Analisis Kesesuaian Kebutuhan Software ERP Terhadap Strategi Perusahaan Menggunakan Metode Balanced Scorecard dan Analytical Hierarchy Process (Studi Kasus : CV Jayalestari Mandiri) Nuraisa Novia H – Apol Pribadi - Sholiq Jurusan Sistem Informasi, Institut Teknologi Sepuuh Nopember Kampus ITS Sukolio, Surabaya 60111 Email :
[email protected] pangsa pasar yang cukup luas tentu manajemen sumber dayanya akan semakin rumit. Proses pengadaan bahan baku dan perusahaan yaitu proses pengangkutan dan penyortiran produk dari para nelayan dilakukan dengan perencanaan sederhana serta dibantu dengan beberapa mesin saja sisanya memakai tenaga manusia. Manajemen sumber dayanya yang masih menggunakan cara tradisional berakibat pada pemenuhan permintaan yang tidak begitu terekam informasinya, sehingga terkadang kewalahan dalam memenuhi permintaan karena bahan baku yang ketersediaannya tidak menentu serta volume permintaan yang tidak terprediksi. Perusahaan ini berniat untuk mengembangkan sistem TI untuk menunjang proses bisnisnya, dan dalam hal ini sistem ERP adalah sebuah langkah awal yang tepat. Hal ini dikarenakan perusahaan membutuhkan pengelolaan terhadap sumber daya yang dimiliki, sehingga proses bisnis dapat di otomatisasikan untuk meminimalkan kesalahan. Untuk penerapannya diperlukan perhitungan serta manajemen investasi berupa perencanaan terhadap sistem ERP , agar penerapan sistem ERP sejalan dengan kebutuhan, kriteria, dan tujuan perusahaan sehingga meningkatkan keuntungan dan nilai lebih yang diperoleh perusahaan. Sistem ERP sendiri terdiri dari beberapa fungsi/paket yang harus dievaluasi kembali agar sesuai dengan tujuan dan kebutuhan perusahaan. Kemudian penyedia paket sistem ERP juga memiliki perbedaan tingkat dukungan yang harus disesuaikan kembali dengan. Pada penelitian ini balanced scorecard dipilih untuk menerjemahkan visi dan misi menjadi beberapa strategi bisnis perusahaan berdasarkan pertimbangan kondisi internal dan eksternal perusahaan Strategi bisnis yang didapatkan dari pemetaan empat perspektif balanced Scorecard kemudian diselaraskan dengan kemampuan pemenuhan sistem ERP yang disajikan oleh beberapa pilihan software ERP melalui CSF (Critical Success Factor) dari situlah muncul strategi teknologi informasi yang berhubungan dengan penerapan software ERP. Besarnya dukungan bantuan software ERP pada strategi bisnis akan dibobot melalui AHP (Analytical Hierarchy Process). Dengan demikian akan ditentukan software ERP yang paling tepat untuk memenuhi
Abstrak Perkembangan bisnis menuntut perusahaan untuk mampu bertindak secara lebih cepat dan akurat. Untuk itulah sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) kemudian menjadi sangat dibutuhkan. Akan tetapi, pemilihan sistem ERP yang sesuai dengan strategi dan tujuan perusahaan adalah sebuah masalah tersendiri.Hal ini dikarenakan penerapan sebuah sistem ERP memiliki kompleksitas, biaya yang tinggi, dan juga resiko adaptasi. Perusahaan membutuhkan manajemen investasi TI yang tepat sasaran dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hal pertama yang dilakukan adalah penjabaran visi, misi, perusahaan dengan menggunakan empat perspektif balanced scorecard (BSC). Dari situlah akan muncul beberapa strategi perusahaan secara keseluruhan yang kemudian diturunkan kembali pada setiap departemen. Beberapa proses untuk mendukung strategi akan dijelaskan melalui Critical Success Factor (CSF). Beberapa Penyedia software ERP yang dapat melakukan proses-proses yang ada akan menjadi pilihan dan dilihat besarnya dukungan software tersebut terhadap setiap proses yang diinginkan oleh perusahaan. Setiap proses inilah yang akan menjadi multi kriteria dan dibuat hirarkinya. Kriteria inilah yang kemudian akan dibandingkan tingkat kepentingannya dengan menggunakan metode Analytical Hierarchy Process (AHP). CSF perusahaan akhirnya berujung pada kesimpulan bahwa perusahaan memiliki 13 aktivitas yang menjadi fokus utama, selain itu perusahaan juga memiliki pertimbangan akan dukungan penerapan software dalam jangka panjang terbagi dalam 3 kriteria besar yaitu sistem, penyedia, dan investasi. Hasil dari proses AHP akhirnya menunjukkan bahwa baik pada kesesuaian dengan 13 aktivitas utama maupun dukungan penerapan software Openbravo muncul sebagai pilihan terbaik. Kata Kunci: ERP, Balanced Scorecard, CSF, AHP, investasi TI
1.
Pendahuluan
CV Jayalestari Mandiri merupakan sebuah perusahaan yang sedang berkembang dalam bisnis pengolahan ikan. Produk-produknya ditujukan untuk memenuhi pangsa pasar Jepang dan Amerika . Dengan
1
kebutuhan perusahaan dalam mencapai strategistrategi bisnis. Manfaat dari penelitian tugas akhir ini adalah menyediakan tahapan yang jelas dalam penerapan software ERP yang sesuai dengan kebutuhan CV Jayalestari Mandiri sebagai berikut : 1. Memberikan strategi pendongkrak kinerja perusahaan yang seimbang menggunakan balanced scorecard. 2. Memudahkan perusahaan untuk memilih software ERP yang sesuai dengan aktivitasaktivitas pendukung strategi . Gambar 2. Kerangka Kerja Balanced Scorecard (Sumber : Kaplan and Norton, “Linking the Balanced Scorecard to Strategy”, 1996)
2. SWOT Analisis SWOT adalah indentifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan (1). Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (strength) dan peluang opportunities), namun secara bersamaan dapat(meminimalkan kelemahan (weaknesses) dan ancaman (threats).
4.
Pada dasarnya, AHP adalah suatu teori umum tentang pengukuran. Ia digunakan untuk menemukan skala rasio baik dari perbandingan pasangan yang diskrit maupun kontinu. Perbandingan-perbandingan ini dapat diambil dari ukuran actual atau dari suatu skala dasar yang mencerminkan kekuatan perasaan dan prefensi relative. AHP memiliki perhatian khusus tentang penyimpangan dari konsistensi, pengukuran dan pada ketergantungan di dalam dan diantara kelompok elemen strukturnya (5). Dalam pengambilan keputusan dengan metode AHP langkah-langkah kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut : − Mendefinisikan suatu kegiatan yang memerlukan pemilihan dalam pengambilan keputusannya. − Menentukan kriteria dari pilihan-pilihan tersebut terhadap identitas kegiatan membuat hirarkinya. − Membuat matriks “pairwise comparison” berdasarkan fokus kriteria dengan memperhatikan prinsip-prinsip “comparative judgement” − Membuat matriks pairwise comparison dengan memperhatikan prinsip-prinsip comparative judgement berdasarkan kriteria pada tingkat diatasnya. Thomas Saaty, pengembang AHP merekomendasikan satu hingga Sembilan skala ratio saat menentukan dari dua alternatif yang ada.
Gambar 1. Proses Pengambilan Keputusan Strategis (Sumber : Rangkuti, “Analisis SWOT : Teknik Membedah Kasus Bisnis”, 1997)
3.
AHP
Balanced Scorecard
Metode Balanced Scorecard adalah sebuah teknik yang digunakan perusahaan untuk menerjemahkan strategi mereka ke dalam sekumpulan tujuan dan tolak ukur. Balanced Scorecard digunakan sebagai tolak ukur yang terkini karena kemampuannya dalam mengukur baik dari segi finansial maupun non finansial, dan juga sebagai alat komunikasi, informasi, dan sistem pembelajaran (2).
5.
Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah berdasarkan keterangan wawancara dan survey dengan perusahaan terkait. Runtutan pengerjaan dalam penetlitian ini bisa dilihat pada Gambar 2.
2
Mulai
Identifikasi aktivitas dan kriteria penerapan pendukung strategi
Studi Literatur
Pembobotan dukungan Software ERP
Analisis Kondisi perusahaan
Penentuan Strategi berdasarkan 4 perspektif BSC
Tabel 1 Strategi TOWS Strategi TOWS
Penentuan Software ERP yang diterapkan
Pembuatan Buku Laporan
Selesai
Gambar 3. Proses Pengerjaan Tugas Akhir Tahap pertama adalah melakukan Studi literatur untuk memahami mengenai metode yang akan digunakan pada tugas akhir kali ini dan permasalahanpermasalahan yang berkenaan dengan penerapan metode-metode tersebut pada penentuan kesesuaian software ERP terhadap strategi perusahaan. Tahap kedua adalah wawancara seputar kondisi perusahaan, permasalahan yang dihadapi, dan peraturan yang diterapkan pada perusahaan. Mengenai visi dan misi serta analisis kondisi eksternal dan Internal perusahaan. Tahap ketiga adalah penentuan strategi berdasarkan perspektif balanced scorecard. Strategi perusahaan secara keseluruhan akan dipetakan berdasarkan empat perspektif balanced scorecard kemudian dijabarkan kembali untuk setiap departemen yang ada. Tahapan Keempat adalah identifikasi aktifitas pendukung strategi. Setiap strategi akan diidentifikasi CSF nya. CSF inilah yang kemudian akan dikelompokkan menjadi aktifitas pendukung strategi. Kemudian juga ditentukan kriteria penerapan yang dipertimbangkan. Keduanya akan menjadi penentu kesesuaian software dengan strategi perusahaan. Tahapan Kelima adalah pembobotan kesesuaian software AHP. Pada tahapan ini lima software ERP akan dibobot kesesuaiannya dengan aktifitas yang telah diidentifikasi sebelumnya menggunakan Analytical Hierarchy Process (AHP). Pembobotan juga akan berlaku bagi kesesuaian untuk kriteria penerapan. Tahapan terakhir adalah penentuan software ERP. Software ERP yang memiliki bobot terbesar berdasarkan perhitungan AHP akan menjadi software yang terpilih dan dianggap paling sesuai untuk mendukung strategi perusahaan. Dan selanjutnya adalah melakukan penyusunan buku laporan.
6. Hasil dan Pembahasan Berdasarkan hasil wawancara dengan perusahaan, maka dilakukan analisis SWOT terbuatlah strategi TOWS yang kemudian dimasukkan kedalam 4 pesrpektif BSC :
Finansial (F) F1- Mengadakan produk sampingan . F2- Melakukan perbedaan produk. F3- Melakukan ekspansi ke pasar Eropa Pelanggan (C) C1- Menguatkan brand image yang ada C2- Membina hubungan baik dengan pemasok dan konsumen C3- Melakukan inisiatif harga dengan adanya pertimbangan pasar dan promosi produk. Internal (I) I1- Melakukan prediksi ketersediaan bahan baku I2- Memperluas penjaringan bahan baku ke daerah timur Indonesia I3- Prediksi biaya dan kapasitas produksi dengan bantuan teknologi I4Melakukan promosi penjualan dan analisis feedback Pertumbuhan dan Pembelajaran (L) L1- Pelatihan karyawan yang bekerjasama dengan pemerintah L2- Pengadaan teknologi untuk proses manajemen L3- Peningkatan partisipasi karyawan dalam pengambilan keputusan organisasi Berdasarkan penjabaran visi dan misi maka strategi perusahaaan akan dijabarkan seperti pada tabel 2 dibawah ini . Tabel 2 BSC Level Korporat Strategi Finansial (F) F1- Peningkatan volume penjualan / volume ekspor sehingga meningkatkan pemasukan F2- Melakukan Ekspansi kedalam pasar global terutama Eropa untuk memperluas pengaruh produk yang berujung pada bertambahnya sumber pemasukan. Pelanggan (C) C1- Memberikan produk berkualitas tinggi dengan standarisasi sesuai dengan negara tujuan ekspor produk untuk meningkatkan persepsi baik konsumen terhadap produk. C2- Memberikan banyak pilihan dengan adanya diferensiasi produk untuk pemenuh kebutuhan konsumen. C3- Meningkatkan dukungan konsumen terhadap produk Internal (I) I1- Perluasan penjaringan bahan baku I2- Melakukan efisiensi proses pengadaan I3- Melakukan pengendalian produksi Pertumbuhan dan Pembelajaran (L) L1- Melakukan pemberdayaan SDM baik dari tingkat pengadaan sampai penjualan untuk kesempatan
3
pengembangan individu dan perusahaan. L2- Mampu memberikan kompensasi atau insentif yang kompetitif. L3- Berkembang dan besar sehingga mampu membuka lapangan pekerjaan seluas-luasnya Setelah itu kedua strategi yang berada pada TOWS akan menjadi batasan bagi perusahaan untuk melakukan strategi pada level korporat yang merupakan penjabaran visi dan misi. Kemudian pada strategi akan diturunkan kembali untuk setiap Departemen sebagai berikut : Tabel 3 BSC Departemen Administrasi Strategi
3. 4. 5. 6.
Melakukan Penjadwalan pembelian Meningkatkan Efesiensi proses pembelian Menekan jumlah bahan baku yang terbuang (kg). Melakukan Optimalisasi kinerja mesin dan tenaga kerja. Pelanggan (C) 7. Pemastian kesesuaian pesanan 8. Melakukan uji keamanan pangan dengan lebih mendetail. Internal (I) 9. Meningkatkan kemampuan klasifikasi bahan mentah berdasarkan standar kualitas Internasional. 10. Melakukan stabilisasi harga pada tiap daerah penangkapan. 11. Pengadaan teknologi untuk proses produksi 12. Mengadakan penelitian produk 13. Penjadwalan produksi Pertumbuhan dan Pembelajaran (L) 14. Meningkatkan kemampuan pekerja dalam pemrosesan bahan mentah. 15. Penyesuaian beban kerja 16. Melakukan peningkatan kuantitas produksi
Finansial (F) 1. Melakukan proses pembaharuan kontrak serta keperluan administratif ekspor seefisien mungkin. 2. Mendefinisikan proses administratif pemesanan produk seefisien mungkin untuk segala jenis produk. 3. Meningkatkan efektifitas alur kerja karyawan. 4. Menghitung efisiensi pengeluaran untuk pegawai Pelanggan (C) 5. Memberikan pencatatan data proses dan produk yang baik untuk keperluan penelusuran konsumen. 6. Memberikan kemudahan penanganan administratif dalam proses pemesanan Internal (I) 7. Menerapkan standar manajemen administratif yang terstrukur dalam proses penanganan produk. 8. Melakukan olah data keuangan dan akuntansi berstandar. 9. Memberikan pencatatan data proses dan produk yang baik untuk keperluan penelusuran konsumen. 10. Memberikan kemudahan penanganan administratif dalam proses pemesanan 11. Memberlakukan penanganan kontrak dan klausul kontrak terintegrasi. 12. Melakukan penyederhanaan proses administrative pengadaan. 13. Memberlakukan Pencatatan keuangan lengkap untuk setiap proses. 14. Pengadaan teknologi untuk pengelolaan akutansi perusahaan. Untuk meminimalisir kesalahan perhitungan. Pertumbuhan dan Pembelajaran (L) 15. Meningkatkan efektifitas pengadaan training 16. Meningkatkan efektifitas alur kerja karyawan. 17. Meningkatkan manajemen kemampuan pegawai.
Tabel 5 BSC Departemen Marketing Strategi Finansial (F) 1. Melakukan perluasan distribusi 2. Mempermudah akses secara global 3. Menambah jumlah mitra kerja. Pelanggan (C) 4. Membuat konsumen yang puas dan loyal 5. Meningkatkan kemudahan konsumen untuk berkomunikasi dengan perusahaan. Internal (I) 6. Mempercepat perkembangan produk baru 7.
Melakukan manajemen konsumen yang komunikatif. 8. Meningkatkan pengetahuan perusahaan akan keinginan konsumen 9. Meningkatkan kemudahan supplier untuk berhubungan dengan perusahaan. 10. Melakukan peningkatan pengetahuan akan kondisi sumber bahan baku disbanding permintaan. 11. Meningkatkan integrasi data permintaan dengan kesanggupan produksi. 12. Meningkatkan kemampuan penanganan keluhan konsumen oleh karyawan. Pembelajaran dan pertumbuhan (L) 13. Mengadakan training pemasaran 14. Menggunakan teknologi untuk keperluan pemasaran Berdasarkan Strategi yang tercantum pada balanced scorecard maka dicari beberapa CSF untuk
Tabel 4 BSC Departemen Produksi Strategi Finansial (F) 1. Meningkatkan efektifitas proses produksi. 2. Percepatan proses produksi.
4
Berdasarkan pertimbangan dukungan software terhadap 13 aktivitas yang diinginkan oleh perusahaan terlihat pada gambar 2 dibawah ini.
mendukung pelaksanaan strategi dan disimpulkan terdapat 13 aktivitas utama sebagai berikut : 1. Otomatisasi alur pengadaan 2. Peramalan pembelian 3. Otomatisasi pemesanan 4. Peramalan penjualan 5. Pencatatan atribut produk 6. Traceability keberadaan produk 7. Pendataan konsumen 8. Pendataan supplier 9. Manajemen dokumen 10. Otomatisasi proses keuangan dan akutansi. 11. Dokumentasi dan pemantauan alur produksi 12. Dokumentasi dan pemantauan kinerja karyawan 13. Pelaporan produksi, penjualan, dan keuangan Untuk melihat kesesuaian beberapa software terpilih dilakukan penilaian terhadap beberapa kriteria berkaitan dengan dukungan penerapan software dalam jangka panjang sebagai berikut : 1. Faktor sistem A. Fungsionalitas B. Kehandalan C. Fleksibilitas D. Durasi implementasi E. Kemudahan penggunaan 2. Faktor Penyedia F. Reputasi G. Kapabilitas teknik 3. Faktor Investasi H. Pengadaan software I. Implementasi dan maintenance.
Gambar 4. Struktur Hirarki AHP 13 aktivitas Sementara itu untuk dukungan penerapan dalam jangka panjang yang terbagi dalam 3 kriteria utama terlihat pada gambar 3 dibawah ini.
Gambar 5. Struktur Hirarki AHP 3 Kriteria Dukungan Penerapan
7. Pemilihan Software Berdasarkan pernyataan Balanced Scorecard dan kesimpulan CSF serta pertimbangan akan dukungan yang berakibat dalam jangka panjang, maka terpilihlah beberapa pilihan software ERP yang akan diterapkan sebagai berikut : Beberapa software berbayar yang pernah diterapkan untuk perusahaan skala menengah dan buatan local Indonesia, sehingga diharapkan lebih mampu menyerap keinginan perusahaan. 1. Sunfish 2. Goong Berikutnya adalah software Opensource yang didistribusikan secara gratis. Akan tetapi perusahaan memilih untuk menerapkan dengan versi berbasis enterprise sehingga tetap akan terdapat biaya untuk penyesuaian untuk modul-modul tertentu, serta dukungan teknis yang terpantau. 3. OpenERP 4. Openbravo 5. Adempiere
Kedua perhitungan AHP dilakukan berdasarkan menggunakan survey terhadap kepentingan setiap pilihan terhadap kriteria yang ada. Hasil dari survey kemudian dimasukkan kedalam software Expert Choice sebagai berikut :
Gambar 6. Struktur Hirarki 13 Aktivitas pada Expert Choice
8. Perhitungan AHP Untuk melakukan perhitungan AHP dilakukan terlebih dahulu penyusunan hirarki keputusan sebagai berikut :
5
10. Daftar Pustaka 1. Rangkuti, Freddy. Analisis SWOT : Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama, 1997. ISBN. 2. Kaplan, Robert S dan Norton, David P. Linking the Balanced Scorecard to Strategy. s.l. : California Management Review, 1996, hal. 53-79. 3. Easy Up-Front IT Investment Appraisal Using The Balanced Scorecard : Example with Portuguese Organization. da Cunha, Paulo R dan Videira, Antonio. Acapulco : AIS Electronic Library, 2006. 4. Fuzzy AHP - Based Decision Support System for Selecting ERP Systems in Textile Industry by Using Balanced Scorecard. Cebeci, Ufuk. Istanbul : Elsevier, 2009. 5. Prinsip-Prinsip Dasar Analytical Hierarchy Process. Latifah, Siti. s.l. : Universitas Sumatera Utara, 2005.
Gambar 7. Hiraiki Keputusan Dukungan Penerapan pada Expert Choice Hal ini menunjukkan bahwa Openbravo dapat mendukung aktivitas perusahaan untuk meningkatkan kinerja dan juga mampu menyediakan dukungan pada saat implementasi maupun bagi perkembangan perusahaan dalam jangka panjang, sehingga dampak penggunaan openbravo tidak hanya pada kemampuannya dalam menyediakan fitur-fitur otomatisasi dan kemudahan proses yang diinginkan oleh perusahaan, tapi juga mampu diterapkan secara mudah dan adaptif dengan proses implementasi secara nyata serta kemungkinan adanya perubahan perusahaan pada jangka panjang.
9. Simpulan Berdasarkan analisis kondisi dan kebutuhan perusahaan serta pengambilan data, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Perusahaan mendapatkan keseimbangan strategi melalui balanced scorecard untuk meningkatkan kinerja berdasarkan visi dan misinya. 2. Perusahaan memiliki fokus terhadap empat belas aktivitas. Berdasarkan pembobotan AHP empat belas aktivitas tersebut dengan menggunakan terpenuhi atau tidaknya CSF yang ada pada setiap departemen dipilihlah Openbravo yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 3. Kemampuan dukungan software ERP terhadap perusahaan dalam proses penerapannya dibagi menjadi tiga kriteria besar, yaitu sistem, penyedia, dan investasi. Berdasarkan pembobotan AHP kriteria tersebut perusahaan kembali memilih untuk menggunakan Openbravo. Berdasarkan kesesuaian dengan aktivitas dan dukungan dalam penerapannya, Openbravo dinilai sebagai yang paling sesuai dengan perusahaan. Openbravo memimpin dengan bobot 0.295 pada kesesuaian dengan aktivitas dan 0.308 pada dukungan penerapan. Terpaut cukup jauh dengan urutan kedua yang masing-masing OpenERP 0.229 dan 0.172 .
6
