ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI DAN PENGARSIPAN PADA PERWAKILAN BADAN KEPENDUDUKAN DAN KELUARGA BERENCANA NASIONAL (BKKBN) PROPINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBJEK Belianti Sistem Informasi STMIK Atma Luhur Pangkalpinang Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel email:
[email protected] Abstract This study was conducted to provide information services and improve performance in the field of administrative management and archiving to be more effective, rapid, accurate and efficient and minimize errors arising in handing the administration and archiving on environment Perwakilan Badan Kependudukan dan keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Province of Kepulauan Bangka Belitung The purpose of this study is to obtain the actual data so it can be found weaknesses in the old system, and corrected by using a new system, analysis used in building the new system is to use object oriented methods with tools UML (Unified Modeling Language) softwares, direct observation and interviews to related parties Analysis results and design which has been made is the need for a computerized system that the administration and archiving can be done with either and distribusion of correspondence in accordance with the rules and procedures that apply to Perwakilan Badan Kependudukan dan keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Province of Kepulauan Bangka Belitung.
Kata kunci: administrative and archiving,
1.
mempengaruhi berkembangnya suatu perusahaan
PENDAHULUAN
dan instansi itu sendiri.
1.1 Latar Belakang Kemajuan teknologi informasi berkembang sangat
Begitu halnya dengan kegiatan administrasi,
cepat dan canggih diberbagai bidang perusahaan dan
yang akan selalu ada pada perusahaan besar maupun
instansi-instansi pemerintah yang ada di seluruh
perusahaan kecil, baik itu lembaga pemerintahan
pelosok tanah air ini. Teknologi informasi tersebut
maupun swasta. Kegiatan ini akan terlihat sebagai
hadir
fungsi kantor yang menyediakan jasa informasi baik
disetiap
pengguna
untuk
mempercepat
pekerjaan agar dapat terselesaikan dengan baik dan
untuk keperluan internal ataupun eksternal kantor.
tepat waktu. Namun masih sedikit orang yang
Jasa informasi yang tersedia salah satunya
memanfaatkan teknologi informasi untuk dapat
meliputi kegiatan penanganan surat menyurat, baik
bekerja
menghasilkan
itu surat masuk yang dimulai dari surat diterima
keuntungan yang lebih banyak dalam jangka waktu
sampai surat tersebut ditindak lanjuti sebagai bahan
yang panjang dan berkesinambungan, sehingga
dasar pertimbangan hingga berkas tersebut menjadi
keuntungan dan kelancaran operasional perusahaan
arsip. Demikian juga pada penanganan surat keluar,
maupun
dimulai sejak berkas berupa konsep lalu ditangani
dengan
instansi
lebih
baik,
pemerintah
sangatlah
hingga dikirim. 1
Pada instansi atau perusahaan terkait yang
Kependudukan
sering menjadi kendala adalah penanganan surat
Dan
Keluarga
Berencana
Nasional (BKKBN) Propinsi Bangka Belitung
masuk, sering kali pimpinan merasa surat yang
b.
Kesulitan untuk menemukan kembali/pencarian
menjadi bahan pertimbangan untuk pengambilan
(searching) surat dibutuhkan pada masa yang
keputusan terselip atau hilang, sehingga transaksi
akan datang.
yang seharusnya menguntungkan tidak terjadi.
1.3
Batasan Masalah Dalam hal penulis melakukan pembatasan
Penanganan surat menyurat yang baik
ruang lingkup masalah, hal ini dilakukan agar
sangat diperlukan untuk meningkatkan kinerja
pembahasannya
instansi dalam bidang tata usaha. Pada Perwakilan
Pada
yang
Objek.
Sehingga penulis merasa perlu untuk melakukan Perancangan
Sistem
Perwakilan
Badan
Kependudukan
Dan
Bangka Belitung Dengan Metodologi Berorientasi
manual dalam pencatatan ke dalam buku agenda.
Dan
topik
Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Propinsi
dilakukan selama ini masih menggunakan sistem
Analisa
dari
Sistem Informasi Administrasi dan Pengarsipan
Nasional (BKKBN) Propinsi Bangka Belitung, menyurat
menyimpang
permasalahan tentang Analisa Dan Perancangan
Badan Kependudukan Dan Keluarga Berencana
penanganan pengarsipan surat
tidak
Batasan
masalahnya
adalah
seputar
penginputan, serta menampilkan kembali data-data
Informasi
surat yang sudah ada dalam bentuk laporan.
Administrasi dan Pengarsipan Pada Perwakilan
1.4
Badan Kependudukan Dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Propinsi Bangka Belitung
Metode Penelitian Metode penelitian adalah menggambarkan
cara mengumpulkan informasi-informasi atau data-
Dengan Metodologi Berorientasi Objek dengan
data yang diperlukan sebagai bahan untuk menyusun
tujuan agar proses pengarsipan surat dapat ditangani
skripsi ini adalah sebagai berikut :
lebih efektif dan efisien.
a.
Metode Pengumpulan Data
1.2 Rumusan Masalah Metode
Penyusunan skripsi yang berjudul “Analisa
data
yaitu
dilakukan
untuk
mendapatkan data dengan cara :
Dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi dan
1) Observasi
Pengarsipan Pada Perwakilan Badan Kependudukan Dan Keluarga Berencana Nasional
pengumpulan
Kegiatan
(BKKBN)
ini
Propinsi Bangka Belitung Dengan Metodologi
mengumpulkan
Berorientasi Objek, akan menguraikan bagaimana
pengamatan langsung dengan hal-hal yang
proses penanganan surat menyurat pada sistem
berkaitan bahan masukan untuk penulisan
informasi yang dirancang dan dikembangkan oleh
skripsi ini.
dengan
cara
2) Wawancara
penulis. Maka permasalahan yang dikaji dalam
Mempelajari dan menganalisa sistem
skripsi ini adalah : a.
data
Kesulitan dalam menangani jumlah surat setiap
yang sedang berjalan serta mendapatkan
harinya pada Perwakilan Badan Kependudukan
data langsung dari sumbernya dengan tanya
Dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN)
jawab,
Propinsi Bangka Belitung, pengklasifikasian
informasi yang diperoleh benar-benar dapat
jenis surat dalam bentuk kode surat dan nomor
dipertanggung jawabkan atas pernyataan
surat. Dalam hal ini
yang diajukan.
termasuk
jugasurat
dan
wawancara
3) Studi Kepustakaan
menyurat yang ada pada Perwakilan Badan 1
diharapkan
Dilakukan dengan cara membaca buku-
Analisa keluaran adalah analisa mengenai
buku yang berkaitan dengan judul sekripsi
dokumen
ini. Penelitian kepustakaan ini secara
dihasilkan dari sebuah sistem.
teoritis
sangat
membantu
didalam
dokumen
keluaran
yang
3) Analisa Dokumen Masukan
pembuatan skripsi ini.
Analisa masukkan adalah bagian dari pengumpulan informasi tentang system
b. Analisa Sistem Salah
–
satu
sistem adalah
pendekatan pendekatan
pengembangan Analisa
yang sedang berjalan. Tujuan analisa
Object
masukkan adalah memahami prosedur
Oriented yang dilengkapi dengan alat-alat
berjalan.
teknik pengembangan sistem sehingga hasil
4) Use Case Diagram
akhirnya akan di dapat sistem yang object
Use
oriented yang dapat didefinisikan dengan baik
menjelaskan manfaat sistem jika dilihat
dan jelas. Kegiatan yang dilakukan pada tahap
menurut pandangan orang yang berada
ini adalah :
diluar sistem atau actor. Use Case Diagram
1) Menganalisa
sistem
yang
ada,
yaitu
Case
Diagram
digunakan
untuk
juga merupakan deskripsi fungsi sistem
memahami proses bisnis sistem yang
yang akan dikembangkan.
sedang berjalan guna mengidentifikasikan
5) Use Case Description
permasalahan-permasalahan yang ada.
Use Case Description digunakan untuk
2) Analisa dokumen, yaitu menspesifikasikan
mendeskripsikan secara rinci mengenai Use
masukan yang digunakan, database yang
Case Diagram.
ada, proses yang dilakukan dan keluaran yang
dihasilkan,
guna
c.
memahami Tahap
kebutuhan akan dokumen-dokumen baru.
menganalisa
sistem
model
untuk
sistem
dengan
sedang berjalan serta mendeskripsi konsep
baru
yang
ada,
sehingga
disertai
rancangan
database
dan
spesifikasi program.
sistem baru yang akan dikembangkan dimana
Alat Bantu yang digunakan penulis dalam
sistem baru tersebut tentunya dapat memberikan
merancang sistem adalah :
solusi-solusi dari pemasalahan yang ada serta
1) Entity Relationship Diagram (ERD)
memenuhi kebutuhan sistem. Beberapa diagram
Entity Relationship Diagram digunakan
tersebut adalah :
untuk menggambarkan hubungan antara
1) Activity Diagram Diagram
adalah
menghasilkan model baru yang diusulkan,
mendiskripsikan proses bisnis sistem yang
Activity
Sistem
analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan
Unified Modeling Language (UML) sebagai alat dalam
Perancangan
merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil
Penulis menggunakan beberapa diagram
Bantu
Perancangan Sistem
digunakan
data store yang ada dalam diagram arus
untuk
data.
memodelkan alur kerja atau workflow
2) Logical Record Structure(LRS)
sebuah proses bisnis dan urutan aktifitas
Logical record structure berasal dari
didalam suatu proses.
setiap entity yang diubah ke dalam bentuk
2) Analisa Dokumen Keluaran
sebuah kotak dengan nama entity berada 2
diluar kotak dan atribut berada didalam
timbul dalam penanganan surat menyurat
kotak.
pada
3) Relasi
lingkungan
Perwakilan
Badan
Kependudukan Dan Keluarga Berencana
Relasi digunakan untuk mendefinisikan
Nasional (BKKBN) Propinsi Bangka Belitung
dan mengilustrasikan model conceptual
c.
Dengan adanya sistem informasi ini, maka
secara terperinci dengan adanya primary
yang berhak melakukan pengaksesan terhadap
key dan foreign key.
surat menyurat pada lingkungan Perwakilan
4) Spesifikasi Basis Data
Badan
Spesifikasi Basis Data digunakan untuk
Kependudukan
Berencana
Nasional
Dan
Keluarga
(BKKBN)
Propinsi
menjelaskan tipe data yang ada pada model
Bangka Belitung adalah bagian/departemen
conceptual secara detil.
yang dituju, sedangkan departemen/bagian
5) Rancangan Dokumen Keluaran
lain yang tidak berhak tidak dapat mengakses
Rancangan keluaran merupakan informasi
surat menyurat tersebut secara sembarangan.
yang akan dihasilkan dari keluaran sistem yang dirancang.
1.6
Sistematika Penulisan Hasil penelitian ini disajikan dalam bentuk laporan penelitian skripsi yang secara sistematis dalam bab per bab terdiri dari lima bab
6) Rancangan Dokumen Masukan Rancangan masukan merupakan data yang dibutuhkan untuk menjadi masukan sistem
2.
yang dirancang.
LANDASAN TEORI
2.1 Definisi Sistem informasi
7) Rancangan Layar Program
Sistem kebanyakan dapat didefinisikan secara
Rancangan tampilan merupakan bentuk
sederhana sebagai sekelompok elemen yang saling
tampilan sistem layar komputer sebagai
berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk
antar muka dengan pemakai yang akan
satu kesatuan. Akan tetapi, konsep umum sistem
dihasilkan dari sistem yang dirancang.
berikut ini memberikan konsep dasar yang lebih
8) Sequence Diagram
tepat untuk bidang Sistem Informasi.
Sequence diagram adalah suatu diagram
Sistem adalah sekelompok komponen yang
UML yang memodelkan logika dari suatu saling
use case dengan menggambarkan interaksi
berhubungan,
bekerja
bersama
untuk
mencapai tujuan bersama dengan menerima input
berupa pengiriman pesan (message) antar
serta menghasilkan output dalam proses transformasi
obyek dalam urutan waktu.
yang teratur. (O’brien 2006:29) 1.5
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau
Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai
sifat-sifat tertentu, antara lain sebagai berikut : a.
berikut : a.
b.
Komponen Sistem (Component) Suatu
Untuk meningkatkan kinerja dalam bidang
sistem
terdiri
dari
sejumlah
penanganan surat menyurat agar menjadi
komponen atau elemen yang saling berinteraksi,
lebih efektif, cepat, akurat, dan efisien.
artinya komponen atau elemen yang saling
Menciptakan manajemen surat menyurat yang
bekerja sama dalam bentuk satu kesatuan.
memanfaatkan teknologi informasi yang ada,
Komponen atau elemen sistem dapat berupa
sehingga meminimalisasi kesalahan yang
subsistem atau bagian dari sistem. Setiap 3
b.
subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem.
keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu
Untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan
sistem dikatakan berhasil apabila mengenai
mempengaruhi
sasaran atau tujuan.
proses
sistem
secara
keseluruhan.
Informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam
Batas Sistem (Boundary)
bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem
kejadian
yang lainnya atau dengan lingkungan luar.
pengambilan keputusan.
Batas
c.
penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-
suatu
sistem
menunjukkan
lingkup
kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-
diluar
batas
dari
sistem
kejadian (event) adalah suatu yang terjadi pada saat
yang
tertentu. Kesatuan nyata (fact) adalah berupa suatu
mempengaruhi operasi dari sistem.
obyek nyata seperti tempat, benda atau orang yang
Penghubung (interface)
benar-benar ada dan terjadi.
sistem
merupakan
media
Menurut Jogiyanto HM, MBA, Akt., Ph.D. (2005) :
subsistem yang lain untuk dapat berinteraksi
”Informasi (information) adalah data yang
membentuk suatu kesatuan.
diolah menjadi bentuk yang yang menggambarkan
Masukan (input)
suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.”
Masukan sistem merupakan energi yang
Untuk dapat berguna maka informasi harus
dimasukan ke dalam sistem yang berupa masukan perawatan (maintenance input) dan
didukung oleh tiga pilar, yaitu sebagai berikut :
keluaran sinyal (signal output). Maintenance
a.
Akurat (accurate)
input adalah energi yang dimasukan supaya
Akurat berarti informasi harus bebas dari
sistem tersebut dapat beroperasi. Signal output
kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan.
adalah energi yang diproses untuk mendapatkan
Akurat juga berarti informasi harus jelas
keluaran.
mencerminkan maksudnya. Informasi harus
Pengolahan ( process )
akurat karena dari sumber informasi sampai ke
Suatu sistem dapat mempunyai suatu
penerima informasi kemungkinan banyak terjadi
bagian pengolahan yang akan merubah masukan
gangguan (noise) yang dapat merubah atau
menjadi keluaran.
merusak informasi tersebut. b.
Keluaran (output)
yang
diolah dan
diklasifikasikan
Tepat waktu (Timeliness) Tepat pada waktunya berarti
Keluaran sistem adalah hasil dari energi
h.
untuk
Lingkungan luar (environtments)
penghubung antara satu subsistem dengan
g.
digunakan
adalah kenyataan yang menggambarkan suatu
Penghubung
f.
yang
(scope) dari sistem tersebut.
apapun
e.
nyata
Sumber dari informasi adalah data. Data
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah
d.
yang
datang pada penerima tidak boleh terlambat.
menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
Informasi
Sasaran ( objective )
mempunyai merupakan
Suatu sistem harus mempunyai sasaran, karena
sasaran
sangat
menentukan
informasi yang
yang
sudah
nilai
landasan
keputusan.
sekali c.
masukan yang dibutuhkan oleh sistem dan 4
lagi
Relevan (Relevance)
usang
tidak
karena
didalam
akan
informasi
pengambilan
Relevan berarti informasi tersebut mempunyai
dan kebutuhan penilaian dari manajer eksekutif.
manfaat untuk pemakianya. Relevansi informasi
EIS dikhususkan untuk kebutuhan informasi
untuk tiap-tiap orang berbeda. Nilai informasi
yang
bagi
merencanakan bisnis dan menilai capaian
seorang
pemakai
ditentukan
oleh
keandalan (reliabilitas). Keluaran yang tidak
unik
dari
para
eksekutif
yang
rencana bisnis tersebut.(Whitten 2004:13)
didukung oleh ketiga pilar ini tidak dapat
e.
Expert System
(ES), suatu sistem informasi
dikatakan sebagai informasi yang berguna,
yang menangkap keahlian dari para pekerja dan
tetapi merupakan sampah (garbage).
kemudian menirukan keahlian tersebut untuk dimanfaatkan
Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai
yang
mengumpulkan,
saling
berhubungan
tidak
b.
and
Collaboration
untuk
6) Communications
System, suatu sistem informasi
yang
memberikan peluang komunikasi yang lebih
menyediakan keluaran informasi yang diperlukan
efektif antara para pekerja, mitra, pelanggan,
untuk mendukung suatu organisasi. Sistem informasi
dan
dapat digolongkan menurut fungsinya, antara lain
kemampuan
adalah sebagai berikut ini:(Whitten 2004:12)
(Whitten 2004:14)
Transaction Processing System (TPS), suatu sistem
b.
menyimpan,
yang
dan
a.
memroses,
orang
ahli.(Whitten 2004:14)
suatu susunan dari orang, data, proses, dan teknologi informasi
oleh
informasi
yang
menangkap
a.
dan
mereka
Automation
untuk
meningkatkan
untuk
bekerja
sama.
System,
suatu
sistem
informasi yang mendukung cakupan luas dari aktivitas
pesanan
waktu,
meningkatkan alur kerja (work flow) antara para
pembayaran, reservasi, dan sebagainya.(Whitten
pekerja dan membantu karyawan membuat dan
2004:12)
membagi dokumen yang dapat mendukung
Management Information System (MIS), suatu
aktivitas kantor sehari-hari. (Whitten 2004:14)
(order),
informasi
kartu
yang
catatan
disediakan
a.
b.
untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan
Proses, Menggambarkan bagaimana suatu data
yang bernilai tambah. c.
Decision Support System (DSS), suatu sistem
d.
pengambilan keputusan yang mungkin atau untuk
Output, Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses di atas tersebut.
informasi yang membantu mengidentifikasi
informasi
Input, Menggambarkan suatu kegiatan untuk
di proses untuk menghasilkan suatu informasi
menjalankan
bisnis.(Whitten 2004:12)
menyediakan
untuk
menyediakan data untuk diproses.
dengan kata lain menggunakan data transaksi
untuk
disediakan
lain adalah:
transaksi dan operasi dari organisasi. Atau
manajer
yang
Adapun kegiatan dari sistem informasi antara
manajemen yang berdasarkan pada proses
oleh
kantor
untuk
menghasilkan laporan yang berorientasi pada
Penyimpanan, Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
membantu e.
pengambilan keputusan manajemen.(Whitten
Control, Suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan
2004:12) d.
Office
penyalur
memproses data tentang transaksi bisnis. seperti
sistem
c.
para
yang diharapkan.
Executive Information System (EIS), suatu sistem informasi yang mendukung perencanaan 5
2.2
Siklus Sistem Informasi Siklus merupakan putaran waktu yang di
dalamnya
terdapat
rangkaian
kejadian
2.4
yang Surat adalah alat komunikasi tertulis yang
berulang-ulang secara tetap dan teratur. Siklus
berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak
sistem informasi merupakan proses menghasilkan
lain untuk menyampaikan warta (Barthos, 2003: 36).
informasi harus melalui tahapan-tahapan yang
Sedangkan menurut Gie, surat adalah setiap bentuk
dilakukan komputersebagai teknologi informasi.
catatan tertulis atau bergambar
Tahapan –tahapan tersebut terdiri atas Input proses
dibuat orang untuk membantu ingatannya (2000 :
Artinya, bila tahap telah sampai pada output tersebut
115). Selain itu Sedarmayanti juga mengungkapkan
dapat dijadikan input kembali.Dengan demikian
bahwa surat adalah alat komunikasi tertulis untuk
dapat dikatakan bahwa informasi yang dihasilkan pula
dijadikan
data
kembali
yang memuat
keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang
output yang disebut sebagaisiklus sistem informasi.
dapat
Sistem Informasi Pengarsipan Surat
menyampaikan informasi atau pernyataan dari satu
sebagai
pihak kepada pihak lain (1997 : 26). Adapun definisi
inputuntuk diproses selanjutnya.
lain yaitu, surat adalah alat komunikasi yang berasal 2.3
dari satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain
Subsistem Sistem Informasi
untuk menyampaikan warta. Selain surat ada alat
Komponen Sistem Informasi adalah sebagai
komunikasi lainnya yang lebih modern misalnya
berikut:
telepon, telex, telegrap, radio, email dan televisi.
a. Perangkat Keras (Hardware), Terdiri dari
Akan tetapi dibandingkan alat komunikasi yang lain
komputer, peripheral, jaringan, dsb.
b. Perangkat
Lunak
surat
(Software),
Merupakan
tugas
rahasia, efektif artinya sesuai dengan keadaan yang sebenarnya dan ekonomis artinya biaya pembuatan,
Aplikasi (Akuntansi, database, dll), Utilitas
peralatan dan pengirimannya murah.
(Anti Virus, Speed Disk, dll), serta Bahasa
Dari beberapa penjelasan diatas maka dapat
(Java, VB, Delphi, C++, dll). komponen
ditarik kesimpulan bahwa dasar
ini
surat bersifat praktis yang artinya dapat menyimpan
Operasi (Windows 2000, Linux, Unix, dll),
Merupakan
hal
namun tetap praktis dan ekonomis. Dalam hal ini
tertentu.
Software dapat digolongkan menjadi Sistem
c. Data,
tersendiri,
merekam informasi jauh lebih panjang, lebih rinci
dengan aturan tertentu untuk memerintahkan melaksanakan
kelebihan
dikarenakan surat merupakan sarana yang dapat
kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis
komputer
memiliki
dari
surat adalah alat
komunikasi yang berisi informasi baik tertulis
informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk
maupun
menghasilkan informasi.
kepada pihak lain yang bersangkutan dan memiliki
d. Prosedur, Dokumentasi prosedur / proses
bergambar yang hendak disampaikan
kelebihan
tersendiri
dalam
hal
kerahasiaan,
sistem, buku penuntun operasional (aplikasi)
keefektifan dan ekonomis. Jadi dari beberapa
dan teknis.
pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa surat
e. Manusia (Human), Yang terlibat dalam
adalah alat komunikasi yang secara tertulis untuk
komponen manusia seperti operator, pemimpin
menyampaikan informasi.
sistem informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu
Sistem Informasi Pengarsipan merupakan
perlu suatu rincian tugas yang jelas.
perangkat-perangkat yang saling berinteraksi dalam 6
pengolahan data kearsipan untuk mencapai tujuan
2.4.1
dari fungsi kearsipan, yaitu penyimpanan, penataan,
Analisa
dan
Perancangan
Sistem
Berorientasi Objek dengan UML
pengelompokan, pengendalian dan pemeliharaan
Analisa sistem dapat dinyatakan sebagai
kearsipan.
pemisahan suatu hal dalam bagian bagian tertentu.
a.
Fungsi Surat
Bagian-bagian tersebut kemudian dipelajari dan
Sebagai sarana dalam penyampaian pesan
dievakuasi untuk mengetahui apakah terdapat cara-
secara tertulis, surat berperan
dalam mencapai
cara yang lebih baik untuk memenuhi kebutuhan
tujuan suatu instansi atau organisasi dalam menjalin
manajemen.
kerjasama antar organisasi. Menurut Barthos, surat
“Analisa sistem adalah proses menentukan
memiliki fungsi sebagai berikut (2003 : 36) :
kebutuhan sistem – apa yang harus dilakukan sistem
1) Wakil dari pengirim atau penulis
untuk
2) Bahan pembukti
bagaimana sistem tersebut diimplementasikan.”
3) Pedoman dalam mengambil tindakan lebih
(Ariesto Hadi Sutopo, 2002:242):
lanjut
Konsep
4) Alat pengukur kegiatan organisasi 5) Sarana
memperpendek
jarak
memenuhi
dasar
kebutuhan
berorientasi
klien,
obyek
bukanlah
mencapai
kematangannya pada saat masalah analisis dan (fungsi
desain menjadi lebih diperhatikan dari pada masalah
abstrak)
coding. Secara spesifik,
pengertian “berorientasi
obyek” (Ariesto Hadi Sutopo, 2002:3) berarti bahwa Dari uraian diatas mengenai fungsi surat, dapat
“kita mengorganisasi perangkat lunak sebagai
disimpulkan bahwa surat dapat digunakan sebagai
kumpulan dari objek tertentu yang memiliki struktur
bukti
data dan perilakunya”.
yang
paling
akurat
bila
terjadi
suatu
permasalahan dengan pihak lain. 2.4.1.1 Unified Modelling Language Unified Modelling Language (UML) adalah
b. Tujuan Surat
sebuah “bahasa” yang telah menjadi standar dalam
Berbagai macam tujuan orang dalam menulis surat baik dengan organisasi atau instansi yang
industri
untuk
visualisasi,
merancang
dan
mempunyai tujuan niaga atau dagang, serta ada hal
mendokumentasikan sistem piranti lunak. UML
lain yang menjadi tujuan surat pribadi atau individu
menawarkan sebuah standar untuk merancang model
yaitu :
sebuah sistem. Dengan menggunakan UML kita
1) Sebagai pemberitahuan.
dapat membuat model untuk semua jenis aplikasi
2) Sebagai surat perintah.
piranti lunak, dimana aplikasi tersebut dapat berjalan
3) Sebagai surat peringatan.
pada piranti keras, sistem operasi danjaringan
4) Sebagai surat permohonan atau permintaan.
apapun, serta ditulis dalam bahasa pemrograman
5) Sebagai surat pengantar.
apapun. Tetapi karena UML juga menggunakan
6) Sebagai surat perjanjian.
class dan operation dalam konsep dasarnya, maka ia
7) Sebagai surat laporan.
lebih cocok untuk penulisan piranti lunak dalam
8) Sebagai surat keputusan.
bahasa-bahasa berorientasi obyek. Notasi UML
9) Sebagai surat panggilan
terutama diturunkan dari 3 notasi yang telah ada
10) Sebagai surat susulan.
sebelumnya : Grady Booch OOD (Object-Oriented Design), Jim Rumbaugh OMT (Object Modelling 7
Technique), dan Ivar Jacobson OOSE (ObjectOriented Software Engineering).
c.
Cakupan UML diantaranya : Pertama, UML menggabungkan konsep BOOCH, OMT, dan
Gambar 4.3 Activity Diagram Disposisi Nota Dinas Kepala Bagian
Staff Bagian
Perintahkan membuat Surat Keluar tanpa Disposisi dan Surat Masuk
Buat Surat Keluar tanpa Disposisi dan Surat Masuk
Kepala Kantor
Sekretaris Kepala
Pegawai
OOSE, sehingga UML merupakan suatu bahasa permodelan tunggal yang umum dan digunakan secara luas oleh para user ketiga metode tersebut dan
Serahkan Surat Keluar tanpa Disposisi
Terima Surat Keluar tanpa Disposisi
bahkan para user metode lainnya. Kedua, UML
Periksa Surat Keluar tanpa Disposisi [Tidak Benar]
menekankan pada apa yang dapat dikerjakan dengan Terima konfirmasi perbaiki Surat Keluar
metode-metode tersebut. Ketiga, UML berfokus
[Benar]
Konfirmasi Surat Keluar harus Tanda tangan Surat Keluar tanpa Disposisi diperbaiki tanpa Disposisi
serah Surat Keluar tanpa Disposisi
pada suatu bahasa permodelan standar, bukan
Menerima Surat Keluar tanpa Disposisi
Catat Surat Keluar kedalam agenda Surat Keluar tanpa Disposisi
pada proses standar.
Menyerahkan Surat Keluar tanpa Disposisi
Mendapat Surat Keluar tanpa Disposisi
3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Activity Diagram
a.
Surat Masuk Instansi
Gambar 4.4 Activity Diagram Surat Keluar berdasarkan Disposisi
Sekretaris Kepala
d. Serahkan Surat Masuk
Terima Surat Masuk
Surat Tugas Kepala Bagian
Perintah buat surat tugas
Catat Surat Masuk kedalam Agenda Surat Masuk
Staff Bagian
Kepala Kantor
Sekretaris Kepala
Pegaw ai
Buat Surat Tugas
Serahkan Surat Tugas
Terima Surat Tugas
Periksa Surat Tugas [Tidak Benar]
Terima konfirmasi perbaiki surat tugas
Konfirmasi Surat Tugas harus diperbaiki
[Benar]
tanda tangan surat tugas
serhakan surat tugas
Catat Surat Tugas dalam Agenda Surat Tugas
Gambar 4.2 Activity Diagram Surat Masuk b. Disposisi Sekretaris Kepala
Serahkan Surat Masuk
Kepala Kantor
Menyerahkan Surat Tugas
Mendapatkan Surat Tugas
Kepala Bagian
Terima Surat Masuk
e. Melakukan disposisi Surat Masuk
Serahkan Surat Masuk dan Disposisi
Menerima Surat Tugas
Terima Surat Masuk beserta Disposisi
8
Gambar 4.5 Activity Diagram Surat Tugas Surat Keputusan
Kepala Bagian
Staff Bagian
Perintahkan buat surat keputusan
Kepala Kantor
Sekretaris Kepala
Pegawai
Pendataan
Transaksi
Laporan
Buat Surat Keputusan
serahkan Surat Keputusan
Gambar 4.8 Package Diagram
Terima Surat Keputusan
a.
Package Diagram Pendataan
Periksa Surat Keputusan [Tidak Benar]
[Benar]
Entry Data Instansi Terima konfirmasi surat keputusan diperbaiki
Konfirmasi Surat Keputusan harus diperbaiki
tanda tangan Surat Keputusan
Serahkan Surat Keputusan
Menerima Surat Keputusan
Catat Surat Keputusan kedalam agenda surat keputusan
Entry Data Bagian
Sekretaris Kepala
(from Use Case Vi ew) Menyerahkan Surat Keputusan
Mendapat Surat Keputusan
Entry Data Pegawai (from Use Case Vi ew)
Gambar 4.9 Use Case Proses Data Pegawai b.
Gambar 4.6 Activity Diagram Surat Keputusan
Use Case Diagram Package Transaksi
Entry Data Surat Masuk (from Use Case View)
f.
Surat Keluar
Entry Data Disposisi (from Use Case View)
Kepala Bagian
Staff Bagian
Perintahkan membuat Surat Keluar tanpa Disposisi dan Surat Masuk
Buat Surat Keluar tanpa Disposisi dan Surat Masuk
Kepala Kantor
Sekretaris Kepala
Pegawai
Entry Data Surat Keluar berdasarkan Disposisi (from Use Case View)
Serahkan Surat Keluar tanpa Disposisi
Terima Surat Keluar tanpa Disposisi
Periksa Surat Keluar tanpa Disposisi [Tidak Benar]
Sekretaris Kepala
[Benar]
(from Pendataan) Terima konfirmasi perbaiki Surat Keluar
Konfirmasi Surat Keluar harus diperbaiki tanpa Disposisi
Tanda tangan Surat Keluar tanpa Disposisi
serah Surat Keluar tanpa Disposisi
Entry Data Surat Tugas (from Use Case View)
Menerima Surat Keluar tanpa Disposisi
Catat Surat Keluar kedalam agenda Surat Keluar tanpa Disposisi
Menyerahkan Surat Keluar tanpa Disposisi
Entry Data Surat Keputusan (from Use Case View)
Mendapat Surat Keluar tanpa Disposisi
Entry Data Surat Keluar tanpa Disposisi (from Use Case View)
Gambar 4.11 Use Case Diagram Package Transaksi
Gambar 4.7 Activity Diagram Surat Keluar tanpa Disposisi 3.2 Usecase Diagram Package Diagram
9
c.
Package Diagram Laporan
Cetak Laporan Surat Masuk (from Use Case Vi ew)
Cetak Laporan Disposisi
Cetak Laporan Surat Keluar berdasarkan Disposisi Sekretaris Kepala
Kepala Kantor
(from Pendataan)
Cetak Laporan Surat Tugas
Cetak Laporan Surat Keputusan
Cetak Laporan Surat Keluar tanpa Disposisi
Gambar 4.16 Rancangan Layar Entry Data Instansi
Gambar 4.12 Package Diagram Laporan
2) Rancangan Layar Entry Data 3.3
Entity Relationship Diagram
Bagian
Gambar 4.17 Rancangan Layar Entry Data Bagian 3) Rancangan Layar Entry Data
Gambar 4.13 Entity Relationship Diagram 3.4 Rancangan Dialog Layar
Pegawai
1) Rancangan Layar Entry Data Instansi
10
Gambar 4.18 Rancangan Layar Entry Data Pegawai
Gambar 4.20 Rancangan Layar Entry Data Disposisi
4) Rancangan Layar Entry Data
6) Rancangan Layar Entry Data
Surat Masuk
Surat
Keluar
berdasarkan
Disposisi
Gambar 4.19 Rancangan Layar Entry Data Surat Masuk 5) Rancangan Layar Entry Data Disposisi
Gambar 4.21 Rancangan Layar Entry Data Surat Keluar Berdasrkan Disposisi 7) Rancangan Layar Entry Data Surat Tugas
11
Gambar 4.24 Rancangan Layar Entry Data Surat Keluar Tanpa Disposisi 10) Rancangan Layar Cetak Laporan Surat Masuk
Gambar 4.22 Rancangan Layar Entry Data Surat Tugas 8) Rancangan Layar Entry Data Surat Keputusan Gambar 4.25 Rancangan Layar Cetak Laporan Surat Masuk 11) Rancangan Layar Cetak Laporan Disposisi
Gambar 4.23 Rancangan Layar Entry Data Surat Keputusan 9) Rancangan Layar Entry Data Surat Keluar Tanpa Disposisi Gambar 4.26 Rancangan Layar Entry Cetak Laporan Disposisi 12) Rancangan Layar Cetak Laporan Surat Disposisi
12
Keluar
berdasarkan
Gambar 4.27 Rancangan Layar Cetak Laporan Surat Keluar berdasarkan disposisi
Gambar 4.29 Rancangan Layar Cetak Laporan Surat Keputusan 15) Rancangan Layar Cetak Laporan
13) Rancangan Layar Cetak Laporan
Surat Keluar Tanpa Disposisi
Surat Tugas
Gambar 4.30 Rancangan Layar Cetak Laporan Surat keluar Tanpa Disposisi
Gambar 4.28 Rancangan Layar Cetak Laporan Surat Tugas a.
4.4 Rancangan Class Diagram (Entity Class)
14) Rancangan Layar Cetak Laporan Surat Keputusan
13
para pegawai dapat lebih baik serta SuratMasuk NoSM TglSM AsalSM Perihal tglTerimaSM KetSM FileSM
Instansi KdInstansi NmInstansi Alamat Telepon
1
1...*
Simpan() Ubah() Hapus() Get Instansi()
1
Disposisi KdDisposisi TglDisposisi Instruksi
1
melaksanakan tugas lebih disiplin.
c. Dengan sistem berbasis komputer akan
Simpan() Ubah() Hapus() Get Bagian()
Simpan() Get Disposisi()
Simpan() Ubah() Hapus() Get SuratMasuk()
1
1...*
1...*
Bagian KdBagian NmBagian
1
mempermudah dalam pembuatan transaksi
Serah KetDisposisi 1
dan laporan
Simpan()
SuratKeluar NoSK TglSK Perihal FileSK
1...* SK NoSk1 TglSk1 FileSK1
d. Meringankan pekerjaan dalam mengontrol
Simpan() Ubah() Hapus() Get SuratKeluar()
Simpan() Ubah() Hapus() Get SK()
data dan membuat hasil laporan kepada
1
pimpinan.
1 SuratKeputusan NoSkep TujuanSKep TglSKep Perihal KetSKep FileSKep
1...*
Pegawai NmPegawai Jenkel Jabatan Gol AlPeg NIP
1...*
1...*
1...*
Simpan() Ubah() Hapus() Get Pegawai()
Simpan() Get SuratKeputusan()
SuratTugas NoST TglST Nama Perihal TglPelaksanaan FileST
e. Semua data surat menyurat bisa tersimpan secara keseluruhan, sehingga kecil sekali
Simpan() Get SuratTugas()
Punya Ket
kemungkinan adanya kehilangan data.
Terima KetST
Simpan()
f. Proses pencarian data sebelumnya dapat
Simpan()
dilakukan dengan cepat sehingga tidak Gambar 4.32
memerlukan waktu yang lama.
Rancangan Class Diagram (Entity Class) 5. 5.1.
5.2.
Saran
KESIMPULAN DAN SARAN
Sehubungan dengan hal tersebut di
Kesimpulan
atas,
Sistem Informasi Administrasi dan Pengarsipan
yang
Perwakilan
Badan
diterapkan
diperlukan
dalam
membangun
sistem
komputerisasi ini sangatlah penting. Maka berikut adalah beberapa
manual. Sehingga kesalahan baik di sengaja
saran agar sistem informasi dapat berjalan
ataupun tidak sering terjadi dikarenakan
lebih efektif dan efisien :
kontrol dari sistem yang berjalan kurang
a.
baik. Sehingga dapat ditarik kesimpulan
Tersedianya perangkat keras dan perangkat lunak komputer untuk menunjang Sistem
sebagai berikut :
Informasi Administrasi dan Pengarsipan.
a. Dengan menggunakan sistem informasi
b.
berbasis komputer maka diharapkan dapat proses
administrasi
laporan-laporan
di
Kependudukan
Keluaraga
(BKKBN)
Perwakilan
Propinsi
mengoperasikan,
merawat
serta
mengembangkan sistem. c.
Badan
Di beri pelatihan dan pendidikan cara menggunakan
Berencana
Sistem
Informasi
Administrasi dan Pengarsipan
Bangka
d.
Belitung lebih cepat, efisien dan efektif kemungkinan
Tersedianya sumber saya manusia yang dapat
dan
pengarsipan surat menyurat, serta informasi
memperkecil
meningkatkan
dan Pengarsipan, maka langkah yang
Kependudukan
Propinsi Bangka Belitung masih bersifat
Nasional
dapat
keberhasilan Sistem Informasi Administrasi
pada
Keluaraga Berencana Nasional (BKKBN)
meningkatkan
untuk
Dibuat aturan serta prosedur yang jelas tentang
terjadinya
pentingnya
Sistem
Informasi
Administrasi dan Pengarsipan.
kesalahan.
e.
b. Dengan menggunakan sistem informasi
Perlu adanya back up data guna mencegah hal-hal yang tidak diinginkan.
berbasis komputer diharapkan kinerja kerja 14
DAFTAR PUSTAKA
[Jogianto 2003]
Jogiyanto, Sistem Teknologi Informasi, Andi, Yogyakarta, 2003
[Munawar 2005]
Munawar, Pemodelan Visual dengan UML, Yogyakarta, Graha Ilmu, 2005
[O’brien James A 2006
O’brien, James A., Pengantar Sistem Informasi, Jakarta, Salemba Empat, 2006.
[Raymond Mc Leod 2006]
Raymond Mc Leod, Jr., Sistem Informasi Manajemen, Edisi 7, Jilid 1, PT. Prenhalindo, Jakarta, 2001.
[Sutopo,Hadi,Ariesto
Sutopo, Hadi, Ariesto, Analisis dan Desain Berorientasi Objek,
2002]
Yogyakarta, J&J Learning, 2002.
[Whitten,Jeffrey… 2004]
Whitten, Jeffrey L., Lonnie D. Bently, Kevin C.Dittman. System Analysis and Design Methods. 6 2004.
15
th
ed. New York : Mc Graw-Hill,
