Bento 4 Gebruikershandleiding

Bento® 4 Gebruikershandleiding

© 2007-2011 FileMaker, Inc. Alle rechten voorbehouden. FileMaker, Inc. 5201 Patrick Henry Drive Santa Clara, California 95054 FileMaker, Bento en het Bento-logo zijn handelsmerken van FileMaker Inc, in de VS en andere landen. Mac en het Mac-logo zijn eigendom van Apple Inc. geregistreerd in de VS en andere landen. Alle andere handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren. FileMaker-documentatie is auteursrechtelijk beschermd. U heeft geen toestemming om extra kopieën te maken of deze documentatie te verspreiden zonder de uitdrukkelijke toestemming van FileMaker. U mag deze documentatie alleen gebruiken met een geldige licentieversie van de FileMaker software. Alle personen, bedrijven, e-mailadressen en URL's getoond in de voorbeelden zijn pure fictie en elke overeenkomst met bestaande personen, bedrijven, e-mailadressen of URL's is puur toeval. Credits worden vermeld in de Erkenningsdocumenten, die zijn meegeleverd met deze software. Het noemen van producten en URL's van derden is alleen voor informatiedoeleinden en is noch een goedkeuring noch een aanbeveling. FileMaker Inc. neemt geen verantwoordelijkheid voor wat betreft de prestatie van deze producten. Bezoek voor meer informatie onze website www.filemaker.com/nl/. Editie: 01

Inhoudsopgave

Voorwoord

7 7 17 18

Welkom bij Bento Samenbrengen tot één geheel Over dit document Hulpbronnen om meer te weten te komen

Hoofdstuk 1

21 21 22

Overzicht van Bento Thuisdialoog Hoofdvenster van Bento

Hoofdstuk 2

35 36 37 38 39 39 42 42 43

Het gebruik van bibliotheken Over bibliotheken Het maken van een bibliotheek door middel van de Bento-sjablonen Het maken van een nieuwe lege bibliotheek Het wijzigen van het bibliotheekpictogram Het delen van uw Bento-database Het groeperen van bibliotheken Het wissen van records uit een bibliotheek Het wissen van een bibliotheek

Hoofdstuk 3

45 45 47 50 53

Het gebruik van de Adresboek, iCal en iPhoto bibliotheken Het weergeven van de Adresboek, iCal en iPhoto bibliotheken Adresboekbibliotheek iCal-gebeurtenissen en iCal-opdrachten bibliotheken iPhoto-bibliotheek

Hoofdstuk 4

57 57 58 59 59 59 60 61

Het gebruik van verzamelingen Over verzamelingen Het maken van verzamelingen Het verwijderen van records uit een verzameling Het wissen van een verzameling Over slimme verzamelingen Het maken van slimme verzamelingen Het wijzigen van een slimme verzameling

3

4

Hoofdstuk 5

63 63 64 64 65 65 66 66 67 67 67 67 68 69 69 70 70 70

Het gebruik van formulierweergave Over formulieren Het maken van records in forumlierweergave Het bewerken van records in formulierweergave Het dupliceren van records in formulierweergave Het wissen van records uit formulierweergave Het maken van formulieren Het wissen van formulieren Het dupliceren van formulieren Formulieren kopiëren Het hernoemen van formulieren Het vergrendelen en ontgrendelen van formulieren Het toevoegen van velden aan een formulier Het wisselen van velden met Tab Het verplaatsen van velden en objecten op formulieren Het instellen van de velden objectgrootte Het wissen van velden uit een formulier Het aanpassen van formulierlay-outs

Hoofdstuk 6

75 75 76 76 77 78 79 79 79 83

Het gebruik van tabelweergave Over tabelweergave Het selecteren van records in tabelweergave Het maken van records in tabelweergave Het bewerken van records in tabelweergave Het dupliceren van records in tabelweergave Het wissen van records in tabelweergave Het sorteren van records Het werken met velden en kolommen in tabelweergave Het samenvatten van kolomgegevens

Hoofdstuk 7

85 85 86 86 87 87 87

Het gebruik van rasterweergave Over rasterweergave Het tegelijkertijd bekijken van een raster en een formulier Het weergeven van raster weergave-items Het instellen van opties voor rasterweergave Het wijzigen van het weergaveformaat van rasterweergave-items Het werken met bibliotheek mappen in rasterweergave

Inhoudsopgave

Hoofdstuk 8

89 89 92 103 103 106 112 114 117 120

Het gebruik van velden Over velden Het maken van velden Het navigeren naar gekoppelde records Het gebruik van het veldenvenster Het werken met lijstvelden Het werken met gekoppelde gegevensvelden. Het werken met mediavelden Het werken met gecodeerde velden Het werken met locatievelden

Hoofdstuk 9

123 124 126 132 137

Het importeren, exporteren en afdrukken Over komma-gescheiden (CSV) en tab-gescheiden (TAB) bestanden Het importeren van informatie in Bento Het exporteren van informatie vanuit Bento Het afdrukken van informatie

Hoofdstuk 10 145 146 147 147 148 148 149

Het maken van een reservekopie en herstellen van informatie Over Bento reservekopieën Het gebruik van de reservekopieherinnering Het wijzigen van de reservekopieherinnering Het maken van een reservekopie Het herstellen vanaf een reservekopie Het gebruik van Time Machine met Bento

Hoofdstuk 11 151 151

Het synchroniseren Het synchroniseren van informatie tussen uw Mac en uw apparaten

Appendix A

157

Sneltoetsen

Appendix B

161 161

Het terugkeren naar een eerdere versie van Bento Het terugkeren naar een eerdere versie vanuit Bento 4

Index

165

Inhoudsopgave

5

6

Inhoudsopgave

Welkom bij Bento

Bento® helpt u bij het organiseren van uw informatie met de kracht van een database zonder complexiteit. Bento is een eenvoudig te gebruiken database die contacten, taken en andere informatie beheert die voor u belangrijk zijn. Omdat Bento een database is, kunt u gegevensrelaties samenstellen en uw gegevens op meer manieren presenteren dan dat u dit in een spreadsheet zou kunnen. Bento is ontwikkeld voor Mac OS X. Bento heeft functies die u bekend zullen voorkomen als u Adresboek, iCal, Keynote, iTunes of iPhoto gebruikt.

Samenbrengen tot één geheel Bento voegt al uw belangrijke informatie samen op één plaats, voor een optimale organisatie. U kunt uw contacten ermee beheren, evenementen coördineren, projecten volgen, taken prioriteren, en nog veel meer. Stel dat u een reisclub leidt en verantwoordelijk bent voor het plannen van de evenementen voor de club. U hebt de contactgegevens van de leden van de reisclub in Adresboek en u hebt een aantal evenementen op de kalender staan in iCal. Maar u gebruikt tevens een spreadsheet om bepaalde uitgaven voor ieder lid van de reisclub na te gaan. Dan kunt u Bento gebruiken om alle informatie op één plaats te beheren.

7

Het gebruik van gegevens uit Adresboek Wanneer u Bento opent, ziet u de Thuisdialoog, die u aan de slag helpt. Nadat u bent begonnen Bento te gebruiken, zult u zien dat in de Adresboekbibliotheek van Bento contactgegevens uit het Adresboekprogramma worden weergegeven.

Een contact in het Adresboekprogramma.

Bekijk alle records in tabelweergave.

Bekijk alle records in rasterweergave.

Bekijk gegevens in verschillende formulierweergaven. Bento biedt u de formulieren “Overzicht” en “Details”.

Hetzelfde contact in de Bento Adresboekbibliotheek.

Het cursieve veldlabel, duidt aan dat het veld Afbeelding in Bento niet gewijzigd kan worden. Gebruik het Adresboek programma om wijzigingen in het veld Afbeelding aan te brengen.

8

Voorwoord

Het gebruik van gegevens uit iCal De Bento iCal-gebeurtenissenbibliotheek geeft de gebeurtenissen uit het iCalprogramma weer.

Een gebeurtenis in het iCal-programma.

Dezelfde gebeurtenis in de Bento iCal-gebeurtenissenbibliotheek.

Voorwoord

9

Het gebruik van iPhoto-gegevens De iPhoto-bibliotheek geeft foto's en videoclips uit het iPhoto-programma weer.

Een album in het iPhoto-programma.

Hetzelfde album in de Bento iPhotobibliotheek.

10

Voorwoord

Het beheer van gegevens in bibliotheken Bento is voorzien van meer dan 30 bibliotheeksjablonen om het maken van bibliotheken voor u gemakkelijk te maken. U kunt een Onkostenbibliotheek maken om informatie over uitgaven bij te houden en een Planning van gebeurtenissen bibliotheek om informatie over uw reisclubgebeurtenissen bij te houden.

Voorwoord

11

Bento biedt een Projectenbibliotheek, zodat u projecten voor uw reisclub kunt beheren. Bibliotheken

Velden

U kunt aan iedere bibliotheek velden toevoegen, zelfs aan de Bento Adresboek, iCalgebeurtenissen, iCal-opdrachten en iPhoto bibliotheken.

Het importeren van gegevens uit andere programma's Hoe voegt u uw uitgavenspreadsheet aan Bento toe? Maak een bibliotheek door gegevens uit een ander programma te importeren, of importeer gegevens in een bibliotheek die u al hebt gemaakt. Bewaar uw spreadsheet als een komma-gescheiden (.csv), tab-gescheiden (.tab), Numbers- of Excelbestand en importeer het bestand vervolgens in Bento. Bento maakt de benodigde velden om uw gegevens in te bewaren en maakt records voor iedere gegevensrij in het bestand.

12

Voorwoord

Importeren van spreadsheetgeg evens in een Bento bibliotheek.

Het maken van verzamelingen U hebt een team van medewerkers waarmee u samenwerkt aan uw volgende reisclubevent. Al uw teamleden staan in de Bento Adresboekbibliotheek maar u wilt liever een kleinere groep aanmaken die alleen uit uw teamleden bestaat. U wilt dat deze groep niet de rest van de contacten uit de Adresboekbibliotheek bevat. U wilt een verzameling maken.

Voorwoord

13

Het maken van een verzameling is net zo eenvoudig als het maken van een groep in Adresboek of een afspeellijst in iTunes. Open in Bento de Adresboekbibliotheek in tabelweergave. Selecteer de records van de teamleden en kies de optie Nieuwe verzameling uit de selectie of sleep de geselecteerde records naar het bibliothekenvenster.

Sleep de geselecteerde records naar het bibliothekenvenst

Geef de verzameling de naam “Teamleden”. Bento maakt nu de verzameling Teamleden.

14

Voorwoord

Het maken van relaties Bento maakt het gemakkelijk om de bibliotheken met informatie te verbinden met behulp van gekoppelde gegevensvelden. Stel dat u bijvoorbeeld de uitgaven per teamlid wilt bijhouden. Om een gekoppeld gegevensveld te maken, sleept u “Teamleden” naar het formulier “Onkosten”.

Voorwoord

15

U kunt een gekoppeld gegevensveld maken dat de uitgaven voor elk teamlid toont. Sleep “Onkosten” naar het formulier “Teamleden”.

16

Voorwoord

Over dit document De volgende tabel geeft u een overzicht van waar u de informatie in dit document kunt vinden. Voor informatie over

Zie

De functies van Bento

Hoofdstuk 1, “Overzicht van Bento” op pagina 21

Het gebruik van bibliotheken voor het beheer van uw informatie

Hoofdstuk 2, “Het gebruik van bibliotheken” op pagina 35

Het gebruik van de Adresboek, iCal en iPhoto bibliotheken om gegevens uit de Adresboek , iCal en iPhoto programma's weer te geven

Hoofdstuk 3, “Het gebruik van de Adresboek, iCal en iPhoto bibliotheken” op pagina 45

Het maken van een deelverzameling van records uit een bibliotheek

Hoofdstuk 4, “Het gebruik van verzamelingen” op pagina 57

Het bekijken van gegevens per record, het maken van formulieren, het wijzigen van de lay-out van formulieren en het toevoegen van nieuwe velden aan formulieren

Hoofdstuk 5, “Het gebruik van formulierweergave” op pagina 63

Het bekijken van alle records in een bibliotheek of verzameling in een tabel

Hoofdstuk 6, “Het gebruik van tabelweergave” op pagina 75

Het gebruik van mediavelden en bibliotheek mappen in rasterweergave

Hoofdstuk 7, “Het gebruik van rasterweergave” op pagina 85

Alle veldtypen die Bento biedt en het gebruik van het veldenvenster

Hoofdstuk 8, “Het gebruik van velden” op pagina 89

Het delen van gegevens door importeren, exporteren en afdrukken

Hoofdstuk 9, “Het importeren, exporteren en afdrukken” op pagina 123

Het maken van een reservekopie van uw Bentogegevens

Hoofdstuk 10, “Het maken van een reservekopie en herstellen van informatie” op pagina 145

Gegevens uit Bento for Mac, Bento for iPhone en Bento for iPad met elkaar synchroniseren

Hoofdstuk 11, “Het synchroniseren” op pagina 151

Het gebruik van sneltoetsen

Appendix A, “Sneltoetsen” op pagina 157

Het terugkeren naar een eerdere versie van Bento

Appendix B, “Het terugkeren naar een eerdere versie van Bento” op pagina 161

Voorwoord

17

Hulpbronnen om meer te weten te komen Raadpleeg onderstaande hulpbronnen om het meeste uit Bento te halen. Gebruikershandleiding Gebruikershandleiding bij Bento is een PDF-document dat uitgebreide informatie biedt over het gebruik van Bento. De gebruikershandleiding opent u als volgt: Kies Help > Bento Gebruikershandleiding. Onscreen helpfunctie Om de helpfunctie in Bento te openen, kiest u Help > Bento Help. U kunt de inhoudsopgave doorbladeren om een specifiek onderwerp te vinden of door een vraag in het zoekveld in te voeren. Videohandleiding Bekijk de videohandleiding voor een demonstratie van wat u met Bento kunt doen. Naar de videohandleiding gaat u als volgt: Kies Help > Videohandleiding en volg de instructies. Bento Forum Bezoek het Bento forum om technische ondersteuning en tips te krijgen, problemen te rapporteren en met anderen te delen hoe u Bento gebruikt. Naar het Bento forum gaat u als volgt: Kies Help > Bento Forum. Bento Template Exchange Bezoek de website Bento Template Exchange om uw eigen sjablonen te uploaden en om sjablonen van andere Bento-gebruikers te downloaden. Naar de Bento Template Exchange gaat u als volgt: Kies Help > Bento Template Exchange. Opmerking U kunt uw sjablonen ook direct vanuit Bento uploaden. Zie ”Sjablonen uploaden naar de Bento Template Exchange” op pagina 134.

18

Voorwoord

Bento for iPhone en Bento for iPad Bezoek de Bento product website voor informatie over de functies van Bento for iPhone en Bento for iPad. De informatie over Bento for iPhone en Bento for iPad bekijkt u als volgt: Kies Help > Bento for iPhone, iPod touch and iPad. Technische ondersteuning Bekijk de service- en ondersteuningsinformatie om meer over de ondersteuningsmogelijkheden te weten te komen die beschikbaar zijn voor Bentogebruikers. De informatie over service en ondersteuning bekijkt u als volgt: Kies Help > Service en ondersteuning.

Voorwoord

19

20

Voorwoord

Overzicht van Bento

1

Dit hoofdstuk geeft een overzicht van de functies van Bento. Dit hoofdstuk is een beschrijving van wat u ziet wanneer u begint met het gebruik van Bento. Het introduceert de Thuisdialoog en beschrijft de secties van het hoofdvenster van Bento, inclusief het bibliothekenvenster, het veldenvenster en het gebied met records, waar u uw informatie in tabel-, formulier-, raster- of gedeelde weergave kunt weergeven.

Thuisdialoog Wanneer u Bento voor de eerste keer opent, gebruikt u de Thuisdialoog om informatie te bekijken over Bento en om uw eerste bibliotheek te maken.

Bekijk de videodemonstratie van Bento om te zien hoe eenvoudig het te gebruiken is. Bento gebruikt bibliotheken om informatie op te slaan. Een manier om te beginnen met het gebruik van Bento is door een bibliotheek te maken. Wanneer u de Thuisdialoog hebt voltooid, klikt u op deze knop om te beginnen met het gebruik van Bento.

Als u besluit dat u de Thuisdialoog niet meer nodig hebt, schakelt u het selectievakje “Toon deze dialoog bij het opstarten” uit.

21

Hoofdvenster van Bento Het hoofdvenster van Bento bevat twee hoofdsecties: • Het linkerdeel van het hoofdvenster bevat het bibliothekenvenster (dat het Apparatengedeelte en het gedeelte Gedeeld kan weergeven) en het Veldenvenster. • Het rechterdeel van het hoofdvenster geeft de records in Bento weer. U kunt recordgegevens weergeven in tabelweergave, formulierweergave, rasterweergave of gedeelde weergave. Bibliothekenvenster

Veldenvenster

22

Hoofdstuk 1 Overzicht van Bento

Gebied met records

Standaard worden beide delen van het hoofdvenster van Bento weergegeven. Om het bibliothekenvenster en het veldenvenster te verbergen, kiest u Weergave > Verberg bibliotheken- en veldenvenster.

Bibliothekenvenster Het bibliothekenvenster geeft de bibliotheken en verzamelingen weer die zich in Bento bevinden. • Een bibliotheek categoriseert gegevens op inhoud. Bento voorziet u standaard van enkele bibliotheken. De Adresboek, iCal-opdrachten, iCalgebeurtenissen en iPhoto bibliotheken geven gegevens weer uit de Adresboek, iCal en iPhoto programma's. De Projectenbibliotheek, die gegevens bewaart over projecten, is een voorbeeldbibliotheek met voorbeeldgegevens. U kunt bibliotheken maken om andere gegevenscategorieën te bewaren. U kunt een groep bibliotheken ordenen in een map. Klik op Nieuwe bibliotheek om een bibliotheek toe te voegen aan het bibliothekenvenster. Zie Hoofdstuk 2, “Het gebruik van bibliotheken” op pagina 35. Adresboekbibliotheek iCalgebeurtenissenbibliotheek

iCal-opdrachtenbibliotheek

Verzameling van iCal-gebeurtenissen

iPhoto-bibliotheek Projectenbibliotheek Nieuwe verzameling

Verzameling van records uit Projecten

Nieuwe bibliotheek


23

• Een verzameling is een set records uit een bibliotheek. Een verzameling is gelijk aan een groep in het Adresboekprogramma of aan een afspeellijst in iTunes. Een verzameling bevat records uit de bovenliggende bibliotheek. Een record uit de bibliotheek kan zich in meer dan één verzameling van deze bibliotheek bevinden. Een persoon kan bijvoorbeeld zowel een vriend als een collega zijn. Als u een verzameling hebt met als titel “Vrienden” en een andere met als titel “Collega's”, kunt u het contactrecord van deze persoon in beide verzamelingen in de Adresboekbibliotheek toevoegen. Klik op Nieuwe verzameling om een verzameling toe te voegen aan het bibliothekenvenster. Zie Hoofdstuk 4, “Het gebruik van verzamelingen” op pagina 57. Tip Als u het formaat van de pictogrammen en tekst in het bibliothekenvenster wilt wijzigen, kiest u Bento > Voorkeuren. Voor “Bibliothekenvenster tekst” selecteert u Klein of Groot. Adresboek, iCal en iPhoto bibliotheken Bento geeft de gegevens weer die u al hebt ingevoerd in de Mac OS X-Adresboek, iCal en iPhoto programma's met behulp van deze bibliotheken: Adresboek, iCalgebeurtenissen, iCal-opdrachten en iPhoto. Adresboekbibliotheek De Adresboekbibliotheek geeft contactinformatie weer uit het Mac OS XAdresboekprogramma. Het is dus niet nodig om uw contactinformatie opnieuw in te voeren. Voer nieuwe contacten in het Adresboekprogramma of in Bento in en de informatie verschijnt in beide programma's. Zie ”Adresboekbibliotheek” op pagina 47. iCal-gebeurtenissenbibliotheek De iCal-gebeurtenissenbibliotheek geeft informatie weer van de gebeurtenissen in het Mac OS X-iCalprogramma. U kunt deze gebeurtenissen in Bento bekijken en ze met andere gegevens gebruiken die u in Bento bewaart. U kunt bijvoorbeeld weergeven welke iCal-gebeurtenissen gekoppeld zijn aan een specifiek project door een relatie te maken met iCal-gebeurtenissen in een Projectenbibliotheek. Voer nieuwe gebeurtenissen in iCal of Bento in en de informatie verschijnt in beide programma's. Zie ”iCal-gebeurtenissen en iCal-opdrachten bibliotheken” op pagina 50.

24


iCal-opdrachtenbibliotheek De iCal-opdrachtenbibliotheek geeft informatie weer uit de te verrichten taken in iCal. U kunt deze taken in uw Bento- bibliotheken en -verzamelingen gebruiken. U kunt bijvoorbeeld weergeven welke iCal-taken gekoppeld zijn aan een specifiek project door een relatie te maken met iCal-taken in een Projectenbibliotheek. Voer te verrichten taken in iCal in of voer taakrecords in Bento in en de informatie verschijnt in beide programma's. Zie ”iCal-gebeurtenissen en iCal-opdrachten bibliotheken” op pagina 50. iPhoto-bibliotheek De iPhoto-bibliotheek geeft foto's en videoclips weer van de albums en slimme albums in het Mac OS X-iPhoto-programma. U kunt deze albums en slimme albums in Bento bekijken en ze gebruiken met andere gegevens die u bewaart in Bento. U kunt bijvoorbeeld foto's weergeven die zijn gekoppeld aan een specifiek project door een relatie te maken tussen iPhoto en een Projectenbibliotheek. Verzamelingen Maak een verzameling wanneer u een deelverzameling van de records uit een bibliotheek wilt. Er zijn twee soorten verzamelingen: • Verzamelingen worden gemaakt door records uit de bibliotheek toe te voegen aan een nieuwe verzameling. Het maken van een verzameling is net zo gemakkelijk als het maken van een afspeellijst in iTunes. Selecteer de records uit de bibliotheek en gebruik de optie Nieuwe verzameling uit de selectie of sleep de geselecteerde records naar het bibliothekenvenster. • Slimme verzamelingen worden gemaakt op basis van de criteria die u instelt. Records die voldoen aan de opgegeven criteria verschijnen in de slimme verzameling. Gebruik Geavanceerd zoeken om een slimme verzameling te maken. Zie Hoofdstuk 4, “Het gebruik van verzamelingen” op pagina 57. Het maken van bibliotheken Bento heeft meer dan 30 bibliotheeksjablonen, die het voor u eenvoudig maken om nieuwe informatiebibliotheken te maken. Een sjabloon definieert de informatievelden die worden gebruikt in elk bibliotheekrecord. Deze kunt u wijzigen afhankelijk van uw behoeften. Selecteer het bibliotheeksjabloon dat het best past bij de gegevenscategorie die u wilt bewaren.


25

Zie ”Het maken van een bibliotheek door middel van de Bento-sjablonen” op pagina 37. Apparatengedeelte Het apparatengedeelte van het bibliothekenvenster houdt bij hoeveel (meer dan twee) apparaten er op het moment verbonden zijn met Bento. Het apparatengedeelte is verborgen wanneer er geen apparaten verbonden zijn. Zie Hoofdstuk 11, “Het synchroniseren” op pagina 151. Gedeelte Gedeeld Het gedeelte Gedeeld van het bibliothekenvenster geeft de bibliotheken weer die gedeeld worden via een lokaal netwerk (in hetzelfde subnet). Om het gedeelte Gedeeld te verbergen, deselecteert u de optie “Zoeken naar gedeelde Bento databases” in de Bento Voorkeuren. Zie ”Het delen van uw Bento-database” op pagina 39.

26


Gebied met records Aan de rechterkant van het hoofdvenster van Bento kunt u de in Bento opgeslagen informatie weergeven in tabel-, formulier-, raster- of gedeelde weergave. • Tabelweergave toont de informatie van een gehele bibliotheek of verzameling in een spreadsheet-achtige tabel, waarbij elke rij in de tabel een record uit de bibliotheek voorstelt. • Formulierweergave toont de velden uit één record tegelijk, in een lay-out die u kunt aanpassen met prachtige thema's. • Rasterweergave toont de mediavelden en formulierminiaturen van een geselecteerde bibliotheek of verzameling in een rasterlay-out. • Gedeelde weergave geeft het geselecteerde record tegelijkertijd weer in formulieren tabelweergave of formulieren rasterweergave .

Tabelweergave toont elk record als een rij in een tabel.

Formulierweergave toont de velden van één record.

Gedeelde tabel- en formulierweergave laat u tegelijkertijd een record als een rij in een tabel en in een pagina-achtig formaat bekijken.

Rasterweergave toont mediavelden of formulierminiaturen in de geselecteerde bibliotheek.


27

Tabelweergave Om de informatie van een complete bibliotheek of verzameling in een spreadsheetachtige tabel te bekijken, gebruikt u tabelweergave. In tabelweergave kunt u op veel verschillende manieren met uw records werken. Enkele voorbeelden: • Het selecteren van de kolommen (velden) die u wilt tonen. • Het rangschikken van de kolomen in elke willekeurige volgorde. • Het sorteren van records door een specifieke kolom te selecteren. • Het analyseren van gegevens door middel van een samenvattingsrij. Zie Hoofdstuk 6, “Het gebruik van tabelweergave” op pagina 75. Formulierweergave Om uw informatie per record te bekijken, gebruikt u formulierweergave. In formulierweergave kunt u meerdere formulieren voor elke verzameling of bibliotheek maken met voor elk van de formulieren een andere naam. U kunt bijvoorbeeld een formulier in de Adresboekbibliotheek maken om verjaardagen te tonen en om bij te houden of u een kaart of cadeau hebt gestuurd. U kunt formulieren op veel manieren aanpassen. Enkele voorbeelden: • Het selecteren van de velden die u wilt tonen. • Het rangschikken van de velden op het formulier. • Het wijzigen van het formaat van de velden. • Het veranderen van het uiterlijk van het formulier door middel van thema's. • Het toevoegen van een koptekst en logo. Zie Hoofdstuk 5, “Het gebruik van formulierweergave” op pagina 63. Rasterweergave Gebruik rasterweergave om de mediavelden en formulierminiaturen in een geselecteerde bibliotheek of verzameling te bekijken. In rasterweergave kunt u op diverse manieren werken met miniaturen van mediavelden en formulieren (rasterweergave-items). Enkele voorbeelden: • Het filteren van rasterweergave-items. • Het instellen en wijzigen van labels van rasterweergave-items. • Het wijzigen van het weergaveformaat van rasterweergave-items. Zie Hoofdstuk 7, “Het gebruik van rasterweergave” op pagina 85.

28


Gedeelde weergave Om het geselecteerde record tegelijkertijd in formulieren tabelweergave of tegelijkertijd in formulieren rasterweergave te bekijken, gebruikt u gedeelde weergave. Formulierthema's Bento bevat een assortiment prachtige thema's die u in uw formulieren kunt gebruiken. Elk thema bevat op elkaar afgestemde kleuren, lettertypen en tekstattributen. U kunt gemakkelijk op elk willekeurig moment het thema van een formulier veranderen.

Zie ”Het aanpassen van formulierlay-outs” op pagina 70.


29

Navigatiebalk De navigatiebalk bevat enkele regelaars die u helpen om informatie weer te geven in Bento. • Klik op

om de records in tabelweergave te zien.

• Klik op

om de records in rasterweergave te zien.

• Klik op één van de formulierweergaveknoppen om de records per stuk in een pagina-achtig overzicht te bekijken. In het onderstaande voorbeeld zijn er twee formulierweergaveknoppen: “Overzicht” en “Details”. U kunt zoveel formulierweergaven hebben als u wilt. • Klik op om over te schakelen van tabel- of formulierweergave naar gedeelde weergave. • Klik op weergave.

om over te schakelen van rasterweergave naar gedeelde

• Met de knoppen Vorig record en Volgend record (de knoppen met een pijl) kunt u door de records in een bibliotheek of verzameling bladeren. Option-klik op de knop Vorig record om naar het eerste record te gaan. Optionklik op de knop Volgend record om naar het laatste record te gaan. Volgend record Vorig record

Tabelweergave

Formulierweergaveknoppen

Klik hier voor Geavanceerd zoeken

Nieuw formulier

Rasterweergave

Formulier wissen

Zoekveld

Toon of verberg gedeelde weergave

Zoekveld en Geavanceerd zoeken • Gebruik het zoekveld voor een eenvoudige zoekopdracht naar tekst in alle veldtypen behalve media, gekoppelde gegevens, bestandenlijst, berichtenlijst en gecodeerd. Opmerking U kunt in gecodeerde velden zoeken indien ze ontgrendeld zijn. • Gebruik Geavanceerd zoeken om een set van overeenkomende records te vinden door de zoekwaarden en criteria voor specifieke velden te definiëren.

30


Het zoekveld gebruikt u als volgt: 1

Selecteer de bibliotheek of verzameling.

2

Voer een tekstregel in het zoekveld in.

Bento doorzoekt alle hiervoor geschikte velden van de geselecteerde bibliotheek of verzameling. Bento laat u weten hoeveel records overeenkomen met de zoekopdracht en werkt het huidige overzicht bij om de overeenkomende records weer te geven voor die velden die geselecteerd zijn in de tabelweergave of toegevoegd zijn aan een formulier in formulierweergave.

1. Voer “M” in en het resultaat is 22 records.

2. Voer “Ma” in en het resultaat is 15 records.

3. Voer “Mar” in en het resultaat is 8 records.

4. Voer “Mary” in en het resultaat is 3 records.


31

Geavanceerd zoeken gebruikt u als volgt: 1


2

Klik in het zoekveld op Command-F.

3

Specificeer wat u wilt zoeken. U kunt criteria toevoegen of verwijderen indien nodig.

en selecteer Geavanceerd zoeken of druk op

Wanneer u zoekt in een locatieveld, zorg er dan voor dat u de richting invoert (Noord, Zuid, Oost of West. Anders gaat Bento uit van Noord als de breedtegraad en Oost als de lengtegraad). 4

Klik op Zoek.

Bento voert de zoekopdracht uit en geeft de overeenkomende records weer. • Klik op Bewaar om de overeenkomende records als een slimme verzameling op te slaan. Zie ”Over slimme verzamelingen” op pagina 59.

32


• Om Geavanceerd zoeken te sluiten, klikt u op X naast “Geavanceerd zoeken” of drukt u op Command-F. Wanneer u Geavanceerd zoeken sluit, toont Bento alle records.

Veldenvenster Het veldenvenster aan de linkerkant van het hoofdvenster van Bento geeft de velden weer die gedefinieerd zijn voor de geselecteerde bibliotheek of verzameling. • Gebruik in tabelweergave het veldenvenster om te selecteren welke kolommen er moeten worden getoond. • Gebruik in een formulierweergave het veldenvenster om velden aan het naar het huidige formulier toe te voegen door een veldnaam met formulier te slepen. • In gedeelde weergave geeft het veldenvenster de velden aan die kunnen worden toegevoegd aan het huidige formulier of die kunnen worden weergegeven in tabelweergave. In tabelweergave

In formulierweergave

Het veld bevindt zich al op het huidige formulier. Velden met aangevinkte selectievakjes, worden reeds als kolommen in de tabelweergave getoond.

Selecteer een niet aangevinkt selectievakje om het als een kolom in tabelweergave te tonen.

Adressubvelden kunnen niet afzonderlijk aan het formulier worden toegevoegd.

Sleep het veld om het aan het huidige formulier toe te voegen.

Zie ”Het gebruik van het veldenvenster” op pagina 103.


33

34


Het gebruik van bibliotheken

2

In Bento gebruikt u bibliotheken om uw informatie te organiseren. U kunt de bibliotheken gebruiken die Bento aanbiedt en u kunt uw eigen bibliotheken maken door middel van sjablonen. U kunt uw gehele database of geselecteerde bibliotheken delen met maximaal vijf gebruikers via een lokaal netwerk. Bento bevat vier bibliotheken die gegevens uit andere Mac OS X-programma's weergeven: • De Adresboekbibliotheek, die de contactpersonenrecords uit het Adresboekprogramma weergeeft. • De iCal-gebeurtenissenbibliotheek, die gebeurtenissen uit het programma iCal weergeeft. • De iCal-opdrachtenbibliotheek, die te verrichten taken uit het programma iCal weergeeft. • De iPhoto-bibliotheek, die foto's uit het programma iPhoto weergeeft. Zie voor informatie over deze bibliotheken Hoofdstuk 3, “Het gebruik van de Adresboek, iCal en iPhoto bibliotheken” op pagina 45. U kunt ook bibliotheken maken om uw informatie te bewaren: • Door het dialoogvenster Nieuwe bibliotheek te gebruiken. • Door bestaande informatie te importeren uit een komma-gescheiden (.csv), tab-gescheiden (.tab), Numbers, Excel of bibliotheeksjabloonbestand te gebruiken. Dit hoofdstuk beschrijft hoe u bibliotheken kunt gebruiken om uw informatie te organiseren, beheren en delen.

35

Over bibliotheken Bento bewaart informatie in bibliotheken. Bibliotheken worden samengesteld uit records en ze worden gedefinieerd door de velden in de records. De Adresboekbibliotheek bevat bijvoorbeeld contactpersonenrecords. Contactpersonenrecords zijn samengesteld uit de velden die worden gebruikt om informatie over contactpersonen te bewaren en om het Adresboekprogramma bij te werken, zoals namen, adressen en telefoonnummers. Een ander voorbeeld: in de standaard Projectenbibliotheek zijn records samengesteld uit velden die nuttig zijn voor het beheren van projecten, zoals velden voor de projectstatus, starten einddatums en teamlidinformatie. Bento heeft enkele manieren voor u om de records van een bibliotheek te bekijken: • Formulierweergave toont de velden van één record. Elke pagina toont één record tegelijk, bijvoorbeeld één enkel contactpersonenrecord in de Adresboekbibliotheek. U kunt meer dan één weergave voor de bibliotheek hebben. Zie Hoofdstuk 5, “Het gebruik van formulierweergave” op pagina 63. • Tabelweergave toont de records in een tabel, bijvoorbeeld een lijst van contactpersonen in de Adresboekbibliotheek. Elke rij in de tabel vertegenwoordigt één record in de bibliotheek. Zie Hoofdstuk 6, “Het gebruik van tabelweergave” op pagina 75. • Rasterweergave toont in één oogopslag de mediavelden en formulierminiaturen van een geselecteerde bibliotheek of verzameling. Zie Hoofdstuk 7, “Het gebruik van rasterweergave” op pagina 85. • Gedeelde weergave toont tegelijkertijd een record in formulieren tabelweergave of rasterweergave. De rest van dit hoofdstuk beschrijft hoe u bibliotheken kunt maken, gebruiken en delen: • U kunt uw eigen bibliotheken maken door bibliotheeksjablonen te gebruiken. Zie het volgende gedeelte: ”Het maken van een bibliotheek door middel van de Bento-sjablonen” op pagina 37. • U kunt een bibliotheek maken door uw eigen gegevens te importeren. Zie ”Het importeren van informatie in Bento” op pagina 126. • U kunt uw bibliotheken delen met maximaal vijf andere Bento-gebruikers via uw lokale netwerk. Zie ”Het delen van uw Bento-database” op pagina 39.

36

Hoofdstuk 2 Het gebruik van bibliotheken

Het maken van een bibliotheek door middel van de Bentosjablonen Denk voordat u een bibliotheek maakt na over het type informatie dat u wilt beheren met de bibliotheek. Wilt u schema's en datums beheren? Wilt u contactinformatie beheren? Bent u op zoek naar een manier om taken en opdrachten samen te brengen in een gebeurtenissenplanner? Of wilt u een lijst van zaken beheren, zoals inventarisof apparatuurlijsten? Bento bevat bibliotheeksjablonen die de velden aanmaken om specifieke informatie te beheren. Deze sjablonen passen ook vooraf ontworpen thema's toe op de formulierweergaves. Door het bibliotheeksjabloon te selecteren dat het best past bij het type informatie dat u wilt beheren, maakt u sneller de bibliotheek die u nodig hebt. Wanneer u geen sjabloon kunt vinden voor de informatie die u wilt bewaren, kunt u het sjabloon “Leeg” gebruiken en uw eigen bibliotheek maken. Nadat u een bibliotheek vanuit een sjabloon hebt gemaakt, kunt u de formulierweergave aanpassen door velden toe te voegen of te verwijderen en door het thema te wijzigen. Tip Hebt u al informatie uit een ander programma en wilt u deze gebruiken iBento, zie dan ”Het importeren van informatie in Bento” op pagina 126.


37

Een bibliotheek maken door middel van de Bento-sjablonen doet u als volgt: 1

Kies Bestand > Nieuwe bibliotheek uit sjabloon.

2

Selecteer in het dialoogvenster Nieuwe bibliotheek een sjablooncategorie in de linkerkolom en selecteer dan een sjabloon. Selecteer “Leeg” als geen van de sjablonen aan uw behoeften voldoet. U kunt met de lege bibliotheek alle velden zelf maken.

3

Voer een naam in voor uw bibliotheek en klik op Kies. Bento maakt de bibliotheek en opent deze in formulierweergave.

Wanneer u een ander sjabloon dan het sjabloon Leeg hebt geselecteerd, bekijkt u de velden die gedefinieerd zijn voor uw nieuwe bibliotheek. • Wanneer u tevreden bent met de velden en formulierweergaves in uw nieuwe bibliotheek, kunt u records toevoegen en informatie invoeren. Zie ”Het bewerken van records in formulierweergave” op pagina 64. • Wanneer u extra velden nodig hebt, kunt u de bibliotheek aanpassen door velden toe te voegen. Zie ”Het toevoegen van velden aan een formulier” op pagina 68. • Wanneer er velden gedefinieerd zijn voor informatie die u niet nodig hebt, wist u deze velden. Zie ”Het wissen van velden uit een formulier” op pagina 70. • Wanneer u de lay-out van de velden op de formulierweergave wilt wijzigen, zie dan ”Het aanpassen van formulierlay-outs” op pagina 70. • Wanneer u de lay-out van de formulierweergave wilt wijzigen, kunt u een ander thema selecteren. Zie ”Het aanpassen van formulierlay-outs” op pagina 70.

Het maken van een nieuwe lege bibliotheek U kunt snel aan de slag door een lege bibliotheek te maken en vervolgens gegevens toe te voegen zoals u ook in een spreadsheet zou doen. Een nieuwe lege bibliotheek maakt u als volgt: 1

Kies Bestand > Nieuwe lege bibliotheek. Bento maakt een bibliotheek met een standaardnaam en opent deze in tabelweergave. Bento maakt een leeg record voor u aan. U kunt gegevens aan dit record toevoegen (zie ”Het maken van records in tabelweergave” op pagina 76) of u kunt het record wissen (zie ”Het wissen van records uit een bibliotheek” op pagina 42).

2

38

Dubbelklik op de bibliotheeknaam om deze te hernoemen.


3

Klik op de geselecteerde cel om te beginnen met het invoeren of plakken van gegevens. Zie ”Het bewerken van records in tabelweergave” op pagina 77 en ”Het kopiëren en plakken van gegevens in tabelweergave” op pagina 77.

Opmerking Beschikt u al over informatie uit een ander programma die u wilt toevoegen aan Bento, maak dan een bibliotheek en records in deze bibliotheek door uw informatie te importeren. Zie ”Het importeren van informatie in Bento” op pagina 126.

Het wijzigen van het bibliotheekpictogram Elke bibliotheek heeft zijn eigen pictogram. U kunt van elke bibliotheek die u maakt het pictogram wijzigen. Opmerking U kunt in Bento geen eigen pictrogram maken. Een bibliotheekpictogram wijzigt u als volgt: 1

Control-klik in het bibliothekenvenster op de bibliotheek die u wilt veranderen.

2

Selecteer “Kies een bibliotheekpictogram.“

3

Klik op een pictogram en vervolgens op OK.

Het delen van uw Bento-database U kunt uw Bento-database tegelijkertijd met maximaal vijf andere Bento-gebruikers delen via een lokaal netwerk (in hetzelfde subnet). Om te kunnen delen is de huidige versie van Bento vereist op elke computer die een database deelt of zoekt naar gedeelde databases. U kunt gegevens of een sjabloon exporteren uit een gedeelde bibliotheek. Voor meer informatie, zie”Het exporteren van informatie vanuit Bento” op pagina 132. Als u Bento voor de eerste keer start, zijn uw bibliotheken klaar om te worden gedeeld. U besluit op dat moment of u de gehele database wilt delen of alleen geselecteerde bibliotheken. Opmerking Wanneer u uw iCal-gebeurtenissenbibliotheek deelt, wordt deze alleenlezen en kunnen andere gebruikers geen gebeurtenissen wijzigen. Uw database delen met andere Bento-gebruikers doet u als volgt: 1

Kies Bento > Voorkeuren.

2

Klik boven aan het venster op Delen.

3

Kies “Deel mijn Bento database”.


39

4

Selecteer “Deel gehele database” of “Deel geselecteerde bibliotheken” en selecteer dan de bibliotheken die u wilt delen.

5

(Optioneel) Voer een andere naam in voor de gedeelde database. Dit is de naam die verschijnt op de computer van andere gebruikers (wanneer deze hebben ingesteld om te zoeken naar gedeelde databases op uw netwerk).

6

Wanneer u andere gebruikers wilt toestaan veranderingen aan te brengen in de gedeelde database, selecteer dan het selectievakje “Anderen toestaan om uw gegevens te wijzigen”. Als een gedeelde database niet mag worden gewijzigd, zien gebruikers cursieve veldlabels en

als ze de cursor over de velden bewegen.

Gebruikers die uw gedeelde database bekijken, kunnen geen velden maken of wissen of veranderingen aanbrengen in de lay-out van formulieren. Wanneer u bepaalde wijzigingen in de database aanbrengt, terwijl deze wordt gedeeld (velden, verzamelingen of mappen maken; mappen wissen; veldopties of de databasenaam wijzigen), worden gebruikers gevraagd de verbinding met de database te verbreken en daarna opnieuw verbinding te maken om ervoor te zorgen dat ze over de meest recente versie beschikken. 7

Indien u wilt dat gebruikers op andere computers de gedeelde database kunnen zien, moet Bento geopend blijven op uw computer. Wanneer u Bento stopt, wordt uw database niet langer meer gedeeld.

Belangrijk Gebruikers die een gedeelde database bewerken, kunnen hun wijzigingen niet meer ongedaan maken zodra ze het bewerkte veld verlaten door buiten het veld te klikken of op Tab te drukken.

Om de verbinding met een gedeelde database te verbreken, klikt u op gedeelde database.

naast de

Het delen van een database uitschakelen U kunt het delen van de database uitschakelen om te voorkomen dat andere gebruikers op het lokale netwerk uw database zien. Het delen van de database schakelt u als volgt uit:

40

1


2


3

Deselecteer het selectievakje “Deel mijn Bento database”.


Het zoeken naar gedeelde databases Wanneer uw computer via een lokaal netwerk is verbonden met andere computers, kunt u zoeken naar databases die worden gedeeld. Gedeelde databases zoeken in uw lokale netwerk doet u als volgt: 1


2


3

Selecteer “Zoeken naar gedeelde Bento databases”. Alle gedeelde databases verschijnen in het gedeelte Gedeeld van het bibliothekenvenster.

Het instellen van een wachtwoord voor een gedeelde database Indien u alleen een selecte groep gebruikers toegang wilt verlenen tot uw database, dan kunt u gebruikers verplichten een wachtwoord in te voeren voordat ze uw gedeelde items kunnen bekijken. We noemen dit het gedeelde wachtwoord. Dit wachtwoord is niet hetzelfde als het database wachtwoord. Zie voor meer informatie over het database wachtwoord ”Het instellen van een wachtwoord voor uw Bentodatabase” op pagina 117. Het gedeelde wachtwoord stelt u als volgt in: 1


2


3

Selecteer Gedeeld wachtwoord vereist en voer dan een wachtwoord in.

Het openen van een gedeelde database met wachtwoordbescherming Gedeelde databases met wachtwoordbescherming worden in het bibliothekenvenster aangeduid met

.

Een gedeelde database met wachtwoordbescherming opent u als volgt: 1

Selecteer een gedeelde database met wachtwoordbescherming.

2

Voer in het dialoogvenster het gedeeld wachtwoord in dat is ingesteld door de eigenaar van de gedeelde database.

Het werken met gedeelde gecodeerde velden Gebruikers kunnen toegang krijgen tot gecodeerde velden in gedeelde databases. Hiertoe moeten ze eerst het gedeeld wachtwoord (indien ingesteld) en dan het database wachtwoord invoeren voor de gedeelde database. Zie voor meer informatie over het database wachtwoord ”Het instellen van een wachtwoord voor uw Bentodatabase” op pagina 117.


41

Gebruikers kunnen gegevens in gedeelde, gecodeerde velden vergrendelen en ontgrendelen. Zie voor meer informatie ”Het vergrendelen en ontgrendelen van gegevens in gecodeerde velden” op pagina 119.

Het groeperen van bibliotheken U kunt een groep bibliotheken rangschikken binnen een map. Een bibliotheek map maakt u als volgt: 1

Kies Bestand > Nieuwe bibliotheek map. Er wordt een naamloze map gemaakt in het bibliothekenvenster boven de momenteel geselecteerde bibliotheek of map.

2

Voer een nieuwe naam in voor de map en druk op Return.

Een bibliotheek aan een bibliotheek map toevoegen doet u als volgt: Selecteer de bibliotheek en sleep deze naar de gewenste bibliotheek map.

Het wissen van records uit een bibliotheek U kunt één of meerdere records uit een bibliotheek wissen. Het eenvoudigst is het om meerdere records te wissen in tabelweergave. Het wissen van één record uit een bibliotheek, doet u als volgt: 1

Selecteer de bibliotheek.

2

Selecteer het record, en kies vervolgens Records > Record wissen (of gebruik Command-Delete).

Het wissen van meerdere records tegelijk, doet u als volgt: 1


2

In tabelweergave, Command-klik of Shift-klik de records die u wilt wissen, en kies vervolgens Records > Geselecteerde records wissen (of gebruik Command-Delete).

Opmerking Wanneer u op Command-Delete drukt, worden de records permanent gewist, zowel uit de bibliotheek als uit elke verzameling en gekoppeld gegevensveld waarin ze worden weergeven.

42


Het wissen van een bibliotheek Een bibliotheek wist u als volgt: Selecteer de bibliotheek en druk op de Delete-toets. Wanneer u op Delete drukt, worden de bibliotheek en alle records in de bibliotheek gewist. Alle gekoppelde gegevensvelden in andere bibliotheken gebaseerd op deze bibliotheek worden ook gewist. Opmerking U kunt de Adresboek, iCal-gebeurtenissen, iCal-opdrachten en iPhoto bibliotheken niet wissen. Wanneer u niet wilt dat deze bibliotheken worden weergeven, zie dan ”Het weergeven van de Adresboek, iCal en iPhoto bibliotheken” op pagina 45.


43

44


Het gebruik van de Adresboek, iCal en iPhoto bibliotheken

3

Bento bevat bibliotheken die gegevens weergeven uit de Mac OS X-Adresboek, iCal en iPhoto programma's. Met deze bibliotheken kunt u contactpersonen, gebeurtenissen, taken en foto's beheren en deze als gekoppelde records weergeven in andere bibliotheken in Bento. Bento bevat vier bibliotheken die gegevens weergeven uit andere Mac OS Xprogramma's: • De Adresboekbibliotheek, die informatie uit het Adresboekprogramma weergeeft. • De iCal-gebeurtenissenbibliotheek, die gebeurtenissen uit het iCalprogramma weergeeft. • De iCal-opdrachtenbibliotheek, die te verrichten taken uit het iCalprogramma weergeeft. • De iPhoto-bibliotheek, die foto's en videoclips uit het iPhoto-programma weergeeft. Dit hoofdstuk beschrijft hoe u deze bibliotheken kunt gebruiken om informatie over contactpersonen, gebeurtenissen, taken en foto's te organiseren en hoe u informatie uit deze bibliotheken aan uw eigen bibliotheken kunt toevoegen.

Het weergeven van de Adresboek, iCal en iPhoto bibliotheken Bento start met een Adresboekbibliotheek, een iCal-gebeurtenissenbibliotheek, een iCal-opdrachtenbibliotheek en een iPhoto-bibliotheek. Zelfs wanneer de Adresboek, iCal en iPhoto programma's niet geopend zijn, kunt u de gegevens uit deze programma's in Bento zien. Het weergeven van de Adresboek, iCal en iPhoto bibliotheken is optioneel. Wanneer u Bento voor het eerst opent, worden deze bibliotheken standaard weergegeven.

45

Wanneer u de weergave van deze bibliotheken in Bento uitschakelt verschijnen hun records niet meer in Bento, maar verschijnen deze nog wel in de Adresboek, iCal en iPhoto programma's.

Het weergeven van gegevens uit het Adresboekprogramma Adresboekgegevens geeft u als volgt weer in Bento: 1

Kies in Bento Bestand > Adresboek, iCal en iPhoto setup.

2

Selecteer het selectievakje “Adresboek gegevens in Bento weergeven”.

Adresboekgegevens verbergt u als volgt in Bento: 1


2

Deselecteer het selectievakje “Adresboek gegevens in Bento weergeven”. Wanneer u op OK klikt, verschijnt de Adresboekbibliotheek niet meer in Bento. Wanneer u gekoppelde gegevensvelden hebt op basis van de Adresboekbibliotheek, worden deze gekoppelde gegevensvelden niet langer weergegeven zodra u het weergeven van de Adresboekbibliotheek uitschakelt.

Het weergeven van gegevens uit het iCal-programma iCal-gegevens geeft u als volgt weer in Bento: 1


2

Selecteer het selectievakje “iCal gegevens in Bento weergeven”.

iCal-gegevens verbergt u als volgt in Bento: 1


2

Deselecteer het selectievakje “iCal gegevens in Bento weergeven”. Wanneer u op OK klikt, verschijnen de iCal-bibliotheken niet meer in Bento. Wanneer u gekoppelde gegevensvelden hebt op basis van de iCal-bibliotheken, worden deze gekoppelde gegevensvelden niet langer weergegeven zodra u het weergeven van de iCal-bibliotheken uitschakelt.

Het weergeven van gegevens uit het iPhoto-programma iPhoto-gegevens geeft u als volgt weer in Bento:

46

1


2

Selecteer het selectievakje “iPhoto gegevens in Bento weergeven”.

Hoofdstuk 3 Het gebruik van de Adresboek, iCal en iPhoto bibliotheken

iPhoto-gegevens verbergt u als volgt in Bento: 1


2

Deselecteer het selectievakje “iPhoto gegevens in Bento weergeven”. Wanneer u op OK klikt, verschijnt de iPhoto-bibliotheek niet meer in Bento. Wanneer u gekoppelde gegevensvelden hebt op basis van de iPhoto-bibliotheek, worden deze gekoppelde gegevensvelden niet langer weergegeven zodra u het weergeven van de iPhoto-bibliotheek uitschakelt.

Adresboekbibliotheek Standaard geeft Bento contactinformatie en groepen uit het Mac OS XAdresboekprogramma weer. Wanneer u wijzigingen aanbrengt in records in de Bento Adresboekbibliotheek, werkt u in feite de records bij in het Adresboekprogramma. U kunt de Bento Adresboekbibliotheek gebruiken om gegevens uit elk programma of apparaat dat wordt gesynchroniseerd met het Adresboekprogramma te bewerken. Door de Bento Adresboekbibliotheek weer te geven, voegt u uw contacten toe aan Bento en houdt u uw contacten up-to-date, of u nu de informatie in het Adresboekprogramma of in Bento bewerkt. • Wanneer u een record in de Adresboekbibliotheek toevoegt, wordt het aan het Adresboekprogramma toegevoegd. • Wanneer u een record uit de Adresboekbibliotheek wist, wordt het ook uit het Adresboekprogramma gewist. • Voor elke groep die u maakt in het Adresboekprogramma, maakt Bento een verzameling in de Adresboekbibliotheek. • Voor elke verzameling die u maakt in de Adresboekbibliotheek, maakt het Adresboekprogramma een groep. Wanneer u een verzameling uit de Adresboekbibliotheek wist, wordt de bijbehorende groep in het Adresboekprogramma eveneens gewist. Omgekeerd geldt dat als u een groep uit het Adresboekprogramma wist, dat de bijbehorende verzameling in de Adresboekbibliotheek eveneens wordt gewist.


47

De Adresboekbibliotheek geeft contactinformatie uit het Adresboekprogramma weer.

Adresboekgroepen worden weergegeven als verzamelingen in Bento.

U kunt de records in de Bento Adresboekbibliotheek gebruiken zoals de records uit elke andere bibliotheek en verzameling in Bento. Het enige verschil is dat wijzigingen in de Adresboekbibliotheek de informatie in het Adresboekprogramma bijwerken. Opmerking Bento geeft geen slimme groepen uit het Adresboekprogramma weer. Omgekeerd worden slimme verzamelingen uit de Bento Adresboekbibliotheek niet toegevoegd aan het Adresboekprogramma.

48


Bento Adresboekvelden die het Adresboekprogramma bijwerken De volgende velden in de Adresboekbibliotheek werken informatie in het Adresboekprogramma bij. Adres: Thuis, Werk, Ander

IM-Account: Thuis, Werk, Ander

Telefoonlijst

Adresboek

IM Accountlijst

Voornaam fonetisch

Verjaardag

Is bedrijf

Achternaam fonetisch

Bedrijfsnaam

Functie

Afdeling

Achternaam

Tweede voornaam fonetisch

E-mailadres: Thuis, Werk, Ander

Meisjesnaam

E-mailadresboek

Tweede voornaam

Voornaam

Bijnaam

Startpagina

Opmerking

Voorvoegsel Achtervoegsel URL URL-lijst

Telefoonnummer: Werk, Thuis, Mobiel, Hoofd, Fax thuis, Fax op het werk, Pieper, Ander

U kunt importeren in en exporteren uit de Adresboekbibliotheek. Records die worden geïmporteerd in de Adresboekbibliotheek, werken het Adresboekprogramma bij. Zie voor informatie over importeren en exporteren Hoofdstuk 9, “Het importeren, exporteren en afdrukken” op pagina 123. U kunt andere velden aan uw records in de Bento Adresboekbibliotheek toevoegen, maar uw extra velden worden niet aan het Adresboekprogramma toegevoegd. Zie voor informatie over het toevoegen van velden Hoofdstuk 8, “Het gebruik van velden” op pagina 89. Omgekeerd wordt ieder aangepast veldlabel dat u hebt opgegeven in het Adresboekprogramma niet weergegeven in de Bento Adresboekbibliotheek.

Het oplossen van problemen met Adresboek-updates Deze sectie beantwoordt enkele veelgestelde vragen met betrekking tot het weergeven van gegevens uit het Adresboekprogramma. • Waarom zie ik mijn slimme groepen uit het Adresboekprogramma niet in Bento? Bento toont geen slimme groepen uit het Adresboekprogramma, omdat de criteria die worden gebruikt om de groepen te maken niet beschikbaar zijn in Bento.


49

• Waarom zie ik mijn slimme verzameling uit de Adresboekbibliotheek niet in het Adresboekprogramma? De criteria die worden gebruikt voor het maken van slimme verzamelingen in Bento, kunnen niet worden doorgegeven aan het Adresboekprogramma, omdat de criteria mogelijk gebruikmaken van velden die alleen verschijnen in Bento en hierbij mogelijk velden aan te pas komen die niet beschikbaar zijn in het Adresboekprogramma.

Gegevens uit Adresboek en reservekopieën Wanneer u een Bento reservekopie maakt, worden de gegevens uit het Adresboekprogramma niet meegenomen in de Bento reservekopie. Gebruik het Adresboekprogramma om een reservekopie te maken van de gegevens uit het Adresboekprogramma. Wanneer u velden toevoegt aan de Adresboekbibliotheek, wordt de informatie uit deze extra velden meegenomen in de Bento reservekopie. Zie Hoofdstuk 10, “Het maken van een reservekopie en herstellen van informatie” op pagina 145 voor informatie over het maken van een Bento reservekopie.

iCal-gebeurtenissen en iCal-opdrachten bibliotheken iCal is een handig programma om uw gebeurtenissen en taken bij te houden. Standaard haalt Bento de agenda-informatie op uit het iCal-programma en ook worden uw iCal-gebeurtenissen en iCal-opdrachten bibliotheken bijgewerkt na elke wijziging in het iCal-programma. Tevens worden de gegevens in het iCal-programma bijgewerkt na elke wijziging in Bento. Bento maakt een record voor elke gebeurtenis of taak in het iCal-programma. Dit geldt voor de op uw computer opgeslagen iCal-agenda's. Standaard wordt elke gebeurtenis of taak die u in Bento maakt toegevoegd aan de Bento-agenda in iCal en u kunt ze toewijzen aan andere iCal-agenda's.

50


De iCalgebeurtenissenbibliotheek geeft gebeurtenissenrecords uit het iCal-programma weer.

U kunt de records in de iCal-gebeurtenissen en iCal-opdrachten bibliotheken op dezelfde manier gebruiken als de records in elke andere bibliotheek en verzameling in Bento. Het enige verschil is dat wijzigingen in de iCal-gebeurtenissen en iCalopdrachten bibliotheken de informatie in het iCal-programma bijwerken. Opmerking Bento geeft geen informatie weer uit de agenda's waarop u geabonneerd bent in het iCal-programma.

iCal-gebeurtenissenvelden in Bento die het iCal-programma bijwerken De volgende velden in de Bento iCal-gebeurtenissenbibliotheek werken het iCalprogramma bij. • Hele dag • Agenda • Einddatum • Locatie • Opmerking • Startdatum


51

• Titel • URL

iCal-opdrachtenvelden in Bento die het iCal-programma bijwerken De volgende velden in de Bento iCal-opdrachtenbibliotheek werken het iCalprogramma bij. • Agenda • Voltooiingsdatum • Vervaldatum • Opmerking • Prioriteit • Titel • URL Opmerking In het iCal-programma is het veld “URL” een tekstveld. Om deze waarde correct weer te geven in Bento, gebruiken de iCal-gebeurtenissen bibliotheek en de iCal-opdrachten bibliotheek ook een tekstveld in plaats van een Bento URL-veld. U kunt andere velden aan uw gebeurtenissenrecords en opdrachtenrecords in Bento toevoegen, maar uw extra velden werken het iCal-programma niet bij. Zie voor informatie over het toevoegen van velden Hoofdstuk 8, “Het gebruik van velden” op pagina 89. U kunt importeren in en exporteren uit de iCal-gebeurtenissen en iCal-opdrachten bibliotheken. Records die worden geïmporteerd in de iCal-gebeurtenissen en iCalopdrachten bibliotheken, werken het iCal-programma bij. Zie voor informatie over importeren en exporteren Hoofdstuk 9, “Het importeren, exporteren en afdrukken” op pagina 123.

Probleemoplossing iCal-updates Deze sectie beantwoordt enkele veelgestelde vragen met betrekking tot het weergeven van gegevens uit het iCal-programma. • Waarom zie ik de verzamelingen uit de iCal-gebeurtenissen en iCalopdrachten bibliotheken niet in het iCal-programma? Het iCal-programma heeft geen methode om een deelverzameling van de gebeurtenissen of taken uit een specifieke agenda weer te geven. • Waarom zie ik gebeurtenissen of taken uit mijn agenda's waarop ik geabonneerd ben niet? Agenda's met een abonnement worden opgeslagen op een externe server; Bento geeft alleen informatie weer voor lokale agenda's. • Hoe kan ik een agenda maken in Bento?

52


Wanneer u een agenda maakt in het iCal-programma, kan deze worden gebruikt als een agendaselectie in Bento. U kunt geen agenda in Bento maken.

iCal-gegevens en reservekopieën Wanneer u een Bento reservekopie maakt, worden de gegevens uit het iCalprogramma niet meegenomen in de Bento reservekopie. Om een reservekopie van iCal-gegevens te maken, gebruikt u het iCal-programma. Wanneer u velden toevoegt aan de iCal-gebeurtenissen en iCal-opdrachten bibliotheken, wordt de informatie uit deze toegevoegde velden meegenomen in de Bento reservekopie. Zie Hoofdstuk 10, “Het maken van een reservekopie en herstellen van informatie” op pagina 145 voor informatie over het maken van een Bento reservekopie.

iPhoto-bibliotheek iPhoto is een handig programma voor het bijhouden van uw foto's en videoclips. Standaard haalt Bento de foto- en video-informatie op uit het iPhoto-programma en ook wordt uw iPhoto-bibliotheek bijgewerkt na elke wijziging in het iPhotoprogramma. U kunt echter in de iPhoto-bibliotheek geen records, verzamelingen, slimme verzamelingen of records binnen verzamelingen en slimme verzamelingen toevoegen, wissen of dupliceren. U kunt de inhoud van velden die oorspronkelijk uit iPhoto komen niet bewerken. U kunt velden aan de records toevoegen in de iPhoto-bibliotheek en ze dan bewerken of wissen, maar die velden worden niet weergegeven in het iPhoto-programma. Zie voor informatie over het toevoegen van velden Hoofdstuk 8, “Het gebruik van velden” op pagina 89. In Bento verschijnen uw iPhoto-albums als verzamelingen en slimme albums verschijnen als slimme verzamelingen. De Bento iPhoto-bibliotheek bevat standaardverzamelingen die overeenkomen met de volgende iPhoto-items: Laatste 12 maanden, Laatste import en Gemarkeerd.


53

Albums in het iPhoto-programma.

De iPhoto-bibliotheek geeft foto's en videoclips weer uit het iPhoto-programma.

Albums worden weergegeven als verzamelingen in Bento.

U kunt de veldnamen en de inhoud van de standaardvelden in de Bento iPhotobibliotheek niet wijzigen. Deze alleen-lezen velden worden aangeduidt met cursieve veldlabels. U kunt andere velden aan uw foto- of videocliprecords in Bento toevoegen, maar de extra velden werken het iPhoto-programma niet bij. Zie voor informatie over het toevoegen van velden Hoofdstuk 8, “Het gebruik van velden” op pagina 89.

Het oplossen van problemen met iPhoto-updates Deze sectie beantwoordt enkele veelgestelde vragen met betrekking tot het weergeven van gegevens uit het iPhoto-programma. • Waarom zie ik geen foto's, videoclips of verzamelingen in mijn Bento iPhotobibliotheek? Is iPhoto geïnstalleerd op uw computer maar hebt u het nog nooit gestart, dan worden er geen foto's, videoclips of verzamelingen in de Bento iPhotobibliotheek weergegeven, totdat u iPhoto start.

54


iPhoto-gegevens en reservekopieën Wanneer u een Bento reservekopie maakt, worden de gegevens uit het iPhotoprogramma niet meegenomen in de Bento reservekopie. Om een reservekopie van iPhoto-gegevens te maken, gebruikt u het Time Machine-programma. Wanneer u velden toevoegt aan de iPhoto-bibliotheek, wordt de informatie uit deze extra velden meegenomen in de Bento reservekopie. Deze velden worden niet toegevoegd aan het iPhoto-programma. Zie Hoofdstuk 10, “Het maken van een reservekopie en herstellen van informatie” op pagina 145 voor informatie over het maken van een Bento reservekopie.

Het gebruik van gekoppelde gegevensvelden in de iPhoto-bibliotheek U kunt snel een gekoppeld gegevensveld op basis van de iPhoto-bibliotheek maken door

te slepen naar een formulier in een andere bibliotheek.

Sleep de verzameling Natuur naar een formulier in de Projectenbibliotheek...

...om een gekoppeld gegevensveld aan te maken.

In een gekoppeld gegevensveld op basis van de iPhoto-bibliotheek kunt u geen records maken of wissen.


55

Wanneer u records toevoegt aan gekoppelde gegevensvelden, kunt u die binnen het gekoppelde gegevensveld bekijken in een rasterweergave (die alleen mediavelden weergeeft) of in een tabel (die mediavelden als miniaturen weergeeft).

Klik om records weer te geven in rasterweergave.

Klik om records weer te geven in tabelweergave.

56


Het gebruik van verzamelingen

4

Dit hoofdstuk beschrijft hoe de u verzamelingen kunt gebruiken om uw records verder te organiseren in Bento. In Bento worden uw records in bibliotheken bewaard, zoals beschreven in Hoofdstuk 2, “Het gebruik van bibliotheken” op pagina 35. Als u records op een andere wijze wilt organiseren of als u wilt werken met een deelverzameling van de records in een bibliotheek, kunt u een verzameling maken.

Over verzamelingen Een verzameling is een set records van een bibliotheek. U kunt een verzameling maken om: • Een set van records voor een speciaal doel te maken. U kunt bijvoorbeeld een verzameling maken van de mensen die u hebt uitgenodigd voor een specifieke gebeurtenis. • Records te sorteren in een andere volgorde. U kunt bijvoorbeeld een verzameling contactpersonen maken om de contactpersonen op achternaam te sorteren. • Exporteer de gegevens vanuit de records in de verzameling in plaats vanuit alle records in de bibliotheek. Een verzameling in Bento is vergelijkbaar met een afspeellijst in iTunes. Wanneer u iTunes gebruikt, weet u hoe handig het is een afspeellijst te gebruiken om een compilatie van liedjes en video's te maken. Verzamelingen in Bento geven u hetzelfde gemak voor het groeperen van records uit een bibliotheek. Een verzameling bevat records uit één enkele bibliotheek. U kunt bijvoorbeeld records vanuit de Adresbibliotheek in een Adresboekverzameling plaatsen, zoals Leveranciers. U kunt geen records van een andere bibliotheek in de verzameling Leveranciers plaatsen.

57

Verzameling Leveranciers in de Adresboekbibliotheek

Een record van een bibliotheek kan echter wel aan elke verzameling in deze bibliotheek worden toegevoegd. Wanneer u bijvoorbeeld een bibliotheek “DVD” hebt met daarin een verzameling “Favorieten” en een verzameling “Klassieke films”, kunt u hetzelfde record in beide verzamelingen hebben. Er zijn twee soorten verzamelingen: • verzamelingen • slimme verzamelingen U kunt verzamelingen maken door de menu-optie Nieuwe verzameling te gebruiken, door records te selecteren en de menu-optie Nieuwe verzameling uit de selectie te gebruiken of door geselecteerde records te slepen naar een bestaande verzameling of naar het bibliothekenvenster. Slimme verzamelingen worden gemaakt op basis van de criteria die u instelt. Slimme verzamelingen worden bijgewerkt wanneer uw bibliotheek verandert; records die voldoen aan de gedefinieerde criteria verschijnen in de slimme verzameling.

Het maken van verzamelingen Maak een verzameling wanneer u een specifieke recordlijst wilt maken. Een verzameling maakt u als volgt: 1

Selecteer een bibliotheek waarin u een verzameling wilt maken.

2

Klik op

3

Voer een naam in voor de verzameling en druk dan op Return.

4

Selecteer de bibliotheek die u in stap 1 hebt geselecteerd nogmaals.

5

Klik in de navigatiebalk op Tabel of kies Weergave > Tabelweergave om de bibliotheek in tabelweergave te tonen.

6

Selecteer het record dat u wilt toevoegen aan de verzameling. Sleep het

of kies Bestand > Nieuwe verzameling.

en kies Voeg aan geselecteerde record naar de verzameling of klik op verzameling toe om het geselecteerde record aan de verzameling toe te voegen. Om meerdere records te selecteren, houdt u de Command- of Shift-toets ingedrukt tijdens het klikken.

58

Hoofdstuk 4 Het gebruik van verzamelingen

Tip Om snel een verzameling bestaand uit geselecteerde records te maken, selecteert u de records, kiest u vervolgens Bestand > Nieuwe verzameling uit de selectie of sleept u de records naar een lege ruimte in het bibliothekenvenster.

Het verwijderen van records uit een verzameling Records uit een verzameling verwijderen doet u als volgt: 1

Selecteer de verzameling.

2

Selecteer de records en druk op Command-Delete. Als u op Verwijder uit verzameling klikt, worden de records alleen uit de verzameling verwijderd en niet uit de bijbehorende bibliotheek. Als u op Wissen klikt, worden de records permanent gewist, zowel uit de bibliotheek als uit de verzameling.

Het wissen van een verzameling Een verzameling wist u als volgt: Selecteer de verzameling en druk op de Delete-toets. De records worden gewist uit de verzameling, maar niet uit de bibliotheek. Opmerking Als u een bibliotheek of verzameling wist waar één of meerdere gekoppelde gegevensvelden op gebaseerd zijn, worden deze ook gewist.

Over slimme verzamelingen Maak een slimme verzameling wanneer u een verzameling wilt maken die records bevat die voldoen aan de criteria die u definieert. Slimme verzamelingen tonen alle records die voldoen aan de criteria. U kunt bijvoorbeeld een slimme verzameling maken van contactpersonen die in dezelfde stad wonen. Wanneer u een nieuw contactpersonenrecord toevoegt voor een persoon die in die stad woont, voegt Bento het contactpersonenrecord automatisch toe aan uw slimme verzameling. Of u kunt een slimme verzameling maken van gebeurtenissenrecords die in dezelfde week plaatsvinden. Wanneer u een record toevoegt of wijzigt zodat het voldoet aan de criteria, verschijnt dat record in de slimme verzameling wanneer u de volgende keer op de slimme verzameling klikt in het bibliothekenvenster. Omdat een slimme verzameling een recordset is die voldoet aan gedefinieerde criteria, verschilt deze van een gewone verzameling op de volgende punten:


59

• U kunt niet handmatig records toevoegen aan of verwijderen uit slimme verzamellingen. Om bepaalde records uit een slimme verzameling te verwijderen, moet u de criteria veranderen of de waarden van het record wijzigen zodat deze niet langer voldoen aan de criteria. • U kunt slimme verzamelingen in de Adresboekbibliotheek maken maar slimme verzamelingen verschijnen niet in het Adresboekprogramma. • U kunt slimme verzamelingen maken in de iCal-gebeurtenissen en iCalopdrachten bibliotheken maar slimme verzamelingen verschijnen niet in het iCal-programma. • U kunt geen records importeren in een slimme verzameling. Opmerking Bento levert vijf slimme verzamelingen, zodat u meteen aan de slag kunt; voor gebeurtenissen: Vandaag/Binnenkort en voor opdrachten: Vervalt vandaag/ Vervallen/Binnenkort.

Het maken van slimme verzamelingen U kunt een slimme verzameling maken die records toevoegt aan of verwijdert uit een verzameling volgens de criteria die u definieert. Een slimme verzameling maakt u als volgt: 1

Kies Bestand > Nieuwe slimme verzameling.

2

Voer een naam in voor de slimme verzameling en druk dan op Return. Gebuik de pop-upmenu's en invoervelden om de criteria voor de slimme verzameling op te geven. Klik op

om aanvullende criteria toe te voegen.

Om bijvoorbeeld een slimme verzameling te maken die alleen iCal-opdrachten toont die niet voltooid zijn, stelt u de criteria in op Alles, Voltooiingsdatum, en Is leeg. 2. Bewaar de criteria.

1. Selecteer de criteria.

3

Klik op Bewaar.

Tip U kunt ook een slimme verzameling maken door op Bewaar te klikken nadat u de criteria hebt opgegeven voor een geavanceerde zoekopdracht. Zie ”Zoekveld en Geavanceerd zoeken” op pagina 30.

60


Het wijzigen van een slimme verzameling Wanneer u een slimme verzameling wijzigt, werkt Bento de verzameling bij op basis van de criteria die u definieert. U kunt in een slimme verzameling records bewerken en dupliceren. Zie ”Het bewerken van records in tabelweergave” op pagina 77 en ”Het dupliceren van records in tabelweergave” op pagina 78. Een slimme verzameling wijzigt u als volgt: 1

Selecteer een slimme verzameling en kies Bestand > Slimme verzameling bewerken.

2

Gebruik de pop-upmenu's en invoervelden om de criteria te wijzigen, toe te voegen of te verwijderen.

3

Klik op Zoek om te bekijken of de nieuwe criteria de records produceert die u wenst.

4

Klik op Bewaar. Opmerking Klik op een willekeurige andere optie in het bibliothekenvenster om de door u aangebrachte wijzigingen aan de criteria te negeren.


61

62


Het gebruik van formulierweergave

5

In Bento gebruikt u formulierweergave om één record tegelijk weer te geven uit een bibliotheek of verzameling. Dit hoofdstuk beschrijft hoe u records kunt maken en bewerken in formulierweergave, hoe u formulieren kunt maken en wijzigen en hoe u formulierlay-outs kunt aanpassen.

Over formulieren In formulierweergave kunt u formulieren maken en gebruiken om één record tegelijk weer te geven uit een bibliotheek of verzameling in een pagina-achtig formaat. U kunt bijvoorbeeld een contactpersoon in de Adresboekbibliotheek of een opdracht in de iCal-opdrachtenbibliotheek weergeven. Met formulieren kunt u de velden voor een individueel record bekijken. U kunt meerdere formulieren of pagina's maken of gebruiken om verschillende informatie over dat record weer te geven.

Hetzelfde record weergegeven in een andere formulierweergave met een andere veldsortering. Een record weergegeven in een formulierweergave.

63

Voor een gegeven bibliotheek of verzameling kunt u elk van de velden op elk van de formulieren gebruiken. Wanneer u meer dan één record tegelijk wilt bekijken of uw informatie snel wilt scannen en sorteren, gebruikt u de tabelweergave. Zie Hoofdstuk 6, “Het gebruik van tabelweergave” op pagina 75. U kunt een geselecteerd record tegelijkertijd in formulierweergave en tabelweergave bekijken. Selecteer het record en kies dan Weergave > Gedeelde weergave. Formulieren kunnen ook records uit andere bibliotheken of verzamelingen in gekoppelde gegevensvelden weergeven. U kunt bijvoorbeeld een lijst van mensen die een gebeurtenis (bijvoorbeeld een feest) bijwonen, weergeven op een formulier in de iCal-gebeurtenissenbibliotheek. Zie ”Het maken van gekoppelde gegevensvelden” op pagina 98.

Het maken van records in forumlierweergave U kunt records maken in elk type weergave. Zie voor aanwijzingen over tabelweergave ”Het maken van records in tabelweergave” op pagina 76 Een record voor een bibliotheek of verzameling maakt u als volgt: 1

Selecteer de bibliotheek of verzameling waaraan u een record wilt toevoegen.

2

Klik op een formuliernaam in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier.

3

Kies Records > Nieuw record of druk op Command-N.

4

Voer gegevens in de velden in.

5

Druk op Tab om naar het volgende veld in hetzelfde record te gaan. Druk op Shift-Tab om naar het vorige veld in hetzelfde record te gaan.

Tip Control-klik in een leeg deel van het formulier en kies Nieuw record uit het popupmenu om snel een record te maken.

Het bewerken van records in formulierweergave Een record bewerkt u als volgt: 1

Selecteer de bibliotheek of verzameling die het record bevat dat u wilt bewerken.

2


3

Ga naar het gewenste record. Druk op Tab of Shift-Tab om van veld naar veld te gaan.

64

Hoofdstuk 5 Het gebruik van formulierweergave

4

Klik op het veld dat u wilt wijzigen, bewerk de gegevens en klik dan buiten het veld of druk op Tab om de wijziging te bewaren.

Het toevoegen van de huidige datum en tijd aan een veld Wanneer u een record bewerkt, kunt u de huidige datum en tijd toevoegen aan een datum-, tijd- of tekstveld. De huidige datum en tijd aan een veld toevoegen doet u als volgt: 1

Klik in het datum-, tijd- of tekstveld.

2

Kies Voeg in > Huidige datum en tijd.

Is het veldtype

Een record snel toevoegen met dezelfde of soortgelijke gegevens als een bestaand record doet u als volgt:

Datum

Datum. Stel de optie “Tijd weergeven” in om ook de tijd weer te geven.

Tijd

Tijd

Tekst

Datum en tijd

Het dupliceren van records in formulierweergave Een record snel toevoegen met dezelfde of soortgelijke gegevens als een bestaand record doet u als volgt: 1

Ga naar het record dat u wilt dupliceren.

2

Kies Records > Record dupliceren.

Het wissen van records uit formulierweergave Een geselecteerd record permanent uit een bibliotheek wissen doet u als volgt: 1


2


3

Selecteer het record.

4

Kies Records > Record wissen of druk op Command-Delete. Klik in het dialoogvenster op Wissen.


65

Een geselecteerd record uit een verzameling wissen doet u als volgt: 1


2

Ga naar het record dat u wilt wissen.

3

Kies Records > Record wissen. Als u op Verwijder uit verzameling klikt, wordt het record alleen verwijderd uit de verzameling, maar niet uit de bibliotheek. Wanneer u op Wissen klikt, wordt het record permanent uit zowel de bibliotheek als de verzameling gewist. Opmerking Wanneer u een record uit de Adresboekbibliotheek wist, wordt het ook uit het Adresboekprogramma gewist. Wanneer u een record uit de iCalgebeurtenissen of iCal-opdrachten bibliotheek wist, wordt het ook uit het iCalprogramma gewist.

Het maken van formulieren Een formulier maakt u als volgt: 1

Selecteer de bibliotheek of verzameling waaraan u een formulier wilt toevoegen.

2

Klik op

in de navigatiebalk of kies Formulieren > Nieuw formulier.

Voer een naam in het Naam van formulier dialoogvenster in en klik op OK. 3

Voeg velden toe aan het lege formulier. Zie ”Het toevoegen van velden aan een formulier” op pagina 68.

4

Maak records. Zie ”Het maken van records in forumlierweergave” op pagina 64.

Het wissen van formulieren Een formulier wist u als volgt: 1

Selecteer de bibliotheek of verzameling waaruit u een formulier wilt wissen.

2

Selecteer het formulier dat u wilt wissen.

3

Klik op

in de navigatiebalk of kies Formulieren > Formulier wissen.

Wanneer er slechts één formulier is, kunt u het niet wissen.

66


Het dupliceren van formulieren Het dupliceren van een formulier in dezelfde bibliotheek of verzameling, doet u als volgt: 1

Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier.

2

Kies Formulieren > Formulier dupliceren.

Formulieren kopiëren Het kopiëren van een formulier naar verzamelingen in een bibliotheek of van een verzameling naar haar bovenliggende bibliotheek, doet u als volgt: 1


2

Control-klik op het formulier dat u wilt kopiëren en kies dan de bibliotheek of verzameling waarnaar u het formulier wilt kopiëren. Opmerking U kunt geen formulieren kopiëren van de ene bibliotheek naar de andere bibliotheek.

Het hernoemen van formulieren Een formulier hernoemt u als volgt: 1

Dubbelklik op de formuliernaam aan de bovenkant van het venster.

2

Voer een nieuwe naam in het Naam van formulier dialoogvenster in en klik op OK.

Het vergrendelen en ontgrendelen van formulieren Zodra u uw formulierlay-out hebt voltooid kunt u het formulier vergrendelen om te voorkomen dat veldlabels, veldobjecten of velden worden verplaatst of van grootte worden veranderd. Wanneer u een formulier hebt vergrendeld kunt u de lay-out ervan niet meer wijzigen, maar u kunt er op de volgende manieren wel gegevens aan toevoegen: • Voer gegevens in de velden in op dezelfde manier als bij een formulier dat ontgrendeld is. • Maak velden door het dialoogvenster Nieuw veld te gebruiken. Velden worden automatisch onder in de eerste kolom toegevoegd.


67

• Sleep bibliotheken en verzamelingen uit het bibliothekenvenster om gekoppelde gegevensvelden te maken • Sleep bestanden uit de Finder om media of bestandenlijstvelden te maken Opmerking U kunt geen bestaande velden van het veldenvenster naar een vergrendeld formulier slepen. Een formulier vergrendelt u als volgt: 1


2

Kies Formulieren > Formulier vergrendelen, of klik op

en daarna op

.

Geen enkel veldlabel, veldobject of veld kan verplaatst of van grootte veranderd worden voordat u het formulier ontgrendelt. Een formulier ontgrendelt u als volgt: 1


2

Kies Formulieren > Formulier ontgrendelen, of klik op

en daarna op

.

Het toevoegen van velden aan een formulier Velden aan een formulier toevoegen doet u als volgt: 1

Selecteer een bibliotheek of verzameling.

2


3

Sleep een veld vanuit het veldenvenster naar de gewenste locatie op het formulier. Zie voor instructies over het verplaatsen van een veld ”Het verplaatsen van velden en objecten op formulieren” op pagina 69 Zie voor instructies over het aanpassen van de grootte van een veld ”Het instellen van de velden objectgrootte” op pagina 70. Om een nieuw veld te maken kiest u Voeg in > Nieuw Veld. Zie ”Het maken van velden” op pagina 92.

68


Het wisselen van velden met Tab Met Tab van velden wisselen doet u als volgt: 1

Selecteer een bibliotheek of verzameling.

2


3

Klik in een veld en druk dan op Tab om van veld naar veld te gaan en dit binnen elke kolom indien u een kolomscheiding hebt toegevoegd. Druk op Shift-Tab om in de tegenovergestelde richting te gaan.

Opmerking Om de Tab-toets in staat te stellen om naar alle opties te gaan, controleert u of “Alle regelaars” geselecteerd is in de Mac OS X-Toetsenbord en muis voorkeuren (Toetscombinaties tab).

Het verplaatsen van velden en objecten op formulieren Eén veld of object verplaatst u als volgt: 1


2

Plaats uw muiscursor vlakbij het veldlabel of de randen van het veld of object. Wanneer de cursor in een hand verandert, klikt u om het veld of object te selecteren en sleept u het naar de nieuwe locatie . Bento maakt het u mogelijk om velden boven, beneden, naast of tussen andere objecten op het formulier te slepen.

Meerdere velden of objecten verplaatst u als volgt: 1


2

Command-klik of Shift-klik om meerdere velden of objecten te selecteren.

Tip Om snel veel velden en objecten te selecteren, klikt u op een leeg deel van het formulier en sleept u, terwijl u de muisknop ingedrukt houdt, om meerdere items te selecteren.


69

Het instellen van de velden objectgrootte Van elk veld en elk object kan de grootte worden ingesteld. De grootte van een veld of object past u als volgt aan: 1


2

Selecteer het veld of object.

3

Verplaats de cursor naar een van de handgrepen. Wanneer de cursor in een dubbele pijl verandert, sleept u deze om de grootte aan te passen.

Het wissen van velden uit een formulier Een veld uit een formulier wissen doet u als volgt: 1


2

Selecteer het veld en druk op de Delete-toets of sleep het veld uit het formulier. De gegevens in het veld bevinden zich nog in Bento, zelfs als het veld niet langer wordt weergegeven op het formulier.

Het aanpassen van formulierlay-outs U kunt snel het uiterlijk van een formulier wijzigen.

Het wijzigen van het thema U kunt het thema (de gecoördineerde kleuren, lay-out en tekstattributen) van een formulier op elk moment wijzigen. U kunt bijvoorbeeld een lichtgekleurd thema voor het afdrukken van records gebruiken. Een formulierthema wijzigt u als volgt: 1


2

Kies Formulieren > Themakiezer.

3

Selecteer in de Themakiezer een thema en klik op OK. U ziet een rimpeleffect wanneer het thema verandert. Wanneer u geen rimpeleffect wilt, kiest u Bento > Voorkeuren. Klik vervolgens op Algemeen boven aan het venster en deselecteer dan het selectievakje “Toon animatie”.

70


Wanneer u een thema wilt bekijken voordat u het op uw formulier toepast, klikt u op Probeer het.

Het aanpassen van de kolombreedte U kunt de breedte van de kolommen aanpassen. Vergroot de breedte om bredere velden of een grotere hoeveelheid witruimte tussen kolommen mogelijk te maken. De breedte van een kolom past u als volgt aan: 1


2

Zet de cursor op een kolomscheiding en sleep deze dan naar links of rechts.

Het wijzigen van de positie en grootte van veldlabels U kunt de positie van labels voor velden op een formulier wijzigen. De labelpositie van velden wijzigt u als volgt: 1


2

Kies Formulieren > Veldlabels.

3

Selecteer Boven of Naast.

De tekstgrootte van labels wijzigt u als volgt: 1

Kies Formulieren > Veldlabels.

2

Selecteer Klein, Middel of Groot.

Het wijzigen van de tekstgrootte U kunt de tekstgrootte die in de velden wordt weergegeven wijzigen. De tekstgrootte in velden wijzigt u als volgt: 1


2

Selecteer het veld. Command-klik of Shift-klik om meerdere velden te selecteren.

3

Kies Formulieren > Tekstgrootte.

4

Selecteer een grootte uit de lijst: Kleinst, Klein, Middel, Groot, Grootst.


71

Het wijzigen van de arcering van velden U kunt de mate van arcering die achter de velden wordt weergeven wijzigen. De arcering van velden wijzigt u als volgt: 1


2

Selecteer het veld. Command-klik of Shift-klik om meerdere velden te selecteren.

3

Kies Formulieren > Arcering.

4

Selecteer een mate van arcering: Geen, Licht of Donker.

Het uitlijnen van de rechterranden van velden U kunt de meest rechtste randen van geselecteerde velden in een kolom uitlijnen. De rechterranden van velden lijnt u als volgt uit: 1


2

Selecteer de velden waarvan u de rechterranden wilt uitlijnen in een kolom. Command-klik of Shift-klik om meerdere velden te selecteren. Tip Om snel de rechterranden van veel velden te selecteren, klikt u op een leeg deel van het formulier en sleept u, terwijl u de muisknop ingedrukt houdt, om meerdere items te selecteren.

3

Kies Formulieren > Rechterranden uitlijnen.

Het toevoegen van tekstkaders Voeg een tekstkader toe als u tekst, zoals bijvoorbeeld een kop, op uw formulier wilt. Een tekstkader voegt u als volgt toe: 1


2

Kies Voeg in > Tekstkader. Er verschijnt een ongetiteld kader aan de onderkant van het formulier.

3

72

Sleep het tekstkader naar de gewenste locatie, dubbelklik in het tekstkader en begin te typen.


Het toevoegen van afbeeldingskaders Voeg een afbeeldingskader toe wanneer u een afbeelding, zoals een logo of briefhoofd, wilt laten verschijnen op elk record in uw formulier. Tip Gebruik een mediaveld als u in elk record een andere afbeelding wilt weergeven. Zie voor meer informatie over mediavelden ”Het werken met mediavelden” op pagina 114. Een afbeeldingskader voegt u als volgt toe: 1


2

Kies Voeg in > Afbeeldingskader. Er verschijnt een afbeeldingskader op het formulier.

3

Sleep het afbeeldingskader naar de gewenste locatie.

4

Sleep een afbeeldingsbestand uit de Finder naar het afbeeldingskader.

5

Klik in het afbeeldingskader om het te verplaatsen of om de grootte van de afbeelding te wijzigen. Zie voor meer informatie ”Het positioneren van afbeeldingen” op pagina 116 en ”Het weergaveformaat van afbeeldingen veranderen” op pagina 116. Tip Voor het wissen van een afbeeldingskader klikt u op een van de hoeken om de randen weer te geven. Druk vervolgens op de Delete-toets.

Het toevoegen van horizontale scheidingstekens Een horizontaal scheidingsteken is een object dat u aan een formulier kunt toevoegen. Scheidingstekens dragen bij aan het sorteren van formulieren door visueel items onder en boven het teken te scheiden. Het uiterlijk van het horizontale scheidingsteken wordt bepaald door het thema dat wordt toegepast op het formulier. U kunt de breedte van het horizontale scheidingsteken wijzigen, maar niet de hoogte ervan. Een horizontaal scheidingsteken voegt u als volgt toe: 1


2

Kies Voeg in > Horizontaal scheidingsteken.

3

Sleep het horizontale scheidingsteken naar de gewenste locatie op het formulier.


73

Het toevoegen van kolomscheidingen U kunt de horizontale ruimte op een formulier verdelen met kolomscheidingen. Alle kolomscheidingen hebben dezelfde lengte. Bento voegt automatisch een kolomscheiding toe aan de rechterkant van elk item (veld of object) dat u horizontaal toevoegt aan een formulier. Wanneer u bijvoorbeeld een veld naar een formulier sleept, dan voegt Bento een kolomscheiding in aan de rechterkant van dat veld. Wanneer u daarna rechts van de kolomscheiding een tekstvak toevoegt, voegt Bento nog een kolomscheiding rechts van het tekstvak in. Bento voegt geen kolomscheidingen toe wanneer u een item boven of onder een bestaand item toevoegt of wanneer u enkele (maar niet alle) items van een formulier wist. U kunt kolomscheidingen ook handmatig aan een formulier toevoegen. Een kolomscheiding voegt u als volgt toe: 1


2

Kies Voeg in > Kolomscheiding.

3

Sleep de kolomscheiding naar de gewenste locatie op het formulier. Tip Om een kolomscheiding te wissen, klikt u op de kolomscheiding. De cursor verandert in een hand. Sleep daarna de kolomscheiding naar de linkerkant van het formulier of druk op de Delete-toets.

Het toevoegen van scheidingsruimten Gebruik een scheidingsruimte om een witruimte te maken tussen items op een formulier. Voeg bijvoorbeeld een scheidingsruimte toe om groepen of velden van elkaar te scheiden. Wanneer u het formulier bewerkt, kunt u de breedte, hoogte en arcering van de scheidingsruimte wijzigen. Een scheidingsruimte voegt u als volgt toe: 1


2

Kies Voeg in > Scheidingsruimte.

3

Sleep de scheidingsruimte naar de gewenste locatie op het formulier. Sleep de rechter- of onderkant van de scheidingsruimte om de breedte of hoogte ervan aan te passen.

74

4

(Optioneel) Kies Formulieren > Arcering.

5

(Optioneel) Selecteer een arceringsniveau.


Het gebruik van tabelweergave

6

In Bento gebruikt u tabelweergave om tekst en media in een spreadsheet-achtige opmaak weer te geven waar rijen de records vertegenwoordigen en kolommen de velden. Dit hoofdstuk beschrijft hoe records in tabelweergave moeten worden gemaakt en gewijzigd, hoe records moeten worden gesorteerd en hoe gegevens in kolommen opnieuw moeten worden gerangschikt, samengevat en weergegeven.

Over tabelweergave In tabelweergave kunt u uw records in de rijen zien en de velden in kolommen (in een opmaak die vergelijkbaar is met een spreadsheet).

Eén record

Eén veld

Om naar tabelweergave te gaan, kiest u Weergave > Tabelweergave. Tabelweergave geeft u flexibiliteit tijdens het werken met uw gegevens. U kunt bijvoorbeeld: • meer dan één record per keer zien • kiezen welke velden als kolommen worden weergegeven • records in oplopende of aflopende volgorde sorteren door het gebruik van sorteeropdrachten in het pop-upmenu boven aan de kolom. • een of meerdere records dupliceren • meerdere records verwijderen

75

• waarden op een spreadsheet-achtige wijze in een of meerdere cellen invoeren, selecteren, kopiëren en plakken • gegevens samenvatten • meerdere records selecteren en verslepen om binnen één bibliotheek nieuwe verzamelingen te maken. • mediavelden maken, bekijken en bewerken U kunt een geselecteerd record gelijktijdig in tabelweergave en formulierweergave bekijken. Selecteer het record, kies vervolgens Weergave > Gedeelde weergave. In tabelweergave kunt u geen gekoppelde gegevensvelden of lijstveldtypen zien, zoals adres, e-mailadres, bestandenlijst, berichtenlijst en eenvoudige lijst. Zie ”Het werken met gekoppelde gegevensvelden.” op pagina 112 en ”Het werken met lijstvelden” op pagina 106.

Het instellen van de tekstgrootte in tabelweergave Voor het bekijken van records in tabelweergave kunt u de grootte van de tekst wijzigen. De tekstgrootte in tabelweergave wijzigt u als volgt: 1


2

Voor “Tabelweergavetekst” selecteert u Klein of Groot.

Het selecteren van records in tabelweergave Eén record in tabelweergave selecteren doet u als volgt: Klik op een rijnummer. Meerdere records in tabelweergave selecteren doet u als volgt: Klik op een rijnummer en Shift-klik vervolgens de laatste rij die u in de selectie wilt betrekken. Of Command-klik de afzonderlijke rijen die deel uitmaken van de selectie.

Het maken van records in tabelweergave U kunt records in tabelweergave of formulierweergave maken. Een record voor een bibliotheek of verzameling maken doet u als volgt: 1

76

Selecteer de bibliotheek of verzameling waaraan u een record wilt toevoegen.

Hoofdstuk 6 Het gebruik van tabelweergave

2

In tabelweergave kiest u Records > Nieuw Record. Of klik in de laatste lege rij en begin met typen. Onder aan het venster stijgt de recordteller.

3

Typ gegevens in de kolommen. Wanneer u gegevens in de laatste kolom intypt, maakt Bento een nieuw veld met de standaardnaam Veld 1.

4

Druk op Tab om naar het volgende veld in hetzelfde record te gaan. Druk op Shift-Tab om naar het vorige veld in hetzelfde record te gaan.

Bestaande records aan een andere verzameling binnen dezelfde bibliotheek toevoegen doet u als volgt: Selecteer de records, kies Bewerken > Voeg toe aan en kies vervolgens een verzameling uit de lijst. De geselecteerde records worden toegevoegd aan de verzameling die u in de lijst hebt gekozen.

Het bewerken van records in tabelweergave Een record bewerkt u als volgt: 1

Selecteer de bibliotheek of verzameling die het record bevat dat u wilt bewerken.

2

Dubbelklik op een veld (tabelcel). Druk op Tab om naar het volgende veld in hetzelfde record te gaan. Druk op Shift-Tab om naar het vorige veld in hetzelfde record te gaan. Gebruik Command-Return om een regeleinde in een tekstveld in te voegen. Tip Om een keuzeveld in tabelweergave te bewerken, klikt u in de rechterhoek van het veld voor het weergeven van het venstermenu.

Het kopiëren en plakken van gegevens in tabelweergave U kunt gegevens tussen Bento-records in dezelfde of andere bibliotheken kopiëren en plakken, evenals tussen Bento en spreadsheet-programma's als Numbers en Excel. Gegevens kopieert u als volgt: 1

Doe een van de volgende dingen: • Selecteer in Bento een of meerdere rijen met gegevens door op het rijnummer te klikken. Om aangrenzende rijen te selecteren, selecteert u één rij en houdt u de Shift-toets ingedrukt terwijl u de aangrenzende rijen selecteert. Houd de Command-toets ingedrukt om nietaangrenzende rijen te selecteren.


77

• Versleep een geselecteerd gegevensblok vanuit een spreadsheetprogramma naar Bento. Opmerking In uw spreadsheet-programma dient u mogelijk rijen van cellen naar kolommen of kolommen naar rijen om te schakelen, voordat u de gegevens kunt kopiëren. 2

Kies Bewerken > Kopiëren. Bento kopieert de geselecteerde gegevens naar het Klembord.

Gegevens plakt u als volgt: 1

Klik op een cel.

2

Kies Bewerken > Plakken. Bento maakt extra records en kolommen als dat nodig is. Opmerking Bij plakken in bestaande velden, plakt Bento zoveel mogelijk waarden. Als de gegevens die worden geplakt niet overeenkomen met het veldtype, geeft Bento u de keus om de gegevens niet te gebruiken of om het veldtype te wijzigen in Tekst.

Gegevens in nieuwe kolommen plakken doet u als volgt: 1

Klik op een cel in de lege kolom na de laatste kolom met gegevens.

2

Kies Bewerken > Plakken. Bento maakt nieuwe tekstvelden en extra records als het nodig is.

Het dupliceren van records in tabelweergave Een record snel toevoegen met dezelfde of soortgelijke gegevens als een bestaand record doet u als volgt: 1


2

Selecteer een of meerdere records en kies vervolgens Records > Record dupliceren. Als u een record in een verzameling hebt gedupliceerd, wordt het record in de bovenliggende bibliotheek gemaakt en weergegeven in de verzameling.

78


Het wissen van records in tabelweergave Records permanent uit een bibliotheek wissen doet u als volgt 1


2

Selecteer de records, en kies vervolgens Records > Geselecteerde records wissen of gebruik Command-Delete. Klik in het dialoogvenster op Wissen.

Records permanent uit een verzameling wissen doet u als volgt: 1


2

Selecteer de records, en kies vervolgens Records > Geselecteerde records wissen of gebruik Command-Delete. Als u in het dialoogvenster op Wissen klikt, worden de records permanent verwijderd uit zowel de bibliotheek als de verzameling. Als u op “Verwijder uit verzameling” klikt, worden de records alleen uit de verzameling verwijderd en niet uit de bibliotheek.

Het sorteren van records Records sorteert u als volgt: 1

Klik op

in de rechterhoek van een kolomhoofd.

2

Kies Oplopend sorteren of Aflopend sorteren. Als u op twee of meerdere velden wilt sorteren, sorteer dan eerst op het minst belangrijke veld en vervolgens op het belangrijkere veld of de belangrijkere velden. Om bijvoorbeeld records op achternaam en voornaam te sorteren, sorteert u eerst op het veld Voornaam en vervolgens op het veld Achternaam.

Het werken met velden en kolommen in tabelweergave Het maken van velden in tabelweergave Een veld maken in tabelweergave doet u als volgt: 1

Voor lege bibliotheken wordt het eerste veld automatisch gemaakt met de standaardnaam Nieuw Veld.

2

Dubbelklik op de kop van de kolom, typ een nieuwe naam voor het veld en druk vervolgens op Return.


79

3

Voer gegevens in het veld in. Bento maakt standaard een tekstveld. U kunt het veld in een ander type wijzigen. Zie ”Het wijzigen van het veldtype” op pagina 81.

4

Druk op Tab om een ander veld te maken, waarin u kunt doorgaan met typen in hetzelfde record.

5

Herhaal de stappen 2-4 om zoveel velden te maken als u wilt.

Het toevoegen van velden in tabelweergave Een veld voor of na een kolom toevoegen doet u als volgt: 1

Klik op


2

Kies Voeg veld toe voor of Voeg veld toe na. Er wordt voor of na de huidige kolom een nieuwe kolom ingevoegd met de standaard naam Veld 1.

3

Geef het veld een nieuwe naam.

Het werken met mediavelden in tabelweergave U kunt mediavelden in tabelweergave maken, bekijken en bewerken op dezelfde manier als andere veldtypen.

Druk op de spatiebalk om de geselecteerde mediavelden te bekijken.

Veldopties wijzigen Veldopties wijzigt u als volgt:

80

1

Klik op


2

Kies Veld bewerken.

3

Wijzig de veldnaam of stel de opties in.


Het dupliceren van velden Een veld dupliceert u als volgt: 1

Klik op


2

Kies Veld dupliceren.

Het wijzigen van het veldtype U kunt het type van sommige velden in een ander type wijzigen. Media, berekening, automatische teller, adresvelden en andere velden in een gedeelde database, kunnen niet in een ander type gewijzigd worden. Zie voor meer informatie ”Het wijzigen van een bestaand veld van het ene type in het andere” op pagina 105. Het veldtype wijzigt u als volgt: 1

Klik op


2

Kies Wijzig in en selecteer vervolgens een veldtype uit de lijst.

Het tonen en verbergen van kolommen Kolommen verbergt u als volgt: 1

Klik op


2

Kies Veld verbergen.

Het tonen of verbergen van kolommen door middel van het veldenvenster doet u als volgt: Selecteer in het veldenvenster het selectievakje van een veld om het veld in tabelweergave weer te geven. Deselecteer het selectievakje om het veld in tabelweergave te verbergen. Om meerdere velden tegelijk te selecteren, selecteert u één veld en Shift-klikt u dan op een ander veld om alle tussenliggende velden te selecteren. Om ze snel te wissen, drukt u op de spatiebalk. Wanneer u een veld in tabelweergave verbergt, worden het veld en de inhoud niet uit de bibliotheek of verzameling gewist.


81

Schakel selectievakjes in om velden weer te geven.

Tip Verberg het bibliotheken- en veldenvenster om meer gegevens weer te geven. Kies Weergave > Verberg bibliotheken- en veldenvenster.

Het wissen van velden in tabelweergave Een veld wissen in tabelweergave doet u als volgt: 1

Klik op


2

Kies Veld wissen.

3

Klik in het dialoogvenster op Wissen. De velden en hun inhoud worden permanent uit de bibliotheek verwijderd.

82


Het opnieuw rangschikken van kolommen Een kolom opnieuw rangschikken doet u als volgt: Sleep het kolomhoofd naar links of rechts, naar een nieuwe locatie. Versleep het kolomhoofd om de kolom te verplaatsen.

Het aanpassen van de grootte van kolommen De grootte van een kolom past u als volgt aan: 1

Sleep de hoek van een kolomhoofd tot de gewenste breedte. Sleep de hoek van het kolomhoofd om de grootte van de kolom aan te passen.

Het automatisch vullen van velden Bento laat u de inhoud in een of meerdere rijen gebruiken om automatisch records onder de geselecteerde velden toe te voegen of te vervangen. Velden automatisch vullen doet u als volgt: 1

Selecteer een of meerdere velden in een of meerdere records.

2

Sleep het opvulgereedschap om de waarden van de velden naar beneden te kopiëren zover als u sleept.

Opvulgereedschap

Het samenvatten van kolomgegevens De samenvattingsrij biedt een eenvoudige manier om basisbewerkingen op de gegevens in een tabel uit te voeren en de resultaten ervan weer te geven. De samenvattingsrij bevindt zich aan de onderkant van eenvoudige lijstvelden en aan de onderkant van gekoppelde gegevensvelden.


83

Om de samenvattingsrij te tonen of te verbergen, kiest u Weergave > Toon samenvattingsrij of Verberg samenvattingsrij. Of klik

.

Afhankelijk van het veldtype zijn de volgende samenvattingsfuncties beschikbaar. Naam

Doel

Som

Berekent het totaal van de waarden in het geselecteerde veld

Tellen

Vermeldt het aantal items die een entry in het geselecteerde veld hebben

Gemiddeld

Vermeldt het gemiddelde van de waarden in het geselecteerde veld

Minimum

Vermeldt de laagste waarde van de waarden in het geselecteerde veld

Maximum

Vermeldt de hoogste waarde van de waarden in het geselecteerde veld

U kunt de functie Tellen op ieder type veld gebruiken. U kunt de functies Som, Gemiddeld, Minimum en Maximum gebruiken op velden van het volgende type: Nummer, Valuta, Tijdsduur, Waardering, Automatische teller en Berekening (als het resultaat een getal, valuta of tijdsduur is). U kunt de functies Minimum en Maximum ook op de velden Datum en Tijd gebruiken. Een samenvatting voor een kolom berekenen doet u als volgt. Klik in de samenvattingsrij van de geselecteerde kolom en kies vervolgens de functie uit het pop-upmenu. De naam van de functie en de resultaten worden weergegeven in de samenvattingsrij.

Kies Som in de samenvattingsrij om het totaal van de weergegeven hoeveelheden in de kolom Budget te berekenen.

Wanneer u een zoekopdracht of Geavanceerd zoeken uitvoert, wordt de samenvatting opnieuw berekend op basis van de gevonden records.

84


Het gebruik van rasterweergave

7

In Bento kunt u werken met mediavelden (afbeeldingen, muziek en video's) en formulieren in een eenvoudig te gebruiken rasterformaat. Dit hoofdstuk beschrijft het werken met mediavelden en formulierminiaturen van een bibliotheek in rasterweergave, het tegelijkertijd bekijken van een record in raster- en formulierweergave, het filteren van rasterweergave-items, het instellen en wijzigen van labels van rasterweergave-items, het wijzigen van het weergaveformaat en het werken met bibliotheekmappen in rasterweergave.

Over rasterweergave In rasterweergave worden de mediavelden van elk record van een bibliotheek of verzameling weergegeven als miniaturen in rijen. Elke miniatuur is een rasterweergave-item. Als een bibliotheek of verzameling geen mediavelden bevat, geeft Bento miniaturen van de formulieren weer. Beweeg de cursor heen en weer over een rasterweergave-item om achtereenvolgens alle mediavelden binnen het rasterweergave-item te zien.

85

Mediavelden weergegeven in rasterweergave

Formulierminiaturen weergegeven in rasterweergave

Om naar rasterweergave te gaan, kiest u Weergave > Rasterweergave of klikt u op

.

Het tegelijkertijd bekijken van een raster en een formulier U kunt een geselecteerd record tegelijkertijd in formulierweergave en rasterweergave bekijken. Wanneer u in rasterweergave bent, selecteert u het record en kiest u Weergave > Gedeelde weergave of klikt u op

.

Wanneer u in formulierweergave bent, selecteert u het record en kiest u Weergave > Gedeelde weergave of klikt u op

.

Het weergeven van raster weergave-items Rasterweergave-items geeft u als volgt weer:

86

Klik op

om foto's, muziek, films en documenten weer te geven.

Klik op

om formulierminiaturen weer te geven.

Hoofdstuk 7 Het gebruik van rasterweergave

Het instellen van opties voor rasterweergave Labels voor rasterweergave-items instellen doet u als volgt: 1

Klik op

.

U kunt maximaal twee velden opgeven. 2

Klik op het pop-upmenu Titel en kies dan de velden. Opmerking Als u geen labels wilt weergeven, kies dan het liggend streepje in beide velden.

Het standaard mediaveld voor rasterweergave-items instellen doet u als volgt: 1

Klik op

.

2

Klik op de afbeelding in het venster Raster instellingen en kies dan een mediaveld.

Het wijzigen van het weergaveformaat van rasterweergaveitems Het weergaveformaat van rasterweergave-items wijzigt u als volgt: Verschuif de schuifbalk.

Het werken met bibliotheek mappen in rasterweergave Wanneer u een bibliotheek map selecteert, ziet u een rasterweergave van alle bibliotheken die zich in de map bevinden, samen met informatie over het aantal records en formulieren in elke bibliotheek. Beweeg de cursor heen en weer over een bibliotheek om achtereenvolgens alle formulieren te zien die deze bevat.


87

Bibliotheek map

Naar een specifiek formulier gaan doet u als volgt: 1

Beweeg de cursor over een rasterweergave-item, totdat u het formulier ziet dat u wilt hebben.

2

Control-klik en kies in het pop-upmenu Ga naar formulier.

Het standaardformulier voor rasterweergave-items instellen doet u als volgt:

88

1

Beweeg de cursor over een rasterweergave-item, totdat u het formulier ziet dat u wilt hebben.

2

Control-klik en kies in het pop-upmenu Standaardraster voor formulieren instellen.


Het gebruik van velden

8

Bento heeft een grote variatie van veldtypen om allerlei soorten informatie te bewaren die u in uw dagelijks leven gebruikt. In Bento kunt u uit veel verschillende veldtypen kiezen om zaken zoals namen, adressen, datums, tijden, tarieven, afbeeldingen, films, liedjes, locaties en bestandslijsten bij te houden. Dit hoofdstuk beschrijft het doel van de veldtypen, het maken en wijzigen van velden, het gebruik van het veldenvenster en het werken met de verschillende typen velden die Bento te bieden heeft.

Over velden Elke bibliotheek bevat een set met velden Elk veld bewaart een bepaald soort gegevens. In het record dat wordt weergegeven op de volgende pagina bevinden zich verscheidene velden. Het veld Projectnaam bevat bijvoorbeeld tekst. Zodra u een veld hebt gemaakt kunt u het in meerdere formulieren en tabellen gebruiken binnen dezelfde bibliotheek of verzameling. Wanneer u gegevens tussen bibliotheken of verzamelingen wilt koppelen, kunt u gekoppelde gegevensvelden gebruiken. Vanuit e-mail-, adres-, telefoonnummer-, IM-account, URL- en locatievelden kunt u taken uitvoeren, zoals het versturen van een e-mailbericht, het verkrijgen van routebeschrijvingen naar een adres, het weergeven van een telefoonnummer in een groter formaat of het vastleggen van een bepaalde locatie op het moment dat een record wordt aangemaakt of bewerkt.

89

Formulierweergave

Tabelweergave

Velden

Tekstveld

Datumveld Keuzeveld Valutaveld

Gekoppeld gegevensveld

Het telefoonnummer in groot formaat tonen

Veldtypen Dit zijn de veldtypen die u in Bento kunt maken:

90

Veldtype

Doel

Tekst

Bewaar alles wat u typt.*

Nummer

Bewaar numerieke gegevens, met opties voor opmaak.**

Keuze

Maak een pop-upmenu om een item uit een lijst te selecteren.

Selectievakje

Een aan/uit-keuzemogelijkheid aanbieden.

Media

Bewaar afbeeldings-, film-, geluids- en PDF-bestanden

Eenvoudige lijst

Bewaar gegevens van diverse gegevenstypen in een kolommenopmaak

Bestandenlijst

Bewaar en bekijk miniaturen van aliassen naar bestanden of mappen op uw computer.

Berichtenlijst

Geef e-mailberichten, notities en RSS-artikelen uit het Mac OS X Mailprogramma weer.

Gekoppelde gegevens

Bewaar één of meerdere records uit een andere bibliotheek of verzameling die gekoppeld zijn aan het huidige record.

Tijd

Kies en bewaar een tijdstip in uren, minuten en seconden.

Datum

Kies en bewaar een datum en tijdwaarde. Standaard wordt alleen de datum weergegeven, maar ook de tijd kan worden weergeven.

Tijdsduur

Bewaar een tijdshoeveelheid in weken, dagen, uren, minuten en seconden.

Hoofdstuk 8 Het gebruik van velden

Veldtype

Doel

Berekening

Geef het resultaat van een gedetailleerde berekening weer. Ondersteunde operators zijn optellen, aftrekken, vermenigvuldigen, delen en aaneenschakelen (het samenvoegen van twee of meer woorden of zinnen).

Valuta

Bewaar een geldbedrag en geef het weer als de geselecteerde valuta.

Automatische teller

Wijs een hoger nummer toe aan elk nieuw record.

Waardering

Stel de waardering van een item in door op de sterren in het veld te klikken.

Gecodeerd

Bescherm gevoelige of vertrouwelijke gegevens en verberg ze voor het zicht (gegevens worden als stippen weergegeven). Gecodeerde gegevens worden bewaard in uw Bento-database.

Locatie

Bewaar locatiegegevens (lengte- en breedtegraad) en geef een map van de locatie weer in een webbrowser. Locaties worden weergegeven in decimale graden of in graden, minuten en seconden. Waarden voor lengtegraad liggen tussen -90 en 90 graden. Positieve waarden geven lengtegraden in het noorden aan en negatieve waarden die in het zuiden. Waarden voor breedtegraad liggen tussen -180 en 180 graden (of 0 tot 360 graden). Positieve waarden geven breedtegraden in het oosten aan en negatieve waarden die in het westen.

Adres

Bewaar alle delen van een enkel adres.

Telefoonnummer

Bewaar een telefoonnummer inclusief het netnummer.

E-mailadres

Bewaar een e-mailadres.

URL

Bewaar het adres van een website, FTP-site of AFP-site.***

IM-account

Bewaar een IM-account en service naam. Opmerkingen: *Maximale tekstveldgrootte is ongeveer 2 GB. **Het grootste getal dat wordt ondersteund, is 263. ***Het URL-veld ondersteunt geen URL-waarden die Japanse karakters bevatten.

Zie voor een lijst van veldtypen waarin u gegevens kunt importeren ”Ondersteunde veldtypen voor import” op pagina 131.


91

Lijstvelden Wanneer u adres-, telefoonnummer-, e-mailadres-, URL- en IM-accountvelden maakt, maakt Bento een bijbehorend lijstveld dat u meerdere adressen, telefoonnummers, enzovoort per record laat weergeven. Wanneer u gegevens in één van deze enkelvoudige veldtypen invoert, geeft Bento dezelfde gegevens in het bijbehorende lijstveld weer. Voorbeeld: stelt u zich voor dat u een formulier hebt dat een huistelefoonnummer weergeeft in een telefoonnummerveld genaamd “Thuisnummer”. U voegt werken mobiele telefoonnummers toe aan twee andere telefoonnummervelden. Bento maakt een lijstveld en toont alle drie de telefoonnummers in dat lijstveld, maar het werken mobiele telefoonnummer worden niet toegevoegd aan het veld “Thuisnummer” dat u hebt aangemaakt. Formulier 1

Enkelvoudige telefoonnumme rvelden

Formulier 2

Telefoonnummerlijstveld gemaakt door Bento

Op formulier 1 voert u gegevens in enkelvoudige telefoonnummervelden in.

Op formulier 2 geeft Bento in het telefoonnummerlijstveld de gegevens weer die u hebt ingevoerd in de enkelvoudige telefoonnummervelden.

U kunt waarden die bewaard worden in gewone velden (bijvoorbeeld “Thuisnummer” in het boven getoonde formulier) importeren en exporteren, maar u kunt geen waarden importeren en exporteren die bewaard worden in de lijstvelden. U kunt waarden die bewaard worden in deze lijstvelden in formulierweergave bekijken, maar niet in tabelweergave.

Het maken van velden Volg onderstaande stappen om alle veldtypen te maken, behalve rekenvelden, bestandenlijstvelden, berichtenlijstvelden, gekoppelde gegevensvelden en locatievelden. Zie voor meer informatie over deze veldtypen ”Het maken van rekenvelden” op pagina 93, ”Het maken van Bestandenlijstvelden” op pagina 95, ”Het maken van berichtenlijstvelden” op pagina 96, ”Het maken van gekoppelde gegevensvelden” op pagina 98 en ”Het maken van locatievelden” op pagina 97.

92


Velden maakt u als volgt: 1

Kies Voeg in > Nieuw veld of druk op Control-N.

2

Kies een veldtype.

3

Geef het veld een naam. De naam moet uniek zijn in de bibliotheek.

4

Stel de opties van het veld in, als die er zijn.

5

Klik op “Maak en doorgaan” of druk op Command-Return.

6

Herhaal stappen 2 -5 om extra velden te maken.

7

Klik op Sluiten. De velden zijn toegevoegd aan het veldenvenster en het huidige formulier.

8

Gebruik het veldenvenster om velden toe te voegen of weer te geven.

Om

Doet u dit in het veldenvenster

Een veld aan een formulier toe te voegen in formulierweergave of gedeelde weergave

Sleep

Een veld als een kolom weer te geven in tabelweergave of gedeelde weergave.

Selecteer het selectievakje van een veld.

naar het formulier.

Opmerking In tabelweergave kunt u geen gekoppelde gegevensvelden of lijstveldtypen zien, zoals adres, e-mailadres, bestandenlijst, berichtenlijst en eenvoudige lijst.

Het maken van rekenvelden Een rekenveld maakt u als volgt: 1


2

Kies Berekeningen.

3

Klik op Doorgaan.

4

Geef het veld een naam.

5

Maak een formule voor uw berekening.

Voor het toevoegen van

Doet u dit

Een verwijzing naar een veld

Dubbelklik op de naam van een veld in de lijst Beschikbare velden.

Een mathematische of tekstoperator

Klik op een operatorknop of typ een operator in de formule.

De huidige datum

Klik op Vandaag om de huidige datum toe te voegen.

De huidige tijd

Klik op Nu om de huidige tijd toe te voegen.

Een vooringestelde waarde

Klik op Waarde en selecteer dan een waarde uit de lijst. Vervang de vooringestelde waarde door de waarde die u wilt.


93

6

Kies het juiste gegevenstype voor het resultaat dat u wilt en stel andere opties in.

Operatorknoppen De formule voor de berekening. In dit voorbeeld is het de waarde in Voornaam, een spatie en de waarde in Achternaam. Dit is wat u ziet in het rekenveld voor het huidige record.

7

Klik op Maak. Het nieuwe veld wordt toegevoegd aan het veldenvenster en het huidige formulier.

Tip Wanneer u niet bekend bent met het maken van berekeningen, klik dan op Toon voorbeelden om rekenvoorbeelden te bekijken en er mee te experimenteren. Het maken van een berekening in een eenvoudig lijstveld, doet u als volgt:

94

1

Klik op het pop-upmenu in een kolomhoofd.

2

Kies Wijzig in > Berekening

3

Kies Kolomnaam bewerken om het berekeningsdialoogvenster te openen.

4

Maak een formule voor uw berekening zoals beschreven in de stappen 5 en 6 van de procedure hierboven.


Het maken van Bestandenlijstvelden Gebruik een bestandenlijstveld om een lijst van aliassen naar bestanden of mappen op uw computer te bewaren. Elke alias bevat een pad naar een specifiek bestand of specifieke map op een specifieke locatie op uw harde schijf. Het bewaren van een bestandsalias maakt een verbinding of koppeling naar het originele bestand op uw computer. Het verplaatsen, hernoemen of wissen van het bestand verbreekt de verbinding naar dit bestand. (Om de verbinding te herstellen, moet u de bestandsalias weer aan het veld toevoegen.) Bestanden waarnaar verwezen wordt door een alias worden wel meegenomen bij het exporteren van een sjabloon met gegevens, maar niet bij het maken van een reservekopie of het herstellen hiervan. U kunt bestanden of programma's die zich in de velden met bestandenlijst bevinden snel openen. U kunt bijvoorbeeld een alias bewaren die verwijst naar een PDFbestand van de CV van een toekomstige werknemer. Wanneer u dubbelklikt op het PDF-pictogram, wordt het document geopend in het op uw systeem als standaard ingestelde programma voor het weergeven van PDF-bestanden. Het maken van een bestandenlijstveld en bestanden eraan toevoegen, doet u als volgt: 1


2

Kies Bestandenlijst.

3


4

Klik op Maak. Het nieuwe veld wordt toegevoegd aan het veldenvenster en het huidige formulier. Tip U kunt bestandenlijstvelden in formulierweergave bekijken, maar niet in tabelweergave. Kies Weergave > Gedeelde weergave, zodat als u in tabelweergave werkt, u ook bestandenlijstvelden kunt zien in formulierweergave.

5

In de linkerbenedenhoek van de tabel van het bestandenlijstveld, klikt u op of kiest u Voeg in > Bestand.

6

Ga in het dialoogvenster Open naar het bestand dat u wilt toevoegen in het bestandenlijstveld en klik dan op Selecteer. U kunt ook de bestanden vanuit de Finder naar het bestandenlijstveld slepen.


95

7

Om een bestand in een veld te openen, klikt u op en kiest u Open, of u dubbelklikt op het bestandsminiatuur of de rij in het veld. • Mappen worden niet meegenomen wanneer u een sjabloon met gegevens exporteert. • U kunt bestanden die opgeslagen zijn in de bestandenlijstvelden vooraf bekijken met Snelle weergave. Zie ”Het vooraf bekijken van bestanden met Snelle weergave” op pagina 108. Zie ook ”Het werken met bestanden die bewaard worden in bestandenlijstvelden en berichtenlijstvelden” op pagina 107. • Wanneer u records exporteert met een sjabloon dat gegevens bevat, worden de bestanden waarnaar verwezen wordt in aliassen ook geëxporteerd. Zie voor meer informatie ”Het exporteren vanuit een bibliotheek, verzameling of slimme verzameling” op pagina 133.

Het maken van berichtenlijstvelden Gebruik een berichtenlijstveld om aliassen naar berichten, notities en RSS-artikelen van Mac OS X Mail die relevant zijn voor een specifiek record te bewaren. U kunt bijvoorbeeld een logboek of correspondentie bijhouden die gekoppeld is aan een project of gebeurtenis. Opmerking Omdat het berichtenlijstveld aliassen naar berichten bewaart, wordt wanneer u een bericht uit Mac OS X Mail wist, dit ook gewist uit het berichtenlijstveld. Een berichtenlijstveld maakt u als volgt: 1


2

Kies Berichtenlijst.

3


4

Klik op Maak. Het nieuwe veld wordt toegevoegd aan het veldenvenster en het huidige formulier. Opmerking U kunt berichtenlijstvelden in formulierweergave bekijken, maar niet in tabelweergave.

5

Voeg Mac OS X Mail-items (berichten, notities en RSS-artikelen) toe aan het veld. Zie ”Het toevoegen van Mac OS X Mail-items aan een berichtenlijstveld” op pagina 107.

96


Het maken van locatievelden In een bibliotheek zoals een Vakantie logboek of een logboek voor Klantenbezoek kunt u een locatieveld gebruiken voor het bepalen van uw locatie (lengte- en breedtegraad) en voor het weergeven van een kaart van de locatie in uw webbrowser. Wanneer u een verbinding heeft met een draadloos netwerk en Mac OS X 10.6 heeft geïnstalleerd, dan kunt u een locatieveld zodanig instellen dat de informatie automatisch wordt vastgelegd. Een locatieveld maakt u als volgt: 1


2

Kies locatie.

3


4

Selecteer een opmaak: Decimale graden of Graden, minuten & seconden. Een voorbeeld van een locatie in decimale graden-opmaak:  37.406300N, 121.983400 W Een voorbeeld van een locatie in graden, minuten & seconden-opmaak:  3724’ 23” N, 12159’0” W Zie voor meer informatie over lengte- en breedtegraadwaarden ”Veldtypen” op pagina 90.

5

Selecteer “locatie automatisch invoeren” om uw huidige locatie vast te leggen wanneer een record bewerkt of aangemaakt wordt (vereist een verbinding met een draadloos netwerk en Mac OS X 10.6 geïnstalleerd). Kies “Wanneer het record bewerkt wordt” of “Wanneer het record aangemaakt wordt.”

6

Klik op Maak. Wanneer u eerder de locatievoorzieningen in systeemvoorkeuren uitgeschakeld hebt, geeft Bento een dialoogvenster weer waarin uw toestemming gevraagd wordt om de huidige locatiegegevens te gebruiken. Klik op OK. Het nieuwe veld wordt toegevoegd aan het veldenvenster en het huidige formulier.


97

Het maken van gekoppelde gegevensvelden Gebruik een gekoppeld gegevensveld om één of meer records weer te geven van een bibliotheek of verzameling die gekoppeld zijn aan de records die u bekijkt. Voorbeeld: als u de Projectenbibliotheek gebruikt om een triathlon te plannen en een lijst met leveranciers op een formulier wilt weergeven, kunt u een gekoppeld gegevensveld maken om de leveranciers weer te geven die u ingehuurd hebt om de apparatuur en de catering te leveren. Deze records komen uit de verzameling Leveranciers in de Adresboekbibliotheek. Wanneer u een nieuw record toevoegt aan het gekoppelde gegevensveld, wordt het record daar weergegeven, maar wordt het opgeslagen in de verzameling Leveranciers en in het Adresboekprogramma. U kunt een gekoppeld gegevensveld maken door gebruik te maken van de hieronder aangegeven menuopdrachten of door een bibliotheek of verzameling naar een formulier te slepen (zie ”Het maken van gekoppelde gegevensvelden door middel van het slepen van records” op pagina 101). U kunt gekoppelde gegevensvelden in formulierweergave bekijken, maar niet in tabelweergave. Een gekoppeld gegevensveld maakt u als volgt: 1

Selecteer de bibliotheek of verzameling waaraan u een gekoppeld gegevensveld wilt toevoegen.

2


3

Kies Gekoppelde gegevens.

4


5

Kies de gegevensbron uit de lijst. De gegevensbron kan een bibliotheek, een verzameling of een Slimme verzameling zijn. Wanneer u een bibliotheek selecteert, kunt u elk record uit de bibliotheek aan het gekoppelde gegevensveld toevoegen. Wanneer u een verzameling selecteert, kunt u alleen records uit die verzameling aan het gekoppelde gegevensveld toevoegen.

98


6

Klik op Maak. Het nieuwe veld wordt toegevoegd aan de Veldenlijst en het huidige formulier.

Sleep hierheen om het aantekeningengedeelte te tonen of te verbergen.

Gekoppeld gegevensveld

Toon of verberg de samenvattingsrij. Ga naar het geselecteerde record in zijn bronbibliotheek of verzameling.

Gekoppelde records in een rasteschaker bekijken.

Schakel tussen velden die vermeld zijn in het verldenvenster (de gegevensbron of bibliotheek).

7

Klik op om in het gekoppelde gegevensveld over te schakelen naar rasterweergave.

8

Klik op om records weer te geven uit de gegevensbron die u hebt opgegeven in stap 5. Selecteer de records die u aan het gekoppelde gegevensveld wilt toevoegen en klik vervolgens op Wijzigingen bewaren.


99

• Klik op

om een record toe te voegen. Indien de gegevensbron een

slimme verzameling is, wordt uitgeschakeld, aangezien u geen records aan een slimme verzameling kunt toevoegen. • Klik op om het record uit het gekoppelde gegevensveld te wissen. Het record blijft bewaard in de gegevensbron (de bibliotheek of verzameling) waarop het gekoppelde gegevensveld is gebaseerd. • Indien u een bibliotheek of verzameling waarop een gekoppeld gegevensveld is gebaseerd wist, wordt het gekoppelde gegevensveld ook gewist. • Indien een record dat verschijnt in een gekoppeld gegevensveld wordt gewist uit zijn gegevensbron, wordt het record ook gewist uit andere gekoppelde gegevensvelden waarin het verschijnt. • Klik op om de gegevens in een gekoppeld gegevensveld te wijzigen. Er wordt een venster geopend met records uit de gekoppelde bibliotheek of verzameling. Alle records die al gekoppeld zijn aan het huidige record zijn geselecteerd en gemarkeerd. Om meer gekoppelde records toe te voegen, selecteert u de records in het venster en klikt u op Wijzigingen bewaren. Om records te wissen, selecteert u de records in het venster en klikt u op Wijzigingen bewaren. Records worden alleen gewist uit het gekoppeld gegevensveld; ze blijven bewaard in de gegevensbron.

100


Het maken van gekoppelde gegevensvelden door middel van het slepen van records Een andere manier om een gekoppeld gegevensveld te maken, is door te beginnen met een record of records die u aan een andere bibliotheek of verzameling wilt koppelen (hierin wilt weergeven). De afbeelding hieronder laat u zien hoe u gekoppelde Projectenrecords in de verzameling Verkopers kunt weergeven. Selecteer en sleep eerst de records uit de Projectenbibliotheek die u wilt koppelen aan een of meer verkopers.

Selecteer vervolgens het/de record(s) van de verkoper(s) waaraan u de Projectenrecords wilt koppelen.

Het nieuwe gekoppelde gegevensveld met records op een formulier in de verzameling Verkopers.

Het maken van gekoppelde gegevensvelden door middel van het slepen van records, doet u als volgt: 1

Open de bibliotheek of verzameling met de records die u aan een andere bibliotheek of verzameling wilt koppelen. (Open bijvoorbeeld de Projectenbibliotheek.)

2

Schakel over naar tabelweegave.

3

Selecteer het/de record(s) die u aan een andere bibliotheek of verzameling wilt koppelen. (Wanneer u bijvoorbeeld projectrecords aan de verzameling Verkopers wilt koppelen, selecteert u die records in de Projectenbibliotheek.)


101

4

Sleep de geselecteerde records naar de bibliotheek of verzameling in het bibliothekenvenster waaraan u de records wilt koppelen. (Sleep bijvoorbeeld de geselecteerde Projectenrecords naar de verzameling Verkopers in het bibliothekenvenster.)

5

Indien er al een relatie tussen de twee bibliotheken bestaat, ga dan verder met stap 6. Indien er nog geen relatie tussen de twee bibliotheken bestaat, vraagt Bento of u een gekoppeld gegevensveld wilt maken. Klik op “Records kiezen.” Klik op “Records kiezen.”

6

In het venster van de bibliotheek of verzameling waarin u de records hebt gesleept (in stap 4), selecteert u de records waaraan u wilt koppelen. (Selecteer bijvoorbeeld de verkoper(s) die u aan de geselecteerde projecten wilt koppelen.)

7

Klik op Toevoegen aan Record. Bento maakt een nieuw gekoppeld gegevensveld in de bibliotheek of verzameling waar u de records naar toe gesleept hebt in stap 4. (Er wordt bijvoorbeeld een gekoppeld gegevensveld met de naam Projecten in de verzameling Verkopers gemaakt.)

8

Sleep het nieuwe gekoppeld gegevensveld van de veldenlijst naar het formulier in de bibliotheek of verzameling waar u de records in stap 4 naar toe gesleept hebt (bijvoorbeeld, de verzameling Verkopers).

Het gebruik van de Adresboek-, iCal- of iPhoto-bibliotheek als gegevensbron U kunt gekoppelde gegevensvelden maken, die records weergeven uit de Adresboekbibliotheek of een verzameling in de Adresboekbibliotheek. Wanneer u Adresboekrecords aan het gekoppelde gegevensveld toevoegt en wijzigingen aanbrengt in de records, dan werkt u de gegevens in het Adresboekprogramma bij. Wanneer u een contactrecord uit het Adresboekprogramma wist, wordt het ook verwijderd uit elk gekoppeld gegevensveld waarin het verscheen in Bento. U kunt een gekoppeld gegevensveld maken dat records weergeeft uit de Bento iCalgebeurtenissen en iCal-opdrachten bibliotheken. Als u een iCal-gebeurtenissen of iCal-opdrachtenrecord in een gekoppeld gegevensveld wijzigt, werkt u de gegevens bij in het iCal-programma. Wanneer u een gebeurtenis- of taakrecord uit het iCal-programma wist, wordt het ook verwijderd uit elk gekoppeld gegevensveld waarin het verscheen in Bento. U kunt gekoppelde gegevensvelden maken, die records weergeven uit de Bento iPhoto-bibliotheek of een verzameling in de iPhoto-bibliotheek. Wanneer u een record uit het iPhoto-programma wist, wordt het ook verwijderd uit elk gekoppeld gegevensveld waarin het verscheen in Bento.

102


Het navigeren naar gekoppelde records Het navigeren tussen gekoppelde records doet u als volgt: 1

Klik op een record.

2

Klik op om naar het record in diens bibliotheek of verzameling te gaan en de details van het record te bekijken. U kunt het record waarnaartoe u bent genavigeerd bewerken.

3

Wanneer u navigeert tussen records in verschillende gekoppelde gegevensvelden, kunt u snel terugkeren naar het vorige bekeken gekoppelde . record door in de navigatiebalk te klikken op Maar wanneer u een item selecteert in het bibliothekenvenster, stopt Bento met . het bijhouden van de gekoppelde records die u hebt bekeken en verdwijnt

Het gebruik van het veldenvenster Het veldenvenster geeft een alfabetische lijst weer van de velden die beschikbaar zijn voor de geselecteerde bibliotheek of verzameling. Gebruik het veldenvenster om de velden te selecteren die u wilt toevoegen aan het huidige formulier (in formulierweergave) of om ze als kolommen weer te geven (in tabelweergave). In gedeelde weergave geeft het veldenvenster de velden aan die kunnen worden toegevoegd aan het huidige formulier of die kunnen worden weergegeven in tabelweergave.


103

In tabelweergave

In formulierweergave

Het veld werd niet aan het huidige formulier toegevoegd.

Het veld wordt niet weergegeven in tabelweergave.

Adressubvelden kunnen niet afzonderlijk aan het formulier worden toegevoegd.

Het veld wordt weergegeven in tabelweergave.

Het veld werd aan het huidige formulier toegevoegd.

Het lijstveld heeft geen selectievakje, omdat het niet kan worden weergegeven in tabelweergave.

In het veldenvenster kunt u: • een veld maken door te klikken op • een veld met

naar een formulier slepen

• een selectievakje van een veld selecteren om het veld in de tabelweergave weer te geven • dubbelklikken op veldnamen om namen en instellingen te wijzigen. Indien een veld vergrendeld is, kunt u de naam of instellingen ervan niet wijzigen omdat ze worden gedeeld met Adresboek, iCal of iPhoto, of omdat ze gereserveerd zijn door Bento. • een veld dupliceren door op

104


te klikken en Dupliceren te kiezen

• een veld en de gegevens erin wissen door te klikken op . Wanneer u een veld wist, wordt het uit de bibliotheek gewist en uit de verzamelingen en de gekoppelde gegevensvelden die er gebruik van maken. U kunt geen velden wissen die worden gebruikt voor het weergeven van gegevens uit Adresboek, iCal, iPhoto of die vergrendeld zijn. Opmerking In het veldenvenster in tabelweergave bevindt zich geen selectievakje naast de gekoppelde gegevensvelden of de lijstveldtypen (adres, emailadres, telefoonnummer, IM-account, URL, bestandenlijst, berichtenlijst en eenvoudige lijst), omdat deze velden niet kunnen worden weergegeven in tabelweergave.

Het wijzigen van een bestaand veld van het ene type in het andere U kunt het type van een aantal velden wijzigen in een ander type. Automatische teller-, gecodeerde, locatie- en adresvelden, maar ook velden in een gedeelde database kunnen niet in een ander type gewijzigd worden. De informatie in de onderstaande tabel geldt ook voor het wijzigen van het gegevenstype van kolommen in eenvoudige lijstvelden en van kolommen in het notitiegedeelte van gekoppelde gegevensvelden. Converteren van:

Converteren naar: Tekst

Nummer

•

Tekst

Keuze

Selectievakje

•

•

•

•

Nummer

•

Keuze

•

•

Selectievakje

•

•

Tijd

•

•

Datum

•

•

Tijdsduur

•

•

Valuta

•

•

•

Waardering

•

•

•

Telefoonnummer

•

E-mailadres

•

URL

•

IM-account

•

•

Tijd

• •

Datum

• •

Tijdsduur

• •

Valuta

Waardering

Telefoon

•

•

•

•

•

•

•

•

•

Andere lijstvelden

• •

•


105

Een bestaand veld van het ene type in het andere wijzigen doet u als volgt: 1

Selecteer een kolomnaam in tabelweergave.

2

Klik op

3

Kies Wijzig in en selecteer vervolgens een veldtype uit de lijst.


Het werken met lijstvelden Sommige lijstveldtypen (adres, telefoonnummer, e-mailadres, URL en IM-account) hebben een pop-upmenu van waaruit u snel handelingen kunt uitvoeren, zoals het weergeven van het geselecteerde telefoonnummer in een groot formaat, het verkrijgen van routebeschrijvingen naar of vanuit het geselecteerde adres en het weergeven van een kaart voor het geselecteerde adres.

Het versturen van e-mails In formulieren tabelweergavekunt u snel e-mails versturen aan uw familie, vrienden of collega's. Een e-mail versturen in formulierweergave doet u als volgt: 1


2

Klik op Als u

naast het e-mailadresveld. ziet, is het e-mailadres ongeldig.

3

De standaard e-mailtoepassing opent en toont een leeg e-mailbericht, geadresseerd aan de naam in het e-mailadresveld.

4

Typ het bericht en verstuur het.

Een e-mail versturen in tabelweergave doet u als volgt: 1

Selecteer één of meer e-mailadresvelden. U kunt elk veldenblok selecteren om snel meerdere e-mailadresvelden te selecteren.

106

2

Kies Bewerken > Geselecteerd adres e-mailen of druk op Shift-Command-M.

3

Het standaard e-mailprogramma opent en geeft een leeg e-mailbericht weer, geadresseerd aan de naam of namen in de/het geselecteerde emailadresveld(en).

4

Typ het bericht en verstuur het.


Het toevoegen van Mac OS X Mail-items aan een berichtenlijstveld In berichtenlijstvelden kunt u aliassen naar Mac OS X Mail-berichten, notities en RSSartikelen bewaren die relevant zijn voor een specifiek record. Zie voor aanwijzingen met betrekking tot het maken van berichtenlijstvelden ”Het maken van berichtenlijstvelden” op pagina 96. Opmerking Door het bewaren van een alias in Bento, bewaart u geen e-mailbericht in Bento; het verwijst simpelweg naar een bericht in Mail. Door het bericht uit Mail te wissen, wist u het bericht ook uit Bento. Een bericht, notitie of RSS-artikel uit Mac OS X Mail toevoegen aan een berichtenlijstveld doet u als volgt: 1


2

Klik op in de linkerbenedenhoek van het berichtenlijstveld om het Mac OS X Mail-programma te openen.

3

Selecteer in Mac OS X Mail een map die berichten, notities of RSS-artikelen bevat.

4

Sleep één of meerdere items naar het berichtenlijstveld. Tip Klik op om de velden in het berichtenlijstveld te tonen in het veldenvenster. Om de items in Mac OS X Mail te openen, raadpleegt u “Het werken met bestanden die bewaard worden in bestandenlijstvelden en berichtenlijstvelden”.

Het werken met bestanden die bewaard worden in bestandenlijstvelden en berichtenlijstvelden Wanneer u door records bladert, kunt u snel bestanden of programma's openen die opgeslagen zijn in bestandenlijstvelden en Mac OS X Mail-berichten, -notities en RSSartikelen openen die bewaard worden in berichtenlijstvelden. Bestanden open die in een bestandenlijstveld of berichtenlijstveld bewaard worden doet u als volgt: 1


2

Selecteer één of meerdere items in het bestandenlijstveld of het berichtenlijstveld. Druk op de Command-toets terwijl u klikt om nietaangrenzende items te selecteren.

3

Klik op en kies Open (bestandenlijst) of dubbelklik op de items die u wilt openen.


(berichtenlijst), of

107

4

Het programma dat geassocieerd wordt met elk item, start en geeft de inhoud van de items weer. Wanneer u bijvoorbeeld dubbelklikt op een PDF-bestand en een QuickTimefilmbestand, zullen Mac OS X Preview en QuickTime Player starten en respectievelijk het PDF-bestand en het QuickTime-filmbestand weergeven. Wanneer u dubbelklikt op een e-mailbericht, notitie of RSS-artikel, wordt het Mac OS X Mail-programma gestart dat het Mac OS X Mail-item weergeeft.

Bestanden die bewaard worden in een bestandenlijstveld bekijken doet u als volgt: 1

Klik op

om de items in een tabel weer te geven.

2

Klik op

om terug te gaan naar de rasterweergave.

Klik op

om de weergavegrootte van items in rasterweergave te wijzigen.

Het e-mailen van een bestand uit een bestandenlijstveld doet u als volgt: 1

Selecteer in het bestandenlijstveld een of meer bestanden die u wilt emailen.

2

Klik op Mail.”

, linksonder in het bestandenlijstveld en klik dan “Verstuur via

Het Mac OS X Mail-programma wordt geopend. 3

Voer de namen van de geadresseerden in, wijzig eventueel het onderwerp en bericht en klik dan op Verstuur.

Het vooraf bekijken van bestanden met Snelle weergave Met Snelle weergave kunt u snel de inhoud van een item in een bestandenlijstveld of berichtenlijstveld bekijken zonder het te openen. Een bestand vooraf bekijken doet u als volgt:

108

1


2

Selecteer één of meerdere items in een bestandenlijstveld of berichtenlijstveld.


3

Klik op spatiebalk.

en kies Snelle weergave bestandsnaam of druk op de

De inhoud die u ziet is afhankelijk van het bestandstype. Indien het een afbeelding is, ziet u een kleinere versie. Indien het een tekstbestand is, kunt u de tekst lezen en scrollen om meer te zien. Wanneer u meerdere items hebt geselecteerd, kunt u de pijltjestoetsen of de knoppen onder aan het venster Snelle weergave gebruiken om van het ene item naar het andere te gaan.

Het werken met eenvoudige lijstvelden U werkt in een eenvoudig lijstveld met kolommen en rijen, grotendeels op dezelfde manier als in tabelweergave. Dit gedeelte legt u uit wat u allemaal met eenvoudige lijstvelden kunt doen. Zie voor meer informatie over het werken met kolommen ”Het werken met velden en kolommen in tabelweergave” op pagina 79. U kunt een eenvoudig lijstveld naar een formulier slepen en beginnen met het invoeren van gegevens die relevant zijn voor het record. Bento maakt standaard een tekstkolom aan, maar u kunt het kolomtype ook wijzigen. U kunt in eenvoudige lijstvelden op dezelfde manier met mediagegevens werken als in mediavelden. Zie voor meer informatie ”Het werken met mediavelden” op pagina 114. U kunt in eenvoudige lijstvelden ook berekeningen maken, weergeven en bewerken. Zie voor meer informatie ”Het maken van rekenvelden” op pagina 93. Het toevoegen van gegevens aan een eenvoudig lijstveld doet u als volgt: 1

Klik in een veld van de kolom waaraan u gegevens wilt toevoegen en typ in het veld.

2

Druk op Tab om een andere kolom te maken, waarin u kunt doorgaan met typen in hetzelfde record.

Opmerking U kunt ook gegevens uit tabelweergave of een spreadsheetbestand kopiëren naar en plakken in eenvoudige lijstvelden. Een kolom toevoegen aan een eenvoudig lijstveld doet u als volgt: Klik op in de rechterhoek van een kolomhoofd en kies Voeg kolom toe voor of Voeg kolom toe na. Voer een nieuwe naam in voor de kolom en druk vervolgens op Return of Tab.


109

Het wijzigen van de kolomnaam in een eenvoudig lijstveld doet u als volgt: Doe een van het volgende: • Dubbelklik op de kolomnaam, typ een nieuwe naam en druk dan op Return of Tab. • Klik op in de rechterhoek van een kolomhoofd, kies Kolomnaam bewerken en wijzig de kolomnaam in het dialoogvenster. Daar kunt u ook aangeven of u wilt dat Bento automatisch de tekst aanvult terwijl u in het veld typt. Het wijzigen van een kolom van het ene gegevenstype naar het andere doet u als volgt: 1

Klik op


2

Kies Wijzig in en selecteer vervolgens een gegevenstype uit de lijst.

Opmerking Niet alle gegevenstypen kunnen gewijzigd worden. Zie voor meer informatie ”Het wijzigen van een bestaand veld van het ene type in het andere” op pagina 105. Een kolom uit een eenvoudig lijstveld wissen doet u als volgt: Klik op

in de rechterhoek van een kolomhoofd en kies dan Kolom wissen.

Het weergeven of verbergen van kolommen in een eenvoudig lijstveld doet u als volgt: 1

Klik op

in de linkerbenedenhoek van het eenvoudig lijstveld.

2

Selecteer het selectievakje naast de kolomnaam om een kolom in het veldenvenster weer te geven.

Een kolom kunt u op de volgende manieren wijzigen: • Klik op in de rechterhoek van een kolomhoofd en kies dan Kolom verbergen. • Klik op in de linkerbenedenhoek van het eenvoudig lijstveld. Schakel vervolgens in het veldenvenster het selectievakje naast de kolomnaam uit.

110


Het weergeven of verbergen van de samenvattingsrij in een eenvoudig lijstveld doet u als volgt: Doe een van het volgende: • Kies Weergave > Toon samenvattingsrij of Verberg samenvattingsrij. • Klik op

in de linkerbenedenhoek van het eenvoudig lijstveld.

Zie voor meer informatie over de samenvattingsrij ”Het samenvatten van kolomgegevens” op pagina 83. Het schakelen tussen de weergaven in het veldenvenster doet u als volgt: Klik op in de linkerbenedenhoek van een eenvoudig lijstveld om te schakelen tussen weergave van kolommen in het eenvoudig lijstveld en velden in de bibliotheek in het veldenvenster.

Het veldenvenster geeft kolommen in het eenvoudig lijstveld weer

Klik om te schakelen tussen de weergaven in het veldenvenster.

Het veldenvenster geeft velden in de bibliotheek weer


111

Het werken met gekoppelde gegevensvelden. In een gekoppeld gegevensveld kunt u informatie over records bewaren die relevant is voor de gegevensbron maar die niet gekoppeld is aan de gegevensbron. Deze informatie wordt opgeslagen in een apart gedeelte van het gekoppelde gegevensveld genaamd aantekeningen. Stel dat u een Receptenbibliotheek hebt die een gekoppeld gegevensveld heeft dat is gekoppeld aan de Ingrediëntenbibliotheek. In dit geval kunt u informatie zoals de benodigde hoeveelheid van elk ingrediënt in een recept bewaren in het notitiegedeelte van het gekoppelde gegevensveld van Ingrediënten. In andere velden in het notitiegedeelte kunt u details toevoegen over het bereiden van het ingrediënt of de naam van de winkel waar u het hebt gekocht. De informatie in de aantekeningenvelden wordt niet opgeslagen in de Ingrediëntenbibliotheek. Aantekeningenvelden

Gekoppelde records uit de Ingrediëntenbibliotheek

Klik om records weer te geven in rasterweergave.

U kunt berekeningen maken, weergeven en bewerken in het aantekeningengedeelte. Zie voor meer informatie ”Het maken van rekenvelden” op pagina 93. Het aantekeningengedeelte geeft u als volgt weer: Plaats de cursor op de rechterrand van een gekoppeld gegevensveld. Wanneer de , sleept u deze naar links. U ziet het aantekeningengedeelte cursor verandert in met de eerste aantekeningenkolom (met de naam Nieuwe kolom) al voor u aangemaakt. Voor een nieuwe naam in voor de kolom en druk vervolgens op Return of Tab. Een kolom aan het aantekeningengedeelte toevoegen doet u als volgt: Klik op in de rechterhoek van een kolomhoofd en kies Kolom toevoegen voor of Kolom toevoegen na. Voer een nieuwe naam in voor de kolom en druk vervolgens op Return of Tab.

112


De naam van een kolom in het aantekeningengedeelte wijzigt u als volgt: Doe een van het volgende: • Dubbelklik op de kolomnaam, typ een nieuwe naam en druk dan op Return of Tab. • Klik op in de rechterhoek van een kolomhoofd, kies Kolomnaam bewerken en wijzig de kolomnaam in het dialoogvenster. Daar kunt u ook aangeven of u wilt dat Bento automatisch de tekst aanvult terwijl u in het veld typt. Het wijzigen van een kolom van het ene gegevenstype naar het andere doet u als volgt: 1

Klik op


2

Kies Wijzig in en selecteer vervolgens een gegevenstype uit de lijst.

Opmerking Niet alle gegevenstypen kunnen gewijzigd worden. Zie voor meer informatie ”Het wijzigen van een bestaand veld van het ene type in het andere” op pagina 105. Het tonen of verbergen van de samenvattingsrij doet u als volgt: Doe een van het volgende: • Kies Weergave > Toon samenvattingsrij of Verberg samenvattingsrij. • Klik op

.

Zie voor meer informatie over de samenvattingsrij ”Het samenvatten van kolomgegevens” op pagina 83. Het wissen van een kolom in het aantekeningengedeelte doet u als volgt: Klik op

in de rechterhoek van een kolomhoofd en kies vervolgens Kolom wissen.

Records in gekoppelde gegevensvelden sorteren doet u als volgt: Klik op het pop-upmenu boven aan een kolom en kies vervolgens Oplopend sorteren of Aflopend sorteren. Gekoppelde gegevensrecords in rasterformaat weergeven doet u als volgt: Klik op

om de records weer te geven in een raster.


113

Labels voor rasterweergave items instellen doet u als volgt in: 1

Klik in rasterweergave op

.

2

Klik op het pop-upmenu Titel en kies maximaal twee velden. Alle veldgegevens worden weergegeven als een label voor de rasterweergaveitems. Kies het liggend streepje voor het veld als u geen label wilt weergeven.

Het werken met mediavelden U kunt vele typen geluids-, afbeeldings- en filmbestanden aan een mediaveld toevoegen, waaronder JPEG-, QuickTime- en MP3-bestanden. Wanneer u een geluidsbestand toevoegt dat u hebt gekocht in de iTunes Store, moet u misschien de accountnaam en het wachtwoord invoeren voor de account die is gebruikt om het geluidsbestand aan te schaffen. Opmerking U kunt geen filmbestanden die u hebt gekocht in de iTunes Store toevoegen. Tip Gebruik een afbeeldingsvak wanneer u een afbeelding, zoals een logo of briefhoofd, op elk record in uw formulier wilt weergeven. Zie voor meer informatie over afbeeldingsvakken ”Het toevoegen van afbeeldingskaders” op pagina 73.

Het maken van foto's Wanneer uw computer uitgerust is met een iSight-camera, kunt u daarmee foto's maken om te gebruiken in uw formulieren. Een foto maakt u als volgt: 1

Klik op een leeg mediaveld. Zie voor informatie over het maken van een mediaveld ”Het maken van velden” op pagina 92.

2

Klik op

.

3

Klik in het venster op

4

Optioneel: Klik op

en wacht totdat de afbeelding verschijnt. en selecteer een special effect om op de foto toe te

passen. 5

Klik op Instellen om de afbeelding te bewaren en te laden in het mediaveld.

Tip Om een reservekopie te maken van een foto moet u deze exporteren. Zie voor meer informatie ”Het exporteren van afbeeldingen” op pagina 116.

114


Het toevoegen van mediabestanden U kunt geluids-, afbeeldings- (foto's, tekeningen, etc.) en filmbestanden aan mediavelden toevoegen. Afbeeldingsbestanden zijn onder andere afbeeldingen van het internet of andere programma's, zoals iPhoto. Een mediabestand voegt u als volgt toe: 1

Klik in het mediaveld.

2

Sleep een mediabestand uit de Finder, iPhoto of iTunes naar het mediaveld of klik op

om een bestand te kiezen.

Wanneer u een mediabestand toevoegt, kopieert Bento het naar het bestand bento.bentodb, behalve bij iTunes-bestanden. Wanneer u een iTunes-bestand aan een mediaveld toevoegt, maakt Bento een alias voor het bestand. Als u het mediabestand niet wilt kopiëren in Bento, houdt u de Option toets ingedrukt nadat u begonnen bent met het slepen van het mediabestand naar het op de miniatuur. Bento maakt een alias die mediaveld. Er verschijnt een pijl een pad bevat naar een specifiek bestand op een specifieke locatie op uw harde schijf. Wanneer u een alias voor het mediabestand gebruikt en dan het oorspronkelijke mediabestand verplaatst of hernoemt, wordt de alias ernaartoe verbroken. 3

Selecteer in het dialoogvenster Open de afbeelding die u wilt toevoegen en klik dan op Open.

Het afspelen van een film- of geluidsbestand Het afspelen van een film- of geluidsbestand in Bento is vergelijkbaar met het afspelen van uw film- of geluidsbestand in QuickTime Player. Een film- of geluidsbestand speelt u als volgt af: 1


2

Klik op

in de afspeelbalk om het film- of geluidsbestand te starten.

Sleep de schuifregelaar naar boven of beneden om het volume aan te passen. 3

Om het film- of geluidsbestand te pauzeren, klikt u op van het film- of geluidsbestand te hervatten, klikt u op


. Om het afspelen .

115

Het positioneren van afbeeldingen U kunt een afbeelding in elke richting binnen in een mediaveld verplaatsen. Een afbeelding positioneert u als volgt: 1


2

Sleep de afbeelding in het veld. Wanneer u de afbeelding uit het zicht sleept, selecteert u Aanpassen aan venster om het weer terug in het zicht te brengen.

Het weergaveformaat van afbeeldingen veranderen U kunt het weergaveformaat van een afbeelding veranderen binnen het mediaveld. Het weergaveformaat van een afbeelding wijzigt u als volgt: 1


2

Sleep de schuifregelaar om in en uit te zoomen op de afbeelding.

3

Selecteer Aanpassen aan venster om de afbeelding even groot te maken als het veld.

Het exporteren van afbeeldingen U kunt elk afbeeldingsbestand met een andere naam of naar een andere locatie exporteren (bewaren). Het wordt opgeslagen in het oorspronkelijke bestandsformaat. Een afbeelding exporteert u als volgt:

116

1


2

Klik op

3

Ga in het dialoogvenster Bewaar als naar de map waar u het afbeeldingsbestand wilt bewaren.

4

Typ een naam en klik op Bewaar.

.


Het wissen van mediabestanden Wanneer u een mediabestand uit een record wist, wordt het permanent gewist uit de bibliotheek ervan en uit alle verzamelingen in dezelfde bibliotheek. De inhoud van een mediaveld wist u als volgt: 1


2

Druk op de Delete-toets of kies Bewerken > Leeg.

Het werken met gecodeerde velden Om in Bento gegevens in een veld te kunnen coderen, moet u eerst een veld van het type gecodeerd maken. Zie ”Het maken van velden” op pagina 92. U kunt gevoelige informatie bewaren in gecodeerde velden. Wanneer u gegevens invoert in gecodeerde velden, worden die veilig opgeslagen in uw Bento-database en kunnen ze alleen worden gelezen in Bento. Gecodeerde gegevens in een beveiligd veld worden weergegeven als stippen. Wanneer u probeert gegevens in te voeren in een gecodeerd veld en u hebt het database wachtwoord nog niet ingesteld, kunt u niet verder gaan totdat u dat hebt gedaan. Zie voor informatie over het instellen van het database wachtwoord ”Het instellen van een wachtwoord voor uw Bento-database” op pagina 117. U kunt in gecodeerde velden zoeken indien deze ontgrendeld zijn. Zie voor meer informatie over zoeken ”Zoekveld en Geavanceerd zoeken” op pagina 30.

Het instellen van een wachtwoord voor uw Bento-database U kunt een wachtwoord instellen om uw database te beschermen. Het database wachtwoord beschermt ook alle gecodeerde velden. Zie voor het instellen van een wachtwoord om toegang te krijgen tot een gedeelde database ”Het instellen van een wachtwoord voor een gedeelde database” op pagina 41. Het database wachtwoord stelt u als volgt in: 1


2

Klik op Beveiliging boven aan het venster.

3

Selecteer Database wachtwoord gebruiken.

4

Bij Database wachtwoord invoeren, typt u het wachtwoord. De maximale lengte is 20 tekens.

5

Bij Bevestigen, typt u nogmaals het wachtwoord.

6

(Optioneel) Bij Wachtwoordaanwijzing, typt u een woord dat of zin die u helpt het wachtwoord te herinneren.


117

7

Bewaar uw wachtwoord op een veilige plaats. Belangrijk Wanneer u uw wachtwoord vergeet, is het niet meer mogelijk deze te achterhalen.

8

Klik op Wachtwoord instellen.

9

Klik op het hangslot om de instellingen te vergrendelen.

Het database wachtwoord leegt u als volgt: 1


2


3

Klik op het hangslot om de instellingen te wijzigen.

4

Voer uw database wachtwoord in en klik op Verzenden.

5

Deselecteer het selectievakje Database wachtwoord gebruiken. U kunt het selectievakje Database wachtwoord gebruiken niet uitschakelen als er gecodeerde velden in gebruik zijn.

Het vergrendelen van Bento U kunt Bento vergrendelen door het Bento-venster te verbergen en zo uw gegevens te beschermen. Bento vergrendelt u als volgt: 1


2


3

Klik op het hangslot om de instellingen te wijzigen.

4

Selecteer “Database wachtwoord vragen wanneer Bento wordt opgestart.”

5

Kies Bento > Vergrendel Bento. Het Bento-venster wordt verborgen.

Het Bento-venster weer zichtbaar maken doet u als volgt:

118

1

Voer het database wachtwoord in.

2

Klik op Verzenden.


Het vergrendelen en ontgrendelen van gegevens in gecodeerde velden Het vergrendelen van gecodeerde velden maakt uw gegevens veiliger, omdat u eerst de velden moet ontgrendelen voordat u de gegevens kunt bekijken. Nadat u gecodeerde velden hebt vergrendeld, kunt u de inhoud ervan niet wijzigen, totdat u ze hebt ontgrendeld. Gegevens in alle gecodeerde velden vergrendelen doet u als volgt: Selecteer in formulierweergave een gecodeerd veld en klik op naast het veld. Selecteer dan Gecodeerde velden vergrendelen. Selecteer in tabelweergave een gecodeerd veld en klik op het pop-upmenu in het kolomhoofd. Kies dan Gecodeerde velden vergrendelen. Er verschijnt een naast alle gecodeerde velden in formulierweergave, en stippen vervangen de inhoud van alle gecodeerde velden. Opmerking U kunt geen gegevens uit gecodeerde velden kopiëren en u kunt hierin niets plakken zolang deze velden vergrendeld zijn. Gegevens in alle gecodeerde velden ontgrendelen doet u als volgt: 1

Selecteer in formulierweergave een gecodeerd veld en klik op naast het veld. Selecteer dan Gecodeerde velden ontgrendelen. Selecteer in tabelweergave een gecodeerd veld en klik op het pop-upmenu in het kolomhoofd. Kies vervolgens Gecodeerde velden ontgrendelen.

2

Voer uw database wachtwoord in en klik op Verzenden. Er verschijnt een

naast alle gecodeerde velden in formulierweergave.

Het tonen of verbergen van gegevens in gecodeerde velden Gegevens in een gecodeerd veld tonen doet u als volgt: Selecteer in formulierweergave het gecodeerde veld en klik op . Klik in tabelweergave op het pop-upmenu in het kolomhoofd. Kies vervolgens Gecodeerde veldinhoud tonen. De gegevens die u hebt gecodeerd, vervangen de stippen.


119

Gegevens in een gecodeerd veld verbergen doet u als volgt: Selecteer in formulierweergave het gecodeerde veld en klik op . Klik in tabelweergave op het pop-upmenu in het kolomhoofd. Kies vervolgens Gecodeerde veldinhoud verbergen. Stippen vervangen de gecodeerde gegevens. Opmerking U kunt niet kopiëren en plakken wanneer de gegevens in gecodeerde velden verborgen zijn.

Het werken met locatievelden In een bibliotheek zoals Vakanties of Klantenbezoek kunt u een locatieveld gebruiken voor het bepalen van uw locatie (lengte- en breedtegraad) en voor het weergeven van een kaart van de locatie in uw webbrowser. Zie voor informatie over het maken van locatievelden en het hiervoor instellen van opties ”Het maken van locatievelden” op pagina 97. Het invoeren van waarden voor lengte- en breedtegraad doet u als volgt: 1

Selecteer een locatieveld.

2

Voer in het veld voor lengtegraad een waarde in van -90 tot 90 graden. Druk op Option-Shift-8 om het gradensymbool (“  ”) in te voeren.

3

Voer in het veld voor breedtegraad een waarde in van -180 tot 180 graden (of 0 tot 360 graden). Decimale graden opmaak (Voorbeeld: 37.406300N, 121.983400 W). Wanneer u als decimaal een positieve waarde intypt, zal Bento automatisch het gradensymbool en de richting (N of O) toevoegen. Als de decimaal negatief is, voegt Bento automatisch het gradensymbool en de richting (Z of W) toe. Graden, minuten & seconden opmaak (Voorbeeld: 3724’ 23” N, 12159’0” W). Typ de waarde voor de graden in (positief of negatief ), gevolgd door het gradensymbool (“  ”), dan de waarde voor de minuten gevolgd door het minutensymbool (‘) en als laatste de waarde voor de seconden gevolgd door het secondensymbool (“). Tip Indien u wilt dat Bento voor u een coördinaat invult, typ dan alleen de waarde voor de graden in (zonder gradensymbool). Bento levert standaard waarden voor de rest van de coördinaat. Daarna kunt u eventueel de waarden voor de minuten, de seconden en de richting wijzigen.

120


Een kaart van de geselecteerde locatie geeft u als volgt weer: Selecteer in formulierweergave een locatieveld en klik dan op uw standaard webbrowser weergegeven.

. De kaart wordt in

Het opvragen van routebeschrijvingen naar of vanuit de geselecteerde locatie doet u als volgt: Selecteer in formulierweergave een locatieveld, klik naast het veld op Routebeschrijving naar of Routebeschrijving van.

en kies

Het vastleggen van uw huidige locatie doet u als volgt: Selecteer in formulierweergave een locatieveld, klik naast het veld op Instellen op huidige locatie.

en kies

Opmerking Voor deze optie hebt u een actieve verbinding met een draadloos netwerk nodig en moet u Mac OS X 10.6 geïnstalleerd hebben.


121

122


Het importeren, exporteren en afdrukken

9

Dit hoofdstuk beschrijft de verschillende manieren waarop u informatie kunt importeren en exporteren zodat anderen ze kunnen bekijken of gebruiken. U kunt ook informatie afdrukken om te delen met anderen. Een goede manier om te starten met het gebruik van Bento is door bestaande informatie te importeren. Bento ondersteunt het importeren van gegevens uit verscheidene bestandsformaten: komma-gescheiden waarden (.csv) bestand, tabbestanden (.tab), Numbers-bestanden, Excel-bestanden, Excel 2008-bestanden en bibliotheeksjablonen. U kunt bijvoorbeeld .csv-bestanden importeren die van spreadsheets gemaakt zijn, geëxporteerd zijn uit andere databases of gedownload zijn vanaf bank- of beurswebsites. Indien u uw informatie wilt delen, kunt u uw Bento-informatie als een .csv-, .tab-, Numbers-, Excel 2008-, of bibliotheeksjabloonbestand exporteren. U kunt records exporteren vanuit een bibliotheek (inclusief gedeelde bibliotheken) of vanuit een verzameling. U kunt ook een groep records vanuit zoeken of Geavanceerd zoeken exporteren. Wanneer u een bibliotheek maakt met formulieren die u aan een andere Bento-gebruiker wilt geven, kunt u de bibliotheek als een bibliotheeksjabloonbestand exporteren (met of zonder gegevens). Bento laat u informatie afdrukken vanuit formulierweergave, tabelweergave, gedeelde weergave en vanuit zoeken en Geavanceerd zoeken. U kunt ook labels vanuit Bento afdrukken.

123

Over komma-gescheiden (CSV) en tab-gescheiden (TAB) bestanden Een komma-gescheiden bestand (.csv) of tab-gescheiden bestand (.tab of .tsv) is een bestand dat een tabel met gegevens weergeeft. Iedere kolom-/veldwaarde wordt gescheiden door een komma of een puntkomma (voor .csv) of een tab-teken (voor .tab of .tsv). Elk record wordt gescheiden door een return. In elke rij van het gegevensbestand bevindt zich een record. Vaak bestaat de eerste gegevensrij in het .csv-bestand uit de kolomnamen van de tabel, zodat het eenvoudiger is om de gegevens overeen te laten komen met de velden in een bestaande bibliotheek. Opmerking In sommige landen kan als scheidingsteken in .csv-bestanden een ander teken dan een komma worden gebruikt. Het standaard scheidingsteken wordt bepaald door uw landinstelling.

Het exporteren van .csv- en .tab-bestanden vanuit andere programma's Opmerking Zorg ervoor dat tijdens het exporteren van .csv- of .tab-bestanden, de bestandsextensie .csv of .tsv is; de extensie moet in kleine letters zijn. Anders zal Bento de .csv of .tab-bestanden niet goed herkennen. Volg de volgende richtlijnen voor de beste resultaten wanneer u informatie in Bento importeert: • Exporteer uw gegevens uit het andere programma als een .csv of .tabbestand. • Wanneer uw Excel-werkblad meerdere tabellen bevat, plaats iedere tabel dan in een eigen werkblad en zorg ervoor dat de kolomnamen op de eerste rij staan. • Noteer of uw .csv- of .tab-bestand een rij met kolomnamen bevat. Bento kan de waarden in die rij nemen als veldnamen wanneer u de informatie in een nieuwe bibliotheek importeert. In Bento verschijnen deze veldnamen als labels in formulierweergave en als kolomnamen in tabelweergave. • Noteer de volgorde van de velden in het .csv- of .tab-bstand. Als het bestand geen rij met kolomnamen heeft, kunt u uw notities raadplegen om de velden handmatig een naam te geven wanneer u het bestand importeert. • ClarisWorks en AppleWorks maken tab-gescheiden bestanden wanneer u de optie ASCII Text in het dialoogvenster “Bewaar als” selecteert. Zorg ervoor dat u de ".tab"-extensie aan de bestandsnaam toevoegt wanneer u een AppleWorks 6-bestand bewaart, dat u van plan bent om in Bento te gaan importeren. Als u bijvoorbeeld een AppleWorks-bestand met de naam “MyData” hebt, bewaar dit dan als “MyData.tab” zodat Bento het herkent als een tab-gescheiden bestand.

124

Hoofdstuk 9 Het importeren, exporteren en afdrukken

Het corrigeren van .csv-bestanden Wanneer u problemen ondervindt bij het importeren van een .csv-bestand, opent u dit in een tekstverwerker (zoals Teksteditor) en doet u het volgende: • Plaats veldwaarden die komma's bevatten tussen dubbele aanhalingstekens. Voorbeeld: “5,5 procent” • Plaats veldwaarden die voor- of achteraan spaties bevatten tussen dubbele aanhalingstekens. • Plaats veldwaarden die regeleinden bevatten tussen dubbele aanhalingstekens. • Plaats veldwaarden die dubbele aanhalingstekens bevatten tussen dubbele aanhalingstekens. Wijzig de ingesloten dubbele aanhalingstekens in een paar opeenvolgende dubbele aanhalingstekens. Voorbeeld: “Zij zei ““Ik zal er zijn”” in haar e-mail.“ Voorbeeld van een komma-gescheiden (.csv) bestand


125

Het importeren van informatie in Bento Wanneer u informatie in Bento importeert, kunt u een bibliotheek maken of de informatie in een bestaande bibliotheek of verzameling importeren.

Het maken van een bibliotheek door te importeren U kunt een bibliotheek maken wanneer u een bestand importeert.

Kies een bestand. De opties die u hier ziet hangen af van het bestandsformaat van het geselecteerde bestand. Voer de naam voor de nieuwe bibliotheek in.

Klik op de pop-up om het veldtype in te stellen. Indien u het veld niet wilt maken, kies “Niet maken”.

Gebruik de pijlen om naar de rij te gaan die de kolomnamen bevat en selecteer vervolgens “Gebruik de waarden van dit record als kolomnamen”.

Een bibliotheek maken door middel van importeren doet u als volgt:

126

1

Kies Bestand > Importeren > Bestand.

2

Klik op Kies en selecteer het bestand dat u wilt importeren in een van de volgende bestandsformaten: .csv, .tab, .tsv, .numbers, .xls, .xlsx.


• Voor .csv-, .tab-, of .tsv-bestanden, kies in het gedeelte “Kies de opmaak” Komma-gescheiden, Puntkomma-gescheiden of Tabgescheiden. • Gebruik voor Numbers-bestanden de venstermenu's om een werkblad en vervolgens een tabel te selecteren. • Gebruik voor Excel-bestanden het venstermenu om een werkblad te selecteren. 3

Voor “Kies een doel” kiest u Nieuwe bibliotheek en voert u een unieke naam voor de bibliotheek in.

4

Geef aan of het bestand een rij heeft met waarden die u als veldnamen wilt gebruiken. • Wanneer het bestand een rij met kolomnamen bevat, klikt u op de pijlknoppen om naar deze rij te gaan en selecteert u het selectievakje “Gebruik de waarden van dit record als kolomnamen”. Bento gebruikt de waarden in deze rij als de nieuwe veldnamen. • Wanneer het bestand geen rij met kolomnamen bevat, deselecteert u het selectievakje “Gebruik de waarden van dit record als kolomnamen”. Bento wijst een standaardnaam toe aan elk nieuw veld. Om een standaardveldnaam te wijzigen, dubbelklikt u op de veldnaam en typt u een unieke naam.

5

Bento stelt de veldtypen standaard in als “Tekst”. Om een veldtype te wijzigen, klikt u op het venstermenu en selecteert u een nieuw veldtype. • Als er een kolom is die u niet wilt importeren, klikt u op het venstermenu en selecteert u “Niet maken.“ • Zie voor informatie over de ondersteunde veldtypen voor het importeren ”Ondersteunde veldtypen voor import” op pagina 131.

6

Klik op Importeren. Wanneer het importeren voltooid is, geeft Bento de records weer, die u in tabelweergave, formulierweergave, gedeelde weergave of rasterweergave kunt bekijken.

Het importeren in een bestaande bibliotheek Wanneer u de informatie die u importeert in een bestaande bibliotheek wilt hebben, importeert u het bestand in deze bibliotheek. Bento maakt nieuwe records in de bibliotheek. U kunt een bestand ook in een verzameling importeren. Wanneer u als doel een verzameling voor de import kiest, maakt Bento nieuwe records in de bibliotheek die deze verzameling bevat en voegt het de nieuwe records aan de verzameling toe.


127

Kies een bestand. De opties die u hier ziet hangen af van het bestandsformaat van het geselecteerde bestand.

Klik op de pop-up en selecteer een veldnaam om de velden die zijn ingesteld met “Niet importeren” handmatig toe te wijzen.

Gebruik de pijlen om naar de rij te gaan die de kolomnamen bevat en selecteer vervolgens “Gebruik de waarden van dit record als kolomnamen”.

Informatie in een bestaande biblioteek of verzameling importeren doet u als volgt: 1

Kies Bestand > Importeren > Bestand.

2

Klik op Kies en selecteer het bestand dat u wilt importeren in een van de volgende bestandsformaten: .csv, .tab, .tsv, .numbers, .xls, .xlsx. • Voor .csv-, .tab- of .tsv-bestanden klikt u op “Kies de opmaak” en kiest u vervolgens Komma-gescheiden, Puntkomma-gescheiden of Tabgescheiden. • Gebruik voor Numbers-bestanden de venstermenu's om een werkblad en vervolgens een tabel te selecteren. • Gebruik voor Excel-bestanden het venstermenu om een werkblad te selecteren.

128


3

Voor “Kies een doel” kiest u de bibliotheek of verzameling waaraan u uw informatie wilt toevoegen. Bovenstaand voorbeeld toont de Adresboekbibliotheek als doelbibliotheek.

4

Geef aan of het bestand een rij heeft met waarden die u als kolomnamen wilt gebruiken. • Wanneer het bestand een rij met kolomnamen bevat, klikt u op de pijlknoppen om naar deze rij te gaan en selecteert u het selectievakje “Gebruik de waarden van dit record als kolomnamen”. Bento leest de kolomnamen in het bestand en probeert deze te vergelijken met de reeds gedefinieerde veldnamen in de bibliotheek of verzameling die u hebt geselecteerd. Bento wijst de kolomnamen toe aan de veldnamen als hun namen exact overeenkomen. Voor namen die niet overeenkomen zet Bento de veldnaam op “Niet importeren” en dient u deze velden handmatig aan de kolomnamen toe te wijzen. U kunt de recordwaarden die Bento heeft vergeleken ook handmatig toewijzen. • Wanneer het bestand geen rij met kolomnamen bevat, schakelt u het selectievakje “Gebruik de waarden van dit record als kolomnamen” uit. Zonder kolomnamen heeft Bento geen mogelijkheid om de recordwaarden aan de kolomnamen toe te wijzen. Bento zet de kolomnamen op “Niet importeren” en u dient de velden dan handmatig aan de kolommen toe te wijzen.

5

Wanneer de naam van het nieuwe veld overeenkomt met een kolomnaam in het bestand, wijst Bento de waarden van de records uit die kolom toe aan het nieuwe veld. U kunt uw kolomwaarden ook handmatig aan het nieuwe veld toewijzen. Voor recordwaarden die op “Niet importeren” zijn gezet klikt u op het venstermenu en selecteert u de kolomnaam of recordwaarde om deze handmatig aan de aangrenzende veldnaam toe te wijzen.

6

Wanneer er geen veld is om een bepaald veld aan toe te wijzen, kunt u een veld maken. Om dit te doen, klikt u op Voeg veld toe. Bento opent het dialoogvenster “Maak een veld” zodat u een veld aan de bibliotheek kunt toevoegen.

7

(Optioneel) Zie hoe de recordwaarden worden toegewezen aan de veldnamen door op de pijlknoppen te klikken en door door de inhoud van de records te bladeren.

8

Klik op Importeren. Wanneer de tabel klaar is, geeft Bento de records weer, die u in tabelweergave, formulierweergave, gedeelde weergave of rasterweergave kunt bekijken.


129

Het importeren van een bibliotheeksjabloon Een bibliotheeksjabloonbestand bevat alle formulieren, verzamelingen, slimme verzamelingen, instellingen voor tabelweergave en labels, en gekoppelde bibliotheken (indien deze geselecteerd waren op het moment van exporteren) van een geëxporteerde bibliotheek. Afhankelijk van de instellingen die gebruikt zijn voor het maken van de bibliotheeksjabloon bevat deze wel of geen records.

Kies een bibliotheeksjabloonbestand

Een bibliotheeksjabloon importeert u als volgt: 1

Kies Bestand > Importeren > Sjabloon.

2

Kies een bibliotheeksjabloonbestand

3

Klik op Open.

4

Bento voegt de bibliotheek, verzamelingen en slimme verzamelingen die het bibliotheeksjabloonbestand bevat, toe aan het bibliothekenvenster. Indien het bibliotheeksjabloonbestand meerdere bibliotheken bevat, worden deze allemaal aan het bibliothekenvenster toegevoegd.

Extra manieren om informatie te importeren In aanvulling op de items van het menu Bestand > Importeren, biedt Bento de volgende manieren om informatie te importeren: • Kies Bestand > Nieuwe bibliotheek uit sjabloon om het dialoogvenster Nieuwe bibliotheek te openen. Klik vervolgens op Gegevens importeren. Opmerking Wanneer u een sjabloon importeert met gegevens uit een gesynchroniseerde bibliotheek (zoals Adresboek of iCal), kunt u ervoor kiezen om deze gegevens in een nieuwe Bento-bibliotheek te bewaren of samen te voegen met gegevens in het Adresboek of iCal op uw Mac. • Sleep een gegevensbestand (tekst-, Numbers-, Excel-formaat) naar het bibliothekenvenster in Bento.

130


• Sleep een gegevensbestand (tekst-, Numbers-, Excel-formaat) naar een specifieke bibliotheek of verzameling in het bibliothekenvenster in Bento. • Sleep een bibliotheeksjabloonbestand of gegevensbestand (tekst-, Numbers, Excel-formaat) naar het pictogram van het Bento-programma.

Ondersteunde veldtypen voor import U kunt gegevens importeren in de veldtypen die getoond worden in de volgende tabel. Voor dit veldtype

Kunnen deze gegevens worden geïmporteerd

tekst

Willekeurige tekst

keuze adres telefoonnummer IM-account gecodeerd (indien onvergrendeld) e-mailadres

Willekeurige tekst, maar een geldig e-mailadres moet het @-teken bevatten.

URL

Willekeurige tekst, maar het URL-veld ondersteunt geen URL-waarden die Japanse tekens bevatten.

selectievakje

“1” voor ingeschakeld; “0” voor niet ingeschakeld “Waar” voor ingeschakeld; “Onwaar” voor niet ingeschakeld “Ja” voor ingeschakeld; “Nee” voor niet ingeschakeld

nummer

Numerieke gegevens

valuta waardering

Een getal tussen 0 en 10

tijd

Numerieke gegevens in de vorm UU, UU:MM, of UU:MM:SS, optioneel aangevuld met “AM” (voormiddag) of “PM” (namiddag) waar: •

UU het uur vertegenwoordigt (tussen 0 en 24, als u “AM” of “PM” niet gebruikt, of tussen 0 en 12 als u “AM” of “PM” gebruikt)

•

MM voor minuten staat (tussen 0 en 59)

•

SS voor seconden staat (tussen 0 en 59).

Voorbeeld: 12:59:59 PM datum

Numerieke gegevens in de vorm DD, MM/DD, of MM/DD/JJJJ, waar: •

DD de dag is (tussen 1 en 31, zoals geldig voor de desbetreffende maand)

•

MM de maand is (tussen 1 en 12)

•

JJJJ het jaar is (tussen 1 en 9999).

Een datumveld kan tevens een “tijd”-waarde bevatten, zoals beschreven voor het tijdveld. Opmerking: Deze indelingen hangen af van de huidige systeemdatuminstellingen.


131

Voor dit veldtype

Kunnen deze gegevens worden geïmporteerd

tijdsduur

Tekst die een tijdsduur in weken, dagen, uren, minuten en seconden vertegenwoordigt. De tekst kan de volgende afkortingen gebruiken: •

w voor weken

•

d voor dagen

•

u voor uren

•

m voor minuten

•

s voor seconden

De volgende voorbeelden zijn geldige tijdsduurteksten:

locatie

•

8 dagen, 5 uren

•

8d,5u

•

8d5u

Informatie over locatie (lengte- en breedtegraad) in decimale graden of in graden, minuten, uren.

In deze velden kunt u niet importeren: bestandenlijst, media, automatische teller, berekening, gekoppelde gegevens, berichtenlijst of gecodeerd (indien vergrendeld). Wanneer u in een adres-, telefoonnummer-, e-mail-, URL-, of IM-accountveld importeert, worden de gegevens automatisch aan het bijbehorende adresboek-, telefoonlijst-, e-mailadresboek-, URL-lijst- of IM-accountlijstveld toegevoegd. Zie voor uitgebreide informatie over veldtypen Hoofdstuk 8, “Het gebruik van velden” op pagina 89. Opmerking De melding “Sommige waarden in sommige records kunnen niet worden geïmporteerd” in het dialoogvenster Importeren betekent dat een of meerdere records niet geldig zijn voor het veldtype waarin u de waarden importeert. U kunt bijvoorbeeld geen alfabetische tekst in een nummerveld of in een datumveld importeren. U kunt het veldtype wijzigen zodat het overeenkomt met de gegevens of verder gaan met importeren. Als u verder gaat met importeren, zullen de ongeldige waarden niet worden geïmporteerd. Andere mogelijkheden zijn het wijzigen van de inhoud van het bestand of het importeren van de gegevens in een tekstveld. Tekstvelden accepteren alle waarden.

Het exporteren van informatie vanuit Bento Bento kan informatie exporteren naar een .csv-, .tab-, Numbers- of Excel 2008-bestand vanuit een bibliotheek, een verzameling, een slimme verzameling of vanuit de resultaten van een zoekopdracht of Geavanceerd zoeken.

132


Bento kan een bibliotheek naar een bibliotheeksjabloonbestand exporteren. Dit is een goede manier om de structuur van een afzonderlijke bibliotheek te behouden of een bibliotheek aan een andere Bento-gebruiker te geven. Een bibliotheeksjabloonbestand bevat alle formulieren, verzamelingen, slimme verzamelingen, instellingen voor tabelweergave en gekoppelde bibliotheken (indien deze geselecteerd waren op het moment van exporteren) van een geëxporteerde bibliotheek. U kunt records uit een bibliotheek invoegen of weglaten. U kunt het bibliotheeksjabloonbestand aan andere Bento-gebruikers geven. U kunt een sjabloon dat u hebt ontworpen ook exporteren (uploaden) naar de website Bento Template Exchange, zodat anderen het kunnen gebruiken. U kunt alleen het sjabloon uploaden en zonder eraan verwante records. Zie voor meer informatie ”Sjablonen uploaden naar de Bento Template Exchange” op pagina 134.

Het exporteren vanuit een bibliotheek, verzameling of slimme verzameling Wanneer u records vanuit een bibliotheek of verzameling exporteert, kunt u ervoor kiezen om alle waarden van de velden in tabelweergave te exporteren of alleen die velden die op dat moment in tabelweergave worden weergegeven. Geëxporteerde bestanden (bijvoorbeeld, in een bestandenlijstveld) mogen per bestand niet meer dan 200 megabytes (MB) aan gegevens bevatten. Het exporteren vanuit een bibliotheek, verzameling of slimme verzameling, doet u als volgt: 1

Selecteer de bibliotheek, verzameling of slimme verzameling die de informatie bevat die u wilt exporteren.

2

Kies Bestand > Exporteren.

3

Klik op Numbers, Excel, Tekst of Sjabloon. Exporteer een tekstbestand om een bestand te exporteren dat geschikt is voor een eerdere versie van Excel dan Excel 2008. • Voor Numbers, Excel, of Tekst kiest u “Alle records” of “Alleen huidige records”. • Voor Sjabloon kiest u om het even welke gekoppelde bibliotheek die u wilt exporteren. Selecteer "Records bij sjabloon inbegrepen" om records met de sjabloon te exporteren, inclusief de records uit eventuele gekoppelde bibliotheken die u heeft gekozen. (In Bento zijn standaard alle records inbegrepen.) Wanneer deze optie is geselecteerd, worden bestanden waarnaar verwezen wordt door aliassen uit bestandenlijstvelden ook geëxporteerd


133

U kunt records exporteren.

4

Tijdens het exporteren van een bibliotheek kunt u gekoppelde bibliotheken en de gegevens hierin invoegen.

Kies hoe de gegevens moeten worden geëxporteerd. • Voor Numbers, Excel of Tekst kiest u “Alle velden in tabelweergave” of “Alleen velden weergegeven in tabelweergave”. • Voor Tekst kiest u Komma-gescheiden (.csv), Puntkomma-gescheiden (.csv) of Tab-gescheiden (.tab).

5

Klik op Volgende en geef vervolgens de bestandsnaam en locatie op voor het bestand. Bento exporteert de geselecteerde gegevens vanuit de bibliotheek, verzameling of slimme verzameling naar een bestand met een door u opgegeven naam.

Sjablonen uploaden naar de Bento Template Exchange U kunt uw eigen Bento-sjablonen uploaden naar de website Bento Template Exchange, direct vanuit Bento of via uw webbrowser. U kunt geen records bij de sjabloon invoegen. Kies Help > Bento Template Exchange voor meer informatie over de Bento Template Exchange, zoals het direct naar de website uploaden van sjablonen en het downloaden van sjablonen van andere ontwerpers. Opmerking Zorg ervoor dat uw computer met het internet verbonden is voordat u sjablonen upload naar de Bento Template Exchange. Het uploaden van een sjabloon vanuit Bento, doet u als volgt:

134

1

Open de bibliotheek of verzameling waarvan u het sjabloon wilt uploaden.

2

Kies Bestand > Exporteren en klik vervolgens in het dialoogvenster op Sjabloon.

3

Selecteer de namen van eventueel gekoppelde bibliotheken die u wilt toevoegen.


4

Zorg ervoor dat "Records bij sjabloon inbegrepen" gedeselecteerd is; u kunt records die bij een sjabloon zijn inbegrepen niet uploaden. Belangrijk Wanneer u een sjabloon met records probeert te uploaden zal Bento deze records verwijderen voordat de sjabloon wordt geüpload.

5

Klik op "Verstuur naar Template Exchange."

Zorg ervoor dat deze optie niet geselecteerd is.

U kunt gekoppelde bibliotheken invoegen wanneer u uw sjabloon upload.

Klik daarna op deze knop.

6

Voer in de dialoog Template Exchange de vereiste informatie in en volg de instructies op het scherm op. Ga verder met het opvolgen van de instructies op het scherm in elk dialoog die verschijnt. Bento comprimeert de sjabloon en plaatst het bestand (bibliotheeknaam.zip) op het bureaublad van uw Mac. Wanneer er al een bestand met dezelfde naam bestaat, zal Bento een nummer aan de bestandsnaam toevoegen. Dit bestand wordt van het bureaublad gewist nadat de sjabloon met succes naar de Bento Template Exchange is geüpload. Een sjabloonbestand (gecomprimeerd) kan maximaal 20 MB groot zijn.

7

Wanneer u gevraagd wordt om het te uploaden bestand te kiezen, selecteer dan het gecomprimeerde sjabloonbestand (.zip) op het bureaublad en volg de instructies op het scherm op. Klik niet op Sluiten voordat u een bevestiging heeft gehad dat uw sjabloon succesvol geüpload is; doet u dit wel dan zal het upload-proces gestopt worden.

Exporteren vanuit Zoeken of Geavanceerd zoeken Wanneer u een deelverzameling van records wilt exporteren, kunt u Zoeken of Geavanceerd zoeken gebruiken om het aantal records in een bibliotheek of verzameling te verkleinen en vervolgens de records te exporteren.


135

Vanuit een deelverzameling van records exporteert u als volgt: 1

Gebruik het veld Zoeken of Geavanceerd zoeken om een deelverzameling van records te maken. Zie ”Zoekveld en Geavanceerd zoeken” op pagina 30. • Voor Zoeken worden de records weergegeven die overeenkomen met de criteria, terwijl u deze intypt. • Voor Geavanceerd zoeken klikt u op Zoek om de records weer te geven die overeenkomen met de criteria.

2

Volg de stappen 2-5 in ”Het exporteren vanuit een bibliotheek, verzameling of slimme verzameling” op pagina 133. Bento exporteert de veldgegevens van de tabelweergave vanuit de deelverzameling van records naar een bestand met de door u opgegeven naam.

Extra manieren om informatie te exporteren In aanvulling op het menu Bestand > Exporteren biedt Bento een andere manier om informatie als een bestand te exporteren: • Sleep een bibliotheek- of verzamelingspictogram vanaf het bibliothekenvenster in Bento naar het bureaublad of naar een willekeurige map in het Finder-venster. Bento exporteert de veldgegevens vanuit alle records in de bibliotheek of de verzameling naar een bestand dat overeenkomt met de naam van de bibliotheek of verzameling en het bestandsformaat dat overeenkomt met de huidige instelling voor de instelling Exporteerformaat in het dialoogvenster Voorkeuren.

136


Selecteer een bestandsformaat voor bestanden die u exporteert door deze naar de Finder te verslepen.

Opmerkingen over het exporteren van specifieke veldtypen Wanneer u exporteert naar een Numbers-, Excel-, of Tekstbestand, kunt u het volgende niet exporteren: • Inhoud van velden met meerdere adressen, telefoonnummers, e-mails, URL's, IM-accounts of berichten. U kunt echter wel gegevens van velden met slechts één adres, telefoonnummer, e-mail, URL en IM-account die worden weergegeven in de tabelweergave exporteren. • Inhoud van vergrendelde gecodeerde velden. • Weergegeven informatie in gekoppelde gegevensvelden. • Bestandsaliassen in bestandenlijstvelden. • Film- en geluidsbestanden die u aan mediavelden hebt toegevoegd. Zie voor het exporteren van afbeeldingen ”Het exporteren van afbeeldingen” op pagina 116.

Het afdrukken van informatie U kunt informatie afdrukken vanuit een bibliotheek, verzameling of vanuit de resultaten van een zoekopdracht of vanuit Geavanceerd zoeken.


137

Het afdrukken vanuit bibliotheken en verzamelingen Wanneer u records vanuit een bibliotheek of verzameling afdrukt, bepaalt de geselecteerde weergave de opmaak van de afgedrukte uitvoer. In gedeelde weergave bepaalt de locatie van het invoegpunt op het moment van afdrukken de opmaak van de afgedrukte records. U kunt ook informatie op labels afdrukken. Zie ”Het adrukken van labels” op pagina 141. Records vanuit een bibliotheek of verzameling afdrukken doet u als volgt: 1

Selecteer de bibliotheek of verzameling die de informatie bevat die u wilt afdrukken.

2

Selecteer de formulier- of tabelweergave die de velden bevat die u wilt afdrukken.

3

Kies Bestand > Afdrukken > Tabel/Formulier.

4

Geef de opties op voor de afgedrukte uitvoer. • Selecteer “Alleen geselecteerde records” om alleen het huidig bekeken record af te drukken (in formulierweergave) of om alle geselecteerde records (in tabelweergave) af te drukken. • Selecteer “Alle getoonde records” om alle records in de op dat moment bekeken bibliotheek of verzameling af te drukken. • Selecteer “Druk geen achtergrond af” om in formulierweergave zonder achtergrond af te drukken, of zonder wisselende rijenkleuren in tabelweergave. Deze optie drukt af in zwart-wit zonder achtergrondkleur en bespaart inkt. • Wanneer u gegevens vanuit formulierweergave afdrukt, selecteert u “Druk één record per pagina af” om één record per pagina af te drukken. • Wanneer u gegevens vanuit formulierweergave afdrukt, selecteert u “Alleen formulier (geen gegevens)” om een leeg formulier af te drukken. • Selecteer extra opties voor het afdrukken van een titelbalk, paginanummers, datum en tijd. • Wanneer u gegevens vanuit tabelweergave afdrukt, selecteer dan “Aan breedte aanpassen“ zodat de kolommen op één pagina passen, in plaats van het afdrukken op meerdere pagina´s. • Wanneer u gegevens vanuit formulierweergave afdrukt, selecteert u “Toon veldlabels” indien u veldlabels wilt afdrukken. • Wanneer u gegevens vanuit formulierweergave afdrukt, selecteert u “Toon veldranden” indien u ook veldranden wilt afdrukken. (De instelling van deze optie wanneer u het afdrukvenster opent, hangt af van de instelling van Weergave > Toon veldranden.)

138


• Voor het maken van aangepaste paginamarges in formulierweergave, zie ”Het maken en gebruiken van aangepaste paginaformaten in formulierweergave” op pagina 139. Tip Wanneer u wilt voorkomen dat bepaalde velden worden afgedrukt (bijvoorbeeld, Aanmaakdatum of Bewerkingsdatum), kunt u ze van het formulier weg slepen voor dat u afdrukt. Vergeet ze na het afdrukken niet weer terug te slepen op het formulier. U kunt het formulier ook dupliceren en dan de velden die u niet wilt afdrukken wissen (dan heeft u één formulier voor weergave en één voor afdrukken).

Het maken en gebruiken van aangepaste paginaformaten in formulierweergave U kunt aangepaste paginaformaten maken en deze daarna gebruiken voor het afdrukken in formulierweergave. Het aanpassen van het papierformaat doet u als volgt: 1

Kies Beheer aangepaste formaten in het afdrukvenster voor papierformaat.

2

In het dialoogvenster Aangepaste papierformaten klikt u +, daarna dubbelklikt u op Naamloos en vervolgens typt u een naam voor het aangepaste papierformaat.

3

Geef voor het papierformaat de breedte en hoogte op.


139

4

Kies de printer in Printermarges, om de printermarges van een geïnstalleerde printer te gebruiken. Om uw eigen marges te bepalen kiest u Gedefinieerd door gebruiker en typt u daarna de waarden in voor de marges boven, rechts, onder en links.

5

Klik op OK om het aangepaste papierformaat te bewaren. • Om een aangepast papierformaat uit de lijst te wissen, selecteert u de naam uit de lijst en klikt u op -. • Om een aangepast papierformaat te kopiëren, selecteert u een naam uit de lijst en klikt u op Dupliceren. U kunt daarna het gedupliceerde papierformaat wijzigen.

Een aangepast papierformaat gebruikt u als volgt: 1


2

Kies het gewenste formaat als papierformaat.

Afdrukken vanuit Zoeken of Geavanceerd zoeken Als u een deelverzameling van records wilt afdrukken, kunt u Zoeken of Geavanceerd zoeken gebruiken om het aantal records in een bibliotheek of verzameling te verkleinen en vervolgens de records af te drukken. Een deelverzameling van records drukt u als volgt af: 1

Gebruik het veld Zoeken of Geavanceerd zoeken om een deelverzameling van records te maken. Zie ”Zoekveld en Geavanceerd zoeken” op pagina 30. • Voor Zoeken worden de records weergegeven die overeenkomen met de criteria, terwijl u deze intypt. • Voor Geavanceerd zoeken klikt u op Zoek om de records weer te geven die overeenkomen met de criteria.

2


3

Specificeer welke records in de deelverzameling moeten worden afgedrukt. • Selecteer “Alleen geselecteerde records” om alleen het huidig bekeken record af te drukken (in formulierweergave) of om alle geselecteerde records (in tabelweergave) af te drukken. • Selecteer “Alle getoonde records” om alle records in de huidige deelverzameling af te drukken.

140


Het adrukken van labels U kunt vanuit Bento labels afdrukken. U kunt de volgende handelingen uitvoeren: • Gebruik de informatie uit velden in uw eigen bibliotheek of een gedeelde bibliotheek. • U kunt per label maximaal zes regels aan informatie afdrukken. De tekst op het label kan links, rechts of gecentreerd geplaatst worden. • Voeg een afbeelding of logo aan uw labels toe. • Druk labels af voor de geselecteerde records. • Kies lettertype, stijl, formaat en kleur. • Geef aan vanaf welk label u wilt beginnen met afdrukken. • Voorvertoning van labels. • Sla de labelinstellingen voor de geselecteerde bibliotheek op. • Exporteer de labelinstellingen wanneer u een sjabloon exporteert. Zie voor meer informatie over het exporteren van sjablonen ”Het exporteren vanuit een bibliotheek, verzameling of slimme verzameling” op pagina 133. Het afdrukken van labels doet u als volgt: 1

Selecteer de bibliotheek of verzameling die de informatie bevat die u wilt afdrukken.

2

(Optioneel) Maak een deelverzameling van records door het gebruiken van het zoekveld, Geavanceerd zoeken of het selecteren van records in tabelweergave.

3

Kies Bestand > Afdrukken > Labels.

4

Klik op Instellingen om aan te geven welke velden u in uw labels wilt gebruiken. U kunt voor of na ieder veld tekst invoeren om de labelinhoud aan te passen. Klik op het selectievakje Adreslabels om automatisch adresvelden toe te voegen aan de labels van de records met adresgegevens. In het donkergrijze gedeelte kunt u ervoor kiezen om alle adressen die in uw records voorkomen af te drukken of alleen de adressen van een bepaald veld. U kunt er ook voor kiezen om een bepaald type adres van het geselecteerde veld af te drukken. Selecteer Land om het land van ieder record aan de labels toe te voegen. Selecteer "Behalve mijn land" om uw land van de labels weg te laten.


141

Klik in het tekstvak en typ tekst om de labels aan te passen.

Wanneer u op het selectievakje voor Adreslabels klikt, ziet u het donkergrijze gedeelte.

Kies het adrestype.

Kies een bepaald adresveld of het adresboekveld van de huidige bibliotheek.

Kies een veld uit de huidige bibliotheek.

Klik om automatisch adresvelden toe te voegen aan de labels van de records met adresgegevens.

Klik om een labelinstelling te bewaren of te laden.

Klik om de geselecteerde records in tabelweergave af te drukken.

Kies een afbeelding om aan de labels toe te voegen.

5

Klik om de labels vooraf te bekijken.

Verplaats het invoegpunt naar de regel waar u een veldgegeven wilt afdrukken, klik dan op Veld invoegen en kies een veld uit het venstermenu. Wanneer de lay-out van een label een regel bevat met een enkel veld en er bevinden zich in dat veld in sommige records geen gegevens, dan vult Bento de lege ruimte op in plaats van lege regels af te drukken op deze labels.

6

Om een afbeelding toe te voegen, klikt u op het venstermenu onder Veld invoegen en kiest u een media- of afbeeldingsbestand. Wanneer u een mediabestand kiest, is dat wat afgedrukt wordt afhankelijk van de inhoud van het mediaveld van elk record. Wanneer u een afbeeldingsbestand kiest, wordt op alle labels dezelfde afbeelding afgedrukt. De standaard uitlijning is links. Selecteer Rechts uitlijnen om het media- of afbeeldingsbestand tegen de rechterrand van elk label af te drukken.

7

Klik Geselecteerde records afdrukken om labels af te drukken voor de geselecteerde records in tabelweergave.

8

Klik op Lay-out om het labeltype te bepalen. Kies een labeltype uit het pop-upmenu Pagina. Voor uw gemak worden de afmetingen van de marge en de tussenruimte voor het labeltype en formaat weergegeven. Gebruik het pop-upmenu Grootte om de weergegeven maateenheid te wijzigen.

142


9

Klik "Het afdrukken starten vanaf" om aan te geven vanaf welk labelnummer u wilt afdrukken. Klik op OK.

10 Klik op Uiterlijk om de opties in te stellen die de weergave van de labels bepalen. Klik op Stel in om de stijl, grootte en andere opties van een lettertype te wijzigen. Klik op de kleurenbron naast Tekstkleur om de tekstkleur te wijzigen. Kies een uitlijnoptie uit het pop-upmenu Uitlijning. Selecteer Druk labelrand af om een dunne rand om elk label af te drukken. Klik om het venster 'Lettertypen' van Mac OS weer te geven. Klik om het venster 'Kleuren' van Mac OS weer te geven.

Klik om een dunne rand om het label af te drukken.

Klik om te kiezen hoe u tekst op het label wilt uitlijnen.

11 Om de huidige pagina met labels vooraf in het venster Snelle weergave te bekijken, klikt u op Voorvertoning van labels 12 Klik op 'Druk af'. Opmerking Gegevens in een geselecteerd selectievakjeveld worden op labels afgedrukt als

. Gegevens in een niet geselecteerd selectievakjeveld worden

afgedrukt als . Gegevens in een waarderingsveld worden afgedrukt als een aantal sterren die de numerieke waarde in het veld vertegenwoordigen (bijvoorbeeld,

).

De labelinstellingen voor de geselecteerde bibliotheek bewaart u als volgt: 1

Klik op Setup.

2

Klik op Bewaar/laad label en kies Bewaar als uit het pop-upmenu.

3

Voer een naam in voor de labelinstellingen en klik vervolgens op OK. Uw nieuwe labelinstelling verschijnt in het pop-upmenu Bewaar/laad label.

4

Stel de labels in zoals u het wilt. Zie ”Het adrukken van labels” op pagina 141.

Het afdrukken van een bewaarde labelinstelling, doet u als volgt: 1


2

Klik op Instellingen

3

Klik op Bewaar/laad label en kies een labelinstelling uit het pop-upmenu.


143

4

Klik op 'Druk af'.

Het bepalen van een aangepaste lay-out voor de geselecteerde bibliotheek, doet u als volgt: 1


2

Klik op Lay-out, klik op Pagina en kies dan Aangepast uit het pop-upmenu.

3

Voer een naam in voor de aangepaste lay-out en klik vervolgens op OK.

4

Bepaal de instellingen voor de paginamarges, het aantal labels op een pagina en de tussenruimte tussen labels. Uw aangepaste lay-out verschijnt in het pop-upmenu Pagina.

144


Het maken van een reservekopie en herstellen van informatie

10

Dit hoofdstuk beschrijft hoe u een reservekopie van uw Bento-gegevens kunt maken. Gebruik een reservekopie om uw oorspronkelijke informatie te herstellen als u per ongeluk een wijziging aanbrengt of om uw gegevens te herstellen in het geval van een probleem zoals een defecte harde schijf. Een Bento reservekopie bevat de gegevens die Bento bevat op het moment dat u de reservekopie opdracht uitvoert. De reservekopie opdracht is makkelijk te gebruiken; u geeft eenvoudigweg een naam en een locatie op voor de reservekopie. Herstellen is net zo gemakkelijk te gebruiken; u selecteert de reservekopie van waaruit u de gegevens wilt herstellen. Omdat het verstandig is om regelmatig een reservekopie van uw gegevens te maken, biedt Bento u een optioneel periodieke herinnering om een reservekopie te maken. Opmerking Reservekopie- en herstelfuncties zijn op al uw gegevens in Bento van toepassing. Wanneer u gegevens wilt bewaren uit een individuele bibliotheek of verzameling, gebruik dan de exportfunctie beschreven in ”Het exporteren van informatie vanuit Bento” op pagina 132. U kunt ook de Mac OS X-programmatechnologie genaamd Time Machine gebruiken om een reservekopie te maken en uw Bento-gegevens te herstellen. Tip Kopieer uw reservekopie naar een andere locatie zoals een externe harde schijf of een CD-ROM, om een kopie hiervan te bewaren.

145

Over Bento reservekopieën Wanneer u een Bento reservekopie maakt, maakt u een kopie van de gegevens die zich in Bento bevinden. Een reservekopie bevat de gegevens uit uw bibliotheken en verzamelingen op het moment dat u de reservekopie maakt. Belangrijk De Bento reservekopie bevat geen gegevens uit de Adresboek, iCal en iPhoto programma's. Het is raadzaam ook een reservekopie te maken van uw Adresboek, iCal en iPhoto gegevens wanneer u een reservekopie maakt van uw Bento-gegevens. Reservekopie maken van Adresboek-, iCal- en iPhoto-gegevens • Gebruik de archiveerfunctie in het Adresboekprogramma om een reservekopie te maken van de gegevens in het Adresboekprogramma. • Gebruik de reservekopiefunctie in het iCal-programma om een reservekopie te maken van de gegevens in het iCal-programma. • Gebruik de Time Machine functie om een reservekopie te maken van de gegevens in het iPhoto-programma. Wanneer u echter velden toevoegt aan de records in de Adresboek-, iCalgebeurtenissen-, iCal-opdrachten- of iPhoto-bibliotheek, dan worden de gegevens in deze extra velden aan de Bento-reservekopie toegevoegd. Hoe reservekopieën van verschillende veldtypen worden gemaakt Houd rekening met het volgende wanneer u een reservekopie maakt van bestandenlijstvelden, mediavelden of gekoppelde gegevensvelden. Voor

Maakt Bento een reservekopie van

Bestandenlijst- velden

De bestandsnamen en locaties in de lijst, maar niet de inhoud van de bestanden.

Mediavelden

De inhoud van de velden (voor de meeste mediavelden), omdat Bento kopieën van de mediabestanden bewaart. Wanneer u echter aliassen gebruikt voor mediabestanden in plaats van de mediabestanden naar bento.bentodb te kopiëren, maakt Bento een reservekopie van de bestandsnamen en locaties van de bestanden die zijn toegevoegd aan de mediavelden, maar niet van de inhoud van de bestanden. U dient een reservekopie te maken van deze mediabestanden in een locatie in de Finder.

Gekoppelde gegevensvelden

De getoonde gegevens uit gekoppelde gegevensvelden, omdat deze velden gegevens tonen uit bibliotheken en verzamelingen. Maar Bento maakt geen reservekopie van de gegevens uit de Adresboek, iCalgebeurtenissen, iCal-opdrachten en iPhoto bibliotheken. Wanneer u gekoppelde gegevensvelden gebruikt die verwijzen naar deze bibliotheken, zijn de gegevens afhankelijk van wat beschikbaar is in de Adresboek, iCal en iPhoto programma's.

146

Hoofdstuk 10 Het maken van een reservekopie en herstellen van informatie

Het gebruik van de reservekopieherinnering Standaard herinnert Bento u er één keer per week aan om een reservekopie te maken.

Een Bento reservekopie maken vanuit het reservekopie herinneringsdialoogvenster doet u als volgt: 1

Klik op Reservekopie maken.

2

In het dialoogvenster dat verschijnt, gebruikt u de standaardnaam en -locatie of typt u een naam en kiest u een eigen locatie voor de reservekopie.

Het wijzigen van de reservekopieherinnering U kunt de standaard reservekopieherinneringsfrequentie wijzigen of u kunt de reservekopieherinnering uitschakelen. De reservekopieherinnering inschakelen of de herinneringsfrequentie wijzigen doet u als volgt: 1


2

Selecteer het selectievakje “Toon een herinnering om een reservekopie te maken” en stel de frequentie in voor hoe vaak u een herinnering wilt zien om een reservekopie van uw gegevens te maken. U kunt elke week of elke maand een herinnering krijgen om een reservekopie van uw gegevens te maken.

De reservekopieherinnering schakelt u als volgt uit: 1


2

Deselecteer het selectievakje “Toon een herinnering om een reservekopie te maken”.


147

Het maken van een reservekopie Wanneer u een Bento reservekopie maakt, maakt u een kopie van de gegevens die zich in Bento bevinden. Het is raadzaam om een reservekopie van uw Bento-gegevens te maken voordat u uitgebreide wijzigingen aanbrengt, zoals het importeren van gegevens, het wissen van bibliotheken of formulieren aanzienlijk wijzigt.

Een reservekopie maakt u als volgt: 1

Kies Bestand > Reservekopie maken van Bentogegevens.

2

Gebruik de standaardnaam en -locatie of typ een naam en kies een eigen locatie voor de reservekopie.

3

Klik op Bewaar.

4

(Optioneel) Wanneer u gegevens uit het Adresboek-, iCal- en iPhotoprogramma weergeeft in Bento, dient u vervolgens een reservekopie te maken van de gegevens in deze programma's. De Bento reservekopie bevat geen gegevens uit deze programma's.

Het herstellen vanaf een reservekopie Wanneer u gegevens herstelt vanaf een Bento reservekopie, vervangt u de gegevens in Bento met de inhoud van de Bento reservekopie. Elke door u aangebrachte wijziging in Bento sinds u de reservekopie hebt gemaakt gaat verloren. Elk gewist record wordt hersteld. Gegevens herstellen vanaf een reservekopie doet u als volgt:

148

1

(Optioneel) Wanneer u gegevens uit het Adresboek-, iCal- en iPhotoprogramma weergeeft in Bento, dient u eerst de gegevens uit het archiefbestand (Adresboek), reservekopie (iCal) of Time Machine-bestand (iPhoto) te herstellen. De Bento reservekopie bevat geen gegevens uit deze programma's.

2

Kies Bestand > Herstellen vanaf Bento reservekopie en zoek de reservekopie.

3

Klik op Open.

4

Wanneer Bento een bevestigingsdialoogvenster weergeeft, klik dan op Doorgaan. Bento laadt de inhoud van de Bento reservekopie.


Het gebruik van Time Machine met Bento Time Machine is het Mac OS X-programma dat reservekopieën van uw computer maakt (inclusief Bentogegevens) met enige regelmaat. U kunt Time Machine gebruiken om Bentogegevens te herstellen vanaf een specifieke datum en tijd. Wanneer u gegevens herstelt vanaf een Time Machine-reservekopie, vervangt u alle gegevens die zich in Bento bevinden door de inhoud van de reservekopie. Time Machine opties stelt u als volgt in: 1

Kies Apple-menu > Systeemvoorkeuren en klik op Time Machine.

2

Schuif, in de Time Machine-voorkeuren, de schuifbalk op AAN en kies een reservekopieschijf.

3

Verifieer dat Time Machine een reservekopie heeft gemaakt van de Bibliotheekmap van de gebruiker. (Standaard maakt Time Machine een reservekopie van uw gehele harde schijf.)

Bentogegevens herstellen met Time Machine doet u als volgt: 1

Bento stoppen.

2

(Optioneel) Wanneer u gegevens uit het Adresboek-, iCal- en iPhotoprogramma weergeeft in Bento, herstel dan eerst de gegevens van ieder programma. (De Bento reservekopie bevat geen gegevens uit deze programma's.) Zie voor meer informatie ”Reservekopie maken van Adresboek-, iCal- en iPhoto-gegevens” op pagina 146.

3

Open een Finder-venster en ga naar de Bento-map in de bibliotheekmap van de gebruiker: Bibliotheek/Application Support/Bento/

4

Open Time Machine vanuit het Dock of de Programma'smap.

5

Gebruik de pijltjestoetsen of tijdlijn aan de rechterkant van uw scherm om door alle reservekopieën te bladeren die Time Machine heeft gemaakt.

6

Wanneer u de datum van de gegevens die u wilt herstellen vindt, selecteert u het bestand bento.bentodb en klikt u op Herstellen.

7

Klik op Vervangen in het bevestigingsdialoogvenster. Het herstelde bestand bento.bentodb wordt naar Bibliotheek/Application Support/Bento/ gekopieerd en zal alle gegevens die zich in Bento bevinden vervangen.

8

Open Bento. Bento laadt de inhoud van het herstelde bestand bento.bentodb.


149

150


Het synchroniseren

11

Dit hoofdstuk beschrijft hoe u Bento for Mac met Bento for iPhone en Bento for iPad kunt synchroniseren. Bento for iPhone en Bento for iPad zijn persoonlijke databaseprogramma's die het voor u mogelijk maken bibliotheken, verzamelingen, records en velden te maken op uw iPhone, iPod touch, of iPad. U kunt twee willekeurige Apple-apparaten met Bento for Mac synchroniseren. U kunt met Bento for Mac bijvoorbeeld een iPhone en een iPad, een iPhone en een iPod touch of twee iPads synchroniseren. Bento for Mac synchroniseert een set bibliotheken met alle aangesloten apparaten. Hoewel er twee apparaten tegelijkertijd met Bento for Mac verbonden kunnen zijn, kunt u maar één apparaat per keer synchroniseren met Bento for Mac. Wanneer u de synchronisatie van een tweede apparaat start terwijl de synchronisatie van het eerste apparaat nog aan de gang is, zal de eerste synchronisatie niet worden afgebroken. De synchronisatie van het tweede apparaat zal pas starten wanneer de eerste synchronisatie is afgerond. Wat u nodig hebt: • Bento 4 • Bento for iPhone 1v6 • Bento for iPad 1v4

Het synchroniseren van informatie tussen uw Mac en uw apparaten Door middel van synchronisatie kunt u uw gegevens onderling delen met uw computer en twee willekeurige Apple-apparaten. Wanneer u bijvoorbeeld in Bento for iPad informatie aan een bibliotheek toevoegt, kunt u met Bento for Mac synchroniseren om deze informatie toe te voegen aan de bibliotheek in Bento op uw computer en Bento for iPhone.

151

Het verbinden van uw apparaat met hetzelfde Wi-Fi-netwerk als uw computer. Bento for Mac kan synchroniseren met Bento for iPhone of Bento for iPad wanneer beide programma's op de computer en op het apparaat geopend zijn en verbonden zijn met hetzelfde Wi-Fi-netwerk. Een computer-naar-computer (ad hoc) netwerk is ook mogelijk. Zie de Mac Help voor informatie over netwerken. Uw apparaat met hetzelfde Wi-Fi-netwerk verbinden als uw computer doet u als volgt: 1

Druk op de thuisknop van uw apparaat, tik op Instellingen, tik op Wi-Fi en selecteer vervolgens een Wi-Fi-netwerk.

2

Kies op uw Mac het Apple-menu > Systeemvoorkeuren > Netwerk.

3

Klik links in het venster Netwerk op AirPort.

4

Selecteer bij Netwerknaam hetzelfde Wi-Fi-netwerk als het netwerk waarmee uw apparaat is verbonden.

5

Klik op Schakel AirPort in.

6

Klik op Pas toe en sluit dan het Netwerkvenster.

De eerste keer synchroniseren Wanneer u Bento for Mac en Bento for iPhone of Bento for iPad hebt verbonden met hetzelfde Wi-Fi-netwerk, kunt u de databases synchroniseren. Maak een reservekopie van uw Bentogegevens voordat u gaat synchroniseren. Zie voor meer informatie Hoofdstuk 10, “Het maken van een reservekopie en herstellen van informatie” op pagina 145. De eerste keer synchroniseren doet u als volgt: 1

Start Bento for iPhone en tik op werkbalk.

. Of start Bento for iPad en tik op

in de

2

Tik op Met nieuwe computer synchr. in het venster Synchronisatie & Setup (Bento for iPhone) of het pop-over venster Synchronisatie & Setup (Bento for iPad).

3

Er verschijnt een viercijferige toegangscode. Opmerking Wanneer het apparaat niet is verbonden met een Wi-Fi-netwerk, verschijnt er een waarschuwing. Zie voor het verbinden met een Wi-Fi-netwerk ”Het verbinden van uw apparaat aan hetzelfde Wi-Fi-netwerk als uw computer.” op pagina 152.

152

4

Start Bento for Mac en kies Bestand > Synchronisatie met apparaat instellen.

5

Selecteer uw apparaat en klik op Doorgaan..

Hoofdstuk 11 Het synchroniseren

6

Voer in het venster Verbinden de op uw scherm getoonde toegangscode in. De synchronisatie start.

7

Klik na de synchronisatie in het venster Succesvol van uw Mac op Klaar. In het venster Synchronisatie & Setup (Bento for iPhone) of het pop-over venster Synchronisatie & Setup (Bento for iPad) ziet u een tijdstempel en de naam van de gesynchroniseerde database.

Het synchroniseren van Bento for Mac met Bento for iPhone of Bento for iPad Nadat u voor de eerste keer hebt gesynchroniseerd, kunt u gegevens in Bento for Mac, Bento for iPhone, of Bento for iPad toevoegen, bewerken en wissen. Synchroniseer regelmatig om uw gegevens consistent te houden in al uw Bento-produkten. Bento for Mac kan synchroniseren met Bento for iPhone of Bento for iPad wanneer beide programma's, zowel op de computer als op het apparaat, geopend zijn en verbonden zijn met hetzelfde Wi-Fi-netwerk. Zie voor meer informatie ”Het verbinden van uw apparaat aan hetzelfde Wi-Fi-netwerk als uw computer.” op pagina 152. Het synchroniseren van Bento for Mac met Bento for iPhone of Bento for iPad doet u als volgt: 1

(Optioneel) Selecteer in het Apparatengedeelte van het bibliothekenvenster van Bento for Mac uw apparaat en controleer vervolgens of de bibliotheken waarmee u wilt synchroniseren geselecteerd zijn. Opmerking De Bento iCal-gebeurtenissen en iPhoto bibliotheken worden niet ondersteund door Bento for iPhone en Bento for iPad. De iCalopdrachtenbibliotheek wordt door Bento for iPhone en Bento for iPad ondersteund nadat u met Bento for Mac gesynchroniseerd hebt. Standaard worden alle andere bibliotheken gesynchroniseerd.

2

Tik in Bento for iPhone op werkbalk.

. Of start Bento for iPad en tik op

3

Tik in Bento for iPhone of Bento for iPad op Synchroniseer nu.

in de

Het beheren van verbonden apparaten U kunt uw Bento computer synchroniseren met twee willekeurige Apple-apparaten. Indien u meerdere apparaten met uw Bento for Mac synchroniseert, kan Bento uw helpen met het bijhouden van welke apparaten momenteel verbonden zijn en wanneer ze voor het laatst gesynchroniseerd zijn.


153

Het toevoegen van een apparaat aan de lijst met apparaten die momenteel verbonden zijn, doet u als volgt: 1

Klik in het Apparatengedeelte van het bibliothekenvenster van Bento for Mac op

2

.

Klik onderin het venster Setup op Toevoegen. Indien de lijst al twee apparaten bevat, verwijdert u een apparaat door het eerst te selecteren en vervolgens op Verwijderen te klikken.

3

Volg de stappen in ”De eerste keer synchroniseren” op pagina 152. Het apparaat wordt toegevoegd aan de lijst in de tab Setup. De lijst geeft ook de datum en tijd weer van de meest recente synchronisatie van elk apparaat.

Het verwijderen van een apparaat uit de lijst met momenteel verbonden apparaten doet u als volgt: 1

Klik in het Apparatengedeelte van het bibliothekenvenster van Bento for Mac op

2

.

Selecteer onderin het scherm Setup een apparaat en klik vervolgens op Verwijderen. Het geselecteerde apparaat wordt verwijderd uit de lijst in de tab Setup.

Het oplossen van problemen met synchroniseren Dit gedeelte beantwoordt enkele veelgestelde vragen over het synchroniseren van informatie tussen uw Bento-producten. • Kan ik meer dan één Bento for Mac met een apparaat synchroniseren? Nee. U kunt een apparaat slechts met e?e?n Bento for Mac synchroniseren. Wanneer u een tweede Bento for Mac met uw apparaat synchroniseert, worden de bibliotheken van de eerste Bento for Mac gewist. Vermijd het verbinden met meerdere computers met Bento for Mac om gegevensverlies te voorkomen.

154


• Hoe kan ik de Adresboekbibliotheek op mijn Bento for iPhone synchroniseren met het Contactenprogramma op mijn iPhone en het Adresboekprogramma op mijn Mac? Bij het starten van Bento for Mac wordt de informatie uit het Adresboekprogramma gelezen en worden deze gegevens weergegeven in de Adresboekbibliotheek van Bento for Mac. Op vergelijkbare wijze wordt bij het starten van Bento for iPhone de informatie uit het iPhone-contactenprogramma gelezen en weergegeven in de Adresboekbibliotheek van Bento for iPhone. Houd er rekening mee dat wanneer u synchroniseert tussen Bento for Mac en Bento for iPhone, dat u alleen de informatie hierin synchroniseert en niet het Adresboek of de Contactgegevens. Voor het synchroniseren van de Adresboekgegevens op de Mac met de Contactgegevens op de iPhone, heeft u twee mogelijkheden: • Verbind uw iPhone met iTunes. Klik op de Info tab. Selecteer “Synchroniseer Adresboek-contacten”, selecteer vervolgens “Alle contactgegevens” en klik daarna op Synchroniseer. • Indien u een MobileMe-account hebt, kunt u deze gebruiken om uw Adresboekgegevens te synchroniseren. • Hoe kan ik de Adresboekbibliotheek op mijn Bento for iPad synchroniseren met het Contactenprogramma op mijn iPad en het Adresboekprogramma op mijn Mac. Bij het starten van Bento for Mac wordt de informatie uit het Adresboekprogramma gelezen en worden deze gegevens weergegeven in de Adresboekbibliotheek van Bento for Mac. Op vergelijkbare wijze wordt bij het starten van Bento for iPad de informatie uit het iPhone-contactenprogramma gelezen en weergegeven in de Adresboekbibliotheek van Bento for iPad. Houd er rekening mee dat wanneer u synchroniseert tussen Bento for Mac en Bento for iPad, dat u alleen de informatie hierin synchroniseert en niet het Adresboek of de Contactgegevens. Voor het synchroniseren van de Adresboekgegevens op de Mac met de Contactgegevens op de iPad, heeft u twee mogelijkheden: • Verbind uw iPad met iTunes. Klik op de Info tab. Selecteer “Synchroniseer Adresboek-contacten,” selecteer vervolgens “Alle contactgegevens” en klik daarna op Synchroniseer. • Indien u een MobileMe-account hebt, kunt u deze gebruiken om uw Adresboekgegevens te synchroniseren.


155

• Waarom zijn niet al mijn mediabestanden gesynchroniseerd? Mediabestanden die groter zijn dan 10 MB of die niet op uw apparaat geopend of afgespeeld kunnen worden, kunnen niet worden gesynchroniseerd. • Wat als Bento for iPhone of Bento for iPad tijdens de synchronisatie wordt onderbroken? Indien uw Bento for iPhone of Bento for iPad tijdens het synchroniseren wordt onderbroken (bijvoorbeeld door een telefoonoproep of een stroomstoring), dient u het synchroniseren opnieuw te starten. • Wat gebeurt er bij het synchroniseren wanneer gegevens op het ene apparaat conflicteren met gegevens op het andere apparaat? Wanneer de gegevens conflicteren, zullen de gegevens in Bento for iPhone of Bento for iPad de gegevens in Bento for Mac overschrijven. Voorbeeld: U hebt het telefoonnummer van John Smith opgeslagen in beide producten van Bento. U verandert zijn telefoonnummer in Bento for Mac in 555-1010 en in Bento for iPhone in 555-9090. Wanneer u dan synchroniseert, overschrijft het telefoonnummer op uw apparaat het telefoonnummer op uw computer. • Waarom zie ik mijn iCal-gebeurtenissen en iCal-opdrachten en iPhotobibliotheken niet in Bento for iPhone en Bento for iPad? De iCal-gebeurtenissen en iPhoto bibliotheken worden niet ondersteund door Bento for iPhone en Bento for iPad. De iCal-opdrachtenbibliotheek wordt door Bento for iPhone en Bento for iPad ondersteund nadat u met Bento for Mac gesynchroniseerd hebt. • Ik heb een bibliotheek gemaakt zonder gebruik te maken van een sjabloon in Bento for iPad en daarna gesynchroniseerd. Waarom zie ik de velden niet in Bento for Mac? De velden die u hebt gemaakt worden weergegeven in het Veldenvenster, maar Bento brengt de velden niet automatisch over naar een formulier. U moet de velden naar een formulier slepen en ze vervolgens op de gewenste manier rangschikken.

156


A

Sneltoetsen

Deze sectie bevat een overzicht van de sneltoetsen. U kunt uw toetsenbord en muis gebruiken om veel taken snel te voltooien in Bento. De sneltoetsen voor gewone menuopdrachten vindt u in de menu's (of bekijk de menusneltoetsenlijst hier). Druk op de sneltoetsen in de getoonde volgorde, om een actie te voltooien. Opmerking Om naar alle velden in de formulieren tabelweergave te kunnen gaan met Tab en Shift-Tab, dient u de uitgebreide toetsenbordfuncties in te stellen op “Alle regelaars”. Uitgebreide toetsenbordfuncties instellen op Alle regelaars doet u als volgt: 1

Kies Systeemvoorkeuren uit het Apple-menu.

2

Het paneel 'Toetsenbord' openen.

3

Klik op “Toetscombinaties”.

4

Selecteer bij uitgebreide toetsenbordfuncties “Alle regelaars”.

Actie

Sneltoets

Werken met formulierweergave Toon of verberg de formulierhulpmiddelen.

Option-Command-C

Ga naar het volgende veld

Tab

Ga naar het vorige veld

Shift-Tab

Hernoem formulier

Dubbelklik op de formuliernaam.

Selecteer meerdere velden

Klik buiten het eerste veld, sleep dan de selectierechthoek naar de andere velden die u wilt selecteren.

Verleng de veldselectie

Shift-klik of Command-klik met de geselecteerde velden om items toe te voegen of te verwijderen van de geselecteerde veldenset.

Selecteer alle velden

Command-A

Deselecteer alle velden

Shift-Command-A

Slecteer/deselecteer het selectievakje in het selectievakjeveld

Selecteer het selectievakjeveld en druk op de spatiebalk.

157

Actie

Sneltoets

Werken met tabelweergave wanneer één cel geselecteerd is Bewerk een waarde

Option-Return

Sla op en ga naar de volgende cel

Return

Voeg in een tekstveld een return in

Command-Return

Ga naar de cel boven

Pijl omhoog

Ga naar de cel beneden

Pijl omlaag

Ga naar het volgende veld

Tab

Ga naar het vorige veld

Shift-Tab

Werken met tabelweergave wanneer één of meer cellen geselecteerd zijn Breid de selectie uit naar boven

Shift-pijl omhoog

Breid de selectie uit naar beneden

Shift-pijl omlaag

Werken met tabelweergave wanneer records geselecteerd zijn Selecteer een record

Klik op het rijnummer. Het hele record is geselecteerd.

Selecteer meerdere records

Selecteer één record en Shift-klik dan een ander record om alle records daartussen te selecteren.

Breid recordselectie uit

Command-klik een record met de records geselecteerd om het record aan de selectie toe te voegen, indien het niet geselecteerd is, of om een record uit de selectie te verwijderen, indien het geselecteerd is.

Ga naar het record boven

Pijl omhoog

Ga naar het record beneden

Pijl omlaag

Werken met records Voeg record toe

Command-N

Dupliceer record

Shift-Command-D

Wis record (bibliotheek)

Command-Delete

Wis record (verzameling) Ga naar het volgende record

Command rechterhaakje (])

Ga naar het vorige record

Command linkerhaakje ([)

Ga naar het eerste record

Option-Command linkerhaakje ([)

Ga naar het laatste record

Option-Command rechterhaakje (])

Werken met tekst en objecten Selecteer alle tekst in een veld dat wordt bewerkt

158

Appendix A

Command-A

Actie

Sneltoets

Deselecteer alle tekst in een veld dat wordt bewerkt

Shift-Command-A

Knip

Command-X

Kopieer

Command-C

Plak

Command-V

Dupliceer

Command-D

Wis

Wis

Controleer spelling

Command-puntkomma (;)

Toon spellingvenster

Command-dubbele punt (:)

Toon venster met speciale tekens

Option-Command-T

Algemeen Maak bibliotheek vanuit sjabloon (open dialoogvenster Nieuwe bibliotheek)

Command-L

Maak verzameling

Shift-Command-N

Maak slimme verzameling

Option-Command-N

Voeg veld toe

Control-N

Toon of verberg Geavanceerd zoeken

Command-F

Geef geselecteerd item snel weer

Command-Y

Verstuur in tabelweergave een e-mail naar één of meer geselecteerde emailadressen

Shift-Command-M

Gebruik het zoekveld

Option-Command-F

Toon tabelweergave

Command-1

Toon rasterweergave

Command-2

Toon gedeelde weergave (tabel/ formulier of raster/formulier)

Command-3

Toon formulierweergave (druk nogmaals op de sneltoets om naar het volgende formulier te gaan)

Command-4

Toon of verberg bibliotheken- en veldenvenster

Command-5

Ga naar het volgende deel of het hoofdvenster

Control-Option - pijl rechts

Ga naar het vorige deel of het hoofdvenster

Control-Option - pijl links

Toon of verberg de samenvattingsrij

Command-6

Importeer bestand

Shift-Command-I

Exporteer huidige bibliotheek of verzameling

Shift-Command-E

Appendix A

159

160

Actie

Sneltoets

Druk de huidige bibliotheek of verzameling in de huidige weergave af

Command-P

Druk de labels uit de huidige bibliotheek of verzameling af

Shift-Command-P

Maak laatste handeling ongedaan

Command-Z

Voer ongedaan maken van laatste handeling opnieuw uit

Shift-Command-Z

Open venster

Command-0 (nul)

Sluit venster

Command-W

Minimaliseer venster

Command-M

Toon voorkeuren

Command-komma (,)

Gecodeerde velden vergrendelen

Shift-Command-L

Toon Bento Help menu

Shift-Command-vraagteken (?)

Verberg Bento

Command-H

Verberg andere vensters

Option-Command-H

Beëindig Bento

Command-Q

Appendix A

Het terugkeren naar een eerdere versie van Bento

B

Dit gedeelte geeft aanwijzingen voor Bento 1-, Bento 2- en Bento 3-gebruikers die Bento 4 hebben geïnstalleerd en willen terugkeren naar een eerdere versie. Het terugkeren naar een eerdere versie vanuit Bento 4 Wanneer u een eerdere versie van Bento op uw computer hebt staan, zal Bento 4 een nieuwe database maken aan de hand van uw vorige Bento-databasebestand. De naam van uw oude Bento -database wordt gewijzigd in bentoUpgradeBackup.bentodb en de Bento 4-database krijgt de naam bento.bentodb. Wanneer u in uw vorige versie van Bento gegevens wilt gebruiken die u hebt gemaakt in Bento 4, exporteer dan de Bento 4-records in .csv-formaat voordat u terugkeert naar de vorige versie van Bento. Zie voor meer informatie ”Het exporteren van informatie vanuit Bento” op pagina 132.

161

Het terugkeren van Bento 4 naar Bento 1, Benot 2 of Bento 3: 1

Als Bento is geopend, kies dan Bento > Bento stoppen.

2

Kies in de Finder Ga > Thuismap.

3

Open de Bibliotheekmap, vervolgens de map Application Support en vervolgens de Bentomap. U ziet het huidige Bento 4-databasebestand (bento.bentodb) en de reservekopie van de vorige Bento-database (bentoUpgradeBackup.bentodb).

162

Appendix B

4

Sleep het bestand bento.bentodb (Bento 4) naar de Prullenmand.

5

Wijzig de naam van het bestand bentoUpgradeBackup.bentodb in bento.bentodb.

Appendix B

163

6

De map moet er nu als volgt uitzien (bentoUpgradeBackup.bentodb is vervangen door bento.bentodb).

7

Zoek het vorige Bento-programma en start het op. Indien u uw vorige Bento-programma hebt overschreven met de Bento 4 trial, kunt u een ander exemplaar downloaden op de Bento-ondersteuningswebsite.

8

Uw gegevens zullen in Bento 1. Bento 2 of Bento 3 verschijnen zoals ze waren voordat u Bento 4 startte.

9

Sleep het Bento 4-programma naar de Prullenmand. Of hernoem het Bento 4-programma (en bewaar deze in een andere map) voor het geval dat u deze opnieuw nodig hebt.

164

Appendix B

Index

A aanmaken formulieren 66 records in formulierweergave 64 ad hoc netwerken 151, 152 Adresboek 24 gegevens weergeven van 45 Adresboekbibliotheek 8 beschrijving 24, 35, 47 velden bijgewerkt in het Adresboekprogramma 49 verbergen 46 Adresboekprogramma 8 Adresboekgroepen 47 adreslabels. Zie labels 141 adresvelden 91 afbeeldingen 114 bewaren 116 verplaatsen en formaat veranderen 116 afbeeldingskaders 73 afdrukken 137 geselecteerde records 140 het maken van aangepaste papierformaten 139 labels 141 agenda's geabonneerd 51 weergeven 50 aliassen naar bestanden en mappen 95, 96, 115 apparaten, synchroniseren 151 Apparatengedeelte van het bibliothekenvenster 22 apparaten koppelen 151 AppleWorks, exporteren vanuit 124 archiveren. Zie reservekopie maken automatische tellervelden 91

B bento.bentodb 115, 149 Bento for iPad, Bento synchroniseren met 151, 154 Bento for iPhone, Bento synchroniseren met 151, 154 Bento forum 18

Bento Template Exchange 18, 134 bentoUpgradeBackup.bentodb 161 berekeningen in eenvoudige lijstvelden 94 instellen 93 berichtenlijstvelden 90, 96 bestanden, bewaren in bestandenlijstvelden 95 bestanden bewaren in bestandenlijstvelden 95 bestandenlijstvelden 90, 95 bestanden openen uit 107 bestanden vooraf bekijken met Snelle weergave 108 beveiligde velden, in veldenvenster 104 beveiligen Bento 118 velden 119 bezig met verwijderen van records uit verzameling 59 bibliotheek mappen 42 bibliotheekmappen 87 bibliotheekpictogrammen 39 bibliotheeksjablonen. Zie sjablonen bibliotheken 12 beschrijving 23, 35, 45 exporteren 132 groeperen 42, 87 importeren naar bestaande 127 koppelen van records in verschillende 98 maken door importeren 126 maken met behulp van sjablonen 37 maken via sjablonen 130 pictogram wijzigen 39 toevoegen aan bibliothekenvenster 23 velden bekijken in 33 verschillende gegevens weergeven van 63 wissen 43 bibliotheken groeperen 42, 87 Bibliothekenvenster Apparatengedeelte 26 Gedeelte Gedeeld 26 bibliothekenvenster beschrijving 23 formaat van pictogrammen en tekst wijzigen

165

24 verbergen 23

C ClarisWorks, exporteren vanuit 124 computer-computernetwerken 151 computer-naar-computernetwerken 152 contactpersonen Adresboek 45 e-mailen 106 gekoppelde 98 weergeven 47 csv-bestanden 12 beschrijving 124 vereiste bestandsnaamextensie 124

D databases delen 39 delen uitschakelen 40 delen verbreken 40 importeren vanuit 124 zoeken naar gedeelde 41 databases delen 39 uitschakelen gedeeld 40 zoeken naar gedeeld 41 Database wachtwoord 117 Zie ook Gedeeld wachtwoord datums huidige 65 weergeven 50

E eenvoudige lijstvelden beschrijving 90, 109 gegevens samenvatten in 83 e-mailadresvelden 91 e-mails versturen in formulierweergave 106 versturen in tabelweergave 106 e-mails versturen in formulierweergave 106 in tabelweergave 106 exporteren door het slepen van bestanden 136 in bibliotheeksjabloonformaat 132 in csv-formaat 132 in Excel 2008-formaat 132 in Numbers-formaat 132 in TAB-formaat 132

F films 115 flexibele scheidingsruimten 74 formules 93

166

Index

formulieren aanmaken 66 aanpassen 69 dupliceren 67 hernoemen 67 het automatisch toevoegen van kolomscheidingen 74 het wissen van kolomscheidingen van 74 kolombreedte wijzigen 71 mediabestanden toevoegen aan 115 miniaturen in rasterweergave 85 objecten toevoegen aan 72, 73 ontgrendelen 68 thema's wijzigen 70 velden toevoegen aan 68 vergrendelen 68 wissen 66 formulieren aanpassen 69 formulierkleur, wijzigen 70 formulierweergave beschrijving 28, 36, 63 knoppen Overzicht en Details 30 forum 18 foto's 114 weergeven 53

G geabonneerde agenda's 51 Geavanceerd zoeken 30, 32 gebeurtenissen iCal 45 weergeven 50 gebied met records 22 gecodeerde velden beschrijving 91 en database wachtwoord 117 gedeeld 41 zoeken 30 gedeelde weergave, beschrijving 29, 64, 76 Gedeeld wachtwoord 41 Zie ook Database wachtwoord Gedeelte Gedeeld van het bibliothekenvenster 22 gegevensbronnen, opgeven voor gekoppelde records 98 gegevens herstellen 148 Gegevens uit het adresboek en reservekopieën 50 gegevensvelden 90 gekoppelde gegevensvelden 15, 90 en Adresboekprogramma 102 en iCalprogramma 102 en iPhoto-programma 102 maken 98 navigeren naar 103 gekoppelde recordslijsten. Zie gekoppelde gegevensvelden

geluidsbestanden 115 Gemiddelde-functie 84 groepen, Adresboek en Bento-verzamelingen 47

H huidige datum en tijd 65

I iCal 24 gegevens weergeven van 45 iCal-bibliotheken, verbergen 46 iCal-gebeurtenissenbibliotheek 9 beschrijving 24, 35, 50 velden bijgewerkt in het iCal-programma 51 iCal-gegevens en reservekopieën 53 iCal-opdrachtenbibliotheek beschrijving 25, 35, 50 velden bijgewerkt in het iCal-programma 52 iCal-programma 9 IM-accountvelden 91 importeren 12 beschrijving 123 bibliotheeksjablonen 130 naar bestaande bibliotheek 127 naar nieuwe bibliotheek 126 Numbers-bestand 127 voorbereiden voor 124 importeren van 127 iPad 151 iPhone 151 iPhoto 24 gegevens weergeven van 45 iPhoto-bibliotheek 10 beschrijving 35, 53 velden 54 verbergen 46 iPhoto-programma 10 reservekopie maken van gegevens 55 iPod touch 151 iSight-camera's 114 iTumes bestanden toevoegen aan mediavelden 115 iTunes afspeellijsten 57

J JPEG-bestanden 114

K kaarten. Zie Formulier keuzevelden 90 kolombreedte (formulieren) 71 Kolommen in eenvoudige lijstvelden. 109 kolommen in eenvoudige lijstvelden. 83

Index

kolommen in tabelweergave. Zie ook velden 83 beschrijving 75 formaat aanpassen 83 opnieuw rangschikken 83 tonen of verbergen 81 kolomnamen 127 kolomscheidingen 74 komma-gescheiden bestanden 12 kommagescheiden waardebestanden beschrijving 124 kopieën van bestanden in bestandenlijstvelden 95

L labels aangepast 141, 143 afdrukken 141 instellen 141 instellingen bewaren 141, 143 post 141 veld 71 lay-outs. Zie Formulier lettertypegrootte wijzigen in tabelweergave 76 lijst met te verrichten taken. Zie taken lijstvelden 92 locatievelden 97, 120 beschrijving 91 zoeken 32

M Mac OS X Mail-items 96 maken bibliotheken 37 records in tabelweergave 76 Slimme verzamelingen 60 velden 92, 104 verzamelingen 58 mappen, bibliotheek 42, 87 marges, aanpassen voor afdrukken 139 Maximumfunctie 84 mediabestanden toevoegen 115 wissen 117 mediavelden 90, 114 Minimumfunctie 84 MP3-bestanden 114 muziek 115

N navigatiebalk 30 Numbers-bestanden 127 exporteren naar 133 nummervelden 90

167

O objecten afbeeldingskaders 73 formaat wijzigen 70 selecteren op formulier 69 tekstkaders 72 verplaatsen op formulier 69 opdrachten iCal 45 weergeven 50 operatoren 93

P PDF-bestanden 95 probleemoplossing Adresboek updates 49 Bento synchroniseren met Bento for iPad 154 Bento synchroniseren met Bento for iPhone 154 iCal-updates 52 probleemoplossing voor iPhoto-updates 54

Q QuickTime 114

R rasterweergave beschrijving 85 rasterweergave, beschrijving 28, 85 rasterweergave-items labels toevoegen 87 standaardformulier instellen 88 standaard mediaveld instellen 87 weergave 86 weergaveformaat wijzigen 87 records aan verzamelingen toevoegen 58 bewerken in formulierweergave 64 bewerken in tabelweergave 77 dupliceren 65, 78 gegevens berekenen in 91 gekoppeld 98 in formulierweergave 63 in tabelweergave 75 mediabestanden toevoegen aan 115 selecteren in tabelweergave 76 sorteren 79 toevoegen 64, 76, 127 verwijderen 59 wissen 42, 65, 79 zoeken 30 records kopiëren 65, 78 records sorteren beschrijving 79 records zoeken 30, 32

168

Index

rekenvelden 91 maken 93 relaties 15, 98 reservekopieën, herstellen van 148 reservekopie maken beschrijving 145 herinnering uitschakelen 147 iPhoto-gegevens 55 rijen in tabelweergave. Zie record

S samenvattingsrij 83, 111, 113 scheidingsruimten 74 scheidingstekens, horizontaal 73 sjablonen 11 beschrijving 25 bibliotheken maken met 37 Sjabloon Leeg 37 Sjabloon Leeg 37 sjabloonuitwisseling 18, 134 Slimme groepen 48 Slimme verzamelingen 48 beschreven 59 beschrijving 25 maken 60 Snelle weergave 108 sneltoetsen 157 Somfunctie 84 spelling controleren 159 spreadsheets, importeren vanuit 124 spreadsheet-structuur. Zie tabelweergave synchroniseren Bento met Bento for iPad 151, 154 Bento met Bento for iPhone 151, 154

T tab-bestanden vereiste bestandsnaamextensie 124 tab-bestanden, beschrijving 124 tabelweergave beschrijving 28, 36, 75 gegevens kopiëren en plakken in 77 records selecteren in 76 tekstformaat 76 tabgescheiden waardebestanden (tsv), beschrijving 124 technische ondersteuning 19 tekst, formaat veranderen van 71 tekstgrootte veranderen in formulierweergave 71 tekstkaders 72 tekstvelden 90 telefoonnummervelden 91 Telfunctie 84 terugkeren naar een eerdere versie van Bento 162

thema's beschrijving 29 wijzigen voor een formulier 70 Themakiezer 70 Thuisdialoog 21 tijd, huidige 65 tijdsduurvelden 90 tijdvelden 90 Time Machine 145, 149 toegangscode 152 tsv-bestanden vereiste bestandsnaamextensie 124 TSV-bestanden, beschrijving 124

U URL-velden 91

V valutavelden 91 velden arcering toevoegen aan 72 automatisch vullen 83 beschermen 117 beschrijving 89 beveiligd in veldenvenster 104 beveiligen 119 bewegen tussen 69 dupliceren 104 formaat wijzigen 70 gedeeld 41 gegeven berekenen in 93 gegevens samenvatten in 83 gegevens wissen uit 105 in formulierweergave 89 in huidige bibliotheek 33 in tabelweergave 75, 89 in verschillende formulierweergaven 63 lijstvelden 92 locatie 120 maken 92, 104 media 114 selecteren 69 toevoegen aan een formulier 68 uitlijnen op formulieren 72 weergegeven vanuit Adresboek 49 weergegeven vanuit iCal 51 wissen uit formulier 70 velden automatisch vullen 83 velden toewijzen 129 velden uitlijnen op formulieren 72 Veldenvenster 22 beschrijving 103 verbergen 23, 82

Index

veldenvenster beschrijving 33 gebruiken om velden in tabelweergave te verbergen 81 veldlabels cursief 8, 54 tekstgrootte veranderen 71 verplaatsen 71 veldnamen 93 instellen tijdens importeren 127 veranderen in veldenvenster 104 wijzigen in tabelweergave 79 veldtypen adres 91 automatische teller 91 berekening 91 berichtenlijst 90, 96 beschrijving 90 bestandenlijst 90 eenvoudige lijst 90, 109 e-mailadres 91 en exporteren 137 en importeren 131 gecodeerd 91, 117 gecodeerde velden 41 gegevens 90 gekoppelde gegevens 90 IM-account 91 keuze 90 kiezen 93 locatie 91, 97, 120 media 90 nummer 90 selectievakje 90 tekst 90 telefoonnummer 91 tijd 90 tijdsduur 90 URL 91 valuta 91 veranderen 105 waardering 91 veldtypen veranderen 105 vergrendelen formulieren 68 verzamelingen 13 beschreven 57 beschrijving 25 en Adresboekgroepen 47 gegevens weergeven van 63 importeren naar 127 koppelen van records in verschillende 98 maken 58 toevoegen aan bibliothekenvenster 24 velden bekijken in 33 wissen 59

169

videohandleiding 18

W waarderingsvelden 91 wachtwoorden maximale lengte 117 voor database en gecodeerde velden 117 voor gedeelde databases 41 weergaven, beschrijving 27 Wi-Fi-netwerken 152 WiFi-netwerken 151 wissen bibliotheken 43 formulieren 66 mediabestanden 117 records 42, 65, 79 velden en gegevens 105 velden uit formulier 70 verzamelingen 59

Z zoeken Geavanceerd zoeken 30, 32 locatievelden 32 tekst in velden 30 zoekveld 30 Zoekveld 30

170

Index

Bento 4 Gebruikershandleiding

Recommend Documents