Gebruikersreglement lokalen Stedelijk Jeugdcentrum Brieljant

Gebruikersreglement lokalen Stedelijk Jeugdcentrum Brieljant – mei 2004-06-02

Gebruikersreglement lokalen Stedelijk Jeugdcentrum Brieljant Inhoud 1.

Hoe lokalen aanvragen? 1.1 Algemeen 1.2 Hoe lang op voorhand 2. Definitieve toezegging – waarborg – huurprijs – annulering 3. Relatie met de coördinator, de jeugdconsulenten en het stadsbestuur. 4. Dranken – schenkrecht 5. Waarop moet je letten als inrichter/huurder 5.1 Algemeen 5.2 Opkuis van de verschillende lokalen – bijkomende bepalingen 5.3 Milieuvoorschriften 5.4 Veiligheidsvoorschriften 5.5 Wettelijke vergunningen 6. Repetities 7. Verantwoordelijkheid 8. Schadevergoeding – betwistingen 9. Bekendmaking activiteit 10. Algemeen

1. Hoe lokalen aanvragen? 1.1 Algemeen 1) Een bepaalde ruimte kan slechts voorbehouden worden mits een voorafgaandelijke schriftelijke aanvraag bij de jeugdcentrumcoördinator van het Jeugdcentrum. Op dit aanvraagformulier dient men naam, adres, telefoonnummer, leeftijd, verantwoordelijke inrichter, welk(e) loka(a)l(en) men wenst, dag(en) en uren van gewenst gebruik, de aard van de activiteit en eventueel de toegangsprijs aan de deur te vermelden; Er wordt ook een fotokopie van de identiteitskaart (recto verso) van de verantwoordelijke inrichter gevraagd. 2) De huurperiode van de instuifzaal bedraagt maximaal 24 uur. De huurperiode van de polyvalente zaal en de vergaderzaal bedraagt minimum 1 sessie (2u30) en maximaal 4 sessies (10u). Aanvangsuur en einduur van de huur worden op het huurcontract vermeld. 3) Aanvraagformulieren kunnen bekomen worden bij de jeugdcentrumcoördinator van het Jeugdcentrum. Een voorbeeld van een aanvraagformulier kan men in bijlage vinden; 4) De aanvraag moet ingediend worden bij: Stedelijke Jeugddienst Mouterijdreef 20 B-9800 DEINZE Tel. (09)381. 86.62 Fax. (09)381. 86.69

1.2 Hoe lang op voorhand? 1) Verenigingen en scholen van Deinze De reservering en definitieve toezegging van een lokaal voor deze categorie kan maximaal 6 maanden voor aanvang van de activiteit gebeuren.

1


2

2) Particulieren uit Deinze De reservering van een lokaal voor deze categorie kan maximaal 4 maanden voor aanvang van de activiteit gebeuren. De definitieve toezegging van een lokaal kan 2 maanden voor aanvang van de activiteit gebeuren. 3) Verenigingen en scholen buiten Deinze De reservering van een lokaal voor deze categorie kan maximaal 2 maanden voor aanvang van de activiteit gebeuren. De definitieve toezegging van een lokaal kan 1 maand voor aanvang van de activiteit gebeuren. 4) Particulieren buiten Deinze De reservering van een lokaal voor deze categorie kan maximaal 2 maanden voor aanvang van de activiteit gebeuren. De definitieve toezegging van een lokaal kan 1 maand voor aanvang van de activiteit gebeuren.

2. Definitieve toezegging - waarborg - huurprijs - annulering 1) De huur van het lokaal is pas definitief na ondertekening van het huurcontract door beide partijen en na betaling van de huurprijs en de waarborg. Een kopie van het huurcontract kan men in bijlage vinden. De huurder kan het lokaal noch onderverhuren noch ter beschikking stellen. 2) Voor gebruik van lokalen zal de huurder een waarborg betalen, die wordt terugbetaald, nadat gebleken is dat het gehuurde lokaal en materiaal in de staat waarin men het gekregen heeft, werd achtergelaten, de sleutels werden afgegeven, de drankrekening werd betaald en nadat aan de verplichtingen die uit het huurcontract en uit dit gebruikersreglement voortvloeien is voldaan; 3) De waarborg voor de instuifruimte bedraagt € 500, voor de polyvalente zaal € 50 en voor de vergaderzaal eveneens € 50. Het verhuurder heeft het recht de borg op te trekken indien nodig; 4) De huurprijs van het lokaal per eenheidsperiode is afhankelijk van het gehuurde lokaal, de categorie huurder en de toegangsprijs die eventueel wordt gevraagd (toegangsprijs aan de deur). Een tabel met de huurprijzen van de lokalen kan men in bijlage vinden. 5) De waarborg en de huurprijs dienen ten laatste 1 maand voor aanvang van de activiteit te worden betaald. De waarborg dient cash te worden betaald. De huurprijs kan gestort worden op rekeningnummer 091/0129542/76 van Stad Deinze. Annulering van de huur van de instuif kan tot 1 maand voor aanvang van de activiteit volledig gratis en voor de andere zalen tot 14 dagen voor aanvang van de activiteit. Daarna wordt de volledige huurprijs ingehouden.

3) Relatie met de coördinator, de jeugdconsulenten en het Stadsbestuur (verhuurder) De huurder is steeds verplicht de coördinator van het jeugdcentrum, de jeugdconsulent en de leden van het Stadsbestuur toegang te verlenen tot de gebruikte lokalen. De huurder moet zich houden aan de richtlijnen welke door deze personen worden verstrekt.

5) Dranken – schenkrecht 1) De huurder is verplicht drank af te nemen via de verhuurder. Twee weken voor aanvang van de huurperiode worden afspraken gemaakt omtrent de hoeveelheid en de soorten drank (a.d.h.v. het formulier voor de drankbestelling dat ter beschikking gesteld wordt – zie bijlage). Uitzonderingen voor dranken buiten het aanbod van de verhuurder en waarvoor de verhuurder geen alternatief biedt, kunnen slechts mits toelating van de verhuurder. 2) Er worden geen sterke dranken toegelaten. Hiermee wordt bedoeld: dranken boven de 21% vol. alcohol. Fruitjenevers, alcopops, ed. zijn dus geen sterke dranken volgens deze regel. De


3

wetgeving interpreteert de term ‘sterke dranken’ echter nauwer. Vanaf het ogenblik dat een drank 1,5% vol. gedistilleerde alcohol bevat spreekt men van een ‘sterke drank’. Fruitjenevers en alcopops vallen onder deze omschrijving waardoor men bijgevolg over een vergunning dient te beschikken (cfr. 6.5.3); 3) De reglementering van de wet op de beteugeling van de openbare dronkenschap is hier van toepassing; 4) Bij aanvang van de huurperiode wordt de drankvoorraad opgetekend door verhuurverantwoordelijke samen met de huurder. Op het einde van de huurperiode wordt de toestand van de drankvoorraad opnieuw vastgesteld door beide partijen. 5) Na de huurperiode wordt de drankfactuur opgemaakt en opgestuurd naar de aanvrager van het gehuurde lokaal. De drankfactuur dient binnen de twee weken betaald te worden. Bij niet-tijdige betaling wordt een herinneringsbrief gestuurd en worden € 10 administratiekosten aangerekend. De drankfactuur kan men in bijlage vinden (prijzen onder voorbehoud). 6) Een geopend vat dient men volledig te betalen. Leeggoed dat beschadigd is of ontbreekt, wordt aangerekend.

6) Waarop moet je letten als inrichter/huurder? 5.1 Algemeen 1) De huurder is verantwoordelijk voor de netheid en hygiëne binnen en buiten het gebouw. Men dient hiervoor de nodige maatregelen te nemen. Indien men deze bepaling niet naleeft, dan wordt aan de huurder een bijkomende poetsvergoeding gevraagd van minimum € 100. 2) Voor het reinigen van de lokalen wordt materiaal en onderhoudsproduct ter beschikking gesteld. Ontbreekt er poetsmateriaal na de huurperiode, dan worden de vervangingskosten aangerekend. 3) De lokalen moeten afgesloten worden achtergelaten in de toestand van voor de ingebruikname. De meubels moeten in de oorspronkelijke schikking worden teruggeplaatst. 4) Tijdens fuiven en optredens worden enkel plasticbekers gebruikt, die afgenomen worden via het Jeugdcentrum. 5) Het is ten strengste verboden de ramen, deuren, panelen, plafonds, vloeren, … te benagelen, te beplakken en/of te beschilderen. Zij mogen van geen enkel hechtingsmiddel worden voorzien. Versieringen kunnen enkel na afspraak met de jeugdcentrumcoördinator , de jeugdconsulenten of het stadsbestuur. 6) Activiteiten zonder openbaar karakter worden principieel niet toegelaten.

5.2 Opkuis van de verschillende lokalen – bijkomende bepalingen 5.2.1 De instuifruimte en de toiletten 1) De vloer van de instuifzaal dient men te schuren en te dweilen onmiddellijk na afloop van de activiteit. 2) De vloer van de toiletten dient na een fuif, optreden ed. geschuurd en droog gedweild te worden onmiddellijk na afloop van de activiteit. Lavabo’s, spiegels ed. dient men eveneens te reinigen; 3) Plasticbekers dient men in de daarvoor ter beschikking gestelde vuilniszakken (dus geen PMDzakken!) te deponeren. De zakken dient men dichtgebonden buiten te plaatsen; 4) Sigarettenpeuken dient men in de metalenvuilnisemmer te deponeren (dit om brandgevaar te voorkomen).


4

5) Tijdens fuiven, optredens ed. is men verplicht de ventilators aan te leggen; 6) Meubels moeten in hun oorspronkelijke schikking terug worden geplaatst.

5.2.2 Drankstock 1) Na gebruik van de drankstock (bij een fuif of een optreden) dient men de flesjes te sorteren en de bakken en vaten op hun oorspronkelijke plaats terug te zetten. Flesjes buiten het gamma van het Jeugdcentrum mogen niet in de stock achtergelaten worden; 2) Na een fuif of een optreden dient men de vloer van de stock eveneens te schuren en te dweilen.

5.2.3 Polyvalente zaal en vergaderzaal 1) De zaal dient na de activiteit geveegd te worden en alle vuilnis dient in de vuilnisbakken gedeponeerd te worden; 2) Meubels moeten in hun oorspronkelijke schikking terug worden geplaatst, de ramen dienen gesloten te worden en de verwarming dient uitgeschakeld te worden.

5.2.4 Omgeving van het Jeugdcentrum Plasticbekers, flesjes, papierverpakkingen van voedingswaren ed. dienen na een activiteit verwijderd te worden. Indien deze bepaling niet wordt nageleefd, wordt een bijkomende poetsvergoeding gevraagd van minimum € 100.

5.3 Milieuvoorschriften Men is verplicht de bepalingen van de milieuvergunning na te leven. De voornaamste richtlijnen van deze vergunning worden hieronder opgesomd: -

-

Fuiven en optredens dienen ten laatste beëindigd te worden om 04u00; Teneinde de lawaaihinder in te perken, is het verboden ramen en deuren van de instuifruimte en van andere lokalen waar muziek gespeeld wordt, tussen 22u00 en 04u00 open te laten. Dit geldt ook voor de tussendeuren tussen de instuifruimte en de inkomhall; Het geluidsniveau in de instuifruimte wordt beperkt tot maximaal 92 dB(A). De verhuurder heeft het recht de waarborg in te trekken bij eventuele vaststelling van geluidsoverlast;

De huurder is eveneens verantwoordelijk voor de orde en de rust buiten het gebouw. De verhuurder heeft in dit geval eveneens het recht de waarborg in te trekken bij eventuele vaststelling van nietnaleving van deze bepaling.

5.4 Veiligheidsvoorschriften Alle veiligheidsvoorschriften dienen nageleefd te worden. In het bijzonder moet men aandacht schenken aan volgende punten: -

-

de 2 nooduitgangen dienen steeds vrij te zijn; de huurder mag geen groter aantal deelnemers toelaten in de gebruikte lokalen dan het aantal door het Jeugdcentrum bepaald. Voor de instuif is dit maximaal 300 personen, voor de vergaderzaal 50 personen en voor de polyvalente zaal 50 personen. de noodverlichting in het gebouw mag nooit uitgeschakeld worden. de zekeringenkast moet steeds vrij toegankelijk zijn; de brandblusapparaten en de brandslangen dienen vrij toegankelijk te zijn.


5

De jeugdcentrumcoördinator, de jeugdconsulenten of leden van het Stadsbestuur kunnen elke manifestatie stopzetten wanneer de regels niet nageleefd worden.

5.5 Wettelijke vergunningen 5.5.1 Algemeen Elke huurder is zelf verantwoordelijk inzake voorschriften van gemeentelijke, provinciale en rijkstaksen op vertoningen, van auteursrechten, politiereglementen en op de wet op de handelspraktijken. De huurder dient voor aanvang van de huurperiode in orde te zijn met alle wettelijke bepalingen (verzekeringen, auteursrechten, vergunningen, …).

5.5.2 SABAM Voor fuiven, optredens ed. dient men auteursrechten te betalen. SABAM-aanvraagformulieren kan men bekomen bij de jeugdcentrumcoördinator van het Jeugdcentrum. Het aanvraagformulier dient opgestuurd te worden naar: Auteursrechten – Inningskantoor Gent-Ronse-Zelzate Steltlopersstraat 11 B-9000 GENT Tel. (09)221 52 76 Fax. (09)222 55 56 GSM (0477)45 27 15 Informatie omtrent de aanvraag en hulp bij het invullen van de aanvraag kan men eveneens bekomen bij de jeugdcentrumcoördinator van het Jeugdcentrum Brieljant. 5.5.3 Drankvergunning Het Jeugdcentrum beschikt over een drankvergunning, doch slechts voor bieren en niet voor ‘sterke dranken’. Zoals reeds eerder vermeld wordt de term ‘sterke dranken’ door de wetgeving nauwer toegepast. Vanaf het ogenblik dat een drank 1,5% vol. gedistilleerde alcohol bevat, spreekt men van ‘sterke drank’. Wanneer men tijdens de huurperiode alcopops, fruitjenevers ed. wil schenken dient men bijgevolg een aanvraag tot vergunning in te dienen. Aanvraagformulieren hiervoor kan men eveneens bekomen bij de coördinator van het Jeugdcentrum. Het aanvraagformulier dient opgestuurd te worden naar: Ministerie van Financiën Kantoor der Accijnzen Port Arthurlaan 14 B-9000 GENT Tel. (09)251 01 30 (vragen naar kantoor der accijnzen).

7) Repetities 1) Repetities gaan uitsluitend door in de polyvalente zaal. 2) De toezegging van de polyvalente zaal voor repetities is pas definitief na het indienen van een waarborgsom van € 50. 3) De kostprijs van een repetitiesessie van 2u30 bedraagt € 2.5.(met inbegrip van het gebruik van een berglokaal). 4) Een afrekening gebeurt na tien sessies en op het einde van het jaar.Op een repetitiekaart wordt begin- en einduur van de sessie vermeld. De tijdsduur van een sessie voor repetities is 2u30. Repetities kunnen aanvangen na de kantooruren en dienen stopgezet te worden om 22u00:


6

Maandag: van 17u tot 22u; Dinsdag: van 18u tot 22u; Woensdag: van 17u tot 22u; Donderdag: van 17u tot 22u; Vrijdag: van 17u tot 22u; Zaterdag: van 17u tot 22u; Zondag: van 17u tot 22u. 5) Per dag worden 2 sessies van elk 2u30 toegelaten, met uitzondering van de dinsdag waarop slechts 1 sessie kan doorgaan. In de sessie is opbouw en afbraak van materiaal inbegrepen; 6) De gebruiker verbindt er zich toe geen andere personen dan de groepsleden tot het lokaal toe te laten, met uitzondering van de coördinator, de jeugdconsulenten en leden van het Stadsbestuur. 7) Om de geluidsoverlast zoveel mogelijk te beperken is het verboden tijdens repetities deuren en ramen open te zetten. 8)

Stad Deinze kan in geen geval verantwoordelijk gesteld worden voor verlies, schade of diefstal van materiaal dat in de lokalen aangewend wordt;

9) Het Jeugdcentrum heeft het recht om de polyvalente zaal voor een bepaalde periode voor eigen gebruik of voor gebruik door derden te reserveren; 10) De gebruiker kan het gehuurde lokaal en/of berglokaal noch onderverhuren noch ter beschikking stellen aan zij die buiten de doelstelling van de huur vallen; 11) Tijdens repetities zijn enkel de groepsleden toegelaten tot het lokaal.

8) Verantwoordelijkheid 1) De huurder is volledig aansprakelijk voor alle ongevallen, overlast en schade die zich voordoen gedurende de huurperiode. De eventuele schade die zich gedurende de huurperiode voordoet aan de eigendommen van Stad Deinze, of het verlies ervan, zal vergoed worden door de huurder; 2) Druggebruik is verboden in en om de gebouwen van het Stedelijk Jeugdcentrum Brieljant.

9) Schadevergoeding – betwistingen 1) Bij het niet naleven van de verplichtingen die uit het huurcontract en het gebruikersreglement voortvloeien, zal de vzw Stedelijk Jeugdcentrum Brieljant een schadevergoeding kunnen eisen van de huurder; 2) De huurder is verantwoordelijk voor de aangerichte schade aan het gebouw zowel door hemzelf, zijn aangestelden, als door de deelnemers aan de door hem ingerichte activiteit; 3) Beschadigde en verdwenen voorwerpen worden teruggevorderd tegen de herstelkosten of ter waarde van de kostprijs op dat moment. Schade van welke aard dan ook die voortvloeit uit een overcapaciteit van de gehuurde ruimte, kan niet worden verhaald op het Stedelijk Jeugdcentrum Brieljant; 4) Alle niet in het gebruikersreglement of het huurcontract geregelde zaken worden beslist door het Stadsbestuur. 5) Eventuele betwistingen worden behandeld door het Stadsbestuur..

10) Bekendmaking activiteit


7

Publiciteit die gevoerd wordt, dient duidelijk de naam van de inrichter of van de inrichtende vereniging, de gehuurde ruimte en de inkomprijzen te vermelden.

11) Algemeen Voor vragen in verband met het Jeugdcentrum, kan je terecht bij de coördinator van het Jeugdcentrum of de jeugdconsulenten tijdens de kantooruren. De openingsuren van het secretariaat van het jeugdcentrum zijn: Maandag: van 09u tot 12u Dinsdag: van 09u tot 12u en van 13u tot 18u Woensdag: van 09u tot 12u en van 13u tot 17u Donderdag: van 09u tot 12u en van 13u tot 17u Vrijdag: van 09u tot 12u en van 13u tot 17u Bij afwezigheid van de jeugdcentrumcoördinator kan men zich wenden tot het personeel van de Jeugddienst. De bepalingen in dit reglement kunnen ten allen tijde gewijzigd worden.

**********

Gebruikersreglement lokalen Stedelijk Jeugdcentrum Brieljant

Recommend Documents