ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGUNJUNG BERBASIS MULTIMEDIA DI PANTI SOSIAL TRESNA WERDHA (PSTW) YOGYAKARTA UNIT ABIYOSO Naskah Publikasi
disusun oleh Dedik Pantoro 07.12.2220
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
i
Analysis and Design of Multimedia-Based Information System Visit Social Hourse Tresna Werdha (PSTW) Yogyakarta Unit ABIYOSO
Dedik Pantoro Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Information technology is widely used to assist the work in an office or institution to make it more easily, quickly and accurately. Likewise, in developing and attract sympathy visitors require an effective and efficient service. Likewise with the Children's Social Tresna Werdha (PSTW) Yogyakarta Abiyoso Unit. Social Panti Tresna Werdha (PSTW) Yogyakarta Abiyoso Unit is a Social Institution has the task to provide guidance and services for elderly people displaced in order to live well and maintained in public life either inside or outside nursing homes. Social nursing Tresna Werdha (PSTW) Yogyakarta Abiyoso Unit as a social service agency based elderly homes owned by government and have a variety of resources to develop themselves as progressive and open institution that anticipates and responds to the needs of elderly people continues to increase. During this presentation of information on institutions Social Tresna Werdha (PSTW) Yogyakarta Unit Abiyoso still using manual methods. Where institutions Social Tresna Werdha (PSTW) Yogyakarta Abiyoso Unit for this still uses the delivery of criticism and suggestions that are still manual and brochures as a medium of information so sketchy and attract visitors to read. It is expected that this research project to provide services to visitors of objective satisfaction in the process of evaluation or assessment on a facility provided by the institution in the service of complaints from visitors and the delivery of more complete information da attractive because it uses multimedia. Keywords: information systems, visitor, Multimedia
ii
1. Pendahuluan Kemajuan teknologi informasi mendukung segala kebutuhan dan permintaan akan informasi bagi setiap individu melalui penciptaan media penyajian informasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi sesuai dengan yang diinginkan. Saat ini teknologi informasi banyak digunakan untuk membantu pekerjaan dalam suatu perkantoran atau lembaga agar lebih mudah, cepat dan akurat. Begitu juga dalam mengembangkan dan menarik simpati pengunjung memerlukan pelayanan yang efektif dan efisien. Begitu juga dengan Panti Sosial Tresna Werdha (PSTW) Yogyakarta Unit ABIYOSO. Panti Sosial Tresna Werdha (PSTW) Yogyakarta Unit ABIYOSO adalah Panti Sosial yang mempunyai tugas memberi bimbingan dan pelayanan bagi lanjut usia terlantar agar dapat hidup secara baik dan terawat dalam kehidupan masyarakat baik yang berada didalam panti maupun yang berada diluar panti. Panti Sosial Tresna Werdha (PSTW) Yogyakarta Unit ABIYOSO sebagai lembaga pelayanan sosial lanjut usia berbasis panti yang dimiliki pemerintah dan memiliki berbagai sumberdaya perlu pengembangan diri menjadi institusi yang progresif dan terbuka untuk mengatisipasi dan merespon kebutuhan lanjut usia yang terus meningkat. Agar terlaksananya suatu perubahan yang berdampak lebih baik lagi, maka harus ada suatu perubahan agar terlihat hasilnya. sebaiknya segala akses informasi yang diberikan oleh Panti Sosial Tresna Werdha (PSTW) Yogyakarta ini menggunakan teknologi informasi berbasis komputerisasi agar mempermudah pengunjung
dalam
memperoleh informasi yang ada di Panti Sosial Tresna Werdha (PSTW) Yogyakarta Unit ABIYOSO.
1
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Dalam penyusunan laporan ini, akan menguraikan beberapa hal mengenai teori-teori yang berhubungan dengan masalah dalam pembuatan Sistem Informasi Pengunjung Berbasis Multimedia pada Panti Sosial Tresna Werdha (PSTW) Yogyakarta Unit ABIYOSO, yang digunakan sebagai landasan teoritisnya 2.2 Pengertian Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain. Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainya: 1. Batasan (boundary): Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem. 2. Lingkungan (environment): Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang menyediakn asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem. 3. Masukan (input): Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan manipulasi oleh suatu sistem. 4. Keluaran (output): Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layer komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. 5. Komponen (component): Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentrasformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem. 6. Penghubung (interface):
2
Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi. 7. Penyimpanan (storage): Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga di antara komponen tersebut bekerja dengan berbagi tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama. 2.3 Konsep Dasar Informasi Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih bermanfaat dalam pengambilan keputusan pada saat ini maupun masa yang akan datang untuk mencapai tujuan. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan suatu informasi dengan perkataan lain, sistem pengolahan informasi mengolah menjadi informasi. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang
akan membuat sejumlah data
kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus, Siklus ini disebut dengan siklus informasi.
3
Proses (Model) Input (Data)
Output (Informasi)
Dasar Data
Data (Diterima)
Penerima
Hasil Tindakan
Keputusan Tindakan
Gambar 2.1 Siklus informasi Informasi yang berkualitas memeliki karakteristik-karakteristik sebagai berikut: 1. Akurat Suatu informasi dikatakan berkualitas jika seluruh kebutuhan informasi tersebut telah tersampaikan, seluruh pesan telah benar atau sesuai, serta pesan yang disampaikan sudah lengkap. 2. Relevan Informasi yang berkualitas akan mampu menunjukkan benang merah relevansi kejadian masa lalu, hari ini dan masa depan sebagai sebuah bentuk aktivitas yang konkrit dan mampu dilaksanakan dan dibuktikan oleh siapa saja. 3. Tepat Waktu Berbagai proses dapat diselesaikan dengan tepat waktu, laporan-laporan yang dibutuhkan dapat disampaikan tepat waktu. 4. Ekonomis Informasi yang dihasilkan mempunyai nilai jual yang tinggi, serta biaya operasional untuk menghasilkan informasi tersebut minimal. 5. Efisien Informasi yang berkualitas memiliki sintaks ataupun kalimat yang sederhana namun mampu memberikan makna dan hasil yang mendalam.
4
6. Dapat Dipercaya Informasi tersebut berasal dari sumber yang dapat dipercaya, sumber tersebut juga telah teruji tingkat kejujurannya.
Nilai Informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaat yang diperoleh lebih berharga dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Perlu diketahui bahwa informasi yang digunakan dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan, sehingga tidak mudah untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi digunakan tidak hanya oleh satu pihak didalam suatu organisasi. Keuntungan dari sebagian besar informasi tidak dapat dihitung dengan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya. 2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem Informasi adalah sekumpulan komponen dari informasi yang saling terintegrasi untuk mencapai tujuan yang spesifik. Komponen yang dimaksud adalah komponen input, model, output, teknologi, basis data (data base), kontrol atau komponen pengendali. Tujuan utama dibuatnya sistem informasi adalah untuk mendukung tercapainya tujuan manajemen suatu organisasi. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan sistem informasi adalah sebagai berikut: 1. Sistem manajemen dalam organisasi. 2. Menyediakan kebutuhan transaksional (pengolahan data berupa hasil pada level manajerial operasional dan strategi). Sehingga harus ada pengolahan data dari sebuah transaksi. 3. Mampu melayani kebutuhan bagi siapapun yang membutuhkan.
5
3. Analisis 3.1 Analisis Sistem Tahap analisis ini sangat penting dan kritis untuk dilakukan, maka tahap ini harus dilakukan setelah tahap perencanaan sistem, dan sebelum tahap desain sistem, karena apabila terjadi kesalahan pada tahap ini maka akan menyebabkan kesalahan dibagian selanjutnya. Seorang analis bertugas menemukan kesalahan-kesalahan ataupun juga kelemahan-kelemahan yang terjadi didalam sistem agar dapat diusulkan perbaikanya. Analisis sistem didefinisikan sebagai bagaimana memahami dan menspesifikasi dengan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem. Sementara sistem desain diartikan sebagai menjelaskan dengan detail bagaimana bagian-bagian dari sistem informasi diimplemantasikan. Dengan demikian, analisi dan desain informasi (ANSI) bias didefinisikan sebagai : proses organisasional kompleks dimana sisten informasi berbasis komputer diimplementasikan. Atau bisa diringkas sebagai berikut: a. Analisis : medefinisikan masalah. b. Design : pemecahan masalah (Al Fatta,2007,h.24). 3.1.1 Identifikasi Masalah Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem, tidak dapat diatasi. Dalam penyampaian informasi yang digunakan sebagai sarana penyampaian informasi pada Panti Sosial Tresna Werdha (PSTW) Yogyakarta Unit ABIYOSO selama ini masih manual. Dengan penyampaian informasi tersebut masih ada kekurangankekurangan, sehingga diperlukan suatu informasi yang efektif dan efisien, serta mampu bersaing untuk mengikuti perkembangan teknologi yang semakin maju, yang di harapkan dapat mengatasi permasalah tersebut. Dalam hal ini teknologi yang di pakai berbasis multimedia, dan melengkapi sarana dan prasarana untuk memudahkan pengunjung dalam mencari informasi. 3.2 Analisis PIECES Untuk mengidetifikasi masalah pada sistem lama, maka harus melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi,efiiensi, dan pelayanan
6
pengunjung. Panduan ini dikenal dengan PIECES Analysis (Performance, Information, Economic, Control, Eficiency and Service). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah dan akirnya dapat ditemukan masalah utamanya. Hal ini penting karena biasanya yang muncul di permukaan bukan masalah utama tetapi hanya gejala-gejala masalah atau masalah yang bukan utama (Suyanto, 2004). 3.3 Analisis Kebutuhan Sistem kebutuhan sistem ada dua jenis. Jenis pertama adalah kebutuhan fungsional. Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem, berisi informasi-informasi apa saja yang haru ada dan dihasilkan oleh sistem. Jenis kedua adalah kebutuhan non fungsional, merupakan tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki oleh sistem. 3.3.1 Kebutuhan Informasi Informasi yang dibutuhkan oleh Panti Sosial Tresna Werdha (PSTW) Yogyakarta Unit ABIYOSOadalah sebagai berikut:
Menampilkan kritik dan saran
Menampilkan data klien
Menampilkan profil
Menampilkan galeri kegiatan pelayanan
Menampilkan denah ruang Panti Sosial Trsna Werdha (PSTW) Yogyakarta Unit ABIYOSO
3.3.2 Aspek Hardware Aspek hardware atau dikenal dengan perangkat keras adalah komponen-komponen utama suatu komputer yang secara fisik dapat digunakan dan bekerja. Sedangkan komputer dengan spesifikasi rendah seperti Pentium 4 pun, dapat menjalankan aplikasi multimedia ini.
3.3.3 Aspek Software Software atau dikenal perangkat lunak adalah program-program yang digunakan untuk menjalankan perangkat keras (hardware). Tanpa adanya perangkat lunak, koponen perangkat keras tidak akan berfungsi. Komponen atau aspek perangkat lunak meliputi :
7
a. Windows XP Profesional SP 2 b. Adobe Photoshop CS 3 c.
Macromedia Director MX 2004
d. Cool Edit Pro e. Adobe After Effects CS 3 f.
Sothink Glanda
3.3.4 Aspek Sumber Daya Manusia (Brainware) Ketersediaan hadware dan software tidak berarti tanpa adanya brainware. Dilihat dari kebutuhan brainware dikelompokan menjadi 2 level, yaitu: a. Brainware sebagai operator Adalah orang yang bertugas untuk memantau sistem informasi pengunjung, mematikan komputer serta jika terjadi error atau kesalah guna memastikan aplikasi berjalan dengan baik. b. Brainware sebagai pengunjung . Adalah pengguna atau pengunjung yang ingin mendapatkan informasi tentang Panti Sosial Tresna Werdha (PSTW) Yogyakarta Unit ABIYOSO. c. Brainware sebagai sistem analis dan desainer. Seorang analis dan desainer sistem informasi pengunjung berbasis multimedia nantinya.
8
4. Hasil dan Pembahasan
4.1 Memproduksi Sistem Pada bagian ini dilakukan proses pembuatan elemen-elemen yang diperlukan dan juga melakukan penggabungan dari beberapa software yang digunakan. 4.1.1 Pembuatan Desain Grafik Suatu desain multimedia akan menarik jika terdapat unsur grafik/gambar. Dalam pembuatan dan pengolahan grafik ini banyak software yang dapat digunakan. Sistem ini menggunakan software Adobe Photosop CS3, khususnya dalam pembuatan dan mengolah baground dan foto-foto dokumentasi. Dalam pembuatan background itu sendiri menggunakan spesifikasi sebagai berikut :
Ukuran 800x600 pixel
Resolusi 72 pixel/inch
Mode gambar RGB Color
Content mengunakan transparent
Gambar 4.1 Tampilan menu untuk mengatur layout
9
Proses pembuatan desain grafis dengan Adobe Photoshop CS3 sebagai berikut:
Gambar 4.2 Pembuatan background dengan adobe photoshop cs3 Langkah-langkah sebagai berikut : 1. Buka software Adobe Photoshop CS3. 2. Disini untuk membuat background menggunakan gambar atau foto yang sudah dijadikan dalam bentuk *.jpg. Import gambar yang akan di edit. 3. Selanjutnya gambar tersebut diberi efek yang diinginkan dengan software Adobe Photoshop CS3. 4. Gambar dijadikan layer dan di copy. Lalu pada color warna pilih warna yang diinginkan. 5. Dengan menggunakan Gradient tool klik objek tahan kemudian diarahkan pada bagian yang diinginkan. Berikutnya pilih screen pada layar. 6. Setelah selesai simpan file dalam bentuk .png yang selanjutnya dapat diimport kedalam software utama Macromedia Director MX 2004, menjadi suatu bagian yang siap dipakai. 4.1.2 Memproduksi Suara Software yang digunakan dalam pengeditan audio adalah Cool Edit Pro Pengeditan audio ini dilakukan untuk mendapatkan backsound yang sesuai dengan animasi maupun tema dalam aplikasi multimedia. Dalam pengolahan sound yang akan digunakan sebagai backsound aplikasi, Cool edit Pro hanya digunakan untuk merekam suara.
10
Caranya adalah : a. Buka software Cool edit pro, Pilih Create a new file. b. Pilih icon record, kemudian akan tampil tool untuk merekan suara. c.
Pilih tombol record untuk merekam suara setelah selesai merekam klik tombol finish
d. Setelah file suara telah ada kemudian Save As. Pada Save as tipe pilih .mp3
Gambar 4.3 Merekam suara dengan Cool Edit Pro 4.1.3 Membuat Efek Dalam pembuatan efek animasi menggunakan Adobe After Effetch CS 3 dengan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Buka software Adobe After Effetch CS 3. 2. Import file logo Panti Sosial Tresna Werdha (PSTW) Yogyakarta Unit ABIYOSO dan klik 2 kali. 3. Drag file logo ke bawah untuk deberikan animasi. 4. kemudian beri efek dengan klik effect transition block dissolve. 5. Aktifkan transition complet pada effect contol kemudia geser kanan atau kekiri.
11
6. Setelah selesai memberikan efek klik file exspor file swf. Agar dapar transparan di Macromedia Director MX 2004.
Gambar 4.4 Memberi efek pada Adobe After Effetch CS 3 4.1.4 Proses pengintegrasian dengan Macromedia Director MX 2004 Pengintegrasian
adalah
proses
yang
menghasilkan
sebuah
aplikasi
yang
direncanakan. Pembuatanya adalah dengan menyatukan semua komponen yang sudah dipersiapkan diantaranya proses penyatuan grafik, teks, animasi dan suara sehingga menghasilkan file yang dapat di eksekusi (*.menu utama).
12
Gambar 4.5 Integrasi dalam Macromedia Director MX 2004
13
5. Penutup
5.1 Kesimpulaan Dari pembahasan seluruh bab sebelumnya, maka kesimpulan yang dapat diambil sebagai berikut: 1. Dengan adanya sistem informasi pengunjung berbasis multimedia dapat dipakai sebagai salah satu alternatif untuk meningkatkan pelayanan pada pengunjung mengenai Panti Sosial Tresna Werdha (PSTW) Yogyakarta Unit ABIYOSO. 2. Dengan menggunakan Sistem informasi pengunjung berbasis multimedia mampu mengemas informasi mengenai Panti Sosial Tresna Werdha (PSTW) Yogyakarta Unit ABIYOSO dengan jelas karena terbagi atas beberapa sub menu dan lebih menarik tampilanya untuk dilihat karena menggunakan multimedia. 3. Dengan adanya sistem informasi pengunjung berbasis multimedia ini, maka media penyampaian informasi pada Panti Sosial Tresna Werdha (PSTW) Yogyakarta Unit ABIYOSO menjadi lebih efektif dan efisien. 4. Dari hasil perhitungan dengan menggunakan metode analisis Payback Period, Return On Investment, dan Net Present Value maka sistem yang di buat ini layak untuk dipergunakan. 5. Dengan
adanya
sistem
informasi
pengunjung
berbasis
multimedia
ini
dapat
meningkatkan kualitas layanan penyampaian informasi pada pengunjung karena pengunjung tidak paerlu lama-lama mambaca brosur. 6. Dengan
adanya
sistem
informasi
pengunjung
berbasis
multimedia
Sarana
penyampaian informasi pada Panti Sosial Tresna Werdha (PSTW) Yogyakarta Unit ABIYOSO akan lebih interaktif, informative, dan tentunya akan lebih user Friendly dengan sistem baru ini. 7. Sistem informasi pengunjung Panti Sosial Tresna Werdha (PSTW) Yogyakarta Unit ABIYOSO, yang dikemas dalam dalam bentuk aplikasi multimedia interaktif lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan menggunakan brosur, petugas pemandu maupun media lainya , kerena aplikasi multimedia dapat menghilangkan kejenuhan dengan visualisasi , efek-efek dan animasi serta didukung audio yang mampu memberikan kesan lebih hidup.
14
5.2 Saran 1.
Untuk penyempurnaan sistem informasi pengunjung berbasis multimedia ini agar menarik maka dibutuhkan informasi yang lebih lengkap lagi, gambar, animasi yang lebih menarik lagi dan pemberian foto pada data klien.
2. Untuk pengembangan sistem informasi pengunjung berbasis multimedia selanjutnya dibutuhkan penyempurnaan dalam desain dan pembuatan animasi 3 dimensi. 3. Bagi pihak maupun pengelola Panti Sosial Tresna Werdha (PSTW) Yogyakarta Unit ABIYOSO, sudah waktunya untuk memanfaatkan teknologi informasi berbasis multimedia
guna
mendukung
pelayanan,
pengunjung.
15
penyampaian
informasi
kepada
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007 Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan Organisasi Modern.Yogyakarta: Andi Offset. Bhineka (http://www.bhineka.com diakses pada 24 November 2010 jam 20:00). BI (http://www.bi.go.id/web/id/Moneter/BI+Rate/Data+BI+Rate/ 24 November 2010 jam 19:48). Ismail, Tohir. 2004. Modul Perancangan Multimedia, STMIK AMIKOM Yogyakarta. Lemay, Laura, Duff, M.Jon, Mohler, L.James. 1997. Desain Grafik dan Halaman Web. Jakarta :PT. Elex Media Komputindo. Link background(http://www.google.co.id/images?q=baground%20klasik&oe=utf8&rls=org.mozilla:en-GB:official&client=firefox-a&um=1&ie=UTF8&source=og&sa=N&hl=id&tab=wi&biw=1152&bih=677). McLeod, Raymond. 1995. Sistem informasi Manajemen. Jakarta: PT. Prenhallindo. Suyanto, M. 2003. Multimedia Alat Untuk Meningkatkan Keunggulan Bersaing. Yogyakarta: Andi Offset.
16
