CHECKLIST PERSBERICHT Wat is een persbericht? Een persbericht is een gedeeltelijk door de afzender voorbewerkt stukje informatief nieuws voornamelijk gericht op de uiteindelijke doelgroep dat zonder al te veel problemen tot een bericht kan worden verwerkt door de redactie. Meestal gaat het om een nieuwsbericht. Dat is: — Helder in taalgebruik en inhoud — Beknopt — Zo exact mogelijk (beter ‘bijna duizend’ dan ‘een groot aantal’) Aan welke inhoudscriteria moet een persbericht voldoen? — a. Objectiviteit. Het moet een feitelijk bericht zijn. Het mag wel de mening van de organisatie bevatten, maar bij voorkeur in citaatvorm (tussen aanhalingstekens, met vermelding van de spreker). — b. Nieuwswaarde. Het bericht moet voor de redactie interessant genoeg zijn om aan de lezer door te sluizen (te publiceren, dus). Zorg zo mogelijk voor een concrete aanleiding. a en b moeten beide kunnen worden aangevinkt om een persbericht geplaatst te kunnen krijgen Wat is nieuwswaarde? — 1. Nieuws moet actueel zijn (recent gebeurd of binnenkort te gebeuren) — 2. Nieuws moet interessant zijn — 3. Het bericht moet voor de lezer/kijker/luisteraar van belang zijn — 4. Nieuws moet bijzonder en afwijkend zijn — 5. Wanneer het bericht over belangrijke/prominente personen gaat — 6. Klein nieuws wat verwijst naar onlangs gebeurd groot nieuws — 7. Het nieuws moet bij voorkeur zijn te vertalen in concrete termen — 8. Nieuws heeft bij voorkeur geen commercieel karakter 1 tot en met 4 moeten allemaal kunnen worden aangevinkt om een effectief persbericht te kunnen maken. 5 en 6 zijn extraatjes om meer kans te maken op plaatsing. 7 en 8 zijn tips om een persbericht interessanter te maken voor de redactie. Ad 5. Voorbeeld. Een minister die het belang van een project wil bevestigen of een idool dat iets opent of in gebruik neemt, doet het altijd goed. Ad 6. Voorbeeld. Als een nieuwe beheermethode net in het nieuws is geweest, kan het nuttig zijn daarnaar te verwijzen bij de introductie van betere, effectievere, milieuvriendelijkere methode. Ad 7. Dit gaat vooral om nieuws wat over beleid gaat. De journalist wil schrijven over de gevolgen van het beleid voor zijn publiek en is bovendien gebaat bij een bericht waarin zo veel mogelijk concrete feiten staan.
© Derix*Hamerslag — Checklist Persbericht
1
Ad 8. Al is het persbericht commercieel van aard, die schijn moet in de tekst zo veel mogelijk vermeden worden. Probeer het algemeen belang van de nieuwe dienst of een ander nieuwtje zo veel mogelijk naar voren te halen. Vermijd termen als uniek, toegevoegde waarde, geweldige service, fantastische kwaliteit enzovoort. Wat is interessant om in een persbericht te zetten? Er zijn verschillende persberichten, elk met hun eigen inhoud: — Aankondigingsbericht Dat draait om de aankondiging van een gebeurtenis: -een nieuwe dienst -opening -introductie van een beleidsplan -symposium, bijeenkomst -een nieuwe soort — Gecreëerd nieuws-bericht Hierin wordt de gebeurtenis uit het aankondigingsbericht groter gemaakt dan die eigenlijk is, bijvoorbeeld met: -een bekende spreker op een symposium -de organisatie van een concert rond de gebeurtenis -de organisatie van een manifestatie rond de gebeurtenis — Het ‘hot news’-bericht In tegenstelling tot aankondigingsberichten kunnen deze moeilijk van tevoren worden gepland. Hot news is een onverwachte gebeurtenis die nieuwswaarde bezit. Om de pers, die er toch wel achterkomt, voor te zijn, kan een persbericht worden gestuurd. Denk bijvoorbeeld aan: -geconstateerde verontreiniging -bosbrand -slecht uit een onderzoek gekomen — Reactie-persbericht Op het moment dat derden nieuws over de organisatie naar buiten brengen, kun je de pers voor zijn door je eigen reactie op papier te formuleren. Dit kan nuttig zijn als bijvoorbeeld: -een gepubliceerd rapport feiten over de organisatie bevat -de regering maatregelen bekendmaakt die de organisatie aangaan -iemand bij een externe gelegenheid uitspraken doet over de organisatie — Slecht nieuws-persbericht Het ligt niet voor hand om zelf slecht nieuws over de organisatie naar buiten te brengen, maar de kans dat het nieuws uitlekt is groot en dan zijn de poppen aan het dansen. Zelf een bericht naar buiten brengen verkleint de kans op onzorgvuldige en sensationele berichtgeving. Vragen voor het schrijven — Wat de bedoeling van dit persbericht? — Welke boodschap wil ik vooral overbrengen? — Welke vragen en reacties zou mijn boodschap kunnen oproepen (anticiperen)? — Welke doelgroep(en) heb ik precies? — Wat is hun (voor)kennis over het onderwerp? © Derix*Hamerslag — Checklist Persbericht
2
— Hoe staan ze tegenover de boodschap en de afzender? — Schrijf ik voor kenners (specialistisch) of leken (algemeen)? Opbouw van het persbericht — Afzenderinformatie: naam, adres, postcode, woonplaats, telefoon, fax, e-mail. — Ontvangerinformatie: naam krant, naam redactie, naam journalist, adres, postcode, plaats, evt. e-mail. — Plaats en datum. (Een persbericht moet – voor luie journalisten – van onderaf inkortbaar zijn. Dit betekent dat de belangrijkste informatie bovenaan en de onbelangrijkste informatie onderaan moet staan.) — Chapeau of bovenkop (optioneel): een – meestal cursieve en altijd kleinere – kop boven de hoofdkop. Hierin staat aanvullende informatie (landgoednaam of gemeente bijvoorbeeld). — Kop: hierin wordt het belangrijkste nieuws in enkele woorden samengevat. Het moet de reden aangeven waarom de journalist niet om dit bericht heen kan. — Lead: de eerste – meestal vette – alinea van het persbericht waarin de belangrijkste feiten uit het bericht staan. Deze bevat tenminste drie antwoorden op de vragen: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe en omvat maximaal 100 woorden. — Bodytext (ook broodtekst of platte tekst): de rest van de lopende tekst van het persbericht, die de andere W-vragen beantwoordt, verder ingaat op de al in de lead behandelde vragen en waar nodig achtergrondinformatie biedt. Het belangrijkste komt eerst. Deze belangrijkheid kan trouwens per medium verschillen. — Tussenkop: bij iets langere berichten kan de lopende tekst worden onderbroken door tussenkoppen (veel kleiner dan kop, niet groter dan chapeau), maximaal om de twee alinea’s. Deze tussenkop moet letterlijk verwijzen naar een woord in de alinea eronder en de lezer prikkelen verder te lezen. — Afsluiter: bijvoorbeeld Voor meer informatie bel 012-3456789 of bezoek onze open dag. Pas op: deze informatie maakt deel uit van het persbericht en kan dus worden gepubliceerd. — Noot voor de redactie (niet voor publicatie): meestal staat onder een doorgetrokken lijn, een stippellijn of een lijn met schuine streepjes (////) nog een noot voor de redactie. Hierin staat waar de redactie terecht kan voor meer informatie: naam organisatie, naam contactpersoon, afdeling of functie, telefoon tijdens kantooruren, evt. privé- of 06-nummer, e-mailadres. Ook een persoonlijke uitnodiging voor de journalist kan hier staan. — Fotobijschrift (optioneel): als een foto bij het bericht wordt gevoegd, dient er in het persbericht ook vermeld te worden wat (wie) daarop staat. Het is ook mogelijk geen foto mee te sturen, maar hier aan te geven dat een foto bij de organisatie kan worden opgevraagd. — Bijlagen: zie hieronder.
© Derix*Hamerslag — Checklist Persbericht
3
Mogelijke toevoegingen — Persverklaring. Deze bevat een verklaring of een belangrijk citaat uit een toespraak. Kort maar krachtig worden de resultaten van bijvoorbeeld belangrijke onderhandelingen aan de pers medegedeeld. — Achtergrondinformatie. Deze kan met een nieuwsbericht worden meegestuurd om stellingen of cijfers erin te onderbouwen. Er moet wel duidelijk bijstaan dat het om achtergrondinformatie gaat. — Brieven. Een brief die aan een instantie of persoon is gestuurd over het onderwerp van het persbericht, kan worden meegestuurd. — Rapporten. Als de inhoud van het persbericht is gebaseerd op een rapport, kan dit worden meegestuurd. Denk er wel aan een korte samenvatting toe te voegen — Jaarverslag of ander organisatiedocument waarop een persbericht is gebaseerd. — Grafieken of tabellen. — Foto’s of andere illustraties. Deze verhogen, mits van goede kwaliteit (digitaal, minimaal 10x15 op 300 dpi), de attentiewaarde van het bericht. Vooral bij huis-aanhuisbladen en kleinere vakbladen worden ze vaak ook geplaatst. Vergeet bij toevoeging van illustratiemateriaal niet onderaan het persbericht (na witregel) een onderschrift bij te foto toe te voegen en eventuele verplichte naamsvermelding of copyright van de fotograaf of illustrator. Welk medium kies ik?* — Berichten met beleidsinformatie moeten naar media met interesse voor beleidsinformatie — Berichten met vakinformatie moeten naar media die veel nieuws brengen over het vak — Berichten met een hoge actualiteits- en nieuwswaarde zijn zeer welkom bij nieuwsgerichte media, zoals dag- en nieuwsbladen of nieuwsprogramma’s — Een goed visualiseerbaar bericht kan eventueel ook naar de tv worden gestuurd, een onderwerp met interessante geluiden is wellicht ook boeiend voor radio. Speel hierop in in de tekst van het bericht. *Het kan nodig zijn voor verschillende media verschillende persberichten te schrijven. — Pas de inhoud aan op de doelgroep of technische mogelijkheden (tv, radio). — Voor specialistische media mag de inhoud complexer en gedetailleerder zijn dan voor algemene. — Media dicht bij huis (zowel inhoudelijk: speciaalbladen, als fysiek: regionale bladen) zijn vaak een tikje geïnteresseerder dan die ver weg. Een persbericht mag dan gerust wat dieper op de zaken ingaan. — Huis-aan-huisbladen, kabelkranten en lokale omroepen (korte, eenvoudige, goed bekkende zinnen!) hebben baat bij een kant en klaar persbericht wat ze zo kunnen plaatsen. Andere media zullen het bericht meestal bewerken. Karakter van het medium Houd met de inhoud, adressering en timing van het persbericht rekening met het karakter van het medium. — Op wie richt het medium (krant, tijdschrift, tv, radio) zich? — Welke rubrieken heeft het medium en waar zou het bericht het beste in passen?
© Derix*Hamerslag — Checklist Persbericht
4
— Hoeveel ruimte/tijd kan aan een onderwerp besteed worden (belangrijkheid)? — Wat is de frequentie van verschijnen en, vooral bij weekbladen, de deadline en verschijningsdag?* *Een blad dat op woensdag uitkomt kan niet aankondigen dat de dinsdag ervoor iets gebeurt; een blad dat op vrijdag uitkomt en op woensdag deadline heeft, kan een gebeurtenis op donderdag niet meer verslaan. Meer tips om serieus genomen te worden Wie zich houdt aan bovenstaande checklist, maakt al gerede kans dat zijn persbericht in oorspronkelijke, verkorte of uitgebreide vorm wordt geplaatst. Maar de volgende tips kunnen die kans nog vergroten: — Lees veel berichten in de krant om te zien hoe die geschreven zijn en probeer van de opbouw ervan te leren. — Kruip bij het schrijven in de huid van de lezer. Wat denkt u dat deze zal willen weten? — Laat negatieve dingen niet weg. Lezers hebben dat in de gaten. Waarschijnlijk de journalist zelfs al. Hij zal er alsnog om vragen. — Probeer het te houden bij één hoofdnieuwsfeit per persbericht. — Bestook de redactie niet met persberichten; stuur er alleen een als u echt denkt nieuws te hebben. — Gebruik een duidelijk briefhoofd, zodat de afzender meteen bekend is — Gebruik een goede printer voor het uitdraaien van het bericht (of verzend het per e-mail) — Gebruik een heldere opmaak zonder al te veel tierlantijnen — Zet boven aan het bericht in een groter lettercorps Persbericht — Maak geen type-, stijl- of spellingfouten — Plaats een duidelijke datum en plaatsnaam boven het bericht — Is het bericht langer dan een pagina (wat afgeraden wordt), sluit de eerste pagina dan af met: vervolg op pagina 2 — Zet indien gewenst en nodig ook een privé-nummer (06) in de Noot voor de redactie. Journalisten werken vaak ’s avonds — Gebruik geen onderstrepingen of andere onnodige lay-outaspecten
© Derix*Hamerslag — Checklist Persbericht
5
