IJNS Indonesian Journal on Networking and Security - Volume 3 No ijns.org

IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security - Volume 3 No 4 - 2014 – ijns.org

Sistem Informasi Pengiriman Surat Elektronik Lingkup Sekretariat Daerah Pada Bagian Pengolah Data Elektronik Sekretariat Pemerintah Kabupaten Pacitan Catur Fifti Anas Sari 1), Indah Ulli Wardati 2) [email protected] Abstract - The system of mail delivery in the Government Secretariat Electronic Data Processing Pacitan done manually with a letter directly to the private secretary or administrative staff section correspondence as form of a print out of the mail will be delivered. With this system, a letter will be given directly as a print out so that it takes in the process of sending a letter that resulted in delay in delivery of mail. Letter cannot be directly received by the recipient if the concerned is not no place, need more time if the recipient want disposition letter to designated subordinate, reproduce archives letter will accumulate and it is difficult if will find archives old letter is required, and the necessity of doubling the letter if it is sent to more than one recipient. Electronic mail delivery systems need to be held so as to overcome any problems. In this study, in addition to exposing the theory study used as the basis for the preparation, will also be discussed on the design of information systems. So it can be expected to be implemented in a product that will fix all the deficiencies that exist in the old system. Abstraksi - Sistem pengiriman surat di Bagian Pengolah Data Elektronik Sekretariat Pemerintah Kabupaten Pacitan dilakukan secara manual yaitu dengan memberikan surat secara langsung kepada sekretaris pribadi atau staf administrasi bagian surat-menyurat dengan bentuk fisik berupa print out dari surat yang akan di antar. Dengan sistem ini surat akan diberikan secara langsung dalam bentuk fisik print out sehingga memakan waktu dalam proses pengiriman surat yang mengakibatkan keterlambatan pengiriman surat. Surat tidak dapat langsung diterima oleh penerima surat jika yang bersangkutan sedang tidak ada ditempat, memerlukan tambahan waktu jika penerima surat menginginkan adanya desposisi surat kepada bawahan yang ditunjuk, memperbanyak arsip surat yang akan menumpuk dan sulit jika akan mencari arsip surat lama yang dibutuhkan, dan perlunya penggandaan surat jika akan dikirim kepada lebih dari satu penerima. Sistem pengiriman surat secara elektronik perlu diadakan sehingga dapat mengatasi segala masalah yang ada. Dalam penelitian ini selain memaparkan kajian teori yang digunakan sebagai dasar penyusunan, juga akan dibahas mengenai perancangan sistem informasi. Sehingga dapat diharapkan dapat diimplementasikan dalam sebuah produk yang akan memperbaiki segala kekurangan yang ada pada sistem lama. Kata Kunci: Sistem Informasi, Surat Elektronik 1.1. Latar belakang Sejauh ini sistem pengiriman surat yang sedang berjalan di lingkup sekretariat daerah masih dilakukan dengan mengirimkan surat yang akan diberikan kepada SekDa dan kepala dinas lingkup sekretariat dilakukan secara manual dengan memberikan surat secara langsung kepada sekretaris pribadi atau staf administrasi bagian surat-menyurat dengan bentuk fisik berupa print out dari surat yang akan di antar. Kelemahan yang dimiliki dalam sistem pengiriman surat tersebut adalah adanya biaya pembelian kertas karena surat akan diberikan secara langsung dalam bentuk fisik print out, memakan waktu dalam proses pengiriman surat ISSN: 2302-5700 (Print) 2354-6654 (Online)

yang mengakibatkan keterlambatan pengiriman surat, surat tidak dapat langsung diterima oleh penerima surat jika yang bersangkutan sedang tidak ada ditempat, memerlukan tambahan waktu jika penerima surat menginginkan adanya desposisi surat kepada bawahan yang ditunjuk, memperbanyak arsip surat yang akan menumpuk dan sulit jika akan mencari arsip surat lama yang dibutuhkan, dan perlunya penggandaan surat jika akan dikirim kepada lebih dari satu penerima. 1.1. Rumusan masalah 1. Masalah apa yang dihadapi selama menggunakan sistem pengiriman surat secara manual yang sedang berjalan?

51


2.

Bagaimana membuat sistem informasi pengiriman surat elektronik di Bagian PDE sekretariat Daerah sebagai sistem pengiriman surat?

1.2. Tujuan penelitian 1. Menghasilkan sistem informasi pengiriman surat yang lebih baik. 2. Untuk mengetahui kendala apa yang dihadapi selama menggunakan sistem konfensional yang sedang berjalan. 1.3. Manfaat penelitian 1. Dapat menghemat biaya pembelian kertas untuk pengiriman surat secara print out. 2. Surat dapat diterima secara cepat oleh penerima selama terhubung dengan jaringan internet. 3. Tidak perlu membutuhkan waktu lama jika penerima surat menginginkan adanya desposisi kepada bawahan untuk menindaklanjuti surat. 4. Tidak menimbulkan penumpukan arsip surat. 5. Lebih efektif karena inbox hanya terisi oleh data-data dengan kepentingan dinas sehingga penerima baik staf penerimaan atau kepala instansi penerima lebih fokus dalam memperhatikan surat yang masuk. 1.4. Batasan masalah 1. Berbasis Web 2. Objek penelitian di Bagian Pengolah Data Elektronik Sekretariat Pemerintah Kabupaten Pacitan. 2.1. Pengertian analisis 1. Penelitian suatu peristiwa atau kejadian(karangan, perbuatan, dsb) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab-musabab, duduk perkaranya, dsb); 2. Penguraian suatu pokok atas berbagai bagiannya dan penelaahan bagian itu sendiri serta hubungan antar bagian untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan; 3. Pemecahan persoalan yang dimulai dengan dugaan akan kebenarannya. (Jogiyanto, 2001)

2.2. Perancangan Perancangan sistem adalah termasuk bagaimana mengorganisasi sistem ke dalam subsistem-subsistem serta alokasi subsistem-subsistem ke komponen-komponen perangkat keras, perangkat lunak, serta prosedur-prosedur. Perancangan sistem adalah tahapan awal dimana pendekatan awal untuk menyelesaikan masalah yang dipilih. (Nugroho Adi, 2005) 2.3. Sistem Menurut Jogiyanto dalam buku Analisis dan Desain diterangkan bahwa Sistem adalah sekumpulan dari elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2.4. Informasi Informasi adalah rangkaian data yang mempunyai sifat sementara, tergantung dengan waktu, mampu memberi kejutan atau surprize pada yang menerimanya . (Muhammad Luqman, 2012) 2.5. Sisem informasi Robert A.Leitch/K.Roscoe Davis dalam buku Analisis dan Desain mengatakan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat managerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.6. Surat Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. (Muhammad Luqman, 2012) 2.7. Basis data Basis data merupakan koleksi dari datadata yang terorganisir dengan cara seemikian rupa sehingga data tersebut mudah disimpan dan dimanipulasi. (Muhamad Luqman, 2012) 2.8. PHP PHP adalah bahasa scripting yang menyatu

ISSN: 2302-5700 (Print) 2354-6654 (Online)

52


dengan HTML dan dijalankan pada serverside. Artinya semua sintaks yang kita berikan akan sepenuhnya dijalankan pada server sedangkan yang dikirim hanya hasilnya saja. . (Muhamad Luqman, 2012)

3.4.

Rancangan Antar Administrator

Muka

Home

3.5.

Rancangan Form Input Surat Masuk.

3.6.

Rancangan Tampilan Data Surat Admnistrator

3.7.

Rancangan Proses Surat Administrator

3.8.

Rancangan Kirim Surat Administrator

2.9. My SQL MySQL adalah program database yang mampu mengirim dan menerima data dengan sangat cepat dan miltiuser. MySQL memiliki dua bentuk lisensi, yaitu free software dan sharewere. MySQL yang free software bebas digunakan untuk keperluan priadi atau usaha tanpa haus membayar atau mebeli lisensi, yang berada di bawah lisensi GNU/GPL general public lisenci). (Muhamad Luqman, 2012) 3.1. Analisis Masalah Berdasarkan hasil penelitian dan wawancara dengan salah satu staf pada Bagian PDE Sekrerariat Pemerintah Kabupaten Pacitan menunjukkan bahwa kegiatan pengiriman dan penerimaan surat termasuk pembuatan dan penyimpanan dilakukan secara konvensional. Masalah yang dihadapi yaitu menumpuknya arsip surat masuk sehingga mengakibatkan lamanya pencarian surat, rusaknya dokumen surat, membutuhkan waktu lama untuk pengiriman dan desposisi surat. 3.2.

Analisis berjalan

Sistem

yang

sedang

Sistem yang sedang berjalan pada Bagian PDE Sekrerariat Pemerintah Kabupaten Pacitan dalam kegiatan pengiriman dan penerimaan surat dilakuan dengan memberikan surat secara langsung kepada penerima surat dalam bentuk print out dan menerima surat dalam bentuk dan proses yang sama

3.3.

Relasi Antar Tabel


53


3.9.

3.10.

3.11.

3.12.

3.13.

Rancangan Tampilan Edit Profil

3.14.

Rancangan Tampilan Ganti Password

3.15.

Rancangan Tampilan Daftar Organisasi Administrator

3.16.

Rancangan Tampilan Struktur Organisasi Administrator

Rancangan Kotak Masuk Administrator

Rancangan Kotak Keluar Administrator

Rancangan Tampilan Pencarian Surat

Rancangan Tampilan Profil User


54


3.1.7. Rancangan Tampilan Daftar User Administrator

3.22.

Rancangan Tampilan Kotak Masuk User

3.1.8. Rancangan Tampilan Home User

3.33.

Rancangan Tampilan Kotak Keluar User

3.19.

Rancangan Tampilan Data Surat User Staf

3.20.

Rancangan Tampilan Proses Surat User

3.21.

Rancangan Tampilan Kirim Surat User Staf

4.1. Tampilan Halaman Sistem Informasi Pengiriman Surat Elektronik Lingkup Sekretariat Daerah Pada Bagian Pengolah Data Elektronik Sekretariat Pemerintah Kabupaten Pacitan. Tampilan antar muka atau interface adalah bagian penting yang merupakan hubungan antara manusia dengan komputer. Tampilan digunakan sebagai perantara yang menudahkan pengguna untuk melihat dan menggunakan sistem 4.1.1. Halaman Form Login User

4.1.2. Halaman Menu Home Administrator

4.1.3. Halaman Form Input Surat Masuk ISSN: 2302-5700 (Print) 2354-6654 (Online)

55


4.1.4. Halaman Tampilan Data Surat Administrator

4.1.9. Halaman Pencarian Surat

4.1.5. Halaman Proses Surat Administrator

4.1.10. Halaman Profil User

4.1.6. Halaman Kirim Surat Administrator 4.1.11. Halaman Edit Profil

4.1.7. Halaman Kotak Masuk Administrator 4.1.12. Halaman Struktur Organisasi Asministrator

4.1.8. Halaman Kotak Keluar Asministrator

4.1.13. Halaman Daftar User ISSN: 2302-5700 (Print) 2354-6654 (Online)

56


Administrator 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

4.1.14. Halaman Menu Home User

14. 15.

4.1.15. Halaman Data Surat Usr Staf

16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 31. 33.

4.1.16. Tampilan Print Surat

Administrator Halaman Proses Surat Administrator Halaman Kirim Surat Administrator Halaman Kotak Masuk Administrator Halaman Kotak Keluat Administrator Halaman Pencarian Surat Halaman Profil User Halaman Edit Profil Halaman Ganti Password Halaman Daftar Organisasi Administrator Halaman Struktur Oganisasi Administrator Halaman Daftar User Administrator Halaman Home User Halaman Data Surat User Staf Halaman Proses Surat User Halaman Kirim Surat User Staf Halaman Kotak Masuk User Halaman Kotak Keluar User Halaman Data Surat User Atasan Halaman Kirim Surat User Atasan Halaman Kontak Halaman Detail Isi Surat Masuk Halaman Detail Isi Surat Keluar Halaman Detail Data Surat Staf Halaman Detail Surat Atasan Halaman Buat Disposisi Halaman Lihat Disposisi Halaman Detail Surat Staf Halaman Login Gagal Halaman Print Surat

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Selain uji coba kepada staf administrasi bagian surat- menyurat, maka juga diujicoba kepada user penerima surat.

4.2.2. Perbandingan Sebelum Sesudah Sistem di Bangun

4.2. Uji Coba Sistem 4.2.1. Uji Coba Oleh Peneliti

Peneliti mencoba sistem yang telh dibuat. Berikut adalah daftar yang diujicobakan : No 1. 2. 3. 4.

Daftar sistem Halaman Login Halaman Menu Home Administrator Halaman Form Input Surat Masuk Halaman Data Surat

Check list √ √


√ √

N o

1. 2. 3.

Permasalahan

Pengiriman surat Pencarian dokumen Disposisi surat

dan

Sebelum menggunakan sistem (waktu) 2 jam

Sesudah menggunak an sistem (waktu) 3 menit

1 jam

5 menit

45 menit

3 menit

5.1.1. Kesimpulan 1. Sistem pengiriman surat pada Bagian PDE Sekretariat Kabupaten Pacitan masih dilakukan secara

57


2.

konvensional dengan memberikan surat secara langsung kepada penerima surat. Sehingga diperlukan waktu yang lama agar surat dapat sampai kepada penerima surat, dan diperlukannya waktu juga jika penerima surat menginginkan adanya desposisi surat kepada bawahan. Sistem pengiriman surat elektronik ini sangat membantu penghematan waktu, biaya, dan tenaga dalam proses pengiriman dan penerimaan surat.

5.1.2. Saran

1. Sistem pengiriman surat elektronik ini sangat membantu sehingga disarankan agar pemerintah Kabupaten Pacitan mengembangkan dan menggunakan sistem ini agar proses pengiriman surat dapat tepat waktu diterima dan ditindaklanjuti. 2. Sistem surat elektronik ini dapat digunakan untuk seluruh SKPD Kabupaten Pacitan, sehingga tidak hanya untuk Bagian

[7]

[8]

[9]

[10]

[11]

[12]

[13]

Sekretariat saja. DAFTAR PUSTAKA [1]

[2]

[3]

[4] [5] [6]

Yonatan Liliek Prihartanto, Sistem Informasi Manajemen Agenda Pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kabupaten Karanganyar, IJCSS) 15 Indonesian Jurnal on Computer Science Speed - FTI UNSA Vol 10 No 1 – Februari 2013 - ijcss.unsa.ac.id, ISSN 1979 – 9330 Ari Dwi Sofiyanto. 2012. Sistem Informasi Pengarsipan Surat Kantor Dinas Pertanian Kota Surakarta Berbasis PHP. Dessi Trisanti. 2010. Sistem Informasi Managemen Tata Persuratan Kementrian Agama Kabupaten Pacitan. Fathansyah, Ir. 2002. Basis Data. Bandung :Informatika. H.M. 2001. Analisis dan Desain. New Jersey Prentice Hall. Nugroho Adi. 2005. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan


[14]

[15]

Metodologi Berorientasi Objek. Informatika :Bandung. Luqman Muhammad. 2012. Pembangunan Sistem Informasi Managemen Surat Masuk dan Surat Keluar dPada Bagian Umum Sekretariat Pemerintah Kabupaten Pacitan. Siska Wahyu Kartikasari. 2012. Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Unit Perlaksanaan Teknis Taman Kanakkanak Dan Sekolah Dasar Kecamatan Pringkuku Suryadi H. S. ,Bunawan. 1996. Pengantar Perancangan Sistem Informasi. Jakarta :Gunadarma. Universitas Putera Batam. 2007. Jurnal Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akademik. William S. Davis, System Analys and DesignA Structured Approach. (Massachutetts :Addison-Wesley, 1983), Chapter I. Bambang Eka Purnama, Sistem Informasi Kartuhalo Dari Telkomsel Berbasis Komputer Multimedia Kajian Strategis Praktis Telkomsel Divisi Surakarta, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 11 Vol 8 No 2 – Agustus 2011 , ISSN 1979 – 9330 Suryati, Bambang Eka Purnama, Pembangunan Sistem Informasi Pendataan Rakyat Miskin Untuk Program Beras Miskin (Raskin) Pada Desa Mantren Kecamatan Kebonagung Kabupaten Pacitan, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 13 Vol 9 No 2 – Agustus 2012 , ISSN 1979 – 9330 Muh. Nur Luthfi Azis (2013), Komputerisasi Pendataan Pernikahan Dan Perceraian Pada Kantor Urusan Agama Kecamatan Kebonagung, Journal - Indonesian Jurnal on Computer Science - Vol 10 No 2 – Mei 2013 , ISSN 1979 – 9330, speed.unsa.ac.id Ahmad Jamal, Lies Yulianto (2013), Rancang Bangun Sistem Informasi Aplikasi Kasir Menggunakan Barcode Reader Pada Toko Dan Jasa Widodo Computer Ngadirojo Kabupaten Pacitan, Speed Journal - Indonesian Jurnal on Computer Science - Volume 10 No 4 – Oktober 2013, ISSN 1979 – 9330

58

IJNS Indonesian Journal on Networking and Security - Volume 3 No ijns.org

Recommend Documents