IV. Külső szakmai gyakorlat kidolgozása

NYÍREGYHÁZI FŐISKOLA 4400 Nyíregyháza, Sóstói u. 31/B Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485

B/IV. Külső szakmai gyakorlat kidolgozása (tananyagának, tematikáinak, módszertani útmutatóinak kidolgozása a külső szakmai gyakorlaton részt vevő hallgatók számára)

Ügyviteli ismeretek (Összeállította: Veres Gabriella)

(Belső jegyzet) 2011

TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

Az ügyviteli munkafolyamatok Az ügyvitel Az ügyvitel a hivatalon belüli ügyintézés szervezett rendje. Rendeltetése, hogy a folyamatban a visszacsatolt ellenőrzéssel szabályozott információs rendszer szerepét betöltse. Az ügyvitel tulajdonképpen nem más, mint az információs folyamatok összessége. Az ügyvitel magában foglalja: -

az ügyvitelszervezést, az ügyiratkezelést.

Ügyviteli alapfogalmak Beadvány: valamely szervhez érkező hagyományos vagy elektronikus irat, amely rendeltetésszerűen a szervnél vagy személynél marad. Bizonylati rend: a bizonylatok összessége, keletkezésük és feldolgozásuk folyamata, formai előírásuk és megőrzési rendjük. Elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával- elektronikus formában rögzített – elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak. Előadói ív: olyan ügyviteli irat, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai (alaki) információkat, adatokat tartalmaz, s amely a hozzászerelt iratokkal ügyiratdarabot vagy ügyiratot képez. Az előadói ív két vagy több lapból állhat. Érkeztetés: Az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztető képernyőrovatokat. Alkalmazása csak osztott iratkezelésben indokolt. Folyamati rend: a bizonylatok keletkezésének és felhasználásának műveleti sorrendje a kiállítástól az irattározásig. Feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési folyamat során. Gyűjtőszám: az az iktatási sorszám, amely alatt a több más szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkező válaszokat – külön iktatás nélkül – a beérkezés ideje szerinti folyószámmal ellátottan, az ügyiratban lévő gyűjtőíven tartják nyilván. A gyűjtőszámként használt iktatószámot az iktatókönyv kezelési feljegyzések rovatában jelölni kell. Hatáskör: az ügyintézés feladatkörének szintenkénti pontos körülhatárolása, azoknak az ügyeknek az összessége, amelyekben a szerv rendeltetésszerűen jogosult és köteles intézkedni, megbízásra eljárni. Iktatás: az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beérkező iratot, illetve a keletkezett iratot iktatószámmal látják el, kitöltik az iktatási nyilvántartást (pl. iktatókönyv), illetve az iktatóbélyegző lenyomat rovatait. Elektronikus irat esetében az iktatóképernyő rovatait töltik ki.

1 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

Iktatókönyv: az iktatási nyilvántartás adatbázisának évenként hitelesített, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott nyomtatványa, könyve vagy elektronikus listája. A szerv rendeltetésszerű működése során nála keletkezett vagy hozzá intézett és megőrzött ügyviteli iratok nyilvántartására szolgál. Irat (Ltv.-ből átvéve): minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat – a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kézirat kivételével –, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagok, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett. Nem tekinthető iratnak a szép- és tudományos irodalom, valamint a publicisztika. Az irat fogalomkörébe tartozik a gépi adatfeldolgozással nyert adat is. Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. Irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi. Irattár: megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség. Irattári anyag: a szerv működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárba tartozó iratok összessége. Irattári tétel: az irattári terv szerint kialakított legkisebb irattári egység, amely azonos tárgykörbe (irattári tételbe) tartozó, különböző iktatószámon szereplő egyedi ügyek irataiból áll. Irattári tételszám: az irattári tétel megnevezéséhez rendelt szám. Irattári jel: azonosító, amely kifejezi az adott ügy irattári terv szerinti jellemzőit (az ügykör, keletkezés-ügyintézés helye, selejtezési határidő kódja, levéltári átvétel évének kódja stb.). Irattári anyag: a szervezetnél keletkezett vagy hozzá érkezett minden irat, melyre elintézésük után is szükség lehet és így (meghatározott ideig) megőrzendő. Levéltári anyag: történeti értékű, gazdasági, tudományos, műszaki, társadalmi, politikai stb. szempontból jelentőséggel bíró iratok, melyeket keletkezési idejüktől és őrzési helyüktől függetlenül meg kell őrizni, és védelemben kell részesíteni. (A legfontosabbak őrzési és megtekinthetőségi helye az Országos Levéltár, de számos egyéb, szakmailag vagy területileg illetékes levéltár is működik.) Másolat: valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás (szöveg- és formahű), egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet. Másodlat: a több példányban, egyidejűleg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példányon lévővel azonos pecsét és aláírás hitelesít.


Összeszerelés (szerelés): az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különféle ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell. Ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki), kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége. Ügyintéző: az ügy(ek) érdemi intézését végző személy, azaz az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti. Ügykör: a szerv vagy személy hatásköre és illetékessége által meghatározott, összetartozó vagy hasonló egyedi ügyek összessége, csoportja. Ügyiratnak nevezzük a vállalati, vállalkozási, államigazgatási és egyéb szervezetek, szervek rendeltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkező iratot, az intézményekhez érkező vagy azok által készített levelet és más műfajú iratot (pl. egyszerű ügyirat, feljegyzés, jegyzőkönyv stb.). Ügyirat továbbá minden irat, amelyet közigazgatási (hatósági) szervhez küldenek beadványként, vagy igazgatási, gazdasági üzleti szerv állít ki belső vagy külső használatra valamely ügyre vonatkozóan. Polgári ügyirat a magánszemélyek egymás közötti jogi, üzleti ügyeinek írásos rögzítése (pl. adásvételi szerződés, meghatalmazás). Az ügyirat „okirat”-tá minősül, ha a kiállító igazgatási szerv (hatóság) vagy magánszemély meghatározott formai szabályok betartásával valamit bizonyít, igazol, tényt állapít meg, elhatározást vagy megegyezést közöl. Az okiratot leggyakrabban közjegyző hitelesíti. Az okiratok a törvény védelme alatt állnak, tehát megkülönböztetett jelentőségűek. Két csoportjukat különítjük el: - magánokiratot (ezeket szervezetek vagy magánosok készítik); - közokiratot (ezeket valamely hatóság vagy hivatalos személy bizonyos előírások szerint állít ki, pl. a közjegyző). Az okiratok fajtái: -

nyugta, ellennyugta, elismervény, kötelezvény, meghatalmazás, adásvételi szerződés, feljegyzés, emlékeztető, jegyzőkönyv, jelentés.

Az ügyirat mozgását mindig bizonylatolni kell. Ha az ügyiratot kézbesítő továbbítja, akkor a kézbesítőkönyvbe és az előadói munkanaplóba kell beírni, ha az iktatás osztottan történik, akkor csak az előadói munkanaplóba kell bevezetni. Ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában. 1

1

http://net.jogtar.hu


A leggyakrabban használt ügyiratok csoportosítása I. Egyszerű ügyiratok a) b) c) d) e) f) g)

nyugta, ellennyugta bon elismervény kötelezvény meghatalmazás nyilatkozat végrendelet

II. Magánszemélyek levelezése hivatalos szervekkel a) b) c) d)

önéletrajz szakmai önéletrajz pályázat egyéb beadványok: kérvény, fellebbezés, panasz, bejelentés stb.

III. Állampolgári, hatósági bizonyítványok, igazolványok a) személyi igazolvány b) útlevél c) társadalombiztosítási igazolvány d) adóigazolvány e) gépjárművezetői engedély f) gépjármű forgalmi engedély IV. Okiratok a) A cégalapító okiratok (alapító okirat, társasági szerződés, cégbírósággal kapcsolatok levelek) b) Iskolai bizonyítványok (szakmai és nyelvvizsga bizonyítvány, kitüntetések, kinevezések) c) Hatósági döntések, végzések, telekkönyvi bejegyzések) V. Közigazgatási szervek, intézmények, gazdasági szervezetek levelei, iratai magán-személyekhez a) a munkavállalással kapcsolatos iratok - alkalmaztatási értesítés - közszolgálati kinevezés - közalkalmazotti áthelyezés - munkaszerződés - munkaköri leírás - áthelyezés - szabadság engedélyezése - fizetés nélküli szabadság engedélyezése - munkaviszony megszüntetése - nyugdíjaztatás b) egyéb iratok - értesítés - meghívó - határozat - engedély - igazolás 4 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

VI. A gazdasági szervezetek ügyiratai, levelei a) külső levelezés - ajánlatkérés - ajánlat - megrendelés - megrendelés visszaigazolása - teljesítés - a teljesítés zavarai - a szállítás - pénzügyi levelezés b) belső levelezés - jegyzőkönyv - jelentés c) bizonylatok - készletgazdálkodás bizonylatai - pénzügyi bizonylatok - pénztári - adózással kapcsolatos bizonylatok - könyvelési bizonylatok - személyügyi bizonylatok - társadalombiztosítási bizonylatok - ügyiratkezelési bizonylatok - vegyes bizonylatok d) szigorú számadásra kötelezett nyomtatványok - pénztárjelentés, nyugta, készpénzcsekk, bevételi és kiadási pénztárbizonylat, értékjegyek VII. Az e-mail és a direct-mail


Az ügyvitelszervezés Az ügyviteli munkát szervezni kell. Az ügyvitel szervezésének alapvető követelményeit tartalmi és formai szempontból határozzuk meg. Tartalmi követelmény: - alkalmazkodjon a vállalkozás napi munkájához, - minden munkakapcsolatot kövessen egy informáló ügyviteli kapcsolat (pl. a pénzkifizetések és -befizetések bizonylatai), - legyen képes a munkakapcsolatok irányítására és ellenőrzésére, - biztosítsa az információáramlást a vezetők és beosztottak, a felügyeleti és az alárendelt egységek, az egyenrangú szervek, valamint a hivatalok és az állampolgárok között. Formai követelmény: Az ügyviteli munka dokumentálja a vállalkozás egész tevékenységét. Célszerű tehát az egész szervezetre kiterjedő egységes formai követelményeket kialakítani. A cégek, vállalatok, vállalkozások alapvető ügyviteli rendjét a Szervezeti és működési szabályzat határozza meg. A Szervezeti és működési szabályzat az ügyrendre és az iratkezelésre vonatkozik. Ezt a vállalkozás létrehozásakor kell kialakítani. A Szervezeti és működési szabályzat szerves részét képezi az Iratkezelési szabályzat, ezen belül az Irattári terv. Az Iratkezelési szabályzat az ügyköröknek, hatásköröknek, iratforgalomnak, szervezeti felépítésnek és személyi feltéteknek megfelelően határozza meg az iratkezelési rendszer szervezetét, és ez alapján szabályozza a beérkező, illetőleg a működés során keletkező iratok kezelését. Pontosan rögzíti az iratkezelői feladatokat. Az iratkezelési szabályzat kidolgozásakor figyelemmel kell kísérni, hogy a hatályos rendelkezéseknek megfelel-e a már folytatott iratkezelési mód, milyen változtatásokra van szükség a vállalat igényeinek megfelelően. Létrehozásakor szem előtt kell tartani a vállalat létszámát, az iratkezeléssel foglalkozók körét, a napi munkában feldolgozásra kerülő iratok várható mennyiségét. Az iratkezelés szervezését úgy kell megoldani, hogy az iratok útja mindenkor követhető, a visszakeresés gyors és biztonságos legyen, valamint az elintézésre váró irat mielőbb jusson el az azzal foglalkozó ügyintézőhöz. Az Irattári terv az Iratkezelési szabályzat szerves része, amely a gazdálkodószervezet működése során keletkezett iratok kötelezően előírt megőrzési időtartamát és a selejtezések várható idejét iratfajtánként határozza meg. Az irattári terv jelentősége abban rejlik, hogy az egy tárgyra vonatkozó iratok együtt kezelhetők, és meghatározza az egy ügykörhöz tartozó iratok együttes őrzési idejét is.

Tanirodai feladat: 1. Keressen példákat az interneten az Iratkezelési szabályzatra és az Irattári tervre! 2. Keresse meg az interneten az ügyvitelre vonatkozótörvényeket, szabályzatokat!


IRATTÁRI TERV Tételszám

Tárgy (ügykör, iratfajta megnevezése)

1. 2. I. Alapítási ügyek 1. Alapítás iratai 2. Cégbejegyzés, képviselet iratai II. Ingatlanügyek 1. Ingatlanokkal kapcsolatos ügyek 2. Bérleti szerződések III. Igazgatási ügyek 1. Taggyűlési jegyzőkönyvek 2. Szervezeti és működési szabályzat 3. Belső szabályzatok 4. Iktatókönyvek 5. Sajtó, propaganda IV. Személyzeti és oktatási ügyek 1. Határozatlan időre szóló munkaviszony létesítés 2. Határozott időre szóló munkaviszony létesítés 3. Munkaköri leírás 4. Személyi nyilvántartás 5. Dolgozók oktatása, továbbképzése 6. Munkaviszony megszűnésével kapcsolatos ügyek V. Beruházási ügyek VI. Jogi ügyek 1. Munkaügyi bírósági ügyek 2. Peren kívüli jogvitás (behajtási) ügyek VII. Számviteli ügyek 1. Adóügyek 2. Üzleti terv 3. Éves beszámolók 4. Leltárak 5. Főkönyvi kivonatok, analitikus nyilvántartások VIII. Munkavédelemmel kapcsolatok ügyek IX. Műszaki fejlesztési ügyek 1. Műszaki tervezési ügyek 2. Szakértői tevékenység ügyei

Selejtezési idő (év) (nem selejtezhető = NS)

Levéltárba adás ideje (év)

3.

4.

NS NS

20 50

NS 10

20 -

NS NS NS NS 2

15 15 20 20 -

50 5 10 50 5 5 NS

-

10 5

-

10 NS NS NS 15 10

20 -

NS 15

15 -

Tanirodai feladat: 1. 2.

Sorolja fel, milyen iratokat kapnak és tárolnak otthon, milyen csoportosításban. Mondja el, hogyan selejtezik otthon a hivatalos iratokat.


Az ügyiratkezelés A hivatalos ügyiratok kezelését a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (és a 2007. évi XCVII. törvény a 1995. évi LXVI. törvény módosításáról) szabályozza. Ügyiratnak nevezzük a vállalati, vállalkozási, államigazgatási és egyéb szervezetek, szervek rendeltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkező iratot, az intézményekhez érkező vagy azok által készített levelet és más műfajú iratot (pl. egyszerű ügyirat, feljegyzés, jegyzőkönyv stb.). Ügyirat továbbá minden irat, amelyet közigazgatási (hatósági) szervhez küldenek beadványként, vagy igazgatási, gazdasági üzleti szerv állít ki belső vagy külső használatra valamely ügyre vonatkozóan. A levéltári törvény szerint az ügyiratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. Az ügyiratkezelés célja, hogy dokumentálja a végzett munkafolyamatokat, vagyis minden munkafolyamatot (pl. pénzkifizetések és –befizetések, a hozzájuk tartozó bizonylatok: készpénzkifizetési számla, nyugta stb.), rendeltetése továbbá, hogy ezek utólag is bármikor ellenőrizhetők legyenek.

Az ügyiratkezelés szervezete Az iratkezelési szabályzatban rögzíteni kell, hogy a gazdálkodó szervezet az ügyiratkezelés mely formáját alkalmazza. Az ügyiratkezelés szervezetét meg lehet szervezni: -

központilag (centralizáltan) osztott módon (decentralizáltan, részlegenként) vegyes rendszerben.

A jogszabály egyes ügyiratfajtákra külön ügyirat-nyilvántartást is elrendelhet (pl. titkos ügyiratkezelési szabályok). A központi iratkezeléskor minden iratot egy központi iktatóirodában kezelnek, illetve őriznek. Ennek előnye, hogy egy helyen találhatók meg a különböző ügyek iratai. Hátránya viszont az, hogy a részlegek ügyintézői nehezebben jutnak hozzá, mint a saját irattárukban. Összetettebb szervezetnél ezt a rendszert csak akkor tanácsos alkalmazni, ha az iratok kikeresését, mozgásának nyomon követését megfelelő gépi berendezésekkel, visszakereső rendszer kidolgozásával külön szervezet látja el. Az osztott (részlegenkénti) iratkezelést az olyan nagyobb szervezetekben érdemes kialakítani, ahol a szervezetek között nincs vagy csekély a munkakapcsolat. Itt az iratok kezelése külön-külön szervezeti egységenként történik. Előnye, hogy könnyen, gyorsan elérhetővé válnak az iratok. A vegyes rendszerű iratkezelési forma részben központosított, részben osztott, tehát az eddig ismertetett két iratkezelési rendszert kombinált formában alkalmazza. Ebben az esetben az érkeztetés, és az iratok postázása központilag, míg az iratkezelés többi lépése külön-külön szervezeti egységekben történik. Előnye, hogy a szükséges iratot az ügyintéző bármikor előveheti, és nem kell az irattárba járnia, idejét ott keresgéléssel töltenie. 8 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

Az ügyiratkezelés folyamatábrája

Érkeztetés Postabontás Van-e előzmény?

van

Előzményt kikeresni

igen

Iktatás

nincs Mutatózás Szignálás Kell-e iktatni? nem Külön szabályozás szerint

Továbbítás az ügyintézőkhöz Előadói ív Az ügy elintézhető?

igen

Tervezetkészítés

nem Határidő-nyilvántartás

Kiadmányozás Postázás Kézi irattár Archív irattár Selejtezés


Az ügyiratkezelés szakaszai 2 Az ügyiratkezelés technológiája szerint megkülönböztetünk: -

kézi (manuális) számítógépes technológiát.

Az ügyiratkezelés 3 szakaszból áll és a következőket foglalja magában: I. szakasz: Nyilvántartásba vétel 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Az ügyirat érkeztetése Postabontás Mutatózás Előzmény kikeresése Szignálás Iktatás Az ügyiratok továbbítása

II. szakasz: Ügyiratkezelés az ügyintézés folyamatában 1. 2. 3. 4. 5.

Előadó ív megnyitása Határidő-nyilvántartás Tervezetkészítés Kiadmányozás Postázás

III. szakasz: Ügyintézés lezárása utáni iratkezelés 1. Irattározás: kézi irattár, utána archív irattár 2. Selejtezés A következőkben a három szakasz valamennyi folyamatlépését részletezzük.

2

http://sdt.sulinet.hu


I. Nyilvántartásba vétel 1. Az ügyirat érkeztetése Érkeztetés: Az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztető képernyőrovatokat. Alkalmazása csak osztott iratkezelésben indokolt. Az iratkezelési szabályzat határozza meg az adott szervhez érkezett irat átvételére való jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos teendőket. Az ügyirat érkezhet állampolgártól (pl. beadvány), más jogi személytől (pl. megkeresés, leirat), és keletkezhet hivatalból (pl. szabálysértési ügy). A küldemények rendszerint postán érkeznek, vagy hivatali kézbesítés útján, futárszolgálattal, de az állampolgár beadványát személyesen is benyújthatja. Legújabban informatikai-telekommunikációs eszközön keresztül is érkezhet irat. A küldemény átvételére jogosult: a címzett, a vezető vagy az általuk felhatalmazott személy. Ha a szerv postafiókot bérel, gondoskodik arról, hogy az érkező küldeményeket – ha szükséges, több alkalommal is – biztonságos körülmények között, zárt táskában elhozzák. A küldeményeket a hivatalos órák alatt a központi kezelő iroda, vagy az iratokat külön kezelő szervezeti egységek megbízott dolgozója veszi át. Az átvételt mindig igazolni kell vagy átvételi elismervénnyel, vagy a másodpéldány aláírásával, vagy a kézbesítőkönyv aláírásával, lebélyegzésével. Az ügyiratot először is érkeztetjük. Az érkeztetés még nem iktatás. Célja a nyilvántartás. Valamennyi iratot a beérkezés napján kell nyilvántartásba venni. Az érkeztetés két részből áll: a) a borítékra bélyegzik az érkeztető-bélyegzőt; b) kitöltik az érkeztetőkönyv rovatait, amelyek a következők:  dátum  a beérkezett irat eredeti iktatószáma  a küldő szerv vagy fél neve  az irat tárgya  az ügyintéző szervezeti egység neve  a mellékletek száma  az érkezés módja  az érkeztetést végző személy azonosító jele.


Töltse ki az érkeztetőkönyv rovatait és ez alapján: Töltse ki az érkeztetőbélyegző rovatait is!


2. Postabontás A beérkezett küldemények felbontásának rendjét a szerv ügyrendje határozza meg. Központi iratkezeléskor minden iratot egy központi iktatóirodában bontanak, a szerv vezetője a postabontás jogát átruházhatja a központi iktatóiroda vezetőjére. A szerv vezetője meghatározhatja azon ügyek körét, amelyek bontási jogát továbbra is fenntartja. Az osztott (részlegenkénti) iratkezelés esetén a postázóból osztják szét a küldeményeket az egyes belső szervezeti egységek között, de maga a postabontás már a szervezeti egységnél (vagyis az iktatás helyszínén) történik. A vegyes rendszerű iratkezelési forma részben központosított, részben osztott, tehát ebben az esetben az érkeztetés, az iratok postázása központilag, míg a postabontás, iktatás, iratkészítés különkülön szervezeti egységekben történik. A postai küldeményeket felbontáskor ellenőrizni kell: meg kell vizsgálni, hogy a jelzett mellékletek megérkeztek-e. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni a küldemény tartalmának meglétét. A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt – jegyzőkönyv felvételével – értesíteni kell. A borítékra is rá kell írni, hogy „Sérülten érkezett” vagy „Felbontva érkezett”. Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Ezt is rá kell vezetni a borítékra. Az illetékbélyeget, a postabélyeget és a válaszdíjszelvényt az iratokhoz csatolni kell. Ilyen esetekben a borítékot végérvényesen az ügyirathoz kell csatolni, hogy a későbbiekben előforduló bármilyen reklamáció esetén bizonyítékul szolgálhasson. A küldeményt ilyen esetekben be kell mutatni az iratkezelésért felelős, vezető állású személynek. A küldemények borítékait az iratokhoz kell csatolni, de azok közül – az ügy befejezését követően – csak azt kell megőrizni, amely fontos kezelési, ügyintézői feljegyzést tartalmaz. Ha a borítéknak előreláthatólag bizonyító ereje lehet (pl. határidős fellebbezés), vagy a beküldő neve és címe csak a borítékról állapítható meg, akkor azt az irat mellett meg kell őrizni. Felbontás nélkül a címzetthez kell továbbítani: - azokat a küldeményeket, amelyek felbontásának jogát a vezető fenntartotta magának; - a névre szóló magánküldeményeket (általában úgy szokták megkülönböztetni a névre szóló hivatalos leveleket a magánlevelektől, hogy a magánlevélnél előbb írják a címzett, azután az intézmény nevét, a hivatalos levélnél pedig fordítva); - a helyi párt- és társadalmi szervezeteknek címzett küldeményeket; - a munkaügyi döntőbizottsághoz érkezett beadványokat; - a „Szolgálati használatra” jelzéssel és a TÜK (titkos ügyiratkezelési) számmal érkezett küldeményeket, mert azok kezelése külön szabályok szerint történik. A vezetőnek érkezett hivatalos küldeményeket annak távollétében helyettese, vagy a megbízott személy bonthatja fel, tekintettel arra, hogy minden küldeményt még érkezése napján nyilvántartásba kell venni.

Tanirodai feladat: 1.

Keressen példákat az interneten a postabontás segédeszközeire, pl. levélnyitó!


3. Mutatózás A tárgyszó alapján az iratot bevezetik a tárgymutatókönyvbe, amely abc-sorrendben tartalmazza az egyes iratok tárgyszavait. A tárgymutató egyetlen célja, hogy nyilvántartásából megállapíthassuk, hogy kezdőiratról vagy utóiratról van-e szó. A tárgyszó mellett az irat iktatószámát is fel kell tüntetni. Felmerül a kérdés, hogy miért nem az iktatókönyvben keressük az előzményt? Mert ott csak a sorszám alapján lehet a nyilvántartott tételeket visszakeresni. A számítógépes iktatás automatikusan oldja meg e feladatot. A számítógépes program több szempont szerint, tévedés nélkül keresi ki az esetleges előzményt, ezért külön tárgymutatóra nincs szükség.

Tárgymutatókönyv


4. Előzmény kikeresése Az előzmény létét a tárgynyilvántartásból lehet megállapítani. Az adott ügy első iratdarabját kezdőiratnak, minden további iratot utóiratnak nevezünk. Ha az irat kezdőirat, akkor szignálni kell, ha utóirat, ki kell keresni az előzményt az irattárból vagy a határidős nyilvántartásból, és az iratokat össze kell szerelni. Az egyazon ügyhöz tartozó iratdarabokat egy helyen (azaz egy sorszámon) kezeljük. A kezdőiratot az iktatókönyvben a következő szabad sorszámra iktatjuk. Az utóiratot az előzmény sorszámának alszámára kell bejegyezni. Pl. ha a kezdőirat iktatószáma: 14/2011., akkor az utóirat iktatószáma: 14-1/2011. A közigazgatási gyakorlat általában 8 alszámot rendel egy sorszámhoz. Ha nyolcnál több utóirat keletkezik, új sorszámot nyitnak az iratnak. A régi sorszám „Kezelési feljegyzések” rovatába bejegyzik az új sorszámot, ahol az irat ezentúl megtalálható. Természetesen az új sorszámon is jelölik, hogy melyik előző sorszám iratait csatolták az irathoz. A gyakorlati tapasztalatok azt mutatják, hogy az ügyek egy része nyolcnál több fordulattal intéződik el. A gyakori sorszámváltozás sok hibalehetőséget rejt magában. A számítógépes ügyiratkezelés ezt a problémát megoldotta, minden sorszámhoz 99 alszámot rendeltek, így az ügyek egy sorszámon elintézhetők. Vannak olyan ügycsoportok, melyek rendszerint egy intézkedéssel lezárulnak, ilyen esetekben alszámok használatára nincs szükség, akár több száz irat is nyilvántartható egy sorszámon. Az ilyen sorszámot gyűjtőszámnak nevezzük. A gyűjtőszámok körét – az iktatási évet megelőzően – a felügyeletet gyakorló vezetőnek kell kijelölnie.

5. Szignálás A szignál szónak a szótár három jelentését adja meg: 1. jelt ad; 2. kézjeggyel ellát; 3. valakire szignál, vagyis az ügyirat elintézésére valakit kijelöl. A szignálás az ügyviteli munkában munkaszervezési funkciót jelent, a munkamegosztás módjának meghatározására szolgál. Ha az irat kezdőirat, szignálni kell. A szignálás a vezető feladata, amelynek során egyrészt kijelöli azt az előadót, aki az ügyet intézi, másrészt az ügy tartalmát legjobban kifejező tárgyszó aláhúzásával segíti az ügyiratkezelő tárgymeghatározó munkáját. Ugyancsak a szignálás során lehet utasítást adni az ügyintézőnek az elintézés módjára vonatkozólag. A szignálás jogát a vezető átruházhatja a központi iktatóiroda vezetőjére.


6. Iktatás Az iktatás: az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beérkező iratot, illetve a keletkezett iratot iktatószámmal látják el, kitöltik az iktatási nyilvántartást (pl. iktatókönyv). A szervezet akár a hagyományos, akár a számítógépes iktatást használja, iktatókönyvet kell használnia, amelynek tartalmaznia kell mindazokat az adatokat, amelyek az iratok azonosításához, követéséhez, ellenőrzéséhez, visszakereséséhez szükségesek. Az iktatókönyv: az iktatási nyilvántartás adatbázisának évenként hitelesített, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott nyomtatványa, könyve vagy elektronikus listája, adatbázisa. Az iktatásra minden naptári évben újonnan megnyitott, elősorszámozott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. A hitelesítés az iktatókönyv fedőlapjának belső oldalán történik, ahol fel kell tüntetni a vállalat nevét (osztott ill. vegyes iratkezelés esetén a szervezeti egység nevét is), a dátumot, aláírást, cégbélyegzőt. Minden év végén az iktatókönyvet vízszintes és átlós vonallal (Z) le kell zárni, rögzítve az utolsóként használt sorszámot és a lezárás időpontját. A lezárást is aláírással, pecséttel kell hitelesíteni. Elektronikus iktatókönyv esetében év végén ki kell nyomtatni. Az iktatókönyv hitelesítését vagy a vállalat vezetője, vagy az általa felhatalmazott személy végzi. Az iktatókönyv adatai: - az irat iktatószáma, - az iktatás időpontja, - honnan érkezett az irat (küldő neve, címe), - a beérkezett irat saját (iktató)száma (ez lesz a válaszban a hivatkozási szám), - az irat tárgya, - az ügyintéző neve, - a mellékletek száma, - a kezelésre vonatkozó feljegyzések, - a válasz elküldésének kelte, - az irattári elhelyezésre vonatkozó adatok. Az iktatás az ügyiratkezelés legfontosabb része, amelynek segítségével figyelemmel lehet kísérni az irat mozgását, biztosítani fellelhetőségét. A küldeményeket és a hivatalból kezdeményezett iratokat az érkezés napján iktatni kell. Másnapra csak abban az esetben lehet hagyni az iktatást, ha a kezelő közvetlenül munkaidő végén veszi át a küldeményt. Ez alól kivételek a bírósági és döntőbizottsági iratok, ahol a tényleges átvétel napja meghatározó. Téves iktatás esetén az iktatókönyvi bejegyzést egyértelműen, tintával tett áthúzással törölni kell, úgy, hogy az eredeti bejegyzés is olvasható maradjon, majd ezt követően a javítást végző személy tevékenységét a „Kezelési feljegyzések” rovatban kézjegyével és a javítás időpontjának feltüntetésével hitelesíti. Előfordul, hogy külön iktatókönyvet használnak a beérkező és a kimenő iratok iktatására. Az egy könyvben való iktatás ügyviteli szempontból azért előnyösebb, mert jobban átlátható valamennyi irat elintézésének ügymenete, jobban biztosítja az iratok megőrzésének ellenőrzését, valamint követhetőbbé teszi az egymáshoz tartozó iratok együttmaradását.


Nem kell iktatni (de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani): - a nem hivatalos rendezvényre szóló meghívókat, - a visszaérkezett tértivevényeket, - hivatalos folyóiratokat, szaklapokat, - a rendszeresen érkező, csak tájékoztató jellegű statisztikákat, jegyzőkönyveket (ezt az ügyrend határozza meg), - számlákat, bizonylatokat, pénzügyi okmányokat. Iktatni kell viszont a telexen, faxon, e-mail-ben érkezett leveleket, és jelentőségüknek megfelelően – az ügyintéző lejegyzése alapján – a telefonon küldött értesítéseket is. A hagyományos (kézi) iratkezelési szervezetek esetében az érkeztetés és iktatás egybeeshet (lásd központi) vagy részben (l. vegyes), illetve egészében (l. osztott) szétválhatnak. A beérkező iratok iktatásakor az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton el kell helyezni, és a lenyomat rovatait ki kell tölteni. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:

-

a szerv nevét, székhelyét, az iktatás évének, hónapjának, napjának a számát, az iktatókönyv sorszámának (alszámának) számát, az ügyintéző nevének feltüntetésére szolgáló rovatokat, a mellékletek számát.

Vegyes iratkezelés esetén használt iktatási bélyegző rovatai: A cég megnevezése Az érkezés dátuma: Az érkeztetőkönyv száma: Kapja szerv, egység: A szervezeti egység iktatószáma:

Irattári tételszám:

Ügyintéző:

Melléklet:


Hasonlítsa össze a sorszámos és az alszámos iktatókönyvet!


Rendszerezési szempontok Az iktatás, irattározás történhet:    

időrend, tárgy, földrajzi fekvés, szakmai módszer szerinti rendszerben.

Időrendi rendezés

Az időrend az iratkezelés egyik legegyszerűbb módszere. Az iratokat beérkezésük vagy keletkezésük (kiállításuk, keltezésük) szerinti időrendben nyilvántartásba vesszük (iktatjuk) és megőrizzük. Az időrendi rendezés azonban önmagában nem lenne elegendő egy-egy irat gyors visszakeresésére, ezért más rendszerező elv mellett kiegészítő megoldásként alkalmazzuk. Tárgy szerinti rendszerezés A tárgy szerinti rendszerezést alfabetikus rendszerezésnek is nevezik. Az iratokat a bennük foglalt információ alapján osztályozzuk, illetőleg őrizzük meg, vagyis az irat tárgyának kezdőbetűje szerint iktatjuk (például: M – megrendelések, R – reklamációk stb.). Földrajzi hely szerinti rendszerezés A földrajzi szempontból is tág ügyfélkörrel rendelkező vállalatok, szervek tudják jól hasznosítani ezt a területi irattározási módszert, amelynek alkalmazása során a küldő vagy a címzett székhelye szerint rendszerezzük az iratokat (ország, országrész, város szerint). Ezen belül célszerű abc sorrendben és időrendben iktatni. A fentiekből is látszik, hogy a három rendszerezési eljárást kombinálhatjuk is. A legtöbb helyen az időrendi és a tárgy szerint iktatást együtt alkalmazzák. Pl.: R-15/2002. = A reklamáló levelek közül a tizenötödik. NS-235/2002. = Nevelési segély 235. levele. Az osztott és vegyes iratkezelésnél meg kell határozni, hogy a különböző iktatási egységek iratait hogyan különböztetik meg egymástól. Ez háromféleképpen történhet: számkerettel, betűjellel, jelzőszámmal. A számkeret alkalmazása annyit jelent, hogy év elején minden iktatási egység számára bizonyos szám-mennyiséget jelölnek ki, és az iktatást e számkeret első számával kell megkezdeni. Ha az egység számára biztosított keret év vége előtt elfogyna, akkor más szervezeti egységeknek még ki nem osztott számokból kell pótkeretet kijelölni. Például egy megyei önkormányzat számkeretei: 1 - 1000 1001 – 2000 2001 – 3000 3001 – 4000 4001 – 5000

Igazgatási osztály Pénzügyi osztály Építési osztály Szociális osztály Munkaügyi osztály

Ha a szociális osztály számkerete betelt, pótszámkeretet a ki nem osztott számokból kaphat: 5001től.

A számkeretet a közigazgatásban vagy más nagy forgalmú szervnél érdemes alkalmazni, ahol a várható iratmennyiség – többéves gyakorlat szerint – felmérhető. 17 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

Másik megoldás az, hogy a szervezeti egységek azonos számú iratait betűjelek alapján lehet megkülönböztetni egymástól. Az abc összes betűjét figyelembe véve 24 önálló egység külön jelzésére van így lehetőség. Például egy kereskedelmi vállalat betűjelei: A – Igazgatási és Jogi osztály B – Munkaügyi osztály C – Műszaki osztály D – Pénzügyi osztály Ebben az esetben az iktatás valamennyi szervezeti egységnél 1-gyel kezdődik, és az iktatószám a betűjelet is magában foglalja: 1–B /200.. vagy 1/B/200.. vagy:1 – B/200.. vagy B– 1/200.. Betűjeleket akkor érdemes alkalmazni, ha a szervezeti egységek száma állandó és nem túl magas, viszont a várható ügyiratforgalom előre nem tervezhető. A harmadik megoldást, a jelzőszámok használatát akkor lehet javasolni, ha a szervezeti egységek többszörösen alá-fölérendeltségi viszonyban állnak egymással, esetleges átszervezés (pl. ideiglenes telephelyek megszüntetése) előfordulhat, és az ügyiratok száma sem határozható meg. E módszerrel ugyanis az iktatóhelyek száma tetszés szerint bővíthető, és az iktatószámok mennyisége sem korlátozott. Például egy vállalat jelzőszámai: 1. Vezérigazgatói Titkárság 1.l. Személyzeti főosztály 1.2. Munkaügyi osztály 1.3. Ellenőrzési osztály 2. Műszaki Igazgatóság 2.1. Termelési osztály 2.1. Kutató és Fejlesztő Intézet 3. Gazdasági Igazgatóság 3.1. Anyaggazdálkodási osztály 3.2. Értékesítési osztály

Alszámos iktatókönyv


Számítógépes iktatási sajátosságok A számítógépes iktatásnál ugyanazokat a követelményeket kell teljesíteni, mint a hagyományos iktatásnál. Számítógépes érkeztetés és iktatás esetén is szerepelni kell az iratokon mindazon kezelési feljegyzéseknek, melyek a hagyományos iratkezelésben szükségesek. A számítógépes nyilvántartás nem helyettesíti azokat az átadókönyveket (postakönyvek, kézbesítőkönyvek) sem, melyekben az átadás-átvétel tényét a saját kezű aláírás bizonyítja. Számítógépes iktatásnál az iktatási nyilvántartás (iktatókönyv és előadói ív) azonos adattartalmú, mivel egy állományból kerül megjelenítésre, ügyenként szinte automatikusan nyomtatható kell hogy legyen. Év végén az iktatókönyvet ki kell nyomtatni! A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – hozzáférhetővé kell tenni mindaddig, míg az ügyintézéshez szükséges. A bevitt adatokat, a levéltár igényének megfelelően év végén tartós módon ki kell íratni, és az így készült iktatókönyv, név- és tárgymutatóval, hitelesítve a tárgyév irataihoz csatolandó. A számítógépes rendszerbe vitt érkeztetési és iktatási adatokat, utólagos módosításának tényét a jogosultsággal rendelkező ügyintéző azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is. A nem papír alapú, elektronikus adathordozón érkezett iratok (pl. magnetofonszalag, hajlékony lemez, CD-ROM stb.) mellé kísérőlapot kell csatolni, és ezeket együtt kell kezelni. A kísérőlapon fel kell tüntetni az adathordozó iktatószámát, az adathordozó tartalmi paramétereit, a felvételek tárgyát, a készítő és a nyilvántartásba vevő aláírását. Az iktatószámát magára az adathordozóra (tokjára) maradandó módon ugyancsak rá kell vezetni. Egy elektronikus adathordozón szigorúan egy témához tartozó iratok adhatók át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell utasítani.

Tanirodai feladat: 1. 2. 3. 4.

Iktassa a megfelelő helyre a tanárától kapott iratokat! Mondja el a tanirodában használt iktatórendszer főbb jellemzőit! Keressen iktatóprogram-demókat az interneten! Ismerje meg a tanirodában használt iktatóprogram kezelését!


7. Az ügyiratok továbbítása A nyilvántartásba vétel után az ügyiratot az ügyintézőhöz továbbítják. Az ügyirat mozgatását mindig bizonylatolni kell. Ha az ügyiratot kézbesítő továbbítja, akkor a kézbesítőkönyvbe és utána az előadói munkanaplóba, ha az iktatás osztottan történik, csak az előadói munkanaplóba kell bevezetni. (Az előadói munkanapló az egy ügyintéző által intézett iratok nyilvántartására szolgál.) A kézbesítőkönyv egy gazdálkodó szervezeten vagy intézményen belüli ügyiratforgalom segédeszköze. Használata akkor indokolt, ha a vállalat egyes egységei különböző földrajzi pontokon találhatók, de a postabontás központilag történik (osztott ügyiratkezelési rendszer).

Előadói munkanapló

Ha a szerv számítógépes iratkezelést alkalmaz, a papíron levő iratok intézményen belüli továbbításakor a kézbesítőkönyv helyett átadójegyzéket kell használni, melyet az átadásra kerülő iratokról (intézmény – szervezeti egység – ügyintéző rendezettségben) két példányban kell kinyomtatni, mivel az egyiken az átvevő az átvételt igazolja, míg a második példányt megtartja. Ha az irat elektronikus adathordozóra került, vagy azon készült, akkor az átadó/átvevő jegyzék is csak a képernyőn jelenik meg az üzenetek között. Az átvevő itt regisztrálja az átvételt az üzenet „felbontásával”. Az ügyintézőre való szignálás esetén az erről szóló „átadási” üzenet és a hozzáférési kulcs automatikusan megjelenik az ügyintézőnél. A szervezeten belüli irattovábbítás nincs időhöz kötve, tehát folyamatosan történik, de íratlan szabály, hogy a szervezeti egységeknek úgy kell az iratokat továbbítaniuk, hogy azzal a másik egységet ne hátráltassák munkájában. Az ügyintézők általában sem határidős, sem véglegesen elintézett iratot nem tarthatnak maguknál. Ha egy iratot ki kell venniük az irattárból, akkor arról ügyiratpótló lapot kell készíteni. Az ügyiratpótló lap a következő adatokat tartalmazza: -

az átvett ügyirat száma, az átvett ügyirat tárgya, az átvevő ügyintéző neve és beosztása, az átvétel hónapja, napja, a visszaadásra megjelölt határidő.

Az aláírt ügyiratpótló lapot az irattárban az ügyirat helyére kell tenni. Ugyanez vonatkozik a számviteli, pénzügyi és személyügyi bizonylatok, ügyiratok kiadására is. Az ügyiratot 15 nap leteltével nem adják vissza, azt sürgetni kell. Ha ennek ellenére 30 napon belül sem küldik vissza az irattárba, akkor ezt a szerv vagy egység vezetőjének be kell jelenteni. Az irattárban elhelyezett iratokról hiteles másolat készítése és kiadása csak az illetékes vezető engedélyével történhet. 20 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

II. Ügyiratkezelés az ügyintézés folyamatában 1. Előadói ív megnyitása Az előadói ív kettős rendeltetésű: egyrészt a borító az irat fizikai védelmét szolgálja, másrészt az ügyiratkezelés szempontjából fontos információkat tartalmaz. Megismétli az ügyirat legfontosabb iktatási adatait (sorszám, érkezési időpont, ügyintéző neve, határidő), amelyek a munkafolyamat különböző szakaszában alkalmasak az irat azonosítására. Ezen kívül az ügyintéző különböző ügyiratkezelési, ügyviteli utasításokat adhat a folyamatban részt vevőknek, így többek között a leírónak, a postázónak, a pénzt kiutalónak stb.


Értékelje a tanára által bemutatott előadói íveket használhatóság szempontjából! Mondja el, milyen adatokat lehet megtudni egy kitöltött előadói ívről!

2. Határidő-nyilvántartás Ha az adott ügyet nem lehet lezárni, mert közbenső intézkedésre van szükség, akkor az irat határidő-nyilvántartásba kerül. Határidőt kell megjelölni: ha a küldemény „Sürgős” jelzéssel érkezett, ha a kiadmányozó vagy a szerv vezetője a szokásostól eltérő idő alatt kívánja az ügyintézés befejezését, ha az intézkedésre bizonyos időn belül más szervektől vagy szervezeti egységektől szükséges a válaszokat megkapni, ha a további intézkedéseket csak később lehet megtenni.

-

A határidő-nyilvántartást az alkalmazott technológiától függően alakítják ki. Manuális technológia esetén az iratokat határidős szekrényben vagy irattartókban célszerű tárolni. A határidős szekrényben a hónap napjainak megfelelő számú rekeszt kell kialakítani. A határidő figyelemmel kísérése az ügyvitelt ellátó szervezet vagy személy kötelessége. A határidőt az iktatókönyvben a hónap és a nap megjelölésével, ceruzával kell feljegyezni. Amelyik határidő már nem aktuális, azt át kell húzni. A lejárat napján az iratot az ügyintézőnek vissza kell adni további intézkedés céljából. Irattárba helyezés előtt a határidőre vonatkozó valamennyi ceruzás bejegyzést ki kell radírozni az iktatókönyvből. Számítógépes technológia esetén a határidő figyelését a program automatikus végzi, de az iratok lejárati nap szerinti tárolását ekkor is célszerű határidős szekrényben kialakítani. Fontos szabály, hogy ha az ügyintéző az irattal nem dolgozik, annak vagy az irattárban vagy a határidőnyilvántartásban kell lennie.


Keressen képeket az interneten a határidő-nyilvántartó szekrényre! Gyűjtse össze, milyen módjai vannak még az iratok határidejének nyilvántartására! 21 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

3. Tervezetkészítés A szignálás során kijelölt ügyintéző elkészíti az adott ügyre vonatkozó döntési javaslatát. Ez a fogalmazvány az előadói tervezet. Ha a javaslatot a kiadmányozó jóváhagyja, a tervezet a hivatal végleges döntésévé válik.

4. Kiadmányozás A kiadmányozás olyan formai szabályok összessége, amelyek azt igazolják, hogy az irat a jogszabály által feljogosított hivatalos szervtől származik és annak érvényes döntését tartalmazza. Ha az ügy lezárható, és az előadói tervezetet a kiadmányozó jóváhagyja, akkor létrehozzák a döntést tartalmazó iratot, melyet kiadványnak nevezünk. A kiadványnak tartalmaznia kell: -

az államigazgatási szerv nevét, címét, telefon, telex vagy fax számát, a kiadvány keltét, az ügyintéző nevét, az ügyirat tárgyát, az érvényes döntést, határozatot, a kiadmányozó nevét, a mellékletek számát, kik kapnak még a határozatból.

A kiadmányozásra jogosult vezetők személyét a vállalat vagy intézmény ügyrendje (Szervezeti és Működési Szabályzata) határozza meg. Kiadmányozó: a szerv, szervezet vezetője által kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadvány aláírása. Az aláírásra jogosult személy a tervezetet aláírja, és ezzel a döntést véglegesíti. A kiadmányozás kétféleképpen történhet: 1. Eredeti (kézi) aláírással 2. A kiadmányozó nevének az iratra gépelésével, ami mellé odagépelik az „s. k.” (saját kezével) jelzést. Ez utóbbi esetben az ügyvitelt ellátó dolgozó „A kiadvány hiteles” szöveggel, saját aláírásával és hivatali pecsétjével igazolja, hogy a másolatban készült kiadvány az eredetivel mindenben megegyezik, és azt is igazolja, hogy az eredeti okiratot az arra jogosult saját aláírásával kiadmányozta, azaz a másolattal kiadmányozott (s. k.) iratnál is mindig kell lennie olyan eredetinek, amelyet a kiadmányozó saját kezűleg írt alá. (Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a kiadmányozó neve mellet az „s. k.” jelzés, illetve a kiadmányozó alakhű aláírás-mintája és/vagy a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata.) Digitális hitelesítés: az elektronikusan előállított, a szervezetek között elektronikusan továbbított iratok hitelesítésére elektronikus aláírást és időbélyegzőt, jogszabályban kijelölt szervezet által ke22 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

zelt nyilvános és titkos kulcsot kell alkalmazni. Az elektronikus irattal, valamint az elektronikus irat hitelességét biztosító eszközökkel kapcsolatos részletes jogi szabályzás folyamatban van. A kiadmányozásnak különösen a felelősség megállapításánál A kiadvány jogszerűségéért a tervezetet készítő ügyintéző is felelős.

van

döntő

jelentősége.


A bemutatott ügyiratok alapján mondja el a kiadmányozás szabályait!

5. Postázás A postázandó iratot ellenőrizni kell, hogy megfelel-e a tartalmi és formai előírásoknak. Ellenőrizni kell a címzés, a keltezés, az iktatószám helyességét. Az aláírásokat, vagyis, hogy egyáltalán van-e rajta aláírás, ha van, akkor az arra illetékes személy írta-e alá, szerepel-e rajta az ügyintéző neve, aláírása vagy kézjegye, pecsétlenyomata. Ellenőrizni kell, hogy valamennyi mellékletet csatolták-e az ügyirathoz. A postai utasításnak és a kézbesítési utasításnak megfelelő jelzésekkel kell ellátni a levelet, a borítékot. Postai utasítás lehet: elsőbbségi, ajánlott, tértivevényes. Kézbesítési utasítás lehet például: „saját kezébe”. Ezeket a borítékra is rá kell vezetni, illetve a postakönyvben is jelezni kell. Gondoskodni kell a levelek bérmentesítéséről is. Ez bélyeg felragasztásával vagy bérmentesítő gép használatával történik. Ha a postázandó küldemény csomag vagy utalvány, gondoskodni kell a megfelelő kísérő nyomtatvány kitöltéséről. Előfordulhat, hogy az iratot személyesen adják át. Ilyenkor elegendő, ha az átvételt a kiadvány irattári példányán igazolják.

Postázással kapcsolatos gépi berendezések Egyes munkahelyeken olyan nagy a naponta kimenő levelek száma, hogy csupán azok hajtogatása, borítékba helyezése, a borítékok lezárása illetve az érkező levelek nyitása számottevő munkát igényel. A levélhajtogató gépek kézi és elektromos működtetésűek lehetnek. Az egyszerűbb berendezések csak egy hajtást tudnak elvégezni, a papír adagolása, borítékba helyezése kézzel történik.


Borítékoló gép alkalmazása (a papír borítékba helyezése, borítékok lezárása) csak nagy tömegű levelek postázása esetén célszerű, mert ennek a gépnek az óránkénti sebessége 3500-4000 db.

Bérmentesítő gép csak a posta engedélyével és ellenőrzésével használható. A gép a bélyegértéket kerettel nyomtatja a borítékra és mellé üti a szokásos kör alakú pecsétet és a feladás keltét. A gép számláló-berendezéssel rendelkezik, amely értékenként számlálja a bélyegzéseket, és összegezi ezeket. A gépekbe (a befizetés összegének megfelelően) a postahivatal értékhatárt állít be. Ha a bélyegzések értéke ezt eléri, a gép lezáródik. Újabb befizetéskor a postahivatal a gépet újra beállítja.

A beérkezett levelek borítékjai kézzel, egyszerű vagy gépi levélnyitóval bonthatók fel. Az egyszerű levélnyitó fából vagy fémből készült lap, amelynek egyik oldalán csuklósan mozgatható rugós penge található. A boríték leszorítása céljából a kés oldalára műanyag csíkot erősítettek fel. Ez alá kell helyezni a borítékot, amelynek szegélyét a lehajtott kés levágja. A gépi levélnyitóban görgőket helyeznek el, a kés pedig körpenge. Az egyik oldalán a boríték beadására, a másik oldalán a kivételére szolgáló nyílás található. Az adagolást a gép végzi. Korszerűbb gépeken olyan beviteli szerkezet van, amely egyszerre több és különböző nagyságú borítékhoz is használható. 3 Mechanikus irattovábbító berendezések Nagyobb bankokban, takarékpénztárakban a bizonylatok továbbítását szállítószalagos irattovábbító berendezésekkel végzik. E berendezések elektromotorral hajtott végtelenített gumiszalaggal működnek, és a bizonylatokat iratcsatornákon keresztül továbbítják a következő ügyintézőhöz. Kétirányú szállítás esetén a szalagokat egymás mellett, párhuzamosan helyezik el. Az iratcsúszdák és az iratfelvonók az ügyiratokat a különböző szintek között mozgatják. Az utóbbiak általános formája a körforgó rendszer, amelyen az egyes emeletek beállíthatók. Légsűrítővel működő irattovábbító berendezést, vagyis csőpostát ott célszerű alkalmazni, ahol sok a kézbesítendő irat, a munkahelyek közötti kapcsolat rendszeres és az iratok továbbítása sürgős. Etikett-nyomtató Alkalmazása főként olyan esetekben fontos, amikor a felek között rendszeresen ismétlődő kapcsolat áll fenn.

3

http://ugyvitelpteigyfk.5mp.eu/web.php?a=ugyvitelpteigyfk&o=KPL3NQj8R8 (Pécsi Tudományegyetem)


Borítékfajták Nagyboríték Középboríték Kisboríték Ablakos boríték Légiposta boríték (22,8 cm x 11,4 cm)

Postai díjak Súly 30 g-ig 50 g-ig 100 g-ig 250 g-ig 500 g-ig 750 g-ig 2000 g-ig

Levél Szabvány Egyéb

Nem elsőbbségi

Elsőbbségi

Levelezőlap, képeslap 20 kg-ig

Postacsomag Standard Nem standard Igénybe vehető szolgáltatások (alapdíjon felül) Szolgáltatás

Díjszabás

Ajánlott Tértivevény Saját kézbe E-értesítés Értéknyilvánítás

Tanirodai feladat: 1. 2. 3. 4. 5.

Keresse meg a Magyar Posta honlapját, és az ott talált adatok alapján töltse ki a fenti táblázatokat! Foglalja össze, mit kell ellenőrizni a kimenő posta előkészítésekor! Mondja el, hányféle postai bélyegzőt tesznek a borítékra, és ezekről milyen adatok olvashatók le! Töltse ki a postakönyvet a feladandó iratok adataival! Címezzen meg egy belföldre és egy külföldre küldendő irat borítékját!


Az írásmunkákhoz használt papírok jellemzői, borítékfajták Az ügyviteli munkák során az adatokat, információkat általában adathordozón rögzítik, amelyeket az egyes munkafolyamatokban különböző formákban alkalmaznak (pl. nyomtatvány, levél, nyilvántartólapok, bizonylatok stb.). Ezért szükséges, hogy ismerjük a papír minőségét, formátumát meghatározó, méreteire és vastagságára vonatkozó legjellemzőbb adatokat. A papírok súlyát 1 m2-re vonatkoztatva grammban fejezik ki. A grammsúly (gramm/m2) egyben kifejezi a papír vastagságát is: minél nagyobb a grammsúly, annál vastagabb a papír. A forgalomba kerülő papírok csomagolásán feltüntetik a grammsúlyt is. Minőségi szempontból, vagyis alapanyag-tartalom szerint fatartalmú, félfamentes és famentes papírokat különböztetünk meg. Mindegyik csoporton belül az egyes papírfajtákat a felhasználás igényeinek megfelelően simítatlan, egy oldalon simított és mindkét oldalon simított kivitelben készítik. A fatartalmú papírok faköszörületből és papírhulladékból állnak. Ezek ügyviteli célra csak akkor használhatók, ha a belőlük készített nyomtatványok és iratok nincsenek nagy igénybevételnek kitéve, és nincs szükség hosszabb ideig tartó tárolásukra sem. Ilyen simítatlan kivitelben az újságnyomó papír (súlya 50-55 g/m2), a sokszorosításhoz használt ún. szívópapír (súlya 70 g/m2), simított kivitelben az irodai papír (súlya 65-70 g/m2), továbbá a regénynyomó papír és a levelezőlap-karton. A félfamentes papír alapanyaga a cellulóz és faköszörület keveréke. Általában két oldalon simított kivitelű az ebből készült fogalmazópapír (súlya 70 g/m2) és az egy oldalon simított félfamentes átütőpapír (súlya 35-55 g/m2). Az irodai papír is készülhet félfamentes, egy vagy két oldalon simított kivitelben (súlya 65-70 g/m2). A famentes papír anyaga tiszta cellulóz vagy cellulóz textilhulladékkal keverve. Mindkét oldalon simított kivitelű a bankposta-papír (súlya 70-80 g/m2), a könyvelési naplópapír (súlya 50-70 g/m2), az írógéppapír (súlya 50-70 g/m2). E csoporthoz tartozik még az ún. biblianyomó papír és a műnyomó papír is. A félfamentes és a famentes papírokat fehéren kívül színes kivitelben is készítik. Ügyviteli felhasználás tekintetében a papír hajtogatott és a hajtogatás helyén perforált leporelló (vagyis folyamatos) vagy ív formában kerül forgalomba. Leporellót az elektronikus középgépeknél, valamint a számítógépes sornyomtatóknál alkalmaznak. Szélességi méretei igen széles skálán mozognak. A rendelkezésre álló papírméretekből állíthatók elő a szükséges nyomtatványok. A nemzetközi papírszabvány-méretek hármas alapelven épülnek fel: -

az alapméret a méterrendszerből indul ki, az egyes alakok (formátumok) egyforma arányúak, az egyes formátumok kettőzés vagy felezés útján egymásból állíthatók elő.

Az ív formában forgalomba kerülő papírok mérete az A és B sorozatú szabványba sorolható. Az A sorozat legnagyobb mérete az A/0, amelynek területe 1 m2, és az egyes méretek egymásból a hoszszabbik oldal felezése útján állíthatók elő. Az ügyviteli munkában leggyakrabban az A méretű sorozat nagyságait használjuk.


Az A sorozatú papír mérete

A1

A3 A2 A5 A4

A/0 négyszeres ív ..…………………………………………. A/1 kétszeres ív ….…………………………………………. A/2 ív …………….…………………………………………. A/3 félív ………….…………………………………………. A/4 negyedív ……..…………………………………………. A/ 5 nyolcadív ………………………………………………. A/6 tizenhatodív ….………………………………………….

841 594 420 297 210 148 105

x x x x x x x

1189 mm 841 mm 594 mm 420 mm 297 mm 210 mm 148 mm

A B sorozatú szabványpapír a nyomdaiparban használatos, például könyvek, jegyzetek készülnek B/5-ös formátumban. Alapmérete a B/0, ami 1000x1414 mm, és ugyancsak a hosszabb oldal felezésével kapjuk meg a kisebb méreteket. A C sorozatú szabvány a borítékok méreteit szabályozza, legismertebb és leghasználatosabb a C/6 jelzésű ún. szabványboríték, melynek mérete 114x162 mm. A D szabványsorozat a levélrendezők, mappák és a dossziék nemzetközi méreteit szabályozza. A papíranyag kiválasztásánál a következő szempontokat tanácsos figyelembe venni: Reprezentatív célokra más minőségű papírt kell választani, mint az egyszerű ügyviteli célokra. Más papírminőséget kell választanunk a ceruzával, tintával, golyóstollal vagy írógéppel végzendő munkákhoz, hiszen a gyengébb minőségű irodai papíron tintával való kézírással csak a papírlap egyik oldalára lehet írni. A hosszabb használatra szánt papíroknál a jobb minőséget kell választani, az egyszerű feljegyzésekhez megfelelő a gyengébb minőségű papír is. Gondolni kell a sokszorosítás módjára is, hiszen a különféle sokszorosítási eljárások egymástól eltérő másolati papírt igényelnek.


Bélyegzőhasználat A bélyegzőket általában az iratok (levelek, megrendelések, számlák stb.) hitelesítésére használják, éppen ezért a bélyegzőket szigorúan bizalmas eszközként kell kezelni. Bélyegzőt nemcsak kiadmányozásnál használunk. Bélyegzőre van szükségünk például számlák kiállításához, a banki ügyintézéshez, adóhatósági nyomtatványok kitöltéséhez és még számos más esetben. Köztudott, hogy bélyegzőt szinte azonnal készítenek, olyan tartalommal, amilyenre szükség van. A bélyegző – a vállalkozás egyéb működési költségeihez képest – nem drága. Ezért célszerű többet készíttetni belőle, mégpedig különböző tartalommal, mert bizonyos adatok feltüntetése (adószám, bankszámlaszám) például egy levélborítékon sértheti a feladó érdekeit, sőt visszaélésekre adhat alkalmat, néha viszont nélkülözhetetlenek ezek az adatok. Banki ügyintézéshez, számlakiállításhoz és adóhatósági ügyintézéshez olyan bélyegzőt használjunk, amelyen a vállalkozás nevén, székhelyén kívül annak adó- és bankszámlaszáma is szerepel. A bélyegzők fajtái Keletbélyegző: naponta be kell állítani az aznapi dátumot. A dátumbélyegzők speciális fajtájába tartoznak azok, amelyek a dátumon kívül még egy szót is tartalmaznak, mint például: fizetve, ajánlott, nyomtatvány, másolat, kiadva stb. Érkeztetési v. érkeztető bélyegző: nagyobb méretű, tulajdonképpen egy keretben lévő keltezési bélyegző, amelyben egyéb adatok is helyet kaptak, pl. az érkeztetőkönyv száma, ügyintéző, irattári tételszám stb. Névbélyegzők: ezeket az aláírások egyszerűsítésére szokás használni. Név és beosztás szerepelhet rajtuk. Használhatják pl. olyan esetben, amikor a számlatömbben maradó másolati példányokra az aláírás helyett ezeket pecsételik. Szárazbélyegző: egy speciális bélyegző, amely domború bélyegzőlenyomatot hagy a papírban. A dombornyomás lehet színes is. Meghatározott azoknak az iratokban a köre, amelyeknek a hitelesítésére ezeket használják (pl. ügyvédek az adásvételi iratok hitelesítésére, ill. egyes betétszámlakönyveket is ezzel hitelesítenek). Cégbélyegzők: ezen belül két típust különítünk el: Körbélyegző: ebben állami szerveknél az ország címere, városi szerveknél a város címere helyezkedik el középen, körülötte a cég neve, címe. Magánvállalatnál a cég emblémája lehet középen. Használatakor szabály, hogy a körbélyegzőnek érinteni kell az aláírás első betűjét. Hosszúbélyegző: a cég nevét, címét, telefon- és fax-számát, esetleg adószámát foglalja magában. Használható pl. számlákon, régebben borítékon feladó helyett.


A bélyegzők nyilvántartása, tárolása Nagyobb vállalkozásoknál gyakori, hogy bizonyos munkakörök bélyegzőhasználatra is jogosítanak. Célszerű olyan nyilvántartást vezetni, amely tartalmazza a bélyegző számát, őrzésének helyét és a használatára jogosult nevét. A bélyegzők nyilvántartása azonban akkor is szükséges, ha azok használatára egyetlen személy jogosult, azonban a vállalkozásnak többfajta lenyomata van. Ilyenkor azokat pontos tartalmuk szerint kell bevezetni a nyilvántartásba. Nagyobb cégek a cégbélyegzőket sorszámmal látják el. Az e bélyegzők használatára, illetve megrendelésére jogosultak körét az iratkezelési szabályzatban vagy a szervezeti és működési szabályzatban teszik közzé. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell: -

a bélyegző lenyomatát, a legyártott mennyiséget, a szervezeti egység részéről a bélyegzőt átvevő vagy visszaadó személy olvasható aláírását, az átvétel és visszavétel idejét.

A bélyegzőket mindig zárt helyen tartsuk, hogy azokhoz illetéktelen személy ne férhessen hozzá. Az ügyviteli rendben kijelölik azt a személyt, aki a szervezet által használatos bélyegzőket kezeli, és annak szabályszerű használatáért, megőrzéséért felelősséget vállal. A bélyegzők elvesztése azonnali intézkedéseket von maga után. Gondoskodni kell a bélyegző érvénytelenítéséről, és értesíteni kell a partnereket is erről, akár levélben, akár újságban (közlönyök), Interneten közzétett hirdetésben.


Mondja el a tanárától kapott iratokon található bélyegzők jellemzőit, és azt, hogy milyen adatok olvashatók le ezekről!


III. Ügyintézés lezárása utáni iratkezelés 1. Irattárazás Az irattárazás feladata egyrészt az iratok biztonságos megőrzése, másrészt a gyors visszakereshetőség biztosítása. Az irattár elsődleges feladatát akkor töltheti be, ha az ott őrzött anyag áttekinthető és könnyen hozzáférhető. A gyakorlat azt mutatja, hogy az iratokra közvetlenül a keletkezésük után van a leggyakrabban szükség, de néhány év után is tudnunk kell előkeresni egy esetleges új ügylet előkészítéséhez, megalapozásához. Az iratok tárolása felhasználásuk alapján a következő csoportosításban történik:  gyors elintézésre váró iratok,  elintézés alatt álló, de ritkán kézbe vett iratok,  elintézett és archivált (irattárazott) ügyiratok. Lehetséges külön tárolni azokat az iratokat, amelyek a még folyó ügyek intézésekor szükségesek, és külön azokat, amelyek már elintézett ügyekhez kapcsolódnak. Az iratok felhasználásának biztosítása Az iratok megőrzésének helye az irattár. (A történeti szempontból is becses iratokat a levéltári intézmények őrzik.) Az irattárban folyó munka:  egyrészt passzív irattári tevékenység: ez az iratanyag befogadását, tárolását és megőrzését jelenti,  másrészt aktív tevékenység: az arra jogosult érdeklődőknek gyorsan és pontosan a rendelkezésére bocsátja a szükséges iratot. A gyakorlati tapasztalatok azt mutatják, hogy a lezárt ügyiratokra általában 2 éven belül van leggyakrabban szükség. Ezért a leggyakrabban két típusú irattárral találkozhatunk:  kézi (operatív vagy átmeneti) irattár,  központi (archív) irattár. Az elintézett iratot először a kézi irattárba helyezik, ahol általában 2 évig őrzik. A kézi irattárat általában az iktatóirodában helyezik el, és az iktatók kezelik. Itt helyezik el azokat az iratokat, amelyekre az ügymenet során még szükség lehet, és ezeket a lehető legrövidebb idő alatt az ügyintéző rendelkezésére kell bocsátani. A szervezet iratkezelési szabályzatában rögzítik, hogy az iratok mennyi ideig maradnak a kézi irattárban. A 2 évnél régebbi keletű iratokat az iktató- és segédkönyvekkel (pl. tárgymutatókönyv) együtt központi irattárba kell helyezni. Az átadásról jegyzőkönyvet kell készíteni. Az iratokat tematikusan (témák szerint), és a különböző selejtezési idők szerint elkülönítve tárolják. 30 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

A központi irattárban az iratokat addig kell őrizni, ameddig a szervnek szüksége lehet rá. Ezt a jogszabályok alapján a szervezet az irattári tervben rögzíti. Ha mégis ki kell venni innen ügyiratot, akkor ügyiratpótló lapot kell készíteni, amely a következő adatokat tartalmazza: átvett ügyirat számát, tárgyát, az átvevő ügyintéző nevét és beosztását, az átvétel napját, a visszaadásra megjelölt határidőt. Az archívum szó irattárat és levéltárat jelent. Ebből következik, hogy az archív iratkezelés magában foglalja: - az iratok felhasználásának biztosítását, - biztonságos őrzését, - selejtezését. Az iratok biztonságos őrzése A tárolásra kiválasztott helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól tisztán tartható, világos, levegője szellőzethető, ha benne tűz nem keletkezhet, a külső erőszakos behatolásoktól védett. Az irattárak mérete, berendezése Az irattárak belső méreteit gyakorlati és tűzrendészeti szempontok korlátozzák. Térfogatuk lehetőleg ne haladja meg az 500 m3-t, alapterületük maximum 200 m2, magasságuk 2,5 m legyen. A berendezést úgy kell kialakítani, hogy a közlekedő utak számára legalább 1 m maradjon, az állványok, szekrények mennyezettől és padlótól való távolsága minimum 10 cm legyen. A hagyományos elrendezésű irattáraknál a polcok, szekrények magassága lehetőleg ne haladja meg a 2,2 métert, 2,5 méternél magasabb polcok esetén célszerű galériát építeni. A polcok szélessége érje el a 40 cm, de lehetőleg ne legyenek szélesebbek 50 cm-nél. A modern irattárakban helykihasználás céljából zárt rendszerré gördíthető fémszekrényeket és állványokat is használnak. Előnye, hogy a mozgatáshoz egy folyosónyi hely hagyása szükséges csak. Kis forgalmú irattárakban alkalmazható, mivel egy-egy irat megkereséséhez olykor egy egész blokkot meg kell mozgatni. A korszerű irattárszervezés másik változata a magasraktár elvén alapul. E tárolóhely az adott csarnok teljes magasságát kitöltő polcsorokból áll, amelyeken az iratok különleges gyűjtőkben vannak. A kezelést nem ember végzi, hanem egy, a szekrények bármelyike közt mozgó, vízszintes és függőleges irányban egyaránt használható elektromos lift. Ilyen raktár alkalmazható az irattárakon kívül könyvtárakban, számítóközpontokban is. Világítás Lehetőség szerint legyen ablak az irattáron, de az iratanyagot tűző napnak kitenni nem szabad. A mesterséges világításnak meg kell felelnie a tűzbiztonsági előírásoknak (pl. a neon ne legyen hibás, a helyi megvilágítás ne okozhasson tüzet). Hőmérséklet és légnedvesség A hőmérsékletet és a légnedvességet olyan szinten kell tartani, amely az iratok számára megfelelő, a biológiai károkozók számára viszont kedvezőtlen. A papírra írt iratok tárolásához 18-20 Co és 3555% relatív páratartalom az előírás. Olyan helyiségben, ahol a relatív páratartalom a 70%-ot meghaladja, iratokat nem szabad elhelyezni. (Filmek, hangszalagok, mágnesszalagok őrzéséhez különleges feltételek szükségesek.) Az irattárak légnedvesség-értékét thermohydrográffal vagy elektromos műszerekkel mérik, amely megmutatja, hogy az értékek a normális határok között vannak-e. Ha a levegő páratartalma túl magas, akkor az anyag nedvesedik, ha túl alacsony, a kiszáradás, töredezés veszélye fenyegeti. 31 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

Az irattárak „C” tűzveszélyességi kategóriába tartoznak, ezért a helyiséget csak nyílt láng használata nélkül lehet fűteni. Nagyobb irattáraknál biztosítani kell a vészkijáratot, és a falakra – a tűzrendészeti hatóság által rendszeresen ellenőrzött – tűzoltó készüléket (poroltót) kell elhelyezni. Ha a helyiségben senki sem tartózkodik, a helyiséget áramtalanítani kell. Tűzveszélyességi osztályok: „A” Fokozottan tűz- és robbanásveszélyes „B” Tűz- és robbanásveszélyes „C” Tűzveszélyes „D” Mérsékelten tűzveszélyes „E” Nem tűzveszélyes A „C” tűzveszélyességi osztályba tartoznak a legfeljebb 300 C o gyulladási hőmérsékletű szilárd anyagok (papír, fa, egyes műanyagok). Szellőztetés Az irattárakban helyenként érezhető dohos levegőt a szellőztetés hiánya okozza. Az „oxigénhiány” az iratanyagra is káros, mert a papír mállékonnyá válik. A szellőztetés történhet az ablakok, ajtók nyitásával, ventillátorral, de legkorszerűbb módja a klimatizálás. Az iratanyag kártevői A kártevőket biológiailag három csoportra oszthatjuk: Gerinces állatok: Legveszélyesebb az egér és a patkány. Kártételük csak gondatlanság következménye lehet, mert a közegészségügyi előírások évenkénti rágcsálóirtást tesznek kötelezővé. Rovarok: A leggyakoribb kártevők: szú, múzeumbogár, lisztbogár, portetű, könyvskorpió, csótány. Általában nem a kifejlett bogár pusztítja az iratot, hanem a lárva. Különösen a kötött iratanyagnál, könyveknél gyakori a kártétel, mert a kötéshez használt enyv és keményítő alapanyagú ragasztók könnyen emészthető táplálékot jelentenek a lárváknak. Gombák, baktériumok A leggyakoribb kártevők az irattárakban a gombák rendjébe tartozó penészek. Mivel a levegő általában tartalmaz penészspórát, így a fertőzés veszélye mindig fennáll. Ma már léteznek olyan berendezések, amelyek segítségével nagytömegű irattári anyagot lehet fertőtleníteni (ezt a ÁNTSZ végzi, kazánokban etilénoxiddal).


Speciális irattárak a) Műszaki dokumentációk, tervtárak Az egyes létesítmények terveit meg kell őrizni. Ezt megteszik a tulajdonosok, a beruházók, de az engedélyező hatóságok is. Ha a tervtárból kiveszünk egy tervdokumentációt, mert az épületen valamit változtatunk, és azt a terven is rögzíteni akarjuk, akkor az eredeti állapotról meg kell őrizni egy példányt. A terveket lehet tárolni: tekercsben, fektetve (kiterítve) vagy függesztve. b) Mikrofilmek tárolása A filmek tárolására általában kisebb alapterületű, teljesen száraz helyiség felel meg, amelynek ablakait el kell sötétíteni. Alagsori helyiségben mikrofilmet tárolni tilos. c) Magnetofonszalagok Hasonló körülmények szükségesek, mint a mikrofilmek tárolásához, de külön ügyelni kell arra, hogy nagy teljesítményű transzformátor vagy egyéb elektromos mágneses hullámokat keltő berendezés ne legyen a közelben. d) Számítógéphez használt mágnesszalagok és lemezek A szalagokat a legcélszerűbb lángmentesített vagy műanyag bevonatú szekrényekben, szekrényfalakban tárolni. A függesztett tárolás kötelező, a szalagokat tartalmazó kazettákat egymásra fektetni tilos. e) Páncélszobák Egyes intézményeknél a különösen fontos iratokat páncélszekrényben vagy páncélszobában őrzik. A páncélszoba abszolút tűz- és betörés-biztos és különleges mikroklímát is biztosít.


Foglalja össze, mi tapasztalt a tanára vezetésével meglátogatott kézi és központi irattárban! Hogyan tárolják az iratokat a kétféle irattárban?


Hagyományos és korszerű iratkezelési segédeszközök Irattartók Az ügyintézés folyamán az iratok rövidebb-hosszabb ideig való tárolását szolgálják. Főbb típusai a következők: Tasak Műanyag készült, lehet: két oldalán nyitott, felül nyitott, felül nyitott lyukasztott széllel ellátott. Kétlapos irattartó Keményebb papírból vagy kartonból egy hajtással készül. Pólyás dosszié Hajtogatós iratgyűjtőnek is nevezik, oldalainak behajtását a tárolt lapok vastagságához igazítjuk. Gumis dosszié A két sarkában vagy a jobb oldalán gumival összefogható dosszié. Gyorsfűző Lyukasztott iratokhoz használatos, könnyű kartonból készült iratborító, amelyben hajlítható acélcsíkra kell az iratot felfűzni. Van műanyag fedéllel ellátott változata is. Gyűrűs dosszié Pattintható gyűrűvel ellátott dosszié. Mappa Nagy mennyiségű iratanyag befogadására alkalmas (üresen is annyi helyet foglal el, mint iratokkal tele). Rugós szorítóval és gyűrűvel ellátott, erős kartonból vagy műanyagból készült irattartó. Iratrendező Kemény kartonból készült, könyvtáblaszerűen, vászonnal vagy fémmel megerősített hajtóélekkel készült irattartó, amelyben az iratokat rögzítőszerkezet fogja össze. Függesztve tárolják. „V” alakú irattartó A V betű szárának két felső szélén akasztóhorgok helyezkednek el. Több „V” alakú irattartót összekötve harmonikaszerű segédeszköz állítható elő. Megfelelő tároló-szekrény szükséges hozzá. Szalagos irományfedelek Iratkötegek tárolására szolgál, a maximális iratvastagság 15 cm lehet (ha a szalagokat hosszabbra cseréljük, lehet több, de nem célszerű). Dobozok A szalagos irományfedelek helyett használják, mert biztonságosabb, pormentes és az iratok nem csúszhatnak ki belőle.


Sorolja fel, milyen iratkezelési segédeszközöket lát a tanirodában, és milyen eszközöket használnak otthon az iratok tárolására! Foglalja össze röviden, hogy történik az igények felmérése, a készletrendelés, nyilvántartás, készletkezelés stb.


2. Selejtezés4 Magyarországon a kormányhivatalok, vármegyék, városok iratanyaga a XIX. században vált olyan tömegűvé, amely már szükségessé tette a selejtezést. Ebben az időszakban még csak az ún. régi iratokat tartották levéltári megőrzésre érdemesnek, ezért kezdetben 1711, majd később 1791, 1849 végül 1867 volt a határ. A XIX. sz. végétől az államigazgatási szervek rendelkeztek ugyan selejtezési szabályzatokkal, azonban ezek a megőrzendő és kiselejtezendő iratok körét egyaránt túl tágan határozták meg, és így érdemi útbaigazítást nem adtak. Legnagyobb veszély a vállalati iratanyagot fenyegette. 1945 előtt a vonatkozó jogszabály csak arra kötelezte a vállalatokat, hogy irataikat 10 évig őrizzék. Több vállalatnál a selejtezés a 10 évnél régebbi iratok egyszerű megsemmisítéséből állt. A selejtezés központi szabályozására először 1950-ben került sor. Az 1950. évi 29. törvény és a végrehajtásáról szóló 185/1951. (X. 23.) MT (Minisztertanács) számú rendelet az állami szervek irattári anyagának egységes szempontok szerinti selejtezését írta elő. A rendelkezések nyomán kiadott minisztériumi utasítások kimondták, hogy az iratokat öt évig kell az irattárakban őrizni, ekkor kerül sor az első selejtezésre, a nem selejtezhető iratokat a levéltárak veszik át. A kormányrendelet legnagyobb érdeme az volt, hogy gyakorlatilag valamennyi irattári anyag selejtezését a levéltárak felügyelete alá helyezte. Gondot okozott viszont, hogy a levéltári raktárak gyorsan megteltek a viszonylag új keletű, sokszor még az ügyvitelben is szükséges iratokkal, és a további selejtezést ott kellett megoldani. A következő általános selejtezési utasítás, amely a tételszámos rendszer előtt keletkezett iratokra ma is érvényes, a 45/1958. (VII. 30.) Korm. számú rendelet volt. ennek értelmében szintén minisztériumi utasítások láttak napvilágot, amelyeknél azonban a korábbinál inkább lehetőség volt a sajátos igények figyelembe vételére. A rendelkezés az irattári őrzési időt 10 évben állapította meg, és előírta, hogy a selejtezést az őrzési idő letelte után legalább három éven belül le kell bonyolítani. A korábbi jogszabályhoz képest részletesen szabályozta a selejtezés megszervezését, végrehajtását, ellenőrzését. A kormányrendelethez két iratjegyzék tartozott, az I. számú a nem selejtezhető és 10 évnél hosszabb őrzési időt igénylő iratokat, a II. számú a 10 évnél rövidebb 1, 2, 3, 5, 8 éves irattári őrzés után selejtezhető iratokat tartalmazta. Az 1958-as kormányrendeletet követő szabályozásnak is hátránya volt, hogy az őrzési időket túl magasan állapították meg, a főhatóságok nem vették figyelembe a szervek hierarchikus rendjét, az alá-fölérendeltség miatt keletkezett, több szervnél is előforduló iratokat, és a nem tipikus jellegű iratok elbírálása továbbra is gondot okozott. A selejtezési eljárást országosan utoljára az 1995. évi LXVI. törvény és annak végrehajtási utasítása, illetve az ehhez kapcsolódó levéltári előírás szabályozta. Ennek lényege az, hogy az iratok értékelését, vagyis a selejtezési munka legfontosabb részét már az ügyintézés menetében, az iratoknak irattárba helyezése előtt el kell végezni, ami az irattári tételszám felírásával történik. A Minisztertanács a tanácsi szervek számára 1982-ben és 1984-ben új ügyiratkezelési szabályzatot adott ki, amely módosította az 1969-es törvény után kialakult iratkezelést is. Selejtezési szempontból a legfontosabb változás, hogy az őrzési idők csökkentek, és a különféle tanácsi szinteken azok eltérhetnek egymástól. A selejtezhető iratokat a selejtezési kódszámtól függően 2-75 évig kell megőrizni. A selejtezési idő letelte után az iratokat ki kell selejtezni. Vannak nem selejtezhető iratok. 4

http://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=99500066.TV


A selejtezési idő szerint 7 különböző kódjelű csoportot különböztetünk meg: 1. kód: 2 évig őrzendő iratok (szállítási okmány, pénztári bizonylat, ált. levelezés) 2. kód: 5 évig őrzendő iratok (könyvelési anyagok, raktári nyilvántartások, anyaggazdálkodással kapcsolatos iratok) 3. kód: 10 évig őrzendő iratok (negyedéves beszámoló, munka- és tűzvédelmi, baleseti jegyzőkönyvek, belső szabályzatok) 4. kód: 30 évig őrzendő iratok 5. kód: 50 évig őrzendő iratok (személyzeti, bér- és munkaügyek) 6. kód: 75 évig őrzendő iratok 0. kód: nem selejtezhető iratok (a cég létesítésével, megszüntetésével, cégbírósági bejegyzés, történeti jelentőségű iratok, műszaki leírások, szabadalmak, személyi adatok). Az irattár anyagát ötévenként legalább egyszer felül kell vizsgálni. A selejtezhetőséget az utolsó érdemi ügyintézés lezárásának keltétől kell számítani. A selejtezést a munka megkezdése előtt 30 nappal, írásban az illetékes levéltárnak be kell jelenteni, a selejtezés szabályszerű lefolyásáért az illető szerv vezetője felelős. A selejtezéshez selejtezési bizottságot kell létrehozni, amely általában háromtagú. Vezetője a selejtezési felelős, és meg kell hívni a területileg illetékes levéltár képviselőjét, aki kiemelheti a történetileg értékes iratokat. A levéltári törvény kimondja, hogy az irattári anyagnak azt a részét, amely történeti értékű, az illetékes levéltárban kell elhelyezni, azt könyvtárnak, múzeumnak, helytörténeti gyűjteménynek átadni nem lehet. A kiselejtezett iratokról jegyzéket kell készíteni, és az iktatókönyv „Kezelési feljegyzések” rovatában a selejtezés tényét rögzíteni kell. A nem selejtezhető („0”) kódjelű iratokat a levéltár meghatározott időközönként elszállítja. A dokumentumok értékének megállapításakor a következő szempontokat kell figyelembe venni: - az iratok tartalma, - az iratokat létrehozó szerv jelentősége, az irat szerzője, - az iratok keletkezésének helye és ideje (1945, 1956, 1989), - az irat eredeti vagy másolati jellege, - az iratok fizikai állapota, - különleges művészeti értékek, - az iratok jogi vonatkozásai. A selejtezés során külön jegyzékbe kell foglalni azokat az iratokat, amelyek a folyamatos munkához továbbra is szükségesek, tehát nem adhatók át 15 év után sem a levéltárnak. A visszatartott iratok jegyzékén fel kell tüntetni az irat keletkezésének évét, tételszámát, nyilvántartási (iktató) számát, tárgyát. A jegyzéket 2 példányban kell készíteni: egy példány a szervnél marad, egy példányt pedig a levéltárnak kell átadni. A selejtezésről jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek tartalmaznia kell: -

azon egység megnevezését, melynek az iratanyagát selejtezni kívánják, a dokumentáció keletkezésének évét, a dokumentumfajta megnevezését és irattári tételszámát, a selejtezési bizottság tagjainak aláírását.

A selejtezési jegyzőkönyv záradékában kell intézkedni azoknak az iratoknak a megsemmisítéséről, amelyekre a továbbiakban nincs szükség. Az iratok megsemmisítéséről is jegyzőkönyvet kell felvenni. A megsemmisítési jegyzőkönyvet csatolni kell a selejtezési jegyzőkönyvhöz. 36 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

Példa a selejtezési jegyzőkönyvre: A cég megnevezése: Iktatószám: SELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV

Tárgy: Az ……………………… Központi Irattárában tárolt ….. évi ügyiratok selejtezése. Felvéve: A selejtezést ellenőrizte: A selejtezés az 1995. évi LXVI. törvény és a Magyar Országos Levéltár előírásai, illetve a (cég megnevezése) iratkezelési szabályzata és irattári terve alapján készült. Záradék: Az ügyiratokra ügyviteli szempontból nincs szükség. A kiselejtezett ügyiratokat levéltári záradékolás után meg kell semmisíteni. A kiselejtezett iratok mennyisége (segédletekkel együtt) ……… folyóméter. Melléklet: …………. db iratjegyzék. Keltezés ……………………………….. engedélyező

Tanirodai feladat: 1. 2. 3.

Hozzanak létre selejtezési bizottságot, és selejtezzék a rendelkezésükre bocsátott iratokat! Készítsenek selejtezési jegyzőkönyvet! Semmisítsék meg a kiselejtezett iratokat!


Adatvédelmi szabályzat Célszerű a szervnél a Szervezeti és működési szabályzat részeként az Adatvédelmi szabályzatot is elkészíteni, amely meghatározza az iratkezeléssel, ügyvitellel kapcsolatos legfontosabb adatvédelmi, informatikai-biztonsági szabályokat, különös tekintettel az adatkezeléssel, adattovábbítással és a nyilvánosságra hozatallal kapcsolatos adatvédelmi követelményekre. Az Adatvédelmi szabályzat célja, hogy rögzítse és összefoglalja azokat a követelményeket, amelyek elősegítik a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény, a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló 1992. évi LXVI. törvény, a statisztikáról szóló 1993. évi XLVI. törvény, a köziratokról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény alkalmazását. Meghatározza azokat a legszükségesebb ügyviteli, adatbiztonsági és védelmi intézkedéseket, amelyek biztosítják az általános és különös adatvédelmi és adatbiztonsági szabályok végrehajtását. Szabályozza az adatok gyűjtését, feldolgozását, felhasználását, továbbítását, irattározását, az iratbetekintési jogosultságokat, a jogosulatlan hozzáférés eszközeit, az információrendszert közvetve vagy közvetlenül fenyegető veszélyforrások kiküszöbölésének módját. A levéltárak szerepe5 A levéltárak olyan közgyűjteményi intézmények, amelyek iratokat, kép- és hangdokumentumokat, gépi adatfeldolgozás termékeit őrzik abból a célból, hogy fenntartsák az ország mindazon emlékeit, amelyekre a jövőben szükség lehet. A hazai levéltártörténet több mint két évszázados múltra tekint vissza. Magyarország legfőbb levéltára a Magyar Országos Levéltár (Budapest). Szerepük szerint megkülönböztetünk általános és szaklevéltárat. Az általános levéltár feladata a gyűjtőterületére vonatkozó mindenféle levéltári dokumentum őrzése. Ide tartoznak pl. a megyei és a fővárosi levéltárak. A szaklevéltár a művelődési és közoktatási miniszter engedélye alapján meghatározott szakterület levéltári anyagának őrzésére illetékes. Ide tartoznak pl. a hadtörténeti, statisztikai, egyházi levéltárak. A vállalatok iratanyagai a levéltárba adás után is együtt maradnak, azokat szétszedni nem szabad. A levéltárak az általuk őrzött iratokat rendszerezik, nyilvántartják és a tudományos felhasználást megkönnyítő segédletekkel is ellátják. A levéltárak jelentős publikációs tevékenységet is folytatnak, részt vesznek kiállításokon, segítik a tudományos kutatásokat. A levéltár számára átadandó iratokat teljes, lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, annak mellékletét képező iratjegyzékkel, az átadó költségére az irattári terv szerint átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében teljes, lezárt évfolyamban kell átadni. Amennyiben a levéltár az elektronikus iratok tárolásához és kezeléséhez szükséges technikai feltételekkel nem rendelkezik, az elektronikus adathordozón levő iratokról legkésőbb levéltárba adás előtt hitelesített másolatot kell készíteni tartós, időtálló papír adathordozóra. A levéltárak és az irattárak munkája között sok azonos mozzanat van, de emellett lényeges a különbség a kettő között. Az irattár általában egy szervezet iratait ügyviteli célból meghatározott ideig őrzi, a levéltár viszont több szerv, intézmény stb. működése során létrejött, maradandó értéket képviselő iratanyagát őrzi, amelyekre a létrehozónak ügyviteli szempontból már nincs szüksége. A kettő szoros kapcsolatából következik, hogy színvonalas irattári munka nélkül a korszerű levéltári munka sem valósítható meg.

Tanirodai feladat: 1. 2. 3.

5

Mondja el, hogyan biztosítják az elektronikusan tárolt adatok védelmét (a számítógép használatának szabályai, különös tekintettel a többfelhasználós funkcióra). Keresse meg az interneten a megyei és a városi levéltár honlapját! Készítsen rövid beszámolót a levéltárban tett látogatásukról!

http://www.nefmi.gov.hu/kultura/leveltar/bemutatkozas


A minősített adatok kezelésének fontosabb szabályai A minősített adatok kezelésének rendjéről (vagyis a titkos ügykezelés szabályairól) az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény 6 és a 79/1995. kormányrendelet intézkedik. Ez a törvény írja elő az iratokban lévő közérdekű adatok, ezen belül a titkos, valamint a személyes adatok teljes körű védelmét. Az ügyiratkezelőnek tehát nemcsak technikai ismeretekkel kell rendelkeznie, hanem elengedhetetlen az említett törvények alkalmazásszintű ismerete is. Az államtitokról és a szolgálati titokról szóló törvény lényeges vonása, hogy az információszabadság alkotmányos elvét messzemenően érvényesíti, figyelembe véve azonban azt is, hogy az információszabadság nem lehet korlátlan. A titokvédelmi törvény szerint a minősített adatok adminisztratív védelmének egyik fontos része a kezelés rendjének az általános iratokénál szigorúbb meghatározása, függetlenül attól, hogy a minősített adat kinek a birtokában van. A pontos iratkezelés itt nem elsősorban ügyviteli érdek, vagyis az irat gyors elérhetősége, hanem az illetéktelen megismerés kizárása. Az államtitok fogalomkörébe azok az adatok tartoznak, amelyeknek nyilvánosságra hozatala állami érdekeket sérthet, veszélyeztethet, illetéktelen hozzáférése esetén sérti vagy veszélyezteti a Magyar Köztársaság honvédelmi, nemzetbiztonsági, bűnüldözési, központi pénzügyi vagy devizapolitikai, külügyi vagy nemzetközi kapcsolataival összefüggő, valamint igazságszolgáltatási érdekeit. Az államtitok jelölése az iraton: „Szigorúan titkos!” Az államtitokká nyilváníthatóság leghosszabb érvényességi ideje 90 év. A szolgálati titok az államtitokhoz viszonyítva alacsonyabb szintű kategória, a nyilvánosságkorlátozás célja kizárólag az állami, gazdálkodó szerv működésének zavartalanságának, illetéktelen befolyástól mentes munkavégzésének biztosítása. A szolgálati titok körébe tartozó iratok jelölése: „Titkos!”. A szolgálati titoknál természetesen szélesebb körű a betekinthetőségi lehetőség is, a maximált védelmi idő pedig 20 év. Annál a szervezetnél, ahol a minősített adatok mennyisége indokolja, a minősített adat kezelésének rendjét külön "Titokvédelmi szabályzatban" kell meghatározni, és külön titkos ügykezelőt kell alkalmazni. A titkos ügykezelő feladata: -

a titokbirtokos szervnél készült vagy más titokbirtokostól érkezett minősített adathordozó átvétele, nyilvántartása, őrzése, a minősített adathordozó kiadása és visszavétele, a minősítésre, a betekintésre jogosultak naprakész nyilvántartása, a minősített adat belföldi továbbítása az Állami Futárszolgálat vagy alkalmai kézbesítő útján, a továbbítandó minősített adathordozók csomagolása, bizonylatolása.

Az iktatáshoz használt nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból az érkezett, készített, továbbított, illetve irattárba helyezett adathordozók nyilvántartási száma, példányszáma, terjedelme, példányainak sorszáma, az ügy tárgya és az egyes példányok őrzésének helye megállapítható legyen.

6

http://www.mkih.hu/torvenyek/t9500065/t9500065.htm


Más szervtől érkezett minősített irat átvétele Más szervtől érkezett titkos iratot a címzett, a titkos ügykezelés vezetője, a titkos ügykezelő vagy az ilyen küldemény átvételével a szerv vezetője által írásban megbízott más személy vehet át. Aki minősített küldeményt vesz át, köteles ellenőrizni, hogy: a) a címzés alapján jogosult-e átvenni, b) az átadási okmányban és a küldeményen feltüntetett nyilvántartási szám egyezik, c) a küldemény sértetlen. A titkos ügykezelő a más szervtől érkezett titkos iratot érkezteti, nyilvántartásba veszi, és a címzettnek továbbítja. Az átvevő az átadási okmányon aláírásával, az átvétel idejének feltüntetésével és a szerv bélyegzőjének lenyomatával igazolja a küldemény átvételét. A minősített adathordozón, illetve értelemszerűen annak csomagolásán a következő különleges kezelési utasítások alkalmazhatók: „Saját kezű felbontásra!” „Más szervnek nem adható át!” „Nem másolható!” „Kivonat nem készíthető!” „Elolvasás után visszaküldendő!” „Zárt borítékban tárolandó!” „Különösen fontos!” „Szolgálati használatra!” „Üzemi titok!” „Baleset esetén csak a küldő bonthatja fel!” A küldeményt – a „Saját kezű felbontásra!” jelzéssel ellátott kivételével – a titkos ügykezelő bonthatja fel. A „Saját kezű felbontásra!” jelzéssel ellátott küldeményt az átvételt követően zárt küldeményként a rendelkezésre álló azonosításra alkalmas adatok alapján nyilvántartásba kell venni. Az ilyen küldeményt a címzett akadályoztatása esetén a helyettese bonthatja fel. Ha a nyilvántartáshoz szükséges adatok az átvételkor nem állnak rendelkezésre, a címzett a felbontás után köteles azt közölni a titkos ügykezelővel. A nyilvántartás megjegyzési rovatában fel kell tüntetni, hogy a kezeléséről és őrzéséről a továbbiakban a címzett gondoskodik. Az ilyen küldeményt „Sk. jelzés miatt felbontás nélkül továbbítva!” kísérőlappal kell a címzettnek átadni. A címzett a kísérőlapot aláírja és a titkos ügykezelőnek azt visszaadja. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt vissza kell juttatni a küldőnek. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell az iratok hiánytalan meglétét. Ha hiányt észlelnek, és az rövid úton nem tisztázható, két példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, és annak eredeti példányát a küldő szerv részére továbbítani kell. Ha az átvevő a küldeményen olyan sérülést észlel, amely arra utal, hogy azt felbontották, vagy megkísérelték felbontani, a kézbesítő jelenlétében a küldeményt felbontja, tartalmát ellenőrzi, és az eseményről két példányban jegyzőkönyvet készít. A jegyzőkönyvet mindketten aláírják, majd a küldőnek az egyik példányt átadják, aki intézkedik a sérülés körülményeinek tisztázására. Sürgős küldemény esetén távbeszélőn vagy más módon kell tisztázni a teendőket. 40 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

Ha felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket - elismervény ellenében - a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Ha a küldeményt az átvevő tévedésből bontja fel, arról két példányban jegyzőkönyvet készít, a küldeményt újból szabályszerűen lezárja, és a jegyzőkönyv egy példányával a címzettnek továbbítja. Az iktatáshoz használt nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból az érkezett, készített, továbbított, illetve irattárba helyezett adathordozók nyilvántartási száma, példányszáma, terjedelme, példányainak sorszáma, az ügy tárgya és az egyes példányok őrzésének helye megállapítható legyen. Minősített adathordozó sokszorosítása Minősített adathordozóról másolat készítését a titokbirtokos engedélyezheti, kivéve, ha a minősítő másként rendelkezett. A sokszorosítás helyén olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyikből kitűnik a sokszorosított iratok példányszáma és a rontott példányok száma. A többszörözött példányokat a minősített adat nyilvántartási számán kell nyilvántartásba venni. A sokszorosítás során keletkezett felesleges példányokat és selejtes lapokat megsemmisítésre a titkos ügykezelőnek kell átadni. A minősített adathordozó őrzése A titkos ügykezelést a nem minősített adatkezelés rendszerére építve, de attól szervezetileg és fizikailag elkülönítve kell végezni. A nem minősített adatkezeléssel azonos helyiségben akkor történhet a minősített adatkezelés, ha ott megteremtették védelmének a jogszabályi feltételeit, és a minősített adathordozók elkülönítve tárolhatók. A minősített adathordozók tárolására szolgáló, valamint a titkos ügykezelők részére biztosított helyiséget úgy kell kialakítani, hogy a titkot tartalmazó adathordozók őrzése az illetéktelen megismerést kizárja, tárolásuk az egyéb tevékenységtől elkülönítetten történjék. A helyiséget a minősített adatok fokozott védelméhez szükséges technikai, elektronikai eszközökkel (vasrács, riasztóberendezés, tűzjelző stb.) fel kell szerelni. Ha a tárolásra kialakított helyiség nyílászárói a fentiek szerint védettek, az iratok állványzaton is tárolhatók. Ez esetben ennek megfelelő tűzvédelmi követelményeket kell meghatározni. Egyébként a minősített adathordozó tárolására, őrzésére lemezszekrényt kell rendszeresíteni. A zárásnak, a személyi pecsétnyomóval történő lepecsételésre alkalmas eszköz (biztonsági lakat) használatának, a kulcsok, a másodkulcsok munkaidőn túli őrzésének módjáról az Iratkezelési szabályzatban kell rendelkezni. Számítástechnikai rendszerben, illetve mágneses vagy más rendszerű adathordozón csak rejtjelezve tárolhatók azok az államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó adatok, amelyek megbízható védelme más úton nem biztosítható. Ha külön titkos ügykezelés működtetése nem indokolt, elég egy titkos ügykezelőt megbízni. Ha a minősített adatok mennyisége csekély, vagy más okból titkos ügykezelő megbízása sem szükséges, a titkos ügykezelési feladatokat a titokbirtokos személy vagy a titokbirtokos szerv vezetője személyesen végzi. 41 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

A minősített adat átadása, továbbítása, visszavétele A minősített adat továbbításánál a minősítő rendelkezése szerint kell eljárni. Ha a minősített küldeményen a továbbításra vonatkozóan külön rendelkezés nincs, akkor azt kell vélelmezni, hogy a minősítő a címzetten kívül másnak a minősített adatot nem kívánta továbbítani. Minősített adathordozó átadása, visszavétele csak a titkos ügykezelő útján, kézbesítő- vagy átadókönyvben, illetve átadókartonon dokumentálva történhet. A minősített adathordozót a megfelelő minősítési jelöléssel ellátott zárt küldeményben kell továbbítani. A borítékon, csomagon a címzésen és a küldő szervre vonatkozó adatokon túl fel kell tüntetni az adathordozó nyilvántartási számát, minősítési jelölését, példánysorszámát és „Baleset esetén vagy rendkívüli helyzetben a küldő szerv bonthatja fel!” figyelmeztetést, szükség estén a különleges kezelési jelzést. A küldeményt el kell látni a küldő szerv titkos ügykezelője által használt bélyegzőlenyomattal oly módon, hogy az esetleges felbontás, jogosulatlan hozzáférés ténye egyértelműen megállapítható legyen. Minősített küldemény postai úton nem továbbítható! Ha a továbbítás során a küldeményt elveszítették, erről a küldő szervet a továbbításért felelős személy azonnal értesíti. Az elvesztés tényéről haladéktalanul jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tartalmazza a küldemény azonosító adatait, az elvesztés valószínű időpontját, helyét és minden olyan lényeges körülményt, ami a küldemény felkutatását elősegítheti. A minősített adathordozók selejtezése A titkos iratok selejtezését – a többi irathoz hasonlóan – a munka megkezdése előtt 30 nappal, írásban az illetékes levéltárnak be kell jelenteni. A selejtezésen csak olyan dolgozók vehetnek részt, akiknek betekintési joguk van. Az iratokat vagy a helyszínen bezúzzák (a selejtezési bizottság jelenlétében), vagy – ha nagyobb mennyiségű iratról van szó - zúzdába küldik, de megfelelő kísérőt kell biztosítani. Egyéb védelmi feladatok Államtitkot tartalmazó adatok felhasználásával tanácskozás csak olyan helyiségben tartható, amely illetéktelen személyek részére a titkok megismerését kizárja. Államtitkot képező adat felhasználásával tartott munkaértekezleten, tanácskozáson a témára, a helyre, az időpontra, valamint a részvevők nevére, beosztására, az általuk képviselt szervre vonatkozó adatokat, továbbá a titok megőrzésére vonatkozó figyelmeztetést tartalmazó jelenléti ívet kell készíteni legalább egy példányban, amelyet a jelenlévők aláírnak, személyazonosságuknak a rendező szerv megbízottja által végrehajtott ellenőrzése után. Az aláírt jelenléti ívet az értekezleten felhasznált, valamint készült minősített adathordozó mellett kell tárolni.


A korszerű iroda berendezésének ergonómiai szempontjai Az ergonómia: a munka gazdaságos megszervezésének elmélete és gyakorlata, az ésszerű erőkifejtés tudománya. Egy iroda berendezésének megtervezésekor figyelemmel kell lennünk arra, hogy ott a munka a legkisebb erőkifejtéssel a leggazdaságosabban végezhető legyen. Figyelembe kell tehát venni a munkavégzés folyamatát, a munkafázisok egymásutániságát. Ezek alapján az iroda berendezésekor a következőket kell figyelembe vennünk: Az iroda mérete, a benne dolgozók száma, Az iroda falburkolata, padlózata, Az iroda természetes és mesterséges megvilágítása, szellőztetése, Az iroda berendezési tárgyainak gondos kiválasztása: számítógépasztal (esetleg írógépasztal), munkaasztal, szék, irattartó szekrények, egyéb kiszolgáló szekrények, asztalok (poharaknak, tányéroknak, kávéfőzőnek, stb.) 5. Dekoráció 1. 2. 3. 4.

Az iroda kialakításakor figyelembe kell venni: -

az iroda alaptevékenységét, a munkafolyamatokat, ezek egymásutániságát, az iratforgalmat, az ügyfélforgalmat.

1993 óta hazánkban is különféle rendeletek írják elő, hogy a munkahely kialakításakor milyen ergonómiai, egészségvédelmi követelményekre kell figyelemmel lenni (pl. számítógéppel dolgozók kötelező pihenőideje). Ezek alapján az iroda berendezésekor a következőket kell figyelembe vennünk: Az iroda mérete, a benne dolgozók száma Az irodahelyiségek méretük szerint lehetnek: -

nagyteres irodahelyiségek, irodatáj-rendszerű nagyterű irodák, csoportos irodák, szobák (kisteres irodák, más néven cellás elrendezésű irodák), home offic-típusú irodák, hoteling-rendszer.

Az úgynevezett nagyteres (amerikai rendszerű) irodákat a nagy és folyamatos ügyfélforgalom kielégítésére és a szorosan összekapcsolódó munkafolyamatok egyszerűbb elvégzésére hozták létre. Ezekben sokan dolgoznak együtt, és csak alacsony méretű elválasztó-falakkal különítik el az egyes munkahelyeket. Előnye a költségtakarékosság, a jobb terület-kihasználás, a munka áttekinthető, ellenőrizhető, gyorsabb az ügyintézés, a szervezeti formák kisebb-nagyobb változásai által kiváltott térátrendezések minden további nélkül megoldhatók. Hátránya a nagyobb zajszint, az egyéni érdekek háttérbe kerülése, a figyelemelvonás. Itt a legkevesebb az egy dolgozóra jutó munkaterület, és mivel nincsenek válaszfalak, a vizuális diszkréció sem biztosított. Az irodatáj-rendszerű nagyterű irodák esetében a rendelkezésre álló helyiséget válaszfalakkal, paravánokkal osztják meg és ezzel elhatárolják egymástól a különböző munkacsoportokat. Itt már biztosított a vizuális diszkréció, azonban az áthallási diszkréció nem. Egy légterű irodákban, több 43 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

dolgozó esetében a térelválasztás megoldása az elsődleges. Ugyanis mindenkinek biztosítani kell a magánszféráját, melyet a munka során senkise szakíthat meg. Ha az adott helyiségben ügyfélfogadás zajlik, akkor az irodában biztosítani kell mind a kényelmes ügyintézés, mind az ügyfelek várakozásának külön kialakított részlegét. A szeparálást pavilonok, asztalok, üvegfalak vagy szekrények segítségével is meg lehet valósítani.

Irodatáj-rendszerű nagyterű iroda

Nagyteres iroda

A csoportos iroda vagy más néven irodaterem (hagyományos iroda) átmenetet képez a nagyteres és kisteres irodák között. Ez nagyobb méretű, több dolgozó elhelyezésére alkalmas, 5-20 fő dolgozhat benne. Előnye, hogy jól áttekinthető a munka, az egymáshoz kapcsolódó tevékenységet végzők közel vannak egymáshoz. Jellemzője az erős csoportkapcsolat és a csoportmunka. Hátránya, hogy a dolgozók zavarhatják egymást.

Csoportos (hagyományos) iroda

A kisteres irodahelyiség előnye, hogy lehetővé teszi a nyugodt, zavartalan munkát és az ügyfelek bizalmas ügyeinek intézését. A mérettől függően az irodában dolgozhat 1-2 személy dolgozhat. Az adminisztrátor, titkárnő számára az az ideális, ha a főnöke szobája mellett, egymaga vagy legfeljebb másodmagával dolgozik egy irodában. Szoba méretű irodára van szüksége: -

a vezetőknek, a minősített iratokat kezelőknek, pénztárosoknak, az állandó elmélyülést kívánó munkát végzőknek (pl. könyvelő), nagy zajjal üzemelő telex, másoló, sokszorosító gépeket kezelők számára (ma már a sokszorosító gépeket kötelező külön helyiségben elhelyezni). 44 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

A Home Office-típusú irodákra a költségtakarékosság és a stressz-mentes környezet a jellemző. Mindez a munkáltató és a munkavállaló részéről időt, pénzt és fáradtságot megkímélő megoldás, mely során a dolgozó otthonában kialakított munkahelyén korszerű kommunikációs eszközökkel ellátva végezheti feladatát. A hoteling rendszer lényege egy olyan nagyterű iroda kialakítása, ahol a dolgozóknak nincs saját, privát munkaállomásuk. Csupán egy mobil, fiókos tárolóval rendelkeznek, melyet a munka végeztével az arra kijelölt helyre visszavisznek. Belépéskor minden alkalmazott tárolójával együtt helyet foglal egy számára tetsző asztalnál. Az irodahelyiségek tervezésekor a munkahelyenként számítható alapterületek általánosan elfogadott helyigénye a következő: -

felsővezetői munkahely tárgyalóval: 25-35 m2, osztályvezetői, főosztályvezetői iroda külön tárgyalóval 5-18 m2, külön szobában elhelyezett, önálló csoportvezető, kiemelt munkatárs: 12 m2, normál íróasztalnál dolgozó irodai munkatárs: 5 m2, gépíró munkahely: 4 m2, számítógéppel felszerelt ügyviteli munkahely: 7 m2.

Minden ember számára fontos a személyes tér megléte, amelyben mások hosszabb ideig való tartózkodását nehezen viseljük el. Bizalmas zóna: 14-45 cm, személyes zóna : 45-130 cm, társadalmi zóna: 100-360 cm, nyilvános zóna: 360 cm felett. Az iroda falburkolata, padlózata, zajszintje A falburkolata és padlózata két szempontból vizsgálandó: egyrészt hangszigetelés, másrészt hangulati szempontból. Ideális a szőnyegpadló, vagy szőnyeg (a parkettán, kőpadlón), hogy minél kevesebb zaj zavarja az ott dolgozókat. A fal színe legyen megnyugtató, segítse a világítást (jó fényviszszaverő, de nem tükröző), ne legyen pszichikailag negatív hatású. (Kis helyiségben a sötét színek lehangoló, borús hatást keltenek, a piros szív viszont éhségérzetet kelt). A külső zajoktól is védekezni kell, pl. zajszűrő ablakok beépítésével. A hagyományos irodagépek 60-80 decibeles zajszintje hosszabb idő után káros hatást okoznak: nő a pulzusszám, hallási problémák adódhatnak. Az iroda természetes és mesterséges megvilágítása A kétkomponenses megvilágítás egy indirekt általános világításból és egy helyi világításból áll, a munkaterület megvilágítása az egyéni igényeknek megfelelően állítható. Az asztali lámpák zavaróak lehetnek, ha az egymással szemben ülők szemkontaktusát gátolják, ha tükröződnek a számítógép képernyőjén, vagy ha hasznos területet foglalnak el az egyébként sem túl tágas munkafelületből. Éppen ezért egyre több helyen olyan lámpákat választanak, amelyek a munkafelülethez rögzíthetőek, ezáltal a látóteret szabadon hagyva, tükröződés- és káprázatmentesen elhelyezhetőek, állítható magasságuknál fogva nem akadályozzák a képernyős munkát (pl. monitorra vagy asztallapra illeszthető lámpák.). A számítógépes munkaterületeken a környezet megvilágításakor törekedni kell arra, hogy minél kisebb legyen a kontraszt a munka- és az egyéb területek között. Túl sötét környezetben a képernyő vakít, túlságosan megvilágított helyen viszont nem látjuk jól. Szükség esetén, a napos órákban árnyékolással gondoskodjunk a beszűrődő erős fénytől. Árnyékolásra a reluxák, lamellák, szalagfüggönyök egyaránt használhatók, de az átszűrődő fény miatt ezek kombinálására is szükség lehet. 45 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

Az iroda szellőztetése Az ügyviteli munkához egyenletes hőmérsékletű, megfelelő páratartalmú és rendszeresen szellőztetett irodára van szükség. Ezt jól elhelyezett és könnyen kezelhető ablakokkal vagy légkondicionáló berendezés felszerelésével érhetjük el. Az ideális hőmérséklet: 21-22 fok. Az iroda berendezési tárgyai A munkavégzés helyét úgy kell kialakítani, hogy az kövesse a munkafázisok egymásutániságát. Külön hely legyen a számítógépes munkára, a kézírásra, az ügyfélfogadásra, a reprezentáció eszközeinek tárolására (pl. kávéfőzés) stb. Az irodában a bútorokat úgy kell elhelyezni, hogy azok a közlekedést ne gátolják, könnyen áttekinthető és esztétikus legyen, és a dolgozó a munkájához szükséges eszközöket felállás nélkül, legfeljebb a szék elfordításával is elérje. A szék Az irodai dolgozók nagy része – felmérések szerint – átlag 12–13 órát tölt ülve, beleértve az irodai tevékenységen túl, pl. az autóvezetést is. Az ülőmunkát végzők jelentős többsége helytelenül, statikus tartásban ül, mely különféle gerinc-, hát-, derék-, térdbetegségekhez vezethet. Más típusú széket használunk a tárgyalóban és mást az irodában. Azért kell először a székről beszélni, mert a munkahely ideális kialakításának sorrendje: -

szék magasságának beállítása, majd ehhez asztallap magasságának beállítása.

A felhasználás szempontjából az irodákban előforduló ülőbútorokat az alábbi csoportokba oszthatjuk: - főnöki fotelek - a tárgyalókban elhelyezett székek - az irodahelyiségekben általánosan használt vendégváró székek, fotelek - ügyintézői székek. Mindegyiknél fontos szempont, hogy a természetes testhelyzethez igazodjanak, és tegyék lehetővé az ülőbútornak a testfelülettel érintkező részein a természetes szellőzést. (Kerüljük a műanyag bevonatot.) Törekedni kell a testsúly egyenletes eloszlására és stabil megtámasztásra, ezért mind a merev, mind a puhán kárpitozott megoldások helytelenek. A karfás székek használata ügyintézők számára nem szerencsés, mivel írás és gépelés közben csak zavarják a munkavégzőt.


Az ügyintézői székek kialakításakor elsősorban az üléssel járó terhelésnövekedés negatív hatását kell csökkenteni. A szék ülőlapjának és a deréktámasz magasságának állíthatósága elengedhetetlen, mivel az asztalok jelentős része meghatározott magasságú, így csak a szék beállításával érhető el az optimális testhelyzet. Először a szék ülőlapjának magasságát állítsuk be úgy, hogy a lábszár a combbal legalább 90 fokos szöget zárjon be. A háttámla magasságának megfelelő beállításával kialakítható az egyén számára kényelmes deréktámasz. A háttámla dőlésszöge munkahelyzetben függőleges legyen. Ha az író- és számítógépasztalt pl. félkörben vagy L-alakban helyeztük el, célszerű görgős széket vennünk (legalább 5 lába legyen, akkor lesz felborulás-biztos). A szék testfelülettel érintkező részein kerüljük a természetes szellőzést gátló anyagokat (műanyag, műbőr). Többféle speciális székfajtát kísérleteztek kis (pl. a térdelőszék), és természetesen most is folynak kutatások a különböző munkafázisoknak legjobban megfelelő székek kifejlesztésére. Az asztal Megkülönböztetünk munkaasztalt (íróasztal), írógépasztalt és számítógépasztal. Az íróasztalok magassága általában 70-75 cm, lapjuk mérete minimum 120x70 cm, maximum 210x100 cm. A korszerű íróasztalban nincs nehezen kezelhető középső fiók, a görgőn futó oldalfiókokban különböző irattárolásra alkalmas berendezések találhatók. Az asztal lapja legyen világos és matt felületű annak érdekében, hogy ne legyen túl éles a kontraszt a fehér papírokkal és a lámpák fényét ne tükrözze vissza. (Üvegfelület: tükröződik és hideg = ínhüvelygyulladás). Az írógépasztalok vagy a számítógép-asztalok billentyűzettartójának magassága kb. 60-65 cm, a billentyűzettartó kihúzható. Ideális esetben az asztallap magassága az adott munkavégzésnek megfelelően állítható. Ha az asztalunk nem állítható, akkor a szék magasságát kell beállítanunk. Ha a beállítás következtében a lábunk nem ér le a földre vagy a szék lábára, akkor használjunk asztal alá tehető lábtartót.


Biztosítani kell külön monitorpolc vagy állítható asztal használatát. Amennyiben laptartó (7. és 8. ábra) is van a képernyős munkahelyen, legyen az állítható, és a használó számára kényelmes olvashatóságot biztosító helyzetben rögzíthető.

A számítógép és részei A számítógépet úgy kell elhelyezni, hogy mind a bekapcsolása, mind a floppy és CD-ROM meghajtók elérése kényelmes legyen.

A monitor szemtől való távolsága kb. 45-70 cm legyen, a képernyő szemmagasságban vagy alatta helyezkedjen el. Úgy helyezzük el, hogy ne verje vissza az ablakokból (reluxa) vagy a lámpákból jövő fényt. Állítsuk lefelé a monitort vagy tegyünk rá káprázatmentesítő szűrőt.

Helyes! 48 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

Helytelen! Az egér a billentyűzettel egy magasságban legyen, és használjunk egérpadot. Léteznek úgynevezett ergonómikus billentyűzetek, melyek elrendezése olyan, hogy segítik a gépelést, kisebb terhelésnek teszik ki a kezeinket. A billentyűzetet ps2-es és usb-s csatalakozón csatlakoztathatjuk a számítógéphez, de léteznek már vezeték nélküli rádiós és infrás billentyűzetek is.

Hagyományos billentyűzet

Csuklótámaszos billentyűzet

Speciális ergonómikus billentyűzet

Vezeték nélküli billentyűzet és egér rádióvevővel

Trackball

Touchpad


Az egerekből szintén többfajta létezik. Típusai: mechanikus, optikai, rádiós, infrás. Szinték kapható vezetékes és vezeték nélküli változatuk. Csatlakoztathatjuk őket ps2-es és usb-s módon. Fajti: mechanikus, infravörös sugárral működő, rádiós egér. Az egérrel azonos funkciót lát el a trackball. Itt az egér tetején található a golyó. Az egeret nem kell a kezünkkel tologatni, elég a golyót az ujjunkkal forgatni. Itt egy optikai érzékelő figyeli a golyó mozgását. A tuchpad, vagy érintőpad általában a hordozható számítógépekben szokott alapfelszereltség lenni. Ez egy nyomásérzékelős felület, amelyen az ujjunkat kell a kívánt irányba mozgatni. Az egérnél megszokott jobb és bal oldali gombok itt is megtalálhatóak, de a bal gomb helyettesíthető a felületen történő koppintással. Az egérpad kiválasztása is fontos ergonómiai szempontból. Könnyebbé és kényelmesebbé teheti az egér használatát. Különböző típusai vannak. A hagyományos sík egérpad nem nyújt támaszt a csuklónak, hosszú távon megerőltető lehet. Kaphatók nagy méretű egérpadok, ezek sem nyújtanak megfelelő támaszt, de nagyobb felületük használható, ezáltal az egér felemelés nélkül tudunk nagyobb távokat megtenni a monitoron. A zselés egérpad már megfelelően alátámasztja a csuklót, használata hosszú távon is kényelmes. Ezen kellékeknek alacsony az ára, ezért nem érdemes spórolni rajtuk.

Hagyományos egérpad

Szélesített egérpad

Zselés egérpad

A nyomtatót, a scannert illetve a többi perifériát úgy helyezzük el, hogy azokat helyváltoztatás nélkül is könnyen tudjuk kezelni.

Multifunkciós nyomtató szkennelő és másoló funkcióval

Irodai másolóberendezés

Az irattároló szekrényeket úgy kell elhelyezni az irodában, hogy azok gyorsan, kényelmesen elérhetők legyenek. Méretüket az iroda nagysága és az határozza meg, hogy mit akarunk tárolni bennük. Az irodaszekrényeket általában 180 cm magasra és 40 cm mélyre készítik. Készülnek tolóajtóval és redőnnyel a kisméretű irodák számára.


Számítógéppel támogatott munkahelyeknél ergonómiailag az L-alakú asztalelrendezés a leghatékonyabb, mert minden dolgozó számára biztosítva van a személyes szféra. Az asztal elrendezése szintén merőlegesen az ablakra történjen, mivel itt számítógépes és bizonyos adminisztratív munkavégzés folyik. A dolgozó háta mögött szintén biztosítani kell egy rakodóterületet. A megvilágítás során külön fényforrást kell kialakítani minden asztalnál, hogy a tükröződés se a monitoron, sem pedig a papírokon ne jelentsen problémát.

Dekoráció Mivel az irodában napi 8 órát töltünk el, törekedjünk arra, hogy hangulatos, barátságos környezetet alakítsunk ki. Helyezzünk el virágokat a szobában, esetleg képeket a falon. A függönyök, a kiegészítők színben, stílusban harmonizáljanak egymással. Ne vigyük azonban túlzásba a díszítést (ne tegyünk fel például csipketerítőt a tárgyalóasztalra)! Megállapítható tehát, hogy a munkakörnyezet kialakításában a tudományos és ergonómiai szempontok figyelembe vétele a következő eredményeket hozhatja:      

hatékonyabb, korszerűbb és komfortosabb munkavégzés jobb minőségű, pontosabb munka biztonságosabb körülmények egészségi ártalmak kiküszöbölése munkavégző képesség növekedése munkatársak általános közérzetének javulása


Értékelje a taniroda berendezését ergonómiai szempontból! Térjen ki a következőkre is: méret, padlózat, festés, hangszigetelés, megvilágítás stb.! Véleményezze a számítógéptermek berendezését: az irodabútorok maradéktalanul megfelelnek-e funkcióiknak, mennyire közelít az optimálishoz az ügyviteli (számítógépes) munkahely kialakítása, megfelelnek-e az ergonómia szempontjainak!


Felhasznált irodalom

http://net.jogtar.hu http://PTE-IGYFK http://sdt.sulinet.hu http://www.mkih.hu/torvenyek/t9500065/t9500065.htm http://www.mol.gov.hu http://www.nefmi.gov.hu/kultura/leveltar/bemutatkozas Nyíregyházi Főiskola Iratkezelési Szabályzata (www.nyf.hu)


Mellékletek

NYÍREGYHÁZI FŐISKOLA NYÍREGYHÁZA

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 7 A Szervezeti és működési szabályzat 32. sz. melléklete

7

www.nyf.hu


Bevezetés Az iratkezelési szabályzat a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény, valamint a Nyíregyházi Főiskola Szervezeti és Működési Szabályzat (2001. III. 27.) vonatkozó rendelkezései alapján készült. A szabályzat hatálya kiterjed a főiskola valamennyi egysége és munkatársa tevékenységével összefüggésben keletkezett minden iratra. (Kivételt képeznek a törvények által előírt titkos ügyiratok.) A szabályzat előírásait a főiskola teljes ügyvitelében megvalósuló minden iratkezelési tevékenységre alkalmazni kell. I. A szabályzatban használt fogalmak értelmezése 1. beadvány: a főiskolához érkező hagyományos vagy elektronikus irat, amely rendeltetésszerűen a szervnél vagy személynél marad; 2. elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával – elektronikus formában rögzített – elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak; 3. előadói ív: olyan ügyviteli irat, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai (alaki) információkat, adatokat tartalmaz, s amely a hozzászerelt iratokkal ügyiratdarabot vagy ügyiratot képez; 4. érkeztetés: az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztető képernyőrovatokat; alkalmazása csak osztott iratkezelésben indokolt; 5. gyűjtőív: a több más szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkező válaszokat – külön új iktatószám adása nélkül – együttesen nyilvántartó ív, amely az ügyirat részét képezi, abban van elhelyezve, a gyűjtőív tartalmazza az alap(kezdő)irat iktatószámát, tárgyát, továbbá a rovatokat a beérkező válaszok sorszámainak, a beküldők iktatószámainak (azaz az idegen iktatószámoknak) a beérkezés keltének nyilvántartására; 6. gyűjtőszám: azaz iktatási sorszám, amely alatt a több más szervhez és /vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkező válaszokat - külön iktatás nélkül - a beérkezés ideje szerinti folyószámmal ellátottan, az ügyiratban lévő gyűjtőíven tartják nyilván; a gyűjtőszámként használt iktatószámot az iktatókönyv kezelési feljegyzések rovatában jelölni kell; 7. iktatás: az iratkezelésnek az érkeztetés és az azt követő postabontás utáni fázisa, az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beadványt, illetve a saját keltezésű iratot iktatószámmal látják el, és kitöltik az iktatókönyv, illetve az iktatóbélyegző lenyomat rovatait, elektronikus irat esetén az iktató képernyő rovatait töltik ki; 8. iktatókönyv: az intézmény rendeltetésszerű működése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá intézett és megőrzött) ügyviteli iratok (beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, évenként hitelesítetten megnyitott és lezárt iratnyilvántartó könyv, amely készülhet elektronikus adathordozón is; 9. irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kézirat kivételével -, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett; 10. iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység; 11. iratkezelési szabályzat: az intézmény írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és működési szabályzata figyelembe vételével készül, s amelynek mellékletét képezi az irattári terv; 54 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

12. irattári anyag: az intézmény működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárába tartozó iratok összessége; 13. irattár: megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség; 14. irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó intézmény feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét; 15. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi; 16. kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat; 17. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről ("K" betűjellel); 18. kiadmányozó: az intézmény vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása; 19. közfeladatot ellátó szerv: az intézmény állami feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy; 20. közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó intézmény irattári anyagába tartozik vagy tartozott; 21. központi iktatás: az egész intézményre egy helyen, folyamatosan és egy iktatókönyvben, illetve számítógépen történő iktatás; 22. küldemény: a beérkezett, illetve továbbításra előkészített irat, elektronikus úton érkezett, illetve küldött elektronikus irat; 23. láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásul vételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet; 24. levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat; 25. maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátáshoz és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat; 26. másodlat: a több példányban, egyidejűleg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példányon lévővel azonos pecsét és aláírás hitelesít; 27. másolat: valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás (szöveg- és formahű), egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet; 28. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól; 29. osztott iktatás: a központi irodában, de belső szervezeti egységenként, vagy a belső szervezeti egység önállóan, saját iktatókönyvvel, illetve elektronikus iktatás; 30. selejtezés: az iratoknak az irattári tervben szereplő őrzési idő lejártát követően történő megsemmisítésének előkészítése; 31. számítástechnikai adathordozó: számítástechnikai eljárással adatokat rögzítő, tároló adathordozó (mágnesszalag, hajlékony és merev lemez, CD stb.), amely az adatok nyilvántartását, azonosítását, kezelését és visszakeresését biztosítja; 55 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

32. szerv: az intézmény a jogi személy és a jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet; 33. szignálás: az ügyben intézkedni, eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző kijelölése az ügyben kiadmányozni jogosult részéről, akinek hatáskörébe tartozik, az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasítás kiadása, az ügy kiadmányozása; 34. ügyintéző: az ügy(ek) érdemi intézését végző személy, azaz az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti; 35. ügyirat: az intézmény rendeltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkező irat, amely az ügy valamennyi ügyintézési fázisában keletkezett ügyiratdarabokat tartalmazza; 36. ügyvitel: az intézmény folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában; 37. vegyes iktatás: részben központilag, részben szervezeti egységenként történő iktatás.

II. Általános rendelkezések 1.§ Az iratkezelés szervezete (1) A Nyíregyházi Főiskolán az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezetben kell ellátni. (2) Az iratkezelés szervezeti egységei (továbbiakban szervezeti egységek) - Rektori Hivatal (RH) - Bölcsészettudományi és Művészeti Főiskolai Kar (BTMFK) - Gazdasági és Társadalomtudományi Főiskolai Kar (GTFK) - Műszaki és Mezőgazdasági Főiskolai Kar (MMFK) - Természettudományi Főiskolai Kar (TTFK) - Pedagógusképző Intézet (PKI) - Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság (GMF) - Tanulmányi Osztály (TO) - Humánerőforrások Osztálya (HEO) - Kollégium (KOLL) - Központi Könyvtár és Szakirodalmi Információs Központ (KK) - Nemzetközi Kapcsolatok Központja (NKK) - PR Iroda (PR) - Európa Tanulmányok Központja (ETK) - Hungarológiai Intézet (HI) - Képzési és Továbbképzési Intézet (KTI) - Pályázati Iroda (PI) - Bessenyei Kiadó és Jegyzetbolt (BKJ) - Apáczai Csere János Gyakorló Általános Iskola (AGYISK) - Eötvös József Gyakorló Általános Iskola és Gimnázium (EGYISK)


2.§ Az iratkezelés felügyelete (1) Az iratkezelés felügyeletét a főiskolai főtitkár látja el, aki egyben felelős azért, hogy a biztonságos iratkezelés személyi, dologi feltételei és eszközei rendelkezésre álljanak. (2) A főiskolai főtitkár évente ellenőrzi az iratkezelési szabályzat végrehajtását, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén javaslatot tesz a szabályzat módosítására. (3) A főiskolai főtitkár tartós távollétében ezt a területet a Rektori Hivatal irodavezetője felügyeli. (4) A szervezeti egységekben az iratkezelés felügyelete a szervezeti egység vezetőjének hatáskörébe tartozik Az egységvezető a szervezeti egységben kijelöli az iratkezelést végző személyt. (5) Az elektronikus iratkezelés használata mellett minden egységben kötelező a hagyományos iratkezelés és annak szabályainak betartása. (6) Az elektronikus iratkezelés a 2001. évi XXXV. tv. szabályozása alapján történik. (7) Elektronikus iratkezelés, valamint az elektronikus irattovábbítás esetén az iratkezelési szabályzat - a számítógépes programba építve - tartalmazza a hozzáférési jogosultságokat, valamint a hitelesítés rendjét és az ezzel kapcsolatos feladatokat. III. A küldemények átvétele, elosztása és felbontása 3.§ A küldemények átvétele és elosztása (1) Az intézményhez érkező küldemények (beadványok) átvétele és elosztása a Rektori Hivatal feladata. (2) A postai küldeményeket a Magyar Posta Rt. Debreceni Igazgatóságával kötött szerződés szerint a Nyíregyháza 1. Posta szállítja a megállapodásban rögzített feltételekkel. Ezen küldeményeket a Rektori Hivatal meghatalmazott munkatársai veszik át. (3) A küldemények szétosztása és érkeztető bélyegzővel való ellátása a postabontóban történik. A küldemények közül azokat, melyekről a címzett nem állapítható meg, a Rektori Hivatal irodavezetője bontja fel, és küldi a megfelelő egységhez. A szervezeti egységek szerint csoportosított, iktatószámmal ellátott és ajánlott küldeményeket iktatószám, illetve ajánlási ragszám szerint kell bevezetni az egyes szervezeti egységek átadókönyvébe. A nem ajánlottan érkezett, és iktatószámot nem kapott küldemények továbbítása a 3.§ (6) bekezdése szerint történik. (4) Az olyan küldeményekre, amelyeknek burkolata sérült, vagy amelyeken a felbontás jelei megállapíthatók, rá kell vezetni, hogy "sérülten érkezett", vagy "felbontva érkezett", és a megjegyzést alá kell írni. Ezután a sérült küldemény(eke)t a szervezeti egység vezetőjének vagy a címzettnek be kell mutatni. (5) Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani - a névre szóló, megállapíthatóan magánjellegű, - s. k. felbontásra szóló, valamint - azon küldeményeket, melyeknél ezt elrendelték. (6) A Rektori Hivatal munkatársai a küldeményeket szortírozzák és a címzetthez, illetve a címzett szervezeti egység irodájához továbbítják. (7) A vétívvel küldött küldeményeket a címzettnek vétívvel együtt kell továbbítani.


(8) A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje, az általa felbontott hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni a központi iktatóba, vagy a szervezeti egység iktatást végző iratkezelőjéhez. (9) A gyors elintézést igénylő ("azonnal", "sürgős" jelzésű) küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, a szignálásra jogosultnak kell soron kívül bemutatni, illetve átadni. Az iktatást végző szervezeti egység feladata az átirányított iratokról jegyzéket vezetni. 4.§ A küldemények felbontása (1) A küldemény ellenőrzése bontáskor - A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell az iraton, illetve borítékon jelzett melléklet(ek) meglétét, valamint illetékköteles iratnál az illeték lerovásának tényét (ún. "leletezés"). Az esetlegesen felmerülő irathiány tényét jegyzőkönyvben vagy az iraton vagy az előadói íven kell rögzíteni. A jegyzőkönyv egy példányát a küldeményhez kell mellékelni. - A mellékletek hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. (A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.) - A faxon érkezett irat esetében, először gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat készítéséről. A másolat hitelesítését az eredeti irat őrzésére kijelölt szervezeti egység iratkezelője végzi záradékkal. Egyebekben a faxon érkezett irat kezelésére az általános rendelkezések az irányadóak. (2) A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha - az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, - a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, - a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg, - bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel. (3) A főiskolai rektor nevére, a főiskola címére érkező küldeményeket és beadványokat - a Rektor felhatalmazása alapján - a főiskolai főtitkár, vagy a Rektori Hivatal irodavezetője is felbonthatja és osztja el. (4) A főhatóságtól érkező küldeményeket a főiskolai főtitkár bontja fel, a határidőket nyilvántartásba veszi, a küldeményeket szignálja, majd továbbítja ügyintézésre. (5) A közönséges küldemények postafiókrendszerrel, az ajánlott vagy iktatószámmal ellátott küldemények átadókönyvvel kerülnek elosztásra. Az átadókönyvbe bevezetett küldemények átvételét az átvevőnek aláírásával (kézjegyével) kell igazolni. (6) A felbontott és szignált küldeményeket a központi iktató azonnal iktatószámmal látja el és az ügyintézőkhöz eljuttatja. (7) A névre szóló küldemények címzettei az általuk felbontott hivatalos küldeményeket iktatás céljából soron kívül kötelesek visszajuttatni a központi kezelőirodába, ahol iktatószámmal látják el és az előző pont alapján járnak el. (Az ügyirat ezzel válik hivatalossá.) (8) A főiskolai főtitkár vagy a Rektori Hivatal irodavezetője által felbontott és a központi kezelőiroda által iktatott iratokat a rektor az ügy elintézésével megbízott személyre, vagy személyekre szignálja. A szervezeti egység vezetője által felbontott iratokat a szervezeti egység iktatja. A szervezeti egységeknek címzett iratokat, amelyeket a központi kezelőiroda nem iktatott (Kari Titkárságok, TO, GH, Könyvtár stb.) a szervezeti egység iktatja. (9) Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal vissza kell küldeni a feladónak, az iktatást végző szervezeti egységnek. (10) Az iratkezelési teendőket részben a központi kezelőiroda, részben az előzőekben felsorolt szervezeti egységek iratkezelői látják el. 58 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

(11) A névre szóló küldeményt a címzett távollétében a vezető, illetve helyettes felbonthatja, ha az megállapíthatóan hivatalos iratot tartalmaz. (12) A vezető tartósabb távolléte idejére köteles a részére címzett hivatalos küldemények felbontására esetenként vagy állandó jelleggel helyettest megbízni. (13) A küldemény felbontása alkalmával ellenőrizni kell, hogy a borítékon jelzett iratok, illetőleg az iratokon jelzett mellékletek megérkeztek-e. Ha hiányt állapítanak meg, ezt az iratra rá kell vezetni. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést. (14) Ha a felbontás alkalmával kitűnik, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket (bélyeg, értékpapír stb.) tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg más értéket köteles az iraton - keltezve és aláírva) feltüntetni. A pénz, illetőleg más érték további sorsáról az érdemi ügyintézés során kell rendelkezni. (15) A küldemények téves felbontásakor, valamint ha később derül ki, hogy a küldeményben a titkos ügykezelési szabályzat rendelkezései alá tartozó ügyirat van, a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét és munkahelyének címét, majd a küldeményt a címzetthez, illetve a titkos ügykezelést ellátó szervhez kell eljuttatni. A borítékra rá kell vezetni a "Téves bontás" szöveget és a téves bontás dátumát. (16) A küldemények átvételénél, bontásánál az érvényben lévő biztonsági előírásokat érvényesíteni kell (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, elektronikus érkezés esetén vírustalanítás stb.). IV. Az iratok nyilvántartása 5.§ Az iratok nyilvántartásba vétele (1) Az iktatási rendszerek - Az iktatás hagyományos, kézi módszerrel és számítógépes eljárással történik. - Az iratok iktatása az egységek által kialakított kódok után alszámokra tagolódó, illetve esetenként alszámok nélküli, sorszámos rendszerben történik. - Alszámos iktatás esetén az ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot kap, míg a többi irat az illető sorszám alszámaira kerül. Ha a kijelölt alszámok beteltek, ez esetben a következő üres sorszámot kell felhasználni, hasonló módon megjelölve az elő- és utóiratok összetartozását. - Alszámos iktatásnál az ügy tárgyát csak egyszer, a kezdő irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell a tárgy rovatba beírni, ha viszont az ügy tárgya megváltozik vagy kiegészül, az ügyiratot új sorszám alatt kell nyilvántartásba venni. - Az alszámok nélküli sorszámos iktatás azt jelenti, hogy minden iratváltás külön nyilvántartási számot kap. Ha az ügyben új levélváltásra kerül sor, ennek nyilvántartására a következő üres számot kell felhasználni, azonban az elő- és utóiratok sorszámát az ügyiraton és nyilvántartásban egyaránt jelölni kell. - Számítógépes iktatásnál az alszámokra tagolódó rendszert célszerű használni. Egy sorszámhoz, ebben az esetben korlátlan számú alszám tartozhat. - Az iktatás során az egységek az iktatószám elé írják a maguk kódját és az irattári tárgycsoportok számát. - A megjelölt szervezeti egységekhez tartozó további egységek a szervezeti egységben kialakított ügyrend szerint iktatnak. (2) Az iktatás - A szervezeti egységhez érkező, illetve ott keletkező iratokat - ha jogszabály másként nem rendelkezik - iktatással kell nyilvántartani. Az iratokat úgy kell iktatni, hogy abból az irat beérkezésének pontos ideje, az intézkedésre jogosult ügyintéző neve, az irat tárgya, az elintézés módja, a kezelési feljegyzések, valamint az irat holléte megállapítható legyen. 59 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

(3) A hagyományos iratkezelési szervezetek esetében az érkeztetés és iktatás cselekmények egybeeshetnek (lásd központi) vagy részben (lásd vegyes), illetve egészében (lásd osztott) szétválhatnak. (4) A küldeményeket felbontás után a főiskolán központilag, vagy annál a szervezeti egységnél kell iktatni, amelyik az ügyben intézkedésre vagy az intézkedés előkészítésére illetékes. Ha csak felbontás után állapítható meg, hogy az ügyben intézkedésre más szervezeti egység hivatott, a küldeményt átadó könyvvel kell ahhoz továbbítani. (5) Iktatni kell a hivatalból kezdeményezett intézkedést igénylő minden ügyiratot is. Nem szabad újabb iktatószámot adni a véleményezés, tájékoztatás, javaslattétel stb. céljából más osztály által megküldött ún. átfutó iratoknak. (6) Az iratokat a beérkezés sorrendjében kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, továbbá a táviratokat, ajánlott és expressz küldeményeket, a faxon érkezett iratokat. (A faxon érkező irat esetében, először gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat készítéséről.) (7) A központi szervezeti egységek, ill. az egyéb szervezeti egységek iratait külön-külön könyvben kell iktatni. (8) Az iratok iktatása sorszámos rendszer szerint történik. Az iktatás az iktatóbélyegzőnek az iratra nyomásából, az annak lenyomatán felsorolt adatok feltüntetéséből és az ügy lényeges adatainak az iktatókönyvbe való bejegyzéséből áll. (9) Az iktatóbélyegző lenyomatának tartalmaznia kell: - az intézmény és szervezeti egység nevét, - az iktatás évének, hónapjának, napjának, - az iktatókönyv sorszámának - kód + alszámának, - a mellékletek számának, - az ügyintéző nevének feltüntetésére szolgáló rovatokat. (10) Az iktatóbélyegző lenyomatán a mellékletek mennyiségét tíz darabig szám szerint, ezen felül "iratcsomó" jelzéssel kell feltüntetni. (11) Az iktatóbélyegzőt úgy kell az iratra - általában az irat jobb felső sarkára - rányomni, hogy a szöveget, a címzést ne takarja. Ha nincs elegendő hely az iktatóbélyegző részére az iraton, az iktatás céljára borítólapot kell felhasználni. (12) Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilvántartani kell különösen: - tananyagokat, - tájékoztatókat, - meghívókat, - bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkező iratokat, - pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás szerint), - munkaügyi nyilvántartásokat, - anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat, - közlönyöket, folyóiratokat, - visszaérkezett tértivevényeket. (13) A nem papír alapú, elektronikus adathordozón érkezett iratokon (pl. magnetofonszalag, hajlékony lemez, CD ROM stb.) az ügyirat számát és tárgyát is rögzíteni kell. Az iktatókönyv "Irat jellege" rovatába be kell jegyezni, hogy pl. "magnetofonszalag", a "Kezelési feljegyzések" rovatba pedig annak tárolási helyét. (14) Elektronikus iktatás esetén az érkeztető képernyőrovatokat az iktatással megbízott iratkezelő tölti ki. 6.§ Iktatókönyv, iktatószám (1) Az iraton elhelyezett iktatóbélyegző lenyomatának kitöltésével egyidőben, azzal megegyezően kell bejegyezni az iktatókönyvbe a sorszámot, az iktatás idejét, a beküldő nevét, esetleg számát, az ügy tárgyát, mellékletei számát. Ezeken túlmenően az iktatókönyvnek megfelelő rovatokat 60 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

kell tartalmaznia az ügyintéző nevének, az elintézés módjának és az irattári tételszámnak a feljegyzésére. A tételszámot az iraton az ügyiratkezelő tünteti fel.(2) Az ügyiratok kézi iktatására az év elején újonnan nyitott, bekötött, oldalszámozott és hitelesített, megfelelő terjedelmű, az egység tevékenységének megfelelő iktatókönyvet kell használni. (3) Gépi iktatás esetén az iktatóprogram tartalmazza a kézi iktatásnál előírtakat, kiegészítve a törlési, javítási, hozzáférési jogosultságok letiltásával és szabályozásával. (4) Az iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, az iktatóbélyegző lenyomatán vagy az iktatókönyvben feljegyzett adatokat - a ceruzával bejegyzett határidő kivételével - kiradírozni, kivakarni, leragasztani, tussal, tintával vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni. (5) Téves iktatás esetén a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye - az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett - kétségtelen legyen. A "Kezelési feljegyzések" rovatban meg kell azt is jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratát mely számra iktatták át, illetőleg melyik szervezeti egységnek adták át. (6) Az iktatást minden évben 1-gyel kell kezdeni, a megállapított kódok szerint. - Rektori Hivatal (RH) - Bölcsészettudományi és Művészeti Főiskolai Kar (BTMFK) - Gazdasági és Társadalomtudományi Főiskolai Kar (GTFK) - Műszaki és Mezőgazdasági Főiskolai Kar (MMFK) - Természettudományi Főiskolai Kar (TTFK) - Pedagógusképző Intézet (PKI) - Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság (GMF) - Tanulmányi Osztály (TO) - Humánerőforrások Osztálya (HEO) - Kollégium (KOLL) - Központi Könyvtár és Szakirodalmi Információs Központ (KK) - Nemzetközi Kapcsolatok Központja (NKK) - PR Iroda (PR) - Európa Tanulmányok Központja (ETK) - Hungarológiai Intézet (HI) - Képzési és Továbbképzési Intézet (KTI) - Pályázati Iroda (PI) - Bessenyei Kiadó és Jegyzetbolt (BKJ) - Apáczai Csere János Gyakorló Általános Iskola (AGYISK) - Eötvös József Gyakorló Általános Iskola és Gimnázium (EGYISK) (7) Az iktatószám - A különböző szervezeti egységek iktatószámait kódok (betűjelek), az ügyköröket római számok, az iratfajtákat (tételszámok) arab számok különböztethetik meg egymástól. (8) Az év kezdetén érkező első irat sorszámát1-gyel kell kezdeni és az iktatást az év végéig megszakítatlan sorrendben kell folytatni. Az iktatókönyv egy-egy sorszámára csak egy ügyet szabad beiktatni, a sorszám egymást követő alszámaira csak egymással szervesen összefüggő iratok jegyezhetők be. (9) A szervezeti egységek ügyirataik iktatását 1. sorszámmal kezdik, a szám mellett feltüntetve a szervezeti egység nevének rövidítését. (10) Iktatási adatok Az iktatás során az iktatókönyvben, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban fel kell tüntetni:


- az iktatás sorszámát (iktatószám) - az iktatás időpontját - az irat küldőjének (ügyfélnek) azonosító adatait - a küldő iktatószámát (hivatkozási szám) - az irat tárgyát - az elő- és utóirat korábbi azonosító-(iktató-)számát - az ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző azonosító adatait - az elintézés határidejét - az elintézés módját, idejét - az esetleges címzett(ek)et - a kezelési feljegyzéseket (csatolás, határidő, visszaérkezés stb.) - az irattári tételszámot és az irattárba helyezés keltét - az iratnak és mellékletének számát (ha korábban nem került rögzítésre) (11) Az ügyben keletkezett első irat iktatókönyvi sorszáma az egész ügy nyilvántartási száma, alapszáma, függetlenül attól, hogy az ügy iratainak iktatására hány sorszám felhasználása vált szükségessé. Ha az ügyben több éven át keletkeznek iratok, az új esztendőben mindig új sorszámon kell kezdeni az iratok nyilvántartását. Az ügy alapszáma - tehát ahol az ügyre vonatkozó valamennyi iratot el kell helyezni - mindig a tárgyévben keletkezett első irat sorszáma. Az egyazon ügyre vonatkozó iratok összetartozását ilyen esetben is jelölni kell. (12) Ha az ügyben a főiskola szervezeti egységénél iktattak már iratot, azt csatolni kell az utóbb beérkezett irathoz. A csatolás tényét az iratokon fel kell tüntetni, az iratokat össze kell szerelni és az alapszámon kezelni. Az iratszerelést úgy kell elvégezni, hogy egy-egy üggyel kapcsolatos valamennyi irat időrendben kövessék egymást. Az egyes iratok pedig könyvszerűen lapozhatók, könnyen olvashatók legyenek. Az ilyen iratokat borítólapban kell elhelyezni és kezelni. Ha az előirat nincs az irattárban, vagy pedig azt bármely okból nem lehet az újabban beérkezett irattal összeszerelni, az újabb ügyiratra fel kell jegyezni, hogy az előirat hol található és mióta van a jelen helyen. (13) Az intézkedésre és felhívásra több szervtől érkezett válaszokat vagy jelentéseket nem szabad külön-külön iktatni, hanem beérkezésüket gyűjtőíven kell feljegyezni. Az iktatókönyvbe be kell jegyezni, hogy az iratok nyilvántartása gyűjtőíven történik. Az így kezelt jelentéseken az iktatószámot törni kell a gyűjtőív folyószámával. A beérkezett jelentéseket a gyűjtőívvel együtt az ügyintézőhöz kell eljuttatni. A gyűjtőívre előre fel kell jegyezni az intézkedés számát, tárgyát, valamint azoknak a szerveknek a nevét, amelyektől jelentésnek kell érkezni, majd a beérkezés tényét a megfelelő rovatba a napi kelet bejegyzésével rögzíteni. A gyűjtőív az iratok mellett marad és így kerül irattárba. (14) A gyűjtőszám és a gyűjtőív használata - Ha intézkedésre vagy felhívásra több szervtől, szervezeti egységtől érkeznek válaszok, azokat az ügyintéző külön iktatás nélkül, gyűjtőíven tarthat nyilván. - A beérkezett válaszokra fel kell írni az iktatószámot és a gyűjtőív sorszámát. A gyűjtőív használatát jelölni kell az iktatókönyvben. Az ügyintézés után a gyűjtőív az iratok mellett marad és így kerül irattárba. - A gyűjtőszámok jegyzékét a kapcsolódó tárgy megjelölésével az iktatókönyv első lapjához kell csatolni, és a gyűjtőíveket év végén emelkedő sorszám szerint összekapcsolva az iktatókönyvvel együtt kell kezelni. (15) Az iktatott ügyiratokat az év kezdetén újonnan nyitott, bekötött, betűsoros név- és tárgymutató könyvben kell mutatózni. Ha az irat több személlyel kapcsolatos, a névmutató megfelelő betűjelénél valamennyi személyt mutatózni kell. Mutatózni az iktatás napján, de legkésőbb az iktatást követő munkanapon kell. - Papír alapú, kézi iktatást végző, nagyobb iratforgalmú szervezeti egységeknél az iktatott iratokról név, tárgy és szükség szerint idegen számmutatót kell vezetni. 62 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

- Számítástechnikai megoldásnál a keresést a fentieken felül, esetenként kombinált feltételek és tartalom szerint is biztosítani lehet. (16) Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján az iktatásra felhasznált utolsó sorszámot követően aláhúzással, az utolsó iktatás számának feltüntetésével, keltezéssel, aláírással és a szervezeti egység hivatalos bélyegző lenyomatával kell lezárni.


V. Iratkezelési feladatok az ügyintézés folyamatában 7.§ Az ügyintéző kijelölése (1) A nyilvántartásba vett, előiratokkal felszerelt iratokat elintézés céljából a kijelölt ügyintézőnek kell átadni. Az átadás előadókönyvvel, aláírás ellenében történik a központi kezelőiroda "gondozásában". (2) Elintézés előtt az ügyintézők kötelesek a szükséges közbenső intézkedéseket (véleménykérés, a tényállás tisztázása stb.) megtenni. Amennyiben erre lehetőség van, a közbeeső intézkedés telefonon is megtörténhet. A telefonon adott vagy kapott intézkedés lényegét, az érintett ügyintéző nevét, munkahelyét és a beszélgetés időpontját az iratra fel kell jegyezni. Ha az ügy elintézése eltér a szabványostól, az elintézési tervezet indokolásáról tájékoztató feljegyzést kell készíteni, összefoglalva abban az esetleges szóbeli tárgyalások eredményét is. (3) Elektronikus iratforgalom esetén, ha az irat nem iktatóhelyhez kötött (pl. előadóhoz) érkezett, iktatásra az iktatásra illetékes iratkezelőhöz kell irányítani. Az iratkezelő, ha az érkezett irat előzményéből az ügyintéző nem azonosítható, az elektronikus iratot is köteles az illetékes vezetőnek szignálásra bemutatni. (5) Az ügy elintézése történhet az eredeti irat továbbításával (illetékes intézkedése végett), tisztázatra kerülő elintézési tervezet útján, valamint intézkedés nélküli irattárba helyezéssel. 8.§ Elintézési tervezet (1) Elintézési tervezet készíthető: - az iktatott iraton, - előadói íven, - sokszorosított nyomtatványon (előnyomott formában), - tisztázati és az egyidejűleg készülő másolati példányokon. (2) Az elintézési tervezet elkészítésével egyidejűleg az ügyintéző a leíró és a kezelő részére utasítást ad - a példányszámra, - a határidős nyilvántartásba helyezés és a határidő napjára, - az ügyirat, illetőleg a kiadvány elküldése vagy irattárba helyezése előtti láttamozásra, - a kiadvány posta továbbításának módjára (expressz, ajánlott, vétívvel, elektronikusan), - a hivatalos közzétételre és annak módjára. (3) Az ügyintéző által aláírt elintézés-tervezetet a központi kezelőiroda munkatársának kell átadni, aki az előadókönyvben az átvételt aláírásával tartozik igazolni. A központi irodavezető naponként tartozik az elintézett ügyiratokat az illetékes vezetőnek kiadványozás céljából bemutatni. 9.§ Kiadmányozás (1) A Nyíregyházi Főiskolán a kiadmányozásra jogosult személyek (az SZMSZ értelmében) a következők: - főiskolai rektor - rektorhelyettesek, - főiskolai főtitkár, - kari főigazgatók, - gazdasági főigazgató, - Humánerőforrások osztályvezetője, - tanulmányi osztályvezető, - Központi Könyvtár igazgatója, - Kollégium igazgatója. A kiadmányozás úgy történik, hogy a kiadványozó az intézkedéstervezetet aláírásával és keltezéssel látja el, aláírása elé pedig "K" (kiadmányozható) betűt ír. Ugyanígy jár el, ha a kiadmányt nem kell készíteni, hanem az ügyiratnak irattárba helyezését kell elrendelni. 64 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

Ha a kiadmányozó az elintézési tervezettel egyetért, de annak kiadmányozása meghaladja a jogkörét, az iratot "L" betű rávezetésével írja alá, az ilyen iratot kiadmányozás céljából az illetékes vezetőhöz kell továbbítani. Az említett jelzések valamelyike nélkül irat nem továbbítható. (2) A kimenő ügyiraton fel kell tüntetni az iktatószámot törve a leíró nevével, továbbá az előadó, ügyintéző nevét, a mellékletek számát, tárgyát, hivatkozási számát és az ügydarab rendeltetési helyét. (3) Leírás után a tisztázatot, ha nem együtt készült a kiadványozott tervezettel, összeolvasás után egyeztetni kell. Az egyeztetés megtörténtét és keltét az összeolvasók az iraton, illetve az előadói ív megfelelő rovatában feljegyzik és kézjegyükkel látják el. (4) Leírás után a kiadmányozó eredeti aláírásával kell ellátni azokat a tisztázatokat, amelyek tekintetében ezt valamely rendelkezés előírja (pl. utalványozások, kinevezések, megbízások, jegyzőkönyvek stb.), vagy ha ezt a kiadmányozó szükségesnek tartja. (5) A kiadmány akkor hiteles, ha - azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, - a kiadmányozó neve mellett az "s.k." jelzés szerepel és - nem nyomdai sokszorosítású irat esetén - a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a kiadmányozó neve mellett az "s.k." jelzés, illetve a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és/vagy a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata, - a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel. (6) A másolat vagy kiadmány hitelesítését az eredeti iratot őrző szervezeti egység iratkezelője végzi záradékolással. (7) Az elektronikusan előállított és elektronikusan továbbított iratok hitelesítésére elektronikus aláírást és időbélyegzőt, jogszabályban kijelölt szervezet által kezelt nyilvános és titkos kulcsot kell alkalmazni a 2001. évi XXXV. törvényben foglaltak alapján. VI. Az iratok továbbítása, postázása 10.§ Az iratok továbbítása (1) A központi irodavezetőnek ellenőrizni kell, hogy az aláírt, illetőleg hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott kiadványokhoz a kezelői utasításban előírt mellékleteket csatolták-e, továbbá végre kell hajtani minden kiadói utasítást. E feladatok elvégzése után az iraton (az irat másolatán) fel kell jegyezni a továbbítás keltét, és ennek tényét a hagyományos átadókönyvben is rögzíteni kell. 11.§ Az iratok postázása (1) A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, külön kézbesítő stb.). Postai továbbítás esetén a küldeményeket közönséges, expressz, ajánlott, csomag stb. küldemények szerint is csoportosítani kell. A kezelőiroda munkatársai a posta részére előkészítik szállításra a küldeményeket. A közönséges küldeményeket darabszámra csomagolják és összesítőt készítenek; az ajánlott küldeményeket bevezetik a "Postai küldemények feladókönyvébe"; a vétívvel szállítandó küldeményekhez elkészítik a szükséges kísérőket. (2) Az ügyiratkezelő szervezeti egységek a küldeményeket megcímzett borítékkal együtt még aznap, de szükség esetén naponta többször is kötelesek átadókönyvvel továbbítani a kezelőirodához. A központi kezelőiroda a küldeményeket kézbesítőkönyvvel továbbítja.


VII. Irattározás, irattári kezelés 12.§ Irattározás (1) Azokat az iratokat, amelyeknek tisztázatait elküldték és ezt a tényt az iraton is feltüntették, illetve azokat, amelyeknek irattározására az illetékes vezető utasítást adott, az esetleges elküldés utáni láttamozás megtörténte után irattárba kell helyezni. (2) Átmeneti (operatív) irattárba lehet elhelyezni az egyes szervezeti egységeknél az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott iratot. Az átmeneti irattár a központi irattárba még le nem adott, de az ügyintézők rendelkezésére álló iratok tárolóhelye. Az ügyintéző az iratot átmeneti irattárba átadóíven, illetve átadókönyvben adja át, illetve szükség esetén azonos módon kapja vissza. (3) A szervezeti egységnél levő átmeneti irattár az iratkezelési szabályzatban rögzített ideig őrzi az iratokat, ennek letelte után átadja a szervezet központi irattárának. (4) A nem tartós megőrzést biztosító adathordozón érkezett iratokról az ügyintézés során másolatot kell készíteni. (5) Az iktatással megbízott személyek kötelesek az ügyiratot irattárba helyezése előtt abból a szempontból megvizsgálni, hogy a kezelői utasítások végrehajtása megtörtént-e. Az esetleges hiányt pótolni kell. Az irattárba helyezést az iktatókönyv megfelelő rovatában a hónap, nap bejegyzéssel fel kell tüntetni. Az ügyiratot a postázás napján, de legkésőbb a postázást követő napon irattárba kell tenni. (6) A határidős ügyiratokat az irattárban a kitűzött határnapok szerint elkülönítve kell kezelni. Ha a válasz a kitűzött határidőre vagy határidő lejárta előtt beérkezik, az ügyiratot a határidős ügyiratok közül ki kell emelni, a határidőre vonatkozó feljegyzést az iktatókönyv "Határidő" rovatában ceruza-áthúzással törölni, az ügyiratokat pedig az ügyintézőhöz a munkakönyvébe való bejegyzéssel továbbítani kell. Ha a megállapított határidőre válasz nem érkezett, az ügyiratot az ügyintézőhöz a munkakönyvébe való bejegyzéssel kell továbbítani. (7)Az irattári tervben meg kell határozni az egyes irattári tételszámokhoz tartozó iratok körét, azok megőrzési idejét. Az irattári tételszámokat a szervezeti felépítés, illetve feladat- és ügykör szerint kell csoportosítani. Az irattári tervet (jelen Szabályzat 1. Sz. melléklete) évente felül kell vizsgálni. (8) Központi irattárba helyezés előtt az ezzel megbízott iratkezelő köteles az iratot átvizsgálni abból a szempontból, hogy az az irattározási szabályoknak megfelel-e, teljes-e stb. Ezt követően be kell vezetni az iktatókönyv megfelelő rovatába az irattárba helyezés időpontját, és el kell helyezni az irattári tételszámnak megfelelő iratgyűjtőbe. A központi irattárba csak lezárt évfolyamú, segédkönyvekkel ellátott iratok adhatók le, átadási könyv kíséretében. (9) Az irattárba helyezett iratokról nyilvántartást kell vezetni. 13.§ Irattári kezelés (1) Az ügyiratokat az irattárba az irattári terv tételszámai szerint történő csoportosításban, ezen belül a sorszámok, illetve alapszámok növekvő sorrendjében kell elhelyezni. Minden egyes tételt külön dossziéba, a dossziékat pedig dobozokba, vagy fedőlemezek közé kell tenni úgy, hogy az iratköteg vastagsága lehetőleg ne haladja meg a 15 cm-t. A dobozon, illetve a felső fedőlemezen fel kell tüntetni a szervezeti egység (osztály) nevét, az iratok keletkezésének évszámát, a tételszámot, valamint a kötegben levő iratok kezdő és végső iktatószámát. (2) A két évnél nem régebbi iratokat az ügykezelést ellátó szervezeti egység kezeli és őrzi. E kézi irattár kezelése az ügyiratkezelő feladata. A két évnél régebbi iratokat a megfelelő iktató- és segédkönyvekkel együtt a kézi irattár kezelője átadja a központi irattárnak. Az iratok átadása jegyzék alapján történik. Az átadási jegyzéknek tar66 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

talmaznia kell a szervezeti egység nevét, az iratok évét, tételszámát és az egy-egy tételszámba tartozó iratok számkörét. (Ezt a munkát a központi irattáros látja el.) (3) A központi irattárban az iratokat szervezeti egységenként, évenként elkülönítetten, az irattári terv szerinti tételekben, ezeken belül a sorszámok rendjében kell kezelni. (4) A központi irattár kezelésénél kerülni kell az iratok összehajtását, zsineggel átkötését vagy iratkapcsolók használatát. Az iratokat eredeti alakjukban, hajtogatás nélkül, illetőleg borítólapok között kell kezelni. Különleges méretű iratokat vagy ilyen mellékleteket (pl. térképek, rajzok stb.) külön kell elhelyezni, és e tényt az iraton vagy a nyilvántartókönyvben jelezni kell. (5) Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal. (6) A központi irattárban és a kezelési irodákban elhelyezett iratokat az irattár kezelője csak elismervény ellenében adhatja ki hivatalos használatra a szervezeti egység dolgozói részére. Az elismervényt az irat helyén kell tartani. Egész irattári tételt csak az illetékes vezető utasítására lehet kiadni. (7) Másolatot csak az illetékes vezető engedélyével lehet kiadni. Az ügyben nem érdekelt személy részére felvilágosítás vagy másolat nem adható. VIII. Selejtezés 14.§ A selejtezés lebonyolítása (1) A főiskola az irattári anyagának azt a részét, amely nem történeti értékű és amelyre az ügyvitel érdekében már nincs szükség, köteles kiselejtezni. Az irattárban elhelyezett bármelyik iratot csak iratselejtezés útján szabad az irattárból megsemmisítés vagy nyersanyagként való felhasználás céljából kiemelni. (2) Az irattár anyagát 5 évenként legalább egyszer a selejtezés szempontjából felül kell vizsgálni. Ennek során ki kell választani azokat az irattári tételeket (iratokat), amelyeknek őrzési ideje az irattári terv szerint lejárt, ennélfogva kiselejtezhetők. A megőrzési időt az utolsó érdemi ügyintézés lezárásának keltétől kell számítani. Az intézmény vezetője (szervezeti egységek vezetői) indokolt esetben elrendelheti egyes iratoknak az irattári tervben megállapított őrzési időtartamnál hosszabb ideig történő megőrzését. Ezt a körülményt a vezető aláírásával az irattári tételszámnál kell az iraton feltűnően jelezni. (3) Nem selejtezhetők az intézmény - létesítésére, szervezésére, működésére, fejlődésére és iratkezelésére vonatkozó alapvető fontosságú iratok, - a gazdasági, tudományos stb. szempontból jelentős történeti értékű iratok, - a műszaki leírások, műszaki gyártási és gyári tervek, - a nemzetközi pénzügyekre vonatkozó iratok, - azok az iratok, amelyek alapján nemzetközi jogok és kötelezettségek keletkezése, fennállása vagy megszüntetése állapítható meg, - a jogszabályok előkészítésére és letárgyalására vonatkozó iratok, - irattárban őrzött, levéltári anyagot képező iratok, - az irattári tervben "nem selejtezhető"-nek minősített egyéb iratok. (4) A selejtezés során egyes iratok tartalmának és őrzési idejének elbírálásánál felmerülő kétely esetén ügyviteli szempontból a szerv vezetőjének, tudományos, történeti szempontból pedig az illetékes levéltári szakértőnek a véleménye a döntő. 67 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

(5) A főiskola vezetője a selejtezéssel járó szervezési és ellenőrzési feladatok ellátására selejtezési felelőst köteles megbízni. Az iratok selejtezését csak az azok tartalmi jelentőségét ismerő személy irányítása mellett lehet elvégezni. Ezért a selejtezés végrehajtásával olyan dolgozókat kell megbízni, akik az iratok ügyviteli, tudományos és történeti jelentőségével tisztában vannak. (6) Az iratselejtezés alkalmával 3 példányban a selejtezési bizottság által aláírt selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni. A selejtezési jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: - a selejtezési jegyzőkönyv felvételének idejét, - azon szervnek (szervezeti egységnek) a nevét, amely iratanyagának selejtezéséről a jegyzőkönyv készült, - a selejtezés alá vont iratanyag évkörének megjelölését, - a kiselejtezett tételek felsorolását, - a kiselejtezett tételekből esetleg visszatartott iratok egyedi megnevezését, - a kiselejtezett anyag mennyiségét (kg), - a selejtezést végző és ellenőrző személyek nevét. (7) A selejtezés megkezdéséről az illetékes levéltárat - a selejtezés megkezdését megelőző 30 nappal korábban - értesíteni kell. A levéltárnak a selejtezési jegyzőkönyv két példányát kell megküldeni. (8) A levéltár az iratok megsemmisítését (papírhulladékként való értékesítés) a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Az elektronikus adathordozón levő iratok selejtezése és megsemmisítése az általános szabályok szerint történik. A selejtezés tényét az irattári jegyzéken fel kell tüntetni. (9) A megsemmisítés szabályairól a szerv vezetője az adatvédelmi szabályozás figyelembevételével gondoskodik. 15.§ Levéltárba adás (1) A levéltár számára átadandó iratokat teljes, lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, annak mellékletét képező iratjegyzékkel, az átadó költségére az irattári terv szerint átadásátvételi jegyzőkönyv kíséretében teljes, lezárt évfolyamban, kell átadni. A visszatartott iratokról külön jegyzék készül. (2) Amennyiben a levéltár az elektronikus iratok tárolásához és kezeléséhez szükséges technikai feltételekkel nem rendelkezik, az elektronikus adathordozón levő iratokról legkésőbb levéltárba adás előtt hitelesített másolatot kell készíteni tartós, időtálló papír adathordozóra. IX. Intézkedés megszűnés esetén 16.§ Közfeladatot ellátó szerv megszüntetése vagy feladatkörének megváltoztatása esetén a rendelkező szerv köteles intézkedni az érintett szerv irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és használhatóságáról. X. Záró rendelkezés A Szabályzat 2003. január 1-jén lép hatályba. A hatálybalépéssel érvényüket vesztik a jogelőd intézmények: a Bessenyei György Tanárképző Főiskola, valamint a GATE Nyíregyházi Mezőgazdasági Főiskolai Kara iratkezelési szabályzata.


IRATTÁRI TERV - a Nyíregyházi Főiskola Iratkezelési Szabályzatának 1. Sz. melléklete

Tételszám

1. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

IRATTÁRI TERV Tárgy (Az ügykör, iratfajta megnevezése)

Megőrzési, selejtezési idő (év) (NS= nem selejtezhető) 2. 3. I. ÁLTALÁNOS VEZETÉSI ÜGYEK Alapító okirat NS Tanácsülések, vezetői értekezletek jegyzőkönyvei, NS hangfelvételei, emlékeztetői, határozatai Vezetői megbízások és felmentések (az intézményi, a NS kari, az oktatási és egyéb egységek vonatkozásában) Szervezeti egységek létesítése, megszüntetése, átalakítása, NS integráció Vezetői körlevelek, utasítások Szervezeti és működési szabályzatok, ügyrendek Testületek és bizottságok létesítése, működése Munkatervek és jelentések, beszámolók A főiskola működésére vonatkozó statisztikai jelentések Jubileumi díszoklevelek adományozásának ügyintézése A felsőoktatás, illetve a főiskola fejlesztésének általános kérdései, intézményfejlesztési tervek Egyezmények és kapcsolatok külföldi felsőoktatási intézményekkel Bírósági és más hatósági (rendőrségi, ügyészségi stb.) ügyek és eljárások A főiskolán működő szervezetek (szakszervezet, KT, HÖT) működésével kapcsolatos iratok A főiskola ellenőrző és tanácsadó testületeinek iratai (minőségbiztosítás) A főiskolához kötődő alapítványok működésével kapcsolatos iratok

Levéltárba adás ideje (év) (HM=helyb en marad 4. HM 15 15 15

NS NS NS NS NS NS NS

15 15 15 15 15 15 15

NS

15

NS

15

NS

15

NS

15

NS

15


1. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

1. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

2. 3. II. KÜLSŐ ÉS BELSŐ KOMMUNIKÁCIÓ ÜGYEI Arculatformálás ügyei NS Főiskolai ünnepségek, egyéb főiskolai szintű szakmaiNS tudományos rendezvények szervezése, lebonyolítása Tájékoztató jellegű főiskolai kiadványok Bessenyei Kiadó ügyei Médiakapcsolatok Együttműködés az MTA-val és más hazai felsőoktatási és tudományos intézményekkel Együttműködés hazai cégekkel és intézményekkel A külső és belső hálózati kommunikációval kapcsolatos ügyek Baráti Kör működésével kapcsolatos iratok A főiskolai sport-, kulturális és művészeti élettel kapcsolatos iratok

2. III. HUMÁNERŐFORRÁS ÜGYEK Egyetemi, főiskolai tanári, docensi pályázatok és meghívások Főállású munkaviszony létesítés, módosítás, megszüntetés További jogviszonyban állók alkalmazása Főiskolán belüli áthelyezések Óraadói megbízások, külső előadók, vizsgáztatási engedélyek Egyéb megbízási szerződések Fizetések, bérek, besorolások megállapítása Jutalmazások, segélyek Kedvezmények, tiszteletdíjak Érdekegyeztetéssel kapcsolatos ügyek Rendes és fizetésnélküli szabadság engedélyezése Kutatónapok, alkotói szabadság, kutatóév engedélyezése Fegyelmi ügyek Oktatói munka hallgatói véleményezése Humánpolitikai tervek, fejlesztési iratok Tudományos fokozatokkal kapcsolatos ügyek (tudományos minősítés, habilitációs ügyek, PhD képzés)

4. 15 15

5 NS 5 NS

--15 --15

NS 5

15 ---

NS NS

15 15

3.

4.

NS

15

NS 10 10 10

15 -------

10 10 10 10 NS 5 5 NS NS 5 NS

--HM HM HM 15 ----HM 15 --15


1. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

1.

2. 3. IV. TUDOMÁNYOS MUNKÁVAL KAPCSOLATOS IRATOK Hosszú távú elvi jelentőségű tudományos kutatásokkal, NS 15 kutatásfejlesztéssel kapcsolatos ügyiratok Tudományos munkatervek, beszámolók, adatközlés Költségvetésen kívüli kutatások ügyei Kutatások finanszírozása (a kutatómunka feltételeinek javítása) Tudományos pályázatok ügyei Találmányok, újítási ügyek iratai Posztdoktori és egyéb ösztöndíjak

NS NS 5

15 15 ---

NS NS NS

15 15 15

1.

2. 3. V. OKTATÁSSAL KAPCSOLATOS IRATOK Az oktató - nevelő munkára vonatkozó minisztériumi renNS

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

NS NS NS NS 10 NS NS

15 15 15 15 HM 15 15

NS

15

NS 10 5

15 -----

9. 10. 11. 12.

1. 1. 2. 3. 4. 5.

delkezések, jelentések, beszámolók Képesítési követelményekkel kapcsolatos iratok Szakalapítással, szakindítással kapcsolatos iratok Akkreditáció Kreditalapú tantervek Operatív tanrendi ügyek, órarend, oktatási szünet Tantárgyi programok, tantárgyi felelősök Tankönyvek, jegyzetek, oktatási segédletek készítésével, kiadásával kapcsolatos iratok A tanszékek oktató munkájával kapcsolatos beszámolók, jelentések Továbbképzéssel kapcsolatos tanszéki ügyek Felvételi eljárás előkészítése, lebonyolítása Felvételi előkészítő

2. VI. KÖNYVTÁRI ÜGYEK A könyvtári állomány nyilvántartásai, az állomány reviziójával kapcsolatos iratok A könyvtár kül- és belföldi kapcsolatai Az állománygazdálkodással kapcsolatos iratok A könyvtári szolgáltatásokkal kapcsolatos nyilvántartások Kiadványok cseréje, ajándékozása, kapott kiadványok állományba vétele

4.

4. 15

3.

4.

NS

HM

NS NS 10 10

15 15 -----


1. 1.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

1. 1.

2.

3. 4. 5.

6. 7.

2. VII. NEMZETKÖZI KAPCSOLATOK

3.

4.

A főiskola oktatóinak és kutatóinak külföldi tanulmányútjaival kapcsolatos iratok (Oktatók és kutatók cseréje, az oktatók és kutatók külföldi felsőoktatási intézményben folytatott oktató és kutató tevékenysége, külföldi ösztöndíjak) A külföldi állampolgárságú lektorok munkájával kapcsolatos iratok (külföldi felsőoktatási intézmények oktatóinak, kutatóinak működése az itteni főiskolán) Nemzetközi konferenciákon való részvétel Nemzetközi konferenciák rendezése a főiskolán Külföldi látogatók fogadása Külföldi egyesületek tagsága, tagdíjfizetés Nemzetközi projektek, sokoldalú nemzetközi együttműködési megállapodások Hallgatók külföldi tanulmányútjai és egyéb útjai Külföldi utak pénzügyi elszámolása (tolmácsdíjak) Nemzetközi szervezetek tájékoztató jellegű anyagai Külföldi programok, konferenciák tájékoztatói

NS

15

NS

15

NS NS NS NS NS

15 15 15 15 15

2. VIII. HALLGATÓI ÜGYEK

3.

Hallgatók személyi iratgyűjtője Felvett hallgatók felvételi anyaga Hallgatók iratkozási lapja Szakfelvétel, szakváltoztatás, tagozatváltoztatás Más felsőoktatási intézménybe való áthelyezés Párhuzamos képzés Áthallgatás Részképzés Évösszevonás Évkihagyás Évismétlésre utasítás Hallgató kizárása, eltiltása, elbocsátása, eltanácsolása Vizsgahalasztások, ismétlések (kivéve vizsgalapok - tanszéken) Hallgatói fegyelmi ügyek Záróvizsga dokumentumok Szigorlati jegyzőkönyv Jegyzőkönyv szakdolgozat megvédéséről Záróvizsga jegyzőkönyve Hallgatói törzskönyv Hallgatói törzskönyvi névmutató Oklevélügyek Oklevél honosítás, oklevél hitelesítés Másodlatok kiadása Hallgatói jogviszony igazolása, indexkivonat Hallgatói statisztikai adatszolgáltatás összesítői

5 NS 5 5

15

4.

NS

15

NS

15

NS NS NS

HM HM 15

5 NS

15


8. 9.

10. 11.

12. 13. 14. 15.

1. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

1. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

Tandíjak Ösztöndíjakkal kapcsolatos ügyiratok Ösztöndíj-nyilvántartások Külföldi hallgatók ösztöndíj és egyéb ügyei BURSA HUNGARICA Ösztöndíj Szakmai gyakorlatokkal kapcsolatos iratok Külföldi szakmai gyakorlatok Hallgatói tudományos munkával kapcsolatos iratok Tudományos diákkörök, TDK és OTDK konferenciák ügyei Hallgatói tudományos pályázatokkal kapcsolatos iratok, összesítések Hallgatók hadkötelezettségével kapcsolatos ügyek Diákhitellel kapcsolatos ügyek Kollégiumi felvételekkel kapcsolatos iratok Adatlapok

2. IX. A KOLLÉGIUM ÜGYIRATAI Kollégiumi szabályzatok A kollégium vezetése, hallgatói önkormányzat a kollégiumban Kollégiumi felvételi ügyek Kollégiumi fegyelmi ügyek A kollégium gazdasági és egyéb adminisztratív ügyei Kollégiumi térítések

NS NS

15 15

NS

15

NS

15

NS 5 5 5

15

3. NS NS 5 5 NS 5

2. 3. X. PÉNZÜGYI ÉS GAZDASÁGI VONATKOZÁSÚ IRATOK Költségvetési és számviteli ügyek NS Pótelőirányzat NS Bérgazdálkodás, TB ügyek, családi pótlék NS Statisztika (bevallás, jelentés, adatszolgáltatás, igazolás)?? NS Személy- és bérügyek NS OM és egyéb országos hatáskörű szerv egyéb intézkedései NS Jutalom, jubileumi jutalom, kitüntetés NS Kisjavítás megrendelése 5 Nagyjavítások 5 Egyéb levelezések 5 Beruházás, állóeszköz megrendelés, felújítás (árajánlat, 5 szakvéleménykérés) Egyéb megrendelések (Irodaszerek, nyomtatványok, fogyóeszközök beszerzése, elszámolása) Egyéb gazdasági ügyek (Alapítvány, pályázat) Nemzetközi kapcsolatok Főiskolán belüli levelezés, körlevél Számla (reklamáció), számlanyitás Átadás-átvétel, selejtezés, értékesítés, leltározás Ellenőrzés

4. 15 15

15

4. 15 15 15 15 15 15 15 ---------

5

---

10 10 5 5 NS NS

--------15 15


19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29.

1. 1. 2. 3. 4. 5.

A főiskola üdülőivel kapcsolatos ügyek (faházak, üdülők, üdültetés, vendégház) Szerződéskötések, együttműködési megállapodások Saját hatáskörű előirányzat-változtatás, átvett pénzeszközök, támogatások Adóügyek, ÁFA Szerződéses munkák Gépjárművek Biztosítási ügyek Munka-, tűz-, vagyonvédelem Megbízási szerződés Világbanki projekt Tangazdaság

2. XI. VEGYES ÜGYEK Biztonságpolitikai ügyek (munkavédelem, tűzrendészet, polgári védelem) Orvosi rendelők, egészségügy Irattárral kapcsolatos ügyiratok A Rektor és a Rektori Hivatal vegyes adminisztratív rendelkezései. (Az intézmény vezetésével és a dolgozókkal kapcsolatos - máshová nem sorolható - vegyes ügyek.) Bélyegzők nyilvántartása

10

---

NS NS

15 15

5 10 5 10 15 10 NS 15

------------15 ---

3.

4.

NS

15

NS NS

15 15

NS

15


A levéltári törvény8 Tartalomjegyzék 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről

I. Fejezet ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A törvény célja A törvény hatálya Értelmező rendelkezések Az irattári és a levéltári anyag védelmének általános szabályai A levéltári anyag védelmének irányítása II. Fejezet A KÖZIRAT A köziratok kezelése és védelme Az iratkezelési szabályzatok kiadása A köziratok kezelésének levéltári ellenőrzése A köziratok levéltárba adása III. Fejezet A KÖZLEVÉLTÁR A közlevéltár feladatai A közlevéltárak és illetékességük A közlevéltár fenntartójának kötelezettségei Általános levéltárak Állami szaklevéltárak Települési önkormányzat levéltára Köztestület, közalapítvány és egyéb közfeladatot ellátó szerv levéltára IV. Fejezet A KÖZLEVÉLTÁR ANYAGÁNAK HASZNÁLATA A közlevéltár anyagában történő kutatás A használat egyéb módjai Jogorvoslati kutatási vagy tájékoztatási kérelem megtagadása esetén V. Fejezet A MAGÁNLEVÉLTÁRI ANYAG VÉDELME Nyilvános magánlevéltár A maradandó értékű magániratok védelme VI. Fejezet VEGYES ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

8

http://www.mol.gov.hu/


1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről1 Az Országgyűlés a történelmi múlt megismerésének elsődleges forrásául szolgáló, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, a nemzet kulturális örökségének részét képező levéltári anyag védelmének, folytonos gyarapításának és használatának alapvető szabályairól a következő törvényt alkotja: I. Fejezet ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A törvény célja 1. § E törvény célja annak biztosítása, hogy a) a közfeladatot ellátó szervek irattári anyaga - ügyviteli és levéltári érdekekre, valamint a közérdekű adatok nyilvánosságának elvére tekintettel - szakszerűen kezelt és rendszerezett, jól használható forrásanyaggá váljék; b) bármely szerv irattári anyagának, továbbá a természetes személyek irathagyatékának maradandó értékű része - a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak anyagaként vagy védett levéltári anyagként - épségben és használható állapotban a jövő nemzedékei számára is fennmaradjon; c) a levéltári anyag használata során a közérdekű adatok megismerését és a tudományos kutatás szabadságát garantáló alkotmányos alapjogok érvényesítése a személyiséghez és a személyes adatokhoz fűződő alkotmányos alapjogok védelmével együtt valósuljon meg; d) az államtitkot és a szolgálati titkot képező adatok védelme érvényre juthasson. A törvény hatálya 2. § E törvény hatálya kiterjed a) a közfeladatot ellátó szervek irattári anyagára; b) a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári anyagára; c) a közlevéltárakban őrzött levéltári anyagra; d) a nyilvános magánlevéltárakban őrzött levéltári anyagra; e) az a)-d) pont hatálya alá nem tartozó szervek és természetes személyek tulajdonában lévő maradandó értékű iratra. Értelmező rendelkezések 3. § E törvény alkalmazása során a) szerv: a jogi személy és a jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet; b) közfeladatot ellátó szerv: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy; c) irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kézirat kivételével -, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy 76 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett; d) közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott; e) magánirat: a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévő irat; f) irattári anyag: a szerv működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárába tartozó iratok összessége; g) irattár: megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség; h) iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység; i) irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét; j) maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat; k) levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat; l) levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény; m) közlevéltár: a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat - ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is - végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár; n) nyilvános magánlevéltár: a természetes személy, valamint a nem közfeladatot ellátó szerv tulajdonában vagy birtokában lévő maradandó értékű iratok tartós megőrzésére létesített olyan intézmény, amely megfelel a 30. § (2) bekezdésében foglalt követelményeknek; o) levéltári kutatás: a levéltári anyag tanulmányozása, abból adatok kigyűjtése tudományos vagy más cél érdekében; p) a személyes adat, valamint a személyes adatok kezelésével összefüggő fogalmak értelmezésére a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény (a továbbiakban: Avtv.) rendelkezései az irányadóak.


Az irattári és a levéltári anyag védelmének általános szabályai 4. § Az irattári anyaggal rendelkező szervek és a maradandó értékű iratokat őrző természetes személyek kötelesek a szervesen összetartozó irataik egységének, illetve eredeti rendjének megőrzéséről, valamint a tulajdonukban vagy birtokukban lévő levéltári anyag megóvásáról gondoskodni. 5. § (1) Köziratot, valamint közlevéltárban őrzött, köziratnak nem minősülő levéltári anyagot elidegeníteni, megrongálni vagy egyéb módon használhatatlanná tenni, továbbá - a szabályosan lefolytatott selejtezési eljárást kivéve - megsemmisíteni tilos. (2) A megrongálás, az egyéb módon történő használhatatlanná tétel, továbbá a megsemmisítés tilalma a nyilvános magánlevéltárban őrzött levéltári anyagra és a védett levéltári anyagra is kiterjed. (3) Az (1) bekezdésben meghatározott elidegenítési tilalom nem zárja ki a közlevéltárban őrzött, köziratnak nem minősülő levéltári anyagnak levéltár, múzeum, könyvtár részére csereszerződés útján történő elidegenítését. 6. § (1) Közlevéltárban és nyilvános magánlevéltárban őrzött levéltári anyagot, továbbá védett levéltári anyagot az ország területéről kivinni csak a művelődési és közoktatási miniszter engedélyével szabad. Köziratot és közlevéltárban őrzött, köziratnak nem minősülő levéltári anyagot az ország területéről csak ideiglenesen lehet kivinni. (2) A levéltári anyagról, annak külföldre vitele előtt, a Magyar Országos Levéltár vagy az őrző levéltár biztonsági másolatot készít. 7. § A levéltári anyag közlevéltárban történő elhelyezése - ajándék, adásvétel, csereszerződés kivételével - a levéltári anyag tulajdonjogi helyzetét nem érinti. A levéltári anyag védelmének irányítása 8. § A levéltári anyag védelmének ágazati irányítását a művelődési és közoktatási miniszter látja el. Ágazati irányító hatáskörében a) rendeletben határozza meg az irattári terv elkészítésével és alkalmazásával, továbbá a köziratok nyilvántartásával, szakszerű és biztonságos őrzésével, selejtezésével, illetőleg közlevéltárba adásával kapcsolatos szakmai követelményeket, és a közlevéltárak közreműködésével ellenőrzi azok érvényesülését; b) rendeletben szabályozza a köziratok kezelésének levéltári felügyeletével kapcsolatos, továbbá a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak anyagának nyilvántartásával, szakszerű, biztonságos őrzésével, feldolgozásával és használatának biztosításával összefüggő szakmai követelményeket, valamint a levéltári anyagban végezhető selejtezés rendjét, és a Magyar Országos Levéltár közreműködésével ellenőrzi a szakmai követelmények érvényesítését; c) irányítja és felügyeli a Magyar Országos Levéltárat; d) dönt a hatáskörébe utalt egyedi ügyekben.


II. Fejezet A KÖZIRAT A köziratok kezelése és védelme 9. § (1) A közfeladatot ellátó szerv köteles a) a hozzá érkezett és az általa készített iratokat az érkezés, illetve a keletkezés időpontjában nyilvántartásba venni; b) a nyilvántartást és az ahhoz kapcsolódó - az irattári anyag áttekinthetőségét szolgáló - ügyviteli segédleteket levéltári célra is használható módon vezetni; c) az ügyintézés során a selejtezhető, valamint a maradandó értékű, s ezért nem selejtezhető iratokat az irattári terv megfelelő tételébe besorolni, a tétel jelét az iraton feltüntetni, és azt a nyilvántartásba bejegyezni; d) a nála keletkező, nem selejtezhető iratok készítésekor azok tartós megőrzését lehetővé tevő eszközöket, anyagokat és eljárásokat alkalmazni; e) az elintézett ügyek iratait - az irattári terv szerinti rendszerezés és válogatás pontosságának ellenőrzése mellett - irattárában elhelyezni, s irattári anyagának szakszerű és biztonságos megőrzéséről, valamint használatra bocsátásáról gondoskodni; f) irattári anyagának selejtezhető részét, az irattári tervben megjelölt irattári őrzési idő letelte után, a szerv nem selejtezhető iratainak átvételére jogosult közlevéltár (a továbbiakban: illetékes közlevéltár) engedélyével kiselejtezni; g) a nem selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratokat a kapcsolódó nyilvántartásokkal és segédletekkel együtt - a 12. §-ban előírtak szerint - saját költségén az illetékes közlevéltárnak átadni. (2) Az (1) bekezdésben meghatározott követelmények teljesítésének részletes szabályait a közfeladatot ellátó szerv által készített egyedi vagy a részére kötelezően előírt egységes iratkezelési szabályzat és irattári terv tartalmazza. (3) Az (1) bekezdésben meghatározott követelmények teljesítéséért, valamint az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért a közfeladatot ellátó szerv vezetője felelős. (4) Közfeladatot ellátó szerv megszüntetése vagy feladatkörének megváltoztatása esetén a rendelkező szerv köteles intézkedni az érintett szerv irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről és használhatóságáról. Jogutód nélküli megszűnés esetén az érintett szerv nem selejtezhető iratait az illetékes közlevéltárban kell elhelyezni.


Az iratkezelési szabályzatok kiadása 10. § (1) Egységes iratkezelési szabályzatot ad ki a Kormány - a Magyar Országos Levéltár véleményének kikérésével - a minisztériumok és az országos hatáskörű szervek részére. (2) Az ágazati irányítást ellátó miniszter, országos hatáskörű szerv vezetője egységes iratkezelési szabályzatot ad ki az államigazgatási szervek, a fegyveres erők, a rendvédelmi szervek és a polgári nemzetbiztonsági szolgálatok, valamint az állami intézmények és a helyi önkormányzati intézmények részére. Az igazságügyminiszter adja ki az egységes iratkezelési szabályzatot - a Legfelsőbb Bíróság kivételével - a bíróságok részére, a legfőbb ügyész pedig az ügyészségek részére. (3) A (2) bekezdésben említett szervek egységes iratkezelési szabályzatának kiadásakor a Magyar Országos Levéltár egyetértési jogot gyakorol. (4) Az (1)-(2) bekezdésben nem említett közfeladatot ellátó szervek, valamint a Legfelsőbb Bíróság egyedi iratkezelési szabályzatot készítenek, amelyet az illetékes közlevéltárral egyetértésben adnak ki. A helyi önkormányzatok az iratkezelési szabályzatukat - a belügyminiszternek a művelődési és közoktatási miniszterrel egyetértésben kiadott - iratkezelési mintaszabályzata alapján készítik el. (5) A Magyar Országos Levéltár, illetőleg az illetékes közlevéltár egyetértési joga az irattári tételek kialakításával és a nem selejtezhető irattári tételek kijelölésével, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltári használatát befolyásoló előírásokkal összefüggő kérdésekre terjed ki. A közlevéltárak egyetértési jogának gyakorlása kapcsán keletkezett vitában a művelődési és közoktatási miniszter dönt. A köziratok kezelésének levéltári ellenőrzése 11. § A nem selejtezhető köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében a közfeladatot ellátó szerv iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét - az iratkezelési szabályzat alapján - az illetékes közlevéltár ellenőrzi. Ellenőrzési feladatának ellátása során a) az iratkezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba - az államtitkot és a szolgálati titkot tartalmazó iratok kivételével - és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja; b) iratkezelési kérdésekben szaktanácsot ad, a nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre vonatkozóan határidőt állapít meg; c) ha a szerv a jegyzőkönyvben meghatározott ideig nem intézkedik, akkor a levéltár szabálysértési eljárás indítása céljából a felügyeleti szervet értesíti, annak hiányában a szabálysértési eljárás indítását maga kezdeményezi. A köziratok levéltárba adása 12. § (1) A nem selejtezhető köziratok teljes és lezárt évfolyamait - az (5) bekezdésben meghatározott kivétellel - a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni. (2) A nem selejtezhető köziratok átadásának-átvételének időpontjáról az átadó szerv és az illetékes közlevéltár közösen állapodik meg. (3) Az (1) bekezdésben meghatározott átadás-átvételi határidő abban az esetben, ha a közfeladatot ellátó szervnek a nem selejtezhető iratokra ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van, illetőleg akkor, ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem 80 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

rendelkezik, további öt évre külön engedély nélkül meghosszabbítható. Az átadás-átvételi határidő öt éven túli meghosszabbítását egy alkalommal, legfeljebb tíz év időtartamra a művelődési és közoktatási miniszter engedélyezi. Ennél hosszabb irattári őrzési időt csak jogszabály állapíthat meg. (4) A közlevéltár tizenöt éven belül keletkezett közirat átvételére csak jogszabály alapján kötelezhető. (5) A tizenöt évnél régebben keletkezett, államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó, nem selejtezhető iratokat a minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártát követő naptári év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni. (6) Az iratokat őrző szerv kezdeményezésére az illetékes közlevéltár az érvényességi idő lejárta előtt is átvehet államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó iratokat, ha azok megfelelő őrzésének és kezelésének feltételeit biztosítani tudja. (7) A közfeladatot ellátó szerv azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek a 22. § (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is az őrizetében vannak, a közlevéltárban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint köteles biztosítani. III. Fejezet A KÖZLEVÉLTÁR A közlevéltár feladatai 13. § A közlevéltár feladatkörében a) a 31. §-ban meghatározott kivételekkel kizárólagos joggal átveszi és megőrzi az illetékességi körébe tartozó szervek nem selejtezhető köriratait; b) gyűjti (jogszabály alapján vagy ajándékként átveszi, illetőleg megvásárolja), valamint ingyenes letétként megőrzi a maradandó értékű magániratot; c) az átvett, illetőleg a gyűjtött levéltári anyagot nyilvántartja, szakszerűen kezeli, biztonságosan megőrzi, és az őrizetében lévő levéltári anyagot - annak szükség szerinti átselejtezésével, rendezésével, valamint a tudományos igényű áttekintést biztosító segédletek készítése és közzététele útján feldolgozza, s az anyag használatát lehetővé teszi; d) az őrizetében lévő levéltári anyagról hiteles másolatot vagy tartalmi kivonatot ad ki; e) a levéltári anyag védelme érdekében ellenőrzi a közfeladatot ellátó szervek, valamint a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári selejtezését és iratkezelésének rendjét; f) megrongált vagy pusztulásnak indult levéltári anyagának konzerválásáról és restaurálásáról gondoskodik, ezekről, illetőleg különösen jelentős levéltári anyagáról biztonsági másolatot készít vagy készíttet, és annak egy példányát - ha jogszabály másként nem rendelkezik - a Magyar Országos Levéltár biztonsági filmtárának átadja; g) levéltár- és történettudományi kutatásokat végez a levéltári munka fejlesztése és a levéltári anyag felhasználásának elősegítése céljából, s közzéteszi a kutatás eredményeit, illetve a tudományos munkamegosztás keretében részt vállal az általa őrzött iratanyag publikálásában; h) a levéltári anyag oktatási, illetőleg közművelődési célú felhasználását, valamint a levéltári tevékenység megismertetését kiadványokkal és egyéb módon elősegíti; 81 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

i) a maradandó értékű magániratok kiválogatására, szakszerű kezelésére vonatkozóan szaktanácsot adhat, a maradandó értékű magániratok védetté nyilvánításában közreműködik. A közlevéltárak és illetékességük 14. § (1) A közlevéltár lehet általános levéltár, állami szaklevéltár, települési önkormányzat, köztestület, közalapítvány, illetőleg jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv levéltára. (2) A közlevéltár illetékességét a köziratokat illetően e törvény, a köziratnak nem minősülő levéltári anyagot illetően az általános levéltárak tekintetében a művelődési és közoktatási miniszter, egyéb közlevéltár tekintetében pedig - a művelődési és közoktatási miniszter egyetértésével - a fenntartó határozza meg. A közlevéltár fenntartójának kötelezettségei 15. § (1) A közlevéltárat fenntartó szerv köteles gondoskodni arról, hogy levéltára a) rendelkezzék a 13. §-ban meghatározott feladatok ellátásához szükséges szakképzett személyzettel és technikai felszereléssel, továbbá b) rendelkezzék a levéltári anyag rendszeres átvételét biztosító, zárt, tűzbiztos, száraz, megfelelő páratartalmú és hőmérsékletű, a levéltári anyag őrzésén kívül egyidejűleg más célra fel nem használható, a szakszerű őrzéshez szükséges tárolóeszközökkel felszerelt raktárral (raktárakkal), kutatóteremmel és a működéséhez szükséges egyéb feltételekkel. (2) Közlevéltárat létesíteni csak az (1) bekezdés a) és b) pontjában meghatározott feltételek együttes biztosításával lehet. Általános levéltárak 16. § (1) A levéltárral nem rendelkező közfeladatot ellátó szervek levéltári anyaga az általános levéltárak illetékességi körébe tartozik. Általános levéltárat törvény létesíthet, illetve szüntethet meg, a megszűnő levéltár anyagának átvételére illetékes közlevéltár megnevezésével. (2) Általános levéltár a Magyar Országos Levéltár, valamint a megye (főváros) önkormányzata által fenntartott közlevéltár. 17. § (1) A Magyar Országos Levéltár központi általános levéltár. Illetékességi körébe tartozik a köztársasági elnöknek és hivatalának, az Országgyűlésnek és hivatalának, továbbá az országgyűlési biztosok hivatalainak, az Alkotmánybíróságnak, a miniszterelnöknek és hivatalának a - 19. § (2) bekezdésében meghatározott kivétellel - a minisztériumoknak és az országos hatáskörű szerveknek, valamint az ezek közvetlen felügyelete és irányítása alá tartozó intézményeknek és külképviseleti szerveknek, a Legfelsőbb Bíróságnak, a Legfőbb Ügyészségnek, az Állami Számvevőszéknek és a Magyar Nemzeti Banknak, valamint mindezen szervek jogelődeinek levéltári anyaga, továbbá minden, levéltárral nem rendelkező országos köztestület és közalapítvány levéltári anyaga. (2) A Magyar Országos Levéltár a 13. §-ban meghatározott feladatokon kívül a) közreműködik a művelődési és közoktatási miniszternek e törvény 8. §-a b) pontjában meghatározott feladatai ellátásában, ennek során a külön joszabályban meghatározott szakmai követelmények érvényesítése érdekében ellenőrzi a közlevéltárak munkáját, és az ellenőrzés eredményéről évente beszámol a miniszternek;


b) összesíti, továbbá a közlevéltárak közreműködésével értékeli a köziratok kezelésének országos tapasztalatait, és erről évente jelentést tesz a művelődési és közoktatási miniszternek; c) nyilvántartja a közlevéltárakat és a magánlevéltárakat, valamint vezeti a védett levéltári anyag központi nyilvántartását; d) feltárja, nyilvántartja és gyűjti (másolatban beszerzi vagy megvásárolja) a magyar vonatkozású külföldi levéltári anyagot; e) őrzi a törvények eredeti példányát; f) levéltár-tudományi szakkönyvtárat működtet; g) levéltári állományvédelmi kérdésekben szaktanácsadást nyújt más levéltáraknak; h) a hazai közlevéltári anyagról készült biztonsági másolatok egy példányát biztonsági filmtárában megőrzi; i) részt vesz a levéltárosok felsőfokú képzésében, és ellátja a középfokú levéltári szakképzéssel kapcsolatos feladatait; j) évente nyilvánosságra hozza a közlevéltárak gyarapodását, a kutatási korlátozás alól felszabadult iratok jegyzékét. 18. § A megyei (fővárosi) közlevéltár területi általános levéltárként a megye (főváros) önkormányzatának közvetlen felügyelete és irányítása alatt működik. Illetékességi körébe tartozik a fenntartó önkormányzat testületének, hivatalainak és intézményeinek, valamint ezek jogelődeinek levéltári anyaga, továbbá a megye (főváros) területén keletkezett minden olyan levéltári anyag, amely nem tartozik más levéltár illetékességi körébe. Állami szaklevéltárak 19. § (1) Állami szaklevéltár a Hadtörténelmi Levéltár, a Központi Statisztikai Hivatal Levéltára és a Vízügyi Levéltár, valamint az állam által fenntartott felsőoktatási, tudományos, kulturális vagy egészségügyi szolgáltatást végző intézmény levéltára. (2) A szaklevéltár illetékességi köre a) a Hadtörténelmi Levéltár esetében a Honvédelmi Minisztérium és a Magyar Honvédség Parancsnoksága, valamint az ezek közvetlen felügyelete vagy irányítása alá tartozó katonai szervezetek, b) a Központi Statisztikai Hivatal Levéltára esetében a Központi Statisztikai Hivatal és az ennek közvetlen felügyelete alá tartozó szervek, c) a Vízügyi Levéltár esetében a Közlekedési, Hírközlési és Vízügyi Minisztérium felügyelete alá tartozó vízügyi szervek, d) a felsőoktatási, tudományos, kulturális vagy egészségügyi szolgáltatást végző intézmény levéltára esetében a fenntartó szervlevéltári anyagára, továbbá mindezek jogelődeinek működése során keletkezett levéltári anyagára terjed ki. (3) A (2) bekezdés d) pontjában meghatározott szaklevéltár létesítését és megszüntetését - a szerv felügyeletét vagy irányítását ellátó miniszter (országos hatáskörű szerv vezetője) véleményének előzetes kikérésével - a művelődési és közoktatási miniszter engedélyezi. (4) Megszűnő szaklevéltár anyagának elhelyezéséről a művelődési és közoktatási miniszter gondoskodik.


Települési önkormányzat levéltára 20. § (1) A települési önkormányzat a testülete, hivatalai és intézményei, valamint ezek jogelődei levéltári anyagára kiterjedő illetékességgel közlevéltárat létesíthet. A levéltár a fenntartó önkormányzat közvetlen felügyelete és irányítása alatt működik. (2) Települési önkormányzat levéltárának létesítéséhez a művelődési miniszter előzetes hozzájárulása szükséges. A miniszter megtagadhatja a hozzájárulást, ha a létesítendő levéltár folyamatos működésének személyi és dologi feltételeit [15. § (1) bekezdés] hosszabb távon nem látja biztosítottnak. Ha a levéltár működését meghatározó feltételek megszűnnek, a miniszter visszavonhatja hozzájárulását. Ebben az esetben a fenntartó önkormányzat köteles a levéltárat megszüntetni. (3) Ha a települési önkormányzat megszünteti levéltárát, annak anyagát a területileg illetékes megyei (fővárosi) levéltárban kell elhelyezni. Ilyen esetben a települési önkormányzat a levéltár céljait szolgáló vagyonát használatra köteles átengedni a megyei (fővárosi) önkormányzatnak. Köztestület, közalapítvány és egyéb közfeladatot ellátó szerv levéltára 21. § Köztestület, közalapítvány vagy jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv saját levéltári anyagának őrzésére közlevéltárat létesíthet. A létesítést, illetőleg a megszüntetést a közlevéltárakról vezetett központi nyilvántartásba be kell jegyeztetni. Megszűnés esetén a köztestület, a közalapítvány és az egyéb közfeladatot ellátó szerv levéltári anyagának elhelyezéséről a művelődési és közoktatási miniszter intézkedik. IV. Fejezet A KÖZLEVÉLTÁR ANYAGÁNAK HASZNÁLATA A közlevéltár anyagában történő kutatás 22. § (1) A közlevéltárban őrzött, az 1990. május 1-je után keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított harminc éven túli, az 1990. május 2-a előtt keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított tizenöt éven túli levéltári anyagban - a 24-25. §-okban foglalt kivételekkel -, továbbá időbeli korlátozás nélkül abban a levéltári anyagban, amelyet már nyilvánosságra hoztak, illetőleg, amelynek tartalmát az Avtv. szerint mindenki megismerheti, kérelemre bármely természetes személy ingyenesen kutathat, és a kutatásra kiadott levéltári anyagról saját költségén másolatot készíttethet. (2) A kutatási kérelmet a levéltári anyagot őrző közlevéltárhoz kell benyújtani. A kérelemben meg kell jelölni a kutatás célját, tárgyát és időhatárát. (3) A közlevéltár a kutatási kérelemről és a kutatásra átadott levéltári anyagról nyilvántartást vezet. 23. § (1) Az 1990. május 1-je után keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított harminc év lejárta előtt a belső használatra készült, valamint a döntéselőkészítést tartalmazó levéltári anyagban folytatható kutatást az átadó szerv hozzájárulásával a levéltári anyagot őrző közlevéltár engedélyezi. Jogutód nélkül megszűnt szerv levéltári anyagában a kutatást a levéltári anyagot őrző közlevéltár engedélyezi. (2) Az 1990. május 2-a előtt keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított tizenöt éven belüli levéltári anyagban - ideértve a belső használatra készült, valamint döntéselőkészítést tartalmazó levéltári iratokat is - a kutatást az átadó szerv hozzájárulásával a (3) bekezdésben meghatározott kuratórium engedélyezi. Jogutód nélkül megszűnt szerv levéltári anyagában, továbbá az 1991. évi LXXXIII. törvény 2. §-ában meghatározott iratokban a kutatást a kuratórium engedélyezi. 84 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

(3) A kuratórium tagjai: a Magyar Országos Levéltár, a Politikatörténeti Intézet és az 1956-os Magyar Forradalom Történetének Dokumentációs és Kutató Intézete - közalapítvány által kijelölt egyegy személy, továbbá a Magyar Tudományos Akadémia által kijelölt két személy. 24. § (1) Ha törvény másként nem rendelkezik, a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag az érintett halálozási évét követő harminc év után válik bárki számára kutathatóvá. A védelmi idő, ha a halálozás éve nem ismert, az érintett születéstől számított kilencven év, ha pedig a születés és a halálozás időpontja sem ismert, a levéltári anyag keletkezésétől számított hatvan év. (2) A védelmi idő lejárta előtt is kutatható az (1) bekezdésben meghatározott levéltári anyag, ha a) a kutatás - a kérelmező költségére - anonimizált másolattal is megvalósítható, vagy b) a kutatáshoz az érintett, illetőleg annak halálát követően bármely örököse vagy hozzátartozója a kutató kérésére hozzájárult, vagy c) a kutatásra tudományos célból van szükség - feltéve, hogy a 22. §-a (1) bekezdésében meghatározott harminc, illetőleg tizenöt év már eltelt - és a kutató a (3) és (4) bekezdésben meghatározott követelményeknek eleget tesz. (3) A közlevéltár a (2) bekezdés c) pontja szerinti tudományos célú kutatást akkor köteles engedélyezni, ha a kutató csatolja a tudományos kutatást rendeltetésszerűen végző, közfeladatot ellátó szervnek - a kutató részletes kutatási terve alapján megadott - támogató állásfoglalását. (4) A kutatónak írásos nyilatkozatban vállalnia kell, hogy a megismert és kigyűjtött személyes adatokat az Avtv. 32. §-ában meghatározott módon kezeli és használja fel, továbbá az írásos nyilatkozatban meg kell jelölnie az adatkezelés helyét. 25. § (1) A minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártáig az államtitkot, szolgálati titkot vagy törvényben meghatározott egyéb más titkot tartalmazó levéltári anyagban csak a minősítő hozzájárulásával folytatható kutatás. (2) Nem engedélyezhető a kutatás a) a nemzetközi kötelezettségvállalás körében keletkezett, illetőleg külföldi szerv vagy személy által átadott iratokban a nemzetközi szerződésben, illetőleg az átadó által meghatározott ideig; b) abban a köziratnak nem minősülő levéltári anyagban, amely az átadó szerv vagy természetes személy által meghatározott feltételek alapján még nem kutatható. (3) Ha a levéltári anyag fizikai állapota miatt nem bocsátható a kérelmező rendelkezésére, a közlevéltár - saját költségére - másolat készítésével teljesíti a kérelmet, ha a másolat készítése nem jár az eredeti levéltári anyag további megrongálódásának vagy megsemmisülésének veszélyével, illetőleg nem jár a szokványos másolatkészítési díj ötszörösét meghaladó költséggel. Az utóbbi esetben azonban, ha a kérelmező a többletköltséget megfizeti, a közlevéltár köteles másolat készítésére. 26. § A kutatási kérelem részleges vagy teljes megtagadását a közlevéltár, illetőleg a 23. § (3) bekezdésében meghatározott kuratórium köteles írásban megindokolni. A használat egyéb módjai 27. § (1) A közlevéltár a kérelmező által megadott - az azonosításhoz szükséges - információk alapján egyedi adatról tájékoztatást nyújt. (2) A tájékoztatási kérelem részleges vagy teljes megtagadását a közlevéltár írásban köteles közölni. 85 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

(3) Tájékoztatás érdekében közlevéltár kutatást - díjtalan szolgáltatásként - csak jogszabály alapján vagy fenntartója utasítására végez. 28. § A közlevéltár az őrizetében lévő levéltári anyagot kutatási célból más levéltárnak, illetőleg kiállítás céljából szerv számára - külön jogszabály alapján - meghatározott időre kikölcsönözheti. Az iratot átadó szerv, illetve jogutódja részére a kölcsönzést ügyviteli célból a levéltár köteles engedélyezni. A kölcsönzési kérelem másolattal is teljesíthető. Jogorvoslati kutatási vagy tájékoztatási kérelem megtagadása esetén 29. § (1) A kutatási vagy a tájékoztatási kérelem részleges vagy teljes megtagadása esetén a kérelmező bírósághoz fordulhat. (2) A per megindítására és az eljárás lefolytatására - a (3) bekezdésben foglalt kivétellel - az Avtv. 21. § (2)-(7) bekezdésének szabályai az irányadóak. (3) A kérelmező saját adataira vonatkozó tájékoztatási kérelmének megtagadása estén a bírósági eljárásra az Avtv. 17. §-ának szabályait kell alkalmazni.

V. Fejezet A MAGÁNLEVÉLTÁRI ANYAG VÉDELME Nyilvános magánlevéltár 30. § (1) Az a természetes személy, továbbá az a nem közfeladatot ellátó szerv, amely a tulajdonában vagy birtokában lévő maradandó értékű iratainak tartós megőrzése céljából levéltárat létesít vagy tart fenn, és vállalja a (2) bekezdésben foglalt követelmények teljesítését, a Magyar Országos Levéltárnál kezdeményezheti levéltárának nyilvános magánlevéltárként történő bejegyzését. A nyilvános magánlevéltárként történő bejegyzést - a Magyar Országos Levéltár javaslatára - a művelődési és közoktatási miniszter engedélyezi. (2) A nyilvános magánlevéltár a) levéltári anyagának jegyzékét - nyilvántartás céljából - a Magyar Országos Levéltárnak átadja; b) levéltári anyagának kezelésére és őrzésére a közlevéltárak számára előírt szabályokat alkalmazza; c) levéltári anyagából a közlevéltárakra vonatkozó rendelkezések szerint tájékoztatást nyújt, adatokat szolgáltat, iratokat kölcsönöz és anyagában - saját szabályzata szerint - a kutatást ingyenesen lehetővé teszi. (3) Ha a nyilvános magánlevéltár a (2) bekezdésben meghatározott követelményeket nem teljesíti, a miniszter elrendelheti a levéltár nyilvántartásból való törlését. (4) A nyilvános magánlevéltár külön jogszabályban meghatározott költségvetési támogatásban részesül. 31. § (1) A nyilvános magánlevéltár köziratnak minősülő levéltári anyag kivételével bármilyen levéltári anyagot gyűjthet, az illetékes egyházi levéltár azonban gyűjtheti az egyház által fenntartott nevelési-oktatási intézmény köziratnak minősülő levéltári anyagát is.


(2) A művelődési és közoktatási miniszter engedélyezheti a káptalani vagy konventi hiteleshelyi levéltárak anyagának az illetékes hazai egyházi levéltárban, más köziratnak nyilvános magánlevéltárban történő elhelyezését, ha a levéltár fenntartója az anyag őrzését, kezelését és használatát illetően biztosítja a 15. § (1) bekezdésében meghatározott feltételeket, és az anyag kutathatóságát a közlevéltárban őrzött levéltári anyagra vonatkozó szabályok szerint lehetővé teszi.

A maradandó értékű magániratok védelme 32. § (1) A nem közfeladatot ellátó szervek - a (3) bekezdésben foglalt kivétellel - irattári anyaguk kezelésének módját maguk alakíthatják ki, de az illetékes közlevéltártól szaktanácsot kérhetnek, vele a segítségadás rendszeres módjára, illetve az iratok ajándékként vagy ingyenes letétként való megőrzésére vonatkozóan megállapodást köthetnek. (2) A közlevéltárnak az (1) bekezdés szerinti megállapodással átadott iratok kutathatóságát az ajándékozó, illetőleg a letétbe adó meghatározott időtartamra korlátozhatja. (3) A tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok kötelesek iratkezelésüket az illetékes közlevéltárral egyetértésben szabályozni, irattári anyagukat a szabályzatban foglaltak szerint kezelni, a helyszíni tájékozódást - az üzemi és az üzleti titkok védelmének biztosítása mellett - a közlevéltár számára megengedni, nem selejtezhető irataikat - ha azok feladataik ellátásához már nem szükségesek - részére átadni. Ezen szervek közlevéltárba adott irataik kutathatóságát illetően a (2) bekezdésben foglaltak szerint rendelkezhetnek. 33. § (1) A nem közfeladatot ellátó szervek irattári anyagának ügyviteli szempontból elévült részét, továbbá a természetes személyek irathagyatékát, ha az tartamát vagy egyéb jellegzetességeit tekintve megfelel a 3. § j) pontjában meghatározott ismérveknek, s az iratot nem levéltár őrzi, a művelődési és közoktatási miniszter védett levéltári anyaggá nyilváníthatja. (2) A védett levéltári anyaggá nyilvánítást a tulajdonos bármely közlevéltárnál vagy - a 34. §-ban meghatározott kivétellel - bármely levéltár a tulajdonos egyetértésével kezdeményezheti. (3) A védett levéltári anyagot a Magyar Országos Levéltár nyilvántartásba veszi, s az anyagról biztonsági másolatot készíthet. A biztonsági másolatról további másolat készítését, valamint az abban folytatható kutatást a tulajdonos, ha a kutatás személyhez fűződő jogait vagy jogos érdekeit sértené, meghatározott időtartamra megtilthatja. (4) A védett levéltári anyag szakszerű megőrzése és kezelése érdekében az illetékes levéltár a szükséges konzerválási, restaurálási munka elvégzéséhez segítséget nyújt, illetőleg ingyenes szaktanácsot ad. Az illetékes közlevéltár a védett levéltári anyag állapotát illetően a helyszínen tájékozódhat. (5) A védett levéltári anyag elidegenítése esetén a védetté nyilvánító határozatban megjelölt levéltárat elővásárlási jog illeti meg. (6) Az elővásárlási jog gyakorlásáról - az ajánlat kézhezvételétől számított harminc napon belül - az (5) bekezdésben meghatározott levéltár nyilatkozik. Elidegenítés esetén az új tulajdonos a levéltári anyag őrzési helyét a Magyar Országos Levéltárnak köteles bejelenteni. 34. § (1) Az a tulajdonos, aki 1867 előtt keletkezett iratát vagy a keletkezés idejétől függetlenül valamely jelentős közéleti személyiség irathagyatékát, továbbá - egyéb vagyontárgyaitól elkülönítetten - irattári anyagának maradandó értékű részét kereskedelmi forgalomba kívánja bocsátani, köteles azt először a Magyar Országos Levéltárnak megvételre felajánlani vagy védetté nyilvánítás céljából bemutatni. Ha a Magyar Országos Levéltár a tulajdonos által megjelölt vételárat nem tudja kifizetni, kezdeményezheti az iratok védetté nyilvánítását. 87 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

(2) Állami gazdálkodó szervezet működése során keletkezett irattári anyagot a gazdálkodó szervezet privatizálását követően is csak az illetékes közlevéltár által meghatározott szempontok szerint lehet selejtezni. Ha a nem selejtezhető iratokat az új tulajdonos nem kívánja megőrizni, azokat az illetékes közlevéltár részére át kell adnia. Ha az új tulajdonos a nem selejtezhető iratokra igényt tart, az illetékes közlevéltár kezdeményezheti az iratok védetté nyilvánítását. (3) Az állam vagy a helyi önkormányzat által fenntartott múzeum, könyvtár a gyűjteményébe tartozó maradandó értékű iratokat a védett levéltári anyagról vezetett nyilvántartásba bejelenti, s ezen iratokban a kutatást a közlevéltárakra vonatkozó szabályok szerint lehetővé teszi. VI. Fejezet VEGYES ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 35. § (1) Ez a törvény - a (2) bekezdésben foglalt kivétellel - 1996. január 1-jén lép hatályba. (2) A törvény 3. §-a, 12. §-a, 22-29. §-a és 36. §-a 1995. július 1-jén lép hatályba. (3) Az egyes fontos tisztséget betöltő személyek ellenőrzéséről szóló 1994. évi XXIII. törvény 1. §ának a) pontjában meghatározott szervek iratainak a Belügyminisztérium irattári anyagától történő elkülönítéséről, további őrzéséről, kezeléséről és használatáról külön törvény rendelkezik. (4) A törvény hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszíti a levéltári anyag védelméről és a levéltárakról szóló 1969. évi 27. törvényerejű rendelet - a 10/A. § első mondatának kivételével -, az ezt módosító 1972. évi 19. törvényerejű rendelet, és az 1991. évi LXXXIII. törvény 1. §-a, továbbá a levéltári anyag védelméről és a levéltárakról szóló 1969. évi 27. törvényerejű rendelet végrehajtása tárgyában kiadott 30/1969. (IX. 2.) Korm. rendelet, az ezt módosító 34/1970. (IX. 13.) Korm. rendelet 1. §-a, a 37/1971. (XI. 3.) Korm. rendelet, a 29/1973. (XI. 21.) MT rendelet 1. §-a, a 20/1992. (I. 28.) Korm. rendelet 3. §-a (1) bekezdésének a) pontja, 3. §-a (2) bekezdésének a), b) és e) pontja és a levéltári anyag védelméről és a levéltárakról, valamint a közgyűjteményekben folytatható kutatások egyes kérdéseiről szóló jogszabályok módosítására kiadott 177/1991. (XII. 28.) Korm. rendelet, továbbá a 121/1992. (VIII. 11.) Korm. rendelet 1-2. §-a és a 4. §-a. A 121/1992. (VIII. 11.) Korm. rendelet 3. §-a, továbbá a közgyűjteményekben folytatható kutatások egyes kérdéseiről szóló 118/1989. (XI. 22.) MT rendelet módosítása tárgyában kiadott 102/1993. (VII. 12.) Korm. rendelet 1995. július 1-jén veszíti hatályát.2 (5) Felhatalmazást kap a művelődési és közoktatási miniszter, hogy rendeletben szabályozza a maradandó értékű magániratok védetté nyilvánítására vonatkozó eljárást, a 23. § (3) bekezdésében meghatározott kuratórium működését, valamint - az igazságügyminiszterrel együtt - az eredeti köziratot helyettesítő másolat készítésének a rendjét. (6) Ahol jogszabály „történeti értékű iratot” említ, azon „maradandó értékű iratot” kell érteni. (7) A jelenleg működő, nem közfeladatot ellátó szervek által fenntartott levéltárak nyilvános magánlevéltárként folytatják tevékenységüket. (8) A törvény 10. §-a szerinti iratkezelési szabályzatokat 1998. december 31-ig kell elkészíteni. 36. § E törvény hatálybalépésével egyidejűleg 1. az Avtv. 30. §-a i) pontjának második fordulata hatályát veszti, valamint az Avtv. 19. §-ának (1) bekezdésében „az állami vagy helyi önkormányzati feladatot ellátó szerv és személy” szövegrész helyébe „az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy” szövegrész lép; 88 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

2. az Avtv. 2. §-ának 3. pontja helyébe a következő szöveg lép: „közérdekű adat: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő, a személyes adat fogalma alá nem eső adat;” 3. az Avtv. 19. §-ának (2) bekezdése a következő mondattal egészül ki: „E szervek hatáskörében eljáró személyek neve és beosztása - ha törvény másként nem rendelkezik - bárki számára hozzáférhető, nyilvános adat.” 4. az Avtv. 19. §-a a következő (4) és (5) bekezdéssel egészül ki: „(4) Az (1) bekezdésben említett szervek hatáskörében eljáró személynek a feladatkörével összefüggő személyes adata a közérdekű adat megismerését nem korlátozza. (5) Ha törvény másként nem rendelkezik, a belső használatra készült, valamint a döntéselőkészítéssel összefüggő adat a keletkezését követő harminc éven belül nem nyilvános. Kérelemre az adatok megismerését a szerv vezetője e határidőn belül is engedélyezheti.”


Tartalomjegyzék ÜGYVITELI ISMERETEK...................................................................................................................................... 0 AZ ÜGYVITELI MUNKAFOLYAMATOK............................................................................................................ 1 AZ ÜGYVITEL .......................................................................................................................................................... 1 ÜGYVITELI ALAPFOGALMAK .................................................................................................................................... 1 A leggyakrabban használt ügyiratok csoportosítása ............................................................................................. 4 AZ ÜGYVITELSZERVEZÉS ......................................................................................................................................... 6 AZ ÜGYIRATKEZELÉS .............................................................................................................................................. 8 Az ügyiratkezelés szervezete .............................................................................................................................. 8 Az ügyiratkezelés folyamatábrája ....................................................................................................................... 9 Az ügyiratkezelés szakaszai...............................................................................................................................10 I. Nyilvántartásba vétel .................................................................................................................................................. 11 II. Ügyiratkezelés az ügyintézés folyamatában................................................................................................................ 21 III. Ügyintézés lezárása utáni iratkezelés ........................................................................................................................ 30

A minősített adatok kezelésének fontosabb szabályai .........................................................................................39 Más szervtől érkezett minősített irat átvétele .................................................................................................................. 40 Minősített adathordozó sokszorosítása ........................................................................................................................... 41 A minősített adathordozó őrzése .................................................................................................................................... 41 A minősített adat átadása, továbbítása, visszavétele ........................................................................................................ 42 A minősített adathordozók selejtezése ............................................................................................................................ 42

A KORSZERŰ IRODA BERENDEZÉSÉNEK ERGONÓMIAI SZEMPONTJAI ...............................................43 Az iroda mérete, a benne dolgozók száma ...................................................................................................................... 43 Az iroda falburkolata, padlózata, zajszintje..................................................................................................................... 45 Az iroda természetes és mesterséges megvilágítása ......................................................................................................... 45 Az iroda szellőztetése .................................................................................................................................................... 46 Az iroda berendezési tárgyai .......................................................................................................................................... 46

MELLÉKLETEK ....................................................................................................................................................53 IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT .........................................................................................................................53 A LEVÉLTÁRI TÖRVÉNY ..........................................................................................................................................75 TARTALOMJEGYZÉK ..........................................................................................................................................90


IV. Külső szakmai gyakorlat kidolgozása

Recommend Documents