi Piutang dan Penagihan Bagian Keuangan
63. Mengstempel lunas invoice dan Faktur Pajak rangkap 1. Menerima Pembayaran 64. Menyerahkan
Bukti
Transfer,
Cek/Giro,dan uang tunai. 65. Menerima Bukti Transfer, Cek/Giro,dan uang tunai. 66. Mengecek mutasi rekening
67. Mencocokan nominal uang dalam Bukti Transfer, Cek/Giro,uang tunai dengan invoice rangkap 4. 68. Menginformasikan penerimaan kas ke bagian akuntansi.
115 Actor Bagian Akuntansi
Activity 69. Mencatat Penerimaan Kas ke dalam jurnal. 70. Menstempel lunas invoice rangkap 3. Membuat Laporan
Bagian Akuntansi
71. Membuat Laporan Penjualan 72. Menyerahkan manager.
laporan
ke
general
116 3.2.6 Detailed Activity Diagram 3.2.6.1
Event Memberikan Penawaran Harga
Gambar 3.9 Detailed Activity Diagram Event Memberikan Penawaran Harga
117 3.2.6.2
Event Melakukan Penjualan Kredit
Gambar 3.10 Detailed Activity Diagram Event Melakukan Penjualan Kredit
118 3.2.6.3
Event Membuat SPB
Gambar 3.11 Detailed Activity Diagram Event Membuat SPB
119 3.2.6.4
Event Menyiapkan Barang
Gambar 3.12 Detailed Activity Diagram Event Menyiapkan Barang
120 3.2.6.5
Event Mengirimkan Barang
Gambar 3.13 Detailed Activity Diagram Event Mengirimkan Barang
121 3.2.6.6
Event Membuat Invoice, Faktur Pajak dan Kuitansi
Gambar 3.14 Detailed Activity Diagram Event Membuat Invoice, Faktur Pajak dan Kuitansi
122 3.2.6.7
Event Melayani Retur Penjualan
Gambar 3.15 Detailed Activity Diagram Event Melayani Retur Penjualan
123 1.2.6.8
Event Melakukan Penagihan
Gambar 3.16 Detailed Activity Diagram Event Melakukan Penagihan
124 3.2.6.9
Event Menerima Pembayaran
Gambar 3.17 Detailed Activity Diagram Event Menerima Pembayaran
125 3.2.6.10
Event Membuat Laporan
Gambar 3.18 Detailed Activity Diagram Event Membuat Laporan
126 3.3 Dokumen yang digunakan dan Bagian yang terkait dalam sistem yang berjalan 3.3.1
Dokumen yang digunakan dalam sistem yang berjalan a. Surat Penawaran Harga Dokumen ini digunakan sebagai dasar pihak perusahaan untuk melakukan penawaran harga kepada customer saat adanya permintaan pesanan dari pelanggan. Dokumen ini dibuat oleh Bagian Penjualan sebanyak 2 rangkap. b. Surat Pengiriman Barang Dokumen ini digunakan sebagai dasar untuk mengirim barang kepada customer. Dokumen ini dibuat oleh Bagian Administrasi Penjualan. Bagian Adiministrasi Penjualan akan membuatnya sebanyak 4 rangkap. c. Invoice Dokumen ini digunakan sebagai dasar untuk mencatat transaksi yang dilakukan oleh pelanggan sekaligus berfungsi untuk melakukan penagihan kepada pelanggan. Dokumen ini dibuat oleh Bagian Keuangan sebanyak 5 rangkap.
127 d. Faktur Pajak Dokumen ini digunakan sebagai bukti pembayaran pajak atas barang-barang yang dibeli oleh pelanggan. Dokumen ini juga dibuat oleh Bagian Keuangan sebanyak 5 rangkap. e. Kuitansi Dokumen ini digunakan untuk menerangkan bahwa perusahaan telah menerbitkan Invoice dengan nomor, tanggal dan nominal beserta biaya ekspedisi yang sudah tertera pada Invoice. 3.3.2 Bagian yang terkait dalam sistem yang berjalan a. Bagian Penjualan Bagian yang bertanggung jawab membuat SPH dan menerima pesanan pelanggan. b. Bagian Administrasi Penjualan Bagian yang bertanggung jawab dalam membuat SPB sebanyak 4 rangkap. c. Bagian Gudang Bagian yang bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan. d. Bagian Pengiriman Bagian
yang
bertanggung
jawab
untuk
melakukan
pengiriman barang dan memastikan barang sampai ditujuan.
128 e. Bagian Keuangan Bagian yang bertanggung jawab untuk membuat Invoice, Faktur Pajak, dan kuitansi. Invoice sebanyak 5 rangkap, Faktur Pajak sebanyak 5 rangkap dan kuitansi sebanyak 2 rangkap. f. Bagian Akuntansi Bagian yang bertanggung jawab untuk membuat Laporan Penjualan. 3.4 Permasalahan yang di hadapi dan Rekomendasi Tabel 3.3 Permasalahan yang dihadapi dan Rekomendasi Temuan 1
Sistem Penjualan Kredit dan Penerimaan Kas yang berjalan diperusahaan masih Semi Komputer.
Criteria
Menurut Romney & Steinbart (2009, p.28 ) , “Accounting Information System is a system that collect,records,stores, and processes data to produce information for decision makers.” Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data agar menghasilkan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan. Menurut Benart (2007, p.26) manual
memiliki
banyak
Sistem Manajemen Data Fisik secara kelemahan
dari
segi
kelemahannya.
Diantaranya, yaitu kurangnya batasan terhadap pengguna mengakses data fisik, kuatnya ketergantungan antar data serta kemungkinan data hilang selama proses transaksi berlangsung.
129 Sebab
Perusahaan belum memiliki sistem yang mengatur pengelolaan data mengenai transaksi penjualan kredit dan penerimaan kas secara terintegrasi.
Akibat
Sistem Semi Komputer yang sedang berjalan mengalami kelemahan dalam penyimpanan data dan membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pengelolaan data pada sistem semi komputer
yang sedang
berjalan. Rekomendasi
Untuk
mengatasi
menerapkan
permasalahan
sistem
yang
tersebut,
ada
sebaiknya
diperusahaan
terkomputerisasi secara keseluruhan
perusahaan
tersebut
secara
untuk membantu kinerja
perusahaan agar dapat berjalan secara efektif dan efisien, seperti halnya dapat mengecek stok barang yang ada di gudang secara langsung dari komputer dan dapat menyimpan data transaksi didalam komputer sehingga dapat meminimalkan resiko kehilangan data maupun kesulitan pencarian data.
Temuan 2
Kurangnya Laporan yang dihasilkan oleh perusahaan sehingga sulitnya memperoleh informasi yang terkait dengan transaksi penjualan kredit dan penerimaan kas yang digunakan untuk membantu
manajemen
dalam
mengambil
keputusan
dan
menetapkan kebijakan dalam perusahaan. Criteria
Menurut Whitten & Bentley (2009, p.550) , “The report is to describe the a information for users of the system.” yang artinya Laporan adalah menggambarkan suatu informasi bagi pengguna sistem.
130 Sebab
Setiap akhir periode hanya menghasilkan satu laporan saja yaitu laporan penjualan dikarenakan pihak perusahaan merasa sudah cukup dengan informasi yang terdapat pada laporan yang dihasilkan tersebut. Apabila pihak perusahaan merasa kekurangan informasi maka akan langsung menanyakan secara lisan pada bagian yang terkait.
Akibat
Akibatnya, sering kali informasi yang terkait dengan transaksi penjualan kredit dan penerimaan kas perusahaan hanya diperoleh secara lisan tanpa bukti tertulis, sehingga manajemen menjadi sulit untuk membuat keputusan yang berkaitan dengan peningkatan kinerja perusahaan dimasa depan.
Rekomendasi
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, sebaiknya perusahaan, selain membuat laporan penjualan dibuat pula laporan lainnya seperti Laporan Retur Penjualan, Laporan Penerimaan Kas, Laporan Penerimaan Bank, Laporan Daftar Piutang, Laporan Analisis Umur Piutang, dan Jurnal untuk membantu manajemen dalam pengambilan keputusan. Selain itu perusahaan juga membuat Laporan Penjualan secara rinci yaitu Laporan Penjualan per Pelanggan dan Laporan Penjualan Barang Paling Laku agar semakin dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan dan menetapkan kebijakan dalam perusahaan.
131 Temuan 3
Kurangnya dokumen pendukung seperti Sales Order (SO), SRP (Surat Retur Penjualan), Memo Kredit (MK), Bukti Pembayaran (BP)
Criteria
Menurut Jones dan Rama (2006, p.261) , “ A form is a document containing blank fileds that users can fill in with data.” yang artinya Formulir adalah dokumen terpola yang berisikan fields kosong yang dapat diisi oleh pengguna dengan data.
Sebab
a. Tidak adanya SO untuk mencatat pesanan pelanggan. Hal ini dikarenakan dimana selama ini dari PO yang diterima dari pelanggan, Bagian Administrasi Penjualan hanya membuat Surat Pengiriman Barang (SPB) tanpa membuat suatu tanda bukti bahwa telah terjadi transaksi penjualan, sehingga akan kurangnya informasi pemesanan yang didapatkan pelanggan. Selain itu masih adanya pelanggan dari PT. Berkat Diesel Mandiri yang masih perorangan dan tidak mengirimkan PO, dimana pesanan dari pelanggan tersebut hanya dicatat dalam catatan pesanan. b. Tidak adanya SRP dan MK untuk mencatat retur. Hal ini dikarenakan perusahaan hanya menerima claim report dari pelanggan saat adanya retur penjualan yang menyatakan bahwa retur barang dari pelanggan disetujui oleh perusahaan untuk diretur dan Claim Report juga digunakan untuk retur penjualan sesuai pesanan dan untuk pengurangan piutang.
132 c. Tidak adanya Bukti pembayaran yang digunakan untuk membuktikan bahwa pelanggan telah melunasi utang-utangnya. Walaupun Invoice dan Faktur Pajak akan distempel lunas apabila pelanggan
telah
menyebabkan
melakukan
pelanggan
pembayaran.
tidak
memiliki
Hal
ini
akan
dokumen
yang
digunakan untuk menjamin bahwa dirinya sudah melakukan pembayaran walaupun piutangnya belum terbayarkan semua. Selain itu, pelanggan tidak dapat mengetahui berapa jumlah piutangnya yang belum dibayarkan kepada perusahaan. Akibat
a. Kurangnya informasi terperinci mengenai transaksi penjualan, dan sering terjadinya miskomunikasi antara pelanggan dan perusahaan. Misalnya barang yang dikirimkan rusak sehingga mengakibatkan terjadinya retur karena barang rusak. b. Kurangnya informasi terperinci mengenai transaksi retur penjualan. c. Kurangnya
informasi
terperinci
mengenai
pelunasan
pembayaran dari pelanggan dan sering terjadinya penagihan ulang
oleh pihak perusahaan kepada pelanggan, meskipun
pelanggan telah melunasi utangnya. Rekomendasi
a. Sebaiknya perusahaan membuat SO sebagai tanda bukti bahwa telah terjadi transaksi penjualan bagi pelanggan dan untuk meminimalisasikan retur penjualan karena barang rusak. b. Sebaiknya perusahaan membuat SRP dan Memo Kredit sebagai tanda bukti bahwa telah terjadinya retur penjualan.
133 c. Merancang sistem yang dapat membuat dan mencetak bukti pembayaran yang digunakan untuk membuktikan bahwa pelanggan sudah melakukan pembayaran dan pelanggan dapat mengetahui berapa sisa piutang yang belum dibayar.
Temuan 4
Tidak adanya penentuan limit kredit dengan standar yang jelas bagi
pelanggan
yang
ingin
mengajukan
kredit
sehingga
mengakibatkan banyaknya piutang yang tidak tertagih. Criteria
Menurut Mardiyanto (2009, p.128) , Standar kredit (credit standard) berguna untuk mengungkapkan kemampuan keuangan minimum pelanggan yang tergolong layak untuk memperoleh kredit.
Sebab
Dikarenakan perusahaan masih kental dengan unsur kepercayaan kepada pelanggannya, Terutama untuk pelanggan lama dimana mereka telah melakukan pemesanan barang pada perusahaan sejak perusahaan ini berdiri sampai sekarang. Namun, bila dilihat dari status pembayarannya selama ini, banyak pelanggan yang melunasi piutangnya diluar waktu yang ditentukan. Hal ini terjadi dikarenakan kapasitas dari pelanggan tersebut tidak mencukupi untuk melakukan transaksi penjualan secara kredit dalam jumlah tersebut.
Akibat
Akibatnya adalah tingginya resiko piutang tak tertagih sehingga akan berpengaruh terhadap aliran kas masuk perusahaan dan berakibat perusahaan akan sulit membiayai kegiatan operasionalnya karena terhambatnya aliran kas masuk tersebut .
134 Rekomendasi
Untuk
mengatasi
permasalahan
tersebut
sebaiknya
perusahaan
merancang sistem yang mampu menyediakan limit kredit berdasarkan bobot kriteria yang ditetapkan oleh kebijakan perusahaan terhadap pelanggan baik pelanggan baru maupun pelanggan lama. Selain itu, perlu diadakan proses pengecekan terhadap limit kredit pelanggan sebelum suatu pesanan disetujui dan dimasukkan sebagai pesanan penjualan bagi perusahaan. 3.5
Identifikasi kebutuhan Informasi Dalam proses penjualan kredit dan penerimaan kas yang dilakukan oleh perusahaan harus ditunjang dengan berbagai informasi yang dibutuhkan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan yang tepat. Indentifikasi kebutuhan informasi tersebut , antara lain : 3.5.1 Informasi tentang Dokumen 1. Sales Order Dokumen yang digunakan untuk mencatat pesanan pelanggan berdasarkan dari purchase order yang dikirimkan oleh pelanggan. Ketepatan dalam penginputan data pada dokumen ini berguna untuk memastikan bahwa tidak ada pesanan pelanggan yang salah catat, salah antar atau terlambat dikirim. 2. Surat Retur Penjualan Dokumen yang digunakan untuk mencatat retur penjualan barang atau pengembalian barang dari pelanggan berdasarkan Claim Report dari pelanggan.
135 3. Memo Kredit Dokumen
yang
digunakan
untuk
mendokumentasikan
pengurangan piutang pelanggan karena adanya retur penjualan. 4. Bukti Pembayaran Dokumen yang digunakan untuk bukti pelunasan pembayaran piutang pelanggan atau sebagai bukti bahwa pelanggan telah melunasi utang- utangnya. 3.5.2 Informasi tentang Laporan 1. Laporan penjualan 2. Laporan Penjualan per Pelanggan 3. Laporan Penjualan per Barang yang paling Laku 4. Laporan Retur Penjualan 5. Laporan Penerimaan Kas 6. Laporan Analisis Umur Piutang 7. Laporan Daftar Piutang
