4. napirendi ponthoz Felügyelő Bizottság jelentése a 2008-as gazdálkodási évről a Közgyűlés részére. Az FB előre meghatározott munkaterv szerint dolgozott. Az éves vizsgálat megkezdése előtt felosztottuk tervezett feladatainkat. Ebben az évben hangsúlyt adtunk a Szabályzatok betartásának vizsgálatára. -
Barát Stefánia : Alapszabály, Szervezeti és Működési Szabályzat, Pénzkezelési Szabályzat, elnökségi ülések jegyzőkönyveinek és határozatainak átnézése, az abban rögzített tennivalók végrehajtása.
-
Erdélyi Béla : 2008-ban érvényes szerződések: megbízási, vállalkozói szerződések, szúrópróba szerűen, nem teljes körű vizsgálata, : költségtérítések , munkavállalók munkaköri leírásai, megfelel - e az SZ.M.SZ. -ben leírtakkal. Dockyard támogatói szerződésben rögzítettek felhasználása.
-
Gömbös Lóránd: Támogatói szerződésekben foglaltak, vállalások ellenőrzése, T-Mobil, Nokia, Audi-tól kapott összegek célszerinti felhasználása. Osztályszövetségek előírásai és az MVSZ Általános Versenyrendelkezések előírásainak egyezősége illetve eltérésének vizsgálata.
-
Lovas András: Néhány kiemelt verseny és edzőtábor költségeinek elszámolása, utánpótlás és felnőtt élversenyzők támogatásainak elszámolása. Élversenyzők támogatottsága , premizálási előírások betartásának ellenőrzése.
-
Tusnai Tamásné: Fenti vizsgálatok összegzésének alapján egyes célvizsgálatok elvégzése, különösen az eszközhasználatok , éves leltár ellenőrzése, az MVSZ jogszerű működésének véleményezése, összefoglalva az elmúlt négy év gazdálkodásának elemzése.
A szabályzatokról. Négy évvel ezelőtt az új Elnökség igen nagy lelkesedéssel látott hozzá, hogy az MVSZ egy valóban céljainak megfelelő Sportszövetség legyen. Az elnökségi tagok felosztották a tennivalókat, melyek alapján minden remény megvolt arra, hogy a beporosodott, idejétmúlt szabályzókat az „élethez” igazítsák. Sajnos ezt nem minden területen sikerült megvalósítani. Szervezeti és Működési Szabályzat (SZMSZ) Az SZMSZ egyértelműen rendelkezik az MVSZ szóbeli és írásbeli képviseletéről szóló fejezetben a cégszerű aláírást igénylő, az MVSZ jogait és kötelezettségeit eredményező ügyekre vonatkozó képviseleti és utalványozási jogokról. Már az előző évben is kifogásoltuk, hogy egy-egy téma szervezésére, lebonyolítására létrehozott bizottságok és a főtitkár kapcsolata rendezetlen volt. Az elnökség bizottsági tagjának gyakran szóbeli utasítására köt szerződést a főtitkár. Kifogásunkra utólag rendezték a felszínre került eseteket. Sajnos ismételten több esetben a szabályzatoktól eltérően került aláírásra szerződés, holott a 2007-es évi jelentésben felhívtuk a figyelmet ennek szabálytalanságára is. Gyakran a főtitkár
1
egyedül írt alá szerződéseket, jóváhagyta és utalványozta is, a megengedett 5 millió forint értékhatár felett is. Egy esetben 5 éves opciós szerződés megkötésére is sor került. Ismét találtunk olyan szerződést melyen sem a megbízó sem a megbízott céget képviselő nevét, az adószámokat nem tartalmazta, csupán a szerződő felek olvashatatlan aláírását. Az SZMSZ előírja, hogy rendkívüli esetben a főtitkár egyedül is szerződhet, de az elnök szóbeli hozzájárulását köteles megkérni és a jogügyletről a következő elnökségi ülésen erről tájékoztatást adni. A szóbeli tájékoztatás nem ellenőrizhető, de a jegyzőkönyvek nem tartalmazzák az utólagos tájékoztatást. Hasonlót tapasztaltunk az utalványozási jogosultság szabályai betartásának vizsgálata során is. Az utalványozás minden esetben ketten együtt kell, hogy gyakorolják (az elnök és a főtitkár, az elnök és egy titkársági dolgozó, a főtitkár és egy titkársági dolgozó). A számlák döntő többségénél csak egy aláírás támasztotta alá az utalványozhatóságot. Ezeket, a hiányosságok feltárása után az elnök utólag igazolta, aláírta. A Média Bizottság feladatait az állandó sajtóreferens munkájával összehangoltan módosítani javasoljuk. Egyértelműen meg kell határozni a Média Bizottság jogosultságát, hogy összhangban legyen az SZMSZ aláírási, kötelezettség vállalási jogosultságával, ugyanis a hatályban lévő SZMSZ kiemelten kezeli, az Alapszabályban foglaltak mellőzésével szerződés kötési jogosultsággal ruházza fel.. Pénz és Értékkezelési Szabályzat. Az MVSZ pénzforgalma 2008-ban több mint 200 millió forint volt, aminek mintegy 40 %-a ( 80 millió forint ) a pénztáron futott át. A jelentős összegű készpénzforgalom miatt tekintettük át a pénzkezelési szabályzat megfelelését a törvényi előírásoknak. A számviteli törvény a pénzkezelési szabályzat tartalmára vonatkozó rendelkezésekkel egészült ki 2007 jan.-i hatállyal. A könyvelésünket ellátó társaság 2007 év márciusában készített egy összeállítást a 2001 óta meglévő pénzkezelési szabályzat kiegészítéseként. A kiegészítő anyagban felhívták a figyelmet arra, hogy a szövetség sajátosságaira figyelemmel kell lennie a szabályzat tartalmában, ennek ellenére az MVSZ - re igazítás nem történt. A szabályzat előírásait nem minden esetben sikerült maradéktalanul betartani (Pl. elszámolásra kiadott összegek utalványozását, szabályszerű nyilvántartását, a kifizetések átvételének igazolását – kiadási pénztárbizonylat -.). Felvetésünkre az előlegek bizonylatolását megfelelően módosították. Az MVSZ Pénzkezelési Szabályzatának módosítása SÜRGŐS! Munkaszerződések: Az MVSZ 2 fő alkalmazottjának szerződésein kívül vállalkozási szerződés keretében a technikai vezető, szaktanácsadó, szövetségi kapitány és médiafelelős tevékenykedik, a honlap működtetése, a „vihar rendszer” adatainak feltöltése is fix költsége szövetségünknek. Vállalkozási szerződések nem magánszemélyekkel, hanem valamilyen társasággal lettek kötve. (Bt, Kft.). Felhívtuk a figyelmet, hogy más és más az elszámolási, adózási tennivaló, ha magán, - vagy jogi személlyel történik a szerződéskötés. Az elnökségi határozatok hol személyre, hol vállalkozásra, hol mindkettőre vonatkoztathatóak. Nem derül ki, csak találgatható, milyen jogviszonyra gondoltak. Javasoljuk az élő szerződéseknek rendezését, módosítását.
2
Kiemelt szponzori szerződések: A Dockyard Islands Kft és az MVSZ megállapodást kötött a 2008-as évre, melynek keretében a támogató 3000 db pólót a Kékszalag résztvevőinek , valamint 120 , 4 darabból álló garnitúra formaruhát kb. 7 millió forint értékben biztosított a rendezők és válogatott sportolók részére. Panasz érkezett, hogy egy klub „ Laser radiálos „ versenyzői nem mindegyike kapott a felszerelésből. A nevekre lebontott listát megtekintettük, de sajnos az átvételt csak a nevek mellett látható „pipa” az egyetlen jel, hogy ki kapott. Átvételt igazoló aláírás sehol nincs. Egyébként tény, hogy többségben kis méretű ruházat érkezett, valószínű nem volt már méretnek megfelelő. A kisméretű ruházatot kik kapták meg, ezt nem sikerült megállapítani. A listán felsorolt nevek és kipipált átadások alapján csak annyi állapítható meg, hogy 96 garnitúra lett átadva . Egy 7 millió forint értékű adományt nagyobb felelőséggel kellett volna tárolni és szétosztani. Javaslat, a füredi telepen is biztosítani kell az illetéktelen hozzáférést a tárolt értékekhez, még akkor is, ha ez többletmunkát és nehézséget okoz, de ezzel megelőzhető az ilyen, vagy hasonló, a szövetség tevékenységét jogosan vagy vélten beárnyékoló eset. T-Mobil és AUDI támogatások felhasználása a szerződésekben rögzített módon történt. Élsport Az élsportra 2008-ban több mint 48 millió lett kifizetve. Ez a tény is szükségesé tette, hogy a kifizetések jogosságát és szabályszerűségét vizsgáljuk. A vizsgálat két részletre lett bontva - az utánpótlás és - felnőtt programok Utánpótlás: minden évben előre meghatározott program szerint végzik munkájukat, melyet az Utánpótlás Bizottság állít össze. A 2008-as évről szóló ( utazás, edzőtábor, versenyzési) programjuk, rendben leadva az MVSZ irodán megtalálható, ( beszámolójuk külön megtekinthető). A terv elkészültekor még nem voltak véglegesítve az események, de minden utazásról az elszámolás, beszámoló archiválva lett. Néhány eseményen a résztvevők nincsenek megnevezve csak a létszám adott. A felnőtt versenyzők 2008-as program tervezet, sem az egész évre, sem eseményekre lebontva a Szövetségben nem található. Tudomásul vettük, hogy ez az olimpia éve volt és a szövetségi kapitány gyakorlatilag egy versenyzővel foglalkozott szeptemberig. A versenyekről, edzésekről készült elszámolások rendezetten lettek leadva. A szerződésben rögzített, előre elkészített és jóváhagyott költségvetés készítésének hiányában nem volt mivel összehasonlítani a tervet a tényekkel. Az MVSZ Általános Verseny Rendelkezései, nem szabályozták a nagyhajós bajnokságon való indulás jogát , csak az értékelési lehetőséget , minimum nevezett hajók számát. Egyes Osztályszövetségek eltérően szabályozzák saját osztályukban a nevezési, versenyzői jogosultságot. Ez a Nagyhajós Bizottsággal történt egyeztetés alapján módosításra kerül, a jóváhagyás folyamatban van. Az ifjúsági és olimpiai osztályok Osztályszövetségeinek nemzetközi tagdíjfizetési kötelezettsége ( MVSZ-en keresztül) az osztályszövetségek tagdíjából kerül kifizetésre. Az ezen felül befizetett tagdíjak felhasználásnak módjára szabályozást nem találtunk.
3
Eszközgazdálkodás: 2008-ban , a 2007-es eladás után, beszerzésre került egy új mikrobusz, melyet elsősorban a versenyzők külföldi utazásánál használtak. A kérelmeket minden esetben a főtitkár bírálta el, hagyta jóvá, az átadás-átvétel, karbantartás ügyeit intézte. Elnökségi határozat: a buszokat és motorosokat felelősségvállalási nyilatkozat alapján, buszokat km óra állás szerint tele tankkal kell átvenni és ugyanígy leadni. Megállapítottuk, hogy ezek a feltételek nem minden esetben teljesültek. ( pl. tele tankkal átvéve, leadásnál nincs jelezve, de a következő használó fél vagy üres tankkal vette át.) A használati időben is átfedéseket találtunk. Bizonylat szerint egyidejűleg külföldön is volt és itthon is használták. Szabálytalannak tartjuk, hogy a buszok átadás – átvételét, karbantartásának nyilvántartását a főtitkár végezze. Az SZMSZ ezt a tevékenységet a Technikai vezető munkakörénél határozza meg. Motorosok: 2008-ban két új motoros lett beszerezve. Az egyik az 1001 lecserélésére (motor nélkül), a másik a szövetségi kapitány használatába lett adva. Beszerzés előtt az elnökség úgy határozott, hogy a valóban szükséges motorosok beszerzésére a forrás a Kékszalag nyereségének realizálásáig az MKB-nál lekötött összeg felszabadítható. ( 2008 julius 8.-i, 3 sz. Elnökségi határozat ) Ennek visszapótlása sajnos nem sikerült, annak ellenére, hogy elnökségi határozat , a mi olvasatunkban, rendelkezett róla. Tájékoztatás szerint a Kékszalag nyeresége nem szponzorált versenyek költségeire lett felhasználva. A költségvetésben 8,5 millió forint lett tervezve eszköz beszerzésre és fenntartásra, a lekötött betét 14 millió forint volt, eszközbeszerzésre a könyvelés adati szerint 17 millió forintot fordítottunk. Fenntartásra 3 millió lett felhasználva. A többi motoros használatának nyilvántartása rendezett, az üzemanyag felhasználást nem ellenőriztük, de egyes megjegyzések szerint nagyon sok. Tájékoztatásul közöljük, hogy az elszámolt költségek éves szinten 2.400 e forint, mely 300.- forintos átlag üzemanyagárral számolva 8.000 liter üzemanyag. Az hogy ez sok, elfogadható vagy normális, megítélni, véleményezni nem tudjuk. A szövetség tulajdonában lévő vas 50-es a „ Pannonia” az idén lesz húsz éve, hogy a Hajózási Szakközépiskola területén ( igaz fedett helyen ) áll. Felújítására történő hirdetésre ajánlat nem érkezett. Ugyancsak nincs előrehaladás a Marathon Club-bal évek óta fennálló peres ügyben. Összefoglaló vélemény a Szövetség szervezeti felépítéséről és gazdálkodásáról. A szervezeti felépítés átalakítását és a Szabályzatok felülvizsgálatát szükségesnek tartjuk. A munkaköri leírások a tényleges munkavégzéshez igazodjanak, legyen szabályozva a hétvégi munkavégzés, eszközhasználat és természetbeni juttatások köre. A kibővült MVSZ rendezvények száma, sokrétűsége szükségessé teszi egy gazdasági vezető jelenlétét. Akár mint részmunkaidős alkalmazott, megbízott, vagy az elnökség egyik tagja vállalja a gazdasági tanácsadói feladatokat, aki figyeli és ellenőrzi a megkötött szerződések fedezetének meglétét. A bizonylatolási szabályokat egyértelműen meghatározni a Pénzkezelési Szabályzatban.
4
Egy sportszövetségnél, ahol 180 millió Ft bevételből mintegy 80 millió Ft a tagoktól származik (tagdíjakból, nevezési díjakból és hirdetésviselési engedélyek díjából áll), a kifizetések jelentős része készpénz forgalom, joggal várható el egy bizonylatokkal igazolt, pénz átvételi igazolás. Az átvett és telepített Sailwave és VIHAR nyilvántartó és értékelő program hozzáférési jogosultsága korlátozott, a klubok vezetői nem férhetnek hozzá csak akkor, ha a jogosultsággal rendelkezők valamelyikét felkérik. Tájékoztatás szerint a lekérdezési jogosultság kiterjesztésének rendezése folyamatban van. Az elnökség tagjai, már akik rendszeresen részt vesznek az üléseken, valóban sokat dolgoznak a vitorlázásért. Munkájukat az üléseken rögzített jegyzőkönyvek tartalmazzák. Sajnos ezekről az ülésekről hangfelvétel nem készül, ezért gyakran nem minden kerül rögzítésre. Az tény, hogy minden szót leírni nem lehet, de a lényeget röviden rögzíteni kell.(Pl. az augusztusi elnökségi ülésen sokan kritizálták a Kékszalag nevezése, értékelése körüli problémákat. Későn kezdődő nevezés, a nagy összegű nevezési díj bevétel kezelése egy nyitott sátorban, az odaömlesztett több mázsa újság, amivel a környék kukái percek alatt megteltek stb. Még azt is megjegyezzük, hogy ezeknek az ingyenes, remittenda újságoknak Füredre való szállítása a Szövetségnek 200e forintjába került). A jegyzőkönyvben erről csak annyi olvasható, hogy pénztárgép használatát javasoltuk. A Kékszalag Fesztivál előkészítésekor pályázatot adott be a Szövetség a Magyar Gazdaság Fejlesztési Központhoz, melynek elkészítésére, a pályázatíróval (30 %) pályázatírásisikerdíjban állapodtak meg. A pályázat beküldését követően értesítést kapott a Szövetség, hogy a kérelmet jóváhagyták, a kért támogatást elnyertük. Ezek alapján a pályázat készítőjének 1.200 e Ft díj ki lett fizetve 2008 június 27-én, de a pályázaton elvileg elnyert támogatás összege - 7.300 e Ft - jelentésünk írásáig még nem érkezett meg. A gazdálkodásról: Az éves mérleget és könyvvizsgáló beszámolóját a főtitkár ismertette Az MVSZ elnöksége a gazdálkodás egyensúlyát tervezte a rendes éves közgyűlésen bemutatott 2008. évi költségvetésben. A tervezett kiadásokat fedezték a bevételek. Azt ígérte az elnökség, hogy a „bevételek növelése a feltétele annak, hogy az éves gazdálkodás eredménye a jelzett összeget (0,5 millió Ft-ot) meghaladja. A kiadási oldal összege is növekedhet amennyiben a bevétel-kiadás aránya a tervezett szinten alakul.” A 2008. évi gazdálkodást mutató adatok szerint az elnökség az ígéretét nem tudta megtartani. Már szeptember végén 10 millió Ft veszteséget mutatott a főkönyvi kivonat, a veszteség a IV. negyedévben tovább növekedett. Sajnálatos módon olyan további döntések születtek, amelyek tartós kiadásokat eredményeztek. Ezt vélhetően a Kékszalag Fesztiváltól remélt jelentős bevételi elképzelések indukálták. Különféle számításokhoz jutottunk a fesztivál bevételeit és kiadásait illetően (16,8 ill. 17,7 millió nyereség), de a könyvelt adatokból 10 millió Ft körüli eredmény állapítható meg, amiből 7,6 milliót tesz ki a nevezési díj bevétele és a verseny rendezés szűken vett költségeinek pozitív különbözete. Eszközeink értéke az egy évvel korábbi 49,6 millió Ft-ról a jelentős eszközbeszerzések ellenére 46,9 millióra csökkent. A nagyobb baj az, hogy ennek forrása az egy évvel korábbi 17%-kal szemben 45 % - ban hosszú és rövidlejáratú kötelezettség.
5
Az eszközökön belül a pénzkészlet számottevő 2008. évi csökkenése a vállalt kötelezettségek és beszűkülő szponzori támogatások mellett , olyan likviditási gondokat okozhat, amely vállalt szerződéses kötelezettségeink egy részének felbontását kényszerítheti ki. Az idei, 2009-es év, első negyedév gazdálkodását nem vizsgáltuk. Várjuk szíves hozzászólásukat, kérdéseiket és majd beszámolónk elfogadását.
Tusnai Tamásné FB elnöke
Bp. 2009 április 18.
6
