CHIPDRIVE PC Stempelklok Server

Bestnr. 96 77 35

CHIPDRIVE PC Stempelklok Server

Alle rechten, ook vertalingen, voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een automatische gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van CONRAD ELECTRONIC BENELUX B.V. Nadruk, ook als uittreksel is niet toegestaan. Druk- en vertaalfouten voorbehouden. Deze gebruiksaanwijzing voldoet aan de technische eisen bij het in druk gaan. Wijzigingen in de techniek en uitvoering voorbehouden. © Copyright 2005 by CONRAD ELECTRONIC BENELUX B.V. Windmolenweg 42, 7548 BM Boekelo Internet: www.conrad.nl of www.conrad.be

Belangrijk! Beslist lezen!

Deze gebruiksaanwijzing is een integraal onderdeel van dit product. Er staan belangrijke aanwijzingen in betreffende de ingebruikneming en het gebruik. Lees deze gebruiksaanwijzing zorgvuldig door! Bij schades, die ontstaan door het niet opvolgen van de handleiding, vervalt het recht op garantie. Voor volgschades, die hieruit ontstaan zijn wij niet aansprakelijk. Bewaar deze gebruiksaanwijzing zorgvuldig!

Introductie Geachte klant, Hartelijk dank voor het kopen van dit product. Lees eerst deze gebruiksaanwijzing volledig en zorgvuldig door, voordat u deze CHIPDRIVE PCstempelklok server, tijdregistratie- apparaat en professionele tijdregistratie- software in gebruik neemt. U dient zich beslist te houden aan de aanwijzingen betreffende de veiligheid en het gebruik. Voor meer informatie kunt u kijken op www.conrad.nl of www.conrad.be.

Inhoudsopgave

Pagina

PC- stempelklok- Server:

4 5 5 5 6 6 6 6 7 8 8 10 10 11 11 12 13 13

Tijdregistratie- apparaat

14 14 14 15 16 16

Algemene Beschrijving Voor de installatie Installatie Vrijgeven (delen) van de installatie-map? Beheer van de cliënt met behulp van de Administratie- tool Terminal- ID Invoer voor de tijdregistratie- computer Invoeren van cliënten Controle van het e-mail- verkeer Configureren van de server- module Poort- nummer Instellingen voor e-mail E-mail oproepen en verzenden Aanwijzing voor de gebruikers van de stempelklok Configureren van de tijdregistratie- software Data- uitwisseling tussen PC- stempelklok (server) en tijdregistratie- software Boekingen van bestand inlezen

Algemene beschrijving Installatie van de software Transport Card formatteren Instellingen controleren en veranderen Instellen van tijd en datum

2

Zomer- /wintertijd Tijd kalibreren LCD- contrast veranderen Terminal- ID (apparaatnummer) veranderen Stempelen van Komen en Gaan zonder project Stempelen van Komen met project Stempelen van het wisselen van een project Correctie van foutieve invoeren en afbreken Data- transport naar de PC Vervangen van batterijen, onderhoud van het apparaat Technische specificaties

17 17 18 18 19 19 19 20 20 21 21

Professionele tijdregistratie – Korte handleiding

22 22 22 23 24 24 25 26 27 27

PC- Stempelklok

28 28 28 29 31 32 35 38 39 40 41

Installatie van de CHIPDRIVE Tijdregistratie- software Basisinstellingen Personen aanleggen Data van het mobiele CHIPDRIVE tijdregistratie- apparaat Data van de PC- stempelklok Boekingen bewerken Evaluatie printen, exporteren en data afsluiten Data beveiligen Overige informatie Algemene beschrijving Voorwaarden – Installatie PC- stempelklok configureren PC- stempelklok configureren voor gebruik van TCP/IP HTTP PC- stempelklok voor e-mail gebruik zonder eigen e-mail adres PC- stempelklok voor e-mail gebruik met eigen e-mail adres Testen van de instellingen Stempelen op de PC- stempelklok PC- stempelklok in combinatie met het mobiele tijdregistratie- apparaat Reparatie van kaarten

3

PC- stempelklok - Server Algemene beschrijving De software PC- stempelklok is een onderdeel van het CHIPDRIVE- tijdregistratie- systeem en maakt het in combinatie met een kaartlezer van het merk CHIPDRIVE mogelijk te ”stempelen” direct op de werkplek en ook data vanuit het mobiele tijdregistratie- apparaat over te dragen. Zodra er met meer dan één stempelklok gewerkt moet worden, moet de software PC- stempelklok server (hierna ook verkort Server- module genoemd) toegepast worden.

Voor de data-uitwisseling tussen de aparte installaties van de PC-stempelklok en de server- module is er de keuze tussen een directe verbinding via het netwerk- protocol TCP/IP-HTTP en een meer indirecte weg via e-mail. De verbinding via TCP/IP-HTTP heeft het voordeel, dat de stempeltijd afkomstig is van de systeemtijd van de server en dat de boekingen direct overgebracht worden naar de server. Voorwaarde voor deze manier van werken is een locaal TCP-IP- netwerk (LAN). Verder dient de server- module geïnstalleerd te worden op een computer (server), die zo mogelijk continu in bedrijf is. Het gebruikssysteem speelt hierbij geen rol (alle Windows-versies vanaf Windows 95 resp. NT4.0). Als alternatief of als aanvulling op de directe verbinding bestaat de mogelijkheid van data- uitwisseling per e-mail volgens de protocollen POP3/SMTP. Een ijking van de tijd is op deze manier natuurlijk niet mogelijk. Het voordeel van het e-mail dataverkeer zit hem daarin, dat er geen permanente netwerk- verbinding tussen PC- stempelklok en server nodig is. De data kunnen ook via een DFÜ- verbinding (analoog modem of ISBN- aansluiting) overgebracht worden. Onafhankelijk van hoe het dataverkeer tussen de aparte installaties van de PC- stempelklok en de server plaatsvindt, moeten alle installaties (cliënten) aangemeld worden. Dit gebeurt met het programma PC- stempelklok Admin – hierna ook Administratie tool genoemd. De Administratietool wordt bij de installatie van de server- module automatisch mee geïnstalleerd.

4

Voor de installatie Voor u het programma PC- stempelklok Server installeert, zult u moeten beslissen of u – zoals in het schema op pagina 4 wordt aangegeven – een server wilt gebruiken of dat u de server- module op dezelfde computer wilt laten werken waarop ook de tijdregistratie loopt. Als u de cliënten uitsluitend via TCP/IP-HTTP wilt verbinden, dient u beslist een server te gebruiken. Op voorwaarde dat er permanent een e-mail-Proxy beschikbaar is in het lokale netwerk, kan de installatie op de permanent ter beschikking staande server de direct verbonden cliënten (TCP/IP-HTTP) bedienen en bovendien automatisch na vast te leggen intervallen e-mail data oproepen en versturen. Als u alle cliënten via e-mail zou willen verbinden met de tijdregistratie, verdient het aanbeveling de server- module op de werkplek-computer te laten werken waarop ook de tijdregistratie geïnstalleerd is, vooral wanneer u als verbinding met internet een DFÜ- verbinding (modem, ISDNaansluiting) gebruikt.

Installatie Om de software PC-stempelklok-server te installeren, legt u de software-CD van de CHIPDRIVE- tijdregistratie in de computer, en kiest dan op het als eerste verschijnende venster de taal “Duits (Nederlands indien aanwezig)” en daarna PC-stempelklok server installeren. Als uw PC zo geconfigureerd is dat de CD niet automatisch start, kiest u met behulp van “Werkplek” of van de Windows-Explorer eerst de letter van de drive waarin de CD-ROM zich bevindt en klikt dan dubbel op de bestandsnaam Start.exe. Na de installatie vindt u in de programma- groep “Tijdregistratie” vier iconen: • PC- stempelklok server • PC- stempelklok Admin • PC- stempelklok server – documentatie (de aanwezige documentatie) • PC- stempelklok - documentatie Terwijl de Server- module principieel op de server gestart moet worden, kan de Adminstratietool ook vanuit een willekeurige werkplek-PC gestart worden. Voorwaarde is echter, dat de persoon die op de desbetreffende PC ingelogd is, op de server-map de volledige lees- en schrijfbevoegdheid bezit. Delen van de installatie-map? Als u de server- module op de computer geïnstalleerd heeft maar het beheer van de cliënten graag vanaf de werkplek afhandelt, moet u de server-map delen (de map in welke het bestand “clocksrv.exe” staat, standaard- map: “C:\CHIPDRIVE\klok_server”). Deze vrijgave kunt u ook gebruiken voor het uitwisselen van data met de tijdregistratie- software (zie pagina 11). Vanzelfsprekend hoeft de vrijgave (delen) alleen ingericht te worden voor de persoon/ personen die verantwoordelijk zijn voor de tijdregistratie en op de desbetreffende PC's ingelogd is/ zijn.

5

Beheer van de cliënten met behulp van de Administratie-tool Voor de eerste start van de server- module dient u eerst het programma PC- stempelklok Admin te gebruiken, om de reeds aanwezige resp. geplande installaties van de PC- stempelklok in te voeren. Daarbij dient u te onderscheiden, of het om “TCP/IP-HTTP – cliënten” of om “e-mailcliënten” gaat: bij TCP/IP-HTTP moet de computernaam ingevoerd worden, bij e-mail echter het e-mail adres. De server-module accepteert principieel alleen e-mail data, waarvan de afzenders ingevoerd zijn. Alle andere berichten worden zonder commentaar gewist. Het opnemen van contact via TCP/IPHTTP kan eveneens alleen gebeuren, als de naam van de computer geregistreerd is. Belangrijke aanwijzing: sluit het programma PC- stempelklok Admin nadat u de invoeren uitgevoerd heeft, omdat de server-module zijn opgaven niet in de volle omvang kan uitvoeren zolang de Administratie-tool in gebruik is. Er kunnen speciaal geen e-mails ontvangen resp. verzonden worden. Terminal-ID De terminal- ID is een onderdeel van elke boeking. Het geeft voor de beheerder van de tijdregistratie aan, op welk tijdregistratie-apparaat resp. op welke installatie van de PC- stempelklok de tijdregistratie heeft plaatsgevonden. Elke installatie van de PC- stempelklok heeft vooralsnog de provisorische terminal- ID 0000. In het verloop van de data- uitwisseling tussen server- module en PC- stempelklok krijgt de PC- stempelklok de door de beheerder vastgestelde terminal ID. Boekingen, die van een mobiel tijdregistratie- apparaat stammen en alleen met behulp van een computer overgebracht worden, krijgen de terminal ID van dat apparaat. Invoer voor de tijdregistratie- computer Opdat de tijdregistratie- PC (de PC waarop de tijdregistratie “loopt”) vanuit de server de data via TCP/IP-HTTP kan afroepen, is het beslist noodzakelijk dat de naam van de desbetreffende computer ingevoerd wordt. Als u de Administratie-tool voor de eerste keer start, vindt u de provisorische invoer “Tijdregistratie” met de terminal ID “0000”. Deze invoer dient als plaatshouder voor de naam van uw tijdregistratie- PC. Kies Bestand/ invoer bewerken”, om de provisorische naam van uw tijdregistratie-computer te veranderen.

6

Invoeren van cliënten Om een cliënt in te voeren, kiest u Bestand / nieuwe invoer of u klikt op de desbetreffende button in de snelstart- lijst.

Kies vervolgens bij de keuze Data- uitwisseling via de route, die u voor de desbetreffende installatie van de PC- stempelklok in gedachten heeft. Afhankelijk van uw keuze verandert het opschrift van het naamveld. Voer de computernaam resp. de e-mail- adressen in.

7

Controle van het e-mail verkeer De invoeren, die u met behulp van de Administratie-tool invoert, worden in het bestand “clients.txt” opgeslagen. Dit bestand wordt door de server- module ook gebruikt om het e-mail verkeer met de “e-mail cliënten” te protocolleren. Als er zich ergens problemen voordoen met het e-mail verkeer, kunt u met behulp van de Administratie-tool controleren, welke bestanden door een bepaalde cliënt binnengekomen zijn en wanneer die verstuurd zijn. Markeer daartoe de naam van de e-mail cliënt in de namenlijst. De lijst Ontvangen e-mail Attachments toont dan de bestandsnamen van de laatste 10 bestanden. De aanduidingen in de velden verzonden en ontvangen hebben betrekking op de in de lijst gemarkeerde invoer.

Configureren van de server- module Onmiddellijk na de installatie is de server- module uitsluitend geconfigureerd voor het dataverkeer via TCP/IP-HTTP via Poort 80. Als u de server- module op deze manier wilt gebruiken, hoeft u geen instellingen meer uit te voeren.

8

Het programma is in deze toestand actief en klaar voor het uitwisselen van data met de cliënten en voor de installatie van de tijdregistratie-software. Als de PC- stempelklok een ijking van de tijd uitvoert resp. als op de “stempel- PC” een kaart ingestoken wordt, verschijnt op de server- module onder laatste aanvraag de naam van de computer die contact opgenomen heeft. Door op het getal te letten onder aanvraag nr. krijgt u informatie over de intensiteit van het totale data- verkeer. Om verdere instellingen uit te voeren, kiest u bestand/ instellingen.

De instellings- assistent verschijnt, die u, afhankelijk van de keuze die u onder data- transfer maakt, stapsgewijs door de aparte instellingen leidt.

9

Poort- nummer Er bestaat normaal gesproken geen aanleiding voor het veranderen van het poort- nummer. In principe kunt u elk nummer kiezen. U dient echter overlapping met andere diensten zoals POP 3, SMTP, FTP, PING… te vermijden. Als u hier een verandering uitvoert, moet u er vanzelfsprekend voor zorgen dat alle cliënten op dezelfde poort geconfigureerd worden.

Instellingen voor e-mail Voor het thema “e-mail” dient u in de documentatie “PC- stempelklok” het punt “PC- stempelklok bij e-mail- gebruik met eigen e-mail- adres” te lezen. Daar worden alle instellingen duidelijk uitgelegd. Verder leert u daar wetenswaardigheden over aparte providers en de bijzonderheden daarvan.

Als u een permanent in het lokale netwerk beschikbare mail- server gebruikt, dient u onder Postoproepen/ verzenden de optie automatisch… te kiezen. De optie handmatig is bedoeld voor DFÜ- verbindingen.

10

E-mail oproepen en verzenden Om te kunnen testen of e-mail mogelijk is, staan de beide functies Test- mail aan een cliënt en Test- mail aan willekeurige ontvanger tot uw beschikking.

Terwijl u bij Test- mail aan willekeurige ontvanger de ontvanger, het onderwerp via het toetsenbord kunt invoeren, kunt u bij Test- mail aan een cliënt de ontvanger alleen kiezen uit een lijst van de ingevoerde “E-mail cliënten”. Het onderwerp luidt: “Test- mail” en de tekst luidt: “Tekst”. De cliënt reageert op de ontvangst van dit bericht met de melding “Test- mail van server ontvangen”. Als u bij de instellingen voor het oproepen en verzenden van e-mail handmatig heeft ingesteld, gebruikt u het menupunt Mail oproepen – versturen of de gelijknamige button, om de beide functies te starten. U kunt oproepen en verzenden ook handmatig starten, als u de optie automatisch ingesteld heeft, om een niet geplande ontvangst c.q. verzenden te starten. Aanwijzing: Een eventueel automatisch opgebouwde DFÜ- verbinding wordt mogelijkerwijs na het ontvangen en verzenden van data niet automatisch verbroken. Aanwijzing voor de gebruikers van de PC- stempelklok Als netwerkbeheerder van de PC-stempelklok moet u de aparte gebruikers of bij de installatie helpen of op zijn minst duidelijke aanwijzingen betreffende de instellingen doorgeven. Opdat de aparte installaties van de PC- stempelklok via TCP/IP-HTTP kunnen communiceren met de server module, heeft u of de computernaam of het IP- adres van de server nodig. Welke van deze beide aanduidingen bij de configuratie van de cliënten ingevoerd moet worden, hangt ervan af of in het netwerk DHCP (Dynamic Host Control Protocol) ingezet wordt of niet. Als er geen sprake is van DHCP, kunnen zowel de naam als het IP- adres gebruikt worden. Als er echter wel DHCP toegepast wordt, dan moet de computernaam gebruikt worden, tenzij de netwerkbeheerder de tijdregistratie- server uitgezonderd heeft van de dynamische toedeling van de IP- adressen en een vast IP- adres heeft toegewezen. In dit geval is het voordelig om ondanks het gebruik van DHCP het IP- adres te gebruiken.

11

Configureren van de tijdregistratie- software Opdat u de PC- stempelklok vanaf V3.00 met of zonder server- module kunt gebruiken, heeft u de CHIPDRIVE tijdregistratie – software vanaf V 2.30 nodig. Om de voor de samenwerking van de programma’s noodzakelijke instellingen uit te voeren, dient u in de tijdregistratie- software Bestand / Administratie / PC- stempelklok – Instellingen te kiezen.

Onder voorwaarde dat de server- module gebruikt zal worden (en het dus niet om een aparte installatie gaat), kunt u TCP/IP-HTTP instellen. Het vrijgeven van de server-map is dan niet nodig. Bij de keuze van TCP/IP-HTTP moet u na een klik op verder nog de computer- naam of het IPadres invoeren.

Als er na het in orde maken van de TCP/IP- configuratie in de hoek rechts onderin van het programma- oppervlak geen verbindingssymbool verschijnt, komen voor het mislukken van het tot stand brengen van de verbinding in principe dezelfde oorzaken in aanmerking die in de documentatie PC- stempelklok op pagina 7 genoemd worden. Als u om administratieve redenen volledig toegangsrecht heeft (zie pag. 4 en pag. 5), kunt u ook Mappen- vrijgave (delen) kiezen. Hoe u verder moet handelen wordt uitgelegd in de InstellingsAssistent en in de Online- hulp van de tijdregistratie-software.

12

Data- uitwisseling tussen PC- stempelklok (server) en Tijdregistratie- software Er zijn meerdere mogelijkheden om boekingsdata van de PC- stempelklok of van de server- module over te nemen in de tijdregistratie en als tegenzet de actuele uren- overzichten door te geven aan de PC- stempelklok: • Onmiddellijk na de start van de tijdregistratie- software worden nieuwe boekingsdata van de PC- stempelklok automatisch uitgelezen. • U kiest het menupunt Evaluatie / Overzicht nu (voor het tonen van het overzicht worden de data geactualiseerd). • U kiest het menupunt Bestand / Data van de PC- stempelklok inlezen. • U laat de tijdregistratie- software ’s nachts doorlopen. Om 1 uur ’s nachts worden de data van de PC- stempelklok automatisch ingelezen.

De herkomst van iedere boeking herkent u aan het nummer van het apparaat, dat of een mobiel tijdregistratie- apparaat kenmerkt of een installatie van de PC- stempelklok. De kleine p staat voor “privé” en betekent, dat de boeking afkomstig is van een “niet gecontroleerde klok”, dus van een installatie van de PC- stempelklok, die op het moment van de boeking geen contact had met de server of per e-mail op de centrale tijdregistratie is aangesloten. Na het inlezen van de boekingen worden de uren- overzichten nieuw berekend. Het resultaat van de nieuwe berekening wordt door de tijdregistratie- software teruggemeld aan de PC- stempelklok resp. aan de server- module, opdat bij het “stempelen” de stand van het uren- overzicht getoond kan worden. Dit gaat maximaal tot aan de vorige dag, omdat in principe alleen afgesloten dagen geëvalueerd worden. Met behulp van het menupunt Bestand / data voor PC- stempelklok actualiseren kunt u de actuele uren- overzichten naar de PC- stempelklok sturen, ook als er geen nieuwe data aanwezig zijn. Dit zou b.v. het geval kunnen zijn, als de netwerk- verbinding onderbroken was en net weer hersteld is. Aanwijzing: als de tijdregistratie- software ’s nachts doorloopt, vindt er om 1 uur een automatische actualisering plaats. Boekingen van bestand inlezen Als de PC- stempelklok met de optie handmatig verzenden van data geconfigureerd is, kunnen de data als attachment naar het e-mail- adres van de server- module gestuurd worden. In dit geval is er van de kant van de tijdregistratie- beheerder geen handmatig ingrijpen nodig, omdat de server-module zelfs het antwoord naar het adres van de inzender terugstuurt. Er bestaat ook de mogelijkheid, de door de PC- stempelklok gegenereerde bestanden op een willekeurige manier (b.v. op diskette, e-mail naar het adres van de persoon) te transporteren. Voor dit geval biedt de tijdregistratie- software het menupunt Bestand/ boekingsdata van bestand inlezen.

13

CHIPDRIVE - Tijdregistratie- apparaat Algemene beschrijving Bij de ontwikkeling van het CHIPDRIVE tijdregistratie- apparaat werd bijzondere waarde gehecht aan een zo eenvoudig mogelijke bediening. Zo wordt de normale Komen – evt. Gaan – boeking beperkt tot het insteken en weer er uithalen van de User Card M16. Het inschakelen van het apparaat gebeurt automatisch zodra er een kaart ingestoken wordt. De blauwe inschakeltoets hoeft alleen ingedrukt te worden, als u zonder chipcard de datum en tijd wilt zien of om het aantal opgeslagen boekingen te laten zien. De overdracht van de data op de PC geschiedt met behulp van de Transport Card M256.

Installatie van de software Misschien is uw nieuw aangeschafte CHIPDRIVE mobile nog niet geprogrammeerd voor de tijdregistratie of het aanwezige programma is niet in het Nederlands. U vindt de juiste software op uw tijdregistratie- software- CD. Met behulp van de Transport Card brengt u het programma over van de PC naar het mobiele apparaat. Belangrijke aanwijzing: De software, die zich op uw tijdregistratie- software- CD bevindt, is alleen geschikt voor apparaten vanaf de apparaat- versie CHIPDRIVE mobile 910. Opdat u de software kunt kopiëren op de Transport Card, moet er aan twee voorwaarden voldaan zijn: 1. De driver-software voor de CHIPDRIVE moet op de PC geïnstalleerd zijn (U installeert de driver door de tijdregistratie- software of de PC- stempelklok te installeren). 2. De CHIPDRIVE voor de PC moet aangesloten zijn. Om de software van de CD op de Transport Card te kopiëren, dient u de volgende stappen uit te voeren: 1. Leg de software- CD er in en wacht tot het hoofdmenu op het beeldscherm verschijnt (als de Autostart- functie niet geactiveerd is, moet u dubbel klikken op het symbool of de bestandsnaam SETUP). 2. Kies als volgende de taal Nederlands (of Duits of Engels) en aansluitend software voor tijdregistratie- apparaat. Installeer het programma.

14

Start het programma software voor tijdregistratie-apparaat en steek de Transport Card in de CHIPDRIVE op de PC.

3. Kies software op kaart kopiëren en wacht, tot deze procedure afgelopen is. 4. Steek de Transport Card in het tijdregistratie- apparaat, druk daarna (op het tijdregistratieapparaat) op een willekeurige toets, wacht tot de laadprocedure afgelopen is en trek de kaart er weer uit. 5. Steek de Transport Card weer in de CHIPDRIVE op de PC en kies Transport Card weer aanmaken (de kaart wordt daardoor geformatteerd). U kunt dan het volgende punt (“Transport Card formatteren”) overslaan. Transport Card formatteren De Transport Card moet, voordat hij de eerste keer gebruikt wordt, geformatteerd worden. Daarvoor heeft u een PC met CHIPDRIVE en of de software Professionele tijdregistratie of de PCstempelklok nodig. Steek de Transport Card gewoon, bij lopende tijdregistratie- software, in de CHIPDRIVE. Er wordt dan gevraagd of u de er ingestoken kaart wilt formatteren.

15

Instellingen controleren en veranderen Om de instellingen op het tijdregistratie- apparaat te bewerken, heeft u als bewijs dat u toegangsgerechtigd bent een geformatteerde Transport Card nodig.

U roept het hoofdmenu voor de in totaal 5 instelmogelijkheden op door de Transport Card er in te steken en aansluitend op de groene OK- toets te drukken.

Instellen van tijd en datum Om bij het beeldscherm tijd/ datum veranderen te komen, kiest u in het hoofdmenu punt 1, door op toets 1 van het toetsenbord te drukken.

De op dat moment actieve instelmogelijkheid wordt geaccentueerd door een streep eronder. Als u i.p.v. het 24h formaat voor de tijd de voorkeur geeft aan het 12h AM/PM formaat, drukt u op één van de pijltjestoetsen naar boven resp. naar beneden. Met de pijltjestoets naar rechts markeert u als volgende de uren, om die (indien nodig) met een van de toetsen UP of DOWN in te stellen. Markeer daarna de minuten, om die op dezelfde manier in te stellen. De seconden kunnen alleen op 0 teruggezet worden. Met de functie TTMM kunt u het format van de datum aanpassen (TTMM betekent dag/ maand – MMTT staat voor maand/ dag).

16

Met de groene OK- toets keert u terug naar het hoofdmenu. In tegenstelling tot alle andere instellingen (punt 2 t/m 5 in het hoofdmenu) zijn tijd en datum onmiddellijk na een verandering opgeslagen. Zomer-/ Wintertijd Kies in het hoofdmenu punt 2 om datum en tijd voor de automatische omschakeling van zomertijd op wintertijd resp. van wintertijd op zomertijd in te stellen.

Om de automatische omschakeling te deactiveren, beweegt u de markering naar an (= aan), om met behulp van een pijltjestoets op aus (= uit) te schakelen. Met de toets naar rechts komt u achtereenvolgens bij dag, maand en tijd voor de omschakeling van winter- naar zomertijd (+1) en daarna op de volgende regel (-1), die betrekking heeft op de omschakeling van zomer- naar wintertijd. De instellingen worden overgenomen als u ze m.b.v. de groene OK – toets bevestigt. Met de rode Afbreken- toets keert u zonder verandering terug naar het hoofdmenu. Tijd kalibreren Punt 3 van het hoofdmenu maakt een precieze kalibrering van de tijd mogelijk. Als uw apparaat over langere periodes een aanmerkelijke afwijking van de tijd aangeeft, kunt u hier een correctie uitvoeren. Er wordt aanbevolen eerst de afwijking over 30 dagen exact vast te stellen, omdat de waarde die voor de kalibrering ingegeven moet worden, betrekking heeft op een maand.

Met behulp van de toetsen naar boven en naar beneden kunt u de pijl boven de schaalverdeling in vaste stappen van 10,7 sec/ maand (+) resp. 5,35 sec/ maand (-) verstellen.

17

LCD- contrast veranderen Als het display van uw tijdregistratie- apparaat te weinig contrast vertoont of als er storende verticale of horizontale lijnen zichtbaar zijn (te groot contrast), kies dan in het hoofdmenu punt 4 om het contrast aan te passen. Met behulp van de pijltjestoets stelt u het contrast in kleine stappen hoger (naar boven) of lager (naar beneden) in. De toets naar rechts zet de markering terug op de oorspronkelijke standaardwaarde. Als u per ongeluk het contrast zo veel veranderd heeft dat u op het display niets meer kunt herkennen, kunt u door op de rode afbreek- toets terugkeren naar het hoofdmenu, zonder de verandering over te nemen.

Aanwijzing: Het contrast is ook afhankelijk van de omgevingstemperatuur. Als het apparaat slechts tijdelijk in een koude omgeving was en het contrast is daardoor minder geworden, zal het bij het bereiken van de normale kamertemperatuur vanzelf weer groter worden. Terminal ID (apparaatnummer) veranderen Speciaal als er meerdere tijdregistratie- apparaten gebruikt worden of als één of meerdere apparaten samen met de PC- stempelklok worden gebruikt, is het belangrijk dat elk apparaat zijn eigen apparaatnummer bezit. Dit nummer is onderdeel van elke boeking die op het desbetreffende apparaat uitgevoerd wordt. Met behulp van de tijdregistratie- software kan daardoor precies getraceerd worden wie – wanneer – waar (op welk apparaat) “gestempeld” heeft.

Om het apparaatnummer in te stellen, kiest u in het hoofdmenu punt 5. Bij nieuwe apparaten komt het apparaatnummer overeen met de laatste vier cijfers van het op de achterkant van het apparaat opgeplakte serienummer. U kunt waarden tussen 1 en 9999 invoeren. Bij het invoeren van een software- update wordt het nummer teruggezet op 9999. Het nummer moet dan, zoals hier beschreven, opnieuw ingevoerd worden.

18

Stempelen van Komen en Gaan zonder project Er wordt gestempeld door het insteken van User Cards, die met behulp van de CHIPDRIVE tijdregistratie- software gemaakt zijn. De boeking gaat automatisch – een bevestiging met behulp van de groene OK- toets is niet nodig. De soort boeking (Komen of Gaan) hangt van de het laatst gedane boeking af. Als er een keer vergeten is te stempelen, moet er bij de volgende keer beslist twee keer gestempeld worden, opdat in ieder geval de laatste boeking klopt. De soort van de gedane boeking wordt op het display links onder getoond en bovendien naast de tijd door een grote beginletter (K, G, of P).

Stempelen van Komen met project Het tijdregistratie- apparaat neemt bij de Komen- boeking automatisch het projectnummer van de laatste Komen- resp. project- wisseling- boeking over. Om bij het komen een projectnummer in te voeren resp. om het overgenomen nummer te veranderen, handelt u als volgt: 1. Steek de User Card er in en wacht kort, tot uw naam en de bevestiging van de Komen- boeking op het display verschijnen. 2. Voer met behulp van de cijfertoetsen het projectnummer in en bevestig de invoer met de groene OK- toets. 3. Trek de kaart pas uit het apparaat, nadat de boeking met het projectnummer bevestigd is. Stempelen van een project- wisseling Een projectwisseling wordt dan gestempeld, als er zonder pauze van één project naar een ander project gewisseld wordt of als het werk aan een project beëindigd wordt (wisseling naar project ”0000”). Om een projectwisseling te stempelen, handelt u als volgt: 1. Steek de User Card er in en wacht kort, tot uw naam en de bevestiging van de Gaan- boeking op het display verschijnen. 2.

Voer met behulp van de cijfertoetsen het projectnummer in en bevestig de invoer met de groene OK- toets.

19

3. Trek de kaart pas uit het apparaat, nadat de projectwisseling bevestigd is. Correctie van foutieve invoeren en afbreken Met behulp van de pijltjestoets naar rechts kunt u het laatst ingevoerde cijfer wissen. De rode afbreek- toets daarentegen wist het ingevoerde getal volledig. Om de procedure helemaal af te breken, trekt u gewoon de kaart er uit zonder eerst op de OK- toets te drukken. Het blijft dan bij de oorspronkelijke Komen- resp. Gaan- boeking. Data- transport naar de PC Om de data van het tijdregistratie- apparaat naar de PC te transporteren, gebruikt u een geformatteerde Transport Card. Op de PC kunt u voor het inlezen van de data òf de software ProfiTijdregistratie òf de PC- stempelklok gebruiken. Voer s.v.p. de volgende stappen uit, om de data uit het apparaat naar de PC over te brengen. 1. Steek de Transport Card in het tijdregistratie- apparaat en wacht, tot de melding Transfer OK verschijnt. 2. Steek de kaart als het tijdregistratie- programma loopt in de CHIPDRIVE op de PC. 3. Bevestig de vraag, of de data ingelezen moeten worden. 4. Verwijder de kaart pas na beëindiging van de inlees- procedure.

Aanwijzing: Vanaf versie V2.11 van de software voor het tijdregistratie- apparaat is het ook mogelijk, met een Transport Card meerdere apparaten uit te lezen, zonder de kaart tussendoor naar de PC te brengen.

20

Vervangen van de batterijen, onderhoud van het apparaat Vervangen batterijen: Als op het display de melding “BATTERY LOW” verschijnt, moeten de batterijen vervangen worden. U heeft twee cellen van het type AAA resp. MICRO nodig. Beide batterijen moeten steeds gelijktijdig vervangen worden. Aanwijzingen voor de kaartlezer: Het vaak gebruiken van sterk vervuilde kaarten kan leiden tot storingen – let er op dat de kaarten schoon en droog gehouden worden. Apparaat schoonmaken: Het apparaat moet met een zachte, enigszins vochtige en niet pluizende doek schoongemaakt worden. Bij sterke vervuiling kan de doek met een druppel ethylalcohol (spiritus) vochtig gemaakt worden. Technische specificaties: Benaming

: op batterij werkende kaartlezer voor PC – geheugenkaarten met display, toetsenbord en geïntegreerd geheugen

Programmering

: software via PC – geheugenkaart

Stroomvoorziening

: 2x ‘AAA’ alkaline batterijen 1,5V / back-up CR 1620

Werkstroomverbruik

: lb <= 15 mA

Ruststroomverbruik

: ls <= 30 µA

Max. gebruiksduur batterijen

: ca. 50 uur permanent gebruik / 2 jaar stand-by

Werktemperatuurbereik

: t +10 °C … +35°C

Opslagtemperatuurbereik

:t

Relatieve luchtvochtigheid

: niet condenserend

Display- resolutie

: 128*64 pixels

Geheugen

: EEprom max. 256 kByte

Contact- unit

: laadcontacten verguld

Afmetingen

: 78 * 108 * 21 mm

Gewicht zonder batterijen

: 150 g

0 °C … +50 °C

21

CHIPDRIVE - Professionele tijdregistratie

Korte handleiding

Installatie van de CHIPDRIVE tijdregistratie- software Leg de tijdregistratie- software- CD in de drive en wacht, tot de chipkaart met de taalkeuze op het beeldscherm verschijnt. Als de CD vanwege de instellingen van uw PC niet automatisch start, kiest u op de Windows desktop Werkplek en daarna de drive- letter van de CD-ROM drive. Klik dubbel op het symbool of op de bestandsnaam START. Kies bij het eerstvolgende menu dat verschijnt de taal Nederlands (of evtl. Engels of Duits) en daarna Profi- tijdregistratie installeren. Het setup programma zal eerst controleren, of op uw PC al de actuele CHIPDRIVE apparaatdriver is geïnstalleerd en deze eventueel installeren. Pas dan start het eigenlijke set-up programma voor de professionele tijdregistratie. U heeft in het verloop van de setup de mogelijkheid, hetzij de voorgestelde doelmap C:\CHIPDRIVE over te nemen of een map naar uw eigen keuze aan te geven. U kunt eveneens de ordner voor de programmasymbolen bepalen. Indien gewenst wordt er ook een symbool voor op de desktop aangemaakt. Basisinstellingen Onder het menupunt Bestand/ administratie/ afrekeningsperiode stelt u het interval in, waar de op de personen betrekking hebbende evaluatie betrekking op heeft. Als u wilt werken met tijdrekeningen en overdracht, kiest u maandelijks, Begin steeds op de eerste…. Onder de tweede optie, Wekelijks, 14 dagen zijn een heleboel opties samengevat, die allemaal het gemeenschappelijke kenmerk hebben dat overuren expliciet vastgesteld worden. Daarbij wordt verschil gemaakt tussen “totale overuren” (werkelijk aantal uren minus het normaantal voor de gehele periode) en het “totaal van de dagelijkse overuren” (alleen de dagen met overuren worden geteld).

22

Onder Bestand/ Administratie vindt u eveneens de menupunten voor het instellen van het tijdformaat (24 uur / 12 uur, am/ pm) van het adres-formaat en van de valuta. Personen aanleggen Om een persoon aan te leggen, kiest u Bestand / Nieuwe persoon of u klikt op de desbetreffende button in de snelstart- lijst.

1. Voer de naam en de voornaam in. De velden onder de naam en de voornaam kunt u invullen – in tegenstelling tot de naam is dit echter niet dwingend. 2. Voer – indien nodig – aan de rechterkant van het beeldscherm de gewenste instellingen in. 3. Voorzie een User Card van de naam van de persoon en steek de kaart in de CHIPDRIVE. 4. Klik op User Card maken en haal de kaart er pas weer uit, wanneer het desbetreffende verzoek daartoe op het beeldscherm verschijnt. Details betreffende alle instellingen vindt u in de Online- Hulp. Als u de hulp oproept met F1, wordt onmiddellijk het desbetreffende hoofdstuk getoond.

23

Data van het mobiele CHIPDRIVE tijdregistratie- apparaat Om de data van de mobiele terminal naar de PC te transporteren, gebruikt u de Transport Card M256. Deze moet u voor het eerste gebruik als volgt formatteren: 1. Start de CHIPDRIVE- Tijdregistratie- software en steek een nieuwe Transport Card M256 in de CHIPDRIVE. Er wordt daarop aan u gevraagd, of u de kaart wilt formatteren als Transport Card. 2. Kies Formatteren en verwijder de kaart pas, wanneer het desbetreffende verzoek daartoe op het beeldscherm verschijnt. Het ”stempelen“ op de mobiele terminal gebeurt door het simpelweg er insteken van de User Cards. Bijzonderheden over het omgaan met de Cards vindt u in de desbetreffende handleiding. Om de boekingsdata uit te lezen en ze over te dragen naar de PC handelt u als volgt: 1. Steek de Transport Card in het tijdregistratie- apparaat en wacht, tot op het display de melding “Transfer OK” verschijnt. 2. Steek de Transport Card met de data bij in gebruik zijnde tijdregistratie-software in de CHIPDRIVE op de PC en beantwoord de vraag “Wilt u de data van de Transport Card inlezen” met ja. Daarop worden alle data ingelezen, over de aparte personen verdeeld en de urenoverzichten nieuw berekend. De Transport Card wordt gewist en is daardoor klaar voor het volgende transport. Data van de PC- stempelklok De PC- stempelklok is een voor netwerk geschikt software- alternatief (resp. uitbreiding) voor het mobiele tijdregistratie- apparaat. Elke PC met een kaartlezer van het merk CHIPDRIVE wordt zo een tijdregistratie- terminal. Een uitvoerige documentatie over de PC- stempelklok vindt u in PDFformat op de software- CD. De data- uitwisseling tussen tijdregistratie- software en PC- stempelklok (server) wordt ook uitvoerig beschreven in de Online- Hulp .

24

Boekingen bewerken U dient zo mogelijk regelmatig de boekingen controleren op volledigheid. Hiertoe staat onder het menupunt Bestand/ Onvolledige datarecords een hulpmiddel ter beschikking, dat u precies daar naartoe stuurt waar u door handmatig bewerken de datacompleet moet maken.

Om de data van een onvolledige dag (op de kalender rood weergegeven) aan te vullen resp. te corrigeren, handelt u als volgt: 1. Werp eerst een blik op de lijst Uitleg. Hier krijgt u aanwijzingen zoals bijvoorbeeld K op het eind, die het voor u gemakkelijk maken te beslissen welke manier van handmatig bewerken u wilt kiezen. 2. Kies één van de schakelvlakken Bewerken, Invoegen of Wissen en let er daarbij op, dat u voor Bewerken en Wissen de desbetreffende boeking eerst in de lijst Boekingen moet markeren. Als u een van de acties Bewerken, Invoegen of Wissen uitgevoerd heeft en niet tevreden bent over het resultaat, kunt u met behulp van Bewerken/ Ongedaan maken de toestand van de laatste verandering weer terugroepen.

25

Evaluatie printen, exporteren en data afsluiten Om de bewerkingssnelheid van de CHIPDRIVE tijdregistratie- software te krijgen, dient u de data, zo snel mogelijk nadat ze compleet gemaakt zijn, af te sluiten. Dit doet u in combinatie met de evaluatie resp. met de data- export. 1. Kies Evalueren/ meerdere personen 2. Kies in het venster Periode- doel – type – printer uw opties en bevestig met OK.

U ziet dan een beeldscherm, waarop onder de snelstartlijst de zojuist door u gekozen opties aangegeven worden. Daaronder bevinden zich de lijsten volledig en onvolledig. Om het afsluiten van de data en het printen (resp. de export) uit te voeren, handelt u als volgt:

1. Markeer in de lijst Volledig één, meerdere of alle invoeren. 2. Klik op het vlak Evalueren. In het daarop verschijnende venster kiest u dan Afsluiten en printen (exporteren). 3. Kies onder Afsl. tot de maand tot waaraan de data afgesloten moeten worden en bevestig met OK.

26

Data beveiligen De CHIPDRIVE tijdregistratie- software biedt u de mogelijkheid onder Bestand/ veiligheidskopie maken een gemakkelijke en efficiënte mogelijkheid data te beveiligen. Maak daar regelmatig gebruik van en kopieer het totale bestand regelmatig op een andere computer in het netwerk. Hoe u toegang kunt krijgen tot een beveiligingskopie, wordt beschreven in de Online- Hulp. Overige informatie De CHIPDRIVE tijdregistratie- software bezit een uitvoerige en overzichtelijke Online- Hulp. Gebruik deze Online- hulp, om informatie te krijgen over de volgende thema’s: • • • • • • • •

vaste wekelijkse -resp. dagelijkse arbeidstijden Vaste en variabele pauzetijden Tarieven, tarief- evaluatie Vakantie, ziekte en feestdagen Aanleggen van projecten en project- evaluatie Export van de evaluatie als tekst- of MS- Excel bestand(en) Totaaloverzicht (wie was/ is er aanwezig – welke projecten werden/ worden er bewerkt) Data- veiligheid en data- onderhoud

27

CHIPDRIVE PC- Stempelklok Algemene beschrijving De PC- stempelklok is een software- component in het CHIPDRIVE tijdregistratie- systeem, die in combinatie met een kaartlezer van het merk “CHIPDRIVE” het “stempelen” direct op de werkplek mogelijk maakt. De separate installaties van de PC- stempelklok sturen de boekingsgegevens naar een centrale server en krijgen van deze server de huidige stand van de cliënten- rekeningen van de aparte deelnemers. In het lokale netwerk (LAN) loopt de communicatie via de netwerk- protocollen TCP/IP en HTTP, zodat ook interne “firewalls” geen barrière vormen. Heel belangrijk voor de tijdregistratie is de tijdijking met de server – d.w.z. de “stempeltijd” komt steeds overeen met de systeemtijd van de server. Als alternatief voor de verbinding via TCP/IP (HTTP) kunnen cliënten (installaties van de PCstempelklok) ook via e-mail gegevens met de server- module uitwisselen. Daardoor bestaat de mogelijkheid externe werkplekken van de medewerkers of filialen te verbinden met de tijdregistratie. Wie meervoudige installaties op diverse werkplek- computers niet belangrijk vindt en in plaats daarvan slechts één enkele “stempel- PC” wil inrichten, kan afzien van de installatie van de servermodule en de PC- stempelklok direct met de installatie van de tijdregistratie verbinden. Een belangrijke vernieuwing is de samenwerking van de PC- stempelklok met het tijdregistratieapparaat CHIPDRIVE mobiel: aparte groepen medewerkers kunnen in hun eigen bereik (b.v. kantoor, verdieping, externe werkplek, filiaal) op het tijdregistratie- apparaat stempelen en de verzamelde data met behulp van de Transport Card naar de PC- stempelklok en daarmee naar de centrale tijdregistratie doorsturen. Voorwaarden – installatie Om de PC- stempelklok op een PC te kunnen laten werken, heeft u een kaartlezer van het merk CHIPDRIVE nodig. Verder dient reeds voor de installatie duidelijk te zijn, of de PC- stempelklok met een installatie van de server- module moet samenwerken of dat het om een aparte installatie gaat, die uw data direct uitwisselt met de tijdregistratie- software. Voor het lokale netwerk is een directe communicatie van de PC- stempelklok(ken) met een centrale installatie van de server- module via HTP/IP- HTTP de optimale configuratie. De voordelen zijn daarbij, dat elke boeking direct door de centrale server opgeslagen wordt en dat de tijd van de PC- stempelklok altijd overeenkomt met die van de server- module – tenzij de verbinding met de server onderbroken is. In dat geval kan er weliswaar nog wel gestempeld worden – de boekingen worden echter gemerkt, waardoor de tijdregistratie- beheerder ziet, dat ze afkomstig zijn van een niet- bewaakte klok. De Offline- boekingen worden op de lokale harde schijf opgeslagen en als de verbinding met de server weer tot stand is gebracht overgebracht. Als alternatief voor de werking via HTP/IP-HTTP bestaat er de mogelijkheid van data- uitwisseling tussen PC- stempelklok en server- module via e-mail. Het gaat hierbij om een a- synchroon gebruik, waarvan de actualiteit er beslissend van afhangt, hoe vaak de gebruiker het verzenden/ ontvangen van de data laat plaatsvinden.

28

De minimale eis voor het werken via e-mail is een PC met de mogelijkheid e-mails te versturen. Of de e-mail verbinding via een lokale mail- server (E-mail Proxy) of via modem/ ISDN- kaart of via een willekeurige provider loopt, is niet van belang. Bij gebruik van het persoonlijke e-mail adres en van het “normale” e-mail programma (zoals b.v. Outlook- Express of Netscape Messenger) wordt de PC- stempelklok zo geconfigureerd, dat hij alleen verzend- data genereert, die de gebruiker als attachment aan het adres van de tijdregistratie stuurt. Veel gemakkelijker en efficiënter is het werken met e-mail, als men ervoor zorgt dat de installatie van de PC- stempelklok een eigen e-mail adres krijgt, dat uitsluitend voor de data- uitwisseling van de tijdregistratie gebruikt wordt. Als de PC- stempelklok voor toepassing met eigen e-mail adres geconfigureerd wordt, vinden verzending en ontvangst van de tijdregistratie- data volledig onafhankelijk van een “normaal” e-mail programma plaats. De mogelijkheden extra e-mail adressen te verzorgen, worden in het hoofdstuk “PC- stempelklok werkend met eigen e-mail adres” besproken. Om de PC- stempelklok op een PC te installeren, legt u de software- CD van de CHIPDRIVE tijdregistratie in de drive, kiest dan op het eerste scherm dat verschijnt de taal Nederlands (of, indien niet aanwezig Engels of Duits) en daarna PC- stempelklok installeren”. Als uw PC zo geconfigureerd is dat de CD niet automatisch start, kies dan met behulp van “werkplek” of van Windows Explorer eerst de drive- letter van de CD-ROM- drive en dan na elkaar de mappen “Nederlands” EN “PC- stempelklok”. Start het installeren door dubbel te klikken op “Setup.exe” en volg de aanwijzingen op het beeldscherm. Als uw CHIPDRIVE nog niet aangesloten is op uw PC, sluit dan de PC af, sluit de CHIPDRIVE aan op de daarvoor bedoelde interface en start dan de PC opnieuw. Aanwijzing; de aanwezige documentatie wordt bij de installatie als PDF- bestand mee op de vaste schijf gekopieerd. U kunt daardoor als u daar behoefte aan heeft op elk moment daarop teruggrijpen. PC- stempelklok configureren U heeft het programma geïnstalleerd zoals beschreven in het voorgaande hoofdstuk. Als u niet van plan bent de PC- stempelklok als apart station te gebruiken, zou de beheerder van de tijdregistratie u al verteld moeten hebben hoe u de PC- stempelklok op uw werkplek moet configureren. Start nu de PC- stempelklok en open het menu, door op de menu- button te klikken of de desbetreffende toets op het Windows- toetsenbord in te drukken.

Kies Instellingen. De eerste pagina van de instellingsassistent verschijnt.

29

Op de eerste pagina hoeft u na uitvoering van het Nederlandstalige setup- programma in de regel niets te doen – het tijd- format is standaard ingesteld op “24 uur” ingesteld. Het instellingsnummer staat voorlopig op 0000 en kan door de gebruiker niet veranderd worden. Na het eerste contact met de server staat op deze plaats het nummer, dat de beheerder van de tijdregistratie voor uw installatie gereserveerd heeft. Kies nu Verder, om op de volgende pagina van de instellings- assistent te komen.

30

Het verdere verloop van de instellings- procedure hangt er van af, welke keuze u in de keuzebox Server- contact via maakt. Als uw keuze TCP/IP luidt, dient u het volgende hoofdstuk te lezen. Bij een andere keuze kunt u dat hoofdstuk overslaan. PC- stempelklok configureren voor gebruik met TCP/IP-HTTP U heeft bij de keuze Server contact via het punt TCP/IP-HTTP gekozen. De beheerder van de tijdregistratie heeft u al of de computernaam of het IP- adres van de tijdregistratie- server medegedeeld. De computernaam is een heel normale aanduiding zoals bijvoorbeeld “Tijdserver” of “Server_3”, terwijl het bij het IP- adres steeds om een opeenvolging van vier getallen gaat, die door drie punten van elkaar gescheiden zijn, zoals b.v. “10.0.0.169” .

Voer nu de naam resp. het IP- adres in het desbetreffende veld in. Als de beheerder van uw tijdregistratie geen aanduiding heeft gedaan over het poort- nummer, laat u hier de standaardwaarde 80 staan. Anders moet u hier de waarde invoeren, die u meegedeeld is. Ook de waarde voor Interval voor tijdvergelijking kunt u laten staan, als erdoor de beheerder geen ander voorstel is gedaan. Daarmee bent u klaar met de instellingen. Bevestig dit svp met Voltooien en let dan op het verbindingssymbool op het programmavlak rechts onder.

31

Als er in plaats van het verbindingssymbool het symbool verschijnt voor het afbreken van de verbinding,

Is het opnemen van het contact met de server niet gelukt. De volgende oorzaken kunnen daarvoor in aanmerking komen: • • • • •

U heeft de servernaam resp. het IP- adres foutief ingevoerd Het poort-nummer klopt niet De server is niet in gebruik of de server- module is niet gestart De beheerder heeft verzuimd, de naam van uw computer met behulp van zijn administratie-programma in te voeren Algemeen netwerkprobleem

Probeer in het geval van een storing – voor zover u daar toestemming voor heeft – het probleem op te lossen en kies dan – als de verbinding niet automatisch tot stand komt – in het menu Servercontact opnieuw tot stand brengen of u klikt in plaats daarvan op het symbool. PC- stempelklok bij e-mail- werking zonder eigen e-mail adres U heeft er voorlopig of definitief voor gekozen, het data- transport van de PC- stempelklok met uw “normale” e-mail- verkeer te doen plaatsvinden. In dit geval kiest u in de instellings- assistent bij de keuze Server- contact via (zie pagina 5) het punt e-mail. Op de daarop volgende pagina kiest u dan handmatig, bestand voor verzending genereren en u bevestigt uw keuze met Voltooien.

32

De button met het brief- symbool dient er in deze configuratie voor, een bestand voor verzending te genereren. Verder vindt u in het menu een desbetreffende invoer.

Als u op de desbetreffende button klikt, verschijnt – mits er reeds boekingsdata beschikbaar zijn – een melding van de volgende soort:

Gebruik nu uw e-mail- programma om het in de melding genoemde bestand als attachment naar het e-mail- adres van uw tijdregistratie te sturen. Het “Betreft” en de tekst van het te versturen bericht zijn daarbij niet van belang. Het zou eventueel kunnen zijn, dat uw e-mail- programma geen mails zonder tekst toestaat. Tik in dat geval een paar letters. Volledigheidshalve dient nog genoemd te worden, dat het attachment volgens de "MIME“- procedure gecodeerd moet worden – dit komt overeen met de standaardinstelling van alle moderne mail- programma’s.

33

Na enige tijd krijgt u van uw tijdregistratie- server een bericht met een lijst van binnengekomen data en een attachment Result.bin.

Als u het bestand result.bin opslaat in het bestand van uw PC- stempelklok, reageert de PCstempelklok daarop met de volgende mededeling:

34

Uit het bestand Feedback.bin stamt de stand van het urensaldo, dat bij het “stempelen” op het beeldscherm wordt getoond. De actualiteit van deze melding hangt er enerzijds van af hoe vaak u uw data doorstuurt en anderzijds of in de centrale de tijdregistratie- software regelmatig gestart wordt, om de data van de server te ontvangen en daarna de resultaten terug te sturen naar de server. PC- stempelklok bij e-mail- gebruik met eigen e-mail- adres Waarschuwing! Wie de PC- stempelklok voor gebruik van een eigen e-mail- adres configureert en desondanks zijn eigen (“normale”) e-mail- adres invoert, loopt het risico zijn nog niet gedownloade mails onherroepelijk te verliezen, omdat de PC- stempelklok alle berichten die niet van de tijdregistratie-server stammen, direct op de mail-server wist, zonder ze compleet te ontvangen. Vóór de bespreking van de eigenlijke configuratie dienen er nog een paar principes bij het thema e-mail uitgelegd te worden. Verder is het belangrijk te weten, dat u bij de in Duitsland meest prominente providers AOL en T-Online op een paar bijzonderheden moet letten. AOL schrijft dwingend het gebruik van het AOL- eigen e-mail- programma voor en werkt niet samen met andere e-mail- programma’s. Daarmee is het duidelijk, dat een AOL- adres voor de PCstempelklok principieel uitvalt. Het is echter zonder problemen mogelijk binnen een AOL- verbinding op Internet data naar een van AOL- onafhankelijke mail- server te sturen resp. van een mailserver te ontvangen. T-Online staat weliswaar het gebruik van een willekeurig e-mail- programma toe – maar u moet hierbij aan het volgende denken: om met de mail- servers van T-Online data uit te wisselen, moet de gebruiker met zijn gebruikers- password (een zeer lang getal in het formaat 000000000000000#0000) via de T-Online verbinding ingelogd zijn. Dat betekent, dat het niet mogelijk is binnen een T-Online- sessie eerst de eigen e-mails op te roepen resp. te versturen en aansluitend de data naar de PC- stempelklok te versturen, omdat het laatste deel van het password voor elk e-mail- adres anders is (#0001, #0002…). Het is echter ook binnen T-Online-verbindingen op Internet mogelijk, contact op te nemen met willekeurige (vreemde) mail- servers, die geen bijzonderheden van deze soort kennen.

35

Er zijn in principe twee mogelijkheden om e-mail te versturen: als de PC een onderdeel is van een netwerk, bestaat er in de regel een mail- proxy, die verantwoordelijk is voor de ontvangst en het doorsturen van mails. In dit geval zal vermoedelijk uw netwerkbeheerder eerst een adres voor uw installatie van de PC- stempelklok inrichten en u dan bij het configureren van de software behulpzaam zijn. De tweede mogelijkheid om e-mail te versturen is gebaseerd op het overdragen van data, bijvoorbeeld via modem of ISDN- kaart. Alle belangrijke internet- providers bieden de mogelijkheid, praktisch zo veel e-mail- adressen als u wilt met de domeinnaam van de firma (“[email protected]") in te richten. Als uw bedrijf geen eigen domeinnaam bezit, kunt u voor de PC- stempelklok ook zonder problemen een “Freemail- adres” gebruiken, zoals die door vele aanbieders zoals b.v. Lycos.nl aangeboden worden. voorwaarde is echter, dat de aanbieder uitdrukkelijk werking via de protocollen POP3 (ontvangen) en SMTP (verzenden) mogelijk maakt. Om een willekeurig e-mail- programma (dus ook de PC- stempelklok) te configureren, heeft u steeds een reeks aanduidingen nodig: * E-mail- adres

(b.v. [email protected])

* Gebruikersnaam

(b.v. medewerker.klok)

* Server voor inkomende post

(b.v. POP.firma.nl)

* Server voor uitgaande post

(b.v. Mail.Firma.nl)

* Code * Is er voor de server authentificering voor uitgaande post? Aanwijzing: in de regel bieden de providers een gedetailleerde beschrijving van de configuratie van MS-Outlook-Express aan. U kunt deze beschrijvingen doelmatig voor de configuratie van de PC- stempelklok gebruiken. Nadat u voor Manier van data- uitwisseling automatisch, eigen e-mail- adres gekozen heeft, voert u op de volgende pagina van de instellings-assistent het adres van uw tijdregistratie, het adres van uw PC- stempelklok- installatie en de gebruikersnaam in. Aanwijzing: bij vele providers is de “gebruikersnaam” geen naam, maar een nummer of een email-adres.

36

Verlaat de pagina met de adressen en de gebruikersnamen met verder, om bij de laatste pagina aan te komen, waarop u de beide servers (die soms ook identiek zijn) en de code invoert. De optie Server voor uitgaande post vraagt authentificering is een relatief nieuwe uitbreiding van de email- standaard. Activeer deze optie alleen, als u de informatie heeft dat uw mail- server de authentificering werkelijk vraagt of wanneer u bij het versturen van e-mail een desbetreffende foutmelding krijgt.

37

Testen van de e-mail- instellingen Nadat alle instellingen uitgevoerd zijn, verdient het aanbeveling eerst maar eens te testen of de PC- stempelklok daadwerkelijk in staat is e-mails te versturen. Kies daartoe in het menu Testmail versturen/ Test- mail naar willekeurige ontvanger .

Vul Ontvanger, Betreft en Tekst in en bevestig met OK.

Als alle instellingen correct zijn, krijgt u de volgende melding. Als het verzenden van de e-mail niet lukt, controleer dan uw instellingen.

Na een geslaagde verzending van de test- mail aan een willekeurig e-mail- adres kunt u een testmail naar uw Tijdregistratie sturen, door in het menu de desbetreffende keuze te maken.

38

Na een bepaalde tijd (van de beheerder krijgt u te horen hoe lang het mag duren) krijgt u de bevestiging van de tijdregistratie-server, nadat u de data- ontvangst via e-mail: oproepen en versturen of met behulp van de mail- button geactiveerd heeft:

De PC- stempelklok reageert op de bevestiging door de server met het wissen van alle reeds verstuurde bestanden, die zich nog op de harde schijf bevinden. Verder wordt het bestand feedback.bin in de data-map van de PC- stempelklok geactualiseerd. Daardoor is het mogelijk, dat bij het insteken van de user-kaart de actuele uren-rekening op het beeldscherm getoond wordt. Stempelen op de PC- stempelklok Om op de PC- stempelklok te stempelen, start u eerst (voor zover dat nog niet gebeurd is) het programma en steekt dan de User Card, die u van de beheerder van de tijdregistratie ontvangen heeft, in de CHIPDRIVE. Daarop verdwijnt het “blauwe gordijn” met de geanimeerde tekst “Kaart invoeren aub” . Op het scherm verschijnt uw naam, de stand van het aantal gewerkte uren, datum en tijd, en de door de software voorgestelde manier van boeken. Of Komen of Gaan voorgesteld wordt, hangt af van de manier van de laatste boeking.

In veel gevallen zal het voldoende zijn de voorgestelde boeking te bevestigen, door op één van beide Return- toetsen te drukken of op de OK- button te klikken. Bij de Komen- boeking kunt u een maximaal 4- cijferig projectnummer invoeren. Het is heel voordelig, de PC- stempelklok via het numerieke deel van het PC- toetsenbord te bedienen. Als het cijferblok niet geactiveerd is, druk dan svp eerst op de toets Num. De toetsen Gedeeld door, min en plus staan voor project, Gaan resp. Komen. Om bijvoorbeeld een wisseling van project te boeken, drukt u eest op de gedeeld door toets, voert dan het nummer in en bevestigt u de boeking met het afsluitend drukken op de invoertoets. Als alternatief voor het gebruik van de numerieke toetsen kunnen ook de beginletters p, g en k van de desbetreffende boekingssoorten gebruikt worden.

39

Aanwijzing: Als er door het programma Gaan wordt voorgesteld, maar u wilt een project- wisseling boeken, is het ook voldoende gewoon een nummer in te voeren. Het programma schakelt dan automatisch over op Project. PC- stempelklok in verbinding met het mobiele tijdregistratie- apparaat De PC- stempelklok is niet alleen een alternatief voor het mobiele CHIPDRIVE tijdregistratie- apparaat, maar ook een aanvulling. Het is mogelijk in een gedeelte van de onderneming zoals b.v. op een kantoor, een verdieping, een afdeling of in een filiaal een tijdregistratie- apparaat (of meerdere) in te zetten en de data met behulp van de PC- stempelklok naar de centrale over te brengen. Om de data van het tijdregistratie-apparaat naar de PC over te brengen, heeft u een Transport Card M256 nodig. Een nieuwe Transport Card moet voor de eerste data- overdracht eerst geformatteerd worden. Daartoe steekt u de Transport Card bij actieve PC- stempelklok in de CHIPDRIVE en bevestigt de afgebeelde melding met Ja. De geformatteerde Transport Card geeft u ook het recht de datum en de tijd van de mobiele terminal in te stellen.

Om de data van apparaat over te dragen naar de Transport Card, steekt u de Transport Card in het apparaat, waarop het kopiëren automatisch start. Trek de kaart pas uit het apparaat, nadat op het display de melding Transfer OK verschijnt. Start dan (als dat nog niet gebeurd is) de PC- stempelklok en steek de Transport Card in de CHIPDRIVE. De data worden daarop automatisch ingelezen.

40

Trek de Transport Card er pas uit, als – afhankelijk van de configuratie van de PC- stempelklok – het opslaan op de harde schijf of het overdragen naar de server bevestigd is.

Repareren van kaarten Het kan in zeldzame gevallen gebeuren, dat een User Card bij het te snel uit het apparaat trekken fout beschreven wordt, en daardoor niet meer als User Card herkend wordt. Deze soort beschadiging kan door de PC- stempelklok – en ook door de tijdregistratie- software – gerepareerd worden. Opdat de PC- stempelklok de reparatie kan uitvoeren, moet de kaart in intacte toestand minimaal één keer in de klok gestoken zijn. Het verdient daarom beslist aanbeveling, elke door de beheerder van de tijdregistratie nieuw aangemaakte kaart eerst één keer bij een werkende PC- stempelklok in de CHIPDRIVE op de PC te steken. De kaart wordt daarbij automatisch geregistreerd. Een boeking kan bij deze gelegenheid plaats vinden, maar is niet persé noodzakelijk. Als bij het insteken van een User Card in de mobiele terminaal meerdere keren de melding verschijnt Onbekende kaart - formatteer de kaart, dan steekt u deze kaart bij een in werking zijnde PC- stempelklok in de CHIPDRIVE op de PC. Als de onderstaande afbeelding daarna niet verschijnt,

Is de kaart er of nooit in intacte toestand ingestoken of er is een andere – niet repareerbare schade. Als er alleen maar verzuimd is de kaart bij de PC- stempelklok te registreren door hem er gewoon in te steken, moet de desbetreffende kaart aan de beheerder van de tijdregistratie gegeven worden. Hij kan deze kaart dan vermoedelijk met behulp van de tijdregistratie- software weer herstellen.

41