Digitalizace a vytěžování dat jako služba Jiří Rogalewicz, Solution Architect Petr Šedivý, Senior Service Delivery Manager Siemens IT Solutions and Services
ISSS Hradec Králové 4.dubna 2011
© Siemens IT Solutions and Services,s.r.o. 2011. All rights reserved.
Co je to digitalizace
Obecně: Digitalizace je proces, při němž dochází k převodu informací zapsaných v analogovém formátu do digitální podoby. Dokument: Pojem digitalizace dokumentů v praxi znamená převod dokumentů v listinné podobě do elektronické podoby.
© Siemens IT Solutions and Services 2011. All rights reserved. Page 2
4.dubna 2011
Jiří Rogalewicz, Petr Šedivý
Co je to digitalizace
Digitální podoba dokumentu může mít 2 základní formy Obrazová naskenovaný obraz dokumentu (image); zde se často setkáváme s formáty jako jsou TIFF, PDF, JPEG a další
Datová datová reprezentace obsahu dokumentu, často se jedná o formuláře nebo polostrukturované dokumenty; zde se setkáváme s nejrůznějšími formáty dat, v dnešní době je to nejčastěji XML
© Siemens IT Solutions and Services 2011. All rights reserved. Page 3
4.dubna 2011
Jiří Rogalewicz, Petr Šedivý
Přínosy digitalizace Image dokumentů se ukládají do systému DMS nebo elektronického archivu, kde přinášejí následující výhody
• • • • • • •
zrychlení procesů práce s dokumenty vyhledávání dokumentů pomocí více indexů (metadat) fultextové vyhledávání sdílení dokumentů více uživateli současně okamžitá dostupnost dokumentu bez ohledu na lokalitu řízení přístupu a bezpečnost dokumentů monitorování práce s dokumentem © Siemens IT Solutions and Services 2011. All rights reserved. Page 4
4.dubna 2011
Jiří Rogalewicz, Petr Šedivý
Přínosy vytěžování dat Datové věty se nejčastěji ukládají do databází a využívají jako vstup do odborných aplikací, kde přinášejí tyto výhody
•zrychlení procesů práce s dokumenty a daty •úspora při manuálním pořizování metadat, •úspora při ručním typování dat z formulářů, •automatické třídění a klasifikace dokumentů © Siemens IT Solutions and Services 2011. All rights reserved. Page 5
4.dubna 2011
Jiří Rogalewicz, Petr Šedivý
Proč digitalizovat Dříve: • zpracování velkých objemů dokumentů • zpracování formulářů/faktur • velké organizace s řadou poboček
© Siemens IT Solutions and Services 2011. All rights reserved. Page 6
4.dubna 2011
Jiří Rogalewicz, Petr Šedivý
Proč digitalizovat Nyní: • nárůst objemu elektronických dokumentů • datové schránky • e-podatelna (e-mail) • portál • agendové aplikace • náročná práce s hybridním spisem
© Siemens IT Solutions and Services 2011. All rights reserved. Page 7
4.dubna 2011
Jiří Rogalewicz, Petr Šedivý
Proces digitalizace
Převzetí
Digitalizační pracoviště Evidence Klasifikace
Příprava ke skenování
Vytěžení dat
Skenování
Indexace
Kontrola kvality
Export
Předání dat Uložení dokumentů © Siemens IT Solutions and Services 2011. All rights reserved. Page 8
4.dubna 2011
Jiří Rogalewicz, Petr Šedivý
Provoz digitalizační linky
Outsourcing © Siemens IT Solutions and Services 2011. All rights reserved.
Přínosy - digitalizační linky
© Siemens IT Solutions and Services 2011. All rights reserved. Page 10
4.dubna 2011
Jiří Rogalewicz, Petr Šedivý
Přínosy - outsourcing
© Siemens IT Solutions and Services 2011. All rights reserved. Page 11
4.dubna 2011
Jiří Rogalewicz, Petr Šedivý
Provozní náklady Příklad rozkladu nákladů Údržba a obnova zařízení
Skladba nákladů přímo souvisí s požadavky na rozsah ruční práce (třídění, manipulace, indexace)
Nájem a služby Provozní materiál Mzdy 12%
82%
12%
70%
6%
© Siemens IT Solutions and Services 2011. All rights reserved. Page 12
4.dubna 2011
Jiří Rogalewicz, Petr Šedivý
Zajištění bezpečného provozu
© Siemens IT Solutions and Services 2011. All rights reserved. Page 13
4.dubna 2011
Jiří Rogalewicz, Petr Šedivý
Soubor opatření
© Siemens IT Solutions and Services 2011. All rights reserved. Page 14
4.dubna 2011
Jiří Rogalewicz, Petr Šedivý
Soubor opatření – objektová bezpečnost
© Siemens IT Solutions and Services 2011. All rights reserved. Page 15
4.dubna 2011
Jiří Rogalewicz, Petr Šedivý
Soubor opatření – personální bezpečnost
© Siemens IT Solutions and Services 2011. All rights reserved. Page 16
4.dubna 2011
Jiří Rogalewicz, Petr Šedivý
Soubor opatření – administrativní bezpečnost
© Siemens IT Solutions and Services 2011. All rights reserved. Page 17
4.dubna 2011
Jiří Rogalewicz, Petr Šedivý
Soubor opatření – informační bezpečnost
© Siemens IT Solutions and Services 2011. All rights reserved. Page 18
4.dubna 2011
Jiří Rogalewicz, Petr Šedivý
Otázky? Spokojený zákazník
Siemens IT Solutions and Services, s.r.o je připraven poskytnout vážným zájemcům o digitalizaci dokumentů nejenom radu, ale i součinnost od tvorby projektového záměru až po realizační projekt. © Siemens IT Solutions and Services 2011. All rights reserved.
Contact
Jiří Rogalewicz Petr Šedivý Siemens IT Solutions and Services
Jiří Rogalewicz, Solution Architect E-mail:
[email protected] Petr Šedivý, Senior Service Delivery Manager Siemens IT Solutions and
[email protected]
ISSS Hradec Králové 4.dubna 2011
Internet: www.itsolutions.siemens.cz
© Siemens IT Solutions and 2011.2011. All All rights reserved. © Siemens IT Solutions andServices Services,s.r.o. rights reserved.
