Hallgatói adatok karbantartása az ETR-ben a Felsőoktatási Információs Rendszerbe (FIR) történő adatszolgáltatás szempontjából

Hallgatói adatok karbantartása az ETR-ben

a Felsőoktatási Információs Rendszerbe (FIR) történő adatszolgáltatás szempontjából Készítette: Racskó Tamás, 2007. június 29., 1. változat 1. Az adatok köre A FIR-be a 2006. március 1-je óta – tehát a 2005/2006. tanév 2. félévétől kezdődően – az egyetemmel jogviszonyban álló hallgatók, vendéghallgatók, ill. doktorjelöltek személyes és képzési adatai jelentendők. A jelentésnek az ez előtti tanulmányokra nem kell kiterjedni, így az ezt megelőző félévekre, ill. az ezt megelőzőleg lezárult képzésekre, távozott hallgatókra visszamenőleges adatjavítás nem szükséges. 2. Az adatok forrása Az adatokat azonosításra szolgáló okirat alapján (személyadatok esetén pl. személyi igazolvány, útlevél) beírni a lehető legnagyobb hűséggel. 3. Idegen nevek írásmódja A magyar betűket tekintve a beírt adatnak (névnek) ékezethelyesen kell követnie a kiállítás alapjául szolgáló okiratot. A nem magyar ékezetes latin betűk ékezet nélküli változatukkal kerüljenek beírásra. Nem latin betűs forrásdokumentum esetén az okiratban feltüntetett latin betűs alakot kell követni. Ha ilyen nem lenne, akkor a magyar helyesírási szabályzat által rögzített átírást kell alkalmazni. 4. Helynevek A helyneveket (településnevek, országnevek) is az okmányban szereplő alakjukban kell bevinni. Különös tekintettel az alábbi esetekre: azóta nevet változtatott magyar települések (pl. Leninváros), azóta megszűnt (beolvadt) magyar települések (pl. Szőreg), magyar névvel is rendelkező határon túli települések (pl. Subotica), a Szovjetúnió felbomlása után helyi hivatalos nevet kapott települések (pl. Dnyeprodzerzsinszk), megszűnt, nevet változtatott születési ország (pl. Szovjetunió, Jugoszlávia). A fenti esetekben nem rögzíthető a jelenleg érvényes, ill. magyaros alak, ha a dokumentumban más (régebbi, ill. idegen) forma szerepel. 5. Külföldi A külföldi hallgatók rögzítésekor különös gonddal kell eljárni, mert több adat összhangját kell biztosítani. Ezek az alábbiak: Be kell állítani Külföldi pipát (Admin: Hallgatói, Munkaasztal: Egyéb adatok [1] fül). Az elsődleges állampolgárság nem lehet magyar (Személyes adatok fül). A tartózkodás jogcíme kiválasztandó a listáról (Admin: Személyes, Munkaasztal: Egyéb adatok [1] fül). Ha a tartózkodás jogcímének ’G – Letelepedési engedély’-t választottuk, akkor a Külföldi kapcsoló alatti Külföldi Magyarországon letelepedett mezőt is pipáljuk be. Ilyenkor a tartózkodási engedély rovatai nem töltendők ki. A tartózkodási engedély – amennyiben van – adatainak kitöltésére törekedjünk, bár ez egyelőre opcionális. Azonban, ha adatot viszünk be, akkor a kitöltés legyen teljes: a száma és az érvényesség kezdete mindig beírandó, ill. ha ismert, akkor az érvényesség végének dátuma is. Amennyiben a hallgató letelepedett, a tartózkodási engedély adatait töröljük. A Munkaasztal Tanulmányi bokorjának Hallgató adatok fülén a féléves adatok közt a Külföldi kategória mező kitöltendő a lista alapján. NB. Itt csak részleges azonosság van az – A1 .. F kódok tekintetében – a tartózkodás jogcímével. Magyar állampolgárok esetén a fentiek fordítottja igaz: a Külföldi pipa – és a hozzá kapcsolódó Határon túli magyar és Külföldi Magyarországon letelepedett – nem lehet bekapcsolva. A tartózkodás jogcímének és a tartózkodási engedély adatainak üresnek kell lennie. A féléves hallgatói adatoknál a Külföldi kategória is kitöltetlen legyen.

Hallgatói adatok karbantartása az ETR-ben a FIR-be történő adatszolgáltatás szempontjából

Ha egy külföldi időközben magyar állampolgárságot szerez, akkor gondoskodni kell a fenti, külföldi státushoz kapcsolódó adatok törléséről, csak a Külföldi kategória mező maradjon meg azokra a félévekre, amikor még nem volt magyar állampolgár. NB. Kettős állampolgárság esetén a két állampolgárság sorrendje nem mindegy: az ellenőrző stb. algoritmusok a magyar, ill. külföldi státust csak az elsődleges állampolgárság alapján is vizsgálhatják. Emiatt a magyar állampolgárságot tegyük meg elsődlegesnek, ha az illetően mindenben magyar állampolgárként kívánjuk kezelni. 6. Személynevek Személynevek esetén a vezetéknevet (családnév) és a keresztnevet (utónév, személynév) külön kell beírni, az okirat vezetéknév és keresztnév rovata alapján. Minden keresztnév beírandó, nemcsak az első (a személy által használt). Ha az iratban középső név is szerepel, akkor magyar név esetén azt a keresztnév rovat elejére, külföldi név esetén a végére kell írni. A keresztnév rovat végére kerüljön – az egyes szláv nyelvek (mint pl. orosz, bulgár) esetén létező – apai név. Magyar asszonyneveknél az X Y-né típus esetén a férj vezetékneve (X) a vezetéknév rovatba kerüljön, a -né képzővel ellátott utónév (Y-né) pedig a keresztnév mezőjébe. Az N-né X Y típus esetén a vezetéknévhez a férj -né képzővel ellátott vezetékneve és a születési családnév együtt legyen beírva (N-né X), a keresztnévhez csak a születési utónév kerüljön (Y)1. Az anya neveként az anya teljes születési nevét kell megadni, így annak legalább két tagból kell állnia. A név képzési módjának mindig ’Vezetéknév Keresztnév Előtag’ sorrendet2 kell választani: ebből a program állítja össze a teljes névalakot3. A különböző elő- és utótagokat, pl. – ezek kimerítő listája: „id.”, „ifj.”, „özv.”, „Dr.”, „PhD”, „DLA”, ill. „Dr. habil.”, „Prof.” – a személy neve rovatban ki kell emelni a névből és azt az előtag rovatba beírni. A „Dr. N-né dr. X. Y.” típusnál csak a vezető „dr.”-t vegyük le, az „N-né” tag utáni „dr.” maradjon meg. A többi rovatban (születési név, anyja születési neve) az elő és utótagokat fel kell tüntetni akkor is, ha azt az okirat – hibásan – tartalmazza. Ha a születési név üresen marad, akkor a rendszer ezt úgy tekinti, hogy azonos a viselt személynévvel. Emiatt ez a rovat mindenképp kitöltendő, ha a hallgató asszonynevet/házassági nevet visel (vagy egyéb okból nevet változtatott). A későbbi problémák elkerülése érdekében törekedjünk a kitöltésére akkor is, ha üresen lenne hagyható. 7. Születési idő A nem minden esetben megadandó a forrásokirat alapján. 8. Születési ország, hely A születési ország a legördülő listából választva kitöltendő. Esetlegesen nem szereplő országnév esetén ennek felvételét az ETR-üzemeltetéstől kell kérni. (NB. Magyarország sem hagyható el. Mindenképpen kerülendő a régebben ismeretlen ország helyett alkalmazott ’–’ tétel választása.) A születési megye csak magyarországi születés estén értelmezett, és kitöltése opcionális.

1

Egyes esetekben jelenleg a vezetéknévnél csak N-né tag, a keresztnévnél pedig a teljes születési név (X Y) található. Ez, ha észrevesszük, korrigálandó. 2 Ennek a magyaros sorrendnek a választása célszerű külföldi, nem magyar anyanyelvű személyek esetén is. 3 Az hivatalos adatokat fogadó intézmények előírásai folytán a rendszerben a személyek csak a hivatalos nevükkel szerepelhetnek. Így nincs lehetőség továbbra az ETR-ben pl. az asszonynév helyett a születési néven való nyilvántartásra.

Készítette: Racskó Tamás, 2007. június 29., 1. változat

–2–

Hallgatói adatok karbantartása az ETR-ben a FIR-be történő adatszolgáltatás szempontjából A születési hely magyarországi születés esetén a településválasztóval kódtáblából keresendő elő. Külföldi születési hely, vagy azóta megváltozott nevű, ill. megszűnt magyarországi település estén az okiratban szereplő alak rögzítendő a szövegdobozba (a településválasztó használata nélkül). 9. Nem A nem minden esetben megadandó a forrásokirat alapján. 10. Állampolgárság Az elsődleges állampolgárság mindig megadandó, magyar állampolgárság esetén is. Legördülő listából választandó az okiratban szereplő megnevezésnek megfelelően. Fontos, hogy a külföldi állampolgárság országa eltérhet a születési országtól, még ha ugyanarra a területre vonatkozik is. (Az állampolgárság a jelenlegi államokhoz kötődik, a születési ország a születéskoriakhoz. De ha az okirat ettől eltér, akkor az okiratot kell követni.) Amennyiben az illető kettős állampolgár, akkor a másodlagos állampolgárság is beírandó a listából. 11. Tajszám Tajszámmal rendelkezők (magyar állampolgárok, ill. tb-jogviszonyt létesített külföldiek) esetén a rovat minden esetben kitöltendő. 12. Tartózkodási engedély L. 5. Külföldi pont, 1. oldal13. Elérhetőségi adatok A hallgatók esetén legalább egy címadatot fel kell venni az okmányok alapján. A címekben az ország, az irányítószám, a város és az utca/házszám mezők kötelezően kitöltendők. (Ha az egyik kitöltésre kerül, akkor a többit is ki kell tölteni. Az ország mezőben Magyarország sem hagyható el. Mindenképpen kerülendő a régebben ismeretlen ország helyet alkalmazott ’–’ tétel választása.). A címadatokhoz kapcsolódó telefonszámok megadása opcionális. Azonban, ha megadjuk, akkor a magyarországi telefon számokat 06-tal, a külföldieket 00-val kezdve kell beírni (magyar telefon esetén az 0036-tal is kezdődhet). Az ETR jelenlegi változata nem engedi meg, hogy számjegyeken kívül egyéb tagoló karaktereket (pl. szóköz, /, -) használjunk, ugyanakkor a beírt adatok megfelelőségét nem ellenőrzi. A szintén opcionális mobiltelefonszám, ill. e-mail cím formátuma ellenőrzött. 14. Hallgatói (OM) azonosító Ez a mező automatikusan töltődik, nem szabad megváltoztatni! 15. Fogyatékosságok Új, a FIR-hez kapcsolódó elem az ETR-ben. Megadása opcionális, de ha kitöltjük, akkor kötelezően rögzítendő a dokumentumok alapján a fogyatékosság típusa, százalékos mértéke, a bejelentés (azaz a dokumentumok hallgató által való benyújtásának) ideje, a szakvélemény kiállítója (szabad szöveggel) és a kiállítás ideje. Több fogyatékosság is rögzíthető, de egy típus csak egyszer szerepelhet. 16. Diákigazolvány A diákigazolvány adatainak jelentése opcionális. Ezen a téren a FIR semmilyen új követelményt nem támaszt. 17. Kollégium A kollégiumi adatok bevitele várhatóan központilag fog történni, azonban ebben az esetben is szükséges a FIR által elvárt sajátosságok ismerete. Kollégiumi jogviszony esetén a Kollégista kapcsolónak ’Kollégista’ állásban


–3–

Hallgatói adatok karbantartása az ETR-ben a FIR-be történő adatszolgáltatás szempontjából kell állnia. A kollégiumi jogviszony egy szemeszterre szól, így a Kollégium kiválasztásán és az érvényesség kezdetének megadásán túlmenően az érvényesség végét is mindig meg kell adnunk a félév végéhez igazodóan. A megszűnés oka rovatba ilyenkor célszerűen a ’Jogviszony megszűnése’ értéket állítsuk be. Ha a hallgató a következő szemeszterben is kollégiumi ellátásban részesül, akkor a mezők az új jogviszonynak megfelelő adatokkal átírandók. 18. Hallgatói jogviszony – tanulmányi bokor A FIR szempontjából egy hallgatónak egy intézményben csak egy hallgatói jogviszonya van, és ennek egyetlen kezdő- és egyetlen végdátuma van. Ezeket a dátumokat azonban közvetlenül nem kezelhetjük. Ehelyett az ETRben a szakokhoz kapcsolt jogviszonyok tarthatók karban. Ezt a Tanulmányi bokor Szakok, képzések fülén a megfelelő törzslap nevén jobb egérgombbal felhívható Szak-törzslap kapcsolat módosítása pontban tehetjük meg. Itt a Jogviszony kezdete ezen a szakon mező adja meg a jogviszony kezdetét (aktív jogviszony esetén ennek ki kell töltve lennie!), a végét pedig a Befejezés időpontja mező. A hallgatói jogviszony kezdetét a szakokhoz kapcsolódó legkorábbi jogviszonykezdet fogja megadni. A jogviszony végét pedig a legkésőbbi befejezési időpont, feltéve, hogy az összes szakhoz kapcsolt jogviszony lezárásra került. A jogviszony kezdetének kézi állításakor vigyázzunk arra, hogy az ne kerüljön a szakhoz kapcsolódó első aktív félév kezdete után, mert akkor hibás jelentés kerül a FIR-be. Új szak felvétele esetén kézi beiratkoztatásnál a Beíratás dátuma mezőben megadott dátum lesz a jogviszony kezdete, így azt ne a beíratás elvégzésének tényleges dátumára, hanem a beíratás hatályának dátumára állítsuk be. A szak elvégzése, ill. befejezése esetén a hallgatói szaktörzslapon a Befejezés időpontja mindig kitöltendő, különben az a FIR felé nem kerül lejelentésre. Emellett természetesen a Bef. állapot és a Bef. alállapot mező is kitöltendő (ez utóbbi, ha szükséges). A befejezés időpontja ne kerüljön a szakhoz kapcsolódó utolsó aktív félév vége elé. A rendszer a hallgatói jogviszonyhoz lejelenti a féléveket. Egy új félév akkor kerül lejelentésre, amikor az állapota – akár kézzel, akár valamely automatikus mechanizmus által – aktívra vált. Ha egy előzőleg aktív félévet passziválunk, akkor erről módosító jelentés generálódik. Ezért lehetőleg kerüljük a státus indokolatlan át-, majd visszaállítását. A féléves szak-törzslapokon a FIR szempontjából mindenképpen kitöltendő még a finanszírozási forma. Fontos! A hallgató képzéseinek manipulálását mindig a Szak, képzés fülről indítsuk4, a Törzslapok, képzések fülön történt analóg módosítások nem (vagy nem teljes mértékben) jutnak el a FIR-be! Így a Szak, képzés fülon kezdeményezzük új szak, törzslap, ill. képzés manuális, létrehozását, a téves rögzítések (pl. szak, törzslap, ill. képzés) törlését, a státusok, kezdő, ill. befejező időpontok állítását. Külföldi hallgatók esetén a Hallgatói adatok fülön félévenként nyilvántartandó a fentieken kívül a Külföldi kategória is. Erről l. 5. Külföldi pont, 1. oldal. 19. Vendéghallgatói jogviszony A vendéghallgatói jogviszony létrehozása lehetőleg a Tanulmányi bokor Szakok, képzések fülén a jobb egérgombbal nyíló Új szak, törzslap és képzés(ek) menüponttal történjen. Itt úgy járjunk el, mint a normál hallgatók esetén, csak a törzslap típusát ’vendéghallgatói’-ra állítsuk be. Ezenkívül fontos az is, hogy közvetlenül a létrehozás után a Szakok, képzések fülön az imént létrehozott törzslap módosítására szolgáló menüpontban – akár még a bejelentkeztetés előtt, de feltétlenül a FIR-es jelentést megelőzően5 – a Befejezés időpontja rovatot töltsük ki, mert a vendéghallgatói jogviszony határozott idejű, és már ezzel a végedátummal kell a jogviszonyt lejelenteni. A vendéghallgatói jogviszonyról féléves adatok nem kerülnek lejelentésre, így a hallgatói jogviszonynál említett megszorítások nem élnek.

4

A kivételek csak a képzéshez nem kötődő jogviszonyok: így az Törzslapok, képzések fülön adminisztrálandó doktorjelölti jogviszony (vö. 5. oldal), ill. a tanulmányi bokron kívül, a hallgatói adatok közt helyett kapott kollégiumi jogviszony (vö. 3. oldal.) 5 A jelenlegi szabályozás szerint a FIR-be minden hónap 1-jén és 15-én kell a felgyülemlett adatokat jelenteni.


–4–

Hallgatói adatok karbantartása az ETR-ben a FIR-be történő adatszolgáltatás szempontjából 20. Doktorjelölti jogviszony A FIR szempontjából az a doktorjelölt, aki a doktori képzését már sikeresen befejezte, de a doktori tézisét még nem védte meg. Maga a doktori képzés a normál hallgatói jogviszony keretében kezelendő, ahogy eddig is. Kivételként a doktorjelöltek jogviszonya a Tanulmányi bokor Törzslapok, képzések fülén hozható csak létre, a jobb egérgombbal nyíló Új törzslap menüpontban. Itt típusként ’doktorjelölti’-t válasszunk. Ekkor a képernyő kódváalján két új, Doktori iskola, ill. Dokt. isk. intézm. feliratú mező jelenik meg: ide az első mellett lévő lasztóval választhatunk a hivatalosan lejelentett (és akkreditált) doktori iskolák közül. Ezen kívül a Megnyitás dátuma töltendő még ki: a doktorjelöltek esetén ez helyettesíti a jogviszony kezdetét. A doktorjelölti jogviszony befejezése – annak tényleges befejezésekor – szintén a Törzslapok, képzések fülön, az adott törzslapon jobb egérgombbal feljövő Törzslap módosítása menüponttal adminisztrálható: itt kell kitölteni a Befejezés dátuma, ill. Befejezés módja mezőket. Ez utóbbiban a tézis sikeres megvédésekor a ’Diplomával végzett’ elemet válasszuk. A doktorjelölti törzslap, mivel nem kapcsolódik ETR-es szakhoz, nem látható a Szakok, képzések fülön. A doktorjelölti jogviszonyhoz féléves adatok (pl. féléves törzslap, hallgatói adatok) sem társulnak. 21. Kollégiumi jogviszony A FIR szempontjából a kollégiumi jogviszony a többi jogviszonnyal egyenrangú, de az ETR-ben továbbra is a tanulmányi bokron kívül, a hallgatói adatok közt szereplő kollégiumi mezőkkel adminisztrálandó. Ezért az ezzel kapcsolatos információkat is a 17. Kollégium pontban (3. oldal) ismertetjük. 22. Jelenleg nem rögzíthető opcionális adatok Az alábbi olyan opcionális adatokra terjed ki továbbá a FIR, amelyek az ETR jelenlegi állapotában még nem jelenthetők. A vonatkozó programfrissítés után ezen adatok körének új adattartalom szerinti karbantartása felmerülhet (amennyiben ezek egyáltalán közlendők lesznek):

Szakirányok: a féléves adatokhoz kapcsolódóan a FIR-be képzési szakirányok is jelenthetők lennének, de azt ETR ezt egyelőre nem támogatja. Így a szakirányok adminisztrációja változatlan, de lehet, hogy a jelentési megvalósításakor a jövőben majd változás lesz szükséges.


–5–


23. A hallgatóellenőrző hibalista üzenetei A FIR-es jelentéshez szükséges adattisztítás érdekében az Admin modul Készletek gombjának Ellenőrző / hibalisták pontjában FIR-hez SZTE-s hallgatóellenőrző néven hibalista készült. Ez az ellenőrző csak a jelentendő hallgatók jelentendő adatait vizsgálja, és ezen belül is csak az automatikusan nem javítható problémákra koncentrál. A komplex adatellenőrzés időigénye miatt az ellenőrző program csak óránként fut le, így az iménti javítások nem azonnal tükröződnek rajta. A hibalista által kijelzett problémák az alábbiak: Kód

Leírás Állandó címben hiányzó vagy hibás adatok : … Az állandó lakcím meg van adva, de a felsorolt adatok hiányzanak, vagy hibásak. Az ország hibáját okozhatja az is, hogy az ETR-ben választott tétel a hivatalos országtörzsben nem létezik. Vö. 13. Elérhetőségi adatok pont, 3. oldal. Elhárítása: A felsorolt adatok pótlandók, javítandók. Az állandó telefonszáma rossz formátumú (06-tal v. 00-val kell kezdődnie ALL_CIM_TEL és csak számjegyeket tartalmazhat) Az állandó cím melletti telefonszám formátuma nem megfelelő. Vö. 13. Elérhetőségi adatok pont, 3. oldal. NB. Az ellenőrző hibalista jelenlegi változatában ez az üzenet nem jelenik meg, mert törekszünk arra, hogy a telefonszámok formátuma, amennyiben szükséges, központilag legyen átalakítva. Elsődleges állampolgárság nincs kitöltve vagy érvénytelen és nem magyar ALLAMPOLGARSAG_1 (vagy ismeretlen) a születési hely Az ellenőrző nem tudta az illetőről biztosan megállapítani, hogy magyar állampolgár, ugyanakkor az elsődleges állampolgárság üres. Vö. 10. Állampolgárság pont, 3. oldal, ill. 5. Külföldi pont, 1. oldal. Elhárítása: Az állampolgárság rögzítendő. Anyja neve nincs kitöltve (vagy nem többtagú) ANYJA_NEVE Az anya neve rovat üres (akár úgy, hogy a vezeték-, ill. utónévből nem lett teljes alak összeállítva), vagy csak egy névelemet tartalmaz. Vö. 6. Személynevek pont, 2. oldal. Elhárítása: Az anya neve rögzítendő. Asszonynév mellett nincs megadva a születési név ASSZONYNEV A születési név rovat (vagy annak teljes alakja) üres, ugyanakkor a viselt név asszonynévnek (házassági névnek) tűnik. Vö. 6. Személynevek pont, 2. oldal. NB. Az ellenőrző algoritmust megtéveszthetik egyes nevek, pl. egy -né-re végződő személynév, mint Ariadné. Elhárítása: A születési név rögzítendő (akkor is, ha megegyezik a viselt névvel). Cím nincs megadva CIM Nincs megadva sem állandó, sem levelezési cím. Elhárítása: Rögzítsük a két cím közül legalább az egyiket. Névelőtagban hibás rövidítés(ek): … ELOTAG A személynév előtag részében lévő felsorolt rövidítések zavart okoznak a FIR felé való jelentésben. Vö. 6. Személynevek pont, 2.oldal. Elhárítása: Töröltjük ki a megadott rövidítéseket, vagy használjuk a szabályos magyar változatukat. A fogyatékossági adatok hiányosan töltöttek (kell: típus, mérték, kiállító, FOGYATEK kiállítás dátuma, beadási dátum) Egy vagy több fogyatékossági bejegyzés rosszul lett kitöltve. Vö. 15. Fogyatékosságok pont, 3. oldal. Elhárítása: Pótoljuk a hiányzó adatokat. Határontúlinak van jelölve magyar állampolgár HTULI_HUN Magyar – vagy az ellenőrző által annak is vélhető – állampolgár esetén a Határon túli magyar jelző be van állítva. Vö. 5. Külföldi pont, 1. oldal. Elhárítása: Ellenőrizzük, hogy az illető magyar vagy külföldi állampolgár-e, és ennek megfelelően állítsuk be ellentmondásmentesre az állampolgársággal összefüggő adatokat (ne csak a határontúli státust). Kollégiumi jogviszony kezdete nincs megadva a kollégium mellett KOLL_JV_KEZD Rögzítve lett a kollégium, de a jogviszony érvényességének kezdete nem. Vö. 17. Kollégium pont, 3. oldal. Elhárítása: Ellenőrizzük, a kollégiumi jogviszonyt, és korrigáljuk az adatokat (vagy a kollégiumot töröljük, vagy adjuk meg az érvényességi dátumot is). Kollégium jogviszony vége és a megszűnés oka egymásnak ellentmond KOLL_JV_VEG (nincs ok dátum mellett, vagy fordítva) A kollégiumi jogviszony vége nem, hibásan vagy önellentmondóan lett rögzítve. Vö. 17. Kollégium pont, 3. oldal. Elhárítása: Ellenőrizzük, a kollégiumi jogviszonyt, és korrigáljuk az adatokat. ALL_CIM


–6–


Kód

Leírás Kollégium nincs megadva kitöltött kollégiumi jogviszonyadatok mellett Rögzítve lett a kollégiumi jogviszony érvényessége, de a kollégium kódja nem. Vö. 17. Kollégium pont, 3. oldal. Elhárítása: Ellenőrizzük, a kollégiumi jogviszonyt, és korrigáljuk az adatokat (vagy jogviszonyadatokat töröljük, vagy adjuk meg a kollégiumot is). Külföldi kategória van megadva a féléves hallgatói adatoknál [vélhetően] KULF_KAT_HUN magyar esetén A féléves hallgatói adatoknál a tanulmányi bokorban legalább egy jelentendő félév esetén meg van adva külföldi kategória, ugyanakkor a hallgató nem külföldi (vagy az algoritmus szerint vélhetően nem az). Vö. 5. Külföldi pont, 1. oldal. NB. Ha a hallgató a tanulmányai alatt kapott magyar állampolgárságot, akkor ez az állapot normális. Elhárítása: Ellenőrizzük, hogy a hallgatónak milyen az állampolgársága. (1) Ha külföldinek bizonyul, akkor az állampolgársággal összefüggő adatokat ellentmondásmentesen rögzítsük. (2) Ha magyarnak bizonyul, akkor ellenőrizzük, hogy nem a tanulmánya során kapta-e meg a magyar állampolgárságot. (2a) Ha már a tanulmányai kezdetén is magyar állampolgár volt, akkor a külföldi kategóriát töröljük a féléves adatokról. (2b) Ha tanulmányai közben lett magyar állampolgárságú, akkor egyeztessük, hogy a féléves adatok a valóságnak megfelelőek-e, és a továbbiakban ennél a hallgatónál hagyjuk figyelmen kívül ezt a jelzést. Külföldi kategória nincs megadva a féléves hallgatói adatoknál [vélhetőKULF_KAT_KULF en] külföldi esetén A féléves hallgatói adatoknál a tanulmányi bokorban legalább egy jelentendő félév esetén nincs megadva külföldi kategória, ugyanakkor a hallgató külföldi (vagy az algoritmus szerint vélhetően nem az). Vö. 5. Külföldi pont, 1. oldal. NB. Ha a hallgató a tanulmányai alatt veszti el a magyar állampolgárságot, akkor ez az állapot normális. De mivel ennek az esélye igen kicsiny, az ezzel kapcsolatos megfontolásokra az elhárításnál nem térünk ki. Elhárítása: Ellenőrizzük, hogy a hallgatónak milyen az állampolgársága. (1) Ha külföldinek bizonyul, akkor a külföldi kategóriát pótoljuk (legalább a kötelező adatszolgáltatás kezdetétől, azaz a 2005/2006. tanév 2. félévétől). (2) Ha magyarnak bizonyul, az állampolgársággal összefüggő adatokat ellentmondásmentesen rögzítsük. Letelepedési adatok hiányosak vagy ellentmondóak LETELEP A hallgató letelepedettnek van feltüntetve, de nem minden vonatkozó adata van kitöltve, ill. a letelepedett státus ellentmondásban van más adatokkal. Vö. 5. Külföldi pont, 1. oldal. Elhárítása: Több problémát jelezhet, ezek mindegyike vizsgálandó (1) A külföldi, Magyarországon letelepedett kapcsoló be van kapcsolva, de a tartózkodás jogcíme nem ’G – Letelepedési engedély’. (2) Magyar állampolgárság mellett az (1) esetben említett adatok egyike be van állítva. (3) Letelepedett személynek tartózkodási engedélyre utaló adatai vannak kitöltve. Ellenőrzendő az állampolgárság, a letelepedés, ill. a tartózkodási engedély, és ezek ellentmondásmentesen kijavítva rögzítendők. Levelezési címben hiányzó vagy hibás adatok : … LEV_CIM A levelezési cím meg van adva, de a felsorolt adatok hiányzanak, vagy hibásak. Az ország hibáját okozhatja az is, hogy az ETR-ben választott tétel a hivatalos országtörzsben nem létezik. Vö. 13. Elérhetőségi adatok pont, 3. oldal. Elhárítása: A felsorolt adatok pótlandók, javítandók. A levelezési cím telefonszáma rossz formátumú (06-tal v. 00-val kell kezLEV_CIM_TEL dődnie és csak számjegyeket tartalmazhat) A levelezési cím melletti telefonszám formátuma nem megfelelő. Vö. 13. Elérhetőségi adatok pont, 3. oldal. NB. Az ellenőrző hibalista jelenlegi változatában ez az üzenet nem jelenik meg, mert törekszünk arra, hogy a telefonszámok formátuma, amennyiben szükséges központilag legyen átalakítva. Nem nincs kitöltve vagy hibás NEM A hallgató neme hiányzik. Vö. 9. Nem pont, 3. oldal. Elhárítása: A hallgató neme rögzítendő. Születési hely (település) nincs kitöltve SZUL_HELY A születési hely hiányzik. Vö. 8. Születési ország, hely pont, 2. oldal. Elhárítása: A születési hely rögzítendő: ma is a születéskor érvényes nevén létező magyar település estén a településválasztóval, külföldi, ill. megszűnt vagy megváltozott mevű magyar település esetén a nevet okirat alapján begépelve. Születési dátum nincs kitöltve SZUL_IDO A születési dátum hiányzik. Vö. 7. Születési pont, 2. oldal. Elhárítása: Az adat pótlandó. KOLLKOD_NULL


–7–


Kód

Leírás Születési ország nincs kitöltve (és nem is magyar állampolgár), vagy érvénytelen A születési ország hiányzik, vagy helytelen, ugyanakkor a hallgatóról nem lehetett bizonyosan megállapítani, hogy Magyarországon született, ill. magyar állampolgár. Vö. 8. Születési ország, hely pont, 2. oldal, ill. 5. Külföldi pont, 1. oldal. Elhárítása: Az üzenet több problémára utalhat, az elhárítás esetén ezeket sorban ellenőrizni kell: (1) Mindenképpen pótlandó a születési ország. (2) Ha magyarországi születésű, akkor a születési helyet lehetőleg a településválasztóval írjuk felül (ha a születési hely ezen a néven ma is szerepel a településtörzsben). (3) Ellenőrizzük az állampolgársággal összefüggő adatokat, hogy ellentmondásmentesek-e. Születési hely az ország szerint külföldi, de a település szerint magyar SZUL_ORSZAG_TELEP Nem magyarországi születési hely esetén a település mégis a mai magyar helységeket tartalmazó településválasztóval lett beírva. Vö. 8. Születési ország, hely pont, 2. oldal. Elhárítása: Vagy a születés országa, vagy születés helye érvénytelen adatokat tartalmaz; állapítsuk meg a valóságot és a nem megfelelő adatot változtassuk meg. Magyar születési helyet (települést) kóddal nem sikerült azonosítani SZUL_TELEP_ID Magyarországi születési hely nem a mai magyar helységeket tartalmazó településválasztóval lett beírva. Vö. 8. Születési ország, hely pont, 2. oldal. NB. Bizonyos esetekben (megszűnt vagy megváltozott nevű magyar település) ez a hibajelzés normális helyzetre utalhat. Elhárítása: Amennyiben a születési hely ezen a néven ma is önálló magyarországi település, úgy válasszuk ki újra a településválasztóval; ha a település megszűnt, vagy neve megváltozott, akkor ennél a hallgatónál ezt a jelzést a továbbiakban hagyjuk figyelmen kívül. Tajszám nincs kitöltve (magyar ?) TAJSZAM A hallgató magyar (vagy az ellenőrző algoritmus által annak is vélhető) és a tajszáma hiányzik. Vö. 11. Tajszám pont, 3. oldal, ill. 5. Külföldi pont, 1. oldal. Elhárítása: Ellenőrizzük a hallgató állampolgárságát. (1) Ha magyarnak bizonyul, akkor pótoljuk a tajszámot. (2) Ha külföldinek bizonyul, akkor állítsuk ellentmondásmentesre az állampolgársággal összefüggő adatokat. Tajszám nincs kitöltve (ha tényleg külföldi, akkor ez nem hiba) TAJSZAM_KULF A hallgató külföldi (vagy az ellenőrző algoritmus által annak is vélhető) és a tajszáma hiányzik Vö. 11. Tajszám pont, 3. oldal, ill. 5. Külföldi pont, 1. oldal. NB. Külföldiek esetén ez az üzenet normális esetre is utalhat. Elhárítása: Ellenőrizzük a hallgató állampolgárságát. (1) Ha magyarnak bizonyul, akkor állítsuk ellentmondásmentesre az állampolgársággal összefüggő adatokat. (2) Ha külföldinek bizonyul, akkor ellenőrizzük, hogy van-e magyar tajszáma (azaz tb-jogviszonya), ha van, akkor rögzítsük; ha nincs akkor ennél a hallgatónál ezt a jelzést a továbbiakban hagyjuk figyelmen kívül. Tartózkodási jogcím nincs kitöltve [vélhetően] külföldi esetén TART_JOGCIM A hallgató külföldi (vagy az ellenőrző algoritmus által annak is vélhető) és a tartózkodás jogcíme nincs megadva. 5. Külföldi pont, 1. oldal. Elhárítása: Ellenőrizzük a hallgató állampolgárságát. (1) Ha külföldinek bizonyul, pótoljuk a tartózkodási jogcímet. (2) Ha magyarnak bizonyul, akkor állítsuk ellentmondásmentesre az állampolgársággal összefüggő adatokat. Tartózkodási jogcímadatok vannak kitöltve [vélhetően] magyar állampolTART_JOGCIM_HUN gár esetén A hallgató magyar (vagy az ellenőrző algoritmus által annak is vélhető), de a tartózkodás jogcíme meg van adva.. Vö. 5. Külföldi pont, 1. oldal. Elhárítása: Ellenőrizzük a hallgató állampolgárságát. (1) Ha külföldinek bizonyul, pótoljuk a tartózkodási jogcímet. (2) Ha magyarnak bizonyul, akkor állítsuk ellentmondásmentesre az állampolgársággal összefüggő adatokat. Tartózkodási engedély lejárta megvan adva, de a száma és a kiállítási TART_LEJARTA_NOT_NULL dátum nem A tartózkodási engedély adatai hiányosan, vagy ellentmondásosan vannak kitöltve. Vö. 12. Tartózkodási engedély pont, 3. oldal. Elhárítása: Ellenőrizzük a tartózkodási engedély meglétét, ill. adatait, és annak alapján korrigáljunk (vagy minden vonatkozó adatot töltsünk ki, vagy mindet töröljünk ki). SZUL_ORSZAG


–8–

Hallgatói adatok karbantartása az ETR-ben a Felsőoktatási Információs Rendszerbe (FIR) történő adatszolgáltatás szempontjából

Recommend Documents