BAB II BAHAN RUJUKAN
2.1 Sistem Informasi Akuntansi Setiap
perusahaan
mempunyai
tujuan
yang
telah
direncanakan
sebelumnya, salah satunya adalah untuk memperoleh laba terutama melalui penjualan baik tunai maupun kredit. Untuk bisa mencapai tujuan yang telah ditetapkan, maka perusahaan harus memiliki sistem informasi akuntansi yang memadai agar perusahaan dapat mencapai tujuan yang diharapkan dengan meminimalkan masalah yang ada didalam organisasi. Didalam perusahaan sistem informasi akuntansi dapat berfungsi untuk mendorong seoptimal mungkin agar akuntansi dapat menghasilkan berbagai informasi akuntansi yang terstruktur yang berguna bagi pihak intern perusahaan maupun pihak ekstern perusahaan dan juga sangat penting bagi kemajuan dan perkembangan perusahaan itu sendiri. Informasi yang bersumber dari suatu pengolahan data harus merupakan informasi yang terstruktur yaitu mampu memenuhi kriteria tepat waktu, relevan, dan terkontrol. Informasi yang terstruktur adalah informasi yang berguna dan dihasilkan oleh suatu sistem yang mengelola data menjadi informasi yang terstruktur berada pada suatu organisasi yang terstruktur pula, yaitu informasi yang mengelola data menjadi informasi yang memiliki uraian tugas yang dilaksanakan dengan baik menggambarkan pemisahan fungsi yang jelas. Perusahaan dalam menentukan langkah dan kebijaksanaan membutuhkan informasi yang berkualitas dan dapat dipercaya, karena sangat berguna untuk memudahkan pengawasan terhadap aktivitas perusahaan sehingga eksistensi perusahaan dapat dipertahankan dan tujuan yang ditargetkan akan tercapai dengan baik. Dengan adanya informasi yang dibutuhkan manajemen dapat melakukan pencegahan
terhadap
tindakan-tindakan
penggunaan harta perusahaan.
5
penyelewengan,
kecurangan
dan
6
Dalam
kebijaksanan
akan
informasi
tersebut,
perusahaan
dapat
memenuhinya baik melalui proses manual maupun menggunakan alat bantu pengolahan data, misalnya menggunakan komputer.
2.1.1 Pengertian Sistem dan Prosedur Sistem adalah suatu jaringan pekerjaan yang saling berkaitan dengan prosedur-prosedur
yang
erat
hubungannya
satu
dengan
lainnya
yang
dikembangkan menjadi satu skema untuk melaksanakan sebagian besar aktivitas perusahaan. Setiap sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau yang secara rutin terjadi yang berinteraksi untuk mencapai satu tujuan tertentu. Dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem menurut Mulyadi (2001; 2) yaitu: “1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur. 2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. 3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. 4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.”
Pengertian Sistem menurut Cole yang dikutip oleh Hariningsih dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2006; 2) adalah sebagai berikut: “Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.”
7
Pengertian Prosedur menurut Cecil Gillespie yang dikutip oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2000; 7) adalah sebagai berikut: “Suatu prosedur adalah urutan-urutan dari pekerjaan tata usaha (clerical operational) yang biasanya melibatkan beberapa petugas didalam suatu bagian atau lebih untuk menangani transaksi yang berulang-ulang sehingga menjadi terstruktur yang terpadu guna melaksanakan tujuan dasar perusahaan”.
Berdasarkan definisi sistem dan prosedur diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan bagian dari sistem yang erat hubungannya satu sama lain yang melibatkan beberapa petugas dalam suatu bagian atau lebih dan dikoordinasikan untuk menangani transksi berulang-ulang sehingga menjadi struktur terpadu guna melaksanakan serangkain tujuan perusahaan.
2.1.2 Pengertian Informasi Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data dan memiliki nilai tambah. Informasi yang dihasilkan adalah informasi yang berguna untuk mengambil keputusan perusahaan. Pengertian data dan informasi menurut Cushing dalam bukunya Accounting Information and Business Organization yang dialihbahasakan oleh La Midjan dan Susanto (2008; 8) adalah sebagai berikut: “Data dapat dianggap bahwa sekumpulan karakter yang diterima sebagai masukan (input) untuk suatu sistem informasi dan diolah serta disimpan”. “Informasi diartikan sebagai keluaran (output) dari suatu pengolahan data yang telah diorganisir dan berguna bagi orang yang menerima”.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang berguna, yang diolah sehinga dapat dijadikan sebagai dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Informasi yang bersumber dari pengolahan data harus relevan, andal, lengkap, tepat waktu, dapat dipahami, dan dapat diverifikasi.
8
Karakteristik dari informasi yang berguna tersebut adalah : 1. Relevan Informasi itu relevan jika mengurangi ketidakpastian, memperbaiki kemampuan
pengambilan
keputusan
untuk
membuat
prediksi,
mengkonfirmasikan atau memperbaiki ekspektasi mereka sebelumnya. 2. Andal Informasi itu andal jika bebas dari kesalahan atau penyimpangan, dan secara akurat mewakili kejadian atau aktivitas diorganisasi. 3. Lengkap Informasi itu lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktivitas yang diukurnya. 4. Tepat waktu Informasi tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat untuk memungkinkan pengambilan keputusan menggunakannya dalam membuat keputusan. 5. Dapat dipahami Informasi dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai dan jelas. 6. Dapat diverifikasi Informasi dapat diverifikasi jika dua orang dengan pengetahuan yang baik, bekerja secara independen dan masing-masing akan informasi yang sama.
2.1.3 Pengertian Akuntansi Secara
sederhana
peranan
akuntansi
didalam perusahaan
adalah
menghasilkan informasi yang digunakan manajer untuk menjalankan operasi perusahaan. Akuntansi juga memberikan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan untuk mengetahui kinerja ekonomi dan kondisi perusahaan.
9
Pengertian akuntansi menurut Wing Wahyu Winarno (2006; 1,8) adalah sebagai berikut: “akuntansi adalah proses mencatat dan mengolah data transaksi dan menyajikan informasi kepada pihak-pihak yang berhak dan berkepentingan”. “Selain itu juga akuntansi menginterprestasikan (atau “membaca”) informasi akuntansi yang diterimanya”.
Pengertian akuntansi menurut The committee On terminology Of the American Institute of certified Public Accountants (AICPA) yang dikutip oleh Ahmed Riahi Belkaou (2000; 66) adalah sebagai berikut : “Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan dan peringkasan transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdaya guna dan dalam bentuk satuan uang dan penginterprestasian hasil proses tersebut”.
Pengertian akuntansi menurut American Accounting Association dalam buku Soemarso (2002; 3) adalah sebagai berikut: “Akuntansi merupakan proses mengidentifikasi, mengukur, dan melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut”.
Dari pengertian diatas dijelaskan bahwa akuntansi adalah pencatatan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran kejadian ekonomi dengan cara yang logis, untuk menyediakan informasi keuangan yang berguna dalam pengambilan keputusan.
10
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Pengertian sistem informasi menurut S.P Harningsih (2006: 26) adalah sebagai berikut: “Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai”.
Sistem informasi sesuai dengan yang dikemukakan oleh S.P Harningsih (2006; 13) dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari beberapa kegiatan sebagai berikut : 1. Masukan Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses. 2. Proses Menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah. 3. Keluaran Suatu kegiatan untuk menghasilkan suatu informasi dari data tersebut. 4. Penyimpanan Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data. 5. Kontrol Suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Menurut Nash / Martin B. Robert yang diterjemahkan oleh La Midjan dan Azhar Sutanto (2001;29) memberi pengertian sistem informasi sebagai berikut: “Sistem informasi merupakan kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat, teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang dimaksud untuk menata jaringan
komunikasi
yang
penting, mengolah
11
transaksi–transaksi tertentu yang rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern serta menyediakan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan yang tepat”.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa informasi dihasilkan oleh suatu sistem informasi yang bertujuan untuk: 1. Menyediakan informasi untuk membantu keputusan manajemen, 2. Membantu petugas didalam melaksanakan operasi perusahaan dari hari ke hari, 3. Informasi yang layak untuk pemakai pihak ekstern perusahaan.
2.1.5 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Bordnar dan William yang dialihbahasakan oleh Abadi jusuf (2000; 1) adalah sebagai berikut : “Sistem adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi”.
Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Berry E. Cushing yang dikutip oleh Azhar Susanto dan La Midjan (2003; 11) adalah sebagai berikut : “Sistem akuntansi merupakan seperangkat manusia dan modal dalam organisasi yang berkewajiban menyajikan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pemrosesan data’.
Pengertian sstem informasi akuntansi menurut Nugroho Widjajanto (2001; 4) adalah sebagai berikut : “Sistem informasi akuntansi adalah susunan formulir, catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaannya dan laporan yang terkoordinasi secara erat yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajenmen”.
12
Berdasarkan pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan integrasi atau koordinasi dari komponenkomponen yang membentuknya (sub sistem) yang terdiri dari manusia, alat, prosedur,data atau informasi dalam bentuk dokumen, catatan dan laporan. Sistem informasi tersebut harus berada dalam suatu wadah organisasi yang terstruktur yang memiliki tujuan untuk mengolah data akuntansi menjadi informasi akuntansi (keuangan dan manajemen).
2.1.6 Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2000; 11) menyebutkan fungsi Sistem informasi akuntansi sebagai berikut : “Fungsi informasi akuntansi mendorong seoptimal mungkin agar akuntansi dapat menghasilkan berbagai informasi akuntansi yang terstruktur yaitu tepat waktu, relevan dan dapat dipercaya yang secara keseluruhan informasi akuntansi tersebut mengandung arti berguna”.
Menurut George H Bodnar dan Wiliam Hoppwood (2000; 25) yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf dan Rudi M Tambun fungsi sistem informasi akuntansi sebagai berikut : “Fungsi
sistem
informasi
akuntansi
bertanggungjawab
untuk
memproses data dan sistem informasi didalam perusahaan”.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa fungsi dari sistem informasi akuntansi yaitu bertanggungjawab untuk pemrosesan data dan mendorong seoptimal mungkin agar dapat menghasilkan berbagai informasi akuntansi yang terstruktur yaitu tepat waktu, relevan, dan dapat dipercaya sehingga informasi tersebut dapat berguna dalam organisasi.
13
2.1.7 Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Dari pengertian mengenai sistem informasi akuntansi yang telah diuraikan diatas, dapat disimpulkan bahwa didalam sistem informasi akuntansi terdapat beberapa unsur pokok. Menurut Cushing yang diterjemahkan oleh Kosasih (1995; 24) terdapat beberapa unsur sistem informasi akuntansi antara lain : 1. Orang 2. Peralatan 3. Formulir 4. Catatan 5. Laporan 6. Prosedur
Berikut ini uraian dari unsur-unsur sistem informasi akuntansi diatas secara singkat sebagai berikut : 1. Orang Orang merupakan salah satu unsur sistem informasi akuntansi yang berguna didalam pelaksanaan sistem informasi akuntansi dan menentukan apakah sistem informasi akuntansi dapat dilaksanakan dengan sebaikbaiknya atau tidak serat berperan dalam proses pengambilan keputusan. 2. Peralatan Peralatan adalah alat yang digunakan untuk melakukan pencatatan sehingga dihasilkan laporan yang akurat. Alat-alat yang dimaksud disini dapat berbentuk mesin-mesin pembukuan seperti komputer, mesin hitung dan lain sebagainya. 3. Formulir Formulir merupakan unsur pokok dalam sistem informasi akuntansi berupa secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi yang terdiri dari kolom-kolom yang digunakan untuk mencatat suatu transaksi pada saat terjadinya sehingga menjadi bukti tertulis, seperti faktur penjualan, bukti kas keluar dan dapat digunakan juga untuk melakukan pencatatan lebih
14
lanjut. Dalam merancang suatu formulir prinsip-prinsip ini perlu diperhatikan : a. Menggunakan Tembusan Untuk memenuhi tujuan sekaligus dan untuk mengurangi klerikal, sebaiknya dibuat beberapa lembar formulir yang dengan sekali pekerjaan beberapa tujuan tersebut tercapai. b. Pencatatan Nomor Unit Cetak Nomor unit tercetak digunakan untuk mengawasi penggunaan formulir dan untuk mengidentifikasikan transaksi bisnis serta akan dicantumkan dalam catatan akuntansi sehingga mempermudah pencarian dokumen yang mendukung informasi yang dicatat dalam catatan tersebut. c. Rancang Formulir Sederhana dan Ringkas Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang tidak perlu sehingga membantu pencatatan ke dalam buku jurnal dan buku pembantu. d. Cantumkan Nama dan Alamat Perusahaan Formulir untuk antar bagian di dalam perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan, namun untuk formulir yang akan dikirim keluar perusahaan perlu mencantumkan nama, alamat, dan bahkan logo perusahaan pada formulir, untuk mempermudah identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima. e. Nama Formulir 1) Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut dan dicatat pada formulir untuk mempermudah identitas formulir. 2) Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk : a. Menetapkan
tanggungjawab
timbulnya
taransaksi
bisnis
perusahaan b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan c. Mengurangi kemungkinaan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan
15
d. Menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain didalam organisasi yang sama atau oraganisasi yang lain. 4. Catatan Catatan yaitu buku yang digunakan untuk pencatatan atau hasil yang bersumber dari formulir, buku tersebut adalah sebagai berikut : a) Buku Jurnal Merupakan catatan akuntansi pertama (book of original entry) yang diselenggarakan dalam proses akuntansi. b) Buku Besar Merupakan buku catatan akhir (book of final entry) yang digunakan untuk meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal. Buku besar dapat juga dipisahkan menjadi dua yaitu : 1) Buku Besar Umum 2) Buku Besar Pembantu 5. Laporan Merupakan hasil akhir atau output dari suatu sistem informasi akuntansi dan merupakan alat yang digunakan untuk mempertanggungjawabkan suatu tugas, informasi ini dapat disajikan dalam bentuk neraca laba rugi. Laporan yang dihasilkan itu harus bersifat sebagai berikut : a. Relevan Yaitu laporan harus dibuat sesuai dengan kebutuhan pemakai, sehingga dapat digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan . b. Kepadatan Yaitu laporan harus memuat yang perlu saja, semua rincian yang tidak perlu dan tidak relevan harus dihilangkan. c. Diskriminasi yang memadai Yaitu laporan yang dibuat harus menguraikan rincian cukup jelas. d. Lingkup yang tepat Yaitu laporan yang dibuat harus memuat suatu lingkungan sesuai dengan kebutuhan. e. Ketepatan waktu
16
Yaitu laporan yang harus dihasilkan pada waktu yang sesuai ketika laporan itu diperlukan, karena bila terlambat maka laporan itu sudah tidak bernilai atau tidak bermanfaat lagi. f. Keterandalan Yaitu laporan harus dibuat dengan tingkat kecermatan dan ketepatan yang tinggi sehingga laporan tersebut dapat di percaya. g. Prosedur-prosedur Yaitu urutan pekerjaan yang saling berhubungan satu sama lain.
2.1.8 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Tujuan penyusunaan sistem informasi akunatnsi menurut La Midjan dan azhar Susanto (2001; 37) adalah sebagai berikut : 1. Untuk meningkatkan kualitas informasi, Yaitu informasi yang tepat guna, lengkap dan terpercaya dengan kata lain sistem informasi akuntansi harus dengan cepat dan tepat, dapat memberikan informasi yang diperlukan secara lengkap. 2. Untuk meningkatkan kualitas internal cek atau sistem pengendalian intern ini berarti bahwa sistem informasi akuntansi yang disusun harus juga mengandung kegiatan sistem pengendalian intern 3. Untuk dapat menekan biaya-biaya tata usaha, ini berati bahwa tata usaha untuk sistem informasi akuntansi harus seefisien mungkin dan harus jauh lebih murah dari manfaat yang akan diperoleh dari penyusunaan sistem akuntansi.
2.2 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Sistem informasi akuntansi penjualan termasuk sistem informasi yang penting yang harus didesain dalam perusahaan, disebabkan baik penjualan kredit maupun penjualan secara tunai merupakan sumber pendapatan perusahaan. Kegagalan dalam kegiatan penjualan khususnya dalam penjualan kredit, baik menyangkut harga, ketepatan penjualan yaitu menjual kepada pembeli yang tepat,
17
baik tingkat keuntungannya maupun batas maksimum kredit yang diperkirakan akan mempengaruhi selain pendapatan juga penagihan atas piutang.
2.2.1 Pengertian Penjualan Pengertian penjualan menurut Swastha yang dikutip oleh Basri (2005; 130) adalah sebagai berikut: “Penjualan adalah ilmu dan seni mempengaruhi pribadi yang dilakukan untuk mengajak orang lain agar bersedia membeli barang atau jasa yang ditawarkannya”. Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa penjualan merupakan suatu proses dan cara untuk mempengaruhi pribadi agar terjadi pembelian barang atau jasa yang ditawarkan berdasarkan harga yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.
2.2.2 Pengertian Penjualan Kredit Pengertian kredit menurut Hadiwidjaja dan wirasasmita (2000; 3) adalah sebagai berikut : “Kredit adalah pemberian prestasi lebih dulu kepada pihak lain, berupa barang atau jasa untuk dibayar pada saat di perjanjian”.
Pengertian penjualan kredit menurt La Midjan dan Azhar susanto (2003; 7) adalah sebagai berikut ; “Penjualan kredit adalah penjualan yang dilakukan dengan tenggang waktu rata-rata lebih dari satu bulan”.
Sedangkan pengertian penjualan kredit menurut Aliminsyah dalam kamus istilah Akuntansi (2003) adalah sebagai berikut : “Penjualan kredit adalah penjualan dengan perjanjian bahwa pembayaran
barang bisa dilakukan
beberapa waktu setelah
barangnya diterima atau tidak dibayar kontan”.
18
Berdasarkan pengertian para ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa penjualan kredit adalah penjualan barang atau jasa dengan tenggang waktu yang telah disepakati melalui perjanjian oleh kedua belah pihak setelah barangnya diterima atau pembayarannya dilakukan secara tidak kontan atau tidak langsung.
2.2.3 Pengertian Sistem informasi Penjualan Kredit Pengertian sistem informasi penjualan kredit menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001; 173) adalah sebagai berikut : “Sistem informasi penjualan kredit harus dapat menghasilkan informasi mengenai saldo posisi piutang, termasuk kondisi piutang sehat, kurang sehat, dan macet”. Menurut Cecil Gillespie yang dikutip oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2001; 31) sistem informasi penjualan kredit adalah sebagai berikut : “Sistem informasi penjualan kredit mengandung segala sistem dan prosedur yang diperlukan untuk pengelolaan penjualan kredit termasuk pembuatan laporan penjualan kredit , pembukuan piutang, dan penagihan piutang berikut penerimaan uangnya”.
Berdasarkan uraian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi penjualan kredit adalah penjualan kredit yang mengandung segala sistem dan prosedur yang diperlukan serta informasi mengenai laporan penjualan kredit, saldo piutang, dan kondisi piutang.
2.2.4 Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Informasi Penjualan Kredit Fungsi yang terkait dalam sistem informasi penjualan kredit menurut Mulyadi (2001; 211) adalah sebagai berikut : 1. Fungsi Penjualan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggungjawab untuk menerima surat order pembeli, mengedit surat order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit,
19
menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana akan dikirim dan mengisi surat order pengiriman, fungsi ini juga bertanggungjawab untuk membuat back order pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order pelanggan. 2. Fungsi Kredit Fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggungjawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. 3. Fungsi gudang Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. 4. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. 5. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Disamping itu, fungsi ini bertanggungjawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual kedalam kartu persediaan.
6. Fungsi Penagihan Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
20
2.2.5 Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Aktivitas penjualan kredit perlu disusun sistem akuntansi, disebabkan sebagai berikut : 1. Aktivitas penjualan merupakan sumber pendapatan perusahaan, kurangnya pengelolaan aktivitas penjualan dengan baik secara langsung akan merugikan perusahaan disebabkan selain sasaran penjualan tidak tercapai juga pendapatan akan berkurang. 2. Pendapatan dari hasil penjualan
merupakan sumber
pembiayaan
perusahaan oleh karenanya perlu diamankan. 3. Akibat adanya penjualan akan merubah posisi harta menyangkut: a. Timbulnya piutang kalau penjualan secara kredit atau masuknya uang kontan kalau penjualan secara tunai b. Kuantitas barang yang akan berkurang di gudang karena penjualan.
2.2.6 Tujuan Sistem Informasi Penjualan Kredit Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001; 192) tujuan penyusunan sistem informasi akuntansi penjualan kredit agar dapat menciptakan informasi dan pengendalian sehingga dapat menangani hal-hal sebagai berikut: 1. Akibat dari financial dari penjualan secara kredit ialah timbulnya piutang. Timbulnya piutang maupun hapusnya piutang antara lain karena pembayaran atau penagihan harus terjadi secara wajar. 2. Kemacetan atas piutang maupun keterlambatan pembayaran akan mempengaruhi likuiditas perusahaan dan malah dapat menimbulkan kerugian.
2.2.7 Unsur-Unsur Sisitem informasi Akuntansi Penjualan Kredit Sistem informasi akuntansi penjualan kredit sesuai dengan yang dikemukakan oleh Wilkinson (2000; 4) yang dialihbahasakan oleh Agus Maulana, terdapat beberapa unsur atau komponen pokok di dalam sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut :
21
a. Sumber Daya Manusia Manusia merupakan unsur sistem informasi akuntansi yang paling berperan di dalam pelaksanaan sistem informasi akuntansi, menentukan apakah suatu sistem itu dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya serta berperan tidaknya sisitem tersebut dalam proses pengambilan keputusan. b. Alat-Alat Yang Digunakan Alat merupakan unsur dari sistem informasi akuntansi, mulai digunakan pada saat terjadinya transaksi, pencatatan transaksi sampai dengan dihasilkannya laporan. Alat yang dimaksud dapat berupa alat sederahana; seperti formulir, catatan, laporan sampai dengan alat teknologi seperti komputer. 1. Formulir Formulir merupakan unsur pokok dalan sisitem informasi akuntansi yang digunakan untuk mencatat suatu transaksi pada saat terjadinya sehingga menjadi bukti tertulis dari transaksi yang terjadi seperti; faktur penjualan, bukti kas keluar dan dapat digunakan juga untuk melakukan pencatatan lebih lanjut. Yang dimaksud pencatatan lebih lanjut disini adalah mencatat bukti-bukti transaksi dalam buku jurnal maupun buku besar. 2. Catatan Didalam sistem informasi akuntansi terdapat beberapa buku catatan yang digunakan untuk melakukan pencatatan transaksi. Bukti-bukti dan catatan tersebut adalah sebagai berikut: a. Jurnal Jurnal merupakan buku catatan pertama (book of original entry) yang
digunakan
untuk
mencatat,
mengklasifikasikan,
dan
meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber informasi pencatatan adalah formulir. Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Dalam jurnal ini juga terdapat peringkasan data yang
22
hasil peringkasannya berupa jumlah nominal transaksi tertentu kemudian diposting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar. b. Buku Besar (General Ledger) Buku besar (general ledger), terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajiakan dalam laporan keuangan. Buku besar ini disatu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, dipihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan. c. Buku Pembantu (Subsidiary Ledger) Buku pembantu (subsidiary ledger), diperlukan jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rincian lebih lanjut, dapat dibentuk dalam buku pembantu. Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu ini merupakan catatan akuntansi akhir (books of find entry). 3. Laporan Hasil akhir atau output dari sistem informasi akuntansi adalah informasi keuangan dan informasi akuntansi manajemen. Informasi ini disampaikan dalam bentuk laporan keuangan, yang dapat berupa neraca, laporan laba/rugi, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar hutang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya dan lainlain. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer. 4. komputer
23
Komputer telah menjadi alat yang tidak dapat dihindarkan dalam sistem informasi akuntansi disebagian besar perusahaan. Hal ini ditandai
dengan
semakin
banyaknya
perusahaan,
khususnya
perusahaan menengah dan besar, yang telah memasang perangkat komputer didalam perusahaannya yang tidak hanya untuk mengolah data menjadi informasi, seperti penggunaan komputer dalam sistem komunikasi, jaringan digital dan lain-lain.
2.2.8 Dokumen dan Catatan Dalam Sistem Informasi Akuntansi penjualan Kredit Dokumen dan catatan yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit menurut Mulyadi (2001;214) adalah sebagai berikut: 1. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Surat order pengiriman terdiri dari tembusan-tembusan yaitu: a. Surat order pengiriman Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera diatas dokumen tersebut. b. Tembusan kredit Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. c. Surat pengakuan Dokumen ini dikirim oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahukan bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman. d. Surat muat
24
Tembusan surat ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum. e. Slip pembungkus Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang-barang untuk memudahkan fungsi penerimaan diperusahaan pelanggan dalam mengidentifikasikan barang-barang yang diterimanya. f. Tembusan gudang Merupakan tembusan yang dikirim ke fungsi gudang, fungsi gudang menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang tercantum didalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman dan mencatat yang dijual dalam kartu gudang. g. Arsip pengendalian pengiriman Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang telah dijanjikan. h. Arsip indeks silang Merupakan dokumen yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya. 2. Faktur penjualan dan tembusannya Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Faktur penjualan terdiri dari :
a. Faktur penjualan Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. b. Tembusan piutang Dokumen ini dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang. c. Tembusan jurnal penjualan
25
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan. d. Tembusan analisis Dokumen ini dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan untuk analisis penjualan dan untuk perhitungan komisi wiraniaga. e. Tembusan wiraniaga Dokumen ini dikirim oleh fungsi penagiahan kepada wiraniaga untuk memberitahukan bahwa order pelanggan yang lewat tangannya telah dipenuhi sehingga kemungkinannya menghitung komisi penjualan yang telah menjadi haknya. 3. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang yang dicantumkan dalam rekapitulasi harga pokok penjualan berasal dari kartu persediaan. Selama periodik harga pokok produk yang dijual jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. 4. Bukti memorial Bukti memorial merupakan dokumen sumber-sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum.
26
2.3 Prosedur Yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2001; 219) jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut:
1. Prosedur order penjualan Fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan
menambahkan
informasi penting pada surat order pembelian. 2. Prosedur persetujuan kredit Fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit. 3. Prosedur pengiriman Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan. 4. prosedur penagihan Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. 5. Prosedur pencatatan piutang Fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan kedalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan. 6. Prosedur distribusi penjualan Fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. 7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. Sistem pengendalian yang harus diperhatikan dalam mendesain sistem penjualan yang baik adalah sebagai berikut:
27
1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit 2. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit 3. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas 4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap oleh satu fungsi tersebut. 5. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman. 6. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.
2.3.1 Prosedur Entri Pesanan Penjualan Petugas penjualan Menerima pesanan dari pembeli, kemudian menuliskan order dalam formulir order, formulir ini dikirimkan ke departemen order penjualan. Departemen order penjualan 1. Menerima
order
pembelian
dari
petugas
penjualan
dan
mengumpulkannya dalam satu kelompok (batch) yang berisi 50 transaksi. 2. Sebelum melakukan entry data, membuat jumlah kelompok (total batch) untuk 50 transaksi kedalam secarik kertas secara manual. 3. Memasukan data pesanan pembelian kedalam komputer, mencakup elemen data sebagai berikut : nomor rekening pelanggan, nomor petugas penjualan, kode produk, kuantitas produk dan tanggal pengiriman yang diminta.
28
Departeman pengolahan data 1. Setelah komputer menerima input data pesanan pembeli dengan menggunakan file induk pelanggan dan file induk persediaan. Kode pelanggan digunakan untuk mengakses record dalam file pelanggan pada tahap ini dilakukan edit checks untuk menjamin akurasi input adalah sebagai berikut : a. Cek validitas terhadap nomor rekening pelanggan dan nomor persediaan dan membandingkannya dengan informasi dalam file induk pelanggan dan file induk persediaan. b. Cek pengulangan data terhadap nomor dan nama rekening pelanggan, nomor dan nama barang untuk mendeteksi ada tidaknya kode rekening atau kode barang valid namun tidak benar. c. Cek field untuk menjamin bahwa hanya data numerik yang dimasukkan dalam seluruh field numerik dan untuk menghindari kesalahan pemrosesan berikutnya. d. Uji kewajaran untuk memverifikasi akurasi kuantitas yang dipesan. Hal ini dilakuakan dengan membandingkan kuntitas dari pesanan dengan standar jumlah pesanan normal sebagaimana ditunjukan dalam record persediaan yang bersangkutan . e. Cek kisaran terhadap order dan tanggal pengiriman untuk memastikan kelayakannya. f. Uji kelengkapan untuk memastikan bahwa setiap record transaksi telah berisi seluruh elemen data yang tepat. Seluruh transaksi yang telah lolos pengecekan ini dianggap telah akurat dan valid, sedangkan transaksi yang tidak lolos pengecekan akan dilaporkan dalam laporan error dan exception
untuk diinvestigasi dan
dikoreksi. 2. Menjalankan program penggabungan kelompok untuk kelompok transaksi yang telah valid. Keluaran dalam proses ini adalah data order pembeli yang digunakan untuk memutakhirkan berbagai file induk.
29
3. Menghitung nilai penjualan dan membandingkan dengan sisa jatah kredit (batas kredit dikurangi saldo piutang). Order yang tidak lolos dari uji batas kredit akan ditampung dalam laporan penolakan kredit yang akan diserahakan ke manajer kredit. Manajer kredit akan mengevaluasi dan menentukan apakah akan menaikan batas kredit atau menolak untuk order yang diterima akan di entry ulang bersama-sama dengan kelompok data berikutnya. Selanjutnya program melakukan pengecekan apakah persediaan barang mencukupi untuk memenuhi order, jika cukup maka saldo rekening pelanggan di debet sebesar nilai penjualan dan field saldo dalam file persediaan dikurangi sebesar order yang dipenuhi. Departemen Order Penjualan 1. Menerima
hasil
perhitungan
jumlah
kelompok,
kemudian
membandingkannya dengan hasil perhitungan jumlah kelompok yang dibuat secara manual. Jika terdapat perbedaan, dilakukan pembetulan selanjutnya file induk pelanggan dan file induk persediaan diarsipkan urut tanggal 2. Menerima order penjualan, kemudian didistribusikan sebagai berikut : a. Lembar ke 1 diteruskan kedepartemen penagihan, b. Lembar ke 2 dikirim ke pembeli, sebagai pemberitahuan bahwa pesanannya sedang diproses, c. Lembar ke 3 diteruskan ke departemen pengiriman dan berfungsi sebagai slip pengiriman (packing slip), d. Lembar ke 4 diarsipkan urut abjad nama pelanggan.
2.3.2 Prosedur Pengiriman Barang Departemen Pengiriman 1. Departemen ini mula-mula menerima tembusan order penjualan, kemudian diarsipkan urut nomor, selanjutnya departemen ini menerima tiket pengambilan barang bersama-sama dengan barangnya dari gudang.
30
2. Departemen pengiriman akan menghitung barang dan membandingkan hasil perhitungan fisik dengan kuantitas yang tertulis dalam tiket pengambilan barang dan kuantitas yang ditunjukan pada slip pengepakan . 3. Kuantitas barang dimasukan kedalam komputer dengan menggunakan terminal On-Line, pada tahap ini juga dilakukan pengecekan edit sebagaimana pada aktivitas input data sebelumnya. Untuk menjamin bahwa data pengiriman valid, akurat, dan lengkap. Departemen Pengolahan Data Departemen ini menjalankan program edit data dan penyetakan dokumen pengiriman, dengan menggunakan file induk persediaan dan file pengiriman. Proses ini akan memutakhirkan field kuantitas dalam file induk persediaan. Keluran dari proses ini adalah surat muat dan seluruhnya diserahkan ke departemen pengiriman. Departemen pengiriman Setelah menerima surat muat, departemen ini akan mendistribusikannya sebagai berikut: a. Lembar ke 1 diteruskan ke departemen penagihan untuk memberitahu departemen penagihan agar mulai menyiapkan faktur penjualan, b. Lembar ke 2 diserahkan ke perusahaan pengirim, c. Lembar ke 3 berserta barang dan slip pengepakan dikirimkan ke pembeli, d. Lembar ke 4 bersama dengan tiket pengambilan barang diarsipkan urut nomor untuk memantau pengiriman barang.
2.3.3 Prosedur Penagihan dan Piutang Usaha Departemen Penagihan 1. Departemen
ini
menerima
tembusan
order
penjualan,
lalu
mengarsipkannya urut nomor. Selanjutnya, departemen ini juga menerima tembusan surat muat dari departemen pengiriman.
31
2. Departemen ini akan mencocokan dan membandingkan tembusan order penjualan dan tembusan surat muat, kemudian mengarsipkannya urut nomor, membuat jumlah kelompok secara manual dan memasukan data penagihan ke komputer. Departemen Pengolahan Data Departemen ini menjalankan program pembuatan faktur penjualan, dengan menggunakan file open sales order, file induk persediaan dan file induk pelanggan. Keluaran dari proses ini adalah sebagai berikut : a. Hasil perhitungan jumlah kelompok dan diserahkan ke departemen penagihan b. Faktur penjualan sebanyak 3 lembar dan di serahkan ke departemen penagihan c. File faktur penjualan, file sejumlah penjualan, file buku besar Departemen Penagihan 1. Departemen ini menerima hasil perhitungan jumlah kelompok, kemudian membandingkannya dengan hasil perhitungan manual. Jika terdapat perbedaan, dilakukan pembetulan . selanjutnya kedua dokumen tersebut diarsipkan urut tanggal. 2. Departemen ini menerima faktur penjualan dari departemen pengolahan data, kemudian mendistribusikannya sebagai berikut: a. Lembar ke 1 dan ke 2 dikirimkan ke pembeli, b. Lembr ke 3 bersama-sama dengan tembusan order penjualan dan surat muat, diarsipkan urut abjad nama pembeli. Perbedaan antara penagihan dan piutang dagang merupakan hal penting untuk
menjaga
adanya
pemisahan
fungsi-fungsi.
bertanggungjawab untuk membuat faktur-faktur
Penagihan
transaksi-transaksi
penjualan sementara piutang dagang membuat catatan informasi rekening pelanggan dan mengirimkan laporan posisi rekening secara periodik kepada pelanggan. Penagiahan tidak mempunyai akses ke catatan-catatan keuangan (buku besar Piutang dagang) Dan catatan-catatan keuangan terpisah dari kegiatan pemfakturan, pengendalian total posting ke buku
32
besar piutang dagang yang dikirimkan ke buku besar oleh departemen piutang dagang akan dibandingkan dengan jurnal tanpa bukti yang diterima dari departemen penagihan untuk memvalidasi posting ke buku besar. Dalam kata lain, pemisahan fungsi pengiriman dan produk jadi merupakan hal penting dalam penetapan tanggungjawab pengeluaran produk jadi dari persediaan.
2.3.4 Prosedur Penagihan Kas Petugas penanganan Surat masuk 1. Menerima amplop pelunasan dari pelanggan, kemudian dua orang petugas membuka dan mengeluarkan cek berserta bukti kas masuk 2. Setelah
dilakukan
pemerikasaan
visual,
departemen
ini
akan
mengesahkan cek dengan cara membubuhkan tandatangan dan membuat daftar penerimaan kas sebanyak tiga lembar. 3. Departemen ini akan mendistribusikan daftar penerimaan kas sebagai berikut : a. Lembar ke 1 bersama-sama dengan ceknya diserahkan kebagian kasir, yang akan digunakan sebagai dasar untuk menyiapkan setoran ke bank b. Lembar ke 2 diserahkan ke bagian internal audit, yang akan digunakan sebagai dasar untuk membuat rekonsiliasi bank setiap bulan c. Lembar ke 3 bersama-sama dengan bukti kas masuk diteruskan kebagian piutang untuk digunakan sebagai dasar memutakhirkan catatan piutang. Departemen Pengolahan Data 1. Setelah komputer menerima data penerimaan kas, departemen ini akan menjalankan program edit untuk memverifikasi akurasi entry data, yaitu sebagai berikut :
33
a. Cek validitas terhadap nomor pelanggan dan nomor faktur b. Closed-loop verification untuk menjamin bahwa rekening yang dikredit
tepat
setelah
petugas
memasukan
nomor
rekening
pelanggan, sistem menanyakan nama pelanggan yang berhubungan dengan nomor tersebut dan menanyakan untuk konfirmasi bahwa nama yang ditanyakan telah benar. c. Cek field data untuk menjamin bahwa hanya nilai numerik yang dimasukan untuk field nilai pembayaran. d. Penjumlahan seluruh nilai yang dimasukan dan pembandingan total tersebut dengan total batch yang telah dimasukan sebelumnya oleh petugas, jika kedua angka tersebut cocok, maka batch diterima dan file yang berhubungan dimutakhirkan. 2. Departemen ini akan menjalankan program pembaharuan catatan piutang, untuk mengkredit file induk pelanggan sebesar nilai pelunasan, mencap lunas faktur dan mencatatnya ke file sales history dan mencatat seluruh kas yang diterima ke file penerimaan kas, selanjutnya komputer akan mencetak bukti setor bank sebanyak dua lembar dan diserahkan ke kasir. Kasir 1. Menerima daftar penerimaan kas dan cek dari petugas penanganan surat masuk. Selanjutnya bagian ini menerima dua lembar bukti setor bank dan membandingkan bukti setor bank dengan cek dan daftar penerimaan kas, setelah memverifikasi dokumen-dokumen tersebut. 2. Kasir menyetorkan kas dan bukti setoran bank ke bank dan mengarsipkan daftar penerimaan kas urut tanggal. Bagian Piutang Setiap bulan, bagian ini akan membuat dan mencetak laporan pelanggan bulanan dan mengirimkannya kepada setiap pelanggan.
34
2.4
Sistem Pengendalian Intern dan Risiko Sistem pengendalian intern diperlakukan dalam perancangan berbagai
sistem informasi akuntansi dan dimasukkan sebagai unsur yang melekat dalam sistem informasi akuntansi. Sistem pengendalian intern menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian pengendalian intern berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasi secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer. Organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya akan menghadapi berbagai permasalahan. Permasalahan-permasalahan yang timbul memerlukan sistem pengendalian intern untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan agar dapat berjalan efektif dan efisien sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
2.4.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern Dalam
arti
sempit,
pengendalian
intern
merupakan
pengecekan
penjumlahan, baik penjumlahan mendatar maupun penjumlahan menurun. Dalam arti luas, Mulyadi (2001:163) menjelaskan bahwa : “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong
efisiensi
dan
mendorong
dipatuhinya
kebijakan
manajemen.” Dari definisi diatas, dapat diketahui bahwa pengendalian intern terdiri dari kebijakan dan prosedur yang menekan pada aspek intern organisasi yang terdiri dari struktur organisasi dan semua cara serta alat-alat yang telah dikoordinasikan untuk memberikan cukup kepastian bahwa sasaran dan tujuan organisasi atau perusahaan akan tercapai.
35
2.4.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern Sistem pengendalian intern mempunyai tujuan sebagai berikut : 1) Menjaga Kekayaan Organisasi Adanya kemungkinan untuk dapat dicuri, hilang, atau disalah gunakannya kekayaan fisik yang dimiliki jika tidak dilindungi oleh pengendalian yang baik. Demikian juga dengan kekayaan yang tidak memiliki wujud fisik yang rawan terhadap kecurangan jika catatan dan dokumen tidak dilindungi. 2). Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi informasi keuangan yang handal sangat diperlukan dalam pengambilan keputusan oleh pihakpihak yang memerlukannya, baik pihak ekstern maupun pihak intern organisasi. Struktur pengendalian intern dirancang untuk memberikan jaminan terhadap proses pengolahan data akuntansi sehingga akan menghasilkan informasi keuangan yang teliti dan andal. 3). Mendorong Efisiensi Pengendalian intern untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu dan mencegah
terjadinya
pemborosan
dalam
segala
aspek
kegiatan
operasional. 4). Mendorong Dipatuhinya Kebijakan Manajemen Pihak manajemen menetapkan berbagai kebijakandan prosedur untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu struktur pengendalian intern dibuat untuk menjamin segala kebijakan dan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen untuk dipatuhi oleh karyawan. Menurut Mulyadi (2001:163-164), berdasarkan tujuannya, sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu : 1)
Pengendalian Intern Akuntansi (Internal Accounting Control) Meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
36
2)
Pengendalian Intern Administratif (Internal Administratif Control) meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan
terutama
untuk
mendorong
efisiensi
dan
dipatuhinya kebijakan manajemen.
2.4.3 Komponen-Komponen Sistem pengendalian Intern Menurut Hall (2001:155), pengendalian intern terdiri atas lima komponen, yaitu : 1). Lingkungan Pengendalian Menetapkan
suasana
organisasi
dan
mempengaruhi
kesadaran
pengendalian dari para manajemen dan pegawainya. 2). Penilaian Risiko Dilakukan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengatur risiko yang relevan dengan pelaporan keuangan. 3). Informasi dan Komunikasi Kualitas informasi mempengaruhi kemampuan manajemen dalam menyiapkan laporan keuangan yang dapat diandalkan. 4). Pengawasan Merupakan proses dimana kualitas desain pengendalian intern dan operasinya dapat dinilai. 5). Kegiatan Pengendalian Merupakan kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang diambil telah benar untuk menghadapi risiko organisasi yang diidentifikasi.
2.4.4 Ciri-Ciri Sistem Pengendalian Intern Yang Memadai Suatu sistem pengendalian intern yang memadai adalah jika karyawan perusahaan tidak melakukan kesalahan baik secara administratif maupun akuntansi. Menurut Mulyadi (2001:164) unsur pokok pengendalian intern adalah sebagai berikut :
37
1). Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas, yang didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini : a. fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan harus dipisahakn dari fungsi akuntansi. b. suatu fungsi tidak boleh diberi tanggungjawab penuh untuk melaksanakan seluruh tahap suatu transaksi. 2). Sistem
wewenang
dan
prosedur
pencatatan
yang
memberikan
perlindungan yang cukup terhadap karyawan, utang, pendapatan, dan biaya Dalam suatu perusahaan, unsur yang perlu dirancang, dalam menciptakan pengendalian intern adalah sistem wewenang (otorisasi) dan prosedur pencatatan dikarenakan dalam organisai setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. 3). Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi Pembagian tanggungjawab dan sistem wewenang serta prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumunya ditempuh oleh perusahaan antara lain a.
Pengunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
b.
Pemeriksaan mendadak (surprised audit) Dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diaudit, dengan jadwal yang tidak teratur. Hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
38
c.
Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
d.
Perputaran jabatan (job rotation) Jika diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kolusi.
e.
Wajib cuti sementara Selama cuti jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan sementara oleh karyawan lain, sehingga jika terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan dapat diungkap oleh karyawan yang menggantikannya.
f.
Pencocokan jumlah fisik kekayaan dengan catatannya secara periodik.
g.
Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern lainnya.
4). Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya Bagaimana baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat tergantung kepada manusia yang melaksanakannya, unsur mutu karyawan merupakan unsur pengendalian intern yang paling penting jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
2.4.5 Risiko Yang Berkaitan Dengan Sistem Risiko merupakan ancaman terhadap aset dan kualitas informasi perusahaan akibat terabaikannya atau tidak memadainya pengendalian. Menurut Wilkinson (1993:199), ada beberapa risiko yang berkaitan dengan sistem yang dihadapi perusahaan adalah sebagai berikut :
39
1. Kesalahan yang tidak disengaja. 2. Kesalahan yang disengaja. 3. Kehilangan aset secara tidak sengaja. 4. Pencurian aset. 5. Pelanggaran keamanan. 6. Tindak kekerasan dan bencana alam.
