Integrált Kamarai Irányító Rendszer ______________________________________________________________________
Bizonylatkezelési rend Kimenő számla készítése Bizonylatfej 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Válasszon partnert Győződjön meg arról, hogy a partner címe megjelent-e Válasszon pénzeszközt A készpénzes pénzeszközök jogosultság függőek. Amennyiben Önnek nem jelenik meg készpénzes pénzeszköz, akkor Önnek nincs jogosultsága pénztár használathoz. Segítségér forduljon a rendszergazdához. Válasszon fizetési módot Győződjön meg a bizonylat teljesítési és határidő dátumainak helyességéről Válasszon projektet, és projekttételt Zárja le a bizonylatfejet
Bizonylat tételek Adja hozzá a bizonylat tételeit. A bizonylat tételek hozzáadásánál, figyeljen a következőkre 1. A bizonylatra ne vigyen fel „Partner termék” típusú tételt. A termékválasztó alapértelmezetten minden típusú terméket felsorol. Ha szükséges a „Típus” szűrő segítségével szűrje le a termékeket „Termék”, vagy „Szolgáltatás” termékekre. Ha nem találja a terméket, Váltson törölje a szűrőket, és a táblázat „Megnevezés” oszlopába gépelve keressen. Ha a termék így sincs a rendszerben, Vigye fel új terméként. Felvitelkor ügyeljen arra, hogy semmiképpen sem „Partner termék” típusú terméket vigyen fel. 2. Állítsa be a tétel árát 3. Állítsa be a tétel mennyiségét Amikor az összes tételt felvitte, a bizonylat lezárása előtt győződjön meg a következőkről • Megfelelő-e a bizonylattípus? • Megfelelő-e a partner? • Megfelelő-e a fizetési mód? • Megfelelő projektre és projekttételre készült-e a bizonylat? • Zárja le a bizonylatot.
A lezárás során… … átutalásos számlánál: • A nyomtatási ablakon győződjön meg a nyomtatási kép helyes beállításáról, valamint a nyomtató helyes kiválasztásáról. … készpénzes számlánál: • A megjelenő visszajáró ablakot töltse ki a kapott összeg alapján. • A „Kíván pénztárbizonylatot készíteni?” üzenetablakban adja meg a kívánt választ. • A nyomtatási ablakon győződjön meg a nyomtatási kép helyes beállításáról, valamint a nyomtató helyes kiválasztásáról. 2006.12.15.
1
Integrált Kamarai Irányító Rendszer ______________________________________________________________________ • Amennyiben azt választotta, hogy készít pénztárbizonylatot, a következő üzenetablak jelenik meg: „Kíván pénztárbizonylatot nyomtatni?”. Adja meg a kívánt választ. • Amennyiben nyomtat pénztárbizonylatot, úgy az ismételten megjelenő nyomtatási ablak helyes kitöltését ellenőrizze.
Hibaüzenetek a bizonylat lezárása során: • • • • • •
„Nincs rögzítve egyetlen tétel sem!” – A bizonylatot nem lehet tételek nélkül lezárni. „A bizonylat ár nélküli tételt (tételeket) tartalmaz!” – A bizonylaton nem szerepelhet egyetlen ár nélküli tétel sem. „Az átvett összeg nem fedezi a bizonylat végösszegét!” – Csak készpénzes bizonylaton jöhet fel. A visszajáró ablak helytelen kitöltése okozza. „A bizonylat lezárása nem sikerült!” – Súlyos rendellenesség, amely megszakíthatja a bizonylat sorszámozás folytonosságát. Haladéktalanul értesítse a rendszergazdát, és ne próbálja meg újra lezárni a bizonylatot. „Az automatikus funkció végrehajtás nem sikerült!” – Súlyos rendellenesség, keresse meg a bizonylatot, jegyezze fel az azonosítóját, majd értesítse a rendszergazdát Nincs hibaüzenet, de a „Lezárás” gomb hatására nem történik semmi. – Súlyos rendellenesség, lépjen ki az „Eldobás” gombbal, majd keressen rá a bizonylatkeresővel a bizonylatra. Amennyiben megtalálja, értesítse a rendszergazdát.
Általános megkötések a kimenő számla készítésénél •
Kapcsolat nélküli kimenő számlán nem szerepelhet negatív összegű tétel
Beérkező számla készítése Bizonylatfej 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Válasszon partnert Győződjön meg arról, hogy a partner címe megjelent-e Válasszon pénzeszközt A készpénzes pénzeszközök jogosultság függőek. Amennyiben Önnek nem jelenik meg készpénzes pénzeszköz, akkor Önnek nincs jogosultsága pénztár használathoz. Segítségér forduljon a rendszergazdához. Válasszon fizetési módot Győződjön meg a bizonylat teljesítési és határidő dátumainak helyességéről Válassza ki a megfelelő szervezetet Zárja le a bizonylatfejet
Bizonylat tételek Adja hozzá a bizonylat tételeit. A bizonylat tételek hozzáadásánál, figyeljen a következőkre 1. A bizonylatra ne vigyen fel „Partner termék” típusú tételt. A termékválasztó alapértelmezetten minden típusú terméket felsorol. Ha szükséges a „Típus” szűrő segítségével szűrje le a termékeket „Termék”, vagy „Szolgáltatás” termékekre. Ha nem találja a terméket, Váltson törölje a szűrőket, és a táblázat „Megnevezés” oszlopába gépelve keressen. Ha a termék így sincs a rendszerben, Vigye fel új
2006.12.15.
2
Integrált Kamarai Irányító Rendszer ______________________________________________________________________ terméként. Felvitelkor ügyeljen arra, hogy semmiképpen sem „Partner termék” típusú terméket vigyen fel. 2. Állítsa be a tétel árát 3. Állítsa be a tétel mennyiségét Amikor az összes tételt felvitte, a bizonylat lezárása előtt győződjön meg a következőkről • Megfelelő-e a bizonylattípus? • Megfelelő-e a partner? • Megfelelő-e a fizetési mód? • Megfelelő szervezethez kerül –e kiosztásra a számla? • Zárja le a bizonylatot.
A lezárás során… … átutalásos számlánál: • A nyomtatási ablakon győződjön meg a nyomtatási kép helyes beállításáról, valamint a nyomtató helyes kiválasztásáról. … készpénzes számlánál: • A „Kíván pénztárbizonylatot készíteni?” üzenetablakban adja meg a kívánt választ. • A nyomtatási ablakon győződjön meg a nyomtatási kép helyes beállításáról, valamint a nyomtató helyes kiválasztásáról. • Amennyiben azt választotta, hogy készít pénztárbizonylatot, a következő üzenetablak jelenik meg: „Kíván pénztárbizonylatot nyomtatni?”. Adja meg a kívánt választ. • Amennyiben nyomtat pénztárbizonylatot, úgy az ismételten megjelenő nyomtatási ablak helyes kitöltését ellenőrizze.
Hibaüzenetek a bizonylat lezárása során: • • • • • •
„Nincs rögzítve egyetlen tétel sem!” – A bizonylatot nem lehet tételek nélkül lezárni. „A bizonylat ár nélküli tételt (tételeket) tartalmaz!” – A bizonylaton nem szerepelhet egyetlen ár nélküli tétel sem. „Az átvett összeg nem fedezi a bizonylat végösszegét!” – Csak készpénzes bizonylaton jöhet fel. A visszajáró ablak helytelen kitöltése okozza. „A bizonylat lezárása nem sikerült!” – Súlyos rendellenesség, amely megszakíthatja a bizonylat sorszámozás folytonosságát. Haladéktalanul értesítse a rendszergazdát, és ne próbálja meg újra lezárni a bizonylatot. „Az automatikus funkció végrehajtás nem sikerült!” – Súlyos rendellenesség, keresse meg a bizonylatot, jegyezze fel az azonosítóját, majd értesítse a rendszergazdát Nincs hibaüzenet, de a „Lezárás” gomb hatására nem történik semmi. – Súlyos rendellenesség, lépjen ki az „Eldobás” gombbal, majd keressen rá a bizonylatkeresővel a bizonylatra. Amennyiben megtalálja, értesítse a rendszergazdát.
Általános megkötések a beérkező számla készítésénél •
Kapcsolat nélküli beérkező számlán nem szerepelhet negatív összegű tétel
2006.12.15.
3
Integrált Kamarai Irányító Rendszer ______________________________________________________________________
Pénztárbizonylat készítése Bizonylatfej 1. 2. 3. 4. 5.
Válasszon partnert Győződjön meg arról, hogy a partner címe megjelent-e Válasszon fizetési módot (csak azonnali fizetés módok közül választhat) Győződjön meg a bizonylat teljesítési és határidő dátumainak helyességéről Zárja le a bizonylatfejet
Bizonylat tétel Adja hozzá a bizonylat pénztári tételét. Csak abban az esetben lehet több tétel, ha a pénztárbizonylatot az elkészítés során számlához fogja csatolni! Amennyiben a pénztárbizonylat nem számlát egyenlít ki (tehát az elkészítés során nem szándékozik bizonylathoz kapcsolni), akkor csak egyetlen tétel lehet a bizonylaton, és ez a tétel áfa-mentes kell, hogy legyen (AM, TM, -). 1. A bizonylatra ne vigyen fel „Partner termék” típusú tételt. A termékválasztó alapértelmezetten minden típusú terméket felsorol. Ha szükséges a „Típus” szűrő segítségével szűrje le a termékeket „Termék”, vagy „Szolgáltatás” termékekre. Ha nem találja a terméket, törölje a szűrőket, és a táblázat „Megnevezés” oszlopába gépelve keressen. Ha a termék így sincs a rendszerben, Vigye fel új terméként. Felvitelkor ügyeljen arra, hogy semmiképpen sem „Partner termék” típusú terméket vigyen fel. 2. Állítsa be a tétel árát 3. Állítsa be a tétel mennyiségét Alapértelmezetten pénztárbizonylatot mindössze az alábbi esetekben lehet kapcsolat nélkül létrehozni. 1. Bankból pénztárba, 2. Pénztárból bankba pénzmozgás esetén, 3. Akkor, amikor a pénzmozgás mögött nem számla, hanem egyéb szerződés van. E három esetben a pénztárbizonylatot csak egy tétel, szerepelhet, áfa-mentesen! Ekkor a pénztárbizonylat a következő módon kerül feladásra: • A Pénztárnaplóba kerül • A bizonylat bruttó értékével • Áfa-mentesen • A termék előkontírozásával Amennyiben nem e három eset áll fenn, a pénztárbizonylatot KÖTELEZŐ számlához kapcsolni, kiegyenlítő kapcsolatra. Nem szabad bizonylatot túlegyenlíteni. Ehhez: 1. Nyomja meg a bal alsó táblázat feletti „Bizonylat behívás” gombot. 2. Válassza ki a kiegyenlítendő bizonylatot. 3. Nyomja meg az „Átadás – Kiegyenlítésre” gombbot. 4. Győződjön meg a kapcsolat létrejöttéről. (A jobb alsó táblázatban megjelenik a behúzott bizonylat azonosítója.) 5. Zárja le a bizonylatot. Ekkor a pénztárbizonylat a következő módon kerül feladásra: 2006.12.15.
4
Integrált Kamarai Irányító Rendszer ______________________________________________________________________ • A pénztárnaplóba kerül • A bizonylat bruttó értékével • Áfa-mentesen • A pénztárbizonylat típusához beállított előkontírozással
A lezárás során… • •
Amennyiben összekapcsolta a pénztárbizonylatot egy másik bizonylattal, ellenőrizze a kapcsolat létrejöttét (a kapcsolódó bizonylatok táblázatban legalább egy sornak szerepelnie kell). A nyomtatási ablakon győződjön meg a nyomtatási kép helyes beállításáról, valamint a nyomtató helyes kiválasztásáról.
Hibaüzenetek a bizonylat lezárása során: • • • • • •
„Nincs rögzítve egyetlen tétel sem!” – A bizonylatot nem lehet tételek nélkül lezárni. „A bizonylat ár nélküli tételt (tételeket) tartalmaz!” – A bizonylaton nem szerepelhet egyetlen ár nélküli tétel sem. „Az átvett összeg nem fedezi a bizonylat végösszegét!” – Csak készpénzes bizonylaton jöhet fel. A visszajáró ablak helytelen kitöltése okozza. „A bizonylat lezárása nem sikerült!” – Súlyos rendellenesség, amely megszakíthatja a bizonylat sorszámozás folytonosságát. Haladéktalanul értesítse a rendszergazdát, és ne próbálja meg újra lezárni a bizonylatot. „Az automatikus funkció végrehajtás nem sikerült!” – Súlyos rendellenesség, keresse meg a bizonylatot, jegyezze fel az azonosítóját, majd értesítse a rendszergazdát Nincs hibaüzenet, de a „Lezárás” gomb hatására nem történik semmi. – Súlyos rendellenesség, lépjen ki az „Eldobás” gombbal, majd keressen rá a bizonylatkeresővel a bizonylatra. Amennyiben megtalálja, értesítse a rendszergazdát.
Általános megkötések a pénztárbizonylat készítésénél •
Kapcsolat nélküli, vagy kiegyenlítéssel kapcsolt pénztárbizonylat nem tartalmazhat negatív összegű tételt.
Bizonylatok stornózása Bizonylatok stornózására a bizonylat-keresőben van lehetőség. Ehhez: 1. Keresse meg a szűrőfeltételek segítségével azt a bizonylatot, amelyet stornózni szeretne. Válassza ki a bizonylatot. 2. Győződjön meg róla, hogy a bizonylatot szabad-e stornózni. 3. Amennyiben a stornó gomb nem aktív: • A bizonylat kapcsolódik egy másik számlához az IKIR-ben (pl. kiegyenlítették vagy jóváírták). A bizonylatról csak jóváíró számla készíthető. Amennyiben nem akar jóváíró számlát készíteni, győződjön meg arról, hogy a kapcsolódó bizonylat stornózható-e. Ha igen, akkor annak stornózása után az eredeti számlát is stornózhatja. Ezt a műveletet azonban mindig kellő körültekintéssel végezze el.
2006.12.15.
5
Integrált Kamarai Irányító Rendszer ______________________________________________________________________ • A bizonylat már stornózott, egy stornós bizonylat negatív párja. Ilyenkor a bizonylatkereső „stornó” oszlopa be van pipálva, megjelenik a stornózás oka, a stornózást végző dolgozó neve és a stornózás időpontja. 4. Amennyiben a gomb aktív, és meggyőződött róla hogy a bizonylatot valóban le lehet stornózni, nyomja meg a „Stornó” gombot. Amennyiben a művelet mégsem végrehajtható, a következő figyelmeztető üzenetek jelenhetnek meg: • „Folyamatban lévő bizonylatot nem lehet stornózni” – A bizonylat, amit stornózni akar, nem lett lezárva, félbe lett hagyva, stornózni nem lehet! A bizonylatot folytatni lehet a bizonylatkészítővel, ha nincs rá szükség, akkor el lehet dobni. • „A bizonylatról már készült stornózott másolat!” – A bizonylat már stornózva lett. Ilyenkor a bizonylatkészítő „stornós másolata van” oszlopa be van pipálva. A bizonylat tételei alatt látszik a kapcsolódó stornós bizonylat azonosítója. 5. Amennyiben a művelet alatt a megjelenik az „A bizonylathoz másik bizonylat kapcsolódik. Szeretné stornózni a kapcsolódó bizonylatot is?”figyelmeztetés: • Ez a figyelmeztetés a következő esetben fordul elő: A bizonylat egy másik bizonylathoz kapcsolódik (kiegyenlítés, automatikusan készült pénztárbizonylat). Ha igennel válaszol, akkor a stornó művelet rekurzív lesz. Ez azt jelenti, hogy az összes kapcsolódó, és az ahhoz kapcsolódó bizonylatok is stornózódnak az összes kapcsolási szinten keresztül. Nem válasz esetén csak a kiválasztott bizonylat stornózódik. A rekurzív stornózást tehát csak akkor válassza, ha a stornózandó bizonylatok összes kapcsolatát átlátja.
Általános megkötések stornózáskor: 1. A mennyiben a stornó gomb él, úgy minden esetben meg kell győződni arról, hogy a számla a Novitax rendszerben nem lett kiegyenlítve.
Bizonylatot nem szabad stornózni ha: 2. A számla átutalásos és teljes vagy részleges kiegyenlítés kapcsolódik hozzá. Kiegyenlítés kétféle módon kapcsolódhat a bizonylathoz. 3. Az IKIR-ben ki lett egyenlítve (Pénztárbizonylat, Jóváíró számla). Ekkor a Stornó gomb nem is él. 4. A Novitax-ban lett kiegyenlítve (Könyvelést meg kell kérdezni). 5. A stornózandó számla már stornós, vagy jóváírták 6. A számla készpénzes, és nem az adott pénztári napon készült.
Bizonylatok jóváírása Jóváíró bizonylatot a bizonylatkészítő segítségével hozhatunk létre. Mindig ugyanolyan típusú bizonylatot kell készíteni, mint a jóváírandó bizonylat. A bizonylat készítésének lépései a következők:
Bizonylatfej 1. Válassa ki ugyanazt a partnert, mint aki a jóváírandó számlán is szerepelt. 2. Győződjön meg arról, hogy a partner címe megjelent-e 2006.12.15.
6
Integrált Kamarai Irányító Rendszer ______________________________________________________________________ 3. Válassza ki ugyanazt a pénzeszközt, mint a jóváírandó számla esetében 4. A készpénzes pénzeszközök jogosultság függőek. Amennyiben Önnek nem jelenik meg készpénzes pénzeszköz, akkor Önnek nincs jogosultsága pénztár használathoz. Segítségért forduljon a rendszergazdához. 5. Válassza ki ugyanazt a fizetési módot, ami a jóváírandó számlához is tartozik 6. Győződjön meg a bizonylat teljesítési és határidő dátumainak helyességéről 7. Ha a jóváíró bizonylat kimenő számla típusú, válassza ugyanazt a projektet és projekttételt, ha beérkező számla típusú jelölje meg ugyanazokat a szervezeteket mint, a jóváírandó számla esetében. 8. Zárja le a bizonylatfejet
Bizonylat tétel Jóváíró számla készítésekor a bizonylat tételeihez nem kell egyetlenegy tételt sem rögzíteni, ezt az IKIR megteszi a jóváírandó számla tételei alapján. A jóváírandó számla és a jóváírandó tételek kijelöléséhez a következő lépéseket kell tennie: 1. Nyomja meg a bal alsó táblázat feletti „Bizonylat behívás” gombot. 2. Válassza ki a jóváírandó bizonylatot, majd annak jóváírandó tételeit. 3. Nyomja meg az „Átadás –Jóváírásra” gombbot. 4. Győződjön meg a kapcsolat létrejöttéről. (A jobb alsó táblázatban megjelenik a behúzott bizonylat azonosítója). 5. A jóváíró bizonylat tételeit a program létrehozza a jóváírt tételeknek megfelelően mínusz egyszeres mennyiséggel. Ha valamely tételt csak részlegesen szeretné jóváírni, akkor a tétel kiválasztása után írja át a tétel értékét a kívánt mennyiségre. 6. Zárja le a bizonylatot. Készpénzes jóváíró bizonylat lezárásakor is készíthető pénztárbizonylat. Jóváírásnál, kimenő bizonylat esetében kiadási, míg bejövő bizonylat esetében bevételi pénztárbizonylat készül a negatív értékű pénztárbizonylatok elkerülése miatt. Ekkor a jóváíró bizonylat a következő módon kerül feladásra: • A jóváíró bizonylatok az eredeti bizonylathoz a Novitax rendszerében nem kapcsolódnak.
Általános jóváírási szabályok: • • • •
Jóváírni bármelyik bizonylatot lehet, amelyik nem stornós, vagy nem készült róla stornós másolat. Ha a bizonylat készpénzes, azt mindig készpénzes bizonylattal kell jóváírni, hogy a jóváíró számlához is elkészüljön a megfelelő pénztárbizonylat, és a pénztári egyenleg helyes legyen. Ha a bizonylat nem készpénzes, akkor a jóváíró számla sem lehet az, így még véletlenül sem készülhet róla pénztárbizonylat. Ha a jóváírandó átutalásos számla részben vagy teljesen ki lett egyenlítve, akkor a Novitax rendszerben a jóváírt összeget a bizonylathoz tartozó partner függő tételeként
2006.12.15.
7
Integrált Kamarai Irányító Rendszer ______________________________________________________________________ rögzíteni kell (a függő tétel összege nem haladhatja meg a jóváírt számla kiegyenlítésének összegét). • Jóváíró számlát mindig kapcsolni kell a jóváírandó számlához. Önmagában álló, kapcsolat nélküli negatív bizonylatot nem szabad készíteni. • Jóváíró számlát nem lehet stornózni, egy alkalommal jóvá lehet írni.
Jóváíráshoz kapcsolódó hibaüzenetek: • •
„Jóváíró számla készítéséhez minimum egy bizonylattétel kiválasztása szükséges!” – nem jelölte ki a jóváírandó számla egyetlen tételét sem. A bizonylat lezárásakor kapott hibaüzenetek, leírását nézze meg a bizonylat típusának megfelelő részben.
Pécs, 2006.12.13
2006.12.15.
8
