JOB SHEET ADKON UNTUK ERP TOOL ::: by Sukedi :::
Keterangan gambar: GRUP Adalah kelompok data, terdiri dari: ALAT, BHN-E XP, BHN-S TOK, SUB-KON dan UPA H.
Tombol New, untuk mulai membuat ent ry baru. Cara pint as: tekan tombol F2.
Tombol Save, untuk menyimpan data yang sedang diedit.
Tombol Cancel, untuk membatalkan data yang sedang diedit.
Tombol Print, untuk mencet ak laporan.
Tombol Help, untuk menampilkan guideline.
Tombol Default, untuk mengubah default nama proyek, judul laporan, pilihan tahun, product receipt dan teks line det ail. Tombol Log, untuk menampilkan file log bulan berjalan. Jika ingin menampilkan file log bulan sebelumnya, lakukan open manual dengan aplikasi notepad. Format nama fileny a adalah: Log_XXYYYY. TXT (XX = 2 angk a bulan, YYYY = 4 angka tahun), misal Log_032017.TXT (adalah file log Maret 2017).
Tombol Sound, untuk ON/OFF efek suara copy ke clipboard.
Tombol Record Mover, untuk menggerakkan pointer ke record tertentu, terdiri dari: geser ke awal (record pertama), mundur satu rec ord, maju satu record, dan geser ke akhir (record terakhir).
How to operate terdiri dari tiga bagian, yakni: 1) Entry Dat a : memasukkan data dari hardcopy (berkas adkon) ke dalam database. 2) Use Data : menggunakan dat abase untuk dientry ke dalam system ERP (GO-Global). 3) Cetak Laporan : mencetak laporan job sheet bulanan.
1
A. Entry Data 1. 2.
Siapkan berkas adk on yang sudah di Acc. Pilih GRUP sesuai data yang akan dientry.
3. 4. 5.
Klik atau tekan tombol F2. Kotak ID akan terisi secara otomatis. Pointer akan berada di kotak isian Kode DRW, dan akan terbuka daftar DRW sbb:
6. 7. 8.
Klik kode DRW (kolom kiri) sesuai nama DRW yang akan diambil. Jika nama DRW terlalu banyak ketik sebagian kata nama DRW yang diinginkan pada kotak Search, misal nama DRW P T Merah Kuning Hijau, cukup ketik merah atau kuning atau hijau lalu Enter. Note: - Ketik ? pada kotak Search unt uk tampilkan info. - Jika DRW tidak ditemukan: baca Cara Tambah Data DRW. Klik kotak Kode DRW pada Job Sheet maka otomatis kode DRW dari daftar akan dicopy-paste. Tekan Enter lalu ketik nomor WBS. Tekan Enter maka akan terbuka daftar item sbb:
Klik item number (k olom kiri) sesuai item description yang akan diambil. Note: - Jika item tidak ditemukan: baca Cara Tambah Data Item. 9. Klik kotak Item number pada Job Sheet maka ot omatis item number dari daft ar akan dicopy-paste. 10. Selanjutnya untuk memasukkan Quantity*) s/d Doc date cukup mudah. Teks line dtl diisi uraian singkat alat/material/pekerjaan. Prod receipt defaultnya diisi nomor kontrak (SPK atau SPM) dan nomor BAP. Untuk mengubah default: klik tombol Default 11. Periksa kembali untuk memastikan entry data sudah sesuai dengan berkas. 12. Terak hir, klik
untuk Save atau
untuk Cancel.
2
.
Catatan: -
-
Ketika proses Save, system akan memeriksa ketersediaan sisa anggaran (remaining budget) dari WBS terkait. Baca bab: Perbarui Data Remaining Budget. Jika ingin cek sisa budget atau akan ganti WBS, klik kanan kotak isian WBS. Setiap klik kotak isian Kode DRW akan membuka daftar DRW. Setiap klik kotak isian Item no akan membuk a daftar item. Jika ingin mengedit atau revisi data yang sudah di-Save, klik kanan pada kotak Kode DRW atau Item number lalu klik Edit. Selesai edit, klik untuk Save atau untuk Canc el edit. Jika ingin membatalkan data, klik kanan pada kotak Kode DRW atau Item number lalu klik Cancel. Data yang sudah proses ERP tidak bisa diedit/revisi dan tidak bisa dicancel.
-
*) Khusus unt uk entry Quantity yang terdiri dari dua atau lebih baris (line), caranya dengan klik tanda di ujung kanan kotak isian Quantity. Selanjutnya anda ketik barisbaris tersebut dengan cara klik-kanan baris lalu klik Add new… Untuk selesai entry multilines quantity, klik Close. System akan menghitung summary quantity dan amount serta menghitung rata-rata unit price.
-
*) Jika terjadi multilines quantity maka harus diperhatikan cara proses ERP -nya. Ikuti panduan ERP tentang Add line, lalu entry data tiap line diambil dari data multilines tersebut di at as.
3
B. Use Data
PENTING..!!! Prosedur dalam guideline ini menggunakan tag singkatan: Klik JS[field] Artinya: Klik dari kotak program Job Sheet, field yang disebutkan, lalu kembali ke kotak program Go-Global DynamicA X. Cont oh: Klik JS[Kode DRW] Maksudnya: klik field Kode DRW pada kotak program Job Sheet sbb:
lalu kembali ke kotak program Go-Global DynamicA X.
Jika Job Sheet berstatus Ready maka database siap digunakan untuk proses ERP. Cont oh entry data BAHA N E XPE NSE: Buka program Job Sheet, pilih grup BHN-E XP, pilih data yang akan dientry. Buka Go-Global ( DynamicA X ) Klik Purchase order sesuai berkas (dalam contoh ini Purchase Order SPM)
4
Klik create PO SPM
Klik JS[Kode DRW] Klik-kanan Kode Rekanan, Paste
Lengkapi General
Klik tombol OK untuk masuk ke detil isian Purchase order line. Note: Jika tombol OK tertut up oleh program Job Sheet, tekan Alt+O sebagai gantinya klik tombol OK.
5
Klik JS[WBS] Klik-kanan WBS, Paste
Klik JS[Item number] Klik-kanan Item number, Paste
Tekan TAB empat kali untuk geser ke kolom Quantity. Klik JS[Quanti ty] Klik-kanan Quantity, Paste
Note: jika quantity = 1, lewati prosedur ini, langsung tekan TAB dua kali lagi untuk geser ke kolom Unit price.
6
Klik JS[Unit price] Klik-kanan Unit price, Paste
HATI -HATI (Quanti ty dan Unit price) Khusus untuk proses multilines quantity, jangan ambil nilai total (summary) melainkan ambil nilai masing-masing baris (line). Caranya sama, yakni Klik JS[Item no.] lalu paste, Klik JS[Quantity] lalu paste dan Klik JS[Unit price] lalu paste. Di mana Item no, Quantity dan Unit price yang di-klik adalah Item no, Quantity dan Unit price pada grid yang muncul di sebelah kanan-atas monit or.
Klik Line details
Klik tab Delivery
Klik JS[Delivery] Klik-kanan Delivery date, Paste
7
Klik JS[Confirmed] Klik-kanan Confirmed, Paste
Klik tab Product (abaikan step ini untuk grup BHN-E XP)
lalu di bawah Product Dimensions, pilih Configuration, Size, Color dan Style (kecuali jika disabled). Note: Biasanya untuk grup selain BHN-S TOK field-field ini diisi strip ( - ). Klik tab General
Klik JS[Teks line dtl] Klik-kanan Text, Paste
PERHA TIKAN ERP membuk a default isian pad tab General paling dulu. Tapi k ita harus membalik urutannya dari Delivery, Product, baru General belak angan. Ini k arena pengalaman pribadi, jik a k ita mengisi General lebih dulu, lalu mengisi Delivery dan Product, mak a pada saat k ita proses Confirm, isian General ter-reset k e nilai semula sebelum k ita isi.
8
Klik Purchase lalu klik Confirm
Klik Receive lalu klik Product receipt
Klik JS[Prod receipt] Klik-kanan Product receipt, Paste
Klik JS[Tanggal] Klik Setup lalu klik-kanan Product receipt date, Paste
9
Klik JS[Doc date] Klik-kanan Document date, Paste
Klik OK lalu klik OK lagi
Note: Jika tombol OK tertut up oleh program Job Sheet, tekan Alt+O sebagai gantinya klik tombol OK. Klik JS[Prose s ERP] untuk memberi tanda centang sebagai akhir seluruh proses ERP satu berkas (artinya berkas sudah proses ERP).
Jika tahap akhir ini dilewati (lupa) maka berkas tersebut masih berstatus belum proses ERP dan akan berpengaruh pada output laporan. Oleh karena itu hal ini harus diperhatikan supaya output laporan valid (lihat Cetak Laporan). Setelah Klik JS[Prose s ERP], system akan mengarahkan point er ke record (berkas) selanjutnya. Silakan ulangi dari prosedur nomor 3 unt uk data baru. Jika penunjuk record sudah < EOF> (end of file) artinya sudah seles ai dan semua kotak field kosong.
10
Cetak Laporan Cetak laporan sebaiknya dilakukan pada setiap akhir bulan. Tapi boleh juga dilakukan setiap saat jika diperlukan. Klik tombol Muncul kotak dialog print
Pilih salah satu GRUP yang akan dicet ak laporannya atau pilih Semua (default). Pilih bulan dan tahun laporan. Bulan dan tahun diseleksi berdasarkan tanggal proses ERP. Klik (centang) Convert XLS jika ingin laporan tersebut dikonversi ke data excel. Klik OK.
Data pilihan tahun, nama proyek dan judul laporan diedit melalui klik tombol Default
.
Keterangan: NAMA PROYEK: silakan ketik nama proyek yang akan muncul di header laporan. DA TA TA HUN: silakan ketik data tahun untuk pilihan tahun pada combo dialog print. PRODUCT RE CEIP T: silakan ketik product receipt yang akan muncul tiap kali anda membuat New data. TEKS LINE DE TAIL: * Contoh: GRUP: ALAT Nama DRW: Cilacap Jaya, CV Prod receipt: SPM 05 BAP 8 Teks: sewa excavator Hasilnya sbb: ALAT,sewa excavator,Cilacap Jaya, CV,SPM 05 BAP 8
JUDUL LAPORAN: silakan ketik judul laporan yang akan muncul di header laporan. Perbarui Data Remaining Budget dibahas secara terpisah di bab terakhir.
11
Cara Tambah Data DRW Jika berkas yang akan kita entry nama vendornya belum terdaft ar dalam Daftar Rekanan Waskita (DRW), maka harus dilakukan penambahan nama DRW tersebut ke dalam sistem database. Langkah-langkahnya sebagai berikut: Cont oh: kita akan tambahkan vendor P T Cahaya Hafis Contruction Siapkan aplikasi editor teks, misal buka Notepad atau Word, unt uk menulis sementara informasi kode dan nama DRW. Buka Go-Global > DynamicA X Lalu…
Di bawah Procurement and sourcing, klik Common > Vendors > All vendors. Tekan Ct rl+G untuk membuka pencarian. Di bawah Name: ketik *cahaya h* Tekan Enter maka akan tampil hasil pencarian. Jika nama tidak exi st, hubungi tim ERP pusat. Klik-kanan kode DRW lalu klik Copy
Pindah ke Notepad atau Word yang sudah disiapkan di atas lalu paste kode DRW.
12
Klik-kanan nama DRW lalu klik Copy
Pindah ke Notepad atau Word lalu paste nama DRW. Sekarang buka program Job Sheet, pilih GRUP sesuai berkas dengan vendor baru tersebut di atas, lalu klik tombol
New. Maka akan muncul daftar DRW sbb:
Pada kotak Search ketik: .np
Note: Arti .np adalah new supplier. Silakan ketik ? untuk petunjuk lengkapnya. Setelah ketik .np maka tampilannya sbb:
Silakan copy-paste kode dan nama DRW dari Notepad atau Word tersebut di at as. Hasilnya sebagai berikut:
Terak hir, tekan Ctrl+W.
13
Cara Tambah Data Item Jika berkas yang akan kita entry nama itemnya belum terdaftar dalam daftar released products, maka harus dilakukan penambahan nama item tersebut ke dalam sistem database. Langkahlangkahnya sebagai berikut: Cont oh: kita akan tambahkan item Glassfiber (m2) at au lengkapnya: Glassfiber Reinforced Conc rete (GRC) - m2 Siapkan aplikasi editor teks, misal buka Notepad atau Word, unt uk menulis sementara informasi item no dan product name. Buka Go-Global > DynamicA X Lalu…
Di bawah Product information management, klik Common > Released products. Tekan Ct rl+G untuk membuka pencarian. Di bawah Product name: ketik *glassfiber* Tekan Enter maka akan tampil hasil pencarian. Jika nama product tidak exi st, hubungi tim ERP pusat. Klik-kanan Item number lalu klik Copy
Pindah ke Notepad atau Word yang sudah disiapkan di atas lalu paste Item number.
14
Klik-kanan Product name lalu klik Copy
Pindah ke Notepad atau Word lalu paste Product name. Sekarang buka program Job Sheet, pilih GRUP sesuai berkas dengan product baru tersebut di atas, lalu klik tombol
New. Klik Item number maka akan muncul daftar item sbb:
Klik-kanan lalu klik Add new…
Setelah klik Add new maka tampilannya sbb:
Silakan copy-paste item no dan description dari Notepad atau Word tersebut di atas. Note: Description tidak harus lengkap, yang penting satuan (dalam cont oh ini: m2) harus disertakan sebab beda satuan akan beda item no pula. Terak hir, klik Save.
15
Perbarui Data Remaining Budget Setiap kali membuat BK baru, ketika kita simpan (klik tombol Save) maka system akan memeriksa sisa anggaran (remaining budget) terkait Work Breakdown Structure (WBS) dan besaran nilai BK (amount). Jika sisa anggaran tidak cukup (remaining budget lebih kecil dari amount) maka system akan menolak dan BK baru tersebut gagal disimpan. Jika ini terjadi maka berkas BK baru tersebut kita kembalikan kepada person in charge (PIC) yang bert anggung jawab mengelola anggaran. PIC ini ak an mengganti WBS atau memecah nilainya sedemikian sehingga nilai untuk WBS yang semula tidak cukup menjadi cukup dan nilai pecahannya akan dibuatkan BK tersendiri. Sebenarnya dat a remaining budget hanya perlu satu kali ditetapkan pada system (penetapan awal), selanjutnya system akan melakukan pengurangan nilai anggaran per WBS tiap kali BK dibuat. Namun dalam perjalanan waktu pengoperasian sangat mungkin terjadi adanya selisih antara data remaining budget dalam system ini dengan data remaining budget pada server ERP. Untuk mengatasi terjadinya selisih nilai ini maka harus diadakan perbaruan (update) data remaining budget secara berkala. Idealnya adalah tiap awal minggu (hari Senin). Cara penetapan awal dan cara perbarui data remaining budget adalah sama, sebagai berikut: A. Download data remaining budget dari server ERP. 1 Buka Go-Global > DynamicA X
2 3 4 5 6 7
Klik menu: Project management and accounting Klik Area page Klik Reports Klik Waskita ( nama perusahaan ERP 's Client ) Klik Check Remaining B udget Masukkan Nomor AB (defaultnya sudah terisi), lalu klik OK
16
8 9
Klik Save As Excel Ekspan Computer, pilih folder yang nama depannya: “Client”, ketik nama file lalu klik tombol Save ( ingat folder dan nama file ini )
B. Reload file XLS hasil download ke dalam program JobS heet. 1 Buka JobSheet 2
Klik tombol Default
3
Klik Perbarui Dat a Remaining Budget
4
Masukkan file XLS hasil download atau klik tombol
5
Klik OK
17
untuk explore file
Contact:
Nama
: Sukedi Suud
Divisi
: Adkon – ERP
HP
: 0853-2982-5657
Email
:
[email protected]
Website : www.idswr.com
18
