MEGÁLLAPODÁS – TERVEZET A SÁRRÉTUDVARI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL ALAKÍTÁSÁRÓL ÉS FENNTARTÁSÁRÓL Sárrétudvari Nagyközség Önkormányzatának Képviselő-testülete 4171 Sárrétudvari, Kossuth utca 72., adószáma: 15728757-2-09, képviseletében: Kiss Tibor polgármester és Szerep Községi Önkormányzat Képviselő-testülete 4163 Szerep, Nagy utca 53., adószáma: 15728898-2-09, képviseletében: Győri Balázs polgármester (a továbbiakban: Szerződő önkormányzatok) a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 85.§-ban foglalt felhatalmazással élve igazgatási feladataik ellátására Közös Önkormányzati Hivatalt alakítanak és tartanak fenn 2013. március 2. napjától - határozatlan időre - az alábbi feltételek szerint: 1./ A közös önkormányzati hivatal hivatalos megnevezése: Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal Hivatal, székhelye: 4171 Sárrétudvari, Kossuth u. 72. 2./ A megállapodást kötő Képviselő-testületek megállapodnak, hogy 2013. március 2. napjától a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal, Szerep községben, a Nagy utca 53. szám alatt állandó jelleggel kirendeltséget működtet „Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal Szerepi Kirendeltsége” elnevezéssel. A Kirendeltség a szerepi illetékességű ügyek intézése céljából heti 5 nap ügyintézéssel és a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában foglalt ügyfélfogadási idő biztosításával, a Szerep községben felmerülő igazgatási, anyakönyvi, adóigazgatási, szociális, pénzügyi, könyvelési és házipénztárral, valamint az egyéb helyi jellegű ügyek helyben történő intézését látja el. Az egyéb, a közös hivatalt érintő ügyeket a kirendeltségen munkát végző alkalmazottak az érdemi ügyintézés céljából a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal székhelyére továbbítják. 3./ A Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal létszámát Sárrétudvari Nagyközség Önkormányzata Képviselő-testülete és Szerep Községi Önkormányzat Képviselő-testülete figyelemmel a Magyarország 2014. évi központi költségvetéséről szóló 2013. évi CCXXX. törvény (továbbiakban Költségvetési törvény) 2. sz. melléklet 1. pontban foglaltakra, következők szerint határozza meg: 2014. január 1-től kezdődően a Közös Önkormányzati Hivatal fenntartására 12,91 finanszírozott köztisztviselői létszám biztosított az alábbi megbontásban: - Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal székhelytelepülésen 8,50; - Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal Szerepi Kirendeltségén 4,41 finanszírozott álláshely. A Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal a székhelytelepülésen és a kirendeltségen történő feladatellátásra, további köztisztviselőt alkalmazhat, a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal központi költségvetésből kapott normatív működési támogatásának,
adott településre jutó arányos részének terhére, valamint az azt meghaladó részben, a székhely településen Sárrétudvari Nagyközség Önkormányzata, a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal Szerepi Kirendeltsége tekintetében, pedig Szerep Községi Önkormányzat költségviselése mellett. A fentiek értelmében Sárrétudvari Nagyközség Önkormányzata költségvetéséből 8 fő köztisztviselő, Szerep Községi Önkormányzat költségvetéséből 2014. január 1-jétől 4 fő, 2014. április 1-jétől 5 fő köztisztviselő létszámkeret biztosított. A munkavégzés helye szerint Sárrétudvari Közös Önkormányzat székhely településén 8 fő, Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal Szerepi kirendeltségén 2014. január 1-jétől 4 fő, illetve 2014. április 1-jétől 5 fő látja el a feladatot. 4./ A Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal működési költségei az alábbi részletezett kiadásokból állnak: a. A 3./ pontban meghatározott számú alkalmazott bér és bérjellegű kiadásainak összessége. b. A Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal Sárrétudvari székhelyén, valamint a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal Szerepi Kirendeltségén felmerülő összes dologi kiadás: irodaszer, nyomtatvány, kis értékű tárgyi eszköz; távközlési díjak; gáz; villamos energia; víz és csatornadíjak; egyéb üzemeltetési szolgáltatási díjak; egyéb díjak, bankszámla vezetéssel (átutalás, számlavezetési díj) kapcsolatos díjak. A Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal költségvetésében az érintett települések Képviselő-testületei minden év február 28. napjáig állapodnak meg. A Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal költségvetése részét képzi, a Sárrétudvari Nagyközség Önkormányzat költségvetésének. 5./ A Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal fenntartási célú bevételét képezik a központi költségvetés által e címen juttatott támogatások, a központi költségvetés által meghatározott korrekciós tételekkel. A Költségvetési törvény értelmében a támogatásra a központi költségvetésből a székhely település jogosult. 6./ Amennyiben az 5./ pontban részletezett bevétel nem nyújt fedezetet a 2./ 3./ 4./ pontban részletezett költségekre, úgy a fennmaradó összeget a települések, a 3./ pontban foglaltak figyelembevételével biztosítják olyan formában, hogy a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal Sárrétudvari székhelyén felmerült többletköltségeket Sárrétudvari Nagyközség Önkormányzata, a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal Szerepi Kirendeltségén felmerülő többletköltségeket Szerep Községi Önkormányzata köteles viselni. A Szerződő önkormányzatok megállapodnak, hogy a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal a Szerződő önkormányzatokat negyedévente tájékoztatja a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal tényleges költségvetési bevételeiről és kiadásairól, az egymás közötti elszámolás érdekében a polgármesterek, negyedéves gyakorisággal, egymással egyeztetést folytatnak a bevételek és kiadások teljesülése tekintetében.
A Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal és a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal Szerepi Kirendeltségének könyvvezetését, illetve az ezzel kapcsolatos nyilvántartásokat a székhely település végzi. Az egyeztetés során a béreket a településekre jutó tényleges felhasználás alapján, a dologi kiadások tekintetében, az irodaszer, nyomtatvány, a kis értékű tárgyi eszközök, üzemeltetési szolgáltatási díjait, valamint egyéb díjakat szintén a tényleges felhasználás szerint vállalják az önkormányzatok. A távközlési díjak, gáz, villamos energia, vízdíjak esetében a tényleges közüzemi számlák alapján történik az elszámolás. A Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal 2014. évre elfogadott költségvetése alapján, Sárrétudvari Nagyközség Önkormányzata 1.331.000 Ft, illetve Szerep Községi Önkormányzat 272.000 Ft működési hozzájárulást utal be a Közös Önkormányzati Hivatal számlájára. Sárrétudvari Nagyközség Önkormányzata 12 részletben, az első hónapban 111.100 Ft, és a további 11 hónapban 110.900 Ft befizetésével teljesíti a működési hozzájárulást. Szerep Községi Önkormányzat 12 részletben, első hónapban 22.300 Ft, a további 11 hónapban 22.700 Ft befizetésével teljesíti a működési hozzájárulást. Az első részletfizetési határidő 2014. március 10-e (melyre 3 havi befizetést teljesítenek az önkormányzatok). Ezt követően a részletek minden hónap 10. napjáig esedékesek, az utolsó részletfizetés határideje 2014. december 10. 7./ Amennyiben a hozzájárulás megfizetésére a 6./ pontban megadott határidőig nem kerül sor, a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal egy alkalommal Sárrétudvari Nagyközség Önkormányzata, valamint Szerep Községi Önkormányzat részére tértivevényes fizetési felszólítást bocsáthat ki, amelyben 8 napos határidőt jelöl meg fizetési határidőként. Ezen határidő eredménytelen elmúlása esetén a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal jogosult jelen megállapodás melléklete szerinti felhatalmazó levél alapján azonnali beszedési megbízás benyújtására. A beszedési megbízás sikertelensége esetén a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal jogosult a hátralék teljes összegére vetített késedelmi pótlékot felszámítani, melynek mértéke a megelőző hónap utolsó napján érvényes jegybanki alapkamat kétszerese. 8./ A Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal vagyoni viszonyai: Jelen megállapodás az önkormányzatok vagyonának tulajdonjogát nem érinti. Az önkormányzatok a 2013. március 2. napját követően közösen szerzett vagyon tekintetében külön megállapodás alapján szereznek tulajdonjogot. A székhelyen és telephelyen a közös önkormányzati hivatali feladatok ellátására használt ingatlanok, ingóságok a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatalt fenntartó önkormányzatok tulajdonában maradnak, melyeket térítésmentesen a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal használatába adnak. Az ingatlanok beruházási és felújítási kötelezettségéről a tulajdonos önkormányzat saját forrásai terhére gondoskodik. A Közös Hivatalt fenntartó önkormányzatok tulajdonában álló, a közös hivatal ingyenes használatába adott ingatlanok a következők:
- Sárrétudvari Nagyközség Önkormányzata vonatkozásában: sárrétudvari 1 hrsz-ú, a valóságban 4171 Sárrétudvari, Kossuth utca 72. szám alatt található Polgármesteri Hivatal épülete; - Szerep Községi Önkormányzat vonatkozásában: a szerepi 673 hrsz-ú, a valóságban 4163 Szerep, Nagy utca 53., szám alatt található Polgármesteri Hivatal épülete, két iroda kivételével, amely a Püspökladány Járási Hivatal részére ingyenes használatba van átadva. A felsorolt ingatlanok esetében az ingatlan fenntartásával, üzemeltetésével, karbantartásával kapcsolatos költségeket /különös tekintettel az ingatlan rendeltetésszerű használatából eredő kisebb hibák javításából adódó költségekre/ a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal viseli, a központi költségvetésből kapott normatív működési támogatásának, adott településre jutó arányos részének terhére. A fenti költségeket, ezen összeget meghaladóan, a székhely településen Sárrétudvari Nagyközség Önkormányzata, a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal Szerepi Kirendeltsége tekintetében, pedig Szerep Községi Önkormányzat viseli. Az ezeken kívüli, különösen az épület szerkezetét is érintő átalakítások, felújítások, rekonstrukciók elvégzése annak a félnek a kötelezettsége, akinek az átalakítás, a felújítás, a rekonstrukció az érdekében áll, illetve aki azt szükségesnek tartja. 9./ Az ingóságok használatba adása: a tulajdonos önkormányzatok 2013. március 2. napjától kezdődően a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal ingyenes használatába adják – a tulajdonjog változása nélkül - a közös önkormányzati hivatali feladatok ellátásához szükséges ingó vagyont. A használatba adott vagyonelemek leltár szerinti felsorolását és értékét a megállapodás 1. sz. melléklete tartalmazza. Ezen vagyonelemek tekintetében az esedékes működtetési, karbantartási és javítási kiadások a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal költségvetését terhelik, jelen megállapodás 6./ pontjában megfogalmazottaknak megfelelően. Az ingyenes használatba adott ingóságok 2013. március 2. napjától a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal önálló gazdálkodási jogkörébe kerülnek. A használatba adás ingyenes és a jelen megállapodás szerinti közös hivatali feladatellátás időtartamára szól. A Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal használatába adott és a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal fenntartása-működése során használhatatlanná vált ingóságok pótlása a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal valamint a tulajdonos önkormányzatok költségvetését terhelik, jelen megállapodás 6./ pontjában megfogalmazottaknak megfelelően. 10./ A Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatalt a székhely Sárrétudvari településen Sárrétudvari Nagyközség Polgármestere, a Szerepi Kirendeltséget Szerep Községi Önkormányzat Polgármestere irányítja. 11./ A Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatalt a jegyző vezeti, a szervezetére, működésére vonatkozó szabályok elkészítéséről gondoskodik, amelyek a megállapodó felek jóváhagyásával válnak hatályossá. A Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát és Alapító okiratát az érintett települések Képviselő-testületei minősített többséggel fogadják el. A Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal tekintetében biztosítani kell a hivatali munka átláthatóságát, nyilvánosságát. Ezen követelmények biztosítását garantálni kell a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal szabályzatai útján, a települések honlapjainak felhasználásával.
A Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal Szerepi Kirendeltségének működtetését, valamint a jegyző ügyfélfogadási rendjét a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal Közös Szervezeti és Működési Szabályzatának kell tartalmaznia. A jegyzőnek minden év november 30. napjáig tájékoztatót kell készítenie a képviselőtestületek számára a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal működéséről. 12./ Az érintett Képviselő-testületek polgármesterei megállapodnak abban, hogy a 2011. évi CLXXXIX. önkormányzati törvény /Mötv. / 146/C § (2) bekezdése értelmében a Sárrétudvari Polgármesteri Hivatal jegyzői feladatokat ellátó jegyzőjét – annak egyetértésével – a Közös Önkormányzati Hivatal jegyzőjeként pályázati kiírás nélkül továbbfoglalkoztatják. Sárrétudvari Nagyközség Önkormányzatának Polgármestere és Szerep Községi Önkormányzat Polgármestere megállapodnak abban, hogy a 2011. évi CLXXXIX. önkormányzati törvény /Mötv. / 146/C § (2) bekezdése értelmében a Szerep Községi Polgármesteri Hivatal jegyzőjét – annak egyetértésével – a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal aljegyzőjeként pályázati kiírás nélkül továbbfoglalkoztatják. Sárrétudvari és Szerep Község Polgármestereinek írásbeli egyetértése szükséges a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal aljegyzője, köztisztviselője, dolgozója kinevezéséhez, bérezéséhez, jogviszony megszüntetéséhez, vezetői megbízásához, vezetői megbízásának visszavonásához, valamint jutalmazásához. A jegyző felmentéséhez és ellene fegyelmi eljárás elrendeléséhez az érintett települések polgármestereinek lakosságszám-arányos, többségi döntése szükséges. Az egyéb munkáltatói jogokat Sárrétudvari Nagyközség Polgármestere gyakorolja felette. A jegyzőt az aljegyző helyettesíti, ellátja a jegyző által meghatározott feladatokat. A Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal Szerepi Kirendeltségét teljes jogkörrel és felelősséggel felruházva az aljegyző vezeti. A jegyző vagy az aljegyző, vagy a jegyző által megbízott személy részt vesz a települések Képviselő-testületeinek ülésén és ott a szükséges tájékoztatást megadja. A jegyző vagy az aljegyző, vagy a jegyző által megbízott személy a Képviselő-testületek – egyeztetett – szervezeti és működési szabályzatában meghatározott gyakorisággal, legalább hetente köteles Szerep településen ügyfélfogadást tartani. 13./ A jegyző gyakorolja a munkáltatói jogokat a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal köztisztviselői tekintetében, továbbá az egyéb munkáltatói jogokat az aljegyző tekintetében. A Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal székhelye szerinti településen és a Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal Szerepi Kirendeltségén dolgozó köztisztviselők szervezetileg egységes hivatalt alkotnak, felettük a munkáltatói jogokat – az érintett település polgármestereinek egyetértése mellett – a jegyző gyakorolja. A kirendeltségen biztosítani szükséges a valamennyi ügytípus ellátását, különösen: szociális és gyermekvédelmi ügyek, közfoglalkoztatáshoz kapcsolódó adminisztráció, anyakönyvi, hagyatéki ügyek, megkeresésre környezettanulmányok, különféle jelentések készítése; pénztári ki-, befizetések; adóigazgatási ügyek, Szerep Községi Önkormányzat önálló pénzkezelése, könyvelési feladatok, egyéb ügyek.
A kirendeltségen biztosítani szükséges a képviselő-testület tevékenységéhez kapcsolódó adminisztratív teendők ellátását, a testületi ülések előkészítését, valamint a képviselő-testület hatáskörébe tartozó segélyezéseket. 14./ A Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal egységes feladatellátásának és a megfelelő hatékonyság biztosítása érdekében a Szerződő önkormányzatok megállapodnak abban, hogy a különböző informatikai programjaikat (pl. szociális igazgatási, iktatási, stb.) mielőbb összehangolják, kiválasztják a közösen használható – elsősorban internet-alapú – programokat. 15./ A megállapodás létrehozásáról a Képviselő-testületek minősített többséggel hozott határozattal döntenek. A döntés az egyes képviselő-testületek át nem ruházható hatáskörébe tartozik. A döntésről a meghozatalát követően legkésőbb 8 napon belül értesíteni kell a másik önkormányzatot. A megállapodás módosítását bármelyik önkormányzat kezdeményezheti írásban. A módosítási javaslatot az önkormányzatok legkésőbb 30 napon belül kötelesek érdemben megtárgyalni, és a döntés meghozataláról 8 napon belül kötelesek értesíteni a másik önkormányzatot. A megállapodás módosításának minősülő kizárásra csak az általános önkormányzati választások napját követő hatvan napon belül van lehetőség. A kizárást bármely önkormányzat kezdeményezheti. Kizárási oknak minősül, ha valamely társuló fél súlyosan megsérti a megállapodást, különös tekintettel az együttműködési és a fizetési kötelezettségek teljesítésére. A megállapodás módosításának minősülő felmondásra csak az általános önkormányzati választások napját követő hatvan napon belül van lehetőség. A felmondás egyoldalú írásbeli jognyilatkozat, melyhez nem szükséges a megállapodást megkötő másik önkormányzat hozzájárulása. A felmondás a döntésnek az érintett önkormányzattal történő közlést követő 15. napon hatályosul. A felmondásról szóló döntést legkésőbb az általános önkormányzati választások napját követő 30. napig kell közölni. A Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal megszüntetésére önkormányzati választások napját követő hatvan napon belül van lehetőség.
az
általános
16./ A kizárás, felmondás, valamint a megállapodás megszüntetése esetén gondoskodni kell a jelen megállapodás szerinti pénzügyi és vagyoni elszámolásról. 17./ A Sárrétudvari Közös Önkormányzatai Hivatalhoz csatlakozni csak e szerződést aláíró önkormányzatok minősített többséggel meghozott döntése alapján és előzetes egyetértésével lehet. 18./ Jelen megállapodásból eredő vitás kérdésekben bármely Szerződő önkormányzat polgármestere jogosult egyeztető tárgyalást összehívni. Amennyiben az egyeztető tárgyalás
eredményre vezetett és ennek alapján jelen megállapodás módosítása szükséges, úgy harminc napon belül mindkét polgármester köteles a megállapodás módosításáról készült előterjesztést önkormányzata Képviselő-testülete elé terjeszteni. Felek a vitás kérdés bírói útra terelését megelőzően legalább egy alkalommal kötelesek egyeztetni. Csak az egyeztetés eredménytelensége esetén jogosultak a felek a jelen megállapodásból eredő jogvita elbírálására bírósághoz fordulni. 19./ A Szerződő önkormányzatok megállapodnak abban, hogy amennyiben a jelen megállapodás tartalmát érintő jogszabályok olyan érdemi változásokat tartalmaznak, melyek a Közös Hivatal jelenlegi szabályozás mentén való működőképességét, szabályosságát vagy méltányosságát megkérdőjelezik, akkor a felek a megállapodást haladéktalanul felülvizsgálják. 20./ A Szerződő önkormányzatok kifejezik azon szándékukat, hogy a költségek csökkentése, a (költség)hatékonyabb feladatellátás érdekében a különböző területeken igénybe vett szolgáltatásokat, illetve szolgáltatókat egyeztetik, amennyiben a Szerződő önkormányzatoknak együtt előnyösebb - közösen veszik igénybe azokat (pl.: informatikai feladatok ellátása, munka- és tűzvédelemmel kapcsolatos szolgáltatás; belső ellenőrzési feladatok, könyvvizsgáló stb.). Jelen megállapodást annak elolvasását, tartalmának megismerését és megértését követően a Szerződő önkormányzatok képviselő-testületei képviseletében eljáró polgármesterek a képviselt önkormányzat akaratával mindenben megegyezően, annak nevében helyben hagyólag, saját kezű aláírással látják el. 21./ Jelen megállapodás a Szerződő önkormányzatok képviselő-testülete általi elfogadását és azok polgármestereinek aláírását követő napon lép hatályba. Kelt: Sárrétudvari, 2014. február 28.
Győri Balázs Szerep Községi Önkormányzat Polgármestere
Kiss Tibor Sárrétudvari Nagyközség Önkormányzata Polgármestere
Záradék: Ezzel egyidejűleg hatályát vesztik Sárrétudvari Nagyközség Önkormányzata 16/2013./III.2./ számú és Szerep Községi Önkormányzat 23/2013./III.2./ számú képviselő-testületi
határozataival elfogadott megállapodás a Közös Önkormányzati Hivatal alakításáról és fenntartásáról, valamint Sárrétudvari Nagyközség Önkormányzata 139/2013./X.29./ számú és Szerep Községi Önkormányzat 122/2013./XII.4./ számú képviselő-testületi határozataival elfogadott megállapodás módosítás a Közös Önkormányzati Hivatal alakításáról és fenntartásáról.
/2014. /II.27./ Képviselő-testületi határozati javaslat: Sárrétudvari Nagyközség Önkormányzata Képviselő-testülete Sárrétudvari Közös Önkormányzati Hivatal alakításáról és fenntartásáról szóló megállapodást – a módosításokkal egységes szerkezetben - jelen határozat mellékletében foglaltaknak megfelelően jóváhagyja.
Jelen Megállapodás Sárrétudvari Nagyközség Önkormányzata Képviselő-testülete és Szerep Községi Önkormányzat Képviselőtestülete elfogadását követő napon lép hatályba. Ezzel egyidejűleg Sárrétudvari Nagyközség Önkormányzata Képviselő-testületének 16/2013./III.2./ számú, és 139/2013./X.29./ számú határozata hatályát veszti. Felelős: Kiss Tibor polgármester Határidő: folyamatos
