Gedragscode integriteit. Gedragscode Integriteit

Gedragscode integriteit

Gedragscode Integriteit

Voorwoord Missie en kernwaarden Thuisvester wil zich graag profileren als een maatschappelijk en klantgericht ondernemer met als doel het woon- en leefklimaat te verbeteren. Thuisvester wil herkend worden als een ondernemende, slagvaardige en transparante woningcorporatie met een breed maatschappelijk gezicht.

De missie van Thuisvester is: Tevreden individuele klanten in voldoende kwalitatief goede woningen met een betaalbare huurprijs. Thuisvester is een transparante gedreven woningcorporatie die midden in de maatschappij staat en naar vermogen presteert. Een aantal zaken staan hierbij centraal. Allereerst het versterken van de woon- en leefkwaliteit van huidige en toekomstige klanten, zoals gezinnen, starters, senioren en mensen met een bijzondere woon- en/of zorgvraag. Maar ook het intensiveren en waarborgen van wooninvesteringen in het totale werkgebied. Dit wil Thuisvester verwezenlijken door samen met maatschappelijke partners en gemeenten structureel bij te dragen aan een leefbare samenleving in de stad en op het platteland. Waarom is integriteit belangrijk Bij ons handelen vinden we het belangrijk dat onze missie en daarbij behorende kernwaarden als ondernemend, betrouwbaar, betrokken, slagvaardig en transparant niet alleen op papier zijn beschreven, maar ook onze motivatie en ons handelen bepalen. Uitgangspunt hierbij is dat we er ons van bewust zijn dat we werken voor gewone mensen, met geld dat oorspronkelijk door de maatschappij is gefinancierd. Thuisvester heeft vertrouwen in haar medewerkers. Maar er gaat bij Thuisvester ook veel geld om. Dit leidt er toe dat integriteit een belangrijk thema vormt. Integriteit houdt voor ons in dat we open, eerlijk en transparant willen werken naar alle relevante personen en partijen. Ook houdt dit in dat we op elk moment verantwoording willen afleggen over wat we doen en hoe en waarom we dat doen. Bovendien zijn wij ook niet blind voor de diverse fraudezaken en de negatieve publiciteit rondom de bouwwereld en de woningcorporatiesector. Dit maakt integriteit tot een zeer

Versienummer 1.0- gedragscode integriteit d.d. 2 juni 2010 …………..

vastgesteld

Gedragscode integriteit relevant en actueel thema. Tevens is er enige tijd geleden een onderzoek van het Centraal Fonds Volkshuisvesting geweest naar de corporatiesector. Hierin zijn diverse aanbevelingen gedaan omtrent integriteit. Mede op basis hiervan tezamen met de reeds bestaande documenten op het gebied van integriteit, zoals de Governancecode Woningcorporaties en Aedescode, en rekening houdend met zaken die tot risico’s kunnen leiden binnen onze organisatie is deze gedragscode tot stand gekomen. Wederkerigheid Integriteitsbeleid is niet af met de aanbevelingen en richtlijnen in deze gedragscode. We moeten ons inspannen om onze richtlijnen op het gebied van integriteit na te komen, maar dat geldt ook voor onze partners. Ons doel is dat alle betrokkenen weten hoe we zijn en hoe we het graag willen hebben en dat is niet vrijblijvend. De opdracht is om ons te gedragen vanuit een mentaliteit die past bij de filosofie van Thuisvester.

Oosterhout, ………

……………………Gedragscode integriteit

vastgesteld op…………..

instemming door OR

d.d.

goedgekeurd door RvT d.d. advies Koepel Huurdersorganisaties d.d. 1 juli 2010


vastgesteld


Inleiding Thuisvester & Integriteit Werken bij Thuisvester betekent werken in een organisatie die klantgericht is en dicht bij de mensen staat. Een medewerker van een maatschappelijke onderneming zoals Thuisvester levert direct en indirect een bijdrage aan het welzijn van de samenleving. Vanuit deze verantwoordelijkheid is het vanzelfsprekend dat burgers, in- en externe partijen integer handelen van Thuisvester verwachten. Met andere woorden: integriteit is een belangrijke voorwaarde voor het vertrouwen in Thuisvester als lokaal verankerde maatschappelijke onderneming. Beleid en regels, normen en waarden lijken soms meer vanzelfsprekend te zijn dan dat ze overbodig lijken. Toch is van belang dat op hoofdlijnen “de regels” zijn vastgelegd, alleen dan kunnen we er verantwoording over afleggen en elkaar er ook op aanspreken. Werken aan integriteit is werken aan een cultuur van bewustheid, eigen verantwoordelijkheid en onderlinge transparante verantwoording. Op wie van Toepassing? Deze gedragscode is van toepassing op alle personen die in dienst zijn van Thuisvester of werkzaam zijn voor Thuisvester. Hieronder vallen niet alleen de personen, die een arbeidsovereenkomst hebben met Thuisvester, maar ook personen die bij de onderneming zijn gedetacheerd, uitzendkrachten, stagiaires, vrijwilligers, leden van de Raad van Toezicht, bestuurders etc. Tevens is deze gedragscode van toepassing op alle organisaties en/of personen waar Thuisvester diensten of zaken aan levert. Overal waar “personeel” of “medewerker(s)” in de gedragscode staat wordt een ieder zoals hierboven bedoeld. Overal waar hij staat dient hij/zij te worden gelezen. Randvoorwaarden en uitgangspunten Bij het opstellen van het advies c.q. de richtlijnen voor het integriteitsbeleid is uitgegaan van de volgende randvoorwaarden en uitgangspunten:

•

Vertrouwen in een open, transparante cultuur met eigen verantwoordelijkheid voor iedere medewerker;

•

Verwachting dat externe relaties ook een gedegen integriteitsbeleid hebben en zich daaraan houden;

•

In contacten met derden zal er sprake zijn van een win-win situatie en wederkerigheid;


vastgesteld

Gedragscode integriteit •

Uit het genoten voordeel vloeit geen oneigenlijk afhankelijkheidsgevoel of verplichting tot onzakelijke tegenprestaties tegenover die derden voort;

•

De aanbevelingen van het Centraal Fond Volkshuisvesting uit de nulmeting van 7 september 2009 zijn geanalyseerd en verwerkt in het integriteitsbeleid en in deze gedragscode vormgegeven.

•

Er is aangesloten bij de principes en bepalingen van de Governancecode Woningcorporaties

•

Deze gedragscode geeft geen limitatieve opsomming van activiteiten, die wel of niet zijn toegestaan;

•

Corruptie en fraude worden in geen enkel geval getolereerd;

•

Goed voorbeeld doet volgen. De Raad van Toezicht, het bestuur, het management en de leidinggevenden geven het goede voorbeeld

Inhoud van de gedragscode integriteit Deze gedragscode is opgebouwd uit de volgende 12 hoofdstukken. Ter referentie hebben we deze hoofdstukken onder elkaar weergegeven. Deze zijn in de digitale versie op intranet afzonderlijk aan te klikken. 1. Melding nevenfuncties 2. Melding tegenstrijdige belangen 3. Acceptatie geschenken en giften 4. Uitnodigingen en recepties 5. Declareren van onkosten 6. Geheimhouding (bedrijfsgevoelige) informatie 7. Informatiebeveiliging 8. Het gebruik van eigendommen van de corporatie 9. Omgang met elkaar en de melding van misstanden ( klokkenluidersregeling, meldregeling, integriteit) 10. Het Sanctiebeleid 11. Personeelsbeleid 12. De praktijk en communicatie Totstandkoming De gedragscode is tot stand gekomen in overleg met de Raad van Toezicht, de ondernemingsraad en het managementteam.


vastgesteld


1. Melding van Nevenfuncties Toestemming Overeenkomstig de CAO woondiensten is het de medewerker niet toegestaan werkzaamheden voor derden (bijklussen, beunen) te verrichten, mits er schriftelijk toestemming door het Bestuur is gegeven. Dit geldt voor alle nevenwerkzaamheden zowel in loondienst voor derden of voor eigen rekening. Dit kan ook gebeuren in de vorm van een algemenere toestemming in termen van uren per week en looptijd van activiteiten. Verklaring nevenactiviteiten Om deze reden wordt bij indiensttreding een verklaring nevenactiviteiten ondertekend. Ook van werknemers waarvan nog geen verklaring nevenactiviteiten in het personeelsdossier is opgenomen, wordt verlangd dat zij deze ondertekenen. In deze verklaring geeft de medewerker aan wat zijn nevenfuncties zijn. Deze verklaring maakt onderdeel uit van de arbeidsovereenkomst. De verklaring wordt jaarlijks gecontroleerd op juistheid van gegevens. Wijzigingen in nevenactiviteiten leiden tot het opstellen van een nieuwe verklaring. Geen toestemming Indien er sprake is van concurrentie, overbelasting, strijdige belangen of een kennelijk nadelige invloed op functioneren, wordt geen toestemming gegeven en vindt geen ondertekening plaats . Als de werkgever geen toestemming geeft, dan deelt hij dat binnen 14 dagen, nadat het verzoek van de werknemer is ontvangen, schriftelijk mee. Daarna overleggen werkgever en werknemer over de voorwaarden waarop wel toestemming kan worden gegeven. Indien er geen akkoord is voor het uitoefen van een nevenactiviteit, draagt de raad van bestuur de medewerker op om de nevenactiviteiten per ommegaande te stoppen. Als hieraan niet wordt voldaan, kan dit leiden tot sancties of uiteindelijk ontslag. Functies in maatschappelijke organisaties Thuisvester waardeert het als medewerkers nevenfuncties vervullen in maatschappelijke organisaties. Het is zelfs denkbaar dat Thuisvester daarvoor in beperkte mate faciliteiten verleent. Tegelijkertijd beseffen we dat nevenfuncties kunnen leiden tot strijdige belangen. Hierin biedt de ‘goedkeuring vooraf’ de oplossing. Mocht strijdigheid van belangen pas aan de orde komen nadat de betreffende functie is aanvaard, dan treedt de medewerker, op het eerste verzoek van de directie, terug uit deze nevenfunctie. Als hieraan niet wordt voldaan, kan dit leiden tot sancties of uiteindelijk ontslag. Nevenfuncties Nevenfuncties leden Raad van Toezicht Voor wat betreft nevenfuncties bij leden van de Raad van Toezicht wordt het volgende uitgangspunt gehanteerd. Met inachtneming van het bepaalde in het Reglement van de Raad


vastgesteld

Gedragscode integriteit van Toezicht zal de Raad van Toezicht voor zijn functioneren de algemene beginselen van governance als uitgangspunt hanteren. Tevens onderschrijven de Raad van Toezicht en het Bestuur de Aedescode , de aanbevelingen van de Commissie Glasz en de ‘’Principes” van de Governance Code voor Woningcorporaties. De openbare nevenfuncties van de leden van de Raad van Toezicht worden vermeld in het jaarverslag. Zakelijke nevenfuncties en / of niet-openbare maatschappelijke functies die geen verband houden met het lidmaatschap van de Raad van Toezicht worden gemeld binnen de Raad van Toezicht, zoals beschreven in artikel 7 van het Reglement Raad van Toezicht. Daarnaast past Thuisvester de Governancecode zodanig toe dat tijdelijk gedelegeerde bestuurstaken van toezichthouders bij ontsteltenis van de bestuurder niet leiden tot afhankelijkheid als bedoeld in de Governancecode.

2. Melding van tegenstrijdige belangen Scheiding zakelijk en privé Om de relatie met externe relaties zuiver te houden, houdt Thuisvester zakelijk en privé strikt gescheiden. Dat zou anders verplichtingen scheppen voor zowel medewerkers van Thuisvester als voor medewerkers van externe relaties. Omgang zakelijke relaties In situaties waarbij medewerkers van Thuisvester gebruik maken van de diensten van relaties waar Thuisvester zakelijk contacten mee onderhoudt, dient dit open en transparant te geschieden. Hoe om te gaan met zakelijke relaties staat verder beschreven in het document ‘ Regels voor de omgang met zakelijke relaties naast het gewone werk’. Dit document maakt onderdeel uit van de arbeidsovereenkomst en is bijgevoegd in bijlage 2. Raad van Toezicht Voor wat betreft tegenstrijdige belangen bij de Raad van Toezicht past Thuisvester de Governance code voor wat betreft de formulering betreffende familieleden tot de tweede graad niet strikt toe. De reden hiervan is dat in de plaatselijke setting van het werkgebied van Thuisvester het onvermijdelijk is dat familieleden tot in de tweede graad zakelijke relaties hebben met Thuisvester (waaronder de hoedanigheid van huurder of medewerker van een bedrijf waarmee Thuisvester werkt.) Thuisvester hecht grotere waarde aan deelname van de Raad van Toezicht vanuit de lokale gemeenschap dan aan de strikte toepassing van (wellicht onbedoelde) governanceformuleringen. Tevens vindt Thuisvester in alle omstandigheden een zuivere positie van bestuur en toezichthoudend orgaan belangrijk. De -in de Statuten genoemde- bestuursbesluiten behoeven goedkeuring van de Raad van Toezicht. De praktijk is verder dat het Bestuur voornemens tot het nemen van ingrijpende besluiten, indien


vastgesteld

Gedragscode integriteit mogelijk, vooraf bespreekt met de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht zal in ruime samenstelling als toehoorder deelnemen aan afrondende overleggen met de gezamenlijke stakeholders over de meerjarige strategie, beleid en presentaties van Thuisvester. Jaarlijks spreekt de Raad van Toezicht tevens met de betrokken colleges van B&W en de Ondernemingsraad. Dienstverlening door derden Het is niet toegestaan om tot eigen voordeel of tot voordeel van familie of vrienden voorrang te bepleiten of te verkrijgen, waar het de dienstverlening van of door Thuisvester betreft. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de toewijzing van woonruimteverdeling. Hetzelfde geldt voor de dienstverlening van bedrijven waar Thuisvester zakelijke contacten mee onderhoudt. Hiermee wordt de schijn van vriendjespolitiek voorkomen. Deze situaties kan de medewerker niet persoonlijk afhandelen, maar worden zo veel mogelijk doorverwezen naar een collega. Inkoop en aanbestedingsbeleid Onder inkoop en aanbestedingsbeleid verstaan we het volgende: de wijze van inkoop, de manier van gunnen van een opdracht voor producten en/of diensten en het selecteren van architecten-, ingenieurs- en adviesbureaus. Veelal staat er voor een leverancier veel op het spel. Dan kan het gebeuren dat deze meer dan de kwaliteit gebruikt om de medewerker te overtuigen met hem in zee te gaan. Het inkopen van goederen of diensten behoort onafhankelijk te gebeuren. Ter voorkoming van belangenverstrengelingen zijn er meerdere mensen bij de besluitvorming in het kader van een inkoopprocedure betrokken. Hier geldt dus het vier ogen principe. Inkopen of aanbesteden kan op verschillende manieren plaatsvinden. Dit is afhankelijk van de (geschatte) hoogte van het bedrag dat met de offerte of begroting is gemoeid. Bij de bepaling van welke functionaris bevoegd is tot het inkopen en/of aanbesteden wordt de procuratieregeling gevolgd. Voor externe relaties geldt dat de mandaten van de procuratiehouders te raadplegen zijn via de inschrijvingen bij de Kamer van Koophandel voor Zuid-West Nederland. Relatiebeheer Binnen het relatiebeheer gaat het om het onderhouden van contacten met en door bedrijven en instellingen van en naar Thuisvester. Onder andere moet worden gedacht aan contacten met ontwikkelaars, aannemers, zorgen welzijnsinstellingen, leden college van B&W, ambtenaren, gemeenteraadsleden, architecten, adviesbureaus, banken en leveranciers. Deze contacten dienen een zakelijk belang voor Thuisvester te hebben. Ook hierbij is het dus zaak om op te letten dat zaken en privé niet door elkaar heenlopen.


vastgesteld


3. Acceptatie van geschenken en giften Hoe om te gaan met giften Wij hanteren de volgende uitgangspunten als het gaat om het aannemen van giften:

•

Geldbedragen kunnen alleen geaccepteerd worden als giften of geschenken aan Thuisvester worden gedaan in de vorm van legaten of erfenissen. Deze giften zullen apart worden geadministreerd en worden gestort naar Stichting Leergeld (bijlage 1). Overige geldelijke giften worden niet aangenomen.

•

Individuele giften met een economische waarde van meer dan € 25,- (prijspijl 2009) worden niet aangenomen maar geretourneerd naar de afzender of aanbieder. Acceptatie van een gift met een economische waarde van onder € 25,- kan alleen als de onafhankelijke opstelling ten opzichte van de gever daardoor niet wordt beïnvloed. Hierbij is ook van belang om mee te wegen hoe een ander, of de buiten wereld , tegen het accepteren aan zou kijken.

•

Aangeboden geschenken die niet worden geaccepteerd, vanwege hogere economische waarde of doordat door acceptatie je onafhankelijkheid in gedrang komt, worden bij een lid van het managementteam gemeld.

Presentaties en lezingen Medewerkers die in het kader van hun functie een lezing, presentatie of iets dergelijks houden en hiervoor een waardebon of geschenk ontvangen mogen deze behouden, mits de waarde ervan niet hoger is dan €25,-. Is de geldelijke beloning hoger dan €25,- dan wordt dit bedrag gestort naar Stichting Leergeld. Daar staat dan tegenover, dat eventuele kosten voor deelname, voor rekening van Thuisvester komen. KerstKerst-, eindejaarseindejaars- en relatiegeschenken relatiegeschenken Eindejaars-, kerst- of relatiegeschenken zijn geen bezwaar, mits bescheiden (aansluitend bij richtlijnen giften), en in verhouding tot de prestatie, de relatie en op kantoor afgeleverd (dus geen levering buiten het kantoor, bijvoorbeeld aan huis). Medewerkers melden de ontvangen geschenken aan hun leidinggevende. Geschenken aan alle medewerkers heeft de voorkeur boven geschenken aan één of enkele werknemers. Alle geschenken worden door een loting met elkaar gedeeld.

4. Uitnodigingen Uitnodigingen en recepties Lunches en diners Bij uitnodigingen voor lunches en diners geldt een aantal vuistregels:


vastgesteld

Gedragscode integriteit •

Bekeken wordt of het informele contact noodzakelijk is. De onafhankelijkheid dient gewaarborgd te zijn en de uitnodiging wordt altijd besproken met de leidinggevende en wordt gemeld in het managementteam.

•

Lunches en diners op uitnodiging worden veelal bekostigd door derden. Van deze regel wordt afgeweken als betrokkene zich bezwaard voelt. De dan gemaakte kosten kunnen conform de geldende regels bij Thuisvester worden gedeclareerd.

•

In geval Thuisvester voornemens is anderen voor lunches of diners uit te nodigen wordt dit besproken in het managementteam en kunnen de kosten volgens het geldende reglement worden gedeclareerd.

•

Als medewerker van Thuisvester vertegenwoordig je het belang en de organisatie Thuisvester. Het is daarom van belang te allen tijde een professionele houding te hebben en matig met alcohol te zijn.

•

Wanneer blijkt dat de uitnodiging een ander karakter had dan vooraf ingeschat, dan wordt dit gemeld bij de leidinggevende en het managementteam.

Product en dienstkennis Indien bedrijven je willen uitnodigen voor een relatiedag (congressen, symposia) moet dat gemeld en besproken worden met de leidinggevende. De bijeenkomsten moeten inspirerend en beeldvormend zijn en de ontwikkelingen bij Thuisvester en je functioneren positief beïnvloeden (opdoen van kennis en inspiratie).

5. Declareren van onkosten Declaraties Bij het indienen van declaraties doet Thuisvester een beroep op eigen verantwoordelijkheid. Uitgangspunt is dat een medewerker naar alle billijkheid, redelijkheid en eerlijkheid rekeningen en onkosten indient. Onkosten die je maakt in het kader van het uitoefenen van je functie, worden vergoed. Hierin worden de bestaande regelingen en richtlijnen gevolgd (bijvoorbeeld zakelijke reiskosten). In alle gevallen geldt het doelmatigheids- en soberheidcriterium. Medewerkers dienen daarnaast geen declaraties in voor kosten die reeds door Thuisvester of andere partijen worden vergoed. Declaraties worden indien mogelijk binnen een maand na het maken van de kosten ingediend onder overlegging van betalingsbewijzen of onderbouwing. Hoogte en functionaliteit functionaliteit uitgaven/onkosten Desgevraagd dient de hoogte en de functionaliteit onderbouwd te worden. Met functionaliteit wordt bedoeld, dat met het doen van uitgaven het belang van Thuisvester direct gediend moet zijn. Het is dus niet functioneel om uitgaven te doen c.q. onkosten te maken, die hooguit indirect het belang van Thuisvester dienen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld uitgaven of


vastgesteld

Gedragscode integriteit onkosten die uitgelegd kunnen worden als zijnde een verkapte vorm van beloning, dan wel als zogenaamde snoep- of pretuitgave. Ook hier is transparantie en openheid van belang. Daarnaast dienen declaraties altijd door de leidinggevende te worden gecontroleerd en te worden geparagrafeerd. Afrekening verloopt na fiattering door of namens het bestuur via de financiële administratie.

6. Geheimhouding (bedrijfsgevoelige (bedrijfsgevoelige) bedrijfsgevoelige) informatie Vertrouwelijkheid en informatie informatie Thuisvester verlangt van haar werknemers dat zij zorgvuldig omgaan met de informatie over vertrouwelijke bedrijfsaangelegenheden waarover zij uit hoofde van hun functie beschikken. Dat betekent, dat oneigenlijk gebruik van die kennis of openbaarmaking niet is toegestaan voor zover dit niet in strijd komt met een wettelijke plicht tot openbaarmaking. Tevens dient de medewerker uit oogpunt van privacy, zorgvuldig om te gaan met gegevens van derden. De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van het dienstverband/lidmaatschap van kracht. Medewerkers houden geen informatie achter die in het belang is van Thuisvester. Als deze geheim of vertrouwelijk is, dan vraagt dat om een integere afweging van belangen. Beschik je uit andere bronnen over informatie die je niet kenbaar mag maken, meld het dan bij je direct leidinggevende. Dan kan eventueel besloten worden je tijdelijk van de betreffende zaak af te halen. Medewerkers moeten zorgen dat informatie over Thuisvester deugdelijk wordt bewaard. Onbevoegden mogen er geen kennis van kunnen nemen. Ook is het belangrijk dat er geen belangrijke stukken op het bureau blijven liggen na werktijd of indien je een langere tijd niet op je werkplek aanwezig bent. Communicatie naar buiten Medewerkers hebben het recht van vrije meningsuiting. Een medewerker mag echter geen uitlatingen doen die zijn functioneren of het imago van Thuisvester schaden. Het grondrecht op vrije meningsuiting van de medewerker is niet absoluut. De grens ligt daar waar een goede functie invulling niet in redelijkheid meer is verzekerd. De medewerker is zelf verantwoordelijk voor wat hij zegt of doet. Heeft deze twijfels over wat hij wel of niet kan zeggen dan kan hij dit altijd overleggen met zijn leidinggevende. Voor sommige informatie is het evident dat deze vertrouwelijk moet worden behandeld.


vastgesteld

Gedragscode integriteit Belangrijke belanghouders en journalisten ontvangen hun informatie over Thuisvester in zijn algemeenheid via of namens de bestuurders. Medewerkers dienen voorzichtig te handelen ten aanzien van contacten met deze belanghouders. In contacten met deze belanghouders geldt een aantal uitgangspunten en richtlijnen. De richtlijnen hieromtrent heeft Thuisvester in haar persbeleid opgenomen. Tevens is van belang dat alle communicatie plaatsvindt volgens de huisstijl van Thuisvester en wordt vormgegeven volgens de schrijfwijzer van Thuisvester. Deze schrijfwijzer is ook van toepassing op mail verkeer en intranet. Medewerkers dienen zich bewust te zijn van het directe karakter van participatie in digitale sociale netwerken als Hyves en Facebook. Zij laten zich niet ongunstig uit over Thuisvester ter voorkoming van imagoschade.

7. Informatiebeveiliging Informatiebeveiliging 7.1 Informatiebeveiliging Informatiebeveiliging kan worden gedefinieerd als ‘het treffen en onderhouden van een samenhangend pakket van maatregelen ter waarborging van de beschikbaarheid, integriteit en exclusiviteit van de informatievoorziening.’ Onder deze kwaliteitscriteria wordt voor Thuisvester het volgende verstaan: •

Beschikbaarheid: de mate waarin ons informatiesysteem in bedrijf is op het moment dat een medewerker het nodig heeft.

•

Integriteit: de mate waarin ons informatiesysteem zonder fouten is.

•

Exclusiviteit: de mate waarin de toegang tot en de kennisname van ons informatiesysteem en de informatie daarin is beperkt tot een gedefinieerde groep van gerechtigden.

Informatiebeveiliging heeft niet zozeer te maken met het ‘op orde’ hebben van zaken, maar des te meer met het beheersen van de kwetsbaarheden. Dit is met name van belang omdat er binnen de organisatie en in onze systemen persoonlijke en gevoelige informatie over klanten of medewerkers beschikbaar is. Het is dan ook van groot belang dat de privacy gewaarborgd is en er op een integere manier met deze informatie wordt omgegaan. De regels ten aanzien van verantwoord e-mail-, intranet- en internetgebruik en de wijze waarop controle op persoonsgegevens over e-mail-, intranet- en internetgebruik plaatsvindt, zijn opgenomen in de ‘gedragscode e-mail- en internetgebruik’.


vastgesteld


8. Het gebruik van eigendommen van de corporatie In dit hoofdstuk wordt stil gestaan bij zaken die logisch lijken en reeds op intranet of in regelingen/richtlijnen zijn weegegeven. De hier beschreven zaken treden niet in de plaats van hetgeen aldaar beschreven, maar geven een beknopte uiteenzetting van hoe binnen Thuisvester met ter beschikking gestelde zaken en daarmee ook werktijd dient te worden omgegaan. Privé zaken zaken regelen in werktijd Uitgangspunt is dat privé zaken (bijvoorbeeld het voeren van privé telefoongesprekken) geregeld worden in eigen tijd. Ondanks dit uitgangspunt kan het nodig zijn dat een werknemer tijdens werktijd een dringend telefoontje dient te plegen of een fax of email dient te versturen. Uiteraard is dit in bepaalde situaties toegestaan. Wel is het de bedoeling dat hier bewust en open mee wordt omgegaan. Zorg op de werkplek Thuisvester zorgt ervoor dat iedere medewerker de beschikking heeft over gedegen materiaal, gereedschappen, apparatuur enzovoorts. Thuisvester verwacht van iedere medewerker dat hiermee met zorg wordt omgegaan en deze zaken niet onbeheerd achter worden gelaten. Gebruik kantoorartikelen Alle kantoorartikelen (onder andere pennen, scharen, plakband, notieblokken) zijn uitsluitend bedoeld voor zakelijk gebruik. Alleen als een medewerker buiten kantooruren thuis of elders werk verricht ten behoeve van Thuisvester, mag daarvoor materiaal van Thuisvester gebruikt worden. Kantoorartikelen en kantoormaterieel van Thuisvester kunnen dus niet mee naar huis worden genomen. Fotokopieën en printuitdraaien Thuisvester biedt alle medewerkers in beperkte mate de mogelijkheid kopiëren en printuitdraaien te maken bestemd voor normaal privégebruik. Het is niet de bedoeling en dus ook niet toegestaan dat er vele (10tallen) prints of kopieën gemaakt worden voor een vereniging of club. Gebruik mobiele telefoon Een aantal medewerkers heeft de beschikking over een mobiele telefoon en zonodig over een passende Car-kit voor handsfree telefoneren. Het is de bedoeling dat deze telefoon wordt gebruikt voor zakelijk telefoonverkeer.


vastgesteld


Het gebruik zal plaatsvinden volgens de regeling ‘Gebruik mobiele telefoon’. Gebruik laptop Een aantal medewerkers heeft uit hoofde van zijn functie een laptop ter beschikking. Het is de bedoeling dat deze gebruikt wordt voor zakelijke doeleinden. Langdurig privégebruik is derhalve niet toegestaan. Daarnaast heeft de medewerker de zorgplicht om vertrouwelijke gegevens niet vrij beschikbaar te laten zijn voor huisgenoten of derden, maar hier zorgvuldig mee om te gaan. Gebruik dienstauto’s dienstauto’s en bedrijfsbussen Voor het uitvoeren van het werk heeft Thuisvester bedrijfsbussen en dienstauto’s, hierna te noemen dienstauto’s. Dienstauto’s worden niet mee naar huis genomen, tenzij een medewerker deze nodig heeft voor het vervullen van de storingsdienst en/of hiervoor uitdrukkelijke toestemming van de leidinggevende heeft verkregen. Gereedschappen en materialen materialen Voor alle gereedschappen geldt dat deze alleen gebruikt mogen worden voor zakelijk gebruik, ten behoeve van Thuisvester. Gebruik voor persoonlijke doeleinden is dus niet toegestaan. Een uitzondering is gemaakt voor de gereedschappen die de medewerker van techniek & uitvoering gebruiken. Deze gereedschappen komen in eigendom van de werknemer, Materialen uit de voorraad zijn bestemd voor zakelijk gebruik, ten behoeve van Thuisvester en mogen niet voor persoonlijk doeleinden gebruikt worden.


vastgesteld


9. Omgang met elkaar en de de melding van misstanden (klokkenluidersregeling, meldregeling, integriteit) Medewerkers van Thuisvester en relaties die namens Thuisvester optreden of Thuisvester willen bezoeken, zijn zich ervan bewust werkzaamheden te verrichten in het belang van de maatschappelijke functie van Thuisvester. Ook zijn ze zich in het bijzonder bewust van de positie van de klanten. Dat betekent dat zij zich professioneel gedragen, kleden, verbaal en non-verbaal uiten en dergelijke. Maar ook dat eventuele misstanden gemeld kunnen worden, zonder dat er schade is voor degene die melding maakt. In het bijzonder wordt over huurders, kopers en de collega’s van Thuisvester altijd respectvol gesproken. Dit ongeacht de taal, afkomst, huidskleur, geaardheid, religie of gedragingen. Ook buiten werktijd spreken en gedragen medewerkers en representanten zich ten alle tijd met respect voor Thuisvester, haar klanten, medewerkers en overige relaties. Elke verbale of nonverbale uiting die ook maar enigszins een discriminerend of seksistisch karakter heeft, is uitgesloten. Grof taalgebruik is eveneens niet toegestaan. Vertrouwenspersoon integriteit In de praktijk kunnen zich situaties voordoen die in deze gedragscode niet zijn beschreven. In die situaties is het verstandig te rade te gaan bij de leidinggevende of, wanneer dat minder wenselijk wordt geacht, de vertrouwenspersoon integriteit (VPI). Wie dit is, wordt op intranet vermeldt. Binnen Thuisvester vervult een daartoe door het bestuur aangewezen persoon of groep personen de rol van vertrouwenspersoon integriteit. Voor Thuisvester is omwille van de onafhankelijkheid, onpartijdigheid en de belangen die hierbij kunnen spelen gekozen deze functie buiten de organisatie in te vullen. Daarnaast kunnen de medewerkers worden geconfronteerd met een situatie dat ze meemaken dat anderen binnen de organisatie regels of normen overtreden. De medewerker doet er dan goed aan om deze kennis niet voor zich te houden. Wanneer er sprake is van een misdrijf is de medewerker verplicht hiervan aangifte te doen bij de officier van justitie. Daarnaast moeten vermoedens van misverstanden worden gemeld (klokkenluidersregeling). In al deze gevallen kan de medewerker zich wenden tot de VPI. Naast het geven van advies aan de medewerker kan deze VPI helpen om misstanden intern aan de orde te stellen. Bovendien heeft deze een signalerende rol naar het bestuur. De VPI werkt in principe op basis van anonimiteit en vertrouwelijkheid.


vastgesteld

Gedragscode integriteit De klokkenluidersregeling Op grond van de Governancecode Woningcorporaties draagt het bestuur van Thuisvester er zorg voor dat werknemers zonder gevaar voor hun rechtspositie de mogelijkheden hebben te rapporteren over vermeende onregelmatigheden c.q. misstanden. Een vermoeden van een misstand betreft: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot Thuisvester van:

•

Een (dreigend) strafbaar feit;

•

Een (dreigende) schending van wet, statuten van Thuisvester en daarop gebaseerde reglementen;

•

Een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu;

•

Een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen;

•

Een dreigende verspilling van geld,

•

(een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten.

De procedures die bij een dergelijk vermoeden gevolgd dienen te worden, zijn opgenomen in de apart vastgestelde de klokkenluidersregeling. Vertouwenspersoon ongewenste omgangsvormen Naast een vertrouwenspersoon integriteit kent Thuisvester ook een vertrouwenspersoon voor ongewenste gedragsvormen. Onder ongewenst gedrag wordt verstaan: handelingen van een groep of van een individu, gericht tegen een persoon die deze handelingen als bedreigend, vernederend of intimiderend ervaart. Thuisvester wil gewenst gedrag stimuleren en ongewenste gedrag voorkomen en bestrijden. Thuisvester heeft deze zaken in de interne regeling gedragscode en de klachtenregeling ongewenst gedrag opgenomen. Wie de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen is, staat vermeld op intranet.

10. Het Sanctiebeleid Sanctiebeleid In elk rechtsysteem staat tegenover het breken van een regel een sanctie. Zo is een stelsel van gedragsregels pas compleet als er een passend sanctiebeleid is bij het niet nakomen van de regels. Als een medewerker de regels uit deze gedragscode niet nakomt of anderszins niet integer handelt, wordt dit beschouwd als plichtsverzuim. Ook gedragingen in de privé tijd kunnen onder omstandigheden plichtsverzuim opleveren. Het moet dan gaan om gedrag waardoor de belangen van Thuisvester worden geschaad of waardoor diens integriteit voor zover deze in verband staat met zijn functievervulling in het geding is.


vastgesteld

Gedragscode integriteit Mogelijke sancties Wie de vastgestelde gedragsregels niet nakomt, zal daarop direct worden aangesproken door zijn leidinggevende. Er is geen uitputtende lijst te geven van welke sanctie bij welke misdraging moet worden opgelegd. Disciplinaire bestraffing is geen automatisme, er zijn ook andere rechtspositiemaatregelen mogelijk. Bij het sanctiebeleid zal uiteraard volgens de regels van het arbeidsrecht en in lijn van de CAO Woondiensten gehandeld worden. In ieder geval geldt dat eventueel ontvangen voordeel terug wordt gegeven aan de persoon of organisatie waarvan het ontvangen is. De leidinggevende kan op basis van de aard en de ernst van de overtreding tot het volgende besluiten: •

De leidinggevende kan de medewerker een mondelinge waarschuwing geven en of berispen;

•

De leidinggevende en/of het Bestuur kan een schriftelijke waarschuwing geven;

•

Een negatieve aantekening in de beoordeling;

•

Het inhouden van een periodiek;

•

Schorsen met of zonder behoud van loon;

•

De leidinggevende kan besluiten tot het starten van een ‘disfunctioneringsprocedure’;

•

zo’n procedure kan eventueel leiden tot ontslag;

•

Het Bestuur kan de medewerker op staande voet ontslaan.

Indien er een disciplinair beleid is vastgesteld, wordt hier aansluiting bij gezocht.

11.

Integriteit en personeelsbeleid personeelsbeleid

Integriteit in personeelsbeleid Bij Thuisvester is integriteit verweven in het personeelbeleid. Dit betekent dat wij elkaar aanspreken op gewenst en ongewenst gedrag en integriteit. Integriteit is dan ook opgenomen in onze organisatiecompetenties. Deze organisatiecompetenties zijn op iedereen van toepassing . Gedurende het jaar komt integriteit minimaal drie keer aan de orde. Dit is bij de plannings- , voortgangs- en evaluatiegesprek. Functies waarin integriteit in een verhoogde mate aanwezig is. Voor iedere functie is vastgesteld in welke mate integriteit met de functie verbonden is. Dit is vastgelegd in de functiecompetenties. In bepaalde functies is integriteit in een hoge mate vereist (niveau 3 of 4). Dit zijn functies die extra risico’s op integriteitsinbreuken met zich brengen in verband met onder meer het werken met gevoelige/vertrouwelijke informatie, het kunnen beschikken over geld (procuratiebedrag hoger dan 5.000,- ), de omgang met zakelijke relaties, het hebben van een machts- en monopoliepositie, het kunnen toekennen van rechten/bevoegdheden aan personeel of burgers, het kunnen beoordelen en adviseren met grote gevolgen, het kunnen aanschaffen van goederen/diensten/aanbestedingen, het kunnen handhaven, solistisch handelen en/of het werken in de directe invloedsfeer van bedrijven.


vastgesteld

Gedragscode integriteit Thuisvester heeft in dit kader een procuratieregeling opgesteld. In deze procuratieregeling is per functie omschreven tot welke bedragen een werknemer een opdracht betaalbaar mag stellen. Ook is een matrix opgenomen met betalingsbevoegdheden. Deze gegevens zijn voor externe partijen te raadplegen bij Kamer van Koophandel. Werving en selectie Hoe meer risicofactoren voorkomen in een functie (of hoe belangrijker deze factor voor de functie is), hoe belangrijker het is dat al in het werving- en selectieproces aandacht wordt besteed aan integriteit. Om deze reden worden in onze werving- en selectieprocedure een aantal standaardeisen opgenomen voordat een medewerker een contract aangeboden krijgt. Voor iedere medewerker zal gaan gelden dat bij indienstname 1 referentie wordt gecheckt. Bij de aanname van werknemers in een functie die een hoge mate van integriteit (niveau 3 of 4) vereist, zullen minimaal twee referenties gecheckt worden, wordt een open bronnen onderzoek gedaan en wordt een verklaring van goed gedrag vereist. Indien er twijfel is, kan ook een antecedenten onderzoek en /of CV check plaatsvinden. Borging ontvangst gedragscode gedragscode Voor of tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek zal de gedragscode integriteit aan de kandidaat worden overhandigd. De gedragscode wordt onderdeel van de arbeidsovereenkomst en wordt getekend voor ontvangst. Tevens wordt een bijlage ondertekend door beide partijen inzake een geheimhoudingsverklaring en hoe om te gaan met zakelijke relaties. Beide zijn opgenomen in bijlage 2 en 3. Beoordelen en belonen Thuisvester streeft ernaar om te komen tot een beoordeling en beloning voor haar medewerker die aansluit bij de verschillende kaders die zijn gesteld. Dit is de CAO Woondiensten en de adviesregeling Izeboud. Tevens wordt er gewerkt aan een aanvullend beloningsbeleid voor Thuisvester. Voor het vaststellen van de beloning van de directeur/bestuurders van Thuisvester is een remuneratiecommissie ingesteld, bestaande uit de voorzitter en vicevoorzitter van de Raad van Toezicht. Deze regeling is opgenomen in het apart vastgestelde ‘Reglement Raad van Toezicht stichting Thuisvester’, De wijze van het beoordelen van het functioneren en het toekennen van salarisverhogingen is geregeld in de regeling functioneren en beoordelen die in 2010 tot stand komt.

12. De praktijk Communicatie intern en extern Het integriteitsbeleid dient in elk geval bij alle medewerkers bekend te zijn. Implementatie en communicatie naar medewerkers verdient extra aandacht door het agenderen van integriteit


vastgesteld

Gedragscode integriteit als onderwerp tijdens de afdelingsoverleggen, sollicitatiegesprekken et cetera. Daarnaast kan het beleid worden gecommuniceerd via een persoonlijke mailing, posters en presentaties en publicatie op de website van Thuisvester. Extern wordt het integriteitsbeleid gecommuniceerd via melding aan relaties onder verwijzing naar de betreffende pagina op de website van Thuisvester, waar een en ander te lezen is en te downloaden. Het vastgestelde beleid omtrent de interne en externe integriteit van Thuisvester wordt op het intranet geplaatst. Dilemma’s en openheid Ondanks deze gedragscode, het vastgestelde beleid en andere integriteitmaatregelen zullen zich in de praktijk situaties kunnen voordoen waarin niet direct een duidelijk antwoord te geven is of iets wel of niet kan. Als een medewerker voor zo’n dilemma komt te staan, is het van belang dat hij hierover praat met bijvoorbeeld zijn leidinggevende, zijn collega’s of de bestuurders. Op deze wijze blijft hij niet met het dilemma zitten, maar kan hij zijn eventuele ideeën toetsen aan de opvattingen van anderen en maakt hij zijn handelen transparant. Verder draagt dit bij aan het integriteitsbesef binnen Thuisvester. Sfeer en cultuur Hierbij zijn we ons bewust dat iedereen binnen Thuisvester onderdeel is van de sfeer en cultuur die er heerst. Samen zijn we hier verantwoordelijk voor en moet het normaal zijn om elkaar aan te spreken op niet gewenst of ontoelaatbaar gedrag. Op deze wijze is onze kernwaarde transparantie niet alleen op papier beschreven, maar bepaalt het onze motivatie en ons handelen.

Oosterhout, ……. april 2010

Het Bestuur van Thuisvester w.g.

ir. J. Westra, bestuurder w.g.

J.W.M. Pooyé, bestuurder


vastgesteld


Bijlage 1: Stichting Leergeld

STICHTING LEERGELD: Nu meedoen is straks meetellen. In Nederland leven ten minste 400.000 kinderen onder de armoedegrens. Helaas is dat een structureel gegeven. Anders dan in ontwikkelingslanden, maar in verhouding even schrijnend en bovendien om de hoek. Schoolgaande kinderen - in de greep van de armoede - kunnen niet of weinig met andere kinderen meedoen. Niet met schoolkamp/week, niet met excursie, geen sportclub of kunstzinnige vorming. Ook schoolmaterialen en aan het begin van het jaar alle boeken hebben, wordt steeds vaker een probleem. Meedoen vergroot de horizon van kinderen; zij maken sociale contacten, leren teamgeest, zich handhaven in een groep, leren winnen en verliezen. Als kinderen dit soort dingen niet leren maar worden buitengesloten, komen niet alleen zij ernstig tekort maar zal de maatschappij daar later duur "leergeld" voor betalen.


vastgesteld

Gedragscode integriteit Regels voor de omgang met zakelijke relaties naast het gewone werk 1.

Basis is de zakelijke relatie van opdrachtgever en opdrachtnemer, waarbij prijs en

voorwaarden gelden voor te leveren producten, werkzaamheden en diensten. Deze relatie mag niet vertroebeld raken door activiteiten, attenties, diensten e.d. buiten/naast de contractuele relatie. 2.

Naar de eigen leidinggevende wordt steeds vooraf volledige openheid betracht over

alle activiteiten/gebeurtenissen/diensten tussen medewerkers en zakelijke relaties buiten/naast de gewone contractuele relatie. 3.

Uitnodigingen voor etentjes, sportbezoek, bedrijfsbezoek, etc. worden alleen

geaccepteerd als de uitnodiging qua aard, moment, gezelschap, etc. past bij de relatie op dat moment en past bij de verantwoordelijkheden van de genodigde t.o.v. de relatie op dat moment. Terughoudendheid is het sleutelbegrip. In een periode van (mogelijke) belangenconflicten worden deze uitnodigingen afgeslagen 4.

Eindejaarsrelatiegeschenken zijn geen bezwaar, mits bescheiden, in verhouding tot de

prestatie, tot de relatie en door de voordeur op kantoor afgeleverd. Medewerkers melden aan hun leidinggevende de ontvangen geschenken; relaties melden aan de directie de gegeven geschenken. Geschenken aan alle medewerkers hebben de voorkeur boven geschenken aan één of enkele medewerkers. Eindejaarsgeschenken worden met elkaar gedeeld. 5.

Als zakelijke relaties, in het kader van de goede verstandhouding, bepaalde vaste

faciliteiten wíllen bieden aan medewerkers van Thuisvester is daartegen in beginsel geen bezwaar als de faciliteiten voor een bepaalde periode vast omschreven zijn en gelden voor alle medewerkers. Er wordt geleverd tegen tenminste kostprijs plus BTW met factuur betaling per giro/bank of contant op factuur met vermelding door leverancier van contante voldoening (met datum) de te bieden faciliteiten vooraf zijn goedgekeurd door de directeur. 6.

Het privé inschakelen van bedrijven en vaklieden is een eigen verantwoordelijkheid

van de medewerkers. Het inschakelen van (werknemers van) zakelijke relatíes van de Thuisvester kan leiden tot belangenconflicten. Medewerkers van Thuisvester en werknemers van de bedrijven zorgen er zelf voor dat de zakelijke relatie tussen Thuisvester en het bedrijf zuiver blijft. Zij stellen het belang van Thuisvester boven het privé-belang. Dit laatste geldt in het bijzonder voor medewerkers van Thuisvester met een opdrachtgevende en/of controlerende bevoegdheid.


vastgesteld

Gedragscode integriteit Geheimhoudingsplicht

a. De werknemer verplicht zich bij het beëindigen van de arbeidsovereenkomst alle materialen, welke hij in zijn bezit heeft en die gegeven zijn door en/of eigendom zijn van de werkgever en/of cliënten van de werkgever aan de werkgever terug te geven Dit geldt ook voor bescheiden zoals dossiers, algemene brieven, notities, schriftelijke instructies, orderboeken, rapportboeken, adviezen, tekeningen, berekeningen, notulen, alles in de ruimste zin, op bedrijfsaangelegenheden en belangen van de werkgever en/of de cliënten van de werkgever betrekking hebbend. b. Het is de werknemer verboden de zaken als bedoeld in a. tenzij dit noodzakelijk is voor een goede gang van zaken in het bedrijf en voor de uitoefening van het bedrijf van de werkgever, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de werkgever geheel of gedeeltelijk te kopiëren danwel daarvan gemaakte afschriften of overtekeningen in zijn particulier bezit te houden, aan derden te tonen of ter beschikking stellen. c. De werknemer erkent, dat hem door de werkgever geheimhouding is opgelegd van zaken, waarvan de werknemer zich bewust kan zijn dat deze gegevens als vertrouwelijk dienen te worden behandeld. Het is dan ook verboden om deze gegevens direct of indirect aan derden kenbaar te maken in welke vorm dan ook. Deze geheimhoudingsplicht is tevens van kracht ten aanzien van het eigen personeel van de werkgever, tenzij het vertrekken van inlichten of het uitwisselen van informatie (in welk vorm dan ook), noodzakelijk is voor de uitvoering van de functie. In specifieke gevallen kan de werknemer worden gevraagd een aanvullende geheimhoudingverklaring te tekenen voor het inzicht in bepaalde stukken. De geheimhoudingsplicht geldt zowel gedurende de periode van de arbeidsovereenkomst als na beëindiging van de arbeidsovereenkomst. d. De werknemer zal voor iedere door hem begane overtreding van het bepaalde in dit artikel aan de werkgever zonder rechterlijke tussenkomst een dadelijke en niet voor matiging vatbare boete verbeuren van € 5.000,00 alsmede een, eveneens dadelijke en zonder rechterlijke tussenkomst en niet voor matiging vatbare boete van € 100,00 voor iedere dag of een gedeelte van een dag dat zulk een overtreding voortduurt, onverminderd het recht van de werkgever om een vergoeding van de werkelijk door haar geleden kosten, schaden en interesten te vorderen, voor zover de verbeurde boetebedragen overschrijdende. e. Overtreding van het in artikel bepaalde zal voorts voor de werkgever een dringende reden vormen tot ontslag op staande voet als bedoeld in artikel 7:678 van het Burgerlijk Wetboek.


vastgesteld

Gedragscode integriteit. Gedragscode Integriteit

Recommend Documents