SMLOUVA O DÍLO A O POSKYTNUTÍ SLUŽEB Název veřejné zakázky: „Zavedení systému řízení rizik Statutárního města Opavy“ Název projektu: Aktualizace strategického plánu a řízení rizik Statutárního města Opavy; CZ.1.04/4.1.01/89.00090
I. Smluvní strany Objednatel:
Statutární město Opava se sídlem Opava, Horní náměstí 69, PSČ: 746 26 IČ: 00300535, DIČ: CZ00300535 bankovní spojení: Česká spořitelna, a.s.; č. účtu: 27-1842619339/0800 zastoupen prof. PhDr. Zdeněk Jirásek, CSc., primátorem (dále také jen „objednatel“)
Zhotovitel: se sídlem: IČ: , DIČ: zapsán v obchodním rejstříku vedeném bankovní spojení: , č. účtu: jednající (dále také jen „zhotovitel“) II. Účel smlouvy 1.
Objednatel má zájem na vytvoření a zavedení systému řízení rizik v kontextu požadavků zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
2.
Zhotovitel prohlašuje, že je na základě svých odborných znalostí a zkušeností schopen poskytnout objednateli analytické a konzultační služby potřebné k vytvoření a zavedení systému řízení rizik, je schopen zajistit příslušné vzdělávací aktivity a dodat vnitřní předpis pro řízení rizik.
3.
Účelem této smlouvy je tedy úprava práv a povinností mezi smluvními stranami, souvisejících se splněním požadavku objednatele, jak je uvedeno v odstavci 1 a 2 tohoto článku, kdy se jedná především o úpravu práv a povinností spojených s: •
analýzou současného stavu řízení rizik v podmínkách Magistrátu města Opavy
•
zpracováním návrhu interního předpisu
•
realizací kurzu Řízení rizik
•
zpracování prvotního seznamu rizik
•
zavedením identifikovaných rizik do prostředí aplikace EFESSO, provázáním rizik s příslušnými procesy/službami a zodpovědnými pracovními pozicemi
•
revizí katalogu rizik
•
nastavení systému řízení rizik. III. Předmět smlouvy
1.
Zhotovitel se touto smlouvou zavazuje provést pro objednatele dílo a poskytnout objednateli služby, jak je toto dílo a jak jsou tyto služby (a případné další činnosti a dodávky) specifikovány v Příloze 1
č. 1, která je nedílnou součástí této smlouvy (dále také jen „dílo“), a objednatel se zavazuje za řádně provedené dílo zaplatit zhotoviteli sjednanou cenu. 2.
Zhotovitel se zavazuje provést dílo v souladu s touto smlouvou, pokyny objednatele, Zadávací dokumentací veřejné zakázky nazvané „Zavedení systému řízení rizik Statutárního města Opavy“ (na základě které podal zhotovitel svou nabídku do zadávacího řízení uvedené veřejné zakázky a s níž je tedy důkladně obeznámen), a dále v souladu s Nabídkou zhotovitele podanou v zadávacím řízení výše uvedené veřejné zakázky, kterážto nabídka je nedílnou součástí této smlouvy jako její Příloha č. 2, jakož i v souladu s příslušnými právními předpisy. IV. Doba plnění
Zhotovitel se zavazuje provést dílo v termínech stanovených v harmonogramu uvedeném v Příloze č. 4. V. Místo plnění Zhotovitel se zavazuje řádně vypracované dílo, resp. jeho dílčí části předat objednateli v sídle objednatele. Rovněž tak služby poskytované v rámci provádění díla dle této smlouvy objednateli (např. vedení workshopů, školení) je zhotovitel povinen poskytnout objednateli v sídle objednatele, příp. na jiném pracovišti Magistrátu města Opavy. VI. Cena díla Smluvní strany se dohodly na níže uvedené ceně za provedení díla dle této smlouvy, která sestává z cen za jednotlivé dílčí části díla, které jsou uvedeny v následující tabulce (dojde-li ke změně sazby daně z přidané hodnoty /DPH/ oproti sazbě uvedené v níže uvedené tabulce, upraví se cena včetně DPH tak, aby odpovídala sjednané ceně bez DPH navýšené o daň z přidané hodnoty ve výši platné ke dni vzniku povinnosti přiznat daň):
Část
Název aktivity
Analýza současného stavu řízení rizik I. Přípravná část
Zpracování návrhu interního předpisu Kurz Řízení rizik
CENA CELKEM ZA BOD V ZADÁVACÍ DOKUMENTACI – I. Zpracování prvotního seznamu rizik II. Realizační část
Zavedení dat do prostředí EFESSO Provázání identifikovaných rizik s položkami evidencí Služby/Procesy a Organizační struktura v prostředí aplikace EFESSO
CENA CELKEM ZA BOD V ZADÁVACÍ DOKUMENTACI – II. První revize katalogu rizik III. Revize systému
Kurz Řízení rizik II Revize systému řízení rizik Druhá revize katalogu rizik
2
Cena bez DPH
DPH
Cena celkem
CENA CELKEM ZA BOD V ZADÁVACÍ DOKUMENTACI – III.
CENA CELKEM (ZA ČÁSTI I. - III.)
VII. Platební podmínky 1.
Smluvní strany se dohodly, že cena díla bude placena ve třech splátkách, vždy po ukončení dílčí části uvedené v tabulce v článku VI. Této smlouvy s výjimkou posledního plnění – část III. Revize systému. Tato část bude s ohledem na termín ukončení realizace projektu (11/2014) fakturována tak, aby splatnost plnění byla stanovena nejpozději 28. 11. 2014.
2.
Cena díla, resp. cena příslušné dílčí části díla je splatná na základě daňového dokladu – faktury, kterou je zhotovitel oprávněn vystavit poté, co objednatel dílo, resp. jeho dílčí část na základě podpisu předávacího protokolu převezme.
3.
Faktura je splatná ve lhůtě třiceti kalendářních dnů ode dne jejího doručení objednateli.
4.
Faktura musí splňovat náležitosti daňového dokladu dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, a obsahovat náležitosti vyplývající z režimu spolufinancování projektu (ceny díla dle této smlouvy) ze strukturálních fondů Evropské unie, a dále název a evidenční číslo projektu, evidenční číslo a datum uzavření této smlouvy, specifikaci příslušné dílčí části díla, která je předmětem vyúčtování, odkaz na předávací protokol, na jehož základě objednatel příslušnou dílčí část díla od zhotovitele převzal, a vyčíslení ceny dané dílčí části díla, a to v členění cena bez DPH, sazba a výše DPH a cena včetně DPH.
5.
Datem uskutečnění zdanitelného plnění je termín převzetí díla, resp. jeho dílčí části na základě předávacího protokolu objednatelem.
6.
Nebude-li faktura obsahovat zákonem stanovené náležitosti nebo bude-li v rozporu s touto smlouvou, je objednatel oprávněn fakturu vrátit zhotoviteli k doplnění či opravě, přičemž ve vadné faktuře vyznačí důvod vrácení. V takovém případě se ruší lhůta splatnosti stanovená vadnou fakturou a nová lhůta splatnosti započne běžet dnem doručení bezvadné faktury objednateli.
7.
Objednatel dle dohody smluvních stran zaplatí cenu díla bezhotovostním převodem na bankovní účet zhotovitele uvedený v článku I. této smlouvy; bude-li však ve faktuře uvedeno jiné bankovní spojení, splní objednatel svou platební povinnost poukázáním příslušné částky na bankovní účet uvedený ve faktuře. VIII. Provádění díla
1.
Objednatel se zavazuje poskytnout zhotoviteli součinnost nezbytnou pro řádné provedení díla.
2.
Smluvní strany se zavazují vzájemně intenzivně a úzce spolupracovat a poskytovat si veškeré informace potřebné pro naplnění předmětu a účelu této smlouvy tak, aby dílo provedené dle této smlouvy bylo co nejkvalitnější, odpovídající nejnovějším poznatkům v dané oblasti, a pro objednatele s ohledem na jeho postavení a potřeby optimální. K dosažení tohoto cíle se zhotovitel zavazuje vyvinout maximální úsilí a využít všech svých odborných znalostí, dovedností a zkušeností.
3.
Zhotovitel je povinen během plnění této smlouvy pravidelně objednatele informovat o průběhu provádění díla a seznamovat jej s dílčími výsledky své činnosti; za tím účelem zhotovitel po dohodě s objednatelem svolá koordinační schůzky, které se budou konat v místě předání díla alespoň jedenkrát měsíčně a na nichž je objednatel oprávněn činnost zhotovitele, jakož i dílčí výsledky činnosti zhotovitele připomínkovat, dávat zhotoviteli závazné pokyny vztahující se k plnění této smlouvy a v případě zjištěných nedostatků požadovat po zhotoviteli zjednání nápravy. Zhotovitel je povinen pokyny objednatele akceptovat, dodržet a promítnout do plnění této smlouvy.
3
4.
Smluvní strany prohlašují, že ve věcech souvisejících s plněním této smlouvy jsou za ně oprávněny jednat následující osoby (případnou změnu těchto osob je smluvní strana povinna oznámit písemně druhé smluvní straně, přičemž tato změna nabývá účinnosti doručením písemného oznámení druhé smluvní straně), příp. osoby těmito osobami písemně pověřené: −
za objednatele: ve věcech smluvních: ve věcech projektových:
prof. PhDr. Zdeněk Jirásek, CSc., primátor Statutárního města Opavy, tel: +420 553 756 200, e-mail:
[email protected] Ing. Josef Hranec, vedoucí oddělení kontroly Magistrátu města Opavy, tel. +420 553 756 615, mobil: +420 604 229 358, e-mail:
[email protected]
(tím není a nesmí být dotčena pravomoc orgánů objednatele, zejména rady a zastupitelstva Statutárního města Opavy, v otázkách, které podléhají jejich rozhodnutí) −
za zhotovitele: ve věcech smluvních: ve věcech projektových:
(jméno a příjmení, funkce):……………………………… tel.:………….. ……… , e-mail: ………………………… (jméno a příjmení, funkce):……………………………… tel.:………….. ……… , e-mail: …………………………
5.
Vzájemná komunikace při plnění této smlouvy bude dle dohody smluvních stran probíhat písemnou formou. Písemnost musí být doručena druhé smluvní straně, a to osobně nebo doporučeným dopisem anebo prostřednictvím elektronické pošty na e-mailové adresy uvedené u výše uvedených osob oprávněných jednat za smluvní strany ve věcech souvisejících s plněním této smlouvy.
6.
Veškerá vzájemná komunikace mezi smluvními stranami musí probíhat mezi výše uvedenými oprávněnými osobami nebo s vědomím těchto oprávněných osob.
7.
Zhotovitel prohlašuje, že na provádění díla se budou z jeho strany podílet osoby uvedené v Příloze č. 3, která je nedílnou součástí této smlouvy, kteréžto osoby jako členové realizačního týmu jsou odborně zdatné a s ohledem na jejich vzdělání i praktické zkušenosti schopné dílo řádně provést. Zhotovitel se zavazuje, že zabezpečí profesionální složení realizačního týmu až do dokončení díla a jeho převzetí objednatelem. Zhotovitel se dále zavazuje, že osoby, jimiž prokázal splnění technických kvalifikačních předpokladů veřejné zakázky nazvané „Zavedení systému řízení rizik Statutárního města Opavy“, budou skutečně zapojeny v uvedených rolích do provádění díla dle této smlouvy. V případě nutné personální změny těchto osob je zhotovitel povinen neprodleně doložit splnění stejných podmínek stanovených objednatelem ve výše uvedené veřejné zakázce náhradními osobami a vyžádat si od objednatele souhlas se změnou těchto osob a jejich nahrazení příslušnými náhradníky. IX. Předání a převzetí díla
1.
Objednatel je povinen dílo, resp. jeho dílčí část převzít, jen je-li provedeno řádně a nevykazuje vady a nedodělky.
2.
Zhotovitel je povinen vyzvat objednatele k převzetí díla, resp. jeho dílčí části alespoň pět pracovních dnů před navrhovaným dnem předání a převzetí. Přílohou této výzvy musí být provedená dílčí část díla, aby se mohl objednatel před převzetím díla s danou dílčí částí díla předběžně seznámit a aby měl lhůtu pro ověření, zda je daná dílčí část díla provedena řádně a nevykazuje zjevné vady či nedodělky. U dílčích částí díla, které nejsou hmotně zachyceny jako výsledek činnosti zhotovitele (poskytnutí služeb, vzdělávání, školení apod.), musí být přílohou výzvy k převzetí díla podrobná zpráva, jakým způsobem a kdy byla daná dílčí část díla řádně splněna, a listiny prokazující tvrzení uvedená v této zprávě.
3.
Zjistí-li objednatel, že daná dílčí část díla není provedena řádně nebo že vykazuje vady či nedodělky, sdělí tuto skutečnost zhotoviteli na navrženém dni předání a převzetí a své stanovisko odůvodní (tím nejsou dotčena práva objednatele z vad díla, které objednatel při předběžném seznámení se s dílem neodhalil nebo které vyjdou najevo dodatečně). Zhotovitel je pak oprávněn opětovně vyzvat objednatele k převzetí dané dílčí části díla postupem dle 4
odstavce 2 tohoto článku smlouvy až poté, co vytčené vady, nedodělky i jiné nedostatky díla odstraní. 4.
O předání a převzetí díla, resp. jeho dané dílčí části se smluvní strany zavazují sepsat předávací protokol, který sepíše zhotovitel a který bude zejména obsahovat: název a evidenční číslo projektu, označení objednatele a zhotovitele, odkaz na tuto smlouvu – evidenční číslo a datum uzavření této smlouvy, označení dané dílčí části díla, zahájení a ukončení prací na prováděné dílčí části díla, podrobný přehled prací provedených na dané dílčí části díla, prohlášení objednatele o převzetí díla, datum a místo sepsání protokolu, jména a podpisy zástupců objednatele a zhotovitele.
5.
Předávací protokol musí být sepsán ve dvojím vyhotovení a musí být podepsán oběma smluvními stranami; po jednom vyhotovení obdrží každá smluvní strana. X. Odpovědnost za vady díla, záruka za jakost
1.
Zhotovitel poskytuje na dílo záruku za jakost v délce 60 měsíců; záruční doba počíná běžet dnem, kdy objednatel podpisem předávacího protokolu převzal poslední dílčí část díla.
2.
Případnou vadu díla je zhotovitel povinen odstranit nejpozději do dvaceti dnů ode dne, kdy mu objednatel danou vadu písemně oznámí, nebude-li dohodnuto jinak.
3.
V ostatním se odpovědnost zhotovitele za vady díla a nároky objednatele z vad díla řídí příslušnými ustanoveními obchodního zákoníku. XI. Smluvní sankce
1.
V případě prodlení zhotovitele s předáním bezvadného díla, resp. jeho dílčí části řádně a včas objednateli je zhotovitel povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu za porušení této své smluvní povinnosti ve výši 0,1 % z ceny dané dílčí části díla včetně DPH za každý den prodlení. Tím není dotčeno právo objednatele na náhradu škody.
2.
V případě prodlení zhotovitele s odstraněním vady díla řádně a včas je zhotovitel povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 10.000,00 Kč za každý den prodlení.
3.
Objednatel je v případě prodlení se zaplacením ceny díla povinen zaplatit zhotoviteli zákonný úrok z prodlení dle nařízení vlády č. 142/1994 Sb. XII. Prohlášení zhotovitele
1.
Zhotovitel prohlašuje, že vůči jeho majetku neprobíhá insolvenční řízení, v němž bylo vydáno rozhodnutí o úpadku nebo insolvenční návrh nebyl zamítnut proto, že majetek nepostačuje k úhradě nákladů insolvenčního řízení, nebo nebyl konkurs zrušen proto, že majetek byl zcela nepostačující nebo zavedena nucená správa podle zvláštních právních předpisů, není v likvidaci a nemá v evidenci daní zachyceny daňové nedoplatky. Dále prohlašuje, že odpovědný zástupce zhotovitele nebyl v době posledních tří let disciplinárně potrestán ani pravomocně odsouzen pro trestný čin hospodářský, proti majetku, ani pro trestný čin, jehož skutková podstata souvisí s předmětem podnikání zhotovitele.
2.
Jelikož veřejná zakázka „Zavedení systému řízení rizik Statutárního města Opavy“, a potažmo cena díla dle této smlouvy je spolufinancována z ESF prostřednictvím OP LZZ a ze státního rozpočtu ČR, zavazuje se zhotovitel umožnit osobám oprávněným k výkonu kontroly daného projektu (zejména poskytovateli dotace, Ministerstvu práce a sociálních věcí ČR, Ministerstvu financí ČR, Nejvyššímu kontrolnímu úřadu, Evropské komisi, Evropskému účetnímu dvoru) provedení kontroly dokladů souvisejících s plněním této smlouvy, a to po dobu danou právními předpisy České republiky k jejich archivaci (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty), jakož i splnit s tím související povinnosti včetně povinnosti poskytnout kontrolujícímu potřebnou součinnost.
5
3.
Zhotovitel se dále zavazuje postupovat v souladu s platnými pravidly poskytovatele dotace, v oblasti publicity (dle Manuálu pro publicitu OP LZZ, Manuálu vizuální identity OP LZZ a Manuálu vizuální identity Evropského sociálního fondu v České republice), Informace jsou uvedeny na webovém portálu www.esfcr.cz. XIII. Závěrečná ustanovení
1.
Smluvní strany se dohodly, že závazkový vztah založený touto smlouvou se řídí obchodním zákoníkem, zejména jeho ustanoveními upravujícími smlouvu o dílo.
2.
Výsledek činnosti, jenž je předmětem díla, nesmí zhotovitel poskytnout jiným osobám než objednateli. Zhotovitel se zavazuje, že jakékoliv informace, které se dověděl v souvislosti s plněním této smlouvy nebo které jsou obsahem této smlouvy, neposkytne třetím osobám ani je v rozporu s jejich účelem nepoužije pro své potřeby a že zajistí účinným způsobem utajení těchto informací; tento závazek trvá i po provedení díla dle této smlouvy a ukončení účinnosti této smlouvy.
3.
Zhotovitel prohlašuje, že si je vědom, že dílo provedené na základě této smlouvy bude objednateli sloužit jako podklad pro naplnění účelu této smlouvy, a uděluje proto objednateli bezúplatně a již bez dalšího souhlas s neomezeným užitím díla provedeného na základě této smlouvy k účelům souvisejícím s naplněním účelu této smlouvy, jakož i souhlas s případným dalším zpracováním, úpravami a změnami díla.
4.
Objednatel může od této smlouvy odstoupit vedle případů, které stanoví zákon, rovněž v případě: −
prodlení zhotovitele s prováděním díla dle harmonogramu uvedeného v článku IV. této smlouvy delšího než jeden měsíc
−
ukáže-li se kterékoli z prohlášení zhotovitele uvedených v této smlouvě nepravdivým nebo neúplným anebo
−
poruší-li zhotovitel jinou povinnost stanovenou touto smlouvou, a ač byl na to objednatelem upozorněn a vyzván ke zjednání nápravy, tuto nápravu v době stanovené objednatelem nezjednal.
Odstoupení od smlouvy je účinné dnem doručení odstoupení druhé smluvní straně. 5.
Zhotovitel nesmí bez předchozího písemného souhlasu objednatele postoupit svá práva (pohledávky) plynoucí z této smlouvy na třetí osobu.
6.
Tuto smlouvu lze měnit či doplňovat pouze písemnou formou.
7.
Nedílnou součástí této smlouvy jsou následující přílohy: −
Příloha č. 1 – Specifikace díla – předmětu plnění dle této smlouvy;
−
Příloha č. 2 – Nabídka zhotovitele podaná v zadávacím řízení veřejné zakázky „Zavedení systému řízení rizik Statutárního města Opavy“;
−
Příloha č. 3 – Složení profesionálního týmu zhotovitele, jehož členové se budou podílet na provádění díla dle této smlouvy;
−
Příloha č. 4 – Harmonogram zpracování projektu.
8.
Tato smlouva je sepsána ve čtyřech stejnopisech s platností originálu, z nichž každá smluvní strana obdrží po dvou vyhotoveních.
9.
Tato smlouva byla uzavřena svobodně a vážně, nikoli v tísni či za nápadně nevýhodných podmínek, veškerá její ustanovení jsou určitá a smluvním stranám zcela srozumitelná, což smluvní strany stvrzují svými podpisy.
10. Smluvní strany tímto výslovně souhlasí s tím, že tato smlouva může být bez jakéhokoliv omezení zveřejněna na oficiálních internetových stránkách Statutárního města Opavy (www.opavacity.cz). Souhlas se zveřejněním se týká i případných osobních údajů uvedených v této smlouvě, kdy je tento odstavec smluvními stranami brán jako souhlas se zpracováním osobních údajů ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve 6
znění pozdějších předpisů, a tedy Statutární město Opava má mimo jiné právo uchovávat a zveřejňovat osobní údaje v této smlouvě obsažené. 11. Doložka platnosti právního úkonu dle ustanovení § 41 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení): o uzavření této smlouvy rozhodla Rada Statutárního města Opavy svým usnesením č. …….. RM …. ze dne ………...
V Opavě dne
V ……….……. dne …………………
Za objednatele:
Za zhotovitele:
prof. PhDr. Zdeněk Jirásek, CSc. primátor
7
Příloha č. 1 Specifikace díla – předmětu plnění dle této smlouvy Hlavním cílem klíčové aktivity projektu je naplnění požadavků v oblasti řízení rizik vyplývajících ze zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Z těchto povinností vyplývají činnosti, které souvisí se zavedením systému řízení rizik, zejména: •
rozpoznávání a vyhledávání rizik v operacích a činnostech,
•
hodnocení stupně významnosti a určování priorit rizik,
•
včasné oznamování skutečností o existenci významných rizik a předkládání návrhů pro účely rozhodování a přijímání efektivních a kontrolovatelných opatření k vyloučení nebo minimalizaci těchto rizik, anebo ke zmírnění jejich nežádoucích dopadů vedoucímu orgánu veřejné správy,
•
průběžné sledování reálného působení existujících rizik a včasné reakci na nastalou bezprostřední hrozbu jejich nežádoucího dopadu v souladu s opatřeními přijatými k vyloučení nebo minimalizaci těchto rizik,
•
sestavení finálních seznamů aktuálních rizik dle priorit pro účely řízení rizik v příslušných úrovních daného orgánu a pro účely plánování interního auditu.
Z výše uvedeného vyplývají požadavky na koncept řízení rizik, který musí obsahovat: •
identifikaci rizik,
•
jejich hodnocení (stanovení míry dopadu a pravděpodobnosti výskytu rizika),
•
navržení opatření ke snížení míry rizik,
•
pravidelný monitoring a reporting,
•
revize rizik a opatření,
•
standardizaci jednotlivých činností (formou metodiky či interního předpisu).
Celý systém řízení rizik pak musí být provázán s vytvořeným Katalogem služeb a procesů úřadu (vytvoření tzv. Integrovaného systému řízení rizik) a pro zajištění dlouhodobé udržitelnosti bude aplikačně podpořen (dodávka aplikace není součástí předmětu plnění, využita bude současná aplikace EFESSO). Předmětem veřejné zakázky je poskytnutí odborných služeb, které budou zahrnovat plnění následujících dílčích částí (aktivit) této veřejné zakázky: I. Přípravná část systému •
Analýza současného stavu řízení rizik v podmínkách Magistrátu města Opavy Aktivita bude zahrnovat popis současného stavu řízení rizik v podmínkách Magistrátu města Opavy (včetně organizačního zajištění), identifikace příležitostí pro zlepšení. Výstupem této části plnění bude dokument analýzy současného stavu.
•
Zpracování návrhu interního předpisu Aktivita bude zahrnovat vytvoření návrhu interního předpisu pro oblast řízení rizik. Návrh interního předpisu bude zahrnovat minimálně metodiku identifikace a hodnocení rizik, popis způsobu monitorování rizik, vymezení odpovědnosti jednotlivých účastníků systému řízení rizik, stanovení postupů nakládání s riziky, způsobu stanovování opatření a vzorovou dokumentaci pro podporu systému řízení rizik. Výstupem této části plnění bude návrh interního předpisu v rozsahu uvedeném výše.
8
•
Kurz Řízení rizik Aktivita bude zahrnovat proškolení zaměstnanců Zadavatele (členů Týmu pro integrované řízení rizik, 3 osoby) v oblasti řízení rizik formou jednodenního kurzu Řízení rizik. Kurz bude zaměřen na seznámení účastníků s oblastí řízení rizik v podmínkách veřejné správy, povinnostmi vyplývajícími ze zákona č. 320/2001 Sb. pro organizace veřejné správy v oblasti řízení rizik a možnými přístupy k řízení rizik v organizacích veřejné správy. Ukázka školících materiálů pro tuto část aktivity č. III je předmětem hodnocení. Součástí kurzu Řízení rizik bude rovněž seznámení účastníků kurzu s návrhem implementace systému řízení rizik v prostředí Magistrátu města Opavy a konkrétním návrhem interního předpisu (výstup aktivity č. II). Kurz bude realizován v rozsahu 8 vyučovacích hodin. Každý účastník kurzu obdrží školící materiály a Osvědčení o absolvování kurzu vydané dodavatelem. Školící prostory zajistí Zadavatel. Výstupem této části plnění budou 3 proškolení zaměstnanci Magistrátu města Opavy v oblasti řízení rizik a vydaná osvědčení.
II. Realizační část •
Zpracování prvotního seznamu rizik Aktivita bude zahrnovat prvotní identifikaci rizik Magistrátu města Opavy, kdy budou pro každé identifikované riziko vyplněny minimálně následující atributy: •
Pravděpodobnost vzniku rizika
•
Dopad rizika
•
Významnost rizika
•
Opatření
•
Související proces
•
Odpovědná pracovní pozice (vlastník rizika).
Aplikace EFESSO nebude využita pro zpracování prvotního seznamu rizik z důvodu udržení čistoty dat. Realizaci prvotního seznamu rizik předpokládá Zadavatel v prostředí aplikace MS Excel nebo v obdobném nástroji. Výstupem této části plnění budou identifikovaná rizika včetně souvisejících atributů. •
Zavedení identifikovaných rizik do prostředí aplikace EFESSO, provázání rizik s příslušnými procesy/službami a zodpovědnými pracovními pozicemi Identifikovaná rizika zavede dodavatel do prostředí aplikace EFESSO, kde je prováže v potřebném rozsahu s již existujícími evidencemi, tj. Katalogem služeb/procesů a Organizační strukturou. To znamená, že dodavatel zavede riziko do prostředí aplikace EFESSO, vyplní hodnoty atributů rizika a prováže jej s příslušnou položkou evidence procesů (tj. se souvisejícím procesem) a organizační struktury (tj. s pracovní pozicí, která je vlastníkem rizika). Popsaný způsob práce s aplikací EFESSO je názorně uveden ve videosouboru, který je přílohou č. 7 zadávací dokumentace. Pro informaci uvádíme, že počet procesů v systému EFESSO je nyní evidováno cca 1380. Pro potřeby zavedení identifikovaných rizik do prostředí aplikace EFESSO a provázání s existujícími evidencemi, zřídí Zadavatel dodavateli bezplatný vzdálený přístup do aplikace EFESSO a poskytne mu potřebnou uživatelskou dokumentaci. Strukturu evidence rizik založí v aplikaci EFESSO Zadavatel. Uživatelská dokumentace aplikace EFESSO je přílohou Zadávací dokumentace. 9
Výstupem této části plnění bude převedení identifikovaných rizik do prostředí aplikace EFESSO (včetně všech jejich atributů) a provázání na příslušné položky již existující evidence služeb/procesů a organizační struktury. III. •
Revize systému První revize katalogu rizik Po naplnění aplikace EFESSO předpokládá Zadavatel provedení revize dat uvedených v katalogu rizik. Výstupem této části budou revidovaná rizika.
•
Kurz Řízení rizik II Kurz řízení rizik II bude realizován formou workshopu. Kurz bude zaměřen na prohloubení znalostí v oblasti řízení rizik, revizi současného systému řízení rizik (na základě získaných zkušeností a praktických poznatků) a sběr návrhů na jeho další rozvoj. Kurz bude realizován v rozsahu 8 vyučovacích hodin. Prostory pro realizaci kurzu zajistí Zadavatel. Výstupem této části plnění bude realizovaný kurz, návrhy na úpravu systému řízení rizik a podněty pro jeho další rozvoj.
•
Revize systému řízení rizik Posouzení a revize struktury evidence v EFESSO a návrhu interního předpisu v návaznosti na realizovaný kurz Řízení rizik II. a praktické nasazení v podmínkách Zadavatele. Výstupem této části plnění bude revidovaný interní předpis.
•
Druhá revize katalogu rizik Revize rizik včetně hodnocení provedených opatření a v návaznosti na provedenou revizi systému řízení rizik. Výstupem této části plnění bude revidovaná evidence Rizik v aplikaci EFESSO.
Tabulka 1: Shrnutí požadavků na vzdělávání Měrná jednotka kurzu Bod v Zadávací dokumentaci
Název aktivity / kurzu
III
VII
Název jednotky
Počet měrných jednotek
Kurz Řízení rizik – školení v oblasti řízení rizik
osoba
3
Kurz Řízení rizik II – rozvoj získaných znalostí, revize systému řízení rizik a návrhy na další rozvoj
osoba
3
10
Příloha č. 2 Nabídka (zhotovitele) – uchazeče
Příloha č. 3 Základní tým a odpovědné osoby
11
Příloha č. 4 Harmonogram zpracování projektu Harmonogram projektu je specifikován v Tabulce 1. Tabulka 1: Harmonogram projektu Část dodávky
Termín předání
I.
Analýza současného stavu řízení rizik
II.
Zpracování návrhu interního předpisu
III.
Kurz Řízení rizik
IV.
Zpracování prvotního seznamu rizik
V.
Zavedení dat do prostředí EFESSO Provázání identifikovaných rizik s položkami evidencí Služby/Procesy a Organizační struktura v prostředí aplikace EFESSO
VI.
První revize katalogu rizik
VII.
Kurz Řízení rizik II
VIII. Revize systému řízení rizik IX.
Druhá revize katalogu rizik
Písmeno T znamená termín podpisu této smlouvy druhou ze smluvních stran a současně okamžik vzniku povinnosti zhotovitele zahájit plnění této smlouvy. Číslovka před písmenem M znamená počet měsíců, dokdy je zhotovitel povinen příslušnou dílčí část díla řádně provést a předat objednateli (např. termín předání „T+2M“ tedy znamená, že zhotovitel je povinen danou dílčí část díla řádně provést a předat objednateli do dvou měsíců ode dne podpisu této smlouvy druhou ze smluvních stran).
12
