Maximális biztonság a dokumentumkezelésben
Ügyfél: AIM ÁLTALÁNOS BIZTOSÍTÓ ZRT. Iparág: biztosítás Megoldás: DMSONE Ultimate Készítés időpontja: 2012. december 12. Honlap: www.aiminsurance.eu
www.dmsone.hu
Az AIM Biztosító Zrt. elsősorban az iktatás megkönnyítésére keresett megoldást, ugyanakkor fontos szempont volt, hogy a bevezetett rendszer a döntéstámogatást is szolgálja, és lekövesse a biztosítótársaság különböző jóváhagyási folyamatait. A DMSONE azon túl, hogy teljesítette a fenti elvárásokat, egy teljesen testre szabott rendszert biztosított.
- Elsősorban milyen feladatok támogatására kerestek megoldást, amikor egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetése mellett döntöttek? Balló Attila, IT üzemeltetési vezető: Biztosítótársaságként rengeteg dokumentummal dolgozunk, amelyeknek a megfelelő kezelése, iktatása nagy problémát jelentett. Az akkor használt iktatóprogramunkkal odáig tudtuk követni a dokumentumot, hogy valakinek ki lett adva, de az életútját - azt, hogy az első embertől kihez került - már nem láttuk. Ráadásul akkor még nem is digitalizáltuk az iratokat. Nem egy esetben fordult elő, hogy mindenki máson keresett egy dokumentumot, ami így gyakorlatilag elveszett az éterben, de az is megtörtént, hogy iktatás nélkül került oda valakinek az asztalára.
Az IT üzemeltetési vezetőjeként megpróbáltam megakadályozni, hogy ezek a problémák kicsúcsosodhassanak, így jutottam el a DMSONE-hoz. Egy vezetőváltás következtében pedig olyan irányba változtak a céges célkitűzések, hogy már vezetői szinten is realizálódott az igény egy olyan rendszer bevezetésére, amely hatékonnyá teszi az iktatást. Ekkor már a digitalizálás, így a karakterfelismerés mellett a döntéstámogatás, vagyis a különböző folyamatok automatizálása is előtérbe került. - A DMSONE mellett más beszállítók neve is felmerült? - B. A.: Természetesen, két másik rendszert is megnéztünk, de azok nem fedték le minden igényünket. Az egyik megoldással az volt a problémánk, hogy nem igazán iktatóprogram, míg a másik szinte csak a munkafolyamatok támogatására volt kihegyezve.
Maximális biztonság a dokumentumkezelésben | AIM ÁLtalános Biztosító Zrt.
2
„Az iratokban az OCR segítségével tudunk keresni, ami lehetővé teszi, hogy ne csak metaadatok alapján, hanem akár a pdf dokumentumok tartalmában is keressünk.”
Arra ugyan profi volt, hiszen kifejezetten biztosítótársaságokra szabták, de a többi elvárásunkat nem tudta megfelelően kielégíteni.
- Többször említette, hogy a jóváhagyási folyamatok kezelése kiemelten fontos volt az Önök számára. Ez hogyan történik a DMSONE Ultimate rendszerben?
- Volt még valami, ami a DMSONE mellett szólt?
B. A.: Nálunk sok ilyen folyamat van, ezért valóban kiemelt fontosságú volt a projekt során ezek automatizálása. Minden egyes kiemelt dokumentumtípushoz – így például a számlákhoz – kialakítottuk a megfelelő worflow-t, amelyen végig kell mennie a dokumentumoknak. A munkafolyamatnál meghatároztuk, hogy milyen szinteket kell végigjárnia egy adott iratnak, és az egyes szinteken kik azok a felhasználók, akik jóváhagyhatják, illetve megtekinthetik azt.
- B. A.: Többek között a vonalkód-lehetőség miatt választottuk végül a DMSONE Ultimate rendszert. Ez a technológia lehetővé teszi, hogy tömegesen szkenneljük be a dokumentumokat, hiszen az egyes iratokhoz a rendszer automatikusan hozzárendeli az indexadatokat, és így később a vonalkód alapján automatikusan meg lehet találni a keresett számlát, szerződést, kötvényt. Ez rendkívül felgyorsítja a munkát. Emellett a DMSONE mellett szólt a jóváhagyási folyamatok megléte, és az archivált dokumentumokban való keresési lehetőség. - Hogyan valósul meg ez a keresés? - B. A.: Az iratokban az optikai karakterfelismerés, vagyis az OCR segítségével tudunk keresni, ami lehetővé teszi, hogy ne csak metaadatok alapján, hanem akár a pdf dokumentumok tartalmában is keressünk. Ez nagyon fontos volt nekünk, hiszen rengeteg szerződésünk van.
A számlák esetében például a beérkező számla a kontrollingról utalásra a vezérigazgatóhoz kerül, majd innen a könyvelésre, végül a számviteli vezetőhöz. Ha valamelyik szinten nem hagyják jóvá az adott számlát, akkor egyrészt újraindul a folyamat, másrészt be lehet állítani, hogy az illetékesek e-mailben emlékeztetőt is kapjanak, így nem kallódik el egyetlen számla sem. Ez is egy nagyon hasznos funkció egyébként: meg lehet határozni, hogy az egyes csoportok miről – például a határidőkről – kapjanak e-mailben értesítést.
Maximális biztonság a dokumentumkezelésben | AIM ÁLtalános Biztosító Zrt.
3
- Mennyire testre szabhatók ezek a jóváhagyási folyamatok a rendszerben? - B. A.: Teljesen cégre szabhatók. A mi esetünkben például ott van a beszerzési folyamat, amely egészen másképp működik, mint a számlaengedélyezés. Itt ugyanis egyetlen szint van, de ezen az egy szinten négy felhasználó, akik közül legalább háromnak bele kell egyeznie az adott beszerzésbe, és utána történhet meg a vásárlás. Emellett nálunk kiemelt fontosságú volt a felhasználói jogok kezelése is. Ha ugyanis jön egy új kolléga, akkor be kell állítani neki a hozzáféréseket például a biztosítási portfólió rendszereinkhez. Ez eddig papír alapon történt: valaki kérvényezte a jogosultságot, az egyik illetékes engedélyezte azt, mi az IT osztályon beállítottuk, majd a dokumentációt lefűztük egy mappába. A DMSONE Ultimate bevezetésével elektronizáltuk ezt a folyamatot: minden illetékes kolléga bekerült a worflow-ba, és így dokumentálva, visszakereshetően megvan, hogy egy adott jogosultságot ki és mikor hagyott jóvá, ami egy audit során különösen hasznos nekünk. Ezzel kiváltottuk a papír alapú nyilvántartásunkat. - Hogyan történt a rendszer bevezetése? - B. A.: A bevezetés egy hónap alatt lezajlott. A DMSONE szakembere nagyon felkészülten érkezett hozzánk, kitöltetett velünk különböző táblázatokat, felmérte a céget, majd a végén nem egy általános, 180 oldalas kezelési útmutatót adott át, hanem egy 30 oldalas, teljesen a cégünkre és folyamatainkra szabott dokumentációt kaptunk.
A kisebb kéréseinket a DMSONE azonnal, 1-2 napon belül végre is hajtotta. Ilyen volt például, hogy az iktatás azonnal keresőablakkal nyíljon meg, megkönnyítve az iktató kolléga munkáját. De például azokat a jellemzőket, amelyek egyedien az egyes irattípusokat írják el, szintén azonnal, a bevezetés részeként beépítették.
„„A DMSONE szakembere nagyon felkészülten érkezett hozzánk, kitöltetett velünk különböző táblázatokat, felmérte a céget, majd a végén nem egy általános, 180 oldalas kezelési útmutatót adott át, hanem egy 30 oldalas, teljesen a cégünkre és folyamatainkra szabott dokumentációt kaptunk.”
Ugyanakkor most is vannak folyamatban fejlesztések, így például kértük a számlakontírozás megvalósítását, valamint az elektronikus aláírás és az időbélyegző beépítését, de ezekhez a kéréseinkhez is maximális rugalmassággal állnak hozzá a DMSONE-nál. Jelenleg az illetékeseknek azon túl, hogy a rendszerben jóváhagyják a számlákat, még papíron is szignálniuk kell. A közelmúltban azonban egy új szabályozás lehetővé tette, hogy ezt kiváltsuk az időbélyegzővel és az elektronikus aláírással. Így, ha ez a fejlesztés is meglesz, akkor teljesen elektronikussá válik a számlajóváhagyás, és nem kell többé papírral szaladgálni az emberek között.
Érdemes egyébként a vállalat oldaláról is delegálni egy projektmenedzsert, hiszen ő tudja, hogy a céges folyamatok hogyan zajlanak, míg a DMSONE munkatársa a szoftver működését ismeri pontosan. Így sok botlást el lehet kerülni: érdemes tehát előre felmérni azt, hogy milyen igények vannak a vállalat részéről, pontosan mire szeretnénk a DMSONE rendszert használni. - Felmerültek egyedi igények a bevezetés során? B. A.: Igen, voltak kisebb-nagyobb fejlesztési kéréseink. Egyébként a rendszer maga is elég jól testre szabható. Van egy alapszoftver, de ennek beállítása már abszolút az ügyfél igényei szerint történik. Így például egyedileg meg lehet határozni az elnevezéseket, a metaadatok körét, vagy azt, hogy melyek legyenek a kötelező és választható mezők. Mi például a főszám - alszám elnevezés helyett a dokumentumok és mappák megjelölést alkalmazzuk, hiszen a munkatársaink ezekhez szoktak hozzá korábban.
Maximális biztonság a dokumentumkezelésben | AIM ÁLtalános Biztosító Zrt.
4
A DMSONE Ultimate dokumentumkezelő rendszerről A DMSONE Ultimate elektronikus dokumentum- és folyamatkezelő rendszer komplex megoldást jelent közepes és nagyvállalatok számára, alkalmas akár több divízió önálló, de integrált kezelésére is. Minden keletkező dokumentumot egy rendszerben kezel, így felgyorsítja a telephelyek, részlegek közötti információáramlást, optimalizálja az adminisztrációt, a projektek átláhatóvá, a költségek kiszámíthatóvá válnak. A kifejezetten vállalati igényekre kialakított megoldás integrálható egyéb üzleti alkalmazásokkal (pl. ERP, CRM és CMS rendszerekkel), így elszigetelt architektúra helyett egy felületen érhető el minden információ. Többdimenziós jogosultságpolitikájából adódóan egymástól függetlenül szabályozhatók a különböző jogosultsági kategóriák. A DMS rendszer kezelőfelülete maximálisan testre szabható, így a vállalat egyedi igényeitől függően állítható be, hogy mely adatmezők szerepeljenek rajta. A rendszer emellett egységes tartalomkezelést és skálázhatóságot biztosít a felhasználók számára, a tetszőleges szűrési feltételek szerint történő adatlekérések pedig nagymértékben hozzájárulnak a szervezeten belüli sikeres vezetői döntéshozatalhoz. A szoftver nem csak az ad hoc, hanem az előre definiálható munkafolyamatok támogatására is kiválóan alkalmas.
Az AIM Általános Biztosító Zrt.-ről A közép-kelet-európai biztosítási piacon 1990 óta jelen lévő MAI INSURANCE GROUP 2006ban fejlődésének új szakaszába érkezett: az addigi biztosítási-, viszontbiztosítási-alkuszcégek, vezérügynökségek után megalapításra került a cégcsoport érdekeltségi körébe tartozó AIM Általános Biztosító Zrt. A 2006-ban a régió 14 országában működő cégcsoport olyan befektetők bevonásával alapította a biztosítótársaságot, mint az Euroventures Hungary III Limited Partnership, az Európai Újjáépítési és Fejlesztési Bank (EBRD) és a németországi Leue & Nill International GmbH. A közelmúltban további két tőkeerős befektető cég, a Spazio Broker S.r.l. és a Sigma Services & Consulting S.p.A. szerzett közvetlen részesedést a biztosítótársaságban. Az AIM Biztosító Zrt. 2007. február 1-jétől folytat nem-életbiztosítási tevékenységet. A fejlettebb nyugat-európai piacokon bevált biztosítási termékek magyarországi viszonyokra történő adaptálásán dolgozik, valamint folyamatosan figyeli a más fejlődési utat bejárt közép-európai országok tapasztalatait és a hazai piac jellegzetességeit az esetleges piaci rések feltérképezése céljából. A biztosítótársaság nem rendelkezik saját értékesítési hálózattal, ezért fontos piaci monitor és elsődleges információforrás szerepet töltenek be alkuszpartnerei, akiket igyekszik a termékfejlesztés folyamatába is bevonni.
Maximális biztonság a dokumentumkezelésben | AIM ÁLtalános Biztosító Zrt.
5
www.dmsone.hu
