KOMPL E X NÍ INF ORM AČNÍ SE R V IS PRO K L IEN T Y REGION Á L NÍ R A DY MOR AVSKOSL E Z SKO
Př í r u č k a p r o j e k t o v ého manaž e ra
Manuál k aplikaci Přehled účetních dokladů
O aplikaci Aplikace PUD (přehled účetních dokladů) slouží příjemcům dotace z Regionálního operačního programu Moravskoslezsko k jednoduchému a rychlému předávání žádostí o platbu (ŽoP) Úřadu Regionální rady Moravskoslezsko. Tato aplikace je přístupná na webových stránkách Regionální rady Moravskoslezsko (www.dobra-rada.cz, respektive www.rr-moravskoslezsko.cz), a to pro všechny registrované uživatele, kteří ji naleznou v pravém sloupci webu v sekci NÁSTROJE. Klepnutím na ikonu aplikace se nepřihlášenému uživateli nejprve otevře stránka s přihlašovacím formulářem, do něhož vyplní své údaje pro přístup ke klientské části webu www.dobrarada.cz. Po přihlášení se pak dostane přímo k aplikaci samotné.
Uživatelský účet na webu www.dobra-rada.cz získáte registrací přímo na webových stránkách. Na následujících stranách naleznete informace, jak se v aplikaci orientovat a jak připravit a dále zpracovat vaši žádost o platbu z Regionálního operačního programu Moravskoslezsko.
POJMY, ZKRATKY, NÁZVOSLOVÍ AFK
administrativní a finanční kontrola
FÚ
finanční útvar Úřadu Regionální rady
IP ŽoP
Informace příjemce k žádosti o platbu
OIP
odbor implementace programu Úřadu Regionální rady
OPL
odbor plateb Úřadu Regionální rady
Stav ŽoP
stav zpracování žádosti o platbu od její přípravy až po proces schvalování a proplacení.
VOPL
vedoucí odboru plateb
ŽoP
žádost o platbu Úřadu Regionální rady • Modifikovaná žádost o platbu – druh žádosti o platbu; minimální objem prostředků modifikované žádosti o platbu je 3 mil. Kč nebo 15 % celkových způsobilých výdajů. Jedná se o profinancování příjemcem dosud nezaplacených faktur. Platba celé částky faktury odchází po schválení modifikované žádosti o platbu na účet dodavatele. • Standardní žádost o platbu (tzv. Ex-post platba) – druh žádosti o platbu; minimální objem prostředků standardní žádosti o platbu je 15 % celkové přidělené dotace projektu a zároveň nesmí být nižší než 300 000 Kč. Jedná se o profinancování příjemcem již zaplacených účetních dokladů na účet příjemce (případně příjemcova zřizovatele).
Manuál k aplikaci Přehled účetních dokladů
1
Orientace v aplikaci Informace o počtu podaných standardních a modifikovaných plateb, ke kterým máte přístup, naleznete po přihlášení do aplikace PUD na webu www.dobra-rada-cz. Poté se zobrazí základní obrazovka s přehledem projektů a hlavní menu s dostupnými operacemi v podobě modře a zeleně podbarvených tlačítek. V základní nabídce jsou k dispozici dvě volby – Projekty a Přijmout projekt.
obrázek 1 Základní obrazovka aplikace PUD po přihlášení nového uživatele
Tlačítko Projekty zobrazí seznam vámi přijatých projektů. V rámci těchto projektů pak máte přístup k jednotlivým žádostem o platbu. Tlačítko Přijmout projekt slouží k přijetí projektu přihlášeným uživatelem na základě přiděleného klíče k projektu. Tento krok pro každý projekt provádí uživatel pouze jednou a následně může u projektu vytvářet žádosti o platbu bez dalších omezení. Přijetí projektu je podrobněji rozepsáno v kapitole Práce s projektem. Zatímco tlačítko Projekty zůstává vždy zobrazeno a můžete jej kdykoliv použít pro přístup ke stránce přehledu projektů, tlačítka modré části nabídky se mění v závislosti na tom, kde se v aplikaci momentálně nacházíte. Vedle přijetí projektu nebo vytvoření nové žádosti o platbu zde naleznete i tlačítka umožňující přepnutí mezi přehledem účetních dokladů a čerpáním, případně vygenerování PDF aktuálně zobrazeného přehledu.
Práce s projektem Práce na projektu, resp. žádosti o platbu (ŽoP), je podmíněna jeho přijetím (načtením) příjemcem dotace na základě přiděleného klíče k projektu. V rámci jednoho klíče může s projektem pracovat libovolný počet osob1. Přijetí projektu provedete klepnutím na tlačítko Přijmout projekt, čímž vyvoláte zobrazení formuláře pro vložení unikátního přístupového klíče k projektu, který jste obdrželi po podpisu smlouvy o poskytnutí dotace z ROP Moravskoslezsko. Vložením klíče do příslušného formulářového pole a odesláním tlačítkem Přijmout dojde k přijetí projektu do seznamu vašich projektů v aplikaci. Proces přijetí projektu lze zrušit bez uložení změn (přijetí projektu) tlačítkem Zpět. Po úspěšném přijetí se váš projekt automaticky zobrazí v přehledu projektů. obrázek 2 Formulář pro přijetí projektu
obrázek 3 Přehled přijatých projektů aktivního uživatele
1 Za přidělení přístupu k projektu (a tím k žádostem o platbu, které pod něj spadají) dalším osobám je zodpovědný příjemce dotace z ROP Moravskoslezsko. Povinností příjemce je zajistit, aby nedošlo ke zneužití klíče k projektu neoprávněnou osobou. Manuál k aplikaci Přehled účetních dokladů
2
Pokud projekt nechcete nadále spravovat, můžete jej odebrat klepnutím na ikonu Odhlásit (křížek) na příslušném řádku v přehledu projektů. Pro opětovné spravování projektu je nutno jej znovu přijmout.
Žádosti o platbu Klepnutím na ikonu ŽoP
na příslušném řádku v přehledu projektů vám systém zobrazí přehled všech podaných žádostí
o platbu vybraného projektu, umožní vám vytvořit novou (tlačítkem Nová žádost o platbu) a prohlížet a případně upravovat již vytvořené žádosti.
obrázek 4 Charakteristické údaje o ŽoP v přehledu žádostí o platbu
U každé žádosti o platbu jsou uvedeny její charakteristické údaje: • Číslo ŽoP – při vytvoření 00, po finalizaci ŽoP pak chronologicky dle již podaných ŽoP • Stav – možnost sledování, co se s danou ŽoP aktuálně děje (jednotlivé stavy jsou popsány dále) • Projekt – uvedeno číslo projektu • Datum požadavku (datum finalizace a předání ŽoP na Úřad Regionální rady Moravskoslezsko) • Volba, zda se jedná o poslední žádost o platbu (ve výchozím stavu nastaveno na hodnotu „Ne“, dostupné pro standardní ŽoP) • Druh platby – modifikovaná nebo standardní • Celkové výdaje – načítají se při vyplňování soupisky • Celkové způsobilé výdaje a z toho neinvestiční – načítají se při vyplňování soupisky • Kontaktní osoba – osoba, která vyplňuje žádost o platbu, pro rychlý kontakt v případě nutnosti opravy • E-mail – email kontaktní osoby • Příjmy – uvést v případě, kdy má projekt ve smlouvě uvedeny příjmy dle čl. 55 nařízení rady č. 1083/2006 Nabídka akcí na záložce Přehled žádostí o platbu projektu, které lze s danou žádostí o platbu provést je Upravit (pro rychlejší vytvoření další ŽoP z údajů předchozí), zobrazení jejího Přehledu čerpání ně náhled na Avíza
, Kopírovat
, možnost žádost finalizovat
a případ-
.
Stavy žádosti o platbu V průběhu času se může vaše žádost o platbu nacházet v různých stavech zpracování, od její přípravy až po proces schvalování a proplacení. Většina stavů má převážně informativní charakter, s výjimkou stavů indikujících požadavek na vaši spolupráci (1, S2.13, S3.13, M5 a M11). V těchto stavech máte možnost žádost vytvářet (stav 1), případně opravovat nebo doplnit údaje a dokumenty (stav S2.13, S3.13, M5).
Mezi možné varianty stavů patří (pro standardní (S) i modifikovanou (M) platbu): 1
Tvorba ŽoP – vlastní vytváření žádosti o platbu příjemcem
Pro standardní platbu (Ex-post platbu): S2
Standardní platba finalizována příjemcem – žádost digitálně podepsána a odeslána na Úřad Regionální rady Moravskoslezsko
S2.2
Věcná kontrola zahájena – probíhá věcná kontrola žádosti o platbu
S2.11
Zjištěny nedostatky (příprava výzvy) – probíhá příprava výzvy z odboru implementace k doplnění pro příjemce
S2.13
Výzva k doplnění odeslána – příjemci byla odeslána výzva k doplnění
S2.14
ŽoP opravena – příjemce přepnutím ŽoP do tohoto stavu oznamuje/potvrzuje opravení ŽoP
S3
Předáno na OPL – věcná kontrola na odboru implementace ukončena, ŽoP předána na odbor plateb
S3.1
Připraveno k AFK – probíhá administrativní finanční kontrola
S3.11
Zjištěny nedostatky (příprava výzvy) – probíhá příprava výzvy z odboru plateb k doplnění pro příjemce
S3.13
Výzva k doplnění odeslána – příjemci byla odeslána výzva k doplnění
Manuál k aplikaci Přehled účetních dokladů
3
S3.14
ŽoP opravena – příjemce tímto stavem oznamuje/potvrzuje opravení ŽoP
S3.9
Schváleno VOPL Ex-post – vedoucí odboru plateb schválil Ex-post ŽoP
S4.2
Schváleno FÚ – ŽoP schválena finančním útvarem, příjemce může podat další ŽoP
S5
ŽOP proplacena (Avíza odeslána) – dotace byla proplacena na účet příjemce/zřizovatele příjemce
S6
Zamítnuto – ŽoP nebyla schválena, bez možnosti opravy, příjemce může podat další ŽoP
K1
Režim kontroly spuštěn – spouští se kontrola na místě u příjemce dotace, zadal referent OPL
K2
Kontrola naplánována – byla naplánována kontrola na místě u příjemce dotace
K3
Kontrola zahájena – kontrola na místě u příjemce dotace zahájena
K4
Protokol připraven – protokol o absolvované kontrole na místě u příjemce dotace připraven
K5
Převzato příjemcem – příjemce dotace převzal protokol o absolvované kontrole
Pro modifikovanou platbu: M2
Modifikovaná platba finalizována příjemcem – žádost digitálně podepsána a odeslána na Úřad Regionální rady Moravskoslezsko
M3
Připraveno AFK – probíhá administrativní finanční kontrola modifikované ŽoP
M4
Zjištěny nedostatky (příprava výzvy) – probíhá příprava výzvy k doplnění pro příjemce
M5
Výzva k doplnění odeslána – příjemci byla odeslána výzva k doplnění
M6
ŽoP opravena – příjemce tímto stavem oznamuje/potvrzuje opravení ŽoP
M7
Administrace v IS Monit – administrace žádosti v informačním systému MONIT7+
M8
Schváleno VOPL – ŽoP schválena odborem plateb
M8.2
Schváleno FU – ŽoP schválena finančním útvarem, příjemce může podat další ŽoP
M10
Zamítnuto – ŽoP nebyla schválena, bez možnosti opravy, příjemce může podat další ŽoP
M11
Schváleno FÚ + Avíza odeslány – byla odeslána avíza příjemci ohledně platby
M14
ŽoP proplacena – faktury byly uhrazeny dodavatelům
Jednotlivé stavy žádostí o platbu s informací, jak v těchto stavech postupovat, jsou rozepsány v kapitole Práce s žádostí o platbu.
Manuál k aplikaci Přehled účetních dokladů
4
Práce s žádostí o platbu Tvorba Žádosti o platbu (stav 1) V přehledu projektů klepněte na ikonu ŽoP
u příslušného projektu. Tímto se vám zobrazí přehled všech podaných a při-
pravovaných žádostí o platbu konkrétního projektu. Pokud jste ještě u vybraného projektu žádnou žádost o platbu elektronicky nebo písemně nepodávali, bude jejich seznam prázdný. Formulář pro novou žádost o platbu vyvoláte klepnutím na modré tlačítko Nová žádost o platbu.
obrázek 5 Seznam žádostí o platbu vybraného projektu
Formulář žádosti o platbu se skládá ze dvou částí. Horní část obsahuje informace o žádosti spolu s údaji o příjemci dotace, respektive kontaktní osobě. Pod tímto přehledem se pak nachází soupiska účetních dokladů, která bude popsána dále. Žádost o platbu se nyní nachází ve stavu 1 Tvorba ŽoP.
obrázek 6 V případě potřeby můžete druh platby v průběhu přípravy ŽoP měnit (pokud jste ŽoP nezfinalizovali).
Jako příjemce doplňujete tyto údaje: a) Druh platby: volíte mezi modifikovanou a standardní b) Kontaktní osoba (nejlépe přímo osoba zpracovávající danou žádost o platbu) c) E-mail (e-mail kontaktní osoby) d) Příjmy (příjmy dle čl. 55 nařízení rady č. 1083/2006; uvést pouze v případě, že jsou uvedeny ve smlouvě o poskytnutí dotace) e) V případě že se jedná o závěrečnou žádost o platbu u příslušného projetu, zatrháváte políčko nacházející se vedle „druhu“ platby. Poslední žádost o platbu musí být typu standardní platba. Všechny červeně zvýrazněné položky v obou částech formuláře jsou povinné. Druhá část formuláře (soupiska účetních dokladů) je pak rozdělena do jednotlivých rozpočtových kapitol, v rámci kterých vyplňujete informace potřebné pro žádost o platbu – přehled účetních dokladů. K vyplnění výdajů za jednotlivé kapitoly využijte ikon v daném řádku rozpočtové kapitoly. Klepnutím na ikonu
vložíte nový řádek pro výdaje v dané kapitole. Ikonou
kon-
krétní řádek s údaji nenávratně odstraníte.
obrázek 7 Nový řádek ve formuláři pro vkládání položek soupisky účetních dokladů
Manuál k aplikaci Přehled účetních dokladů
5
Do formuláře soupisky účetních dokladů pak vkládáme tyto údaje: • Číslo účetního dokladu – povolena jsou pouze čísla, písmena, znak _ (podtržítko) a znak – (pomlčka) • Kód výdaje – výběr dle položek rozpočtu (kódy výdajů 01.01 a 01.02 nemají nastavenu kontrolu na IČO a variabilní symbol) • Variabilní symbol – ve formě čísel a znaků • IČ – osmimístné číslo, v případě smlouvy s fyzickou osobou, která nemá IČ, zadáváte rodné číslo tak, že vložená hodnota bude začínat písmenem R a pokračovat rodným číslem včetně lomítka (např. R801111/4856) • Číslo účtu – vyplňuje se u modifikované ŽoP. Jedná se o číslo účtu a posledních pět symbolů musí být ve formátu lomítko a čtyři číslice (např. /0800) • Datum uskutečnění zdanitelného plnění – datum předání služby případně dodávky, nesmí být po datu splatnosti. • Datum splatnosti – vyplňuje se u modifikované ŽoP a nesmí být menší než 50 kalendářních dní ode dne finalizace ŽoP • Datum úhrady – vyplňuje se u standardní ŽoP, jedná se o datum úhrady účetního dokladu. V případě úhrady po částech se uvede do soupisky poslední datum dílčí úhrady. Zbylé předchozí dílčí úhrady se uvedou pouze do přílohy k danému účetnímu dokladu. • Typ výdaje – k dispozici možnosti IV (investiční výdaje) a NIV (neinvestiční výdaje) • Způsobilost DPH – Ano/Ne • DPH v Kč – částka DPH z účetního dokladu, pokud nezatrhnete způsobilost DPH, pak nebude tato položka vyplnitelná • Částka celkem – celková částka z účetního dokladu • Výdaj bez DPH v Kč (dopočítává se automaticky po potvrzení údajů tlačítkem umístěným pod tabulkou – např. jen přepočítat nebo Uložit a pokračovat)
obrázek 8 Chyba při vyplňování soupisky se vysvítí červeně. S chybou je možné soupisku uložit, nelze ji však finalizovat.
Způsob vyplnění soupisky účetních dokladů pro položky dotčené DPH v režimu přenesené daňové povinnosti u modifikovaných žádostí o platbu: V řádku 05.05: • do sloupce „částka celkem“ uvedete fakturovanou částku pro předmětnou položku bez DPH • do sloupce „DPH v Kč“ uvede 0 (nula) • ve sloupci „Výdaj bez DPH v Kč“ se automaticky generuje rozdíl, budou tedy v těchto případech hodnoty sloupce „částka celkem“ a sloupce „Výdaj bez DPH v Kč“ rovny V řádku 07.03 (vyhrazena pouze pro DPH, kdy není nárok na odpočet na vstupu – v režimu přenesené daňové povinnosti): • do sloupce „DPH v Kč“ uvedete částku DPH, která se vztahuje k předmětné položce • ve sloupci „částka celkem“ se automaticky generuje částka ze sloupce „DPH v Kč“ • ve sloupci „Výdaj bez DPH v Kč“ se automaticky generuje 0 (nula) Manuál k aplikaci Přehled účetních dokladů
6
V řádku 16.PDP (vyhrazena pouze pro DPH – nezpůsobilé, kdy je nárok na odpočet na vstupu – v režimu přenesené daňové povinnosti): • do sloupce „DPH v Kč“ uvedete částku DPH, která se vztahuje k předmětné položce • ve sloupci „částka celkem“ se automaticky generuje částka ze sloupce „DPH v Kč“ • ve sloupci „Výdaj bez DPH v Kč“ se automaticky generuje 0 (nula) Po vyplnění údajů (i v jeho průběhu) máte pod formulářem k dispozici následující akce v podobě tlačítek: a) Jen přepočítat – data nejsou uložena. Tato varianta umožňuje aktualizovat soupisku a provést automatické dopočty. b) Uložit a pokračovat – data se uloží a můžete pokračovat v práci. c) Uložit a ukončit – data se uloží a systém zobrazí přehled ŽoP, které spravujete. V rámci této tabulky se můžete k ŽoP vrátit a znovu s ní pracovat (klepnutím na odkaz Upravit respektive Náhled). d) Uložit a finalizovat – data se uloží a přechází se k možnosti odeslat danou ŽoP na Úřad Regionální rady Moravskoslezsko. Pro finalizaci žádosti o platbu je zapotřebí použít digitální podpis oprávněné osoby.
Během vyplňování informací do formuláře Žádosti o platbu/Přehledu účetních dokladů nezapomínejte průběžně svou práci ukládat (možnost b). V případě nečinnosti delší než 15 minut vás systém automaticky odhlásí a neuložená práce bude ztracena. Pět minut před uplynutím tohoto časového intervalu vás aplikace upozorní zprávou.
Tvorba ŽoP kopírováním Novou ŽoP si můžete připravit také zkopírovaním předchozí ŽoP v rámci jednoho projektu pomocí ikony Kopírovat (viz obrázek 9). Pokud budete tvořit novou ŽoP z původní standardní, nastaví se vám zkopírovaná ŽoP také do standardní ŽoP. Pokud původní bude modifikovaná, tak se i zkopírovaná automaticky nastaví na tvorbu modifikované ŽoP.
obrázek 9 Řádky přehledu žádostí o platbu s možností ŽoP kopírovat
Informace příjemce k žádosti o platbu (IP-ŽOP) Pro vyplnění IP-ŽoP je zapotřebí nejprve Vaši žádost o platbu uložit. Pro průběžné uložení aplikace PUD zvolte „uložit a pokračovat“. Proběhne-li uložení správně, objeví se v části navigačního panelu nové modré tlačítko „IP-ŽoP“.
obrázek 10 Tlačítko pro přístup k IP-ŽoP
Nyní lze po volbě tlačítka „IP-ŽoP“ přistoupit k vyplnění standardního formuláře IP-ŽoP. Doplňte údaje v editovatelných polích, přičemž pole povinná k vyplnění jsou podbarvena růžově. Bez vyplnění těchto růžově podbarvených polí nebude možno Vaši žádost finalizovat.
Popis polí v sekci IP-ŽoP: Popis realizace projektu ve vztahu k nárokovaným výdajům v rámci žádosti o platbu • Stručně popište realizaci projektu ve vztahu k výdajům, které nárokujete v rámci této žádosti o platbu (tzn. jaké stavební práce byly provedeny, jaké služby byly provedeny, jaké dodávky byly dodány apod.). Změny ve finančním plánu • Pokud došlo ke změně finančního plánu označte pole „Ano“. Pokud ke změně finančního harmonogramu nedochází, označte „Ne“. • V případě první možnosti (zatržení pole „Ano“) dojde k vytvoření editovatelného pole, kde je nutné uvést důvody změn. • Nezapomeňte rovněž na doložení formuláře Harmonogramu plateb dle přílohy č. 8 Příručky pro žadatele.
Manuál k aplikaci Přehled účetních dokladů
7
Udržitelný rozvoj a rovné příležitosti • Zatrhněte relevantní pole. Publicita projektu • Do editovatelného pole popište doposud realizovanou publicitu projektu. Nepodstatné změny v projektu • Pokud během realizace nastaly nepodstatné změny, které se bezprostředně týkají předkládaných výdajů (zejména změny v rozpočtu), popište je v editovatelném poli. Jiné příjmy • V případě, že je pro Vás Tato část relevantní, je nutné po volbě „přidat řádek“ popsat zdroje příjmu (případně další komentář) a příjem vyčíslit. • Volbu „přidat řádek“ je možné několikrát opakovat (pro každý zdroj příjmu). • Přidané řádky lze také prostřednictvím ikony odpadkového koše smazat. Veřejné zakázky vztahující se k nárokovaným výdajům • V případě, že se k této žádosti o platbu vztahuje nějaká veřejná zakázka (ukončená) zatrhněte pole „Ano“ (mimo zakázek zanedbatelného rozsahu). Následně budete mít možnost prostřednictvím volby „přidat veřejnou zakázku„ veřejnou zakázku popsat. • Volbu „přidat veřejnou zakázku“ lze několikrát opakovat. • Vytvořené zakázky lze prostřednictvím ikony odpadkového koše smazat. • Při editaci popisu veřejné zakázky vyplňte všechna pole. • V případě zatržení volby „byl uzavřen dodatek (dodatky) ke smlouvě“, vyplňte také nově vytvořené editovatelné pole pro popis důvodu uzavření dodatku (dodatků). K IP-ŽoP je možné přiložit přílohy jako soubory a to prostřednictvím tlačítka „Přidat soubor“.
obrázek 11 Formulář pro nahrání souboru do aplikace
Do pole „Název“ uveďte název přílohy, která přílohu bude exaktně identifikovat. Následně prostřednictvím pole „soubor“ a volbou „procházet…“ vyberte přílohu z vašeho počítače. Maximální povolená velikost jednoho souboru je 2,5 MB, ale počet příloh není omezen. Ostatní dokumenty (např. originály) je nutno doložit na URR nejpozději do 3 pracovních dnů od finalizace IP-ŽoP (ŽoP) v PUD.
Po vyplnění údajů v IP-ŽoP nezapomeňte přes tlačítko „Uložit“ ukončit práce v sekci IP-ŽoP. Tlačítko „uložit“ naleznete v dolní části sekce IP-ŽoP. Po uložení údajů v IP-ŽoP se přes modré tlačítko ŽoP (v horní části sekce) můžete vrátit k Vaši žádosti o platbu v aplikaci PUD.
Povinnost vyplnění IP-ŽoP platí pouze pro předložení modifikované a standardní žádosti o platbu (v papírové formě se již nedokládá). Pro předložení závěrečné žádosti o platbu je stále povinnost předložení pouze v papírové podobě.
Manuál k aplikaci Přehled účetních dokladů
8
Finalizace a odeslání žádosti o platbu (včetně IP ŽOP) Abyste mohli novou žádost o platbu (s IP ŽOP) finalizovat, musí se předcházející žádost nacházet minimálně ve stavu S4.2, resp. M8.2 Schváleno FU, případně S6 Zamítnuto, resp. M10 – Zamítnuto. Pokud je ŽoP s předcházejícím pořadovým číslem v jiném (nižším) než uvedeném stavu, pak si můžete novou ŽoP předpřipravit (např. zkopírováním předchozí ŽoP), ale nebude ji možné finalizovat, dokud se stav předchozí žádosti nezmění na výše uvedené. Vytvořenou a již uloženou ŽoP ve stavu 1 Tvorba ŽoP nelze z aplikace smazat. Pokud chcete žádost finalizovat, po úplném dokončení vkládání dat do žádosti o platbu klepněte na tlačítko Uložit a finalizovat. Automaticky se vám otevře obrazovka s možností výběru digitálního podpisu (obrázek 12). Při finalizaci dojde k ověření, zda zvolená ŽoP a IP ŽoP plní požadované parametry. Výběr certifikátu pro digitální podpis žádosti o platbu vám nabídne dva způsoby, jak podpis provést, a to buď výběrem z nainstalovaných certifikátů, nebo pomocí certifikátu v souboru, který obsahuje digitální podpis uložený jinde na vašem počítači případně na jiném zařízení (USB disk…). V tomto kroku máte poslední možnost vrátit se k podávané žádosti o platbu nebo IP ŽoP a upravit je, a to klepnutím
obrázek 12 Dialogové okno pro výběr certifikátu a digitální podpis žádosti o platbu
na tlačítko Zpět. Výběrem certifikátu a klepnutím na tlačítko Podepsat dojde k vygenerování a podepsání žádosti o platbu a IP ŽoP a k jejich odeslání na Úřad Regionální rady Moravskoslezsko. Po tomto kroku již nelze žádost o platbu a IP ŽoP nijak změnit.
Pro práci s elektronickým podpisem je potřeba mít v prohlížeči nainstalován a povolen doplněk aplikace Java verze 1.5 a vyšší (nejnovější verze je k dispozici na adrese http://www.java.com). Aby byly k dispozici i certifikáty nainstalované v systému Windows, je nutná Java ve verzi 1.6, případně novější. U některých zabezpečení počítače se může před digitálním podpisem zobrazit informace např. o certifikátu webových stránek poskytovatele, případně jiné informace.
Digitální podpis můžete získat u certifikačních autorit, kterými v České republice jsou První certifikační autorita , a.s. (http://www.ica.cz/), Česká Pošta, s.p. (http://www.postsignum.cz/) a APCS eIdentity a. s. (http://www.ie.cz/) Podepsáním a odesláním přechází žádost o platbu do stavu 2 Finalizováno příjemcem („S2 Finalizováno příjemcem“ u standardní ŽoP a „M2 Finalizováno příjemcem“ u modifikované ŽoP) a s tímto stavem bude zobrazena v seznamu ŽoP příslušného projektu. PDF s podepsanou žádostí o platbu ve stejné podobě, jak byla odeslána na Úřad Regionální rady Moravskoslezsko, pak naleznete ve formě odkazu v náhledu žádosti.
obrázek 13 Informace o podepsané žádosti o platbu
Do 3 dnů od odeslání žádosti o platbu je příjemce povinen dodat listinné podoby originálů faktur a dalších příloh, které jsou obsahem žádosti.
Manuál k aplikaci Přehled účetních dokladů
9
Pozastavení žádosti o platbu V případě, že se u vaší žádosti o platbu vyskytnou potíže, může být její administrace pozastavena. Informaci o pozastavení obdržíte e-mailem a současně je signalizována ikonou
v seznamu žádostí o platbu (důvod pozastavení administrace se zob-
razí také po najetí myší na tuto ikonu). Kompletní seznam pozastavení administrace dané žádosti o platbu pak naleznete pod modrým tlačítkem Historie pozastavení v náhledu žádosti o platbu.
obrázek 14 Informace o pozastavení administrace ŽoP je signalizována ikonou a podbarvením řádku v seznamu žádostí
ZJIŠTĚNí NEDOSTATKů v Modifikované Žádosti o platbu Příprava výzvy k doplnění (stav M4) Pokud poskytovatel dotace neschválil vaši žádost o platbu z důvodu nedostatečných nebo chybějících podkladů, můžete jím být vyzváni k jejich doplnění. O této skutečnosti budete informováni e-mailem a stavem ŽoP M4 Zjištěny nedostatky (příprava výzvy). Informace je zasílána jak kontaktní osobě pro danou žádost o platbu, tak i kontaktní osobě celého projektu. V tomto stavu není ještě možné žádost o platbu upravovat, stav pouze signalizuje, že v nejbližší době můžete očekávat žádost o doplnění. Oprava bude možná až po zaslání výzvy, tedy po přepnutí ŽoP do stavu M5.
obrázek 15 Informace o stavu žádosti o platbu o platbu v seznamu žádostí
Oprava žádosti o platbu (stav M5) Pokud budete vyzváni k opravě Vaši žádosti o platbu je možné ji opravit ve stavu M5 Výzva k doplnění odeslána. Opravu provedete klepnutím na ikonu Náhled (viz obrázek 16) u příslušné žádosti o platbu a úpravou příslušných řádků v přehledu účetních dokladů. Odemknuty (a tedy k dispozici pro opravu) budou pouze řádky, ve kterých je rozpor, případně chyba, a jako takové budou obsahovat příslušná formulářová pole. Pokud budete vyzváni k opravám/doplnění v sekci IP-ŽOP, bude Vám tato sekce zpřístupněna pro možné revize. Opravu ve zpřístupněné sekci IP-ŽOP provedete přes tlačítko „IP-ŽOP“.
obrázek 16 Klepnutím na ikonu Náhled (lupa) u ŽoP vyžadující opravu (stav M5) přejdete k úpravám problematické položky
Pokud je možné doložit některé dokumenty elektronicky, můžete je nahrát v sekci IP-ŽOP prostřednictvím tlačítka Přidat soubor. Souborů lze nahrát více, ale omezení velikosti souboru je nastaveno na 2,5 MB. Ostatní dokumenty (např. originály) je nutno doručit osobně, poštou, apod. a to do 3 dnů od přepnutí do stavu M6 ŽoP opravena (viz níže). Ve výjimečných případech se může stát, že nebude odemknut ani jeden řádek, pak je po vás požadováno dodání příslušných dokumentů uvedených v zaslané výzvě k doplnění.
obrázek 17 Aktivovaná pole vyžadující opravu v přehledu účetních dokladů
Po opravě údajů (i v jejím průběhu) máte možnost vybrat jednu z akcí: a) Jen přepočítat – data nejsou uložena k finalizaci. Tato varianta umožňuje aktualizovat soupisku včetně automaticky vypočítávaných polí. b) Uložit a pokračovat – data se uloží a můžete pokračovat dál v práci. c) Uložit a ukončit – data se uloží a systém zobrazí seznam žádostí o platbu. V rámci tohoto seznamu se lze k ŽoP vrátit a případně ji upravit.
obrázek 18 Potvrzení provedení opravy žádosti o platbu
d) Uložit – v sekci IP-ŽOP, pokud je Vám zpřístupněna. e) Opraveno – tímto oznámíte, že bylo z vaší strany provedeno doplnění a předáváte opravenou ŽoP zpátky na Úřad Regionální rady Moravskoslezsko. Tlačítko vyvolá dialogové okno (obrázek 18) vyžadující potvrzení provedení opravy. Manuál k aplikaci Přehled účetních dokladů
10
Finální zaslání opravené ŽoP je nutno potvrdit dialogovým oknem (i v případě kdy zasíláte pouze dokumenty v písemné podobě), které se otevře po klepnutí na tlačítko Opraveno. Po odeslání oprav již nelze žádné další úpravy provádět. ŽoP přejde do stavu M6 ŽoP opravena.
obrázek 19 Potvrzení provedení opravy žádosti o platbu
OSTATNÍ RELEVANTNÍ STAVY MODIFIKOVANÉ ŽÁDOSTI O PLATBU Schváleno FÚ (stav M8.2) Vaše žádost o platbu byla schválena finančním útvarem. Můžete podat (finalizovat) novou žádost o platbu.
Zamítnuto (stav M10) Žádost o platbu neprošla kontrolou Úřadu Regionální rady Moravskoslezsko bez možnosti nápravy nalezených chyb. Můžete podat (finalizovat) novou žádost o platbu.
Odeslání avíza o platbě (stav M11) Bylo odesláno avízo o platbě, kterým budete vyzváni k doložení vlastního podílu dotace na bankovní účet.
Proplacení ŽoP (stav M14) Žádost o platbu byla proplacena Úřadem Regionální rady Moravskoslezsko na účty dodavatelů vašeho projektu.
Manuál k aplikaci Přehled účetních dokladů
11
ZJIŠTĚNí NEDOSTATKů ve standardní Žádosti o platbu Příprava výzvy k doplnění (stavy S2.11, S2.13, S3.11, S3.13) Pokud poskytovatel dotace neschválil vaši žádost o platbu z důvodu nedostatečných nebo chybějících podkladů, můžete jím být vyzváni k jejich doplnění. O této skutečnosti budete informováni e-mailem a stavem ŽoP S2.13, resp. S3.13 – Výzva k doplnění odeslána. Informace je zasílána jak kontaktní osobě pro danou žádost o platbu, tak i hlavní kontaktní osobě celého projektu. Stav S2.11, resp. S3.11 pouze signalizuje, že v nejbližší době můžete očekávat výzvu k doplnění. Oprava bude možná až po zaslání výzvy, tedy po přepnutí ŽoP do stavu S2.13, resp. S3.13.
obrázek 20 Standardní žádost o platbu nacházející se ve stavu S3.11
Jste-li k tomu vyzváni, doplnit žádost o platbu je možné ve stavu S2.13, resp. S3.13 Výzva k doplnění odeslána. Výzvu naleznete v Náhledu u příslušné žádosti o platbu, je umístěná v horní tabulce vpravo. Tato výzva bude také součástí informačního e-mailu zaslaného kontaktní osobě ŽoP a hlavní kontaktní osobě projektu.
obrázek 21 Žádost o platbu se zaslanou výzvou k doplnění
Oprava žádosti o platbu Na výzvu reagujte dle pokynů ve výzvě k doplnění. Pokud budete vyzváni k úpravám v sekci IP-ŽOP bude Vám tato sekce zpřístupněna přes tlačítko IP-ŽOP. Pokud je možné doložit některé dokumenty elektronicky, lze je nahrát v sekci IP-ŽOP prostřednictvím tlačítka Přidat soubor. Omezení velikosti souboru je nastaveno na 2,5 MB. Souborů je možno nahrát vícero. Ostatní dokumenty (např. originály) je nutno doručit osobně, poštou, apod. a to do 3 dnů od přepnutí do stavu S2.14, respektive S3.14 – ŽoP opravena (viz níže).
obrázek 22 Formulář pro nahrání souboru do aplikace
Nachází-li se ŽoP ve stavu S3.13 a jste vyzváni k opravě soupisky účetních dokladů, pak mohou být odemknuty pouze ty řádky, ve kterých je rozpor, případně chyba, a jako takové budou obsahovat příslušná formulářová pole.
obrázek 23 Aktivovaná pole vyžadující opravu v přehledu účetních dokladů
Po opravě údajů (i v jejím průběhu) máte možnost vybrat jednu z akcí: a) Jen přepočítat – data nejsou uložena k finalizaci. Tato varianta umožňuje aktualizovat soupisku včetně automaticky vypočítávaných polí. b) Uložit a pokračovat – data se uloží a můžete pokračovat dál v práci. c) Uložit a ukončit – data se uloží a systém zobrazí seznam žádostí o platbu. V rámci něj se lze k ŽoP vrátit a případně ji upravit. Manuál k aplikaci Přehled účetních dokladů
12
d) Uložit – v sekci IP-ŽOP, pokud je Vám zpřístupněna. e) Opraveno – tímto oznámíte, že bylo z vaší strany provedeno doplnění a předáváte opravenou ŽoP zpátky na Úřad Regionální rady Moravskoslezsko. Tlačítko vyvolá dialogové okno (obrázek 24) vyžadující potvrzení provedení opravy.
obrázek 24 Potvrzení provedení opravy žádosti o platbu
Finální zaslání opravené ŽoP je nutno potvrdit dialogovým oknem (i v případě kdy zasíláte pouze dokumenty v písemné podobě), které se otevře po klepnutí na tlačítko Opraveno. Po odeslání oprav již nelze žádné další úpravy provádět. ŽoP přejde do stavu S2.14, respektive S3.14 – ŽoP opravena.
OSTATNÍ RELEVANTNÍ STAVY STANDARDNÍ ŽÁDOSTI O PLATBU Schváleno FÚ (S4.2) Standardní ŽoP schválena finančním útvarem, můžete podat (finalizovat) novou žádost o platbu.
ŽOP proplacena (Stav S5) Standardní žádost o platbu byla proplacena Úřadem Regionální rady Moravskoslezsko na učet příjemce (zřizovatele).
Zamítnuto (stav S6) Pokud byla standardní žádost o platbu převedena do stavu S6 Zamítnuto, pak neprošla kontrolou Úřadu Regionální rady Moravskoslezsko bez možnosti nápravy nalezených chyb. Můžete podat (finalizovat) novou žádost o platbu.
Režim kontroly spuštěn (Stav K1) Spuštěn režim kontrol na místě u příjemce.
Kontrola naplánována (Stav K2) Dohodnut termín kontroly u příjemce.
Kontrola zahájena (Stav K3) Kontrola na místě u příjemce zahájena.
Protokol připraven (Stav K4) Protokol o absolvované kontrole byl Úřadem Regionální rady vyhotoven.
Převzato příjemcem (Stav K5) Protokol o absolvované kontrole byl přijat příjemcem.
Manuál k aplikaci Přehled účetních dokladů
13
