SELECTIEREGLEMENT //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin werft aan in contractueel dienstverband (contract onbepaalde duur):
3 DESKUNDIGEN VCET Afdeling: Justitiehuizen – Vlaams Centrum Elektronisch Toezicht Beleidsdomein: Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Niveau: B1 Graad: Deskundige Standplaats: Brussel //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
DEELNEMINGSVOORWAARDE De deelnemingsvoorwaarden zijn een absolute voorwaarden voor deelname aan de selectie en er dient aan voldaan te zijn op datum van de afsluiting van de kandidaatstellingsperiode. DIPLOMA
Je behaalde een diploma bachelor menswetenschappelijke richting
of
graduaatsdiploma
bij
voorkeur
in
een
Kandidaten die een buitenlandse diploma’s voorleggen, moeten uiterlijk op de datum van het afsluiten van de kandidaatstelling het bewijs leveren dat ze gelijkwaardigheid van het diploma hebben nagevraagd bij NARIC: http://www.ond.vlaanderen.be/naric. Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij inschrijving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen bij Selor.
ERVARING
Ervaring in de materie betreffende het gerechtelijk landschap en kennis van de relevante partners/overheid is een pluspunt
TECHNISCHE COMPETENTIES - PC-vaardigheden: het gebruik van computer en beheer van bestanden, tekstverwerking, rekenbladen (Word-Excel) - Administratieve en organisatorische vaardigheden - kennis van de geldende reglementering m.b.t. elektronisch toezicht of bereid deze op korte termijn te verwerven - kennis van het werkdomein en de verschillende gerechtelijke diensten of bereid deze op korte termijn te verwerven - kennis van de opdrachten van de justitiehuizen of bereid deze op korte termijn te verwerven - kennis van een vreemde taal is een pluspunt
BIJKOMENDE VOORWAARDEN EN VERWACHTINGEN - Je dient de deontologische code na te leven. - Je dient in het bezit te zijn van een blanco strafregister. - Alle personeelsleden van het VCET worden gescreend door de Nationale veiligheidsoverheid. Personeelsleden kunnen pas in dienst kunnen treden bij het VCET als we een positief veiligheidsadvies ontvangen van de NVO. Voor een uitgebreide beschrijving van het takenpakket en de competenties verwijzen we naar de functiebeschrijving (onderaan).
HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 22 mei 2016. Om te solliciteren stuur je een persoonlijk CV én motivatiebrief
[email protected] en vermeld in het onderwerp ‘Deskundige VCET’
naar
Of je stuurt een CV en motivatiebrief via de post naar: Vlaamse overheid - Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin MOD WVG – Afdeling Personeel t.a.v. Liesbeth De Beyter Koning Albert II-laan 35 bus 30 1030 Brussel
SELECTIEPROCEDURE -
Cv-screening en voorselectie a.d.h.v. het cv en motivatiebrief [o.a. op basis van deelnemingsvoorwaarde, relevante ervaring, motivatie, technische competenties, …]: week van 23 mei 2016
-
Competentiescreening door extern selectiekantoor [o.a. competentiegericht interview, persoonlijkheidsvragenlijst, redeneertest(en), vaardigheidstest(en), … ]: periode 30 mei 2016 – 15 juni 2016
-
Inhoudelijk of functiegericht eindgesprek (eventueel voorafgegaan door een praktische oefening): week van 20 juni 2016 en/of week van 27 juni 2016
-
Besluitvorming [op basis van kandidaatstelling, competentiescreening en eindgesprek (eventueel met inbegrip van de praktische oefening]: na het afronden van de eindgesprekken
Data onder voorbehoud. Alle onderdelen van de selectieprocedure zijn eliminerend.
AANPASSINGEN AAN DE SELECTIEPROCEDURE VOOR MENSEN MET EEN HANDICAP De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan.
RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op concrete vacatures die zullen worden aangeboden. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar vanaf de datum van het proces verbaal. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort.
KENNISGEVING RESULTAAT EN FEEDBACK Kandidaten worden schriftelijk in kennis gesteld van het resultaat of de beslissing na elke procedurestap. Feedback opvragen kan telefonisch op het nummer 02/553.35.66
ONS AANBOD
Je wordt contractueel tewerkgesteld met een contract onbepaalde duur. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden op gebied van vorming en bijscholing. De werkplek is ingericht op basis van het ‘anders werken’-concept met ondersteuning van moderne ICT-middelen. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar
en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag) Je wordt aangeworven in de graad van Deskundige (rang B111). Je aanvangssalaris is minimaal 26828,12 euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan 2235,68 euro. Op www.werkenvoorvlaanderen.be/salarissimulatorkan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden.
MEER WETEN ? -
Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Sandra Pascariello, teamverantwoordelijke operationele cel
[email protected] – tel. 02 557 50 20 Neem ook eens een kijkje op www.justitiehuizen.be
-
Voor extra informatie over de selectieprocedure/arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met: Liesbeth De Beyter, HRM-verantwoordelijke rekrutering en selectie
[email protected] - tel. 02 553 35 66 Neem ook eens een kijkje op www.werkenvoorvlaanderen.be
Functiebeschrijving
Deskundige VCET Afdeling Justitiehuizen
Functiefamilie dossier- en gegevensbeheerder Deskundige (B1)
1. Context van de functie 1.1.
Waarden van de Vlaamse overheid
De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
1.2.
Positionering
Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder?
1.3.
Teamverantwoordelijke operationele cel en directeur Vlaams Centrum Elektronisch Toezicht Medewerkers niveau C van de operationele cel
Kwantitatieve gegevens
Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens:
2. Doel van de functie Beheren en behandelen van dossiers en gegevens teneinde ervoor te zorgen dat interne (*) processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. (*) Intern moet opgevat worden als de hele Vlaamse overheid en daaraan verbonden organisaties zoals scholen, ziekenhuizen. Interne processen sluiten niet uit dat er externe gevolgen zijn, externe input of externe doelgroepen zijn.
6
3. Resultaatgebieden Resultaat
Voorbeelden van activiteiten
Gegevensverzameling
-
Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben.
-
-
Opnemen van een belangrijke rol in het kader van gegevensverzameling van het VCET Coderen van gegevens Realiseren van specifieke taken die zowel intern als extern opzoekings- en coördinatiewerk vereisen Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens of cijfers Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail) Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan de directie of collega's Opstellen van informatierapporten Opvolgen en filteren van de dienstnota’s, nieuwe regels en procedures Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken Documenten en informatie op pc bewaren in een geordend systeem Periodiek verzamelen van gegevens ter voorbereiding van bv. statistieken
-
Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren
-
Accurate verwerking van dossiers Bijspringen bij moeilijke dossiers Dossiergebonden rapportering Administratief opvolgen van dossiers: opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten Correct beheer van dossiers en klassement Opstellen van teksten, memo’s, nota’s en presentaties
-
Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren.
-
7
Informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren.
-
Werkrelaties
-
Inspringen bij afwezigheid van collega's Deelnemen aan, organiseren en opvolgen van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Feedback geven aan en informatie delen met collega’s en leidinggevenden (kennisdeling) Kennisborging: actualiseren informatie in draaiboeken, op de server, … Dossiers bespreken met collega's en/of leidinggevende Contacten met diverse instanties verzorgen
Stelt aanpassing voor van procedures en werkwijzen nav nieuwe wetgeving en knelpunten teneinde de efficiëntie te verhogen
-
Bijsturen interne werkprocedures Voorstellen doen voor verbetering Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen
Coördineren
-
Optreden als coach van een kleine groep medewerkers, teneinde ervoor te zorgen dat deze medewerkers op een gemotiveerde wijze hun taken kunnen uitoefenen Beheer van agenda’s (o.a. signaleren of herinneren aan afspraken) Opstellen van de roosters/afspraken/planning; plannen van de prioriteiten; verdelen en opvolgen van taken Doorgeven van concrete instructies, opdrachten of verantwoordelijkheden aan directe medewerkers
Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen.
Optimalisatie van de werking
Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen
-
Beantwoorden van telefonische en schriftelijke vragen van interne en externe klanten (persoonlijk, telefonisch of mail) Inlichtingen en informatie geven Contacten onderhouden met het publiek (organisatie, burgers, …) Vragen voorleggen aan de hiërarchische overste Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal Bijdragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst Beheren van inkomende en uitgaande stukken (bv. nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn, openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen) Circulatiemappen verspreiden Opvolgen van mailbox
-
-
8
-
-
Toezicht houden op de correcte uitvoering van taken en/of de correcte afhandeling van dossiers Oplossen van problemen die de medewerkers niet zelfstandig kunnen oplossen Bijspringen bij moeilijke dossiers Beantwoorden van vragen vanwege de medewerkers betreffende de uit te voeren taken Bijsturen van resultaten Opvangen van personeelstekorten (ziekte, verlof,…) Verzorgen van de communicatie van de hiërarchische oversten/directie aan de medewerkers (dienstnota’s, regels en procedures,…) Organiseren en deelnemen aan overlegvergaderingen (opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen; opmaken van verslagen van interne vergaderingen, verslagen van vergaderingen archiveren) Instaan voor de opleiding van in-service training van nieuwe medewerkers (niveau C en B)
4. Competentieprofiel 4.1.
Gedragscompetenties
Verantwoordelijkheid nemen – niveau 2
Niveau 2 – Handelt in het belang van de organisatie • Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie • Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie • Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties • Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen • Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit
Analyseren – niveau 2
Niveau 2 - Legt verbanden en ziet oorzaken •Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten •Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie •Benoemt de oorzaken van problemen •Detecteert onderliggende problemen •Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie
Oordeelsvorming – niveau 1
9
Niveau 1 - Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare egevens en formuleert een hypothese •Komt tot een synthese van de verzamelde informatie •Evalueert de beschikbare informatie met een gezonde kritische ingesteldheid •Weegt alternatieven tegen elkaar af •Redeneert logisch en ziet de voor de hand liggende effecten van acties •Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is
Initiatief – niveau 1
Niveau 1 – Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) • Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen • Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen • Gaat uit zichzelf achter informatie aan • Ziet werk liggen en gaat over tot actie • Grijpt de kansen die zich aandienen
Samenwerken – niveau 1
Niveau 1 – Informeert, pleegt overleg en werkt mee • Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep • Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening • Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht • Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen • Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, …)
Klantgerichtheid – niveau 2
Niveau 2 – Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders • Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, …) • Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden • Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen
10
• Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk • Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, …)
Communiceren – niveau 2
Niveau 2 - Verzorgt de interactie •Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek •Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, … •Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee •Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, … •Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, …)
Zorgvuldigheid – niveau 2
Niveau 2 - Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren •Blijft onder tijdsdruk op details letten •Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit •Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid •Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren •Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden
4.2. -
Diploma en ervaring
Bachelor diploma bij voorkeur in een menswetenschappelijke richting
- Ervaring in de materie betreffende het gerechtelijk landschap en kennis van de relevante partners/overheid is een pluspunt
4.3. -
Vaktechnische competenties
PC-vaardigheden: het gebruik van computer en beheer van bestanden, tekstverwerking, rekenbladen (Word-Excel) Administratieve en organisatorische vaardigheden kennis van de geldende reglementering m.b.t. elektronisch toezicht of bereid deze op korte termijn te verwerven
11
-
kennis van het werkdomein en de verschillende gerechtelijke diensten of bereid deze op korte termijn te verwerven kennis van de opdrachten van de justitiehuizen of bereid deze op korte termijn te verwerven kennis van een vreemde taal is een pluspunt
5. Andere functierelevante informatie U gaat aan de slag bij het Vlaams Centrum Elektronisch Toezicht. De standplaats is Brussel. Het Vlaams Centrum Elektronisch Toezicht speelt een centrale rol en is verantwoordelijk voor: - het beheer van de dossiers elektronisch toezicht (niet voor de opsluitingdossiers); - het inwinnen van de nodige informatie die dient om een beheersinstrument te creëren dat een dagelijks en globaal zicht geeft op de uitvoering van het elektronisch toezicht. Met het oog hierop centraliseert en coördineert het Centrum Elektronisch Toezicht de informatie met betrekking tot het elektronisch toezicht; - de controle op het naleven van het uurrooster en de perimeter; - het beheer en de plaatsing van het elektronisch toezichtmateriaal (enkelband + bewakingsbox). Voor wat betreft de uitwerking en de opvolging van het Elektronisch Toezicht, werkt het Vlaams Centrum Elektronisch Toezicht nauw samen met: - de Justitiehuizen (justitieassistent) - de opdrachtgevers (strafuitvoeringsrechtbank, directie detentiebeheer, gevangenisdirectie, onderzoeksrechter, onderzoeksgerecht, magistraten) - de directies en griffies de politiediensten Het VCET is een dynamische dienst in volle expansie die een belangrijke plaats heeft in het hart van de strafuitvoering. Het VCET is een continudienst die 7 op 7 en 24u op 24 dienstverlening verzekert. Als administratief medewerker werk je in dagdienst (7u36 per dag, 38u per week) in een systeem van glijdende werktijden. Je dient de deontologische code na te leven. Je dient in het bezit te zijn van een blanco strafregister. Alle personeelsleden van het VCET worden gescreend door de Nationale veiligheidsoverheid. Personeelsleden kunnen pas in dienst treden bij het VCET als we een positief veiligheidsadvies ontvangen van de NVO.
12
